MODULO DE COMPRAS DEL MODELO CIM DE SIEMENS

ALEXANDER DUEAS JUAN MANUEL ORDOEZ

FACULTAD DE INGENIERA ELECTRNICAYTELECOMUNICACIONES PROGRAMA DE INGENIERA EN AUTOMATICA INDUSTRIAL POPAYAN 2012

MODULO DE COMPRAS DEL MODELO CIM DE SIEMENS

ALEXANDER DUEAS JUAN MANUEL ORDOEZ

Presentado a los Ingenieros OSCAR AMAURY ROJAS Y ERMILSO DIAZ en la materia Proyecto de automatizacin II.

FACULTAD DE INGENIERA ELECTRNICA Y TELECOMUNICACIONES PROGRAMA DE INGENIERA EN AUTOMATICA INDUSTRIAL POPAYAN 2012

COMPRAS El proceso de compras se inicia con la recepcin de una propuesta orden de compra del departamento solicitante. A partir de la orden de compra, conocemos el cdigo del material, la cantidad solicitada y la fecha de entrega. En este momento compras mira si la orden lleva asignado el proveedor. En caso que no est asignado, debe comprobar que est dado de alta en el sistema y asignarlo. Si se trata de un proveedor nuevo, Administracin debe entrarlo en el sistema (cuando el proveedor est aceptado). Compras nicamente actualiza los datos referentes al IVA a aplicar a cada proveedor. En el caso que el departamento iniciador sea Planificacin, el cdigo del material ya tiene asignado el proveedor. En la mayora de materiales existen acuerdos previos con el proveedor, mayoritariamente se trata de pedidos abiertos en valor o en cantidad. Algunos materiales se regulan por cuotas, la distribucin entre proveedores est determinada. El precio se determina manualmente. Compras dispone de un listado donde figuran los precios de todos los materiales y las condiciones (el precio que figura en el material es el de la ltima compra). A partir de este listado de precios, del historial del material, de los pedidos pendientes y del stock en almacn tambin propone modificaciones que permitan optimizar la compra. Cuando se dispone de toda la informacin necesaria, entonces puede editarse el pedido de compra. Los pedidos no se editan uno a uno, sino por grupos. El sistema, internamente, controla la edicin de los pedidos. Antes de enviar el pedido en firme al proveedor es imprescindible su autorizacin. Si hay alguna incorreccin se modifica el mismo pedido y vuelve a editarse. Compras tambin enva una copia del pedido a Almacn para que tenga conocimiento de una futura entrada. El seguimiento de pedidos pendientes lo lleva tambin el Departamento de Compras. Diariamente recibe un listado de Sistemas de Informacin donde figuran todos los pedidos pendientes (totales o parciales) ordenados por fecha de entrega. El rea de Compras contempla la gestin del maestro de proveedores y la generacin, mantenimiento y seguimiento de los pedidos de compras. La gestin de compras se realiza con un Sistema de Informacin desarrollado a medida por la propia organizacin. Este sistema es el mismo con el que se gestiona la produccin donde la parte correspondiente a la gestin de compras es tratada como otras funcionalidades dentro del mismo sistema. Las funcionalidades de compras contempladas en el sistema actual comprenden:

MODELO CIM DE SIEMENS BLOQUE FUNCIONAL FUNCIN SUBFUNCIN

1. Seleccin de proveedores

1.1 Consulta de proveedores 1.2 Negociacin de las condiciones de precio y suministro 1.3 Administracin de los datos maestros de proveedores 1.4 Acuerdos Macro

COMPRAS 2. Sistema de pedidos y seguimiento de pedidos

2.1 Calculo de las cantidades a pedir 2.2 Redaccin de pedidos 2.3 Seguimiento de los pedidos abiertos. 2.4 Recordatorios de suministro. 2.5 _Reclamaciones. 2.6 Obtencin confirmacin de pedidos. 2.7 Contabilizacin de las entradas de mercancas 2.8 Comprobacin de facturas. 2.9 Notificar compras de material aceptado y fuentes de energa 2.10 reportar el progreso de las compras a quien lo solicite. 3.1 Anulacin 3.2 Albarn de devolucin 3.3 Actualizacin de la informacin sobre proveedores

3. Tramitacin de devoluciones

4. Activacin del sistema de facturas

Interfaz CI

Compras

Empresa Caso de Estudio Programacin de pedidos, Compras enva Facturas, Datos contables, documentos que confirmacin de pedido, son emitidos fuera reclamacin del proveedor de la empresa que sirven para registrar operaciones comerciales Bloqueo de pedido Comunicacin de recepcin Se le informa sobre el de MP, retraso en el plazo de estado de la compra de materiales, si ya se entrega del pedido

Contenido de datos

PPC

compro, si se demora o sino se consigui. Canal: documento albarn. Necesidades netas, Se le comunica a Compras los propuestas de pedido, plazo requerimientos de produccin basados en la utilizacin de insumos y recursos consumibles y su existencia en stock. Canales: verbal

