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ALFRESCO
Gestion documentaire libre
Plan
La problmatique
classer manipuler indexer Circuits de validation Plan qualit Utilisateurs locaux et distants
La gestion documentaire
Une Gestion lectronique des Documents, abrg GED, est un systme informatis de gestion, classement, stockage, archivage, recherche de documents. Il s'agit aussi de grer "la vie" et les flux de ces documents. Une solution de GED propose de grer les cycles de vie (version 1, version 2...) et des circuits de diffusion automatiques paramtrables (pour information, pour validation, pour rvision...) entre diffrents acteurs. Ce systme permet un suivi depuis la cration jusqu' la destruction, en vue de faciliter et d'optimiser l'accs l'information du document et celle qui le concerne (mta-donnes).
Prsentation du projet
Alfresco a t cr en Juin 2005 par John Newton, co-fondateur de Documentum et John Powell, ancien cadre de Business Objects, pour une application orient ECM (Gestion de Contenu dEntreprise). Les leaders du projets ont 15 ans d'exprience dans ce domaine. La mission dAlfresco est douvrir le monde de la Gestion Documentaire travers lopen source afin daugmenter les innovations, ceci grce la participation de la communaut et le libre accs au code source.
Description du produit
Alfresco est un projet open-source, utilisant des standards ouverts, et bas sur la technologie J2EE Alfresco a dvelopp une architecture moderne qui utilise les derniers outils open-source pour optimiser les performances, et la Programmation Oriente Aspects (AOP) facilitant ainsi la modularit et ladaptabilit de lapplication. Alfresco permet de grer les documents lectroniques au sein dune entreprise et fournit des services de recherche et de catgorisation du contenu.
Description du produit
L'architecture
Activiti Open Source Content Management Framework - Features
Web Environment Content Management Web Client
Portlet Standalone JSF Components No plug-ins or ActiveX
Other Environments
JSR-223 Services
Content Service APIs (Java / Script / Web Services) Messaging (E-mail, JMS)
Pluggable Services
File System E-mail Transformation RSS Composition Categorisation Web Navigation
Pluggable Aspects
Version Translate Approve Effective Dublin Core Summary Archive Thumbnail Lockable
Repository
Nodes, Links & Hierarchies Persistence and Storage Security (User, Access Control) Versioning Categories Events XML I18N
Search
Index FTS Query Language Path Category Report External (Virtual) Pluggable Index Engine
Behaviour
Workflow (state, transition) Actions (Java, script) Outgoing / Incoming Events Resource Assignment Access Control Audit Pluggable BPM Engine
BPEL
Quelques composants
Base de donnes standard Abstraction du SGBD Framework orient aspects Moteur d'indexation et de recherche Couche prsentation
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Le client Web
En-tte Barre d'outils
Panneau Dtails
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Notion d'espace
Un espace est un dossier, mais pas seulement Il peut contenir tout type d'lment On peut y associer une description et un icone On peut crer des sous espaces Espace avanc
Notion de contenu
On peut considrer qu'un contenu est un fichier, ou un document. Il est compos de plusieurs lments
Le contenu proprement dit Les informations propos du contenu (meta-donnes) Tout type : documents, video, audio, images, XML, HTML, ... Format, langue, crateur, date, ... Catgoris Liens vers des contenus associs
Types
Proprits
Traductions Formats autres (PDF, HTML, Text) Contenu texte d'un document scann ...
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Editeur riche dans le navigateur Depuis le navigateur, Partage rseau, FTP, ou WebDAV, pour ajout ou mise jour Fonctionnalit du navigateur (enregistrer sous) Partage rseau, FTP ou WebDAV
Recherche
Chaque mot du contenu, quelque soit le format Pertinence base sur le nombre de mots correspondants Par catgorie Par plage de dates Selon vos rgles
Gestion de proprits
Recherches mmorisables
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Cration d'espaces bass sur d'autres espaces La cration de modle est aussi simple que celle d'un espace standard
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Suivi de version
Permet la conservation des versions prcdentes d'un lment Par dfaut, une nouvelle version est cre quand un document est cre ou sauvegard L'lment doit tre versionnable
L'historique est consultable, et il est possible de visualiser des versions anciennes ou de revenir une version antrieure.
