REPOBLIKANI MADAGASIKARA

Tanindrazana Fahafahana Fandrosoana

_____

COMMISSION NATIONALE DES MARCHES

Autorit de Rgulation utorit des Marchs Publics arch
_______

PROCEDURE INTERNE DE LA

C.N.M SUR SON ROLE DE

REVUE A PRIORI

INTRODUCTION ______
La COMMISSION NATIONALE MARCHS, entit indpendante institue par :

DES

la Loi n 2004 009 du 26 juillet 2004 portant CODE DES MARCHS PUBLICS ; le Dcret n 2005 215 du 03 mai 2005 portant organisation et fonctionnement de lAUTORIT DE RGULATION DES MARCHS PUBLICS et le Dcret n 2006 788 du 19 octobre 2006 portant nomination du PRSIDENT de la Commission Nationale des Marchs, a tabli ce Document ou PROCDURE INTERNE communiquer :

SUR LE

CONTRLE

PRIORI I

DE LA

CNM

dans le but de le

son PERSONNEL, pour valoir instructions et application strictes et, galement toute PERSONNE RESPONSABLE DES MARCHS PUBLICS (PRMP) au niveau de chaque INSTITUTION ET MINISTRE et son UNIT DE GESTION DE PASSATION DE MARCHS (UGPM), en vue de leur permettre de bien prparer et constituer avec au moins les lments et renseignements y demands, le ou les dossiers quelle compte envoyer POUR EXAMEN auprs de cette entit.

Le prsent document fait principalement apparatre et connatre : I.II.la procdure de rcption des pices ou dossiers examiner par la CNM, manant de la Personne Responsable des Marchs Publics de chaque Ministre ou Institution; les renseignements sur les sances dexamen des dossiers et la manire dont se droule chaque sance ;

III.- la composition des dossiers qui permettront la CNM de statuer IV.- et les diffrents modles-types de fiches utiliser pour la prsentation la CNM des pices ou dossiers.
IL
EST NOTER QU EN APPLICATION DU DERNIER ALINA DE LARTICLE PORTANT ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DE LAUTORIT DE LA COMMANDE PUBLIQUE, LA PRSENTE PRSENT DE LA POLITIQUE DE LA RFORME.

PROCDURE

EST

31 DU DCRET N2005215 DU 03 MAI 2005 RGULATION DES MARCHS PUBLICS ET EN VUE DAMLIORER SUSCEPTIBLE DE MODIFICATIONS AU FUR ET MESURE DE LVOLUTION

TABLE DES MATIERES ______

INTRODUCTION .... 1 I.- PROCDURE DE RCEPTION DES PICES ET DOSSIERS ... 3

I.1.I.2.AVIS GNRAUX (AGPM) ET CALENDRIERS ANNUEL DE PASSATION (CAPM) ... 3 DOSSIERS EXAMINER : a) Les diffrents dossiers .. b) Procdure de rception, vrification, enregistrement et rpartition .

3 3

II.- SANCES DEXAMEN DES DOSSIERS ... 4

II.1.- PRIODE DEXAMEN DES DOSSIERS ..... II.2.- DROULEMENT DE CHAQUE SANCE .... 4 II.3.- RCEPTION, CONTRLE ET VRIFICATION DU PV DE SANCE .... 5

III.- COMPOSITION DES DOSSIER SOUMETTRE LEXAMEN DE LA CNM ....... 6

III.1.III.2.III.3.III.4.III.5.III.6.CAS DUN DOSSIER DAPPEL DOFFRES OUVERT ...... 6 CAS DUN DOSSIER DAPPEL DOFFRES RESTREINT . 6 CAS DUN DOSSIER DE CONSULTATION/DEMANDE DE PROPOSITION .. 6 CAS DUN MARCH SUR APPEL DOFFRES ... 6 CAS DUN MARCH DE GR GR ..... 7 CAS DUN AVENANT ....