Confirmacin de pedido, plazo de suministro, comunicacin de recepcin de MP. CAP

Realizado el pedido se comunica la fecha de llegada de la MP para que planeacin haga los ajustes necesarios en caso de retraso en la entrada de los suministros

Pedido de medios de produccin Lista diaria de entrada de MP Se informa de las futuras entradas de mercancas para su recepcin Entrada Comunicacin de recepcin, Cuando se realiza la de comprobante de suministro, entrada de mercanca resultado lista de faltantes, mercanca se s resultados de la verificacin verifica el estado y enva una copia del albarn para dar constancia del recibido. Requerimiento de orden de Conservacin adquisicin de mantenimiento Datos maestros de Es una base de productos, proveedores, datos que contiene datos de pedido de clientes los datos generales Datos de los proveedores, maestros relacionados con el articulo Consulta, pedido Requerimiento que se pide al proveedor para satisfacer las demandas de produccin, y pactar la forma y plazo de pago. tipo de comunicacin : Verbal Oferta, confirmacin de El proveedor pedido, retras en el plazo de informa si se acept suministro, factura, o no el pedido, y reclamacin genera una factura con los materiales, cantidad y una fecha de entrega para el cumplimiento del pedido

Proveedor

En el contexto de la automatizacin industrial existen muchos fabricantes que ofrecen soluciones para llevar a cabo un manejo de la informacin en toda la empresa. En el caso de los sistemas de planificacin de los recursos empresariales existen marcas posicionadas que ofrecen unas muy buenas soluciones, es el caso de ORACLE, SAP, openERP. Para el caso especfico de este documento se har una revisin de los mdulos de gestin de compras de estas empresas y se analizara su funcionalidad. ORACLE. El ERP Oracle E-Business Suite tiene un mdulo para la automatizacin y desarrollo de la Gestin de Compras denominado "Advanced Procuerement". Este mdulo permite la puesta en marcha de autnticos portales del proveedor por parte de las grandes compaas y el sector pblico para poder tener una totalidad visibilidad de las Compras y ahorrar costes en este proceso. Oracle Procurement es un conjunto de aplicaciones diseadas para gestionar las posibles complicaciones relacionadas con el proceso de compra tanto de bienes como de servicios. La solucin de compra permite a las organizaciones dirigir la consecucin de las operaciones, requisitos de la empresa, colaboracin con proveedores, abastecimiento estratgico continuo e inteligencia de compras.

Figura 1. Caractersticas generales de la solucin ORACLE.

La gestin de compras avanzadas de Oracle es una solucin multicompaa, se puede trabajar tanto desde un punto descentralizado hasta una parte centralizada; es una solucin flexible, debido a que permite adaptarse a diferentes modelos organizativos y se puede adaptar a cualquiera de los requerimientos de la empresa donde se desarrolle el proyecto. Abierta en cuanto tiene muchos mecanismos de integracin con sistemas externos y por ultimo una solucin probada por parte de muchas organizaciones que han contado con este servicio. Oracle tiene un panorama de aplicaciones muy extenso Figura 2. El programa de Aprovisionamiento tiene como parte central las compras y esta parte central a su vez da soluciones para varias actividades relacionadas con el proceso de compras.

Figura 2. Panorama de aplicaciones de ORACLE La instalacin de esta aplicacin de ORACLE hace que se tengan varios beneficios dentro de la empresa, los cuales se muestran en la Figura 3. Se hace una reduccin de gasto en bienes y servicios, se tendrn todas las herramientas para controlar todos los gastos dentro de la empresa. Se mejoran los procesos de compras, hace que se creen reglas de aprobacin, y hace que el proceso de compras sea ms sencilla , por ultimo hace que se asegure los cumplimientos de

polticas utilizando la gestin de contratos, el estudio de presupuestos y el rendimiento de los proveedores de la compaa.

Figura 3. Beneficios de la implementacin de la solucion para la gestin de compras de ORACLE. El aprovisionamiento o compras por Parte de ORAClE es un flujo que se muestra en la figura 4. En este se observa cmo se lleva a cabo el proceso desde la solicitud basada en catlogos desarrollados, pasa por una revisin sustentadas desde las polticas de la empresa, pasa por una orden de pedido, una recepcin hasta la factura de proveedores. A su vez este flujo se puede automatizar de una manera flexible eliminando Papeleo y lo que es ms importante: tiempo.

Figura 4. Aprovisionamiento de compras. La tecnologa que utiliza Oracle para las pantallas es completamente WEB (figura 5) y estn basadas en pestaas, aqu se puede observar toda la informacin que se puede manjar con la solucin.

En la figura 5. Se puede ver un ejemplo de la pestaa de pedido.

GESTION DE MATERIALES MM DE SAP. El modulo MM de SAP es el encargado de los procesos de adquisiciones, datos maestros de materiales, verificacin de facturas, etc, esta a su vez comunicado e integrado con otros modelos de SAP. Es importante tener en cuenta que el modulo MM cubre todas las reas relacionadas con la cadena de suministros (Supply Chain), incluyendo planificacin en base a consumos, planificacin logstica, evaluacin de proveedores y verificacin de facturas. Entre los componentes ms relevantes de MM de SAP se tienen: Planificacion en Base a consumos. Gestion de Inventarios Verificacion de Facturas Gestion de Servicios Externos. Compras.

