Raport Audit

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE
RAPORT
PRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT INTERN DIN SECTORUL PUBLIC PE ANUL 2011
Bucureti 2012
RAPORTUL PRIVIND ACTIVITATEA DE AUDIT INTERN DIN SECTORUL PUBLIC PE ANUL 2011
CUPRINS
Introducere Cap. I Evaluarea modului de organizare i funcionare a auditului public intern 9 10 10 11 19 26 26 28 28 34 39 39 41 41 43 44 48 48 48 48 52 54 54 55 57
1.1. Stadiul organizrii i exercitrii auditului public intern 1.1.1. Organizarea i funcionarea structurilor de audit de la nivelul administraiei publice centrale 1.1.2. Organizarea i funcionarea structurilor de audit de la nivelul administraiei publice locale 1.2. Statutul, independena i competena auditului intern din cadrul entitilor publice 1.2.1. Statutul i independena compartimentelor de audit intern 1.2.2. Statutul i competena auditorilor interni 1.2.2.1. Structura i dinamica auditorilor interni din cadrul administraiei publice centrale 1.2.2.2. Structura i dinamica auditorilor interni din cadrul administraiei publice locale 1.3. Contientizarea managementului privind necesitatea consolidrii auditului intern 1.3.1. Calitatea comunicrii auditului intern cu managementul entitilor publice 1.3.2. Asigurarea i adecvarea necesarului de resurse umane la nivelul compartimentelor de audit intern 1.3.2.1. Asigurarea i adecvarea necesarului de resurse umane la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul administraiei publice centrale 1.3.2.2. Asigurarea i adecvarea necesarului de resurse umane la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul administraiei publice locale 1.3.3. Contribuia auditului intern la adugarea de valoare n cadrul entitilor publice Cap. II 2.1. 2.1.1. 2.1.1.1. 2.1.1.2. 2.1.2. 2.1.2.1. 2.1.2.2. 2.1.2.3. Evaluarea activitii de audit public intern Modul de desfurare a activitii de audit public intern Metodologia de audit intern Elaborarea cadrului propriu de desfurare a activitii de audit intern Procesul de nsuire i aplicare a cadrului metodologic Planificarea activitii de audit intern Procesul de fundamentare a deciziilor de planificare Planificarea multianual a activitii de audit intern Planificarea anual a activitii de audit intern
2
2.1.2.4. 2.1.2.5. 2.1.3. 2.1.3.1. 2.1.3.2. 2.1.3.3. 2.1.3.4. 2.1.3.5. 2.1.4. 2.2. 2.2.1. 2.2.1.1. 2.2.1.2. 2.2.1.3. 2.2.1.4. 2.2.1.5. 2.2.2. 2.2.2.1. 2.2.2.2. 2.2.3. 2.2.3.1. 2.2.3.2. 2.2.3.3. 2.2.3.4. 2.2.4. 2.2.4.1. 2.2.4.2. 2.2.4.3. 2.2.4.4. 2.2.4.5. 2.2.4.6. 2.2.4.7. 2.2.5. 2.2.5.1. 2.2.5.2. 2.2.5.3. 2.2.5.4. 2.2.5.5.
Calitatea procesului de planificare a activitii de audit intern Gradul de realizare a planurilor anuale de audit intern Raportarea activitii de audit intern Raportarea rezultatelor misiunilor de audit intern Raportarea anual a activitii de audit intern Raportarea recomandrilor nensuite Raportarea iregularitilor i posibilelor prejudicii Raportarea cazurilor de limitare a accesului la informaii i documente Urmrirea implementrii recomandrilor Contribuia activitii de audit intern la realizarea obiectivelor entitilor publice Misiuni de audit intern privind procesul bugetar Fundamentarea, elaborarea i probarea bugetului Alocarea i aprobarea creditelor bugetare Angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata angajamentelor bugetare Organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv ncheierea registrului bugetar Misiuni de audit intern privind activitatea financiar-contabil Evaluarea sistemului contabil din cadrul entitilor din administraia public Evaluarea sistemului contabil utilizat n implementarea i gestionarea asistenei financiare comunitare Misiuni de audit intern privind achiziiile publice Organizarea activitii de achiziii publice Elaborarea programelor de achiziii publice Derularea procedurilor i atribuirea contractelor de achiziii publice Administrarea contractelor de achiziii publice Misiuni de audit intern privind managementul resurselor umane Asigurarea cadrului organizatoric i funcional Recrutarea, selectarea i angajarea personalului Evidenierea i monitorizarea prezenei, nvoirilor i concediilor Evoluia carierei personalului Acordarea drepturilor salariale Pregtirea profesional continu a personalului Administrarea dosarelor profesionale i arhivarea documentelor Misiuni de audit intern privind activitatea juridic Organizarea i planificarea activitii juridice Gestionarea dosarelor cauzelor la care entitatea este parte Reprezentarea entitii n instanele de judecat Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate Investirea hotrrilor judectoreti cu titlu executoriu i punerea lor n aplicare
3
59 60 60 61 62 64 65 66 66 69 69 69 71 71 72 73 74 75 77 80 80 81 82 83 84 85 85 86 87 88 89 90 91 91 92 93 93 94
2.2.6. 2.2.6.1. 2.2.6.2. 2.2.6.3. 2.2.6.4. 2.2.6.5. 2.2.6.6. 2.2.7. 2.2.7.1. 2.2.7.2. 2.2.7.3. 2.2.7.4. 2.2.7.5. 2.2.8 2.2.8.1. 2.2.8.2. 2.2.9. 2.2.9.1. 2.2.9.2. 2.2.9.3. 2.3. 2.3.1. 2.3.2. 2.3.3. 2.3.4. 2.3.5. 2.3.6. 2.3.7. 2.3.8. 2.4. Cap. III
Misiuni de audit intern privind sistemul IT Strategia i politica entitii n domeniul IT Cadrul de organizarea i funcionare a structurilor de specialitate IT Resursele umane i dotarea tehnic a structurilor de specialitate IT Fiabilitatea aplicaiilor i programelor informatice Sistemul de securitate informatic Pagina web i pota electronic Misiuni de audit intern privind administrarea, gestionarea i utilizarea fondurilor comunitare Evaluarea i selecia proiectelor Contractele de finanare a proiectelor Monitorizarea implementrii proiectelor Managementul financiar pe parcursul derulrii proiectelor Evaluarea i raportarea final a proiectului Misiuni de audit intern privind funciile specifice entitilor publice Misiuni de audit intern derulate n administraia public central avnd ca tematic funciile specifice Misiuni de audit intern derulate n administraia public local avnd ca tematic funciile specifice Misiuni de consiliere Misiuni de consiliere formalizate Misiuni de consiliere cu caracter informal Misiuni de consiliere pentru situaii excepionale Activitatea desfurat de Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern Dezvoltarea i implementarea unei strategii unitare n domeniul auditului public intern Dezvoltarea cadrului normativ i metodologic privind desfurarea activitii de audit public intern mbuntirea gradului de implementare a auditului intern n sectorul public Coordonarea misiunilor de audit intern de interes naional cu implicaii multisectoriale Coordonarea sistemului de formare profesional continu a auditorilor publici interni Realizarea de misiuni de audit intern n baza Memorandumului de nelegere pentru Mecanismul Financiar SEE 2004-2009 Coordonarea procesului de cooperare pentru asigurarea funciei de audit intern Alte activiti desfurate de Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern Activitatea desfurat de Comitetul pentru Audit Public Intern
95 95 96 97 99 100 101 102 102 103 104 105 106 107 108 111 113 113 116 118 120 121 121 122 123 124 124 126 127 128
Direcii de aciune pentru consolidarea auditului intern n sectorul 130 public

4
Abrevieri utilizate:
AAIR ABA ACIS ACoR ACP ADI Adm Prez AELS AEP AFDJ AJPS AM Ex-ISPA AM PNDR AM POP AM-POSDRU ANAF ANAR ANCOM ANCPI ANDR ANFP ANI ANIF ANM ANOFM ANP ANPA ANP AGERPRES ANPS ANRE ANRP ANSPDCP ANSVSA Asociaia Auditorilor Interni din Romnia Administraia Bazinal de Ap Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale Asociaia Comunelor din Romnia Autoritatea de Certificare i Plat Asociaie de Dezvoltare Intercomunitar Administraia Prezidenial Asociaia European a Liberului Schimb Autoritatea Electoral Permanent Administraia Fluvial a Dunrii de Jos Agenia Judeean pentru Pli i Inspecie Social Autoritatea de Management pentru fondurile Ex-ISPA Autoritatea de Management pentru Programul Naional de Dezvoltare Regional Autoritatea de Management pentru Programul Operaional pentru Pescuit Autoritatea de Management pentru Programul Operaional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane Agenia Naional de Administrare Fiscal Administraia Naional Apele Romne Autoritatea Naional pentru Reglementare i Comunicare n Comunicaii Agenia Naional de Cadastru i Publicitate Imobiliar Agenie Nuclear pentru Deeuri Radioactive Agenia Naional a Funcionarilor Publici Agenia Naional de Integritate Agenia Naional de mbuntiri Funciare Administraia Naional de Meteorologie Agenia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc Administraia Naional a Penitenciarelor Agenia Naional pentru Pescuit i Acvacultur Agenia Naional de Pres AGERPRES Agenia Naional pentru Prestaii Sociale Autoritatea Naional pentru Reglementare n domeniul Energiei Autoritatea Naional pentru Restituirea Proprietilor Autoritatea Naional de Supraveghere a Prelucrrii Datelor cu Caracter Personal Autoritatea Naional Sanitar Veterinar i pentru Sigurana Alimentelor
5
ANV AOSR APDRP APIA APSMB AR ARPM AVAS Av Pop CAFR CAPI CASMTI CC CCR CD CE CECCAR CES CFPI CFPP CJ CMDTA CNA CNCD CNP CNPP CNSAS CNSC Cons Conc Cons Leg CPDRP CRPCIS CSM CSSPP CTP DGASPC DGFP DJCPN ECDL
Autoritatea Naional a Vmilor Academia Oamenilor de tiin din Romnia Agenia de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit Agenia de Pli i Intervenie pentru Agricultur Agenia pentru Prestaii Sociale a Municipiului Bucureti Academia Romn Agenia Regional pentru Protecia Mediului Autoritatea pentru Valorificarea Activelor Statului Avocatul Poporului Camera Auditorilor Financiari din Romnia Comitetul de Audit Public Intern Casa Asigurrilor de Sntate a Ministerului Transporturilor i Infrastructurii Curtea Constituional Curtea de Conturi a Romniei Camera Deputailor Comisia European Corpul Experilor Contabili i Contabililor Autorizai Consiliul Economic i Social Controlul Financiar Public Intern Control Financiar Preventiv Propriu Consiliul Judeean Centrul Medical de Diagnostic i Tratament Ambulatoriu Consiliul Naional al Audiovizualului Consiliul Naional pentru Combaterea Discriminrii Comisia Naional de Prognoz Casa Naional de Pensii Publice Consiliul Naional pentru Studierea Arhivelor Securitii Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor Consiliul Concurenei Consiliul Legislativ Centrul Regional de Pli pentru Dezvoltare Rural i Pescuit Centrul Romn pentru Promovarea Comerului i Investiiilor Strine Consiliul Superior al Magistraturii Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private Compania de Transport Public Direcia General de Asisten Social i Protecia Copilului Direcia General a Finanelor Publice Direcia Judeean pentru Cultur i Patrimoniul Naional European Computer Driving Licence - Permisul European de Conducere al Computerului
6
FMO FRC IACS ICCJ IACS ICCJ ICR IGA IGPR IM INEC INHGA INCDPM ISPA ISC ITM MADR MAE MAEu MAI MApN MCPN MCSI MDRT MECMA MECTS MFP MJ MMP MMFPS MPb MS MTI NAO OG OIR POSDRU OMEF OMFP ONPCSB ONRC
Oficiul Mecanismului Financiar Fondul Romn de Contragarantare Sistem Integrat de Administrare i Control nalta Curte de Casaie i Justiie Sistem Integrat de Administrare i Control nalta Curte de Casaie i Justiie Institutul Cultural Romn Inspectoratul General de Aviaie Inspectoratul General al Poliiei Romne Inspecia Muncii Institutul Naional de Expertize Criminalistice Institutul Naional de Hidrologie i Gospodrie a Apelor Institutul Naional de Cercetare-Dezvoltare pentru Protecia Muncii Instrument for Structural Policies for Pre-Accession Inspectoratul de Stat n Construcii Inspectoratul Teritorial de Munc Ministerul Agriculturii i Dezvoltrii Rurale Ministerul Afacerilor Externe Ministerul Afacerilor Europene Ministerul Administraiei i Internelor Ministerul Aprrii Naionale Ministerul Culturii i Patrimoniului Naional Ministerul Comunicaiilor i Societii Informaionale Ministerul Dezvoltrii Regionale i Turismului Ministerul Economiei, Comerului i Mediului de Afaceri Ministerul Educaiei, Cercetrii, Tineretului i Sportului Ministerul Finanelor Publice Ministerul Justiiei Ministerul Mediului i Pdurilor Ministerul Muncii, Familiei i Proteciei Sociale Ministerul Public Ministerul Sntii Ministerul Transporturilor i Infrastructurii National Authorizing Officer - Responsabil cu Autorizarea Naional Ordonan de Urgen Organisme Intermediare Regionale pentru Programul Operaional Sectorial pentru Dezvoltarea Resurselor Umane Ordin al Ministrului Economiei i Finanelor Ordin al Ministrului Finanelor Publice Oficiul Naional de Prevenire i Combatere a Splrii Banilor Oficiul Naional al Registrului Comerului
7
OPCP ORNISS PAO PIR PO PODCA RA ROF ROI RUR SAPS SCFPI SCM SEE SGG SIE SNR SPP SRI SRR SR Tv SSPR Dec 1989 STS UAT UCAAPI UCASMFC UIP ISPA
Oficiului de Pli i Contractare Phare Oficiul Registrului Naional al Informaiilor Secrete de Stat Programme Authorizing Officer - Responsabil cu Autorizarea Programului Raport Intermediar de Progres Procedur Operaional Programului Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative Regie Autonom Regulamentul de Organizare i Funcionare Regulamentul de Ordine Interioar Registrul Urbanitilor din Romnia Single Area Payment Scheme - Schem de plat unic pe suprafa Sistemul privind Controlul Financiar Public Intern Sistemul de control managerial Spaiul Economic European Secretariatul General al Guvernului Serviciul de Informaii Externe Societatea Naional de Radiocomunicaii Serviciul de Protecie i Paz Serviciul Romn de Informaii Societatea Romn de Radiodifuziune Societatea Romn de Televiziune Secretariatul de Stat Pentru Problemele Revoluionarilor din Decembrie 1989 Serviciul de Telecomunicaii Speciale Uniti Administrativ Teritoriale Unitatea Central pentru Armonizarea Auditului Public Intern Unitatea Central de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar i Control Unitatea pentru Implementarea Proiectelor ISPA
APROBAT VICEPRIM MINISTRU MINISTRUL FINANELOR PUBLICE
FLORIN GEORGESCU
Introducere
Scopul principal al raportului anual l constituie prezentarea stadiului implementrii auditului intern n administraia public, a contribuiei acestuia la mbuntirea activitii entitilor publice i a principalelor direcii de aciune pentru creterea calitii activitii de audit intern.
Baza legal
Raportul a fost elaborat de ctre Ministerul Finanelor Publice, prin Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern, n baza art. 8, lit. g) din Legea nr.672/2002 privind auditul public intern, republicat i a OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, cu modificrile i completrile ulterioare.
Baza documentar
La elaborarea Raportului anual privind activitatea de audit intern din sectorul public s-a avut la baz rapoartele de activitate ale instituiilor publice centrale i locale i rapoartele misiunilor de audit intern realizate de UCAAPI, pe anul 2011. Raportul a fost structurat conform modelului general de raportare pentru aceast activitate, stabilit de ctre Comisia European n acord cu statele membre i candidate, n care a fost implementat noul sistem privind controlul financiar public intern, astfel nct prin analiza comparativ a nivelului existent n fiecare ar, s fie apreciat propriul nivel de dezvoltare, iar direciile de mbuntire pentru aceast activitate s fie convergente cu cele ale Uniunii Europene.
CAPITOLUL I EVALUAREA MODULUI DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A STRUCTURILOR DE AUDIT PUBLIC INTERN
1.1. STADIUL ORGANIZRII I EXERCITRII AUDITULUI PUBLIC INTERN n Romnia, organizarea activitii de audit intern n sectorul public este realizat n sistem descentralizat, ceea ce presupune c entitile publice care ndeplinesc cerinele legale sunt obligate s-i organizeze compartimente proprii de audit intern, conform cadrului normativ de reglementare. Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare rspunde, ntr-o mai bun msur, cerinelor Comisiei Europene n ceea ce privete crearea i armonizarea cadrului legal n domeniul auditului intern din statele membre ale Uniunii Europene. Prin aceast lege au fost definite: conceptul de audit intern, ca parte important a sistemului de control financiar public intern, arhitectura sistemului de audit intern n sectorul public i principiile de organizare i funcionare a auditului intern n sistem descentralizat. Sistemul de audit public intern la nivel naional are urmtoarea structur: Comitetul pentru Audit Public Intern - organism profesional cu caracter consultativ, format din specialiti n domeniul auditului intern din cadrul altor entiti publice dect Ministerul Finanelor Publice, al crui rol, din poziia unui observator independent, este acela de a aciona n vederea definirii strategiei i a mbuntirii activitii de audit intern n sectorul public. Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern direcie general n cadrul Ministerului Finanelor Publice, care are responsabilitatea de a elabora i conduce o strategie unitar n domeniul auditului intern n sectorul public, de a asigura dezvoltarea cadrului normativ i procedural necesar exercitrii activitii de audit intern, de a evalua funcionalitatea acesteia n scopul identificrii direciilor de aciune pentru creterea contribuiei auditului intern la mbuntirea activitilor entitilor publice i de a coordona sistemul de recrutare, atestare i formare profesional continu a auditorilor interni din administraia public. Comitetele de audit intern organisme profesionale cu caracter consultativ, ale cror reguli privind organizarea i funcionarea sunt asemntoare cu ale CAPI din cadrul MFP, dar care se constituie la nivelul instituiilor publice centrale care deruleaz, n cursul unui exerciiu bugetar, un buget mai mare de 2 mld. lei i al cror rol este de a crete eficacitatea compartimentelor de audit intern din cadrul acestor entiti. Compartimentele de audit public intern reprezint veriga de baz n cadrul arhitecturii sistemului descentralizat de audit intern, acestea fiind de fapt structurile n cadrul crora se desfoar activitatea propriu-zis de audit intern, cu scopul de a furniza managementului entitilor din care fac parte o asigurare rezonabil i obiectiv asupra eficienei i eficacitii sistemului de conducere, bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare.
10
1.1.1. Organizarea i funcionarea structurilor de audit de la nivelul administraiei publice centrale Compartimentele de audit public intern se organizeaz potrivit art. 11 din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, care condiioneaz constituirea acestora n funcie de volumul fondurilor publice pe care le gestioneaz entitatea i de poziia i statutul fa de entitatea public ierarhic superioar. Analiza modului de organizare i funcionare a auditului intern la nivelul administraiei publice centrale a pus n eviden urmtoarele aspecte: Referitor la organizarea activitii de audit intern n administraia public central La nivelul administraiei publice centrale, n anul 2011, au funcionat 56 de entiti publice, dintre care 17 ministere i 39 de instituii i autoriti publice ai cror conductori au calitatea de ordonatori principali de credite. n anul 2011 a crescut numrul entitilor care aveau obligaia de a constitui compartimente de audit intern de la 54 la 56, comparativ cu anul 2010, urmare a nfiinrii MAEu i a dobndirii calitii de ordonator principal de credite a conductorului CNSC. Din totalul ministerelor i al instituiilor i autoritilor publice existente la 31.12.2011, la 53 dintre acestea a fost organizat structur de audit intern, iar la trei nu s-a asigurat cadrul organizatoric i funcional necesar desfurrii activitii de audit intern, respectiv la CNSC, RUR I AOSR. La ultimele dou instituii nu s-a organizat i exercitat activitatea de audit intern pentru al doilea, respectiv al treilea an consecutiv. n subordonarea, coordonarea sau sub autoritatea ministerelor, autoritilor i altor instituii publice, n anul 2011 au funcionat 1.125 uniti, dintre care 795 au organizat compartiment propriu de audit intern, iar pentru celelalte 330 uniti activitatea de audit intern este asigurat de structura de audit a entitii publice ierarhic superioar. Analiza structurii unitilor care nu au organizat compartiment propriu de audit intern a pus n eviden faptul c unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea a trei ministere dein cca. 73% din ponderea total a unitilor, respectiv: MMP cu 113 uniti, MADR cu 73 de uniti i MS cu 54 de uniti. Existena unui numr mare de uniti care nu-i organizeaz activitatea proprie de audit intern afecteaz capacitatea administrativ a entitilor publice de la nivelul ierarhic superior, care trebuie s asigure exercitarea auditului intern i la aceste uniti. Evoluia gradului de organizare a activitii de audit intern, pe ansamblul administraiei publice centrale, n perioada 2009-2011 este prezentat n graficul de mai jos:
11
n anul 2011 a continuat fenomenul de concentrare a activitii de audit intern la nivelul ministerelor, autoritilor i al celorlalte instituii publice centrale, fiind vizibil o tendin de scdere a numrului unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care au meninut n organigram compartimentul de audit intern. Astfel, unitile subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care au organizat compartimente proprii de audit intern au nregistrat, pe orizontul analizat, o scdere ntr-un ritm mediu anual de cca. 7%, fiind inferior ritmului mediu anual de scdere a numrului total al unitilor, ceea ce evideniaz faptul c, n ultimii trei ani, au fost desfiinate compartimente de audit intern. Principalele cauze identificate pentru aceast situaie au fost datorate, n special: - msurilor de reorganizare a entitilor publice survenite n anul 2010 (MAI - au fost desfiinate posturile de auditor intern din statul de funcii la cinci instituii judeene ale prefectului, respectiv: Covasna, Hunedoara, Ilfov, Mehedini i Timi; MADR - au fost desfiinate compartimentele de audit din cadrul celor 42 de Direcii pentru agricultur judeene i a municipiului Bucureti); - externalizrii activitii de audit intern (MMP - a fost externalizat activitatea de audit intern la trei uniti aflate n coordonare, respectiv la INCDPM Bucureti i cele dou uniti din subordinea acesteia). n administraia public central, ca urmare a deciziilor luate de conducerea central a ministerelor, autoritilor i altor instituii publice, a continuat procesul de reorganizare i restructurare a structurilor de audit intern, care a determinat desfiinarea unor compartimente din cadrul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate i concentrarea activitii de audit intern la nivelul aparatului central al ministerelor, autoritilor i altor instituii publice.
Referitor la forma de organizare a structurilor de audit intern din cadrul

ministerelor, autoritilor i celorlalte instituii publice centrale Compartimentul de audit public intern se organizeaz n funcie de volumul i complexitatea activitilor desfurate n cadrul entitilor publice i riscurilor reziduale asociate acestor activiti i poate mbrca urmtoarele tipuri de structuri funcionale: direcie general, direcie, serviciu, birou i compartiment cu minim doi auditori interni, angajai cu norm ntreag. Prezentm, n continuare, situaia privind forma de organizare la nivelul ministerelor i a celorlalte autoriti i instituii publice centrale, n anul 2011:
12
La nivelul ministerelor predomin serviciile ca tip de structur funcional, create cu un numr de posturi care variaz ntre 6 i 10, inclusiv posturile de conducere, n funcie de volumul i complexitatea activitilor care sunt derulate n cadrul acestor entiti. n timp ce la nivelul celorlalte instituii i autoriti publice predomin compartimentul, ca tip de structur funcional, creat n cca. 46% dintre entitile care au acest tip de structur, cu un singur post de auditor. Evoluia structurilor de audit intern, dup forma de organizare, create la nivelul ministerelor i a celorlalte autoriti i instituii publice centrale se prezint dup cum urmeaz:
Ponderea semnificativ a formei de organizare este deinut de tipul de structur denumit generic compartiment, urmat de serviciu, birou i direcie general/direcie. n anul 2011 nu au avut loc schimbri semnificative n tipul de structur, comparativ cu anul 2010, exceptnd transformarea structurii de audit intern a MS din direcie n serviciu i creterea numrului structurilor de tip compartiment de la 26 la 28, urmare a nfiinrii unui nou minister i obinerii calitii de ordonator principal de credite a unei autoriti publice. Analiza gradului de conformare a formei de organizare a structurilor de audit intern n raport cu prevederile cadrului normativ specific, respectiv cu obligativitatea de a crea structuri de audit cu cel puin dou posturi, a relevat faptul c la 50% dintre instituiile i autoritile publice centrale, altele dect ministerele, au fost create structuri de audit cu un singur post. Din punct de vedere al adecvrii formei de organizare n raport cu normele legale de structur pentru conducerea entitilor publice i necesitile entitilor publice, reprezentate de mrimea, natura activitii, obiectivele, modul de finanare ale acestora, au fost identificate i semnalate anumite inadvertene, cum ar fi de exemplu: - adoptarea unui tip de structur care nu respect normele legale de structur organizatoric stabilite pentru conducerea entitilor publice, astfel: la MMP a fost creat un compartiment de audit intern, prin gruparea a ase posturi de execuie i nici un post de conducere, n loc de a fi stabilit o structur de tip birou; - necesarul de posturi, prevzut ca numr, este insuficient pentru a asigura realizarea activitii de audit intern n condiii de eficien i eficacitate, innd cont de volumul de activitate i mrimea riscurilor asociate, natura i complexitatea activitii entitii, precum i de volumul fondurilor derulate i al numrului unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate (MADR, MMP, MJ, MS, MTI, MECMA, SR Tv). n absena unei organizri adecvate nu se asigur un control eficace asupra activitilor de audit intern, ceea ce va influena calitatea auditului. De asemenea, n cazul entitilor care au organizat structuri de audit cu un singur post nu se asigur respectarea principiului segregrii sarcinilor, menionate de Standardul 18 Separarea atribuiilor,
13
existnd riscul, asumat sau nu de ctre conducerea entitilor, s nu fie respectate toate prevederile cadrului normativ de audit intern.
Referitor la forma de organizare a structurilor de audit din cadrul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea ministerelor, autoritilor i celorlalte instituii publice centrale n anul 2011 forma de organizare a structurilor de audit intern care predomin la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate a fost compartimentul, aa cum se observ din graficele de mai jos:
Analiza comparativ a structurii formelor de organizare, n raport cu statutul entitii ierarhic superioare, evideniaz aceeai tendin cu privire la decizia pentru organizarea structurii de audit intern sub forma de compartiment, fiind consecina numrului limitat de posturi create pentru a asigura activitatea de a audit intern, majoritatea structuri cu un singur post. Crearea i meninerea unor structuri cu un singur post de auditor nu asigur cadrul organizatoric i funcional pentru realizarea activitii de audit intern n condiii de legalitate, eficien i eficacitate. Evoluia structurilor de audit intern, dup forma de organizare, create la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea instituiilor publice centrale, pentru perioada 2009-2011, este prezentat n graficul urmtor:
Analiza n dinamic a formelor de organizare pe care le-au mbrcat structurile de audit din cadrul acestor uniti evideniaz o evoluie descendent a tuturor formelor adoptate, cu ritmuri de scdere diferite. Astfel, numrul de birouri a sczut ntr-un ritm mediu anual de cca. 4%, variind de la 71 de structuri n anul 2009, la 65 de structuri n anul 2011, numrul de direcii a sczut ntr-un ritm mediu de cca. 12%, variind de la 9 n anul
14
2009, la 7 n anul 2011, iar structurile de audit organizate sub form de compartimente au sczut de la 802 n anul 2009, la 681 n anul 2011, ntr-un ritm mediu anual de cca. 8%. Structurile de audit de tip compartiment nregistreaz acelai ritm de reducere cu cel al gradului de organizare a unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, ceea ce semnific faptul c aceast reducere se datoreaz, n principal, desfiinrii compartimentelor de audit intern din organigrama unui numr semnificativ de uniti. La nivelul serviciilor s-a nregistrat o evoluie oscilant pe orizontul analizat, nregistrnd n prima parte o cretere de cca. 7%, urmnd ca n anul 2011 s scad cu cca. 9% fa de 2010, fiind o consecin a msurilor de natur organizatoric care au determinat redimensionarea numrului de posturi de auditori i transformarea serviciilor de audit n compartimente, precum i a msurilor de restructurare care au condus la desfiinarea lor (unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea MECMA, MFP, MS, SGG). n contextul crizei economice actuale i a limitrilor bugetare, deciziile privind desfiinarea compartimentelor de audit intern nu au fost cele mai eficace, deoarece nu se justific renunarea la o structur organizatoric al crei scop principal este de a identifica slbiciunile i disfunciile cu care se confrunt entitatea i de a contribui la mbuntirea activitii acesteia prin formularea de recomandri adecvate. Din punctul de vedere al adecvrii formei de organizare a structurilor de audit de la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate s-a constatat c la majoritatea au fost organizate structuri cu un singur post, fiind mai degrab rezultatul conformrii fa de obligativitatea de a organiza activitatea de audit care decurge din legea auditului, dect rezultatul unei analize raionale i obiective care precede i susine decizia privind stabilirea numrului i structurii posturilor de auditori i a tipului de structur. Din totalul structurilor de audit intern organizate la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, la cca. 68% au fost create compartimente cu un singur post de audit, ceea ce afecteaz calitatea activitii de audit intern.
Referitor la nivelul de exercitare a auditului intern

La nivelul ministerelor, autoritilor i celorlalte instituii publice centrale a fost asigurat cadrul funcional pentru exercitarea activitii de audit intern la cca. 91% dintre acestea, ceea ce evideniaz consolidarea locului i rolului ocupat de auditul intern n cadrul acestor entiti. n anul 2011, activitatea de audit intern nu a fost exercitat la dou instituii publice centrale, respectiv la MAEu, n care postul de auditor a fost ocupat n ianuarie 2012 i la CNCD, unde raportul de serviciu al auditorului a fost suspendat datorit faptului c acesta s-a aflat n concediu pentru creterea copilului n vrst de pn la 2 ani. Din totalul celor 795 de uniti subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care au organizat auditul intern, un numr de 681 de uniti au exercitat audit n anul 2011, iar restul de 114 de entiti nu au exercitat. Ponderea semnificativ a unitilor la care nu s-a exercitat activitate de audit intern o dein unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea MMFPS cu cca. 26%, urmate de unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea MMP cu cca. 24% i unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea MS cu cca. 17%. Principalele cauze menionate, n cadrul rapoartelor de activitate, pentru neexercitarea activitii de audit intern la nivelul acestor uniti au fost: - trecerea auditorilor n alte funcii i/sau suspendarea temporar a raporturilor de serviciu (AJPS Arad, AJPS Botoani, APSM Bucureti, OIR POSDRU Nord-Vest, OIR POSDRU Sud-Muntenia, OIR POSDRU Nord-Est, CTP Gorj, CTP Constanta,
15
CTP Mure, CTP Slaj, CTP Suceava, CTP Vaslui, CTP Vlcea, ITM Botoani, ITM Gorj, ITM Mure, ITM Neam, ITM Vlcea, AJOFM Timi); neocuparea posturilor de auditori interni prevzute n organigramele instituiilor (21 Direcii silvice judeene, ARPM Bucureti, ARPM Timi, ARPM Galai, ITRSV Bucureti, ABA Criuri i ABA Mure).
Evoluia modului de exercitare a auditului intern n cadrul administraiei publice centrale, n perioada 2009-2011, se prezint dup cum urmeaz:
Gradul de exercitare a activitii de audit intern la nivelul ministerelor i a celorlalte instituii publice centrale, pe orizontul analizat, s-a meninut relativ constant, nregistrnd chiar acelai nivel n ultimii 2 ani, n timp ce la unitile subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate a avut o evoluie fluctuant, n primii doi ani nregistrnd o cretere de cca. 21%, dup care a sczut n anul 2011 cu cca. 2%, fa de anul precedent. Totui, pe orizontul analizat a sczut ecartul dintre entitile publice centrale care au organizat structuri de audit intern i cele care au exercitat efectiv activitate de audit intern, ntr-un ritm mediu anual de cca. 43%, variind de la 358 de entiti n anul 2009, la 131 n 2010, pn la 116 n anul 2011. Aceast situaie evideniaz faptul c la unitile la care existau compartimente de audit organizate, dar la care nu s-a asigurat exercitarea activitii de audit intern prin ocuparea posturilor prevzute, n urma msurilor de reorganizare i restructurare s-a decis desfiinarea acestor compartimente i asigurarea funciei de audit intern de ctre compartimentele de audit de la nivelul entitilor ierarhic superioare.
Referitor la structura i dinamica posturilor de auditori interni din administraia

public central Potrivit datelor furnizate de structurile de audit din cadrul entitilor publice centrale, planul de ocupare pentru anul 2011 a fost fundamentat i aprobat pentru 1.965 de posturi, din care au fost ocupate 1.588 de posturi. Fa de necesitile de personal exprimate la nivelul structurilor de audit pentru ndeplinirea obiectivelor specifice stabilite, gradul de ocupare a posturilor de auditori interni n entitile publice centrale pentru anul 2011 a fost de 80,81%. Din punctul de vedere al structurii posturilor, dup nivelul atribuiilor, la nivelul administraiei publice centrale au fost prevzute 173 posturi de conducere, care reprezint 9% din totalul posturilor create, din care au fost ocupate 153 de posturi, care reprezint cca. 10% din totalul posturilor ocupate, aa cum se observ din graficul de mai jos:
16
2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0
173 8,81% 153 9,63% 1.792 1.435 91,19% 90,37% Posturi deexecui e Posturi deexecui e
Prevzute
Ocupate
Analiza structurii posturilor, dup nivelul atribuiilor, a evideniat faptul c nu a fost creat post de conducere la o singur structur de audit intern din aparatul central al entitilor publice, care are prevzute mai mult de 5 posturi de execuie, respectiv la MMP. n majoritatea structurilor de audit, care funcioneaz exclusiv cu posturi de execuie, atribuiile manageriale sunt repartizate n sarcina unui auditor, care a fost desemnat, prin ordin al conductorului, drept coordonator al structurii de audit intern. n absena crerii posturilor de conducere sau, dup caz, a repartizrii atribuiilor manageriale nu se poate asigura funcia de supervizare i celelalte funcii manageriale (planificare, organizare, coordonare i antrenare) i nici o asumare corespunztoare a responsabilitii. Situaia gradului de ocupare a posturilor de auditori interni, n anul 2011, la nivelul administraiei publice centrale se prezint astfel:
1572
1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0
1254
Posturi ocupate
334 393
Posturi prevzute
Ministere, autorit i i alte institu ii publice centrale
Unit i subordonate, af late n coordonare sau sub autoritate
La nivelul ministerelor, autoritilor i al celorlalte instituii publice centrale gradul de ocupare a fost de 84,98%, fiind mai ridicat dect la unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora, care a fost de 79,77%. Din punctul de vedere al analizei structurii gradului de ocupare a posturilor de auditori interni din cadrul ministerelor, autoritilor i altor instituii publice centrale, care au prevzute mai mult de dou posturi, inclusiv posturi de conducere, n anul 2011 s-a constatat existena unui grad de ocupare de 100% la patru entiti (MDRT, MS, MECTS, CCR) i un grad sczut la MPb (50%), MECMA (cca. 56%), MADR (cca. 57%) i MFP (cca. 67%). Principalele motive menionate de structurile de audit intern, n cadrul rapoartelor anuale de activitate, pentru neocuparea posturilor vacante au fost limitrile bugetare care nu au permis ocuparea acestora prin concurs sau transfer. Dinamica posturilor de auditori interni prevzute i ocupate, pe ansamblul administraiei publice centrale, se prezint dup cum urmeaz:
17
2500 2000 1500 1000 500 0
2431 1982 2065 1700 1965 1588
Posturi prevzute Posturi ocupate
2009
2010
2011
Analiza n dinamic a posturilor de auditori interni prevzute i ocupate pune n eviden o tendin de scdere a numrului de posturi, att a celor prevzute, de la 2.431 la 1.965, ct i a celor ocupate, de la 1.982 la 1.588 posturi. Pe orizontul analizat, numrul posturilor ocupate au sczut ntr-un ritm mediu anual de cca. 11%, fiind superior ritmului de scdere al numrului posturilor prevzute, care au sczut ntr-un ritm mediu anual de cca. 10%. Cu toate acestea, gradul de ocupare a nregistrat o cretere de la 81,5% n 2009, la 82,3% n 2010, urmnd ca n anul 2011 s scad la 80,81%. La nivelul ministerelor, autoritilor i altor instituii publice centrale cele mai pronunate scderi au fost nregistrate la: - MADR, unde numrul posturilor prevzute a sczut de la 18 n 2009, la 6 n anul 2011, iar cel al posturilor ocupate a sczut de la 16 n 2009 la 4 n 2011, n contextul n care n anul 2010 au fost desfiinate cele 42 de compartimente de audit din cadrul Direciilor pentru agricultur judeene i a municipiului Bucureti, iar auditul acestor entiti trebuie asigurat de structura de audit a ministerului; - MJ, unde numrul posturilor prevzute a sczut de la 17 n 2009, la 7 n 2011, iar al celor ocupate a sczut de la 16 posturi n anul 2009, la 6 posturi, n 2011, n condiiile n care trebuie s asigure auditul intern la Spitalul Prof. dr. C-tin Angelescu, INEC, CMDTA, Autoritatea de Cetenie, 8 Curi de Apel i 22 tribunale i s asigure evaluarea activitii structurilor de audit din cadrul ANP, ONRC i 7 Curi de Apel; - MS, unde numrul posturilor prevzute a sczut de la 14 n 2009, la 8 n 2011, iar al celor ocupate a sczut de la 12 posturi n anul 2009, la 8 posturi, n 2011, n condiiile n care exist 54 de uniti subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care nu au organizat compartiment de audit intern i 19 uniti n care nu se exercit activitatea de audit intern. Aceste reduceri se datoreaz, n principal, msurilor de reorganizare, care au condus la desfiinarea structurilor de audit care nu aveau posturile ocupate, precum i a msurilor de reducere a cheltuielilor bugetare i de suspendare a concursurilor de ocupare a posturilor vacante. Situaia gradului de ocupare a posturilor de auditori interni de la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care nregistreaz cele mai semnificative variaii se prezint n graficul de mai jos:
18
Pe orizontul analizat, gradul de ocupare al posturilor de auditori interni a nregistrat fluctuaii, care au determinat urmtoarele tendine: - o reducere continu la nivelul subordonatelor MTI, scznd de la 87,1% n anul 2009, la 83% n 2010 i la 82,1% n anul 2011, ca urmare a scderii numrului posturilor ocupate ntr-un ritm superior celor prevzute; - realizarea unui maxim al gradului de ocupare n anul 2010, dup care a nregistrat o scdere, la unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea urmtoarelor ministere: MMPFS, MECMA, MADR i MAI, n condiiile n care a sczut numrul posturilor ocupate la nivelul acestor ministere; - realizarea unui minim al gradului de ocupare n anul 2010, dup care a nregistrat o cretere pn la un nivel sub cel din anul 2009, la unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea MFP i MS. n concluzie, gradul de ocupare pe ansamblul administraiei centrale se menine, n anul 2011, la un nivel ridicat, de peste 80%, dar tendina de scdere continu a numrului de posturi prevzute va avea ca efect coborrea gradului de ocupare sub un nivel de echilibru. 1.1.2. Organizarea i funcionarea structurilor de audit intern de la nivelul administraiei publice locale n anul 2011, prin Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat au fost aduse unele modificri cu impact asupra modului de organizare i de exercitare a auditului intern din administraia public local. Ca urmare, activitatea de audit intern n administraia public local se va organiza i desfura prin: - compartiment propriu de audit public intern, organizat ca structur distinct, cu minim dou posturi, n cadrul unitilor administrativ-teritoriale; - cooperare, prin exercitarea n comun a activitii de audit public intern de ctre mai multe entiti, una ndeplinind rol de organizator; - persoane fizice atestate, pe baza contractelor de prestri servicii. La momentul elaborrii acestui raport, doar primele dou modaliti de asigurare a activitii de audit intern erau fezabile. n ceea ce privete asigurarea activitii de audit intern pe baza contractelor de prestri servicii nu a fost aprobat cadrul metodologic, ceea ce face ca aceast form de organizare i exercitare s fie n afara cadrului legal. La instituiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entiti publice, activitatea de audit intern este asigurat de ctre compartimentele de audit public intern ale DGFP judeene. Modul de organizare i de funcionare a activitii de audit intern din cadrul administraiei publice locale a fost analizat pe baza rapoartelor centralizate i a situaiilor
19
statistice transmise de compartimentele de audit intern din cadrul DGFP judeene, crora li s-a delegat atribuia privind coordonarea sistemului de raportare a rezultatelor activitii de audit public intern desfurate la nivelul ordonatorilor principali de credite care funcioneaz la nivel teritorial. Analiza modului de organizare i funcionare a auditului intern la nivelul administraiei publice locale a pus n eviden urmtoarele aspecte:
Referitor la organizarea activitii de audit intern n administraia public local

n Romnia, structura administrativ-teritorial cuprinde 42 de judee, 320 de orae i 2.859 de comune, care nsumeaz 3.221 de uniti administrativ-teritoriale. Din totalul oraelor existente, 104 au fost declarate municipii, din care 42 sunt municipii reedin de jude, inclusiv municipiul Bucureti, iar restul sunt municipii de rang II. La nivelul unitilor administrativ-teritoriale gradul de organizare al auditului intern a fost de 35,89%, fiind obinut prin contribuia ambelor forme de organizare, aa cum se observ din tabelul de mai jos: Total uniti administrativ-teritoriale Uniti administrativ teritoriale care au organizat activitatea de audit intern, din care: - prin compartimente proprii - prin cooperare 3.221 1.156 729 427 100% 35,89% 22,63% 13,26%
Analiza structurii gradului de organizare a auditului intern pe judee, conform datelor prezentate n Anexa nr. 1 Situaia privind stadiul organizrii auditului public intern n administraia public local, a pus n eviden modaliti i grade diferite de organizare, astfel: judee n care auditul intern a fost organizat prin compartimente proprii i cooperare, iar gradul de organizare a nregistrat valori peste 50%, fiind influenat favorabil de sistemul de cooperare, respectiv: Galai (98,48%), Botoani (93,67%), Slaj (75,81%), Clrai (63,64%), Satu Mare (60,61%), Mure (55,34), Arge (52,43%), Alba (50,63%), Tulcea (50%); judee n care auditul intern a fost organizat exclusiv prin compartimente proprii, iar gradul de organizare a nregistrat valori peste 50%, respectiv: Mehedini (100%), Neam (69,04%), Brila (64,44%), Arad (54,43%); judee n care auditul a fost organizat prin compartimente proprii i cooperare, iar gradul de organizare a nregistrat valori sub 50%, fiind influenat favorabil de sistemul de cooperare, respectiv: Olt (46,9%), Prahova (44,75%), Dmbovia (38,89%), Cluj (29,27%), Harghita (27,94%), Maramure (24,68%); judee n care auditul intern a fost organizat exclusiv prin compartimente proprii, iar gradul de organizare a nregistrat un nivel sczut, respectiv: Bacu (9,57%), CaraSeverin (9,09%), Bihor (8,82%), Ialomia (7,69%), Buzu (6,90%), Vaslui (5,75%), Dolj (5,36%), Vrancea (4,05).
