GUA TCNICA PARA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

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NDICE
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Pg.

I. Introduccin 3 II. Propsito de la gua tcnica.. 5 III. Caractersticas del manual de organizacin.. 7
1. 2. 3. 4. 5. 6. Definicin. Objetivo del manual de organizacin.. Base normativa que sustenta su elaboracin Ventajas... Responsables de elaborar el manual de organizacin. Causas que originan su revisin y actualizacin

IV. Lineamientos para la elaboracin y actualizacin de los manuales de organizacin. V. Elementos que integran el manual de organizacin

VII. Recomendaciones generales.... VIII. Proceso para la elaboracin de manuales de organizacin.

1. Elementos de identificacin.. 2. Elementos de contenido a) Cartula o portada del manual.... b) Hoja de edicin del manual............................ c) ndice d) Presentacin e) Antecedentes histricos. f) Marco jurdico.. - Base legal.. - Atribuciones.. - Objetivo general.. g) Estructura orgnica h) Organigrama i) Objetivo de las reas administrativas.. j) Funciones de las reas administrativas.. k) Directorio. l) Validacin. m) Hoja de actualizacin.. VI. Verbos comunes para indicar funciones 1. Planeacin del trabajo 2. Organizacin del trabajo 3. Recopilacin de informacin. 4. Anlisis de la Informacin. 5. Integracin de los apartados del manual 6. Elaboracin del anteproyecto 7. Revisin y adecuacin del anteproyecto. 8. Integracin y validacin del manual 9. Publicacin del manual.. 10. Divulgacin del manual.. 11. Revisin y actualizacin del manual.

IX. Procedimiento de la UIPPE para coordinar la revisin e integracin de manuales de organizacin 35 X. Glosario de trminos 40 XI. Bibliografa.. 42

8 8 8 9 9 9 10 12 13 13 14 15 16 16 17 18 18 19 20 21 22 23 23 25 25 25 26 28 30 31 31 31 32 32 32 33 33 33 33 33

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I INTRODUCCIN

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I. INTRODUCCIN
La presente gua contiene la informacin bsica necesaria, aplicable al proceso para la elaboracin, o actualizacin en su caso, de los manuales de organizacin. Se emite con la finalidad de servir de orientacin y gua, a quienes tienen bajo su responsabilidad, al interior de las dependencias, unidades administrativas u organismos pblicos descentralizados que integran la administracin pblica municipal de Toluca, la elaboracin de dichos manuales, donde adems la revisin y actualizacin de stos, deber realizarse cada vez que se susciten cambios en la estructura normativa y funcional del aparato gubernamental. El manual de organizacin tiene por objeto integrar en un solo documento, la informacin y funciones de las dependencias, unidades administrativas u organismos pblicos descentralizados; lo que lo constituye en instrumento de consulta permanente. A la vez proporciona un esquema funcional, til para realizar estudios de creacin y/o modificacin orgnica administrativa. Es un instrumento especialmente til para el personal de nuevo ingreso a efecto de que se introduzca en el mbito de las responsabilidades y trabajos que se le asignan y al conocimiento de toda la dependencia o unidad administrativa; as mismo el manual de organizacin delimita las funciones derivadas de la divisin y departamentalizacin del trabajo que traduce las atribuciones que le confiere el instrumento jurdico de su creacin en actividades concretas.

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II PROPSITO DE LA GUA TCNICA

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II. PROPSITO DE LA GUA TCNICA

Pretende ser un instrumento de control organizacional que sirva a las dependencias, unidades administrativas u organismos pblicos descentralizados que conforman la administracin pblica municipal de Toluca, para mayor eficacia en la elaboracin de sus manuales de organizacin; lo anterior con base en los lineamientos normativos, administrativos y tcnicos que en la misma gua se manifiestan, garantizando de esta manera un adecuado proceso en la integracin organizacional a travs de criterios uniformes que permitan sistematizar la informacin contenida en los mismos. De la misma forma se debe tomar en consideracin que esta herramienta es esencial para establecer un modelo acorde a las necesidades particulares del Municipio de Toluca, y elemento necesario para dar cumplimiento al Plan de Desarrollo Municipal. Esta gua tcnica proporciona a los servidores pblicos municipales la metodologa necesaria para crear los manuales de organizacin de una manera sencilla, coherente y uniforme.

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III CARACTERSTICAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

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III.

CARACTERSTICAS DEL MANUAL DE ORGANIZACIN

1. Definicin. El manual de organizacin es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin relativa al marco jurdico, atribuciones, historia, organizacin, objetivo y funciones de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados. Se constituye en un instrumento de apoyo administrativo, que describe las relaciones orgnicas que se dan entre las unidades administrativas. 2. Objetivo del manual de organizacin. Proporcionar en forma ordenada, la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de las unidades administrativas como una referencia obligada para lograr el ptimo aprovechamiento de los recursos humanos, materiales y financieros, atendiendo a criterios de innovacin, eficiencia, productividad y calidad. 3. Base Normativa que sustenta su elaboracin. Ley Orgnica Municipal del Estado de Mxico. Articulo 31. Fraccin I, Son atribuciones del los Ayuntamientos I. Expedir y reformar el Bando municipal, as como los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas de observancia general dentro del territorio del municipio, que sean necesarios para la organizacin, prestacin de servicios pblicos y, en general, para el cumplimiento de sus atribuciones. Artculo 162, El Bando Municipal, regular al menos lo siguiente: I. Nombre y escudo del municipio II. Territorio y organizacin territorial y administrativa del municipio III. Poblacin del municipio IV. Gobierno municipal, autoridades y organismos auxiliares del ayuntamiento V. Servicios pblicos municipales VI. Desarrollo econmico y bienestar social VII. Proteccin ecolgica y mejoramiento del medio ambiente VIII. Actividad industrial, comercial y de servicios a cargo de particulares IX. Infracciones, sanciones y recursos X. Las dems que se estimen necesarias Artculo 164. Los ayuntamientos podrn expedir los reglamentos, circulares y disposiciones administrativas que regulen el rgimen de las diversas esferas de competencia municipal. Artculo 165. Los bandos, sus reformas y adiciones, as como los reglamentos municipales debern promulgarse estableciendo su obligatoriedad y vigencia y darse a la publicidad en la Gaceta Municipal y en los medios que se estime conveniente. Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico y Municipios. Artculo 7. Fraccin IV, Son sujetos obligados, los ayuntamientos, las dependencias y entidades de la administracin pblica municipal.

