ndices

Introduccin
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Los ndices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que est buscando. Word llama tabla de contenido a lo que en Espaa conocemos simplemente como ndice y Word llama ndice a lo que nosotros llamamos ndice alfabtico. En el punto siguiente aclararemos ms las diferencias entre ndice y tabla de contenido. Los ndices y tablas de contenidos son muy tiles cuando estamos trabajando con documentos extensos. De un documento bien planificado y estructurado podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localizacin rpida de algn punto importante del documento. Al crear los ndices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los trminos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos. En esta unidad tambin veremos cmo crear tablas de ilustraciones, grficos y tablas, que nos permitirn organizar estos elementos en tablas que facilitarn su bsqueda y consulta por parte de los lectores.

17.2. Conceptos bsicos

ndice: Un ndice es una lista de palabras y el nmero de pgina donde se encuentra dicha palabra. El ndice est ordenado alfabticamente. Como ya dijimos, Word llama a ndice lo que normalmente nosotros llamamos ndice alfabtico o glosario. Utilizaremos la misma nomenclatura que Word. El ndice se suele colocar al final de un libro para encontrar trminos importantes de manera rpida y sencilla. En la imagen podemos ver parte de un ndice.

Tabla de contenido: Una tabla de contenido es un reflejo de la estructura de un documento y contiene los ttulos de los temas y subtemas que forman el documento. Una tabla de contenidos puede contener o no el nmero de pgina y puede establecerse un enlace directo a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de contenido suele figurar al principio de un libro y es lo primero que miramos cuando queremos saber qu temas tratar. Si hemos dado a los ttulos del documento un formato que incluya los niveles de esquema (Ver Unidad 15) cas tendremos construida la tabla de contenido. En la imagen podemos parte de una tabla de contenido.

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Podemos comprobar que se parece mucho a los esquemas vistos anteriormente, pero si vamos a imprimir el documento necesitaremos insertarle una tabla de contenido ya que los esquemas no dejan de ser una vista que est slo disponible en la versin digital del documento.

17.3. Insertar marcas de ndice

Para crear un ndice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro ndice. Existen dos formas de marcar las entradas del ndice: De forma automtica: Para crear una entrada de marcas de ndice automticamente debemos crear un nuevo documento donde tendremos todas las marcas de ndice. El nuevo documento debe tener las siguientes caractersticas: - Una tabla de 2 columnas y tantas filas como trminos tenga el ndice. - En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que queremos tener en el ndice. Las frases o palabras de las entradas debern ser exactas, por ejemplo si el ttulo en el documento es Captulo 2. Tipos de vehculos en la columna tendremos que escribir ese texto idnticamente, si escribiramos capitulo 2. Tipos de vehculos no sera correcto ya que la c est en minscula y la i no est acentuada y por tanto la tomara como otra frase. - En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en el ndice. - Tambin podemos definir subndices en el ndice, por ejemplo podemos querer tener dentro del Captulo 2 una subentrada llamada Vehculos de motor entonces en la segunda columna pondremos Captulo 2. Tipos de vehculos:Vehculos de motor, los dos puntos ":" indican que es un subndice de Captulo 2. - Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el ndice. - Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal. Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar texto de uno a otro podemos utilizar la opcin de la pestaa Vista > Ver en paralelo. Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del documento automticamente. - Abrimos el documento a marcar. - Vamos a la pestaa Referencias y hacemos clic en el botn Insertar ndice Aparece el dilogo de ndice. .

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- Hacemos clic en el botn Automarcar... Aparece un dilogo para seleccionar el fichero donde tenemos el listado. - Seleccionamos el fichero que hemos creado y pulsamos Abrir. El cuadro de dilogo se cerrar y observaremos cmo Word a incluido unas marcas en nuestro texto

Creacin de ndices automticos en Word

Hoy veremos una manera sencilla de crear un ndice automtico en Word 2007, imaginemos que tenemos el siguiente documento:

Como podis ver, es un documento de 6 pginas y tiene los siguientes apartados: - Los comienzos
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- Desarrollo - Objetivos - Excepciones - Conclusin Queremos crear automticamente (si no, no tiene gracia!) al inicio del documento algo as:

Word llama a esto "Tabla de contenido", aunque para mi, siempre ha sido un ndice!. Lo primero que hay que hacer es marcar los ttulos, para que Word pueda identificarlos luego automticamente y generar la "tabla de contenido", para ello: 1. Seleccionamos el texto del ttulo, en nuestro caso "Los comienzos". 2. En el cuadro de estilos elegimos "Ttulo 1". 3. Repetimos esta operacin para cada ttulo de nuestro documento.

