Sunteți pe pagina 1din 151

TEHNICA CORESPONDENTEI

CAPITOLUL I - CORESPONDENA OFICIAL 1.1. IMPORTAN I CLASIFICARE. Noiunea de coresponden include forma scris pe care o iau relaiile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau fizice, acestea alctuiesc obiectul corespondenei oficiale sau private. Ca disciplin de studiu, corespondena are ca obiectiv nsuirea, de ctre cei care i vor desfura activitatea n instituiile de stat sau private, a principiilor, regulilor, metodelor i formelor pe baza crora se redacteaz, se prezint, i se folosesc scrisorile i actele oficiale. Corespondena oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor relaii ntre ele. Actele emise de o autoritate (persoan juridic) sunt considerate acte oficiale. ntre scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri: scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obligaie etc. actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar; actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea; majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit; scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine evidena emiterii i circulaiei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nsoitoare ale actelor); scrisorile pot fi redactate i semnate de orice funcionar cu delegaie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de funcionari investii printr-o dispoziie expres a unui act normativ cu aceste drepturi;

actul circul de la autor la beneficiar nsoit de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea nsoitoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur; Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se poate face n funcie de mai multe criterii i anume: Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt: acte cu caracter normativ, care reglementeaz cu putere obligatorie principalele relaii sociale i se caracterizeaz prin aplicabilitatea lor repetat, acte a cror ndeplinire este asigurat prin fora coercitiv a statului (de exemplu, legile, ordonanele Guvernului, hotrrile normative ale Guvernului sau ale organelor locale); acte nenormative sunt acte ce nu prevd atribuii a cror ndeplinire este asigurat prin for public. Din punctul de vedere al efectului pe care l produc, sunt: acte productoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie normative, fie nenormative); acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnicofuncional etc.). Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care i produc efectul, sunt: acte cu caracter general al cror efect se produce pe ntreg teritoriul rii (de exemplu: acte emise de Parlament, de Preedintele Romniei i de Guvern); acte ale organelor locale ale administraiei publice efectele lor sunt limitate la o anumit unitate administrativ-teritorial (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefecilor i primarilor). Din punctul de vedere al organului emitent, sunt: acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Preedintele Romniei etc.) actele emise de organele administraiei publice centrale i locale (Guvern, ministere i alte autoriti ale administraiei centrale, prefecturi, primrii); actele emise de agenii economici i celelalte uniti i instituii.
3

Obiectul acestor tipuri de acte, din punctul de vederea al organului emitent, este: Parlamentul are ca sarcin adoptarea de legi. Legile sunt acte normative, productoare de efecte juridice, referitoare la orice tip de relaii sociale. Legile pot fi constituionale, prin care se revizuie unele prevederi ale Constituiei i care se adopt cu o majoritate de cel puin dou treimi din numrul membrilor fiecrei Camere a Parlamentului i se aprob prin referendum; organice, prin care se reglementeaz relaiile sociale din domeniile expres menionate n Constituie i care se adopt cu votul majoritii membrilor fiecrei Camere, i ordinare, care reglementeaz relaiile sociale din celelalte domenii, care nu sunt reglementate prin legi organice i care se adopt cu votul majoritii membrilor prezeni din fiecare Camer. Parlamentul mai adopt hotrri i moiuni care produc efecte juridice dar care, n general, nu au caracter normativ, ci exprim poziia, punctul de vedere al parlamentului n legtur cu unele probleme i evenimente interne sau externe. Preedintele Romniei, n exercitarea atribuiilor sale, emite decrete, promulg legile adoptate de Parlament, adreseaz Parlamentului mesaje cu privire la principalele probleme politice ale naiuni i ncheie tratate internaionale n numele Romniei, negociate de Guvern i le supune spre ratificare Parlamentului. Decretele Preedintelui produc efecte juridice dar, n cea mai mare parte, ele au caracter individual, nu reglementeaz domenii care sunt de competena Parlamentului, iar n multe domenii ale administraiei publice acestea trebuie contrasemnate de ctre primul-ministru. Consiliul local, n exercitarea atribuiilor ce-i revin, adopt hotrri, semnate de preedintele edinei respective. El are iniiativ i hotrte, cu respectarea legii, n problemele de interes local, cu excepia celor care sunt date prin lege n competena altor autoriti publice. Hotrrile Consiliilor locale produc efecte juridice i au caracter normativ sau nenormativ (individual). Hotrrile cu privire la persoane se adopt numai prin vot secret. Organele administraiei publice (centrale sau locale) fiind investite, potrivit legii, cu competen derivat, emit pe baza i n vederea executrii legii, acte administrative. Actul administrativ este o form juridic de realizare a activitii executive i de dispoziie a organelor administraiei publice; ele sunt acte juridice ntruct sunt manifestri de voin ale organelor administraiei publice, n scopul de a
4

da natere la drepturi i obligaii i au caracter normativ, stabilind reguli de conduit obligatorii pentru uniti, instituii sau ceteni, sau caracter individual (nenormativ). Guvernul Romniei, potrivit programului su de guvernare acceptat de Parlament, asigur realizarea politicii interne i externe a rii i exercit conducerea general a administraiei publice. Guvernul elaboreaz proiecte de legi pe care le nainteaz Parlamentului, devenind legi dup dezbaterea i adoptarea lor. n exercitarea atribuiilor sale, Guvernul adopt hotrri i ordonane. Hotrrile se emit pentru organizarea executrii legilor i deci nu pot s contravin acestora. Ele pot avea caracter normativ sau individual. Ordonanele se emit n cazurile de delegare legislativ, n temeiul unei legi speciale de abilitare, n limitele i n condiiile prevzute de aceasta. Parlamentul poate adopta o lege special de abilitare a Guvernului pentru ca acesta s poat emite ordonane, n domenii care nu fac obiectul legilor organice. Legea de abilitare va stabili, n mod obligatoriu, domeniul i data pn la care se pot emite ordonane. Dac legea de abilitare o cere, ordonanele se supun aprobrii Parlamentului, potrivit procedurii legislative, pn la mplinirea termenului de abilitare. Nerespectarea termenului atrage ncetarea efectelor ordonanei. n cazuri excepionale, Guvernul poate adopta ordonane de urgen. Acestea intr n vigoare numai dup depunerea lor spre aprobare la Parlament. Aprobarea sau respingerea ordonanelor se face printr-o lege. Hotrrile i ordonanele adoptate de guvern se semneaz de primul ministru, se contrasemneaz de minitrii care au obligaia punerii lor n executare i se public n Monitorul Oficial al Romniei, cu excepia celor care au caracter militar i care se comunic numai instituiilor interesate. Administraia public central de specialitate este constituit din ministere, care se organizeaz, prin lege, numai n subordinea Guvernului, i alte organe de specialitate, care se pot organiza n subordinea Guvernului, a ministerelor sau ca autoriti administrative autonome. Guvernul i ministerele pot nfiina organe de specialitate, n subordinea lor, cu avizul Curii de Conturi i numai dac legea le recunoate aceast competen. Autoritile administrative autonome se pot nfiina prin lege organic. n exercitarea atribuiilor lor, ministerele i celelalte organe de specialitate centrale emit ordine care produc efecte juridice i care pot fi normative, reglementnd activitatea din ramura pe care o coordoneaz, sau nenormative, prin care se rezolv, n mod obinuit, anumite probleme concrete din organul respectiv sau din unitile subordonate.

Administraia public local se ntemeiaz pe principiile autonomiei locale, descentralizrii serviciilor publice, eligibilitii administraiei publice locale i consultrii cetenilor n problemele locale de interes deosebit. Autoritile administraiei publice prin care se realizeaz autonomia local n comune i orae sunt Consiliile locale, ca autoriti deliberative i primarii, ca autoriti executive. Consiliul local organizeaz, la nivelul comunei sau al oraului, servicii publice n principalele domenii de activitate, potrivit specificului i nevoilor locale. Dac consiliul local, aa cum am mai artat, poate adopta hotrri, inclusiv cu caracter normativ, primarii, n exercitarea atribuiilor lor, emit dispoziii, avize, acorduri i autorizaii, care au caracter individual. Acte emise de agenii economici, organizaii i instituii. n funcie de profilul specific i complexitatea sarcinilor, la nivelul acestora, se ntocmesc regulamente de organizare i funcionare, regulamente de ordine interioar i contracte colective de munc, prin care conducerile administrative, mpreun cu sindicatele, stabilesc, n conformitate cu legile i celelalte acte normative emise de organele superioare, condiiile concrete de organizare i desfurare a activitii, precum i comportamentul n cadrul unitii respective. n afara acestora, unitile elaboreaz un mare numr de acte tehnice, care sunt instrumente de lucru pentru buna desfurare a activitii de baz a acestora. De exemplu, pentru desfurarea activitii financiare i bancare se elaboreaz actele financiare i bancare, n care se consemneaz i se justific ncasri i pli de sume de bani. Pentru evidena desfurrii unor lucrri tehnice, economice etc., se ntocmesc referate, rapoarte, se emit dispoziii, decizii, se ntocmesc procese-verbale etc. O alt categorie de acte emise de uniti o constituie actele doveditoare, care se elibereaz la cererea unor persoane fizice sau juridice (adeverina, certificatul, chitana). Sfera corespondenei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu coninut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzaciilor, fac necesar comunicarea prin intermediul corespondenei oficiale. De remarcat, coninutul economic al scrisorilor oficiale, ca urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare. Importana activitii de coresponden const n faptul c:
6

este un element de baz pentru stabilirea relaiilor ntre unitile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun; ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activiti; constituie un element de nregistrri contabile; servete ca prob justiie; permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apariia, modificarea sau stingerea unor relaii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice; devine o bogat surs de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, rednd stadiile evoluiei raporturilor economice, precum i ale evoluiei vocabularului din domenii diferite de activitate. Clasificarea corespondenei Corespondena oficial se poate clasifica dup mai multe criterii: a) dup criteriul de circumscriere: corespondena intern (intre compartimente sau responsabili ai aceleai organizaii); corespondena extern (ctre sau de la o instituie spre mediul exterior alt instituie sau persoan). b) dup domeniul de activitate: corespondena juridic (contestaia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n judecata etc.); corespondena administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal, decizia, ordinul, dispoziia); corespondena protocolar (invitaii, scrisori de felicitare, felicitri, corespondena tehnica a departamentelor de protocol etc.); corespondena comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclamaia economic, avizul de nsoire a mrfii, scrisoarea de garanie etc.);

corespondena diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbala etc.). c) dup scopul ei: corespondena de solicitare (cererea economic, juridic etc.); corespondena de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.); corespondena de constatare (procesul verbal etc.); corespondena de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia); corespondena de reclamaie (reclamaia economic, juridic); corespondena nsoitoare de acte. d) dup criteriul accesibilitii: corespondena secret (transmis prin mijloace de securitate organizate, folosit n sistemul instituionalizat (Birou Documente Secrete BDS); corespondena deschis (transmis pe cale obinuit i care poate lua toate formele materiale ale corespondenei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.). e)dup iniiativa trimiterii scrisorii: scrisoarea iniial; de rspuns; de revenire. f) dup criteriul suportului: corespondena clasic scrisoarea; corespondena telegrafic telegrama, telexul; corespondena electronic e-mail-ul. g) dup modul de ntocmire: documente tipizate;
8

documente netipizate. h) dup natura i destinaia exemplarelor: originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului); copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo; duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se menioneaz duplicat; are puterea originalului; copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi : copia certificat are confirmarea c este valabil; se folosete pentru pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unitii care pstreaz originalul. Dup colaionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntur i tampil; copia legalizat este eliberat de notariat. Ea conine reproducerea exact a coninutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat; fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat; extrasul constituie copia unei pri, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condiionat de certificare. 1..2. Circulaia corespondenei Circulaiei corespondenei, att n interiorul unei instituii, ct i n afara ei, i se acord o atenie deosebit, tocmai datorit importanei pe care o reprezint scrisorile pentru orice instituie. Scrisoarea poate circula astfel: n plic nchis, sigilat i transmis prin pot sau curier; transmis ca atare prin intermediul curierului sau predat-preluat personal. Nu este sigilat n plic (se exclud din aceast categoriile scrisorile cu regim special de confidenialitate);

scrisoarea depus la serviciul de registratur sau secretariat al destinatarului i primirea unui bon cu numrul de nregistrare. Se utilizeaz frecvent n modul de lucru al autoritilor publice cu cetenii; transmis prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situaie distinct de curierat). De ex., mesajele ntre efi de state se transmit prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe. Corespondena primit Sistemul de nregistrare a corespondenei, organizarea circulaiei corespondenei ntr-o unitate este impus de necesitatea cunoaterii n orice moment a locului unde se gsesc documentele, a persoanelor care le dein, precum i a modului de rezolvare a lor. n acest scop, se folosesc: registrele i fiele de coresponden (se nregistreaz att corespondena primit ct i cea expediat) ofer informaii cu privirea la identificarea, coninutul, micarea i destinaia actelor i documentelor; dosarele, clasoarele i bibliorafturile n care se pstreaz i se claseaz actele, mpreun cu corespondena compartimentelor funcionale implicate; condicile de expediere i distribuire a corespondenei; borderourile de expediie a corespondenei. Corespondena ptrunde ntr-o instituie prin Registratur sau n cazul firmelor mici prin secretariat. La Registratur au loc urmtoarele operaii: verificarea corespondenei primite pentru a se vedea dac scrisorile au fost bine ndrumate pe numele i adresa unitii respective; deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal, ,,confidenial nu se deschid; plicurile nu se arunc, ci se prind mpreun cu scrisoarea n urmtoarele situaii: - dac scrisoarea nu conine adresa expeditorului, dar aceasta figureaz pe plic; - dac adresa expeditorului de pe plic nu este identic cu cea din scrisoare; - dac semnturile nu sunt citee, dar numele expeditorului figureaz pe plic;

10

- dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, pentru a se putea constata dac vina este a potei sau a expeditorului; - dac o anex lipsete; - dac scrisoarea conine o ofert sau un acord pentru care data potei este un punct de plecare sau pentru care exist o dat limit; - dac scrisoarea a fost greit adresat, ntruct plicul justific ntrzierea rspunsului, n cazul n care scrisoarea a ajuns la destinatar cu ntrziere. sortarea corespondenei; nregistrarea i datarea corespondenei; ntocmirea unei condici interne de distribuie; predarea corespondenei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei (asistentei manager). La primirea corespondenei, secretara semneaz n condica de expediie, verific corespondena, o sorteaz (scrisori care necesit atenia conducerii i scrisori care necesit atenia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, n ordinea urgenei, n mapa de coresponden pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezoluie (persoana sau departamentul care l va primi spre rezolvare, termenul i eventual modalitatea de rezolvare). Dup ce primete corespondena de la conducere (cu rezoluia pe ea), secretara o nregistreaz ntr-un caiet (condic) i o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baz de semntur. Dac una din scrisorile primite conine un numr de probleme ce necesit atenia mai multor departamente sau persoane, se va proceda n aa fel nct fiecare departament /persoan s fie pus la curent cu problema ce l privete. Exist cteva modaliti de a face acest lucru : se ataeaz la scrisoare o noti n care sunt enumerate toate departamentele interesate i apoi scrisoarea este trimis pe rnd la toate acestea; pe msur ce fiecare din ele i ndeplinete sarcina, i bifeaz numele pe noti i o trimite mai departe; scrisoarea se distribuie departamentului care se ocup de majoritatea problemelor cuprinse n ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente;

11

se fac copii i se trimite cte una fiecrui departament interesat. Aceast modalitate este cea mai indicat (scrisoarea original rmne la secretariat), cu condiia ca soluionarea problemelor s fie coordonat. Corespondena expediat de o instituie cuprinde rspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care iniiaz un ciclu de coresponden cu alte uniti (scrisori ,,iniiale sau din ,,oficiu). Scrisorile de rspuns se redacteaz, fie de secretar, urmnd indicaiile conducerii, fie de cel cruia i-a fost repartizat aceast sarcin. Dup redactarea i dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, n mapa pentru semnat, conducerii, mpreun cu materialul de baz. Dup semnare, secretara le verific (dac au fost toate semnate, se verific anexele) i pune tampila pe semntura conducerii. Dac scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi nregistrate (data i numr) sau vor fi trimise la Registratur de unde vor fi expediate. Operaiile ulterioare sunt: sortarea copiilor i a materialelor de baz i remiterea lor serviciilor de resort; clasarea corespondenei n dosare (copiile). 1.3. Sisteme de nregistrare a corespondenei primite i expediate n vederea pstrrii unei evidene clare a corespondenei care intr n unitate, precum i a celei emise, secretariatul nregistreaz fiecare document ntr-un registru de coresponden (n instituiile mari Registrul de coresponden se pstreaz la Registratura general, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare cte un registru n care i pstreaz evidena corespondenei ce privete domeniul respectiv). Se practic dou sisteme: unul care folosete un registru unic de intrare-ieire i altul care evideniaz n registre separate intrrile i ieirile. n registrul unic de coresponden, cele dou foi aezate fa n fa servesc pentru nregistrarea corespondenei (stnga) i a corespondenei expediate (dreapta). Acest tip de registru este foarte practic, ntruct ofer posibilitatea informrii imediate i concomitente asupra corespondenei primite i expediate. n rubrici separate se nscriu: numrul de nregistrare al scrisorii care intr n unitate, data nregistrrii, locul de provenien (denumirea expeditorului i adresa), rezumatul coninutului ei, serviciul cruia i se repartizeaz, indicatorul dosarului de clasare. n cazul n care se expediaz rspunsul la o scrisoare intrat, pe acelai rnd cu nregistrarea acesteia n stnga, se evideniaz n partea dreapt modul n
12

care s-a rezolvat, data la care se expediaz, denumirea destinatarului; scrisoarea de rspuns primete acelai numr cu care a fost nregistrat la intrare scrisoarea creia i-a fost expediat rspunsul aceasta se trece la rubrica ,,numr de conexare. n locul acestui numr la scrisorile expediate ,,din oficiu se trece numrul nou care se d scrisorii emise de unitate. Exemplu :

13

n unitile cu volum mic de acte, nregistrarea se face la Registratur sau secretariat ntr-un singur registru de intrare-ieire, eventual n mai multe volume; n unitile cu un volum mare de acte, nregistrarea se face la Registratur, concomitent n dou sau patru registre de intrare-ieire, cu so i fr so, cu mai multe volume fiecare. La sfritul fiecrui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-ieire, sau chiar dac volumul nu este complet, se ntocmete un proces-verbal de ncheiere a registrului respectiv. PROCES-VERBAL (data) Subsemnaii eful serviciului Secretariat i .., registrator din .. (unitatea) am ncheiat registru astzi, data de mai sus. Registrul cuprinde nregistrrile de la nr data la nr. data.., totaliznd file scris. (Semnturile) Registrele pot fi tipizate, realizate la comand sau pregtite de ctre persoana responsabil din cadrul compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de nscriere a circulaiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridic), iar pe de alt parte reprezint un ordonator, un adevrat ghid n cutarea oricrui document. La nregistrarea documentelor n registru trebuie s se in seama de urmtoarele aspecte:

14

nregistrarea se face de ctre o singur persoan ; n cazul absenei, va fi nlocuit mereu de aceeai persoana; nscrierea se face numai olograf; nu se pstreaz nici un rnd liber n cazul n care exist resturi de spaii pe o pagin, acestea se bareaz vizibil. Nu se nregistreaz: drile de seam periodice, actele expediate care au numr propriu de ordine, scrisorile i actele de coresponden intern i nici copiile dup scrisori i acte care se transmit de la un serviciu la altul (pentru corespondena intern fiecare departament ine evidena sa), imprimatele sau formularele primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele i alte publicaii (evidena acestora fiind inut la magazie sau bibliotec, dup caz). n cazul expedierii corespondenei prin pot, fiecare scrisoare se nscrie nominalizat cu datele ei de identificare, ntr-un borderou de expediie. Borderoul se ntocmete separat pentru scrisorile simple i recomandate. Pentru scrisorile difuzate prin curier se ntocmete o condic de expediie, n care se trec datele importante : anul, ziua, luna, numrul lucrrii, destinatarul, semntura. De asemenea, corespondena care se repartizeaz compartimentelor din interiorul unitii se nregistreaz n prealabil ntr-o condic intern de distribuie cu aceleai rubrici ca i condica de expediie. Odat cu apariia calculatorului, tot mai multe instituii care au un volum mare de coresponden (primriile) nregistreaz toat corespondena pe calculator. Acest sistem de organizare presupune existena unui compartiment special creat pentru preluarea ntregii corespondene (excepie fac documentele cu caracter confidenial) i a cte unui operator omolog n fiecare dintre compartimentele prevzute n organigram. Baza acestor registraturi generale este reprezentat de un soft adecvat i o reea de calculatoare prevzute cu nivele diferite de acces. Modul de funcionare: exist un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare coresponden, forma practic fiind ghieele. Ceteanul se prezint la ghieu i i depune lucrarea. Operatorul nregistreaz documentul, l catalogheaz, verific criteriile care fac posibil nregistrarea i emite un bon de registratur cu toate datele care sunt nscrise i n baza de date: numele depuntorului, numrul i data de nregistrare, problematica corespondenei, compartimentul unde este direcionat spre rezolvare, termenul de rspuns, indicativul celui care a fcut nregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi s se fac nregistrri, iar
15

calculatorul va ordona singur numerele n cteva secunde i abia apoi se va salva nregistrarea i se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu i modifica. Dreptul de modificare sau corectur l are numai eful compartimentului de registratur pe baz de parol. 1.4. Cerine actuale fa de coresponden oficial Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relaiilor ntre oameni, conform rolului fiecruia, corespondena se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne. Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc corespondena o preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza corespondenei. Dintre acestea amintim: 1) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondenei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau instituia respectiv este c tie s-i organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect. 2) Elaborarea corespondenei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spaiu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai puin costisitor. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urmtoarele aspecte: propoziii scurte i clare; folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de calculator; redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nenelegerile i implicit revenirile. 3) Stabilirea obiectivului este important s stabilim de la nceput obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n funcie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:

16

s informm sau s aflm ceva; s motivm sau s influenm; s ne scuzm; s solicitm sau s oferim ceva; s acceptm sau s refuzm; s felicitm. 4) Adecvarea la nivelul ierarhic presupune diferenierea i limitarea corespondenei pe paliere ierarhice. n acest sens menionm: a) corespondena de la un nivel ierarhic superior la unul inferior este cel mai puin restrictiv, n ceea ce privete condiiile de adresare. Genuri ale corespondenei care sunt atribuite exclusiv nivelului ierarhic superior pe aceeai vertical sunt: ordinul, decizia, normative i regulamente, circulare etc. La redactarea acestui tip de coresponden trebuie s inem cont de urmtoarele: - diplomaie sporit n interaciunea cu subalternul (arogana, intimidarea, impoliteea tind s reduc eficiena comunicrii); - claritatea scopului mesajul trebuie s conin toate elementele explicative de care subordonatul are nevoie; - motivarea o dispoziie trebuie explicat i n acelai timp scoase n eviden avantajele ce rezult din aplicarea ei. b) corespondena de la nivelul ierarhic inferior la unul superior cuprinde urmtoarele genuri de coresponden: raportul, darea de seam, referatul etc., corespondena protocolar: felicitrile se adreseaz ntotdeauna de la un nivel cel mult egal la unul superior i nu invers. (Excepie de la regul: se obinuiete ca Primul - Ministru s-i felicite membrii cabinetului cu ocazia srbtorilor religioase sau onomastice. n ultimul timp, chiar angajaii unor firme primesc din partea conducerii felicitri). n acest tip de comunicare (de jos n sus) trebuie s inem seama de: - tact contientizarea poziiei ierarhice i adaptarea tonului potrivit n ceea ce privete politeea, argumentaia;

17

- nivelul de detaliu se refer la nevoia de a furniza suficiente detalii i justificarea concluziilor. Prezentarea de detalii neprelucrate dovedete lipsa de profesionalism; - exprimarea de opinii trebuie fcut o delimitare unde se termin faptele i unde ncep opiniile; - atitudinea adoptat atitudinile de servilism, de team, de aprare n faa puterii pot conduce la un ton de nesiguran sau exagerare. c) corespondena ce se poart la nivele ierarhice egale: - corespondena protocolar: scrisori de invitaie, felicitrile; n relaiile internaionale nu se pot transmite dect ntre omologi; - schimbul de informaii ntre instituii i persoane de rang egal. 5) Eficien i credibilitate. Eficiena corespondenei se refer la: promptitudine (transmiterea la timp a informaiilor); precizia i caracterul complet al informaiilor; informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i servicii ce pot fi furnizate de firma respectiv. Credibilitatea informaiilor transmise reprezint o condiie esenial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclamaii, sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu: reclama strident promisiunile exagerate; informaiile nefondate i neverificabile; pretextele formulrile pretenioase n care vina este dat pe alii sau pe fora major. 6) Corectitudinea i aspectul plcut: mecanica textului (punctuaia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;

18

alegerea stilului corespunztor; asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac. 7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reacioneze n sensul dorit de expeditor (cazul ideal motivare i nu manipulare). 8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv, sentimente pozitive i tendina de a aciona n mod pozitiv. Exist mai multe modaliti de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modaliti i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic politee i consideraie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci, de politee, consideraie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncrederea destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu exprimarea pozitiv cererea dumneavoastr va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de / cecul dumneavoastr va fi achitat la data de. . Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem. De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm atenia asupra rezolvrii problemei.