IV.- LES DIFFRENTS MODLES-TYPES DE FICHE .... 7

IV.1.IV.2.IV.3.IV.4.IV.5.MODLE DE FICHE DE PRSENTATION POUR PROJET DE DAOO/DAOR OU DC/DR .... 8 MODLE DE FICHE DE PRSENTATION POUR PROJET DE MARCH DAOO/DAOR OU DC/DR . 9 MODLE DE FICHE DU RAPPORT JUSTIFICATIF SUR MODE DE PASSATION GR GR .. 10 MODLE DE FICHE DE PRSENTATION POUR PROJET DE MARCH DE GR GR .... 11 MODLE DE FICHE DE PRSENTATION POUR PROJET DAVENANT .. 12

I.- PROCEDURE DE RECEPTION DES PIECES ET DOSSIERS

I.1.- AVIS GNRAUX DES PASSATIONS DE MARCHS (AGPM) ET CALENDRIERS ANNUELS DE PASSATION DES MARCHS (CAPM)
DSIGNATION PRIODE COURANTE OBSERVATIONS

Rception des AGPM et des CAPM enregistrement et classement

Cf. Arrt n 11 185/2006/MEFB du 29 juin 2006 relatif au modle type dAvis Gnraux des Passations de Marchs

Dans les quinze (15) jours suivant le dbut de lexercice budgtaire de lanne en cours et au plus tard le 15 janvier (AGPM et CAPM).

Pour lAGPM mis jour par trimestre : dans un dlai de sept (7) jours du trimestre

I.2.- DOSSIERS EXAMINER

a) Les diffrents dossiers : (Cf. article 31 du Dcret n 2005 215 du 03/05/05 portant organisation et fonctionnement de lAutorit de Rgulation des Marchs Publics)) tout projet de Dossier dAppel dOffres (DAO), Demande de Proposition ou Dossier de Consultation (DP/DC), toute demande de procder un Appel dOffres restreint accompagn de projet de DAOR, les projets de Dcision dOctroi dindemnit, de Sursis dexcution, de Remise de pnalit et de Rsiliation, tout Rapport justificatif sur la procdure de passation de march de gr gr, tout projet de March, tout projet dAvenant, toute Dcision dexclusion de toute participation aux marchs publics. b) Procdure de rception, vrification, enregistrement et rpartition :
DSIGNATION PRIODE DE RCEPTION PRIODE DEXAMEN

Rception des dossiers, Vrification, enregistrement et rpartition

JEUDI toute la journe jusqu VENDREDI 11heures du matin LUNDI toute la journe jusqu MARDI 11heures du matin MARDI aprs-midi jusqu MERCREDI toute la journe

LUNDI partir de 08heures 30 mn MERCREDI partir de 08heures 30 mn VENDREDI partir de 08heures 30 mn

Oprations de vrification :

voir si le(s) dossier(s) prsent(s) comporte(nt) : un Bordereau dEnvoi, lAvis Gnral et le Calendrier de Passation (cas des DAO), une Fiche de Prsentation ou un Rapport Justificatif (cas de march de gr gr), selon un modle type et sign par la PRMP vrifier la cohrence du dossier ; vrifier la forme de(s) dossier(s) : reli(s) et pagin(s) ; vrifier le nombre des dossiers par Ministre ou Institution; 5

Oprations denregistrement et de rpartition :

Enregistrement sur registre suivant le type de dossiers et selon lordre darrive ; Saisie sur ordinateur en vue de la prparation des fiches de prsence ; Affichage sur le tableau daffichage du programme prvu la sance qui suit de la CNM; Rpartition des dossiers traiter aux membres de la commission.

N.B. Le reprsentant de chaque Ministre ou Institution est invit consulter le tableau

daffichage de la CNM, avant toute sance prvue par le Calendrier.

II.- SEANCES DEXAMEN DES DOSSIERS

II.1.- PRIODE DEXAMEN DES DOSSIERS
DSIGNATION DES DOSSIERS PRIODES HEURES

(Cf. article 31 du Dcret n2005215 du 03/05/05 portant organisation et fonctionnement de lAutorit de Rgulation des Marchs Publics))
II.2.- DROULEMENT DE CHAQUE SANCE

Lundi Mardi Vendredi.

