Sunteți pe pagina 1din 55

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE MASTER: CONTABILITATE, CONTROL SI EXPERTIZA

Coordonator tiinific: Prof. Univ. Dr.

Absolvent,

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

BUCURESTI 2010

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE


CONTABILITATE SI INFORMATICA DE GESTIUNE MASTER: CONTABILITATE, CONTROL SI EXPERTIZA

ORGANIZAREA I EXERCITAREA CONTROLULUI FINANCIAR INTERN n cadrul S.C. LACTA S.R.L.

Coordonator tiinific: Prof. Univ. Dr.

Absolvent,

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

BUCURESTI 2010

CUPRINS
INTRODUCERE..................................................................................................................................4 CAPITOLUL 1....................................................................................................................................6 SISTEMUL DE CONTROL FINANCIAR - CONTABIL...............................................................6 1.1. Conceptul de control.................................................................................................................6 1.2. Evoluia i sensurile sistemelor de control financiar...........................................................7 1.4 Organizarea i funcionarea sistemului de control financiar n Romnia ...........................9 1.5. Controlul financiar - funcie eficient a conducerii............................................................11 1.6. Sistemul de documente primare n evidena tehnico-operativ i contabil - obiect i surs de informaii pentru controlul financiar...........................................................................12 CAPITOLUL 2...................................................................................................................................15 Controlul financiar propriu al agenilor economici.......................................................................15 2.1. Controlul financiar intern ..................................................................................................15 2.2. Obiectivele controlului financiar intern................................................................................18 2.3. Organizarea controlului financiar intern.............................................................................20 2.4. Exercitarea controlului financiar intern...................................................................................21 CAPITOLUL 3...................................................................................................................................24 CONTROLUL FINANCIAR INTERN IN CADRUL ......................................................................24 S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU.........................................................................................................24 3.1. Prezentare Societate.................................................................................................................24 3.2 Structura tehnico- organizatorica.............................................................................................24 3.3 Organizarea compartimentului financiar-contabil....................................................................28 3.3.1. Atributiile serviciului financiar........................................................................................28 3.3.2. Atribuiile serviciului contabilitate...................................................................................29 3.4. Indicatori ce stabilesc mrimea ntreprinderii.........................................................................33 3.4.1 Analiza structurii capitalurilor proprii la S.C. LACTA SRL GIURGIU........................34 3.4.2. Structura imobilizrilor la S.C. LACTA SRL GIURGIU...............................................35 3.4.3 Caracterizarea unitii prin prisma rentabilitii..............................................................36 3.5. Metodologii de exercitare a controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA S.R.L........37 3.5.1. Modaliti de exercitare a controlului financiar intern...................................................37 3.5.3. Pregtirea aciunii de control financiar intern..................................................................37 3.5.4. Organizarea muncii la locul verificrii.............................................................................38 3.5.5. Verificarea propriu-zis....................................................................................................39 3.5.6. ntocmirea i perfectarea documentelor de control..........................................................40 3.5.7. Valorificarea rezultatelor controlului...............................................................................44 3.5.8. Controlul ndeplinirii msurilor stabilite n urma verificrii............................................45 3.6. Valorificarea rezultatelor actelor de control financiar intern i importana acestora in cadrul SC LACTA SRL.............................................................................................................................49 CONCLUZII I PROPUNERI...........................................................................................................50 BIBLIOGRAFIE................................................................................................................................54

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

INTRODUCERE
Controlul contabil arat, n adevr, originile contabilitii. Acum mai bine de 3000 de ani .e.n.. au fost relevate legile comerciale i raporturile contabile la Ninive i la Babylone. In aceast, epoc, aparatul de control era un scrib mputernicit s noteze tranzaciile importante pe tblie cerate i s le legalizeze prin semntura sa. Faraonii Egiptului antic erau efi ai intendenei, ndeosebi avnd ca ndeletnicire n temple, notarea intrrilor i ieirilor de cereale, principalele materii impozabile ale epocii. Aceste intrri i ieiri le erau semnalate prin negustorii ambulani. In preajma anilor 300 .e.n. funciona la Atena o instituie de urmrire a finanelor publice: Curtea de Logistic. Rolul su era verificarea conturilor casierilor i urmrirea fraudelor. Un colegiu de 10 revizori, alei de popor controla n parte conturile magistrailor. In plus, exista un colegiu de 10 revizori ce exercita justiia administrativ. De-a lungul epocii, o lege promulgat la Atena, impunea publicarea conturilor asociaiilor. Administratorul finanelor din Atena. a. prezentat conturile sale, n jur de 340. Celebra "MARBRE DE CHOISEUL", numele coleciei lui Marquis de Choiseul, descoperit n 1788 este un calcul al socotelilor publice extraordinare deservite de cavalerie, expediiile navale, expuse public pentru a ine cont de utilizarea fondurilor avute n grij. La Roma, pe vremea Republicii, Senatul exercit revizia conturilor funcionarilor taxatori i ncasatori, instituind o separare a puterilor ntre cel care declar conturile i autoritatea mputernicit cu verificarea lor. Pe vremea Imperiului, controlul finanelor publice era exercita! prin consuli. Ele erau apoi gerate prin cenzori, dup aceea prin magistraii romani, n jurul anilor 400 .e.n. transformnduse n mandatarii procurori) care erau mputernicii cu jurisdicia contencioas n materie de impozite i de conturi ale Statului. Pe vremea lui Traian, dup aceea a lui Adrian, magistraii revizuiau finanele municipale i alte bugete locale.Evul Mediu a fost marcat prin-un recul n materie de metode a controlului contabil. La mijlocul comunitii cretine, Gregoire I cel Mare (590-604) superviza distribuia fondurilor tezaurului papal. n secolul al 13-lea, LA Pisc ca i n registrul conturilor atestat de suveranul NCOLAS III, contabilitatea era inut de dou persoane distincte, registrul primului trebuind s se gseasc n concordan cu registrul celuilalt. Acest procedeu s-a rspndit . Se cerea astfel a nu se confunda aceast metod cu contabilitatea prin partid dubl. In Anglia controlul a fost exercitat n timpul regelui HENRI 1(1101-1134), n plus vechea nregistrare contabil englezeasc, datat din 1130 rezuma nregistrrile inute 4

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

printr-un erif Controlul a. fost instaurat n jurul lui 1120 prin Departamentul administraiei centrale a finanitilor . erifii se prezentau la Departament de dou ori pe an la Saint -Michel septembrie), unde avea loc prezentarea, drilor de seam contabile de percepii. In Irlanda n 1316 impozitele trebuiau s fie percepute sub supravegherea unor 4 sau 6 "oameni cumsecade" i conturile trebuiau s fie supuse comunitii sau altor auditori. In Italia contabilitatea cunoscut la sfritul Evului Mediu a avut un considerabil progres. Crile frailor GENES furnizeaz n jurul anului 1406 primele documente ale unei contabiliti n partid dubl. Se gsesc astfel conturile intitulate capital i profituri i pierderi. Primul tratat de contabilitate dateaz din 1494 i se gsete nglobat n opera lui Luca Paciolo: SUMMA DE ARITHMET1CA, GEOMETRIA, PR0P0RTI0NI ET PROPORTIONALITA. In Frana expertizele contabile se publicau n faa tribunalelor, aa cum sunt atestate ntre 1667 i 1690. Controlul efectiv dateaz din secolul al XVIIl-lea la nceputul vieii economice moderne, apariiei manufacturilor i a comerului maritim. Comercianii i manufacturierii aveau nevoie de contabilitate; n plus legislaia juca de asemenea un rol. Legitii fceau apel la competena specialitilor de contabilitate pentru a evita falimentele, litigiile. In concluzie, constatm c nc din antichitate controlul era recunoscut ca fiind necesar. Contabilitatea prin partid dubl a dat natere la necesitatea autocontrolului. Controlul contabil are dincolo de funcia sa tehnic un rol de ordin public. Revizorul contabil i asum o funcie remarcabil n economie. El are, n plus, un rol social prin etica i morala pe care le dovedete. In acest caz ni s-a prut interesant citatul pronunat de S.S. PIE XII, punctele sale de vedere fcute cunoscute lumii nc. de la nchiderea Congresului Uniunii Europene a Experilor Contabili Economicii i Financiari. Industriile, societile financiare i bncile, comerul en gros, en detail, ansamblul vieii economice cu mecanismul su i relaiile internaionale intervin n viaa societii i influeneaz toate prile ntr-o manier profund. In plus, societatea are dreptul de a exista. Cei care exercit o anumit influen asupra funcionrii economiei i finanelor trebuie s-i orienteze judecata i aciunea lor dup principiile moralei sociale: societatea cu care ei au afaceri este un corp n care organele particulare au obligaii i funcii diverse . Exigenele justiiei sociale sunt pretutindeni aceleai n formula lor abstract, n plus forma lor concret, depinznd de asemenea de circumstanele de timp, loc i cultur. (29

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

CAPITOLUL 1 SISTEMUL DE CONTROL FINANCIAR - CONTABIL


Ultimele patru decenii, bazate pe sistemul centralizat de conducere a economiei naionale n rile est-europene i centrale au marcat o ruptur n toate planurile vieii sociale, care i-au pus amprenta i asupra perioadei actuale de tranziie la economia de pia, n care realitile concorda cu situaiile nou create. Sistemul de control financiar este un fenomen de mari dimensiuni, diversificat, a crui notabil n perioada postbelic. necesitate obiectiv rezult din nsui natura activitilor economico-financiare i condiiile economice de pia cunoscnd o evoluie

1.1. Conceptul de control


Etimologia cuvntului control provine din expresia latineasc control rolus, prin care se ntelege verificarea unui act duplicat dup original"1. Controlul in accepiunea lui semantic este o analiz permanent sau periodic a unei activiti, a unei situaii pentru a urmri mersul ei i pentru a lua msuri de mbuntire2. n acelai timp el semnific o supraveghere continu moral i material, ca i stpnirea unei activiti, a unei situiaii . n literatura de specialitate mai avem i alte accepiuni, astfel: n accepiunea francofon controlul este o verificare, o inspecie atent a corectitudinii unui act3; n acceptiunea anglo-saxon controlul este aciunea de supraveghere a cuiva, a ceva, o examinare minuioas sau puterea de a conduce ca un instrument de reglementare a unui mecanism4. Analiznd conceptul de control, constatm c acesta este un atribut al managementului, o funcie a conducerii, un mijloc de cunoatere a realitii i de corectare a erorilor. Sensul cel mai comun asociat controlului este acela de verificare, care frecvent se asociaz cu activitatea de cunoatere i permite managementului s coordoneze activitile din cadrul organizaiei ntr-un mod ct mai economic i eficient. Controlul din punct de vedere al misiunii sale, este o component intrisec a managementului, este o activitate specific, care servete att conducerii, terilor parteneri de afaceri, ct i autoritilor publice i chiar populaiei.
1 2

M.Ghi Control financiar component a mecanismului economiei de pia ,Ed.Universitaria ,Craiova ,1995 Dicionarul explicativ al limbii romne , Ed. Academiei , Bucureti 3 Le petit Larouse-Dictionaire enciclopedique, Paris ,Larousse , 1975 4 The New Merriam Webster Dictoinary

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Controlul a evoluat i evolueaz continuu prin apariia altor i altor tipologii de control, datorit mediului in care funcioneaz i care se afl, la rndul su, ntr-o continu micare, prin perfecionarea relaiilor economice i permanente evoluie a economiei de pia.

1.2. Evoluia i sensurile sistemelor de control financiar


Sistemul de control financiar este un concept complex, care se refer la un ansamblu de msuri pe care statul le pune n practic, prin aparatul specializat, astfel constituit, pentru a efectua controlul administrrii i utilizrii mijloacelor financiare ale organelor centrale i locale ale administraiei de stat, precum i ale instituiilor de stat i verific respectarea reglementrilor financiar-contabile n activitatea desfurat de ctre regiile autonome, societile comerciale i ali ageni economici n legtura cu ndeplinirea obligaiilor acestora fa de stat. De asemenea acesta urmrete activitatea agenilor economici privai din punct de vedere al constituirii, organizrii, funcionrii i achitrii obligaiilor fiscale. Un asemenea sistem de control specializat, o dat constituit, are ca scop controlul i supravegherea disciplinei financiare a tuturor categoriilor de ageni economici, iniierea de aciuni operative pentru prevenirea i combaterea fraudelor contraveniilor i infraciunilor la regimul fiscal vamal i de preuri lund msurile prevzute de legislaia n vigoare. Pornind de la scopul sistemului de control financiar putem deduce obiectivele acestuia ce se delimiteaz pe forme de control (preventiv, concomitent i ulterior), care se intercaleaz i se completeaz reciproc fr s se substituie, rspunznd clar necesitilor de conducere. Asemenea obiective se refer la prentmpinarea pagubelor, deficienilor i abaterilor, identificarea i mobilizarea rezervelor existente, examineaz legalitatea i rezultatele efectiv obinute; descoper operaiile nereale; proiecteaz desfurarea obiectivelor viitoare; stabilete msurile de remediere a activitii i de perfecionare a acestora. Acest sistem de control s-a extins i a evoluat parte i autoritile publice-administraiile centrale i att pe msura aplicrii metodelor tiinifice de organizare i conducere a firmelor, ct i pe msur ce agenii economici, pe de o locale, pe de alt parte, au devenit tot mai contiente de faptul c modul de utilizare a resurselor nu este o chestiune particular, ci privete ntreaga comunitate. De aici i necesitatea raionalitii i gospodririi resurselor la toate nivelurile activitii i aplicarea, n consecin, a unui sistem adecvat de conducere i control. Politica economico-financiar contemporan a demonstrat c sistemele de control financiar din diferite ri au progresat continuu, ceea ce le confer acestora un caracter dinamic determinat de multitudinea de transformri i nouti din economia statelor lumii (mutaii pe planul structurilor economice, ale celor funcionale i operaionale ale mecanismelor reglatorii ale economiilor). Este vorba de o schimbare a sistemelor economice, a modului lor de funcionare, dar i a ansamblului de 7

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

mentaliti i comportamente dobndite pe parcursul ultimelor decenii, conferindu-le acestora i un caracter specific.