n subordonarea, coordonarea sau sub autoritatea unitilor administrativ-teritoriale, n anul 2011 au funcionat 4.058 de uniti, din care 155 au organizat compartiment propriu de audit intern, iar pentru celelalte 3.903 uniti activitatea de audit intern este asigurat de structura de audit a entitii publice situat la nivelul ierarhic superior. n ceea ce privete gradul de organizare a auditului la unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea unitilor administrativ-teritoriale, pe judee, o situaie
20
mai bun a fost ntlnit n judeele: Brila (36,67%), Iai (17,78%), Dmbovia (16,67%), Mure (12,12%), Cluj (11,24%), Sibiu (9,38%). La polul opus se afl unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea unitilor administrativ-teritorial din judeele Bistria Nsud, Clrai, Olt i Slaj n care auditul intern este asigurat exclusiv de ctre entitatea de la nivelul ierarhic superior. Analiza structural a gradului de organizare a auditului pe judee a evideniat faptul c, n judeele n care fost implementat cu succes auditul intern n sistem de cooperare, gradul de organizare al auditului intern a fost influenat favorabil. n anul 2011 a continuat procesul de asociere a unitilor administrativ-teritoriale, n vederea exercitrii n cooperare a activitii de audit public intern. Acest proces a avut dou forme principale de manifestare, respectiv: - asocierea unitilor administrativ-teritoriale n cadrul filialelor ACoR; - asocierea unitilor administrativ-teritoriale n cadrul ADI. La sfritul anului 2011 funcionau la nivelul administraiei publice locale 18 structuri asociative n 16 judee, care cuprindeau 427 uniti administrativ-teritoriale, grupate n 35 de centre asociative. Situaia privind organizarea i exercitarea activitii de audit intern prin cooperare, valabil la 31.12.2011, este prezentat n tabelul urmtor:
Jude Nr. crt. 1 2 Alba Arge Asociere n cadrul filialelor ACoR ACoR Alba ACoR Arge Nr. centre asociative/ nr. UAT 2/18 1/36 Asociere n cadrul ADI Nr. centre asociative/ nr. UAT 1/13 Posturi prevzute Posturi ocupate
Consoriul Zonal Topoloveni ADI Alcsik ADI Mure ADI Valea Barcului Microregiunea Some Sud ADI Suceava 6 21
6 8
4 8
3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Botoani Clrai Cluj Dmbovia Galai Harghita

Maramure
ACoR Botoani ACoR Clrai ACoR Cluj ACoR Dmbovia ACoR Galai ACoR Maramure ACoR Olt ACoR Prahova ACoR Slaj ACoR Tulcea 12
9/65 1/26 1/17 1/28 3/60 1/11 7/47 1/22 1/33 1/18 29/381
1/9 1/7 1/11 1/4 1/2 6/46
35 4 4 10 35 1 1 1 13 4 7 3 1 4 131
29 4 4 4 29 1 1 1 13 4 6 1 1 4 112
Mure Olt Prahova Slaj Satu Mare Suceava Tulcea Total
Un fapt remarcabil l reprezint dublarea numrului unitilor administrativ-teritoriale care au ales s organizeze i s exercite auditul intern prin cooperare, respectiv de la 207 n anul 2010, la 427 n 2011. Aceast cretere se datoreaz: - nfiinrii a patru noi structuri asociative n cadrul filialelor judeene ale ACoR Alba, Olt i Tulcea, care au ncheiat parteneriate cu 87 de uniti administrativ-teritoriale; - nfiinrii a cinci noi structuri n cadrul ADI din judeele Arge, Harghita, Mure, Slaj i Satu Mare, care au ncheiat parteneriate cu 44 de uniti administrativ-teritoriale; - creterii numrului de uniti administrativ-teritoriale care au ncheiat parteneriate cu structurile asociative organizate n cadrul filialelor ACoR. n judeele Alba, Botoani, Galai, Olt datorit numrului mare de comune care au aderat la filialele judeene ale ACoR, dar i datorit dispersiei teritoriale a acestora, au fost create ntre 2-9 centre asociative, avnd drept criteriu proximitatea teritorial. n celelalte 8 filiale judeene ale ACoR au fost constituite doar cte un singur centru asociativ. De asemenea, este de remarcat faptul c n judeele Botoani i Galai auditul intern prin cooperare se exercit n peste 80% din totalul unitilor administrativ-teritoriale. n fiecare structur asociativ organizat n cadrul asociaiilor de dezvoltare intercomunitar a fost nfiinat un singur centru asociativ, care cuprinde ntre 2-13 uniti, datorit numrului mai redus de uniti administrativ-teritoriale comunale care au aderat la aceast form de asociere. n cadrul judeelor Arge i Slaj au fost constituite structuri asociative att prin intermediul filialelor ACoR, ct i prin intermediul ADI, la constituirea crora o contribuie deosebit au avut-o structurile de audit intern din cadrul DGFP Arge i Slaj. Situaia n dinamic a stadiului organizrii activitii de audit intern n administraia public local este prezentat n graficul de mai jos:
Numrul unitilor administrativ-teritoriale care i-au organizat compartiment propriu de audit public intern a crescut cu cca. 48% fa de anul 2010 i cu cca. 58% fa de anul 2009, aspect pozitiv care indic creterea gradului de conformare a acestor uniti fa de cadrul normativ specific. n timp ce, numrul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea unitilor administrativ-teritoriale a avut o evoluie descendent, nregistrnd un ritm mediu anual de scdere de cca. 32%, ceea ce a condus la concentrarea activitii de audit intern la nivelul unitilor administrativ-teritoriale. Gradul de organizare a activitii de audit intern din administraia local, pe anul 2011, a fost influenat n mod pozitiv de creterea numrului unitilor administrativteritoriale care au aderat la structurile asociative ale administraiei publice locale.
22
Referitor la exercitarea activitii de audit intern n administraia public local

La nivelul administraiei publice locale, n anul 2011 au exercitat activitate de audit intern 1.433 de uniti administrativ-teritoriale, din care 312 prin compartiment propriu, 427 prin cooperare i 694 prin contracte de prestri servicii. Din totalul de 1.156 de uniti administrativ-teritoriale care au organizat auditul intern conform cadrului legal, n anul 2011 au exercitat efectiv audit cca. 64% dintre uniti. Principala cauz care a condus la neexercitarea auditului n cadrul compartimentelor de audit create a fost neocuparea posturilor de auditori interni. Analiza structurii gradului de exercitare a auditului intern pe judee, conform datelor prezentate n Anexa nr. 2 Situaia privind stadiul exercitrii auditului public intern n administraia public local, a pus n eviden modaliti i grade diferite de exercitare, astfel: - judee n care auditul intern care a fost organizat conform legii (compartimente proprii i/sau cooperare) a fost exercitat integral, respectiv: Arge, Bacu, Dmbovia, Galai, Hunedoara, Ialomia, Maramure, Olt, Prahova, Slaj, Vaslui, Vlcea, Vrancea; - judee n care auditul intern care a fost organizat conform legii (compartimente proprii i/sau cooperare) a fost exercitat n proporie de sub 50%, respectiv: Constana (12,90%), Giurgiu (15,38%), Iai (20%), Timi (21,05%), Teleorman (22,5%), Arad (23,26%), Bistria (38,46%), Braov (45%); - judee n care auditul intern este exercitat preponderent prin contracte de prestri servicii, iar gradul de exercitare prin aceast form a nregistrat valori semnificative, respectiv: Bihor (91,17%), Teleorman (90,82%), Neam (84,52%), Mehedini (68,66%), Brila (57,78%), Suceava (57,39%); Olt (53,09%) Giurgiu (52,72%), Iai (33,33%) i Cluj (32,71%). n anul 2011 ponderea cea mai ridicat a formei de exercitare a auditului intern a fost deinut de contractele de prestri servicii cu cca. 49%, n cretere fa de perioada precedent. Cele mai semnificative variaii ale numrului de contracte de prestri servicii de audit intern au fost nregistrate n 7 judee, care sunt prezentate n graficul de mai jos:
Astfel, n judeul Mehedini un numr de 46 de uniti administrativ-teritoriale au optat n anul 2011 pentru exercitarea auditului prin contracte de prestri servicii, n condiiile n care anul anterior nu a existat nici un contract ncheiat la nivel de jude. De asemenea, n judeele Giurgiu, Teleorman i Satu Mare au fost nregistrate creteri spectaculoase ale numrului de contracte de prestri servicii de audit intern, n timp ce n judeele Suceava, Neam i Bihor acestea au nregistrat o cretere medie anual de cca. 20%. Aceste creteri au fost determinate, n principal, de modificrile intervenite n Legea
23
nr. 672/20021 cu privire la reglementarea formei de organizare a auditului intern prin contracte. Referitor la exercitarea auditului la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, numrul acestora a sczut, dar, raportat la numrul unitilor care au organizat activitatea de audit intern a fost nregistrat un grad de exercitare de cca. 75%. Din punct de vedere al modaliti de exercitare, din totalul celor 116 uniti care au exercitat audit n anul curent, la 112 uniti auditul a fost exercitat prin compartimente proprii i la patru uniti prin contracte de prestri servicii. Situaia n dinamic a modului de exercitare a activitii de audit intern, pe ansamblul administraiei locale, este prezentat n graficul de mai jos:
Dei trendul privind gradul de exercitare a auditului intern este unul ascendent, ncepnd cu anul 2009 a fost nregistrat o tendin de reducere constant a numrului unitilor administrativ-teritoriale care exercit auditul intern prin compartiment propriu, ntr-un ritm mediu anual de cca. 9%. Aceast reducere a numrului entitilor care au organizat i exercitat auditul prin compartiment propriu a fost determinat de recrudescena numrului unitilor care au exercitat auditul intern prin contracte de prestri servicii, ntlnit, n special, n categoria unitilor administrativ-teritoriale comunale. Numrul unitilor administrativ-teritoriale care au exercitat auditul intern prin cele dou forme asociative a nregistrat acelai ritm de cretere cu numrul unitilor care a organizat auditul n aceste forme, ceea ce evideniaz c gradul de exercitare a auditului prin cooperare este de 100%. De asemenea, inedit este faptul c, n anul 2011, numrul unitilor administrativ-teritoriale care au exercitat auditul prin forme asociative a devansat numrul unitilor care au exercitat auditul prin compartimente proprii. Numrul unitilor administrativ-teritoriale n care activitatea de audit intern s-a exercitat prin contracte de prestri servicii a fluctuat pe orizontul analizat, nregistrnd o scdere de la 620 de UAT n 2009, la 568 UAT n 2010, dup care a crescut la 694 UAT n anul 2011, devansnd cu 74 de uniti numrul UAT existente n anul 2009. n dinamic, numrul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea unitilor administrativ-teritoriale care au exercitat audit intern a crescut cu cca. 85% n anul 2010 fa de 2009, dup care a sczut n 2011 cu cca. 21%, variaii influenate de deciziile manageriale privind organizarea auditului intern prin compartimente proprii, luate la nivelul entitii ierarhic superioar. La nivelul unitilor subordonate modalitatea de exercitare a auditului intern prin asociere nu a fost instituionalizat, n timp ce aceea prin contracte de prestri servicii are o reprezentare sczut.
1
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 856 din 05 decembrie 2011
24
n administraia public local, gradul de exercitare a activitii de audit intern a urmat aceeai evoluie cu gradul de organizare a activitii de audit intern, unde dublarea numrului unitilor administrativ-teritoriale care au ales s exercite audit intern prin cooperare a avut o influen semnificativ asupra nivelului acestuia.
Referitor la structura i dinamica posturilor din administraia public local

n anul 2011, la nivelul compartimentelor de audit intern care funcioneaz n cadrul unitilor din administraia public local au fost prevzute 1.523 de posturi de auditori, din care 911 posturi au fost ocupate i 612 posturi au fost vacante. Situaia gradului de ocupare a posturilor de auditori interni din administraia public local este prezentat n graficul de mai jos:
La nivelul compartimentelor de audit din cadrul unitilor administrativ-teritoriale exist un deficit de personal, ceea ce influeneaz nefavorabil activitatea de audit intern, prin reducerea ariei de cuprindere a misiunilor i calitii muncii prestate. Principalele cauze ale neocuprii posturilor de auditori interni, menionate n cadrul rapoartelor de activitate, au fost: - constrngerile bugetare, care au condiionat scoaterea posturilor vacante la concurs i alocarea de resurse financiare pentru remunerarea acestora; - dificultile n procesul de recrutare a auditorilor interni, urmare a obligaiei impus de lege de a susine concursul pentru funciile de execuie, la sediul ANFP, exigenelor privind nivelului ridicat de competene pentru aceast funcie, izolrii geografice a unor localiti, lipsei motivaiei financiare; - creterea fluctuaiei personalului, urmare a migrrii auditorilor interni cu experien i care au dobndit un nivel ridicat de competene ctre activiti mai bine remunerate, n contextul eliminrii sporului pentru complexitatea muncii de audit .a. Situaia privind gradul de ocupare a posturilor de auditori interni, structurile de audit intern cu un singur post i structurile de audit intern la care este asigurat funcia de supervizare, la nivelul unitilor administrativ-teritoriale, este prezentat n tabloul urmtor:
Perioada Total UAT Total posturi prevzute n organigram la 31 decembrie 1.895 1.540 1.523 Posturi ocupate* Posturi vacante* Numr structuri de audit cu un auditor 699 633 654 Numr structuri de audit la care este asigurat funcia de conducere 62 133 125
2009 2010 2011
3.226 3.225 3.221
1.103 940 911
792 600 612
* Inclusiv la nivelul entitilor publice subordonate, aflate n coordonare, sau sub autoritate
25
Analiza efectuat a relevat o continuare a trendului de scdere a numrului de posturi, att a celor ocupate, ct i a celor prevzute, aferente activitii de audit intern din administraia local. Astfel, numrul posturilor prevzute a sczut ntr-un ritm mediu de cca. 9%, n timp ce numrul posturilor ocupate a sczut ntr-un ritm mediu de cca. 12%. Dinamica descresctoare a numrului posturilor s-a manifestat n contextul economico-financiar actual n care cuvntul de ordine l-a reprezentat reducerea cheltuielilor administraiei publice, n condiiile continurii procesului de restructurare. Printre activitile afectate s-a aflat i activitatea de audit intern din cadrul administraiei locale i posturile corespunztoare acesteia. Cu toate c, n urma procesului de cooperare pentru asigurarea activitii de audit intern s-au creat noi compartimente de audit intern i noi posturi de auditori interni, creterea rezultat prin nfiinarea lor sau aderarea unor noi uniti administrativ-teritoriale la structurile asociative a influenat ntr-o mai mic msur statistica, dect scderea pronunat a numrului compartimentelor proprii i, implicit a posturilor care au fost desfiinate din organigramele unitilor administrativ-teritoriale. n ceea ce privete structurile de audit cu un singur post s-a evideniat o tendin de scdere, ntr-un ritm mediu anual de cca. 3%, cu un minimum al numrului acestora nregistrat n 2010 pe seama restructurrilor din administraia local. Din punct de vedere al asigurrii funciei de conducere se observ c din 440 de compartimente de audit intern care sunt constituite, att n cadrul unitilor administrativteritoriale, ct i n cadrul structurilor asociative, numai la 125 dintre acestea se exercit aceast funcie. Analiza n dinamic a numrului structurilor care au asigurat funcia de conducere relev o evoluie fluctuant, care a debutat cu o dublare a acestora n anul 2010, dup care au sczut cu cca. 6%. 1.2. STATUTUL, INDEPENDENA I COMPETENA AUDITULUI INTERN DIN CADRUL ENTITILOR PUBLICE Compartimentul de audit intern, potrivit cadrului normativ specific, trebuie s fie organizat i s funcioneze la un nivel ierarhic care s permit exercitarea tuturor atribuiilor ce i revin n condiii de legalitate, eficien i eficacitate. Prin poziionarea structurii de audit intern la cel mai nalt nivel ierarhic din entitate se asigur premisele exercitrii unei funcii distincte i independente de activitile entitii publice. Pentru a asigura independena auditului intern, acesta nu trebuie supus nici unei imixtiuni n ceea ce privete definirea sferei sale de intervenie, realizarea activitii i comunicarea rezultatelor. Orice limitare a ariei de intervenie este o restricie impus care mpiedic ndeplinirea obiectivelor acestuia i planificarea sa. Auditorul intern trebuie s aprecieze impactul asupra independenei i obiectivitii sale, prin luarea n considerare a principiilor enunate de normele metodologice i de Codul privind conduita etic, a dispoziiilor i restriciilor prevzute n Carta auditului intern, precum i de posibilitatea de a asigura acoperirea ulterioar, n cadrul programului de audit, a funciilor sau responsabilitilor acceptate de ctre auditorul intern. Din punctul de vedere al competenei, compartimentele de audit intern trebuie s dein sau s dobndeasc n mod colectiv cunotinele, abilitile i celelalte calificri necesare exercitrii atribuiilor ce le revin. 1.2.1. Statutul i independena compartimentelor de audit intern La nivelul ntregii administraii publice se asigur un statut corespunztor funciei de audit intern n cadrul entitilor. Astfel, compartimentele de audit public intern din cadrul entitilor publice sunt organizate i funcioneaz n subordinea direct a conductorului
26
entitii publice, ceea ce confer acestora o independen ridicat n abordarea misiunilor de audit intern. La anumite entiti publice centrale structura de audit este organizat la cel mai nalt nivel decizional, dar funcioneaz n coordonarea secretarului general (Adm Prez, CD, SR, MFP) sau a secretarului general adjunct (MMP) ca urmare a delegrii unor atribuii din sarcina conductorului entitii. n aceste situaii, conducerea structurii de audit intern trebuie s aprecieze impactul asupra independenei i s raporteze eventualele limitri ale interveniei sale, mai ales n ceea ce privete planificarea, realizarea i raportarea misiunilor de audit intern privind activitile care se desfoar n cadrul structurilor organizatorice care sunt n coordonarea direct a secretarului general sau secretarului general adjunct. n anul 2011 structurile de audit din cadrul entitilor publice au raportat anumite aspecte care pot afecta independena i obiectivitatea att a auditului, ct i a auditorilor interni, dintre care menionm: (a) mandatarea echipei de audit pentru realizarea unor activiti de inspecie, ceea ce produce limitri n sfera de intervenie, modul de realizare i comunicarea rezultatelor auditului. (MECMA - o misiune mixt de inspecie/audit privind evaluarea stadiului de implementare a POS Creterea competitivitii economice i a stadiului absorbiei fondurilor structurale la nivelul ministerului; AJPS Bacu - 2 misiunii de inspecie, respectiv: misiunea privind identificarea situaiilor de ncasare drepturi necuvenite la indemnizaia de cretere copil i misiunea privind monitorizarea implementrii prevederilor legale cu privire la venitul minim garantat; CJ Buzu - misiune de inspecie privind verificarea modului de calcul al drepturilor salariale pe perioada 2008-2010). Aciunile auditorilor interni nu s-au realizat pe baza procedurilor specifice de audit, ci pe baza unor proceduri specifice de control al cror scop este cercetarea efectelor producerii unui anumit eveniment, sancionarea persoanelor responsabile i propunerea de msuri pentru recuperarea prejudiciilor; (b) desemnarea auditorului intern, care ocup postul unic, pentru realizarea unor funcii executive, ceea ce afecteaz independena i obiectivitatea acestuia, dac, ulterior, trebuie s realizeze o misiune de asigurare pentru o activitate n cadrul creia a avut o autoritate sau o responsabilitate n ultimii 3 ani. (Primria oraului Avrig, judeul Sibiu participare la licitaia pentru execuie lucrri n cadrul proiectului Completarea sistemului clasic de nclzire cu echipamente i sisteme care utilizeaz energie solar i ntocmirea documentaiei necesar n vederea contractrii unui mprumut intern pentru realizarea unei investiii publice de interes local; Primria oraului Zimnicea, judeul Teleorman - funcia de responsabil financiar n echipa de implementare a proiectului cu finanare nerambursabil Centrul social pentru recuperarea persoanelor vrstnice; Primria municipiului Buzu responsabil cu managementul calitii; RNP Romsilva - Direciile silvice judeene: 7 persoane care ocup posturi de auditori interni au atribuii de revizor i 3 persoane au atribuii de contabil); (c) realizarea unor misiuni de consiliere care au avut drept scop elaborarea de proceduri operaionale, ceea ce afecteaz independena auditorilor i ncalc prevederile cadrului normativ, care menioneaz c compartimentul de audit intern nu trebuie implicat n elaborarea procedurilor de control intern (UAT-uri din judeul Suceava - n care activitatea de audit intern este asigurat prin contracte de prestri servicii); (d) utilizarea resurselor de audit intern n activiti care nu sunt prevzute n ROF-ul structurii de audit, ceea ce afecteaz realizarea obiectivelor i ndeplinirea obligaiilor care decurg din cadrul normativ specific i implicit, independena auditorilor prin aceea c le sunt afectate resursele de timp necesare ndeplinirii planului anual de audit intern. n acest
27
sens exemplificm: introducerea n baza unic a plilor prestaiilor sociale a dosarelor privind alocaia pentru susinerea familiei (AJPS Botoani, AJPS Buzu, AJPS Dolj) i a dosarelor privind venitul minim garantat (AJPS Dolj, AJPS Gorj), corespondena cu unitile pltitoare a unor drepturi de natur social, n legtur cu recuperarea sumelor acordate necuvenit ctre beneficiarii acestora (AJPS Timi), implicarea n activitatea de analiz a dosarelor de stabilire a dreptului la indemnizaia pentru creterea copilului a unor beneficiari care au realizat venituri din drepturi de proprietate intelectual (APSM Bucureti). Exercitarea altor atribuii dect cele de audit, care nu sunt prevzute n ROF, a fost realizat n contextul restriciilor bugetare, cnd s-a fcut apel public la economisire, iar entitile publice au trebuit s rspund exigenelor crescnde de eficien i eficacitate, n condiiile reducerii resurselor de care beneficiaz; (e) alocarea de resurse financiare insuficiente pentru remunerarea auditorilor interni, prin stabilirea unui nivel de salarizare inferior altor categorii de personal din cadrul entitii publice, ceea ce poate afecta independena n desfurarea activitilor de audit intern (MADR, MDRT, MMFPS, Cons Conc, CES). 1.2.2. Statutul i competena auditorilor interni Auditul intern se exercit asupra tuturor activitilor din cadrul unei entiti, ceea ce solicit deinerea de ctre auditorii interni a unor competene specifice n domenii diverse. Pregtirea profesional continu este un element esenial n asigurarea i meninerea unui nivel adecvat a competenelor auditorilor interni. 1.2.2.1. Structura i dinamica auditorilor interni din cadrul administraiei publice centrale Analiza evoluiei auditorilor interni n ultimii 3 ani a pus n eviden o reducere sistematic a acestora, ntr-un ritm mediu anual de cca. 10%.
Aceast reducere survine n contextul adoptrii msurilor de reorganizare a unor autoriti i instituii publice i a msurilor de reducere a cheltuielilor de personal n sistemul bugetar. Evoluia structurii personalului care activeaz n cadrul compartimentelor de audit public intern organizate n administraia central pune n eviden unele modificri, n perioada 2009-2011, pe categorii de studii, ncadrare i pregtire profesional continu.
28
Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categorii de studii de specialitate Practica n domeniul recrutrilor auditorilor interni evideniaz faptul c la stabilirea cerinelor pentru ocuparea posturilor au fost menionate cu precdere studii n domeniul economic, aa cum se observ din graficul de mai jos:
Aceast polarizare a funciei de audit intern n jurul profesiei de economist se datoreaz, n special, cerinelor prevzute la art. 15 din Legea nr. 672/20022 cu privire la definirea sferei activitilor care intr obligatoriu n aria de auditare. Avnd n vedere specificul entitilor din cadrul administraiei publice centrale, structura actual a auditorilor interni, unde predomin economitii, nu asigur la nivel colectiv toate competenele pentru a audita funciile specifice din cadrul acestor entiti. Ponderea cea mai mic este deinut, n continuare, de auditorii interni de specialitate informaticieni, care reprezint cca. 0,5% din totalul posturilor ocupate n administraia central i care au o reprezentativitate redus la nivelul entitilor publice (2 auditori interni n aparatul central al MAI, iar restul n cadrul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea: MADR - 3 auditori, MJ - 1 auditor i MS 1 auditor). n condiiile n care n administraia public central se utilizeaz sisteme informatice complexe, care gestioneaz baze de date naionale i informaii diverse i importante (de interes public sau cu caracter personal) i care comport riscuri cu un impact mare se impune atragerea n echipele de audit intern a unor specialiti IT. n acest sens exemplificm urmtoarele entiti: MS, MFP, MMFPS, MJ, MECTS. Comparativ cu anul 2010, numrul auditorilor interni de specialitate informaticieni s-a dublat, dar ca pondere n totalul auditorilor creterea este nesemnificativ, respectiv de 0,3%. Analiza n dinamic a structurii auditorilor interni dup profesia de baz evideniaz o uoar reducere a categoriei economitilor, cu cca. 5% i reduceri mai accentuate la categoriile de ingineri, cu cca. 18% i respectiv alte profesii, cu cca. 39%. Reducerea altor profesii se datoreaz, n principal, msurilor de restructurare a sistemului naional de sntate i transferului unui numr important de spitale din sfera administraiei centrale n cea a administraiei locale, odat cu aceasta avnd loc, de regul desfiinarea
29
compartimentelor de audit intern din cadrul spitalelor i, implicit a posturilor de auditori interni care erau ocupate de persoane cu specializare medical.
Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categorii de ncadrare

Auditorii interni care activeaz n cadrul compartimentelor de audit intern din administraia public central au statutul fie de funcionari publici, fie de personal contractual, aa cum se observ din figura de mai jos:
n structura auditorilor interni din administraia public central observm c ponderea cea mai mare o deine categoria de personal contractual (cca. 54%), structur care nregistreaz un trend cresctor n ultimii trei ani, ntr-un ritm mediu anual de cca. 12%. Auditorii interni din categoria personalului contractual au cea mai mare reprezentare n cadrul entitilor publice din domeniile educaie (8,25%), economie (7,99%), administraie, ordine i siguran public (7,87%) i aprare (7,24%). Structura auditorilor interni din categoria funcionarilor publici a nregistrat pe orizontul analizat ponderi n scdere, ntr-un ritm mediu anual de cca. 14%, ca urmare a msurilor de raionalizare a cheltuielilor publice i de reorganizare a anumitor instituii i autoriti publice. Cele mai semnificative variaii ale auditorilor din categoria funcionarilor publici au avut loc n cadrul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea urmtoarelor entiti: ANAF - MFP (-11,8%), MADR (-77,9%), MS (-22,4%), MMFPS (-12,5%). Potrivit reglementrilor specifice, n activitatea de audit intern sunt angajate numai persoane care au cel puin un an vechime n domeniul de specialitate al funciei, ceea ce a determinat structurarea funciei publice a auditorilor interni pe 3 grade profesionale, respectiv: superior, principal i asistent, aa cum se observ din graficul de mai jos:
30
n cadrul compartimentelor de audit intern din administraia public central, ponderea cea mai semnificativ o deine categoria de auditori interni de grad profesional superior, care reprezint n anul 2011 cca. 85% din totalul posturilor ocupate. Aceast situaie evideniaz faptul c la nivelul administraiei publice centrale se utilizeaz personal cu experien n domeniul de specialitate al funciei de baz, asigurnd astfel competenele necesare pentru a realiza activitatea de audit intern n condiii de eficien i eficacitate. Auditorii interni din categoria funcionarilor publici de grad profesional principal i asistent dein ponderi relativ sczute, respectiv 11% i 4 % din totalul posturilor ocupate, categorii de auditori care activeaz, de regul, n cadrul compartimentelor de audit cu mai multe posturi. Totui au fost identificate structuri de audit intern cu un singur post n care acesta a fost ocupat de ctre auditori interni asisteni (MCSI, OIR Centru MMFPS, ITRSV Focani - MMP), n condiiile n care gradul de complexitate al activitilor auditabile solicita un nivel mai ridicat de experien i competen.
Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categoria pregtire

profesional Activitatea de pregtire profesional s-a intensificat n anul 2011, marcnd un reviriment sensibil, ceea ce a contribuit la creterea gradului de satisfacere a nevoilor de instruire ale auditorilor interni din administraia public central. Potrivit datelor centralizate din rapoartele de activitate furnizate de structurile de audit, n anul 2011 au participat la cursuri de pregtire profesional un numr de 1.146 de auditori interni, care reprezint cca. 72% din totalul auditorilor interni care au activat n administraia public central. Situaia numrului de auditori interni care au urmat cursuri de pregtire profesional i a numrului de zile de pregtire profesional este prezentat n figura de mai jos:
Comparativ cu anul 2010 se observ c numrul auditorilor interni care au participat la stagii de pregtire profesional a crescut cu cca. 25%, n timp ce numrul de zile de participare la stagii de pregtire profesional aproape s-a triplat, nregistrnd o cretere de cca. 257%. Indicatorul Durata medie de pregtire profesional a auditorilor interni, calculat dup formula Numr total zile de participare la stagii de instruire/Numr total de auditori participani la stagii de instruire, a nregistrat n anul 2011 valoarea de 4,59 zile/auditor, n cretere cu 2,98 zile/auditor fa de perioada precedent. Cu toate c valorile nregistrate de acest indicator sunt inferioare intei prevzut de cadrul legislativ, respectiv minimum 15 zile de formare profesional, n anul 2011 s-a diminuat ecartul ntre cele dou inte, indicnd creterea gradului de conformare.
31
Analiza gradului de asigurare a pregtirii profesionale a auditorilor interni din cadrul administraiei publice centrale, conform cadrului normativ specific, a pus n eviden urmtoarele situaii: - la cca. 57% din entiti se asigur participarea tuturor auditorilor interni la cursurile de perfecionare a pregtirii profesionale, dar numrul de zile de pregtire profesional s-a situat sub 15 zile, cu excepia MMP(14,83 zile), DGAI-MAI (15 zile), SSPR Dec 1989 (19 zile), MECTS (24 zile), Cons Leg (25 de zile); - la cca. 22% din entiti s-a asigurat participarea parial a auditorilor interni la cursurile de pregtire profesional, durata medie a instruirii fiind situat sub 15 zile (MFP, MJ, MMFPS, SRI, SIE, MECMA, CSM, ANSVSA); - la cca. 16% din entitile din aparatul central al administraiei publice centrale, unde majoritatea structurilor de audit intern funcioneaz cu un singur post, activitatea de pregtire profesional a auditorilor interni a fost realizat exclusiv prin studiu individual (structuri cu un singur post: SR, CCJ, CC, CNSAS, ICR, CNVM, ANSPDCP i structuri cu mai multe posturi: CCR - 3 posturi, AVAS - 5 posturi). Principalele cauze privind nerealizarea cerinelor minime de pregtire profesional, menionate n cadrul rapoartelor de activitate, au fost: - insuficiena resurselor bugetare, fie ca urmare a reducerii numrului de cursuri prin rectificarea bugetar, fie datorit nealocrii de fonduri pentru activitatea de pregtire n cadrul entitii publice; - nealocarea de fond de timp pentru activitatea de pregtire, n contextul existenei de personal insuficient i numrul mare de entiti care trebuie auditate. n cadrul cursurilor de pregtire profesional, urmate de auditorii interni din cadrul administraiei publice centrale n anul 2011, au fost abordate teme din diverse domenii, aa cum se observ din graficul de mai jos:
Audit intern 13,73% 1,31% 3,92% 3,27% 2,61% 15,03% Sistemul de control intern/mangerial Managementul achiziiilor publice Managementul riscurilor Managementul proiectelor Managementul resurselor umane Management f inanciar Managementul calitii 8,50% 6,54% 38,56% ECDL Limbi strine Altele
1,96% 4,58%
Cele mai frecventate cursuri au fost cele n domeniul controlului intern (cca. 39%, urmate de cele n domeniul auditului intern (cca. 15%) i managementul riscurilor (cca.9%), ceea ce evideniaz creterea interesului pentru problematica acestor domenii, n contextul aplicrii politicii bugetare actuale i programelor de control managerial specifice entitilor publice. Situaia structurii instituiilor care au furnizat, n anul 2011, servicii de pregtire profesional pentru auditorii interni care activeaz n administraia public central se prezint dup cum urmeaz:
32
ANFP
17,39% 29,57% 13,91%
UCAAPI UCASMFC SFPV Organisme prof esionale (CECCAR, CAFR, AAIR) Universitati
7,83% 2,61% 6,96% 6,09% 15,65%
Alte autoriti i instituii publice Societi private
n structura furnizorilor de servicii de pregtire profesional ponderea cea mai mare este deinut de instituiile i autoritile organizatoare din sectorul public, cu cca. 70%, n timp ce societile din domeniul privat dein cca. 30%. n categoria furnizorilor de servicii de pregtire profesionale din sectorul public se evideniaz ANFP (cca. 17%), UCASMFC (cca. 16%), UCAAPI (cca. 14%) i alte organisme profesionale (CECAR/CAFR/AAIR - cca. 28%). n anul 2011 au participat la forme de nvmnt postuniversitar 272 de auditori interni, care reprezint cca. 17% din totalul auditorilor interni care activeaz n administraia public central. Comparativ cu anul 2010, numrul auditorilor interni care au participat la astfel de forme de pregtire a sczut cu 20 de persoane, dar procentual a crescut cu un punct. Situaia auditorilor interni care au urmat forme de nvmnt postuniversitar este prezentat n graficul de mai jos:
n anul 2011 cea mai ntlnit form de nvmnt postuniversitar a fost reprezentat de cursurile de masterat, fiind frecventate de 174 de auditorii interni, care reprezint cca. 69% din totalul auditorilor care au urmat forme de nvmnt postuniversitare. Interesul crescut fa de aceste cursuri se datoreaz, n special, faptului c universitile organizatoare i-au adaptat curricula la cerinele Standardului ocupaional al auditorului intern din sectorul public, asigurnd astfel o mai bun acoperire a domeniilor de competen profesionale solicitate prin cadrul normativ specific. Gradul de participare al auditorilor interni la cursurile postuniversitare a fost de cca. 23%, iar la cursurile doctorale de cca. 8%. Comparativ cu perioada precedent, gradul de participare la cursurile doctorale i de masterat se menine relativ constant, n timp ce n cazul cursurilor postuniversitare s-a nregistrat o reducere de la 85 de auditori n anul 2010, la 59 de auditori n anul 2011. n condiiile n care participarea la formele de pregtire postuniversitare se realizeaz exclusiv din resursele financiare personale i resursele de timp disponibile n
33
afara programului de lucru, apreciem faptul c auditorii interni manifest o preocupare constant pentru a-i menine un nivel adecvat al competenelor profesionale. 1.2.2.2. Structura i dinamica auditorilor interni din cadrul administraiei publice locale n administraia public local evoluia auditorilor interni a nregistrat n ultimii 3 ani schimbri semnificative, aa cum se observ din graficul de mai jos:
Comparativ cu perioadele precedente numrul auditorilor interni a nregistrat o tendin de scdere, ntr-un ritm mediu anual de cca. 9%, respectiv se remarc o scdere mai accentuat cu cca. 15% n anul 2010 fa de 2009 i o scdere mai mic cu cca. 3% n anul 2011 fa de 2010. Analiza structurii auditorilor interni din administraia public central a pus n eviden, n perioada 2009-2011, unele modificri pe categorii de studii, ncadrare i pregtire profesional. Referitor la structura i dinamica auditorilor pe categorii de studii de specialitate n cadrul compartimentelor de audit intern din administraia public local posturile de auditori interni sunt ocupate cu preponderen de persoane de specialitate economiti, ponderea acestora fiind de cca. 92,5% n anul 2011, aa cum se observ din graficul de mai jos.
Auditorii interni care au alte profesii dect cea de economist nregistreaz o pondere de 7,5% din totalul auditorilor care activeaz n administraia public local i sunt reprezentai astfel: 2,6% juriti, 2,4% ingineri, 2,3% alte profesii i 0,1% auditorii interni sunt de profesie informaticieni.
34
Prin aceast reprezentare a specializrilor n cadrul structurilor de audit intern din administraia public local se creeaz premisele unei abordri cu predilecie a domeniilor care intr n sfera de activiti ce trebuie auditate obligatoriu. Cu toate acestea, o polarizare prea mare a funciei de audit intern n jurul profesiei de economist indic un grad mai sczut de specializare al nivelului competenelor deinute la nivel colectiv de structurile de audit intern. Din punctul de vedere al reprezentrii specializrilor auditorilor interni pe judee, cea mai bun reprezentare o dein structurile de audit intern din municipiul Bucureti i judeul Botoani n care activeaz auditori specialiti n cel puin 7 domenii, urmate de 6 judee (Alba, Bistria Nsud, Cluj, Maramure, Sibiu, Timi) n care activeaz auditori specialiti n cel puin 3 domenii, n 14 judee avem auditori specialiti n dou domenii (economiti i una din celelalte categorii de studii de specialitate), n timp ce n 20 de judee avem exclusiv economiti. Fa de anul 2010 ponderea structurii auditorilor interni dup studiile de specialitate se menine relativ constant, singura diferen notabil fiind dat de scderea numrului de economiti de la 876 n 2010, la 844 n anul 2011, dar aceast reducere este direct proporional cu scderea numrului de posturi de auditori interni ocupate n administraia public local. Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categorii de ncadrare n administraia public local nu au avut loc schimbri semnificative ale ponderii structurii auditorilor interni dup categoria de ncadrare, meninndu-se un raport constant (60% la 40%) ntre auditorii interni cu statut de funcionari publici i auditorii interni cu statut de personal contractual. Structura auditorilor interni din administraia local pe categorii de ncadrare, n anul 2011, este prezentat n graficul de mai jos:
Personalul contractual deine ponderea de cca. 40%, din care cca. 12% este reprezentat de auditorii interni care activeaz n cadrul structurilor asociative, iar restul de 28% este reprezentat de auditorii interni care activeaz n cadrul compartimentelor de audit intern organizate n cadrul administraiei locale. Structura auditorilor interni din categoria personal contractual are cea mai semnificativ reprezentare n urmtoarele judee: Mure (5,59%), Galai (4,28%), Brila (3,4%), Botoani (3,29%) i Satu Mare (3,18%), evideniind, n acelai timp, faptul c la nivelul acestor judee exist un grad de acoperire mai mare a funciei de audit intern.