Como veis, al hacer sobre "Ttulo 1", el texto seleccionado cambia de formato. Qu diferencia hay entre "Ttulo 1" y "Ttulo 2", "Ttulo 3"...? Muy sencillo, "Ttulo 1" hace referencia al primer nivel del ndice, si nuestro documento tuviera subcaptulos y quisiramos que aparecieran en el ndice, deberamos aplicar al ttulo de cada subcaptulo "Ttulo 2"; si a su vez quisiramos que aparecieran en el ndice los sub-subcaptulos, deberamos aplicar al ttulo de stos "Ttulo 3" y as sucesivamente, aunque lo normal es que como mucho un ndice tenga 2 niveles. Y si no me gusta el formato que tiene "Ttulo 1"? Como habis comprobado, al seleccionar cualquier texto y aplicarle "Ttulo 1", ste cambia de formato, si queris usar otro formato para vuestros ttulos, haced lo siguiente: 1. Seleccionad el texto del ttulo 2. Aplicadle el estilo "Ttulo 1" (o el que corresponda si es un subcaptulo) 3. Seleccionad el ttulo nuevamente y aplicadle el formato que queris (ms grande, subrayado, otro color, etc) 4. Haced clic en la barra de estilos y elegid "Guardar seleccin como un nuevo estilo rpido"
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Os preguntar un nombre para el estilo y una vez guardado, lo tendris en la barra de estilos, este nuevo estilo es un "Ttulo 1 tuneado", as que podis seleccionar cualquier ttulo y aplicarle este estilo. Ya queda poco para tener el ndice... Una vez marcados los ttulos con el estilo deseado, nicamente hay que hacer clic en "Referencias" y "Tabla de contenido" para poder elegir el formato del ndice:

Y voil!, ya tenemos nuestro ndice creado. Normalmente el ndice se crea una vez acabado el documento, obviamente. No obstante si luego aads captulos o cambia el n de pgina de algn captulo, podis actualizar el ndice haciendo clic en "Actualizar tabla"; si nicamente cambia la posicin de los captulos usad "actualizar nicamente los nmeros de pgina", si habis aadido ms captulos usad "actualizar toda la tabla":

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Introduccin
En esta unidad aprenderemos algunas de las tcnicas de las que dispone Word para relacionar informacin en el documento, con los marcadores y las referencias cruzadas. Y a hacer aclaraciones con la utilizacin de las notas al pie y las notas al final. Con estas tcnicas nuestros documentos adquirirn un toque ms profesional y sern ms fciles de utilizar. Al redactar un documento, Cantas veces nos hemos encontardo con que estamos hablando de algo que ya hemos explicado anteriormente y nos gustaria que el lector pudiera acceder a ello desde ese punto? Y en muchas ocasiones no lo hemos hecho por no saber cmo. Por ejemplo, en el texto " ... como vimos en el grfico del tema anterior..." un enlace a la pgina donde est ese grfico vendra muy bien. Pero si ponemos el nmero de la pgina corremos el riesgo de que, ms adelante, modifiquemos el documento y cambie el nmero de pgina y no nos acordemos de rectificarlo. Pues bien, esto ya est solucionado de forma automtica con las referencia cruzadas, como vamos a ver a continuacin.