A partir de 08heures 30 mn

Chaque sance se droule comme suit :

Les dossiers sont examins suivant lordre de dpt la CNM ; La PRMP ou son reprsentant est invit prsenter lobjet et le rsum succinct de son (ou ses) dossier(s) qui devraient tre clairement exprims et tracs dans la Fiche de Prsentation tablie selon un modle type ; Chaque membre de la CNM prend tour tour la parole en exposant son point de vue et ses observations sur le(s) dossier(s) examin(s) ; De dbat de forme et de fond entre les deux parties sur le(s) dossier(s) examin(s) sont considrs durant la sance; Le Prsident de la CNM sur lissue du dbat et des changes de vue, tant sur la forme que sur le fond, rend la synthse ; Durant la sance, le secrtaire de sance de la CNM et le secrtaire accompagnateur de la PRMP (ou son reprsentant) prennent note de toutes les remarques et observations mises et les collationnent par la suite; Le Prsident de la CNM ou un de ses membres formule la CONCLUSION* de lexamen de chaque dossier. * La CONCLUSION rsulte de la simple application de larticle 31 du Dcret n 2OO5-215 portant organisation et fonctionnement de lARMP, selon le type de dossier prsent et examin. Soit, le cas chant : un AVIS favorable ou dfavorable sur : tout projet de DAO, DP/DC, DAOR, les projets de Dcision doctroi dindemnit, de Sursis dexcution, de Remise de pnalit et de Rsiliation. une DECISION traduite par un ACCORD ou un NON ACCORD sur : le Rapport Justificatif, tout projet de March et tout projet dAvenant, toute Exclusion de toute participation aux marchs publics. 6

Le secrtaire de la CNM et le secrtaire accompagnateur de la PRMP (ou son reprsentant) prennent note des dernires remarques, observations et CONCLUSION de lexamen de chaque dossier ; Le secrtaire de sance de la CNM transcrit la CONCLUSION de lexamen dudit dossier sur la fiche de prsence correspondante; Le Prsident et les membres de la CNM apposent leur signature sur la fiche de prsence, aprs vrification ; de la signature par la PRMP ou par son reprsentant de la fiche de prsence sur la partie y rserve ; de ltablissement par le secrtaire accompagnateur de la PRMP (ou son reprsentant) du procs-verbal qui est spcifique par dossier, lissue de la sance ;
N.B. :

La PRMP (ou son reprsentant) qui a la charge de prsenter et de soutenir le(s)

dossier(s) en sance, devrait tre obligatoirement accompagne dau moins un membre de lUGPM qui assurera le rle de secrtaire de sance de son ct, lequel sera baptis SECRTAIRE ACCOMPAGNATEUR, charg de lappuyer.

La sance de dlibration de la CNM peut tre faite HUIS CLOS.

II.3.- RCEPTION, CONTRLE ET VRIFICATION DU PROCS-VERBAL (PV) DE SANCE

La PRMP fait retourner la CNM le projet de PV tabli par lUGPM ;

N.B. :

Le Ministre ou lInstitution concern dispose de trois (03) jours aprs la tenue

de la sance, pour dposer la CNM le PV signer. Au del de cette date, la CNM nest plus responsable des consquences rsultant du retard ventuel.

Le secrtariat de la CNM vrifie le contenu du PV par rapport aux remarques, observations et conclusion faites en sance sur le dossier, tant sur la forme que sur le fond ; Ce dernier procde aux corrections ncessaires ventuelles ; Il soumet les exemplaires de PV la signature des membres de la CNM ; En cas de redressement important faire sur le PV, il le retourne lUGPM concerne qui sen charge avant de soumettre de nouveau les exemplaires la signature des membres de la CNM; Il procde la remise des exemplaires de PV signs lUGPM concerne ; Et clture les oprations par le classement des PV et dossiers traits.
N.B. :
Toutes ces tches sont effectues sous le contrle et suivi direct du CHEF DE SERVICE DE COORDINATION DES ACTIVITS de la CNM et sous la supervision permanente du PRSIDENT de la CNM.