1.3. Clasificarea controlului financiar contabil


n afara acestor dou tipuri, extern i intern, controlul financiar contabil se poate manifesta i sub alte forme dup cum se iau n consideraie diferite criterii de clasificare ale acestuia. Astfel: dup momentul efecturii, fa de timpul de desfurare a activitii verificate, controlul financiar contabil poate fi clasificat, dup cum urmeaz: Control financiar preventiv este forma controlului financiar contabil care se exercit nainte de efectuarea operaiuni sau activitii supuse verificrii, sau nainte ca un document s fie lansat n procesul economic. Controlul financiar preventiv, se efectueaz n scopul evitrii nerespectrii prevederilor legale n vigoare ce ar genera efecte cu caracter perturbator asupra activitii economice desfurat de agenii care reflect drepturile i economici, exercitndu-se, n special, asupra operaiunilor

obligaiile patrimoniale aflate n faze de ncasare i, respectiv, de angajare sau de plat. Control financiar operativ curent este a cea form a controlului financiar care se caracterizeaz prin faptul c se realizeaz concomitent cu desfurarea activitii sau a fenomenelor economice controlate. Control financiar ulterior este a cea form a controlului financiar contabil care se exercita dup efectuarea activitilor i proceselor economice supuse aciunilor de verificare. Dup structurile care o exercit, activitatea de control financiar se poate clasifica astfel: Control financiar organizat i exercitat de instituiile specializate ale statului denumit, control financiar al statului mbrac la rndul su urmtoarele forme: n sfera de activitate a legislativului controlul financiar este organizat i exercitat de ctre Curtea de Conturi a Romniei instituie suprem de control financiar ulterior extern. n sfera de activitate a executivului, controlul financiar contabil este exercitat de ctre structurile specializate ale Ministerului Finanelor Publice n baza prevederilor legale proprii de organizare i funcionare, prin structuri specializate i ale Autoritii Naionale de Control n baza prevederilor legale proprii6.

Hotrrea nr. 745 din 3 martie 2003 ,privind organizarea i funionarea Autoritii Naionale de Control , Publicat n M.O. nr. 496 din 9 iulie 2003.

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Control financiar organizat si exercitat de ctre structurile proprii, aparinnd unitiilor economice denumit, control financiar propriu . Controlul financiar contabil se mai poate clasifica i dup alte criterii cum ar fi volumul lucrrilor controlate, felul i termenul n care se efectueaz, dar aceste tipuri se regsesc sub o form sau alta n formele prezentate mai sus i care sunt i cele mai importante.

1.4 Organizarea i funcionarea sistemului de control financiar n Romnia


Aflat n perioada de tranziie spre economia de pia, Romnia resimte astzi puternic urmrile ineficienei, anomaliilor, comportamentelor economice eronate, s-a imprimat i asupra organizrii sistemului de control financiar. n Romnia, n perioada economiei planificate, controlul avea o natur i obiective diferite, situaie n care statul impunea sistemul de control din interiorul unitii economice i organiza i controlul extern pentru urmrirea modului de exercitare a controlului intern a unitilor economice, toate fiind obligatorii. Din aceste motive, perioada 1990-1999 s-a caracterizat prin profunde reorganizri, concretizate n restrngerea treptat a controalelor obligatorii iinstituirea unui sistemde control intern organizat i meninut in funcie de management, funcie de riscurile cu care se confrunt organizaia. Aezarea economiei romaneti, pe principiile economiei de pia concurenial, nceput imediat dup 1989 a promovat crearea i extinderea ntreprinderilor private. n prezent n Romnia funcioneaz mai multe categorii de ageni economici a cror activitate face obiectul controlului financiar. Ne referim att la persoane fizice i asociaii familiale autorizate s desfoare activitii economice7, ct i la regii autonome i societi comerciale constituite prin reorganizarea ntreprinderilor de stat8, precum i la societile comerciale cu capital privat 9, inclusiv societile mixte cu participare de capital strin10. La acestea se mai adaug diverse forme de ntreprinderi, n domeniul agriculturi, cu caracter privat i de stat, ca forme specifice de organizaii cooperatiste11, ct i din alte domenii12.
7

specifice

economiei

centralizate, de comand, pe care s-a bazat n peste 40 de ani postbelici. Aceast stare de lucru

Decretul - Lege nr.54/1990 privind organizarea i desfurarea unor activiti economice pe baza liberei iniiative, M.O. nr.14/13 decembrie 1990 8 Legea nr. 15/1990 privind reorganizarea unitilor economice de stat ca Regii autonome i societi comerciale, M.O. nr.98/1990 9 Legea nr.31/1990 privind societile comerciale, M.O. nr. 126/1990 10 Legea nr.35/1991 privind regimul investiiilor strine n Romnia, M.O. nr. 73/10 aprilie 1991 Legea nr.71 /1994 privind acordarea unor faciliti suplimentare fa de Legea nr .35/1191 11 Legea nr. 36/1991 privind societile comerciale agricole i alte forme de asociaii n agricultur, M.O. nr. 97/1991 12 Legea nr.33/1191 privind activitatea bancar, M.O./1991 Legea nr. 47/1991 privind constituirea, organizarea i funcionarea societilor comerciale n domeniul asigurrilor, M.O. /1991

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Toi agenii economici din Romnia acioneaz ntr-un mediu de pia convenional, ceea ce nseamn c ei i organizeaz activitatea i funcioneaz n condiiile unui cadru juridic adecvat, care s reglementeze statutul lor i modul de desfurare a activitii economicofinanciare. Un asemenea cadru creat impune necesitatea introduceri unui sistem de control financiar riguros care s apere interesele nu numai ale angajailor i acionarilor, ci i ale tuturor celor interesai n activitatea firmei, inclusiv ale statului. ncepand din 1999, n sistemul de control romnesc este introdus prin lege controlul intern i auditul intern pentru entitile publice, ceea ce a impus clarificri ale conceptului i practici n domeniu. Dac pn nu de mult agenii economici se complceau s se adapteze situaiilor cu care se confruntau, n prezent ei trebuie s fie activi, s ajung i s se impun n mediul economic s aib o putere economica real, izvort din capacitatea de a crea i combina eficient resursele conform exigenelor locale i nu numai schimbrile produse, precum i cele ce se vor produce n societatea romneasc impun rspundere i responsabilitatea agenilor economici care pornesc, n esen de la propria activitate. n vederea dinamizrii agenilor economici, organizarea i funcionarea unui sistem de control financiar, conceput pe respectarea principiilor economiei de pia i a creterii rolului acestora, s-a dovedit o necesitate ce a fost reflectat n legislaia de specialitate 13 adoptat imediat dup decembrie 1989. Acest sistem de control financiar, care a fost creat, s-a perfecionat continuu n aceasta perioad de nceput a tranziiei la economia de pia. n prezent se consider c sistemul de control financiar din Romnia cuprinde trei componente intriseci care se completeaz i se intercondiioneaz reciproc i eficient, astfel: controlul financiar suprem, care este control al legislativului; controlul financiar al statului, care este control al executivului; control financiar propriu al ordonatorilor de credite i al agenilor economici. Consider c controlul intern este propus intr-o manier european , in sensul c legea nu prevede dect atribuiile generale i specifice ale acestuia, modul de organizare i exercitare rmnnd la dispoziia managerului entitii publice. Modul acesta de organizare a sistemului de control intern, nespecific economiei planificate, a creat impresia managerilor c organizarea controlului este benevol i coroborat cu lipsa raspunderi manageriale, a slbit eficiena sistemului de control.

13

Legea nr. 31/1990 privind societile comerciale, M. O. 126/1990 Legea nr. 30/1991 Legea controlului financiar i a Grzii Financiare, M.O. 64/1991 H.G. nr. 720 /1991 privind aprobarea Normelor de organizare i exercitare a controlului financiar, M.O. 75 / 1992 Legea nr. 82/.1991 Legea contabilitii, M.O. nr.265/1991

10

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

1.5. Controlul financiar - funcie eficient a conducerii


Caracteristica esenial de pia este egalitatea ntre agenii economici independeni i autohtoni. Libera iniiativ, care este motivul i dimensiunea economiei de pia, acioneaz n contextul generalizrii treptate a relaiilor specifice economiei de pia ntre toi agenii economici i se manifest pentru satisfacerea anumitor interese economice. Economia de pia funcioneaz fr restricie din partea statului. n consecin, fiecare agent economic este liber s cheltuie, utilizeze, produc, economiseasc ct i cum crede de cuviin i s-i urmreasc propriile interese economice n contextul general al amortizrii acestora cu interesele i nevoile reale ale societii. ns, piaa nu este cu adevrat n ntregime liber. Ea se manifest n conformitate cu scopurile, elurile de ansamblu ale societii. Piaa evolueaz ntr-un cadru legal stabilit de stat. Practic nu exist o economie de pia pur. Statul exercit o intervenie indirect i global asupra economiei de pia o completeaz i o sprijin, i corecteaz eecurile i vegheaz asupra funcionrii ei14. Orice agent economic dorete profit. n economia de pia, agenii economici sunt supui examenului riguros, exigent, dar drept al pieii care opereaz dup criteriul eficienei, al concordanei activitii economice cu nevoile reale ale consumatorilor. Cunoaterea condiiilor economice i financiare n raport cu cerinele i legalitile pieei n care se deruleaz activitatea agenilor economici, evitarea situaiilor de ncetare a plilor i de faliment, asigur profitul. Cunoaterea situaiei patrimoniului a capacitii acestuia de a genera profit a solventei comerciale ori de faliment n care se pot afla agenii economici, la un moment dat, este asigurat cu ajutorul att al contabilitii reale, operative i tiinifice, ct i al controlului financiar organizat i exercitat n mod exigent i competent. Controlul este la nivel micro i macro o funcie eficient i necesar conducerii. Conducerea este un proces de cunoatere, acionare i perfecionare, un raport docil ntre factorii de conducere i cei condui. Conducerea nseamn coordonare, control . Controlul este o funcie a conducerii care asigur cunoaterea i perfecionarea modului de gestionare a patrimoniului ei de orientare, organizare i desfurare a activitii de producie i desfacere. n raport cu interesele economico-financiare ale agenilor economici controlul ndeplinete, cu grad difereniat, funcia de cunoatere - evaluarea realitii economico-financiare, a rezultatelor activitii. Cunoaterea asigurat de control se bazeaz pe analiza riguroas a realitii n vederea sesizrii operative a eventualelor tendine de ineficient. Prin funcia de cunoatere organizare, comand,

14

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, Controlul financiar i expertiza contabil, Editura Eficient, Bucureti

11

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

evaluare a controlului, se apreciaz i

se stabilesc, n condiiile n care i au izvorul

factori a cror aciune tinde spre rezultate negative, spre ineficiena economic15. Controlul financiar asigur perfecionarea, creterea profitului n condiii de concuren liber i loial. Cunoaterea implic perfecionarea. Controlul este o necesitate obiectiv i subiectiv, dar nu este un scop, ci un mijloc de perfecionare a activitii executate, inclusiv a procesului de conducere a acestuia. Pe aceast linie controlul are ca direcii eseniale organizarea mai bun a muncii, ntrirea ordinii i disciplinei n activitii economice a disciplinei, tehnologiei. Prin control se acioneaz n direciile eseniale ale cerinelor sociale, se acord atenie deosebit problemelor economice i financiare concrete, trecerea de la faza de preocupri generale, de program, la asigurarea activitii practice i eficiente. Controlul are menirea de a orienta munca spre obiective majore, ntr-o ordine de prioriti raionale de perspectiv, care s previn i s nlture risipa de efort uman i mijloacele materiale i s asigure eficiena economic i social. Controlul este un factor care contribuie la meninerea activitii i a unei situaii normale, la soluionarea cu inteligen i competen a problemelor privind dezvoltarea i modernizarea economic, n condiii de eficien real. Controlul urmrete n principal, funcionarea unitii de producie la capacitatea normal. Controlul financiar descoper elemente de progres i contribuie la aplicarea celor mai moderne metode de organizare i conducere, a experienelor pozitive, iar prin studiile efectuate lrgete orizontul de informare i prospectare n legtur cu rentabilizarea activitii economico-sociale16. organizarea i desfurarea

1.6. Sistemul de documente primare n evidena tehnico-operativ i contabil - obiect i surs de informaii pentru controlul financiar
Activitatea de conducere presupune un sistem de comunicare care s asigure transmiterea clar, precis, complet i rapid a informaiilor, instruciunilor, ordinelor, direciunilor necesare bunului mers al activitii. Sistemul de informare implic controlul

asupra fundamentrii i executrii deciziilor. Evidena i controlul sunt eseniale n conducerea activitii economico-sociale pe criterii de profil. Evidena i controlul implic ordine i disciplin economic i financiar. Necesitatea ordinei i disciplinei economice i financiare determin necesitatea evidenei stricte i controlul riguros i sistematic asupra mijloacelor ei bneti, proceselor economice
15 16

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit. Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit.

12

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

i rezultatelor obinute. Organizarea raional i clar a evidenei i controlului asigur disciplina economic, contractual, gestionar i financiar. Controlul ca funcie a conducerii presupune informaii continue, concordan ntre activitatea economico-financiar i deciziile de conducere, legi, norme, standarde, ordine, precizri, relevarea influenei conducerii asupra activitilor a abaterilor de la deciziile ei principale de conducere i organizare adoptate i a cauzelor acestor abateri, stabilirea cilor de corectare a organizrii activitii conduse, a mijloacelor de nlturare a abaterilor a deficienelor i dificultilor care ngreuneaz desfurarea optim a activitii economico-sociale17. Pentru a obine o imagine fidel a activitii economico-financiare controlate este necesar ca sursele de informaii ale controlului s fie reale, legale, concrete, de calitate. De aceea, sub acest aspect, n sfera controlului se cuprind mai nti, obiective privind att ntocmirea documentelor primare cu respectarea condiiilor de form i coninut, ct i organizarea i conducerea evidenei tehnic-operative i contabile cu respectarea normelor metodologice. Datele consemnate n documentele primare i evidena tehnic-operativ i contabil are cea mai larg utilizare n exercitarea controlului ntruct acestea reflect ntreaga activitate economico-financiar a agenilor economici. Documentele primare sau actele justificative, ca dovezi scrise ale faptelor economice i financiare se consemneaz la locul i n momentul efecturi lor, servesc pentru informarea operativ a conducerii agenilor economici. Pentru contabilitate, documentele ndeplinesc funcia de acte justificative. Caracteristica esenial a documentelor const n faptul c reflect situaia patrimonial i angajeaz rspunderea material, iar pe baza lor se exercit controlul financiar intern. De aceea documentele trebuie s ndeplineasc anumite cerine, att n ceea ce privete structura ct i circulaia i pstrarea lor indiferent de mijloacele utilizate pentru ntocmirea i prelucrarea datelor. Dezvoltarea echipamentelor de calcul a fcut posibil nlocuirea documentelor primare tradiionale cu supori tehnici de informaii, care ndeplinesc att rolul de documente primare, ct i pe acela de import tehnic de date necesare prelucrrii lor n continuare. O importan deosebit se acorda controlului documentelor, att nainte de a se nregistra n conturi ct i ulterior. Controlul documentelor se face sub aspectul formei i coninutului. Un obiectiv esenial al controlului documentelor l constitue gestionarea, folosirea i evidena formularelor cu regim special.
17

Mircea Boulescu, Ghi Marcel, op. Cit.

