Anlisis del Nivel de Madurez Organizacional en Administracin de Proyectos : Evaluacin OPM3

Elis Alberto Perez, PMP

Que es la Administracin de Proyectos Organizacional?

La administracin sistemtica de proyectos, programas y portafolios en alineacin con los objetivos estratgicos de la organizacin

Mejores Prcticas y Tecnologas de Vanguardia para la Direccin de Proyectos.

Que es el Estndar OPM3?

OPM3 es el acrnimo de Organizational Project Management Maturity Model. Es un estndar desarrollado bajo los lineamientos del PMI, y su propsito es proveer un medio para que las organizaciones entiendan lo que es la administracin de proyectos organizacional y medir su nivel de madurez con respecto a las mejores prcticas de la industria.

OPM3 ayuda a las organizaciones a establecer un plan de mejora de sus procesos de administracin de proyectos.

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OPM3

El nivel de madurez es un marco de referencia conceptual que consta de diferentes partes que definen la madurez en la administracin de proyectos de una organizacin. El modelo de madurez describe el proceso que la organizacin deber seguir para desarrollar las habilidades dentro de la administracin de proyectos y as contar con una organizacin ms madura. OPM3 es un modelo de madurez que refleja la combinacin de las mejores prcticas en cuanto a proyectos, programas y portafolio.

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Que es el Estndar OPM3?

OPM3 2da. Edicin esta alineado con tres (3) estndares del Project Management Institute:
The PMBOK Guide Fourth Edition The Standard for Program Management Second Edition The Standard for Portfolio Management Second Edition

OPM3 es un estndar con 488 Mejores Practicas Mejores Practicas divididas en 3 dominios:

Proyectos
Programas Portafolios
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Preguntas por Estndar

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Elementos de OPM3

Desarrollo de Habilidades de acuerdo a las Mejores Prcticas

Conocimiento

Administracin de Proyectos Organizacional Madurez Organizacional Mejores Prcticas Uso del Modelo

Mejora

Evaluacin Mtodos de Evaluacin de las Mejores Prcticas y las Habilidades de la Organizacin

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Principales Beneficios de OPM3

El grado de compromiso para incrementar todas las capacidades en la organizacin. Identificar las brechas en capacidades que reducen rendimiento organizacional. las el

Disciplina y dedicacin a la mejora continua en el desarrollo de capacidades que llevan a las mejores prcticas en la APO. Convertirse en "mejores de su clase" en el negocio de la APO.

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Valor de la Madurez de la Administracin de Proyectos Organizacional?

Organizaciones con capacidades menos desarrolladas en Administracin de Proyectos Organizacional:

Fallan en sus presupuestos en un 20%; Fallan en sus cronogramas en un 40%.

Organizaciones con mayor desarrollo en Administracin de Proyectos Organizacional, experimentan mejor desempeo en los proyectos, en las reas de:
Previsibilidad de Costos (la estimacin es reducida en un 20%, la primera vez); Previsibilidad de Proyectos (la duracin es reducida en un 50%); Asignacin de recursos (el esfuerzo es reducido en un 25%); Mejora de la Calidad (costo de calidad mejora en un 10%); Identificacin y seleccin de los proyectos que estn alineados con la estrategias organizacional.

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Marco de Referencia de OPM3

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Los Facilitadores Organizacionales

Son de carcter estructural, cultural, tecnolgico, de recursos humanos y de mejores practicas que basan en la aplicacin de dichas prcticas en los proyectos, programas y portafolios para apoyar los objetivos estratgicos de la organizacin.

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Los Facilitadores Organizacionales

Crear el entorno que permite el florecimiento de la administracin de proyectos.

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OPM3

Conceptos Bsicos

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Dominios

Portafolio

El estndar establecido por PMI divide la administracin de proyectos organizacional en tres dominios:

Programas

Proyectos

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Dominios: Proyectos, Programas y Portafolios

Coleccin de proyectos y/o programas Conjunto de proyectos relacionados administrados de manera coordinada

Portafolio

Programas Proyectos

Serie de actividades con fechas especficas de inicio y trmino Son temporales El resultado es un producto o servicio especfico

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Procesos de la Administracin de Proyectos

Procesos de Inicio

Procesos de Planeacin

Procesos de Control

Procesos de Ejecucin

Procesos de Cierre

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Procesos de la Administracin de Programas

Los procesos de la Administracin de Programas son los mismos con los que cuenta la Administracin de Proyectos.

El objetivo de los procesos de administracin de programas es lograr consolidar la habilidad de desempear cada uno de los mismos de manera estandarizada.
De manera general, estandarizar los procesos de la administracin de programas depende de la estandarizacin de la administracin de los proyectos que forman parte del programa. Este razonamiento es extensivo para las mtricas, control y mejora continua.

Inicio

Planeacin

Control

Ejecucin

Cierre

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Procesos de la Administracin de Programas

Actividades clave de la administracin de programas:

a) b) c) d) e) Administrar las expectativas de los interesados a nivel de programa. Asegurarse que los objetivos del programa estn alineados con las estrategias del portafolio. Asignar prioridades a los proyectos dentro del programa y a la asignacin de recursos. Coordinar las actividades de los diferentes administradores de proyectos y equipos de trabajo. Administrar el alcance de los proyectos que conforman el alcance del programa.

f)
g) h)

Administrar los conflictos entre los proyectos para alcanzar los objetivos organizacionales.
Definicin de responsabilidades y canales de comunicacin entre los proyectos. Administrar la entrega de los beneficios esperados.

