Algunos comentarios sobre los requisitos de PAS 99

Por: Jos Manuel Sarmiento

1. Generalidades Sugerimos al lector trabajar este documento en ugerimos conjunto con la Norma PAS 99. Sealaremos aqu solo algunos comen arios y aclaraciones que le apoyen para comentarios la mejor comprensin del documento normativo sealado, sealado y de los requisitos que el mismo incluye. Debido a que los requisitos de ISO 9001 tal vez son ms conocidos y manejados por el lector, en algunas oportunidades nos referiremos a los requisitos de esa norma internacional, en el entendido que las discrepancias con otras normas de sistemas de gestin no formaran parte del alcance de los Sistemas Integrados de Gestin. 2. Requisitos generales La Organizacin a la hora de establecer un Sistema Integrado de gestin debera documentar el alcance de dicho sistema sealando los a spectos de la gestin que estn incluidos en el mismo. Los requisitos generales os del Sistema Integrado de gestin no difieren mucho de los sealados en ISO 9001 para los sistemas de gestin de calidad. Segn PAS 99 La . 99: organizacin debe establecer, documentar, implement mantener y implementar, mejorar continuamente el sistema de gestin segn los requisitos de PAS 99 y las normas o especificaciones de sistema de gestin a las que se suscribe (vase PAS 99, 4.1.2). ase

3. Poltica del sistema de gestin Aunque el requisito es el mismo que para cualquier sistema de gestin, la org anizacin puede tener una poltica especfica por cada norma de sistema de gestin a la cual se suscribe la organizacin, sin combinarlas en organizacin, una poltica global del sistema integrado. 4. Planificacin Una vez definida la poltica que establece lo que se quiere hacer, el prximo paso lgico es planificar cmo se va a poner en prctica. El marco relaciona los temas que se deben cubrir, que son los siguientes: a) identificacin y evaluacin de aspectos, impactos y riesgos (vase PAS 99, 4.3.1); b) identificacin de los requisitos legales y de otro tipo (vase PAS 99, 4.3.2); c) planificacin para contingencias (vase PAS 99, 4.3.3); d) objetivos (vase PAS 99, 4.3.4); e) identificacin de LA estructura organizativa, funciones, dentificacin responsabilidades y autoridades (vase PAS 99, 4.3.5). Los trminos aspectos, impactos y riesgos estn definidos en la seccin 3, PAS 99. Quizs estos conceptos son extraos para quienes dominan y manejan las normas ISO 9000. Sin embargo, si analizamos las anejan 9000 in definiciones sealadas en 3.1, 3.3 y 3.8, de PAS 99, los aspectos, impactos y riesgos relacionados con la calidad pueden ser identificados sin problemas. La planificacin de contingencias se debe extender especficamente a la recuperacin de desastres y la continuidad del negocio.

5. Implementacin y operacin

5.1.

Control de las operaciones

Aunque este trmino no aparece en ISO 9001, algunos de sus apartados tienen que ver con este requisito en PAS 99. En particular, los requisitos para asegurar que el producto se controle son evidentes en los apartados 6.4 (Ambiente de trabajo), 7.1 (b y c) (Planificacin de la realizacin del producto), 7.5.1 (Control de la produccin y prestacin del servicio) y 7.5.2 (Validacin de procesos para la produccin y la prestacin del servicio) de ISO 9001. 5.2 Gestin de los recursos

En esta categora, los requisitos se circunscriben nicamente a los recursos humanos. 5.3 Requisitos para la documentacin

Los documentos son similares a los sistemas independientes con la salvedad que en algunos casos puedan consolidarse. Por ejemplo, documentar el alcance del sistema integrado de gestin que incluya las normas de sistemas de gestin a las cuales est suscrita la organizacin en un manual del sistema de gestin que incluya todos los procesos de gestin de la organizacin. Habr por supuesto documentos comunes que se controlarn de acuerdo a los requisitos

tales como los sealados en las normas de sistemas de gestin y en PAS 99. 5.4 Comunicacin

La comunicacin de la Direccin a los empleados debe ser apropiada para que puedan realizar las tareas deseadas en cuanto a los sistemas pertinentes y comprender por qu las hacen. Debe existir el correspondiente sistema eficaz de comunicacin en direccin opuesta, o sea, desde el empleado hacia la Direccin a todos los niveles. Es conveniente recordar que la fuerza de trabajo siempre es una parte interesada que puede actuar a travs de rganos externos tales como los sindicatos, y adems la mejor fuente de informacin sobre aspectos y riesgos en el puesto de trabajo. Se debe reconocer que el mtodo de comunicacin y el lenguaje empleado deben ser adecuados a las necesidades de la fuerza de trabajo y tener lugar de modo que puedan comprender con facilidad la informacin que se les brinda. 5.5 Evaluacin del desempeo

Una vez que el sistema est implementado, el siguiente requisito consiste en determinar como este est funcionando. La evaluacin debe incluir: a) b) c) d) El seguimiento y la medicin (vase PAS 99, 4.5.1); evaluacin del cumplimiento (vase PAS 99, 4.5.2); gestin de las auditoras internas (vase PAS 99, 4.5.3); tratamiento de las no conformidades (vase PAS 99, 4.5.4).