III.- COMPOSITION DES DOSSIERS A SOUMETTRE A LEXAMEN DE I.LA CNM [en six (6) exemplaires de chaque] en 6
Dune manire gnrale, tout Dossier sujet examen de la CNM doit tre tabli en six ossier (6) exemplaires de chaque et toujours tre accompagn de :

une Fiche de Prsentation correspondante signe par la PRMP; une copie du Calendrier Annuel de Passation des Marchs mis jour et sign par la PRMP

III.1.- CAS DUN DOSSIER DAPPEL DOFFRES OUVERT (DAOO)

En complment : lAvis Gnral des Passations de Marchs sign par la PRMP le projet dAvis dAppel dOffres et le projet de DAO
III.2.- CAS DUN DOSSIER DAPPEL DOFFRES RESTREINT (DAOR)

En complment : lAvis Gnral des Passations de Marchs sign par la PRMP; le projet de Lettre adresse aux candidats consulter ; le projet de Dcision autorisant le lancement de lAppel dOffres Restreint suivant larticle 21 du Code des Marchs Publics ; et le projet de DAO.
III.3.- CAS DUN DOSSIER
DE

CONSULTATION/ DEMANDE DE PROPOSITION (DC/DP)

En complment : lAvis Gnral des Passations de Marchs sign par la PRMP; le projet de Lettre dinvitation aux candidats consulter ; et le projet de DC/DP.
III.4.- CAS DUN
MARCH SUR APPEL DOFFRES

En complment : le PV de la CNM relatif au DAO ou DC/DP ; le PV douverture des plis de la CAO sign par tous les membres et contresign par les candidats ou leurs reprsentants (premire lecture) ;

le(s) Rapport(s) dEvaluation du Sous Comit Technique dEvaluation (SCTE), sign(s) par tous les membres

le PV de validation du rapport dvaluation et classement des offres par la CAO, sign par tous les membres (au moins en deuxime lecture) ; la Fiche de prsence lors de la sance douverture des plis le Projet de march.
la Dcision autorisant le lancement dun appel doffres restreint (le cas chant), signe par la lAutorit contractante

et le Calendrier Annuel de Passation de March (mis jour) sign par la PRMP

III.5.- CAS DUN MARCH DE GR

GR

Procdure en deux tapes : Premire tape : un Rapport Justificatif sign par la PRMP sur le mode de passation de march de gr gr et un projet de Dcision sont prsenter la CNM pour examen et accord (cf : Art. 25, III du CMP) Deuxime tape : le projet de March est prsenter la CNM ainsi que les pices dappui suivantes :

une Fiche de prsentation signe par la PRMP, justifiant LE CHOIX du Prestataire et LE MONTANT du march ; la Dcision autorisant la passation de march de gr gr qui a t signe par lAutorit Contractante ; la Copie du PV de la CNM sur le Rapport Justificatif ;
les copies des lettres de consultation appuyes des Spcifications Techniques ;

les Documents justificatifs du CHOIX du Prestataire et des PRIX : soit Devis ou Factures pro forma signs, manant dau moins trois prestataires la suite dune Consultation, accompagns des PV douverture et de validation ; soit Sous dtails des prix dment signs ; soit un March antrieur pass avec le mme prestataire sur Appel dOffres ou dautres rfrences dment justifies

III.6.- CAS DUN AVENANT

En complment : les March Initial et Avenant(s) antrieur(s) ventuel(s) ; le Projet dAvenant ; les PV de la CNM relatifs au March Initial et/ou PV Avenant(s) antrieur(s) ventuel(s) ; les pices ou documents justifiant ltablissement dudit avenant.

IV.- LES DIFFERENTS MODELES-TYPES DE FICHE

Des modles-types de fiches numrant les lments et renseignements minima que la CNM aura besoin pour mettre son AVIS ou prendre sa DCISION, sont mis la disposition de toute PRMP pour la prsentation de son dossier. Il sagit : du modle de FICHE DE PRSENTATION : pour DAO/DAOR ou DC/DP ; du modle de FICHE DE PRSENTATION : pour projet de March tabli lissue dun A.O.O/A.O.R ou DC/DP ; du modle de FICHE DU RAPPORT JUSTIFICATIF : sur le mode de passation de March de Gr Gr [1re tape] ; du modle de FICHE DE PRSENTATION : pour projet de March de Gr Gr [2me tape] ; du modle de FICHE DE PRSENTATION : pour projet dAvenant.

