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CONSULTORÍA GERENCIAL:

QUÉ ES, QUÉ ESPERAR Y CÓMO APROVECHARLA


Ing. Carlos José Yunén, M.S., M.L.S.

¿Está usted en una situación parecida a cualquiera de las siguientes?

o Las cosas no andan bien, las ventas han bajado y también los ingresos; es más, no
se si podamos seguir sosteniendo este negocio en el futuro; tenemos que cambiar.

o El crecimiento nos tomó por sorpresa y las cosas se nos están saliendo de las
manos. Estamos perdiendo el control de la situación.

o Vamos creciendo y, a medida que crecemos, nos hacemos menos rentables y


perdemos liquidez y flexibilidad. Necesitamos ser más eficientes y efectivos, elevar la
productividad y reducir los costos y gastos.

o Acabamos de adquirir una nueva empresa, y tenemos que inducirle una nueva
cultura, nuevos métodos, nuevas formas de hacer las cosas; es importante que
unifiquemos los equipos de trabajo y que integremos los procesos del negocio, sobre
una estrategia y un direccionamiento claro y compartido.

o Necesito resolver problemas específicos de desempeño de los procesos y el


funcionamiento del negocio. Pudiéramos ser más rentables y dar un mejor servicio si
tan sólo afináramos unos cuantos asuntos.

o Es tiempo en entrar en nuevos mercados, diversificar nuestra compañía, cambiar de


dirección, o relanzar la empresa.

o Necesito solidificar y cohesionar a mi equipo de trabajo; todos son muy buenos,


excelentes, pero necesitan de mayor integración y de ser más efectivos en conjunto.

o Cada vez tenemos más oportunidades y posibles cursos de acción en frente nuestro.
Debemos establecer una dirección clara y enfocarnos en seguir esa dirección,
estructurando la empresa para poder seguirla con éxito, y ser más competitiva.

o Mi empresa ha crecido, va de maravilla, y necesito organizarla mejor y hacerla más


eficiente para desarrollarla aun más hacia el futuro, pues con las estructuras y
procesos actuales no podremos crecer más allá de donde hemos llegado.

o Somos una empresa familiar, entrando en nuevas generaciones que ya participan en


el negocio; debemos formalizar, estructurar e institucionalizar, sin perder el calor
familiar y el toque que nos ha dado el éxito en el pasado.

Si usted se vio reflejado en al menos una de las situaciones anteriores, siga leyendo,
¡este artículo es para usted!

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La consultoría o asesoría gerencial es una de las herramientas administrativas más útiles
para el empresario de hoy. Sin embargo, mal entendida, la consultoría puede convertirse
en el peor dolor de cabeza, tanto para el cliente como para el mismo consultor.

En la República Dominicana, la disciplina de la consultoría se encuentra en pañales, lo


cual equivale a decir que existen grandes oportunidades para que empresas y
consultores puedan desarrollar un mercado ágil y dinámico que produzca los resultados
adecuados, de forma que nuestro país se haga más competitivo a través de la
competitividad del sector privado, las organizaciones no gubernamentales, y hasta el
propio sector público.

Dentro de este contexto, cabe entonces tratar de definir y aclarar diversos aspectos que
inciden en la consecución de buenos resultados por parte de una empresa cliente, a
partir de un proyecto de consultoría.

Antes de continuar, aclaramos que al hablar de “consultoría” en esta entrega, nos


referimos la consultoría gerencial o empresarial, en contextos tales como desarrollo de la
organización, cambio o transformación organizacional, aumento de la competitividad,
replanteamiento estratégico, aumento de la efectividad y la rentabilidad, y los demás
tipo de intervenciones que buscan elevar los niveles de desempeño de la organización y
de su personal.

Por Qué y Para Qué Utilizar un Consultor:


Un consultor es una persona experta, especialista o generalista, que procura facilitar un
proceso de desarrollo y aprendizaje en la empresa cliente, de manera que ésta logre sus
RESULTADOS, a la vez que consigue que los métodos y esquemas de trabajo queden
instaurados en la organización, a través de sus procesos, sus estructuras y su personal.