35
Analiza n dinamic a auditorilor interni pe categorii de ncadrare a relevat faptul c n anul 2011, comparativ cu anul 2010, a sczut att numrul auditorilor interni cu statut de personal contractual, respectiv cu cca. 8%, ct i numrul auditorilor interni cu statut de funcionari publici, respectiv cu cca. 11%, ntr-un ritm superior mediei pe total. Aceste reduceri au avut loc n contextul adoptrii msurilor de restructurare a administraiei publice locale al cror termen de realizare a fost n semestrul al II-lea al anului 2010. n categoria auditorilor interni cu statutul de funcionari publici ponderea semnificativ este deinut de auditorii interni cu grad profesional superior, cu cca. 77%, urmat de categoria auditorilor interni de grad profesional principal, cu cca. 16% i categoria auditorilor interni de grad profesional asistent cu cca. 7%, aa cum se observ din graficul de mai jos:
Analiza gradului de adecvare al nivelului de ncadrare cu competenele necesare pentru a realiza auditul a pus n eviden anumite situaii n care posturile unice din cadrul structurilor de audit intern din anumite judee au fost ocupate de auditori interni de grad profesional asistent (UAT-uri din judeele Vaslui i Brila) i respectiv de grad profesional principal (UAT-uri din judeele Arad i Vlcea). Din punctul de vedere al dinamicii structurii auditorilor interni cu statutul de funcionari publici, dup gradul profesional, au fost evideniate reduceri la toate cele trei structuri de auditori, fa de anul 2010, astfel: numrul auditorilor interni de grad profesional superior a sczut cu cca. 3%, numrul auditorilor interni de grad profesional principal a sczut cu cca. 21%, iar numrul auditorilor interni de grad profesional asistent a sczut cu cca. 45%. Ultimele dou categorii de auditori interni au nregistrat cele mai mari reduceri, variaii superioare ritmului de scdere al numrului total de auditori cu statut de funcionari publici, ceea ce evideniaz faptul c, cu ocazia restructurrilor au fost disponibilizai ultimii venii, adic auditorii asisteni i cei cu experien mai mic n domeniul de specialitate, adic auditorii principali.
Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categoria de pregtire

profesional n anul 2011 au participat la cursuri de perfecionare a pregtirii profesionale 468 de auditori interni, care reprezint cca. 51% din totalul auditorilor care ocup posturi n cadrul structurilor de audit intern din administraia public local. Situaia n dinamic a numrului de auditori care au participat la cursuri de perfecionare a pregtirii profesionale se prezint dup cum urmeaz:
36
Potrivit datelor furnizate de graficul de mai sus se observ c numrul de auditori care au participat la cursuri de pregtire profesional a crescut ntr-o msur mai mic, respectiv cu 17%, n timp ce numrul de zile de participare la cursuri de pregtire profesional aproape s-a triplat, nregistrnd o cretere cu cca. 185%. n mod corespunztor a fost nregistrat o cretere a valorii indicatorului Durata medie de pregtire profesional a auditorilor interni de la 2,58 zile/auditor/an la 6,29 zile/auditor/an. Cu toate c a fost nregistrat o cretere important, aceast valoare este inferioar intei obligatorii de 15 zile de formare profesional, stabilit prin cadrul normativ specific. Principalele teme abordate n cadrul cursurilor de pregtire profesional a auditorilor interni care activeaz n cadrul administraiei publice locale se prezint dup cum urmeaz:
Audit intern Sistemul de control intern/mangerial 6,08% 14,59% 5,47% 33,74% Managementul achiziiilor publice Managementul riscurilor Managementul proiectelor Managementul resurselor umane Management financiar 3,04% 0,91% 3,34% 2,74% 11,85% 1,52% 4,56% Managementul calitii Contabilitate 12,16% ECDL Formare formatori Altele
n majoritatea judeelor au fost urmate cursuri de pregtire n domeniile auditului intern i controlului intern, care dein 45,9% din totalul temelor abordate n cadrul cursurilor de pregtire profesional, ceea ce indic faptul c auditorii interni din administraia public local au experien mic n domeniul auditului. O pondere semnificativ este deinut i de cursurile n domeniul ECDL cu 14,59% i cursurile privind managementul proiectului cu 11,85%. n ceea ce privete gradul de asigurare a nevoilor de pregtire profesional a auditorilor s-au identificat urmtoarele situaii: - existena a 3 judee (Bistria-Nsud, Olt i Neam) care nu au raportat realizarea niciunui curs de instruire pentru auditorii interni;
37
- asigurarea unei arii de acoperire mai mare a domeniilor de pregtire profesional, cel puin 6 i 8 domenii, n cca. 19% din judee, respectiv: Alba, Arad, Arge, Bucureti, Brila, Braov, Cluj i Iai; - asigurarea unei arii de acoperire mai mic a domeniilor de pregtire profesional, maxim 2 domenii, n cca. 14% din judee, respectiv: Botoani, Clrai, Constana, Giurgiu, Mehedini i Sibiu. Situaia furnizorilor de pregtire profesional a auditorilor interni din administraia public local se prezint dup cum urmeaz:
ANFP 15,50% 42,80% 4,43% UCAAPI Organisme prof esionale (INA, ACEF, CECCAR, CAFR, AAIR) Universitati ECDL Romnia Alte autoriti i instituii publice Societi private
15,50% 1,85% 2,95% 16,97%
Ponderea furnizorilor de pregtire din mediul public este de cca. 54%, iar restul de cca. 46% este deinut de furnizorii din mediul privat. n prim planul furnizorilor de servicii de pregtire profesional din domeniul public se situeaz ANFP, care a asigurat realizarea de cursuri de instruire a auditorilor din majoritatea judeelor. n cca. 14% din judee pregtirea profesional s-a realizat exclusiv cu furnizorii din sectorul public (Bihor, Clrai, Dolj, Slaj, Teleorman i Vaslui), n timp ce n cca. 7% s-a realizat exclusiv cu furnizori din mediu privat (Dmbovia, Giurgiu i Mehedini). n anul 2011 au participat la forme de nvmnt postuniversitar 55 de persoane, care reprezint cca. 6% din totalul auditorilor interni care activeaz n cadrul compartimentelor de audit intern din cadrul unitilor administrativ-teritoriale. Situaia cursurilor urmate de auditorii interni din administraia public local, n cadrul formelor de nvmnt postuniversitar, se prezint dup cum urmeaz:
n anul 2011 ponderea semnificativ a cursurilor frecventate de auditorii interni este deinut de cursurile de master cu cca. 73%, urmat de cursurile postuniversitare cu cca. 22% i cursurile doctorale cu cca. 5%. Din punctul de vedere al reprezentrii judeelor care au raportat situaia privind auditorii care au urmat forme de nvmnt postuniversitare s-a remarcat: municipiul
38
Bucureti i judeul Arge cu 12,73%, judeul Harghita cu 9,09% i judeele Gorj, Mure i Suceava cu 5,45%. Fa de anul 2010, numrul de auditori interni care au urmat forme de nvmnt postuniversitar a sczut cca. 21%, respectiv de la 70 de persoane la 55 persoane, pe seama reducerii participrii la toate cele trei forme de nvmnt postuniversitar. 1.3. CONTIENTIZAREA MANAGEMENTULUI CONSOLIDRII AUDITULUI INTERN PRIVIND NECESITATEA
n contextul limitrii resurselor financiare pe care le administreaz managementul entitilor publice, auditul intern i-a consolidat poziia, revenind n prim plan prin contribuia sa la soluionarea problemelor cu care se confrunt structurile organizatorice din cadrul entitilor publice. 1.3.1 Calitatea comunicrii auditului intern cu managementul entitilor publice Viziunea managementului asupra rolului auditului intern depinde de cultura organizaional privind controlul intern, calitatea comunicrii rezultatelor i a metodologiei de audit intern, precum i de competena auditorilor interni. Auditul intern a reuit n ultimii ani s-i promoveze activitatea printr-o abordare bazat pe implicare, care a presupus o colaborare mai strns ntre audit i conducerea entitilor publice n ceea ce privete buna gestiune a riscului, a controlului i a proceselor de administrare. n general, pentru a-i face cunoscut rolul, obiectivele i metodologia, auditul intern utilizeaz n practic dou forme de comunicare, respectiv: transmiterea Cartei auditului intern, nainte de nceperea misiunilor de audit intern i realizarea de ntlniri directe cu responsabilii structurilor auditate, cu ocazia fiecrei misiuni de audit intern. Pe lng aceste dou forme de comunicare, n anul 2011, la nivelul administraiei publice centrale structurile de audit intern au realizat un adevrat rebranding, n sensul promovrii propriei activiti prin utilizarea de strategii diferite, cum ar fi: (a) organizarea de cursuri i seminarii cu tematici n domeniul auditului i controlului intern, la care au participat, alturi de auditori interni, managerii din cadrul entitii, astfel: curs privind aplicarea Standardelor Internaionale pentru Practica Profesional a Auditului Intern i privind auditul intern bazat pe COSO (APIA unitate subordonat MADR); curs privind autoevaluarea controlului, care a avut ca obiectiv analiza direciilor de aciune privind implementarea sistemului de control intern/managerial (APIA unitate subordonat MADR); seminar privind gestionarea riscurilor i sistemul de management i securitate a informaiei, care a avut ca obiective s faciliteze dezvoltarea abilitilor n procesul de gestionare a riscurilor n cadrul ageniei, precum i procesul de nelegere i contientizare a sistemului de management i securitate a informaiei. Acest seminar a fost condus de Seniori Manageri n cadrul Deloitte Belgia, specialiti n furnizarea serviciilor de consultan n managementul riscurilor, audit si control intern pentru instituii publice, cum ar fi: Comisia European, NATO .a. (APDRP unitate subordonat MADR); (b) publicarea de lucrri, ghiduri, manuale n domeniul auditului i controlului intern (MApN, MADR, CN Pota Romn, MECMA, MMP, MFP);
39
(c) participarea reprezentanilor structurilor de audit intern, n calitate de membri sau observatori n diferite comitete, comisii, reuniuni pe teme profesionale privind desfurarea activitilor n cadrul entitilor publice (majoritatea entitilor din administraia public central); (d) organizarea de edine, interviuri i alte reuniuni cu managerii de linie i cu personalul implicat n procesul de autoevaluare a stadiului implementrii sistemului de control intern/managerial. n cadrul acestor ntlniri s-a urmrit, n principal, facilitarea nelegerii standardelor de control, prezentarea metodologiilor i instrumentelor utilizate pentru implementarea standardelor, evideniind, n acelai timp, rolul auditului n acest proces, respectiv acela de consultant i de evaluator; (e) iniierea unor proiecte cu scopul modernizrii infrastructurii structurii de audit intern i fluxului informaional prin care entitatea interacioneaz cu toate structurile subordonate, respectiv cu beneficiarii activitii specifice, respectiv: Dezvoltarea capacitii de monitorizare i evaluare de programe la nivelul Ministerului Administraiei i Internelor Sistem informatic de management al activitii de audit intern, proiect care urmrete integrarea unitar, centralizat a informaiilor i eficientizarea tuturor activitilor de audit intern derulate la nivelul MAI i al structurilor din teritoriu, n vederea dezvoltrii unei culturi de monitorizare i evaluare de programe; Dezvoltarea i implementarea instrumentelor de planificare a activitii i evaluare a performanelor manageriale la nivelul Direciei Generale Audit Intern, proiect care urmrete revizuirea procedurilor de lucru existente, realizarea de proceduri noi, precum i realizarea unei strategii pentru msurarea performanelor manageriale i dezvoltarea sistemului de control managerial. La nivelul administraiei publice centrale, auditul intern reprezint o funcie important pentru echipa managerial, fiind permanent susinut n realizarea obiectivelor sale. Datorit calitii recomandrilor formulate prin misiunile de asigurare i consiliere, a unei comunicri eficiente cu managementul de vrf i operaional, a aciunilor ntreprinse de structura de audit intern pentru a face cunoscut rolul i importana n cadrul entitii, auditul a devenit din ce n ce mai solicitat de management, att pentru furnizarea de asigurri cu privire la gradul de conformitate al activitilor desfurate, ct i ca principal furnizor de consultan n vederea ndeplinirii obiectivelor entitii. n anul 2011 auditul a fost considerat un interlocutor competent, fiind principalul furnizor de consiliere i consultan n cadrul programului de autoevaluare a controlului intern, datorit cunoaterii i nelegerii mediului de control al entitii, precum i a cunotinelor deinute de auditori cu privire la standardele de control intern. De asemenea, la nivelul ntregii administraii publice, n anul 2011, a avut loc o mbuntire a relaiilor auditorilor interni cu managementul i personalul structurilor auditate, urmare a creterii profesionalismului auditorilor i a calitilor lor individuale, caracterizate prin comunicare eficace, atitudine pozitiv i persuasiune, ceea ce a permis realizarea misiunilor de audit ntr-un climat optim de munc. Responsabilii structurilor auditate au apreciat pozitiv activitatea de audit, prin acceptarea recomandrilor i realizarea demersurilor necesare pentru implementarea acestora. n cadrul entitilor din administraia public local, structurile de audit apreciaz c este necesar a se ntreprinde n continuare aciuni pentru contientizarea managementului de vrf i de linie n vederea asigurrii nelegerii corecte a activitii de audit intern, att n ceea ce privete metodologia de audit, ct mai ales n ceea ce privete valoarea adugat de aceast funcie la nivelul entitii publice. n anul 2011, mai multe structuri de audit din cadrul unitilor administrativ-teritoriale au raportat c auditorii interni au fost mandatai s
40
realizeze activiti de inspecie sau au fost implicai n realizarea de activiti non-audit, pe seama lipsei de personal i neasigurrii continuitii activitii la anumite structuri din cadrul unitii. 1.3.2. Asigurarea i adecvarea necesarului de resurse umane la nivelul compartimentelor de audit intern Realizarea obiectivelor auditului intern este condiionat de suficiena i adecvarea resurselor umane de care dispun compartimentele de audit intern. Un rol important n acest proces revine conductorilor entitilor publice care trebuie s asigure un mediu de control favorabil pentru a garanta recrutarea de personal de calitate. 1.3.2.1. Asigurarea i adecvarea necesarului de resurse umane la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul administraiei publice centrale La un numr restrns de entiti publice din administraia central, care reprezint cca. 13% din totalul entitilor, exist o preocupare permanent pentru asigurarea de resurse umane suficiente i de calitate, evideniindu-se faptul c dimensiunea structurilor de audit intern este adecvat n raport cu specificul i complexitatea activitilor supuse auditrii i c toate posturile bugetate sunt ocupate cu personal cu experien i studii n domeniile i funciile specifice entitii (MApN, MAI, MCPN, MECTS, CD, SIE, ANSVSA). n restul de cca. 87% din entitile publice centrale, structurile de audit intern au raportat c nu dispun de resurse umane suficiente pentru a asigura periodicitatea n auditare a tuturor activitilor i structurilor care intr n sfera auditabil i, respectiv evaluarea periodic a activitii structurilor de audit din unitile subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate. Din punctul de vedere al adecvrii, resursele umane care activeaz n cadrul acestor structuri de audit intern ndeplinesc cerinele specifice posturilor cu privire la cunotine, abiliti i valori profesionale. La unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea ministerelor i altor autoriti i instituii publice din administraia central, majoritatea compartimentelor de audit intern sunt subdimensionate, ca numr de auditori, n raport cu volumul de activitate i mrimea riscurilor asociate, pentru a asigura periodicitatea n auditare i acoperirea sferei auditabile. n ceea ce privete calitatea resurselor umane de la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul acestor uniti s-a identificat faptul c, n general, structurile care funcioneaz cu echipe de audit dispun de competenele necesare pentru a realiza activitatea de audit n condiii de legalitate i eficien. Din analiza rapoartelor anuale de activitate ale compartimentelor de audit intern din cadrul administraiei publice centrale s-au conturat o serie de probleme cu privire la suficiena i adecvarea resurselor umane, respectiv: (a) absena deciziilor privind adoptarea unor msuri organizatorice menite s asigure crearea posturilor n cadrul compartimentelor de audit intern, conform cerinelor expres prevzute de Legea nr. 672/20023, la urmtoarele autoriti i instituii publice: SR, CCJ, CC, Cons Leg, Av Pop, CNSAS, CNA, AR, ANP AGERPRES, CES, AEP, CNVM, CSA, ANSPDCP, CSSPP, SSPR Dec 1989 i ARACIS; (b) existena unor Memorandumuri privind necesitatea suplimentrii numrului de posturi n cadrul structurilor de audit intern, naintate ctre conducerea entitilor publice, pentru a asigura corelarea necesarului de personal cu volumul de activitate, pentru care nu s-a primit o rezoluie favorabil, n condiiile n care la nivelul compartimentului au existat
41
reduceri ale numrului de posturi prevzute, comparativ cu anii precedeni (MDRT, MADR, MECMA); (c) adoptarea unei politici necorespunztoare de salarizare, care a condus la remunerarea auditorilor interni la un nivel care nu este n concordan cu statutul auditorilor i cu complexitatea muncii de audit. Aceast manier de cointeresare a condus la creterea fluctuaiei auditorilor interni, prin reorientarea acestora ctre activiti mai bine remunerate, precum i la apariia unei stri de nemulumire n rndul auditorilor interni, cu consecine asupra calitii muncii (MMFPS, MDRT, MADR); (d) existena unui grad redus de ocupare a posturilor de auditori interni la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul entitilor publice de la nivelul ierarhic superior, n condiiile n care a crescut numrul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora care nu au nfiinat structuri de audit intern sau la care nu este funcional structura de audit intern (MADR, MECMA). O alt problem legat de suficiena i adecvarea resurselor umane o reprezint structurile de audit intern care funcioneaz cu un singur post de auditor, structuri care reprezint cca. 78% din totalul compartimentelor de audit intern funcionale din administraia public central. Situaia privind exercitarea auditului intern n compartimente cu o singur persoan este prezentat n graficul de mai jos:
La nivelul aparatului central al entitilor publice se constat c numrul structurilor de audit intern care funcioneaz cu un singur post a crescut ntr-un ritm mediu anual de cca. 7%, n timp ce unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora a crescut ntr-un ritm mediu de cca. 15%. Totui, comparativ cu anul 2010, numrul structurilor de audit cu un singur post din cadrul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate a sczut de la 571 la 551, fiind o consecin a deciziilor privind desfiinarea compartimentelor de audit intern. n general, structurile de audit intern cu un singur post se regsesc n cadrul autoritilor i instituiilor publice, altele dect ministerele, excepie fcnd structura de audit din cadrul Ministerului Comunicaiilor i Societii Informaionale. n cadrul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, ponderea cea mai semnificativ a entitilor care dein structuri de audit intern cu un singur post este reprezentat de: MMFPS (27,15%), MECMA (15,06%), MS (9,98%), MMP (7,71%) i ANSVSA (6,65%). Prin meninerea unor structuri de audit intern care funcioneaz cu un singur post, se promoveaz un mediu de control nefavorabil caracterizat de:
42
- absena unor msuri corespunztoare pentru ca activitatea de audit intern s poat continua n orice moment (neimplementarea Standardului 21 Continuitatea activitii); - lipsa unor forme de control intern a activitii desfurat n cadrul structurilor de audit intern, prin neexercitarea funciei de verificare/supervizare (neimplementarea Standardului 18 Separarea atribuiilor); - insuficiena competenelor colective pentru a asigura realizarea obiectivelor specifice de audit intern; - afectarea independenei i obiectivitii auditorilor interni care vor realiza misiuni de asigurare, dup ce au fost implicai n misiuni de consiliere. 1.3.2.2. Asigurarea i adecvarea necesarului de resurse umane la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul administraiei publice locale n administraia public local se manifest o cretere a necesitilor de auditare n cadrul tuturor tipurilor de uniti administrativ-teritoriale, urmare a dezvoltrii i diversificrii serviciilor publice prestate, precum i a creterii numrului de proiecte finanate din fonduri nerambursabile. Pentru a rspunde acestor nevoi, precum i pentru a respecta prevederile legale cu privire la organizarea i funcionarea activitii de audit intern, conducerea unitilor administrativ-teritoriale trebuie s asigure i s menin, la nivelul compartimentelor de audit intern, resurse umane suficiente i de calitate. La nivelul compartimentelor de audit intern, care funcioneaz n cadrul unitilor administrativ-teritoriale i respectiv, a unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora, gradul de asigurare a necesarului de resurse umane este redus, majoritatea compartimentelor funcionale fiind subdimensionate n raport cu volumul de munc, complexitatea activitilor care intr n sfera auditabil i numrul unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care nu exercit funcia de audit. Din punctul de vedere al adecvrii competenelor auditorilor interni, la nivelul administraiei publice locale exist un deficit de competene, care se datoreaz att faptului c activitatea de audit intern se realizeaz prin structuri cu un singur post, ct i absenei sau inadecvrii asigurrii nevoilor de instruire ale auditorilor interni. n cca. 46% dintre compartimentele de audit intern care funcioneaz n cadrul administraiei publice locale, activitatea de audit se realizeaz cu un singur auditor. Analiza structural a gradului de asigurare a funciei de audit prin compartimente cu un singur post, la nivelul judeelor, a pus n eviden urmtoarele aspecte: - n trei judee activitatea de audit se realizeaz exclusiv prin compartimente cu un singur auditor intern, respectiv: Giurgiu (4 structuri de audit), Slaj (3 structuri de audit), Ilfov (1 structur de audit); - n 19 judee, au fost identificate primrii municipale i consilii judeene care desfoar activitatea de audit intern cu un singur auditor, n condiiile n care la nivelul acestor uniti teritoriale exist riscuri reziduale mari, datorit faptului c: stadiul de implementare al standardelor de control intern este n faza de debut, iar activitatea desfurat n cadrul acestor uniti este diversificat i complex, se manifest o cretere a volumului de resurse financiare alocate, precum i existena unui numr considerabil de uniti subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritate care nu au organizat compartiment de audit intern. n acest sens exemplificm: primriile municipiilor Alba, Aiud, Blaj i Sebe din judeul Alba, primriile municipiilor Curtea de Arge i Cmpulung Muscel din judeul Arge, Primria municipiului Oneti din judeul Bacu i Consiliul Judeean Bacu, primriile municipiilor Oradea i Beiu din judeul Bihor, primriile municipiilor Buzu i Rmnicu Srat din judeul Buzu, Primria municipiului Caransebe
43
din judeul Cara-Severin, Primria municipiului Oltenia din judeul Clrai, Consiliul judeean Covasna, Primria municipiului Moreni din judeul Dmbovia, Primria municipiului Giurgiu i Consiliul judeean Giurgiu, primriile municipiilor Miercurea Ciuc, Odorheiu Secuiesc i Gheorgheni din judeul Harghita, primriile municipiilor Urziceni i ndrei din judeul Ialomia, Primria municipiului Sighetu Marmaiei judeul Maramure, Primria municipiului Orova din judeul Mehedini i Consiliul judeean Mehedini, Primria municipiului Caracal din judeul Olt, primriile municipiilor Media i Avrig din judeul Sibiu, primriile municipiilor Alexandria i Roiorii de Vede din judeul Teleorman, Primria municipiului Hui din judeul Vaslui i Primria municipiului Adjud din judeul Vrancea; - peste 90% din primriile de ora desfoar activitatea de audit prin structuri cu un singur post, n timp ce la primriile de comun proporia este de 100%. n dinamic, situaia structurilor de audit intern care funcioneaz cu un singur post de auditor se prezint dup cum urmeaz:
Pe orizontul analizat, structurile de audit intern care funcioneaz cu un singur post au nregistrat un trend descresctor, ntr-un ritm mediu anual de reducere de cca. 3%, fiind datorat mai degrab rezultatul reorganizrilor i restructurrilor intervenite n administraia public local n ultimi ani, dect creterii gradului de conformare i adecvare fa de necesitile de audit. n anul 2010 s-a evideniat o reducere mai accentuat a numrului structurilor cu un singur post (-9,44%), urmare, n principal, a aplicrii msurilor de reorganizare n cadrul administraiei publice local, care au condus la desfiinarea unor compartimente de audit intern. 1.3.3 Contribuia auditului intern la adugarea de valoare n cadrul entitilor publice Activitatea de audit public intern a contribuit la adugarea de valoare n cadrul entitilor publice, prin recomandrile formulate cu ocazia misiunilor de asigurare i consiliere realizate. Aceste recomandri au determinat structurile auditate s-i perfecioneze activitile i s-i mbunteasc sistemul de control intern, astfel c de la un audit la altul s-au remarcat progrese semnificative. La nivelul administraiei publice a demarat, n anul 2011, procesul de evaluare a stadiului de implementare a sistemului de control intern/managerial, ceea ce a readus n prim plan problematica controlului intern i rolul auditului n evaluarea proceselor de management al riscurilor, de control i de guvernan, astfel:
44
Cu privire la contribuia auditului la dezvoltarea sistemului de control intern
La nivelul conducerii ministerelor s-a manifestat un interes constant privind operaionalizarea unui sistem de control intern/managerial capabil s ofere informaii relevante asupra unor elemente sensibile cu potenial de risc semnificativ, ce pot influena gradul de ndeplinire a obiectivelor structurilor din cadrul entitii. n timp ce, la majoritatea autoritilor i altor instituii publice, conducerea manifest o tendin de a aprecia sistemul de control intern/managerial, ca funcionnd ntr-un cadru organizatoric distinct de sistemul de management practicat n mod curent n entitate, ceea ce a condus la punerea accentului pe adaptarea cerinelor standardelor de control intern la practicile manageriale existente i mai puin pe ajustarea actului de conducere la cerinele standardelor. n cadrul entitilor unde a fost creat un cadru organizat privind monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a implementrii SCM, auditul a apreciat conformitatea i eficiena activitilor realizate i a formulat, acolo unde a fost cazul, recomandri menite s contribuie la mbuntirea Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. Aceste recomandri au vizat n principal: - asigurarea participrii n Comisia de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic a dezvoltrii sistemului de control intern/managerial din cadrul entitilor a persoanelor care dein competene adecvate pentru a percepe n mod corect filozofia i principiile ce guverneaz sfera controlului intern/managerial i a asigura facilitarea nelegerii acestora de ctre ntregul personal din entitate; - elaborarea de metodologii de implementare a activitilor SCM, prin intermediul crora s se stabileasc criterii specifice de implementare a standardelor de control intern, adaptate particularitilor entitilor publice i care s asigure o baz obiectiv pentru evaluarea gradului de ndeplinire a cerinelor generale ale acestora; - definirea elementelor care necesit mbuntiri pentru fiecare dispozitiv de control (obiective, indicatori, proceduri operaionale i de sistem, manuale, ghiduri, metodologii, sisteme de informare i de pilotaj) implementat, pentru a asigura adaptarea acestora la nevoile identificate pe baza evalurii riscurilor; - stabilirea de instrumente suplimentare de control intern, menite s contribuie la o gestionare eficace a activitilor i, implicit, la diminuarea riscurilor reziduale. Cu ocazia fiecrei misiuni de audit realizate, auditul intern ofer managementului asigurri cu privire la conformitatea i funcionalitatea controlului intern implementat la nivelul activitilor auditate. Recomandrile formulate de auditorii interni n cadrul misiunilor de audit realizate n anul 2011 au avut un impact hotrtor asupra mbuntirii unor activiti, procese i sisteme importante din cadrul entitilor, contribuind la: - dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial din entitile auditate prin valorificarea potenialului preventiv al acestora, sprijinind astfel conducerea entitilor n deinerea unui bun control asupra proceselor i activitilor; - mbuntirea funcionrii sistemului de administrare a patrimoniului; - administrarea mai bun a fondurilor bneti alocate, a veniturilor i cheltuielilor, n concordan cu normele legale n vigoare i cu obiectivele structurilor auditate; - verificarea stabilirii i acordrii corecte a drepturilor de personal; - mbuntirea procesului de nregistrare n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare i de ntocmire a situaiilor financiare; - mbuntirea procesului de evaluare a proiectelor prin perfecionarea criteriilor de evaluare i stabilirea unor puncte de control asupra Rapoartelor de evaluare; - mbuntirea procesului de verificare a plilor prin perfecionarea activitii de eantionare i, astfel, scurtarea duratei de verificare a cererilor de rambursare;
45
- restituirea fondurilor neutilizate ctre finanator la ncheierea proiectului; - creterea gradului de responsabilizare a personalului din cadrul structurilor auditate cu privire la efectele corupiei .a. Cu privire la contribuia auditului la procesul de management al riscurilor La nivelul administraiei publice nu exist o cultur organizaional n domeniul managementului riscurilor suficient de dezvoltat pentru a permite auditorilor s abordeze acest proces cu ocazia fiecrei misiuni de audit intern. n general, procesul de management al riscurilor nu a fcut obiectul fiecrei misiuni de audit realizate, practica curent fiind de a evalua distinct acest proces. Cu ocazia misiunii de evaluare a stadiului de implementare a sistemelor de control intern/managerial, solicitat de UCAAPI n anul 2011, auditul intern a realizat o evaluare a stadiului implementrii Standardului 11 Managementul riscului, examinnd dac sunt identificate, evaluate i stabilite msuri de gestionare pentru principalele riscuri, proprii activitilor desfurate n cadrul entitilor, precum i dac se asigur completarea i actualizarea Registrului riscurilor. Concluziile acestei evaluri au evideniat faptul c la majoritatea entitilor publice procesul de management al riscurilor este n faza de debut i c exist o nelegere diferit a cerinelor Standardului 11 Managementul riscului. n cadrul acestei misiuni, auditul intern a sprijinit managementul structurilor auditate n procesul de autoevaluare, furniznd informaii pentru a facilita nelegerea standardului i metodologiei de implementare, precum i n elaborarea raportului. n general, contribuia auditului intern la procesul de management al riscurilor se realizeaz indirect, cu ocazia misiunilor de audit intern, prin recomandrile formulate, care au drept scop reducerea riscurilor poteniale care au fcut obiectul testrilor acestuia. Aceste riscuri identificate au fost comunicate responsabililor structurilor auditate, pentru a fi analizate i a fost evaluat impactul acestora, urmnd ca acestea s fie nscrise n Registrul riscurilor. Pe msur ce procesul de management al riscurilor va ajunge n etapa de maturitate, auditul intern va defini n mod independent riscurile pe care le consider c are impact asupra obiectivelor activitilor, proceselor, sistemelor, dup care le va compara cu cele definite de managementul entitii i va formula recomandri n consecin. Cu privire la contribuia auditului la procesul de guvernan n anul 2011 auditul intern a avut o contribuie semnificativ la mbuntirea sistemului decizional, prin consilierea i consultana oferit pe tot parcursul anului, fie cu ocazia misiunilor de consiliere formalizate sau informale, fie n calitatea de membru n diferite comisii, comitete i grupuri de lucru n care a fost cooptat sau atunci cnd i s-a solicitat punctul de vedere privind anumite aspecte care in de domeniul su de competen. Aportul auditului intern la procesul de guvernan a entitilor s-a materializat n: (a) acordarea de asisten privind obinerea de informaii suplimentare pentru cunoaterea n profunzime, de ctre conducerea entitii, a: - stadiului implementrii standardelor de control intern la nivelul entitii sau a unor structuri din cadrul acesteia; - respectrii prevederilor legale privind: achiziiile publice, evidena TVA, organizarea i conducerea activitii contabile; - modului de realizare a unor activiti, cum ar fi: casarea, nregistrarea n contabilitate, acordarea drepturilor de deplasare, elaborarea situaiilor financiare,
46
ncadrarea, pregtirea i acordarea drepturilor de personal, utilizarea resurselor materiale, achiziiile publice de produse, servicii i lucrri; - oportunitii, legalitii i derulrii unor contracte de prestri servicii; - gradului de ocupare, modului de utilizare i ntreinere a spaiilor aflate n administrare; - procesului de gestionare a riscurilor specifice structurilor IT; - cauzelor care au determinat nefinalizarea unor lucrri de investiii; - oportunitii continurii unor obiective de investiii; - modului de fundamentare a preului serviciilor de utilitate public; - impactului modificrii criteriilor de evaluare a personalului; - influenei acordrii unor sporuri personalului; - modului de acordare a indemnizaiei de cretere copil; - modului de utilizare a banilor alocai pentru plata ajutoarelor sociale; - modului de gestionare i depozitarea a stocurilor de carburani; - structurii cheltuielilor pe proiecte de cercetare i cheltuielilor de regie; - structurii cifrei de afaceri pe primul semestru al anului 2011 .a. (b) participarea la grupuri de lucru nsrcinate cu examinarea operaiunilor i cu formularea de recomandri, cu privire la: - verificarea modului de realizare a unor activiti, procese, programe; - verificarea existenei documentelor justificative pentru mijloacele fixe; - verificarea modului de nregistrare i raportare a datelor electronice SEAP, SEN, SAET; - verificarea modului n care au fost respectate procedurile de evaluare a proiectelor; - verificarea modului de ntocmire a documentaiei i derularea procedurilor de achiziii; - verificarea i soluionarea aspectelor economice aprute n cadrul derulrii proiectului eAcademie pentru funcionarii publici .a. (c) furnizarea de cunotine teoretice i practice referitoare la managementul financiar, gestiunea riscurilor i controlul intern, prin organizarea de cursuri, seminarii i grupuri de lucru. Auditul intern a avut, n anul 2011, o contribuie remarcabil la mbuntirea proceselor de management al riscurilor, de control i de guvernan, prin formularea de recomandri adecvate, fiind o prezen activ n cadrul activitilor entitilor publice. Cu toate c evalurile realizate n domeniul managementului riscurilor i procesului de guvernan sunt n faza de debut, din punct de vedere al strategiilor i al abordrilor de audit, rezultatele serviciilor de audit intern se nscriu pe o linie ascendent.
47
CAPITOLUL II EVALUAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN
2.1.
MODUL DE DESFURARE A ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN
n ultimii ani s-a nregistrat un progres semnificativ n modul de desfurare a activitii de audit intern, urmare a creterii calitii activitii de audit intern, sub toate aspectele sale, a gradului de conformare n respectarea normelor i procedurilor de audit i dezvoltrii de noi instrumente de lucru. 2.1.1. Metodologia de audit intern Activitatea de audit public intern se realizeaz n baza unui cadru metodologic i procedural, care a fost elaborat n conformitate cu Standardele internaionale de audit intern i care definete cadrul de referin pentru evaluarea activitii de audit intern. Auditorii interni au apreciat favorabil existena i utilitatea unui cadru adecvat de lucru, evideniind faptul c faciliteaz realizarea sarcinilor i responsabilitilor, prin utilizarea unor documente formalizate. Pentru a veni n ntmpinarea nevoilor auditorilor publici interni, UCAAPI a dezvoltat permanent cadrul metodologic i procedural, asigurnd adoptarea celor mai bune practici din domeniul auditului intern. 2.1.1.1. Elaborarea cadrului propriu de desfurare a activitii de audit intern Pentru a asigura realizarea activiti de audit intern n condiii de legalitate, eficien i eficacitate, compartimentele de audit public intern i elaboreaz, n conformitate cu Normele generale privind exercitarea activitii de audit intern i Codul controlului intern, cadrul metodologic specific, respectiv: A. Norme metodologice specifice privind exercitarea activitii de audit intern; B. Manuale de audit, ghiduri practice i alte instrumente de lucru, care definesc ntro manier precis cadrul de lucru, fiind utilizate ca sisteme de referin, n evaluarea i pregtirea profesional a auditorilor interni; C. Proceduri operaionale, care descriu modul de realizare a activitilor realizate de compartimentul de audit public intern, subdiviziunile sale organizatorice i persoanele implicate n aceste activiti. A. n ceea ce privete Normele metodologice specifice privind exercitarea activitii de audit s-a constatat c n anul 2011, la 12 ani de la intrarea n vigoare a cadrului legal privind activitatea de audit intern n ara noastr, peste 90% din entitile publice care au organizat compartiment de audit intern i-au elaborat propriile norme de audit. n administraia public central toate entitile publice au elaborat i avizat normele metodologice specifice, cu excepia MAEu care a fost nfiinat n noiembrie 2011 i nu a desfurat activitate de audit intern n acest an deoarece nu a fost ocupat postul de auditor. Avnd n vedere modificrile legislative sau organizatorice din domeniul specific de activitate, n anul 2011 au fost actualizate normele metodologice specifice pentru
48
exercitarea activitii de audit intern la cinci instituii i alte autoriti publice, respectiv: CSSPP, FRC, ICR, AVAS i AR. Aceste norme au fost avizate de UCAAPI, n urma unui proces de analiz i evaluare, prin care s-a solicitat anumite clarificri, modificri i/sau completri asupra unor elemente din coninutul normelor i care au fost soluionate operativ. De asemenea, au fost actualizate normele specifice i la unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea unor ministere, cum ar fi: CN Pota Romn, Curtea de Apel Constana, Garda Naional de Mediu, Regia Naional a Pdurilor, Administraia Fondului de Mediu. Aceste norme au fost avizate de compartimentele de audit intern din cadrul ministerelor, n calitate de organ ierarhic superior, nefiind evideniate aspecte de neconformitate n procesul de avizare realizat. Totui, n anul 2011 s-a manifestat un grad redus de actualizare a normelor specifice de audit intern, cu toate c au avut loc modificri organizatorice importante n cadrul anumitor entiti, urmare a aplicrii msurilor de restructurare a administraiei publice. Principala cauz menionat de compartimentele de audit intern pentru amnarea momentului actualizrii propriilor norme a fost legat de stadiului procesului de finalizare a cadrului normativ al auditului public intern. n opinia UCAAPI, aceast abordare nu este n consens cu bunele practici n domeniu, potrivit crora normele trebuie actualizate ori de cte ori apar modificri semnificative n modul de organizare i de desfurare a activitii de audit intern, pentru a asigura o concordan ntre ceea ce este reglementat prin normele proprii i ceea ce se ntmpl n realitate. Din evalurile realizate de UCAAPI n anul 2011 cu privire la elaborarea/ actualizarea normelor metodologice au fost identificate anumite aspecte care afecteaz calitatea activitii de audit intern, cum ar fi: (a) actualizarea normelor specifice ale MDRT, n anul 2010, prin eliminarea unor proceduri i documente mai avansate din punctul de vedere al abordrii i strategiei de audit (preluate din metodologia de audit specific unor fonduri de preaderare), care nu sunt prevzute n normele generale, i anume: - documentele care sunt elaborate n etapa de pregtire a misiunii de audit intern i care stau la baza fundamentrii obiectivelor misiunilor de audit, respectiv: Memorandum de verificare preliminar, Matricea de evaluare a controlului intern i Memorandumul de confirmare a ariei i obiectivelor auditului; - procedurile i documentele care asigur fundamentarea resurselor de timp i de personal alocate n cadrul misiunilor de audit i care permit un control al modului n care se utilizeaz timpul de lucru, respectiv: Procedura de nregistrare a pontajului pe parcursul misiunilor, respectiv Fia de pontaj sptmnal i Centralizatorul fielor de pontaj sptmnal. (b) actualizarea normelor specifice ale Camerei Deputailor, n anul 2007, prin introducerea metodologiei privind efectuarea de activiti non-audit, prin definirea unor proceduri i documente care sunt specifice activitii de inspecie, respectiv: Procese verbale de constatare (acte bilaterale) i Note explicative. Auditorii interni au recomandat eliminarea acestei metodologii i elaborarea unei metodologii pentru realizarea misiunilor de consiliere informale.
