EL ANLISIS DE PUESTOS ORDINARIOS

En ocasiones se considera que el anlisis de puestos es lo ms importante dentro de la Administracin de Recursos Humanos, debido a que la informacin que se obtiene en esta tcnica es indispensable para muchas funciones de esta administracin; antes de llevar a cabo esta tcnica es conveniente informarles a los empleados las razones por las cuales se decidi llevarlo a cabo, ya que en ocasiones si los empleados no tienen esta informacin pueden considerarse amenazados y resistirse a cooperar en el proceso de obtencin de informacin. Los altos directivos, supervisores, trabajadores y el personal del departamento de Recursos Humanos, de todas y cada una de las empresas tienen la necesidad de conocer a detalle las funciones que deben cumplirse en esta, por lo cual se debe organizar de forma eficaz y eficiente los puestos que necesitan para llevar a cabo dichas funciones. El anlisis de puestos es el proceso de obtener informacin sobre los puestos al definir sus deberes, tareas o actividades (Bohlander, Snell y Sherman, en el Libro Administracin de Recursos Humanos, pgina 88). El anlisis de puestos se refiere a cuatro reas de requisitos, aplicadas casi siempre a cualquier tipo o nivel de puesto y son: requisitos intelectuales, requisitos fsicos, responsabilidades implcitas y condiciones de trabajo (Idalberto Chiavenato, en el Libro Administracin de Recursos Humanos, pgina 241). Algunos de los requisitos que se solicitan tienen que ver con las exigencias del cargo, como instruccin bsica, experiencia bsica anterior, adaptabilidad al cargo, iniciativa necesaria y aptitudes necesarias, otras tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y de esfuerzos fsico y mental requeridos para determinado puesto, como esfuerzo fsico, capacidad visual y destreza o habilidad, unas terceras se refieren a la responsabilidad que el ocupante tiene, como supervisin de personal, material, herramientas o equipo de trabajo, dinero, ttulos o documentos, contactos internos o externos e informacin confidencial y unas ultimas que se refiere a las condiciones

ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, como el ambiente de trabajo y los riesgos de trabajo. En dicho anlisis de puesto se generan los perfiles de puestos, en los cuales se encuentra establecido todo aquello que el personal debe cumplir, como son aptitudes, actitudes, obligaciones, requisitos y en general, todas las caractersticas que se consideran necesarias para determinado puesto. A pesar de que en todas las empresas se debe llevar a cabo el anlisis de puestos y estos ya estar establecidos a la hora de contratar personal, no siempre todas las personas con un mismo puesto llevan a cabo las mismas actividades, por lo que es recomendable que a la hora de elaborar el contrato de trabajo se establezcan las funciones del personal, sin embargo en la mayora de los casos esto no sucede, por lo que el personal en ocasiones no tiene claro cules son sus obligaciones y responsabilidades. Se puede definir como Puesto al conjunto de operaciones, cualidades, responsabilidades y condiciones que forman una unidad de trabajo, especifica e impersonal (Reyes Ponce, en el libro Anlisis de Puestos, pgina 16). Aquellas actividades que lleva a cabo cada trabajador es lo ms importante que posee su puesto, pero para poder llevarlas a cabo, debe poseer ciertas aptitudes, habilidades y conocimientos pero tambin ser una persona responsable; esto no es considerado para un trabajador en concreto sino es lo mnimo que se exige a aquella persona o personas que ocuparan el puesto, ya que un mismo puesto puede ser desempeado por varias personas a la vez. Un puesto puede ser conocido con el mismo nombre en distintas empresas pero tambin pueden haber personas que lleven a cabo las mismas funciones, en la misma o en distinta empresa y tengan diferente nombre de puesto, por esta razn es muy importante analizar de manera correcta y detallada los puestos y nombres que se le asignan para evitar confusiones, de igual forma, es importante tener en cuenta a la hora de asignar nombre a los puestos, la forma en que pueda ser tomado por los empleados, un claro ejemplo seria,

no es lo mismo que a una persona se le diga que ocupara el puesto de recolector de basura a que se le diga que ser un auxiliar de servicios, obviamente de manera psicolgica influir mucho en la persona con ese puesto. A la hora de recoger y ordenar los datos, debe haber una persona que se encargue de esta funcin, Reyes Ponce nos dice que a esta persona se le conoce con el nombre de analista pero no en todas las empresas recibe este puesto la persona que se encarga de esas funciones, ni todos los autores la conocen con ese mismo nombre, en el caso de Bohlander, Snell y Sherman le asignan el ttulo de analista de puesto o analista de personal. Una forma ms rpida y de apoyar al analista es que el personal y gerentes, apoyen en el llenado de descripciones y especificaciones que ellos consideren necesarios en el puesto que desempean, con esto le facilitan el trabajo al analista; de la misma forma es conveniente que el analista conozca a fondo el propsito, la estrategia, la materia prima y personal y los productos y/o servicios que se ofrecen en la empresa. La tcnica de analizar puestos, no solo comprende la descripcin de los puestos y actividades a realizar, sino tambin la evaluacin de las caractersticas que posee cierto candidato para decidir si debe ser contratado y analizar si necesita capacitacin y la forma en la cual se capacitara a dicho personal que se contrate. Cuando se est llevando a cabo la recoleccin de la informacin se puede hacer por diversos mtodos, como entrevistas, cuestionarios, observacin y diarios, examinando las ventajas y desventajas de cada una de ellas, para seleccionar la que ms le conviene; en el caso de entrevistas el analista se encarga de entrevistar de forma individual a los empleados y gerentes; en cuanto a cuestionarios, un mismo formato de cuestionario es el que se distribuye para el llenado del personal y gerentes; si el mtodo es por medio de observacin, el analista podr llevar a cabo una grabacin o puede observar las actividades que lleva a cabo el personal y anotar sus observaciones; y en los diarios se le pide al personal que lleven a cabo un diario de sus actividades; se pueden combinar dos o ms mtodos.