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Artculo 12. Fraccin I, Los sujetos obligados debern tener en medio impreso o electrnico de manera permanente y actualizada de forma sencilla, precisa y entendible para los particulares las leyes, reglamentos, decretos, acuerdos, convenios, manuales de organizacin y procedimientos y dems disposiciones en las que se establezca el marco jurdico de actuacin. Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Mxico Artculo 2.2. Los sujetos obligados al modificar sus estructuras orgnicas se ajustarn a los trminos de la ley. Tratndose de la creacin de nuevas unidades administrativas, stas tendrn un plazo de seis meses contados a partir de la fecha en que stas, formal y legalmente inicien funciones para cumplir con las obligaciones establecidas en la ley, el reglamento y dems disposiciones aplicables. 4. Ventajas: El manual de organizacin presenta una visin clara en la organizacin que llevan a cabo las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados del municipio de Toluca. Precisa las funciones encomendadas a las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados para evitar duplicidad y detectar omisiones deslindado responsabilidades. Colabora en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al personal, proporcionando un ptimo desarrollo. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecucin de las funciones, evitando la duplicidad. Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa. Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas de la administracin pblica municipal. Facilita el logro de objetivos contenidos en el Plan de Desarrollo Municipal. Es un instrumento que establece los lineamientos normativos, tcnicos y administrativos en el funcionamiento de la administracin pblica municipal de Toluca. 5. Responsables de elaborar el manual de organizacin. Las dependencias, unidades administrativas y los organismos pblicos descentralizados que conforman el H. Ayuntamiento de Toluca, estn obligados a elaborar y mantener actualizados sus manuales de organizacin. 6. Causas que originan su revisin y actualizacin. La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organizacin, surge al modificarse las tareas al interior de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados, que originen cambios en sus funciones, atribuciones y estructura. En ese sentido, los titulares de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados debern informar oportunamente a los responsables de elaborar el manual de organizacin, sobre todo cambio efectuado a las actividades, responsabilidades y prestacin del servicio con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes.

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IV LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

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IV.

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Unidad de Informacin Planeacin Programacin y Evaluacin. El titular de la UIPPE solicitar a los titulares de las direcciones generales de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados del H. Ayuntamiento de Toluca, la integracin de los manuales de organizacin, fundamentando legalmente la responsabilidad que recae en las reas y precisando los tiempos que para este fin se establecen en la propia norma sobre el trabajo a desarrollar, as como los tiempos que se tienen para la elaboracin de los manuales de organizacin a fin dar respuesta oportuna a la C. Presidenta Municipal y dar cumplimiento a la normatividad. Dependencias unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados del H. Ayuntamiento de Toluca. Los titulares de las dependencias, unidades administrativas y los organismos pblicos descentralizados designarn a un servidor pblico como enlace ante la Subdireccin de Innovacin y Calidad, la cual debe contar con los conocimientos necesarios para analizar y revisar el trabajo que presenten sus reas internas, con el objeto que pueda ser examinada la informacin antes de presentarla a la UIPPE y agilizar de manera ptima el desarrollo de los manuales de organizacin. Subdirector de Innovacin y Calidad. Designar al personal que lleve a cabo la revisin de los manuales de organizacin de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados que conforman el H. Ayuntamiento de Toluca, estableciendo los tiempos necesarios para alcanzar a la brevedad las metas y concluir oportunamente el trabajo. El personal asignado deber explicar al personal de enlace los requerimientos necesarios sobre la integracin, forma y contenido que se deben seguir para realizar los manuales de organizacin. El personal de esta subdireccin analizar con detenimiento los manuales de organizacin con el objeto de enriquecer su contenido revisando que su lenguaje sea claro y congruente a las funciones a desempear, informando al enlace cualquier necesidad de cambio y ponerlo a su consideracin. Al concluir la revisin de los manuales se enviar la informacin al enlace, y este a su vez la turnar a cada rea para su validacin, haciendo las observaciones pertinentes para su impresin final para posteriormente, recabar las firmas de los titulares de las dependencias, unidades administrativas u organismos que conforman el H. Ayuntamiento de Toluca y pueda ser presentada a la C. Presidenta Municipal para su posterior publicacin.

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V ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIN

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V. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIN

Los elementos que integran el manual de organizacin son de identificacin y de contenido. 1. ELEMENTOS DE IDENTIFICACIN. A fin de lograr una uniformidad en las caractersticas de los manuales de organizacin, se debe tomar en consideracin los siguientes elementos de forma: FUENTE: Se aplicar la denominada Tahoma, tamao 10, con excepcin de los ttulos y subttulos los cuales sern en Tahoma, tamao 11 con negritas. MARGENES: Normal Superior 2.5 cm Inferior 2.5 cm Izquierdo 2.0 cm Derecho 1.5 cm ORIENTACIN: Vertical TAMAO DE LA HOJA: Carta 2. ELEMENTOS DE CONTENIDO. En este apartado, se presentan de manera sinttica y ordenada, los captulos que constituyen el manual o los ttulos que comprende. A efecto de uniformar la presentacin de estos documentos, es importante y necesario seguir el orden que se describe a continuacin: a) b) c) d) e) f) Cartula o portada Hoja de edicin ndice Presentacin Antecedentes histricos Marco jurdico -Base legal -Atribuciones -Objetivo general g) Estructura orgnica h) Organigrama i) Objetivo de las reas administrativas j) Funciones de las reas administrativas k) Directorio l) Validacin m) Hoja de actualizacin

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a) CARTULA O PORTADA DEL MANUAL. Es la parte del documento en la cual se dan a conocer los datos ms elementales de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado como son: Escudo del H. Ayuntamiento de Toluca. Nombre de la dependencia a la que se refiere el manual. Logotipo de la administracin del gobierno municipal actual. Titulo del documento. Fecha de elaboracin.

Ejemplo:

Febrero de 2011

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b) HOJA DE EDICIN DEL MANUAL. En dicha pgina se anotar en la parte inferior los siguientes datos: Nombre del ayuntamiento y periodo de gobierno. Nombre de la unidad que edita el documento. Domicilio y telfono de la unidad que edita el documento. Nombre de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, que elabora el manual. Fecha de edicin del manual. Lugar de impresin. Nota de derechos reservados. EJEMPLO:

H Ayuntamiento de Toluca, 2009-2012. Unidad de Informacin, Planeacin, Programacin y Evaluacin Subdireccin de Innovacin y Calidad. Av. Independencia Pte. No. 207. Palacio Municipal. Telfonos: 2761900 Ext. 347. Unidad de Informacin, Planeacin, Programacin y evaluacin. Marzo de 2011 Impreso y hecho en Toluca, Mxico. La reproduccin total o parcial de este documento se autorizara siempre y cuando se de el crdito correspondiente a la fuente.