19

CAPITOLUL II - STILUL CORESPONDENEI OFICIALE 2.1. Particularitile stilului Stilul corespondenei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se ntlnete n textele i activitile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n corespondena oficial, n negocieri, n raporturile cetenilor cu autoritile sau n aciunile judiciare; se desfoar ntr-un cadru instituional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonane, instruciuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezoluia, contractul etc.), de informare (anunul, declaraia, ntiinarea, notificarea, formularul de nscriere, telegrama), de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma), de coresponden (scrisoarea, oferta etc). n raport cu alte stiluri este nchis la influene, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic. Fiind mai puin diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variate interne: limbajul juridic legislativ (conservator, nedifereniat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apariiei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n funcie de situaie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Funciile dominante sunt cea denominativ-referenial i cea persuasiv (destinatarul fiind avut permanent n vedere la formularea comunicrilor specifice). Stilul corespondenei oficiale prezint anumite particulariti lexicale, morfologice, sintactice i stilistice. Particulariti lexicale Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicarea gndurilor. Una din condiiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i neles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu noiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general

20

numai cuvinte i expresii potrivite cu fondul de noiuni i idei al scrisorii respective, evitndu-se utilizarea cuvintelor i expresiilor arhaice, regionale, din argou i jargon. Se va acorda atenie cuvintelor polisemantice cuvinte cu form identic, dar care prezint diferene de sens. De exemplu, cuvntul adres are n limbajul administrativ dou sensuri: indicaie (pe scrisori i colete), cuprinznd numele i domiciliul exact al destinatarului, dar i o comunicare n scris (scrisoare adresat unei organizaii sau unei persoane fizice). De asemenea, trebuie acordat atenie folosirii corecte a unor cuvinte paronime (cuvinte cu form sonor asemntoare, dar cu neles complet diferit). De exemplu: original (act) i originar (loc de origine) sau alocaie (ajutor n bani pentru copii) i alocuie / alocuiune (cuvntare ocazional). Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie s aleag dintr-o serie sinonimic (cuvinte diferite ca form, dar asemntoare ca sens), acel cuvnt care s exprime cel mai bine sensul dorit. De exemplu, ntre baz, fundament, temelie se alege cuvntul baz pentru sintagma baz material; ntre cuvintele operare, prelucrare, procesare se alege procesare pentru procesare de text. De asemenea, n coresponden trebuie evitate pleonasmul i tautologia. De exemplu: ,,v reamintim nc o dat (pleonasm); ,,ne scuzai pentru ntrzierea i amnarea rspunsului (tautologie). n ceea ce privete folosirea neologismelor, dei limba romn permite o exprimare precis i nuanat, atunci cnd nu se pot gsi corespondene n limb pentru anumii termeni, se impune ntrebuinarea neologismelor. De exemplu, pentru aparatura modern de birou: computer, hard-disk, soft, sau termeni n relaiile de pia: marketing, sau pentru referine la produse: design etc Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis noiunea sau situaia tratat i poate exprima ideea unei propoziii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Terminologia folosit n corespondena oficial se mparte n dou categorii: terminologia creat n practica lucrrilor de secretariat i coresponden i terminologia creat n diferite domenii de activitate. Terminologia din prima categorie este limitat la anumite denumiri de operaii, lucrri, obiecte etc., folosite n munca de birou. Terminologia de specialitate este destul de
21

numeroas, ndeosebi n ramurile de activitate cu un pronunat caracter de tehnicitate (bancar, contabil, transporturi etc.). Termeni i expresii de specialitate create n practica lucrrilor de secretariat i coresponden : antet, adres, adeverin, alineat, anexe, arhivare, borderou, clasarea corespondenei, curriculum vitae, dosar, deviz, indicativ, ndosariere, mandat, paraf, procur, procesare, rezoluie, rezolvarea corespondenei, scderea corespondenei, nuruire etc. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesiguran, comoditate, lipsa de informaie, precum i diferiilor factori de team (de a nu omite ceva, de a nu divulga ceva, de a nu pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte pretenioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competena cu parada cuvintelor. De asemenea, se cere din partea celor care redacteaz corespondena o informare adecvat prin cursuri din domeniul tiinei organizrii i conducerii (management), consultarea dicionarelor din specialitatea n care se redacteaz corespondena etc., toate acestea n scopul mbogirii cunotinelor aplicabile n domeniul respectiv de activitate. Particulariti morfologice n redactarea corespondenei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii romne, dar specificul stilului corespondenei const i n folosirea anumitor particulariti, i anume: se folosete pluralul n loc de singular la pers. I , neconcordana ntre numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autoritii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv.; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II-a se utilizeaz formele de politee ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural: Dv. vei primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. suntei reprezentantul firmei. se folosete neconcordana ntre timpul real i cel gramatical, n unele situaii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguran i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data n loc de ,, se va livra sau pentru numirea n funcie: ,,se numete n funcia de n loc de ,, se va numi n funcia de .

22

se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: ,,expoziia s-a deschis... nu ,,expoziia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: ,,se certific vechimea n funcie ... ,,se aplic regulamentul .... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal. gerunziul folosit la nceput de fraz: acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propoziiei principale. Astfel, formularea :Mulumindu-v pentru scrisoare, primii, Domnule, asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mulumindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primii ... se evit folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: ,,a se urmri ndeplinirea formalitilor i viitorul cu valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la ndeplinire ..., ,,Vor fi sancionai etc. abundena construciilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condiiile legii, conform deciziei, n scopul obinerii); frecvena mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, soluionare, reglementare etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toi, fiecare etc) a prepoziiilor i conjunciilor, neutralizarea opoziiei de gen la unele substantive ,,personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil etc.) si predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul) Particulariti de ordin sintactic n scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romane, dar i n acest domeniu exista anumite particulariti: - folosirea ordinii directe n propoziie i fraz (subiect i determinanii si, predicatul i determinanii si); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric; - construirea de propoziii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii, producnd dificulti n nelegere; - nlocuirea subordonatelor cu pri de propoziie corespunztoare, cnd acest mod de construcie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc

23

de ,,Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. ..., livrat la data de ; - evitarea construciilor infinitivale sau construciilor care exprim generalizare sau eventualitate; - introducerea unor formaiuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (,,din cauza ...) sau consecina (,,de unde rezult c ...), a unor expresii precum ,,drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, ,,n mod nemijlocit., ,,n mod obligatoriu ... (n loc de ,,nemijlocit, ,,obligatoriu. Particulariti stilistice Principalele caracteristici ale stilului corespondenei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, politeea i demnitatea, naturaleea i simplitatea. Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctuaie, de fonetic. n coresponden, corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigene speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msura respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctuaie, a altor manuale, nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin de perfecionare. Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de coninutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotaii etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca document n relaiile dintre parteneri. Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n coresponden, n scrierea documentelor este urmrit cu multa grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situaii, drepturi, obligaii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii prilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circulaie general sau care exprim aproximaii, nesiguran, nelesuri alternative. Concizia este o condiie specific stilului corespondenei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesit cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propoziii scurte,
24

grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de neles (ex. vom spune ,,dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, ,,Acest calculator este foarte performant n loc de ,,acest calculator este de foarte bun calitate i de aceea prezint performane foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitilor de msura oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantiti etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden. Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctur afectiv. Politeea i demnitatea stilul corespondenei trebuie s fie prin definiie un stil al politeii i demnitii. Politeea este ceva elementar, ceva ce st n firea oricrui om civilizat. Nu cost, dar poate aduce profit i alte beneficii. A spune ,,mulumesc, ,,va rog, ,,apreciez, ,,sunt recunosctor etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar si atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autoritii, al pronumelor de politee asigur aceste cerine. Naturaleea i simplitatea. n baza acestor condiii, stilul corespondenei este i trebuie s fie direct i firesc, neforat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretenioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite). Stilul, n scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propoziiilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivit situaiei, contextului i destinatarului, produce reacia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percepia destinatarului, de ceea ce citete el ,,printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reacii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c
25

acesta este dependent i de percepia cititorului, percepie care este strict individual. 2.2. Abrevieri folosite n corespondena oficial Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spaiu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii mainii de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al poziionrii n fraz. Se recomand, utilizarea raional a abrevierilor, n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i nelegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de politee fa de destinatar. n corespondena oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit; abrevieri consacrate de tiinele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil etc.); abrevieri consacrate n uzana lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn; abrevieri consacrate n corespondena internaional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.).

26

CAPITOLUL III - ELABORAREA MESAJULUI SCRIS

Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experiene ndelungate. Cei ce scriu trebuie: s in seama de termenii de specialitate adecvai; s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical; s aib un stil agreabil; s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere. Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales coninutul. Un coninut neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea, ct i firmei pe care o reprezint. Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal. Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esenial n cadrul unei tranzacii, iar modalitile de realizare a acestora s-au mbuntit i amplificat de-a lungul anilor, devenind dup unii autori, aproape o tiin. Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experiena ndelungat face, adesea, inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, se va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicaiile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise. Nu trebuie pierdut din vedere faptul c, datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct si amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modaliti noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existenei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continu s-i pstreze locul i importana lor.

27

n fapt, abstracie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotine care sunt incluse n tehnicile de redactare a corespondenei n forma sa clasic. Pentru scrisorile mai importante i mai complicate care necesit o atenie deosebit, este necesar o pregtire temeinic a acestora. 3.1.ETAPELE NTOCMIRII UNEI SCRISORI Etapele ntocmirii unei scrisori sunt: 1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare); 2) Documentarea const n culegerea informaiilor necesare pentru tratarea subiectului; informaiile se pot obine prin: studiul corespondenei deja existente; folosirea documentaiei interne i externe; consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea jurnalului sau a agendei. Aceste informai nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selecie, modificare prin operaiile de analiz, sintez etc. 3)Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schie care poate fi simpl sau dezvoltat; 4)Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la obinerea formei finale. n aceast etap se acord atenie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul). 5)Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau
28

mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i adunarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctuaie i stngciile lingvistice. 6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a mainii de scris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant). 3.2. FORMA GRAFIC I ESTETIC A SCRISORILOR Aa cum am mai spus orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui care o expediaz. Acest fapt este de o deosebit importan pentru corespondena de afaceri, unde mesajul scris poate fi considerat drept reprezentant al firmei care-l trimite, un mesager interesat n crearea climatului favorabil pentru buna desfurare a unei tranzacii. De aceea, are importan nu numai corectitudinea redactrii textului, ci i prezentarea lui din punct de vedere grafic i estetic. Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra coninutului. Noile posibiliti de concepie aduc cu ele i tentaia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori. n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerine: plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n funcie de acesta; pstrarea unei margini fixe n partea stng a colii de hrtie (3-3,5); alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (22,5); Pe lng motivaia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere. evitarea despririi cuvintelor n silabe la captul rndului (pe ct posibil); dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd; continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta conine minimum dou rnduri;

29

distana dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii; alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii. Pentru corespondena de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14; scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniere, pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau poriuni de text; structurarea enumerrilor n mod diferit: prin liniue; prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul); 1. prin cifre; a) prin litere mici; textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul); eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de preuri, brouri etc.) cu menionarea lor n textul scrisorii i n paragraful corespondenei (n partea stng jos); evitarea P.S. (post-scriptum) care poate crea destinatarului impresia unei neglijene din partea expeditorului. n uzana internaional exist dou forme de aranjare a textului n pagin: forma bloc preferat de firmele americane; forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca variante ale lor: forma semi-bloc i forma bloc modificat. n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spaiu dublu fa de spaiul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate. n forma dantelat (numit i forma indentat), primul rnd al fiecrui paragraf nou va fi retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stng, iar rndurile constituind adresa interioar, formula de ncheiere i semntura se vor dactilografia retrase cu 3-4 intervale fa de rndul superior.
30

Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc. n forma bloc modificat textul se dactilografiaz integral n forma bloc, iar data i rndurile ce constituie formula de ncheiere i semntura sunt deplasate la dreapta. Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit. Formele de prezentare grafic a documentelor i scrisorilor constituie elemente de evideniere i difereniere a ideilor principale de alte idei, folosesc la separarea clar a unor idei de altele i, n general, ajut ca textul s fie neles cu uurin de ctre cel cruia i este destinat. n acest sens, la prezentarea textelor se utilizeaz : forme specifice de prezentare a actelor de ntindere mare i cu coninut bogat i divers (ordine, decizii, rapoarte etc); forme comune de evideniere a corespondenei. Forme specifice de prezentare. La actele i documentele cu ntindere mare, cu coninut bogat i variat, se folosesc: mprirea textului n capitole i subcapitole, avnd titluri i subtitluri distincte; folosirea paragrafelor, a citatelor, a ,,trimiterilor cu note de trimitere, prezentarea bibliografiilor. mprirea textului n capitole i subcapitole. n cazul unui text cu ntindere mare, n care sunt prezentate mai multe idei, se mparte textul n capitole i acestea n subcapitole. Capitolele si subcapitolele au titluri, respectiv subtitluri, indexate cu cifre sau litere. Titlurile i subtitlurile rezum ntr-un cuvnt, propoziie sau fraz scurt, coninutul poriunii de text ce urmeaz. Titlurile i subtitlurile uureaz lectura i nelegerea textului, ceea ce face ca folosirea lor s fie frecvent indicat. Titlurile i subtitlurile aferente capitolelor trebuie s fie, de asemenea, echilibrate, cele de aceeai importan s fie prezentate n acelai fel, diferenierea realizndu-se chiar fr indici. Folosirea paragrafelor. Paragrafele sunt pri de text desprite printr-un alineat nou. Primul cuvnt al paragrafului se scrie la o distan oarecare spre dreapta de marginea stng a textului.

31

Folosirea citatelor. Uneori, n cadrul textelor, se face apel la reproducerea unei pri de text din alte lucrri. Citatele se disting de restul textului prin folosirea ghilimelelor. Acestea se amplaseaz fie la nceputul i sfritul textului reprodus, fie la nceputul fiecrui rnd al citatului. Pentru un citat reprodus n cuprinsul textului se folosete prima soluie, iar cnd citatul se d ca alineat separat, se folosete, n general, a doua soluie. Citatele trebuie s fie foarte exacte. Referinele la citate se plaseaz fie la sfritul citatului, fie ca o ,,trimitere la o not n subsolul paginii. De obicei, ,,trimiterea se folosete cnd referina la citat trebuie s fie detaliat, adic s indice sursa: autorul, lucrarea, editura, iar n unele cazuri, chiar alineatul din care s-a citat. n cazul cnd din citatul folosit, o parte din text poate lipsi nefiind util scopului citrii, atunci n locul textului din citat care nu se folosete, se introduce un numr de puncte de exemplu : <<Potrivit atribuiilor principale stabilite prin art. 2 n Legea nr. 45 din 2003 privind administraia public local, Consiliul local ,,asigur condiii necesare bunei funcionri a instituiilor locale de nvmnt. de sub autoritatea sa>> Din textul citatului s-au nlocuit , cu puncte, pri care puteau lipsi. Folosirea trimiterilor. n cuprinsul unor texte se ivete uneori necesitatea introducerii unor explicaii complementare. n acest sens, n cuprinsul textului, la locul unde este necesar explicaia, se introduce un indicativ, asterisc (stelu) sau numr, ce corespunde unei note care se scrie n subsolul paginii, sub o linie orizontal (la calculator aceasta se face automat, prin comanda ,,note de subsol), pentru a despri textul de not. Notele se scriu cu intervale simple, chiar dac textul este scris cu intervale duble. Nota trebuie, obligatoriu, nceput pe aceeai pagin pe care este anunat. Prezentarea bibliografiilor. n cazul cnd o lucrare de proporii se fundamenteaz pe un material documentar mai amplu, la sfritul lucrrii trebuie prezentat bibliografia, pentru a se face cunoscute sursele documentare folosite. La bibliografie, autorii se niruie n ordine alfabetic. Pentru fiecare lucrare se dau: numele autorului, scriindu-se nti numele, apoi prenumele, desprite prin virgul; titlul lucrrii, oraul n care a fost editat lucrarea; denumirea editurii, anul apariiei. Exemplu : HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucureti: Editura All, 1996. Tabelele reprezint o form de prezentare sintetizat a unor date cu caracteristici comune. Ele dau posibilitatea ca prezentarea s fie sistematic,

32

concis, uor de neles. Un tabel se compune din urmtoarele pri: titlul, capul tabelului i corpul tabelului. Diferitele elemente prezentate n tabel sunt desprite prin linii orizontale i verticale. Liniile verticale separ ,,coloanele tabelului. Titlul tabelului se scrie deasupra liniei orizontale care ncadreaz tabelul la partea de sus i exprim rezumativ, concis, coninutul tabelului. Capul tabelului, care este partea de sus a acestuia, cuprinde explicitarea coninutului coloanelor. Uneori, n cadrul capului tabelului, mai multe coloane se pot grupa sub o explicitare comun. Avem, n acest caz, de-a face cu o prezentare ,,etajat a capului tabelului. Textul care exprim explicitarea coloanei poate fi prezentat spaiat sau scris pe mai multe rnduri, n funcie de lungimea textului i limea afectat coloanei. Sub textele care exprim coninutul coloanelor, deci sub capul tabelului, se trage o linie orizontal continu. Sub aceast linie continu se scriu numerele coloanelor, din stnga spre dreapta, n ordinea natural a numerelor, ncepnd cu cifra zero. n cazul cnd un tabel este mai lung dect poate cuprinde o pagin, el se continu pe pagina sau paginile urmtoare, repetndu-se capul tabelului sau cel puin numerotarea coloanelor de sub capul tabelului. Este obligatoriu ca pe paginile urmtoare s se pstreze aceeai lime pentru coloanele corespunztoare. Tabelele se creeaz cu uurin n calculator, sub sistemul de operare WINDOWS, fie cu ajutorul programului specializat EXCEL, fie cu al programului WORD. EXCEL permite crearea unor tabele mai complicate de pild, vizualizarea dinamicii volumului de vnzri, caz n care se folosesc formule i adnotri. Odat creat un tabel n EXCEL, se poate realiza rapid graficul aferent. Un alt avantaj l constituie posibilitatea ,,exportrii (transferului) tabelului n WORD, n cadrul unui text. Tabelele create n WORD sunt mai simple, de tip liste de adrese, situaii etc. Exist dou posibiliti de a crea un tabel: fie prin utilizarea pictogramei din meniul principal TABLE, fie prin comanda INSERT TABLE din meniul TABLE. Tabelul este conturat pe ecran imediat dup stabilirea numrului de coloane i de rnduri. n final se completeaz coloanele. Tabelele trebuie prezentate estetic, simetric, ordonat, clar. n acest scop, trebuie respectate urmtoarele reguli: lungimea tuturor coloanelor trebuie s fie aceeai;
33

limea coloanelor se stabilete: pentru o coloan cu text, dup cuvntul sau propoziia cea mai lung, iar pentru coloanele cu cifre, dup numrul cu cele mai multe cifre ce se ntlnesc n coloan. Dac dimensiunile tabelului sunt mai mari dect ale hrtiei documentului, atunci el se constituie ca o anex la text, fcndu-se referire la el (vezi tabelul nr.). Cnd tabelul nu este mai mare dect pagina (33 de linii i intervale) se folosete pagina n lime, n felul acesta se obine posibilitatea cuprinderii n text, n continuare, a unui tabel cu mai multe coloane. Textele din cadrul coloanelor se scriu ct mai clar cu putin, cu intervale simple sau semiintervale : problemele diferite se separ prin cel puin dou intervale ; prescurtrile obligatorii uneori, pentru enumerarea n coloane a textelor trebuie s fie fcute astfel nct s nu dea posibilitatea apariiei unor confuzii; titlul tabelului se scrie n centru, cu caractere care s-l scoat n eviden; capetele coloanelor trebuie s fie separate de text prin intervale vizibile; paginaia, ncepnd cu pagina a doua, se amplaseaz n locul obinuit. Toate aceste operaii i multe altele, pentru scrierea tabelelor sunt mult uurate prin folosirea programelor din calculator. Forme comune de evideniere Sublinierea const n trasarea sub cuvintele, frazele sau prile de text ce trebuie evideniate, a unor linii. Abuzul de sublinieri nu este recomandat, deoarece face s se piard efectul de evideniere i deci trebuie evitat. Se subliniaz cteva cuvine, o fraz, o poriune de text. Folosirea majusculelor constituie o form pregnant de evideniere. Const n scrierea prii ce trebuie evideniat, cu litere mari. Spaierea literelor const n scrierea cuvintelor textului ce urmeaz a fi evideniat, lsndu-se ntre litere spaii mai mari dect cele normale. Amplasarea unei fraze n centrul paginii const n scrierea frazei respective la un numr convenabil de spaii ndeprtate de marginile textului. Retragerea unei pri din text de la marginea textului este folosit mai ales la enumerri, pentru c n acest fel toate punctele pot fi evideniate. La
34

aranjarea n pagin cu retrageri este obligatoriu ca toate punctele enumerrii, avnd aceeai valoare, s nceap din punct de vedere gramatical cu aceeai parte de cuvnt, fie printr-un verb, fie printr-un substantiv etc. Aranjarea n acolad const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni, pornind de la general ctre particular, cu ajutorul semnelor de parantez grupate n acolade. Aranjarea n scheme const n prezentarea unor diviziuni i subdiviziuni n csue, legate ntre ele prin linii. Ca i la acolade, se pornete de la general la particular, de la ansamblu spre detaliu. De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat; acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100 gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii. Respectarea anumitor poziii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar, n funcie de aceasta se orienteaz poziia ferestrei n cazul plicului cu fereastr. Plicul folosit pentru expedierea corespondenei trebuie s fie confecionat dintr-o hrtie de calitate, iar elementele ce se menioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului. Exist mai multe tipuri de plicuri: plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou; plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung; plicuri dosar pentru coli A4 nempturite. Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (instituiei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care

35

se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele meniuni: adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd corespondena se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indicaii de transmitere a corespondenei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n atenia.; adresa expeditorului poate fi plasat n colul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic; indicaii speciale de atenionare (se refer la caracterul corespondenei): personal, confidenial, urgent etc., care se scriu n colul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos; indicaii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a corespondenei). Putem ntlni una din meniunile: par-avion, prin curier, recomandat, post-restant etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului). 3.3. Elementele componente ale scrisorii Conform uzanelor internaionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur: antet; numrul i data; referinele; adresa destinatarului; formula de salut/de adresare; obiectul scrisorii; coninutul; formula de ncheiere/de salut; semntura; anexe. ANTETUL n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea superioar, pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat.

36

Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng funcia de identificare i informare i pe cea de publicitate. Antetul cuprinde: elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele instituiilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.); denumirea societii; forma sa juridic; adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara); numrul de nregistrare la Registrul Comerului; codul fiscal; contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv; numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul corespondenei cu partenerii strini); numrul de fax; e-mail-ul. O hrtie de coresponden coninnd toate informaiile de la adres pn la contul bancar nu este indicat n orice situaie. De exemplu, pentru corespondena protocolar, pe invitaii la dineuri i recepii, pentru felicitri, se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz). De menionat, faptul c firmele care au relaii de afaceri cu ri din spaiul vorbitor de limb englez, adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca potaul s neleag unde s duc corespondena). Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cetean care se adreseaz unei autoriti publice), obiceiul este de a aduga informaii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt Nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de politee: Domnul sau Doamna.
37

Exemplu de antet: S.C. DESING SRL Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1 Nr. nregistrare la Registrul Comerului J/5082/1991 Cod fiscal P 1533521 Cont 542327682 BCR-sector 1 Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro Exemplu de adres internaional a unei firme romneti de export: IMPEX SRL Str. Prieteniei, 45 Bucureti 7000 ROMNIA Telephone: (00401) 6477340 Facsimile: (00401) 7777775 NUMRUL I DATA Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan. Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obligaii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice. Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lunii se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, trebuie s inem seama c data se scrie diferit n alte limbi. Forma britanic este asemntoare celei romneti: mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pri ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). Modul standard internaional este anul, luna, ziua. De asemenea, n cazul unor documente, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localitii prin virgul. Numele locului de expediie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excepie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condiii precizarea locului de expediie mpreun cu data devine obligaie.

38

REFERINELE Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd cu data, n partea dreapt. Referinele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referina se noteaz prin abrevierea Ref. i include iniialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului etc. Exemplu: Ref.: VN/822/1.X.2002. Exist uzana includerii n scrisoare nu numai a referinelor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a corespondenei anterioare. ADRESA DESTINATARULUI Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc. Aceasta cuprinde: denumirea unitii (inclusiv biroul, direcia creia i este destinat scrisoare); adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., judeul, sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul). Cele mai utilizate formule de adresare sunt: 1) unei persoane din firm sau instituie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de formula de politee Domnului, Doamnei precum i de funciile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A. 2) unui funcionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei instituii, ne adresm denumind funcia acestuia sau serviciul. Aceast indicaie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n atenia Directorului General / Serviciului Import Export; 3) unei instituii, firme, ne putem adresa menionnd doar numele acesteia.
39

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden: Domnului Nicolae Nicescu, Manager SC DISING SRL os. Mihai Bravu 45 Bucureti, Romnia Sau S.C. DISING SRL os. Mihai Bravu 45, sector 3 Bucureti, Romnia n atenia Directorului General sau n atenia Serviciului Export FORMULA DE SALUT ( DE ADRESARE) Plasat de la margine sau de la alineat, formula de adresare se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhic, cu att aceast inscripie va fi mai evident fa de adres. Se plaseaz aproximativ la trei spaii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior. Formula cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom aduga: Domnule primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist funcii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate. Formula de politee cuplat cu titlul funciei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe responsabiliti care i confer tot attea titluri, poate deine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei universiti care prezideaz o campanie de finanare pentru un organism de ntrajutorare i corespondena se refer la acest campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va nelege natura textului pe care l va citi.

40

ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg). Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de funcie, dup cum ne-am adresat). Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de politee: Doamna Ministru, Doamna Judector, etc. (atenie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Frana sau Anglia, SUA, politeea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm opiunea fiecruia). Dac ne adresm unei firme sau instituii n general, formula de salut va fi Stimai Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei). n corespondena redactat de instituii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de :. OBIECTUL SCRISORII Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura operaia de ndrumare i de clasare a corespondenei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei. CONINUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII Reprezint partea esenial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit atenie. Cuprinde: - paragraful de introducere; - mesajul (sau cuprinsul); - ncheierea; Cele trei pri se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spaiu dublu fa de distana dintre rnduri la care este scris textul.

41

INTRODUCEREA Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l conine, de exemplu: confirmarea primirii unei corespondene, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar etc. n corespondena comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de politee i de un anumit caracter personal (n funcie de destinatar). Exemple: 1) Pentru scrisorile iniiale Prin prezenta v informm c v aducem la cunotin c Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c Avem plcerea de a v informa c a v aduce la cunotin c Suntem ncntai/bucuroi/fericii s v informm c Ne folosim de acest prilej pentru Obiectul scrisorii noastre este: s v informm despre s v anunm s v avertizm de s v atragem atenia n legtur cu 2) Pentru scrisorile de rspuns : Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoastr din Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de

42

Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de 3) Pentru scrisorile de revenire : Revenim la scrisoarea noastr nr. din data de ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. . MESAJUL (CUPRINSUL) Conine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nlnuire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este indicat folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct fcnd obiectul unui paragraf separat. Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explicaii (motivarea), coninutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia. Exemplu: Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restanelor n livrri. n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode: metoda direct motivare concluzie ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recepiona metoda indirect concluzie motivare Nu putem recepiona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare). De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i impact): pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informaii, darea de instruciuni i explicaii),
43

pentru mesajele care conin veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anunarea promovrii), pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.). Nu este ns potrivit pentru anumite situaii n care mesajul este de convingere sau conine elemente ce vin n contradicie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei convenii etc.) . n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n funcie de importana care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect. NCHEIEREA ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorine de continuare sau ntrire a relaiilor de colaborare cu partenerul, a mulumirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori etc. Exemplu: Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr. V mulumim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat V rugm s primii/acceptai scuzele noastre Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare. De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaz: Anexm acestei scrisori FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semnturii.

44

Pentru scrisorile destinate unor oficialiti nalte, cele mai folosite formule de salut sunt: V rog s acceptai expresia distinselor mele sentimente V rog s binevoii a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele. De reinut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule. V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii. V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente. V rog s primii, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect. V rog s primii, Domnule Ambasador, Excelena Voastr, asigurarea ntregii noastre stime. Alte formule folosite: Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut. Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar. Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la funcionar la patron. Cu sinceritate Al dumneavoastr Cu cele mai alese gnduri. ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise. n corespondena protocolar i diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n puine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului.