49
La nivelul administraiei publice locale activitatea de avizare a normelor metodologice a compartimentelor de audit din cadrul structurilor teritoriale este realizat de ctre DGFP-urile judeene, n baza atribuiei delegat de UCAAPI prin Ordin nr. 768/20034. Potrivit datelor din rapoartele de evaluare elaborate de DGFP, n anul 2011 numrul de avizri de norme proprii solicitate a fost redus, deoarece majoritatea compartimentelor de audit care funcioneaz n administraia public local i-a elaborat i avizat normele proprii. Principalele solicitri de avizare au fost determinate de necesitatea actualizrii lor i menionm, n acest sens urmtoarele cazuri: CJ Galai, Primriile municipiilor Galai i Tecuci, Primria comunei Munteni din judeul Galai, CJ Sibiu, CJ Tulcea, Primriile comunelor Miroslava i Probota din judeul Iai. n procesul de avizare au avut loc schimburi de informaii ntre auditorii celor dou compartimente de audit intern implicate n acest proces, care a constat n clarificarea unor concepte, explicarea necesitii includerii unor prevederi care lipseau, dezvoltarea unor elemente care descriu modul propriu de organizare a compartimentului, n vederea asigurrii conformitii cu normele generale i adaptrii la specificul activitii entitii. Unitile administrativ-teritoriale la care activitatea de audit intern este realizat de persoane fizice, pe baz de contracte de prestri servicii, nu au elaborat norme proprii de audit intern. Aceast situaie se datoreaz absenei, n cadrul normelor generale, a unor prevederi care s reglementeze modului de organizare i funcionare a activitii de audit intern de ctre persoanele fizice atestate. n absena existenei unor norme proprii, activitatea de audit intern nu se realizeaz dup o metod, conform standardelor de audit, ceea ce nu asigur respectarea conformitii cu prevederile cadrului normativ, calitatea muncii prestate i utilizarea eficient a resurselor financiare publice. B. n legtur cu asigurarea de instrumente i metodologii de audit s-a evideniat faptul c, n anul 2011, s-a meninut tendina de dezvoltare a cadrului metodologic propriu, prin elaborarea de ghiduri practice i manuale de audit. La elaborarea ghidurilor practice s-a avut n vedere crearea de noi instrumente i documente de lucru, ca rezultat al generalizrii unor bune practici cu privire la utilizarea de tehnici i metode de colectare, interpretare i analiz a probelor de audit intern. n administraia public central au fost elaborate i/sau actualizate manuale de audit i ghiduri practice pe diverse domenii de activitate specifice entitilor publice, asigurnd n acest mod creterea eficienei activitii de audit intern. n acest sens menionm: - elaborarea unui Manual privind managementul riscurilor, la MMP; - actualizarea a cinci ghiduri practice pe urmtoarele domenii de activitate: juridic, financiar-contabilitate, IT, achiziii publice, resurse umane, la MDRT; - elaborarea unui ghid privind auditul performanei, la MApN; - elaborarea a trei ghiduri pe urmtoarele domenii de activitate: resurse umane, achiziii publice, juridic, la APDRP unitate subordonat MADR; - actualizarea Manualului de audit intern - versiunea 3.0, la APIA unitate subordonat MADR; - elaborarea a dou ghiduri pe urmtoarele activiti: arhivare i cercetare marketing, elaborare de studii, analize i strategii, la CN Pota Romn .a. La nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul administraiei publice centrale s-a manifestat o cretere constant a profesionalizrii activitii de audit intern, ca rezultat
4
OMFP nr. 768/2003 pentru aprobarea delegrii unor atribuii din competenta Unitii Centrale pentru Armonizarea Auditului Public Intern n competena compartimentelor de audit public intern ale Direciilor Generale ale Finanelor Publice judeene i a municipiului Bucureti
50
al punerii n aplicare a unor metode i proceduri adecvate i al creterii abilitilor auditorilor interni n utilizarea acestor tehnici i instrumente de audit intern. n administraia public local, gradul de dezvoltare a instrumentelor i tehnicilor specifice de audit intern este mai redus dect la nivelul administraiei centrale, dar s-a evideniat o cretere a preocuprilor auditorilor interni, mai ales n cadrul compartimentelor de audit care funcioneaz cu mai mult de dou posturi, pentru elaborarea unor manuale i ghiduri practice. n general, majoritatea structurilor de audit intern din administraia public local utilizeaz ghidurile practice de audit intern elaborate de UCAAPI i postate pe site-ul MFP. n urma activrii unei aplicaii informatice privind numrul de accesri ale ghidurilor practice, elaborate de UCAAPI i promovate pe pagina de web a MFP, s-a constatat o cretere a numrului de consultri, n special a Ghidului privind administrarea taxelor i impozitelor locale. Astfel, n luna mai 2012 acest ghid a fost accesat de 229 ori, fiind situat pe poziia 2 n topul solicitrilor, dup Ghidul privind activitatea financiar contabil, care a fost accesat de 407 ori. Ca exemple de bun practic privind dezvoltarea cadrului metodologic propriu, n special, prin elaborarea de ghiduri practice, se pot meniona urmtoarele realizri: - elaborarea unui ghid pentru auditarea Sistemului contabil la entitile subordonate primriei, n spe uniti de nvmnt preuniversitar, la Primria municipiului Giurgiu; - elaborarea unor manuale proprii pentru activiti specifice instituiei, cum ar fi: achiziii publice, resurse umane, tehnologia informaiei, manuale care sunt menionate ca fiind utilizate n practic, la Primria oraului Dej din judeul Cluj; - elaborarea unui ghid privind auditarea cheltuielilor efectuate cu asistena social, la Primria oraului Beclean din judeul Bistria-Nsud; - elaborarea unor ghiduri privind activitatea financiar i activitatea de resurse umane, la Primriile comunelor Bulz i Bratca din judeul Bihor .a. UCAAPI apreciaz efortul auditorilor interni privind elaborarea de instrumente proprii pentru activitatea de audit, n special a ghidurilor practice, dar n acelai timp consider c obiectivul primordial al acestor instrumente este aplicarea, i nu elaborarea. Prin punerea n aplicare a instrumentelor promovate de UCAAPI sau a celor nou create de compartimentele de audit din cadrul administraiei publice locale se asigur premisele pentru mbuntirea calitii activitii de audit intern i creterea cunotinelor i abilitilor auditorilor interni. n acest context, UCAAPI consider oportun s realizeze o serie de ateliere de lucru, n perioadele urmtoare, pentru a face cunoscute ghidurile practice elaborate de compartimentele de audit intern din administraia local i a promova bunele practici din cadrul acestora. C. Referitor la procedurile operaionale s-a evideniat faptul c n cadrul compartimentelor de audit intern care funcioneaz n administraia public central procesul de elaborare este n curs de finalizare, asigurndu-se un grad de acoperire a activitilor de audit intern de peste 60%. Astfel, la nivel central exist compartimente de audit care au elaborat proceduri operaionale pentru toate activitile care se desfoar n cadrul compartimentului, asigurnd un grad de acoperire de 100%, la entiti precum: MApN, MCSI, MJ, MMP, respectiv un grad de acoperire cu proceduri de 96% la MAI. Totodat, n administraia public central exist i compartimente de audit intern care funcioneaz n cadrul instituiilor i altor autoriti publice, care nregistreaz o situaie necorespunztoare a gradului de acoperire cu proceduri operaionale, astfel: - gradul de acoperire cu proceduri se situeaz ntre 50%-70%, la AR, ARACIS i unele uniti subordonate MJ;
51
procedurile operaionale sunt n curs de finalizare, la ANSVSA i la unele uniti subordonate acesteia; - raportarea unui grad de acoperire cu proceduri de 100%, cnd n realitate nu a fost elaborat nici o procedur operaional, urmare a realizrii unei confuzii ntre procedurile operaionale care sunt elaborate n baza OMFP nr. 946/20055 i procedurile operaionale de audit intern care sunt reglementate de OMFP nr. 38/20036, la CNSAS, CNVM, CC, SGG. Un alt aspect important relevat n legtur cu elaborarea procedurilor operaionale se refer la numrul acestora, fiind identificate compartimente de audit intern care au elaborat peste 50 de proceduri operaionale (MApN - 57 PO, MCSI - 57 PO, ), n timp ce majoritatea compartimentelor de audit intern au elaborat n medie 10 proceduri operaionale (MMP - 11 PO, CNA -18 PO, MFP - 8 PO, ANAF - 16 PO, MECMA - 9 PO, IM - 14 PO, ANPS - 5 PO). Aceste diferene semnificative privind numrul de proceduri operaionale elaborate, la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul diferitelor entiti, se justific prin cultura organizaional privind control intern, dar care vor face obiectul unei analize, de ctre UCAAPI, pentru a identifica elementele care susin sau mpiedic realizarea activitii de audit intern n condiii de legalitate i eficacitate. Cu ocazia evalurilor efectuate, UCAAPI a observat o mbuntire a sistemului de control intern la nivelul compartimentelor de audit intern care au elaborat proceduri operaionale, deoarece se asigur o monitorizare mai bun a activitilor i exist un cadru de referin pentru evaluarea structurii de ctre conducerea entitii publice. La nivelul compartimentelor de audit intern, care funcioneaz n administraia public local, procesul de elaborare a procedurilor operaionale se afl n faza de debut. Aceast situaie se datoreaz, n principal, gradului redus de implementare a standardelor de control intern, precum i faptului c n cadrul misiunilor de evaluare realizate nu s-a avut ca obiectiv verificarea existenei i adecvrii procedurilor operaionale i nici nu a fost reglementat prin Ghidul metodologic general de evaluare a activitii de audit intern. Astfel, UCAAPI a planificat n semestrul II al anului 2012 realizarea unei misiuni intersectoriale privind evaluarea stadiului de implementare a sistemelor de control intern/managerial n administraia public local, cu scopul de a crete gradul de contientizare a tuturor persoanelor implicate n acest proces. Anticipm c n urma realizrii acestei misiuni se va nregistra un progres semnificativ n direcia elaborrii procedurilor operaionale de ctre compartimentele de audit intern, innd cont de experiena similar avut cu aceeai misiune desfurat la nivelul administraiei publice centrale. 2.1.1.2. Procesul de nsuire i aplicare a cadrului metodologic nsuirea i aplicarea cadrului metodologic de ctre auditorii interni a cunoscut o evoluie pozitiv, care marcheaz creterea experienei dobndite de auditori n desfurarea activitii de audit intern i nelegerii faptului c metodologia, n general, i procedurile, n mod particular, sunt instrumente care i ajut, i protejeaz i le confer legitimitate activitii lor.
OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 140/24.II.2011 6 OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea auditului public intern, publicat in Monitorul Oficial al Romniei nr. 130 i nr. 130bis/2003
52
n cadrul administraiei publice centrale gradul de respectare, de ctre auditorii interni, a cadrului metodologic de exercitare a activitii de audit intern este ridicat, fiind n cretere de la un an la altul. Rezultatele evalurilor activitii compartimentelor de audit intern au relevat faptul c, n anul 2011, s-a realizat aplicarea n practic a normelor metodologice n mod adecvat, fiind respectate procedurile aferente derulrii misiunilor de audit intern. Cu toate acestea, n activitatea compartimentelor de audit intern au fost evideniate i anumite disfuncii privind respectarea cadrului metodologic, care pot afecta att eficacitatea compartimentelor de audit, ct i contribuia auditului la mbuntirea activitii entitilor publice, dintre care menionm: - nerespectarea procedurilor de audit care se aplic n etapa interveniei la faa locului, urmare a absenei sau completrii incorecte a Ordinului de serviciu i Notificrii structurii auditate, neidentificrii obiectelor auditabile, stabilirii incorecte a subobiectivelor, la CSSPP, ANPM unitate subordonat MMP; - raportul de audit intern nu a fost transmis structurilor auditate, n vederea formulrii unui punct de vedere la constatrile i recomandrile auditului, la OIR POSDRU Vest unitate subordonat MMPS; - testrile auditului sunt exhaustive, fiind incluse n evaluare toate operaiunile/tranzaciile derulate i documentele elaborate n cursul unei perioade, la ANPM unitate subordonat MMP. De asemenea, n cadrul compartimentelor de audit intern care funcioneaz cu un singur auditor nu se asigur respectarea tuturor procedurilor de audit, iar acolo unde sunt aplicate nu se asigur completarea corect i complet a documentelor de audit. n vederea eliminrii acestor disfuncii, UCAAPI a propus introducerea n Legea nr. 672/20027 a obligativitii organizrii compartimentelor de audit intern cu minim 2 posturi. Astfel lit. g) de la art. 2 prevede compartiment de audit public intern noiune generic privind tipul de structur funcional de baz a auditului public intern care, n funcie de volumul i complexitatea activitilor i riscurile asociate de la nivelul entitii publice, poate fi: direcie general, direcie, serviciu, birou sau compartiment cu minim 2 auditori interni, angajai cu norm ntreag. La nivelul administraiei publice locale, gradul de respectare a cadrului metodologic este mai redus dect la nivelul administraiei centrale, dar se observ o tendin pozitiv, de cretere a conformrii fa de prevederile cadrului normativ. Pentru a asigura respectarea aplicrii cadrului metodologic, compartimentele de audit din cadrul DGFP-urilor judeene, care au delegate n competena lor atribuia de verificare a modului de respectare a cadrului normativ specific, au realizat n anul 2011 o serie de misiuni de evaluare la structurile de audit intern din cadrul entitilor publice locale. Din totalul de 42 de judee au fost planificate i realizate misiuni de evaluare numai n 21 dintre acestea, asigurnd un grad de acoperire de cca. 50% al verificrilor privind modul de respectare a cadrului metodologic, dar care este mult mai redus dac ne raportm la numrul mediu de entiti supuse verificrii, respectiv 1,5 UAT per/jude. n urma realizrii acestor misiuni au fost identificate o serie de abateri de la cadrul normativ, n ceea ce privete respectarea procedurilor de audit i completarea documentelor aferente acestor proceduri, astfel: - procedurile din etapele de pregtire i realizare a misiunilor de audit intern nu au fost respectate i nici nu au fost elaborate documentele specifice acestor proceduri, practica la nivelul structurii de audit intern fiind elaborarea direct a
7
53
raportului, la Primria oraului Plopeni din judeul Prahova, Primria oraului Cmpulung Muscel din judeul Arge; - procedura iniierea auditului: (1) Notificrile au fost ntocmite nominal pentru fiecare salariat din cadrul structurii ce urmeaz a fi auditat, la Primria oraului Bicaz din judeul Neam; (2) Notificrile au fost ntocmite pentru fiecare obiectiv n parte, la Primria comunei Calafindeti din judeul Suceava; - procedura analiza riscurilor: (1) nu au fost elaborate documentele Tabelul puncte tari i slabe i Tematica n detaliu, deci obiectivele misiunii nu sunt identificate n urma analizei riscurilor, la CJ Constana; (2) nu se ntocmete nici un document n cadrul acestei proceduri, la Primria comunei Calafindeti din judeul Suceava; - procedura privind elaborarea programului de audit: nu au fost elaborate documente specifice sau acolo unde au fost elaborate acest lucru a fost fcut formal, la CJ Constana; - procedura colectarea dovezilor: FIAP-urile au fost elaborate ulterior avizrii raportului de ctre conductorul entitii publice i numai pentru acele constatri pentru care recomandrile formulate nu au fost implementate imediat, la Primria municipiului Baia Mare din judeul Maramure; - procedura constatarea i raportarea iregularitilor: (1) nu au fost elaborate FCRI n condiiile n care au fost constatate sume utilizate cu nerespectarea reglementrilor legale i s-a recomandat recuperarea acestora, la Primria municipiului Baia Mare; (2) FCRI-urile au fost comunicate structurilor auditate i nu exist dovada c au fost comunicate i conductorului entitii, la Primria ora Baia Sprie din judeul Maramure .a. n ceea ce privete respectarea cadrului metodologic, referitor la asigurarea funciei de supervizare, n administraia public local nu au fost ntreprinse msuri suficiente i adecvate pentru a asigura conformitatea cu cerinele privind existena unor structuri de audit cu minim 2 auditori interni. UCAAPI a recomandat, n cazurile n care nu se poate asigura minim doi auditori n cadrul compartimentelor de audit, conductorilor entitilor publice locale s opteze pentru asigurarea auditului intern prin cooperare, prin ncheierea unor parteneriate cu structurile asociative, pe baza acordului de cooperare, nfiinate pe raza judeului sau cu cele care se vor nfiina, deoarece aceste structuri asigur servicii de audit n conformitate cu cadrul metodologic i dein competene la nivel colectiv pentru a acoperi domeniile specifice i problematici mai complexe. 2.1.2. PLANIFICAREA ACTIVITII DE AUDIT INTERN Planificarea activitii de audit intern reprezint procesul prin care sunt stabilite domeniile i activitile auditabile, obiectivele misiunilor i sfera de intervenie a auditului intern. Rolul planificrii este de a asigura realizarea activitii de audit intern n condiii de eficacitate, prin concentrarea resurselor de audit pe zonele cu riscuri ridicate. 2.1.2.1. Procesul de fundamentare a deciziilor de planificare Deciziile privind includerea n planul de audit intern a misiunilor de asigurare, evaluare i consiliere sunt fundamentate pe baza unui proces riguros de analiz. Acest proces se finalizeaz cu elaborarea unui Referat de justificare, instrument care descrie n mod obiectiv i raional modul de selecie al misiunilor incluse n planurile de audit intern i nsoete aceste planuri n procesul de aprobare.
54
Analiza modului de fundamentare a misiunilor de audit a relevat faptul c la elaborarea planurilor, n practica compartimentelor de audit intern, se respect o serie de principii privind: - realizarea unui echilibru ntre necesarul de asigurare, evaluare i consiliere, numrul auditorilor interni i competenele deinute la nivel colectiv; - concentrarea resurselor de audit pe activitile, programele, proiectele, operaiunile cu riscuri ridicate i care au prioritate mare; - ealonarea activitilor realizate n cadrul entitii, astfel nct acestea s fie cuprinse n auditare cel puin o dat la trei ani; - ealonarea unitilor care sunt evaluate, astfel nct acestea s fie evaluate cel puin odat la 5 ani; - cuprinderea n auditare a tuturor unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, care nu au organizat compartiment de audit intern. Comparativ cu anii precedeni, n procesul de fundamentare a misiunilor de audit s-a observat o cretere a capacitii auditorilor interni de a identifica riscurile cu semnificaie pentru realizarea obiectivelor entitii, precum i de a prioritiza activitile lor n funcie de acestea. n general, la fundamentarea planurilor de audit intern s-a avut n vedere analizele de risc, propunerile conductorului instituiei i criteriile semnal transmise prin rapoartele Curii de Conturi. La nivelul compartimentelor de audit intern care funcioneaz cu un singur auditor i la majoritatea compartimentelor de audit din cadrul unitilor administrativ-teritoriale, din categoria oraelor i comunelor nu se realizeaz un proces adecvat de fundamentare, fiind identificate mai multe disfuncii care afecteaz calitatea activitii de audit intern, cum ar fi: absena analizelor de risc, completarea formal a Referatului de justificare, necuprinderea n auditare a tuturor activitilor i unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, ignorarea criteriilor semnal i absenei consultrii conductorului entitii .a. De asemenea, pentru a asigura respectarea principiului periodicitii n auditare, n condiiile existenei unui deficit de resurse umane, n practica curent se procedeaz la reducerea ariei de cuprindere a misiunilor de audit intern. 2.1.2.2. Planificarea multianual a activitii de audit intern Activitatea de elaborare a planurilor multianuale a devenit o bun practic n cadrul compartimentelor de audit intern, ceea ce evideniaz creterea interesului responsabililor structurilor de audit pentru a implementa instrumente de control adecvate n vederea asigurrii utilizrii eficiente i eficace a resurselor de audit. Planurile multianuale sunt elaborate pe un orizont de 3-5 ani i cuprind misiuni de asigurare, evaluare i consiliere. Ponderea cea mai mare o dein misiunile de asigurare cu cca. 85%, urmate de misiunile de evaluare - cu cca. 13% i cele de consiliere - cu cca. 2%. Misiunile de consiliere au fost planificate la unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritate ministerelor i au avut ca obiectiv general facilitarea nelegerii sistemului de control intern/managerial, reglementat de OMFP nr. 946/20058. n cadrul misiunilor de asigurare planificate au predominat auditurile de regularitate, n timp ce auditurile de sistem i de performan au fost planificate la un numr restrns de ministere, respectiv: MApN - audit de performan i de sistem, MAI - audit de sistem.
OMFP nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 140/24.II.2011
55
n administraia public central, n anul 2011, planificarea multianual a activitii de audit intern, la majoritatea compartimentelor de audit intern, s-a caracterizat prin: (a) asigurarea unui inventar complet al sferei auditabile, prin identificarea activitilor care sunt realizate n cadrul entitii, identificarea unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care nu au compartiment de audit intern i la care trebuie s se realizeze misiuni de asigurare, identificarea unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate care au compartiment propriu de audit i la care trebuie s se efectueze odat la 5 ani misiune de evaluare, identificarea programelor finanate din fonduri europene (de preaderare i structurale), identificarea programelor finanate din fonduri naionale; (b) prioritizarea misiunilor n funcie de: rezultatele evalurilor riscurilor asociate diferitelor structuri, activiti, programe, proiecte sau operaiuni, obligativitatea efecturii unor misiuni de audit care decurge din prevederile unor regulamente (CE), data ultimei misiuni de audit intern, tipul de asigurare oferit la ultima misiune de audit public intern; (c) revizuirea anual a planurilor multianuale, pentru a rspunde schimbrilor ce intervin n funcionarea proceselor i sistemelor, precum i pentru a asigura prioritizarea diferitelor activiti, programe, proiecte n funcie de nivelul riscurilor asociate acestora; (d) definirea i utilizarea unor criterii de analiz a riscurilor diferite, n funcie de natura misiunii, astfel: - la misiunile de asigurare i de consiliere s-a avut n vedere: impactul financiar, complexitatea cadrului normativ, numrul nivelelor de gestiune implicate n fiecare activitate/structur/entitate, existena i gradul de documentare al procedurilor de lucru, funcionalitatea instrumentelor de control intern implementat i eficiena aciunilor corective de la nivelurile decizionale; - la misiunile de evaluare a activitii de audit public intern s-a avut n vedere: numrul de auditori din cadrul entitilor evaluate n raport cu volumul i complexitatea activitilor entitii, sumele alocate de la bugetul de stat, rezultatul financiar nregistrat n anul anterior i viabilitatea mediului de afaceri. Un alt aspect de bun practic, care ne-a atras n mod deosebit atenia, n ceea ce privete planificarea multianual a fost ntlnit la Ministerul Aprrii Naionale unde Direcia de audit intern a elaborat un document strategic de anvergur intitulat Viziunea privind auditul intern n organizaia militar pe 10 ani, n cadrul cruia este proiectat evoluia activitii de audit intern. Cu toate acestea, evalurile activitii de planificare realizate, n cursul anului 2011, de UCAAPI i de compartimentele de audit intern din entitile ierarhic superioare i care au vizat un orizont de evaluare trecut, de maximum 5 ani, au evideniat cteva aspecte care necesit mbuntiri, dintre care menionm: - realizarea planificrii exclusiv pe baza principiului includerii tuturor activitilor i unitilor subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, fr o analiz a riscurilor; - alocarea resurselor umane i de timp pe orizontul de previziune; - actualizarea planului multianual n funcie de periodicitatea elaborrii, la 3 ani sau 5 ani; - natura i tipul misiuni, fiind planificate exclusiv misiuni de asigurare i, acolo unde este cazul misiuni de evaluare, specializate strict pe audituri de regularitate. La nivelul entitilor publice din administraia local, planificarea multianual a nceput s devin o bun practic, astfel au fost identificate puine instituii publice care nu au elaborat un plan strategic. Totui ne-a atras atenia lipsa acestui document la trei
56
instituii importante, i anume: CJ Constana, CJ Giurgiu i CJ Ilfov. La CJ Ilfov nu a fost elaborat plan multianual nici n anul precedent. Un aspect pozitiv a fost ntlnit la Primria comunei Bicazu Ardelean, judeul Neam unde auditorul a elaborat un plan de audit pe o perioad pe 5 ani. La polul opus se situeaz primriile care au comunicat prin raportul anual c nu a fost necesar ntocmirea planului multianual, la Primria comunei Rocani din judeul Iai sau c nu a fost elaborat, la majoritatea primriilor de comune. n structura planurilor multianuale a compartimentelor de audit intern care funcioneaz n administraia public local se regsesc cu preponderen misiuni de asigurare, iar acolo unde exist uniti subordonate i misiuni de evaluare, dar care nu acoper toate unitile existente. Selectarea misiunilor care au fost incluse n planurile multianuale s-a realizat n funcie de: evaluarea riscului asociat diferitelor structuri sau activiti, solicitarea organelor ierarhic superioare, necesitatea auditrii fiecrei activiti cel puin odat la trei ani i fondul de timp disponibil. Un alt aspect pozitiv, n ceea ce privete planificarea multianual, remarcat n administraia local a fost elaborarea de planuri de ctre noile compartimentele de audit care funcioneaz n cadrul structurilor asociative nfiinate n filialele judeene ale Asociaiei Comunelor din Romnia, respectiv: Botoani, Galai, Tulcea, dar i la structura nfiinat n cadrul Asociaiei de Dezvoltare Microregional Alcsik, judeul Harghita. n contextul procesului de descentralizare administrativ i de cretere a autonomiei bugetare pe plan local, considerm c procesul de planificare multianual a activitii de audit intern trebuie s devin o practic generalizat deoarece, planul multianual, ca instrument de control managerial, ofer conductorului instituiei publice o privire de ansamblu asupra tuturor activitilor i structurilor din cadrul entitii i a zonelor cu riscuri semnificative, pentru buna desfurare a activitilor, proceselor i programelor. 2.1.2.3. Planificarea anual a activitii de audit intern Elaborarea planurilor anuale se realizeaz, n general, prin extragerea misiunilor de audit din cadrul planurilor multianuale i ierarhizarea acestora n funcie de prioriti i de rezultatele reevalurilor anuale de risc. n administraia public central, toate compartimentele de audit intern i-au desfurat activitatea pe baza Planului anual de audit intern. Selectarea misiunilor i stabilirea prioritilor n planurile anuale s-a efectuat pe baza analizelor riscurilor asociate activitilor, sistemelor, programelor, proiectelor innd cont de: impactul activitilor asupra obiectivelor entitii, mrimea fondurilor bneti, volumul i complexitatea operaiunilor realizate, fluctuaia cadrului legislativ i procedural, probabilitatea de apariie a fraudelor, valoarea activelor utilizate .a. n funcie de schimbrile survenite n cadrul anumitor organizaii, planurile anuale de audit au fost modificate n anul curent, asigurnd n acest mod o reflectare corect a activitii desfurat de compartimentele de audit public intern. Astfel, structurile de audit, care au solicitat modificarea planurilor de audit iniiale, au elaborat Referate de modificare i au obinut aprobarea conductorilor entitii publice pentru aceste modificri. Pentru realizarea misiunilor de audit intern se aloc n medie 78% din fondul de timp disponibil anual, restul fiind utilizat pentru realizarea altor activiti de audit intern, cum ar fi: elaborarea planurilor de audit, implementarea standardelor de control intern la nivelul structurii de audit, elaborarea programului de asigurare a calitii, ntocmirea raportului anual, pregtirea profesional a auditorilor, lucrri de secretariat i arhivare, efectuarea concediilor .a.
57
Analiza structurii planurilor de audit pe anul 2011, din punctul de vedere al naturii misiunilor, a evideniat faptul c misiunile de asigurare au deinut cca. 73%, misiunile de evaluare au deinut cca. 24% i misiunile de consiliere cca. 3%. n categoria misiunilor de asigurare, ponderea cea mai mare o au n continuare misiunile de audit asupra funciilor suport, cu cca. 58%, precum: sistemul contabil (cca. 16%), resursele umane (cca. 14%), procesul bugetar (cca. 13%), achiziiile publice (cca. 6%), fonduri comunitare (cca. 4%), sistemul IT (cca. 3%), activitatea juridic (cca. 2%). De asemenea, n anul 2011 a crescut ponderea misiunilor axate de funciile specifice de la 35% la 42%, fiind selectate n auditare activiti precum: parteneriatul public-privat, procesul de privatizare i post privatizare, reconstrucia locuinelor afectate de calamiti naturale, afaceri europene, accesul la informaii de interes public, situaia romilor, activitatea de realizare a contractelor de cercetare, activitatea din cadrul bibliotecilor, casarea mijloacelor fixe, parcul auto, drepturi de autor, corespondena extern, cooperarea inter instituional i relaiile internaionale, protecia informaiilor clasificate .a. n administraia public local, majoritatea structurilor de audit intern au elaborat planuri anuale, conform structurii stabilite de cadrul normativ i au fost aprobate de conductorul entitilor publice. Totui, au fost consemnate un numr de primrii comunele care nu au elaborat planul anual de audit, explicaia constnd n aceea c la aceste primrii, activitatea de audit public intern a fost asigurat prin contracte de prestri de servicii, iar persoanele contractante nu au desfurat misiunile de audit intern n baza prevederilor Legii 672/20029. Cu privire la natura misiunilor de audit cuprinse n planurile de audit s-a constatat urmtoarea reprezentare: misiunile de asigurare cca. 89%, misiunile de consiliere cca. 7% i misiunile de evaluare cca. 4%. n categoria misiunilor de asigurare, ponderea mare o au n continuare misiunile de audit asupra funciilor suport, cu cca. 83%, precum: sistemul contabil (cca. 41%), procesul bugetar (cca. 20%), resursele umane (cca. 11%), achiziiile publice (cca. 5%), sistemul IT (cca. 3%), activitatea juridic (cca. 2%), fonduri comunitare (cca. 1%). n timp ce, ponderea misiunilor de audit pe funcii specifice reprezint cca. 17%, fiind selectate n auditare activiti precum: urbanism i amenajarea teritoriului, asistena social, protecie civil, salubritate i ntreinerea zonelor verzi, fonduri europene, modul de urmrire i ncasare a creanelor, modul de colectare a taxelor i impozitelor locale. n ceea ce privete planificarea misiunilor de evaluare, la nivelul compartimentelor de audit intern din cadrul DGFP-urilor judeene se utilizeaz exclusiv criteriul periodicitii n evaluare, o dat la 5 ani. Astfel, n anul 2011 ponderea misiunilor de evaluare planificate a fost redus, situaie care se datoreaz faptului c, pn n prezent, a fost realizat evaluarea activitii de audit intern la majoritatea unitilor administrativ-teritoriale care au organizat compartiment de audit intern. Un numr mai mare de entiti cuprinse n evaluare a fost constatat la DGFP-urile din judeele Mehedini, cu 5 misiuni de evaluare i Prahova, cu 7 misiuni de evaluare. Cu toate c sunt de neles prioritile pe care le acord responsabilii structurilor de audit intern din cadrul DGFP-urilor judeene pentru auditarea propriilor activiti, UCAAPI consider oportun i necesar ca la nivelul administraiei locale s se intensifice procesul de evaluare, prin planificarea misiunilor de evaluare a activitii compartimentelor de audit intern din cadrul unitilor administrativ-teritoriale n funcie de rezultatele analizelor de risc. De asemenea, UCAAPI apreciaz c prin misiunile de evaluare realizate, coroborat cu activitatea de coordonare i ndrumare metodologic acordat compartimentelor de
9
58
audit intern din cadrul unitilor administrativ-teritoriale, structurile de audit intern din cadrul DGFP-urilor judeene au avut o contribuie semnificativ la progresele nregistrate n activitatea de audit din administraia public local. 2.1.2.4. Calitatea procesului de planificare a activitii de audit intern n aprecierea calitii procesului de planificare, principalele criterii utilizate au fost asigurarea unui raport optim ntre ponderea misiunilor de audit intern axate pe funciile suport i ponderea misiunilor axate pe funciile specifice, adecvarea abordrilor i strategiilor de audit i ponderea misiunilor ad-hoc. n administraia public central, n procesul de planificare s-a observat o schimbare a abordrilor activitilor i sistemelor, prin creterea ponderii numrului misiunilor de audit intern pe domeniile specifice entitilor. Aceast situaie a fost generalizat la nivelul ministerelor, unde se nregistreaz un raport mediu de: 42% misiuni axate pe funcii specifice i 58% misiuni axate pe funcii suport, n timp ce la celelalte instituii i autoriti publice raportul este mult mai dezechilibrat, ponderea misiunilor axate pe funcii specifice nregistrnd valori cuprinse ntre 15% i 30%. Prin orientarea auditului pe activitile specifice ale entitilor publice se identific i se confirm existena unor competene ridicate ale auditorilor interni, care sunt demonstrate n procesul de analiz a riscurilor specifice unor domenii diverse de activitate. Cu toate acestea, n procesul de planificare a activitii de audit intern nu se realizeaz o abordare strategic a diferitelor activiti, procese, programe, proiecte, care s asigure realizarea obiectivelor auditului n ceea ce privete evaluarea managementului riscurilor i evaluarea procesului de guvernan i, implicit s creasc contribuia la atingerea obiectivelor entitilor publice. n acest context, procesul de planificare a activitii de audit intern necesit mbuntiri n ceea ce privete: - asigurarea realizrii obiectivului general de audit privind evaluarea managementului riscurilor, prin abordarea evalurii procesului de gestionare a riscurilor ca obiectiv distinct, n cadrul fiecrei misiuni realizat la structurile din cadrul entitilor publice; - identificarea nevoilor cu privire la pregtirea personalului din entitate, pe domeniul su de competen i asigurarea planificrii unor misiuni de consultan corespunztoare; - identificarea nevoilor cu privire la implementarea sistemelor, proceselor, programelor i a schimbrilor care pot fi susinute prin expertiza i competena auditorilor i planificarea unor misiuni de consiliere - asigurarea planificrii i realizrii de audituri de performan i de sistem .a. n administraia public local, n anul 2011, analiza naturii misiunilor cuprinse n planurile de audit a evideniat creterea ponderii misiunilor pe activitile suport, fa de misiunile axate pe activitile specifice. Din punctul de vedere al tipului de audit intern abordat, misiunile de audit intern planificate au vizat cu preponderen, regularitatea operaiunilor i proceselor desfurate, nscriindu-se n aceeai tendin ca i n perioadele de raportare precedente. n ceea ce privete ponderea misiunilor ad-hoc n totalul misiunilor realizate s-a constatat c n anul 2011, att n administraia public local, ct i central, au fost realizate un numr semnificativ de misiuni. Din evalurile efectuate de UCAAPI s-a observat c misiunile de audit ad-hoc vin s le nlocuiasc pe cele planificate, ceea ce afecteaz capacitatea structurii de audit de a-i ndeplini planul i reprezint un punct slab al procesului de planificare prin faptul c:
59
- nu a fost consultat conducerea entitii n procesul de planificare pentru a cunoate problemele care trebuie soluionate cu prioritate; - a fost alocat un fond de timp insuficient pentru situaii neprevzute; - analizele de risc realizate nu sunt eficace pentru c nu se bazeaz pe realitile din cadrul entitilor publice. Analiza misiunilor ad-hoc a evideniat creterea interesului conducerii entitilor pentru modul de administrare a activitilor care conduc la realizarea obiectivelor entitii, n contextul insuficienei resurselor financiare pe care le administreaz i a schimbrilor frecvente ale responsabililor. 2.1.2.5. Gradul de realizare a planurilor anuale de audit intern n administraia public, n anul 2011 s-a meninut aceeai tendin de cretere a gradului de conformare n realizarea planurilor de audit intern, ceea ce demonstreaz o bun corelare a resurselor de audit disponibile cu numrul misiunilor de audit intern planificate a fi realizate n cursul anului. La nivelul administraiei publice centrale, majoritatea compartimentelor de audit intern au raportat realizarea activitilor din planurile de audit, n proporie de 100%. ns au fost i compartimente care au ntmpinat dificulti n realizarea tuturor misiunilor prevzute n plan, cum ar fi: MCSI, MCPN, MADR, ONPCSB, SRTv, CNVM. Gradul de realizare variaz de la 40% la MCSI la 80% la ONPCSB i MADR. Principalele cauze care au condus la nerealizarea activitilor prevzute n planurile de audit intern, menionate n rapoartele de activitate, au fost: (a) participarea n cadrul unor echipe de control la unitile subordonate, n comisiile de disciplin n calitate de Preedinte i n comisiile de monitorizare a gradului de ndeplinire a ordinelor emise de ministru, la MCSI; (b) desemnarea auditorilor pentru efectuarea de misiuni de control, la MCPN; (c) reducerea numrului de auditori n urma disponibilizrilor, la MADR; (d) extinderea duratelor misiunilor de audit intern planificate, la CNVM, ONPCSB, SR Tv .a. Analiza acestor cauze a relevat, n majoritatea cazurilor, c nu sunt consecina influenei unor factori care in de activitatea de planificare a auditului, i au fost datorate unor cauze exterioare activitii compartimentului de audit. n administraia public local. Gradul de ndeplinire a planurilor de activitate a fost cuprins ntre 40% i 100%. Principalele cauze menionate de compartimentele de audit intern pentru nerealizarea planurilor de audit au fost similare celor din administraia central, la care s-a mai adugat implicarea auditorilor n activiti non-audit, cum ar fi de exemplu: implicarea n realizarea recensmntului populaiei, soluionarea de sesizri, verificri n piee i oboare, solicitarea de misiuni ad-hoc i de inspecie .a. 2.1.3. RAPORTAREA ACTIVITII DE AUDIT INTERN Cadrul normativ n domeniul auditului public intern prevede obligaia dezvoltrii unui sistem de raportare a activitii de audit pe urmtoarele elemente componente: raportarea rezultatelor misiunilor de audit intern, raportarea anual a activitii de audit intern, raportarea monitorizrii stadiului de implementare a recomandrilor, raportarea iregularitilor sau posibilelor prejudicii, informri punctuale privind cazurile de limitare ale accesului auditorilor interni la informaii i documente i situaiile de incompatibilitate ale auditorilor interni. n cazul entitilor publice care au uniti subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, structurile de audit intern care activeaz n cadrul acestora au posibilitatea s-i
60
dezvolte propriul sistem de informare i raportare cu aceste uniti, prin includerea acestor particulariti n normele metodologice proprii. 2.1.3.1. Raportarea rezultatelor misiunilor de audit intern Raportarea rezultatelor const n comunicarea constatrilor, concluziilor i recomandrilor formulate de auditorii interni, cu ocazia fiecrei misiuni de audit intern realizate, ctre conductorul entitii publice. n majoritatea instituiilor din administraia public, activitatea de raportare a rezultatelor misiunilor de audit intern se realizeaz n conformitate cu procedurile operaionale i normele specifice de audit intern. Totui, n cadrul AVAS activitatea de raportare a rezultatelor misiunilor de audit intern nu s-a realizat conform procedurii specifice, rapoartele de audit intern nu au fost avizate de conductorul entitii publice. De asemenea, la CSSPP au fost identificate rapoarte de audit intern care nu au fost avizate de conductorul instituiei. n aceste situaii exist i se menine riscul ca activitatea de audit intern s nu aib finalitate, cazuri n care structurile auditate nu-i nsuesc i nu implementeaz recomandrile sau accept recomandrile, stabilesc aciuni pentru implementarea acestora, dar nu asigur implementarea aciunilor la termenele planificate. n cadrul misiunilor de evaluare privind activitatea compartimentelor de audit din cadrul ministerelor, autoritilor i celorlalte instituii publice din administraia central, realizate de UCAAPI n anul 2011, a fost analizat i evaluat calitatea rapoartelor de audit intern din punctul de vedere al respectrii structurii standard de elaborare a rapoartelor de audit intern i al fundamentrii constatrilor i recomandrilor. Analiza calitii rapoartelor de audit intern a pus n eviden o serie de aspecte pozitive, dintre care menionm: (a) asigurarea respectrii structurii standard prevzut de cadrul normativ, prin prezentarea adecvat a urmtoarelor elemente: obiectivele i datele de identificare a misiunilor, baza legal i metodologia utilizat n realizarea misiunii, constatrile, concluziile i recomandrile formulate de auditorii interni (Adm Prez , Av Pop, CSM, CD, SR, CCJ, MApN, SRR); (b) prezentarea n rapoartele de audit att a aspectelor pozitive, care susin conformitatea cu prevederile cadrului normativ aplicabil, ct i a aspectelor care necesit mbuntiri, pentru care au fost formulate recomandri n scopul perfecionrii activitilor auditate (Adm Prez, Av Pop, CSM, CCJ); (c) rapoartele de audit intern au fost redactate ntr-o form clar i concis (Av Pop); (d) constatrile prezentate n cadrul rapoartelor de audit fac trimitere la probe de audit detaliate, ce susin concluziile formulate n rapoarte i care au fost arhivate la documentaia misiunilor (Adm Prez, CSM); (e) constatrile formulate n cadrul rapoartelor au vizat tematica misiunii derulate, iar concluziile i recomandrile au fost, de regul, n concordan cu constatrile i au vizat mbuntirea disfunciilor constatate sau reducerea riscurilor poteniale (CD, MApN, CCJ, STvR); (f) recomandrile au fost n concordan cu constatrile, asigurnd un grad normal de coeren al fluxului constatri-cauze-consecine-recomandri i au avut un grad de utilitate rezonabil, utilitate ce a fost confirmat de nivelul de conformare i de acceptare a acestora (CCJ, MApN). De asemenea, analiza a relevat i aspecte care necesit mbuntire, n ceea ce privete calitatea rapoartelor de audit intern, astfel:
61
(a) rapoartele de audit intern nu au respectat structura standard prevzut de cadrul normativ (CNSSPP, SRTV); (b) obiectivele misiunii de audit au fost consemnate doar n Notificarea privind declanarea misiunii de audit public intern i n Ordinul de serviciu, nu i n raportul de audit. Rolul stabilirii obiectivelor n raport este de a concentra atenia auditorilor interni i a structurii auditate asupra ariilor cu risc identificate (SRR); (c) n cuprinsul rapoartelor de audit intern nu au fost prezentate n mod clar/distinct cauzele care au condus la apariia disfunciilor identificate i consecinele produse sau poteniale, elemente necesare pentru informarea conducerii cu privire la impactul problemelor constatate i la fundamentarea recomandrilor formulate (CSM); (d) opinia auditorilor a avut n vedere activitatea i nu sistemul de control intern ataat respectivei activiti. Prin prezentarea opiniei auditorului asupra sistemului de control intern i nu asupra activitii n ansamblul ei se asigur nota distinct a esenei profesiei de audit intern si anume evaluarea sistemului de control (ANCOM); (e) recomandrile formulate au avut un grad ridicat de generalitate (SR); (f) recomandrile au un grad sczut de utilitate, fiind formulate sub forma unor trimiteri la respectarea cadrului normativ care a fost nclcat (CNSSPP). De asemenea, structurile de audit intern din cadrul DGFP judeene n urma misiunilor de evaluare realizate la nivelul unitilor administrativ-teritoriale din administraia local au identificat unele aspecte care necesit mbuntire, cu privire la raportarea rezultatelor misiunilor de audit intern, dintre care menionm: (a) rapoartele de audit intern nu au fost avizate de conductorul instituiei publice (UAT-uri din judeul Arge); (b) neconcordane ntre constatri i recomandri (Primria municipiului Flticeni judeul Suceava); (d) nerespectarea structurii de raportare (Primriile comunelor Punghina, Gruiu i Punghior din judeul Mehedini, Primria municipiului Turnu Mgurele - judeul Teleorman, Primria comunei Calafindeti - judeul Suceava, Primria municipiului Timioara - judeul Timi, Primria municipiului Brlad - judeul Vaslui). 2.1.3.2. Raportarea anual a activitii de audit intern Raportarea anual const n comunicarea rezultatelor activitii desfurat de structurile de audit intern, n decursul unui an calendaristic, prin elaborarea unui raport care este destinat: - conducerii entitilor publice, n vederea analizrii i evalurii modului de desfurare a activitii de audit intern, contribuiei auditului la ndeplinirea obiectivelor entitii i stabilirii direciilor de aciune ce trebuie urmate pentru a asigura creterea eficacitii structurii de audit intern; - UCAAPI, n vederea centralizrii i valorificrii informaiilor cu privire la conformitatea i eficacitatea organizrii i funcionrii activitii de audit intern n sectorul public i stabilirea direciilor de aciune ce trebuie urmate pentru a asigura consolidarea auditului public intern; - DGFP judeene, n vederea asigurrii atribuiei delegate de coordonare a sistemului de raportare a rezultatelor activitii de audit public intern desfurate la nivelul ordonatorilor principali de credite care funcioneaz la nivel teritorial, n scopul centralizrii informaiilor i transmiterii la UCAAPI; - Curii de Conturi, n vederea evalurii externe a activitii de audit intern.