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c) NDICE. Es la parte del documento que contiene de manera ordenada los captulos, apartados, o incisos correspondientes, as como el nmero de pgina, en la cual se encuentra dicha informacin con el objeto de identificar rpidamente y de manera prctica, la informacin deseada dentro de la gua tcnica. d) PRESENTACIN. Se refiere a la narracin que el titular de la dependencia, unidad administrativa u organismo pbico descentralizado dirige al lector, sobre el contenido del documento, de su utilidad y de los fines y propsitos generales que se pretenden cumplir a travs de l. Ejemplo:

I. PRESENTACIN El municipio es la entidad administrativa ms cercana a la sociedad y por ello se convierte en el enlace principal con la ciudadana para que los objetivos, planes, programas y proyectos se conviertan en acciones y resultados concretos, que sirvan para satisfacer las demandas primordiales de la poblacin y elevar as su calidad de vida. Esto conlleva a elaborar las herramientas necesarias para darle a la administracin pblica municipal el impulso en el desempeo de sus labores, mejorando as, la eficiencia de su gestin. En ese sentido, la Unidad de Informacin, Planeacin, Programacin y Evaluacin (UIPPE), a travs de la Subdireccin de Innovacin y Calidad, presenta el Manual de Organizacin del Organismo Pblico Descentralizado por servicio de carcter Municipal denominado Agua y Saneamiento de Toluca, con la finalidad de proporcionar una visin conjunta del Organismo, precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones, coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas y propiciar la uniformidad en el trabajo, facilitar el reclutamiento y seleccin de personal, orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporacin a las distintas unidades administrativas, propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales, as como guiar el desempeo de las actividades cotidianas de los servidores pblicos en un marco de orden. El presente manual contiene la base legal que norma la actuacin del Organismo Pblico Descentralizado por servicio de carcter Municipal denominado Agua y Saneamiento de Toluca, as mismo tiene como objetivo ser una herramienta o instrumento de consulta permanente, que permita describir la estructura organizacional, funciones y reas administrativas que lo conforman, describiendo las tareas especficas, responsabilidades y la autoridad asignada a cada miembro que lo integra.

Nota: La informacin reunida en este documento describe las funciones que se realizan en cada puesto. Sin embargo no marcan una limitante de las responsabilidades para el que las desempea en su rea de trabajo.

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e) ANTECEDENTES HISTRICOS. Este apartado se refiere a una descripcin del origen, antecedentes o hechos pasados sobresalientes acerca de la existencia de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado; en la que se mencionan las leyes o decretos que crearon y han modificado los aspectos de su organizacin; este apartado puede suprimirse si la unidad es de creacin reciente, o si la informacin es confusa o de difcil recopilacin o bien si lo citado lleva a imprecisiones. Ejemplo:

II. ANTECEDENTES En el Estado de Mxico la asistencia social ha sido considerada como una forma de contribuir a la proteccin familiar en diferentes aspectos. Los primeros antecedentes registrados en la entidad en materia de asistencia social fueron durante la gestin del Gobernador Jos Vicente Villada, a travs de la creacin del Centro Asistencial llamado La Gota de Leche, mismo que represent un beneficio familiar para la poblacin, debido a que funcionaba como estancia infantil pblica; posteriormente, durante el gobierno del Ing. Salvador Snchez Coln se formaliza la atencin al menor, a la mujer y a la familia, al expedirse el Decreto No. 114, que estableci el Cdigo de Proteccin a la Infancia para el Estado de Mxico, que entre otras disposiciones ordenaba la creacin de la Institucin Protectora de la Infancia; sin embargo, fue hasta la administracin del Dr. Gustavo Baz Prada cuando se incorporaron nuevas acciones en pro de la infancia y la mujer. En 1968 el Gobernador Lic. Juan Fernndez Albarrn expidi el Decreto mediante el cual se publica la Ley sobre Proteccin a la Infancia y a la Integracin Familiar, que sustituy al Cdigo de Proteccin a la Infancia para el Estado de Mxico, a travs del cual se cre el Instituto Mexicano para la Infancia y la Familia. Posteriormente, para fortalecer esta accin el Dr. Jorge Jimnez Cant propuso una iniciativa para modificar varios artculos de la respectiva Ley, pero fue hasta 1977 cuando el Instituto Mexicano para la Infancia y la Familia cambia su denominacin a Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico, de tal manera que las funciones que vena desarrollando se incrementan, en virtud de que se ampli la cobertura de atencin a la familia y a la niez. La operacin del Sistema se realiz a travs de la instrumentacin de distintos programas, los cuales han sido modificados con el trascurso de los aos en su contenido y otros han sido creados para cubrir las necesidades de la poblacin vulnerable, etc.

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f) MARCO JURDICO. En este captulo se relaciona la base legal y los principales ordenamientos jurdicos vigentes que regulan la operacin y funcionamiento de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados en donde se encuentran comprendidas. Base legal. Formalmente, la base legal y los ordenamientos jurdicos debern presentarse de la siguiente forma: De manera enunciativa. Sin incluir textos explicativos adicionales. Se debern ordenar y jerarquizar los documentos jurdicos vigentes, en forma descendente, segn se muestra a continuacin: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico Leyes Cdigos Decretos Convenios Reglamentos Acuerdos Actas Constitutivas Circulares Otros Se deber anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurdicos y administrativos, indicando fecha de publicacin y nmero de Boletn Oficial, en forma cronolgica en cuanto a su aparicin. Cualquier ordenamiento que presente modificaciones posteriores, se integrar cronolgicamente segn su ltima fecha de reforma.

III. MARCO JURDICO Base Legal: A continuacin se describe la base legal que establece la normatividad vigente, a nivel Federal, Estatal y Municipal, respecto de los funcionarios del Sistema Municipal para el Desarrollo Integral de la Familia de Toluca. Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos. Constitucin Poltica del Estado Libre y Soberano de Mxico. Ley Federal del Trabajo. Ley General de Salud. Ley de Asistencia Social del Estado de Mxico, etc.
18 Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado y Municipios.
Gaceta del Gobierno del Estado de Mxico, 11 de septiembre de 1990, sus reformas y adiciones.

