RESUMEN Diagrama de flujo: representacin grafica del proceso. Introduccin.

Un diagrama de flujo, conocido tambin como diagramacin lgica o de flujo, es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la empresa. Los diagramas de flujo representan grficamente las actividades que conforman un proceso, as como un mapa representa un rea determinada algunas ventajas de emplear los diagramas de flujo son anlogas a las de utilizar mapas. Por ejemplo, tanto los unos como los otros muestran como se adaptan en forma conjunta los diferentes elementos. Otra ventaja consiste en que la construccin de los diagramas de flujo nos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar. Los diagramas de flujo son un elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa. Visin general del diagrama de flujo. La asignacin de partes del proceso a determinados miembros del equipo acelerado lo que de otra manera seria una tarea dispendiosa y que demanda mucho tiempo. Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre organizaciones o reas. Diagramas geogrficos de flujo, los cuales muestren el flujo del proceso entre locaciones. Diagramas de bloque. Conocido tambin como diagrama de flujo de bloque, es el tipo ms sencillo y frecuente de los diagramas de flujo. Los rectngulos representan actividades y las lneas con flechas conectan los rectngulos para mostrar la direccin que tiene el flujo de informacin y/o las relaciones entre actividades. Actividad1. Un gerente reconoce la necesidad de contratar otro colaborador debido a la gran cantidad de trabajo adicional. Actividad 2. Las personas encargadas de esta labor revisan la solicitud de incorporacin de un nuevo empleado y la aprueba o rechaza. Actividad 3. El departamento de personal busca los sindicatos internos que hayan sido recomendados o transferencia y que renan las condiciones para el cargo. Actividad 4. Enseguida l o ella notifican al departamento del personal sobre los resultados de la revisin. Actividad 5. Si uno de los candidatos es apto.

Actividad 6. El departamento de personal realiza una bsqueda externa de candidatos colocado anuncios en periodos. Actividad 7. El departamento de personal revisa las solicitudes de los candidatos potenciales y realiza las entrevistas de seleccin con los mejores. Actividad 8. La gerente entrevista a los candidatos. Actividad 9. El gerente elabora una lista en orden de prioridades. Actividad 10. El departamento de personal hace una oferta de empleo al mejor candidato. Actividad 11. Si la oferta no tiene coaptacin, se repiten las actividades 10 y 11. Actividad 12. El departamento de personal dispone lo necesario para que el colaborador nuevo se presente al trabajo.

Como ha visto, dentro de cada rectngulo pueden realizarse muchas actividades. Si se desean. Cada rectngulo puede ampliarse para formar un diagrama a pedir del cual puede desarrollarse otro diagrama. Actividad 1. El gerente analiza la cantidad de tiempo extra para determinar si un nuevo empleado. Actividad 2. El gerente revisa el procedimiento para la contraccin de un nuevo. Actividad 3. El gerente pide al departamento de presupuesto.

Actividad 4. El gerente completa los formatos. Activad 5. El gerente prepara una descripcin del nuevo cargo. Actividad 6. El gerente hace la correspondiente revisin con el jefe de segundo nivel y obtiene la autorizacin. Los diagramas de bloque pueden fluir horizontales o verticales. Las figuras 4.1 y 4.2 fluyen en forma vertical. Los diagramas de bloque pueden proporciona una visin del proceso y no un anlisis detallada. Normalmente estos se elaboran en primer lugar para documentar la magnitud del proceso luego se utiliza otro tipo de diagrama de flujo para analizar el proceso en forma pormemoraliada. En el diagrama de bloques es fcil observar cmo pueden desagregarse los bloques para tener una grafica detallada de la forma como se realiza la actividad. Trazado verticalmente y la responsabilidad de cada actividad se ha asignado especficamente a una o ms personas. El propsito de los diagramas de flujo es tener una grafica que su equipo puede comprender y utilizar con facilidad. Actividades boque e informacin. El organigrama de la empresa en un tipo de diagrama de bloque, en este caso, la estructura de informacin tiene la forma de grafica. El organigrama muestra como la autoridad, las responsabilidades y las actividades se delegan en sentido descendiente dentro de la organizacin. El flujo de la compaa est representado por lneas solidas, mientras que el sistema de comunicacin se indica por medio de lneas punteadas. Un buen sistema de comunicacin fluye en forma ascendente, descendente y lateral. Como puede ver, el flujo de la comunicacin es mucho ms complejo que el flujo de la organizacin. Smbolos estndares para el diagrama de flujo. El diagrama de flujo es una de las ms antiguas ayudas de diseo con que podemos contar, para mayor sencillez, solo analizaremos 12 de los smbolos mas comunes, en su mayor parte publicados por la ANSI.

Diagrama de flujo estndar de la ANSI El diagrama de flujo estndar de la ANSI proporciona una comprensin detallada de un proceso que excede, en gran parte, el del diagrama dl bloque. El diagrama de flujo estndar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado. La diagramacin de flujo detallada solo se hace cuando el proceso se acerca a la calidad de categora mundial, ara tener la seguridad de que los mejoramientos no se pierden con el tiempo. Diagrama de flujo funcional. Es otro tipo de diagrama de flujo, que muestra el mantenimiento entre diferentes unidades de trabajo una dimensin adicional. El diagrama de flujo funcional puede utilizar smbolos de los diagramas de flujo estndares o de bloque. Un diagrama de flujo funcional identifica como los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluyen horizontalmente a travs de una organizacin.

Diagrama de flujo funcional de la lnea de tiempo. Este diagrama de flujo le ofrece algunas percepciones valiosas cuando usted realiza un anlisis del costo de la mala calidad, con el fin de determinar qu cantidad de dinero est perdiendo la organizacin debido a un proceso ineficiente e inefectivo. Diagrama de flujo geogrfico. Este ayuda a minimizar el desperdicio de tiempo mientras la produccin resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades. 1. El nuevo colaborador firma su entrada en la recepcin y le pide a la recepcionista que llame al departamento de personal. 2. El encargado de personal lo saluda conducindola a su oficina para revisar los procedimientos pertinentes. 3. El encargado lleva al nuevo empleado al departamento mdico con el fin de diligenciar los formularios. 4. El subalterno regresa al departamento de personal para completar los formularios de las nominas.

El diagrama de flujo es una herramienta clave para comprender los procesos de la empresa. Trazar el proceso sobre un papel en un formato comprensible, con frecuencia prepara el terreno para un importante mejoramiento del proceso. Este tambin constituye un instrument efectivo para analizar el impacto de los cambios propuestos. Muchos diagramas de flujos sobro procesos de la empresa son demasiado complejo, con frecuencia cubren toda una pared, pero, bien vale la pena la comprensin que el EMP obtenga como resultado de este

tipo de anlisis. En el caso de nuevos procesos, los diagramas de flujo deben preceder a la preparacin de los procedimientos. Para mejorar la calidad de sus productos y servicios, muchos empresarios han utilizado tcnicas de diagramacin de flujo con resultados envidiables, otros, no obstante, han tenido menor xito, usualmente, esto sucede por cuanto consideran sus diagramas de flujo como un fin, no como un medio para encontrar aquello que buscan. Los diagramas de flujo cumplen un propsito documentar un proceso con el fin de identificar areas que necesitan mejoramiento. Recuerde que el propsito de los diagramas de flujo y el anlisis siguiente estriba en obtener el consumidor suficiente para definir y realizar los mejoramientos del proceso, este no debe ser un fin en s mismo. Los diagramas de flujo son herramientas de MPE que siguen al diagrama de flujo, sin embargo, el mismo proceso de diagramacin preparan las personas para los cambios productivos que vienen ms adelante.