45

SEMNTURA Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii. n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unitii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text funcia semnatarului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spaiu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna. TAMPILA Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu iniialele LS. Elementele ocazionale sunt: Meniunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nsoit de anexe i acestea se scriu sub numele expeditorului principal, n stnga. Iniialele celui care a redactat scrisoarea n colul din stnga jos, desprite prin linie de fracie (bar). 3.4. SCRISOAREA N MEDIUL INTERNAIONAL O cantitate tot mai mare de coresponden, n special corespondena privitoare la managementul afacerilor i de business, ncepe s fie destinat strintii. n zilele noastre limba englez este limba afacerilor internaionale; tot mai muli europeni vorbesc limba englez, aceasta lund locul limbii franceze i germane. ,,Engleza este destinat s devin limb universal n urmtoarele secole, cu o rspndire mai mare dect a latinei n trecut sau dect a francezei astzi aceste cuvinte, rostite n 1780 de unul din ntemeietorii Statelor Unite ale Americii, s-au adeverit. Engleza a devenit limb universal. Ea depete, datorit noilor tehnici de comunicare, noi granie. n rile scandinave engleza este limba strin principal, la fel i la germani. n Asia i Africa engleza este limba oficial folosit n activiti formale. Corporaiile multinaionale folosesc limba englez ca limb oficial. Numeroi termeni n domenii dezvoltate preponderent n SUA sau Anglia, ca de exemplu cel al informaticii, sunt preluai ca atare n toate limbile.

46

Cei care desfoar afaceri internaionale trebuie s tie s vorbeasc i s scrie n limba englez i sunt probabil recunosctori pentru c exist o limb pe care o cunoate aproape orice om instruit. Pentru un om de afaceri vorbitor al limbii romne, care deruleaz afaceri de export n SUA sau n Arabia Saudit sau care conduce n Europa o reea de filiale, engleza este vital n comunicarea cu partenerii strini. Cu siguran c engleza pe care o auzim n New York sun puin altfel dect engleza din Londra, ca s nu mai vorbim de Sidney, Bejing sau Sao Paolo, dar important este faptul c oamenii se pot nelege. Cunotinele de limb englez care sunt suficiente n vorbirea oral pentru a ne descurca, n ciuda stpnirii nu tocmai perfecte a limbii, pot avea urmrii neplcute la corespondena n scris. Aici formulrile neclare sau ambigue pot s primejduiasc buna desfurare a unei afaceri sau s mpiedice ncheierea unui contract important. n afar de aceasta mai este i problema interlocutorului care, dei vorbete aceeai limb strin, poate s nu cunoasc la fel de bine, s nu poat scrie n acea limb sau, datorit diferenelor culturale multiple, s nu neleag acelai lucru prin aceleai cuvinte. Comunicarea n scris, nebeneficiind de avantajele limbajelor nonverbale i de cel al feed back-ului imediat, este mult mai susceptibil de efecte negative ale diferenelor interculturale. De aceea, cel ce scrie n limba englez i/sau ntr-o alt limb strin trebuie s aib n vedere dou aspecte: diferenele de limb i diferenele culturale. Pentru a reduce, sub aspect lingvistic, posibile surse de distorsionare a mesajelor n comunicarea internaional, se recomand folosirea ct mai rar a verbelor compuse i a cuvintelor derivate din specificul cultural (cel mai evident este cazul argoului, care poate conine cuvinte ce apar i dispar ntr-o cultur, corelat cu diferite evenimente sau categorii sociale, reclame care au priz la public. De asemenea, exist anumite cuvinte derivate din activiti specifice cum sunt sportul, viaa social care pot s nu fie comune mai multor culturi). n locul tuturor acestor cuvinte sau grupuri de cuvinte care pot produce confuzie celor care nu au engleza ca limb matern, dar care o folosesc ca limb a businessului, trebuie folosite cuvinte echivalente care s fie uor de gsit n dicionare. De aceea, trebuie avut n permanen n vedere c, pentru o scriere eficient, nu este suficient cunoaterea limbii n care se scrie, ci i a culturii a crei component este, a ,,limbajului gndirii celui cu care se comunic. Diferenele culturale se oglindesc n scriere sub mai multe aspecte; iat cteva dintre ele:
47

Forma cteva elemente care in de form: - formatul francezii folosesc formatul cu paragrafe indentate i foarte rar forma bloc. Adresa interioar o scriu n partea dreapt, urmat (uneori) de iniialele secretarei i ale celui care a scris scrisoarea (la americani i britanici aceste iniiale apar la sfritul scrisorii la noi la fel); - modul de a scrie data americanii scriu luna/ziua/anul; modul european este ziua/luna/ anul; modul standard internaional este anul/ luna/ ziua; - modul de a scrie ora modul american folosete ciclul de 2x12 ore, iar modul european ciclul de 24 ore, astfel, de exemplul, 5 pm de la americani devine 17 la europeni; -modul de a scrie numerele modul american $ 444,000.77; modul european 444.000,77 $; de asemenea, unele uniti de msur sunt diferite n Europa i SUA; - modul de adresare ntr-o scrisoare mult mai formal la japonezi, germani i francezi dect la americani. Dup formula de adresare la francezi urmeaz virgula (ca i la noi), n timp ce la americani urmeaz dou puncte. Franuzoaicele nu obiecteaz cnd primesc o scrisoare adresat cu Monsieur, dar femeile de afaceri americane detest acest lucru; - modul de ncheiere a unei scrisori francezii ncheie mai formal i mai pretenios dect americanii. Stilul n general, stilul scrisorilor de afaceri scrise de americani este mai puin formal, cu mai puine nflorituri i cu caracter mai personal. Cele scrise de europeni sunt mai puin personale, mai pline de curtoazie. n comparaie cu americanii, care folosesc un stil concret cu multe exemple, francezii folosesc un limbaj abstract; ei prefer teorie i explicaii teoretice. Acolo unde un american d un exemplu pentru a clarifica ideea, un francez va prezenta ideea fr nici un exemplu i, eventual, va introduce un concept. Diferenele culturale i fac pe americani s fie caracterizai ca fiind pragmatici. Francezii folosesc timpul condiional mai mult dect americanii i aceasta determin un limbaj mai politicos i mai nuanat. Lungimea ideal pentru propoziie este de 16-20 de cuvinte la americani, dar mult mai mult la francezi, care folosesc mai multe adverbe i propoziii complementare. Unele scrisori de afaceri i mai ales materialele n vederea

48

angajrii se cer a fi scrise de mn la francezi (pentru studiu grafologic), ceea ce apare total nepotrivit la americani. Americanii accentueaz nceperea unei scrisori cu ideea principal, i o dezvolt de la specific la general. n Frana ordinea este invers, de la general la specific. Americanii vor ncheia o scrisoare prin care cer ceva ntr-o manier pozitiv, ceea ce nu este cazul, n general, la francezi, care vor ncheia prin a te informa despre msurile pe care le vor lua dac aciunea nu este ndeplinit. n scrisorile de colectare a unor pli, francezii amenin mai repede; nu-i intereseaz dac clientul poate plti i dac nu, care sunt motivele. A cumprat, a tiut preul, trebuie s plteasc pn la data de pentru c n caz contrar. Americanii fac tot posibilul s pstreze un client, sugernd chiar modaliti de facilitare sau simplificare a plii. n general, francezii favorizeaz folosirea exclusiv a limbii lor. Ei chiar au o lege prin care, n scrierile formale, nu se accept folosirea termenilor mprumutai din alte limbi. Pentru a evita necitirea sau nelegerea greit a mesajului scris, atunci cnd este posibil, putem ataa o traducere a mesajului n limba matern a destinatarului. Este un semn de politee i profesionalism.

49

CAPITOLUL IV - AUTOMATIZAREA UNOR OPERAII DE NTOCMIRE A CORESPONDENEI

4.1. UTILIZAREA ABLOANELOR N PROGRAMUL WORD Activitatea de coresponden este mult uurat de oportunitile pe care le ofer cunoaterea calculatorului. Astfel, documentele aparinnd corespondenei au, n general, anumite zone standard (comune) care se repet de la un document la altul, dar n acelai timp trebuie s permit completarea i adaptarea coninutului fiecrui document scopului pentru care acesta a fost ntocmit. Toate aceste se pot realiza folosind ablonul. Cnd se creeaz un ablon trebuie avut n vedere ca textul i formatarea incluse s fie cele necesare fiecrui document ce va fi creat ulterior pe baza ablonului. n categoria abloanelor pot fi incluse: pagina cu antet, faxul, memo, diverse tipuri de scrisori. Salvarea unui ablon Pentru ca ablonul s poat fi folosit, trebuie respectai urmtorii pai: se selecteaz din bara de meniu comenzile FILE SAVE; n caseta de dialog SAVE AS, n caseta de text corespunztoare FILE NAME se tasteaz numele sub care se dorete salvat ablonul; se afieaz coninutul casetei text SAVE TYPE i se selecteaz din lista derulant aprut, Document Template; n caseta text SAVE IN va apare automat numele folder-ului n care se va face salvarea: Templates, iar sub el lista numelor tuturor sub-folder-elor pe care le conine. n funcie de tipul ablonului creat (fax, memo, antet de pagin) se alege prin dublu clic pe numele su, folder-ul corespunztor: Memos, Letters&Faxes, .. se clicheaz butonul SAVE (documentul creat va fi salvat sub forma unui ablon (template);

50

pentru nchidere se selecteaz din bara de meniu FILE CLOSE. Utilizarea ablonului pentru crearea unui document Odat ce ablonul a fost creat, se pot proiecta noi documente, avnd la baza textul i formatarea prestabilit. ablonul poate fi folosit ori de cte ori este nevoie, astfel: se selecteaz din meniul FILE NEW (Fig. 1); n caseta de dialog NEW se clicheaz n funcie de locul unde a fost anterior salvat ablonul, pe tab-ul Memos, Letters&Faxes. n acest moment numele ablonului va aprea n caseta de dialog; se clicheaz de dou ori pe numele ablonului; pe ecran va aprea un nou document care conine textul i formatarea prestabilite n ablon; se completeaz documentul cu restul informaiilor; se selecteaz din meniu FILE SAVE i se salveaz documentul ca un fiier separat; ablonul original nu va fi afectat de modificrile i adugirile fcute n acest document.

Fig. 1.Fereastra New (nou) Crearea subsolului de pagin se selecteaz din meniul: VIEW- HEADER AND FOOTER; se face poziionarea n zona de subsol;

51

se apas de dou ori pe tasta TAB, dup care : se tasteaz Page; se clicheaz butonul Insert Page Number, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER; se tasteaz Of ; se clicheaz butonul Insert Number of Page, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER. se clicheaz butonul Close, din caseta de dialog HEADER AND FOOTER. Pentru introducerea denumirii societii i a siglei se utilizeaz proprietatea de inserare a imaginilor (Insert-Picture-Clip Art) i folosirea casetelor text (Insert-Text Box). Introducerea titlului paginii de fax se plaseaz cursorul n punctul n care se dorete introducerea titlului i se selecteaz din meniu: INSERT-PICTURE-WORDART; se alege modelul de scriere, dup care se tasteaz: Fax Cover Sheet. Se apas tasta OK; se poziioneaz textul, prin alunecare cu mouse-ul, n zona de ablon dorit; se selecteaz prin meniul TABLE-INSERT TABLE. n caseta de dialog aprut se precizeaz numrul de coloane, 4 i numrul de linii 5, pentru zona de informaii de identificare a emitentului i receptorului de fax. Se completeaz coloana 1 cu: TO, COMPANY, FAX, DATE, PAGES i coloana 3 cu FROM, FAX, PHONE. n coloana 2, se plaseaz mouse-ul n linia ce conine DATE i se selecteaz din meniu INSERT-DATE AND TIME, iar din caseta de dialog aprut se selecteaz tipul de dat i se activeaz proprietatea Update automatically; se formateaz, dup dorin, informaiile coninute n tabel. Trebuie avut n vedere ca tabelul s nu fie ncadrat n chenar. Salvarea documentului ca un ablon se selecteaz din meniul FILE-SAVE;

52

n caseta de dialog SAVE AS, n casta text File Name, se tasteaz numele ablonului; n caseta de dialog SAVE AS TYPE, se selecteaz Document Template. Se selecteaz folder-ul n care se dorete realizat salvarea; se tasteaz butonul SAVE. Din acest moment documentul este salvat cu un ablon. Utilizarea ablonului Fax Wizard Una din facilitile oferite de calculator este c putem trimite un fax fr a ne ridica de la birou, dar pentru aceasta trebuie s avem un modem conectat la calculator i o linie de telefon. Pentru a deschide Fax Wizard alegem: File-New-Letter&Faxes-Fax Wizard (Fig. 2). n acest moment numele ablonului va aprea n caseta de dialog. Se clicheaz de dou ori pe numele ablonului. Pe ecran va aprea un nou document, coninnd ns textul i formatarea prestabilite n ablon. Se completeaz documentul tastnd restul informaiilor. Se selecteaz apoi din meniu: FILE-SAVE i se salveaz documentul ca un fiier separat. Dac deja am completat documentul pe care vrem s-l trimitem putem deschide fereastra Fax Wizard prin alegerea comenzii File-Send To-Fax Recipient (Fig. 3).

Fig. 2. Fereastra Scrisori i documente fax

53

Fig. 3. Fereastra Trimitere fax ctre 4.2. DOCUMENTE MAIL MERGE Pentru facilitarea scrierii corespondenei personalizate (scrisori, formulare, plicuri etc) care s aib acelai coninut, dar s fie adresat personal fiecrui destinatar n parte, se folosete opiunea Mail Merge (Fuziunea corespondenei). Operaiunea Mail Merge const n stabilirea unei legturi ntre fiierul n care se introduc datele destinatarului (nume, prenume, adres, alte coordonate ale firmei) adic scrisoarea propriu-zis, numit document principal (Main Document) i fiierul surs care conine aceste date numit fiier surs de date (Data Source). Paii necesari realizrii unei aplicaii sunt: l. Crearea / editarea documentului principal (scrisori formatate): se deschide documentul care se dorete folosit drept document principal; se alegea opiunea Mail Merge (mbinare coresponden); n seciunea Main documet (document principal) se acioneaz butonul Create i se alege tipul de document n care vor fi introduse nregistrrile din baza de date, Form Letters (Scrisori tip...);
54

se alege butonul Active Window; se alege din fereastra principal, butonul Edit, iar din lista care apare, Form Letter, Document ; se tasteaz apoi textul care apare n fiecare scrisoare formatat, lsnd loc pentru informaiile care variaz de la un document la altul din punct de vedere al coninutului. 1. Crearea unei noi surse de date (,,baza de date): se selecteaz opiunea Mail Merge din meniul Tools; se alege butonul Get Data (Preluare date) din seciunea Data Source (sursa de date) care conine opiuni referitoare la fiierul care va constitui baza de date pentru documentul principal; se acioneaz butonul Create Data Source (Creare surs de date); se stabilete structura sursei de date, fie folosind cmpurile existente i nlturndu-le pe cele n plus (se selecteaz cmpul i se acioneaz Remove Field Name), fie nlturnd cmpurile i adugndu-le pe cele noi (se tasteaz cmpul i se acioneaz Add Field Name); se ncheie stabilirea structurii, alegnd butonul OK; se va preciza n csua de dialog Save Data Source, n fanta File Name, numele sub care se dorete salvat structura sursei de date, dup care se alege OK; se alege din csua de dialog butonul Edit Data Source, introducndu-se n continuare, coninutul informaiei, care difer de la o scrisoare la alta. Dup fiecare grup de informaii se alege butonul Add New, iar la sfrit butonul OK. De menionat, c ntr-o aplicaie, structura sursei de date poate fi: modul de adresare, numele, prenumele, funcia, localitatea, adresa etc. 2. Completarea documentului principal. se poziioneaz cursorul acolo unde se dorete introducerea informaiilor din sursa de date; se acioneaz butonul Insert Merge Field din bara de instrumente aferent operaiei Mail Merge, dup care se clicheaz cmpul care se dorete inserat; De exemplu, dac formula de introducere a scrisorii este ,,Drag domnule
55

, se scrie ,,Drag domnule, se acioneaz Insert Merge Field i se alege cmpul Name. Pe ecran va fi afiat, pe fond gri, numele cmpului selectat. n mod similar se completeaz toat scrisoarea i se insereaz toate cmpurile sursei; se d cmpurilor inserate dimensiune, forma, aparena i alinierea care se dorete s apar n forma final a scrisorii; se salveaz forma final a scrisorii. 3. Interclasarea informaiilor din sursa de date cu documentul principal: se clicheaz butonul View Merged Data, avnd scrisoarea formatat n fereastra document. Word va afia informaia din prima nregistrare a sursei de date plasat n cmpurile documentului principal; se alege una din urmtoarele comenzi din bara de instrumente aferente operaiei ,,Mail: 1. Merge to New Document dac se dorete ca scrisorile s fie plasate ntrun nou document; 2. Merge To Printer dac se dorete ca scrisorile s fie tiprite; 3. Mail Merge dac numai anumite nregistrri vor fi implicate n procesul de interclasare. 4.3. TIPRIREA UNUI PLIC Tiprirea uni plic se face folosind comanda ENVELOPES AND LABELS din meniul TOOLS. Pentru a tipri un singur plic, se efectueaz urmtorii pai: dac adresa de destinaie este deja scris ntr-un document, se deschide documentul respectiv; se alege ENVELOPES AND LABELS din meniul Tools i se execut clic pe eticheta ENVELOPES (Fig. 4) din caseta de dialog ENVELOPES AND LABELS;

56

Fig. 4. Fereastra Plicuri se scrie adresa destinatarului n caseta Delivery Address. Dac Word gsete o adres n document ea va fi inclus n caseta Delivery Address; dac se dorete tiprirea unei adrese de retur, aceasta se scrie n caseta Return Address; dac s-au introdus adrese ntr-o agend de adrese sau n dosarul Outlook Contacts, se poate folosi butonul Adress Book de deasupra casetei Delivery Address sau de deasupra casetei Return Address pentru a selecta o adres, n loc s se scrie direct; dac trebuie modificat una din opiunile pentru tiprirea plicului se execut clic pe butonul OPTIONS din eticheta ENVELOPES. Se deschide caseta de dialog ENVELOPES OPTIONS; Eticheta ENVELOPES OPTIONS permite formatarea textului tuturor adreselor destinatarilor; pentru formatarea caracterelor se alege comanda Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U pentru scrierea aldin, italic sau subliniat. pentru a ncheia tiprirea plicului, se introduce plicul n imprimant i se execut clic pe butonul PRINT. Plicul trebuie introdus n aa fel nct s corespund orientrii indicate n seciunea Feed din colul din dreapta jos al casetei de dialog ENVELOPES AND LABELS.

57

CAPITOLUL V - TIPURI DE CORESPONDEN 5.1. TIPURI DE SCRISORI n corespondena dintre partenerii de afaceri i din punct de vedere al iniiativei trimiterii scrisorilor, se disting urmtoarele tipuri de scrisori: - scrisori iniiale (din proprie iniiativ; - scrisori de rspuns; - scrisori de revenire. Scrisoarea iniial (din propria iniiativ) este prima scrisoare din ciclul de coresponden ntre dou firme. Acestui tip de scrisoare i sunt specifice anumite formule de introducere, adaptate ocaziei cu care se trimit aceste scrisori. De exemplu: - Obiectul scrisorii noastre este:

s v informm despre s v anunm c s v comunicm ..

- Prin prezenta:

v informm c. .. v comunicm c . ; v aducem la cunotin c v spunem c

- Avem plcerea:

de a v informa c de a v aduce la cunotin c.

- Pentru informarea dv., v comunicm c. . . . Scrisoarea de rspuns. Potrivit normelor de politee orice corespondent este obligat s rspund operativ la scrisorile primite. Scrisorile de rspuns devin necesare i obligatorii n cazul instituiilor i firmelor, din urmtoarele motive: - interesul fiecrei firme este s se rezolve la timp i n bune condiii angajamentele (reciproce) cu partenerii si, cunoscnd c altfel poate cauza sau suferi prejudicii;
58

- ntr-o serie de cazuri, legea oblig unitile s rspund la scrisorile primite n anumite termene i n condiii legale de rezolvare. n cazul n care acestea nu rspund la scrisorile adresate lor de instituiile bancare i de credit, de organele superioare care exercit atribuii de control, coordonare etc., la cererile, reclamaiile i sesizrile cetenilor, se aplic sanciuni celor care aveau obligaia s rspund n baza unui act normativ, a contractului de munc, a regulamentului de ordine interioar etc. Sunt cazuri cnd rspunsul la o scrisoare nu poate fi trimis la timp din motive obiective; n acest caz este obligatorie trimiterea unei scrisori de scuze i explicaii. n ceea ce privete rspunsurile la scrisorile protocolare (invitaii, scrisori de felicitare) adresate unor firme din ar sau strintate, acestea trebuie expediate la timp, pentru a nu-i pierde valabilitatea i implicit efectul dorit. n introducerea scrisorilor de rspuns apar unele formulri ca: - Ca rspuns / rspunznd la scrisoarea dv. din - Suntem ncntai:

c am primit. s fim n posesia scrisorii dv din ..

- Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dv. ., din - Ca urmare :


scrisorii / telegramei dv. din convorbirii noastre telefonice din.

- Folosim acest prilej pentru a v mulumi pentru scrisoarea dv..nr din . - V mulumim pentru invitaia la. - Ne pare ru/regretm c:

nu am putut rspunde la timp scrisorii dv. scrisoarea dv. (ulterioar) nu a sosit la timp.

Scrisoarea de revenire constituie o repetare a unei scrisori iniiale, pentru un anumit motiv i ntr-o form oarecum diferit, n funcie de motivul care a determinat-o. n principiu, scrisorile de revenire nu sunt indicate, deoarece

59

constituie risip de timp i cheltuieli materiale inutile, iar uneori produc perturbri n rezolvarea problemelor. Cauzele care dau natere la reveniri pot s aparin expeditorului sau destinatarului, dup cum urmeaz: reveniri din cauza (vina) expeditorului: expeditorul este nevoit s revin asupra scrisorii sale iniiale cnd aceasta conine greeli sau omisiuni ce trebuie rectificate sau completate sau cnd din nepricepere a ntocmit o scrisoare neclar care a produs confuzii; reveniri din vina destinatarului: n multe cazuri, autorul scrisorii iniiale este nevoit s revin asupra ei din vina destinatarului, cnd acesta ntrzie rspunsul, refuz s rspund, d un rspuns greit, confuz, d dovad de reavoin; reveniri din cauze obiective: uneori autorul scrisorii este nevoit s revin asupra acesteia din cauze obiective. De ex., cnd a intervenit o dispoziie legal nou, care schimb raporturile dintre corespondeni, sau modul de rezolvare a problemelor, cnd au aprut situaii sau fapte noi, care schimb datele problemei la care trebuia s rspund expeditorul, cnd au aprut motive de anticipare sau ntrziere a rspunsului solicitat, ateptat. n ceea ce privete introducerea, toate scrisorile de revenire se redacteaz similar, printr-o formul din care trebuie s rezulte ideea de revenire. Ex.: ,,Revenim la scrisoarea noastr nr. din sau ,, Ne permitem s revenim la scrisoarea noastr nr. ..din; ,,ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. .. din n toate scrisorile de revenire, stilul i limbajul trebuie s fie politicos, dar ferm, iar cnd este nevoie, s se utilizeze formule sau apeluri de avertizare, pentru intrarea n legalitate. 5.2. CERERILE OFICIALE I PERSONALE Cererea este o scrisoare de iniiativ, prin care se solicit un drept legal. Cererea poate fi adresat att de persoane juridice, ct i de persoane fizice, n funcie de aceasta distingndu-se cererea oficial i cererea pesonal. Cererea oficial este scrisoarea prin care o unitate solicit unei alte uniti un drept ce i se cuvine i de care depinde rezolvarea unor activiti ale unitii.