Ejemplo:

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Atribuciones. Desde el punto de vista jurdico, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines, se constituyen adems en la facultad de obrar o derecho de hacer, asignada a la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado (Cdigo Reglamentario). Este apartado consiste en una transcripcin textual de las facultades conferidas en la ley, cuando sea el caso del manual de organizacin de una unidad administrativa (Direccin General o equivalente), se transcribirn las atribuciones que le otorga el Cdigo Reglamentario y tratndose de organismos pblicos descentralizados se transcribir lo establecido en el reglamento interior o la ley que los crea, indicndose el artculo correspondiente, o lo especificado en alguna otra normatividad que le resulte aplicable. Si se trata del manual de organizacin de una dependencia, se considerarn las atribuciones conferidas en la ley o decreto de creacin. En cada uno de los casos anteriores debe sealarse el ttulo completo del ordenamiento, artculo y las fracciones correspondientes. Ejemplo:
CONSTITUCIN POLTICA DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE MXICO CAPTULO TERCERO DEL PODER EJECUTIVO SECCIN SEGUNDA DE LAS FACULTADES Y OBLIGACIONES DEL GOBERNADOR DEL ESTADO Artculo 77. Son facultades y obligaciones del Gobernador del Estado: [...] XXIV. Fomentar la organizacin de instituciones para difundir o inculcar entre los habitantes del Estado, hbitos, costumbres o actividades que les permitan mejorar su nivel de vida; [...] LEY QUE CREA A LOS ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS DE ASISTENCIA SOCIAL DE CARCTER MUNICIPAL DENOMINADOS SISTEMAS MUNICIPALES PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA Y SUS REFORMAS CAPTULO PRIMERO CONSTITUCIONES Y FINES Artculo 1. Se crean los Organismos Pblicos Descentralizados, de Asistencia Social, de carcter Municipal, denominados SISTEMAS MUNICIPALES PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA de los Municipios de: ...TOLUCA... [ ... ] Artculo 3. Los Organismos a que se refiere esta Ley, tendrn los siguientes objetivos de asistencia social y beneficio colectivo: I. Asegurar la atencin permanente a la poblacin marginada, brindando servicios integrales de asistencia social, enmarcados dentro de los Programas Bsicos del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Mxico, conforme a las normas establecidas a nivel Nacional y Estatal; II. Promover los mnimos de bienestar social y el desarrollo de la comunidad, para crear mejores condiciones de vida a los habitantes del Municipio; III. Fomentar la educacin escolar y extraescolar e impulsar el sano crecimiento fsico y mental de la niez; IV. Coordinar las actividades que en materia de asistencia social realicen otras instituciones pblicas o privadas en el municipio; V. Impulsar, promover o gestionar la creacin de instituciones o establecimientos de asistencia social, en beneficio de menores en estado de abandono, de senescentes y de discapacitados sin recursos; etc.

Estructura Orgnica

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Objetivo General: Se indicar la descripcin del objetivo usando los verbos en infinitivo. Se describir, en lo posible, en una extensin mxima de doce renglones. Describir el objetivo con base a las atribuciones de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado segn corresponda. Se evitar el uso de adjetivos calificativos. Se evitar subrayar conceptos. El objetivo debe ser evaluado por el titular de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, a fin de que el funcionamiento general de la organizacin se encamine a su consecucin. Ejemplo:
Objetivo General:

Brindar servicios asistenciales a travs de un modelo de intervencin integral, dirigido a los grupos vulnerables del municipio de Toluca, a fin de mejorar las condiciones de vida y generar capital social para la insercin familiar, comunitaria y laboral.

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g)

ESTRUCTURA ORGNICA.

Este apartado, se refiere a la descripcin ordenada por jerarqua de una dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado. Es conveniente codificarla de tal forma que sea posible visualizar grficamente los niveles de jerarqua y las relaciones de dependencia. La descripcin de la estructura orgnica debe corresponder o coincidir con su representacin grfica en el organigrama, tanto en lo referente al ttulo o nominacin de las unidades administrativas como a su nivel jerrquico. Se recomienda no usar las abreviaturas en el nombre de los rganos que conforman la unidad administrativa. Ejemplo:
ESTRUCTURA ORGNICA La estructura orgnica del Organismo Pblico Descentralizado por servicio de carcter Municipal denominado Agua y Saneamiento de Toluca, est conformada por un Consejo Directivo, en titularidad se constituye meramente por el Director General, y de forma descendente se delegan atribuciones hacia tres Direcciones. CONSEJO DIRECTIVO Puesto 1001 Director General 1006 Asesor del Director General 1001 Secretaria Particular del Director General 1002 Subdirector de Asuntos Jurdicos 1002 Jefe del Departamento de Asuntos Jurdicos 1004 Contralor Interno 1004 Jefe del Departamento de Auditora de Obra 1004 Jefe del Departamento de Auditora Financiera 1004 Jefe del Departamento de Auditora Administrativa 1003 Subdirector de Informtica 1003 Jefe del Departamento de Informtica 1005 Subdirector de Control de Gestin 2001 Director de Planeacin 2003 Jefe del Departamento de Factibilidades 2002 Subdirector de Comunicacin Social 2102 Jefe del Departamento de Planes y Programas 2103 Jefe del Departamento de Coordinacin Institucional 2201 Subdirector de Estudios y Proyectos 2202 Jefe del Departamento de Estudios y Proyectos 2203 Jefe del Departamento de Normas y Precios Unitarios 3001 Director de Operacin 3101 Subdirector de Construccin 3102 Jefe del Departamento de Construccin y Supervisin 3201 Subdirector de Mantenimiento 3202 Jefe del Departamento de Lneas de Agua Potable 3203 Jefe del Departamento de Drenaje y Alcantarillado 3301 Subdirector de Operacin, etc.

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h)

ORGANIGRAMA.

Consiste en la representacin grfica de la estructura orgnica y refleja en forma esquemtica, la posicin de los rganos que la conforman, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin y lneas de autoridad y sus respectivas relaciones. Para su diseo se debern considerar los lineamientos establecidos en la gua tcnica para la creacin y/o modificacin de estructuras orgnicas de la administracin pblica municipal de Toluca.