62
Raportul anual este elaborat n baza instruciunilor i structurii minimale de raportare stabilite de UCAAPI, cerine care sunt comunicate structurilor de audit la finele anului pentru care se raporteaz. La nivelul structurilor de audit intern care funcioneaz n cadrul anumitor ministere care au o structur teritorial ramificat (MAI i MAN) a fost dezvoltat un sistem propriu de raportare, care asigur o comunicare eficace cu unitile subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate, prin furnizarea operativ i la timp a informaiilor necesare pentru luarea deciziilor strategice de audit i elaborarea raportului anual de activitate pe entitate. n administraia public central majoritatea entitilor publice au transmis rapoartele anuale de activitate ctre UCAAPI, n termenul prevzut, asigurnd respectarea structurii i cerinelor de coninut solicitate. Din punctul de vedere al suficienei i adecvrii informaiilor s-a relevat pe lng calitatea informaiilor, expunerea clar i la obiect a cauzelor problemelor cu care se confrunt structurile de audit i comunicarea rezultatelor relevante din cadrul misiunilor de audit intern realizate n anul 2011. Totui au fost identificate i situaii n care nu s-a asigurat realizarea activitii de raportare anual n condiii de conformitate i eficacitate, cum ar fi de exemplu: - rapoartele anuale au fost transmise numai electronic, fr s fie aprobate de ctre conductorul entitii publice, la AR i ICR; - transmiterea cu ntrziere a rapoartelor anuale de activitate la UCAAPI, de ctre: MAE, MCPN, MECTS, Cons Leg, CNCD. Cauzele principale menionate au fost analiza i semnarea cu ntrziere a raportului de ctre conducerea ministerului i primirea cu ntrziere a rapoartelor de activitate de la unitile subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate. - nerespectarea structurii raportului anual, ceea ce a condus la transmiterea unor informaii insuficiente despre modul de organizare a activitii de audit intern i evaluarea activitii de audit intern (AEP, CSA, CSSPP, SR, SPP). n administraia public local, structurile teritoriale ale MFP, care au ca atribuie delegat coordonarea sistemului de raportare, au elaborat pentru fiecare jude un raport de activitate pe baza informaiilor transmise de unitile administrativ-teritoriale i unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora, precum i cele transmise de structurile asociative care funcioneaz n cadrul judeului. Aceste rapoarte au fost transmise n termenul legal i au fost elaborate n conformitate cu cerinele cadrului minimal de raportare. Totui, n ceea ce privete comunicarea datelor numerice cu privire la organizarea auditului i resursele umane nu se asigur acurateea acestora, fiind identificate anumite erori, precum: - neconcordane ntre informaiile privind numrul posturilor ocupate cuprinse n anexe i structura raportului de activitate (DGFP Alba, DGFP Cluj, DGFP Iai, DGFP Mure); - n structura raportului anual de activitate nu sunt menionate date privind numrul i structura auditorilor interni, ci se face trimitere la anexe (DGFP Iai, DGFP Mure); - neconcordane ntre informaiile privind numrul unitilor administrativ-teritoriale care au organizat activitate de audit intern cuprinse n structura raportului anual de activitate i anexa respectiv (DGFP Alba, DGFP Braov, DGFP Clrai, DGFP Harghita, DGFP Olt, DGFP Prahova, DGFP Tulcea); - neconcordane ntre informaiile privind numrul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea unitilor administrativ-teritoriale cuprinse n anex i structura raportului anual de activitate (DGFP Hunedoara, DGFP Iai, DGFP Mehedini);
63
- declararea unui numr incorect de uniti subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea unitilor administrativ-teritoriale n anexa specific (DGFP Arge, DGFP Constana, DGFP Dmbovia, DGFP Mure, DGFP Suceava, DGFP Vaslui). Cu ocazia exercitrii atribuiei de coordonare a activitii de raportare anual a activitii de audit intern din administraia local, structurile de audit din cadrul DGFP-urilor judeene s-au confruntat cu o serie de probleme, dintre care menionm: - depirea termenului de raportare (16 UAT) i transmiterea rapoartelor anuale fr a fi aprobate de conducerea instituiei (3 UAT), n judeul Cluj; - nerespectarea cerinelor minimale de raportare a unitilor administrativ-teritoriale la care activitatea de audit se desfura prin contracte de prestri de servicii, n judeele Giurgiu i Prahova; - nu a fost respectat structura minimal de raportare de ctre CJ Mehedini, Primriile municipiilor Piatra-Neam i Roman, Primria oraului Bicaz, precum i de alte trei primrii comunale din judeul Neam; - calitatea slab a rapoartelor anuale i gradul ridicat de similitudine n ceea ce privete constatrile, n cazul unitilor administrativ-teritoriale la care activitatea de audit se desfura prin contracte de prestri de servicii, n judeul Suceava. 2.1.3.3. Raportarea recomandrilor nensuite n acord cu prevederile cadrul normativ, compartimentele de audit au obligaia transmiterii la UCAAPI sau, dup caz, la DGFP-urile judeene a situaiei recomandrilor nensuite de conductorul entitii publice auditate, precum i consecinele neimplementrii acestora. Prin Raportul anual de audit intern structurile de audit au comunicat anumite cazuri de recomandri nensuite de ctre conductorii entitilor publice auditate, att de la nivel central, ct i de la nivel local, dintre care menionm: - conductorul entitii publice a avizat Raportul anual de audit intern cu observaii, nensuindu-i anumite recomandri care vizau iregularitile constatate n cadrul unei misiuni de audit (MADR - misiunea de audit intern privind managementul resurselor umane); - nensuirea de ctre conductorul entitii publice a unei recomandri din totalul celor 3 formulate n cadrul unui raport de audit intern, recomandare care viza transferarea unui consilier juridic din schema de personal a entitii centrale n schema de personal a uniti teritoriale unde i desfoar efectiv activitatea i elaborarea de ctre Serviciul juridic din entitatea central a unei proceduri de lucru specifice, care s reglementeze activitatea desfurat de consilierii juridici i care trebuie implementat i n unitile din teritoriu (SRTv - misiune de audit privind evaluarea activitii desfurate de ctre managementul Studioului teritorial Trgu-Mure); - neavizarea de ctre ordonatorul principal de credite a rapoartelor de audit realizate n cadrul a trei misiuni de audit intern de ctre structura de audit intern a Primriei municipiului Rdui din judeul Suceava, respectiv : Auditarea plilor restante ale Primriei municipiului Rdui la data de 31.12.2010, Auditarea ncasrilor din impozite pe cldiri pentru punctele termice conform contractului de concesiune privind activitatea de termoficare i Verificarea modului de ncheiere a unui contract de nchiriere i la reprezentarea n instan n vederea susinerii intereselor entitii n litigiul cu firma SC LONGAV SRL. n urma acestor misiuni de audit, primarul a dispus mutarea auditorului intern la serviciul de impozite i taxe, chiar n timp ce efectua o misiune de audit intern la aceast structur. Recomandrile nensuite au fost raportate structurii de audit intern din cadrul DGFP Suceava care le-a transmis, conform prevederilor legale, la UCAAPI;
64
- nensuirea tuturor recomandrilor formulate n cadrul unei misiuni de audit realizat la Serviciul Public de Asisten Social Baia Mare (entitate subordonat Primriei municipiului Baia Mare) avnd ca tem auditarea utilizrii fondurilor europene. n acest caz, structura de audit a procedat la informarea Primarului municipiului Baia Mare, UCAAPI, Curtea de Conturi Maramure, precum i autoritatea de management a proiectului european n cauz. 2.1.3.4. Raportarea iregularitilor i posibilelor prejudicii n anul 2011 majoritatea structurilor de audit au raportat c nu au constatat iregulariti sau posibile prejudicii cu ocazia misiunilor de audit realizate. n situaiile n care au fost constatate iregulariti sau posibile prejudicii, structurile de audit intern le-au consemnat n Formularele de constatare i raportare a iregularitilor i le-au comunicat conducerii entitii i structurii de control abilitat, conform procedurii de audit. Analiza acestor situaii a evideniat faptul c la nivelul administraiei locale au fost constatate mai multe iregulariti sau posibile prejudicii dect n administraia public central. Dintre acestea menionm: Referitor la iregularitile care constituie abateri de la prevederile legale, regulile procedurale i metodologice aplicabile activitii auditate - majorarea salarial (cu 75%) nejustificat din punct de vedere legal i economic, a personalului din cadrul a trei direcii (Resurse Umane, Juridic, Corpul de control) din cadrul MADR, urmare a prezentrii sub semntur, conducerii ministerului pentru aprobare, a unor documente de fundamentare care nu au temei legal, respectiv: acorduri de delegare care nu fac referire la prevederile HG nr. 606/2009 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare; - achiziionarea de bunuri la alte preuri dect cele prevzute de legislaia n vigoare i practicarea unor tarife diferite de cele stabilite prin contracte, de ctre prestatorii de servicii, la CJ Prahova; - neactualizarea majorrilor de ntrziere/dobnzilor pentru plata cu ntrziere a datoriei vamale pn la data stingerii prin plat a datoriei vamale, n cazurile n care stingerea se face pn la declanarea procedurii de executare silit, la ANAF; - lipsa documentelor legale cu privire la procedurile urmate n vederea stabilirii preurilor de vnzare a produselor confiscate, la ANAF; - nenregistrarea n evidena fiscal a tuturor titlurilor de crean primite de la teri pentru care a expirat termenul de a cere executarea silit, la ANAF; - nevirarea la bugetul statului a sumelor reinute lunar din salariile angajailor, reprezentnd 25% din salariile brute ale acestora, n baza Legii nr. 118/2010 privind unele msuri necesare n vederea restabilirii echilibrului bugetar, la Serviciul de Ambulan al judeului Cara-Severin; - acordarea de premii i prime n cursul anilor 2010-2011 dei legislaia cu privire la salarizarea personalului bugetar interzicea acordarea de prime n sectorul bugetar, la Serviciul Public Judeean de Protecie a Plantelor Braov; - calcularea eronat a taxelor pentru ocuparea locurilor de vnzare n cadrul pieelor agroalimentare, la Primria municipiului Cluj-Napoca. n fiecare din aceste situaii auditorii interni au ntiinat imediat conductorul instituiei publice, care a dispus sesizarea structurilor de control abilitate n vederea continurii verificrilor, repunerii situaiei n ordine, stabilirea i recuperarea eventualelor prejudicii.
65
Referitor la posibilele prejudicii
- ascunderea unor sume de bani pe fluturaele de salarii ale celor doi directori cu posibila complicitate a firmei care asigura programul de salarizare, la Serviciul Public Judeean de Protecie a Plantelor Braov; - folosirea de nscrisuri false pentru decontarea benzinei pentru un autoturism care nu mai circula de o perioad de timp i care nu ndeplinea condiiile tehnice pentru a circula, la Serviciul Public Judeean de Protecie a Plantelor Braov; - folosirea de nscrisuri false i falsificarea datei n decontarea reparaiei autoturismelor instituiei, la Serviciul Public Judeean de Protecie a Plantelor Braov; - acordarea de drepturi salariale suplimentar ncepnd cu anul 2008 i pn n prezent, n baza unui Contract Colectiv de Munc ale crui prevederi nu se aplic pentru aceast entitate i numai pentru cei doi directori ai Serviciului Public Judeean de Protecie a Plantelor Braov; - utilizarea resurselor financiare n afara prevederilor bugetului aprobat, n cadrul unor Convenii de Parteneriat, la Primria municipiului Sebe i Serviciului de Asisten Social a judeului Alba; - lipsuri din gestiune a bunurilor de natura obiectelor de inventar i a materialelor auxiliare, urmarea a utilizrii acestora pentru realizarea unei construcii aflat pe terenul proprietate personal a unui angajat al entitii, la RA Ocolul Silvic Sebe din judeul Alba; - decontarea de cheltuieli pentru investiii n baza unor acte adiionale ntocmite dup 2 ani i 6 luni de la data executrii lucrrilor, la CJ Botoani. n timpul derulrii misiunii auditorii interni au informat n scris ordonatorul principal de credite asupra acestor posibile prejudicii i au recomandat s fie sesizate organele competente pentru constatarea existenei faptelor, ncadrarea acestora, stabilirea vinovailor i recuperarea posibilelor prejudicii. Astfel, structura de audit din cadrul CJ Braov pentru iregularitile constatate la Serviciul Public Judeean de Protecie a Plantelor, cu acordul ordonatorului principal de credite al structurii auditate, a transmis un exemplar din raport serviciului de investigare a fraudelor din cadrul Poliiei judeului Braov. 2.1.3.5. Raportarea cazurilor de limitare a accesului la informaii i documente n anul curent, structurile de audit intern nu au raportat cazuri n care a fost limitat accesul la date i informaii sau a fost nregistrat un refuz de a li se pune la dispoziie documente sau furniza orice alte informaii pe care le-au considerat relevante pentru realizarea obiectivelor misiunilor de audit intern. Aceast situaie relev o apreciere a auditului bazat pe ncredere i profesionalism, precum i o bun cunoatere a reglementrilor i metodologiei de audit intern, ca rezultat al comunicrii Cartei auditului intern. De asemenea, trebuie evideniat faptul c, prin acordarea accesului la toate informaiile i documentele solicitate, managementul entiti a asigurat cadrul necesar pentru desfurarea n bune condiii a activitii de audit intern. 2.1.4. URMRIREA IMPLEMENTRII RECOMANDRILOR Urmrirea implementrii recomandrilor reprezint ultima etap din cadrul unei misiuni de audit intern, care condiioneaz ncheierea misiunii de implementare a tuturor recomandrilor formulate i acceptate de structura auditat. De eficiena i eficacitatea realizrii acestei activiti depinde realizarea obiectivului general al auditului intern, respectiv acela de a aduga valoare n cadrul entitii. Prin urmrirea implementrii recomandrilor se evalueaz n fapt activitatea de audit intern, se constat fezabilitatea recomandrilor formulate i, ceea ce este mai
66
important, se asigur c riscurile identificate sunt inute sub control, n cadrul ecartului de toleran acceptat de conducerea structurilor auditate. Monitorizarea implementrii recomandrilor s-a generalizat, att n administraia public central, ct i n cea local, transmiterea de ctre structurile auditate a planurilor de aciune pentru implementarea recomandrilor, precum i a progreselor nregistrate n realizarea acestora a devenit o practic curent a compartimentelor de audit intern. La nivelul compartimentelor de audit intern au fost identificate dou modaliti de urmrire a implementrii recomandrilor, i anume: urmrirea de ctre echipa de auditori care a realizat misiunea de audit a stadiului implementrii recomandrilor, prin completarea Fiei de urmrire a implementrii recomandrilor pe baza informrilor primite de la structura auditat; realizarea unor misiuni de urmrire a implementrii recomandrilor pentru toate misiunile de audit intern efectuate ntr-o perioad, planificate, care au drept scop verificarea modului n care au fost implementate recomandrile formulate i acceptate n misiunile anterioare i gradul de asigurare a informaiilor cu privire la stadiul implementrii recomandrilor i progresele nregistrate de ctre structurile auditate. Prin realizarea acestor activiti este accelerat procesul de implementare a recomandrilor i stabilit valoarea adugat de auditul intern la mbuntirea activitilor structurilor auditate. n administraia public central urmrirea implementrii recomandrilor este o aciune care se desfoar n mod constant de ctre auditorii interni. La nivelul entitilor publice centrale se constat faptul c urmrirea implementrii recomandrilor se realizeaz att prin parcurgerea etapelor procedurale specifice misiunii de audit, ct i prin planificarea i efectuarea de misiuni de audit intern ce au ca tem urmrirea recomandrilor. Din evalurile efectuate de UCAAPI s-a constatat c majoritatea structurilor de audit intern au ntreprins aciuni adecvate pentru asigurarea elaborrii i conformitii Planului de aciune pentru implementarea recomandrilor de ctre structurile auditate i transmiterea stadiului implementrii recomandrilor la termenele programate. De asemenea, pentru fiecare misiune au fost elaborate Fiele de urmrire a recomandrilor i s-a asigurat actualizarea acestora n raport cu informrile privind realizarea aciunilor planificate pentru implementarea recomandrilor, realizate de ctre structurile auditate (CD, MApN, MDRT, ANCOM, CSM, Adm Prez, Av Pop, Senat, SR Tv). n urma activitii de monitorizare a implementrii recomandrilor au fost analizate i msurate progresele nregistrate n implementarea recomandrilor, iar rezultatele acestor analize au fost comunicate conducerii entitilor respective prin rapoartele anuale de activitate. Analiza modului de realizare a activitii de monitorizare a implementrii recomandrilor, la nivelul administraiei centrale, a pus n eviden urmtoarele aspecte de bun practic: - la MAI din totalul de 326 misiuni de audit planificate i realizate n anul 2011, un numr de 121 misiuni au avut ca obiect modul de implementare a recomandrilor; - la MADR structurile de audit intern au asigurat monitorizarea implementrii att a propriilor recomandri (prin alocarea a 6%-10% din bugetul de timp), ct i a recomandrilor formulate de organisme externe (prin alocarea a 22%-30% din bugetul de timp), respectiv: Comisia European, Curtea European de Conturi, Curtea European a
67
Auditorilor, Autoritatea de Audit, Autoritatea Competent, Autoritatea de Certificare i Plat; - asigurarea unei evidene centralizat privind stadiul de implementare a recomandrilor precum i aciuni de monitorizare permanent i respectiv de verificare a realitii aciunilor ntreprinse de structurile auditate, la CD, MDRT. De asemenea, rezultatele evalurilor privind activitatea de urmrire a implementrii recomandrilor a pus n eviden i aspecte care necesit mbuntiri, cum ar fi: asigurarea actualizrii Fielor de urmrire a recomandrilor (MMP, CCJ) i comunicarea cu structurile auditate cu privire la obligaia legal de elaborare a Planului de aciune pentru implementarea recomandrilor i de informare periodic asupra stadiului implementrii recomandrilor (CSSPP, CCJ, SRR). n administraia public local activitatea de urmrire a implementrii recomandrilor a devenit o bun practic, asigurndu-se realizarea acesteia prin respectarea procedurii specifice. n majoritatea unitilor administrativ-teritoriale s-a constatat faptul c urmrirea implementrii recomandrilor se realizeaz prin parcurgerea etapelor procedurale specifice misiunii de audit, n timp ce planificarea i efectuarea de misiuni de audit intern ce au ca obiectiv urmrirea recomandrilor se realizeaz numai la unitile administrativ-teritoriale din categoria consiliilor judeene i primriilor de municipii de rang I. Analiza rezultatelor evalurii activitii compartimentelor de audit intern care funcioneaz n cadrul unitilor administrativ-teritoriale, realizate de DGFP-urile judeene, a relevat anumite probleme, dintre care menionm: - nu au fost elaborate Planurile de aciune pentru implementarea recomandrilor i nu s-a asigurat comunicarea stadiului implementrii recomandrilor de ctre structurile auditate (UAT-uri din judeele Galai, Iai, Neam, Prahova, Suceava,Teleorman); - absena conformitii Planului de aciune pentru implementarea recomandrilor, datorit faptului c: nu au fost stabilite persoanele responsabile pentru ndeplinirea fiecrei recomandri formulate prin rapoartele de audit public intern (UAT-uri din judeul Galai i Constana), nu au fost stabilite termenele de implementare pentru fiecare recomandare formulat (UAT-uri din judeul Constana), nu cuprind toate recomandrile formulate n raportul de audit (UAT-uri din judeul Maramure); - procedura P 18 Urmrirea recomandrilor nu a fost respectat i aplicat pentru toate misiunile de audit intern realizate (UAT-uri din judeele Bistria-Nsud, Iai, Maramure); - nu au fost ntocmite Fiele de urmrire a recomandrilor pentru toate misiunile de audit intern realizate (UAT-uri din judeul Galai); - Fiele de urmrire a recomandrilor au fost ntocmite fr a avea la baz documente justificative, transmise de structurile auditate, care s ateste realizarea aciunilor pentru implementarea recomandrilor (UAT-uri din judeele Maramure, Neam). Principalele cauze care au condus la apariia acestor probleme au fost datorate absenei unor msuri suficiente i adecvate cu privire la informarea structurilor auditate despre obligativitatea elaborrii Planului de aciune pentru implementarea recomandrilor i comunicrii periodice a stadiului implementrii acestora, precum i absenei unui control intern eficace pentru a asigura conformitatea documentelor care se elaboreaz n cadrul activitii de monitorizare a implementrii recomandrilor. n ceea ce privete problematica implementrii recomandrilor, la nivelul structurilor de audit intern se asigur anual comunicarea recomandrilor neimplementate, precum i cauzele i consecinele neimplementrii ctre conducerea entitii publice.
68
2.2. CONTRIBUIA ACTIVITII DE AUDIT OBIECTIVELOR ENTITILOR PUBLICE
INTERN
LA
REALIZAREA
n anul 2011 n administraia public au fost realizate peste 5.250 de misiuni de audit intern, din care cca. 95% sunt reprezentate de misiunile de asigurare i cca. 5% sunt reprezentate de misiunile de consiliere.
Consiliere 5% Funcii specif ice 25%
Procesul bugetar 17%
Fonduri comunitare 2% Sistemul IT 3% Activ itatea f inanciarcontabil 30% Juridic 2% Resurse umane 11% Achiziiile publice 5%
n categoria misiunilor de asigurare ponderea ce mai mare este deinut de activitile financiar-contabile cu cca. 30%, urmat de misiunile de audit pe activitile specifice entitilor, cu cca. 26% i misiunile de audit n domeniul procesului bugetar, cu cca. 17%. Aceast situaie evideniaz creterea aportului auditului intern la mbuntirea obiectivelor specifice acestor activiti. Activitatea de audit intern a avut o contribuie minoritar la atingerea obiectivelor din domeniile IT, juridic i administrarea, gestionarea i utilizarea fondurilor comunitare. 2.2.1. Misiuni de audit intern privind procesul bugetar Procesul bugetar reprezint unul din mecanismele importante din sfera finanelor publice prin care se administreaz veniturile i cheltuielile publice i const ntr-o succesiune de aciuni i operaiuni care se deruleaz n cadrul etapelor de elaborare, aprobare, executare, control i raportare ale bugetului i se ncheie cu aprobarea contului de execuie a acestuia. Obiectivul general al misiunilor de audit intern n acest domeniu a fost acela de a diagnostica starea actual a sistemelor de control intern instituite n procesul de fundamentare, alocare i utilizare a fondurilor publice i de a formula recomandri care s conduc la mbuntirea acestui proces. n administraia public central au fost derulate un numr de 253 de misiuni de audit intern cu privire la procesul bugetar, din care: 29 de misiuni la nivelul ministerelor i al altor autoriti i instituii publice i 223 de misiuni la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora, n timp ce, n administraia public local au fost derulate 624 de misiunile de audit n acest domeniu, cu cca. 3 ori mai multe misiuni dect n administraia central. 2.2.1.1. Fundamentarea, elaborarea i aprobarea bugetului Principalele aspecte urmrite n cadrul derulrii misiunilor de audit intern, cu privire la acest obiectiv, au vizat analiza modului de fundamentare i elaborare a bugetului de venituri i cheltuieli i a gradului de implicare a direciilor de specialitate din entitate n
69
procesul de elaborare i fundamentare a bugetului i asigurarea fluxului de date, evaluarea fezabilitii i fiabilitii proiectelor de buget, analiza modului de elaborare i stabilire a obiectivelor, criteriilor i indicatorilor de performan i evaluarea rolului acestora n stabilirea nevoilor financiare ale entitii. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate de auditorii interni cu privire la activitatea de fundamentare i elaborare a bugetului au fost: calculul eronat al indicatorilor macroeconomici, dimensionarea eronat a unor categorii de cheltuieli, aprecierea incorect a gradului de certitudine a veniturilor, insuficiena personalului responsabil de aceast activitate. Constatrile principale au fost urmtoarele: (a) fundamentarea insuficient a modului de determinare a unora dintre indicatorii macroeconomici (MFP); (b) neparticiparea tuturor factorilor responsabili n elaborarea bugetului, implicit la fundamentarea cheltuielilor estimate (MS). (c) elaborarea proiectului de buget al instituiei nu s-a realizat n baza proiectelor de buget ale unitilor subordonate, respectiv ordonatorii teriari de credite, aprobate de ctre conducerea acestora i de ctre ordonatorul superior de credite (INS unitate subordonat SGG); (d) propunerile privind necesarul de cheltuieli, venituri, sursele de finanare, formularele specifice activitii bugetare sunt elaborate de structurile implicate n elaborarea bugetului i transmise Direciei de buget i contabilitate, dar nu sunt aprobate de ctre conducerea acestor structuri (INS unitate subordonat SGG); (e) fundamentarea proiectelor de bugete nu s-a realizat pe baza indicatorilor fizici i valorici care s reflecte n mod real necesarul de finanare, iar sumele estimate au fost calculate prin majorarea cu o cot procentual a sumelor cuprinse n bugetul anului anterior (Primria municipiului Dej - judeul Cluj); (f) fundamentarea veniturilor prevzute n bugetul local s-a efectuat fr a fi realizat inventarierea masei impozabile, fr respectarea prevederilor legale, respectiv detalierea cheltuielilor cuprinse n articole bugetare dup destinaia i natura lor, ceea ce a condus la adoptarea unui buget insuficient fundamentat i detaliat (Primria municipiului Trgu Mure - judeul Mure); (g) proiectul de buget nu are anexate note sau referate de fundamentare privind sumele solicitate (Primria comunei Gurahon - judeul Arad). Disfunciile constatate s-au datorat unor cauze, cum ar fi: formularele de fundamentare nu cuprind cerine referitoare la detalierea/descrierea modului de determinare a indicatorilor macroeconomici utilizai n estimarea veniturilor bugetului, neimplementarea de modele econometrice n baza crora s se realizeze estimarea veniturilor bugetului, estimri necorelate cu posibilitile efective de ncasare a veniturilor, folosirea de informaii neactualizate n elaborarea i fundamentarea bugetelor, fluxuri informaionale i comunicare deficitar, precum i insuficienei instrumentelor de control intern implementate n cadrul activitilor privind fundamentarea, elaborarea i aprobarea bugetului. Recomandrile formulate de auditorii interni pentru mbuntirea procesului de fundamentare, elaborare i aprobare a bugetelor au vizat: elaborarea procedurii operaionale privind estimarea veniturilor sau actualizarea acesteia, prin completarea cu informaii privind modul de determinare a fiecrui indicator macroeconomic, stabilirea de modele econometrice n baza crora s se realizeze estimarea veniturilor bugetului, responsabilizarea personalului implicat n proces, precum i fundamentarea veniturilor pentru fiecare surs de venit, avnd n vedere indicatorii fizici i elementele de fundamentare obligatorii.
70
2.2.1.2. Alocarea i aprobarea creditelor bugetare n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit modul de organizare, eviden i raportare a angajamentelor bugetare i legale, plecnd de la rezultatele evalurii riscurilor poteniale identificate cu privire la: nencadrarea n alocrile bugetare iniiale, neexercitarea atribuiilor specifice i lipsa unor documente justificative. Constatrile principale formulate n urma realizrii misiunilor de audit intern au fost urmtoarele: (a) deficiene n efectuarea de deschideri de credite, respectiv operarea n unele cazuri la aceeai instituie a sumelor la un alt capitol de cheltuieli dect cel corect sau operarea unor sume aferente deschiderilor de credite la o alt instituie dect cea corect (UAT-uri din judeul Dolj); (b) nedepunerea la trezorerie a comunicrii de deschidere a creditelor n termenul legal, ceea ce a condus la deschiderea creditelor bugetare la nivelul celor din anul anterior (UAT-uri din judeul Dolj); (c) solicitri lunare excesive de credite bugetare (MS); (d) utilizarea unor sume n afara prevederilor bugetului aprobat (Primria municipiului Sebe - judeul Alba); (e) angajarea i efectuarea cheltuielilor fr a avea credite bugetare aprobate (uniti subordonate MECTS); (f) nu a fost regularizat excedentul rezultat din execuia bugetului la sfritul anului cu bugetul din care a fost finanat (uniti subordonate MECTS). Principalele cauze identificate au vizat absena unor instrumente de control implementate pentru a gestiona riscurile n cadrul acestor activiti i neaplicarea prevederilor legale n domeniu. Recomandrile principale formulate au vizat: elaborarea sau actualizarea n mod corespunztor a procedurilor operaionale cu privire la evidena angajamentelor bugetare i legale, reconstituirea evidenei angajamentelor bugetare i legale, monitorizarea continu a modului de fundamentare a necesarului de credite bugetare, nominalizarea i responsabilizarea persoanelor care execut operaiile legate de alocarea creditelor bugetare. 2.2.1.3. Angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata angajamentelor bugetare Pentru realizarea acestui obiectiv auditorii interni au analizat i evaluat modul de organizare i desfurare a execuiei bugetare, respectarea procedurilor referitoare la angajarea, lichidarea i ordonanarea angajamentelor bugetare, respectarea legalitii utilizrii creditelor bugetare aprobate i modul de ntocmire a documentelor privind angajarea, lichidarea i ordonanarea cheltuielilor. Principalele riscuri poteniale identificate care au stat la baza analizei activitilor de angajare, lichidare i ordonanare a angajamentelor bugetare au vizat: existena unor erori sau fraude urmare a absenei segregrii sarcinilor, neexercitarea activitii de control financiar preventiv propriu, plata de penaliti ca urmare a neachitrii la termen a obligaiilor, utilizarea incorect a fondurilor bugetare, existena unor pli eronate i/sau ilegale. Constatrile principale au vizat, att aspecte privind legalitatea operaiunilor, ct i modul n care se realizeaz etapele execuiei bugetare, respectiv: (a) nu au fost elaborate proceduri operaionale privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor din buget (APIA MADR, Primria municipiului Clrai, UAT-uri din judeul Ialomia);
71
(b) nu este nominalizat persoana responsabil cu evidena angajamentelor bugetare n cadrul entitii publice (ITRSV Suceava - MMP); (c) nentocmirea documentelor privind propunerea de angajare a unei cheltuieli n limita creditelor bugetare, angajamentul bugetar individual i ordonanarea la plat n funcie de data de primire a documentelor justificative (ANP - MJ); (d) propunerile de angajare de cheltuieli, angajamentele bugetare individuale i ordonanrile de plat nu sunt completate cu toate datele cerute de formular, respectiv: scopul plii, data, erori n ceea ce privete disponibilul existent nainte de efectuare plii i disponibilul dup efectuarea plii (Primria comunei Gurahon - judeul Arad); (e) completarea incorect a documentaiilor privind solicitarea de efectuare a plilor, ceea ce a dus la ntrzierea achitrii sumelor sau chiar neplata lor (ITRSV Ploieti MMP, CJ Dmbovia, CJ Gorj); (f) realizarea operaiunilor specifice ALOP fr respectarea n totalitate a procedurilor privind parcurgerea celor patru faze ale execuiei bugetare (UAT-uri din judeul Dolj); (g) decontarea facturilor fr ca acestea s fie avizate de ordonatorul de credite (Primria oraului tei judeul Bihor); (h) efectuarea de pli anticipate la care recepia s-a efectuat ulterior (MApN); (i) efectuarea de pli din casierie n numerar cu nerespectarea cadrului legal (MECTS); (j) plata eronat a unor cheltuieli de transport i cazare (uniti din MApN); (k) nejustificarea n termenele legale a sumelor acordate cu titlu de avans de deplasare (UAT-uri din judeul Brila). Cauzele care au condus la apariia acestor disfuncii s-au datorat, n principal, neaplicrii prevederilor normative incidente privind efectuarea plilor n avans i inexistenei sau ineficienei instrumentelor de control intern care s asigure respectarea procedurilor specifice procesului de execuie bugetar. Recomandrile formulate de auditori pentru mbuntirea procesului de execuie bugetar au vizat: ntocmirea/actualizarea procedurilor operaionale formalizate pentru angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor, instituirea normelor proprii specifice de exercitare a controlului financiar preventiv propriu, analizarea realitii i legalitii plilor efectuate n avans i dispunerea msurilor care se impun, elaborarea de proceduri operaionale privind efectuarea plilor n care s se stabileasc mecanisme de control referitoare la efectuarea plilor n avans, implementarea unor instrumente de control intern pentru a asigura ntocmirea propunerii de angajare a unei cheltuieli i a angajamentului bugetar individual/global odat cu angajamentul legal, iar dup primirea facturii s se efectueze plata acesteia. 2.2.1.4. Organizarea i exercitarea controlului financiar preventiv propriu n cadrul acestui obiectiv, auditorii interni au analizat i evaluat modul de organizare i exercitare a controlului financiar preventiv propriu avnd n vedere: stabilirea sferei operaiunilor supuse CFPP, modul de administrare a Registrului privind operaiunile prezentate pentru viza de CFPP, competenele i atribuiile persoanei desemnate, nregistrarea documentelor, controlul de legalitate, controlul de regularitate, controlul bugetar, precum i circuitul documentelor prezentate spre avizare. Principalele riscuri poteniale identificate de auditorii interni n cadrul activitilor care concur la realizarea acestui obiectiv au fost: erori sau omisiuni n completarea Registrului privind operaiunile prezentate pentru viza CFPP, neexercitarea atribuiilor specifice,
72
nerespectarea prevederilor legale i metodologice, depiri ale limitelor creditelor bugetare alocate. Disfunciile constatate n organizarea i exercitarea activitii de CFPP au fost urmtoarele: (a) inexistena deciziei de nominalizare a persoanelor care exercit acordarea vizei de control financiar preventiv propriu (MJ, DJCPN Arad unitate subordonat MCPN) sau ntocmirea n mod necorespunztor a acesteia (Primria comunei Gurahon judeul Arad, UAT-uri din judeul Bacu); (b) nu este desemnat o persoan care s acorde viza de CFPP pe perioada cnd persoana desemnat lipsete motivat din instituie (ANCPI MDRT); (c) ntocmirea necorespunztoare a Registrului privind operaiunile prezentate pentru viza de control financiar preventiv (ISC MDRT, UAT-uri din judeul Bacu); (d) nerespectarea Ordinului 522/200310 i a Normelor metodologice de ctre toi cei implicai n elaborarea deciziilor interne privind aplicarea vizei de CFPP i a celei de certificare pentru necesitatea, realitatea i legalitatea documentelor, precum i de cei desemnai cu implementarea (CE Turceni unitate subordonat MECMA); (e) inexistena cadrului specific al documentelor i operaiunilor supuse CFPP, n prezent, Lista operaiunilor i documentelor care se supun CFPP fiind ntocmit ca anex la deciziile de organizare a CFPP (CE Turceni unitate subordonat MECMA); (f) viza de CFPP se exercit numai prin semntura persoanelor desemnate, nu i prin aplicarea sigiliului, conform prevederilor OMFP nr. 522/200311(MJ); (g) inexistena meniunii Bun de plat pe factur i semnarea acesteia, prin care se atest c serviciul facturat a fost efectuat corespunztor i c toate poziiile din factur au fost verificate i sunt conforme (CJ Dmbovia, UAT-uri din judeul Brila); (h) neexercitarea n condiiile legii a controlului financiar preventiv propriu (ANPA MADR, ANCPI - MDRT); (i) acordarea vizei CFPP n condiii de incompatibilitate (UAT-uri din judeul Bacu); (j) documentele justificative anexate la cele privind plata cheltuielilor nu sunt certificate n privina realitii, regularitii i legalitii i nu sunt avizate pentru Bun de plat (ANCPI - MDRT). Principalele cauze care au determinat apariia acestor disfuncii privesc absena procedurilor operaionale care s reglementeze aceast activitate, interpretarea eronat a prevederilor legale i neaplicarea integral a prevederilor cadrului normativ. Recomandrile formulate pentru mbuntirea acestei activitii au vizat: asigurarea elaborrii deciziilor de numire a persoanelor responsabile s exercite CFPP, prin stabilirea clar a limitelor de competen i asigurarea continuiti acestei activiti; elaborarea i actualizarea procedurii operaionale privind CFPP; stabilirea unor criterii adecvate de selecie a persoanelor care sunt desemnate pentru exercitarea CFPP i asigurarea completrii corecte a Registrului privind operaiunile prezentate pentru viza de CFPP, prin definirea clar a responsabilitilor i repartizarea acestora. 2.2.1.5. ncheierea exerciiului bugetar n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au analizat i evaluat activitatea de elaborare a situaiilor financiare i lucrrile premergtoare acesteia, respectiv: organizarea i realizarea activitii de inventariere a patrimoniului. Cu privire la elaborarea situaiilor financiare, principalele riscuri poteniale identificate i analizate de auditori au vizat
OMFP nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, cu modificrile i completrile, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 320 din 13 mai 2003 11 Ibidem 8
10
73
diferenele ntre situaiile scriptice i faptice i incorectitudinea datelor din situaiile financiare. Constatrile principale efectuate au fost urmtoarele: (a) activitatea de inventariere nu s-a realizat cel puin o dat pe an, iar atunci cnd s-a realizat activitatea, aceasta nu a fost derulat n mod corespunztor (UAT-uri din judeul Cluj); (b) nu au fost emise decizii de efectuare a inventarierii i codificrii activitilor pe compartimente (MMFPS); (c) completarea necorespunztoare a Registrului-inventar, prin preluarea soldurilor din Balana de verificare dup inventariere i fr evidenierea diferenelor de inventar n coloanele cu privire la datele referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale (Primria oraului Zrneti - judeul Braov); (d) valorificarea i predarea cu ntrziere la compartimentul contabilitate a rezultatelor inventarierii (Primria oraului Rupea -judeul Braov); (e) nentocmirea de note de recepie i constatare de diferene pentru toate bunurile procurate cu numerar (UAT-uri din judeul Brila); (f) dup ncheierea exerciiului financiar nu au fost ntocmite dri de seam din partea beneficiarilor sumelor alocate cu privire la execuia bugetelor, n condiiile n care execuia bugetar anual nu este identic cu bugetul aprobat (Primria municipiului Sebe - judeul Alba). Principalele cauze care au condus la apariia acestor disfuncii se datoreaz absenei unor instrumente de control eficace pentru gestionarea activitii de inventariere i interpretrii eronate a prevederilor legale privind execuia bugetar. Recomandrile formulate de auditorii interni pentru soluionarea aspectelor negative constate n activitatea de inventariere au vizat n principal elaborarea/actualizarea de proceduri operaionale sau de sistem pentru a reglementa modul de realizare a activitii de inventariere la nivelul structurilor/entitii i asigurarea cadrului organizatoric adecvat pentru numirea i responsabilizarea persoanelor implicate n procesul de inventariere. Toate recomandrile care au fost formulate de auditorii interni n domeniul procesului bugetar au fost nsuite de managementul entitilor publice, iar gradul de implementare a acestora difer de la o entitate la alta, n funcie de termenele planificate. Precizm c au fost i unele cazuri n care termenele de implementare stabilite pentru anul 2011 nu au fost respectate, dar pentru acestea au existat solicitri aprobate pentru revizuirea termenelor iniiale de implementare. 2.2.2. Misiuni de audit intern privind activitatea financiar-contabil Funciunea financiar-contabil cuprinde ansamblul activitilor prin care se realizeaz obiectivele privind nregistrarea i evidena n expresie valoric a operaiunilor economico-financiare i obinerea i utilizarea resurselor financiare. Activitile aferente sistemului financiar-contabil sunt reglementate prin acte normative specifice, ceea ce asigur nregistrarea operaiunilor economico-financiare n contabilitate prin aplicarea unei metodologii unitare i coerente. Obiectivul general al misiunilor de audit intern a vizat asigurarea conformitii modului de aplicare a reglementrilor financiar-contabile. n anul 2011, n administraia public au fost realizate 1.571 de misiuni de audit intern privind activitatea financiar-contabil, din care 297 de misiuni la entitile din administraia central i 1.274 misiuni la entitile din administraia local.
