Sorin Ioni - Povestea unui manager de proiect

Studiu de caz
(SAR POLICY BRIEF No. 23)

Noiembrie 2006 De cte ori vine vorba de capacitatea Romniei de a absorbi prin proiecte fondurile comunitare, iar autoritile centrale sau locale ncep s se vaite de lips de bani de cofinanare, ca i cnd aceasta ar fi principala piedic, m apuc pandaliile. Ca s nelegei de ce, v spun aici pe scurt povestea mea: a unui funcionar care a lucrat civa ani ca manager de proiect european. n 2001 eram deja angajat n ministerul respectiv de trei ani i pentru c eram tnr, cu diplom de master, tiam bine sectorul de activitate i vorbeam englez, am fost detaat la agenia din subordine care trebuia s pun n practic un proiect de 25 milioane euro tocmai aprobat de Bruxelles. Leafa mea era de 7 milioane lei pe lun net, la care dup ceva vreme s-au mai adugat vreo 5 milioane, pentru c lucram direct cu fonduri europene. Decent, dei nici pe departe la nivelul pieei, dar priveam perioada aceasta ca pe o investiie n carier, deci am pornit la drum cu mare avnt, pregtit s iau totul n piept i s stau la lucru 12 ore pe zi, aa cum st orice manager care se respect. Necazurile au aprut chiar de la nceput: nu mi-a trebuit mult s constat c dei eu aveam toat rspunderea, nu aveam n mn i instrumentele de control. Echipa mea de proiect nu era rea, dar includea trei ingineri mai n vrst, cu state vechi n agenie, care mi-au fost de la nceput ostili, n ciuda grijii mele de a nu o face pe eful cu ei. O fi fost invidie pentru ascensiunea mea prea rapid, o fi fost salariul cu cteva milioane mai mare, cert este c n-am putut niciodat s-i scot din atitudinea nu merge: prea c principala lor ocupaie pn la ora cinci cnd rupeau ua, punctuali ca trenul, indiferent dac terminaser ce aveau de fcut sau nu, era s-mi demonstreze mie c ce vreau nu se poate. Ocazie cu care am constatat i c era imposibil s-i schimb: unu, pentru c erau funcionari publici stabili pe post, iar n Romnia dac n-ai omort pe cineva nu poi fi dat afar; i doi, pentru c echipa fusese aprobat nominal ntr-o sumedenie de memorandumuri cu finanatorul, ce nu puteau fi modificate dect cu mari eforturi i btaie de cap. Am mai constatat c directorul ageniei noastre, un supravieuitor cu mare experien al tuturor regimurilor, era preocupat n primul rnd de banii ce veneau de la bugetul de stat. Fondurile externe nerambursabile, precum cele de la UE, dei importante ca volum, erau n realitate o mare belea pentru toat efimea veche i grea din instituie, pentru c nu erau la fel de flexibile: se cereau programare multi- anual, termene stricte, transparen, n general, reguli noi i obositoare de achiziie i management. Mare parte din reacia lor natural de respingere fa de aceste inovaii, ce nu se mai puteau negocia la telefon cu diveri parlamentari sau lobby-iti, s-a rsfrnt fatalmente i asupra echipei noastre. Ministrul i secretarii de stat se interesau doar cnd i cnd de stadiul proiectului, n ntlniri teoretic regulate, dar la care nu tiai niciodat dinainte cine apare. Cteodat sunau s se zboreasc la telefon c stm prost cu absorbia de fonduri i s ne micm mai repede, dar n -am avut vreo clip senzaia c ei chiar sunt la curent cu detaliile relevante. De multe ori veneau la edine, vorbeau niel, mai rspundeau de dou ori la mobil i plecau grbii ctre alte ntlniri, aa c nu ajungeau niciodat s ne asculte cu atenie. N-am avut vreo clip senzapa c ei sunt la curent cu detaliile relevante, iar de multe ori veneau, vorbeau, mai rspundeau de trei ori la mobil i plecau grbii ctre alte ntlniri, aa c nu ajungeau s ne asculte pe noi cu atenie. Prima etap n proiectul nostru implica exproprierea de terenuri, care s fie puse la dispoziia firmelor contractate pentru lucrri. Tot noi, ca beneficiar, trebuia s negociem cu diverse alte companii, publice sau private, mutarea de pe traseu a unor reele electrice, de telefonie i cablu, a unor amenajri hidrotehnice etc. De exproprieri se ocupa o direcie separat
1