A pesar de que se puede llevar a cabo la recoleccin de la informacin por medio de uno o ms mtodos, es posible que se presenten dificultades, como que al ser observado el trabajador lleve a cabo su labor de tal forma que parezca fcil o difcil; en el caso de la entrevista es posible que el trabajador al estar presionado olvide algunos detalles importantes; en el caso de los cuestionarios tal vez no se entiendan las preguntas con el sentido que se realizaron y en el caso de los diarios es posible que no se redacte toda la jornada laboral. Como en todo, se presentan desventajas pero tambin ventajas y esta tcnica no es la excepcin, las ventajas en los mtodos de recoleccin de informacin son: en la observacin su principal ventaja es que no se requiere que se dejen de llevar a cabo las labores; en las entrevistas que existe la posibilidad de dialogar y aclarar las dudas; en los cuestionarios se les puede aplicar a varias personas a la vez y da una visin ms amplia; y en los diarios, si se redacta a lo largo de toda la jornada laboral, se obtendr la mayor informacin posible. Al trmino del anlisis, se lleva a cabo la descripcin de los puestos, en algunas empresas conocidas como perfiles de puestos, que contienen descripciones y especificaciones, como pueden ser, el ttulo del puesto, el departamento al que pertenece, el nombre de quienes dependan de l y de su jefe directo, las funciones que debe cumplir, as como los requisitos necesarios para su puesto y finalmente cuando se llev a cabo la ltima descripcin, esto para tener un control de los perfiles de puesto, de la misma forma se obtienen datos relevantes como formacin acadmica, experiencia, habilidades y aptitudes especiales. Una vez que se tienen estos documentos, sirven para realizar, aumentar, disminuir y evaluar las funciones, con estos resultados se puede saber que personal necesita de cierta capacitacin, siendo la finalidad de este anlisis mejorar el desempeo y productividad de las organizaciones, por lo mismo es necesario que estos resultados sean precisos y confiables, por lo que deben ser verificados y aprobados.

Las descripciones y especificaciones obtenidas del anlisis de puestos deben ser precisas, ya que son base en alguna toma de decisiones del Departamento de Recursos Humanos, que pueden abarcar desde el reclutamiento hasta el despido del personal, es decir, toda esta tcnica se debe llevar a cabo de tal manera, que los datos recabados sean lo ms precisos posibles, anotando los datos ms importantes y relevantes que se tengan. Una descripcin de puestos consiste en una declaracin por escrito en la que se explican las responsabilidades, las condiciones de trabajo y otros aspectos de un puesto determinado (William B. Werther y Keith Davis, en el Libro Administracin de Recursos Humanos, pgina 99). La especificacin del puesto de trabajo es una relacin detallada de las actividades fsicas y mentales que implica el puesto de trabajo, expresndose generalmente en trminos de comportamiento, es decir, en trminos de lo que hace el trabajador, los conocimientos que utiliza para realizar su trabajo, los juicios que se forma y los factores que toma en consideracin para formular estos juicios (H. T. Graham, en el Libro Administracin de Recursos Humanos, pgina 188). Si en algn momento el analista duda de la informacin presentada por los empleados deber obtener informacin por otros medios, ya sea comunicndose con sus anteriores jefes o lugares de trabajo y en el caso de quienes no haban laborado a sus referencias personales. Al llevar a cabo el anlisis de puestos, se obtienen beneficios tanto como para la empresa como para los trabajadores, ya que les sirve para repartir de manera adecuada el trabajo, asignar las responsabilidades, facilita la coordinacin de las actividades que se llevan a cabo en la empresa, facilita al trabajador saber cmo y qu es lo que debe hacer, sin invadir las actividades de otros empleados, permite conocer los requisitos necesarios para la contratacin de nuevo personal y colocarlo en el puesto que ms se adecue a sus caractersticas.

Como en todo, en los perfiles de puesto, que han sido el resultado del anlisis llevado a cabo, se pueden presentar ciertas complicaciones, como pueden ser, la mala redaccin, usando trminos vagos en lugar de especficos; el no actualizar los perfiles, cambiando las especificaciones y/o descripciones; contener especificaciones que no ayuden a lograr el xito en determinado puesto y la limitacin en las actividades asignadas al personal. En pocas palabras se puede decir que el anlisis de puestos incluye tres etapas principales que a su vez tienen sub etapas, estas etapas son: Etapa de planeacin, etapa de preparacin y etapa de ejecucin (Idalberto Chiavenato, en el Libro Administracin de Recursos Humanos, pgina 249). La etapa de planeacin abarca la determinacin de aquellos puestos a describir, determinar en el orden que se llevaran a cabo los anlisis, la seleccin de los mtodos a utilizar para la recoleccin de datos; la etapa de preparacin abarca el reclutamiento, seleccin y entrenamiento y/o capacitacin de aquella o aquellas personas que llevaran a cabo el anlisis, preparacin y seleccin del material de trabajo, informar a toda aquellas personas involucradas en el anlisis que se llevara a cabo dicha tcnica para que ellos informen de su disponibilidad y recoleccin previa de los datos del personal que intervendr en dicha tcnica; y en la etapa de ejecucin se lleva a cabo la recoleccin de informacin por medio de los mtodos seleccionados, se selecciona de los datos obtenidos aquellos que sean de ms utilidad, se lleva a cabo la redaccin provisional de aquello obtenido para entregrselo al supervisor o jefe inmediato para que revise y apruebe dicha informacin y por ltimo la redaccin definitiva del anlisis de cargo.