El consultor, para poder mantener su objetividad y lograr jugar su papel de desarrollador


de competencias internas en la organización asesorada no puede, bajo ninguna
circunstancia, convertirse en un “hacedor” o ejecutor. Por el contrario, a la vez que se
convierte en aliado a plenitud de su cliente, conviene que el consultor mantenga una
posición siempre analítica y cuestionadora ante las decisiones y las acciones que toma la
empresa cliente, y sus ejecutivos y gerentes.

Desde esta óptica, el consultor es un agente de cambio para la organización contratante.


El mejor consultor será el que más exija de su cliente, a la vez que le provee
conocimiento y esquemas metodológicos prácticos y productivos, que queden
instaurados y en funcionamiento aun cuando el consultor haya finalizado su labor y ya
no se encuentre laborando para la empresa cliente.

De hecho, todo buen consultor debe plantear claramente el momento de su salida desde
el primer día de su entrada.

Recuerde: un consultor debe ser un facilitador, un canalizador de energías y


conocimientos, que provea a su organización de métodos y de disciplina para hacer lo
que se debe hacer, de la mejor manera posible, y con los resultados esperados

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claramente definidos y parametrizados: o sea, con numeritos, nombres y fechas
específicas.

Tipos de Consultores:
Existen muchos tipos de consultores; de hecho, cada consultor puede tener un estilo
diferente y único. Sin embargo, y para poder abordar este punto de una forma
controlable, agruparemos los tipos de consultores de acuerdo al estilo primario de la
relación con el cliente, y por la manera en que se aborda el proyecto.

Firma Consultora:
El modelo de empresa o firma consultora es quizás el más evidente y conocido en el
medio. A la vez, es el más estandarizado de todos.

Una firma consultora está compuesta por uno o más socios, generalmente consultores
también, pero muy especializados o de muchísima experiencia, que ofrece sus servicios
a través de un equipo de consultores que fungen como empleados de la empresa, o
como “asociados”.

Por lo general, una firma asigna a un consultor a un proyecto, pero muy raras veces se
asigna a uno de los socios principales como figura primaria para la coordinación y
supervisión directa del trabajo. Más bien, ésta es la excepción.

Este tipo de consultoría es más apropiada para el abordaje de problemas o situaciones


estandarizadas, comunes y, sobre todo, muy estructuradas – o sea, situaciones cuya
problemática está muy clara, es objetivamente definible y “escribible” en blanco y negro,
y no se presta a ambigüedades, dudas o zonas grises, por lo cual puede ser abordada
con soluciones enlatadas o pre-hechas.

Consultor Independiente:
El consultor independiente es una figura cada vez más presente en nuestro medio. Se
trata de un profesional que ha conseguido un muy alto nivel de especialización y de
experiencia práctica, que ofrece sus servicios de manera individual, no asociado a
ninguna marca o empresa.

El consultor independiente presenta grandes ventajas:


o En primer lugar, el contacto es personalizado. El consultor se involucra y se
compromete de forma total con el cliente, y es el único contacto con la gerencia
ejecutiva de la empresa contratante.
o Por lo tanto, el personal de la empresa cliente puede vivir la exclusiva experiencia de
aprender y desarrollar las soluciones, de la mano del consultor quien, por lo general,
no descansa sobre soluciones pre-hechas, sino que ha desarrollado sus propios
esquemas y modelos de solución.
o Además, el consultor independiente es mucho más flexible, ya que no se trata de un
empleado especialista que debe enfocarse en la asignación de una tarea específica
por parte de un socio o un líder de proyecto, sino que se puede mover con agilidad
por las diferentes áreas y situaciones de la empresa según se le requiera, y según se
vayan destapando las oportunidades o desenredando la madeja.

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o El consultor independiente, debido a su alto nivel de involucramiento en las entrañas
de la organización, puede, con extrema facilidad, conocer las interioridades de la
cultura y el clima del negocio, y proponer las soluciones para conseguir el cambio
que se requiere.
o Otra gran ventaja consiste en la capacidad y la facilidad que puede tener un
consultor independiente para crear nuevas soluciones, creativas, innovadoras,
únicas, ya que no debe responder a un esquema o fórmula pre-hecha, sino que, por
el contrario, la esencia y fundamento de su trabajo y de sus resultados es la solución
rápida y duradera de situaciones, dejando un método claro y flexible para nuevas
ocurrencias de las mismas.
o Finalmente, el consultor independiente puede convertirse en un seguro confidente
para el ejecutivo principal de la empresa, como consecuencia de su condición de
“independiente” y de ser la única cara de contacto.