din agenie, unde eu nu m puteam amesteca, iar din diverse motive ea nu finalizase nici 20% din cumprrile de terenuri (lege neclar, proprietari care se lsau greu etc). Discuiile cu regiile de utiliti se purtau instituional, parcurgnd ntreaga ierarhie de ambele pri: eu naintam adrese scrise conducerii noastre, care aproba i nainta dincolo, unde hrtia fcea drumul invers n jos pn la serviciul lor de specialitate. Dup sptmni de zile, cnd mi venea n fine rspunsul, companiile respective de utiliti solicitau de regul despgubiri sau compensri. Acestea nu erau cheltuieli eligibile n proiect, nici nu fuseser prinse n bugetul propriu al ageniei, iar conducerea nu mi le-ar fi aprobat niciodat, dei sumele nu erau mari, pentru c ar fi reprezentat o reducere a bugetului lor, singurul care i interesa. Pentru asta ar fi trebuit ateptat ciclul bugetar urmtor, n cel mai bun caz. Din aceleai motive n-am reuit niciodat s aduc la masa negocierilor fa n fa efii cu putere de decizie, nici mcar din companiile publice. Secretarul de stat care avea n sarcin aceast coordonare m primea prietenete, mi ddea dreptate i mi promitea c se ocup, dar mi-a luat doi ani s neleg c n-avea de fapt curaj s se bage peste ei, fiind nou venit n partidul lui i mult mai slab politic dect directorii de agenii i regii. Eu rspundeam ns direct de relaia cu consoriul de firme contractate pentru lucrri, ce includea o multinaional i dou firme romneti. Cum noi, agenia, ne-am abtut de la contract chiar de la primii pai, pentru c n-am fost n stare s le punem tot frontul de lucru la dispoziie, a trebuit s apelm la bunvoina lor, s-i rugm s lase de la ei i avanseze pe buci, pe srite, doar ca s nu se ntrzie prea mult proiectul. Ceea ce, fiind oameni cu experien, au acceptat. Au dat aadar nainte cu lucrrile plimbnd utilajele de colo-colo, dar la finele anului au venit cu note adiionale de majorare a costurilor, justificate de situaia creat chiar de noi. Nota supervizorului din teren cerea o suplimentare de 40%, iar contra-expertiza fcut de mine cu nite fonduri pentru cheltuieli neprevzute ddea un supliment de 25%. M-am dus cu aceste cifre la eful ageniei, iar el mi-a prut foarte fericit s se spele pe mini, gen nu tiu, biatule, tu eti managerul de proiect, te descurci. Apoi printete, c de ce nu stau eu mai potolit, uite, agenia-sor din acelai minister, cu un proiect similar, este mult mai n urm, deci nu suntem noi ia n ofsaid. n fond, e vina mea c m-am zorit prea tare cu lucrrile. Discuia a continuat pe un ton tot mai ridicat i s-a terminat cnd eful m-a ntrebat n fa ie cti-au dat, mi, tia s mpingi hrtiile astea, ce comision iei?" Oricum, mi-a fost clar c bani n plus de la agenie nu aprob nici 5%, nici mcar pn la virarea urmtoarei trane de fonduri europene, pentru c astfel s-ar reduce bugetul lor i s-ar mri al meu. Era limpede c n momentul acela eu eram singurul interesat ca proiectul s progreseze ct de ct, pe cnd ceilali jucau dup strategii de reducere a riscului i efortului personal, acoperindu-se cu justificri pentru raportrile de etap. In vreme ce eu stteam i m gndeam ce s fac, lucrurile au escaladat. Consoriul m-a contactat prin consilierii lor juridici s-mi pun n vedere c dac se ntrzie prea mult vor aplica penaliti. C orice instan comercial va da dreptate consoriului, c au ei metodele lor ca verdictul s nu se amne prea mult i c eu s nu m bazez prea tare pe susinerea direciei juridice a ageniei noastre. Iar un proiect n care s-au pltit despgubiri de la buget din motive de prost management al beneficiarului n-o s-mi dea prea bine n CV. In privat ns unul dintre ei ma luat deoparte i mi- a spus s nu-mi fac griji, s semnez eu hrtiile alea i s dau drumul rspunderii n sus, garanteaz ei c nu vor fi valuri. La o adic, n caz c treaba merge bine, e posibil i o compensaie, ceva, pentru efortul meu. Acela a fost momentul cnd am demisionat i i-am lsat s se descurce cum or ti, dup aproape doi ani de eforturi de-a surda. Atmosfera oricum se stricase de tot, iar n instituie mi ieise vorba c sunt "omul firmei Y dei eu nu semnasem nici un deviz. Doi dintre colegii n vrst menionai i luaser un aer conspirativ, erau toat ziua prin biroul efului de agenie, i ddeau peste capul meu tot felul de documente din proiectul nostru, din care oricum nu pricepea nimeni nimic, dar toat treaba cpta un aspect preventiv-acuzator. A ieit i zvonul c fcusem acea contra-expertiz special ca s dau de lucru unor prieteni consultani. ntr-o zi a aprut ntr2

