Projet informatique pour obtenir la licence professionnelle Ressources documentaires et bases de donnes, Spcialit documentation dentreprise

Prsent et soutenu par : Marie-Christine BECK Marjorie CARIOU Emmanuel VOLPI

Manuel dutilisation de la base de donnes du Cercle cartophile et numismatique mosellan

IRTD XXVIIIme promotion 2011 - 2012

SOMMAIRE
SOMMAIRE
Prsentation du projet .................................................................................................................... 3 Prsentation du logiciel PMB ......................................................................................................... 3 Interface Gestion............................................................................................................................. 4
I.
A. B.

Laccs .................................................................................................................................. 4
Prsentation de linterface ....................................................................................................................................... 5 Lajout dun utilisateur .............................................................................................................................................. 5

II.
A. B. C.

La notice ............................................................................................................................... 7
Les conventions dcriture ....................................................................................................................................... 9 Le document numrique........................................................................................................................................... 9 La suppression de notice ........................................................................................................................................ 10

III. IV. V.

La liste dautorit ................................................................................................................ 10 La liste sous forme dautorit............................................................................................... 11 La sauvegarde ..................................................................................................................... 13

Interface OPAC .............................................................................................................................. 14

La recherche simple ..................................................................................................................... 14 La recherche multicritres ........................................................................................................... 15 La recherche par tags ................................................................................................................... 15 La lecture dune notice ................................................................................................................ 16

Pour en savoir plus........................................................................................................................ 17

Prsentation du projet
Dans le cadre de la licence professionnelle Infodoc de lIRTD, nous ralisons la base de donne du cercle cartophile et numismatique mosellan. Nous avons choisi cette association pour limportance de son fonds et son intrt historique. Cette base est la suite de la ralisation du site web de lassociation. Ce manuel dutilisation sadresse aux collectionneurs, les futurs contributeurs de la base iconographique source du cercle. Objectifs de la base Prsenter les collections Identifier, estimer les pices de collections Permettre la recherche de pices de collection Favoriser les changes entre collectionneurs Public Les collectionneurs amateurs et professionnels Le grand public Les historiens

Prsentation du logiciel PMB

PMB est un logiciel libre de gestion de bibliothques et de centres de documentation, gr par l'entreprise PMB Services. Pour plus d'informations, vous pouvez consulter le site : http://www.sigb.net PMB est un systme intgr de gestion de Bibliothque (SIGB) ; cest un progiciel mtier destin la gestion informatique de la chane documentaire (acquisitions, catalogage, indexation, gestion des prts, gestion des priodiques, statistiques etc.). Le SIGB PMB propose galement lOPAC (Online Public Access Catalog), le catalogue informatis accessible en ligne.

Interface Gestion I. Laccs

Pour accder linterface gestion du logiciel, saisir dans la barre dadresse du navigateur (Mozilla Firefox de prfrence), lurl suivante : http://ladokemballe.info/PMB/pmb/ Lcran ci-dessous apparat ; vous saisissez vos identifiants et mot de passe.

Aprs avoir saisi vos identifiant et mot de passe, lcran suivant apparat.

A.

Prsentation de linterface

L'cran de linterface de gestion de PMB est divis en plusieurs parties : La barre d'onglets permet de basculer entre les diffrents modules du logiciel : circulation, catalogue, autorits, dition, DSI, acquisitions, administration Le menu latral est li l'onglet courant. Le sous-menu est li au menu latral. La barre d'icnes est accessible quel que soit l'onglet affich. Licne boussole affiche l'historique des recherches. Licne point dinterrogation affiche l'aide contextuelle Licne rouage permet d'accder aux prfrences de l'utilisateur courant (gestion de laffichage, mot de passe, saisie) Licne OPAC ouvre l'OPAC dans une nouvelle fentre ou un nouvel onglet. Licne disquette lance la sauvegarde. Licne croix sur fond rouge permet de quitter lapplication. L'accs une fonction du logiciel se fait donc par slections successives : onglet, lment de menu, lment de sous-menu, ventuellement, lment d'un deuxime niveau de sous -menu.

B.

Lajout dun utilisateur

Vous slectionnez longlet ADMINISTRATION Sur la colonne de gauche, slectionnez la rubrique UTILISATEURS

Slectionnez le bouton, en bas gauche, AJOUTER UN UTILISATEUR

Renseigner les champs suivants : login, nom, prnom, le-mail, le mot de passe. Cochez les droits de lutilisateur selon son profil contributeur simple ou administrateur. Il existe dj deux profils : le super user cest--dire ladministrateur qui a tous les droits ; PB le profil dun collectionneur du cercle, contributeur qui a aussi tous les droits. Chaque nouveau profil utilisateur cr a des droits qui lui sont attribus. Ils peuvent se limiter au catalogage et la circulation pour le simple collectionneur contributeur. Enregistrez.