13

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Formularele tipizate cu regim special au menirea s evidenieze circulaia i utilizarea valorilor materiale i bneti. Prin folosirea frauduloas sau neconform cu actele normative formularele pot servi la scoaterea din circuitul economic a unor valori materiale sau bneti n scopul nsuirii lor n interes personal sau al justificrii neglijentei, risipei, slabei gospodriri. Formularele cu regim special constitue deci un mijloc important de prevenire a pgubirii patrimoniului. Mijloacele moderne de calcul i eviden asigur exactitatea sporit a rezultatelor, fapt care permite exercitarea unui control mai sigur al legturilor dintre documentele primare i situaiilor centralizatoare. Evidena automatizat la sistemul de prelucrare i prezentare a datelor, asigur o baz unitar a informaiilor statistice, operative i contabile, precum i gruparea lor n mai bune condiii, ceea ce face posibil efectuarea cu mai mult uurin i eficien a controlului fenomenelor economice i financiare. Evidena automatizat d rezultate precise atunci cnd pornete de la documente ntocmite corect i cu date certe. De aceea un obiectiv important al controlului documentarcontabil, n condiiile utilizrii mijloacelor moderne de calcul, l constituie activitatea prelurii i prelucrrii datelor, precum i modul n care este exercitat n contabilitate controlul asupra exactitii datelor ce se prelucreaz cu mijloace moderne. Acest obiectiv se refer ndeosebi la pregtirea datelor primare curente pentru nregistrare, prelucrarea datelor din operaiunile precedente, prelucrarea i furnizarea datelor. Dac nu este bine pus la punct, evidena automatizat ofer posibiliti mai mari de producere de erori i denaturri dect evidena obinuit manual. Organizarea n bune condiii a controlului asupra exactitii datelor ce se prelucreaz creeaz posibilitatea exercitrii unui control financiar cuprinztor i fundamentat. Pentru aceste considerente, aplicarea tehnici contabile moderne necesit promovarea unui sistem de control care s cuprind: realitatea, exactitatea, codificarea i prelucrarea datelor, controlul procesului de prelucrare efectuat de ctre persoane desemnate i de ctre main prin programare. Centrul de greutate al controlului se deplaseaz spre controlul prin sondaj asupra modului de aplicare a normelor privind efectuarea lucrrilor de eviden i controlului al sistemului de prelucrare, acordndu-se n acelai timp atenie sporit controlului obiectivelor economice i financiare.

14

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

CAPITOLUL 2 Controlul financiar propriu al agenilor economici

2.1. Controlul financiar intern


Controlul financiar intern se nscrie n problematica general a controlului sistemelor, dar are n acelai timp caracteristici particulare. Controlul, n general, presupune c a fost definitivat - explicit sau implicit - starea dorit iar controlul financiar intern are ca premiz prealabil existena unor obiective stabilite prin politica pe termen lung a ntreprinderii, exprimnd marile opiuni ale societii. Controlul financiar intern apare astfel ca un proces de punere n aplicare a strategiei ntreprinderii. Controlul intern s-a confruntat n permanen cu o lrgire sistematic a ariei de aplicare. n prezent, controlul intern se refer la toate activitile, toate procedurile, toate informaiile la intreg patrimoniul, la toi membri intreprinderii i actioneaz permanent Stabilirea obiectivelor se face aplicnd diverse metode de planificare prin intermediul urmtoarelor instrumente specifice: plan strategic, plan opional, planuri anuale i de buget. Planul opional corespunde cu promovarea pe termen mijloacelor necesare realizrii obiectivelor strategice19. Observarea i msurarea realizrilor se nfptuiesc prin intermediul contabilitii generale i, n special, a contabilitii de gestiune. n Frana, n Planul Contabil General, controlul financiar intern este definit ca fiind un ansamblu de msuri i dispozitive luate pentru a furniza conductorilor i diverilor responsabili, date cifrice periodice, caracteriznd mersul societii. Compararea lor cu datele trecute sau prevzute pot, dac este cazul, s determine conductorii s declaneze rapid msuri corective. n aceast accepiune controlul de gestiune ncepe cu observarea fenomenelor i prin compararea constatrilor cu previziunile, se declaneaz decizii de corecii n cazul constatrii de ecarturi. T. Cuyambere i J.Muller includ planificarea n procesul de control al gestiunii n lucrarea Control de gestiune cu toate ca au un paragraf distinct intitulat Elementele unui sistem de planificare i de control , care las impresia c autorii se nscriu n preceptele date de Planul Contabil General francez. n ceea ce privete compararea realizrilor constatate cu datele previzionate, acest lucru se nfptuiete prin intermediul analizei economico- financiare, care trebuie s stabileasc nu numai ecarturile dintre datele efective i cele planificate, ci i cauzele i factorii care le-au determinat pentru ca deciziile de corecie
19

mijlociu a aciunilor i

Ineovan Felivia, Consideraii privind controlul de gestiune , Revista Finane, Credit, Contabilitate.

15

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

aplicate s fie fundamentate tiinific. Diverse metode de analiz vor reliefa principalele echilibre i corelaii ce exist n cadrul patrimoniului ntreprinderii. n vederea funcionrii sale, controlul financiar intern se transpune pe structura de gestiune care va fi dezvoltat pe subdiviziuni numit centre de responsabilitate. Fiecare dintre aceste centre se caracterizeaz prin obiecte i mijloace proprii, avnd autonomie decizional privind utilizarea prii din mijloacele ce i-au fost alocate n cadrul obiectivelor prestabilite20. Spre deosebire de celelalte forme de control (propriu) care au caracter de continuitate i se exercit din interiorul unitii, controlul financiar de gestiune se efectueaz de regul o singura dat pe an, cuprinde totalitatea operaiunilor economice i financiare de la precedenta verificare i pn la zi i se exercit de organe de la un nivel superior n ierarhia sistemului. Pentru evitarea unor confuzii, trebuie subliniat distincia ce trebuie fcut ntre controlul financiar intern i controlul gestiunilor de valori materiale bneti. Controlul financiar intern are o arie de cuprindere mai larg, nglobnd toate problemele ce privesc activitile economico-financiare, n timp ce controlul gestiunilor se limiteaz la inventarierea bunurilor sau valorilor i eventual la verificarea operaiilor de primire, pstrare, conservare i eliberare a lor. n aceste condiii controlul de gestiune reprezint numai o latur a controlului financiar de gestiune. Coninutul activitii de control de gestiune poate avea mai multe accepiuni n modalitile concrete de organizare i exercitare nregistreaz deosebiri importante de la un sistem economic la altul. n S.U.A. sarcinile de control de gestiune revin serviciilor de control intern din cadru fiecrei firme. Ei folosesc doua noiuni: Noiunea mai larg de control intern conceput ca instrument al conducerii prin care acesta urmrete ndeplinirea tuturor autorizrilor i responsabilitilor pe care le-au delegat, respectiv calitatea muncii de conducere, coordonare i execuie. Acest control acioneaz att post factum, n care caz implic constatarea neregulilor, identificarea erorilor i stabilirea msurilor de corecie: ct i ante factum, cnd presupune crearea unui post, cruia i se ncredineaz sarcina de a verifica nainte de ncepere, condiiile n care urmeaz s se desfoare un proces. n sensul su larg, controlul intern nu se limiteaz la urmrirea lucrrilor de contabilitate, ci se extinde asupra activitilor importante: aprovizionare, desfacere, evaluare. Noiunea mai restrns de control financiar intern urmrete dac politicile organizaiei i metodologiile de lucru i de control ale compartimentului financiar contabil sunt corect aplicate. Acest control financiar intern este mai cuprinztor dect expertiza contabil, n
20

Ineovan Felicia, op. Cit.

16

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

sensul c folosete metode mai ample, fr a depi ns cazul verificrilor interne de factur contabil i financiar. n Frana, noiunea de control intern coincide parial cu cea de control financiar de gestiune. Astfel, controlul intern reprezint ansamblul msurilor de siguran ce contribuie la inerea sub control a societii. El are drept scop, pe de o parte, protecia sau aprarea patrimoniului i calitatea informaiilor, iar pe de alt parte asigur aplicarea deciziilor conducerii, favorizeaz ameliorarea contraperformanelor. Pentru Compania Naional a Comisarilor de Conturi, controlul intern este constituit din ansamblul msurilor de control, pe care conducerea unitii l definete, aplic i supravegheaz sub propria responsabilitate pentru a asigura protecia patrimoniului societii i fiabilitatea nregistrrilor contabile i a conturilor anuale care rezulta din ele. n ce privete conceptul de control de gestiune, acesta implic o viziune mai larg, fiind definit ca un ansamblu de proceduri clare i precise care permite asigurarea c aciunile ce urmeaz a fi ntreprinse, pentru atingerea obiectivelor fixate, sunt eficiente i eficace. Scopul acestui control este de a modela conduita ntreprinderii, ntrindu-i puterea de prevedere a evenimentelor viitoare i adaptarea la situaii mereu evolutive. Ca mijloace de aciune, controlul financiar intern pune la dispoziia conducerii i a celorlali responsabili date periodice care s permit declanarea rapid a msurilor corective. Aceste date i tehnicile utilizate pentru obinerea lor in de domeniul contabilitii analitice i a gestiuni bugetare, dar pot ajunge n unele cazuri pn la elaborarea tablourilor de bord care permit urmrirea periodic a indicatorilor ce caracterizeaz bunstarea gestiune. Aceste tipuri sunt: Simpla supraveghere a evoluiei unor indicatori valorici alei n funcie de activitile societii i de obiectivele sale (venituri curente, cheltuieli, costuri, marje de diferite tipuri). Compararea valorilor constante cu valorile prestabilite. Controlul de gestiune, n sensul deplin al cuvntului, pornind de la o gestiune bugetar. n Anglia, controlul de gestiune se realizeaz n principal prin profesionitii contabili, care sunt de dou feluri: Verificatori , revizori, controlori , cenzori; Experi contabili. economicofinanciar a societii. Complexitatea acestei tehnici vor genera anumite tipuri de control de

17

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

n Germania, pe lng organele specializate n control contabil, care intervin doar la sfritul anului, societile au i organe proprii de supraveghere a gestiunii a cror misiune se apropie de cea a consilierilor conducerii. n Italia, controlul de gestiune al ntreprinderilor este un control intern cu accept pe controlul mrimilor cantitative fr s exclud controlul extern reprezentat de controlul bilanier21. n Romnia, controlul intern vizeaz n principal respectarea normelor legale privitoare la gestionarea i gospodrirea mijloacelor materiale i bneti pe baza documentelor nregistrate n contabilitate i a documentelor de eviden tehnic-operativ. Acest control este numai parial reglementat prin norme juridice i poate mbrca mai multe forme. Astfel Legea 30/1191 prevede obligaia organelor administrative de stat de a organiza un control financiar intern asupra patrimoniului propriu. Pentru agenii economici, aceeai lege fixeaz numai obligaia de a organiza un control financiar propriu care s fie n conformitate cu legea i cu prevederile din statutele proprii. Pe de alt parte, aceeai lege prevede c Ministerul Finanelor e ndreptit s emit norme unitare de organizare i exercitare a controlului propriu pentru sectorul de stat, care se aprob printr-o hotrre de guvern. Prin urmare, n Romnia principala form de organizare a controlului gestionar reglementat juridic este aceea a compartimentului de control financiar intern.

2.2. Obiectivele controlului financiar intern


Controlul financiar intern, ca form a controlului propriu, este controlul financiar ulterior care urmrete respectarea dispoziiilor legale cu privire la gestionarea i gospodrirea mijloacelor bneti pe baza documentelor nregistrate n evidena tehnic-operativ i n contabilitate. Controlul financiar intern are ca obiectiv principal, care se detaileaz n funcie de specificul activitii, respectarea normelor legale cu privire la: existena, integritatea, pstrarea i paza bunurilor i valorilor de orice fel; utilizarea valorilor materiale, declasrilor i clasrilor de bunuri; efectuarea, n numerar sau n cont, a ncasrilor i plilor n lei i valut, de orice natur, inclusiv a salariilor i a reinerilor din acestea i a altor obligaii fa de salariai; ntocmirea i circulaia documentelor primare i de eviden tehnic-operativ i contabil.
21

Florea Ion, op. Cit.

