UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO NUEVA ESPARTA ESCUELA DE HOTELERA Y TURISMO PROGRAMA DE LIC.

EN ADMINISTRACIN CONTROL ADMINISTRTIVO

Venezuela.
SITUACIN DE PROBLEMA DE CONTROL.

Technocron supervisin

International, que

productor

de

dispositivos

para

la y

electrnica

se vende

a usuarios

comerciales

gubernamentales en rpido crecimiento, acaba de contratar a su equipo de consultora administrativa. Algunas ventas se realizan en forma directa y otras a travs de los revendedores industriales. Las utilidades, en el primer caso, se redujeron debido a los aparentemente exorbitantes pagos a unos cuantos vendedores, en especial a los que viajan por todo el mundo en forma que indicaba poca planeacin y control. Los revendedores tienen problemas porque no se han establecido contratos estndar y porque cada uno de ellos tiene una relacin contractual totalmente diferente. Los horarios de pagos cambian mucho de un consumidor a otro. Adems, las utilidades se reducen ante la necesidad de especializar la mayora de los pedidos, con lo cual la produccin en masa es una tarea casi imposible. Sin embargo, no se ha hecho esfuerzo alguno por instaurar componentes intercambiables. Hay enormes problemas de inventario. Algunas materias primas y algunas partes se adquieren en cantidades tan pequeas que se coloca pedidos casi todos los das. Otros pedidos, en cambio, son tan grandes que hay poco espacio para almacenarlos. Adems, muchos de estos componentes resultan defectuosos e inutilizables, lo cual retrasa la produccin. Se han hecho cambio de ingeniera que ha provocado que grandes cantidades de componentes antiguos que todava se encuentran almacenados hayan cado en obsolescencia. Algunos retrasos se producen cuando los diseos son muy difciles de instrumentar y los ensambladores se quejan de que sus sugerencias para corregir las dificultades no son tomadas en cuenta por el departamento de ingeniera. Para ahorrar dinero, se contrata a trabajadores sin capacitacin y se les asigna a compaeros trabajadores con experiencia, quienes deben capacitarlos sobre la marcha. Sin embargo, muchos de estos

nuevos

empleados

tienen

tan

poca

educacin

que

no

pueden

comprender sus asignaciones y sus compaeros de trabajo terminan haciendo gran parte de las tareas que le corresponde. Todas estas cuestiones, adems de los bajos salarios y la falta de consideracin por el departamento de ingeniera, han provocado mucha intranquilidad entre los trabajadores, quienes tienen intenciones de organizar un sindicato. Solo la semana se presentaron nuevas demandas laborales y la U.S Equal Employement Opportunity Commission ha anunciado sus intenciones de investigar dos acusaciones de discriminacin por parte de la empresa. Tambin hay un importante problema de flujo de efectivo, pues muchas de las deudas a largo plazo se vencen al mismo tiempo. El problema de falta de liquidez podra reducirse en alguna medida si pudiera cobrarse algunas de las cuentas por pagar. El director general administra los asuntos corporativos a travs de cinco divisiones funcionales: operaciones, ingeniera, comercializacin, finanzas y administracin de recursos humanos y administracin general.

 DEFINICIN DEL PROBLEMA

Deficiencia

en

el

desarrollo

del

proceso

administrativo,

particularmente en las reas de desempeo del control administrativo.

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

Fallas en la planificacin, organizacin, direccin y

control administrativo. Motivo: De manera global, la empresa presenta los siguientes conflictos o fallas:

Planificacin: No tienen claro su misin y visin, destacando

el incumplimiento de los objetivos principalmente establecidos. Los procedimientos parecen no estar establecidos.

Organizacin: El gerente, tiene a su cargo la supervisin

total de la divisin funcional de la empresa. Es decir, el poder est centralizado.

Direccin: Hay gran deficiencia en la motivacin del patrono

hacia los empleados. Tambin; la comunicacin no es eficaz y el liderazgo se lleva a cabo de manera autocrtica y con deficiencia.

Control: La no fijacin eficiente de tcnicas y herramientas

de control en las distintas reas de desempeo de la empresa y de precisar estndares. No existe la verificacin, confiabilidad ni validez de los registros financieros. Disminucin de utilidades.