74
2.2.2.1. Evaluarea sistemului contabil din cadrul entitilor din administraia public Obiectivele de audit intern urmrite n cadrul misiunilor efectuate n anul 2011 au vizat ntregul spectru al activitilor care compun sistemul financiar-contabil dintr-o entitate public, fiind analizate i evaluate urmtoarele: organizarea registrelor de contabilitate, conducerea contabilitii, conducerea activitii financiare, elaborarea bilanului contabil, elaborarea contului de execuie bugetar, organizarea sistemului de raportare a datelor financiar-contabile ctre management, organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv, fiabilitatea sistemului informatic financiar- contabil i organizarea i efectuarea arhivrii documentelor financiar-contabile. n cadrul misiunilor de audit intern obiectivele au fost abordate n totalitate sau numai o parte din acestea, n funcie de nivelul riscurilor poteniale analizate la data realizrii misiunii de audit intern. Principalele riscurile poteniale identificate de auditorii interni n domeniul financiarcontabilitate au vizat: erori sau omisiuni n completarea unor documente financiarcontabile, utilizarea eronat a conturilor contabile, omisiunile de nregistrare a unor operaiuni economico-financiare, nregistrri contabile fictive (fr documente justificative), neexercitarea atribuiilor privind evidena contabil, diferene ntre situaiile scriptice i cele contabile, supraevaluarea sau subevaluarea valorii bunurilor .a. Pe baza evalurilor efectuate auditorii au apreciat c sistemul financiar-contabil este unul funcional sau care necesit anumite corecii, pentru marea majoritate a entitilor publice auditate. Disfunciile identificate au avut un caracter izolat, nefiind identificate disfuncii de sistem sau probleme majore care s se fi manifestat n mod sistematic la nivelul ntregului sector public n domeniul financiar-contabil. Din categoria acestor disfuncii enumerm urmtoarele: (a) nu au fost elaborate proceduri operaionale pentru toate activitile desfurate n cadrul sistemului financiar-contabil (ANCPI - MDRT); (b) gestiune necorespunztoare a riscurilor specifice activitilor ce se desfoar n cadrul sistemului financiar-contabil (ANCPI - MDRT); (c) nenregistrarea cronologic n contabilitate a operaiunilor economico-financiare (UAT-uri din judeul Bacu); (d) efectuarea de nregistrri contabile n programul informatic fr a fi n concordan cu documentele justificative anexate sau fr a avea la baz documente justificative i n unele cazuri, fr a se ntocmi not contabil ( UAT-uri din judeul Dolj); (e) documentele justificative utilizate pentru contabilitatea analitic a rezervelor din reevaluare nu respect prevederile OMEF 3512/200812 (CN a Huilei SA - MECMA); (f) documentele justificative ce stau la baza constituirii debitelor nu cuprind n totalitate elementele principale de identificare, respectiv nu exist o not care s furnizeze informaii legate de debitul ce s-a constituit, confirmat prin semnturi de persoanele care au efectuat operaiunea economico-financiar, de persoanele cu atribuii de control financiar preventiv propriu i de persoanele cu drept de aprobarea operaiunii (MMFPS); (g) nu a fost organizat evidena angajamentelor bugetare i legale prin utilizarea conturilor corespunztoare (ANP - MJ); (h) nenregistrarea n evidena contabil a tuturor bunurilor materiale (uniti din MApN);
OMEF nr. 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 870 i 870 Bis din 23 decembrie 2008
12
75
(i) garaniile gestionare nu au fost constituite n cuantumul prevzut de legislaia specific (uniti din MApN); (j) nedimensionarea cheltuielilor privind consumul de carburani pe fiecare mijloc auto n parte, n vederea delimitrii cheltuielilor n raport cu normativele i a eficienei n ansamblu cheltuielilor (UAT-uri din judeul Bacu); (k) nu au fost reinute garani i nu au fost recalculate de la beneficiarii ageni economici, asociaii de proprietari, particulari, cu care s-a ncheiat contract de furnizare de utiliti (Primria municipiului Oradea judeul Bihor); (l) nregistrarea eronat a unor cheltuieli n contabilitatea entitii (ANCPI - MDRT); (m) nregistrare cu ntrziere a angajamentelor bugetare sau nregistrarea veniturilor i cheltuielilor n conturi necorespunztoare (CN Romarm SA - MECMA); (n) nenregistrarea lunar n contabilitate a amortizrii activelor fixe (Primria municipiului Blaj - judeul Alba); (o) nu au fost realizate aciuni de reevaluare a activelor fixe corporale existente n patrimoniul instituiei publice, pentru a reflecta n situaiile financiare valoarea real a acestor bunuri ( Primria municipiului Blaj judeul Alba); (p) organizarea i realizarea necorespunztoare a inventarierii patrimoniului, ca urmare a: existenei unor deficiene a inventarierii bunurilor materiale, precum i valorificarea deficitar a rezultatelor acesteia (uniti din MApN), omiterea inventarierii disponibilitilor bneti din conturile curente (Societatea Naional de Radiocomunicaii Direcia operaional Cluj); (r) lipsa proceselor verbale de inventariere a casieriei instituiei (Primria municipiului Aiud judeul Alba; (s) creanele si obligaiile fa de teri nu au fost supuse verificrii i confirmrii pe baza extraselor soldurilor debitoare i creditoare ale conturilor de creane i datorii, sau punctajelor reciproce scrise la finele exerciiului financiar conform balanei de verificare sintetice ntocmite (UAT-uri din judeul Bacu); (t) nregistrarea unor deficiene privind scoaterea din funciune a mijloacelor fixe prin casare (Societatea Naional de Radiocomunicaii - MCSI), cum ar fi: - deciziile anuale de numire a Comisiilor de casare nu reglementeaz rspunderea membrilor comisiilor pentru efectuarea operaiunilor de casare; - existena unor neconformiti la unele documente specifice, cum ar fi lipsa numerelor de nregistrare (intrri/ieiri pentru PV, Memorii justificative, Liste cu propuneri de casare etc); - lipsa unei proceduri de lucru, conform standardelor de calitate; (u) nu s-a organizat evidena fielor bugetare cu ajutorul fielor de cont n afara bilanului (MMFPS); (v) necorelri ntre situaiile economico-financiare, balana de verificare i balana sintetic (Primria municipiului Oradea judeul Bihor). Cauzele principale ale disfunciilor constatate au fost: existena n cadrul entitii a unui sistem de control intern/managerial deficitar, lipsa procedurilor operaionale, insuficiena resurselor umane, cunoaterea insuficient de ctre personalul angajat a prevederilor cadrului normativ aplicabil. Recomandrile principale formulate n vederea mbuntirii activitilor financiarcontabile, au vizat urmtoarele: organizarea i conducerea evidenei angajamentelor bugetare i legale prin utilizarea corespunztoare a conturilor, nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, asigurarea ntocmirii registrelor de contabilitate n conformitate cu prevederile cadrului normativ, efectuarea de nregistrri contabile numai n baza documentelor justificative, organizarea i realizarea, n condiiile legii, a procesului de
76
inventariere. De asemenea, s-a recomandat elaborarea sau actualizarea, dup caz, a procedurilor operaionale privind activitile financiar-contabile, includerea personalului de specialitate n programe anuale de perfecionare profesional i implementarea Standardelor de control intern/managerial. 2.2.2.2. Evaluarea sistemului contabil utilizat n implementarea i gestionarea asistenei financiare comunitare n cadrul misiunilor de audit intern realizate de compartimentele de audit intern din cadrul Ministerului Agriculturii i Dezvoltrii Rurale i unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestuia au fost abordate o serie de obiective specifice care au urmrit evaluarea sistemului contabil utilizat n implementarea i gestionarea asistenei financiare comunitare. A. La nivelul aparatului central al MADR, a fost realizat misiunea de audit privind Evaluarea fiabilitii i acurateei sistemului contabil utilizat n implementarea i gestionarea asistenei financiare comunitare care a avut ca obiective principale: organizarea i conducerea contabilitii asistenei financiare comunitare aflat n derulare, analiza contabilitii fondurilor comunitare aflate n derulare i evaluarea stadiului crerii i implementrii unui sistem de control intern adecvat pentru asistena financiar comunitar post aderare. Principalele constatri formulate au fost: (a) n documentele care reglementeaz organizarea structurilor responsabile cu activitatea financiar-contabil nu sunt menionate atribuii cu privire la ntocmirea, gestionarea, pstrarea Registrelor de contabilitate obligatorii (Registrul-jurnal, Registrulinventar i Cartea mare); (b) repartizarea atribuiei privind ntocmirea trimestrial a balanei de verificare centralizat i pe programe de finanare extern nerambursabil i situaiile financiare (bilan contabil, contul de rezultat patrimonial, situaia fluxurilor de trezorerie, contul de execuie bugetar, situaia modificrilor n structura activelor/capitalurilor, alte anexe) n cadrul unui post, prin definirea n cadrul fiei respectivului post; (c) dotarea cu software este parial adecvat, fiind necesar realizarea unor aplicaii informatice specifice activitii fondurilor comunitare i care s asigure i o comunicare online cu structurile subordonate ministerului, n special cu APIA, APDRP i ANPA, prin care se deruleaz cea mai mare parte a acestora; (d) nu au fost elaborate Manuale de proceduri pentru urmtoarele fonduri: - Fondul european de garantare agricol; - Fondul european pentru colectarea, gestionarea i utilizarea datelor din sectorul pescresc i sprijinirea consultanei tiinifice cu privire la politica comun n domeniul pescuitului; - Fondul european pentru punerea n aplicare a sistemelor de control privind politica comun n domeniul pescuitului; - Reeaua de informaii contabile agricole; (e) manualul de procedur pentru contabilitate nu conine informaii cu privire la moneda i cursul de nregistrare n contabilitate a operaiunilor privind fondurile comunitare; (f) la nivelul structurii de specialitate nu a fost implementat un sistem de monitorizare a gradului de realizare a activitilor, prin definirea unor indicatori de performan, ceea ce nu permite aprecierea gradului de realizarea a obiectivelor structurii i contribuia acesteia la realizarea obiectivelor entitii.
77
Principalele cauze identificate de auditorii interni pentru apariia acestor disfuncii au fost datorate existenei unor instrumente de control intern ineficace cu privire la organizarea procesual, sistemele de informare i manualele de proceduri. Pentru eliminarea acestor disfuncii, auditorii interni au formulat recomandrile: (a) delegarea atribuiilor de importan major n responsabilitatea a cel puin dou persoane din cadrul structurii de specialitate, prin definirea acestei atribuii n fia postului, astfel nct s se asigure continuitatea activitii entitii; (b) identificarea modalitilor de realizare i implementare a unor aplicaii informatice specifice activitii fondurilor europene din minister, care s contribuie la eficiena i eficacitatea muncii n acest domeniu. n acest sens este necesar a se asigura o interfa care s asigure comunicarea on-line cu structurile corespondente din unitile subordonate i din Ministerul Finanelor Publice; (c) asigurarea interveniilor necesare pentru evaluarea actualelor sisteme informatice i mbuntirea dotrilor hard, soft, unde este cazul; (d) luarea de ctre managementul structurii de specialitate a msurilor necesare elaborrii manualelor de procedur pentru fondurile comunitare, n conformitate cu prevederile legale, inclusiv pentru Reeaua de informaii contabile agricole; (e) actualizarea Manualului de procedur pentru contabilitate i completarea lui cu proceduri de lucru privind moneda i cursul de nregistrare n contabilitate a operaiunilor privind fondurile comunitare; (f) mbuntirea controlului i managementului la nivelul sistemului contabil privind gestionarea asistenei financiare comunitare i a fiabilitii acestuia prin: - proiectarea unei strategii adecvate de gestionare a riscurilor asociate tuturor obiectivelor care intr n atribuiile direciilor din subordine privind fondurile comunitare postaderare, precum i un sistem de control corespunztor care s asigure n permanen monitorizarea acestor riscuri; - ntocmirea Registrului riscurilor pentru activitile de gestionare i contabilizare a fondurilor comunitare post aderare; - numirea unor persoane care s rspund de anumite riscuri identificate la diferite niveluri ale direciei, cuprinderea acestor responsabiliti n fia postului; - ntocmirea unui Manual al Managementului Riscului pentru activitile de gestionare i contabilizare a fondurilor comunitare post aderare, n conformitate cu prevederile normative; - stabilirea unor indicatori de performan fundamentai ai direciei care gestioneaz i conduce contabilitatea fondurilor comunitare post aderare, care s poat fi controlai i s fie msurabili; - evaluarea periodic a progreselor nregistrate pentru realizarea obiectivelor serviciilor i/sau compartimentelor implicate n gestionarea i contabilizarea fondurilor comunitare post aderare. B. La nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea MADR au fost realizate misiuni de audit intern care au avut ca obiective generale verificarea integralitii, acurateei i veridicitii evidenelor contabile i evaluarea fiabilitii sistemului contabil utilizat n implementarea i gestionarea asistenei financiare comunitare, menite s ofere o asigurare managementului cu privire la ndeplinirea urmtoarelor cerine: - evidenele contabile reflect corect i integral, n lei i n euro, cheltuielile angajate, plile efectuate, precum i creanele constituite i cele recuperate; - proporiile contribuiilor naionale i comunitare sunt respectate;
78
- conversia de la moneda naional la euro este n conformitate cu prevederile regulamentelor comunitare, pentru Declaraia de cheltuieli aferent perioadei auditate; - cheltuielile i creanele sunt raportate la Comisia European n Declaraiile de cheltuieli n conformitate cu evidenele existente n cadrul entitii; - Declaraiile de cheltuieli pentru perioada auditat au fost prezentate la timp; - fondurile alocate Romniei sunt n limitele prevzute prin reglementrile aplicabile; - documentele justificative pentru nregistrrile contabile reflectate n Declaraiile de cheltuieli pentru trimestrele I i II 2011, sunt i vor rmne disponibile pentru verificri. Principalii factori de risc identificai pe baza analizei scopului i obiectivelor auditului i care au stat la baza fundamentrii testelor efectuate au fost: denaturarea semnificativ a evidenelor contabile, efectuare de pli n conturi bancare eronate, depirea fondurilor alocate prin reglementrile aplicabile, afectarea fondurilor comunitare ca urmare a utilizrii unor cursuri de schimb eronate cu privire la nregistrarea n contabilitate, nregistrarea n evidenele contabile a unor sume diferite de cele autorizate, ceea ce ar putea afecta absorbia fondurilor sau ar genera cheltuieli neeligibile pentru bugetul naional, rambursarea cu ntrziere a sumelor de la CE ca urmare a declarrii tardive a unor cheltuieli n cadrul Declaraiilor de cheltuieli ntocmite ulterior, raportarea la CE a unor sume eronate, documentele justificative pentru nregistrrile contabile reflectate n Declaraiile de cheltuieli pentru trimestrele cuprinse n perioada auditat, s nu mai fie disponibile pentru verificri. n urma efecturii testelor specifice de audit intern au fost constatate urmtoarele categorii de disfuncii: (a) necorelarea sau lipsa unor prevederi procedurale cu privire la termenele stabilite; (b) nerespectarea prevederilor procedurale actuale, n special cu privire la ncadrarea n termene; (c) monografie contabil incomplet (lipsa unor conturi pentru nregistrarea diferenelor de curs valutar); (d) deficiene privind respectarea principiului separrii responsabilitilor; (e) deficiene cu privire la modul de efectuare a reconcilierilor ntre evidenele compartimentelor implicate n derularea fondurilor. Cauzele principale care au stat la originea acestor disfuncii au fost: lipsa unui sistem automat de preluare a datelor din aplicaia contabil n Declaraia de cheltuieli i modificrile prevederilor procedurii de contabilizare pli i insuficiena instrumentelor de control intern implementate la nivelul structurii de specialitate. Principalele recomandri formulate de auditorii interni n urma efecturii misiunii de audit, au fost urmtoarele: (a) asigurarea reconcilierilor ntre serviciile care ofer informaii pentru completarea unui document, prin anexarea propriilor evidene care s fie reconciliate n cadrul formularului AP 11.1, iar acest formular s conin doar valorile totale pentru fiecare msur n parte i totalul sumei solicitate; (b) modificarea Procedurii de contabilizare pli, prin alinierea prevederilor acesteia cu atribuiile prevzute n fia postului aferente persoanei responsabile cu ntocmirea Declaraiei de cheltuieli;
79
(c) desemnarea unei persoane din cadrul Serviciului Contabilizare Pli care s ntocmeasc Declaraia de cheltuieli, astfel nct s se respecte principiul separrii responsabilitilor; (d) reconcilierea de ctre Direcia Contabilizare Pli Fonduri Europene a datelor furnizate de ctre APIA aferente msurilor delegate, n vederea asigurrii acurateei i veridicitii Declaraiilor de cheltuieli ctre CE; (e) actualizarea monografiei contabile conform Ordinul MAPDR nr. 648/ 200913, cu evidenierea unor conturi distincte n care s se nregistreze diferenele de curs valutar generate de sumele neautorizare la plat. Pentru toate misiunile de audit intern efectuate, cu privire la sistemul financiarcontabil, managementul i-a nsuit recomandrile formulate i a iniiat aciuni n vederea implementrii lor, care au fost realizate sau se afl n curs de realizare n funcie de termenele stabilite. 2.2.3. Misiuni de audit intern privind achiziiile publice Legislaia specific domeniului achiziiilor publice a cunoscut, n ultimii ani, o serie de modificri i completri pentru a asigura implementarea noilor norme europene i a remedia deficienele sistemului de achiziii. Astfel, problematica achiziiilor publice abordat n cadrul misiunilor de audit intern, n anul 2011, a avut n vedere respectarea liberei concurene, utilizarea eficient a fondurilor publice, transparena, tratamentul egal, confidenialitatea, asumarea rspunderii, evitarea concurenei neloiale i proporionalitatea. n anul 2011, n domeniul achiziiilor publice au fost realizate 274 misiuni de audit intern, din care 117 la entitile publice din cadrul administraiei centrale i 157 la entitile publice din administraia local. Obiectivele misiunilor de audit intern au fost stabilite n funcie de riscurile poteniale identificate i asociate activitilor care sunt derulate n cadrul procesului de achiziii publice, urmrindu-se n principal: organizarea activitii de achiziii publice, planificarea achiziiilor, iniierea i lansarea procedurilor, derularea procedurilor, finalizarea procedurilor, administrarea contractelor de achiziii atribuite i efectuarea plilor n cadrul acestora. 2.2.3.1. Organizarea activitii de achiziii publice n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit asigurarea conformitii cadrului de organizare a activitii de achiziii cu privire la stabilirea, separarea, ordonarea i gruparea activitilor, atribuiilor i sarcinilor, asigurarea de personal adecvat i elaborarea procedurilor specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice. Principalele riscuri poteniale identificate pe baza analizei activitilor din cadrul acestui obiectiv au fost: nesepararea sarcinilor, erori n aplicarea cadrului legislativ, sistem informaional insuficient i lipsa procedurilor operaionale. n raport cu cele menionate, principalele constatri cu privire la organizarea procesului de achiziii publice au fost urmtoarele: a) documentele de organizare (ROF i Fiele posturilor) nu prezint sau prezint la modul general atribuiile i competenele n realizarea activitilor de achiziii publice (IER MAEu, Academia Romn, Primria comunei Daia Romn judeul Alba); (b) procedurile operaionale cu privire la activitile de achiziii publice nu au fost formalizate sau nu sunt actualizate n funcie de modificrile legislative n domeniul
13
Ordinul MAPDR nr. 648 din 29.10.2009 pentru modificarea i completarea Planurilor de conturi i a monografiilor pentru reflectarea n contabilitate a fondurilor nerambursabile destinate finanrii politicii agricole comune, alocate de la Comunitatea European, precum i a fondurilor de cofinanare i prefinanare de la bugetul de stat, aprobate prin Ordinul ministrului agriculturii i dezvoltrii rurale nr. 498/2008, publicat in Monitorul Oficial al Romniei nr. 754 din 5 Noiembrie 2009
80
achiziiilor publice (IER - MAEu, uniti din subordinea MCPN, Curtea de Conturi, Primria Comunei Daia Romn judeul Alba, Primria municipiului Arad, Primria municipiului Hunedoara, UAT-uri din judeul Bacu, UAT-uri din judeul Brila, UAT-uri din judeul Buzu, UAT-uri din judeul Galai); (c) nu au fost elaborate programe de pregtire profesional n domeniul achiziiilor publice (CCR, Spitalul municipal Turnu Mgurele - judeul Teleorman); (d) la nivelul structurii de specialitate nu au fost identificate, evaluate i clasificate riscurile din activitatea de achiziii publice n corelare cu obiectivele specifice definite (DGFP ale judeelor Vaslui i Clrai). Cauzele principalele care au dus la apariia acestor disfuncii sunt reprezentate de modificrile frecvente ale cadrului legislativ, nelegerea i aplicarea deficitar a legislaiei n domeniu, deficitului de personal i/sau de competene n domeniul achiziiilor publice. Recomandrile formulate de auditorii interni n vederea mbuntirii activitii de organizare a activitii structurii de specialitate au vizat: actualizarea ROF i fielor posturilor prin completarea cu atribuii i sarcini care s defineasc n mod adecvat aria de competen, asigurarea pregtirii profesionale periodic a personalului de specialitate, elaborarea sau actualizarea, dup caz, a procedurilor operaionale privind activitile de achiziii publice. 2.2.3.2. Elaborarea programelor de achiziii publice Pentru realizarea acestui obiectiv auditorii au analizat aspectele privind modul de fundamentare, ntocmire i aprobare a programului anual al achiziiilor publice. Principalele riscuri poteniale identificate de auditorii interni, care au stat la baza testrilor efectuate n cadrul acestui obiectiv au fost: erori n determinarea cantitilor de achiziionat, estimri incorecte a valorii contractelor, selectarea necorespunztoare a procedurii de atribuire, omisiuni n stabilirea necesarului de bunuri materiale, cheltuieli neeconomicoase, cumprri nejustificate .a. Din examinarea modului n care au fost elaborate i aprobate programele de achiziii publice s-a constatat urmtoarele: (a) nu a fost elaborat programul anual de achiziii publice, situaii n care achiziiile au fost realizate n funcie de dispoziiile managementului (Biblioteca municipal tefan Petric judeul Galai, Direcia Public ECOTEC - Zone Verzi judeul Galai, Grdiniele nr.14 i 16 - judeul Galai, c. general nr. 2 judeul Galai, Primria Comunei Daia Romn judeul Alba); (b) programele anuale de achiziii publice nu conin informaii referitoare la: data estimat pentru nceperea procedurii, data estimat pentru finalizarea procedurii i persoana responsabil pentru atribuirea contractului (MJ i Tribunale din judeele Arge, Alba, Botoani, Cara-Severin, Olt, Primria municipiului Reia - judeul Cara-Severin); (c) programele anuale de achiziii publice nu au fost fundamentate n funcie de nevoile reale de produse, lucrri, servicii i prin respectarea cadrului normativ specific n vigoare (MApN, IER - MAEu, MMFPS, CN Uraniului SA MECMA, Primria comunei Ususu judeul Arad, Primriile comunelor Pltini i Mihileni judeul Botoani); (d) elementele cuprinse n documentele care descriu necesitatea i oportunitatea achiziiilor, respectiv Rapoartele de necesitate i Notele de fundamentare nu furnizeaz informaii suficiente i adecvate care s susin n mod corespunztor deciziile privind achiziiile publice (entiti subordonate MTI); (e) compartimentul intern specializat n atribuirea contractelor de achiziie public nu are instituit un sistem de monitorizare a programului anual al achiziiilor publice (MJ i Tribunalele din judeele Arge, Alba, Botoani, Cara-Severin, Olt).
81
Principale cauze identificate care au determinat apariia acestor disfuncii au fost: necunoaterea cadrului normativ specific sau neaplicarea anumitor prevederi ale acestuia, inexistena procedurilor de lucru formalizate privind activitatea de achiziii publice, fundamentarea insuficient a necesitii efecturii achiziiilor, existena unor discrepane ntre ceea ce se achiziioneaz i nevoile reale ale entitii. Auditorii interni au recomandat pentru mbuntirea activitii de elaborare a programului anual de achiziii urmtoarele: proiectarea i implementarea unui model unic de Referat de necesitate pentru fundamentarea achiziiilor publice n cadrul entitii, stabilirea necesitilor n funcie de nevoile reale i de prioritile entitii, implementarea unor cerine minime i obligatorii care s asigure un cadru suficient i adecvat de prezentare a necesitii i oportuniti fiecrei proceduri de achiziii, precum i elaborarea de proceduri operaionale care s defineasc modul de derulare a acestei activiti la nivelul fiecrei entiti publice. 2.2.3.3. Derularea procedurilor i atribuirea contractelor de achiziii publice n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au examinat legalitatea modului de pregtire i derulare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziii publice. Principalii factori de risc identificai n procesul de analiz a activitilor care concur la realizarea acestui obiectiv de audit au fost: erori n completarea documentelor, incompatibiliti ale membrilor comisiei de evaluare, erori n selectarea criteriilor aplicate pentru atribuirea contractelor, a factorilor de evaluare a ofertelor sau a algoritmului de calcul, erori n stabilirea clasamentului ofertelor, limitarea posibilitii de participare la licitaie, abateri privind confidenialitatea informaiilor, absena unei concurene reale .a. n urma testrilor efectuate, auditorii interni au constatat urmtoarele: (a) documentaia elaborat pe parcursul procesului de achiziii publice nu respect toate cerinele stabilite de legislaia n vigoare (SN Nuclearelectrica SA - MECMA, Primria municipiului Arad, Primria municipiului Beiu - judeul Bihor, uniti din MJ Tribunalele Arge, Alba, Botoani, Cara-Severin i Olt); (b) nerespectarea prevederilor cu privire la anunul de atribuire (AR, Primria municipiului Arad judeul Arad, Primria municipiului Blaj judeul Alba); (c) nerespectarea prevederilor legale de constituire a comisiilor de evaluare a ofertelor (Primria municipiului Blaj judeul Alba, DGASPC Ialomia judeul Ialomia); (d) ntocmirea incomplet sau gestionarea defectuoas a dosarelor de urmrire a derulrii contractelor de achiziie public (Primriile comunelor Vculeti, Dersca, Pltini i Mihileni judeul Botoani, Spitalul de Urgen Mavromati judeul Botoani, Spitalul municipal Turnu Mgurele judeul Teleorman, uniti subordonate MJ - Tribunalele Arge, Alba, Botoani, Cara-Severin, Olt); (e) atribuirea contractelor de achiziii publice prin ncredinare direct fr a exista oferte din partea operatorilor economici sau o prospectare a pieei conform prevederilor legale aplicabile (Centrul de zi Sf. Nicolae- judeul Iai); (f) existena unor neclariti n modul de stabilire a clauzelor contractuale de actualizare a preurilor (MApN); (g) nu a fost solicitat un tarif pentru anumite servicii, dei acestea au fost prevzute n Caietul de sarcini i ulterior au fost solicitate firmei ctigtoare (MMFPS); (h) neutilizarea mijloacelor electronice pentru efectuarea achiziiilor publice sau realizarea acestora sub pragul minim prevzut de legislaia n vigoare, precum i a bazei de date cu furnizorii de produse, executanii de lucrri i prestatorii de servicii i preurile practicate n cadrul procesului de achiziii publice (MApN, Primriile comunelor Vculeti,
82
Dersca, Pltini, Mihileni judeul Botoani, UAT-uri din judeul Brila, UAT-uri din judeul Buzu); (i) la aplicarea procedurii prin achiziia direct nu au fost respectate unele etape prevzute n vederea atribuirii contractelor de achiziii publice, respectiv: transmiterea solicitrilor de ofert/alegerea produselor prin SEAP, primirea ofertelor i nregistrarea la Registratura entitii, examinarea i evaluarea ofertelor (ANP AGERPRES); (j) achiziii de echipamente informatice i consumabile prin cumprare direct fr selecie de oferte i fr a se ncheia contracte de furnizare (Filarmonica Moldova judeul Iai). Cauzele principale care au condus la apariia acestor disfuncii au fost generate de insuficiena competenelor deinute de personalul de specialitate, nerespectarea Normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public, deficiene n sistemul de control intern implementat la nivelul activitilor de pregtire i derulare a procedurilor de achiziii programate. Principalele recomandri formulate de auditorii interni pentru a remedia aceste probleme au vizat: actualizarea procedurilor operaionale prin definirea instrumentelor necesare pentru a asigura o derulare optim a programului de achiziii, menionarea n Caietului de sarcini a tuturor elementelor tehnice i valorice necesare efecturii achiziiei publice, elaborarea Raportului procedurii de atribuire nainte de ncheierea contractului de achiziie, pentru toate achiziiile publice efectuate indiferent de procedura aplicat, instruirea personalului responsabil cu iniierea i derularea procedurilor de achiziie i contractelor de achiziie public .a. 2.2.3.4. Administrarea contractelor de achiziii publice Pentru realizarea obiectivului privind administrarea contractelor de achiziie auditorii interni au urmrit existena i funcionalitatea instrumentelor de control intern implementate pentru a asigura legalitatea i regularitatea procesului i ncadrarea n prevederile bugetare alocate i aprobate pentru fiecare contract de achiziie public. Riscurile poteniale semnificative identificate de auditorii interni n procesul de analiz a aciunilor care concur la realizarea acestui obiectiv au vizat: angajarea unor cheltuieli fr acoperire, absena exercitrii unor atribuii de control, depirea termenelor, costuri suplimentare fa de contractul iniial, pli ilegale, omisiuni de nregistrare a penalitilor, nerespectarea clauzelor contractuale, existena unor litigii, erori n stabilirea plilor .a. Principalele probleme constatate cu privire la activitate de administrarea contractelor de achiziii publice au vizat: (a) neexercitarea vizei de CFPP asupra tuturor contractelor de achiziii publice atribuite (Primriile comunelor Vculeti, Dersca, Pltini i Mihileni judeul Botoani, Spitalul municipal Turnu Mgurele, UAT-uri din judeul Bacu, UAT-uri din judeul Galai, UAT-uri din judeul Hunedoara, uniti din MJ - Tribunalele Arge, Alba, Botoani, CaraSeverin, Olt); (b) inexistena unui responsabil privind urmrirea derulrii contractelor de achiziii publice, ulterior ncheierii lor, respectiv: verificarea corectitudinii etapelor de decontare n funcie de specificul achiziiei contractate, verificarea recepiei obiectului contractului de achiziie public i verificarea ntocmirii documentelor justificative, urmrirea respectrii termenelor plilor intermediare la contract i nedepirea valorii contractului (Primriile comunelor Vculeti, Dersca, Pltini i Mihileni judeul Botoani);
83
(c) nerespectarea termenelor de realizare a contractelor de execuie i neaplicarea clauzelor de penalitate pentru nerespectarea termenelor contractuale (Primria municipiului Bucureti); (d) diferene de pre ntre preurile reale practicate i cele din situaiile contabile (UAT-uri din judeul Buzu); (e) nu au fost ntreprinse msurile necesare pentru constituirea garaniilor de bun execuie n unele contracte de furnizare (DGASPC Iai judeul Iai); (f) nu a fost efectuat recepia final sau efectuarea de pli aferente ultimelor rate nainte de recepia final (Spitalul municipal Turnu Mgurele judeul Teleorman, Primria comunei imleul Silvaniei judeul Slaj); (g) nregistrarea achiziiei necorespunztor n conturi i neconcordane ntre graficul de lucrri i graficul de pli din contabilitate (UAT-uri din judeul Galai); (h) plata nejustificat a unor sume de bani pentru cantiti mai mari dect cele pentru prestaiile efectuate n mod real (Primria comunei Snmartin judeul Bihor); (i) lipsa avizului favorabil din partea Compartimentului financiar-contabilitate cu privire la disponibilitatea fondurilor (Primria municipiului Botoani, Primriile comunelor Vculeti, Dersca, Pltini i Mihileni judeul Botoani). Cauzele principale care au stat la baza acestor probleme au fost legate de absena instrumentelor de control intern implementate pe fluxul operaiilor privind recepia, derularea i plata unor lucrri, necunoaterii sau nerespectrii prevederilor cadrului normativ aplicabil, urmririi necorespunztoare a derulrii angajamentului legal. Pentru mbuntirea activitii de administrare a contractelor de achiziii publice auditorii interni au formulat urmtoarele recomandri: elaborarea sau actualizarea procedurilor operaionale privind monitorizarea contractelor de achiziii i clauzelor acestora i stabilirea activitilor de control n punctele cheie, acordarea vizei CFPP prin aplicarea sigiliului pe toate contractele ncheiate, precum i pe toate actele adiionale privind prelungirea valabilitii contractelor de achiziie public, elaborarea unor instrumente de control (check-list) cu ajutorul crora s se poat verifica respectarea prevederilor contractuale .a. Recomandrile formulate, n anul 2011, de auditorii interni n domeniul achiziiilor publice au fost acceptate de managementul structurilor auditate, fiind luate toate msurile necesare pentru implementarea acestora, asigurndu-se n acest mod garania mbuntirii activitilor din acest domeniu. De asemenea, recomandrile formulate au contribuit la reducerea numrului cazurilor de utilizare ineficient a fondurilor publice, aplicarea unitar a prevederilor cadrului normativ la nivelul entitilor i creterea eficacitii controlului intern n toate fazele procesului de achiziie. 2.2.4. Misiuni de audit intern privind managementul resurselor umane Un rol determinat n atingerea obiectivelor entitilor publice l are resursa uman, prin aportul adus la planificarea, organizarea, coordonarea i evaluarea activitile care concur la realizarea obiectivelor entitii, precum i prin asigurarea unui climat organizaional adecvat desfurrii acestor activiti. n anul 2011, la nivelul administraiei publice centrale au fost derulate un numr de 258 misiuni de audit intern cu privire la managementul resurselor umane, iar la nivelul administraiei locale au fost derulate un numr de 342 misiuni. De remarcat, faptul c, la nivelul unor ministere, inclusiv unitile subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora, a fost acordat o atenie importan planificrii i realizrii misiunilor de audit cu privire la managementul resurselor umane, respectiv: la nivelul MMFPS au fost
84
derulate un numr de 50 misiuni de audit intern, iar la MAI un numr de 70 misiuni de audit intern. Principalele obiective avute n vedere cu ocazia derulrii misiunilor de audit intern au fost cu privire la analiza cadrului organizatoric i funcional de desfurare a activitii, modul de selectare, recrutare i angajare a personalului, gestionarea prezenelor i absenelor, asigurarea carierei personalului, acordarea drepturilor salariale personalului, asigurarea pregtirii profesionale a personalului, administrarea dosarelor profesionale i arhivarea documentelor specifice activitii. 2.2.4.1. Asigurarea cadrului organizatoric i funcional n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit analiza structurii organizatorice i modului de elaborare i actualizare a documentelor de organizare (organigrama, ROF-ul i fiele postului) n raport cu standardele de control intern aplicabile. Riscurile poteniale identificate i analizate n cadrul obiectivului cu privire la cadrul organizatoric necesar pentru derularea activitii de resurse umane au fost: omisiuni n definirea atribuiilor, responsabilitilor i competenelor, lipsa corelaiilor, neconcordane ntre atribuiile delegate prin ROF i cele delegate prin fia postului .a. n urma testrilor efectuate auditorii interni au constatat urmtoarele: (a) neconcordana ntre informaiile prezentate n cadrul ROF-ului i organizarea entitii, astfel c, sarcinile atribuite structurilor funcionale sunt uneori contradictorii, confuze i chiar omise (uniti subordonate ANAR -INHGA Bucureti, ABA Olt, ABA Jiu); (b) neconcordan ntre atribuiile din fia postului i atribuiile stabilite compartimentului n care este alocat postul (MADR); (c) nentocmirea/neactualizarea fielor de post pentru toate posturile din entitatea public (MADR, uniti subordonate MS); (d) existena unor fie ale posturilor nenregistrate, nedatate sau nesemnate de ctre persoanele care le-au elaborat i de ctre ocupanii posturilor respective (MADR); (e) neconcordane ntre locul unde figureaz ncadrat funcionarul public i locul n care i desfoar activitatea propriu-zis (MADR); (f) fiele posturilor tutorilor profesionali nu conin sarcini specifice desfurrii acestui tip de activitate, cu toate c acestea sunt realizate efectiv n practic (MAI). Cauzele care au condus la apariia acestor disfuncii au fost legate, n principal, de absena unor proceduri de sistem privind elaborarea ROF-ului i Fielor posturilor, dar i de nerespectarea cadrului normativ aplicabil. Principalele recomandri formulate pentru mbuntirea procesului de organizare a activitii de resurse umane au vizat: revizuirea ROF-ului i actualizarea corespunztoare a acestuia, respectarea normelor procedurale cu privire la elaborarea i actualizarea fielor de post, asigurarea concordanelor ntre atribuiile din ROF, fiele postului i atribuiile executate efectiv, elaborarea sau actualizarea procedurilor operaionale, responsabilizarea salariailor pe post. 2.2.4.2. Recrutarea, selectarea i angajarea personalului Obiectivele principale avute n vedere n cadrul misiunilor de audit intern au vizat aspecte privind organizarea recrutrii, desfurarea concursurilor, numirea/angajarea, personalului. Riscurile poteniale identificate cu privire la recrutarea, selectarea i angajarea personalului au fost reprezentate de: erori sau omisiuni n elaborarea documentaiei privind organizarea concursurilor, insuficiena publicrii posturilor vacante, subiectivismul n
85
evaluarea candidailor pe seama absenei unor criterii de evaluare obiective i cuantificabile, erori privind ncadrarea personalului, limitarea competiiei .a. Principalele constatri rezultate n urma testrilor de audit au vizat: a) nu au fost efectuate demersurile necesare pentru ocuparea posturilor temporar vacante (MS i uniti subordonate acestuia); (b) nepublicarea anunurilor de concurs n ziar sau internet (uniti subordonate MTI) sau n termenul legal (uniti subordonate MS); (c) nu au fost constituite comisiile de concurs i de soluionare a contestaiilor sau acolo unde au fost constituite nu au fost respectate prevederile legale privind componena acestora (uniti subordonate MS); (d) ntocmirea defectuoas a subiectelor de concurs (uniti subordonate MS); (e) seturile de subiecte pentru proba scris i anexele la raportul final al concursului de promovare n grad a funcionarilor publici nu sunt semnate de membrii comisiei de examen (DGFP Alba); (f) admiterea unui candidat la concurs pentru ocuparea unei funcii publice n cadrul Serviciului Public de Asisten Social, n condiiile n care dosarul de nscriere nu coninea toate documentele obligatorii, respectiv: adeverina medical, acte din care s rezulte vechimea de minim un an n specialitatea studiilor absolvite i lipsa declaraiei pe proprie rspundere c nu a efectuat activiti de poliie politic (Primria oraului Cugir judeul Alba); (g) lipsa informaiilor legate de ndeplinirea condiiilor de vechime n munc pentru salariaii angajai n anii 2009 i 2010 (uniti subordonate MTI din domeniul rutier); (h) inexistena deciziilor de numire/angajare a candidailor admii la concurs (uniti subordonate MS). Cauzele principale identificate pentru apariia acestor disfuncii se refer la absena procedurilor operaionale, nerespectarea prevederilor care reglementeaz activitile de organizare i desfurare a concursurilor, necunoaterii de ctre membrii comisiei de concurs a procedurii de organizare i desfurarea a concursurilor de ocupare a posturilor, dar i lipsei ateniei acordate de acetia n elaborarea documentaiei corespunztoare .a. Pentru mbuntirea activitii de recrutare, selectare i angajare au fost formulate urmtoarele recomandri: elaborarea sau actualizarea procedurilor operaionale specifice, selectarea personalului pe baz de criterii de eficien i profesionalism, organizarea de concursuri pentru ocuparea tuturor posturilor temporar vacante, asigurarea participrii n comisiile de concurs a unor persoane selectate pe baza criteriilor de competen i contiin profesional. 2.2.4.3. Evidenierea i monitorizarea prezenei, nvoirilor i concediilor n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit monitorizarea timpului de lucru al personalului pentru stabilirea real a drepturilor salariale cuvenite, evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor, completarea condicilor de prezen, ntocmirea fielor colective de prezen, evidena concediilor medicale, a orelor suplimentare, a concediilor fr plat aprobate, precum i a absenelor nemotivate. Principalii factori de risc care au fost identificai n procesul de analiz a activitilor care concur la realizarea acestui obiectiv se refer la: erori n stabilirea timpului efectiv lucrat, abateri de la prevederile privind competena nvoirilor, pli nejustificate n raport cu timpul lucrat, erori n completarea documentaiei specifice .a. n urma testrilor efectuate, auditorii interni au formulat urmtoarele constatri: (a) nu au fost elaborate proceduri specifice pentru activitile de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor (DGFP Bacu);
86
(b) evidenierea orelor suplimentare efectuate n cursul unei luni doar n condica de prezen, nu i n cadrul foilor colective de prezen; absena necesitii fundamentrii efecturii orelor suplimentare (MMFPS); (c) nu a fost respectat planificarea concediilor de odihn (MMFPS) i nu se ntocmesc cereri de rechemare din concediu n situaiile n care se revine la munc pe perioada programat pentru concediul de odihn (MPb Parchetul de pe lng CCJ); (d) lipsa dispoziiilor pentru efectuarea orelor lucrate peste durata normal a timpului de munc sau n zilele de srbtori zilele de srbtori legale; plata unui numr mai mare de ore suplimentare fa de cele aprobate n referate; neevidenierea orelor suplimentare efectuate n foile colective de prezen (MPb Parchetul de pe lng CCJ); (e) existena unor neconcordane ntre condica de prezen i foaia colectiv (Primria municipiului Gheorgheni - judeul Harghita) sau ntre cererea de concediu de odihn, foaia colectiv de prezen i statul de plat (MPb Parchetul de pe lng CCJ); (f) neevidenierea n foile colective de prezen a schimburilor de tur i a recuperrilor cu timp liber corespunztor a orelor suplimentare (uniti subordonate MS); (g) nu exist o eviden a concediilor, dup tip i durata, pe fiecare salariat din centrala companiei (uniti subordonate MTI domeniul feroviar). Principalele cauze care au determinat apariia acestor erori au fost datorate absenei unor instrumente de control eficace implementate pe fluxul operaional al activitilor i lipsei unor proceduri operaionale care s reglementeze modalitatea de realizare a activitilor de monitorizare a timpului de lucru. Recomandrile principale formulate au vizat asigurarea realitii datelor preluate din documentele de eviden a timpului efectiv lucrat, respectarea dispoziiilor privind efectuarea orelor lucrate peste durata normal a timpului de munc, elaborarea procedurilor operaionale specifice, menionarea orelor suplimentare efectuate n foile colective de prezen, precum i respectarea programrii concediilor de odihn. 2.2.4.4. Evoluia carierei personalului Pentru a asigura realizarea acestui obiectiv, auditorii interni au urmrit concordana dintre obiectivele entitii i evoluia obiectivelor personalului, evaluarea performanelor personalului i asigurarea promovrii n funcie, grad profesional i gradaii n funcie de performanele profesionale. Principalele riscuri poteniale analizate i evaluate au vizat: erorile n procesul de evaluare a performanelor, limitarea oportunitilor privind studiul i promovarea, posibile discriminri, situaii disciplinare i de ineficien. Constatrile principale au fost urmtoarele: (a) seturile de subiecte pentru proba scris i anexele la raportul final pentru concursurile de promovare nu sunt semnate de membrii comisiei de examen (DGFP Alba); (b) la promovarea personalului n funcii publice, grad profesional i treapta de salarizare nu au fost respectate cerinele privind studiile i vechimea n munc (uniti subordonate MS); (c) realizarea formal a evalurii performanelor profesionale ale angajailor (Primria municipiului Gherla - judeul Cluj); (d) lipsa fielor profesionale n care se consemneaz evoluia activitii personalului auxiliar de specialitate (Curtea de Apel Braov); (e) nu s-a realizat periodic evaluarea personalului (MS, CJ Cluj, Primria municipiului Miercurea Ciuc judeul Harghita);
87
(f) n rapoartele de evaluare nu se menioneaz rezultatele deosebite sau dificultile ntmpinate de salariai n realizarea obiectivelor (Primria municipiului Gheorgheni judeul Harghita). Cauzele principale care au condus la apariia acestor disfuncii au fost datorate absenei procedurilor operaionale care reglementeaz activitile privind evaluarea i promovarea personalului, nerespectrii prevederilor legale, necunoaterii atribuiilor postului i a modului de exercitare a acestor atribuii, precum i absenei unor politici n ceea ce privete dezvoltarea i carierea personalului. Principalele recomandri formulate au privit elaborarea unei metodologii unitare de realizare a evalurii performanelor individuale ale personalului, ntocmirea de programe de msuri care s asigure elaborarea procedurilor specifice acestei activiti, numirea unei comisii pentru analiza oportunitii promovrii personalului de specialitate, evaluarea performanelor s fie efectuat n relaie direct cu activitatea desfurat, dezvoltarea sferei de motivare a personalului i asigurarea condiiilor de dezvoltare a carierei personalului. 2.2.4.5. Acordarea drepturilor salariale Misiunile de audit intern axate pe aceast tem au fost cele mai numeroase i au avut n vedere analiza modului de stabilire a elementelor de natur salarial (indemnizaii, sporuri, salariul de merit, sisteme de premiere), salarizarea muncii peste programul normal de lucru, precum i stabilirea salariului de baz i plata acestuia. Riscurile poteniale semnificative identificate i analizate pentru a realiza obiectivul privind stabilirea i plata drepturilor salariale au vizat: erori n determinarea salariului de ncadrare, sporurilor, concediilor i altor drepturi, litigii i despgubiri n acordarea diferenelor din drepturi salariale stabilite prin hotrri judectoreti, erori sau omisiuni n completarea statului de plat, absena unor documente justificative privind timpul efectiv lucrat i concedii, calcul eronat al timpului efectiv lucrat, neconcordane ntre foaia colectiv de prezen i statul de plat .a. Ca urmare a testrilor de audit efectuate, constatrile principale au fost urmtoarele: (a) acordarea n mod eronat a unor drepturi de natur salarial sau neacordarea unor drepturi cuvenite (MApN); (b) determinarea eronat a drepturilor cuvenite, prin aplicarea sporurilor la un salariu de ncadrare care nu corespunde cu cel nregistrat n cartea de munc sau cu cel comunicat prin ordinele de salarizare (MPb - Parchetul de pe lng CCJ); (c) erori n stabilirea, calculul i acordarea drepturilor salariale cuvenite personalului, urmare a normrii i salarizrii peste prevederile legale a unor categorii de personal (CN Pota Romn SA); (d) stabilirea prin contractele colective de munc a unor sporuri i indemnizaii contrare prevederilor Legii-cadru nr. 284/201014 i a Legii nr. 40/201115 (CJ Cluj); (e) nentocmirea actelor adiionale la contractele de munc n cazul modificrilor salariale (uniti subordonate MS); (f) acordarea unor drepturi salariale nelegale, conform sentinelor judectoreti i nerecuperarea acestora (CJ Dolj);
Lege-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri publice, publicat n Monitorul Oficial al Romniei din 28 decembrie 2010 15 Legea nr. 40/2011 pentru modificarea i completarea Legii nr. 53/2003 - Codul muncii, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 225, din 31 martie 2011
14
88
(g) normarea i salarizarea peste prevederile legale a unor categorii de salariai (uniti subordonate MS); (h) calculul i plata n mod eronat a indemnizaiilor de concediu de odihn (CJ Dolj); (i) acordarea sporului de condiii periculoase i vtmtoare personalului aflat n delegare, acordarea de drepturi necuvenite sub forma de indemnizaie de conducere, acordarea indemnizaiei de coal special pentru personalul auxiliar (CJ Alba); (j) acordarea n mod eronat a unor drepturi salariale, reprezentnd salarii de merit (DGFP Iai); (k) plata unor ore suplimentare fr a exista semntura angajatorului n documentul intern de eviden a acestora (Registrul de eviden ore suplimentare i recuperri) i fr confirmarea expres pe ordinul de deplasare a conductorului unitii la care are loc delegarea (uniti subordonate MTI din domeniu rutier); Cauzele principale care au determinat apariia acestor disfuncii au fost datorate lipsei unor instrumente de control intern adecvate pe fluxul operaional al activitilor i neaplicrii sau necunoaterii cadrului normativ specific. Recomandrile principale formulate pentru mbuntirea activitilor s-au referit la identificarea i stabilirea de instrumente de control pentru minimizarea riscurilor, recuperarea prejudiciilor stabilite, recalcularea veniturilor din salarii pentru personalul care a ncasat venituri necuvenite i recuperarea lor, verificarea corectitudinii i legalitii plilor efectuate n baza hotrrilor judectoreti, precum i aplicarea corect a prevederilor legale privind stabilirea drepturilor salariale. 2.2.4.6. Pregtirea profesional continu a personalului n general, misiunile de audit intern au constat n examinarea planurilor strategice i anuale de pregtire profesional, fundamentarea nevoilor de pregtire, existena planurilor individuale de pregtire profesional, realizarea programelor de pregtire profesional i diseminarea informaiilor obinute la cursuri. De asemenea s-a urmrit calitatea procesului de pregtire i efectele pregtirii profesionale n activitatea curent. Principalele riscurile poteniale identificate i analizate pentru realizarea acestui obiectiv au vizat: neconcordanele ntre nevoile reale i nevoile planificate, absena unui inventar al nevoilor de instruire, omisiuni de persoane sau structuri n inventarierea nevoilor de instruire, inexistena sau completarea eronat a documentelor specifice activitii de pregtire profesional. Ca urmare a testrilor de audit efectuate, principalele constatri au fost urmtoarele: (a) la nivelul compartimentului de pregtire profesional nu au fost elaborate proceduri operaionale pentru toate activitile pe care le deruleaz (DGFP Harghita), iar acolo unde au fost elaborate proceduri, acestea fie nu descriu n mod corespunztor activitile, fie nu respect structura i formatul standard, fie nu sunt actualizate (DGFP Harghita, Prahova i Maramure); (b) analiza nevoilor de formare s-a realizat fr a se lua n calcul toate propunerile cu temele de pregtire profesional primite (DGFP Harghita i Timi); (b) nu au fost elaborate planuri sau politici privind formarea i perfecionarea profesional a personalului (uniti subordonate MS, Primria municipiului Giurgiu); (c) pregtirea profesional a personalului nu a fost realizat conform planurilor aprobate de conducerea entitii (ITRSV Suceava - unitate subordonat MMP); (d) dosarul privind desfurarea cursului (tematic, foi de prezen) este incomplet sau nu exist (DGFP Timi); (e) lipsa documentelor (certificat de absolvire, certificat de participare) care s fac dovada realizrii cursurilor de pregtire profesional (uniti subordonate MS).
