AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS

Profesor: Jess Gmez Fernndez-Cabrera Jefe del Servicio de Documentacin, Archivo y Publicaciones. Consejera de Gobernacin y Justicia

Consejera de Salud. Junta de Andaluca.

Curso sobre Tcnicas de Archivo y Documentacin

24-26 de noviembre de 1997

Vamos a ver
N

1.- Aplicacin de la Informtica a los archivos

1.1.- Campos de aplicacin 1.2- Retos que plantea 2.1.- Niveles de automatizacin 2.2.- Planificacin de la automatizacin

2.- Automatizacin de archivos

3.- Gestin electrnica de documentos (GED)

3.1.- Idea bsica 3.2.- Elementos 3.3.- Ventajas Concepto Necesidad Requerimientos Elementos tecnolgicos Resultados

4.- Sistemas de Gestin Integrada de documentos (SGID)

5.- GESTARCH: Sistema de Gestin de Archivos

1. APLICACIN DE LA INFORMTICA A LOS ARCHIVOS

1.1.- Campos de aplicacin

N

Automatizacin de tareas burocrtico / administrativas:

Correspondencia Elaboracin de informes, certificados, etc. Gestin de personal, de presupuestos, etc. Planificacin, estadsticas, etc Etc. Control fsico de los fondos:
M M M M

Tareas tcnico / documentales:

Instalaciones Conservacin Reproduccin, Etc. Descripcin Seleccin / eliminacin Transferencias Acceso y difusin

Control intelectual de los fondos

M M M M

1. APLICACIN DE LA INFORMTICA A LOS ARCHIVOS

1.2.- Retos que plantea

N N

N N

Acercamiento de los profesonales a una tcnica poco familiar Romper con la idea del archivo desconectado del sistema de informacin de la organizacin y de otras organizaciones. Normalizacin terminolgica. Establecimiento de nuevas tcnicas de descripcin documental. Etc.

2.- AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS

2.1.-Niveles de automatizacin
N

Automatizacin parcial
Elaboracin y mantenimiento de instrumentos de descripcin para el control y localizacin de fondos Gestin administrativa

N N

Gestin electrnica de documentos (GED) Sistemas de gestin integrada de la documentacin (SGID)

2.- AUTOMATIZACIN DE ARCHIVOS

2.2.- Planificacin de la automatizacin

N

Conocer la propia organizacin:

Estructura/funciones/procedimientos Documentacin: tratamiento/Tipologa/Circuito Organizativas Informativas Tratamiento de la documentacin Prestacin de servicios Personales Econmicos Informticos Bibliografa, otras experiencias Oferta del mercado Normas, Planes administrativos, etc.

Fijar las necesidades

Definir objetivos

Evaluar los medios

Estudio de

3.- GESTION ELECTRNICA DE DOCUMENTOS

3.1.-Idea bsica
Almacenar, recuperar y reproducir los documentos , de forma totalmente automatizada (sin desplazamiento a los depsitos)

3.- GESTION ELECTRNICA DE DOCUMENTOS

3.2.- Elementos
N N N N N N N N

Discos opticos Scanner Monitores de alta resolucin Impresoras Sistema de gestin de bases de datos OCR (Optical Character recognition) Fax Correo electrnico

3.- GESTION ELECTRNICA DE DOCUMENTOS

3.3.- Objetivos
N N

N N N

Ahorro de espacio (Desaparece el papel?) Aumento de la velocidad en la recuperacin de la informacin Multiplicacin de criterios de recuperacin Seguridad Acceso distribuido (sistemas multiuso y red)

4.- SISTEMAS DE GESTIN INTEDRADA DE DOCUMENTOS

(SGID)

4.1.- Concepto
Conjunto de herramientas, actividades y operaciones encaminadas a controlar los procesos de produccin/entrada, circulacin/distribucin, archivado/almacenamiento, tratamiento y expurgo de la documentacin de una empresa u organizacin, con el fin de optimizar la utilizacin de los recursos de informacin documental por parte de los distintos integrantes de la misma
E. Garca.Morales Huidobro

4.- SISTEMAS DE GESTIN INTEDRADA DE DOCUMENTOS

(SGID)

4.2.-Necesidad
N

RAZONES ESTRATGICAS Hacer ms rpidos los procesos (manejo de documentacin) Racionalizar y flexibilizar la organizacin/distribucin de doc. Mejorar el servicio al cliente Establecer mecanismos automticos de medicin y auditora Mejorar la seguridad de la documentacin RAZONES FINANCIERAS Incrementar la productividad (reduccin tiempo de acceso al documento) Ahorrar espacio fsico (archivo de documentos en papel) Reducir gastos corrientes (duplicaciones, mensajera, etc) RAZONES TCNICAS. Soluciona problemas como: Deficiente gestin de documentacin en papel (demora en la recuperacin, inadecuada explotacin de la informacin, prdidas, etc) Integracin de documentos en diferentes soportes Lentitud y dificultad de la comunicacin dentro de la organizacin.