Motivo: aparentes exorbitantes pagos a unos cuantos vendedores (viajeros al exterior), debido a no adecuada distribucin de las utilidades. Falta de establecimiento de contratos estndar a los revendedores industriales. Motivo: relacin contractual diferente. Descontrol en los horarios de pago de los consumidores (Son variantes). Motivo: posible falta de supervisin. Desmedidos problemas de inventario. Motivo: se presenta por la necesidad de especializar la mayora de los pedidos, generando descontrol financiero, por consiguiente aumento de los costos. Se presentan 2 circunstancias, las cuales con: a) Exceso en el pedido o solicitud de materia prima; debido a este descontrol de inventario se generan prdidas consecuencia de la falta de espacios para almacenarla, el depsito con que cuenta la empresa no es lo suficiente para pedidos extras, esta materia prima excedente entra en un estado de deterioro u obsolescencia generando prdidas importantes. b) Adquisicin de muy poca cantidad de materia prima; un descontrol as genera riesgos operacionales, de produccin y comercializacin, engendra directamente perdidas posiblemente reparables, puesto que este tipo de negociaciones puede enfrentar a la empresa a descontrol presupuestario (Finanzas) por la posibilidad de adquirir la materia prima a diversos costos o la incertidumbre de la calidad del producto obtenido. Motivo: Retraso de la produccin. componentes de la produccin resultan defectuosos e

inutilizables.

Los diseos son muy difciles de instrumentar. (No aceptan sugerencias de los ensambladores para mejorar). Insuficiente eficacia y eficiencia por parte de los trabajadores. Motivo: las personas contratadas no cuentan con el nivel de educacin ni de experiencia suficiente para la comprensin de las tareas asignadas, privando el desarrollo ptimo de sus labores. Generando aumento de los costos por motivo de la necesidad de capacitacin y disminucin de la produccin, esto se debe al ahorro de dinero con bajos salarios. Aadido a esto la creacin de gastos por litigio por las demandas realizadas a la empresa por parte sus trabajadores. Bajo flujo de efectivo. Motivo: descontrol del plazo de pago de las deudas. Esto se desprende de la coincidencia en las fechas de pagos de las cuentas por pagar, trayendo como consecuencia problemas de flujo de efectivo o liquidez. Falta de supervisores por rea determinada. Motivo: se cuenta con un solo director general administrativo, el cual se encarga de velar por el desarrollo de todos los departamentos, abarcando tanto no puede ejercer con eficiencia la fase de control administrativo.

ANLISIS DEL PROBLEMA Con respecto que a los conflictos, la fallas y faltas de la descritas empresa

anteriormente,

presenta

administracin

Technocron International, primero debemos conocer que es una empresa, y segn: Jos Antonio Fernndez Arena. "Es la unidad productiva o de servicios; constituida segn aspectos prcticos o legales, integrada por recursos; y apoyada en la administracin para lograr sus objetivos."

Se puede

destacar que

basndonos

en la

definicin

de

administracin segn: George R. Terry. "La administracin es un proceso muy particular consistente en las actividades de planeacin, organizacin, ejecucin y control, desempeadas para determinar y alcanzar los objetivos sealados con el uso de seres humanos y otros recursos." Es decir, que esta empresa se encuentra en una situacin crtica a nivel administrativo general, debido a que no se ejecuta con xito ninguna de estas fases. Como lo hemos sealado anteriormente la administracin cuenta con unos elementos en la fase mecnica (Planificacin y Organizacin) y elementos en la fase dinmica (Direccin y Control):

Planificacin: La planificacin o planeacin consiste en la determinacin del camino concreto de accin que habr que seguir, fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar, la secuela de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijacin de tiempos, unidades, entre otras.

Organizacin: Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones, que deben darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales imprescindibles en un organismo social para mejorar la eficiencia.

Direccin: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada persona y grupo de una organizacin, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo ms eficaz los planes sealados.

Control: Consiste en el establecimiento de sistemas o mtodos que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha

obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. El control puede definirse segn: Robbins (1996). "El control es el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" (p.654).

Sin embargo lo define de la siguiente manera: Stoner (1996). "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610). Mientras que para Fayol, el control citado por: Melinkoff (1990) "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las rdenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin". (p.62). Con estos basamentos tericos de especialistas podemos definir e identificar las fallas y problemas que se presentan en esta empresa, extrayendo un fragmento del caso de estudio plantea la siguiente pista poca planeacin y control, en otras palabras la empresa ya venia

descifrando el porque se les venan presentando estos resultados desfavorables. El control se aplica en todas las areas de desempe de la empresa y tambin en todo momento, es decir, el control no se aplica de la forma correcta en esta empresa, debido a que no se aplican las tcnicas y tipos de control adecuados para la situacin. Por otra parte los problemas presentados tambin se encuentran en el rea de inventarios, generando grandes prdidas y desorden a nivel de produccin, podemos reflejar de manera terica estas fallas tomando los siguientes aspectos: La administracin de inventarios se centra en cuatro aspectos bsicos:
a. Nmero

de

unidades

que

debern

producirse

en

un

momento dado. Este primer aspecto no lo ha tomado en consideracin esta empresa, lo vemos expresado al momento en que seala que no han logrado la produccin en masa.
b. En qu momento debe producirse el inventario.