89
Principalele cauze care au condus la apariia acestor disfuncii au fost datorate absenei unor proceduri operaionale care s reglementeze modul de realizare a activitilor privind pregtirea profesional, insuficiena fondurilor, nerealizarea atribuiilor privind solicitarea nevoilor de instruire de la structurile din cadrul entitii. Recomandrile principale formulate pentru eliminarea disfunciilor s-au concretizat n asigurarea unei corelri a programelor de instruire a personalului cu resursele disponibile, stabilirea necesitilor de pregtire i perfecionare profesional a personalului n funcie de nevoile exprimate, elaborarea anual a unui raport privind pregtirea profesional continu, elaborarea de proceduri privind activitatea de pregtire profesional, precum i definirea clar a atribuiilor i repartizarea acestora n sarcina persoanelor competente. 2.2.4.7. Administrarea dosarelor profesionale i arhivarea documentelor Obiectivele stabilite n cadrul misiunilor de audit intern au avut n vedere gestionarea dosarelor profesionale, evidena declaraiilor de avere i a declaraiilor de interese, respectarea normelor i procedurilor privind arhivarea documentelor, desemnarea personalului responsabil cu arhivarea documentelor i predarea n termen a dosarelor la arhiva instituiei. Riscurile poteniale identificate n procesul de analiz a activitilor care concur la realizarea acestui obiectiv au vizat: omisiuni n constituirea dosarului profesional, erori n completarea unor documente care sunt nscrise n dosarul profesional, abateri de la prevederile privind accesul la dosarul profesional, pierderea documentelor. Ca urmare a testrilor de audit efectuate, constatrile principale au fost urmtoarele: (a) nu au fost elaborate proceduri privind gestionarea dosarelor profesionale ale funcionarilor publici (Curtea de Apel Constana); (b) gestionarea incorect i ineficient a dosarelor profesionale (uniti subordonate MC, Curtea de Apel Constana, MMFPS); (c) dosarele profesionale nu cuprind toate actele administrative i documentele de baz, respectiv: acte privind starea civil, cazier judiciar, copii ale CI, decizia de numire n funcie, documente de eviden a carierei individuale, fiele de evaluare anual (DGFP Alba, DGFP Gorj, DGFP Hunedoara, entiti subordonate CJ Dmbovia, MADR, CN Pota Romn SA, ITRSV Suceava i ANM - uniti subordonate MMP, uniti subordonate MTI domeniul feroviar); (d) documentele existente n copii la dosarul profesional nu sunt certificate pentru conformitate cu actele originale (Curtea de apel Braov); (e) gestionarea defectuoas a documentelor pe timpul pstrrii n cadrul compartimentului, fiind identificate situaii n care au fost pierdute documente (DGFP Prahova). Cauzele principale care au determinat aceste disfuncii sunt: absena procedurilor operaionale privind activitatea de administrare a dosarelor personalului i de arhivare documente, necunoaterea atribuiilor postului, nerespectarea prevederilor actelor normative n vigoare, precum i absena unor instrumente de control intern care s asigure eficiena activitilor de administrare dosare i arhivare documente. Recomandrile formulate au vizat elaborarea unor proceduri care s reglementeze modul de constituire i actualizarea dosarelor de personal, completarea actelor administrative i a documentelor care lipsesc de la dosarele profesionale, certificarea pentru conformitate a tuturor documentelor din dosarul profesional, precum i amenajarea unor spaii adecvate pentru pstrarea documentelor.
90
n domeniul resurselor umane recomandrile formulate au fost acceptate de conducerea structurilor auditate i au fost ntreprinse msuri adecvate pentru implementarea lor. n ceea ce privete stadiul implementrii, recomandrile au fost implementate la termenele stabilite sau se afl n curs de implementare conform termenelor programate. 2.2.5. Misiuni de audit intern privind activitatea juridic Planificarea i realizarea misiunilor de audit intern cu privire la activitatea juridic a fost dificil de realizat, n special la entitile publice n care activeaz 1-2 auditori n cadrul compartimentului de audit intern, datorit specificului acestei activiti, care necesit cunotine de specialitate. Totui, n raport cu anul 2010, numrul misiunilor de audit intern privind activitatea juridic a nregistrat o cretere, fiind realizate efectiv 101 misiuni de audit intern, din care 51 misiuni de audit la nivelul administraiei publice locale. Misiunile de audit intern desfurate n domeniul juridic au avut scopul de a furniza managementului o asigurare cu privire la funcionalitatea sistemului de control intern instituit la nivelul funciei juridice din entitate, precum i cu privire la modul n care interesele entitii sunt susinute n instan, n cadrul proceselor n care este parte. Obiectivele principalele stabilite de auditorii interni pentru acest domeniu au vizat urmtoarele activiti: planificarea i organizarea activitii juridice, gestionarea dosarelor cauzelor aflate pe rolul instanei, reprezentarea intereselor entitii n instan, analiza cauzelor pierdute n instan, valorificarea hotrrilor judectoreti definitive i irevocabile. 2.2.5.1. Organizarea i planificarea activitii juridice n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit modul de asigurare a cadrului organizatoric i funcional al activitii juridice n cadrul administraiei publice. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate n cadrul acestui obiectiv au vizat: funcii importante s nu fie realizate, erori datorit lipsei de cunotine, erorile i omisiunile s nu fie descoperite i corectate la timp, obiectivele s nu fie ndeplinite, atribuiile s nu fie ndeplinite. Ca urmare a testrilor efectuate, constatrile principale au fost urmtoarele: (a) nu au fost actualizate sau elaborate procedurile operaionale pentru toate activitile care se desfoar n cadrul serviciilor de specialitate (IP Alba, IP Slaj, uniti subordonate MTI din domeniul naval, SNR- MCSI); (b) registrele de riscuri nu sunt elaborate sau sunt conduse necorespunztor la nivelul compartimentelor juridice (IP Alba, SC Electrica SA i SN Transgaz SA - MECMA, uniti subordonate SGG); (c) fiele posturilor nu se actualizeaz n raport cu activitile desfurate la nivelul structurilor juridice i cu atribuiile realizate efectiv de personal (SNR - MCSI, ALPAB unitate subordonat Primriei municipiului Bucureti); (d) nu au fost elaborate planuri anuale de pregtire profesional a personalului care activeaz n cadrul serviciilor de specialitate; pregtirea profesional a personalului se realizeaz individual, prin fore proprii, prin studierea diverselor publicaii de specialitate, a diverselor spee juridice, participarea la conferine gratuite (SNR MCSI, uniti subordonate MTI din domeniul naval); (e) delegarea de competene nu este realizat prin fia postului (Primria municipiului Alexandria - judeul Teleorman); (f) nu a fost asigurat ocuparea tuturor posturilor din cadrul serviciilor de specialitate (AR, ANCPI-MDRT, Primriile comunelor Baia de Aram i Greci- judeul Mehedini, uniti subordonate MT, SNR-MCSI).
91
Cauzele principale care au condus la apariia acestor disfuncii au fost datorate: necunoaterii sau neaplicrii standardului de control intern/managerial referitor la managementul riscului, schimbrilor frecvente de ordin organizatoric, limitrilor bugetare, aprecierilor potrivit crora activitatea juridic este suficient de reglementat pentru a mai fi necesar ntocmirea unor proceduri formalizate. Pentru a asigura mbuntirea planificrii i organizrii activitilor juridice, auditorii interni au formulat recomandri care au vizat: ntocmirea i conducerea registrului riscurilor, elaborarea procedurilor de lucru specifice activitilor, revizuirea i actualizarea fielor de post, asigurarea perfecionrii continue a pregtirii profesionale a consilierilor juridici. 2.2.5.2. Gestionarea dosarelor cauzelor la care entitatea este parte n cadrul acestui obiectiv auditorii au urmrit modul de organizare i inere a evidenei cauzelor, sistemul de gestionare a dosarelor cauzelor la care entitatea este parte (nregistrare, repartizare, constituire i urmrire), modul de ntocmire i calitatea sintezelor i raportrilor. Riscurile poteniale identificate i analizate n cadrul acestui obiectiv au vizat: neprezentarea n instan la termenele stabilite, erori sau omisiuni n completarea registrelor de specialitate, erori sau omisiuni n constituirea dosarelor cauzelor, anumite atribuii s nu fie realizate. Constatrile principale au fost urmtoarele: (a) Registrul termenelor cauzelor aflate pe rolul instanei nu este completat sau este completat necorespunztor (DGFP Dolj, DGFP Bacu, DGFP Alba); (b) Registrul unic al cauzelor nu este inut conform formatului prevzut n Regulamentul privind registrele de activitate ale consilierilor juridici (DGFP Bucureti, DGFP Mehedini, Primria oraului Mioveni- judeul Arge) sau nu este ntocmit (DGFP Constana, DGFP Bucureti, Primria municipiului Blaj - judeul Alba); (c) Registrul de eviden a avizelor juridice acordate nu conine informaii cu privire la: structura care solicit avizarea documentelor, data prezentrii documentelor pentru avizul juridic, meniunea privind acordarea/refuzul avizului i motivul refuzului avizului, data refuzului avizrii documentelor, persoana care a acordat refuzul avizrii, semntura de primire a documentelor supuse avizrii (CJ Alba, CJ Arad, CJ Bacu); (d) nu s-a completat registrul privind evidena acordrii avizelor scrise pentru legalitate, acordate de ctre consilierul juridic (ANCPI MDRT); (e) nu sunt ntocmite rapoarte pentru aciunile pierdute n instan (CJ Maramure, Primria oraului Baia de Aram - judeul Mehedini). Cauzele principale care au condus la apariia acestor disfuncii au fost datorate: necunoaterii sau neaplicrii prevederilor legale, absenei repartizrii unor atribuii cu privire la completarea registrelor de specialitate, inexistenei procedurilor care s reglementeze activitile privind administrarea dosarelor, insuficienei personalului de specialitate, absenei unor instrumente de control eficace, cum ar fi de exemplu: liste de verificare pentru acordarea/refuzul avizelor juridice. Recomandrile formulate au vizat: nregistrarea documentelor intrate sau ieite din cadrul compartimentului juridic, conducerea corespunztoare a Registrului de eviden a avizelor, a Registrului termenelor i a Condicii termenelor, elaborarea de proceduri operaionale pentru activitile de administrare a dosarelor i asigurarea implementrii unor instrumente de control intern adecvate, pe fluxul operaional al acestor activiti.
92
2.2.5.3. Reprezentarea entitii n instanele de judecat n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au analizat modul de reprezentare a intereselor instituiilor publice n faa instanelor de judecat, precum i a modului de formulare a ntmpinrilor i concluziilor scrise astfel nct s asigure o bun reprezentare a instituiilor publice n instanele de judecat. Principalele riscuri poteniale analizate n cadrul acestui obiectiv au fost: depirea termenelor, pierderea aciunii ca urmare a neprezentrii n instan sau neformulrii n termen a cilor de atac, imposibilitatea recuperrii creanelor. Principalele constatri formulate de auditorii interni au fost: (a) nereprezentarea instituiei n instan la toate cauzele (DGASPC unitate subordonat CJ Gorj, Spitalul judeean Botoani, Primria municipiului Geti - judeul Dmbovia, Primriile comunelor Mona i Priscani - judeul Iai, Primria comunei Gorneti - judeul Mure); (b) constituirea n mod necorespunztor a dosarelor de instan, prin faptul c acestea nu conin toate documentele care fac obiectul cauzei de pe rolul instanei sau pentru care nu a fost naintat recursul (Primria comunei Victoria - judeul Iai); dosare incomplete, ca urmare a lipsei tabelului preliminar al creanelor, i, pe cale de consecin, nu rezult c s-a verificat de ctre juriti nscrierea creanei/nscrierea la rangul de prioritate de ctre practicianul n insolven (DGFP Timi); (c) dosarele repartizate pe baz de contract ctre case de avocatur sau cabinete de avocai nu solicitau competene ridicate de specialitate, putnd fi rezolvate de consilierii juridici din cadrul propriei structuri de specialitate (SN Transgaz SA - MECMA); (d) lipsa aciunilor de recuperare a debitelor bugetare provenite din amenzi, despgubiri, cheltuieli de judecat, imputaii (Primriile comunelor Scnteia i Victoria judeul Iai) sau a creanelor nencasate (Primria comunei Holboaca - judeul Iai). Cauzele principale ale acestor disfuncii au fost datorate: control intern insuficient referitor la modul de reprezentare n instan a intereselor instituiei, neaplicarea prevederilor legale privind procedura insolvenei, insuficienei personalului, ncadrarea consilierilor juridici cu jumtate de norm, absenei unor instrumente de control adecvate cu privire la costul de oportunitate privind serviciile juridice asigurate prin structura proprie versus case de avocatur sau cabinete de avocai, n raport cu nivelul de competene solicitat pe fiecare dosar. Recomandrile principale formulate de auditorii interni au vizat: asigurarea reprezentrii entitii la toate termenele n cauzele aflate pe rolul instanei i la care entitatea este parte, susinerea temeinic a intereselor entitii, respectarea termenelor de elaborare a concluziilor sau ntmpinrilor i depunerea acestora la instan, analizarea fundamentrilor care nsoesc facturile emise de consultant n momentul verificrii i a acordrii vizei n vederea plii acestora, analizarea oportunitii privind ncetarea sau continuarea raporturilor contractuale cu casele/cabinetele de avocatur, innd cont de competenele profesionale de care dispune personalul propriu, ntocmirea dosarelor de instan pentru fiecare debitor restant i urmrirea ncasrii debitelor constituite prin toate mijloacele legale. 2.2.5.4. Analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au realizat o analiz a cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate.
93
Principalele riscuri poteniale identificate i analizate au vizat: prescrierea dreptului de a aciona n instan, erori sau omisiuni n elaborarea ntmpinrilor, pierderea unor aciuni aflate pe rolul instanei. Principalele constatri au fost urmtoarele: (a) nerespectarea termenelor privind depunerea ntmpinrilor la instan (DGFP Maramure, DGFP Timi, DGFP Alba, DGFP Buzu); (b) instituia nu a fost reprezentat n instan la fiecare edin, fr s fie solicitat prin ntmpinare/recurs judecarea n lips (DGFP Arad); (c) nu au fost utilizate toate cilor legale de atac pentru cauzele pierdute n instan, inclusiv contestarea raportului practicianului n insolven prevzute de legea insolvenei, nedepunndu-se astfel toate diligenele necesare pentru aprarea intereselor organului fiscal (DGFP Timi); (d) existena unor cazuri de renunare la cile de atac prevzute de lege fr a exista vreo motivare n acest sens (DGFP Dolj); (e) documentele primite de la instanele judectoreti (citaii, hotrri, comunicri) nu sunt nregistrate la registratura instituiei (uniti subordonate MTI, Primria oraului Mioveni - judeul Arge). Principalele cauze care au condus la apariia acestor disfuncii au fost datorate: absenei unor instrumente de control intern privind analiza cazurilor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate sau chiar pierderea aciunii n instan, imposibilitatea susinerii intereselor instituiei, neaplicarea ntocmai a prevederilor legale, absenei procedurilor operaionale care s reglementeze activitatea privind analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate. n general recomandrile formulate au vizat definirea i nscrierea n cadrul procedurii operaionale a activitii privind analiza cauzelor care au determinat respingerea n instan a aciunilor formulate sau pierderea aciunii, asigurarea aplicrii tuturor cilor de atac atunci cnd hotrrile sunt defavorabile entitii, revizuirea dosarelor aflate pe rolul instanelor i urmrirea formulrii corespunztoare a concluziilor scrise i ntmpinrilor n vederea susinerii temeinice a intereselor entitii. 2.2.5.5. n aplicare Investirea hotrrilor judectoreti cu titlu executoriu i punerea lor
n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit modul de investire a hotrrilor judectoreti cu titlu executoriu, formularea i fundamentarea eventualelor contestaii la executare, raportarea investirii. Principalele riscuri poteniale analizate de auditorii interni n vederea realizrii acestui obiectiv au vizat: omisiuni privind investirea tuturor cauzelor definitive i irevocabile ctigate n instan cu formul executorie, investirea tardiv cu formul executorie, dup ce debitorul i declin responsabilitatea plii creanelor prin intrarea n procedur de faliment, nerecuperrii creanelor. Constatrile principale formulate de auditorii interni au fost: (a) hotrrile judectoreti care au valoare de titlu executoriu au fost transmise cu ntrziere compartimentelor cu atribuiuni de colectare a creanelor fiscale din cadrul DGFP (DGFP Dolj); (b) existena unor hotrri judectoreti irevocabile n favoarea entitii, neinvestite cu formul executorie sau investite dup declararea falimentului debitorului (ANAR unitate subordonat MMP); (c) nu toate hotrrile investite cu formul executorie au fost finalizate cu recuperarea pagubei prin executare silit (ANAR unitate subordonat MMP);
94
(d) executorul judectoresc dei are ncheiat un contract de executare cu entitatea, nu depune toate diligenele necesare pentru ncasarea debitelor cu celeritate (ANAR unitate subordonat MMP). Principalele cauze care au condus la apariia acestor disfuncii au fost: ignorarea valorificrii rezultatelor muncii proprii de ctre jurist, conjugat cu un control managerial nesatisfctor, inexistena unor criterii de performan stabilite pentru juriti i atitudinea conciliant a managerilor n situaia pierderii creanelor datorit prestaiei necorespunztoare a juristului, existena unui singur executor judectoresc ntr-o localitate creeaz premisele ca acesta s devin prestator de servicii pentru ambele pri i n consecin, amnarea execuiei silite propriu-zise. Pentru soluionarea acestor disfuncii auditorii interni au recomandat: ntocmirea dosarelor de instan pentru fiecare debitor restant i urmrirea ncasrii debitelor prin toate mijloacele legale, instituirea unui control managerial intern capabil s sesizeze disfuncionalitile din activitatea juridic, utilizarea unor prghii legale n instan, mpotriva executorilor judectoreti care nu i-au onorat contractele de prestri servicii. n cadrul acestui domeniu toate recomandrile formulate au fost acceptate de conducerea structurilor auditate, fiind stabilite aciuni suficiente i adecvate pentru asigurarea implementrii recomandrilor. n ceea ce privete stadiul implementrii recomandrilor, acestea au fost implementate la termenele stabilite sau se afl n curs de implementare conform termenelor planificate. 2.2.6. Misiuni de audit intern privind sistemul IT Pentru a asigura creterea performanelor, entitile publice au achiziionat i implementat sisteme IT, prin care s-a urmrit informatizarea i automatizarea proceselor i activitilor desfurate, obinerea de informaii pertinente, complete i disponibile n orice moment, precum i posibilitatea stocrii acestora i utilizarea ulterioar n elaborarea deciziilor manageriale. Planificarea i realizarea misiunilor de audit intern cu privire la sistemele IT a fost dificil n multe entiti publice, datorit specificului acestei activiti, care solicita deinerea de ctre auditorii interni a unor cunotine de specialitate n acest domeniu. Evaluarea sistemelor IT a fost abordat de auditorii interni n dou moduri, astfel: stabilirea unor obiective de audit n cadrul misiunilor de audit intern realizate n diferite domenii, activiti, programe, proiecte. n cadrul acestor misiuni au fost analizate i evaluate aspecte care au vizat sistemele i programele informatice achiziionate i care asigurau funcionarea respectivelor procese sau activiti; prin planificarea i realizarea de misiuni de audit intern n domeniul IT. n anul 2011 au fost realizate 61 de misiuni de audit intern n cadrul entitilor din administraia public central i 110 misiuni n entitile din administraia public local, nregistrndu-se o cretere a ponderii acestora, comparativ cu situaia din perioada precedent. Obiectivele principalele urmrite de auditorii interni n cadrul misiunilor de audit privind auditarea sistemelor IT au fost urmtoarele: strategia i politica n domeniul IT, organizarea i funcionarea compartimentelor, resursele de personal i infrastructura, sisteme privind securitatea IT, pagina web i pot electronic. 2.2.6.1. Strategia i politica entitii n domeniul IT n cadrul acestui obiectiv au fost analizate i evaluate aspecte privind conformitatea i adecvarea procesului de planificare a activitilor din domeniul IT.
