Auditoria y Control de gestin Gabriela Rementera Otoo 2012

INDICADORES DE GESTION

La medicin del desempeo es parte de un largo proceso de planificacin

(Cepal/Ilpes :2005)
Misin, visin y objetivos

Quines somos o qu hacemos

Anlisis Interno y de contexto

Cmo sabemos que hemos llegado

Estrategias

Dnde queremos ir

Medicin de desempeo

Cmo podemos llegar

Estado Actual A
Rentabilidad actual 10%

Estado Esperado B
Rentabilidad esperada 15%

Medicin Indicadores de Gestin

Visin OBJETIVO Misin

META

INDICADOR

Elaboracin de medidas de desempeo Puede abarcar todo el proceso

QU ES UN INDICADOR?
Expresin de medida de un atributo
Conjunto de variables cuantitativas o cualitativas que se va a medir o monitorear Criterio para evaluar el comportamiento de las variables un objetivo

Nmero que establece una relacin entre dos o ms datos significativos de dominios semejantes o diversos y que proporciona informacin sobre el estado en que se encuentra un sistema

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

El requisito previo para formular indicadores

de evaluacin de desempeo es que la

institucin pblica defina los objetivos que

orientarn en el mediano y largo plazo su

accionar.

Indicador de Gestin
Expresin cuantitativa del comportamiento de las variables que intervienen en un proceso y de los atributos de los resultados, que permiten analizar el resultado de la gestin y el cumplimiento de las metas respecto al objetivo trazado por la organizacin.

La medicin debe tener una referencia de cuya comparacin se puede establecer una desviacin o acierto, sobre las cuales se determinarn acciones correctivas, preventivas o de mantenimiento.

Lo que no se pueda medir no se puede controlar

Lo que no se pueda controlar no lo puedo gestionar

Los indicadores son un medio y no un fin.

LOS INDICADORES

Qu es un indicador?
Los indicadores son instrumentos de medicin. El propsito de los indicadores no slo es producir informacin, sino lograr que se incorpore a la toma de decisiones, vinculada a la gestin.

Beneficios
1. Los indicadores apoyan el conocimiento y el aprendizaje 2. Los indicadores permiten adoptar medidas para el mejoramiento de la gestin 3. La utilizacin de los indicadores favorece la contestabilidad o competencia por recursos pblico 4. Tiene relacin con la transparencia y rendicin de cuentas.

La concertacin estratgica La gestin presupuestaria El anlisis sobre la totalidad del ciclo de las polticas pblicas Mayor transparencia hacia la ciudadana

 Que los datos utilizados en el indicador sean vlidos y confiables. Que los datos contengan informacin relevante para la toma decisiones. Que los datos estn bien documentados. Que se puedan actualizar peridicamente. Que sean sencillos, fciles de medir e interpretar.

Que se puedan utilizar con otros indicadores. Que sean capaces de mostrar tendencias a travs del tiempo. Que sean aplicables a escala nacional, interinstitucional o institucional. Que sean determinantes, es decir, seleccionado de manera que sean los que mejor expresen la naturaleza del resultado objeto de medida. Los indicadores deben ser pocos para facilitar su integracin.

Ciclo de construccin de indicadores

(Cepal/Ilpes :2005)

1.- Identificacin y/o revisin

Cules son los productos estratgicos y objetivos que sern evaluados?

2.- Identificar las dimensiones y mbitos de desempeo

Qu mbitos y dimensiones del desempeo es conveniente medir?

3.- Asignar responsabilidades

Cules sern los centros de responsabilidad responsables por el desempeo logrado? A qu niveles realizaremos la evaluacin?

4.- Establecer los referentes para la comparacin

Sobre qu comparamos los indicadores para saber si el desempeo es el adecuado?

5.- Construir las frmulas o algoritmos

Cmo relacionamos las variables de medicin?

6.- Recopilar la informacin necesaria

Qu datos y antecedentes permitirn construir los indicadores?

7.- Validar los indicadores

Cmo sabemos que los indicadores construidos miden efectivamente la gestin y los resultados?

8.- Analizar e interpretar los resultados

Por qu se produjeron los resultados?

9.- Comunicar e informar Quines tiene que conocer nuestros resultados?