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Permettent d'effectuer une large gamme d'actions sur un contenu Les actions peuvent tre agrges en une squence applicable en un seul passage. Les actions possibles
Ajouter un aspect
Ajouter un workflow Transformer le contenu Extraire les mta-donnes Spcialiser le type Exporter / importer le contenu
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Rgles de gestion
tapes de validation ou de rejet Dplacement ou copie dans d'autres espaces Possibilit de chaner les workflows Peuvent tre appliqus sur un lment simple.
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Un contenu apparat dans un espace. Un contenu disparat d'un espace Nom, catgorie, format, proprit, ... Une ou plusieurs conditions remplir Identiques aux actions sur le contenu. Possibilit d'enchaner les actions Toutes seront appliques dans l'ordre spcifi
Les conditions
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Catgories
Tout contenu peut tre rattach une ou plusieurs catgories. Hirarchie taxinomie ontologie
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Dossiers rseau
Offre un accs au contenu directement depuis une machine Windows (ou autre grant les protocoles CIFS, FTP ou WebDAV) Permet la connexion de lecteurs rseau S'ouvre comme tout dossier du voisinage rseau
Permet le glisser-dposer vers et depuis Alfresco Permet l'dition directe depuis tout logiciel Les dossiers rseau peuvent tre des espaces avancs (avec des rgles) Possibilit de travail hors-ligne (porte document)
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Collaboration et droits
Les espaces sont normalement lisibles par tous, mais modifiables uniquement par le propritaire.
Configurable, ce comportement peut voluer. Il est possible de rendre des espaces privs et empcher la lecture.
Il est possible d'inviter des utilisateurs dans un espace et leur donner un rle. Les utilisateurs peuvent tre associs un groupe. Un systme de notification par mail existe. On peut associer une discussion (de type forum) un lment. Le contrle des droits peut se faire jusqu'au niveau document.
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Utilisateur
Visualisation des espaces et des commentaires Utilisateur + mise jour du contenu, dition des proprits Utilisateur + ajout de contenu, dition des proprits Editeur + Contributeur Contrle complet Invitation des autres personnes
Editeur
Contributeur
Collaborateur
Coordinateur
Extensible et modifiable
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Intgrer et tendre
Pilotage
Services web (SOAP), JSR-168 (Portlets) L'interface web standard est un composant que l'on est pas oblig d'utiliser. Messagerie, agenda, Documents numriss (OCR) Gestion de preuves Facturation
Applications tierces
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Dmonstration
Espaces et modles, catgories, utilisateurs Proprits de document, discussion, enrichissement Indexation, recherche, audit des actions Workflow
Cycle de validation de document avec cration de PDF Automatisation d'actions Interaction entre l'interface web et un logiciel tiers
Modifications en ligne
Accs par partage rseau et webdav Intgration du coeur avec applications tierces
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Les garanties apportes par la connaissance mtier des fondateurs et dveloppeurs. La rutilisation de composants prouvs Des fonctionnalits avances Facilit de prise en main Nombreuses possibilits de paramtrage et d'extension Une aide prcieuse la formalisation des procdures et processus Une licence ouverte et offrant de nombreuses liberts
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Alfresco et Atol
L'quipe Atol a t forme directement par les dveloppeurs de la solution. Un accs direct aux quipes techniques
Atol est membre fondateur de la communaut francophone http://www.alfresco-fr.org/ Les services Atol
Un exemple
Facturation Suivis Rapports
Alfresco
Gestion de projets
Serveur de messagerie
Suivi des documents transmis par les clients ou envoys aux clients Archivage des mails importants du client ou envoys au client
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Questions / Rponses
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Quelques pointeurs
La communaut francophone
http://www.alfresco-fr.org/
ADULLACT
http://www.adullact.org/
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