CURSO DE SECRETARIADO NIVEL EJECUTIVA EXPERTA 174 HORAS

Presentacin La Unidad de D.O. y Capacitacin de la Universidad de Chile, realiz un estudio sobre las competencias que deben presentar todas las secretarias de nuestra institucin. La conclusin de dicho estudio indic que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias: 1. 2. 3. 4. Conocimientos tcnicos del cargo (Rol, Redaccin, Contabilidad, Archivos) Manejo Computacional Servicio al Cliente Trabajo en Equipo

En este contexto, junto a MANPOWER hemos implementando el Programa de Formacin Continua para Secretarias de la Universidad de Chile que permita a las interesadas asumir su cargo con confianza, profesionalismo y mayor autonoma, contribuyendo de este modo a su desarrollo personal y profesional, as como al desempeo de sus actividades laborales. Adicionalmente, un segundo objetivo es poder certificar el conocimiento y la experiencia de las secretarias de la Universidad. Siendo as, a contar de este ao el programa tendr dos niveles, los cuales son: Secretariado Nivel Asistente Ejecutiva Experta Secretariado Nivel Asistente de Alta Direccin El plan de estudios es el siguiente:
COMPETENCIAS NIVEL ASISTENTE NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA DE ALTA DIRECCION 174 HORAS 161 HORAS Uso de Tecnologas: Uso de Tecnologas: Correo Electrnico Hojas de Clculo Internet Bases de Datos Actualizacin Procesador de Texto permanente en tecnolgicas Rol de la Secretaria: Rol de la Secretaria: Redaccin Archivos Ergonoma y Organizacin de Desarrollo Profesional Eventos y Protocolo Redaccin Contabilidad Bsica Servicio al Cliente I Trabajo en equipo I (nivel inicial) Servicio al Cliente II: Taller experimental Taller Trabajo en Equipo II (nivel avanzado)

C. Tcnicas: Manejo Computacional

C. Tcnicas: Conocimientos Tcnicos del Cargo

C. Transversales Servicio al Cliente C. Transversales Trabajo en Equipo

Continuando con este programa, por cuarto ao consecutivo se ofrece el Primer Nivel de Asistente Ejecutiva Experta, para las secretarias que deseen iniciar el proceso de actualizacin de sus conocimientos. Requisitos de Inscripcin 1. El curso esta destinado a Secretarias que desempeen sus funciones en la Universidad de Chile. 2. El curso se realizar con 12 personas inscritas con rentas imponibles inferiores a 25 UTM. 3. Para inscribirse debern solicitar la inscripcin y autorizacin de sus jefaturas. 4. Informar al Coordinador de Capacitacin, quin enviar la Inscripcin Oficial a la Unidad de Capacitacin Central. 5. Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican. Lugar, Fechas y Horarios de Clases Las clases se realizarn en Paulino Alfonso 346, Santiago Centro (Metro Universidad Catlica). CURSO Servicio al Cliente (20 horas) Sistema Operativo y Word (20 horas) Contabilidad Bsica (31 horas) Excel Bsico Intermedio (23 horas) Redaccin Empresarial (30 horas) Ceremonial, Protocolo e Imagen (30 horas) Comunicacin y Relaciones Interpersonales (20 horas) INICIO
07-05-2012 08-05-2012 13-06-2012 14-06-2012 31-07-2012 20-08-2012 04-10-2012

TERMINO
11-06-2012 12-06-2012 13-08-2012 26-07-2012 02-10-2012 22-10-2012 08-11-2012

DIAS DE CLASES Lunes y Mircoles Martes y Jueves Lunes y Mircoles Martes y Jueves Martes y Jueves Lunes y Mircoles Martes y Jueves

HORARIO 17:00 a 19:00 horas 17:00 a 19:00 horas 17:00 a 19:00 horas 17:00 a 19:00 horas 17:00 a 19:00 horas 17:00 a 19:00 horas 17:00 a 19:00 horas

Das de recuperacin de clases (o libres) 24 de mayo, 21 de Junio, 12 de Julio, 1 y 16 de Agosto, 11 de septiembre, 1 y 25 de octubre,