Ejemplo:

ORGANIGRAMA
Junta de Gobierno

Presidencia

Secretara Particular

Unidad de Asistencia Social

Unidad de Comunicacin Social

Direccin General

Secretara Particular

Contralora Interna

Unidad de Informacin, Planeacin y Evaluacin

Unidad de Informtica

Subdireccin de Administracin y Tesorera

Subdireccin de Operacin

Subdireccin de Gestin Social

Departamento de Finanzas

Departamento de Orientacin Familiar

Departamento de Servicios Jurdicos

Departamento de Personal

Departamento de Servicios de Salud y Discapacidad

Departamento de Servicios Educativos

Departamento de Servicios Nutricionales Departamento de Servicios Generales Departamento de Desarrollo Comunitario

Departamento de Adquisiciones

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i)

OBJETIVO DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS.

Se describe el propsito que pretende alcanzar la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, para el cumplimiento de una actividad especfica, se debe tener en cuenta, que en seguida se anotarn las funciones especficas de cada rea. La determinacin del mismo deber ser de forma clara, de redaccin sencilla y en prrafos breves. j) FUNCIONES DE LAS REAS ADMINISTRATIVAS. Constituyen el conjunto de actividades afines, a travs de las cuales se alcanzar el objetivo planteado. Las funciones debern ordenarse de acuerdo a la importancia y naturaleza del rea de que se trate, stas podrn ser: Sustantivas.- Son las que identifican la esencia de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado para el cumplimiento de los objetivos. De apoyo.- Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de las funciones sustantivas, ya que forman parte del proceso administrativo y que por naturaleza tcnico administrativa, son de carcter obligatorio y de aplicacin general por toda organizacin. En el caso del manual de organizacin de una dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado se contemplarn las funciones hasta el nivel de la estructura orgnica considerada en el organigrama. A continuacin se enuncian los lineamientos que debern observarse en la formulacin de funciones: En el caso de las dependencias y unidades administrativas las funciones debern derivarse de las atribuciones legales conferidas en la Cdigo Reglamentario y para los organismos pblicos descentralizados, en la ley o decreto de creacin y su reglamento interior. Las funciones debern de presentarse en forma de relacin y jerarquizadas conforme a su importancia iniciando su descripcin con un verbo en infinitivo. Cuidar que las funciones sean congruentes con el objetivo de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado. Las funciones debern ser afines, compatibles y/o complementarias. Cuando una funcin se desprenda de otra, sta deber ir enseguida; por lo tanto, las funciones se agruparn por afinidad y siguiendo un orden lgico. Cuando una funcin sea de coordinacin entre dos rganos o ms, deber especificarse en cada uno de los rganos. Se procurar que la descripcin de cada funcin no exceda de tres renglones y se considere el orden lgico del proceso administrativo (planear, programar, ejecutar, controlar y evaluar). Se evitar el uso de adjetivos calificativos, as como subrayar conceptos. Evitar que de un puesto de mando dependa otro de igual nivel. Las funciones descritas en el manual, debern ser verificadas por el titular de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado. Al trmino de enunciar las funciones, se deber agregar lo siguiente: "Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia".

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Ejemplo:

1003 OBJETIVO:

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMTICA

Proporcionar soporte tcnico a los equipos de cmputo y telecomunicaciones del organismo. FUNCIONES:

Mantener actualizados los sistemas de cmputo para garantizar la operacin de los mismos. Promover el establecimiento, mantenimiento y funcionalidad de la red de datos. Llevar a cabo la administracin de la red de datos. Mantener actualizado el software con licencias de las oficinas que comprenden el organismo. Promover el mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de cmputo del organismo. Actualizar y renovar los equipos de cmputo, para el buen desarrollo de los sistemas que en ellos se operan. Asesorar y capacitar a los usuarios para el uso de la tecnologa de la informacin. Investigar los nuevos paquetes o software para utilizarlos en caso de que los requiera el organismo. Atender y apoyar a los usuarios en materia de informtica. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al rea de su competencia.

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k) DIRECTORIO. Es el apartado donde se enlista los nombres de los servidores pblicos con niveles de mandos medios y superiores, y nos permite observar el cargo en orden jerrquico contemplado y representado en la estructura del organigrama de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado. l) VALIDACIN. Es la parte donde se recaban en orden jerrquico las firmas de autorizacin del manual de organizacin de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, empezando con la firma de la presidenta municipal, el secretario del ayuntamiento, el director de la dependencia o unidad administrativa y el titular de la UIPPE. Por cuanto hace a los organismos pblicos descentralizados, se recaban las firmas de autorizacin determinadas por su respectivo consejo directivo o la junta de gobierno segn sea el caso. La validacin es la parte ms importante dentro de este anlisis, ya que determina si un documento creado se cie a las caractersticas descritas en el esquema utilizado para su construccin. Controlar el diseo de documentos a travs de esquemas aumenta su grado de fiabilidad, consistencia y precisin, facilitando su intercambio entre aplicaciones y usuarios, se incrementa su funcionalidad y utilidad. m) HOJA DE ACTUALIZACIN. Es la parte donde se registran cada uno de los cambios, correcciones, mejoras, etc. Efectuados en el manual de organizacin, identificando de manera ordenada cada una de las actualizaciones registrando la fecha de las mismas, anotando el tipo de modificacin y detallando la descripcin de la misma. Ejemplo:

FECHA DE ACTUALIZACIN

PGINA ACTUALIZADA

DESCRIPCIN DE LA ACTUALIZACIN

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VI VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES

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VI. VERBOS COMUNES PARA INDICAR FUNCIONES En la siguiente tabla se citan de manera enunciativa, los verbos que se utilizan con mayor frecuencia para indicar las funciones que desarrollan las dependencias, unidades administrativas u organismos pblicos descentralizados, de acuerdo con el nivel jerrquico del puesto. SUPERIOR Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Definir Determinar Dirigir Establecer Evaluar Firmar Organizar Planear Mandos Medios Supervisar Orientar Investigar Participar Proponer Reportar Tramitar Verificar Nivel Operativo Acumular Proponer Almacenar Programar Analizar Proporcionar Calcular Realizar Calificar Recabar Compilar Comprobar Comunicar Consolidar Ejecutar Expedir Girar Informar Iniciar Instalar Obtener Operar Participar Presentar Presupuestar Producir

Administrar Aprobar Asegurar Asignar Analizar Auditar Autorizar Comunicar Consolidar Controlar Coordinar Desarrollar Determinar Disear Distribuir Elaborar Establecer Estandarizar Evaluar Inspeccionar Instalar