II.

La notice

Pour crer une nouvelle notice, slectionnez longlet CATALOGUE, la rubrique DOCUMENTS et la sous-rubrique NOUVELLE NOTICE. Le premier cran demande de renseigner lISBN ou EAN ou numro commercial ; ces donnes sont facultatives pour crer une notice, donc cliquez sur le bouton SUIVANT.

Suivant le document que vous voulez cataloguer, vous slectionnez dans le premier menu droulant un type de document. Pour la carte postale et le vieux papier, vous choisissez DOCUMENT GRAPHIQUE A DEUX DIMENSIONS, pour la monnaie ancienne, choisissez OBJET A TROIS DIMENSIONS, ARTEFACTS.

Ensuite, vous renseigner les champs de la notice :

TITRE : renseigner le titre de la pice de collection. RESPONSABILITE : ce champ correspond aux auteurs. Les auteurs sont autant illustrateur, photographe, imprimeur. Il suffit de slectionner la fonction correspondante. Pour saisir un auteur, clique sur le bouton avec les trois petits points. Une liste apparat.

Soit lauteur est dj dans la base et vous le slectionnez, soit vous ajoutez un auteur en cliquant sur le bouton correspondant. Vous pouvez renseigner les champs type, nom et prnom. Enregistrez. Lauteur saffiche dans le champ auteur. Manipulation identique pour la fonction de lauteur. Attention, si vous ne connaissez pas la fonction de lauteur, ne la mentionnez pas et supprimer la fonction par dfaut (auteur) en cliquant sur la croix, droit du champ. Lorsquil y a plusieurs auteurs, saisissez les dans le champ AUTRES AUTEURS. Pour ajouter une ligne auteur, cliquez sur le bouton + EDITEUR : le procd est le mme que pour le champ auteur. COLLATION : Ce champ comprend deux lignes, les caractristiques (couleur/noir&blanc, bordure, oblitration), le format (9x13, 10x15) matrielles

INDEXATION : Ce champ comprend les MOTS-CLES (appels aussi tags). Les renseigner aprs avoir renseign le champ personnalis THEME. Le champ THEME donne les grandes catgories de classement des pices de collection ; ces thmes nous ont t communiqus par le Cercle. Le champ MOTS-CLES permet dindexer librement la pice en rapport avec son contenu. CHAMPS PERSONNALISES :

Tous les champs personnaliss sont renseigner de la mme faon que les champs AUTEUR et EDITEUR. Le champ LEGENDE permet une description complte du contenu iconographique de la pice. A. Les conventions dcriture

Pour la saisie dun auteur et un diteur : le NOM en majuscule, le premire lettre du Prnom en majuscule suivi dun point (exemple : THIAM, J.) Pour la saisie dun collectionneur : indiquer les initiales en majuscule en commenant par le nom, ensuite le prnom (exemple : BECK Philippe, BP) Pour la saisie de mots-cls : en minuscule, spars par un point virgule, au singulier part les mots invariablement au pluriel (exemple : gens) Pour la saisie des caractristiques matrielles : noir et blanc/couleur, dentele (pour la bordure), oblitre. Pour la saisie du format : 9x13/10x15 Pour la saisie des listes, toujours crire le terme au singulier part les mots invaria blement au pluriel, la premire lettre en majuscule et les suivantes en minuscule. B. Le document numrique

Lorsquon a renseign tous les champs de la notice (attention les champs _type de pice de collection, localisation, thme, lgende_ sont obligatoires), ne pas oublier denregistrer la notice. Pour lui ajouter un document numrique, rester dans longlet CATALOGUE, puis slectionner la rubrique RECHERCHE, et la sous-rubrique DERNIERES NOTICES. La liste des notices apparat. Cliquer sur le titre soulign de la notice. La notice choisie apparat avec la possibilit de la modifier, de la dupliquer, la remplacer, dajouter un document numrique (bouton en bas gauche de la notice).

Le nom du document correspond au titre exact de la notice (la recherche se fait aussi dans le titre du document numrique). Pour ajouter un fichier numrique, cliquer sur parcourir dans le champ FICHIER DU DOCUMENT. Slectionner sur votre ordinateur votre fichier. Ce fichier est limage que vous voulez associer la notice, il doit tre compress (entre 10Ko et 300Ko) et sous format JPEG/JPG ou GIF ou PNG ou PDF. Enregistrer. C. La suppression de notice

Pour supprimer une notice, rechercher la soit via la rubrique TOUTES NOTICES ou la rubrique DERNIERES NOTICES, slectionner la notice en cliquant sur le titre soulign, cliquer sur le bouton SUPPRIMER en bas, droite

III.