un ziar central un articol privind mimaurile ntrun important proiect european, cu trei sferturi din amnunte inventate, dar din restul de un sfert se deducea destul de clar cine montase povestea. Aa c am decis s ies de bunvoie dintr-un joc care m adusese ntre ciocan i nicoval, dei eu plecasem la drum cu cele mai bune intenii. Aud c astzi, n 2006, agenia tot se mai chinuie cu ultimele exproprieri, c proiectul e deja decalat cu trei ani i c s-au fcut pe parcurs numeroase ajustri la cantitile de lucrri prestate (i, probabil, la calitate). Colac peste pupz, una din firmele romneti din consoriu a intrat n faliment, are conturile bancare blocate, deci se pune problema dac s se continue cu ei pn la capt, sau s se reia licitaia, ceea ce presupune complicaii i ntrzieri suplimentare. Dar va fi greu: la sfritul anului Delegaia UE de la Bucureti se nchide, deci agenia implementatoare nu va mai beneficia de sprijinul neoficial al personalului tehnic din Delegaie, care i fcuse pe sub mas mare parte din treab la pregtirea primei licitaii, doar pentru ca lucrurile s nu se mpotmoleasc. Paradoxul este c n tot acest timp noi am stat practic cu banii la dispoziie i nu i-am putut cheltui: practic, 75% din costuri ne-au fost aprobate de la nceput de UE, doar s putem dovedi c am fcut lucrrile, iar cofinanarea nu reprezenta n sine o problem pentru bugetul de stat. Numai c noi nu ne-am putut organiza ca s tragem toi n aceeai direcie i s judecm performana dup aceleai obiective comune declarate. Dincolo de ce spuneam prin edinele de bilan, fiecare i-a vzut de ale lui, deci finalmente n-am putut folosi dect o mic parte din aceti bani n intervalul prevzut: cam vreo 15%. Asta e de fapt marea problem a Romniei de azi, nu lipsa fondurilor. Iar natura ei complicat scap din pcate i raportrilor oficiale optimiste, i isteriilor periodice i superficiale din pres, care fie vd corupie la tot pasul atunci cnd ceva nu merge, dei poate la mijloc e doar prostie slbiciunile de organizare i dificultile de management fiind mai greu de explicat publicului n cinci rnduri de ziar-fie mping politicienii ctre soluii tip hei-rup, care n-au nimic de-a face cu realitatea din teren (mrim salariile cu atta la sut, angajm x oameni etc). Desigur, relatarea de mai sus e pur ficiune, n toate detaliile ei picante. Dac voi fi ntrebat, voi da o dezminire oficial c aa ceva se poate petrece in ara noastr unde, cum se zicea pe vremuri, lucrurile merg bine, statistic vorbind. Dar prietenul meu, fostul manager public exist de-adevratelea i este astzi expert la o firm de consultani ce supervizeaz trei proiecte majore, firm care i-a fcut o ofert de nerefuzat imediat ce a plecat din agenie. Ctig 2.500 euro pe lun, plus main, mobil i bonusuri. Dar cel mai mare ctig, dup cum mi-a spus el, l reprezint ieirea din schizofrenie: are o fi a postului clar, i este limpede ce are de fcut, iar atunci cnd ceva n-a ieit cum trebuie, nare pe cine s dea vina, depinznd doar de el si schimbe lucrurile ca data viitoare s fie mai bine. Ateapt cu oarecare ngrijorare cinic triplarea fondurilor europene pentru Romnia dup aderarea prevzut n 2007, ntrebndu-se cu ce ce instituii, oameni i sisteme de stimulente va reui sectorul nostru public s gestioneze tot afluxul acesta de bani, atta vreme ct noi nici n-am ajuns s contientizm ce ni se ntmpl i ne vicrim pe probleme minore, ignorndu-le pe cele mari i reale. Sorin lonit este director de cercetare la SAR Romanian Academic Society (SAR) 61 Eminescu, Bucharest 2 tel/fax (4021) 211 1. Care sunt problemele cu care se confrunt managerul public din articolul lui Sorin Ioni? (min. 4 probleme) 2. n ce msur aceste probleme pot fi identificate cu unele caracteristici ale organizrii birocratice?