18

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Controlul financiar intern

se exercit cel puin o dat pe an. n cazul unitilor i

gestiunilor materiale reduse ca volum, conductorii unitilor pot aproba ca acestea s fie controlate la o perioad mai mare de un an, dar nu mai trziu de o dat de doi ani. Controlul se efectueaz n totalitate sau prin sondaj n raport cu volumul, valoarea i natura bunurilor, tentaiilor i posibilitile de sustragere, condiiile de pstrare i gestionare, precum i frecvena abaterilor constatate anterior, cuprinzndu-se un numr reprezentativ de repere i documente care s permit tragerea unor concluzii temeinice asupra respectrii actelor normative din domeniul financiar contabil i gestionar. n cazul constatrii de pagube, controlul se extinde asupra ntregii perioade n care, legal, pot fi luate msuri de recuperare a acestora i de tragere la rspundere a persoanelor vinovate. Prin actele de dispoziie de ordine interioar, ministerele departamentelor, prefecturile, instituiile publice i regiile autonome vor detalia aceste obiective funcie de specificul activitii i de structura lor organizatoric, cum ar fi: efectuarea inventarierii periodice i corecta nregistrare a rezultatelor inventarierii; respectarea statului juridic al documentelor cu regim special; ncadrarea gestionarilor i constituirea de garanii; aplicarea msurilor preventive i administrarea patrimoniului; realizarea drepturilor i ndeplinirea obligaiilor bneti, financiare i fiscale; ndeplinirea msurilor dispuse cu ocazia controalelor anterioare. Pentru buna funcionare a controlului intern eful compartimentului de control financiar intern particip de drept la edinele Cosiliului de Administraie cnd se dezbat probleme financiar-contabile sau care privesc integritatea patrimoniului. De asemenea, ei informeaz semestrial Consiliul de Administraie asupra realizrii programului de control, asupra constatrilor fcute i a msurilor luate22. Conform bunei practice in domeniu , controlul intern se regsete n componena fiecrei activiti i trebuie s fie formalizat prin proceduri , pe baza fielor posturilor , care vor fi nsoite de chestionare-liste de verificare, care de fapt sunt procedurile / instruciunile arespectivelor controale interne. de realizare putndu-le completa cu unele obiective noi

22

Florea Ion ,op.cit

19

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

2.3. Organizarea controlului financiar intern


Controlul financiar intern la agenii economici se organizeaz in baza prevederilor legale 23 care instituie obligativitatea organizrii si exercitrii controlului propriu doar pentru instituiile publice , menionnd totui la modul indicativ faptul ca societile comerciale isi organizeaz controlul financiar propriu potrivit prevederilor din statutele proprii Organizarea controlului financiar intern genereaz obligaii i rspunderi care revin n mod difereniat conducerilor ce organizeaz compartimente de control, conducerilor i salariailor din unitile controlate i persoanelor cu atribuii de control ( revizori ). Conducerile de uniti n care se organizeaz controlul gestionar cu obligaia s se asigure necesarul de posturi, s ncadreze aceste posturi cu personal de specialitate, s utilizeze organe de control exclusiv pentru aceste aciuni, s analizeze periodic activitatea de control gestionar. Controlul financiar intern se organizeaz la: ministere, departamente, alte organe centrale de stat i organe locale, pentru controlul patrimoniului propriu, veniturilor realizate i cheltuielilor efectuate de instituii de stat subordonate din creditele bugetare alocate, precum i asupra legalitii i eficienei cheltuielilor efectuate de ctre regiile autonome din profilul lor de activitate; la regiile autonome, pentru controlul gestiunilor proprii, precum i al uzinelor, atelierelor, serviciilor, sucursalelor i a altor subuniti din structura lor organizatoric. Controlul financiar intern funcioneaz ntr-un compartiment distinct n subordinea direct a odonatorului de credite ori a nlocuitorului de drept n cadrul ministerelor, departamentelor, altor organe centrale de stat i al organelor i a directorului general n cazul regiilor autonome. Se efectueaz de salariai cu studii economice superioare sau medii n funcie de volumul i complexitatea gestiunilor, ncadrati n compartimentul de control cu sarcini exclusive de efectuare a controlului la termenele i condiiile legale. Legal nu pot fi imputernicite s exercite controlul financiar intern persoanele aflate n curs de urmrire penal, de judecat sau care au fost condamnate, chiar dac au fost graiate, pentru faptele privitoare la abuzul n serviciu, fals, uz de fals, nelciune, dare sau luare de

23

Legea nr.30 din 22 martie , privind organizarea si funcionarea controlului financiar si a Grzii Financiare, publicata in M.O. nr. 64 din 27 martie 1991

20

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

mit i alte infraciuni prin care s-au produs daune patrimoniului persoanelor fizice sau juridice. Dac n cursul urmririi penale, al judecii sau dup condamnare a intervenit amnistiia, cel care a svrit vreuna din infraciunile menionate, nu poate fi imputernicit s exercite controlul financiar intern timp de doi ani de la data aplicrii amnistiiei. Cel cruia i s-a suspendat condiionat executarea pedepsei nu poate fi imputernicit s exercite controlul financiar intern n cursul termenului de ncercare de doi ani de la expirarea acestui termen24 mputernicirea se face pe baz de ordin sau decizie a conducatorului unitii, prin ordin sau decizie se stabilesc concret operaiunile asupra crora se exercit controlul financiar intern, condiiile i perioada n care i desfoar aceast activitate.

2.4. Exercitarea controlului financiar intern


Activitatea controlului financiar intern se exercita pe baza prevederilor legale in vigoare si a programului anual de control ntocmit de ctre eful compartimentului (serviciu sau birou) i aprobate de ctre consiliul de administraie al fiecrei unitati economice. n programul de control sunt prevzute,pe unitile de timp-luni si semestre, att gestiunile si in cadrul acestora activitile programate a se controla ,cat perioada supus controlului i cea stabilit pentru efectuarea controlului i organele de specialitate care urmeaz a efectua controlul
25

. n legtur cu exercitarea controlului financiar intern, normele legale n vigoare prevd

o serie de obligaii i rspunderi astfel: a) La cererea organelor de control financiar intern, conducerile i salariaii unitilor supuse controlului au obligaia: s pun la dispoziie registrele, corespondena, actele, piesele justificative i alte documente necesare controlului; s prezinte pentru control valorile de orice fel pe care le gestioneaz sau pe care le are n pstrare, care intr sub incidena controlului; s elibereze, n condiii legale, documentele solicitate n original sau copii certificate; s dea informaie care formeaz obiectul controlului; s consemneze, cu sau fr obiecie actele de control i s comunice la termenele fixate modul de aplicare a msurilor stabilite n urma controlului;

24 25

Boulescu Mircea ,Ghita Marcel ,op .cit. Boulescu Mircea ,Ghita Marcel ,op .cit.

21

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

s asigure sprijinul i condiiile necesare bunei desfurri a controlului i s-i dea concursul pentru clarificarea constatrilor. b) Salariaii mputernicii cu exercitarea controlului financiar intern rspund disciplinar, contravenional sau penal n situaiile n care: nu efectueaz controlul conform programului de activitate aprobat; lucreaz cu superficialitate, nesemnalnd nclcrile de la normele legale n vigoare constatate cu ocazia controlului i nu stabilesc rspunderi potrivit normelor legale; dispun, prin interpretarea sau aplicarea greit a dispoziiilor legale n vigoare msuri sau produc pagube; nu ntocmesc i nu nainteaz conductorului unitii actele de control la termenele stabilite; nu iau sau nu propun msurile necesare pentru nlturarea lipsurilor i abaterilor consemnate n actele de control, tragerea la rspundere a celor vinovai; nu ndeplinesc sau ndeplinesc superficial sarcinile ce le revin conform normelor. c) n legtur cu organizarea i exercitarea controlului financiar intern constituie contravenii i se sancioneaz cu amend urmtoarele fapte: neemiterea n termen a actelor administrative privind modul de organizare i exercitare a controlului financiar intern; angajarea, meninerea, trecerea n funcia de organ de control financiar intern a unei persoane fr s se fi obinut n prealabil de la organele de poliie relaii scrise cu privire la antecedentele penale ale acestora; nesesizarea organelor competente de ctre eful compartimentului de control financiar intern, n cazul nelurii msurilor referitoare la recuperarea pagubelor; nepunerea la dispoziia organelor de control financiar intern a documentelor i datelor necesare controlului; refuzul de a semna, cu sau fr obieciuni, actele de control ntocmite de organele de control financiar intern precum i de a da explicaii scrise la cererea acestor organe; neexecutarea n termenele stabilite a dispoziiilor date ca urmare a controlului efectuat de controlul financiar intern sau comunicarea din culp a unor date eronate n legtur cu executarea lor; nedispunerea msurilor necesare pentru efectuarea cu prioritate, la solicitarea instanelor de judecat, organelor de procuratur i poliie a controlului financiar

22

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

intern necesar stabilirii prejudiciilor care au condus la svrirea unor fapte de natur penal. Constatarea acestor contravenii i aplicarea sanciunilor se fac de organele de control financiar de stat i de organele de control financiar intern ale unitilor la care se organizeaz i exercit controlul propriu26 . Alte particulariti n exercitarea controlului financiar intern vom ntlni la organizaiile cooperatiste, profesioniste, social-obteti. Prin statutele lor, aceste organe trebuie s aleag odat cu organele de conducere i organele de control care vor fi comisari de revizie sau comisari de cenzori. La nivelurile de baz, membrii acestei comisii sunt cooperatori i desfoar o activitate onorific, ceea ce-i plaseaz de fapt n categoria controlului social obtesc. La nivelul uniunilor sau federaiilor, organele de control pot fi formate din profesioniti. Prin urmare, chiar dac sunt numite comisii de cenzori, aceste organe nu se identific cu cenzorii societilor comerciale. Ele rmn organe de verificare gestionar specifice organizaiilor enumerate anterior. Ele reprezint rapoarte n Adunarea General a Acionarilor, conferine sau congrese ce privesc administrarea patrimoniului, execuia bugetelor proprii, etc.27

26

Boulescu Mircea, Ghi Marcel, op. Cit. Florea Ion , op. Cit.

27

23

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

CAPITOLUL 3 CONTROLUL FINANCIAR INTERN IN CADRUL S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU 3.1. Prezentare Societate
S.C. LACTA S.R.L. este persoan juridic romn , are forma juridic de societate cu rspundere limitata, i desfoar activitatea in conformitate cu legile romane, cu contractul si statutul de societate. Sediul societatii este in Romnia , localitatea Giurgiu, str. Ciresului, nr. 5, jud. Giurgiu. Durata societatii este nelimitata cu ncepere de la data nregistrrii la Camera de comer si Industrie. Scopul societatii este obinerea de profit. Obiectul principal de activitate al societatii este procesare lapte. 1051 Fabricarea produselor lactate si a branzeturilor. In cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu tehnologic de prelucrare a laptelui, cum ar fi: Colectarea laptelui proaspt prin centre locale sau direct de la productori; Transport cu mijloace speciale; Controlul calitii; Recepia cantitativa; Refrigerare; Prelucrarea laptelui in produse programate a fi realizate; Distribuie; se desfasoara activitatiile specifice procesului

3.2 Structura tehnico- organizatorica


Organizarea reprezint calea prin care activitatea oamenilor este coordonata pentru atingerea unui scop. In cazul unitatii analizate scopul este maximizarea profitului pe termen lung. Componenta structurii de conducere include un personal capabil sa indeplineasca rolurile cheie in orientarea unor strategii si mecanisme care sa asigure continuitatea functionarii intreprinderi in conformitate cu setul de obiective si planul realist al dezvoltarii intreprinderii. Structura echipei manageriale este stabila si se va imbunatatii in functie de rolul fiecarui membru in atributiile procesului de producie, prin diviziunea muncii si funciunilor. Activitile de control privesc toi salariaii societii, dar in funcie de atribuiile ce le revin unii vor fi mai preocupai de cele de care rspund n mod direct. Activitatea de planificare operationala va fi condusa prin aportul echipei in legatura directa cu prevederile bugetului si cerintele pietei.

24

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Previziunile echipei de conducere privind scopurile firmei urmaresc sa realizeze produse competitive cu valori adaugate minime din care sa reiasa profituri si din care cca. 50-60% sa fie orientate spre investitii ce vor mari puterea de mentinere pe piata a produselor realizate. Functiile conducerii sunt percepute ca o asigurare a unor orientari de ansamblu si monitorizare cu implicatii permanente, constante si responsabile in luarea deciziilor. Obiectivitatea n organizare se refer la faptul c nu trebuie construite structuri organizatorice n funcie de oameni pentru a evita dezorganizarea la plecarea / dispariia unui salariat. Structura organizatoric a societaii realizeaz distribuirea autoritaii i responsabilitii in interiorul ntreprinderii pe compartimente. Structura tehnico- organizatorica ADUNAREA GENERAL A ACIONARILOR CONSILIUL DE ADMINISTRAIE

Director general

Cenzori

Departamentul produciei

Departamentul Resurse umane

Departamentul Marketing

Departamentul Economic

Director tehnic

ef cadre

Director economic

Contabil ef

Achiziie Producie C.T.C Distribuie

Personal nvmnt Salarizare

Aprovizionare Vnzari Marketing Depozite

Preuri Finane Contabilitate General Contabilitate de gestiune

25

Director economic

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Unitatea este organizat dup o structur functional in compartimente, acestea fiind apoi divizate in puncte de lucru sau birouri in functie de profilul fiecarui compartiment. Departament productie - Aceasta componenta este condusa de director tehnic. Cuprinde birourile achizitie. materie prima, productie - unde se realizeaza prelucrarea materiei prime consum. Parcul auto este alcatuit din mijloace de transport si utilaje proprii ale unitatii impreuna cu personalul ce le exploateaza si in ateliere de reparatii auto pentru intretinerea lor .Parcul auto este condus de un inginer. Biroul C.T.C. se ocupa cu verificarea calitatii lucrarilor , stabilirea parametrilor tehnici de calitate , se elibereaza certificate de calitate pentru produsele livrate. Directorul tehnic se ocupa cu conducerea compartimentului productie , influentand prin deciiziile sale si departamentul resurse umane. Departamentul marketing este condus de un director economic. In componena acestuia sunt cuprinse birourile: Aprovizionare. Acest birou se ocupa cu asigurarea necesarului de materii si materiale auxiliare, studierea ofertelor diferiilor furnizori, luarea deciziilor si ntocmirea contractelor; Biroul este condus de un inginer. Desfacere . Aici se realizeaz contractele cu beneficiari , negocierile de pre , se stabilete termenul de livrare. Depozite . S.C. LACTA SRL dispune de doua depozite frig pentru produsul finit amplasate in zone diferite, prin care se asigura distribuia direct la beneficiar cu un consum constant si permanent in zona . In cadru acestui departament se tine gestiunea stocurilor de produs finit, si materiale auxiliare se nregistreaz intrrile de materiale precum si ieirile(avize de expediie , bonuri de consum etc.) Departamentul resurse umane - Acest compartiment cuprinde doua birouri: a) Birou personal .In acest birou se realizeaz : evidenta personalului angajat; pstrarea si completarea periodica a cartilor de munca; planificarea concediilor; ncadrarea sau eliberarea de personal in funcie de necesitai; in produsele programate a fi realizate, urmarindu-se respectarea documentatiei si a normelor de

26

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

b) Biroul salarizare. In cadrul acestui birou se calculeaz salariile personalului angajat in funcie de fisele de pontaj primite de la pontatorii locurilor de munca. Departamentul este condus de un sef de personal. Activitatea productiv Procesarea Urmrirea materiei prime realizrii parametrilor calitativi Colectarea laptelui materie prim Recepionarea materiei prime la secia de procesare Controlul pe fazele tehnologice Asigurarea condiiilor optime de depozitare cu respectarea meninerii parametrilor calitativi Depozitarea materiei prime n condiii optime Recepionarea materiei prime de la centrele de colectare Transportul materiei prime Prelucrarea materiei prime n produsele programate a fi realizate, cu respectarea documentaieie tehnice i a normelor de consum Repartizarea sarcinilor pe operatori Exploatarea raional a dotrii tehnice a utilajelor i accesoriilor Evidenierea i nregistrarea indicatorilor financiari Evitarea apariiei defectelor de fabricaie Livrarea i facturarea produselor Recoltarea i analizarea parametrilor produselor finite Pregtirea n vederea livrrii

Aprovizionare a cu materii prime

Depozitarea i livrarea produselor finite

Funcia de producie n cadrul unitii are urmtoarele atribute: Elaboreaz programul de producie pe baza prevederilor din contractele ncheiate cu furnizorii i beneficiarii; 27