Contenidos
SISTEMA OPERATIVO Y WORD Sistema Operativo Introduccin a la computacin. Utilidad de la tecnologa. Hardware y Software. Memorias. Seguridad (antivirus). Teclado (Enter, Alt, Fija Maysculas, Shift, Ctrl, Retroceso y Windows) Encender y apagar el equipo. Elementos de la Pantalla (Escritorio, Iconos, Barra de Tareas) Uso del mouse (Botn primario y secundario) Men contextual Estructura y manejo de una Ventana. Uso de la barra de tareas. Definicin de Aplicacin, Carpeta y Archivo. Manejo de Carpetas (Crear, Cambiar Nombre y Eliminar. Uso de la Papelera de Reciclaje Contenidos Programa Word Ingresar y salir del programa Word. Elementos de la ventana Word: barra de ttulo, barra de men, barra de herramientas (standard, formato y bordes), regla, pgina de escritura, cursor, barra de desplazamiento y barra de estado. Men archivo: Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar, Guardar Como, Vista Preliminar y Salir. Ingresar texto en la hoja Word. Editar texto: seleccionar, corregir, borrar e insertar. Moverse a travs del texto. Configuracin de pgina: mrgenes, orientacin y tamao del papel, alineacin vertical. Formato de fuentes: tipo, tamao, estilo, color, efectos, subrayados, espacio entre caracteres, cambiar maysculas/minsculas y

letra capital. Formato de prrafos: alineacin (derecha, centro, izquierda y justificada), interlineado, espacio anterior y posterior. Formato de numeracin y vietas: vietas, nmeros y esquema numerado. Formatos de bordes y sombreado: bordes, sombreado y bordes de pgina. Encabezado y pie de pgina. Insertar salto de pgina manual y numeracin de pgina. Insertar imgenes (modificar tamaos y alinear). Manejar men tablas: insertar, eliminar filas y columnas, centrar tabla, dividir y combinar celdas, uso de bordes y sombreados en la tabla, uso de sangras en el texto de una tabla, lneas de divisin. Traspasar informacin de Excel a Word (planillas y grficos). Crear documentos personalizados: documento principal (cartas estilo bloque, semibloque y memorndos) y base de datos (en Word y Excel).

CONTABILIDAD BASICA Porcentajes Clculo del porcentaje de un nmero Incidencia porcentual Inters Inters simple-Compuesto-Frmulas Contabilidad Estados financieros y libros de registro Declaracin de impuestos. Pago simultneo. Va Internet. Balance General P.P.M. Documentacin Bancaria Cuenta Corriente Bancaria Cheques-Endosos-Protestos Conciliacin bancaria Remuneraciones Contrato laboral Liquidacin de sueldo, honorario Finiquito Desahucio e indemnizacin Descanso maternal y fuero Feriado progresivo Licencias Mdicas A.F.P. Seguro Cesanta EXCEL BASICO INTERMEDIO Repaso de Introduccin a Windows El escritorio de Windows Pasar de una ventana a otra Cerrar ventanas Minimizar y maximizar ventanas Restaurar ventanas minimizadas o maximizadas Desplazar ventanas Cmo modificar el tamao de una ventana Seleccionar archivos Crear carpetas Modificar el nombre de archivos y carpetas Eliminar archivos y carpetas Copiar archivos y carpetas Mover archivos y carpetas Previsualizacin de archivos (Vista rpida) Cmo recuperar archivos eliminados Administrar la papelera de reciclaje Panel de control Fecha y hora Impresoras La pantalla; su configuracin Personalizar el diseo y el fondo del escritorio

Protector de pantalla Apariencia PROGRAMA EXCEL BASICO INTERMEDIO Aspecto del programa Hojas de clculo. Libros de trabajo. Anlisis de datos y grficos. Ejecucin de Excel. Zona de trabajo, Zona del programa. Zona del libro activo. Barra de desplazamiento. Zona de pestaas. Barra de estado. Barra de frmulas. La barra de mens. Las barras de herramientas Las barras en Excel. Mover barras de herramientas. Personalizacin de las barras. Creacin de nuevas barras. Modificar botones. Colocacin de las barras. Personalizar la barra de formato. Crear una barra de herramientas. Trabajo con la hoja de clculo Desplazndose por la hoja. Seleccionar una celda. Asociar un nombre a una celda. Seleccin de rangos. Introduccin de datos Rellenar una celda. Formateo de datos. Introducir datos en un rango. Introduccin de frmulas Frmulas simples. Tipos de frmulas. Funciones Frmulas con referencia. Referencias en el libro de trabajo. Frmulas predefinidas. Formas de crear una frmula. El botn Autosuma. Valores de error. Cortar, copiar y pegar Cortar, copiar y pegar. Descripcin. Mover. Duplicar. Gestin de Archivos Extensin de archivos. Nuevo y guardar. Guardar como. Abrir y Cerrar. Libros de trabajo Trabajar con varios libros. Organizacin de los libros. Visualizacin de libros de trabajo. Trabajar con las hojas de un libro. Formato de los datos Mejorar el aspecto de los datos. Formato numrico. Alineacin de los datos.