Para nuestro caso entraremos a analizar como es el componente Compras dentro del modelo SAP. Del componente compras se puede decir que este proporciona la habilidad de determinar posibles fuentes de aprovisionamiento de servicios y materiales, la compra en s de estos materiales o servicios, el posterior seguimiento de los pedidos desde que salen de los proveedores, requisas, peticiones de cuotas, precios y condiciones, rdenes de compra, confirmacin de los proveedores entre otras muchas ms funcionalidades. La funcin de compras asume un papel estratgico dentro de cualquier empresa, un manejo eficiente de esta funcin hace que se reduzcan los gastos dentro de la empresa, vuelve los procesos ms eficientes y adems gestiona el riesgo con los proveedores. Dentro de SAP se encuentra SAP SRM que es denominado Auto servicio de compras para la compra de consumibles y servicios , esto se enmarca dentro de las necesidades de la empresa. Dentro de este marco de necesidades el entorno con el que se cuenta es un entorno amigable (figura 6) para la comunicacin de estas, tiene una aplicacin automtica de flujo de aprobacin indicado, asi como una base para que los usuarios finales creen sus solicitudes. Cuenta con el uso de catalogos electrnicos para garantizar la compra con las condiciones pactadas entre la empresa y los proveedores (Figura 7. )

Figura 6. Entorno amigable.

Figura 7. Catalogo electrnico desarrollado por SAP para la gestin de compras. SAP SRM hace que los flujos de aprobacin sean adaptables contando con: Workflow predefinido de 0 a n pasos. Workflow por posicin y por docuemento completo o posiciones. Workflow de diferentes tipos (aprobacin, revisin, completar documento) Workflow ad - hoc

Adems de estos SAP SRM/ERP lleva a cabo una creacin automatizada del Pedido, con una aplicacin automtica del pedido, y una integracin con contabilidad analtica (figura 8)

Figura 8. Creacin automatizada del pedido (SAP) Por ultimo SAP ofrece una gestin eficiente de las facturas, este flujo se puede observar en la figura 9.

Figura 9. Flujo de facturas

Dentro de la solucin SAP de compras tambin se encuentra el SAP Invoice Management by Opentext cuyo objetivo es procesar incidencias con facturas esto lo lleva a cabo creando acceso a documentos SAP directamente relacionados con las excepciones, teniendo opciones de procesos basadas en roles y best Practices configurables, y la determinacin automtica de roles responsables en cada punto del proceso. (figura 10).

Figura 10. SAP Invoice Managment

SAP Invoice Management by Opentext tambien crea flujos de aprobacin (Figura 11) con validacion inmediata de la informacin contable con la factura, proceso de aprobacin en entorno web. Es diseado y optimizado para el proceso de facturas basado en aprobaciones jerrquicas.

Figura 11. Tambin se cuenta con SAP contract Lifecycle Management para la negociacin de contratos, esto se puede observar en la figura 12.

Figura 12. contract Lifecycle Management En la tabla Figura 13. se puede observar el paquete de soluciones SAP de compras.

Figura 13. Soluciones SAP de compras. openERP. La ltima solucin analizada es openERP, este es un completo sistema de gestin de empresas/organizaciones (ERP) de licencia libre que cubre las necesidades de las rea de contabilidad, ventas, compras, almacn, inventario, proyectos, CRM, recursos humanos, tiendas virtuales, etc. Un componente fundamental para el funcionamiento del OpenERP es el motor de bases de datos en el cual se almacena toda la informacin que se ingrese a travs de los los clientes del mismo, por lo que la herramienta usa una base de datos PostgreSQL, que adems de ser libre, es bastante confiable y robusta. Otra de las ventajas que tiene el OpenERP es que puede funcionar tanto en la plataforma de Windows como en Linux y en Mac, el sistema es software libre bajo la licencia GPL (General Public License). El mdulo de gestin de compras permite: Realizar el seguimiento de tarifas de sus proveedores y convertirlas en rdenes de compra OpenERP tiene varios mtodos de monitorizar factura y realizar el seguimiento de la recepcin de materiales solicitados. Gestionar entregas parciales del proveedor y mercancas faltantes.

Gestin de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega. Las reglas de reabastecimiento de mercanca del sistema permiten generar borradores de pedidos de compra (Necesidades de compra) automticamente. Tambin es pueden configurar para que se ejecute un procedimiento totalmente ajustado a las necesidades de compra marcadas por el rea de fabricacin.

La orden de proveedor es el documento que le permite manejar negociaciones de precio, facturas de control del proveedor, manejar recibos de mercadera y sincronizar todos estos documentos. 1- Peticin de precio al proveedor. 2- Confirmacin de compra. 3- Recibo y control de productos. 4- Control de facturacin.