<En-tte de lEntit>

IV.1.- MODELE DE FICHE DE PRESENTATION

(Pour Projet de DAO / DAOR ou DC / DP) Nature du dossier concern : Objet : _____________________________________________________________________
1. Programme / Cadre du Projet Indiquer succinctement ici la nature et ltendue des besoins satisfaire, ainsi que lconomie gnrale du march 2. Objet de lAppel dOffres/ de la ______________________________________________ Consultation/ de la demande de proposition 3. Financement et imputation ______________________________________________ budgtaire __________________________ 4. Mode de passation choisi ______________________________________________ prvue par lart. __de la Loi 2004-009 du 26/07/04 portant CMP. Dlai de remise des offres : ____________________ Justifications (DAOR) : Avis gnral de passation de Publi les : __________________________________________ March (AGPM) Dans les journaux : ____________________________________ Allotissement Nombre de lots : _______________________________________ ( le cas chant) Enumrer les lots : Lot N1: ______________________________________ Lot N2 : ______________________________________ Chaque lot est indivisible. Toute offre partielle est irrecevable. Tout candidat peut soumissionner pour lots mais il ne peut prtendre qu.lots. Situation par rapport au Indiquer ici la situation du dossier par rapport au CAPM et les causes Calendrier Annuel de Passation dun ventuel retard des Marchs (CAPM) Montant estim du _______________________________ Ariary (_______ Ar) march [ventuel] Garantie de soumission Forme : (i) garantie bancaire, (ii) ou caution personnelle solidaire, (iii) ou chque de banque libell au nom du Receveur Gnral dAntananarivo. Montant : En cas dallotissement : Lot N1: ______________________________________ Lot N2 : ______________________________________ des A ___________________, le _________________ La Personne Responsable des Marchs Publics, N.B. : Supprimer les instructions en italique dans la fiche dfinitive P.J : Copie de lAvis Gnral de Passation des Marchs sign par la PRMP Copie du Calendrier Annuel de Passation de March (mis jour) sign par la PRMP Projet dAvis dAppel doffres Projet de DAO Projet de dcision non sign autorisant le lancement de lAppel dOffres Restreint pour le cas dun DAOR

5. 6.

7. 8. 9.

10.Dlai de remise offres/propositions

10

<En-tte de lEntit>

IV.2.- MODELE DE FICHE DE PRESENTATION

(Pour Projet de March tabli lissue dun A.O.O / A.O.R ou DC/ DP) DC Objet : _____________________________________________________________________
En cas dallotissement : Une Fiche de Prsentation par Projet de March. 1. Programme/Cadre du Projet 2. Financement et Imputation budgtaire 3. Rappel de la procdure de passation Avis Gnral de Passation des marchs publi les : de march ____________________________________ Mode de passation : ______________________ Situation du projet de march par rapport au CAPM : __________________________________________ Avis de la CNM sur le DAO/DC/DP en sa sance du : __________________________ Appel doffres (ou consultation restreinte) lanc le : _____________________________________ Rfrences des 3 publications de lAvis dAppel dOffres Ouvert : Journaux, dates (+ photocopies des journaux) Date limite de remise des offres et ouverture des plis : ____________ 09 heures Nombre de plis reus: ___________ 4. Rsultats de lanalyse et de lvaluation des offres Offres non conformes : Classement des offres conformes pour lessentiel : 5. Choix de loffre conforme, value la moins disante, du candidat qualifi 6. Dcision de la PRMP concernant lattribution Indiquer les noms des candidats concerns et les motifs. 1er : _____________________________________ 2me : _____________________________________ 3me : _____________________________________

Indiquer le nom du candidat et le montant estim du march. A ___________________, le _________________ La Personne Responsable des Marchs Publics,

N.B. : Supprimer les instructions en italique dans la fiche dfinitive P.J : Projet de march Dcision autorisant le lancement dun appel doffres restreint (le cas chant), signe par la lAutorit contractante PV douverture des plis par la CAO (1re lecture), sign par les membres de la CAO et contresign par les candidats ou leurs reprsentants Rapport dvaluation du Sous Comit Technique dEvaluation (SCTE), sign par tous les membres PV de validation du rapport dvaluation par la CAO (2me lecture), sign par tous les membres Fiche de prsence lors de la sance douverture des plis Calendrier Annuel de Passation de March (mis jour) sign par la PRMP Copie du PV de la CNM concernant le DAO/DAOR/DC ou DP