18.2. Conceptos bsicos

Marcadores. Un marcador identifica una posicin o seleccin de texto a la que se asigna un nombre e identifica para futuras referencias Cuando estamos leyendo un libro y sobre todo si es un documento tcnico es frecuente realizar anotaciones o dejar marcas sobre el mismo libro o con notas (post-it) para una posterior consulta. En formato digital tambin se puede hacer esto y de una manera ms elegante. Los marcadores sirven para tener una lista de marcadores, consultarla y poder acceder a estos puntos de manera rpida y sencilla. Adems son la base para crear referencias cruzadas en nuestro documento. Los marcadores son elementos ocultos, es decir, al crear un marcador permanece oculto a no ser que nosotros modifiquemos algunas propiedades de Word para hacerlos visibles. Cuando hacemos visible un marcador se muestra la palabra enmarcada entre corchetes, como vemos en la imagen.

Referencias cruzadas. Una referencia cruzada sirve para hacer referencia a algn elemento que se encuentra en el documento. Por ejemplo cuando estamos recordando algn concepto que hemos explicado en algn tema anterior solemos hacer referencia a ese captulo, o tambin podemos utilizar las referencias cruzadas para hacer referencia a alguna imagen, tabla o grfico dentro del documento. Las referencias cruzadas entre otras tiene la ventaja de actualizarse automticamente, por ejemplo si el documento es modificado y la referencia ya no est en la pgina 3 sino en la pgina 4, la referencia se actualiza sola.
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En la imagen vemos una referencia cruzada al marcador visto en la imagen anterior. El bocadillo que vemos en la imagen es porque al situar el ratn encima de una referencia cruzada nos informa que presionando la tecla Ctrl y haciendo clic accedemos a la posicin donde se encuentra la referencia (en este caso el marcador "ratn"). Notas al pie y notas al final. Las notas al pie suele utilizarse para aadir informacin o dejar constancia de alguna aclaracin con respecto al texto desarrollado en la pgina. Por ejemplo una nota al pie se suele utilizar cuando se ha hecho una cita de algn autor, en la nota al pie se pondr quin es el autor de esa cita.

En las imgenes de la derecha vemos una palabra que tiene un superndice con el nmero 1, esto indica que esa palabra tiene una nota al pie. La segunda imagen muestra la nota al pie referente al superndice 1.

Las notas al pie como veremos en la unidad pueden ser al pie de pgina como en este ejemplo o puede ponerse debajo de la misma palabra. En este ejemplo la nota al pie se ha utilizado para aclarar el significado de la palabra AvPg. Las notas al final parecen en principio lo mismo que las notas al pie y de hecho se tratan igual, la diferencia fundamental es que la nota al pie se pone al final de la pgina para aclarar algn punto y la nota al final se suele poner al final de un captulo o bien al final del documento.

18.3. Insertar marcadores

Como hemos dicho, nos interesar insertar marcadores en aquellos puntos de nuestro documento a los que vayamos a hacer referencia ms adelante mediante una referencia cruzada. Para crear un marcador nicamente debemos seguir un par de pasos bien sencillos: - Posicionarnos donde queramos incluir una marca o seleccionar el texto. - Acceder a la pestaa Insertar y selecciona la opcin Marcador o presionar Ctrl + Mays + F5.
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Nos aparece el dilogo que vemos en la imagen, donde debemos escribir el nombre del marcador. El nombre no puede contener espacios en blanco y debe comenzar por una letra, seguidamente puede contener nmeros. El nombre no puede ser mayor de 40 caracteres. Podemos ordenar los marcadores por Nombre o por Posicin. Cuando hayamos escrito el nombre pulsamos sobre Agregar. Si deseamos quitar un marcador debemos seleccionarlo y pulsar Eliminar. El botn Ir a sirve para acceder directamente al marcador seleccionado, es decir seleccionando un marcador y pulsando sobre Ir a accedemos a la posicin del documento a la que est asociado el marcador.

Cmo ver los marcadores de nuestro documento?.