Cabe aclarar que la lista no es limitante ni exhaustiva, es solamente una referencia de uso. Sin embargo, estos verbos, se pueden utilizar combinados, de acuerdo con la naturaleza del rgano; por ejemplo. Organizar, evaluar y controlar Organizar y dirigir Integrar y supervisar Integrar y dirigir

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VII RECOMENDACIONES GENERALES

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VII. RECOMENDACIONES GENERALES 1. Para ejercer una mejor funcin de direccin y control por parte de las unidades de mando, se recomienda que stas no tengan ms de 6 reas subordinadas. 2. Una unidad de mando justifica su existencia cuando las funciones asignadas son congruentes con las atribuciones conferidas y cuando depende de sta ms de un rea subordinada. 3. Es conveniente que los manuales de organizacin sean elaborados con la participacin de las unidades que tienen responsabilidad de realizar las funciones. 4. Terminado el manual de organizacin, deber contarse el nmero de pginas que lo integran, y numerar cada pgina. 5. Una vez que cuente con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisin final, a efecto de verificar que la informacin contenida en el mismo sea la necesaria, est completa y corresponda a la realidad, adems de proceder a comprobar que no tenga contradicciones y deficiencias. 6. La cantidad de ejemplares que se reproduzcan, as como la difusin que se haga del manual de organizacin, depender de la determinacin del nmero de funcionarios y empleados que deben de contar con este instrumento. 7. Una vez que el manual de organizacin ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicacin. 8. La utilidad del manual de organizacin radica en la veracidad de la informacin que contiene, por lo que es necesario mantenerlo permanentemente actualizado, a travs de revisiones peridicas, y enviarlo a la Unidad de Informacin Planeacin Programacin y Evaluacin, para que sta valide su actualizacin a travs de la Subdireccin de Innovacin y Calidad. 9. El manual de organizacin deber actualizarse, cuando se presenten modificaciones en las atribuciones, estructura orgnica, funciones o simplemente en la revisin normal y rutinaria, misma que ser cada ao.

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VIII PROCESO PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

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VIII. PROCESO PARA LA ELABORACION DE MANUALES DE ORGANIZACIN 1. Planeacin del trabajo.

Es una de las actividades con las que inicia formalmente la elaboracin de un manual de organizacin, toda vez que mediante este ejercicio se definen de manera congruente y sistemtica las principales tareas que tendrn que realizarse, el tiempo estimado para su ejecucin y los responsables de su desarrollo. Para integrar el plan de trabajo se recomienda hacer uso de una de las tcnicas ms comunes en la integracin de este tipo de instrumentos administrativos: La Grfica de Gantt, tambin conocida como Grfica de Barras, la cual permite representar las actividades a ejecutar y el tiempo en que se llevar a cabo cada una de ellas, o en su caso realizar un programa de actividades y su cronograma correspondiente. 2. Organizacin del trabajo.

Una vez que se ha planeado la elaboracin del manual de organizacin, es necesario organizar el trabajo, con el propsito de optimizar el uso de recursos, eficientar la ejecucin de actividades y cumplir con los objetivos en la forma y tiempo previstos en el cronograma. Es preciso sealar que un manual de organizacin se elabora con la participacin de todas las unidades administrativas que integran una dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, ya que stas son la principal fuente de informacin para definir sus objetivos y funciones. Asimismo, es importante establecer mecanismos de coordinacin que eviten conflictos, duplicidad de esfuerzos o falta de ejecucin de alguna actividad. 3. Recopilacin de informacin.

Esta es una de las actividades ms importantes en el proceso para elaborar un manual de organizacin, la eficacia con que sta se realice determinar la cantidad y calidad de los datos que se obtengan. En la recopilacin de informacin se aplican diferentes tcnicas: investigacin documental, entrevista, cuestionario y observacin directa. Principales aspectos: Se deben tomar en cuenta antecedentes orgnico-funcionales de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, considerando fechas y ordenamientos jurdicos y administrativos de orden federal, estatal y municipal aplicables, a fin de conocer la evolucin y sustento de actuacin de la institucin. Se deben conocer las atribuciones de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, de acuerdo con lo que establece su respectivo ordenamiento jurdico de creacin y otros ordenamientos relacionados con los mismos. Se debe tomar en cuenta la estructura orgnica y codificacin estructural de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, considerando reas staff y oficinas desconcentradas. Se debe tomar en cuenta el objetivo, funciones, actividades, tareas y procedimientos de las unidades administrativas que integran la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado.

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4.

Anlisis de la informacin.

Una vez recabada la informacin ser necesario ordenar los datos obtenidos de acuerdo con el esquema previsto en la presente gua. Ordenar la informacin es una tarea bsica que facilita su anlisis, permite agrupar datos, verificar que la informacin obtenida sea suficiente, depurar los datos que no coincidan y constatar que la informacin cubra la totalidad del esquema del manual. Mediante el anlisis se puede detectar si la informacin obtenida es clara y confiable, si no rene estas caractersticas ser conveniente volver a las tareas de recopilacin de datos. Al respecto, se debe garantizar que antes de iniciar la integracin o redaccin de los apartados del manual se tenga informacin til, a fin de evitar que el documento contenga datos incorrectos que originen confusiones sobre la organizacin y el funcionamiento de una dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado segn sea el caso. 5. Integracin de los apartados del manual.

En esta etapa del proceso se integran o redactan, segn corresponda, los apartados y subapartados del manual de organizacin. Al respecto, existe informacin que dadas sus caractersticas, slo tendr que incluirse en el apartado que le corresponda, ya que no requerir de un anlisis, sntesis o aportacin personal, toda vez que se ha determinado previamente o es parte de un instrumento jurdico o administrativo. La informacin que se obtenga para formular los objetivos y las funciones de las unidades administrativas, requiere de precisin en los datos, a fin de evitar que se genere duplicidad o ausencia en la ejecucin de tareas, incompatibilidad entre atribuciones, funciones y actividades y desarticulacin entre las funciones y los objetivos. En esta etapa es posible integrar los apartados siguientes: Antecedentes Base legal Atribuciones Objetivo general Estructura orgnica Organigrama Objetivo y funciones de las reas 6. Elaboracin del anteproyecto.