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<En-tte de lEntit>

IV.3.- MODELE DE FICHE DU RAPPORT JUSTIFICATIF

(sur le mode de passation de March de gr gr (Rf. Art.25 III du CMP) [ Premire tape ] Objet : _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

1. Programme / Cadre du Projet : Indiquer succinctement la nature et ltendue des besoins satisfaire, ainsi que lconomie gnrale du march. 2. Objet de la prestation : ______________________________________________________ 3. Financement et imputation budgtaire : _____________________ 4. Justifications du mode de passation ( expliciter en se rfrant aux dispositions de lart.25, II du Code des Marchs Publics) A ___________________, le _________________ La Personne Responsable des Marchs Publics,

N.B. : Supprimer les instructions en italique dans la fiche dfinitive

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<En-tte de lEntit>

IV.4.- MODELE DE FICHE DE PRESENTATION

(Pour Projet de March de Gr Gr ou Ngoci) [ Deuxime tape ] Objet :_____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
1. Programme / Cadre du Projet Indiquer succinctement la nature et ltendue des besoins satisfaire, ainsi que lconomie gnrale du march

2. Financement et imputation budgtaire _________________________________________ 3. Rappel de la procdure de passation Rapport justificatif soumis lexamen et accord de la de march CNM date du __________ Dcision de la CNM : Accord en date du _______ Rfrence de la Dcision signe par lAutorit Contractante autorisant le mode de passation : _______________________________ 4. Rsultats de la Consultation et des ngociations : Classement des offres : Choix de loffre value la moins disante : Ngociations : 5. Dcision de la PRMP concernant lattribution Consultation de trois candidats sur la base des Spcifications Techniques pr-tablies Indiquer les noms des candidats concerns et les motifs. 1er : _____________________________________ 2me : _____________________________________ 3me : _____________________________________ _______________________________________ Indiquer les rsultats des ngociations techniques et financires. Indiquer le nom du candidat et le montant estim du march. A ___________________, le _________________ La Personne Responsable des Marchs Publics, P.J : Projet de March ; Dcision autorisant la passation de March de Gr Gr (GAG) signe par lAutorit Contractante ; Copie du PV de la CNM sur le Rapport Justificatif ; Copie des lettres de consultation appuyes des Spcifications Techniques Documents justificatifs du CHOIX du Prestataire et des PRIX :

soit devis ou factures pro forma signs, manant dau moins trois prestataires la suite dune consultation, accompagns des PV douverture et de validation par CAO Ad hoc ; soit sous dtails des prix dment signs ; soit un march antrieur pass avec le mme prestataire sur Appel dOffres ou dautres rfrences dment justifies accompagns ventuellement du PV des ngociations.

N.B. : Supprimer les instructions en italique dans la fiche dfinitive

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<En-tte de lEntit>

IV.5.- MODELE DE FICHE DE PRESENTATION

(Pour Projet dAvenant) ) d Objet du March Initial:______________________________________________________ ___________________________________________________________________________
1. Programme/Cadre du Projet 2. Financement et Imputation budgtaire

3. Objet du March Initial 4. Nom du Titulaire : Entrepreneur,

Fournisseur ou Consultant 5. Historique du March

Montant TTC du March initial: _____________ Montant TTC des avenants antrieurs ventuels: ________________________________________ Date dapprobation du March : _____________ Date de notification OS : ____________________ Dlai dexcution ou de livraison : ____________ Date de rception provisoire ventuelle : _______ Etat davancement de la prestation : ____________ Causes de linachvement du march : __________ __________________________________________

6. Situation du March

7. Motif de lAvenant 8. Consistance de lAvenant

Montant Pourcentage par rapport au March Initial : _____% Autres A ___________________, le _________________ La Personne Responsable des Marchs Publics,

N.B. : Supprimer les instructions en italique dans la fiche dfinitive P.J :

les March Initial et Avenant(s) antrieur(s) ventuel(s) ; le Projet dAvenant ; les PV de la CNM relatifs au March Initial et PV Avenant(s) antrieur(s) ventuel(s) ; les pices ou documents justifiant ltablissement dudit avenant.

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