4.- SISTEMAS DE GESTIN INTEDRADA DE DOCUMENTOS (SGID)

4.3.- Requerimientos
N

PREMISAS Forman parte del sistema todos los documentos (internos / externos) en cualquier soporte La informacin producida / recibida debe ser compartida PLAN ESTRATGICO Definicin de tipos documentales Sistema de control y flujo de documentos Sistemas de recuperacin de la informacin (indizacin / clasificacin) Criterios y sistema de eliminacin de documentos Niveles de confidencialidad y acceso Almacenamiento de la documentacin Manuales de procedimiento

4.- SISTEMAS DE GESTIN INTEDRADA DE DOCUMENTOS (SGID)

4.4.- Elementos tecnolgicos

N N N N N

Tecnologas de almacenamiento ptico Tecnologas de reconocimiento Sofware de gestin documental Sofware de gestin de flujos de trabajo (workflow) Sofware para trabajo en grupo (groupware) correo electrnico gestin compartida de documentos etc

4.- SISTEMAS DE GESTIN INTEDRADA DE DOCUMENTOS (SGID)

4.5.- Resultados
N N N N N N N N N

Aumento nivel de satisfaccin de clientes ............ 68/90 % Reduccin de tiempos de respuesta ...................... 50 % Reduccin de precios ............................................ 10 % Reduccin de horas de proceso ............................. 50 % Reduccin de errores de proceso ........................... 75 % Incremento de productividad ................................. 20 % Reduccin de tareas de archivo .............................. 80 % Reduccin de espacio fsico ................................... 60 % Reduccin de horas de personal ............................. 30 %
. Fuente: HALES, K. y JEFFCOATE, J: Document Image Processing: The Comercial Impact. London: OVOUM Ltd., 1990

5.- GESTARCH
Sistema de Gestin de Archivos Consejera de Gobernacin

Vamos a ver
N N

5.1.- Descripcin general 1.1.- Objetivos 1.2.- Caractersticas 5.2..- Soporte tcnico 2.1.- Programa CDS/ISIS 2.2.- Requerimientos tcnicos 5.3.- Estructura interna 2.1.- Mdulos 2.2.- Bases de datos 2.3.- Funcionalidades 2.4.- Operativa general 2.5.- Parmetros y tablas 5.4.- Funciones y productos

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.1.1.- Descripcin general:

N

Objetivos

N N

N N N N N N N

Conocer los expedientes (todos y cada uno) depositados/gestionados por el/la archivo/oficina.. Conocer el contenido de cada expediente y la descripcin de cada uno de los documentos que lo componen. Conocer el estado de tramitacin del expediente. Conocer la localizacin del expediente y/o cada uno de los documentos que lo componen. Realizar las transferencias. Efectuar consultas y prstamos. Controlar consultas y prstamos. Elaborar instrumentos de descripcin. Elaborar impresos de gestin. Obtener estadsticas. Gestin de instalaciones.

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.1.2.- Descripcin general:

Caractersticas

Modularidad Aplicacines parciales

M M

Archivo central/Archivos de oficina Expedientes/documentos

Versatilidad Todo tipo de situaciones N Progresividad Fases y niveles de implantacin N Globalidad Todos los procesos documentales
N
Circuito completo Todas las edades

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.2.1.- Soporte tcnico:

VENTAJAS:

CDS/ISIS

Sistema de indexacin sofisticado (Ficheros inversos: tablas / codificacin) Sistema de interrogacin rico Sistema de bsqueda rpido Facilidad de (re)definir campos Compatibilidad con formatos internacionales Descripcin a diferentes niveles (elaboracin de instrumentos de descripcin tradicionales) Formatos de listados variados Gestin de tesauro Gratuidad Se atiene al estudio COOK, M.: Selected Guidilines for the management of records nd archives. A RAM reade. Pars: Unesco. 1990 INCONVENIENTES: No permite relacionar varias bases de datos

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.2.2.- Soporte tcnico.

Requerimientos

PC compatible Sistema operativo MS-DOS 3.3 O SUPERIOR Disco duro con 3 MB al instalar Equipo 386 SX, con 1 MB de memoria RAM Impresora matricial. comandos EPSON O PROPINTER Pantalla monocromo. Formato tipo texto

Programacin PASCAL (CDS/ISIS) Programacin CLIPPER Gestor dBase

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.3.1.- Estructura interna.

N

Mdulos
N

ARCHIVO CENTRAL Gestin fondos depositados Mantener tablas auxiliares Recepcionar transferencias de AO Efectuar transferencias al AGA Dar de alta a los AO del sistema

ARCHIVOS DE OFICINA Gestin/seguimiento expedientes Importar tablas auxiliares Efectuar transferencias a AC

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.3.2.- Estructura interna.

Bases de datos

BASE DE DATOS EXPEDIENTES

N
EXPEDIENTE

BASE DE DATOS DOCUMENTOS

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.3.3.- Estructura interna.

N N N N N N N N N

Funcionalidades

Entrada/modificacin expediente Entrada/modificacin documentos Consultas y bsquedas Prstamos Listados Estadsticas Creacin nueva oficina Exportacin/importacin de tablas Importacin/exportacin de expedientes

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.3.4.- Estructura interna.

Operativa general.
OPCIONES Altas Bajas Modificaciones
AYUDAS Operativa informtica Tratamiento archivstico

FUNCIONES * * * Mantenimiento * * * *

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.3.5.- Estructura interna.

Parmetros y tablas
N

PARMETROS
Cdigo AO rgano principal Subrgano Nombre del AO /AC 2 Descriptor Ao en curso Numerador expedientes Contador bsquedas Contador consultas

TABLAS
Tipos de soporte Cuadro de clasificacin
Dgitos Serie Subserie

Estados de tramitacin Unidades de prstamo Emisores/Destinatarios Tipologa documental

N N

Se definen al instalar la aplicacin Identifican al archivo

5.- GESTARCH: SISTEMA DE GESTIONDE ARCHIVOS

5.4.- Funciones y productos

N N N N N N N

4.1.- Descripcin documental 4.2.- Recuperacin y bsqueda 4.3.- Consultas y prstamos 4.4.- Listados y productos documentales 4.5.- Estadsticas 4.6.- Exportacin / Importacin (Transferencias) Exclusivas del AC:
4.7.- Elaboracin y mantenimiento de tablas 4.8.- Creacin de Archivos de Oficina