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Pregatete concret producia, urmrete , realizeaz i raporteaz programul de lucru periodic; Folosete conform normelor capacitiile de productie existente; Coreleaz producia de utiliti i producia auxiliar cu cerinele produciei de baz; Calitatea produsului este in conformitate cu cerinele specificate n tehnologic i cerintele din contract; Organizeaz aprovizionarea ritmic a locurilor de munc cu cele necesare realizrii produselor nominalizate n programul de fabricaie; Gospodarete judicios materiile prime , materialele, combustibilul ,energia, unitaile i toate resursele de care dispune. Organizeaz evidena proprie tehnico-operativ de urmrire i raportare a lucrrilor, conlucrnd cu celelalte compartimente 5. n mod concret managerul stabilete pentru fiecare grup de activiti foemele de control intern menite s limiteze sau s elimine riscurile asociate sub forma : Autocontrolului activitii ; Controlului mutual ; Controlului ierarhic ; Controlului partenerial. documentaia

3.3 Organizarea compartimentului financiar-contabil


Activitatea financiar contabil este organizat pe urmtoarele compartimente: 1. Serviciul financiar; 2. Serviciul contabilitii 3.3.1. Atributiile serviciului financiar Asigur prin planul financiar i de trezorerie fondurile necesare societaii comerciale; Efectueaz calcule de fundamentare privind: producia mrfii vndute i ncasate; veniturile, mijloace circulante; ali indicatori economici si financiari; ntocmeste, cnd este cazul, planul de credite i de cas pe care le depune la banc; Ia msuri mpreun cu seciile societii pentru reducerea costurilor , recalculeaz normativul de mijloace circulante i posibilitatea de mrire a vitezei de rotaie a acestor mijloace; Rspunde de realizarea integral i la timp a planului financiar;
5

Gherasim Mihai , Functiile societatii comerciale

28

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Rspunde de eliminarea imobilizrilor financiare; Asigur plata la termen a sumelor care constitue obligaia societii fa de bugetul de stat i alte obligaii fa de teri; Urmrete i ncaseaz toate facturile pentru produsele i serviciile efectuate; Asigur i rspunde de efectuarea corect i la timp a calculului privind drepturile salariale ale personalului ; ntocmete proiectul planului de finanare creditare a investigaiilor i se ocup de celelalte operaiuni financiare n derularea operaiilor de investiii; ntocmete cu direcia proiectare planul de finanare a programelor de cercetare i proiectare produse noi ,la fel se procedeaz i cu celelalte compartimente; Asigur finanarea valutar pentru operaiunile de export-import i cooperare; ntocmete i rspunde de circulaia n valut a costurilor pentru fiecare produs contractat pentru export i acioneaz pentru obinerea unui beneficiu la fiecare tranzacie comercial; Urmrete primirea n termen a facturilor pentru produsele vndute; Urmrete permanent circulaia documentelor de decontare cu banca,analizeaz lunar facturile nencasate, stabilete msurile corespunztoare pentru a accelera ritmul ncasrilor; Efectueaz decontarea n termen a operaiunilor rezultate din activitatea de comer; 3.3.2. Atribuiile serviciului contabilitate Rspunde de organizarea i funcionarea n bune condiii a contabilitii valorilor patrimoniale; Asigur efectuarea corect i la timp a nregistrrilor contabile privind fondurile fixe, calculul amortizrilor acestora , mijloace circulante , cheltuieli de producie sau circulaie i calculul costurilor , rezultatele financiare; Asigur respectarea cu strictee a prevederilor legale privind nregistrarea patrimoniului i ia msuri legale pentru rentregirea acestuia n cazul n care a fost pgubit; Organizeaz inventarierea periodic a tuturor veniturilor patrimoniale ,urmrete definitivarea , potrivit legii , a rezultatelor inventarierii; ntocmete lunar balana de verificare pentru conturi sintetice i cele analitice i urmrete concordana dintre acestea ; ntocmete situaia principalilor indicatori economico- financiari lunari, bilanurile trimestriale i anuale i coordoneaz ntocmirea raportului explicativ la acestea; 29

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Prezint spre aprobare acionarilor bilanul i raportul explicativ ,particip la analiza rezultatelor economice i financiare pe baza datelor din bilan Particip la organizarea , perfecionarea automatizare a prelucrrii datelor; Execut potrivit legii control financiar preventiv; Relaiile ntre Compartimentul Financiar Contabil, celelalte compartimente si mediul extern se pot concretiza n urmtoarea diagram: i urmrete modul de aducere la ndeplinire a sarcinilor ce i revin din procesul verbal de analiz; sistemului informaional aplic msurile de raionalizare i simplificare a lucrrilor de eviden contabil , de mecanizare i

Compartimentul Producie

Compartimentul Financiar-Contabil

Compartimentul Marketing

Compartimentul Resurse Umane

Costul de producie este trimis ctre Compartimentul Producie; Costul unitar i situaia cheltuielilor cu materialele ctre Compartimentul FinanciarContabil; Informaii despre cost, pre, necesar de materiale transmise ctre Compartimentul Marketing; Situaia vnzrilor trimis ctre contabilitate; Pontaj, nivelul salariilor transmise ctre contabilitate; Cheltuieli salariale transmise ctre Compartimentul Resurse Umane;

Actionari In mediul extern relaia se concretizeaz n diagrama urmtoare: Banca i alte instituii Financiar-bancare 30 Organe fiscale Compartimentul Financiar Contabil

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Predarea unor indicatori economici,n situaia ,n care societatea are de luat sau obine un credit , ctre banc; Situaia disponibilitailor bneti trimis ctre Compartimentul Financiar-Contabil; Informaii privind situaia economico financiar a unitii; Informaii privind impozitul pe profit i bilanul contabil trimise ctre organele fiscale; Activitatea financiar contabil are un rol important n orice societate comercial tocmai prin aceea c evideniaz veniturile din activitatea de baz i alte activiti , evideniaz cheltuielile aferente i reflect gradul de eficien prin contul profit i pierdere. Informaiile provenite din compartimentul financiar-contabil sunt folosite de catre toate celelalte compartimente ale societii precum i de organismele fiscale , de prognoz a statului.Urmtoarea diagram ncearc s reflecte relatiile dintre compartimentul financiar-contabil i utilizatorii interni i externi.

31

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Conducerea altor departamente

Administraia financiar municipal

D.G.F.P.C.F.S.

Conducerea societii

Bncile finanatoare

Aprovizionare

Investitii

Desfacere

Manager

Programare si urmarire productie

COMPARTIMENTUL FINANCIAR CONTABIL C.F.C.

Organizarea productiei

Puncte lucru

C.T.C laborator

Centre de calcul

Banca teritoriala

Transmite bilanurile pentru activitatea proprie i primete indicaii de folosire a documentelor; Transmite propuneri de plan financiar ,plan credite i plan cas , modificri preuri i tarife ,bilanuri contabile i primete indicatori financiari , aprobri i avize. Transmite planurile de control pentru coordonare i rapoartele de activitate i primete indicaii de lucru specifice. Transmite spre aprobare proiectul planului financiar , proiectele planului de credite , modificri de preuri ,informri asupra situaiei financiare i primete avize , aprobri ,indicaii i dispoziii de lucru.

32

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Transmite spre aprobare proiectul planului financiar , proiectele planurilor de credite ,modificri de preuri ,informri asupra situaiei financiare i primeste avize , aprobri ,indicaii i dispozitii de lucru. Transmite propuneri privind introducerea in circuitul economic a srocurilor disponibile i primete situaia stocurilor supernormative, elementele necesare elaborrii planului financiar ,documente de decontare. Transmite propuneri privind reintroducerea n circuitul economic a stocurilor fr desfacere i primete documente de livrare a produselor, date privind stocurile fr desfacere i elemente necesare elaborrii planului financiar. Transmite planul de finanare i creditare a investiiilor i primete lista obiectivelor de investiii. Transnmite planul costurilor i a cheltuielilor administrativ- gospodreti i primete programul de producie valori. Transmite date i analize financiare necesare i primete situaia realizrii produciei fizice. Transmite date financiare pentru fundamentarea unor indicatori i propuneri de teme pentru noi studii i peimete studii de organizare elaborate pentru activitatea financiar ,norme ,protecie. Transmite propuneri pentru exploatarea rationala a dotarii tehnice a utilajelor i creterea eficienei acestora i primete date privind realizarea operativ a produciei. Transmite documentele de eviden pentru activitatea proprie i primete lista obiectivelor de investiii. Transmite date privind contractele efectuate i primete informaii despre disponibilul n cont.

3.4. Indicatori ce stabilesc mrimea ntreprinderii


Pentru a caracteriza unitatea din punct de vedere al dimensiunii economice vom urmrii evoluia urmtorilor indicatori pe o perioad de trei ani: Cifra de afaceri a initii, mrimea activului, numrul mediu al personalului. Cifra de afaceri reprezint volumul total al afacerilor firmei evaluate la preul pieei (vnzarea de mrfuri, produse, prestarea de servicii ,efectuarea de lucrri), ntr-o perioad de timp determinat (nu include veniturile financiarei veniturile excepionale). Reprezint un indicator esenial pentru precizarea locului societii n sectorul de activitate, poziia acestuia pe pia, a capacitii de a lansa i dezvolta activiti profitabile. 33

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Tabelul urmtor prezint valorile acestor indicatori n perioada studiat: Denumire indicatori Mrimea activului (mii lei) Cifra de afaceri (mii lei)
25.000.000,00 20.000.000,00 15.000.000,00 10.000.000,00 5.000.000,00 0,00 Anul 2007 Anul 2008 Anul 2009 Mrimea activului (mii lei) Cifra de afaceri (mii lei)

Anul 2007 1,083,828 4,372,873

Anul 2008 2,589,572 8,978,392

Anul 2009 4.846.570 20,151,626

Analiznd numarul angajailor din unitate precum si cifra de afaceri putem sublinia faptul c S.C. TOCAR PROD SRL Bucureti face parte din categoria intreprinderilor mici i mijlocii cu toate drepturile i obligaiile ce decurg din acest statut. 3.4.1 Analiza structurii capitalurilor proprii la S.C. LACTA SRL GIURGIU n tabelul urmtor vom prezenta structura capitalurilor proprii aa cum rezult din bilanurile societii , att valoric ct i procentual , n perioada 2007-2009. Den. indicator Capital social Rezerve Fonduri Subvenii Total capital propriu Anul 2007 Valoare Procent (mii lei) (%) 106,982 21,396 299,367 0 427,728 25,01 5 69,99 0 100 Anul 2008 Valoare Procent (mii lei) ( %) 335,398 57,885 376,548 5,931 775,762 43,24 7,46 48,55 0,76 100 Anul 2009 Valoare Procent ( mii lei ) (%) 639,428 127,885 1,072,553 20,632 1,860,490 34,37 6,87 57,65 1,11 100

Prezentm grafic variaia nivelului capitalului propriu la S.C. LACTA SRL GURGIU in perioada 2007-2009

34

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

2000000 1800000 1600000 1400000 1200000 1000000 800000 600000 400000 200000 0 anul 2007 anul 2008 anul 2009 Capital social Rezerve Fonduri Subvenii Total

3.4.2. Structura imobilizrilor la S.C. LACTA SRL GIURGIU. Eficiena si viabilitatea unei firme ntr-o economie concurenial sunt asigurate i de msura n care aceasta dispune de un potenial material ai crei parametri tehnici i funcionali, a crei structur corespund noilor exigene ale economiei de pia. Structura imobilizrilor , aa cum rezult din documentele de sintez anuale ale societii sunt prezentate n tabelul urmtor: Categorie de imobilizri Necorp. Corporale Financiare Total Anul 2007 Valoric Procent (mii lei) ( %) 0 0 512,289 99,52 2,441 0,48 514,730 100 Anul 2008 Valoric Procent (mii lei ) (%) 902 0,1 927,778 99,53 3,485 0,38 932,165 100 Anul 2009 Valoric Procent (mii lei) (%) 519 0,03 1,616,726 97,18 46,485 2,79 1,663,730 100

Prezentm grafic variaia nivelului imobilizrilor n perioada 2007-2009;


10000

1000 Necorporale 100 Corporale Financiare Total 10

1 anul 2007 anul 2008 anul 2009

35

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Menionm c datele prezentate n tabel, n baza crora s-a trasat graficul de mai sus nu sunt actualizate cu indicii de inflaie corespunzatori perioadei 2007-2009. Analiznd valorile procentuale prezentate in tabel, ce reprezint procentul din totalul imobilizrilor, care aparine fiecrei categorii de imobilizri putem concluziona maxim o dein imobilizrile corporale (aproximativ 98%). 3.4.3 Caracterizarea unitii prin prisma rentabilitii Exprimarea relativ a nivelului de rentabilitate ,completeaz diagnosticul prin capacitatea informaional a indicatorilor respectivi. Teoria i practica economic operez cu mai multe forme de exprimare a rentabilitii. Fiecare indicator are o putere informaional proprie, mdeplinind o funcie specific n activitatea proprie de gestionare a capitalului. a) Rata rentabilitii veniturilor (Rv): Rv =P/V *100 unde: P = profitul inaintea impozitrii V =veniturile totale aferente perioadei Prin coninut caracterizeaz eficiena ntregii activitii a societii n cursul exerciiului. b) Rata rentabilitii economice a activului (Ra), caracterizeaz eficiena elementelor materiale angajate n activitatea firmei. Se calculeaz conform relaiei: Ra = P/A * 100 unde : P = profitul naintea impozitrii A = totalul activului (imobiliz.+circulante) n acelai context se definete i viteza de rotaie a activului , ca raport ntre veniturile totale aferente perioadei i totalul activului. v = V/A, unde marimile V i A au semnificaiile de mai sus. O alt categorie de indicatori ai rentabilitii vizeaz eficiena capitalului investit , respectiv utilizat. c) Rata rentabilitii financiare a capitalului propriu (Rf), definit ca raportul procentual bntre profitul net i capitalul propriu. d) Rata rentabilitii financiare a capitalului permanent, denumit i rentabilitate economic (Re) , definit ca raport ntre profitul brut i capitalul permanent. Capitalul permanent = capital propriu + capitalurile mprumutate pe termen lung i mediu. c ponderea

36

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

3.5. Metodologii de exercitare a controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA S.R.L.
3.5.1. Modaliti de exercitare a controlului financiar intern S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU nu are n structura sa organizatoric un compartiment de control financiar intern distinct. Acest gen de control se exercit prin intermediul unor echipe formate din propriii salariai care aparin compartimentului financiar contabil. Metodologia de exercitare a controlului financiar intern este o metodologie complex care se mpletete cu aspectele organizatorice, dar i cu sarcinile de valorificare a constatrilor i concluziilor. Privit n ansamblul ei, n societatea analizat, aciunea de control financiar intern parcurge cateva etape sau faze distincte: pregtirea aciunii de control financiar intern; organizarea muncii la locul verificrii; verificarea propriu zis; ntocmirea i perfectarea documentelor de control; valorificarea rezultatelor controlului; controlul ndeplinirii msurilor stabilite n urma verificrii. Coninutul acestor etape i sarcinile specifice lor sunt influenate de natura activitii de verificare, de mrimea unitii, de structura organizatoric precum i de natura obiectivelor i conpetenelor controlului. 3.5.3. Pregtirea aciunii de control financiar intern n S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU acest lucru revine ca sarcin unitii i const n principal n alegerea momentului i duratei controlului, desemnarea persoanelor care vor face verificarea i eventual instruirea acestora. Pregtirea aciunii de control financiar intern presupune mai nti o documentare asupra organizrii i desfurrii activitii n sectorul supus verificrii. n funcie de coninutul activitii i de sarcinile ce vor reveni echipelor de control se trece la desemnarea persoanelor care vor intra n componena acestora. Echipele desemnate pot fi intruite prin prezentarea unor referate, lecii de sintez, studiul actelor normative, ntocmirea unor ndrumare cu problemele de urmrit. n unitatea studiat, asemenea instructaje se finalizeaz printr-o seminarizare pentru a se vedea n ce msur organele de control i-au nsuit problemele de fond i dac cunosc sarcinile concrete care le revin.