El esquema del consultor independiente se hace más útil mientras menos estructurada
es la definición de la problemática y mientras más variable pueda ser la solución. Ese
tipo de situaciones es expresado como, por ejemplo:
o Mi empresa crece, le va bien, pero ahora tiene menos liquidez.
o Algo está pasando, ya no somos tan productivos, pero ¿qué es?
o He crecido, estamos muy bien, pero si no cambiamos y damos un giro, pronto el
crecimiento se estancará.
o La situación ha cambiado, las cosas están difíciles... ¿qué debo hacer?
o Las ventas han bajado. Los beneficios se contraen... si sigo haciendo lo mismo, de la
misma forma, puedo perder mi posición el mercado. Pero, no tengo idea de por qué
está sucediendo esto y por dónde debo comenzar.

Red de Consultores con Marca de Respaldo:


Este es quizás el concepto más innovador en el ámbito de la consultoría moderna. Se
trata de unir los esfuerzos de un conjunto de consultores de alto nivel, por medio de una
relación flexible más bien de alianza y compromiso mutuo, estableciendo – para cada
caso particular – un equipo único y altamente efectivo.

Este enfoque, por lo general, combina las ventajas de las dos filosofías vistas arriba, a la
vez que elimina la mayoría, si no todas, de las debilidades que se pueden presentar en
cualquiera de esos dos paradigmas precedentes.

La red de consultores con marca de respaldo, permite a un cliente obtener una mezcla
de talentos y experiencias de la más alta calidad, según sea su necesidad específica.
Este equipo, además, puede ir cambiando a medida que cambian las necesidades de un
cliente.

Debido a la naturaleza tan abierta y flexible de este esquema, es crucial el respaldo de


una marca seria y confiable. La marca de respaldo la aporta la institución que se
encarga de “armar” al equipo para cada caso específico. Esta institución se convierte en
el organismo aglutinador, el cual, por lo general, se convierte en el canal de contacto
entre el equipo de consultores y el cliente. A la vez, esta institución es la responsable
ante el cliente por los resultados de la consultoría, aunque ella no sea – de manera
directa al menos – la que la esté proveyendo en su totalidad.

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Las redes de consultores pueden existir dentro de un contexto aun más particular, y es
el de empresas de consultoría que, internamente, funcionan como redes, ya que los
consultores de alto nivel forman parte de la empresa, pero cada uno se encarga de un
área o competencia específica. Para proveer el servicio en cuestión, estas empresas
arman el equipo a partir de los recursos internos – pero virtualmente independientes – y
pueden reforzarse con consultores externos, extendiendo así el alcance de la red.

El Mejor Tipo Para Usted Es...


... aquél con quien usted se sienta más cómodo, más holgado, más confiado y más
dispuesto a trabajar.

¿Cómo Explicar la Situación?


A la hora de sentarnos con un consultor a explicarle la razón de tenerlo en frente, la
sinceridad y la apertura son fundamentales. Por ello, es importante que solamente se
haga contacto con los consultores a evaluar luego de haber efectuado una cuidadosa
preselección.

Dígale la verdad al consultor. Solamente así podrá obtener una buena propuesta, que
cubra sus necesidades reales y que le ayude en su realidad.

Recuerde que lo que usted busca de un consultor es un aliado de confianza, que le guíe
por el camino al éxito, sacando lo mejor de usted y de su equipo humano, con métodos,
herramientas y un alto sentido de la exigencia constructiva.

Por lo tanto, si se va a dejar a ayudar de alguien, y si le va a pedir que camine junto a


usted, lo mejor será que le explique muy bien por qué quiere usted transitar ese camino,
y a dónde quisiera usted que le lleve. Si el problema es que usted no sabe a dónde debe
ir, ello ya es suficiente información: el camino a transitar es el que le lleve a buscar un
nuevo camino.