De acuerdo a lo sealado en el problema no llevan un inventario de la mercanca real existente, lo cual quiere decir que deberan realizar un inventario y debe actualizarse cada vez que ingresa un producto o materia prima al almacn.
c.

Qu artculos del inventario merecen atencin especial?

La empresa Technocron International al no llevar un riguroso control de inventario no contaba con la certidumbre de cual producto o materia deba ser utilizado o vendido primero, lo cual les generaba perdidas, debido a que el producto llegaba a un estado de deterioro u obsolescencia.
d.

Podemos protegernos de los cambios en los costos de los

artculos en inventario?

Tampoco contaban con la informacin necesaria para realizar un pronstico o teora probabilstica, ya que sus compras de materia prima o produccin eran cambiantes e inestables por el grado de descontrol de pedidos y ventas, generando un gran ndice de posibilidades de sufrir un golpe a sus presupuestos y no poder lograr los estndares de compra de materia prima y venta del producto realizado, es decir el costo de produccin no se adaptaba al precio de venta. La administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener la operacin al costo ms bajo posible. Otra rea afectada que es de vital importancia para el desarrollo optimo de las tareas dentro de la organizacin es el rea de recursos humanos, hoy llamado talento humano. Los principios de Taylor y Fayol pusieron las bases de la administracin, a travs de la coordinacin, direccin y, por tanto, del mejor empleo de los recursos humanos que intervienen en el trabajo. Es decir, que este es el que permite el desenvolvimiento de la faena laboral. El mismo Taylor viendo la importancia del rea, creo las oficinas de seleccin. Pero esta empresa en busca de ahorro de dinero seleccionan empleados con un bajo perfil para no gastar mucho dinero en nomina, provocando indirectamente ms gastos debido a la necesidad de capacitacin por su bajo nivel educativo, generando un bajo ndice de efectividad por parte de los mismos en la produccin de la empresa. Adicionado a esto el descontento de sus compaeros o superiores porque son ellos los que terminan realizando sus labores. La administracin de recursos humanos es necesaria desde cualquier punto de vista para el logro exitoso de los objetivos planeados, as lo plantea el siguiente autor: Idalverto Chiavenato.

La ARH consiste en la planeacin, organizacin, el desarrollo, la coordinacin y el control de tcnicas capaces de promover el desempeo eficiente del personal en la medida en que la organizacin representa el medio que permita a las personas que colaboran en ella alcanzar los objetivos individuales relacionados directa o indirectamente con el trabajo A nivel financiero no se cuenta con un buen flujo de efectivo, resultado de la mala contabilidad en el rea pasiva o deudora de la empresa, puesto que existen muchas deudas a largo plazo que se vencen al mismo tiempo. Generando que la empresa no pueda realizar mecanismos de inversin a corto plazo por la falta de excedentes monetarios. Sin este control contable no controlan el tiempo del pago de las deudas adquiridas provocando problemas de flujo de efectivo. No controlan cuanto efectivo se puede disponer para asuntos personales sin que afecte el funcionamiento normal de la empresa. Adicionado a la problemtica financiera, retomamos la primera fase del proceso administrativo, planificacin, por la razn de que existe un descontrol en los horarios de pago de los consumidores, retrasando o evitando el flujo de efectivo en la empresa, la planificacin es donde se establecen polticas para el buen desarrollo de las actividades, segn Koontz y ODonnell, slo descompone la planeacin en dos partes y explica detalladamente los pasos a seguir dentro de la administracin sin ser demasiado prctico o exagerado en los factores, y por lo tanto, nos basaremos en ellos. La fase mecnica de planificacin comprende Planeacin, Polticas, Procedimientos, Programas, Pronsticos y presupuestos.

CONCLUSIN.

Despus de haber consultado y analizado diversos textos y material digital con respecto a la administracin y su proceso de desarrollo, tomamos como punto relevante que no se debe tener un poder centralizado, pues esto trae como consecuencia abuso del poder generando decisiones errneas y un nivel de efectividad muy por debajo de lo deseado. Con respecto al caso nos educo y amplio nuestro conocimiento en cuanto al proceso de control, el cual nos presenta el establecimiento de estndares, patrones que nos sirven de gua, luego la medicin de los resultados obtenidos comparndolos con lo esperado, ofrecindonos la correccin de los posibles problemas o fallas y llegando finalmente a la retroalimentacin, que no es ms que la re-planificacin de los elementos que resultaron objeto de error, permitindonos el desarrollo de tcnicas y herramientas en el proceso del control administrativo como sistemas de informacin, graficas, diagramas, estudio de mtodos, mtodos cuantitativos y control interno de programas. Es de gran importancia para un desarrollo sostenido dentro de una empresa, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer

retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. No se puede pasar por alto que este caso nos permiti percibir esa gran conexin existente entre el control y el proceso administrativo, ya que no se planifica exitosamente sin control, no se organiza clebremente sin control y no se dirige eficientemente sin control, es decir que el control se encuentra presente en todas las fases del proceso administrativo relacionndolas unas con otras como si fueran una. Como podemos apreciar el control, desde que la administracin se considero una ciencia, ha existido desde siempre. Elementos o Factores Del Proceso Administrativo. Fernndez, Arena Jos Antonio; "El proceso Administrativo"; Editorial DIANA; Mxico; 1991; p. 75. (CUADRO 1) AUTOR AO ELEMENTOS O FACTORES comando contro organizacin coordinaci l n comando contro organizacin coordinaci l n organizaci integraci contro direccin n n l contro organizacin ejecucin l

HENRY FAYOL 1886 previsin LYNDALL URWICK

previsin 1943 planeaci n KOONTZ Y O planeaci 1955 DONNELL n GEORGE R. planeaci 1956 TERRY n previsin AGUSTIN organizaci integraci contro 1960 planeaci direccin REYES PONCE n n l n ISAAC planeaci organizaci integraci contro 1961 direccin GUZMAN V. n n n l J, ANTONIO 1965 planeaci decisin motivacin contro

FERNANDEZ A. n implementacin comunicacin l El control se aplica en todas las areas que posea una empresa y en toda empresa, el control lo encontramos en nuestro da a da al igual que todas las fases de la administracin, por ello lo importante que es en el desarrollo empresarial. Para dar culminacin al anlisis del caso de la empresa Technocron International, extrajimos y presentamos un pensamiento de Jos Mart, el Hroe de la Independencia de Cuba, considerado con justicia uno de los pensadores latinoamericanos ms notables del XIX, el cual expreso una vez estas palabras que nos dejaron una reflexin motivadora:

Jos Mart, el Hroe de la Independencia de Cuba. Emplearse en lo estril, cuando se puede hacer lo til; ocuparse de lo fcil, cuando se tienen bros para intentar lo difcil; es despojar de dignidad al talento.

 RECOMENDACIONES.

Comenzando desde la raz del problema se debe considerar prioritariamente la creacin de: Misin: Describe la actividad o funcin bsica de produccin o servicio que desarrolla la empresa y que es la razn de su existencia; expone a lo que se dedica la empresa. Visin: La visin contesta a la pregunta qu se desea que sea la empresa en un futuro? Est relacionada a un estado futuro, posible y deseable de la empresa que sirve para que se determinen aspiraciones cualitativas y cuantitativas Objetivos: Una vez que se ha investigado los factores internos y externos, se ha establecido la misin y la visin; corresponde ahora la determinacin de los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas o directrices bsicas hacia dnde dirigir sus esfuerzos y recursos. Estrategias: Son cursos de accin general o alternativas que muestran la direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos para lograr los objetivos en las condiciones ms ventajosas. Polticas: Las polticas son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales que hay que observar en la toma de decisiones acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Luego continuando con las fases del proceso administrativo pasamos a la organizacin. Esta ciencia de la administracin sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin (en las empresas pequeas y medianas, generalmente la unidad de personal asume esta funcin), la cual se da a conocer a toda la compaa a travs de los manuales de organizacin. Para el rea de administracin de personal el analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para: Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.

En este punto realizamos un prototipo de organigrama que consideramos el adecuado para el desarrollo de la empresa Technocron International:

La tercera fase en la cual haremos recomendaciones es la fase de direccin, en la cual se debe inmediatamente ofrecer motivacin monetaria, ya que el descontento que genera en mal desarrollo de sus actividades es ese, los trabajadores descontentos quisieron formar un sindicato, esto nos muestra que no se sienten satisfechos con sus salarios y beneficios adquiridos. Se deben implementar estrategias para la comunicacin entre superiores y subordinados ya que en areas como el departamento de ingeniera no llegan a un acuerdo y los productos fabricados no llegan a su culminacin, lo cual trae perdidas en materia prima con un costo monetario para la empresa. Se debe designar como lo muestra el organigrama una lnea de asistentes por departamento, esto para garantizar el control necesario y as asegurar un mejor desarrollo de las actividades, disminuyendo el margen de error y adicionado a eso la disminucin directa en los costos y perdidas. En el rea de finanzas realizar auditoras peridicamente para asegurar que la empresa no tiene fuga de dinero y determinar si va incrementando su flujo de efectivo para as realizar negocios de corto plazo para mayor liquidez. Designar un departamento que se encargue de las cuentas acreedoras y otro de las cuentas deudoras de la empresa para un mejor registro y as permitir una planificacin del los excedentes monetarios y generar ms ingresos.