Concluido el plazo otorgado a las dependencias, unidades administrativas u organismos pblicos descentralizados para elaborar el apartado o subapartado que les corresponde, el rea responsable de coordinar la elaboracin del manual reunir la informacin generada, a fin de integrar y darle forma al documento, este ejercicio, es para ordenar, vincular y hacer congruentes los apartados con los objetivos del manual. Los responsables de integrar el documento debern verificar que los apartados del manual se hayan elaborado atendiendo los criterios y recomendaciones establecidos en la presente gua tcnica. En caso de que existan errores de forma, stos podrn ser corregidos por el rea que integra el manual.

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Al finalizar la integracin de los apartados bsicos del manual de organizacin, se recomienda que los responsables de coordinar estas tareas elaboren los apartados referentes a: presentacin, ndice, directorio, validacin y hoja de actualizacin y los incorporen al documento, con el propsito de concluir la elaboracin del anteproyecto. 7. Revisin y adecuacin del anteproyecto. Con el anteproyecto del manual debidamente integrado, el enlace responsable de coordinar su elaboracin lo remitir a la Unidad de Informacin Planeacin Programacin y Evaluacin, quien lo turnar a la Subdireccin de Innovacin y Calidad, a fin de que sta verifique que la informacin sea congruente con la proporcionada en su oportunidad. En caso de existir diferencias sustantivas, stas se atendern con el rea encargada de integrar el documento y se incluirn las observaciones que se estimen procedentes; si el documento cumple con lo anterior estar en condiciones de validarlo, en caso contrario, formular las recomendaciones necesarias, para su correccin y se devolver a la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado para su correccin. 8. Integracin y validacin del manual.

Una vez revisado y corregido el proyecto de manual, el responsable de su elaboracin recaba la firma de los titulares de las reas administrativas bsicas de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado. Concluido este proceso, enva el manual a la Unidad de Informacin, Planeacin, Programacin y Evaluacin, quien lo turnar al Secretario del Ayuntamiento para su validacin y posterior aprobacin de la C. Presidenta Municipal. 9. Publicacin del manual.

En este sentido, una vez que el manual se encuentre debidamente autorizado por la C. Presidenta Municipal, se solicitar al Secretario del Ayuntamiento, gestione su publicacin en la Gaceta Municipal. 10. Divulgacin del manual. Los manuales administrativos son herramientas de trabajo que orientan a los servidores pblicos en el cumplimiento de sus responsabilidades, de ah que la elaboracin de estos documentos no debe ser una simple prctica para cumplir los requisitos o atender las obligaciones que establecen los ordenamientos jurdicos, es necesario que las unidades de modernizacin o apoyo administrativo y los propios titulares de las dependencias, unidades administrativas u organismos pblicos descentralizados, divulguen el manual entre los servidores pblicos, a efecto de que guen sus actividades de acuerdo con las funciones y el objetivo del rea en la que se encuentren adscritos y se evite la duplicidad de tareas y prdida de tiempo y recursos en el cumplimiento de sus responsabilidades. Asimismo, el manual debe darse a conocer al personal de nuevo ingreso o aquel que sea promovido a un nivel de mayor jerarqua, a fin de que conozca las funciones a desarrollar. Con la divulgacin del manual, se reducirn los errores por falta de conocimiento de las tareas a realizar y se ampliarn las posibilidades para cumplir con los objetivos de la unidad administrativa en la que se adscriban. 11. Revisin y actualizacin del manual. La dinmica de la administracin pblica para atender las demandas y necesidades de la sociedad, conlleva, necesariamente, al replanteamiento de su marco jurdico, estructura orgnica y por ende, de los instrumentos administrativos en los que se sustenta la actuacin de

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sus rganos ejecutores; por ello, los manuales de organizacin deben revisarse y actualizarse para garantizar su congruencia con el funcionamiento de la organizacin. Al respecto, la Unidad de Informacin Planeacin, Programacin y Evaluacin deber instrumentar mecanismos para verificar no slo que se cumpla con lo dispuesto por el manual, sino adems, que la informacin que contenga permanezca vigente. La actualizacin del manual se realizar cuando sucedan cambios en la estructura orgnica de la dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado, ya sea por la creacin, supresin, fusin, cambio de denominacin, readscripcin o modificacin del nivel jerrquico de unidades administrativas; cuando se modifiquen las disposiciones jurdicas aplicables o cuando se lleve a cabo una reasignacin de funciones. Es necesario que para la actualizacin del manual se observen los lineamientos propuestos para su elaboracin, ya que ambos procesos se realizan bajo el mismo esquema.

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IX PROCEDIMIENTO DE LA UIPPE PARA COORDINAR LA REVISIN E INTEGRACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

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IX. PROCEDIMIENTO DE LA UIPPE PARA COORDINAR LA REVISIN E INTEGRACIN DE MANUALES DE ORGANIZACIN

Nombre del Coordinar la revisin e integracin de manuales de organizacin. Procedimiento:

Objetivo:

Recopilar la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de las dependencias y organismos descentralizados de la administracin pblica municipal de Toluca.

POLTICAS APLICABLES La Unidad de Informacin, Planeacin, Programacin y Evaluacin ser la encargada de establecer los lineamientos necesarios para la integracin y/o actualizacin de manuales de organizacin del gobierno municipal de Toluca. Es responsabilidad de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados designar un enlace ante la Subdireccin de Innovacin y Calidad para desarrollar los trabajos de integracin de los manuales de organizacin. El enlace es el responsable de coordinar los trabajos al interior de su dependencia, unidad administrativa u organismo pblico descentralizado. El enlace es el responsable de estructurar los apartados que integran los manuales de organizacin. El proceso de firmas de los manuales seguir los siguientes lineamientos: Al concluir con la integracin de los manuales de organizacin, las dependencias, unidades administrativas u organismos pblicos descentralizados, validan la informacin original con su firma y lo remiten a la UIPPE, quien recopilar las firmas de autorizacin del manual.

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Diagrama de Flujo

rea Responsable/Actividad

Representacin Grfica

1.- Coordinar la revisin e integracin de manuales de organizacin.

INICIO

Titular de la UIPPE
1.- El titular de la UIPPE ya sea por oficio o va telefnica solicitar a los titulares de las direcciones generales de las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados, designen un enlace a fin de que proporcione la informacin requerida por la Subdireccin de Innovacin y Calidad, encargada de coordinar la integracin de los manuales de organizacin.

Oficio solicitando se designe enlace

Titulares de las direcciones generales, unidades administrativas y organismos pblico descentralizados

2.- Designarn un enlace que cuente con los conocimientos necesarios para analizar y revisar la informacin requerida por la Subdireccin de Innovacin y Calidad para la integracin de los manuales.