Sea suficientemente claro con respecto de los asuntos de desempeño operacional,


comercial y financiero. En el fondo, si usted llega a trabajar con ese consultor, él o ella
se percatará de la realidad en poco tiempo. Economícele ese tiempo, lo cual redundará
en economías para usted.

Si tiene gráficos, documentos, tablas, datos, organigrama... muéstrele una parte de


ellos, de manera que se aclaren las dudas en cuanto a tamaño, mercado, historia, etc.
del negocio. Además, asegúrese de que el consultor o consultora comprenda la
naturaleza, el tipo, de su negocio y lo que hace, antes de ir a preparar una propuesta de
trabajo.

En el fondo, un buen consultor hará las preguntas necesarias para obtener la


información que mencionamos arriba. Así que, esté preparado para proporcionarla de
todas formas.

Finalmente, si le asusta un poco el hecho de proporcionar tanta información a alguien a


quien usted aun no ha elegido como consultor, siempre es posible que se establezca
como protocolo la firma de un acuerdo de confidencialidad previo a conversar cualquier
aspecto de su Empresa. Este instrumento, sin embargo, debe ser manejado con mucha
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delicadeza ya que, por lo general, un buen consultor posee y cumple los más altos
estándares de confidencialidad y secreto profesional. Si usted ha hecho una buena
preselección, este formulismo puede ser innecesario y puede añadir ruido y niebla a la
conversación, en lugar de aclararla.

De igual forma, hay veces en la que la sugerencia de un instrumento como éste puede
servir como probeta en cuanto al compromiso ético del consultor; quien posee un alto
estándar ético y está acostumbrado a altos grados de confidencialidad, no tendría
ninguna reserva en firmar este tipo de acuerdo, si eso le permite al cliente hablar más
abiertamente y en un estado más relajado y de mayor confianza.

¿Qué Esperar de la Propuesta y En la Propuesta?


Una buena propuesta debe ser específica, concisa, clara, directa y completa.

En la propuesta, el consultor o consultora debe demostrar la comprensión cabal de la


situación de la Empresa, y las razones para que haya sido llamado o llamada. También, y
sobre la base de ese conocimiento, debe expresar con claridad y de manera específica
los objetivos del proyecto de consultoría que está proponiendo.

Es importante que se provea una idea general del esquema o modelo de trabajo a
utilizar por parte del consultor, incluyendo su estilo de trabajo, si va a formar equipos
con personal interno, los horarios de trabajo propuestos, la frecuencia de contactos, etc.

Más importante aún: asegúrese de que los entregables están claramente enumerados y
descritos. No se sienta conforme ni tranquilo hasta tanto no pueda contestarse la
pregunta: qué voy a recibir a cambio y cómo eso me impacta positivamente. En otras
palabras, cuáles serán los productos del proyecto y los resultados de ponerlos en
práctica.

De un buen consultor, usted debe esperar también una lista clara de requisitos a cumplir
por parte del cliente: tiempo a dedicar, recursos físicos y tecnológicos, disponibilidad de
parte de su personal, requerimientos de apoyo visible de parte de la gerencia, etc.
Asimismo, asegúrese de que se le suministra un cronograma explícito – aunque sea
tentativo – y un esquema de inversión explícito y simple, junto a una lista de referencias
– clientes donde el consultor haya desarrollado proyectos de un nivel de complejidad o
dificultad igual o superior al suyo.

Una propuesta de calidad debe incluir, además, los puntos de verificación de avances
entre el consultor y la gerencia.

¿Cómo Elegir al Consultor?


Elegir al consultor, luego de haber analizado las diversas propuestas que se han recibido,
es una tarea delicada y muy importante. Si se equivoca, está usted poniendo en juego el
futuro de su negocio.

Ante todo, estudie las propuestas entregadas a usted. Verifique que el consultor haya
expresado claramente su comprensión de la situación, y que las soluciones propuestas –
o el esquema de trabajo para llegar a las soluciones – tiene sentido.
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Favorezca consultores o firmas que le den participación activa a su personal en su
metodología, ya que de esta forma les estará transfiriendo conocimiento y destrezas, las
cuales se quedarán en su empresa una vez finalizada la consultoría. Adicionalmente,
verifique el consultor o firma asegura que le acompañará durante el proceso de
implementación de las soluciones (aunque la implementación misma la debe hacer el
personal y la gerencia de la Empresa) a través de un equipo interno formado para esos
fines.