37

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Societatea a mai organizat si schimburi de experien care au fost nsoite i de ndrumarea echipelor de control. Organele de control desemnate vor studia actele de control ntocmite cu ocazia verificrilor anterioare, ultimul bilan contabil, coresponden cu unitile verificate. n legtur cu alegerea momentului i duratei controlului trebuie evitate perioadele de verificare n activitatea societii, iar durata aciunii trebuie limitat la strictul necesar. 3.5.4. Organizarea muncii la locul verificrii Aceast etap ncepe cu prezentarea organelor de control, la compartimentul supus verificrii. Pentru nceput se ia legtura cu conducerea compartimentului n cadrul aa-zisului protocol de prezentare care presupune prezentarea documentelor de mputernicire, prezentarea scopului controlului, obinerea onor prime informaii privind activitatea compartimentului i solicitarea sprijinului necesar n realizarea misiunii. Pentru prentmpinarea oricror posibiliti de acoperire a unor eventuale nereguli, dac obiectivele organelor de control fac necesar i oportun o asemenea operaiune imediat dup vizita de protocol se trece la verificarea inopinat a numerarului i a celorlalte valori din caserie, a titlurilor deinute precum i a valorilor materiale care necesit controlul inopinat. Dup controlul inopinat organele de control pot proceda la o documentare detaliat asupra organizrii i desfurrii activitilor n compartimentul analizat. n acest scop se pot vizita seciile de producie, se analizeaz procesele tehnologice, se cerceteaz modul de ntocmire i de circulaie a documentelor justificative, se verific modul concret de organizare a evidenei tehnice aplicative i eventual a contabilitii. n acelai timp se studiaz legturile dintre compartimente. De asemenea pot fi obinute unele informaii de la personalul compartimentului, informaii care privesc greutile ntmpinate, lipsurile semnalate, cauzele unor fenomene. Pot fi avute n vedere observaii sau recomandri de la organele superioare ale societii sau pot fi analizate unele sesizri i reclamaii ale salariailor. Dup ce s-au documentat n suficient msur, organele de control financiar intern ntocmesc un plan detaliat de verificare, axat pe realitile din compartiment, i corelat cu obiectivele urmrite i cu sarcinile ce le au organele de control. n aceste planuri se vor include obiectivele de verificat, timpul afectat fiecrui obiectiv i perioada n care urmeaz a fi controlat. n cazul abordrii selective a unora dintre elementele controlului se vor face obligatoriu toate precizrile necesare n planul detaliat, incluzndu-se cu exactitate obiectivele analitice, subunitile sau gestiunile, perioada pentru care verificarea se face prin sondaj. 38

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Aceast etap va cuprinde i stabilirea de comun acord cu conducerea unitii a modalitilor de atragere a unor salariai n munca de control, respectiv n formarea unor echipe sau comisii mixte. 3.5.5. Verificarea propriu-zis Aceasta este o etapa de baz ce mbrac dou forme : Forma unei verificri faptice Forma unei verificri documentare. Din punct de vedere al organizrii i desfurrii propriu zis trebuie s respecte cel puin trei reguli: a) Verificarea obiectivelor nscrise n plan trebuie s se mpleteasc obligatoriu cu respectarea modului n care compartimentul controlat a dus la ndeplinirea msurilor stabilite n urma aciunilor precedente de control. Accentul principal se pune pe : Respectarea disciplinei fiscale; Lichidarea datoriilor i creanelor; Recuperarea pagubelor suferite. b) Sunt vizate sursele de informare. n cazul n care documentele existente nu permit organului de control s verifice i s clasifice toate aspectele, acesta poate solicita compartimentului de resort ntocmirea unor situaii, extrase de date, calcule analitice, note de justificare. Se recomand ca organul de control s limiteze asemenea sesizri la strictul necesar. c) Tebuie avute n vedere raporturile organelor de control financiar intern cu reprezentanii compartimentului de controlat. Ca regul general, organele de control vor menine un contact permanent cu factorii de rspundere din societate n scopul cunoaterii eventualelor obieciuni asupra constatrilor, concluziilor pariale, iar n asemenea cazuri problemele respective vor fi reanalizate cu toat rspunderea, precum i n scopul adoptrii operative a msurilor ce se impun. De asemenea, pentru a fi la curent cu cele mai actuale probleme ce frmnt compartimentul controlat, organele de control financiar particip la: Consftuiri de producie; edine de analiz; Alte manifestri similare. Pe de alt parte, din punct de vedere metodologic, etapa verificrii propriu-zise trebuie s satisfac obligatoriu alte trei cerine eseniale:

39

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

a) Aprecierea oricrei activiti, operaiuni, fapte, fenomene economice trebuie s se fac n spiritul unei depline obiectiviti, innd cont de prevederile actelor normative n vigoare i numai pe baz de documente sau de constatri autentice. b) n examinarea diferitelor fenomene/procese cu caracter economico-financiar trebuie avute n vedere interdependenele dintre acestea, pentru aprecierea mai just: A cauzelor generatoare de deficiene; A mprejurrilor n care se produc deficienele; Pentru evaluarea mai realist a consecinelor lor. c) Orice echip de control financiar intern s desfoare o munc armonioas, n sens c fiecare conpartiment are mai nti obligaia s ndeplineasc exemplar sarcinile directe care i revin, iar periodic s informeze pe eful echipei i pe coleg asupra constatrilor fcute n domeniul su. Mai mult, membrii echipei de control financiar intern trebuie s se ntruneasc periodic, n mod organizat n scopul: Confruntrii opiniilor; Informarea reciproc; Adoptarea n comun a msurilor preconizate sau mcar a celor mai importante. 3.5.6. ntocmirea i perfectarea documentelor de control Toate constatrile pe care organele de control financiar intern le fac n timpul verificrii se consemneaz n documentele specifice, care trebuie s prezinte, n mod clar, sistematizat i complet realitatea fenomenelor controlate. Actele de control vor cuprinde: Concluziile i aprecierile organelor de control asupra calitii i corectitudinii activitii economico-financiare; Deficienele constatate; Msuri propuse pentru lichidarea lor. Actul de control are un rol important n viaa economic i social a societii. n afar de consecinele lor imediate i directe, ele pot sta la baza unor importante aciuni de natur administrativ i juridic. Aceasta inseamn c informaiile i afirmaiile coninute n actele de control trebuie s fie bine fundamentate, confirmate sau susinute cu documente corespunztoare astfel nct s le fie asigurat o for probatorie de necontestat. Cel mai adesea n cadrul S.C.LACTA S.R.L. GIURGIU, atunci cnd se constat abateri sau deficiene, organele de control stabilesc msuri de remediere obligatorii i aplic sau propun sanciuni mpotriva celor vinovai. 40

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Din punct de vedere al formei, aceste documente trebuie s conin toate elementele de identificare: Numele i funcia organului de control; Data i locul controlului; Compartimentul sau gestiunea controlat; Semnturi autorizate (att ale celor ce controleaz, ct i ale celor controlai). Concluziile de fond vizeaz n principal autenticitatea constatrilor i temeinicia concluziilor. Actele de control vor consemna numai date i fapte rezultate din propriile verificri i care exclud preri preconcepute, subiectivismul, arbitrariul. n S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU se menine regula general prin care actele de control nu se nscriu deficienele sau faptele ilicite constatate de alii i mai ales pentru care s-au luat msuri legale i eficiente nainte de nceperea controlului. Ca principiu, actele de control financiar intern sunt documente bilaterale, ceea ce nseamn c ele se semneaz i trebuie s fie nsoite att de organele de control ct i de reprezentanii compartimentului controlat. Dac conducerea compartimentului controlat are unele obieciuni asupra constatrilor sau concluziilor controlului, acestea vor trebui clarificate i soluionate nainte de semnarea actelor de control. Dac obieciunile se menin n continuare, ele vor fi prezentate n scris n maxim trei zile de la semnarea documentului. Respectivele obieciuni vor fi analizate de ctre organele de control, care i vor formula punctul de vedere legal i fundamentat pe datele din procesul verbal, iar materialul (nota i obieciunile) va fi anexat la actele de control ca parte integrant a acestora. Semnarea actelor de control de ctre reprezentanii compartimentului controlat este o obligaie legal, indiferent dac aceasta se face cu sau fr obieciuni. n caz contrar, organele de control financiar intern vor propune sanciuni. n cazul controlului financiar intern cele mai importante i uzuale documente ce se ntocmesc sunt: Procesul verbal sau nota de constatare; Nota de prezentare; Notele unilaterale. Procesul verbal de verificare sau de control este documentul principal care se ntocmete n toate cazurile n care cenzorii contabili constat existena unor abateri, insuficiene, fapte ilicite. Procesul verbal sistematizat pe capitole, n ordinea celor patru obiective sintetice, prevzute de Normele Ministerului Finanelor (Norme 63,943/1991 aprobat prin H.G. nr. 720/1991). Fiecare 41

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

obiectiv va constitui un capitol distinct, iar eventualele aspecte care nu au un corespondent direct n obiectivele analitice se vor nscrie ntr-un capitol separat la Alte obiective. Revizorii contabili redacteaz procesul verbal pe foi separate, fapt care uureaz delimitarea i buna nelegere a problemelor consemnate. De regule, nu se deschid capitole separate pentru obiectivele la care nu s-au identificat deficiene sau abateri. Pentru a face dovada verificrii lor, organele de control financiar intern nscriu aceste obiective ntr-o anex la procesul verbal, menionndu-se: Operaiunile avute n vedere; Documentele folosite ca suport; Perioada verificat. n ce privete corectitudinea, respectarea realitii i a legalitii acestor obiective, acestea se atest prin semntura organelor de control. Din punct de vedere al formei de prezentare, procesul verbal cuprinde: O parte introductiv care curpinde n principiu date de identificare; O parte de coninut reprezentnd expunerea ordonat i detaliat a tuturor deficienelor. Coninutul procesului verbal respect ordinea succesiv a obiectivelor stabilite prin norme, detaliate i completate de orice societate care are n structura sa compartiment de control. Pentru a uura munca celor care verific actele de control, fiecare deficien trebuie prezentat n proces verbal n mod complet i concludent, menionndu-se n mod obligatoriu elemente cum sunt: Obiectivul verificat cu indicarea corect a: operaiunilor i documentelor controlate; perioada avut n vedere; persoanele care au efectuat controlul; Constatarea sau constatrile considerate drept deficiene, abateri, fapte ilicite, cu indicarea expres a prevederilor legale inclcate i stabilirea exact a consecinelor economicee, financiare, fiscale, patrimoniale. Persoanele fcute rspunztoare i temeiul legal pe care se ntemeiaz aceast rspundere, inclusiv eventualele obieciuni i punctele de vedere ale organelor de control asupra acestora. Msuri luate n timpul controlului i cele care urmeaz a se lua n continuare de ctre unitatea verificat, cu indicarea termenelor i a persoanelor care rspund de ndeplinirea lor. Persoanele considerate vinovate de abaterile consemnate i procesul verbal vor fi ascultate cu privire la faptele reinute n sarcina lor, lucru care se realizeaz mai ales prin note explicative scrise. 42

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Organele de control financiar intern vor verifica apoi aprrile formulate. n caz de imposibilitate/refuz se vor face meniunile corespunztoare n procesul verbal, precizndu-se cauza nendeplinirii acestor msuri obligatorii. Potrivit uzanelor, in controlul financiar intern, persoanele fcute rspunztoare de abateri, fapte ilicite, vor fi solicitate s semneze personal procesul verbal la sfritul constatrilor respective n cadrul capitolului n care se ncadreaz obiectivul controlat. Dac abaterile svrite urmeaz s atrag stabilirea rspunderii penale, procesul verbal va fi obligatoriu semnat i de persoanele care au svrit faptele incriminate. Nota de prezentare nu este un simplu document de nsoire. Ea trebuie s conin i alte aprecieri sau propuneri fa de cele coninute n procesul verbal. Dintre acestea, cele mai frecvente consemnri suplimentare vizeaz aspecte ca: a) Dac unele dintre deficienele semnalate n procesul verbal sunt consecina aplicrii dispozitivelor date sau recomandrilor date de organe sau persoane din afara compartimentului controlat, acestea trebuie nominalizate n nota de prezentare cu detalii necesare cunoaterii exacte a gradului de implicare. b) Dac unele obiective, probleme sau aspecte necesit a fi controlate sau urmrite n continuare, organele de control financiar intern vor face n nota de prezentare propunerile corespunztoare. c) Dac msurile adoptate de conducerea societii nu satisfac exigenele organului de control, nota de prezentare va consemna setul de msuri ce urmeaz a fi luate n continuare. Asemenea msuri privesc n principal aplicarea sanciunilor disciplinare, propuneri de imputare a pagubelor, stabilirea rspunderii penale, comunicri ce urmeaz a fi fcute altor persoane juridice sau fizice. Propunerile organului de control trebuie s fie motivate i realiste, s conin elementele necesare pentru soluionarea practic a problemelor i s se bazeze pe constatrile coninute n procesul verbal de control. n cazul n care organul de control nu mai are de fcut alte propuneri sau aprecieri fa de cele coninute n procesul verbal, nota de prezentare rmne fr obiect, iar ntocmirea ei nu mai este obligatorie. n cazurile n care revizorii contabili nu constat n urma verificrii nici o deficien, abateri sau fapte ilicite, precum i atunci cnd acestea prin volumul i importana lor nu justific ntocmirea unui proces verbal i a notei de prezentare, se va ntocmi o not unilateral. Acest document are rolul de a face dovada efecturii controlului i va consemna obiectivele i documentele verificate, perioadele avute n vedere i principalele constatri fcute.