60

Astfel de cereri adresate administraiei publice pot fi: cereri de aprobare i autorizaii, cereri de avizare, cereri de remitere de acte etc. Tot cereri oficiale sunt cele de chemare n judecat sau de executare silit, cererea de arbitrare etc. Caracteristicile de redactare a cererii oficiale: fiind vorba de o scrisoare de iniiativ, aceasta ntrunete toate caracteristicile scrisorii de iniiativ, ca structur i formule caracteristice. De exemplu: ,,V rugm a aviza.; Prin prezenta v supunem spre aprobare; ,,V rugm a dispune; V rugm ca n conformitate cu s ne etc. Tratarea se face dup modalitatea indirect, ncepnd cu concluzia (ntruct se solicit un anumit lucru) i continund cu motivarea. La anumite cereri, cum sunt cele adresate organelor judectoreti sau altor organe de stat, este necesar o motivare dezvoltat sau anexat ntr-un memoriu. n alte cazuri, n care se solicit, de exemplu, eliberarea unor acte personale, originale sau copii legalizate, motivarea nu este ntotdeauna necesar. Precizarea de la nceput a concluziei, a obiectului cererii, este necesar nu numai persoanei a crei funcie o ndreptete s o rezolve, ci i secretariatului care poate determina, de la nceput, compartimentul sau persoana n a crei sfer de atribuii este cuprins problema enunat n cerere. Cererea trebuie s fie clar, fundamentat i precis. Din concluzie trebuie s reias ce se cere, iar din motivare pe ce baz se cere. Cererea personal este o scrisoare prin care o persoan fizic, n calitate de cetean sau salariat, solicit din partea organizaiei unde lucreaz sau din partea instituiilor i organelor de stat care ndeplinesc servicii publice anumite drepturi prevzute de lege. Cererea personal se mai numete i petiie, cel care o adreseaz petiionar, iar dreptul, prevzut de lege, drept de petiionare. Dreptul de petiionare este reglementat prin lege, care garanteaz exercitarea lui. Legea prevede i modalitile de exercitare i sanciunile pentru unitile sau salariaii care nesocotesc acest drept. Problematica cererilor personale este foarte variat: n raporturile dintre salariai i unitile n care lucreaz intervin cereri de: eliberri sau certificri de acte, adeverine, cereri de concediu, de transfer, de trecere la o alt categorie de retribuie, de plat a alocaiei pentru copii sau

61

altor drepturi bneti, cereri de recomandare pentru a urma sau a fi nscris ntr-o form de nvmnt etc.; n cazul n care un cetean dorete s lucreze sau s activeze ntr-o instituie intervin: cereri de angajare, de nscriere ntr-o form de nvmnt sau la cursuri organizate, de nscriere ntr-o asociaie de profil; n cazul n care o persoan dorete s obin un act administrativ care s-i confere un complex de drepturi i obligaii se fac cereri de: pensionare, carnete auto, diplome colare etc. Astfel de cereri presupun, ns, dreptul persoanelor de a le obine, pe baza desfurrii unei activiti anterioare, ca: exercitarea unei meserii sau profesii ntr-o unitate pe o perioad corespunznd cerinelor legii, frecventarea unei coli de conducere auto, absolvirea unui ciclu de nvmnt etc.; n cazul n care cetenii doresc s li se stabileasc drepturi sau obligaii determinate de ctre administraia public: cerere de stabilire a obligaiei administrative a unei persoane de a plti impozitele pe venit, pentru locuine sau mijloace de transport personale; cerere de atribuire a unui teren pentru construcia de locuin proprietate personal, cererea de autorizaie, de certificare a unei anumite meserii; n cazul n care cetenii doresc s obin anumite drepturi: cerere de primire a copiilor n cmine i crete, cerere de primire a unor vrstnici fr copii n cmine, cereri de ajutor social, cerere de stabilire a unei succesiuni etc.; n cazul n care o persoan se consider lezat n drepturi, constat o nclcare a legii, intervin cereri adresate organelor de justiie i parchetului. Caracteristicile de redactare a cererii personale: ca structur se deosebete de cererea oficial, fiind compus din urmtoarele elemente: formula de apel (de adresare) menioneaz funcia conductorului unitii creia i se adreseaz cererea, nsoit de cuvntul ,,Domnule. textul scrisorii (cererii) se amplaseaz n centrul paginii, n raport cu celelalte elemente. Redactarea textului trebuie s in seama de anumite reguli de aranjare a elementelor ntr-o ordine prestabilit. Astfel: introducerea ncepe cu expresia ,,Subsemnatul(a) urmat de numele, prenumele, locul de munc, calitatea, adresa petiionarului; concluzia este al doilea element al textului cererii i constituie obiectul acesteia. n multe cazuri, ea este urmat de o motivare fundamentat; aceasta poate lipsi ns n cazul cererilor simple ca: legalizri de acte, adeverine etc.;
62

ncheierea este un element facultativ, constituit dintr-o formul de respect, de mulumire sau de salut; semntura solicitantului se amplaseaz sub text, spre dreapta; adresarea scrisorii se face n subsolul paginii, realizat prin completarea formulei iniiale cu denumirea unitii (Domnului Director General al Institutului de Informatic Bucureti). n cererile dactilografiate, formulele de adresare finale se scriu ca i cele iniiale, cu majuscule i fr prescurtri; data se amplaseaz la stnga, sub text. Din punct de vedere legal, la cererile prezentate personal, data cererii este considerat data la care a fost nregistrat la unitatea destinatar. Pentru cereri se folosesc coli A4. Cererile personale pot fi nsoite de un memoriu, prin care se detaliaz motivarea cererii. n unele cazuri, cererea, ca atare, mbrac forma unui memoriu. Memoriul ntocmit de o persoan fizic este un document prin care aceasta expune documentat o problem legat de persoana sa, evenimente dintr-o perioad trecut, legate de persoana autorului i care explic sau fundamenteaz obiectul cererii. Memoriul de activitate (de titular sau de lucrare) servete pentru promovarea n munc sau pentru obinerea unor grade n serviciu. Se aseamn cu cererea personal, avnd un scop bine definit, ce se arat, de obicei, n final; este bine documentat, prin enumerarea unor date sau fapte n susinerea obiectului solicitat. Memoriul justificativ este folosit pentru a certifica i motiva o anumit aciune svrit ca urmare a unei dispoziii sau reieind din sarcinile de serviciu ale titularului. Fr s fie o cerere propriu-zis, sensul memoriului justificativ este fundamentarea (subneleas) a unei cereri de a primi aprobarea forului ierarhic superior sau a altui for pentru o anumit aciune (folosirea unor materiale, cheltuirea unor sume de bani, repararea unor fonduri fixe etc). Pentru aceasta se ntocmete un deviz, care se prezint conducerii nsoit de schia de plan i de memoriul justificativ care demonstreaz utilitatea construciei, eficiena economic, fundamentarea amplasrii construciei ntru-un anumit loc, termenul de execuie etc. i, n final, se cere aprobarea pentru executarea construciei.

63

5.3. CORESPONDENA COMERCIAL (DE AFACERI) Tipuri de scrisori Cererea de ofert Cererea de ofert este o scrisoare iniial emis de o firm cu scopul de a procura produse sau de a obine executarea unor lucrri sau prestri de servicii. Cererea de ofert este documentul prin care se declaneaz efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri. Mijloacele de informare pentru cererea de ofert sunt: 1) calea publicitar cu ajutorul cataloagelor, prospectelor, ziarelor i revistelor, Internetul; 2) calea discuiilor directe ntre parteneri; 3) calea comunicrilor telefonice; 4) calea scrisorilor (cereri de ofert); ntr-o cerere de ofert se poate solicita partenerului potenial: a) trimiterea de cataloage, mostre, modele, brouri, prospecte sau specificaii ale mrfurilor; b) o cotaie sau o ofert complet, detalii cu privire la pre, condiii de plat i livrare; n primul caz, cererea de ofert poate fi scurt, iar n al doilea caz este necesar s se ntocmeasc o cerere de ofert mai ampl care s indice caracteristicile mrfurilor dorite, cantitatea necesar, detalii despre livrare i ambalaj, condiii de plat etc. Cererea de ofert poate fi: 1) Cerere de ofert circular n care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n vederea obinerii unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj. 2) Cererea de ofert general beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect precis.

64

3) Cererea de ofert special se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis. Cererea de ofert trebuie astfel conceput nct destinatarul s nu aib impresia c afacerea a fost ctigat n favoarea lui. n acest caz, el nu ar mai avea nici un motiv s fac vreun efort personal, pentru gsirea clienilor. Dac solicitantul dorete obinerea unor condiii avantajoase de plat, sau acordarea unor rabaturi, cererea de ofert va conine formulri menite s-i dea un caracter mai atrgtor pentru ofertant. Formulrile folosite pot exprima sperana de a plasa comenzi mari sau repetate, pot sugera perspectiva unei piee noi i permanente sau a unor relaii comerciale de lung durat. Dac ofertantul potenial, este o firm cu care nu au mai existat relaii comerciale anterioare, este indicat s se prezinte firma (domeniul de activitate i profilul); s se explice cum s-a ajuns la partenerul potenial (o referire la o reclam sau o alt firm care l-a recomandat, sau alte surse). n ri cu tradiie n economia de pia, n marile firme, exist servicii de documentare (n privina furnizorilor), care se ocup exclusiv de prospectarea pieei i alegerea furnizorilor care sunt cel mai bine plasai pe pia. n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat ct mai precis i concis, iar fraza final trebuie s invite ofertantul s acioneze ct mai rapid. Rspunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja cunoscut, se va ncepe cu o formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert. Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a ncheia o tranzacie i sperana ca aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat. Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat n scris, specificndu-se motivul amnrii trimiterii catalogului sau ofertei. n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicaiile adecvate.

65

Formulri specifice Cererii de ofert: A. Formulri introductive 1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de bijuterii i diamante. 2) Firma noastr import i distribuie o gam larg de echipament frigorific pentru industria din ara noastr. 3) Datorm numele i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din oraul nostru 4) Am aflat de la firma Boss PARA c exportai maini-unelte. 5) Am citit anunul dumneavoastr n ziarul .. 6) Suntem n cutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se contureaz o cerere tot mai mare. B. Formulri de ncheiere 1) V mulumim i ateptm un rspuns favorabil. 2) V-am fi recunosctori pentru un rspuns prompt. 3) Ateptm cu nerbdare listele dumneavoastr de preuri. C. Formulri folosite n rspunsul la cererea de ofert 1) V mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat catalogul nostru ilustrat. 2) Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre i sperm s v trimitem curnd listele noastre de preuri. 3) Cu regret v informm c n prezent nu putem oferi sper vnzare mrfurile solicitate de dumneavoastr. 4) Ne exprimm regretul c nu putem accepta livrri pentru perioada solicitat de dumneavoastr.

66

OFERTA Oferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii. Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile interne i externe. n mod obinuit, ofertele se transmit prin pot, fax, e-mail, n cadrul reclamei comerciale prin pres, radio, televiziune, afiaj, prin reprezentani sau pe cale telefonic (dac n prealabil se realizeaz o nelegere pe baza unor discuii ntre delegai, este bine s fie confirmat letric). Aparent, doar mesajele care provin pe aceste ci pot constitui oferte. n realitate, ofertarea unui produs sau serviciu, poate avea nfiri dintre cele mai neateptate. Aa de exemplu, instalarea unui automat pentru ngheat ntr-un loc public reprezint un mod de a face o ofert. Oricrui trector i se ofer un produs bine determinat n schimbul unei anumite sume de bani. Dac trectorul introduce n automat suma precizat, el este n drept s primeasc exact produsul descris, n cantitatea menionat. La fel, orice chioc care pune n vnzare bilete pentru mijloacele de transport n comun, face ceea ce se cheam o ofert: pentru fiecare bilet vndut, contra unei sume de bani, se va asigura cumprtorului o cltorie pe unul din traseele existente. Cu ct oferta cuprinde mai multe elemente i acestea sunt mai precis formulate, cu att obligaiile pe care i le asum ofertantul sunt mai numeroase i mai stricte. n rile occidentale, nici nu este nevoie de o descriere n cele mai mici amnunte a produsului sau serviciului oferit, pentru c acolo exist standarde minime de calitate i reguli de comer consacrate, exist legi pentru protecia consumatorului etc. n Romnia, legislaia este nc slab reprezentat n aceast privin. O ofert comercial nu este neaprat o ofert scris. Putem vorbi despre oferte scrise sau verbale, ca i de oferte explicite sau tacite. Mesajele tacite pot constitui, n anumite condiii, i mesajele publicitare lansate pe canalele mass-media. Exist un criteriu suficient de simplu i de clar care ne arat cum s deosebim o reclam de o ofert. Astfel, atunci cnd un productor de automobile, prezint un nou model ntr-un spot publicitar televizat, fr indicaii de pre sau alte precizri care s incube obligaii, nu poate fi vorba de o ofert n sens juridic. Atunci cnd un distribuitor de computere menioneaz ntr-o scrisoare de reclam date precise legate de pre, condiii de livrare, de

67

plat etc., el nu face doar promovarea produsului, ci i o ofert care l angajeaz din punct de vedere juridic. Tipuri de ofert Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume: 1) oferta nesolicitat este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni cunoscui sau necunoscui; 2) ofert solicitat este rspunsul la o cerere de ofert; 3) oferta repetat n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a acesteia; 4) oferta la contraofert se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate. Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte: 1) oferta ferm este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzarecumprare ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei ferme. 2) oferta fr clauze speciale chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o parte i de alta, astfel: a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o decline. n caz contrar, oferta se stinge. b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fax. c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest interval este de 7-14 zile. 3) oferta cu termen este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de
68

timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul cruia oferta rmne valabil. De exemplu: Preurile sunt valabile pn la 1 martie 2003 inclusiv. Oferta noastr este valabil pn la Reducerea de pre este valabil pn la 4) oferta necondiionat aceasta evit asumarea oricror angajamente, menionndu-se n mod explicit clauza de neobligativitate. De exemplu: V oferim, fr garanie La preul zilei n limita stocului disponibil Evident, fcnd asemenea meniuni, capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus. Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele: s fie complet (s conin toate datele eseniale ale viitoarei nelegeri: obiectul, determinri cantitative i calitative, pre, alte clauze); s fie ferm; s fie neechivoc (trebuie s exprime clar, fr dubiu voina ofertantului de a ncheia contractul, n eventualitatea acceptrii ofertei) s fie exprimat n scris sau verbal (se recomand ca ofertele exprimate verbal s fie dublate de o ofert scris; n acest fel va exista un document de referin n caz de litigiu). n concluzie, putem spune c se constituie n ofert: un document scris care ndeplinete condiiile de mai sus, expediat prin pot, fax, e-mail etc;

69

un anun publicitar care menioneaz toate datele necesare efecturii tranzaciei; un produs etalat n raftul unui magazin, preul acestuia fiind afiat sau comunicat verbal de vnztor. Oferta mai poate fi: ofert general, atunci cnd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i oferta special cnd are obiectul bine precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere amnunit a produselor, termenele de livrare, preul etc. Pentru o informare mai complet a partenerilor de afaceri, furnizorii pot anexa la oferte i cataloage, prospecte, mostre. Elementele structurale ale unei oferte sunt cele ale scrisorilor de iniiativ sau de rspuns. Oferta trebuie s conin:

elemente de identificare a ofertantului denumirea exact a produselor; descrierea detaliat a mrfii, caracteristici; (eventual nsoit de mostre); calitatea produselor; cantitatea ce poate fi livrat, greutatea, volumul; preul, cu meniunea dac cheltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre; se poate indica preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Tot legat de pre, se pot acorda clienilor diverse reduceri de pre: rabatul (reprezint reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei anumite cantiti de marf, fie clienilor fideli rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor rabatul comercial, fie n legtur cu diverse prilejuri rabatul special; bonusul reprezint un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la sfrit de an, acordarea lui fiind dependent de atingerea unui anumit nivel al vnzrilor. Discountul reprezint reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plii ntr-un anumit termen. condiiile de livrare; termenul de livrare; condiiile de plat; precizri referitoare la locul livrrii, asigurri; durata de valabilitate a ofertei este indicat cu precizie;
70

ambalajul; data ntocmirii ofertei; semntura mputernicitului firmei.

Anularea ofertei poate interveni ntr-una din urmtoarele situaii: oferta este revocat nainte de a ajunge la destinatar; destinatarul nu accept unul sau mai muli termeni ai ofertei; ofertantul intr n incapacitatea de plat; destinatarul nu se exprim nainte de expirarea termenului de acceptare; Limbajul i forma scrisorii de ofert Oferta trebuie s fie redactat clar i amnunit, aa nct s se previn eventualele ntrebri ale clientului. Indiferent de tipul de ofert se poate distinge o structur compoziional care se regsete n linii mari n majoritatea ofertelor. n partea introductiv se face referire la cererea de ofert sau la condiiile n care s-a obinut adresa destinatarului i se exprim satisfacia de a stabilii relaii comerciale cu firma respectiv. Tot n paragraful introductiv este cuprins i motivarea expedierii ofertei. Fa de cererea de ofert, elementul compoziional nou aprut l constituie paragraful publicitar. El nu se regsete n toate ofertele, ns acolo unde este prezent confer textului o calitate n plus, trezind interesul celui cruia i este adresat oferta i cuprinde informaii suplimentare referitoare la produsele / serviciile oferite. n ncheiere, regsim ca i la cererea de ofert exprimarea speranei de a primi un rspuns, n cazul de fa o comand i de a se ajunge la ncheierea contractului. Pentru oferte nu exist reguli speciale n ceea ce privete forma. Trebuie formulate, pe ct posibil propoziii scurte i clare Dac trebuie s redactm des oferte i dac ele sunt deosebit de lungi (de mai multe pagini) este bine s realizm nite formulare n acest scop, sau s introducem componentele de baz ale textului n computer (abloanele). Astfel de formulare sau paginimodel pot conine urmtoarele: titlul ofert; numrul clientului / numrul ofertei; adres client / adres destinatar; formula de adresare;
71

o introducere general valabil pentru oferta solicitat: Ne bucurm de interesul dumneavoastr pentru produsele noastre; descrierea general a obiectului, date despre productor, despre model etc.; n legtur cu coninutul efectiv al ofertei se va alctui o list suficient de cuprinztoare cu urmtoarele date: poziia, numrul de buci, numrul articolului, descrierea lui etc; indicaii precise despre condiiile de livrare, de plat, regulile de comer pe care le avem n vedere; mulumiri pentru solicitarea de ofert, ca ncheiere; semntura; eventual, un formular care s poat fi completat de destinatar cu titlul de comand. n cazul ofertelor mai lungi se recomand folosirea unei combinaii de genul: o scrisoare scurt, personal i un formular care s conin elementele propriu-zise care compun oferta detaliat. Oferta cu tent publicitar Uneori noiunile de reclam i ofert i pot suprapune nelesurile. Cine redacteaz o ofert pentru a rspunde unei solicitri face reclam, mai mult sau mai puin evident, pentru firma sa i pentru produsele sale. Ofertele nesolicitate, deseori nu sunt altceva dect scrisori de reclam care cuprind o ofert. Indiferent, ns, dac se trimit oferte solicitate sau nesolicitate de clieni, tehnicile utilizate pentru a face reclam ascuns sunt practic aceleai: 1) Descrierea amnunit a produselor i serviciilor pe care le oferim folosind fr reinere un stil publicitar agresiv. 2) Se d curs solicitrii clientului, dar i se ofer i alternative (dup ce am prezentat oferta cerut i vom prezenta clientului i o alt opiune. Chiar dac va constata c i-ar plcea mai mult ceea ce i dorise iniial, clientul va fi ncntat c a avut de ales i va aprecia acest lucru.

72

3) Adugarea de cataloage, brouri despre firma noastr i despre realizrile ei. Este un mod facil de a rspndi informaii i date n scop publicitar. Cu toate avantajele pe care le poate aduce o ofert redactat n stil publicitar, nu trebuie ns exagerat. Nu trebuie adugat n mod excesiv reclame suplimentare textului mai ales n cazul rspunsurilor expediate clienilor vechi care sunt deja convini de calitatea serviciilor i, n general, nu trebuie uitat c acel client care a pus o ntrebare concret dorete s primeasc un rspuns concret. n caz contrar, oferta risc s ajung n coul de hrtii al destinatarului i s-l pierdem de client. Formulri specifice ofertei: 1) Formulri introductive pentru: a) oferta solicitat: V mulumesc pentru: - cererea dumneavoastr de ofert din - scrisoarea dumneavoastr din - interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre. Suntem ncntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de Confirmm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofert din Ca rspuns la - cererea dumneavoastr de ofert din - scrisoarea dumneavoastr din data de b) oferta nesolicitat: Avem plcerea s Suntem ncntai s Prin prezenta Vei fi interesai s aflai

73

2) Formule de ncheiere Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dumneavoastr/va prezenta interes pentru dumneavoastr. Sperm / suntem convini c: - vei accepta oferta noastr - ne vei transmite comanda dumneavoastr Ateptm comanda dumneavoastr Deoarece executm comenzi n ordinea primirii, v sugerm s ne transmitei comanda dumneavoastr ct mai curnd posibil Acceptarea ofertei trebuie s fie exprimat n scris sau verbal, explicit sau implicit (tacit), ntr-o form din care s decurg consimmntul n raport cu oferta. Acceptarea explicit constituie comunicarea n scris sau verbal, a unei confirmri adresate ofertantului, fcndu-se referire global la oferta care nea parvenit prin adresa dumneavoastr numrul din data de sau punct cu punct, menionndu-se aceleai date de identificare a ofertei. Acceptarea implicit este expedierea unei comenzi pe adresa ofertantului, n termenii propui de acesta. Refuzul la ofert Orice ofert primit prin pot sau fax, merit s fie citit. Dac oferta nu intereseaz, nerspunznd la ea, implicit nseamn refuzul. A nu rspunde este modalitatea cea mai comod de a refuza o ofert, dar uneori merit s ne facem timp pentru a scrie un refuz. A rspunde unei oferte n situaia de refuz este un act de politee. El nu este costisitor, mai ales cnd exist deja un rspuns tip n calculator. Dac o ofert este refuzat prin telefon, de multe ori ofertantul nu poate s ofere direct condiii mai bune; el trebuie s-i calculeze n linite ctigul. Exist n afaceri cel puin dou situaii n care se recomand a se formula un rspuns n scris, i anume: 1) atunci cnd oferta intereseaz, dar nu convin preurile i exist posibilitatea ca ofertantul s revin cu o nou ofert mai convenabil; 2) atunci cnd se consider c ofertantul este o firm interesant i este posibil ca n viitor, ofertele lui s ne fie de folos.
74

Refuzul n scris are, nainte de toate, scopul de a ine deschis ,,ua pentru afaceri viitoare. Structura scrisorii de refuz 1) Referina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refuzul poate fi clar localizat. Oferta dumneavoastr numrul din 2) Introducere se mulumete ofertantului pentru ofert. V mulumim c ne-ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c faiana este un produs care ne intereseaz. 3) Respingerea. Motivarea de ce nu este acceptat oferta (un pre prea mare, termen de livrare inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc. Din pcate, condiiile nu sunt convenabile: a) preuri prea mari, b) intervalul de timp prea mare ntre comand i livrare. 4) ansa pentru o comand ulterioar. ,,n trimestrul al IV-lea al anului 2003 vom avea nevoie de o cantitate mare de faian. n aceste condiii, v rugm s revenii cu o nou ofert care s in seama de obieciile noastre. 5) ncheierea asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte. Am dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr i v ateptm cu noua ofert care trebuie s ne parvin pn cel mai trziu 2 septembrie a. c. 6) Formula de ncheiere i salut. 7) Semntura. Comanda n urma analizei ofertei, (acceptrii ei) cumprtorul transmite ofertantului comanda de mrfuri sau servicii, sau dup ncheierea contractului, de regul prin:

75

formular de comand tip; scrisoare de comand nregistrat sau recomandat; ambele, n acest caz scrisoare avnd ca scop precizarea anumitor detalii ale comenzii sau ale unor instruciuni ale cumprtorului; returnarea ofertei sau a facturii proforma contrasemnat de cumprtor; telex sau fax. Mai rar, comanda se transmite telegrafic, telefonic, sau verbal (cu confirmare letric). Comanda este obligatorie din punct de vedere legal, de aceea trebuie s se acorde cea mai mare atenie claritii i preciziei formulrii. Scrisoarea de comand cuprinde toate elementele unei scrisori oficiale: antet, numele i adresa destinatarului, numr de ordine dup specificaia actului (comanda numrul data ). Textul comenzii este compus din enumerarea produselor ce urmeaz a fi livrate, simbolul acestora, unitatea de msur, cantitatea, preul unitar, valoarea total, termenul de livrare, modul de plat, mod de expediere etc. (Calitatea de baz a comenzii este precizia, de aceea scrisoarea trebuie s cuprind toate datele necesare identificrii produsului). Comanda mai cuprinde o formul de introducere (,,v rugm a ne livra materialele de mai jos, sau ,, Confirmm cu mulumiri primirea ofertei dv., pentru . i dorim s comandm , dup cum urmeaz). n cazul n care comanda ine loc de contract (de exemplu pentru mrfurile sau serviciile de mic valoare) ea va cuprinde n mod obligatoriu toate elementele contractului. n multe cazuri, pentru ntocmirea comenzii, beneficiarul solicit date suplimentare fa de cele cuprinse n ofert, furnizorul comunic eventualele modificri ale ofertei, face precizri care nu au fost cuprinse n ofert. Confirmarea comenzii Imediat ce furnizorul a primit comanda, el trebuie s confirme acest lucru beneficiarului. Exist mai multe posibiliti de redactare a confirmrii comenzii (de rspuns la comand):

76

furnizorul este de acord s execute comanda integral (nu are nici un fel de modificri asupra coninutului comenzii); furnizorul nu accept integral comanda; furnizorul nu poate executa comanda beneficiarului. Confirmarea comenzii trebuie: s se transmit imediat ce se primete comanda; s exprime mulumiri pentru comand; s specifice data sau /i numrul comenzii; s repete elementele eseniale ale comenzii, pentru a evita orice nenelegere; s asigure cumprtorul de respectarea tuturor indicaiilor sale cu privire la derularea comenzii i s specifice data expedierii. Dac comanda clientului necesit lmuriri suplimentare, n scrisoarea de rspuns a furnizorului se vor solicita acele lmuriri, dei n acest caz furnizorul este n situaia de a ntrzia efectuarea livrrii i de a crete costurile cu corespondena, dar nu din vina sa. Scrisoarea prin care furnizorul cere anumite lmuriri trebuie s fie amabil: V mulumim pentru comanda dumneavoastr numrul din data de.. . n scopul onorrii comenzii, v rugm s precizai culorile i mrimile pentru tricotajele comandate. Termenul de livrare va fi amnat n funcie de data primirii rspunsului dv.. Contractul Contractul este un acord de voin ntre dou sau mai multe persoane, stabilit n condiii legale. Acordul produce efecte juridice, constnd n drepturi i obligaii contractuale ale prilor. Ca form, contractul se prezint ca o succesiune de clauze ntr-o ordine asupra creia prile semnatare au convenit. Este de preferat ca aceast succesiune s urmreasc derularea n practic a operaiunilor comerciale. Pentru ca un contract s fie valabil i s poat produce efecte juridice (drepturi i obligaii) ntre pri, el trebuie s ndeplineasc o serie de condiii, i anume:
77

capacitatea prilor de a contracta; consimmntul valabil al prilor ce se oblig; un obiect determinat; o cauz licit (o motivaie, un interes, un drept pe care legea le recunoate n mod expres sau le tolereaz). Contractele stabilite ntre pri prin liber consimmnt sunt: Dup form: formale (cu coninut standard) i neformale (clauzele fiind n acest caz stabilite, n mod convenional, prin acordul prilor, cu respectarea condiiilor de validitate. Dup modul de exprimare a consimmntului: scrise (n care acordul este consemnat n mod expres n scris, fie printr-un contract propriu-zis, aa zisul ,,nscris unic, fie prin transmiterea de documente ) i nescrise (ncheiate verbal, telefonic, printr-o strngere de mn etc.). Dup modul de participare a contractanilor la ncheierea nelegerii: convenii n care prile se afl n contact nemijlocit i convenii n care acordul intervine prin coresponden. Dup obiectul contractului: varietatea conveniilor este extrem de mare: de la contracte de nchiriere, leasing i arendare la cele de vnzare-cumprare, de donaie sau de mprumut, de la contractele de gaj i ipotec la cele de prestri servicii, de la contractele de munc sau de management la cele de societate etc. Cea mai eficace modalitate de ncheiere a unei convenii este contractul sub form de nscris unic, n prezena i sub semnturile ambelor pri. n aceast formul pot fi stabilite, fr vreo urm de dubiu, toate obligaiile i drepturile contractuale, legate de cele mai mici detalii care pot avea semnificaie n contextul nelegerii intervenite. Structura unui contract cuprinde: identitatea prilor contractante. Se menioneaz numele societilor contractante, sediile i alte elemente care s nlture orice posibilitate de confuzie, nr. de nmatriculare la Registrul Comerului etc. Se consemneaz numele persoanelor care reprezint societatea i calitatea lor de reprezentani legali sau mputernicii;