El sistema se debe implementar de modo que el desempeo se pueda evaluar con facilidad. El seguimiento deber ser tanto proactivo (para el logro de los planes y objetivos) como reactivo, por ejemplo, segn

las respuestas dadas a accidentes o incidentes importantes y los informes sobre los mismos. En cuanto a la evaluacin del cumplimiento, esto se refiere ms que todo al cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios incluidos dentro del alcance del sistema de gestin. En cuanto a las auditoras, estas son esenciales para determinar si el sistema est implementado en todos los sentidos y, si no es as, conocer las razones. Esta materia ser desarrollada en ms detalle en el captulo IV. Por ltimo el tratamiento de las no conformidades comienza por su identificacin, luego se determinan las correcciones necesarias para mitigar su impacto y por ltimo se registran los resultados. 5.6 Mejora

Los requisitos de esta categora no difieren mucho a los incluidos en el apartado 8.5 de ISO 9001. PAS 99 seala que las acciones correctivas y preventivas deben ser apropiadas a los riesgos detectados para las no conformidades. 5.2. Revisin por la Direccin

En este apartado no se presentan requisitos diferentes a los presentados en 5.6 de ISO 9001.

6. Conclusin

Es necesario resaltar como conclusin que los requisitos incluidos en PAS 99 ms los requisitos particulares de cada norma de sistema de gestin exigir de la Alta Direccin ampliar la revisin a todos los elementos de la gestin que estn involucrados. En el cuadro 1. se sealan los apartados de las normas de sistemas de gestin de calidad, gestin ambiental y gestin de la salud y seguridad en el trabajo que se relacionan con los requisitos comunes de PAS 99. Sugerimos su consulta y anlisis en los casos especficos cuando la organizacin requiera la implementacin de un sistema integrado.

Cuadro 1. Requisitos comunes para la gestin de la calidad, la gestin ambiental y la gestin de la salud y seguridad del trabajo
Requisitos de PAS 99 ISO 9001 Calidad Apartado 4.1 5.1, 5.3 4.1 4.2 ISO 14001 Gestin ambiental Apartado 4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4.7 4.3.3 4.4.1 OHSAS 18001 Salud y seguridad Apartado

4.1 Requisitos generales 4.2 Poltica del sistema de gestin 4.3 Planificacin 4.3.1 Identificacin y evaluacin de aspectos, impactos y riesgos 4.3.2 Identificacin de requisitos legales y de otro tipo 4.3.3 Planificacin de contingencias 4.3.4 Objetivos 4.3.5 Estructura organizativa, funciones, responsabilidades y autoridades 4.4 Implementacin y operacin 4.4.1 Control de las operaciones 4.4.2 Gestin de los recursos 4.4.3 Requisitos de documentacin 4.4.4 Comunicacin 4.5 Evaluacin del desempeo 4.5.1 Seguimiento y medicin 4.5.2 Evaluacin del cumplimiento 4.5.3 Auditora interna 4.5.4 Tratamiento de no conformidades 4.6 Mejora 4.6.1 Generalidades 4.6.2 Accin correctiva, preventiva y de mejora 4.7 Revisin por la Direccin 4.7 Revisin por la Direccin 4.7.2 Elementos de entrada 4.7.3 Elementos de salida

4.3 5.2, 5.4.2, 4.3.1 7.2.1, 7.2.2 5.3(b), 4.3.2 7.2.1(c) 8.3 4.4.7 5.4.1 5.5 4.3.3 4.4.1

7 6 4.2 5.5.3, 7.2.3, 5.3(d), 5.5.1 8.1 8.2.4 8.2.2 8.3

4.4.6 4.4.1, 4.4.2 4.4.4, 4.4.5, 4.5.3 4.4.3

4.4.6 4.4.1, 4.4.2 4.4.4, 4.4.5, 4.5.3 4.4.3

4.5.1 4.5.2 4.5.5 4.5.3

4.5.1 4.5.1 4.5.4 4.5.2

8.5.1 8.5.2, 8.5.3

4.5.3 4.5.3

4.5.2 4.5.2

5.6.1 5.6.2 5.6.3

4.6

4.6

Nota: En el anexo B de PAS 99 hay un cuadro similar a este para las normas ISO 20000, ISO 27001 e ISO 22000. Si el lector est interesado, puede consultar los requisitos en ese documento.