43

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Procesul verbal de control i nota de prezentare sau nota unilateral, dup caz trebuie nsoite de toate documentele pe care se ntemeiaz concluziile sau care confer realitatea lor. n cazul controlului de gestiune, n categoria acestor documente se cuprind: Notele de constatare; Notele explicative sau declaraiile; Liste de inventariere; Declaraii de gestiune; Angajamente de acoperire a prejudiciilor; Sesizri primite de la diverse persoane fizice sau juridice; Tabele i situaii; Extrase de date. 3.5.7. Valorificarea rezultatelor controlului. Aceast etap se refer n principal la stabilirea msurilor prin care gestiunea controlat urmeaz s remedieze deficienele constatate i s previn repetarea acestora. Funie de moment i de competena adoptrii lor, aceste msuri sunt de mai multe feluri i au reglementri diferite: a) O parte de msuri se iau de ctre organele de control sau conducerea societii verificate chiar n timpul desfurrii actului de control. Aceste msuri se gsesc consemnate distinct n procesul verbal de control. n procesul verbal sau n notele de prezentare vor fi consemnate i acele msuri propuse de organele de control dar pe care unitatea refuz sau ntrzie s le adopte n mod operativ. b) c) Alte msuri sunt cele propuse de organul de control la terminarea operaiei de O categorie distinct de msuri o constituie cele ce depesc competenele de adoptare verificare sau sunt adoptate de conducerea societii pe baza concluziilor finale. att de organele de control ct i de societatea sau compartimentul verificat. Aceste msuri vor fi comunicate n scris organelor de drept. Controlul financiar intern presupune i unele particulariti n ceea ce privete valorificarea rezultatelor controlului. Astfel, pe baza actelor de control ntocmite de revizorii contabili, eful compartimentului de control financiar intern prezint conducerii unitii n care funcioneaz acel compartiment concluziile controlului efectuat mpreun cu msurile ce se propun pentru nlturarea abaterilor i pentru tragerea la rspundere a celor care au svrit nereguli, au produs pagube sau au comis infraciuni.

44

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

Conductorul societii are obligaia ca n cadrul compartimentelor i termenelor stabilite de lege s aplice msurile propuse de lege i ndeosebi aplicarea sanciunilor, recuperarea pagubelor i naintarea dosarelor spre urmrire sau cercetare penal. Neluarea acestor msuri angajeaz propria rspundere a conductorului unitii. De regul, msurile se iau n cel mult trei zile de la data nregistrrii actului de control dac prin lege nu sunt prevzute alte termene. La solicitarea instanelor de judecat, a organelor de procuratur, a poliiei, conductorul unitii va dispune cu prioritate msurile de control gestionar necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infraciuni i clarificarea mprejurrilor care au condus la svrirea unor fapte de natur penal. n cazurile n care conductorul unitii nu ia aceste msuri, eful compartimentului de control trebuie s sesizeze imediat n scris Consiliul de Administraie al societii n care funcioneaz, iar n cazurile ce privesc recuperarea pagubelor vor fi sesizate i organele de control financiar de stat. O important cale de valorificare a rezultatelor controlului o constituie preluarea actelor de control, respectiv a concluziilor finale, la diferite niveluri de reprezentare a societii verificate. 3.5.8. Controlul ndeplinirii msurilor stabilite n urma verificrii. Prezint o etap ulterioar controlului propriu-zis i este necesar deoarece misiunea controlului poate fi considerat ncheiat numai atunci cnd deficienele i neajunsurile au fost definitiv lichidate i s-au luat msurile pentru prentmpinarea repetrilor. Controlul ndeplinirii msurilor dispuse revin societii putndu-se folosi n acest scop diverse mijloace sau ci de realizare. Cel mai adesea societile verificate sunt obligate s trimit organului de control comunicri sau informri privind stadiul realizrii msurilor i eficiena aplicrii acestora. Cu ocazia viitorului control intern efectele actualelor msuri vor fi analizate n paralel cu verificarea obiectivelor din planul detaliat de verificare. Desfurarea operaiunilor propriu-zise de verificare a gestiunilor respect regulile generale ale inventarierii. Se utilizeaz n acest scop tehnici adecvate de constatare faptic, de msurare, evaluare, comparare i calcul n vederea stabilirii exacte a situaiei gestiunilor inventariate. n cazul S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU cea mai frecvent metod de exercitare a controlului financiar intern este inventarierea. Inventarierea de acest gen nu are neaprat o legtur direct cu imaginea fidel a costurilor contabile sau anuale. Asemenea inventarieri poart numele de inventarieri de control i rolul acestora este de a garanta integritatea patrimoniului. Sarcina efecturii inventarierii de control revine cel mai adesea organelor proprii de control de gestiune. Acestea vor prezenta conducerii societii nu numai 45

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

constatrile lor, dar i propuneri care trebuie nregistrate, determinarea prejudiciilor de natura lipsurilor n gestiune i recuperarea acestora. Inventarierea de control nu se suprapune cu inventarierea anual obligatorie. Ea vizeaz n principal excepiile de la regula general a inventarierii o dat pe an precum i situaiile sau cazurile sociale care fac obligatorie inventarierea. Inventarierea reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena tuturor elementelor de activ sau pasiv, fie cantitativ i valoric, fie numai valoric. Regula general stabilete c patrimoniul societii se inventariaz o dat pe an. De la aceast regul general exist o suit de excepii, n sensul c unele elemente sau grupuri de elemente patrimoniale trebuie inventariate la perioade mai mici de timp dect un an, n timp ce alte elemente sau unele gestiuni pot fi inventariate la perioade mai mari de un an. Din posibilitile bneti, cecurile, cambiile, biletele la ordin, precum i celelalte valori din caseria unitii trebuiesc inventariate obligatoriu cel puin o dat pe lun n conformitate cu reglementrile operaiilor de cas. Asemenea obligaii revin n sarcina revizorilor contabili pe timpul efecturii controlului. Decontrile n cadrul grupului, decontrile n cadrul sistemului i cele din operaii din participaie, dar mai ales decontrile n cadrul societii respective ntre unitate i subuniti se inventariaz trimestrial pentru a se putea ntocmi sintezele cerute de finanele publice. Mrfurile i ambalajele din societile comerciale cu amnuntul, inclusiv cele din alimentaia public, nu pot fi tratate n regimul de inventariere anual. Experiena arat c atunci cnd vnzarea se face cu plata direct la vnztor, mrfurile i ambalajele trebuiesc inventariate de 3 ori pe an. Societile comerciale cu activitate sezonier sunt supuse unui regim de inventariere trimestrial i obligatoriu la sfritul perioadei de activitate. Un regim perticular au gestionarea silozurilor de ghea care nu pot fi inventariate pe parcurs. Acestea se controleaz numai scriptic, dup livrarea ntregii cantiti de ghea nsilozat. Produsele n curs de execuie se inventariaz obligatoriu la sfritul fiecrei perioade de gestiune care implic determinarea costurilor sau a rezultatelor din exploatare. Putem asimila aici i imobilizrile n curs de execuie. Alte elemente patrimoniale pot fi inventariate numai scriptic, iar constatarea lor efectiv s se fac la perioade mici. n afar de termenele obligatorii trebuie avute n vedere toate mprejurrile cunoscute sub numele de situaii, cazuri speciale, care fac obligatorie inventarierea unui patrimoniu n ntregul su, a unor elemente patrimoniale, unor gestiuni sau unor pri din acestea. Asemenea cazuri sunt:

46

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

a) Predarea sau primirea unei gestiuni. Este cu desvrire interzis s se fac schimbarea gestionarului fr a avea la baz un inventar i un proces verbal, semnate att de gestionarul care pred ct i de cel care preia gestiunea. b) Ori de cte ori sunt indicii c ntr-o gestiune exist plusuri sau minusuri de inventar a cror mrime efectiv nu poate fi determinat exact dect prin inventariere. c) La cererea organelor de control financiar sau gestionar, a experilor contabili sau altor organe abilitate de lege. d) n cazurile modificrilor de preuri. e) Cu prilejul reorganizrii gestiunii. f) Cu prilejul modificrilor structurale (comasrile, divizrile, dizolvrile de uniti, subuniti sau gestiuni). g) n urma unor calamiti naturale, cazuri fortuite care afecteaz o gestiune sau alte elementee patrimoniale ale societii. n legtur cu periodicitatea operaiei de inventariere de control este necesar i precizarea c la gestiunile nou nfiinate sau care au un gestionar nou se recomand o nou inventariere de control n cel mult patru luni de la intrarea lor n funciune. Elementele patrimoniale ale societii prezint o mare diversitate nu numai sub aspectul coninutului lor material, dar i sub aspectul regimului lor economic i juridic, al destinaiei pe care o au i a rolului pe care l ndeplinesc n cadrul proceselor economice. Cele mai multe dintre acestea sunt bunuri concrete de natura imobilizrilor corporale sau a stocurilor. Alte elemente patrimoniale mbrac forma bneasc, reprezentnd numerar, alte valori de trezorerie sau disponibilitile n contul de la banc. Celelalte componente ale patrimoniului pot reprezenta titluri, drepturi de crean, obligaii, fonduri, finanri. n asemenea condiii, inventarierea de control presupuneadoptarea unor tehnici specifice de lucru adecvatee diferitelor categorii de elemente patrimoniale. Inventarierea de control a activelor imobilizate i a imobilizrilor n curs de execuie este uurat de modul de organizare a evidenei, n sensul c evidena operativ reine pe locuri de folosin, iar fiecare obiect se identific prin numrul sau de inventar. Inventarierea presupune o constataree efectiv la faa locului a fiecrui obiect. Pentru aceasta, fiele mijloacelor fixe ntocmitee pe categorii, predate responsabililor cu mijloacele fixe i completate n cursul anului pe baza documentelor de micare, cuprind la sfritul de an situaia scriptic a gestiunilor. Revizorii ce efectueaz controlul au posibilitatea s confrunte situaia faptic constatat cu situaia scriptic i s determine cu uurin diferenele. Mijloacele fixe, care la data controlului se 47

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

afl n afara societii sau bunurile trimise pentru reparaii se inventariaz de regul nainte de ieirea lor temporar din societate. n comer intervenia unor tehnici specifice de inventariere de control se manifest nc din faza pregtirii i organizrii operaiunii. Astfel, la compartimentele de vnzare cu amnuntul, n categoria lucrrilor de pregtire a inventarierii ce cuprind, pe lng msurile comune tuturor gestiunilor i unele operaii specificecum sunt de exemplu stabilirea ncasrilor din ziua curent, ntocmirea recapitulaiilor pe raioane, stabilirea eventualelor diferene ntre monetar i benzile de control, ntocmirea de ctre gestionari a raportului de gestiune. Pentru realizarea acestei sarcini, revizorii de gestiuni trebuie s asigure mai nti colectarea la caserie a sumelor rezultate din vnzare la toate punctele de desfacere, ntocmirea monetarului casei i totalizarea sumelor nregistrate n aparatele de cas. Dup anularea acestor totaluri i scoaterea benzilor de control, se ntocmesc pe raioane i se stabilesc eventualele diferene valorice. Aceste diferene vor fi menionate n monetar. n continuare, organele de control asist pe gestionar la ntocmirea raportului de gestiune n care vor fi incluse toate documentele de intrare i ieire a mrfurilor, precum i cele privind numerarul depus la caserie, document ntocmit pn n momentul nceperii controlului. Raportul de gestiune se trimite la contabilitate, iar responsabilul inventarului de control ridic tampila i toate documentele existente n gestiuni, inclusiv benzile de control ale aparatelor de cas, documentele ce rmn n pstrarea lui pn la terminarea controlului. Particularitile intervin n legtur cu modul concret de inventariere a unor mrfurii i ndeosebi a produselor alimentare i produselor agricole. n cazul lichidelor trebuie avut n vedere situaia unor produse cu densitate diferit. Pentru buturile inventariate, revizorii au obligaia de a stabili i verifica tria alcoolic, lucru ce se realizeaz prin analize de laborator i prin confruntarea rezultatelor cu meniunile din documentele de primire de la furnizori. Probele de laborator sunt necesare i pentru alte mrfuri alimentare cum sunt cele care prezint indici de alterare, precum i cele care pot fi uor denaturate sau diluate. Regula spune c ori de cte ori revizorii contabili ridic probe pentru analize de laborator, acestea se vor preleva n dublu exemplar, lsndu-se la gestiunea inventariat, n pstrarea gestionarului o contraprob sigilat. Operaiunea de prelevare a probelor se consemneaz obligatoriu n procese verbale distincte. n anumite situaii, tehnicile de inventariere de control sunt influenate de mrimea stocurilor sau de natura ambalajelor. La depozitul de combustibili solizi, dac stocurile sunt mai mici de 50 tone, ele se inventariaz prin cntrire, iar dac sunt mai mari, determinarea cantitii se face prin msurare, cubaj. 48

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

O particularitate n cazul inventarierii gestiunilor de mijloace bneti i alte valori este dat de periodicitatea gestiunii casei ce se verific inopinat, cel puin o dat pe lun de conductorul compartimentului de control financiar intern, de nlocuitorul legal sau de drept al acestuia sau de o alt persoan desemnat n scris de conducerea unitii. Controlul inopinat al caseriei se concretrizeaz ntr-un proces verbal i prin semnarea registrului de cas pe fila cu nregistrarea din ziua controlului. Rezultatul inventarierii se va stabili pe baza datelor nscrise n monetarul casei i n listele de inventariere care consemneaz celelalte valori din caserie. Valorile efectiv inventariate se compar cu soldurile scriptice prin evidena operativ a casierului i cu cele din contabilitate. Controlul integritii mijloacelor bneti este n primul rnd un control faptic bazat pe inventariere. Aceasta nu exclude, ba chiar presupune, mbinarea lui cu verificarea documentar n scopul stabilirii corespondenei soldurilor i a legalitii operaiilor cu numerar.