78

obiectul contractului trebuie descris n detalii tehnice i calitative, cantitative, pre, astfel nct s nu rmn loc pentru detalii nelmurite; durata contractului este important atunci cnd el se refer la o relaie curent, permanent sau periodic (ex. contractul de prestri servicii pentru ntreinerea reelei de electricitate; obligaiile ofertantului (vnztorului) n cazul unui contract de vnzarecumprare care este cel mai frecvent utilizat, obligaiile vnztorului sunt, n principal, urmtoarele: s transmit cumprtorului dreptul de proprietate asupra mrfurilor vndute (la livrare sau n momentul achitrii preului), s livreze cumprtorului mrfurile la locul, la termenul i n condiiile de calitate i de securitate prevzute n contract, s garanteze calitatea mrfurilor, n caz contrar va nlocui marfa, va restitui preul pltit, va remedia viciile aprute sau va suporta cheltuielile fcute de cumprtor cu remedierea lor. obligaiile cumprtorului: s achite preul mrfii cumprate la data, locul i n condiiile stipulate n contract, n caz contrar, vnztorul poate pretinde taxa de depozitare; modaliti de plat (termene de plat, banca n contul creia va fi virat suma, dac plata este ealonat, se vor meniona termenele ratelor scadente); condiii de livrare: termenele de livrare, ambalaj, marcaj, expediere i transport, recepia mrfii, montaj, probe, punere n funciune, asistena tehnic, colarizare persoane; clauza penal: vizeaz nendeplinirea obligaiilor la termene de ctre una din prile contractante i acoperirea prejudiciilor de ctre partea responsabil; prevederi diverse; dispoziii finale; anexe; data i semnturile. RECLAMAIA ncheind un contract de vnzare-cumprare, partenerii urmresc o finalitate precis i anume: livrarea i primirea mrfurilor contractate pe de o parte i plata acestora, pe de alt parte. Aceast finalitate impune partenerilor
79

executarea ntocmai a obligaiilor asumate i crearea cadrului necesar derulrii contractului n bune condiii. n practic, apar ns, o serie de dificulti care pot constitui cauza primirii sau naintrii de reclamaii. Tot ce nu este conform cu contractul, cu legile n vigoare, cu regulile i normele internaionale acceptate prin contract sau diferite pagube, erori si ntrzieri pot provoca nemulumire i pot duce la reclamaii. O scrisoare de reclamaie trebuie: s fie naintat imediat ce a aprut situaia de reclamat; s prezinte politicos, clar i concis situaia de reclamat, dnd date i informaii precise cu privire la marfa reclamat; s cear n mod ferm, dar politicos s se cerceteze problema cu atenie i s se soluioneze reclamaia conform prevederilor contractuale i uzanelor comerciale; s prezinte pretenia reclamantului i s propun ci de soluionare a reclamaiei, putnd chiar indica sanciunile propriu-zise; s exprime ncrederea c reclamaia se va rezolva n mod satisfctor. n cazul unor frecvente sau repetate erori, ntrzieri etc, se poate recurge la ameninarea cu rezilierea contractului; s exprime aprecierea fa de serviciile oferite de partener pn la ivirea situaiei de reclamat; s fie scris pe un ton impersonal i constructiv, s evite tonul acuzator, innd seama c partenerul este cointeresat n salvarea contractului; s indice baza legal a reclamaiei; s indice documentul pe care se fundamenteaz reclamaia; s indice termenele de executare a reparrii prejudiciilor sau plata despgubirilor; s indice contul emitentului, pentru primirea contravalorii despgubirii sau a diferenelor de pre. La scrisoare se ataeaz actele de constatare. n general reclamaiile pot fi generate de:

80

culpa(vina) vnztorului; vina cumprtorului; vina ambelor pri; vina unei tere persoane (cnd transportul este realizat de o ter persoana); cauze de for major. Reclamaiile cumprtorului pot avea urmtoarele cauze: deficiene cu privire la marf: cantitate, calitate, deficiene n serviciile prestate de vnztor, ntrzieri n livrare, ambalaj defectuos sau necorespunztor, mrfuri avariate, documente cu erori, nerespectarea indicaiilor cumprtorului n ceea ce privete transportul, ambalajul, marcajul, depozitarea etc. Reclamaiile vnztorului pot avea urmtoarele cauze: nerespectarea de ctre cumprtor a condiiilor de plat, ntrzierea plii, neplata contravalorii mrfurilor, nedeschiderea acreditivului conform prevederilor contractuale, nepunerea mijlocului de transport la dispoziia vnztorului (dac acest lucru a fost prevzut n contract). n general, toate cauzele reclamaiilor pot fi prevenite i evitate cu excepia cauzelor de for major. De asemenea, reclamaiile pot fi reale sau false, ntemeiate sau nentemeiate. Rspunsul la reclamaie trebuie s fie prompt i redactat pe un ton ct mai calm i politicos. Rspunsul poate fi de acceptare sau de refuz a reclamaiei. Rspunsul de acceptarea a reclamaiei trebuie: s prezinte scuze pentru neplcerea cauzat partenerului, s exprime regretul pentru cauza care a generat reclamaia; s prezinte o scurt explicaie n legtura cu apariia cauzei reclamaiei i s solicite timp pentru studierea reclamaiei, atunci cnd este cazul; s prezinte modalitatea sau cile de soluionare a reclamaiei, s specifice compensaia oferit; s se ncheie cu o expresie de bunvoin i de ncredere n posibilitatea restabilirii bunelor relaii cu partenerul.

81

Refuzul de acceptare a reclamaiei trebuie: s cuprind motivele pe care se ntemeiaz refuzul, motive bazate pe fapte verificabile, pe documente, pe dispoziii legale n vigoare; s aib un stil moderat i politicos; s exprime n ncheiere regretul i dorina de a continua i n viitor bunele relaii. AVIZUL DE INSOIRE A MRFII Este un act cu caracter contabil, dar prezint i elemente de coresponden, el fiind totodat i un rspuns la nota de comand. Forma avizului de nsoire a mrfii este tipizat i cuprinde datele de identificare fiscal att ale furnizorului, ct i ale beneficiarului, datele defalcate pe pre unitar i cantiti ale mrfii, semntura delegatului i a primitorului. SCRISOAREA DE GARANIE BANCAR Reprezint unul din cele mai uzitate elemente ale corespondenei comerciale i are caracter juridic de acoperire a eventualelor creane ntre creditor i debitor. Este una dintre cele mai eficiente forme de asigurare. Prin acest document, o banc agreat de partener garanteaz plile acestuia. Dac partenerul nu respect scadena, creana este executat automat, suma datorat fiind transferat n contul creditorului din contul debitorului. Efectele benefice sunt multiple: se elimin cheltuielile pentru administrarea somaiilor, pierderile, riscul insolvabilitii clientului etc. Forma scrisorii de garanie este standard i cuprinde obligatoriu urmtoarele elemente: datele de identificare potal i comunicaional ale expeditorului cuprinse n antet, precum i datele de identificare fiscal, titlul ,,Scrisoare de garanie, datele destinatarului, obiectul garaniei, motivul emiterii scrisorii, funcia, numele, semntura olograf i tampila reprezentantului expeditorului. SOMAIILE n managementul relaiilor cu clienii, uneori i cu furnizorii, un spaiu distinct l ocup comunicarea scris i telefonic purtat n scopul recuperrii creanelor (pli restante, facturi neachitate) sau al onorrii unor obligaii de alt natur (livrri neefectuate la termen, servicii neprestate). O procedur clar i sistematic de urmrire, avertizare i execuie n instan a datornicilor poate fi util pentru separarea clienilor n buni platnici, nu prea buni platnici i ru platnici. O procedur eficace de avertizare i

82

somare asigur pstrarea controlului relaiilor cu clienii i reducerea pierderilor. Trebuie exclus de la nceput utopia c ar putea exista undeva n lume un mediu de afaceri n care operaiunile comerciale s-ar desfura la fel de riguros, precis i ritmic ca mecanismul unui ceasornic. Este considerat normal existena livrrilor n avans (pe credit), ca i a unor situaii de criz sau indisponibiliti temporare de plat i de onorare a unor obligaii de natur comercial. Un anumit grad de toleran, ncredere i cooperare ntre partenerii de afaceri este indispensabil, dac se doresc relaii de afaceri durabile. Problema care rmne de rezolvat este, n fapt, stabilirea limitelor de toleran i a procedurilor graduale care s asigure meninerea creanelor la cote rezonabile i executarea silit, atunci cnd limitele sunt depite. Teoretic, plata ar trebui efectuat simultan cu sau imediat dup livrarea produselor sau prestarea serviciilor. Practic, acest lucru este imposibil, chiar i n cazul relaiilor comerciale curente, cu parteneri care se cunosc de mult vreme. Pentru a se evita un trafic foarte intens i inutil de cecuri, ordine de pli, chitane etc, este preferat sistemul decontrilor periodice (lunare, de exemplu), aceste fiind considerate pli cash. n mod normal, ntr-un asemenea sistem de pli, se renun la ideea oricrei dobnzi i se asum n schimb riscul unor creane. O acumulare prea mare de creane nencasate poate plasa compania ntr-o situaie financiar precar, pn la scoaterea sa din circuitul comercial. De aceea, compania nu poate atepta pasiv ca debitorii s-i onoreze obligaiile. Ea trebuie s intervin cu ndrzneal, dar cu diplomaie, pentru atenionarea, somarea i, la nevoie, executarea debitorilor, n sensul refacerii capacitii sale de plat. De regul se scriu mai multe scrisori de somaie pn s se ajung la ultima soluie, justiia. CAMBIA (TRATA) Este un titlu de credit pe termen scurt, utilizat ca instrument de plat, prin care creditorul d dispoziie debitorului s plteasc o anumit sum unei tere persoane, la o anumit scaden. Avantajul cambiei const n faptul c poate fi transmis sau scontat la o banc, deci valorificat chiar nainte de scaden.

83

5.4. CORESPONDENA PROTOCOLAR Relaiile civilizate ntre doi parteneri de afaceri determin un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondena protocolar se refer la invitaii, felicitri, scrisorile de felicitare i diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al instituiei respective. Acest tip de coresponden se practic i la nivel nalt, ntre omologi. INVITAIILE Invitaiile se trimit unor persoane importante pentru firm i sunt adresate din partea unei persoane din conducere. Invitaiile privesc n special coctailurile, dejunurile, recepiile (la nivel nalt), conferinele organizate n cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la srbtorirea unor angajai, ziua porilor deschise etc. Cu toate c telefonul nlocuiete astzi o mare parte din comunicarea scris, la invitaii este obligatorie comunicarea scris. Invitaia scris este un mod de prezentarea a gazdei i a evenimentului care are loc, dar ea informeaz i despre locul, data, cauza desfurrii respectivei manifestri. Invitaiile nu sunt numai bilete de intrare, ci i cri de vizit ale gazdei. O invitaie de afaceri nu trebuie doar s-l fac pe destinatar s atepte cu nerbdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie s pun i prestigiul expeditorului ntr-o lumin favorabil. Invitatul primete scrisoarea i astfel se realizeaz primul contact ntre el i evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, mrimea, culoarea, grafica folosite, dar i coninutul trebuie s conlucreze la obinerea efectului dorit. Individualitatea i creativitatea formulrii pot influena valoarea i atractivitatea evenimentului. Structura unei invitaii cuprinde urmtoarele elemente: denumirea i sigla firmei; numele i eventual, funcia celui care lanseaz invitaia; formularea invitaiei; evenimentul propriu-zis (genul de petrecere); scopul ntlnirii (petrecerii); data, ora; locul; instruciuni speciale; unde se poate rspunde.
84

Invitaia oficial cuprinde titlul gazdei fr nume, dar adugarea numelui nu reprezint o greeal. Exemplu: Preedintele Fundaiei .. Sau Preedintele Fundaiei Domnul Viorel Ionescu De asemenea, o invitaie poate fi transmis n numele unui individ sau al unui grup: Preedintele Fundaiei . . . . . . Domnul Viorel Ionescu i Membrii Consiliului de Administraie n afar de numele gazdei, pe invitaie mai poate fi trecut numele unei personaliti de al crei prestigiu beneficiaz evenimentul. nainte de a-i imprima numele, ne vom asigura c aceast persoan este de acord, prezentndu-i proiectul textului. Exemplu: Sub patronajul Preedintelui Crucii Roii Domnul .. O invitaie poate fi nominal sau nenominal. Spunem despre o invitaie c este nominal dac n text este scris (cel mai indicat de mn) numele invitatului. Pe invitaie se va scrie fie titlul invitatului fr nume, fie numele i titlul, fie doar numele. Pe invitaia nenominal nu este scris numele invitatului. Formulele cele mai uzitate sunt: ,,are plcerea s v invite la .. ,,v roag s i facei onoarea de a participa (de a asista) la

85

,,v roag s onorai cu prezena dumneavoastr .. Pentru motivul invitaie, gazda trebuie s aleag cuvintele, formula cea mai potrivit pentru a clarifica scopul (motivul) invitaiei. Formule folosite: ,,n onoarea ,,cu prilejul ,,la dejunul n onoarea. ,,la cina oferit cu ocazia . .. ,,la semnarea acordului ntre . . . ,,la inaugurarea pavilionului . ,,la vernisajul.. ,,la o recepie cu ocazia vizitei delegaiei . n ceea ce privete data i ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cnd se stabilete data se ine cont de disponibilitatea invitailor). De exemplu, n cazul unei invitaii la cin, vom scrie ora 1900 i nu ncepnd cu ora 1900. Este bine s se indice i o or limit; n acest caz, cunoscnd dinainte durata activitii, invitaii i pot organiza mai bine timpul. Exemplu.: Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l900 la ora 2100. Dac se cere punctualitate, aceasta trebuie motivat. Exemplu: ,,Deoarece evenimentul este televizat, v rugm s nu ntrziai. Locul constituie adresa exact (eventual o schi). O adres cuprinde numele cldirii (dac are nume), numele slii, strada i numrul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu: La Hotel Ambasador Salonul Rou Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucureti

86

n finalul invitaiei destinatarul este rugat s confirme participarea. Se menioneaz un numr de telefon unde se vor primi confirmrile, o persoan de contract i o dat limit. n ultimul timp, n loc de ,,V rugm s confirmai participarea dv. pn cel mai trziu pe 10.04 2003 (tel.: 647.47.47, doamna Alice Manu), se folosete din ce n ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a formulei din limba francez Repondez sil vous plat Rspundei v rugm i este urmat de un numr de telefon sau fax. De asemenea, se poate aduga: ,,nainte de . Exemplu: R.S.V.P. nainte de Tel./fax: 6474747 Instruciuni speciale Este important, dac evenimentul o cere, indicarea pe invitaie a inutei: ,,inuta de sear sau ,,inut de zi, aceasta va ajuta ca fiecare invitat s se simt bine; se vor da i alte informaii pentru a-i ajuta pe invitai (de exemplu: ,,parcare special n spatele hotelului sau ,,n caz de ploaie se amn . sau se va desfura Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare n slujba mesajului care trebuie transmis. Invitaia scris trebuie s rein atenia invitailor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. n primul rnd, n ceea ce privete textul, dimensiunea, caracterelor, pentru anumite cuvinte i grupuri de cuvinte, spaiul ntre ele, dar i culoarea invitaiei i forma sa, n al doilea rnd, prezena simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importan. Una din regulile grafice const n a nu utiliza dect un singur tip de caractere pe aceeai invitaie. Resursele grafice contribuie n egal msur i la rezolvarea problemelor de ierarhie ntre diferite personaliti. Astfel, preedintele unei asociaii, directorul unui muzeu etc, vor avea grij ca numele sau titlul ministrului care prezideaz evenimentul, s fie scris cu caractere mai mari dect cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul este culoarea admis. Invitaiile trebuie trimise cu suficient timp naintea evenimentului, pentru ca invitaii s-i poat rezerva timpul necesar. Uzana protocolar pretinde ca invitaiile s primeasc un rspuns prompt. Rspunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic. Refuzul invitaiilor de afaceri iat o tem sensibil din cel puin dou motive:

87

1. ntre partenerii de afaceri nu exist de regul o relaie aa intens ca ntre prieteni; invitaiile sunt mai rare i au o valoare mai mare; 2. invitaiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clienilor au aproape ntotdeauna o importan pentru afaceri: se ntrein relaiile existente sau se ntemeiaz altele noi. n unele mprejurri se ajunge chiar la negocieri i la ncheieri de contracte, de aceea n domeniul afacerilor este mai indicat s se accepte o invitaie, chiar n ciuda unor probleme. Dac totui nu se poate da curs invitaiei, este indicat s se trimit o scrisoare n care s se menioneze motivul sau motivele refuzului; se mulumete pentru invitaie, se ureaz gazdei succes la festivitatea organizat i eventual se fixeaz n perspectiv o invitaie reciproc i sau o alt ntlnire. Dac relaia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,nlocuitor, astfel nu va lsa impresia c evenimentul nu prezint interes pentru el i firma sa. Scrisoarea de invitaie la nivel nalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare s se adreseze de omologul celui invitat. Echivalena rangului se stabilete la nivelul conductorului delegaiei invitate. Este totdeauna tiprit i are caracter diplomatic; poate fi precedat de un fax pentru operativitate, ns trimiterea prin curier a invitaiei originale este obligatorie. Are antetul instituiei (stema, alte nsemne sau elemente distinctive, numele instituiei celui care invit). Scrisoarea de invitaie ncepe cu o fraz de politee care s exprime bucuria de a comunica, n cazul n care este primul contact dup numirea n funcie, se adreseaz felicitri (chiar dac acestea au fost transmise la nvestitur, prin intermediul ambasadei); n cazul invitaiei la nivel nalt se face o rememorare a ultimelor contacte. Coninutul propriu-zis cuprinde invitaia concret, precizndu-se perioada i locul. Se va clarifica caracterul vizitei (invitaiei): de curtoazie, de lucru sau vizit oficial). De asemenea, n coninutul invitaiei se va preciza scopul vizitei (invitaiei). Dup definirea generic a scopului, se face o succint propunere de agend a ntlnirii. Agenda ntlnirii nu se stabilete concret n scrisoarea de invitaie, aceasta este stabilit ulterior de experii celor dou pri, dup primirea scrisorii de acceptare. Finalul scrisorii de invitare este o fraz de politee i trebuie s cuprind asigurarea adresantului de respectul de care se bucur i faptul c se ateapt un rspuns. Scrisorile de felicitare i felicitrile (pretiprite)

88

Scrisorile de felicitare i felicitrile pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentanilor diverselor instituii, omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, srbtori naionale, numiri n funcie, aniversri etc. Cel mai important prilej l reprezint Anul Nou i srbtorile de iarn. ntrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea pretiprit. Scrisorile de la sfritul anului conin mai mult dect urri. Ele au un caracter mai personal i indic stadiul unei relaii. Scrisoarea poate fi scris de mn, iar dac textul este scris la main, atunci formula de adresare i ncheiere se va scrie de mn. Scrisoarea trebuie s fie scris ct mai cite i s lase o bun impresie estetic. Ea cuprinde elementele de structur ale oricrei scrisori. Felicitarea este cea mai bun alegere n cazul relaiilor mai puin strnse. Exist o multitudine de prezentri n form pretiprit. Urrile pretiprite vor conine o not personal dac vor fi completate cu cteva rnduri scrise de mn. Formula de ncheiere se va scrie obligatoriu de mn. Pentru a putea ntreine bune contacte profesionale, fiecare firm trebuie s aib o baz proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul comunicrii ntre parteneri. Alegerea de felicitri pretiprite i de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie s se ncheie din luna noiembrie. De asemenea, urrile de la sfritul anului trebuie s ajung la destinatar cu cteva zile nainte de Crciun, deoarece se tie c majoritatea firmelor au vacan n ajunul acestor srbtori. Corespondena trebuie expediat cu o sptmn nainte de Crciun. Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urrile de sfrit de an, cu o excepie, dac cineva a fost uitat, n ultim instan se va trimite urarea prin fax, dect deloc. 5.5. CORESPONDENA ADMINISTRATIV Principalele tipuri de scrisori Corespondena administraiei publice se difereniaz ca regim n funcie de sursa ei de provenien. Astfel se poate vorbi de corespondena intern, n cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei instituii i de corespondena extern, reprezentat de documentele care sunt emise de compartimentele unei instituii ctre un destinatar din afara acesteia, ori de

89

acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice. n practic aceast difereniere are efect asupra modului de abordare a fiecrui tip de coresponden (intern sau extern), precum i a modului de nregistrare a circulaiei ei. Notele de informare reprezint comunicatele n cadrul unei instituii pe orizontal sau pe vertical, caz n care se pot asimila rapoartelor. Exist posibilitatea folosirii notelor de informare i n exteriorul unei autoriti publice numai atunci cnd ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Coninutul lor const n prezentarea unei singure situaii concrete sau a unei sinteze a operaiunilor sau faptelor administrative ntreprinse. Coninutul mai poate viza i sesizarea unor situaii materiale care afecteaz, determin sau sprijin desfurarea curent a activitii. Tot n categoria notelor de informare intr i notele verbale, care prezint aceeai form, ns coninutul se refer la rezultatul unor convorbiri sau aciuni premergtoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de ctre directorul su de cabinet privind contactarea i intenia unor investitori de a demara activiti n domeniul su de competen. Aceast informare este necesar la stabilirea unor ntrevederi. Puncte de vedere sau acorduri de principiu Acest tip al corespondenei interne are un caracter prealabil deciziei administrative, ori realizrii faptelor de competen material i este prezent cnd, ntr-o aciune, sunt implicate mai multe compartimente. Punctul de vedere este ntlnit n situaia n care un compartiment de specialitate i exprim poziia n legtur cu oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alturi de legalitate. Acordul de principiu este necesar n cazul demarrii unei proceduri de achiziie public de ctre un compartiment specializat (ex.: pentru Direcia Sisteme Informatice, este necesar acordul de principiu al Direciei de Buget, care confirm existena surselor financiare i alocarea n fila de buget). Ca element al corespondenei interne, acordul de principiu nu are o form specific, el putndu-se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobrii sau ca atare, printr-un act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu, ori ca adres n care obligatoriu se ntlnete fraza ,,ne exprimm acordul de principiu fa de ... Exist situaii n care acordul de principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei decizii.
90

Att punctul de vedere, ct i acordul de principiu reprezint de fapt rspunsuri la alte elemente ale corespondenei interne, ele neputnd fi iniiate din oficiu (excepie face punctul de vedere pe marginea unor proiecte normative sau regulamente). Scrisoarea nsoitoare de acte are o larg utilizare, att n corespondena intern, ct i n cea extern i este poate cea mai clasic form de coresponden; are un caracter intern cnd nsoete lucrri redirecionate ntre compartimentele aceleai instituii sau n cazul transmiterii de la un compartiment la altul, n cadrul unei proceduri de avizare n etape: ea pstreaz forma unei adrese obinuite, cu menionarea, n formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte. Astfel se trimit acte: periodic (n cazul n care exist un act normativ din care reiese obligativitatea). Exemplu:. naintarea la termene dinainte stabilite a situaiilor statistice, drile de seam etc). n acest caz formula de introducere este: ,, v naintm (trimitem) alturat; la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al ad-iei de stat. n acest caz scrisoarea de trimitere de acte ncepe astfel: ,, ca urmare cererii (ordinului, dispoziiei ) dv. nr . v naintm alturat.. Actele trimise sunt trecute n cuprinsul scrisorii de nsoire, iar la anexe se menioneaz numai numrul lor; poate lua forma unui borderou, cnd avem mai multe documente transmise n anex. Scrisoarea nsoitoare de acte poart nr. de registratur, datele expeditorului, datele destinatarului, semntura. Memo sau nota intern n instituii, firme se practic frecvent comunicarea ntre compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor interne, fiind alturi de telefon, una dintre principalele modaliti de comunicare intern ntr-o firm. Nota intern, n plus fa de comunicarea telefonic, i pstreaz caracteristica de fil de agend i are i avantajele unei comunicri scrise, fiind nregistrat ntr-un dosar. Sunt folosite pentru transmiterea informaiilor urgente, ntrebrilor, instruciunilor; sau, ntr-o form mai lung, pot servi ca raport. n acest tip de coresponden nu se folosesc formule de politee la nceput i sfrit, politeea fiind subneleas. Mesajul notei interne trebuie s fie ct mai scurt, fiind format de obicei dintr-o singur idee. Majoritatea instituiilor utilizeaz formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar dac acestea nu sunt folosite, o not intern are patru pri
91

n antet: ,, Pentru. (numele destinatarului), .,,De la (numele expeditorului). ,,Data..(ziua, luna, anul) i ,,subiectul (o fraz scurt). Cteodat, poate include i denumirea departamentului i numrul de telefon al expeditorului. n ceea ce privete stilul limbajului dintr-o not-memo intern nu sunt reguli fixe. El depinde de mai muli factori, i anume: natura mesajului: informaii, ntrebri, cereri, rspunsuri, felicitri etc.; contextul mesajului: reaciile probabile ale cititorului, ce s-a ntmplat nainte, ct tie destinatarul despre subiectul notei, urgene i prioriti rutin, criz instruciuni de urmat pentru tot personalul; statutul i personalitatea destinatarului: poziia n organizaie, nivel de instruire, metode de munc, atitudinea fa de comunicarea scris etc.; relaii ntre expeditor i destinatar: prietenie, indiferen, relaii informale etc. Stilurile notelor interne pot fi diferite. Directivele i instruciunile unei persoane din conducere adresate ntregului personal pot fi foarte bine scrise ntr-o manier formal, ntr-un limbaj impersonal, pe cnd un mesaj trimis unui coleg poate fi scris ntr-o manier conversaional, folosind chiar glume sau expresii amuzante. Notele interne scrise ctre superiori vor fi mai pretenioase ca stil dect cele trimise subordonailor. Un superior i poate permite un ton familiar, prietenesc, atunci cnd scrie subordonailor, dar se poate simi ofensat dac i se rspunde la fel. Procesul-verbal este documentul prin care se consemneaz cu exactitate fapte, aciuni, discuii i hotrri ale unei adunri constituite, poate cuprinde soluii sau msuri. Exist mai multe tipuri: proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate); proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni; proces-verbal de consemnare a unei edine. innd cont de aceast clasificare, procesul-verbal poate avea form i coninut diferit. Procesul-verbal de constatare se ntocmete de ctre una sau mai multe persoane mputernicite de un organ de stat, inspectorate i inspecii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administraia public (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul calitii etc) Acestea pot
92

aplica sanciuni administrative, n baza proceselor verbale ncheiate. De obicei se ncheie pe formulare tipizate i au urmtoarea structur: antetul instituiei; titlu i obiectul procesului verbal; nr. de ordine i data; numele i calitatea persoanei sau persoanelor care au fcut constatarea, cu indicarea actului de mputernicire respectiv; consemnarea detaliat a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se ntemeiaz (constatri personale, declaraii, documente etc); menionarea numrului de exemplare n care a fost ntocmit i destinaia fiecrui exemplar; semnturile persoanelor care l-au ntocmit. Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni se ncheie n urma transmiterii drepturilor i obligaiilor referitoare la gestiune, de la cel care pred la cel care primete. Elementele lui obligatorii sunt: unitatea n cadrul creia se petrece predarea-primirea; titlul ,,Proces-verbal de predare-primire, urmat de ,,ncheiat astzi (data complet), ,pentru predarea gestiunii... (obiectul predrii); temeiul n baza cruia se face operaiunea (ordin, decizie etc.); dac predarea se face cu caracter temporar sau definitiv; numele i calitatea persoanelor care particip la operaiunea de predareprimire; lista complet (n procesul-verbal sau n anex) a bunurilor ce fac obiectul predrii primirii; n cazul n care lista obiectelor este separat, n procesulverbal se menioneaz prezena anexei; semnturile precedate de cuvintele ,,am predat; ,,am primit; ,,am asistat. Procesul-verbal de consemnare a unei edine se ntocmete de ctre secretarii organelor respective sau de alte persoane nsrcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie s le cuprind acest tip de proces-verbal sunt:
93

antetul documentului (numele firmei, societii; denumirea documentului (proces-verbal); subiectul ,, al edinei Consiliului de Administraie; data ,,din 5 iunie 2003; meniuni prealabile (numele persoanei care a deschis edina, componena prezidiului, nr. de membri prezeni, abseni, invitai); subiectul edinei: ordinea de zi; consemnri: pe scurt din lurile de cuvnt i concluziile pe puncte din ordinea de zi (meniuni cu privire la hotrrile luate); semntura. Procesele-verbale de edin se nscriu ntr-un registru sepcial i se numeroteaz n ordinea ntocmirii lor. Ca variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta. Protocolul consemneaz discuiile sau nelegerile intervenite ntre subuniti ale aceleiai uniti, ntre persoane fizice i juridice antrenate n rezolvarea diverselor probleme ale agenilor economice. Astfel de nelegeri pot interveni cu privire la folosirea n comun i n anumite condiii a unor bunuri de ctre dou sau mai multe persoane sau uniti de desfacere. Protocolul poate fi ntocmit, de exemplu, i pentru nelegerile intervenite ntre unitile de desfacere a mrfurilor i a societilor de asigurare, n vederea asigurrii bunurilor de valori ridicate desfcute populaiei de ctre societile comerciale sau pentru asigurri de persoane. n acest document se consemneaz condiiile n care se face asigurarea i vrsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum i comisionul ce revine celui care ncheie documentul, ncaseaz sumele i le vars n contul societii de asigurare. De asemenea, foarte frecvent, tot un astfel de document (protocol) se ncheie i ntre sindicate i Guvern, ntre diferite organisme internaionale, n cadrul cruia sunt consemnate nelegerile la care se ajung n urma unor discuii. Minuta la fel ca i procesul-verbal, protocolul, minuta consemneaz nelegeri intervenite cel puin ntre dou pri. Spre deosebire de procesul-

94

verbal, i protocol, minuta consemneaz nelegeri mai sumare, cu privire la probleme de mai mic importan; Deosebirile fa de procesul-verbal sunt: constatrile fcute printr-o minut cuprind o situaie la un moment dat, o propunere sau o aciune ntreprins; minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etap la alta; minuta are un caracter parial, ce urmeaz a fi ntregit ulterior prin completri. Minuta administrativ este folosit n instituii, pentru rezolvarea problemelor n urmtoarele situaii: ca document preliminar de nelegere ntre delegaii unitilor cu ocazia ncercrii acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document ncheiat n scopul de a consemna discuiile i nelegerile ntre delegaii agenilor economici, cu ocazia ncheierii unor contracte; ca document ncheiat la recepionarea parial a unor lucrri i servicii. ncheierea este un act oficial, ntocmit de ctre un colectiv de lucru, n care se consemneaz hotrrile finale luate n cadrul edinei, cu ocazia unei constatri. Incheierea se asemn cu procesul-verbal prin redactare, scop i prin colectivul care o redacteaz. Se deosebete de procesul-verbal prin mprejurrile n care se ntocmete. ncheierea administrativ se ntocmete ntre delegaii prilor, cu ocazia edinelor n care se discut condiiile de ncheiere a contractelor, nenelegerile ivite ntre uniti. Se mai folosete i n cazul verificrilor unor lucrri i servicii. ncheierea de confirmare a unui proces-verbal de contravenie se ntocmete de ctre eful organului al crui mputernicit a ncheiat procesul-verbal de constatare i sancionare pentru contravenie. ncheierea notarial est certificarea prin care notariatul autentific ndeplinirea unui act notarial. De asemenea, ncheierea de legalizare este o ncheiere notarial. ncheierea judectoreasc est ntocmit de organele justiiei.