Zona de Alineacin de texto Zona de Orientacin Zona de control del texto Formato de tipo de letra. Formato de bordes. Formato de diseo. Bsqueda y sustitucin Buscar. Reemplazar. Presentacin de datos Presentacin preliminar. Preparar pgina. Configurar mrgenes. Encabezados y pies de pgina. Configurar hoja. Dilogo imprimir. Creacin de grficos El asistente para grficos. Modificacin de un grfico existente. Listas Construccin y mantenimiento. Fichas para modificar listas. Ordenacin de listas. Filtros La orden autofiltro. Los 10 ms de Autofiltros. Autofiltro personalizado. Eliminacin de filtros automticos. Frmulas y funciones simples Referencia Relativa, Absoluta y Mixta Vnculos e hipervnculos Impresin Formateo avanzado Copiar formato. Ajustar tamao de filas y columnas. Formato de celdas por secciones. Autoformatos. Estilos. Formato condicional. Subtotales CEREMONIAL, PROTOCOLO E IMAGEN Imagen y presentacin personal Proceso en la formacin de la imagen Incidencia de la Imagen Personal en la Imagen Corporativa Qu tipo de persona es usted? Los 4 principios de la elegancia Mejoremos nuestra imagen El look ideal Estilo personal de acuerdo a la morfologa La importancia de la presentacin personal El impacto de la primera impresin La confianza personal y la autoimagen Precedencias Precedencia de Autoridades Nacionales y Extranjeras Autoridades Nacionales Ministros de Estado Agentes Diplomticos Protocolo Eclesistico Fuerzas Armadas y de Orden

Actos Organizacionales Actos Menores de Familia o Amistad Vocativos en Chile para Autoridades Nacionales y Extranjeras Uso de los Emblemas Naciones de Chile Disposicin de los elementos de la mesa Men tipo Men adecuado para visitantes extranjeros o personas de diferentes culturas y/o religiones. Organizacin de Eventos Fundamentos para la realizacin de eventos formales Clasificacin y tipos de eventos Planificacin y produccin de eventos Normas y usos de etiqueta relativa a actos sociales Organizacin y Produccin de Eventos Elementos tcnicos Recursos Humanos Presupuesto

REDACCIN EMPRESARIAL Enriquecer el vocabulario. Completacin de oraciones y prrafos Ideas principales y secundarias La concordancia Distincin entre oracin principal y oraciones subordinadas. Formas y principios avanzados de redaccin. Pasos metodolgicos. Prctica constante para aplicar los nuevos planteamientos en situaciones concretas. COMUNICACIN Y RELACIONES INTERPERSONALES Actitudes Y Motivacin Formacin y cambio de actitudes. La motivacin en la conducta humana. Comunicacin Interpersonal Cmo proyectar una impresin positiva. El lenguaje corporal en el desempeo profesional. Utilizacin de la proxmica en el desempeo profesional. Comunicacin Profesional Acogida del cliente y entrega de informacin. Manejo de objeciones y de pblico difcil. El trabajo en equipo: Liderazgo, caractersticas y facilitadores. Habilidades Comunicativas De La Asistente Ejecutiva Modelo de comunicacin efectiva Empata y Asertividad Barreras de la comunicacin Relaciones con pares y jefaturas Cierre de la Actividad

CALIDAD Y EXCELENCIA EN EL SERVICIO Habilidades Comunicacionales Aptitud / Actitud Iniciativa, Respeto, Tolerancia y Aceptacin de la Diversidad Conversacin; Dilogo sistemtico y/o Monlogo

Esquema y tcnicas para un dilogo Asertivo - Evaluacin Imagen Corporativa de Universidad de Chile Visin y misin de Universidad de Chile Objetivos y estrategias de Universidad de Chile en relacin con la atencin de clientes Los colaboradores como imagen de Universidad de Chile Importancia de la Atencin El Servicio como Factor de Desarrollo de la institucin El Cliente Interno y Externo; Usuarios; Estudiantes; Proveedores y Otras Relaciones Taller: Calidad Total = Excelencia en el Servicio Atencin Telefnica Parte de una llamada Recepcin y correcta derivacin de mensajes Compromiso con el cliente telefnico Clientes con particularidades especiales Saber escuchar Tipos de clientes: seguro , enfadado, pasivo, charlatn Organizacin de su Estacin de Trabajo Posicin Corporal.: relajacin del cansancio en general ejercicios para aliviar la tensin de muecas y manos. Asesoramiento y Atencin de Reclamos El asesoramiento al cliente Actitudes adecuadas ante los reclamos Tcnicas de resolucin de conflictos Proceso de atencin de reclamos Errores ms frecuentes en la atencin de reclamos Modelo de Atencin Universidad de Chile

Vacantes e Inscripciones Las inscripciones debern realizarse a travs del Coordinador de Capacitacin quien enviar en el Formulario Oficial de Inscripcin de Cursos la nmina de participantes de su Organismo Universitario. Los datos de la OTEC sern completados por la Unidad de Capacitacin. El ltimo plazo de inscripcin ser 48 horas antes del inicio del curso.