TIPOLOGA DE INDICADORES SEGN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIN

NIVELES ORGANIZACIONALES ACTIVIDAD DE PLANIFICACIN Y CONTROL TIPOS DE INDICADORES

Indicadores Gestin Global de la Entidad o Resultado Final Resultado Final o Impacto Resultado Intermedio Planificacin estratgica Alta Direccin

Indicadores por Centro de Responsabilidad Nivel Directivo Control de Gestin Eficiencia, Eficacia, Economa, Calidad

Indicadores Nivel Operativo Control de Actividades Operacionales Insumos, Productos, Eficacia

mbito de Control D
RESULTADO

PROCESO

PRODUCTO

I
M E N EFICIENCIA EFICACIA

S ECONOMIA I O N CALIDAD

Eficiencia 1.- Promedio de fiscalizacin por fiscalizador Calidad 1.- Tiempo promedio de espera para la atencin de usuarios Economa 1.-Porcentaje de recuperacin de crditos 2.- % de recursos aportados por terceros

Eficacia 1.- Tasa de aprobacin de los alumnos beneficiarios del programa de residencia 2.- Porcentaje de alumnos del programa de residencia estudiantil egresados de enseanza media .

 Centro de responsabilidad: Dueo de proceso Cuenta con recursos para la generacin del proceso

Bases de comparacin: Desempeo histrico Objetivos definidos Desempeo logrado en otras instituciones

META: INDICADOR: Expresin cuantificable Medicin cuantitativa de los logros a alcanzar una situacin y sus por parte de una organizacin cambios en el tiempo. en un horizonte de Puede ser simple o compuesto. tiempo determinado

Informacin del desempeo de la variable medida

Desempeo ptimo para la variable medida

Lineamientos Estratgicos Misin/Visin/Objetivos Proceso Lnea/Apoyo Productos Servicios

Objetivos

Meta

Meta

Atributos
Indicador

Atributos
Indicador

Variable
Meta Meta

Atributos
Indicador

Atributos
Indicador

Los indicadores deben ser formulados o planteados de modo tal que quede muy claro qu mbito y qu dimensin del producto o proceso principal quiere medir.

Razn
Variacin del tiempo promedio de espera en atencin de turno [(Tiempo promedio de espera en atencin ao actual/Tiempo promedio de espera en atencin ao anterior)-1]*100

Proporciones
Porcentaje de estudio realizados, en relacin a los programados (N total de estudios realizados/N de estudios comprometidos)*100

Promedios
Promedio de fiscalizaciones por fiscalizacin (N fiscalizaciones / N Fiscalizadores)

Medios de Verificacin Cmo obtenemos la evidencia? Son las fuentes de informacin que se pueden utilizar para verificar el logro de los objetivos (clculo de los indicadores).
Informacin contable-presupuestaria Estadsticas Encuestas, estudios especiales Otros.

Ser exactos: presentar la situacin como realmente es. Su forma: existen diversas formas de presentacin (cualitativa, cuantitativa, numrica, grfica, impresa y otras). La eleccin depende de la situacin y necesidades. Frecuencia: que tan a menudo se requiere, se produce o se analiza. Extensin: referente al alcance por su cobertura del rea de inters. Origen: la informacin puede ser de origen interno o externo. Importante es que la fuente generadora sea la correcta. Temporalidad: registra hechos o situaciones pasadas, actuales o proyecta el futuro, segn se requiera. Relevancia: la informacin es relevante si es importante para una situacin concreta. Integral: lo es si proporciona a quien lo requiere con un panorama completo del fenmeno determinado que se intenta entender y analizar. Oportuna: se refiere a estar disponible cuando se necesita.

 No hay una medida nica que demuestre por si sola el desempeo de la institucin Se requiere una combinacin de indicadores Ciertos indicadores pueden ser contradictorios entre ellos

Fijar slo una meta por indicador y periodo Asegurar que son cuantificables Asegurarse que comuniquen claramente el desempeo esperado Establecer metas realistas pero retadoras Basarlas en hechos y datos

1. Trampa de la medicin: se muestra como resultados (y se hace) slo lo que se puede medir 2. Se tiende a medir de acuerdo a la informacin disponible, descuidando la medicin de los aspectos ms relevantes 3. Subvaloracin de las metas frente a un ambiente punitivo de la evaluacin 4. Tendencia a medirlo todo para no subrepresentar esfuerzos 5. Se desarrollan indicadores pero no se usan para la toma de decisiones.

 Reduccin de la incertidumbre y la subjetividad. Promueve el trabajo en equipo, con metas retadoras. Incentiva el mejoramiento permanente a nivel de equipo y personal. Aumenta el valor agregado del trabajo diario. Se mejoran las comunicaciones y la disponibilidad de informacin. Se establece un estilo gerencial basado en hechos y datos. Promueve la participacin, la proactividad e incrementa la automotivacin y la autoestima. Suministra a los usuarios informacin oportuna y efectiva, sobre el comportamiento de las variables crticas a travs de los indicadores de gestin previamente definidos, para garantizar la calidad del proceso de toma de decisiones.

La medicin precede al castigo. No hay tiempo para medir. Medir es difcil. Hay cosas imposibles de medir. Es ms costoso medir que hacer.