95

Referatul este o lucrare curent, n care sunt prezentate aspecte concrete, dar i aprecieri n legtur cu o anumit problem, cu o situaie existent. Referatele sunt specifice corespondenei interne, ele neputnd fi utilizate n raporturile unei autoriti cu mediul exterior; este cel mai important instrument de coresponden al administraiei publice. Din punct de vedere relaional, n interiorul unei autoriti administrative, referatul face legtura ntre sfera execuiei i cea a deciziei. Referatul se utilizeaz n toate domeniile de activitate. Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicrii de sanciuni disciplinare etc. Prin referate se propun soluii tehnice i organizatorice menite s duc la mbuntirea muncii sau la buna desfurare a unor aciuni. Ele se redacteaz din dispoziia conduceri sau din oficiu i se prezint sub form scris original. Raportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat i n exteriorul autoritii publice respective pe cale ierarhic, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezint sub form scris i nu necesit n mod obligatoriu rspuns sau aprobare. Cerina major, pentru a se asigura eficiena rapoartelor, este de a le prezenta ntr-o form clar, cu coninut edificator, bazat pe cunoaterea temeinic a problemei, cu concluzii convingtoare, argumentate. Raportul cuprinde, de obicei, o expunere fcut de un membru al unui organ de control cu privire la ndeplinirea unei sarcini sau atribuii de serviciu, semnalarea unor stri de lucruri, prezentarea situaiei activitii ntr-un compartiment de munc. Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispoziiei date de organul cruia i se prezint, ori n temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative. Elementele obligatorii ale Raportului i Referatului sunt: titlu ,,Raport privind desfurarea calitativ... ,,Referat de necesitate; numrul i data; numele i calitatea celui care ntocmete actul; n cazul raportului, actul normativ pe baza cruia a fost efectuat controlul, numele i calitatea persoanei care l-a semnat; constatrile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, n alineate separate i numerotate; activitii de recepie

96

propunerile; formula de ncheiere (n cazul raportului ,,drept pentru care a fost ncheiat prezentul raport); semnturile, precedate de calitatea sau funcia persoanelor care au efectuat controlul. Darea de seam este documentul care cuprinde expunerea i analiza activitii unei uniti, ntr-o anumit etap. Darea de seam este prezentat de conducere n faa colectivului de salariai sau de acionari n adunarea general, n edina de analiz a muncii, edin care poate avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se ntocmete pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate i a informaiilor organelor de conducere. Prezentarea activitii se face n spirit critic i autocritic, confruntndu-se sarcinile prevzute n planul de activitate cu datele concrete ale realizrilor obinute. Se analizeaz atent lipsurile i cauzele acestora, precum i greutile ntmpinate i se fixeaz sarcini precise pentru etapa urmtoare. n adunarea general, dup citirea drii de seam, se fac completri. De asemenea, se discut problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotrri. Darea de seam se alctuiete n mod obinuit dup un plan i cuprinde: titlul ,,Dare de seam i se specific a cui activitate se prezint); perioada pentru care se prezint darea de seam; introducerea (se fac consideraii asupra condiiilor n care se desfoar activitatea); obiectivele desprinse din planul de activitate; analiza activitii pe perioada dat; realizrile; lipsurile i cauzele lor; greutile ntmpinate; concluziile i propunerile.

97

Darea de seam poate fi: intern i cuprinde analiza activitii proprii pe o anumit perioad i extern i cuprinde centralizarea datelor unitilor subordonate; poate fi statistic i contabil. Petiiile reprezint un element exclusiv al corespondenei externe i sunt cererile petenilor (persoane fizice sau juridice) adresate administraiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. A nu se face confuzie ntre petiie i plngere. n timp ce petiia reprezint o cerere adresat administraiei, plngerea reprezint prezentarea unei situaii de fapt care lezeaz interesele unei persoane. Petiia nu are o form standard, ns trebuie s cuprind anumite elemente obligatorii: cui se adreseaz; numele, adresa i toate datele de identificare ale petentului; problema concret adus n faa administraiei; motivaia solicitrii; semntura i data. n Legea Administraiei Publice, se prevede obligaia administraiei de a rspunde n termen de 30 de zile la petiii, indiferent dac rspunsul este negativ sau afirmativ. Rspunsul la petiii nu trebuie confundat cu soluionarea unei petiii prin emiterea unui act administrativ. Rspunsul la petiie poate nsemna orice adres n atenia petentului care explic refuzul sau acceptul rezolvrii situaiei sale i precizeaz stadiul soluionrii. Un posibil rspuns la o cerere de locuin ctre primrie: ,, cererea dumneavoastr cu nr. de nregistrare .din data, adresat Primriei a fost luat n eviden i va fi soluionat n msura spaiilor disponibile sau ,,cererea dumneavoastr nr. din data, adresat Primriei a fost analizat n conformitate cu actele normative i v comunicm c nu v ncadrai n categoria beneficiarilor de locuine din fondul locativ de stat. Rspunsul la petiie trebuie s poarte numr de nregistrare i dat, s fac referire la numrul i data nregistrrii petiiei, s precizeze concret poziia autoritii administrative, s fie semnat i tampilat.

98

Adrese de redirecionare ntre autoriti administrative diferite, reprezint un tip al adreselor nsoitoare de acte, prin care o autoritate administrativ i declin competena n privina unor petiii greit adresate n favoarea altei autoriti, spre ,,competent soluionare. Adresele de redirecionare trebuie s cuprind urmtoarele: antetul instituiei ce remite petiia; autoritatea creia i este redirecionat petiia; numele i adresa petentului; problema ridicat; numrul i data cu care a fost nregistrat petiia; numrul de pagini i, dac este cazul, anexe; semntura i tampila instituiei. Informri reciproce sunt specifice relaiilor de cooperare sau parteneriat ntre dou sau mai multe instituii i vizeaz ducerea la ndeplinire a unor acorduri, ori monitorizarea etapelor acelor acorduri. De exemplu, informrile reciproce ntre Camerele de comer sau cele ntre ministere de competen general i ministere de competen specific, cum ar fi: - ministerele cu Ministerul Finanelor privind execuia bugetului sau alte aspecte privind reglementarea regimului fondurilor publice; - Ministerul Lucrrilor Publice cu alte autoriti publice privind construciile i posibilitatea unor modificri, consolidri ori expertizri. n acest caz informrile reciproce reprezint alt coresponden dect cea de avizare. Repartiiile au un regim special, deoarece ele se predau numai personal unei anumite persoane, care are obligaia de a le folosi numai pentru scopul n care i-au fost nmnate, n perioada de timp prevzut, dup aceea ele pierzndu-i valabilitatea. De menionat c acest tip de coresponden est e denumit generic repartiie, fiecare act de acest fel avnd o denumire proprie i specific domeniului de utilizare. Iat cteva dintre domeniile i categoriile de repartiii care sunt mai des ntlnite: n domeniul contractelor de locaiune imobiliar:
99

repartiii pentru ntocmirea contractelor de locuine sociale sau din fondul locativ de stat; repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor Legii 42/1991 privind protecia revoluionarilor; repartiii pentru spaii comerciale destinate beneficiarilor Legii privind protecia micilor meseriai; n domeniul dreptului provizoriu de uz al spaiului aerian i al frecvenelor radio i tv.: repartiii provizorii pn la emiterea licenei, conform Legii Audiovizualului; staii emisie-recepie cu mai multe posturi (companii de taximetre, companii de intervenie, paz, protecie etc); repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce opereaz pe teritoriul naional al Romniei. Citaiile se transmit numai ntre instituii diferite; au un caracter similar convocrilor, care sunt specifice corespondeei interne. Exemple de citaii, altele dect cele judectoreti: cele ale Camerelor de comer i industrie pentru arbitraje; cele ale autoritilor portuare pentru comunicarea de decizii cpitanilor navelor acostate; cele ale organelor de poliie pentru soluionarea unor anchete (a nu se confunda cu citaiile emise de Parchet sau citaiile instanelor n cauze penale). Navetele se prezint sub forma comunicrilor ntre compartimentele aceleiai autoriti ca proceduri prealabile adoptrii deciziei administrative. Exist dou categorii, i anume: 1. Adresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului i transmise decidentului (de exemplu: comunicrile de spaii libere cu destinaie locativ sau cu alte destinaii transmise de direciile, regiile sau societile de administrare Consiliilor locale sau primriilor pentru emiterea de repartiii).

100

2. Comunicri ntre instituiile sau compartimentele aceluiai sistem, ori ntre societi cu aceleai atribuii care iau parte la o nelegere. Astfel, amintim de navetele sau comunicrile din diferite domenii: transporturi transmiterea ntre regionalele de cale ferat, companiile aeriene etc., a diagramelor cu locurile disponibile pentru rezervare i vnzare de bilete; acorduri de tranzitare comunicarea de la autoritatea ce d avizul de tranzitare la autoritatea de grani care controleaz accesul; transmiterea situaiilor privind debitorii de la diverse autoriti administrative la administraiile financiare ori direciile de taxe i impozite locale pentru executri. Navetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp prevzut n ele. Acte de dispoziie i decizie Activitatea de baz a fiecrei organizaii, activitate care deriv din legea lor organic, este adus la ndeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispoziii, i care au un caracter obligatoriu. Ordinul este un act specific ministrului, i are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordoneaz. Este un act de dispoziie, la fel ca i decizia. n unele uniti economice (n funcie de dependena lor) ordinul primete utilitate identic cu decizia, iar elementele pe care trebuie s le cuprind un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei. n unele cazuri, funciile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obinnd astfel un nou tip de document ordinul circular. Decizia este un act de dispoziie ce se emite de conducerea unitii pentru imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din funcie a unor persoane care sau dovedit necorespunztoare, pentru sancionarea unor salariai vinovai etc. Dispoziia poate fi dat de orice persoan cu funcie. Caracteristici de redactare. Aceste tipuri de acte au o structur similar i cuprind: denumirea unitii emitente; titlul, numrul i data actului;
101

preambulul (meniuni prealabile): prevederea legal care d dreptul organului respectiv de a emite asemenea acte i temeiul care justific emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, avnd n vedere, ,,pe baza , ,,n temeiul; formula de dispoziie: ,,emite urmtorul ordin (decizie, dispoziie), precedat de artarea calitii emitentului; coninutul, grupat pe puncte numerotate; ncheierea (numerotat n continuare), cuprinznd organul sau organele (direcii, servicii etc) care urmeaz s aduc la ndeplinire actul n cauz; semntura emitentului (precedat de indicarea funciei). Astfel de acte pot cuprinde i manifestarea de voin a mai multor organe, deci pot fi emise n comun de acestea i semnate de conductorii fiecruia dintre ele. Instruciunile sunt, n general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelai caracter normativ ca i reglementrile pe care le nsoesc. Sistematizarea instruciunilor se face pe pri, capitole, articole, paragrafe etc. Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitilor din subordine, concomitent i cu acelai coninut dispoziii sau ndrumri. O caracteristic de dactilografiere a scrisorii circulare const n aceea c ea se scrie n mai multe exemplare, adresa destinatarului completndu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avnd valaorea originalului, se expediaz cu semntura conductorului i tampila unitii. Scrisorile de acest tip au un titlu, ca n cazul actelor, i un numr propriu de ordine (ex.: ,,Instruciune nr, ,,Circulara nr.). Instruciunile i circularele nu suport rspuns. La destinatar ele primesc rezoluia ,, n eviden, pentru a fi avute permanent n vedere. Ele au o singur semntur a conductorului. Actele doveditoare sunt actele care se elibereaz la cererea persoanelor fizice sau juridice, n scopul atestrii unor caliti sau al recunoaterii unor drepturi. Adeverina este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atest un drept, un fapt, o situaie. Adeverina se

102

elibereaz pe baza unor acte, documente, registre etc., n care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverinei. De ex. adeverina eliberat de circa financiar pe baza rolului financiar, prin care se atest existena sau inexistena unui debit; adeverina eliberat celor care frecventeaz o form de nvmnt pe baza documentelor colare; adeverina eliberat de uniti salariailor care i desfoar activitatea n cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverin, eliberat pe baza deciziilor de ncadrare, a datelor nscrise n carnetul de munc etc. Elementele adeverinei sunt: antetul, numrul i data, titlul ,,adeverin, atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberat pentru a-i servi la), semntura (semnturile), tampila unitii emitente. n ultimul timp sunt formulare tipizate. Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atest drepturi sau fapte deosebite: certificat de cstorie, de studii, de deces etc. Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricaie specific , pentru faptele care se atest i care sunt extrase, n general, din registre. Delegaia este actul care atest delegarea de autoritate, n mod expres, a unei anumite persoane, pentru o anumit problem sau grup de probleme, pe o perioad de timp determinat. Pe baza delegrii de autoritate sub forma delegaiei, o persoan l reprezint pe emitentul actului i acioneaz cu depline puteri n numele acestuia, n problemele menionate expres n delegaie. Este un act de larg rspndire, specialitii din uniti fiind delegai pentru a participa la edine, contractri, recepionri de produse sau lucrri, control, verificri etc. Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitii n justiie. n afara elementelor obinuite ale oricrui document oficial (antet, nr., dat, semntura, tampil), ca elemente obligatorii specifice delegaiei apar: titlul ,,delegaie, obiectul delegaiei, actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria i emitentul), perioada de valabilitate a delegaiei. Chitana este un nscris prin care se certific predarea-primirea unei sume de bani. Ea cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitan, data, numele i adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani (n cifre i litere), semntura celui care a predat i a celui care a primit. Chitana poate fi un act

103

tipizat, i anume, pentru plile fcute unor organe de stat (chitana de plat a impozitelor, a abonamentelor RTV etc.) 5.6. CORESPONDENA JURIDIC n cadrul corespondenei oficiale un loc important l ocup scrisorile cu coninut juridic, fie c este vorba de apariia, stingerea sau modificri de obligaii juridice. n desfurarea activitii lor, agenii economici intr, n mod inevitabil, n relaii cu organele de justiie (judectorii, tribunale etc) . Principala coresponden ce are loc cu organele de justiie const n: scrisori (cereri) de acionare n judecat, ntmpinri, cereri de recurs naintate de reclamani sau de pri i citaii emise de organele judectoreti. Cererea de acionare n justiie se formuleaz de reclamant i se nainteaz organului de justiie n vederea recuperrii unor drepturi ce i se cuvin din relaiile contractuale cu ali ageni economici, din imputaii sau din alte operaii. Desigur c se acioneaz n judecat numai dup ce au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a litigiului pe cale amiabil. Cererea de acionare n judecat trebuie s cuprind, n principal urmtoarele: date de identificare a reclamantului i a prtului, solicitarea de a rezolva litigiul n favoarea reclamantului, valoarea litigiului, motivele pentru acionarea n justiie, meniuni din care s rezulte c au fost epuizate toate posibilitile de rezolvare a diferendului prin nelegere ntre pri. De regul, cererii i se anexeaz i diverse documente care pot s probeze n justiie cele relatate. n cazul n care aciunea a fost respins prin sentina instanei de fond, reclamantul are dreptul ca n termen legal s formuleze cererea de recurs, n care pe lng datele generale sunt menionate i motivele pe care se sprijin cererea. Cererea de recurs poate fi formulat, de asemenea, i de ctre prt n situaia n care instana a admis aciunea reclamantului, iar prtul este nemulumit de hotrrea pronunat. Fa de cererea de acionare n judecat i de recurs, prtul poate s formuleze ,,ntmpinare, pe care o depune la organul judectoresc, n care menioneaz motivele pentru care nu este de acord cu cererea formulat de reclamant. Aceast scrisoare are o form tip i cuprinde: destinatarul

104

(preedintele instanei investite); datele personale de identificare n baza actului de identitate i calitatea n cauza la care se depune prezenta scrisoare de ntmpinare; punctul de vedere al autorului i cererea ctre instan urmat de motivarea n fapt i n drept a cererii sale; se ncheie obligatoriu cu prezentarea probelor de care nelege s se foloseasc; numele i prenumele n clar i semntura olograf. Partea prt este solicitat de ctre organele judectoreti s se prezinte n faa instanei de judecat, n vederea dezbaterii problemelor n litigiu, prin citaia pe care o emite. Citaia reprezint invitaia oficial scris, prin care persoanele fizice sau juridice (prin reprezentantul legal) sunt chemate s se nfieze la o anumit dat n faa unei instane judectoreti sau a altei autoriti. Persoanele citate de organele judectoreti pot avea calitatea de prte sau de martori. Este corespondena cu form tipizat i cuprinde urmtoarele elemente: autoritatea emitent (instana, gradul, localitatea, secia sau completul); numele corespondene ,,CITAIE, destinatarul i datele de identificare unde urmeaz a se ndeplini procedura; se precizeaz obiectul citaiei (nr. dosar, cauz, pri), este datat, semnat i tampilat. Notificarea are rol de ntiinare fcut formal i se utilizeaz att n relaiile comerciale, ct i n cele juridice. Notificarea se face formal n mai multe exemplare, dup caz, i cuprinde: datele celui care notific, numele corespondenei, datele celor notificai, elementul de coninut al notificri, numrul de exemplare, efectele ce deriv din prezenta notificare pentru cei n cauz, semntura celui care notific, autoritatea care a autentificat sau legalizat notificarea. 5.7. CORESPONDENA DIPLOMATIC Un rol deosebit n relaiile internaionale ntre state l ocup corespondena diplomatic. La ntocmirea acesteia, care rmne ca document diplomatic, emitentul trebuie s porneasc de la sarcinile concrete, obiectivele pe care le urmrete n transpunerea n via a politicii externe a statului su. Emitentul trebuie, de asemenea, s cunoasc importana problemei pe care vrea s-o abordeze n documentul respectiv, istoria problemei, stadiul su de soluionare, aspectele sale juridice. n funcie de aceste considerente, emitentul decide asupra genului de document diplomatic: scrisoare de acreditare, not verbal, nota semnat, scrisoarea personal, aide-memoire, memorandum, mesajul de felicitare etc. Ele se deosebesc ntre ele prin importan, destinaie, formulri protocolare. Stilul corespondenei diplomatice este mult mai sobru i mai reverenios. Modul de transmitere

105

este, n general, curieratul i are ntotdeauna forma scris n original i presupune semntura olograf. Fiind vorba de implicarea unui stat, suportul pe care este redactat corespondena este foaia cu antet sau filigranat cu nsemnele expeditorului. Dei, n mod formal, fiecare stat are dreptul de a folosi limba sa naional, n corespondena diplomatic, avndu-se n vedere dificultile ce se pot ivi pentru soluionare operativ a problemelor abordate, dar i curtoazia fa de autoritile statului crora li se adreseaz corespondena, se practic ataarea la documentul emis n limba naional a expeditorului a unei traducerii n limba destinatarului. Ca element de curtoazia, pe documentul tradus se scrie ,,traducere neoficial, chiar dac aceasta a fost fcut de un specialist n limba respectiv. Pentru uurarea comunicrii n scris, unele ambasade convin cu Ministerul Afacerilor Externe din ara de reedin ca, pe baz de reciprocitate, s se corespondeze fie numai n limba naional, fie numai n limba rii de reedin. Atunci cnd este vorba de limbi de circulaie foarte restrns, se convine utilizarea unei tere limbi, de regul de circulaie internaional. Tipuri de coresponden diplomatic Nota verbal se folosete n corespondena ntre o misiune diplomatic i Ministerul Afacerilor Externe sau ntre Ministerele de Externe. Este o comunicare scris, nesemnat, purtnd doar sigiliul Ministrului Afacerilor Externe sau al Misiunii Diplomatice de la care se emite. Notele verbale reprezint, de regul, o importan diplomatic secundar. Nota semnat este documentul diplomatic solemn care se adreseaz de ctre Ministerul Afacerilor Externe efului misiunii diplomatice sau invers; Scrisoarea personal se folosete ntre ambasador i ministrul afacerilor externe i nu angajeaz statele. Este mai puin protocolar i are caracter personal. Nota colectiv este modalitatea prin care mai muli reprezentani ai statelor acreditante se adreseaz unui guvern, i se trimite ministrului afacerilor externe. notele identice i notele paralele sunt note cu acelai coninut, care sunt prezentate simultan;

106

notele circulare sunt utilizate pentru a comunica informaiile curente, de ordin particular sau administrativ. Aide-memoire este documentul diplomatic care rezum aspecte ale relaiilor dintre state i expune consecinele juridice ale unor fapte. Este o not diplomatic nmnat de un agent diplomatic celeilalte pri, n cursul unor tratative sau convorbiri, cu scopul de a rezuma problema discutat, a preciza anumite aspecte. Aide-memoire nu conine formule de politei i nici nu se semneaz; se adreseaz ministrului afacerilor externe. Memorandum-ul este un aide-memoire mai complet care, spre deosebire de acesta, prezint i o istorie a problemei aprute i justific politica urmat de statul acreditant fa de problema n cauz. Rapoartele diplomatice privesc informarea ministerului de externe de ctre misiunile diplomatice cu privire la ndeplinirea instruciunilor primite. Rapoartele sunt periodice. Raportul diplomatic poate fi darea de seam despre executarea misiunii n general. Scrisoarea de acreditare este prezentat de reprezentantul misiunii diplomatice (ambasadorul) preedintelui rii unde a fost acreditat. Scrisoare este semnat de preedintele i ministrul afacerilor externe din ara de unde vine diplomatul. Vom reda mai jos cteva din formulele protocolare utilizate n urmtoarele situaii: n momentul redactrii adresei pe plic i la nceputul scrisorii (I), n formula de adresare (II), n formula final (III): Pentru Preedintele unei ri I. Excelena Sa, Domnul (numele), Preedinte al (numele rii sau al republicii); Sau Domnul (numele) Preedinte al (numele rii sau al republicii). II. Domnule Preedinte; III. V rog s agreai, Domnule Preedinte, expresia naltei mele consideraii; Sau O rog pe Excelena Voastr s agreeze expresia naltei mele consideraii.

107

Folosirea titlului de ,,Excelen fa de un ef de stat strin este facultativ. Acest titlu nu se folosete, de exemplu, pentru preedintele Statelor Unite, nefiind utilizat n protocolul american, dect n cazul unui ambasador strin.

Pentru Primul-Ministru I. Domnul (numele) Primul-Ministru al Guvernului (sau numele rii); II. Domnule Prim-Ministru, III. V rog s agreai, Domnule Prim-Ministru, expresia naltei mele consideraii.

Pentru un ministru I. Domnul (numele) Ministru al (numele ministerului); II. Domnule Ministru, III. V rog s agreai, Domnule Ministru, expresia naltei mele consideraii.

Pentru un deputat I. Domnul (numele) Deputat de (numele circumscripiei) II. Domnule Deputat, III. V rog s agreai, Domnule Deputat, expresia..

Pentru un primar I. Domnul (numele) Primar al (numele oraului); II. Domnule Primar, III. V rog s agreai/primii, Domnule Primar,.

108

Pentru un ambasador I. Excelena Sa Domnul (numele), Ambasador al (numele rii); II. Domnule Ambasador; III. V rog s agreai, Domnule Ambasador, expresia Sau O rog pe Excelena Voastr s agreeze expresia naltei mele consideraii.