La liste dautorit

Cest une liste de termes normaliss, ici des noms propres, qui doivent tre obligatoirement utiliss par les contributeurs dans le classement (indexation) de leurs pices de collection. Elles concernent les auteurs et les diteurs. Pour ajouter, supprimer ou modifier un auteur ou un diteur, slectionner longlet AUTORITE, choisir la rubrique AUTEUR ou EDITEUR.

Pour modifier, slectionner un nom dans la liste, un cran apparat, fates vos modifications et enregistrer ou supprimer. ATTENTION, renseigner seulement le nom sinon dautres 10

informations apparaissent dans le champ auteur de la notice. Cela la rend illisible. Exception fait du site web qui peut renvoyer vers le site de lauteur ou diteur.

IV.

La liste sous forme dautorit

Cest une liste de termes reconnus et valids par le Cercle, qui doivent tre obligatoirement utiliss par les contributeurs dans le classement (indexation) de leurs pices de collection. Elles concernent le type de pice de collection, la localisation, les thmes, les collectionneurs. Pour ajouter, supprimer ou modifier une liste, slectionner longlet ADMINISTRATION, choisir la rubrique NOTICE et le menu PERSONNALISABLES. Cliquer sur la liste que vous voulez modifier.

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Pour ajouter ou supprimer un terme dans la liste, cliquer sur le bouton OPTIONS de la fentre EDITION DU CHAMP

La liste OPTIONS POUR LE PARAMETRE apparat.

Pour supprimer un terme, cocher le et cliquer sur le bouton, en bas, gauche de la liste, SUPPRIMER LES OPTIONS COCHEES. Pour ajouter un terme, cliquer sur le bouton, en bas, 12

gauche de la liste, AJOUTER, saisir le nouveau terme dans la ligne nouvellement cre. TRIER et ENREGISTRER. Noubliez pas denregistrer une dernire fois la fentre EDITION DU CHAMP

V.

La sauvegarde

Sur La barre d'icnes, en haut droite, cliquer sur licne disquette pour lancer la sauvegarde. Cochez tous les jeux de sauvegarde et lancer la sauvegarde (bouton, correspondant)

Attention : attendre le message la sauvegarde sest termine normalement

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Interface OPAC
La page daccueil propos e 3 onglets de recherche :

La recherche simple Choisir le type de document dans le menu droulant : document graphique deux dimensions pour les cartes postales et les vieux papiers objet trois dimensions, artefacts pour les pices de monnaies Saisir un mot cl dans la barre de recherche Slectionner o vous voulez rechercher le mot Pour visualiser le rsultat de la recherche, cliquer sur afficher ct de licne loupe Pour visualiser la notice, drouler la en cliquant sur +

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La recherche multicritres Choisir les champs dindexation. Pour chaque champ, saisir le(s) mot(s) cl. Vous pouvez combiner les mots cls des champs en utilisant trois oprateurs boolens : ET (pour cibler en associant les mots cls), OU (pour largir en ajoutant les mots cls), SAUF (pour exclure des mots cls). Si vous slectionnez plusieurs champs, loprateur ET est toujours le premier, puis vient le OU et en dernier le SAUF.

La recherche par tags Les tags sont des mots cls issus du langage naturel. Ils sont ajouts librement par les contributeurs lors de la cration dune notice, dans le champ indexation. Ces tags indexent le contenu de la pice de collection. Slectionner le mot dans la liste des tags.

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La lecture dune notice

La notice documentaire met en forme la description catalographique de la pice de collection, qui comprend les champs bibliographiques courants (titre, auteur, diteur, localisation, date), les champs de contenu (lgende, indexation) et les champs de description technique (format, prsentation, type de pice de collection). Vous pouvez visualiser les documents en cliquant sur les documents numriques. Si vous voulez conserver la notice, cliquer sur le permalink et marquer la page dans vos favoris.

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Pour en savoir plus

Lutilisateur de PMB peut consulter un espace communautaire et trouver de laide : http://forge.sigb.net/redmine Par ailleurs, il y une importante documentation bien labore et disponible sur le web : Le site de services PMB http://doc.sigb.net/pmb/co/guide_complet_web.html Le site des professeurs documentalistes de lenseignement catholique de Bretagne http://www.citedoc.net/index_bis.php?page=pmb La page ddie PMB du site de lacadmie de Rennes http://espaceeducatif.ac-rennes.fr/jahia/Jahia/lang/fr/pid/15730

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