3.6. Valorificarea rezultatelor actelor de control financiar intern i importana acestora in cadrul SC LACTA SRL
Eficiena sistemului de control const n nsuirea rezultatelor asupra situaiei societii i aplicarea msurilor sugerate, precum i rapiditatea aplicrii lor, depinznd ntr-o mare msur de competena directorului general, ca i a celor care utilizeaz controlul. In cazul S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU valorificarea constatrilor controlului financiar intern are loc conform urmtoarelor proceduri: a) Pe baza actelor de control ntocmite, eful compartimentului de control financiar de gestiune prezint conducerii S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU concluziile controlului efectuat mpreun cu msurile ce se propun a fi luate n continuare, n vederea nlturrii abaterilor i tragerii infraciuni. b) n cadrul competenei i termenelor legale, conducerea societii ia aplicarea intergral i la timp a msuri pentru msurilor propuse, sancionarea persoanelor vinovate, conducerea la rspundere a celor care au svrit nereguli, au produs pagube sau au comis

recuperarea pagubelor i naintarea ctre procuratur a actelor cuprinznd fapte penale. c) La solicitarea instanelor de judecat, organele de procuratur i poliie, unitii dispune cu prioritate msurile de control financiar intern necesare pentru stabilirea prejudiciilor produse prin infraciuni i clarificarea mprejurrilor care au condus la svrirea faptelor penale. Ipotetic vorbind, n situaia n care directorul societii nu ia msurile necesare, eful compartimentului financiar intern sesizeaz, n scris, consiliul de administraie al unitii, iar, n cazurile privind recuperarea pagubelor sesizeaz i Direcia Controlului Financiar de Stat, care n funcie de situaia concret dispune msurile legale ce se impun. 49

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

eful compartimentului controlului financiar de stat intern particip la edinele consiliului de administraie al unitii atunci cnd se dezbat probleme financiare, contabile i de control de gestiune. El informeaz semestrial consiliul de administraie asupra condiiilor n care s-a realizat programul semestrial de control, constatrile fcute i msurile luate i propune luarea de masuri pentru aplicarea riguroas a legislaiei n domeniul financiar contabil, de gestiune i control.

CONCLUZII I PROPUNERI
Referitor la activitatea S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU distingem urmtoarele aspecte sintetizate n categoriile : a) ASPECTE POZITIVE Societatea ocup o poziie dominant pe piaa intern. Aceasta deoarece practic preuri competitive, are o politic bun n selectarea clienilor cu pondere, cei tradiionali, precum i a celor cu capacitate de plat operativ indiferent de natura capitalului. Deoarece dispune de un capital tehnico-industrial relativ mare i de o activitate de dezvoltare i investiii susinut, societatea s-a aliniat la nivelul standardelor de producie occidental prin flexibilitatea produciei, prin integrarea fluxului tehnologic, o bun protecie a muncii i a unui nivel corespunztor de resurse umane (personal stabil cu experien profesional, structurat corespunztor, salarizare optim i conflicte de munc soluionate rapid). Din punct de vedere financiar contabil este de remarcat autonomia financiar i nivelul nalt de utilizare a capitalului, lipsa brevetelor de invenii, asigurarea operativ a necesarului de mijloace circulante. Aceste aspecte sunt corelate cu o situaie juridic clar i cu lipsa litigiilor privid dreptul de proprietate a patrimoniului. b) ASPECTE NEGATIVE Referitor la tranziia actual i lipsa de experien n materie de marketing S.C. LACTA S.R.L. GIURGIU lucreaz de regul pe baz de comenzi i contracte pe termen mediu i mai puin pe termen lung, situaie care nu permite ntocmirea unor programe de lucru de perspectiv. De altfel, aciunea de publicitate este slab, ceea ce lipsete societatea de impunerea pe pia. Notabil este i nivelul tehnic redus al utilajelor i echipamentului din dotare, slaba utilizare a informaiei, uzura fizic i moral a peste 50% din totalul echipamentului i utilizarea ineficient a unor utilaje tehnologice . Personalul indirect productiv este relativ supradimensionat, la care se mai adaug i o slab utilizare a tehnicii de calcul, o motivaie material redus a personalului de conducere datorit inexistenei participaiei la distribuirea profitului. 50

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

De asemenea, se observ lipsa asigurrilor mpotriva incendiilor, calamitilor naturale, lipsa asigurrilor pentru ntreruperea activitii de productie. Aflat nc n faza incipient a liberalizrii, piaa exercita o influenta majora asupra structurii si funcionarii societii . Ca atare, se impune aplicarea de ctre aceasta a unei strategii hotrte de adaptare permanent la modificrile i cerinele pieii. Din analiza diagnosticului au rezultat urmtoarele obiective ce se doresc a fi atinse prin exinderea societii: asigurarea viabilitii i creterii aceasta va ptrunde; accentuarea creterii intensive a societii. Societatea nu necesit restructurri majore, programul de investiii fiind orientat n primul cnd spre creterea productivitii n cadrul societii nu funcioneaz un compartiment distinct de control financiar intern. Acest control se efectueaz prin intermediul personalului propriu aparinnd diferitelor compartimente, ceea ce conduce la anumite neglijene n serviciu. Lipsa responsabilitilor afecteaz n mod vizibil organizarea i exercitarea controlului. Politica preurilor va fi stabilit pe baza unor studii de pia, funcie de cerere, de preurile practicate de concuren, de mrimea costurilor de producie. Aceste studii trebuie s stabileasc gama serviciilor cerute de pia i s determine orientarea activitii firmei spre aceste obiective. Societatea trebuie s-i asigure date comparative despre toi furnizorii de materii prime din zona, n baza crora se ncheie contracte de aprovizionare numai de cei care satisfac cerinele de calitate i de preuri ale beneficiarilor. Rezolvarea problemelor aprute n procesul de producie cu referire mai ales la gestionarea i analiza mijloacelor fixe au fost tot timpul raportate i corectate n funcie de schimbrile intervenite n reglementrile i hotrrile Ministerului Finanelor. Intr-o etap urmtoare, modernizarea i retehnologizarea va avea n vedere toate secvenele procesului tehnologic. Un principiu anglo-saxon privind necesitatea controlului precizeaz c: Oamenii fac ce trebuie s fac atunci cnd tiu c vor fi controlai. Plecnd de la acest principiu, dar si din alte motive, controlul intern a fost si rmne centrul preocuprilor managerilor de la toate nivelurile unei entiti. De-a lungul timpului controlul intern a evoluat n raport de gradul de dezvoltare al culturii organizailor. Pe msur ce s-au amplificat afacerile ntreprinderilor i s-au dispersat centrele de activitate, controlul intern a cptat noi valene att n concept, ct i n coninut. Controlul nu este un scop n sine, ci un mijloc. Astfel, controlul nu este organizat de dragul controlului, ci rolul lui este s confirme ateptrile managementului prin utilizarea unor procedee, 51 economice a societii n mediul n care

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

tehnici i instrumente specifice. n practic, exist i asemenea situaii cnd managerii creeaz structuri complexe, greu de controlat. Pentru realizarea unui control eficient trebuie s se proiecteze structuri simple, descentralizate i flexibile care s nu ngreuneze verificarea i aplicarea procedurilor. Pentru a aduga valoarea i a contribui la mbuntirea eficacitii managementului trebuie s facem recomandri. Nu putem recomanda numai adugarea a nc unui control n plus. Acesta presupune costuri, chiar dac exist riscuri. Trebuie s apreciem dac costul controlului justific costul mecanismului de control. De asemenea, trebuie sa vedem dac controlul este mai mic dect riscurile care pot aprea. Orict de bine ar fi planificat i executat controlul intern nu poate asigura dect o certitudine relativ, deoarece un control intern care ar viza atingerea obiectivelor propuse, n condiii de eficien , ar fi scump i neeconomic. De aceea, controlul intern nu este conceput pentru a garanta succesul organizaiei, ci obiectivul su este relativ rezonabil. Controlul intern este universal. Controlul reprezint nu numai formulare, proceduri, tehnici, programe, instruciuni, calculatoare i manuale de politici, ci i oameni la fiecare nivel al organizaiei. Controlul intern este un proces realizat de ctre personalul de la toate nivelurile, respectiv: consiliul de administraie, conducerea executiv, ntreg personalul. El este efectuat att de managementul de vrf, dar si de managementul de linie, adic responsabilii de compartimente, dar i de toi ceilali oameni. Fiecare membru al entitii este responsabil pentru controlul su intern. Excesul de norme, reguli, proceduri mpiedic realizarea unui control eficient, de aceea consider c este necesar gsirea unui echilibru optim n vederea stabilirii acestora. Astfel, sunt situaii n care se impune reguli precise, clare, stricte, adic un control riguros, spre exemplu, cazul ntreprinderilor aflate n faza de maturitate, dar sunt i situaii n care controlul trebuie s fie mai puin restrictiv pentru a putea permite atingerea obiectivelor care se afl ntr-o faz de cretere. Modul de stabilire al acestor reguli ine, pe de o parte, de stilul de conducere i de capabilitile organelor ierarhice n delegarea responsabilitilor, iar pe de alt parte de nivelul de dezvoltare i de cultur al organizailor. n organizarea controlului intern se impune o mare flexibilitate deoarece nu poi da reguli pentru fiecare situaie ntlnit i, de asemenea, o regul dac nu este de actualitate sau este prea rigid, stagneaz procesul i conduce la ineficacitate. Dup prerea mea o alt component a universalitii controlului intern o constituie faptul c urmare a expansiunilor domeniilor de activitate i a creterii nivelurilor ierarhice, precum i a descentralizrii activitilor pe funciuni, conducerea s-a ndeprtat de executani. n prezent, acionarii i asociaii firmelor se afl n faa pericolului de a nu mai stpni propria afacere, motiv pentru care acetia au acordat mandate de reprezentare unor administratori. Aceast 52

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

extindere a activitilor a condus la extinderea domeniului (legi, reglementri, constrngeri profesionale) care s limiteze pe gestionarul de resurse, managerul, n aciunile sale, dar care s aib drept scop s-l ajute, s-l ghideze i ni n ultimul rnd s-l coordoneze i s-l supervizeze n ndeplinirea corespunztoare a atribuiilor tot mai complexe ce-i revin. n opinia mea, managementul general trebuie s fie un model nu numai prin discursul utilizat, ci i prin comportamentul fa de personal, clieni, furnizori .a. numai ntr-un asemenea mediu controlul intern va funciona, va crete i se va dezvolta n cadrul unei organizaii. n aceste condiii, trebuie s se porneasc de la stabilirea unei politici organizaionale clare, respectiv definirea delegrilor de competen, adaptarea permanent a competenelor salariailor la cerinele posturilor, stabilirea de obiective realiste i realizabile i asigurarea unei gestionri eficiente a resurselor umane i chiar o finanare transparent i la vedere pentru toat lumea. Cnd n cultura unei instituii se constat disfuncii, pe baza crora se evalueaz un mediu slab de control, o condiie pentru reuita controlului intern o reprezint poziia de autoritate pe care acesta trebuie s o aib n organizaii . Mediul de control contribuie la mbuntirea precedurilor de control specifice, ns nu poate prin el nsui, chiar dac este un mediu de control solid, s asigure eficacitatea sistemului de control intern. Persoana responsabil la vrf pentru sistemul de control intern din cadrul entitii trebuie s-i organizeze controlul intern , iar oameni care sunt parte din acest sistem i vor oferi feed- back ul sistemului dac acesta funcioneaz bine , ceea ce se va realiza prin adrese i rapoarte scrise. n consecin , un control intern trebuie s priveasc la lumea nconjurtoare , s aib semnale de jos i din afar , s-i cunoasc obiectivele care trebuie actualizate periodic i apoi s se organizeze pentru a stpni riscurile. Riscurile majore sunt monitorizate de managerul general , dar cad i n responsabilitatea grupului care trebuie s le gestioneze prin delegarea formal , ceea ce presupune specificarea activitilor care revin mangementului de linie i mijloacele prin care acesta inelege / crede c i le va ndeplini.

53

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

BIBLIOGRAFIE
1. Alexandru Felicia - ''Fiscalitate i preuri n economie'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 2. Alexandru Marian - ''Dubla impunere internaional. Modaliti de evitare'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 3. Allaire Y., Frirotu M., - ''Management strategic. Strategiile succesului n afaceri'', Ed.Economic,Bucureti,1998 4. Bistriceanu Gheorghe, Adochiei M., Negrei E.- ''Finanele agenilor economici'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 5. Bojian Octavian Contabilitatea ntreprinderii Editura Eficient, Bucureti, 1999. 6. Botea Ion P. -'' Metode si tehnici fiscale'', Tipografia Somesul SA, Satu Mare, 1999 7. Boulescu Mircea - ''Auditul financiar, reorganizarea judiciar i lichidarea societilor comerciale'' Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 8. Boulescu Mircea - ''Curtea de Conturi tradiie i actualitate'', Expertconsult, Bucureti, 1993. 9. Boulescu Mircea - ''Management financiar-contabil'', Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 10. Boulescu Mircea, Bianca Preda, Corneliu Brnea - Expertiza contabil i audit financiar contabil Aplicaii i studii de caz, Editura Fundatiei Romania de Maine, Bucuresti 2001 11. Corduneanu Carmen ''Sistemul fiscal n tiina tiinelor'', Ed. Codecs, Bucuresti, 1998 12. Crciun tefan - ''Controlul i auditul financiar. Expertiza contabil'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 13. Dan Drosu Saguna ''Drept financiar si fiscal'', Ed.Eminescu, Bucuresti, 2000 14. Dumitru Marin, Haiduc Lcrmioara, Preda Bianca, Ionescu Eduard - ''Preuri i concuren'', Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 15. Dumitru Marin, Haiduc Lcrmioara, Preda Bianca, Ionescu Eduard - ''Impozitul pe venitul global'', Editura Fundaiei ROMNIA DE MINE, Bucureti, 2002 16. Hoan Nicolae - ''Evaziunea Fiscal'', Ed. Tribuna Economica, Bucuresti, 2002 17. Ionescu Luminia - ''Controlul i implicaiile economice, financiare i fiscale ale impozitelor indirecte'', Ed. Economic, Bucureti, 2003 18. Juravle Vasile, Vintil Georgeta - ''Metode si tehnici fiscale'', Ed. Rolcris, Bucuresti, 2000 19. Moteanu Roxana - " Obligaii fiscale ale agenilor economici", Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2004 20. Moteanu Tatiana -."Buget i trezorerie public, Editura Didactic i Pedagogic, Bucureti, 2003 21. Popeang Petre - ''Organizarea si exercitarea controlului financiar contabil'', Ed. Fundatiei Romania de Maine, Bucureti, 2003 22. Ristea Mihai Contabilitatea ntre fiscal i gestionar, Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2002. 23. aguna Dan Drosu, Iliescu Sava ''Procedura Fiscala'', Ed. Oscar Print, Bucuresti, 2003 54

Organizarea si exercitarea controlului financiar intern in cadrul S.C. LACTA SRL Giurgiu

55