109

CAPITOLUL VI - TEHNOREDACTAREA COMPUTERIZAT Tehnoredactarea reprezint pregtirea tehnic i grafic a unui text nainte de a ncepe operaia de tiprire. Aceast pregtire a textului se refer la aplicarea acelor operaii de prelucrare care s determine, n final, obinerea unui document cu:

caliti grafice superioare; lizibilitate bun; aspect plcut; o form de prezentare adaptat coninutului.

se poate face att manual, prin mijloace mecanice de prelucrare (maina de scris), ct i automat, computerizat, folosindu-se ca mijloc de prelucrare calculatorul. Tehnoredactarea computerizat are o serie de avantaje, fa de cea manual i anume: - introducerea textului de la tastatura calculatorului poate fi fcut de o persoan fr o pregtire special; - o parte din operaiile de rutin sunt executate automat de calculator; - dup ce documentul a fost introdus el poate fi previzualizat pe ecranul monitorului, realizndu-se astfel o eventual corectare naintea tipririi; - pot fi obinute documente cu caliti superioare att din punct de vedere tehnic, ct i estetic; - alinierea automat a textului; - posibilitatea alegerii diferitelor forme i dimensiuni pentru caractere; - aranjarea textului n pagin; - crearea antetelor i a notelor de subsol; - editarea tabelelor; - editarea ecuaiilor.

110

Pentru a porni editorul Word, executm clic pe Start, selectm opiunea Programs (Fig. 1) i apoi cutm Microsoft Word printre aplicaiile instalate. De asemenea, putem crea un icon pe Desktop pentru acest program.

111

Bara de titlu (Title bar) are urmtoarele proprieti: -posibilitatea maximizrii sau restaurrii dimensiunilor ferestrei n care se ncadreaz aplicaia prin executarea unui dublu-clic pe aceasta; -posibilitatea mutrii ferestrei aplicaiei prin agarea i deplasarea acesteia n poziia dorit; -deschiderea meniului de control prin executarea unui clic pe butonul drept al mouse-lui. Elementele barei de titlu (Fig. 3): a. Iconia aplicaiei este reprezentat n partea stng a barei de titlu i permite (prin executarea unui clic pe suprafaa sa, sau prin apsarea combinaiei de taste CTRL+SPACE BAR) deschiderea meniului sistem al aplicaiei. b. Titlul aplicaiei conine denumirea aplicaiei curente (Microsoft Word) i denumirea fiierului (cu extensia doc.) asupra cruia acioneaz aceasta n momentul respectiv. c. Butonul de minimizare marcat cu un ptrel pe care se afl o liniu de subliniere permite aducerea ferestrei de aplicaie la dimensiunea unei casete situat pe bara de task-uri a sistemului de operare, fr ntreruperea proceselor care se desfoar n interiorul acesteia. d. Butonul de maximizare-restaurare permite afiarea ferestrei de aplicaie pe toat suprafaa ecranului monitorului (maximizare) sau readucerea acesteia la dimensiunile anterioare maximizrii (restaurare). Acionarea acestui buton nu afecteaz desfurarea proceselor din interiorul ferestrei de aplicaie. e. Butonul de nchidere marcat de un buton pe care se afl semnul X permite nchiderea ferestrei aplicaiei i ntreruperea proceselor care se desfoar n cadrul acesteia. Executarea unui click pe acest buton este echivalent cu apsarea combinaiei de taste ALT+F4.

112

Bara de meniuri (Menu bar) (Fig. 4) este un element caracteristic al sistemului Windows, dar coninutul ei difer de la o operaie la alta. n cazul nostru, aplicaia Word este prevzut cu o bar de meniuri care poate fi folosit ori de cte ori se solicit aplicarea unei funcii (comenzi) a editorului i conine meniurile aplicaiei (File, Edit etc.). Apelarea acestora se face prin executarea unui click pe numele meniului sau prin apsarea combinaiei de taste ALT+litera subliniat din numele meniului. Meniul este activat i se deruleaz o list care conine numele comenzilor din meniul respectiv. Pentru nchiderea unui meniu se execut click oriunde n afara lui.

Fig. 4. Bara de meniu Clic pe meniul File (fiier) i apare urmtoarea fereastr (Fig. 5) care conine comenzile:

Fig. 5. Fereastra Fiier (File) -New creeaz un document nou; -Open deschiderea unui document; -Close nchiderea unui document; -Save salvarea documentului cu nume avut anterior;

113

-Save As salvarea documentului activ sub un nou nume i ntr-un anumit format; -Page Setup iniializarea, configurarea paginii utilizate (dimensiuni, magini utilizate); -Print Preview examinare nainte de imprimare, afiarea documentului n forma n care va fi tiprit; -Print tiprirea documentului; -Lista documentelor utilizate recent (la o configuraie standard se afieaz numele a patru documente; -Exit prsirea programului Word. Clic pe meniul Edit (Editare) i apare fereastra (Fig. 6.) care conine comenzile:

Fig. 6. Fereastr Editare -Undo anuleaz ultima comand; -Repeat repet ultima comand sau aciune; -Cut decupare(tiere) i inserare n clipboard; -Copy copiere; -Paste insereaz, lipete o selecie (se folosete mpreun cu cut sau copy);
114

-Paste Special insereaz coninutul clipboard-ului n documentul curent n formatul specificat de utilizator; -Paste as Hyperlink insereaz coninutul clipboard-ului sub forma unei hiper-nlnuiri i nlocuiete orice selecie; -Clear terge textul sau obiectul selectat; -Select All selecteaz tot documentul (tot textul i toate imaginile din fereastra activ); -Find cutarea unui text specificat sau a unei formatri specificate; -Go To mutarea liniuei de inserie la un articol specificat de utilizator; -Links vizualizarea, actualizarea sau ndeprtarea nlnuirilor existente n documentul activ; -Object deschiderea obiectului selectat n programul care a creat obiectul respectiv, n vederea editrii lui sau mutarea obiectului selectat ntr-un alt tip de obiect. Clic pe meniul View (Vizualizare) i apare fereastra (Fig. 7) cu urmtoarele comenzi:

Fig. 7. Fereastra Vizualizare -Normal mod normal de vizualizare; -Web Layout aspect pagin Web;

115

-Print Layout aspect pagin imprimat; -Outline modul de vizualizare de tip rezumat; -Toolbars afiarea ascunderea diferitelor bare de instrumente; -Ruler afiarea ascunderea riglei; -Document Map afiarea ascunderea geografiei documentului (panoul din stnga documentului care reprezint structura lui); -Header and Footer antet i subsol; -Footnotes vizualizarea notelor de subsol i de sfrit; -Comments vizualizarea panoului de editare a tuturor comentariilor ataate documentului; -Full Screen modul de vizualizare de tip ecran ntreg; -Zoom modificarea dimensiunii ferestrei de editare. Accesnd meniul Insert (Inserare) se deschide fereastr (Fig. 8) cu urmtoarele comenzi :

Fig. 8. Fereastra Inserare -Break n locaia liniei de inserie se insereaz o ntrerupere de pagin sau de coloan;

116

-Page Numbers inserare numere de pagin; -Date and Time inserarea datei calendaristice i a orei exacte; -Auto Text creaz sau insereaz o intrare n lista de texte automate; -Field inserarea unei instruciuni de cmp la locaia actual a liniei de inserie; -Symbol inserarea simbolurilor i a caracterelor speciale; -Comment inserarea unui comentariu la locaia liniei de inserie; -Footnote inserarea unei note de subsol sau de sfrit; -Caption inserarea unei legende care se ataeaz la o figur sau tabel; -Crossw-reference inserarea unei referine ncruciate spre un element al documentului; -Index and Tables inserarea unui indice de noiuni, a unui cuprins sau a unui tabel; -Picture insereaz o imagine; -Text Box inserarea unei cutii text; -File inserarea coninutului unui fiier selectat; -Object inserarea unui obiect sub form ncapsulat sau nlnuit; -Bookmark creare unui semn de carte (marcaj n document); -Hyperlink. Clic pe meniul Format i apare fereastra (Fig. 9) cu urmtoarele comenzi:

117

Fig. 9. Fereastra Format -Font modific fontul i spaierea dintre caractere; -Paragraph modific retragerea paragrafelor, alinierea textului, spaierea liniilor; -Bullets and Numbering transform paragrafe n liste marcate sau numerotate; -Columns modific numrul de coloane n documentul activ; -Tabs stabilete poziia i alinierea stopurilor tabulare i determin tipul caracterului pentru fiecare stop tabular; -Drop Cap formatarea primului caracter al paragrafului sau a unui text selectat ntr-o liter ornamental sau text ornamental; -Change Case modific utilizarea minusculelor/majusculelor ntru-un text selectat; -Background afieaz o fereastr specializat n selectarea culorii de fond a documentului; -Theme aplic sau ndeprteaz o tem dintr-o pagin Web; -Frames creeaz cuprinsul docmentului n cadrul stng al unei pagini organizate sub form de cadre; -Auto Format analizeaz coninutul documentului activ dup care realizeaz formatarea automat a documentului respectiv;
118

-Style aplicarea, crearea sau modificare unui stil; -Object formatarea proprietilor obiectului selectat. Clic pe meniul Tools (instrumente) i apare fereastra (Fig. 10) cu urmtoarele comenzi:

Fig. 10. Fereastra Instrumente -Spelling and Grammar verific greelile de ortografie i gramaticale din document; -Language limba folosit; -Word Count numerotarea paginilor, cuvintelor, caracterelor, paragrafelor i liniilor din document; -Auto Summarize crearea automat a sumarului; -Auto Correct corectare automat a textului; -Track Changes urmrirea modificrilor n documentul activ, n cazul prelucrrii n comun a documentelor; -Merge Documents mbinare documente; -Protect document protejare document; -Online Collaboration colaborare interactiv; -Mail Merge mbinare coresponden;

119

-Envelopes and Labels crearea i tiprirea plicurilor i etichetelor; -Letter Wizard Expert scrisoare; -Macro macrocomand; -Templates and Add-Ins abloane i componente induse la cerere; -Customize particularizare editorului prin modificarea butoanelor diferitelor bare de instrumente, a comenzilor i tastelor de prescurtri; -Options obiuni ale editorului (aspectul exterior al ecranului, opiunile referitoare la salvare, editare, tiprire). Clic pe meniul Table (tabele) i apare fereastra (Fig.11) cu urmtoarele comenzi:

Fig. 11. Fereastra Table (tabel) -Draw Table desenarea unui tabel cu ajutorul mouse-ului; -Insert Tabel inserarea unui tabel; Columns to the Left (inserare coloane n stnga coloanelor selectate); Columns to the Right (inserare coloane la dreapta coloanelor selectate); Rows Above (inserare de rnduri deasupra celor selectate); Rows Below (inserare rnduri sub cele selectate); Cells (inserare de celule n vecintatea celor selectate); -Delete tergere tabel, coloane, rnduri, celule; -Select selectare; -Merge Cells unirea celulelor;

120

-Split Cells fragmentarea celulelor; -Split Table fragmentarea unui tabel; -Table AtuoFormat formatarea automat a tabelului; -AutoFit modificarea automat a limii coloanelor tabelului, n funcie de cantitatea de text tastat; -Heading Rows Repeat repetare rnduri titlu; -Convert conversie; -Sort sortarea liniilor selectate; -Formula inserare formule n celula curent; -Hide Show Gridlines ascunderea afiarea liniilor directoare ale tabelului; -Table propeties modificarea proprietilor tabelului. Meniul Window ( Fereastr), (Fig. 12) cuprinde:

Fig. 12. Meniu Window (Fereastr) -New Window fereastr nou; -Arrange All aranjare total; -Split scindare; -Lista cu numele ferestrei deschise la un moment dat. Meniul Help (Ajutor), (Fig.13) cuprinde:

121

Fig. 13. Fereastra Help (Ajutor) -Microsoft Word Help ajutor Micosoft Word; -Show/Hide the Office afiare / ascundere asistent Ofice; -Whats This? obinerea de informaii referitoare la comenzi i butoane de comand; -Office on the Web Office pe Web; -Detect and Repair detectarea i repararea automat a erorilor n programul Word 2000; -About MS Word despre MS.Word Bara de instrumente standard conine cele mai folosite comenzi utilizate pentru scrierea unui text. Toate comenzile din bara de instrumente apar i n submeniurile ce pot fi accesate din bara de meniuri (descrise mai sus).

New creeaz un nou document Word (comanda asociat opiunii New din File). Open deschide documentele Word existente (File Open). Save salveaz documentul Word curent (File Save). Print tiprete documentul Word curent (File Print ). Print Preview afieaz documentul Word integral, pentru a avea o imagine de ansamblu a acestuia (File Print Preview).

122

Spelling and Grammar verific corectitudinea ortografic i gramatical a celor scrise n documentul Word curent (Tools Spelling and Grammar). Cut taie o zon selectat a textului i o transfer n Clipboard (Edit Cut). Copy copiaz zona selectat n Clipboard (Edit Copy). Paste lipete zona selectat din Clipboard n poziia cursorului (Edit Paste). Format Painter copiaz formatul unui text selectat i l aplic altui text. Undo typing anuleaz operaia executat anterior (Edit Undo Typing). Redo typing operaia de revenire (Edit Redo typing). Insert hyperlink (Insert /Hyperlink). Web toolbar (View Toolbars). Tables and Borders afieaz bara pentru tabele i chenare (View Toolbars); Insert Table insereaz tabele (Table Insert table); Insert Microsoft Excel Worksheet insereaz o foaie de lucru specific aplicaiei Excel. Columns structureaz documentul sau o poriune selectat a acestuia n coloane (Format Columns). Drawing afieaz sau ascunde bara de desene (View Toolbars). Document Map deschide n partea stnga a documentului o fereastr care arat structura documentului. Show /Hide afieaz/ascunde delimitrile dintre cuvinte i paragrafe.
123

Zoom reduce sau mrete modul de afiare a documentului (View Zoom). Dac dorim sa adugm i alte comenzi pe bara de instrumente standard, se execut clic dreapta pe bar sau n meniul VIEW TOOLBARS i apare urmtoarea fereastr (Fig. 14):

Fig. 14. Fereastra cu Barele de instrumente Clic pe Customize (Particularizare) i apare o fereastr cu trei submeniuri (bare de instrumente, comenzi i opiuni) din care ne alegem comenzile dorite:

Fig. 15. Fereastra Particularizare Bara de instrumente pentru fomatarea textului (Fig. 16) permite schimbarea rapid a modului de prezentare a caracterelor (tipul fontului, mrimea caracterelor, modul de scriere a literelor) i alte elemente de aranjare a textului.

124

Fig. 16. Bara de instrumente formatare Selectm un anumit stil pentru un paragraf selectat. Este afiat pe ecran sau l putem selecta din meniul Format. Selectm fontul caracterelor. Selectm dimensiunea caracterelor. Selectm forma caracterelor. Bold (ngroat), italic (cursiv), underline (subliniat). Selctare aliniere text (stnga, centrare, dreapta sau stnga/dreapta) Adaug numere sau buline (marcatori) pentru un paragraf selectat. Decrease Indent i Increase Indent determin deplasarea paragrafului selectat la stnga sau la dreapta documentului. Outside Border ncadreaz n chenar sau adaug margini (la dreapta sau la stnga) paragrafului selectat. Highlight marcheaz paragraful selectat pe un font de culoare ales, pentru evidenierea textului Selectarea culorii textului Superscript i subscript comenzi de schimbare a formatului textului selectat. Rigla (Fig. 17) permite schimbarea rapid a modului de prezentare a textului: mrimea marginilor i a alineatelor, limea coloanelor dintr-un tabel.

Fig. 17. Rigla Barele de derulare (Scroll bar) sunt barele umbrite de pe marginea dreapt i de pe marginea de jos a ferestrei unui documente (vezi fig. 2). Pentru a defila la o anumit regiune a unui document, se gliseaz caseta sau se apas pe sgeile barei de derulare. Ele pot fi ascunse /afiate din meniul Tools (Options View horizontal/vertical scroll bar).
125

Bara de stare (vezi fig. 2) este afiat implicit; ascunderea ei se realizeaz din miniul Tools (Options View status bar). Este bara de la baza ferestrei documentului care afieaz informaii despre o comand sau un buton al unei bare de instrumente, despre o operaie n desfurare sau poziia punctului de inserare, numrul de pagini, numrul de rnduri, limba setat pentru documentul respectiv. Pe lng aceste bare, editorul de texte Word conine i alte bare de instrumente cuprinznd diferite funcii, cum ar fi funcia pentru realizarea unor desene, diagrame, tabele. Pentru a vedea ce bare pune la dispoziie Word, se efectueaz dublu clic pe comanda Toolbars din meniul View sau se plaseaz indicatorul mouse-ului pe una din barele de instrumente afiate i se execut clic folosind butonul drept al mouse-ului. Zona de text este zona n care va fi afiat textul (Fig.18).

Punctul de inserare (insertion point) arat locul n care va fi introdus textul cnd se ncepe scrierea. Dac se dorete tergerea unor caractere, tergerea va ncepe din locul indicat de punctul de inserare (Fig.18).

126

Introducerea textului Pe ecran vor aprea, de fapt, doi indicatori: punctul de inserare (cursorul obinuit), care arat locul unde va fi introdus textul i indicatorul mouse-ului, care permite folosirea comenzilor editorului. nainte de introducerea textului, trebuie s inem cont de faptul c exist anumii parametri definii ce caracterizeaz documentul, pentru c, dup instalare, editorul Word definete o serie de parametri implicii. De fiecare dat cnd ncepem lucrul cu un document nou, parametrii implicii sunt considerai ca fiind cei stabilii de editor. Aceti parametri pot fi modificai i salvai ca fiind parametri implicii. Textul poate fi introdus ntr-un fiier nou sau ntr-unul deja existent. Dac se dorete introducerea textului ntr-un fiier nou, vom lucra n fiierul gol, numit Document 1, pe care Word l deschide automat. Crearea unui nou document se poate realiza, n condiiile n care lucrm n momentul respectiv la un altul, prin folosirea comenzii New din meniul File sau din bara cu instrumente standard. Dac textul urmeaz a fi introdus ntr-un fiier deja existent, executm clic pe opiunea Open a meniului File sau pe butonul Open din bara cu instrumente standard. Va fi afiat o caset de dialog (Fig. 19) din care vom selecta unitatea de disc i directorul n care se afl salvat respectivul fiier (n caseta Look in).

Fig. 19. Deschidere document existent

127

Deplasarea rapid prin text Cnd lucrm cu un editor, cel mai important lucru este s tim s ne deplasm prin text, schimbnd poziia cursorului. Pentru aceasta se folosete grupul de taste direcionale (aa numitele taste sgei), care determin modificarea poziiei cursorului. Tastele-sgei deplaseaz cursorul cu o poziie, astfel:

Sgeata spre stnga deplaseaz cursorul spre stnga cu o poziie. n cazul n care cursorul se afl la nceputul rndului, el se va muta la sfritul rndului anterior. Sgeata spre dreapta deplaseaz cursorul spre dreapta cu o poziie. n cazul n care cursorul se afl la sfritul rndului, el se va muta la nceputul rndului urmtor.

Sgeata n jos deplaseaz cursorul cu un rnd mai jos. Dac fiierul e mai mare dect ecranul i cursorul se afl pe ultimul rnd vizibil, textul se va deplasa n sus cu o linie i primul rnd va disprea de pe ecran.

Sgeata n sus deplaseaz cursorul cu un rnd mai sus. Dac fiierul e mai mare dect ecranul i cursorul se afl pe primul rnd vizibil, textul se va deplasa n jos cu o linie i ultimul rnd va disprea de pe ecran. n afar de tastele necesare pentru deplasarea rapid prin text, putem folosi i urmtoarele combinaii de taste: - Ctrl+Home deplaseaz cursorul la nceputul textului; - Ctrl+End deplaseaz cursorul la sfritul textului;

128

- Ctrl+sgeat spre stnga deplaseaz cursorul la cuvntul anterior; - Ctrl+sgeat spre dreapta deplaseaz cursorul la urmtorul cuvnt; - Go to sau Ctrl+G permite deplasarea direct la o anumit pagin sau la alte zone predefinite ale documentului; - Enter permite trecerea la un nou paragraf; - Ctrl+Enter permite trecerea la o nou pagin. Deplasarea prin text se poate face, de asemenea, i cu ajutorul mouse-ului, prin plasarea acestuia pe barele de derulare, pentru stabilirea zonei/paginii, i executarea unui clic pe butonul stng, pentru stabilirea locului exact pe paragraf/rnd sau n interiorul unui cuvnt. tergerea unui caracter sau a unui fragment de text Pentru a corecta textul, este nevoie s tergem un caracter, un cuvnt sau chiar un fragment de text. Pentru a terge un caracter, putem folosi tastele: Delete i Backspace Tasta Delete, terge caracterul din dreapta cursorului, iar textul de la dreapta cursorului se mut cu un caracter spre stnga. Tasta Backspace, terge caracterul din stnga cursorului. Textul din dreapta cursorului se deplaseaz cu un caracter spre stnga. Cursorul nu i schimb poziia. De asemenea: - Ctrl+Backspace terge cuvntul din stnga, - Ctrl+Delete terge cuvntul din dreapta, - Ctrl+X elimin din document textul selectat anterior i l plaseaz n memoria Clipboard. Pe lng posibilitile de tergere prin intermediul tastaturii, utile pentru eliminarea caracterelor i cuvintelor, aceast operaie mai poate fi pus n aplicare prin selectarea cuvntului, rndului, paragrafului etc. cu ajutorul mouse-ului, i folosirea comenzii de tergere din bara de instrumente

129

FORMATAREA TEXTULUI Formatarea se refer la schimbrile care se fac n aspectul documentului. Sublinierea cuvintelor, alinierea paragrafelor, crearea unei liste numerotate, setarea marginilor paginii etc, reprezint formatri ale documentului. Pentru a modifica un cuvnt sau o poriune de text, acesta trebuie mai nti selectat. Pentru selectare, putem alege una din urmtoarele variante: 1) Selectarea unui cuvnt se plaseaz indicatorul mouse-ului pe cuvntul respectiv i se execut dublu clic folosind butonul stng al mouse-ului; se poziioneaz cursorul n faa cuvntului pe care dorim s-l selectm, inerea tastei Shift apsat i apsarea succesiv a tastei direcionale orientate spre dreapta, pn cnd cuvntul respectiv va fi marcat n ntregime. 2) Selectarea unui rnd - se plaseaz indicatorul mouse-ului n stnga ferestrei documentului, n dreptul rndului respectiv, i se execut dublu clic folosind butonul stng al mouse-ului; - se aduce cursorul n prima poziie din stnga rndului, se ine tasta Shift apsat i se apas tasta direcional orientat n jos o singur dat. 3) Selectarea mai multor rnduri - se plaseaz indicatorul mouse-ului n stnga ferestrei documentului, n dreptul primului rnd de selectat, se apas butonul stng al mouse-ului, se deplaseaz indicatorul pn n dreptul ultimului rnd de selectat i apoi se elibereaz butonul mouse-ului; - se aduce cursorul n prima poziie din stnga primului rnd al textului ce se selecteaz, se apas continuu tasta Shift i i se aps succesiv tasta direcional orientat n jos, fiecare apsare fiind echivalent cu selectarea unui rnd. 4) Selectarea unui paragraf - se plaseaz indicatorul mouse-ului n interiorul paragrafului i se apas de 3 ori butonul stng al mouse-ului.

130

5) Selectarea ntregului text - se plaseaz indicatorul mouse-ului n stnga ferestrei i se apas butonul mouse-ului de 3 ori; - prin apsarea concomitent a tastelor Ctrl+A; - se poate folosi i comanda Select All din meniul Edit. Pentru a anula selectarea unui cuvnt sau a unei poriuni de text este suficient s executm clic oriunde n textul respectiv, folosind butonul stng al mouse-ului. Formatarea textului se face n principal cu ajutorul barei de instrumente. Aceasta ofer cele mai rapide soluii de schimbare a parametrilor principali ai textului. Formatarea unui text include formatarea caracterelor i formatarea paragrafelor. n afar de acestea, dimensiunile marginilor, mrimea paginii i orientarea acesteia pot influena aspectul textului respectiv. Formatarea caracterelor const n definirea aspectului acestora i se refer la tipul i mrimea fontului utilizat, precum i la stilul lor (ngroat, subliniat, cursiv, caracter tip exponent, caracter tip indice etc.). Formatarea unui paragraf const n stabilirea (setarea) parametrilor ntregului paragraf. Un paragraf poate fi centrat, aliniat la marginea din dreapta, indentat fa de marginea din stnga sau din dreapta (adic plasat la o anumit distan fa de marginile paginii) sau poate fi indentat numai primul rnd al paragrafului respectiv. De asemenea, se poate stabili o anumit distan ntre rndurile unui paragraf. Pentru a schimba formatul unui text, se selecteaz fragmentul de text dorit i se modific formatul acestuia alegnd dintre funciile disponibile pe bara de instrumente, pentru formatarea textului, pe cea necesar. Un text poate fi formatat i n alte moduri:

prin intermediul opiunilor meniului rapid, afiat ca urmare a unui clic dreapta cu mouse-ul pe paragraful selectat; - cu ajutorul comenzilor rapide de tastatur, de exemplu:

131

- Ctrl+C Copy; - Ctrl+X Cut; - Ctrl+V paste; - Ctrl+Z i Ctrl+Y anuleaz i reia ultima operaie; - Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U ngroa, scrie cursiv, subliniaz textul selectat; - Ctrl+N deschide un nou document.

cu ajutorul comenzilor specifice din meniuri: pentru formatarea paragrafelor se folosete comanda Paragraph din meniul Format, iar pentru formatarea caracterelor se folosete comanda Font, aflat tot n meniul Format. n casetele de dialog afiate ca urmare a seleciei acestor comenzi se regsesc o serie de funcii suplimentare de formatare a textului (referitoare la spaiul dintre caractere, la modul de animare a caracterelor, la spaierea paragrafelor etc.)