Normalmente los marcadores permanecen ocultos, a no ser que activemos la opcin para mostrar Marcadores ocultos. Lo haremos desde el men Archivo > Opciones. Una vez abierto el cuadro de dilogo deberemos seleccionar la categora Avanzadas, en la lista de la izquierda. Deberemos bajar la barra de desplazamiento hasta encontrar las opciones relativas a Mostrar contenido de documento, all marcaremos la opcin Mostrar marcadores. Cuando pulsemos Aceptar y se cierre el dilogo Opciones veremos en nuestro documento aquellos marcadores que hemos incluido. Otra forma de acceder directamente a un marcador es accediendo desde la pestaa Inicio, desplegando la opcin Buscar y seleccionando Ir a, o presionando Ctrl + I. En la pestaa Ir a debemos seleccionar Marcador dentro de la lista de Ir a y en la lista despegable podemos seleccionar el marcador que deseemos, posteriormente slo debemos pulsar el botn Ir a.

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Referencias cruzadas

Ya hemos comentado que es una referencia cruzada y su estrecha relacin con los marcadores. Ahora vamos a ver cmo crear una referencia cruzada a un marcador. Lo primero que tendramos que hacer es insertar los marcadores en los lugares adecuados de nuestro documento, de la forma que hemos visto en el punto anterior. Seguidamente nos tendramos que colocar en el punto del documento en el que deseamos insertar la referencia

cruzada e ir a la pestaa Insertar y hacer clic en el botn Referencia cruzada dilogo Referencia cruzada, similar al de esta imagen.

. Aparecera el cuadro de

En el desplegable Tipo elegiramos Marcador y en la parte inferior del dilogo apareceran los marcadores que hayamos creado previamente. Ya slo quedara seleccionar un marcador y hacer clic en el botn Insertar. Podemos seleccionar si queremos que la referencia cruzada se inserte como un hipervnculo.
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Pero adems de marcadores existen otros tipos de elementos de nuestro documento a los que podemos hacer referencia utilizando las referencias cruzadas, como son los ttulos, ilustraciones, tablas, notas al pie, ...

En el cuadro despegable Tipo podemos seleccionar el tipo de referencia que vamos a crear. En la imagen puedes ver los tipos disponibles. El cuadro despegable Referencia a indica qu texto va a aparecer en el documento cuando creemos la referencia cruzada. Si, por ejemplo, seleccionamos Texto del marcador, aparecer el nombre que dimos al marcador cuando lo creamos. Al seleccionar un tipo las opciones del cuadro despegable Referencia a se modifican adaptndose al Tipo seleccionado, segn veremos a continuacin. Para poder crear una referencia cruzada es necesario que existan elementos del tipo en cuestin "preparados" previamente. Por ejemplo, para insertar una referencia cruzada a una tabla, no solo hace falta que haya una tabla en el documento, sino que adems hayamos creado un ttulo tipo Tabla. A continuacin vamos a ver cmo hay que hacer esta "preparacin" para cada tipo. Tipo Ttulo. Para hacer referencia a ttulos debemos crearlos utilizando los Estilos de ttulo predefinidos (Ttulo 1, Ttulo 2, ... Titulo 9) .Para crear un ttulo basta seleccionar el texto, acceder a la barra de formato y en estilo escoger el

ttulo que corresponda. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Ttulo son: Texto del ttulo. Texto actual de ttulo. Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra el marcador del ttulo. Nmero de ttulo. Muestra el nmero relativo al ttulo. Nmero de ttulo (sin contexto). Muestra el nmero del subttulo. Nmero de ttulo (en contexto). Muestra el nmero del ttulo de cabecera. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento. Tipo Marcadores. Podemos hacer referencia a marcadores creados previamente de la forma que hemos visto en el punto anterior Insertar marcadores, de esta misma unidad. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Marcadores son: Texto del marcador. Inserta el nombre del marcador. Nmero de pgina. Inserta la pgina donde est el marcador. Nmero de prrafo. Muestra el nmero del prrafo relativo al marcador. Nmero de prrafo (sin contexto). Muestra el nmero de prrafo. Nmero de prrafo (en contexto). Muestra el nmero de prrafo. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento
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en la posicin es que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento. Tipo Notas al pie o Notas al final. Al final de esta unidad veremos como crear Notas al pie y Notas al final, una vez creadas ya podremos asignarles una referencia cruzada sin ms preparacin. Las opciones del cuadro despegable Referencia a para el tipo Notas al pie y Notas al final son: Nmero de nota al pie. Nmero de nota al pie o nmero de nota al final. Nmero de pgina. Nmero de pgina donde se encuentra la nota al pie o la nota al final. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de dnde hayamos situado la referencia nos mostrar "ms adelante" si la referencia se encuentra posteriormente en el documento con respecto a la posicin en que estamos o nos mostrar "ms atrs" si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento. Nmero de nota al pie (con formato). Muestra el nmero del subndice del nmero de pgina con el mismo formato que la indicacin de la nota al pie. Tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla. Para poder crear referencias cruzadas a estos tres tipos de elementos primero, obviamente, debemos crear la ecuacin, ilustracin o tabla y luego debemos colocar el cursor al lado del elemento e ir al men Insertar, Referencia, Ttulo... y aparecer un cuadro de dilogo como el que vemos en la imagen.

