REFLEXIONES SOBRE LA IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES

DE LA PRE-HISTORIA A LA HISTORIA
Por: Ing. Ral Agreda, M. Sc.

En qu momento surgi el cambio de pre-historia a historia? En qu momento el ser humano fue capaz de transmitir sus ideas, pensamientos y conocimientos de manera que generaciones posteriores pudieran apreciar, aprovechar e incluso mejorar? Estas interrogantes tienen una sencilla respuesta la invencin y aplicacin de la escritura. Algo tan sencillo, como anotar el qu hacer diario del hombre antiguo, permiti perfeccionar sus mtodos a lo largo del tiempo. No se pasa de la pre-historia a la historia sino hasta que el hombre fue capaz de documentar todos aquellos aspectos relevantes de su pueblo, incluyendo las glorias y las derrotas, las tradiciones y eventos naturales. Pero Para qu ha servido? De qu manera ha trascendido a lo largo del tiempo? Sencillamente y fundamentalmente, ha servido para entender, imaginar y describir la evolucin del potencial humano en los diferentes contextos. Ha trascendido en el simple hecho de no empezar desde cero de empezar a partir de lo ya establecido por otros anteriores, de identificar y reconocer los errores que se han cometido para no repetirlos.

Veamos el caso de los importantes avances en la ciencia y su aplicacin a travs de la tecnologa. La ciencia sin duda ha evolucionado grandemente, pero esta evolucin no es casualidad, no se ha dado por ideas puntuales de grandes genios; se ha dado porque a estos genios se les prepar el camino, que de alguna manera han logrado consolidar e interpretar las ideas documentadas de muchos otros, creando nuevos paradigmas y nuevas interrogantes para el futuro. Lo mismo ocurre con los procesos de las organizaciones: hay actores que ejecutan su trabajo y suelen transmitir el conocimiento adquirido a quienes ocuparn su puesto en el futuro, han preparado el camino para que alguien ms lo aproveche y parta desde ese punto para innovar y definir nuevas alternativas para la solucin de problemas cotidianos.

Es cierto que han habido grandes pensadores como los antiguos griegos (Scrates, Platn y Aristteles principalmente) quienes forjaron los cimientos para que otros ms adelante construyeran y aportaran sobre ellos pero Cmo lograron que su pensamiento perdurara hasta nuestros das? Es redundante pero lo lograron documentando su forma de concebir al mundo, divulgando sus ideas abiertamente, transmitiendo sus pensamientos a otros (que ms adelante aportaran nuevas percepciones y transformaran el conocimiento anterior en uno totalmente renovado).

La innovacin surge cuando hay algo distinto en la forma como las cosas acostumbraban ser, pero Cmo saber qu es lo acostumbrado? Respuesta: Slo revisando lo escrito al respecto. Las organizaciones en sociedades como la guatemalteca, tienen fuertes debilidades y poco inters en construir su estructura documental, en escribir la forma de trabajar, en dejar evidencias de cmo se han estado haciendo las cosas, qu errores se quieren evitar y principalmente cmo se quiere trabajar ahora. No cabe duda que, al igual que con la evolucin de la ciencia y la tecnologa, las organizaciones pueden evolucionar cuando han documentado sus prcticas, permitindole a su gente adquirir el conocimiento anterior para aprovecharlo y mejorarlo, no empezar de cero cuando el personal clave abandona la empresa, innovar formas de desempear las labores, aumentar la eficiencia a partir de lo ya conocido.

Son muchas las oportunidades que se puede adquirir en una organizacin que crea su propia historia; su personal cubre el rol cual equipo de cientficos que constantemente debe buscar nuevas alternativas para hacer su trabajo y resolver interrogantes, de manera que cumplan con la calidad requerida por un mercado cada vez ms competente y exigente.

El llamado a pasar de una sombra pre-historia organizacional a una prometedora historia organizacional est hecho, es cuestin de que los altos

directivos y los lderes que se encuentran en todos los niveles de las empresas asuman el compromiso de construir lo que quieren que se cuente de las organizaciones, la noble labor de transmitir el conocimiento adquirido a lo largo del tiempo para que este sea constantemente debatido, compartido, validado y renovado. Las organizaciones No deben esperar que la documentacin generada por primera vez sea perfecta, el primer esfuerzo tiene como objeto la validacin de que lo que se ha documentado es coherente con las necesidades que demanda el qu hacer de los colaboradores. Ms adelante surgirn nuevas versiones que evidenciarn el proceso de mejora continua y no habr necesidad de partir de cero, sino desde la versin anterior. Por eso es necesario que dentro de las organizaciones exista un equipo que vele por la revisin constante de la naturaleza y evolucin de los procesos (de la misma forma como procede un investigador para responder a nuevos retos y problemas), cultivando una cultura de retroalimentacin y conservacin del conocimiento ms relevante, garantizando que las mejores prcticas son las que han sido rescatadas y por ende perfeccionadas.

A manera de conclusin, de nada sirve tener una coleccin grandsima de documentos si nunca sern conocidos por los colaboradores, mucho menos se esperara que fueran puestos en prctica. La divulgacin del conocimiento es la obligacin de todo aquel que lo posee, es lo moral y ticamente correcto. Por definicin, el conocimiento es patrimonio de la humanidad y por lo mismo debe ser trasladado a otros; porque ms que tener conocimientos, lo que se haga con ellos es lo que genera poder.

Finalmente, el objetivo especfico que las organizaciones deben buscar al implementar la documentacin que ha generado, consiste en difundir todos aquellos procedimientos, instructivos y otros documentos necesarios para el buen desempeo de sus procesos y que las mejores prcticas se estandaricen. Los resultados que deben esperarse son los siguientes:

Fortalecer las competencias del personal a travs de la constante revisin de sus procedimientos y actividades. Recibir solicitudes por parte de los colaboradores para realizar cambios, correcciones y mejoras en la documentacin

Adems, los lderes y la alta direccin deben fijar su atencin en los siguientes aspectos:

Asegurar que todo el personal est debidamente informado y capacitado respecto a la documentacin que recibe. Verificar que el sistema documental est siendo complementado con registros. Desarrollar el proceso de retroalimentacin y mejora continua.

Queda entonces la invitacin para que las empresas busquen salir de la prehistoria organizacional y comiencen a emprender su historia-organizacional a travs de la elaboracin, revisin, aprobacin y divulgacin de una estructura documental acorde a las muy especficas necesidades de su naturaleza y mercados objetivos. Por una mejora continua, Atentamente

Ing. Ral E. Agreda, M. Sc.

2012