Cum s adugm artificii? Unul din principalele avantaje ale folosirii aplicaiilor Windows este uurina cu care putem conferi documentelor noastre un aspect profesional, folosind combinaia potrivit de fonturi, stiluri, dimensiuni etc. Fonturi i stiluri de fonturi Alegerea fontului potrivit poate face diferena dintre un document cu aspect profesional i creaia plictisitoare a unui amator. Fonturile sunt controlate de Windows, ceea ce nseamn c un font este disponibil n toate aplicaiile Windows. Putem accesa fonturile i multe din atributele lor direct din bara de instrumente Formatting (Formatare) sau prin selectarea din bara de meniu FORMAT FONT. Pentru a schimba fontul, dm clic pe sgeata din dreptul numelui de fond. Toate fonturile sunt scalabile, ceea ce nseamn c le putem da orice dimensiune, introducnd-o pe cea dorit n caseta de dialog Font Size (Dimensiunea Fontului). Desigur, putem selecta dimensiunile i din listele autoderulante. Pentru a scoate n evidenta un cuvnt sau o poriune de text, putem folosi stiluri (formate) diferite ale caracterelor. In Word sunt mai multe stiluri: bold (aldin), italic (cursiv) underline (subliniere), superscript (exponent)

132

sau subscript (indice). De asemenea, Word si Power Point au efecte precum umbra (shadow) si n relief (emboss). Pentru stilurile Bold (Aldin), Italic (Cursiv) sau Underline (Subliniere), executm clic pe butonul corespunztor de pe bara de instrumente. Trebuie s inem minte s selectm textul (poate fi i o liter) nainte de a putea schimba fontul sau stilul fontului. Cele mai multe modificri ale caracterelor se pot realiza din meniul ii FORMATFONT care pune la dispoziie trei etichete de dialog:

prima caset Font (Fig.20) afieaz, pe lng posibilitile oferite de bara de instrumente pentru formatarea textului, mai multe tipuri de sublinieri i efectele prin care pot fi evideniate anumite caractere.. Aceast caset permite stabilirea urmtoarelor opiuni: Fontul, stilul fontului, dimensiunea fontului, culoare font, stil subliniere. Efecte cu opiunile: tierea textului cu o linie, cu o linie dubl, exponent, indice, umbr, contur, n relief, gravat, majuscule reduse, doar majuscule, ascuns.

Prin intermediul afirii din partea de jos a ferestrei (Previw), se poate verifica efectul opiunilor stabilite naintea aplicrii acestora.

Fig. 20. Fereastra Font - cea de-a doua caset (Fig. 21) Character Spacing (spaiere caractere) permite alegerea unui anumit spaiu ntre caractere i a poziiei caracterelor n raport cu rndul. Permite vizualizarea obiunilor fcute. (Examinare).

133

Fig. 21. Fereastra Spaiere caractere

caseta Animation (efecte text, Fig. 22) faciliteaz i mai mult evidenierea caracterelor, prin aplicarea unor efecte de animaie. Pentru a elimina un efect animat, se alege comanda None. Efectele de text animat apar pe ecran, dar nu se imprim. De asemenea, putem vizualiza opiunile fcute.

Fig. 22. Fereastra Efecte text

Indentri i spaiere Dac dorim s aliniem unele paragrafe altfel dect restul textului, putem face acest lucru folosind tastele Space and Tab. Prin apsarea succesiv a tastei Space se creeaz attea spaii cte sunt necesare. La apsarea tastei Tab,
134

punctul de inserare se deplaseaz pn la urmtorul tab stop (punctul de oprire pentru taburi). Tab stop-urile sunt plasate la intervale regulate (1,25cm). Utilizatorul poate schimba poziia punctelor de oprire sau poate introduce unele noi (opiunea Tabs (tabulatori) din meniul Format). Poziiile n care se afl tab stop-urile sunt marcate pe rigl. Alinierea textului se poate face mai simplu folosind formatul de text potrivit. Editorul Word ne pune la dispoziie patru tipuri de aliniere care se regsesc n bara de instrumente pentru formatarea textului: aliniere la stnga, la centru, la dreapta, stnga/dreapta. Pentru a schimba alinierea unui text trebuie s selectm mai nti paragrafele respective. Pentru a schimba i alte setri care se refer la formatul unui paragraf, folosim comanda Paragraph Indents and Spacing (Indentri i Spaiere) din meniul Format; pe ecran apare fereastra (Fig. 23) cu urmtoarele comenzi:

Caseta Alignment (aliniere) permite stabilirea modului de aliniere a paragrafului: la stnga, centrat, la dreapta, stnga-dreapta. Aceste comenzi se gsesc i pe bara de formatare. Un text poate fi aranajat modificnd, n afara modului de aliniere, spaiul dintre paragrafe, spaiul dintre liniile unui paragraf, precum i indentarea. O modalitate simpl de indentare este cea a folosirii butoanelor Decrease Indent i Increase Indent din bara de formatare. Dm un clic oriunde n
135

paragraful pe care dorim s-l indentm sau selectm mai multe paragrafe, i apoi apsm butonul Decrease Indent (Micorare indent) pentru a reduce indentarea la stnga. Apsm butonul Increase Indent (Mrire indent) pentru a extinde indentarea la dreapta. Dar o formatare mai complet se realizeaz schimbnd valorile parametrilor din caseta Indents and Spacing. Ca i la formatarea fonturilor, fereastra Paragraph conine o caset Previw n care poate fi vzut rezultatul modificrilor fcute, nainte de a le aplica ntregului text. Indentarea unui text const n definirea locului n care va fi amplasat textul respectiv, n funcie de marginea din stnga i din dreapta. Word ofer trei modaliti de accesare a comenzilor de indentare a paragrafelor: bara de instrumente, rigla i caseta de dialog Paragraph de pe bara de meniu (Format). n caseta Indentation (indentare) pot fi selectate urmtoarele opiuni: Left (stnga) definete indentarea n funcie de marginea din stnga (se specific distana la care dorim s fie lsat textul respectiv fa de marginea din stnga). Right (dreapta) definete indentarea n funcie de marginea din dreapta (se specific distana la care dorim s fie plasat textul respectiv fa de marginea din dreapta). Special pune la dispoziie mai multe indentri speciale (se refer numai la indentarea la stnga): - (none) toate rndurile paragrafului sunt aliniate la aceeai distan fa de marginea din stnga (distana deja stabilit n caseta Left); - first line (primul rnd) primul rnd este indentat la distana specificat n caseta Size. Aceast valoare se adun la valoarea din caseta Left; - hanging (suspendat) face ca toate rndurile unui paragraf, cu excepia primului rnd, s fie indentate cu valoarea din caseta Size. Acest tip de formatare este foarte util la enumerarea caracteristicilor unui obiect, atunci cnd fiecare caracteristic este nsoit de o scurt descriere. Left i Right sunt opiuni de precizie.

136

Prin intermediul casetei Spacing (spaiere) se definete distana dintre rndurile unui paragraf, precum i distana dintre paragrafe. Opiunile disponibile sunt: - Before (nainte) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaiului liber care va fi lsat naintea unui paragraf; - After (dup) este folosit pentru stabilirea dimensiunii spaiului liber care va fi lsat dup un paragraf; - Line Spacing (spaiul dintre rnduri) este folosit pentru a specifica distana dintre rndurile unui paragraf. La derularea acestei liste vor aprea urmtoarele opiuni: - Single spaiul dintre rnduri este egal cu dimensiunea unui rnd, la care se adaug i un mic saiu variabil. Textul va fi scris la un rnd; - 1,5 lines spaiul dintre rnduri este egal cu dimensiunea unui rnd i jumtate (textul este scris la un rnd i jumtate); - double spaiul dintre rnduri este aproximativ egal cu dimensiunea a dou rnduri (textul este scris la dou rnduri); - at least stabilete un spaiu minim ntre rnduri; la nevoie aceast valoare va fi mrit; - exactly stabilete distana exact dintre rnduri, distana care nu poate fi modificat de editor; - multiply permite stabilirea mrimii spaiului ca multiplu de dimensiunile unui rnd. Crearea indenturilor folosind rigla A doua metod de indentare a paragrafelor folosind rigla (Fig. 24) poate necesita mai mult munc, dar prin ea se pot vedea indentul stnga, dreapta, ,,agat sau dual. Putem folosi rigla pentru a stabili tabulatorii, indenturile, marginile din dreapta i stnga n modul de vizualizare Page Layout (Aspect pagin imprimat). Exist patru tipuri de indenturi pe rigl: 1. First line indent (Indent prima linie); are acelai efect cu apsarea tastei Tab;

137

2. Hanging Indent (Indent agat); aga celelalte rnduri ale paragrafului n partea dreapt a primului rnd, atunci cnd indentul agat este poziionat n dreapta indentului pentru prima linie; 3. Left Indent (Indent stnga); separ paragraful de restul textului aliniind toate rndurile n partea stng; 4. Right Indent (Indent dreapta); aliniaz textul n partea dreapt i de obicei este combinat cu un indent stnga pentru a forma un indent dual. Acestea sunt folosite de obicei pentru a scoate n eviden citatele. Pentru a schimba indenturile textului existent, selectm paragraful sau paragrafele pe care dorim s le indentm i deplasm indentul pe rigl n locaia dorit. Deplasarea Indentului prima linie sau a Indentului ,,agat indenteaz sau aga primul rnd al fiecrui paragraf. Deplasarea Indentului stnga sau a Indentului dreapta indenteaz toate rndurile paragrafului.

Dac Rigla nu este vizibil executm pe butonul View (Vizualizare) Ruler (Rigl).

Marcatori i numerotare (Bullets and Numbering) Unele texte cuprind liste, enumerri de elemente ce trebuie precedate de simboluri grafice pentru a se evidenia ca atare. Pentru aceasta, editorul Word pune la dispoziie instrumente speciale ce permit crearea unei liste sau transformarea mai multor paragrafe succesive ntr-o list numerotat (Numbering) sau ntr-o list n care fiecare element este marcat cu un caracter grafic, de exemplu cu marcatori (Bullets). Se

138

selecteaz paragrafele care se doresc marcate i se clicheaz pe unul din butoanele Numbering sau Bullets existente n bara de instrumente pentru formatarea textului. Comenzile Bullets and Numbering mai pot fi accesate din meniul Format Bullets and Numbering, sau din meniul contextual afiat ca urmare a unui clic dreapta. Fereastra Bullets and Numbering (Fig. 25) cuprinde trei opiuni: liste marcate (Bulleted), numerotate (Numbered) i ierarhizate, subliste (Outline Numbered).

Fig. 25. Fereastra Marcatori i numerotare Listele marcate sunt utilizate pentru informaii legate ntre ele, dar care nu au o ordine prestabilit; Listele numerotate sunt utilizate pentru informaii care trebuie parcurse ntro anumit ordine prestabilit; Listele ierarhizate sunt o combinaie ntre mai multe liste subliste i sunt utilizate pentru informaii care trebuie s fie prevzute cu mai multe nivele; diferitele nivele sunt evideniate prin retrageri ale liniilor; astfel de liste sunt folosite la rezumate sau documentele tehnice. Tierea (cut), Copierea (copy) i Inserearea (paste) textului

Comanda Cut, taie textul selectat i l mut din locaia lui curent i l copiaz n Clipboard. Comanda este disponibil numai dup selectarea textului.
139

Comanda Copy pune fragmentul selectat n clipboard, fr a-l terge din text. Comanda este disponibil numai dup selectarea textului. Comanda Paste insereaz informaiile din clipboard n text, acolo unde este plasat punctul de inserare. Comanda nu este disponibil dac clipboard-ul este gol.

Toate tehnicile de mutare i copiere funcioneaz i cu imagini sau obiecte. Comenzile Cut, Copy i Paste sunt funcii standard n Windows, de aceea ele au taste de comenzi rapide corespunztoare pe care le putem folosi chiar dac opiunile nu se afl pe barele de meniu sau de instrumente. Selectm textul sau obiectul i apsm: - Ctrl+X pentru decupare, - Ctrl+C pentru copiere, - Ctrl+V pentru inserare. - Editorul Word, folosete clipboard-ul (memoria temporar) pentru operaiile care necesit stocarea temporar a datelor (de exemplu mutarea fragmentelor de text). Clipboard-ul este un element caracteristic sistemului Windows, care poate fi folosit de orice aplicaie Windows, prin urmare i de editorul Word. Clipboard-ul reprezint o zon n care pot fi stocate diferite date sau obiecte. Cnd folosim clipboard-ul, nu trebuie s ne facem griji c informaiile pe care dorim s le plasm acolo sunt prea mari. Putem introduce de la un caracter pn la texte foarte lungi. Clipboard-ul se folosete numai pentru comenzile: Cut, Copy i Paste. Aceste trei comenzi le gsim pe bara de instrumente standard, n meniul Edit sau clic dreapta pe textul selectat. Numerotarea paginilor Atunci cnd dorim s numerotm paginile documentului nostru, folosim comanda Page Numbers (Numere de pagin) din meniul Insert Inserare). Pe ecran se va deschide o fereastr (Fig. 26) care cuprinde comenzile:

Position (Poziie) aceast comand ne ofer posibilitatea de a specifica locul n care dorim s fie imprimat numrul paginii. Opiunile disponibile sunt: - Top of Page n partea de sus a paginii;

140

- Bottom of Page (n partea de jos a paginii).

Alignment (Aliniere) aici putem specifica cum vrem s aliniem numerele paginilor: - Left aliniaz toate numerele n stnga paginii; - Center aliniaz toate numerele n centrul paginii; - Right aliniaz toate numerele la marginea dreapt a paginii; - Inside fiecare numr este poziionat lng marginea interioar a documentului, adic n stnga pe paginile impare i n dreapta pe cele pare; - Outside fiecare numr este poziionat lng marginea exterioar a documentului, adic n dreapta pe marginile impare i n stnga pe cele pare.

Show Number on First Page (afiare numr pe prima pagin) aici putem specifica, prin bifare, dac dorim s imprimm numrul de pagin ncepnd chiar cu prima pagin.

Fig. 26. Page Numbers (Numere de pagin) Executnd clic pe Format, caseta de dialog Page Number Format (Fig. 27) va fi afiat pe ecran i cu ajutorul ei putem alege formatul de numerotare a paginilor.

141

Fig. 27. Fereastra Formatare numere pagin n partea de jos a casetei de dialog apare comanda Start at n care putem introduce numrul de la care dorim s nceap numerotarea.

Crearea antetelor i subsolurilor Antetul/Subsolul reprezint informaii indentice pentru mai multe pagini, tiprite la nceputul, respectiv sfritul fiecrei pagini. Pentru aceasta folosim comanda Header and Footer (Antet i subsol) din meniul View (Vizualizare), Fig. 28.

Fig. 28. Fereastra Vizualizare Antet i Subsol Casetele aprute, nconjurate cu linii punctate, vor fi completate cu informaiile dorite, respectnd regulile de introducere a unui text. Pentru revenirea n zona documentului se clicheaz butonul CLOSE. Pentru revenirea n zona de antet se clicheaz de dou ori cu mouse-ul pe textul antetului. Indiferent dac alegem s inserm antet, subsol, sau ambele procesul este acelai. Vom utiliza butoanele Switch between Header and Footer (Schimb ntre antet i subsol) i Show Previous/Show Next (Afiare anterior/Afiare urmtor) pentru a putea naviga ntre antet i subsol n fiecare seciune a documentului. Pentru tergerea unui antet/subsol se poziioneaz cursorul n seciunea care conine antetul, respectiv subsolul; se alege comanda Header and Footer din meniul View i se selecteaz informaia; se apas tasta DELET. Implicit, este folosit acelai antet i acelai subsol n tot documentul. Exist ns i posibilitatea de a crea antete i subsoluri care variaz astfel:

142

1. un antet/subsol pentru prima pagin a documentului i altul diferit pentru restul paginilor: din bara de instrumente pentru antete i subsoluri se alege comanda Page Setup (Iniializare pagin) i se selecteaz fereastra Layout (Aspect); din subfereastra Headers and Footers (Antet i Subsol) se activeaz comanda Diferent first page (Prima pagin diferit); 2. un anumit antet/subsol pentru paginile pare i altul diferit pentru paginile impare: din fereastra Headers and Footers (Antet i Subsol) se activeaz comanda Diferent odd and even (Pagina impar difer de cea par. Note de subsol i de sfrit Notele de subsol sunt plasate de obicei n marginea inferioar a paginii, iar notele de sfrit sunt plasate la sfritul documentului. Pentru inserarea unei note se procedeaz astfel: - se poziionez cursorul acolo unde se dorete inserarea notei; - se deschide meniul Insert (Inserare), (Fig. 29).

Fig. 29 - se clicheaz pe not de subsol i se va deschide fereastr (Fig. 30) cu dou subferestre: Insert (Inserare) pentru Footnote (Note de subsol) i Endnote (Not de sfrit) i Numbering (Numerotare) cu cele dou opiuni (numerotare automat i marcaj particularizat) i care ne permite alegerea modului de numerotare a notelor.

143

Fig. 30. Fereastra note de subsol Ca rezultat al acestor comenzi, n locul unde se afla cursorul apare numrul notei, iar n josul paginii sau la sfrit apare nota de subsol, respectiv de sfrit. Copierea sau mutarea unei note se realizeaz dup selectarea mrcii de referint (cifra de numerotare), att prin combinaii de taste i cu mouseul, ct i cu ajutorul comenzilor Cut, Copy i Paste. Pentru tergerea unei note se selecteaz marca referinei care trebuie tears i se apas tasta Delete sau Backspace ntreruperi de pagin La introducerea unui text, utilizatorul nu trebuie s aib grij de mprirea textului n pagini. Cnd se ajunge la sfritul unei pagini, procesorul trece automat textul care urmeaz pe pagina urmtoare. Pentru a trece forat la o pagin nou exist dou metode: 1. se poziioneaz cursorul n locul n care se dorete ntreruperea paginii; n comanda Break (Intrerupere) din meniul Insert (Inserare) se selecteaz comanda Page Break (Intrerupere pagin); 2. prin combinaia de taste Ctrl+Enter. Alte elemente de definire a aspectului paginii Schimbarea parametrilor marginilor paginii Aspectul unei pagini este influenat i de mrimea marginilor. Pentru a modifica parametrii marginilor, se selecteaz din meniul File (Fiier) opiunea Page Setup (Iniializare pagin) Margins, sau putem da dublu clic pe rigl, sub marcajul marginii din dreapta. Caseta Margins (Fig. 31) permite definirea parametrilor marginilor paginii i conine urmtoarele comenzi:

144

Fig. 31. Fereastra Setare Margins (Margini) - Top (sus) specific dimensiunile marginii de sus a paginii. - Bottom (jos) specific dimensiunile marginii de jos a paginii. - Left (stnga) specific dimensiunile din stnga paginii. - Right (dreapta) specific dimensiunile din dreapta paginii. - Gutter (indoirea) specific dimensiunea spaiului suplimentar care va fi adugat marginii, n scopul ndosarierii. - Mirror margins (margini n oglind) ajusteaz marginile din stnga i din dreapta n aa fel nct, atunci cnd textul este imprimat pe ambele fee ale foii de hrtie, marginile interioare i exterioare ale paginilor opuse s fie de aceeai lime. n cutiile-text Header and Footer (Antet i Subsol) se introduc msurtorile referitoare la poziia antetului sau a subsolului fa de marginea superioar, respectiv cea inferioar a paginii (Fig. 31). Dimensiunea hrtiei i orientarea paginii Dimensiunea hrtiei i orientarea paginii se pot modifica din meniul File (Fiier), comanda Page Setup Paper Size (Dimensiune hrtie) i pe ecran apare urmtoarea fereastr (Fig. 32).

145

Fig. 32. Paper Size (Mrime pagin) Din lista Paper size se alege o dimensiune predefinit (exemplu: A4) sau se alege varianta Custom Size (dimensiune particularizat..) Orientarea paginii n seciunea Orientation (Fig. 32) sunt prezentate dou opiuni: Portrait (orientare veritical) i Landscape (orientare orizontal). Putem alege astfel orientarea paginii, adic modul n care este aezat textul pe pagin. Opiunea Portrait face ca nlimea s fie mai mare ca limea. Aceasta este oreintarea standard folosit la tiprire. Opiunea Landscape face ca limea s fie mai mare ca nlimea, textul fiind rotit cu 900. bineneles c, n timpul introducerii, textul nu este scris la 900. Acest lucru ar face citirea i urmrirea textului foarte anevoioase. Editorul Word permite introducerea unui text ntr-o pagin care apare rsturnat n memorie. Adevrata rotire a textului are loc, de fapt, n timpul imprimrii textului Din lista Apply to (Se aplic pentru) se aleg variantele dorite: Whole Document (pentru document ntreg) sau This Section (pentru aceast seciune). Stabilirea i verificarea limbii folosite Instrumentele de verificare din Microsoft Word permit corectarea ortografiei i mbuntirea aspectului documentelor create. Word are instrumente de verificare ce pot fi folosite n timpul scrierii unui text (rutine pentru verificarea n timpul scrierii a ortografiei i a sintaxei, precum i un dicionar de sinonime).

146

Stabilirea limbii folosite n programul Word comercializat n SUA, textul ntreg este marcat iniial ca fiind English (US), adic n engleza american. Dac tot textul din document sau numai o parte din el este scris ntr-o alt limb i se dorete verificarea, se procedeaz astfel: se selecteaz textul care nu este scris n engleza american; se alege Language (Limba) din meniul Tools (Instrumente) i apoi opiunea Set Language (Stabilire limb) din submeniul afiat, pentru a deschide caseta de dialog Language; se selecteaz din list, limba folosit n textul selectat (vezi Romanian); se clicheaz butonul OK. Marcarea textului ca fiind ntr-o anumit limb le permite instrumentelor de verificare din Word s caute dicionarul corespunztor cnd se folosesc instrumentele respective pentru a verifica textul n cauz. Dac se dorete ca anumite pri din text s fie excluse de la verificare, se procedeaz astfel: se selecteaz textul exclus de la verificare; se alege Language din meniul Tools i apoi opiunea Set Language din submeniul afiat pentru a deschide caseta de dialog Language; n caseta de dialog Language, se selecteaz opiunea Do not check spelling or grammar (nu se selecteaz corectarea ortografic sau gramatical). Dac se execut clic pe butonul Defaultdin caseta de dialog Language, Word va aduga limba selectat n stilul Normal al documentului. Pentru verificarea automat a ortografiei n timpul scrierii, se procedeaz astfel: se alege Options din meniul Tools i apoi se execut clic pe eticheta Speling&Grammar; se selecteaz opiunea Check spelling as you type (verificarea ortografiei n timpul tastrii), n seciunea Spelling.

147

Word va verifica ortografia textului introdus deja i va continua s verifice fiecare cuvnt scris. Dac ntlnete un cuvnt pe care l consider greit (adic un cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar), l va marca cu o linie roie ondulat. Previzualizarea textului Dup modificarea i corectarea unui document, urmeaz de obicei previzualizarea acestuia n vederea printrii sau eventual a salvrii acestuia n memoria calculatorului sau pe dischet. Pentru a vedea nainte de tiprire cum va arta pagina, dm clic pe comanda Print Preview (examinare naintea imprimrii) aflat pe bara de instrumente sau din meniul File (Fiier).

n partea de sus a ecranului va aprea bara de meniuri a editorului, precum i o bar de instrumente, numit Print Preview. Dup afiarea documentului, editorul afieaz automat ntreaga pagin . Cnd indicatorul mouse-ului se deplaseaz prin document, el este reprezentat printr-o lup n care este ncadrat semnul plus (dac imaginea este micorat), sau semnul minus (dac imaginea este mrit); se clicheaz pe zona de document ce se dorete mrit sau micorat. Pentru o previzualizare simultan a mai multor pagini, se clicheaz n bara de instrumente a ferestrei de previzualizare pe butonul pagini multiple, selectndu-se apoi, prin alunecare, numrul de pagini dorit. Pentru editarea documentului n fereastra de previzualizare, se clicheaz, n bara de instrumente a ferestrei de previzualizare, pe butonul imprimare. Salvarea unui fiier Atunci cnd am terminat lucrul cu un document sau am efectuat o anume cantitate de lucru i dorim s o stocm nainte de a continua, alegem File (Fiier) Save (Salvare) din bara de meniuri sau dm clic pe butonul Save (Salvare) de pe bara de instrumente Standard pentru a deschide caseta de dialog Save as (Salvare ca ) Caseta de dialog deschide directorul (dosarul) implicit, dar un clic pe caseta Save In (Salvare n) deschide o list autoderulant (Fig. 33) cu unitile

148

accesibile n care vrem sa salvm documentul nostru (Floppy, My Documents etc); selectm o unitate i astfel directoarele vor fi afiate n zona de sub list. Un dublu clic pe orice director, l deschide astfel nct putem vedea fiierele i directoarele coninute. Atunci cnd am localizat unitatea i directorul dorite, introducem un nume de fiier n caseta File Name (Nume fiier) din partea de jos a casetei de dialog. Ne asigurm c numele unitii sau al directorului curent se afl n caseta Save in i apoi efectum clic pe butonul Save pentru a salva fiierul.

Fig. 33. Lista autoderulant Dac omitem s salvm documentul i ncercm s-l nchidem, Word ne atenioneaz c nu am salvat ultimele modificri. Pe ecran va aprea urmtoarea fereastr:

Pentru salvare, executm clic pe Yes. Tiprirea documentului Atunci cnd vrem s tiprim un document folosim comanda Print, a crei iconi se afl pe bara standard, i atunci editorul va printa automat documentul, sau dac dorim printarea mai multor copii ale aceluiai document, sau numai anumite pagini, accesm comanda Print din meniul File. Accesnd aceast comand, ni se va deschide o fereastr (Fig. 34) n care putem da comenzile dorite.
149

Fig. 34. Fereastra Print (Printare) Subfereastra Printer (Imprimant) conine informaii legate de imprimant. Sbfereastra Page Range (ir de pagini) conine un numr de comenzi prin care se poate specifica zona de pagini care va fi tiprit: All (Toate paginile), Current Page (Pagina curent), Pages (Paginile). Pentru varianta Pages se va tipri intervalul de pagini. Comanda Print What (De imprimat..) permite selectarea tipului de informaie care urmeaz a fi tiprit. Valorile sunt: Document (Document) va tipri documentul ntreg; Document Properties (Proprietile documentului); Coments ( Comentarii), Styles (Stiluri), Auto Text Entries (Intrri Auto Text), Key Assignments (Atribuiri taste). Comada Print(Printare) permite selectarea ordinii n care vor fi tiprite paginile: All Pages in Range (Toate paginile din interval), Odd pages (Paginile impare), Even pages (paginile pare). Aceast list este accesibil numai atunci cnd din lista Print What a fost aleas varianta Document. Subfereastra Copies (Copii) conine urmtoarele comenzi: - Number of Copies (numrul de copii) selecteaz numrul de copii care vor fi tiprite; - Collate (Asamblare) organizeaz paginile care se tipresc n mai multe exemplare. Subfereastra Preview (Panoramare) cuprinde comenzile:

150

- Pages per sheet (Pagini per foaie) permite selectarea numrului de pagini care vor fi tiprite pe fiecare foaie de hrtie; - Scale to paper size (Scalare la dimensiunea hrtiei) permite selectarea dimensiunii hrtiei pe care se va tipri. Butonul de comand Options (Opiuni) permite selectarea opiunilor adiionale de tiprire. nchiderea documentului Dac am terminat lucrul la un text, avem dou posibiliti, n funcie de dorina de a mai folosi editorul dup aceea sau nu. Dac am terminat lucrul la textul curent i nu mai dorim s deschidem altul alegem opiunea Exit din meniul File. Documentul va fi nchis i vom prsi editorul. Dac am terminat lucrul la documentul curent, dar dorim s deschidem altul, alegem opiunea Close din meniul File. Documentul va fi nchis, dar nu vom putea iei din editor.

151