Por otra parte, haga uso de las referencias que el consultor le proveyó en la propuesta.
En este sentido, asegúrese de verificar al menos 3 de esas referencias... y pregunte por
el nombre específico del consultor que va a trabajar con usted, no por la empresa o
marca. Cuestione acerca de aspectos tales como:
o Tiempo que duró el proyecto
o Resultados obtenidos
o Capacidad de cumplimiento de promesas
o Habilidades técnicas y administrativas
o Habilidades de trato y comunicación
o Satisfacción en general
o Cómo fue la relación durante el proyecto
o Si la relación se mantiene, aunque no le esté desarrollando ningún proyecto en la
actualidad
o Si lo contrataría otra vez
o Para qué lo contrataría y para qué no lo contraría

Finalmente, si usted lo que busca es un consultor o firma con un alto grado de


creatividad y capacidad práctica, asegúrese de comprobar tres asuntos muy
importantes:
o El consultor (o consultores) que trabajaría en su proyecto ha tenido experiencia de
trabajo empresarial; en otras palabras, en algún momento y por más de tres años,
ha sido empleado de una empresa privada, a nivel gerencial o ejecutivo, y ha
demostrado la capacidad de crecer y tener éxito en el ambiente corporativo. Esto le
garantiza que dicho consultor o consultora ha vivido los detalles e interioridades de
las organizaciones y las ha experimentado en su propia piel.
o El consultor o consultora – a través de su carrera profesional – ha desarrollado sus
propios modelos y metodologías, las cuales aplica en su trabajo y son el centro que
guía su forma de trabajo. No basta con que le diga que sí; pídale que le muestre y
que le explique en detalle su modelo o metodología de trabajo, cómo funciona y por
qué considera que da resultados.
o Por último, solicítele algunos artículos que haya escrito; si ha escrito libros, aun
mejor. Léalos, al menos en parte, ya que a través de esta lectura usted podrá
comprender cómo piensa la persona a quien le está confiando su empresa.

¿Cómo Manejar la Relación con el Consultor?


La relación con el consultor debe ser franca, abierta y clara. Sin medias verdades ni
mentiras. El consultor es su médico organizacional. No le esconda síntomas ni historial
“médico” de su empresa, ya que – de hacerlo – estaría arriesgando el éxito de la
consultoría, lo cual va en contra de su propio negocio y del aprovechamiento de la
inversión que está haciendo.
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Usted ha buscado una ayuda para que le guíen... ¡déjese guiar!

Es crucial el apoyo de la gerencia al proceso de consultoría; este apoyo debe ser activo y
visible; no es un asunto de decirlo... es asunto de dedicarle el tiempo necesario,
sacrificar tiempo de su tiempo, dar seguimiento y, mucho más importante, que su
personal vea muy claramente que usted, más que nadie, está empeñado en que el
proyecto sea un éxito; su personal debe estar convencido de que usted, más que nadie,
confía en el consultor y le apoya de manera activa.

La consistencia en el comportamiento gerencial es esencial. Por lo general, un proyecto


de consultoría le obliga a efectuar cambios en su forma de hacer las cosas. Usted puede
ser el más afectado por una recomendación o por una decisión que deba tomarse. ¡Esos
son los momentos en que su entereza y su respaldo al proyecto se ponen en juego, y
cuando su mensaje tiene que ser más claro!

Demuestre su confianza y su compromiso por medio de acciones visibles, no con


palabras huecas que solamente expresan intenciones o deseos. Asuma las acciones y
responsabilícese de sus consecuencias... así, todo el mundo verá claramente que, antes
que nadie más, usted está detrás del proyecto.

Recuerde: lo que usted hace habla más fuerte que lo que usted dice.

Para comprobar el desarrollo del proyecto, efectúe al menos una reunión formal cada
dos o tres semanas, donde usted y el consultor se pongan al día con respecto de los
avances, dificultades, requerimientos, etc. del proyecto. Hágalo en privado y en estricta
confidencialidad. Esto puede hacerse, incluso, fuera de la empresa, en un almuerzo, por
ejemplo. Así, la conversación será más relajada y sufrirá menos interrupciones.