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Procesos de la Administracin del Portafolio

Procesos de Alineacin

Procesos de Monitoreo y Control

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Procesos de la Administracin del Portafolio

La administracin del portafolio es la administracin centralizada de una o ms carteras de proyectos y/o programas.
Incluye la identificacin, asignacin de prioridades, autorizacin, administracin y control de proyectos, programas y otras actividades especficas para el logro de objetivos estratgicos. La administracin del portafolio esta relacionada con la direccin de la organizacin y otras disciplinas de administracin, no solamente con la administracin de proyectos y programas. La administracin del portafolio es el dominio estratgico de la administracin de proyectos organizacional.

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Procesos de la Administracin del Portafolio

Desde el punto de vista de la administracin de proyectos organizacional, algunas de las actividades clave de la administracin del portafolio son: a) Convertir las estrategias de la organizacin en iniciativas especficas o casos de negocio que sean la base para la ejecucin de programas y/o proyectos.

b) Identificar e iniciar proyectos y programas. c) Proveer, asignar y reasignar recursos a los proyectos, programas y otras actividades.

d) Mantener de manera balanceada el portafolio de proyectos. e) Brindar el soporte necesario al ambiente de la administracin de proyectos organizacional.

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Interaccin de los 3 dominios de la Administracin de Proyectos Organizacional?

Portfolio Review and Adjustment

Strategy

Portfolio: Business Value Decisions

Programs & Projects: Business Value Delivery

Operations: Business Value Fulfillment

Business Impact Analysis

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OPM3

El Ciclo de OPM3

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Pasos del OPM3

Conocimiento
Paso 1: Preparar la evaluacin.

Evaluacin
Paso 2: Realizar la evaluacin.

Mejora
Paso 3: Planear procesos de mejora. Paso 4: Implementar procesos de mejora. Paso 5: Repetir el proceso.

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Que es la Administracin de Proyectos Organizacional?

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Paso # 1: Preparar la Evaluacin

Paso 1: Preparar la evaluacin.

En este paso se establece un lenguaje comn y se definen los conceptos bsicos que deben conocer todos los involucrados en la evaluacin. El resultado de este paso ser el obtener un nivel de confort con los conceptos de la administracin de proyectos organizacional y con el significado de la madurez en cuanto a la administracin de proyectos dentro del contexto de la organizacin.

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Paso # 2: Realizar la Evaluacin

Paso 2: Realizar la evaluacin

En este paso se evala el nivel de madurez de la organizacin en cuanto a la administration de proyectos.

La evaluacin involucra la comparacin entre el estado actual de madurez de la organizacin y las mejores prcticas dictadas por PMI.
Antes de completar este paso, la organizacin necesita entender:
a) Cuales son las habilidades con las que cuenta. b) Cuales son las habilidades con las que no cuenta. c) La importancia de cada habilidad para la organizacin.

Este paso consta de 3 etapas: 1. Vista Ejecutiva. 2. Puntos de focalizacin. 3. Evaluacin de habilidades especficas.

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Paso # 3: Planear los Procesos de Mejora

Paso 3: Planear procesos de mejora.

En este paso se definen los procesos de mejora por mejor prctica objetivo.
Algunos factores a considerar al asignar prioridades a los planes de mejoras incluyen: a) b) c) d) e) Alcanzable Prioridad estratgica Beneficio Costo Disponibilidad de recursos

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Paso # 4: Implementar los Procesos de Mejora

Paso 4: Implementar procesos de mejora.

En este paso la organizacin necesitar implementar los planes de mejora previamente definidos; los cuales a su vez son pequeos proyectos. Es importante mencionar que durante la implementacin de los procesos de mejora pueden verse afectados el liderazgo, estructura, estrategia y en ocasiones el modelo de negocio de la organizacin.

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Paso # 5: Repetir el proceso

Paso 5: Repetir el proceso. Este paso consta de 2 opciones: Opcin A

Volver al paso 2: re-evaluar el nivel de madurez de la administracin de proyectos organizacional.

Opcin B
Volver al paso 3: iniciar el trabajo con las mejores prcticas objetivo identificadas sobre las que no se definieron planes de mejora.

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Proceso de Construccin de OPM3

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Relacin entre habilidades, Resultados e Indicadores Claves de Desempeo

Pueden existir dependencias conjuntas entre las habilidades de las mejores prcticas.

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Oportunidades para las Organizaciones con OPM3

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33

Todo en Uno con OPM3

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OPM3

Valor de OPM3

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Que es la Administracin de Proyectos Organizacional?

La combinacin correcta de los proyectos correctos, ejecutados de forma correcta

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Casos de xito

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OPM3

Valor de la Certificacion

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Certificacin en OPM3

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Entrenamiento y Elegibilidad

OPM3Fundamentals OPM3 ProductSuiteConsultant Training

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Proceso para la Certificacin

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41

Fechas y lugares para prximos entrenamientos

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Fechas y lugares para prximos entrenamientos

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Costo de Certificacin

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Ejemplos

Imgenes de Ejemplos de los Resultados de una Evaluacin OPM3

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La Herramienta

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Evaluacin

Standardize

Yes Yes No Yes

Measure

No No No Yes

Control

Yes Yes No No

Improve

No No No No

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Resultados de una Evaluacin OPM3

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Resultados de una Evaluacin OPM3

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Resultados de una Evaluacin OPM3

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Resultados de una Evaluacin OPM3

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Filtro del Benchmarking: Tipo de Industria, Ingresos y Cantidad de Empleados

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Ejemplos

EMO-A Evaluacin de Madurez Organizacional de Advisicon

Todos los derechos reservados por Advisicon Mexico S de RL de C.V. EMO-A, 2009

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Ejemplos

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Ejemplos

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Ejemplos

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Ejemplos

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Ejemplos

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Ejemplos

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Ejemplos

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60

Gracias!
Elis Alberto Perez, PMP elis.perez@advisicon.com