En primer lugar, en el desplegable Rtulo debemos seleccionar entre Ecuacin, Ilustracin o Tabla. En el campo Ttulo aparecer, por ejemplo, Ilustracin 1, si es la primera ilustracin que creamos, Ilustracin 2, si es la segunda, etc. Si queremos cambiarlo debemos hacer clic en el botn Nuevo rtulo. Lo que pongamos en el campo Ttulo luego podr aparecer en la referencia cruzada segn el campo Referencia a. Una vez completado este cuadro de dilogo pulsar en Aceptar y ya tendremos un elemento al que asignar la referencia cruzada. Las opciones del cuadro despegable Referencia a del cuadro de dilogo Referencia Cruzada, para los tipos Ecuacin, Ilustracin y Tabla son: Todo el epgrafe. Muestra todo, el rtulo, el nmero y el texto de la ilustracin. Slo rtulo y nmero. Muestra el rtulo y el nmero. Slo texto del epgrafe. nicamente muestra el texto. Nmero de pgina. El nmero de pgina donde se encuentra la ilustracin. Ms adelante o ms atrs. Esta opcin viene determinada a la referencia y dependiendo de donde hayamos situado la referencia nos mostrar ms adelante si la referencia se encuentra posteriormente en el documento en la posicin es que estamos o nos mostrar ms atrs si la referencia se encuentra en una posicin anterior a la que est la referencia en el documento.

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Tipo Elemento numerado. Tambin se pueden establecer referencias cruzadas a elementos numerados (creados utilizando las opciones de Numeracin y Vietas). Es un poco ms complicado que el resto de los tipo, si quieres ver cmo hacerlo visita nuestro avanzado Referencias cruzadas de elementos numerados. Para practicar este punto realiza el ejercicio Referencias cruzadas

18.5. Notas al pie y notas al final

Crear una nota al pie. Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos: - Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una nota. - Accedemos a la pestaa Referencias. Si seleccionamos la opcin Insertar nota al pie la nota se insertar automticamente y no tendremos que relizar ms acciones, pero si queremos configurar las notas deberemos abrir el cuadro de dilogo de Notas al pie y notas al final haciendo clic en la flecha situada en la esquina inferior derecha del grupo Notas al pie.

Aparece el dilogo que vemos en la imagen. Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final. Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre: - Incluir la nota al final de la pgina o Debajo de la seleccin. Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre: - Incluir la nota al Final del documento o al Final de la seccin.

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Adems en el dilogo podemos seleccionar el formato del nmero que deseamos que se muestre como

subndice. Podemos incluir una marca personal pulsando en Smbolo... Se puede indicar a partir de que nmero, letra, smbolo comienza la primera nota al pie. Seleccionar si la numeracin es continua, si reinicia en cada nueva seccin o si reinicia en cada nueva pgina. Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato a mitad del documento y aplicar los cambios despus seleccionando Aplicar cambios a Todo el documento. Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada si nos situamos con el ratn encima aparece un "bocadillo" con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic sobre el superndice nos lleva a la nota al pie / nota al final referente al superndice. Los indices Tablas Lo que no saban Yo Erick lo que no saba era todo y me sorprendi cuando pusimos el ndice y cuando nos fuimos directamente a una pgina de internet eso es lo que me impresiono y lo que aprend.

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