Si usted lo desea, establezca un esquema sencillo de reportes de avances y actividades


realizadas de parte del consultor. Una frecuencia mensual es suficientemente saludable
para estos reportes.

¿Qué Esperar? ¿Qué Debe Hacer – y Qué No Hacer – El Consultor?


El consultor trabaja para usted y para su organización. Por lo tanto, un buen consultor
busca sacar lo mejor de ambos. Muchas veces, esta búsqueda de soluciones, cambio y
excelencia, requiere que el consultor sea muy exigente y nada complaciente con todas
las partes involucradas.

Estas partes incluyen: su personal, la gerencia y, sí, ya lo adivinó: USTED.

Un consultor complaciente es un mal consultor.

Por otra parte, usted debe exigir y esperar el total involucramiento y el compromiso del
consultor, pero no con el desarrollo y la implementación de las soluciones, sino con el
proceso para llegar a ellas. El consultor no puede ser un ejecutor o “hacedor”, ya que
perdería su perspectiva objetiva y desinteresada ante las situaciones de su empresa y
sus soluciones.

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Este compromiso debe reflejarse en la disposición del consultor para compartir
conocimiento y transferirlo, a través de técnicas y métodos de facilitamiento. Un buen
consultor le hace a usted dudar dónde termina la consultoría y dónde comienza la
capacitación.

Si su personal no termina siendo un mejor personal – mejores profesionales y mejores


personas – el proceso de consultoría no puede considerarse como del todo exitoso.

Finalmente, una advertencia: la presencia de un consultor en su empresa no le releva a


usted de responsabilidades y de dedicación de tiempo. Por el contrario, aparte de su
trabajo, es esencial que usted dedique tiempo al proceso de consultoría y al consultor.
Usted debe estar dispuesto y disponible para participar en reuniones, seminarios,
talleres de trabajo, etc., y hacerlo de manera activa, comprometida y con una clara
actitud de apoyo. Usted no puede, bajo ninguna circunstancia, delegar ene. Consultor
asuntos del negocio; las responsabilidades del consultor son del consultor; las de la
gerencia, son de la gerencia.

Si, como es natural en este tipo de procesos, surgieran diferencias entre el consultor y
usted, éstas deben ser limadas en privado, no delante de los empleados.

Algunas Conclusiones:
La consultoría gerencial es una excelente herramienta para el desarrollo de su negocio;
en la actualidad, ha experimentado un desarrollo evidente en la República Dominicana,
pero aún se encuentra en pañales y existen innumerables oportunidades de desarrollo y
aprovechamiento de esta disciplina.

Existen diferentes tipos de consultores y de consultoría; el más adecuado para usted


será el que mejor se ajuste a su caso, a su estilo y a sus expectativas.

El éxito de una consultoría se inicia con la elección del consultor. Para ello, se requiere
un proceso de acercamiento y evaluación cuidadoso y detallado. La propuesta del
consultor es vital para verificar su comprensión de la situación, la adecuación de las
soluciones o estilos de trabajo propuesto, la lógica de sus métodos, y sus conocimientos
y experiencias pasadas. La verificación de referencias es clave.

Es esencial que se expresen claramente los objetivos de la consultoría y la forma de


trabajo que se seguirá, y que ésta garantice la participación y el desarrollo del personal
de la empresa a través del proyecto.

La relación con el consultor debe ser abierta y franca, con una alta participación y total
respaldo – en la acción más que en las palabras – de parte del cliente. Además, es
saludable mantener el canal de comunicación consultor-gerencia siempre abierto, incluso
a través de reuniones y encuentros informales.

El buen consultor es un facilitador entregado y exigente, que busca sacar lo mejor de su


empresa, con un alto compromiso con su negocio, pero sin convertirse en el ejecutor o
“hacedor” subjetivo de las cosas.

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El proyecto de consultoría solamente avanzará si se cuenta con todo el apoyo y
confianza de parte de la gerencia, de manera activa y visible, y si se mantiene una
relación armónica y profesional con el consultor.

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