El Titular de la UIPPE
3.- Solicita por oficio a las dependencias, unidades administrativas y organismos pblicos descentralizados que por medio de los enlaces designados, proporcionen la informacin necesaria, estableciendo los mecanismos para la integracin y actualizacin de los manuales de organizacin conforme a lo establecido en la presente gua.
Oficio solicitando informacin

Enlaces
4.- Los enlaces envan informacin de los manuales por correo electrnico, de forma magntica o impresa.

Informacin de manuales

Subdireccin de Innovacin y Calidad

5.- Recibe informacin de los enlaces y se efecta una revisin exhaustiva y detallada.

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Diagrama de Flujo

rea Responsable/Actividad
A

Representacin Grfica

Subdireccin de Innovacin y Calidad

6.- Por medio de esta revisin se puedan sugerir cambios, con el objeto de enriquecer el contenido y son enviados de forma impresa o por correo electrnico a los enlaces de las reas, las veces que sea necesario.

Informacin de manuales

7.- Al concluir con la revisin y establecer los cambio pertinentes, se envan los manuales a los enlaces de forma impresa para la validacin por cada rea.

Manuales de organizacin

Enlaces de las dependencias

8.- Ponen a consideracin de las reas la validacin de los manuales recabando la firma de autorizacin, al concluir remite los manuales a la Subdireccin de Innovacin y Calidad.
Manuales de organizacin

Subdireccin de Innovacin y Calidad

9.- Recibe la validacin por escrito y al no existir ms cambios imprimen los manuales en los formatos originales a color y envan a los enlaces para recabar las firmas de los titulares cada rea de las dependencias, unidades administrativas organismos pblicos descentralizados. se se de u
Manuales originales de organizacin

Enlaces de las dependencias

10.- Al recabar todas las firmas, el enlace enva los manuales a la Subdireccin de Innovacin y Calidad.

Manuales de organizacin originales

Subdireccin de Innovacin y Calidad

11.- Recibe los manuales originales con correspondientes y los enva al titular de la UIPPE. sus firmas

Manuales de organizacin originales

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Diagrama de Flujo

rea Responsable/Actividad
B

Representacin Grfica

Titular de la UIPPE
12.- Recibe los manuales originales y los turna al Secretario del Ayuntamiento para su firma.
Manuales de organizacin originales

Secretario del Ayuntamiento

13.- Firma los manuales originales y los remite al titular de la UIPPE.

Manuales de organizacin originales

Titular de la UIPPE
14.- Recibe los manuales originales y los turna a la C. Presidenta Municipal para solicitar su firma y autorizacin.
Manuales de organizacin originales

C. Presidencia Municipal
15.- Recibe, firma y autoriza los manuales de organizacin, y los remite al Jefe de la UIPPE.

Manuales de organizacin originales

Titular de la UIPPE
16.- Recibe los manuales originales y los turna al Secretario del Ayuntamiento para tramitar su publicacin.

Manuales de organizacin originales

Secretario del Ayuntamiento

17.- Gestiona la publicacin de los manuales de organizacin en la Gaceta Municipal

Gestin para publicar los manuales de organizacin en la Gaceta Municipal

FIN

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X GLOSARIO DE TRMINOS

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X. GLOSARIO DE TRMINOS Con el objeto de manejar una terminologa uniforme, a continuacin se presenta la definicin que para efectos de esta gua se da en los trminos empleados: ACTIVIDAD.- Conjunto de operaciones afines y coordinadas que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos. ESTRUCTURA ORGNICA.- Es la organizacin formal en la que se establecen los niveles jerrquicos y se especfica la divisin de funciones, la interrelacin y coordinacin que deben existir entre las diferentes unidades organizacionales, a efecto de lograr el cumplimiento de los objetivos, es igualmente un marco administrativo de referencia para determinar los niveles de toma de decisiones. FUNCIN.- Conjunto de actividades afines y coordinadas que se necesitan realizar para alcanzar los objetivos de la dependencia o entidad y de cuyo ejercicio generalmente es responsable una unidad administrativa: se define a partir de las disposiciones jurdicoadministrativas vigentes. NIVEL JERRQUICO.- Es la divisin de la estructura orgnica administrativa para asignar un grado determinado a las unidades internas definiendo rangos, o autoridad y responsabilidad; independientemente de la clase de funcin que se les encomiende. ORGANIGRAMA.- Un organigrama o carta de organizacin es un grfico que expresa en forma resumida la estructura de una dependencia, o parte de ella, as como las relaciones entre las reas que la componen. RGANO.- Un rgano es una unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, y puede estar integrado por uno o varios puestos. RGANO ADMINISTRATIVO DESCONCENTRADO.- Son instancias jerrquicamente subordinadas a las dependencias, con facultades especificas para resolver asuntos en la materia encomendada de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Los rganos desconcentrados cuentan con autonoma administrativa, pero no tienen personalidad jurdica ni patrimonio propio. PLAZA.- Es la posicin individual de trabajo que constituye un puesto. Un mismo puesto puede ser desempeado a la vez por varias personas, que realicen las mismas actividades, con las mismas responsabilidades y en las mismas condiciones de trabajo. PUESTO.- Es la unidad impersonal de trabajo integrada por un conjunto homogneo de tareas, responsabilidades y requisitos para el cumplimiento de una o varias funciones y el logro de los objetivos de una o varias reas administrativas. UNIDAD ADMINISTRATIVA.- Es el rgano que tiene funciones y actividades al interior de la dependencia que la distinguen y diferencian de las dems dependencias conformndose a travs de una infraestructura organizacional especfica y propia.

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XI BIBLIOGRAFA

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XI. BIBLIOGRAFA

Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin" Secretara de Relaciones Exteriores Direccin General de Programacin y Presupuesto Enero 2005 30 Pg. Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin" Instituto hacendario del Estado de Mxico 2 edicin Agosto 2003 42 Pg. www.ihaem.org Gua para la Elaboracin de Manuales de Organizacin Instituto Politcnico Nacional Direccin de Planeacin Febrero 2010 32 Pg. www.gestionestrategica.ipn.mx Organizacin y Mtodos en la Administracin Pblica" Gustavo Quiroga Leos Editorial: Trillas 2 edicin Mxico, 1988 304 Pg. Como Elaborar y Usar Manuales Administrativos Rodrguez Valencia Joaqun Editorial: Ecafsa 3 edicin Abril 2002 180 Pg.

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