95
Principalele riscurile poteniale analizate i evaluate pentru realizarea acestui obiectiv au vizat: evenimente importante s nu fie implementate, probleme n domeniul IT s nu fie rezolvate, domenii importante s nu fie cuprinse n plan, anumite sisteme s nu fie realizate, informaiile s nu fie protejate. Ca urmare a testrilor efectuate, constatrile principale formulate au fost: (a) nu a fost stabilit o strategie n domeniul IT (CN Romarm SA -unitate subordonat MECMA, CJ Dolj, CJ Galai, Primria municipiului Orova judeul Mehedini); (b) exist o abordare coerent privind dezvoltarea sistemelor IT, dar acest proces nu este rezultatul implementrii unui plan strategic documentat, care s cuprind clar obiectivele i msurile ce urmeaz a fi implementate (Academia Romn); (c) strategia n domeniul IT nu asigur conformitatea i adecvarea n raport cu nevoile reale identificate, deoarece nu acoper toate procesele care se desfoar n cadrul entitii (ANRE); (d) limitarea, prin Regulamentul de organizare i funcionare, a politicii IT la planificarea, implementarea i propunerea politicii de protejare a datelor i de folosire n comun a resurselor incluznd foldere, fiiere i imprimante (Primria municipiului Orova); (e) personalul implicat n activitile specifice nu cunoate politicile n domeniul IT (MMFPS); (f) nu a fost definit o politic de securitate IT la nivelul entitii publice (Primria municipiului Orova - judeul Mehedini, Primria oraului Cugir- judeul Alba); (g) la nivelul compartimentului de specialitate nu a fost identificat o situaie din care s rezulte nevoile de informatizare la nivelul MFP; necesarul de sisteme IT/aplicaii nu a fost formalizat i prioritizat prin intermediul unor documente scrise din care s rezulte propunerile privind soluiile IT prin prisma evalurilor de impact (resurse umane, materiale i financiare). Cauzele principalele care au determinat apariia acestor disfuncii au fost reprezentate de lipsa procedurilor cu privire la elaborarea unei strategii i politici n domeniul IT i de absena definirii i repartizrii unor atribuii cu privire la elaborarea, actualizarea i comunicarea strategiei n domeniul IT, precum i cu definirea i comunicarea politicii de securitate IT. Pentru mbuntirea activitii n domeniul IT, recomandrile au fcut referire la elaborarea de strategii, elaborarea de planuri multianuale i anuale, elaborarea de politici de securitate sau revizuirea celor existente, informarea tuturor utilizatorilor de sisteme IT din entitate cu privire la regulile stabilite prin politica de securitate, n funcie de nivelul de acces al fiecruia. 2.2.6.2. Cadrul de organizare i funcionare a structurilor de specialitate IT n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au analizat i evaluat modul de organizare i funcionare a activitii IT, sub aspectul conformitii cu prevederile legale. Principalele riscuri poteniale analizate i evaluate n cadrul organizrii i funcionrii activitii IT au vizat: atribuii importante s nu fie ndeplinite, lipsa rspunderii manageriale, erori datorit lipsei de cunotine i experien, fraud i erori datorit neseparrii sarcinilor. n cadrul rapoartelor de audit intern, constatrile principale menionate cu privire la organizarea i funcionarea activitii IT au fost: (a) neconcordane ntre atribuiile prevzute n ROF-ul compartimentului de specialitate i activitile care se realizeaz efectiv (MFP);
96
(b) procedurile aferente activitilor IT sunt descrise sumar, nefiind descrise operaiunile din cadrul fiecrei activiti i prezentate instrumentele de control n punctele cheie (MECMA); (c) neconstituirea n mod distinct n cadrul entitii a unor compartimente IT, cu atribuii specifice (Primria municipiului Orova - judeul Mehedini); (d) la nivelul entitii nu este nominalizat o persoan cu responsabiliti n gestionarea activitii IT (Academia Romn) sau aceste responsabiliti nu sunt delimitate n mod clar (CNVM); (e) structura organizatoric a compartimentului IT nu este adecvat n raport cu obiectivele stabilite i politica entitii (CNVM); (f) nu se asigur la nivelul compartimentului IT gestionarea riscurilor, nefiind ntocmit un Registru al riscurilor n conformitate cu prevederilor cadrul normativ (MECMA, CJ Arad, Primria municipiului Giurgiu, ANRE-SGG, Primria municipiului Scele judeul Braov); (g) nu au fost definite atribuii cu privire la gestionarea activitii IT la nivelul entitii i repartizate n sarcina unei persoane i nici nu au fost stabilite relaiile de colaborare cu furnizorul de servicii informatice (Primria municipiului Piteti - judeul Arge). Cauzele care au condus la apariia acestor disfuncii s-au datorat, n principal, unei pregtiri neadecvate a personalului n domeniul IT, precum i greutilor ntmpinate de entitile publice n recrutarea de personal, ca urmare restriciilor rezultate din msurile de reorganizare i limitare a numrului de personal n vederea ncadrrii ntr-un anumit nivel al costurilor, absenei procedurilor operaionale privind elaborarea i actualizarea Registrului riscurilor. Recomandrile principale formulate n vederea mbuntirii activitilor au vizat: constituirea de compartimente IT, stabilirea persoanelor cu responsabiliti n domeniul IT i menionarea acestora prin fiele posturilor, corelarea atribuiilor din ROF cu cele stabilite prin fiele posturilor, responsabilizarea persoanelor cu asigurarea securitii informaiilor i a sistemelor informatice, asigurarea unei concordane ntre activitile descrise n cadrul procedurilor i sarcinile stabilite posturilor. 2.2.6.3. Resursele umane i dotarea tehnic a structurilor de specialitate n vederea realizrii acestui obiectiv auditorii interni au urmrit modul de asigurare a resurselor umane i materiale la nivelul compartimentelor IT n vederea realizrii obiectivelor stabilit. A. n ceea ce privete resursele umane analiza a vizat suficiena, adecvarea i gradul de asigurare a pregtirii profesionale continu. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate cu privire la asigurarea i pregtirea personalului responsabil de sistemele IT din cadrul entitilor publice au vizat: anumite sarcini s nu fie realizate datorit insuficienei personalului, erori datorit lipsei de competene adecvate i pregtire, imposibilitatea de a interveni n remedierea unor situaii sau evenimente neprevzute n exploatarea infrastructurii IT, fluctuaia personalului cu calificare IT, erori n derularea aplicaiilor informatice. n cadrul rapoartelor de audit intern, constatrile principale cu privire la resursa uman necesar pentru realizarea activitii de IT au fost: (a) personal insuficient specializat n domeniul IT, n condiiile creterii continue a cerinelor de servicii informatice pentru nevoile entitii (MFP, MECMA, ANRE-SGG, AR, CNVM); (b) neparticiparea personalului din cadrul structurii IT la cursuri de perfecionare profesional (MECMA, DGFP Sibiu i Dolj);
97
(c) utilizatorii programelor i aplicaiilor informatice nu au fost inclui n programe de instruire privind utilizarea adecvat a acestora sau instruirea a fost insuficient (MECMA, DGFP Sibiu i Dolj, CJ Dolj, Primria municipiului Moineti] judeul Bacu, ITRSV Suceava); (d) nu au fost identificate nregistrri privind instruirea utilizatorilor cu privire la modul de utilizare a reelei informatice i securitatea acesteia, n perioada de inserie a personalului (AR). Cauzele principale care au generat deficienele constatate cu privire la resursa uman specializat n domeniul IT s-au datorat gradului redus de ocupare a posturilor n cadrul structurii IT, urmare, n special, a fluctuaiei personalului, neincluderii personalului specializat n IT i a utilizatorilor n programe adecvate de pregtire profesional. Recomandrile principale formulate n vederea mbuntirii activitilor au constat n, analiza posturilor i ncadrarea corespunztoare cu personal, ocuparea posturilor vacante, identificarea nevoilor de instruire a personalului i asigurarea condiiilor de pregtire profesional a acestuia. B. n ceea ce privete dotarea tehnic auditorii interni au analizat situaia dotrii cu componente hardware i software a entitii, politica n domeniul gestiunii i ntreinerii acestora, existena licenelor. Principalele riscuri poteniale analizate n cadrul acestui obiectiv de audit au vizat: inadecvarea aplicaiilor i programelor, incidentele IT s nu fie tratate operativ, ntreruperi n activitatea entitilor care utilizeaz infrastructura IT, deprecierea moral i fizic a echipamentelor, deprecierea moral a programelor i aplicaiilor IT. Constatrile principale formulate cu privire la infrastructura IT au fost: (a) dotarea hardware i software insuficient pentru desfurarea activitilor (ITRSV Suceava, UAT-uri din judeul Mehedini); (b) neasigurarea unor evidene clare a echipamentelor informatice existente, n condiiile reorganizrii activitilor ( DGFP Constana); (c) dotrile existente la nivelul structurii auditate, avnd destinaia de stocare a documentelor pe suport de hrtie, nu ndeplinesc condiiile necesare asigurrii securitii fizice a acestora (ANAF); (d) ntreinerea echipamentelor nu se realizeaz cu periodicitatea stabilit (SC Termoelectrica SA) sau nu au fost asigurate condiii pentru ntreinerea echipamentelor IT din dotarea spaiilor de lucru, nefiind ncheiate contracte de asisten (ANAF); (e) interveniile la echipamentele IT realizate urmare solicitrii utilizatorilor i modul de soluionare a acestora nu sunt monitorizate (DGFP Gorj); (f) lipsa unor proceduri de lucru cu privire la tratarea i nregistrarea incidentelor IT (Primria municipiului Giurgiu); (g) existena unor limitri bugetare cu privire la achiziionarea de licene pentru programe informatice (Primria municipiului Moineti judeul Bacu); (h) existena unor software i hardware neperformante (UAT-uri din judeul Dmbovia). Principalele cauze care au condus la apariia acestor disfuncii au fost datorate: limitrilor de resurse financiare destinate asigurrii dotrii cu tehnic de calcul, necuprinderii n Planul anual de investiii i Planul anual de revizii/reparaii a propunerilor privind dotarea cu tehnic de calcul, absenei procedurilor operaionale privind ntreinerea echipamentelor IT Recomandrile principale formulate cu privire la infrastructura IT au fcut referire la reverificarea echipamentelor la nivelul staiilor de lucru n concordan cu nevoile utilizatorilor i nlocuirea integral sau a unor componente a acestora, astfel nct s
98
devin fiabile, stabilirea necesitilor de piese, componente, echipamente IT de ctre comisii numite la nivelul entitii, n funcie de analiza nevoilor existente, formalizarea oricrei intervenii la echipamentele IT i confirmarea acestora din partea utilizatorilor, nregistrarea incidentelor semnalate n funcionarea componentelor hardware i software IT i a modului de soluionare a acestora, realizarea unor evidene pe fiecare staie de lucru cu privire la componentele software instalate sau reparaiile efectuate. 2.2.6.4. Fiabilitatea aplicaiilor i programelor informatice n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au analizat i evaluat existena i adecvarea funcionalitii aplicaiilor i programelor informatice n raport cu nevoile entitii i ale utilizatorilor acestor programe. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate pentru realizarea acestui obiectiv au fost: erori i timp ridicat de prelucrare a datelor i informaiilor, rezultate incorecte, incompatibilitatea aplicaiilor informatice, erori necorectate, cost ridicat al coreciilor, lipsa manualelor de utilizare i a celor de operare, eventuale litigii ca urmare a utilizrii de aplicaii fr a deine licene de exploatare. n cadrul rapoartelor de audit intern, constatrile principale menionate cu privire la fiabilitatea aplicaiilor i programelor informatice au fost: (a) derularea de activiti n sistem manual, fr a exista implementate aplicaii informatice care s asigure prelucrarea i stocarea automat a datelor i informaiilor n vederea creterii eficienei activitii i a fiabilitii informaiilor (Primria municipiului Moineti- judeul Bacu, UAT-uri din judeele Arge i Prahova); (b) existena unor aplicaii informatice care nu rspund n totalitate cerinelor utilizatorilor (ONPCSB); (c) aplicaiile informatice existente nu ofer n totalitate necesarul de informaii i documente solicitate de reglementrile aplicabile activitilor asistate n realizarea lor de ctre aceste aplicaii, cum ar fi: nu exist posibilitatea emiterii i listrii de adeverine pentru salariai (MMFPS), nu exist o aplicaie informatic pentru arhivarea dosarelor fiscale sau evidena taxelor privind desfurarea activitii de alimentaie public nu este integrat n aplicaia informatic de impozite i taxe locale (UAT-uri din judeul Arge); (d) realizarea demersurilor pentru achiziionarea de noi aplicaii informatice sau modificarea celor existente, dup publicarea n Monitorul Oficial al Romniei a actelor normative care instituie aceast obligaie (ANAF); (e) utilizarea unor pachete de programe informatice pentru care nu au fost obinute licene (UAT-uri din judeul Prahova); (f) aplicaiile informatice nu sunt interconectate ntre ele, nefiind creat o baz de date comun, care s ofere informaii unitare i complete tuturor prilor interesate (Primria municipiului Orova judeul Mehedini); (g) neimplementarea aplicaiei ELO ENTREPRISE (managementul documentelor) la toate structurile din cadrul entitii (UAT-uri din judeul Brila); (h) eficiena aplicaiilor informatice care sunt utilizate n cadrul activitilor din cadrul entitii este sczut (UAT-uri din judeul Prahova). Principalele cauze care au generat aceste disfuncii au fost datorate: costurilor ridicate cu achiziionarea, implementarea i meninerea n funciune a aplicaiilor i programelor informatice, modificrilor frecvente ale cadrului normativ i procedural ce reglementeaz unele dintre activitile entitii i care necesit adaptarea aplicaiilor i programelor informatice sau achiziia unora noi, dificulti n ceea ce privete separarea atribuiilor privind testarea, dezvoltarea aplicaiilor informatice, la nivelul structurilor de
99
specialitate, lipsa procedurilor la nivelul structurilor care solicit servicii informatice, fr de care este imposibil dezvoltarea de aplicaii. Recomandrile principale formulate de auditorii interni au avizat: asigurarea i meninerea unei colaborri ntre utilizatorii de programe i aplicaii informatice i personalul specializat IT pentru perfecionarea i modernizarea continu a sistemului informatic, ntocmirea i arhivarea dosarelor fiscale n sistem informatizat, implementarea semnturii electronice, integrarea evidenei taxelor privind activitatea de alimentaie public n aplicaia informatic specific, interconectarea aplicaiilor informatice existente n entitile care utilizeaz baze de date comune, iniierea demersurilor necesare n vederea revizuirii procedurii de sistem actuale privind realizarea de produse informatice noi/modificarea celor existente sau elaborarea unei proceduri de sistem adecvate cerinelor de operativitate, consisten i calitate pentru asigurarea serviciilor de informaii solicitate de structurile beneficiare din cadrul entitii. 2.2.6.5. Sistemul de securitate informatic Pentru realizarea acestui obiectiv auditorii interni au analizat i evaluat modul n care este proiectat i funcioneaz sistemul de securitate informatic la nivelul entitilor. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate pentru realizarea acestui obiectiv au vizat: nivelul de securitate nu este adecvat, politica de securitate nu este aplicat n mod consecvent, acces neautorizat la reea sau la informaii secrete, deteriorarea, distrugerea sau furtul de echipamente, furt sau distrugere de date stocate pe medii exterioare, imposibilitatea de recuperare dup pan de curent, distrugerea datelor i sistemelor, acces neautorizat neprevenit i nedetectat, imposibilitatea investigrii erorilor i fraudelor poteniale. n cadrul rapoartelor de audit intern, constatrile principale menionate cu privire la fiabilitatea aplicaiilor i programelor informatice au fost: (a) implementarea Sistemului de Management al Securitii Informaiei este n faza incipient (ANCOM) sau prezint unele deficiene de conformitate privind asigurarea proteciei fizice i logice a informaiilor prelucrate n sistemului informatic al entitii (APDRP); (b) lipsa unui set unitar de instrumente de control generale implementate la nivelul programelor i aplicaiilor ce ruleaz n cadrul sistemului IT al entitii (ANRE-SGG); (c) nu a fost formalizat o politic de securitate a informaiei, care s conin reguli i proceduri cu privire la desfurarea activitii IT din cadrul instituiei (ANRE-SGG); (d) accesul la aplicaiile informatice nu a fost limitat prin parol, n prezent fiind meninute n lista utilizatorilor activi ai aplicaiilor informatice persoane ale cror relaii de serviciu au ncetat sau au fost suspendate (DGFP Sibiu); (e) nu se asigur schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic (CJ Arad); (f) nu exist o monitorizare a modului de execuie a programelor antivirus instalate pe staiile de lucru (Spitalul Judeean de Urgen Baia Mare judeul Maramures); (g) virusarea software n mod repetat (UAT-uri din judeul Dmbovia); (h) nu a fost asigurat o locaie astfel nct backup-urile s fie corect jurnalizate i stocate (ITRSV Ploiesti) sau nu a fost asigurat protecia informaiilor, prin efectuarea back-up-urilor periodice de ctre ntreg personalul instituiei, astfel nct s fie eliminat riscul pierderii unor informaii datorate unor situaii de urgen (AR); (i) lipsa unui Plan de recuperare a informaiilor n caz de dezastru, aprobat de conducerea instituiei, care s asigure continuitatea activitii (AR, DGFP Constana i Dolj, Primria municipiului Orova judeul Mehedini, Primria oraului Cugir judeul Alba)
100
sau acolo unde exist un Plan de recuperare n caz de dezastru, acesta nu a fost testat i comunicat persoanelor care urmeaz s l pun n aplicare (Spitalul Judeean de Urgen Miercurea Ciuc judeul Harghita); (j) serviciul de specialitate nu cunoate ce aplicaii sau programe sunt instalate i derulate pe calculatorul fiecrui angajat, ceea ce determin creterea riscului de a gzdui software care nu sunt adecvate (ANCOM); (k) localizarea serverelor n spaii care nu sunt amenajate corespunztor pentru asigurarea securitii fizice, n camerele unde sunt localizate fiind depozitate cutii de carton sau alte materiale posibil inflamabile (ANCOM); (l) utilizarea insuficient de echipamente de salvare i pstrarea datelor HDD/SAN/DVD (UAT-uri din judeul Brila) sau salvarea datelor din PC-uri se face la un interval foarte mare (UAT-uri din judeul Dmbovia); (m) existena unui numr insuficient de surse de alimentare pentru protecia calculatoarelor la cderi de tensiune i suprasolicitri (UAT-uri din judeul Dmbovia). Principalele cauze care au condus la apariia acestor disfuncii au fost datorate: absenei unor proceduri privind controalele fizice la nivelul sistemului informatic al entitii, insuficienei resurselor financiare pentru achiziionarea unui suport tehnic de memorare a datelor de mare capacitate, deficit de personal de specialitate sau insuficiena pregtirii profesionale a acestuia. Pentru a asigura mbuntirea activitilor privind securitatea informatic auditorii interni au formulat urmtoarele recomandri: contientizarea angajailor cu privire la securitatea informaiei i respectarea regulilor de securitate, elaborarea i aplicarea unor proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic, asigurarea accesului la staiile de lucru prin folosirea unui nume de utilizator i o parol, instruirea utilizatorilor cu privire la accesul autorizat la staiile de lucru i la aplicaiile informatice, monitorizarea funcionalitii programelor antivirus i efectuarea de revizii periodice a staiilor de lucru, n vederea devirusrii acestora, asigurarea de suporturi pentru memorarea datelor i informaiilor, realizarea copiilor de siguran pentru informaiile de pe staiile de lucru, n scopul restaurrii bazelor de date n caz de pierdere accidental, amplasarea serverelor n camere amenajate corespunztor, elaborarea i implementarea de planuri de continuitate a activitii, comunicarea lor personalului implicat i actualizarea periodic a acestora. 2.2.6.6. Pagina web i pota electronic n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit analiza activitilor privind crearea, monitorizarea i actualizarea paginii web a entitii i administrarea aplicaiilor privind pota electronic. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate au vizat: datele eronate sau care nu sunt de actualitate pe pagina web a entitii, nivelul de securitate al politicii de email nu este adecvat, anumite atribuii sau funcii s nu fie realizate. Constatrile formulate au fost urmtoarele: (a) coninutul informaional al site-ul instituiei este neactualizat, unele informaii nu mai sunt de actualitate (MMFPS, UAT-uri din judeul Prahova); (b) anumite aplicaii web, accesibile prin intermediul site-ului entitii nu ofer toate datele necesare informrii complete a utilizatorilor sau conine informaii care nu mai sunt de actualitate (MFP); (c) actualizarea coninutului paginii web s-a realizat fr a exista n prealabil avizul conducerii entitii (ITRSV Ploieti, CJ Arad);
101
(d) nu exist o politica privind gestionarea adreselor de e-mail, util n elaborarea unor proceduri care reglementeaz buna gestionare a informaiilor primite sau transmise n format electronic (CJ Arad)., (f) inexistena unei proceduri privind activitatea de administrare a aplicaiilor privind pota electronic i absena definirii i repartizrii atribuiilor cu privire la administrarea sistemului de securitate privind utilizarea parolelor pe calculatoare (Primriile comunelor Ciocneti, Crlibaba, Broteni, Mlini din judeul Suceava). Cauzele principale care au generat aceste disfuncii au fost datorate: inexistenei unei politici de e-mail, absenei formalizrii responsabilitilor privind verificarea i aprobarea materialelor afiate pe pagina web site, inexistenei unui sistem de proceduri privind schimbarea periodic a parolelor de acces la sistemul informatic. Recomandrile formulate au fcut referire la responsabilizarea unei persoane pentru verificarea coninutului materialelor afiate pe pagina web, actualizarea periodic a site-ului instituiei, elaborarea unei proceduri pentru activitatea de administrare a paginii web, elaborarea unei politici de email la nivel de entitate. Prin misiunile de audit intern realizate s-a acordat atenie sporit auditrii componentei privind securitatea informaiei, precum i funcionalitii sistemului de control intern ataat activitilor din domeniul IT, analizat prin prisma standardelor de control intern/managerial. Gradul de implementare a recomandrilor, n acest domeniu de activitate al entitilor publice a fost, cu preponderen, de 100 %, n raport cu termenele stabilite pentru realizarea msurilor cuprinse n Planul de aciune. Totui, au existat i unele entiti n cadrul crora recomandrile nu au fost implementate n totalitate, dintre care menionm: CN Romarm SA 62%, a crui cauz principal a neimplementrii a fost costul implementrii este mai mare dect beneficiile poteniale, precum i neimplicarea suficient a managementului, care nu a dispus msurile necesare implementrii recomandrilor, Academia Romn 80% i Primria oraului Cugir 25%, datorit lipsei fondurilor pentru achiziia licenelor i aplicrii unor msuri insuficiente de ctre structurile auditate a implementrii recomandrilor. 2.2.7. Misiuni de audit intern privind administrarea, gestionarea i utilizarea fondurilor comunitare n anul 2011 au fost derulate o serie de misiuni de audit intern la entitile care administreaz, gestioneaz i utilizeaz fonduri externe ministere, autoriti de management, agenii de implementare, autoriti de plat, beneficiari i utilizatori finali. Astfel, au fost planificate i realizate 80 de misiuni ce au avut ca tem fondurile comunitare, din care: 65 misiuni la entitile i autoritile publice centrale i 15 misiuni la entitile publice locale. Obiectivele principale avute n vedere n cadrul acestor misiuni au fost cu privire la: evaluarea i selecia proiectelor, atribuirea contractelor de finanare, monitorizarea implementrii proiectelor, managementul financiar pe perioada derulrii proiectului, evaluarea i raportarea final a implementrii proiectului. 2.2.7.1. Evaluarea i selecia proiectelor n cadrul misiunilor de audit intern s-a avut n vedere respectarea termenelor limit privind transmiterea cererilor de finanare, a anexelor obligatorii i a acordului de parteneriat, care reprezint condiii principale pentru prentmpinarea eventualelor riscuri cu privire la utilizarea sumelor alocate sau de prevenire a pierderilor prin neimplementarea n timp a proiectelor.
102
Riscurile poteniale identificate i analizate n cadrul acestui obiectiv au vizat: nerespectarea principiilor egalitii de anse i transparenei, contractele s nu fie atribuite societilor care au depus ofertele cele mai avantajoase din punct de vedere tehnicoeconomic, creterea preurilor, nerealizarea rezultatelor proiectelor. Principalele constatri formulate de auditorii interni au fost: (a) evaluarea tehnic i financiar, realizat de evaluatorii independeni nu a fost ntotdeauna corespunztoare (MDRT n cadrul celor 10 misiuni de audit intern derulate pe programe operaionale); (b) metodologia de soluionare a contestaiilor la evaluarea tehnic i financiar a proiectelor este deficitar (MDRT n cadrul celor 10 misiuni de audit intern derulate pe programe operaionale); (c) n cadrul acordurilor ncheiate ntre AM POSDRU i autoritile de implementare nu se trateaz i aspecte privind sustenabilitatea proiectelor, cu toate c ghidul CE prevede aceast obligaie (constatare a MFP); (d) n cadrul licitaiei deschise privind contractarea unor servicii de training nu a fost asigurat n mod corespunztor documentaia tehnic necesar pentru buna derulare a procedurii (IGP n calitate de beneficiar al Programului operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative). Principalele cauze care au condus la apariia disfunciilor n cadrului activitii de evaluare i selectare a proiectelor au fost lipsa procedurilor operaionale, necorelarea legislaiei naionale cu cerinele CE, control insuficient i stabilirea necorespunztoare a responsabilitilor pentru personalul implicat n proces. Principalele recomandri formulate de auditorii interni pentru mbuntirea acestei activiti au vizat: mbuntirea metodologiei de soluionare a contestaiilor la evaluarea tehnic i financiar a proiectelor, mbuntirea activitii de verificare a sustenabilitii proiectelor prin verificarea raportrilor de tip preamble nsoite de documente justificative precum i verificri on the spot n funcie de rezultatul verificrii documentare, organizarea unor reuniuni de lucru n cadrul creia s fie prelucrate prevederile actelor normative incidente asigurrii transparenei n procesul de achiziii publice referitoare la fondurile comunitare. 2.2.7.2. Contractele de finanare a proiectelor n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au urmrit dac fondurile externe nerambursabile au fost cheltuite n conformitate cu termenii i condiiile prevzute n contractele de finanare i din Condiiile generale, cu scopul de a stabili dac operaiunile realizate ndeplinesc condiiile de eligibilitate. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate n cadrul acestui obiectiv au vizat: pierderile economice i financiare urmare a neimplementrii la timp a proiectelor, rezilierea unor contracte, anumite proiecte s nu fie implementate. Ca urmare a testrilor efectuate, constatrile principale au fost urmtoarele: (a) ntrzieri n demararea procedurilor de atribuire a contractelor, precum i cu privire la stabilirea de ctre Autoritile Contractante a unor criterii de calificare i criterii de atribuire care pot favoriza anumii ofertani (MDRT n cadrul celor 10 misiuni de audit intern derulate pe programe operaionale); (b) tarifele orare practicate n contractele suplimentare ncheiate erau cu mult peste nivelul salarizrii din instituiile publice. De asemenea, la aceste contracte suplimentare nu s-au calculat contribuiile reprezentnd CAS, CASS, omaj (Primria municipiului Baia Mare judeul Maramure); (c) Contractele de grant ncheiate nu prezint toate vizele i semnturile (MMFPS);
103
(d) nu au fost clar definite n Acordurile de Parteneriat noiunile de conflict de interese i regimul incompatibilitilor, n cazul semnatarilor acestor Acorduri i nu este stabilit etapa (ex. contractare, monitorizare) n care se face verificarea conflictului de interese i a regimului incompatibilitilor (MMFPS). Principalele cauze care au stat la baza acestor disfuncii au fost proceduri incomplete sau inadecvate, neaplicarea prevederilor cadrul normativ, absena unor instrumente de control intern pe fluxul operaional al acestor activiti, absena definirii i repartizrii unor responsabiliti personalului implicat n proces, personal insuficient, precum i calitatea slab a proiectelor tehnice. Pentru mbuntirea activitii de contractare a finanrii proiectelor, auditorii interni au formulat urmtoarele recomandri: analiza riscurilor externe privind modul de stabilire a ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic, astfel nct ponderea pentru fiecare factor de evaluare s nu conduc la distorsionarea rezultatului aplicrii procedurii i propunerea unor msuri privind ntrirea controlului asupra achiziiilor publice; efectuarea demersurilor de ctre structurile abilitate pentru restituirea i recuperarea sumelor n cauz; definirea clar n Acordurile de parteneriat a conflictului de interese i a regimului incompatibilitilor, cu trimitere la legislaia incident i efectuarea demersurilor pentru luarea msurilor corespunztoare n cazul nclcrii acestor prevederi. 2.2.7.3. Monitorizarea implementrii proiectelor n cadrul acestui obiectiv auditorii interni au analizat i evaluat modul n care a fost realizat activitatea de monitorizare a derulrii proiectelor, att n perioada de implementare, ct i n perioada de post implementare, respectiv pe durata n care beneficiarul finanrii avea obligaia de a asigura sustenabilitatea proiectului. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate pentru realizarea acestui obiectiv au vizat: costuri de implementare suplimentare, corecii financiare, anumite atribuii sau funcii s nu fie realizate, restricii privind utilizarea fondurilor alocate, pierderi datorate neimplementrii la timp a activitilor din cadrul proiectului. n urma testrilor efectuate, auditorii interni au constatat urmtoarele: (a) monitorizarea, n mod necorespunztor, a implementrii din punct de vedere tehnico-economic, a proiectului, respectiv a derulrii contractelor de achiziii publice aferente, prin transmiterea la finanatorii externi i la MFP, a rapoartelor i raportrilor elaborate de ctre UIP ISPA, cu date neactualizate (Proiect Reabilitarea i Modernizarea Staiei de Epurare a Apelor UzateBucureti, Faza I - Msura ISPA nr. 2004/RO/16/P/PE/003 - Primria municipiului Bucureti); (b) management defectuos privind implementarea proiectului la nivelul unor beneficiari (MDRT n cadrul celor 10 misiuni de audit intern derulate pe programe operaionale); (c) nu a fost ntocmit dosarul achiziiei publice pentru contractele atribuite sau acesta nu cuprinde toate documentele prevzute de art. 213 din OUG nr.34/200616 (ANP unitate subordonat MJ); (d) ntrzieri majore n realizarea contractelor de lucrri raportat la graficul de execuie iniial al lucrrii, anexat la contractul de lucrri (MDRT n cadrul celor 10 misiuni de audit intern derulate pe programe operaionale); (e) nu au fost identificate documente din care s rezulte informarea PAO/NAO cu privire la modificarea structurii organizatorice a beneficiarului fondurilor Phare i n cazul
16
OUG nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 418 din 15 mai 2006
104
ntmpinrii unor probleme majore referitoare la scopul i rezultatele proiectului (AI-MDRT i OPCP-MFP, constatri ale MFP); (f) nu au putut fi realizate toate misiunile de verificare on the spot la beneficiarii finali (ANCPI-MDRT); (g) au fost achiziionate echipamentele necesare derulrii proiectului, ns nu au fost prezentate informaii n ceea ce privete asigurarea mentenanei acestora (AM POSDRU pe proiectele PHARE RO2004/016-772.04.02.02.01.01.811 i PHARE RO2005/017553.04.02.02.01.814, constatare MFP); (h) nu au fost prezentate informaii cu privire la situaia persoanelor implicate, respectiv persoane din cadrul URA care au beneficiat de instruire, n proiect cu excepia managerului de proiect (AM POSDRU pe proiectele PHARE RO2004/016772.04.02.02.01.01.811 i PHARE RO2005/017-553.04.02.02.01.814, constatare MFP); (i) pentru proiectele derulate la aceeai unitate, dei echipele de proiect erau formate din angajaii proprii care aveau atribuiuni de serviciu n acest domeniu prin contractul de baz, pentru activitatea desfurat n cadrul proiectelor s-au ncheiat contracte de munc suplimentare (Primria municipiului Baia Mare); (j) procedurile operaionale ale Direciei Pli nu au fost suficient detaliate (AM POS Mediu - MMP); (k) controlul intern, ca instrument managerial, nu s-a exercitat conform cerinelor Standardului 22 Strategii de control din Codul controlului intern i nu a asigurat ndeplinirea corespunztoare a atribuiilor specifice privind coordonarea proiectelor de tip grant i a celor finanate din fonduri structurale (Direcia Schengen, IGJR). Principalele cauze care au condus la apariia disfunciilor n cadrul procesului de monitorizarea a implementrii proiectelor au fost: absena unor instrumente de control intern implementate pe fluxul operaional al activitilor, nerespectarea i neaplicarea prevederilor legale, neresponsabilizarea comisiei de recepie a bunurilor i serviciilor achiziionate, precum i calitatea slab a proiectelor tehnice. Principalele recomandri formulate de auditorii interni au vizat: mbuntirea sistemului de control referitor la verificarea realitii i regularitii datelor nscrise n rapoartele i raportrile externe elaborate de ctre UIP ISPA, revizuirea procedurii formalizate specifice sistemului de achiziii publice, prin identificarea tuturor etapelor i documentelor necesare bunei desfurri a activitilor de achiziii i precizarea acestora, a termenelor necesare i a persoanelor responsabile de realizarea lor, actualizarea planului cu misiuni on the spot, revizuirea acordurilor de implementare n conformitate cu cerinele CE din cadrul ghidului pentru asigurarea sustenabilitii i mentenanei proiectelor PHARE de investiii i echipamente ale AI, revizuirea Procedurii Operaionale Pli pentru POS Mediu de ctre Direcia Pli i asigurarea de ctre aceasta a completitudinii explicaiilor privind documentele justificative care stau la baza ntocmirii Ordinului de plat pentru trezoreria statului. 2.2.7.4. Managementul financiar pe parcursul derulrii proiectului n cadrul misiunilor de audit intern s-a examinat modul de nregistrare, prelucrare i raportare a proiectelor contractate, respectiv nregistrarea informaiilor privind derularea proiectului n timp real, asigurarea accesului la acestea, nregistrarea proiectelor pe un flux unic de prelucrare a datelor, realizarea raportrilor privind stadiul fiecrui proiect i generarea de rapoarte conform legislaiei n domeniu. Principalele riscuri poteniale identificate i analizate de auditorii interni au vizat: pierderi economice datorate adoptrii unor soluii dezavantajoase de contractare a
105
activitilor de supervizare, creterea cheltuielilor peste valoarea celor eligibile, prognoze nerealiste a plilor, decizii inadecvate privind sursele de finanare. n urma testrilor efectuate, constatrile principale au fost: (a) formularele privind execuia bugetar nu sunt corelate ntre ele i nu urmresc creditele bugetare disponibile (ANCPI -MDRT); (b) nu a fost identificat o situaie centralizatoare a sumele necesare/angajate/ avizate i sursa acestora pentru finalizarea contractelor (AM ex-ISPA constatare MFP pentru msurile din sectorul mediu); (c) suma pltit n avans depete valoarea cheltuielilor eligibile realizate de MMP n cadrul proiectului (MMP pentru proiectul IWRMNet-CA Ctre o reea de schimb la nivel european pentru integrarea eforturilor de cercetare n domeniul managementului integrat al resurselor de ap); (d) previziuni nerealiste ale plilor ce urmeaz a fi efectuate ctre beneficiarii finali ai POS Mediu. Pentru AP 1 se constat diferene foarte mari ntre previziunile plilor i situaia efectiv a plilor. Din analiza situaiilor, rezult faptul c plile efective pentru AP 1 reprezint 30,48 % din suma prognozat (MMP); (e) angajarea de cheltuieli fr respectarea procedurilor de achiziie conform nivelului sumelor derulate (Primria municipiului Baia Mare); (f) existena unor debite pentru care s-au calculat penaliti, dar care nu au fost recunoscute ulterior de ctre debitor (OPCP-MFP); (g) ntrzierea plilor efectuate n cadrul unui contract de execuie de lucrri, cu nerespectarea prevederilor sub-clauzelor contractuale Plata i ntrzieri n Efectuarea Plilor din Condiiile Generale ale contractului FIDIC, precum i ale Addendumului la acest contract (Primria municipiului Bucureti). Principalele cauze care au determinat aceste probleme au fost: absena procedurilor operaionale, lipsa comunicrii situaiei fondurilor necesare pentru finalizarea contractelor n derulare, estimri nerealiste ale cheltuielilor beneficiarilor, instrumente de control intern insuficiente i inadecvate, nerespectarea termenelor de semnare, avizare i aprobare a documentaiei de plat. Pentru mbuntirea managementului financiar auditorii interni au formulat recomandri viznd: asigurarea corelaiei dintre formularele privind execuia bugetar i fiele execuiei bugetare, elaborarea unei situaii centralizatoare privind sumele necesare pentru finalizarea msurilor/contractelor n derulare i sursele de finanare astfel nct managementul AM i MFP s poat avea o imagine corect i actualizat asupra modului de finalizare a msurilor ISPA, efectuarea demersurilor de ctre structura de specialitate n vederea restituirii sumei care depete valoarea cheltuielilor exigibile ctre coordonatorul proiectului, urmrirea de ctre UIP a pregtirii i efecturii plilor facturilor fiscale aferente CIP emise de ctre Contractor, cu respectarea termenului de plat de 45 de zile de la data primirii acestora. 2.2.7.5. Evaluarea i raportarea final a proiectului n cadrul misiunilor de audit intern s-a evaluat gradul n care au fost atinse obiectivele proiectului, obinerea rezultatelor preconizate i modul de utilizare a fondurilor externe alocate. Riscurile poteniale semnificative identificate i analizate au vizat: nu au fost atinse toate rezultatele ateptate, omisiuni sau erori n completarea documentelor care in evidena bunurilor achiziionate n cadrul proiectelor, scoaterea de sub monitorizarea a unor beneficiari nainte de evaluarea rezultatelor proiectului. Principalele constatrile formulate de auditorii interni au fost:
106
(a) nentocmirea listelor de inventariere separate pentru bunurile achiziionate din fonduri externe nerambursabile, la sfritul anilor 2009 i 2010 (ANCPI-MDRT pentru fondul PHARE); (b) neiniierea unor proceduri de verificare ex-post, de ctre APDRP, pentru proiectele SAPARD, dei majoritatea proiectelor se afl n ultimul an de verificare (CRPDRP 3 Sud Muntenia, constatare MFP); (c) n cadrul programului ISPA, dup nchiderea cazurilor, nu au fost ntocmite i transmise Note informative privind debitele recuperate aa cum este prevzut n textul procedurii operaionale (OPCP-MFP); (d) la momentul scoaterii de sub monitorizare a proiectului, beneficiarul fondurilor SAPARD nu a ndeplinit toate msurile stabilite n sarcina sa, respectiv branarea la reeaua de canalizare pentru un anumit numr de utilizatori conform celor menionate n Cererea de finanare (CRPDRP 3 Sud Muntenia, constatare MFP). Cauzele principale care au determinat apariia acestor probleme au fost datorate: lipsei unor instruiri periodice a personalului implicat n activitile ce se deruleaz n cadrul proiectelor; numrului redus al experilor cu atribuii de verificare ex-post. Principalele recomandri formulate de auditorii interni pentru mbuntirea acestei activiti s-au referit la: inventarierea anual i nregistrarea pe liste de inventar separate a bunurile achiziionate n cadrul proiectelor PHARE, efectuarea de verificri ex-post de ctre serviciile specializate ale APDRP pe proiectele din eantion inclusiv asupra modului de implementare a studiilor de fezabilitate pe perioada de gestionare a investiiei, reintroducerea n activitatea de monitorizare a beneficiarilor de fonduri SAPARD, pn la ndeplinirea n totalitate a obligaiilor asumate. n cadrul procesului de administrare, gestionare i utilizare a fondurilor comunitare au fost planificate i realizate i misiuni de audit follow-up prin care s-a evaluat stadiul implementrii recomandrilor formulate cu ocazia misiunilor de audit anterioare i s-au furnizat asigurri rezonabile conducerii entitilor publice cu privire la faptul c managementul structurilor auditate i-a nsuit recomandrile aprobate i a ntreprins demersurile necesare pentru implementarea acestora i diminuarea posibilelor riscuri identificate de ctre auditul intern. Evaluarea modului de implementare a recomandrilor formulate de ctre auditorii interni din cadrul MFP n Rapoartele de audit anterioare privind programul ISPA a evideniat existena unui grad sczut de implementare al recomandrilor rmase de implementat (14,29%), att la nivel central (AM Ex-ISPA, OPCP), ct i la nivel local (beneficiari finali). De asemenea, un nivel sczut de implementare s-a constatat i n cazul Programului PHARE, unde recomandrile parial implementate/n curs de implementare, reprezint 50% (26 recomandri), iar recomandrile neimplementate reprezint 25% (13 recomandri) din totalul recomandrilor formulate. 2.2.8. Misiuni de audit intern privind funciile specifice entitii Funciile specifice grupeaz acele activiti sau procese derulate n cadrul unei entiti care converg n mod nemijlocit la realizarea misiunii entitii, a scopului pentru care aceasta a fost nfiinat. n anul 2011 au fost realizate un numr de 1.321 misiuni de audit intern, din care 793 de misiuni n administraia public central i 528 de misiuni n administraia local. Comparativ cu perioada precedent s-a constatat o cretere a ponderii misiunilor privind funciile specifice, fenomen care a fost favorizat de creterea nivelului de expertiz profesional a auditorilor interni, asigurarea unei gestiuni mai bune a riscurilor aferente
107
funciilor suport, creterea necesitii de asigurare cu privire la procesele derulate n cadrul entitii, precum i a responsabilitii auditului n evaluarea acestora. Creterea ponderii misiunilor de audit intern avnd ca tematic auditarea funciilor specifice reprezint o tendin pozitiv, deoarece prin auditarea acestor funcii sunt furnizate informaii privind punctele slabe existente la nivelul proceselor cheie din entitate, care conduc la realizarea obiectivelor acesteia. 2.2.8.1. Misiuni de audit intern derulate n administraia public central avnd ca tematic funciile specifice n anul 2011, compartimentele de audit intern care funcioneaz n administraia central au abordat funciile specifice fie cu ocazia misiunii cu caracter multisectorial, efectuat de UCAAPI, cu privire la evaluarea stadiului de implementare a sistemelor de control managerial, fie n cadrul unor misiuni distincte care au avut drept scop legalitatea i regularitatea activitilor derulate. Exemple de misiuni de audit intern n care au fost abordate tematici aferente domeniilor specifice: A. Evaluarea programelor naionale de sprijin financiar acordat productorilor agricoli (MADR) Scopul principal al acestor misiuni de audit intern a fost acela de a furniza conducerii ministerului o asigurare rezonabil i independent asupra conformitii modului de organizare i desfurare a activitii privind sprijinul financiar acordat de la bugetul de stat productorilor agricoli din sectorul de mbuntiri funciare, cresctorilor de animale, precum i productorilor agricoli n vederea susinerii produciei de legume fructe i agricultur ecologic. Principalii factori de risc identificai i analizai pentru realizarea acestui obiectiv au fost: abateri i erori n evaluarea dosarelor, pli fr documente justificative, depiri ale termenelor de verificare, utilizarea unor criterii neconforme .a. Constatrile principale formulate n cadrul acestui obiectiv au fost urmtoarele: (a) lipsa manualelor de proceduri privind activitile desfurate n vederea implementrii Programului de sprijin financiar acordat productorilor agricoli din sectorul de mbuntiri funciare i a Programului privind sprijinul financiar acordat productorilor agricoli din sectoarele legume-fructe i din agricultura ecologic; (b) termenul prevzut n procedura utilizat pentru verificarea realitii i legalitii documentelor depuse de beneficiarii de sprijin financiar este insuficient; (c) onorarea la plat a unor cereri care nu au fost certificate n privina realitii, legalitii i regularitii documentelor depuse de organizaii; (d) efectuarea de pli cu titlul de sprijin financiar acordat productorilor agricoli din sectorul de mbuntiri funciare, fr ca cererile solicitanilor s fie nsoite de documente justificative prin care s fie dovedite condiiile de eligibilitate; (e) lipsa unei strategii cu privire la gestionarea riscurilor asociate programelor de sprijin financiar acordat de la bugetul de stat pentru productorii agricoli i absena elaborrii Registrului riscurilor; (f) instruirea personalului cu responsabiliti n acordarea sprijinului financiar se realizeaz, n general, prin autoinstruire sau studiu individual, neexistnd programe de pregtire profesional elaborate n funcie de nevoile reale. Principala cauz care a condus la apariia acestor disfuncii o reprezint absena unui sistem de control intern eficace implementat pe fluxul procedural al activitilor care se deruleaz n cadrul acestor programe.
108
Recomandrile formulate de auditorii interni pentru mbuntirea acestor activiti au fost urmtoarele: (a) elaborarea manualelor de proceduri privind programele naionale de sprijin financiar acordat productorilor agricoli; (b) analiza posibilitii prevederii unui interval de timp adecvat pentru verificarea realitii i legalitii documentaiei depuse de beneficiarii de sprijin financiar productorilor agricoli din sectorul de mbuntiri funciare i reglementarea acestuia; (c) adoptarea de msuri de verificare a eligibilitii beneficiarilor de sprijin financiar pe perioada de referin, n vederea stabilirii dac toate plile efectuate sunt sprijinite de documente justificative n conformitate cu cadrul legal de reglementare i adoptarea de msuri adecvate; (d) reanalizarea tuturor dosarelor constituite pentru acordarea sprijinului financiar productorilor agricoli din sectorul de mbuntiri funciare n perioada de referin, pentru completarea documentelor justificative i adoptarea de msuri adecvate n funcie de rezultatul verificrilor; (e) elaborarea planului anual de pregtire profesional care s prevad instruiri i cursuri de perfecionare pentru funcionarii publici n conformitate cu necesitile postului i cu prevederile actelor normative de reglementare a acestui domeniu. B. Evaluarea activitii de asisten a contribuabililor (MFP-ANAF) n cadrul acestei misiuni auditorii au analizat i evaluat modul de organizare i funcionare a activitii de asisten acordat contribuabililor mari, sistemul de control intern implementat la nivelul structurilor cu responsabiliti n acest domeniu i strategiile adoptate pentru reducerea vulnerabilitii la corupie. Riscurile poteniale identificate i analizate de auditori n cadrul acestui obiectiv au vizat: erorile n ntocmirea rapoartelor de evaluare, erorile sau omisiunile n formularea de rspunsuri la solicitrile contribuabililor, ntrzierile n elaborarea unor lucrri care poart responsabilitate material ridicat, abaterile de la prevederile cadrului normativ aplicabil. Principalele constatri formulate cu ocazia acestei misiuni au fost urmtoarele: (a) nu se solicit contribuabililor completarea datelor de identificare prevzute de lege pentru solicitrile formulate n scris i prin e-mail i/sau nu se procedeaz la ntiinarea despre necesitatea reformulrii acestora; (b) nerespectarea termenului de soluionare a cererilor contribuabililor; (c) indicatorii de performant utilizai la evaluarea performanelor individuale nu sunt relevani pentru unele din obiectivele la care se refer; (d) nu s-a procedat la respectarea circuitului documentului elaborat din faza de iniiere i pn la aprobare. Cauzele principale identificate de auditorii interni au fost: elaborarea necorespunztoare a procedurile operaionale sau neactualizarea acestora, volumul mare i complexitatea activitii comparativ cu numrul de personal, precum i insuficiena controlului intern la nivelul serviciului n ceea ce privete asigurarea conformitii datelor de identificare a contribuabililor i respectarea termenelor de soluionare a cererilor adresate n scris. Pentru mbuntirea acestei activiti, auditorii interni au recomandat mbuntirea controlului intern la nivelul Serviciului Asisten contribuabili, prin: ntiinarea contribuabililor care nu au introdus complet datele de identificare n solicitarea acordrii asistenei n scris, despre necesitatea reformulrii acestora; respectarea termenelor de rspuns la cererile contribuabililor adresate n scris i stabilirea unor indicatori specifici de
109
msurare a performanelor activitilor desfurate, care s respecte cerinele de definire, respectiv: s fie relevani pentru obiectivul care l msoar, cuantificabili, verificabili i s nu necesite costuri de colectare. C. Evaluarea activitii de supraveghere i control a operaiunilor vamale i a mrfurilor accizabile i a activitilor antifraud fiscal i vamal (MFP - Autoritatea Naional a Vmilor) Pentru realizarea acestui obiectiv auditorii interni au analizat i evaluat modul de realizare a activitilor privind supravegherea i controlul operaiunilor vamale i a mrfurilor accizabile i a celor privind antifrauda fiscal i vamal, precum i evaluarea sistemului de control intern implementat la nivelul structurilor cu responsabiliti n acest domeniu. Principalii factori de risc care au fost avui n vedere la analiza activitilor care concur la realizarea acestui obiectiv au vizat: prescrierile de exercitare a aciunilor de inspecie fiscal, existena contestaiilor privind sanciunile complementare, abateri de la prevederile cadrului normativ, erori i omisiuni n elaborarea documentelor de control, calcul eronat al majorrilor i penalitilor .a. Constatrile formulate de auditori se refer la: (a) lipsa analizei de risc formalizate cu privire la elaborarea planurilor bilunare de misiuni de control ale Biroului Echipe Mobile; (b) lipsa unor criterii de apreciere a gravitii abaterilor de la actul normativ incident n vederea aplicrii unei abordri unitare n ceea ce privete stabilirea sanciunilor contravenionale; (c) nu au fost elaborate documente din care s rezulte modul de desfurare a aciunilor de control i evaluare a activitii de supraveghere operaiuni vamale, mrfuri accizabile i a activitii de antifraud fiscal i vamal desfurate n cadrul birourilor vamale din subordine, precum i rezultatul acestor aciuni; (d) nu au fost calculate majorri de ntrziere pentru debitele pltite cu ntrziere; (e) fiele posturilor nu au fost actualizate n baza cadrului de reglementare specific, iar rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici nu cuprind indicatori de performan pentru perioada evaluat i nici pentru urmtoarea perioad. Cauzele principale care au determinat aceste disfuncii au fost: ineficiena controlului intern cu privire la realizarea supravegherii i controlului vamal de ctre echipele mobile, insuficiena personalului n comparaie cu volumul mare de activitate, nendeplinirea atribuiilor specifice de verificare/control nscrise n ROF sau aplicarea necorespunztoare a prevederilor legale privind calculul accesoriilor aferente datoriei vamale stabilite suplimentar. Pentru mbuntirea acestei activiti auditorii interni au formulat urmtoarele recomandri: (a) elaborarea unei proceduri operaionale privind efectuarea analizei de risc la fundamentarea i elaborarea planurilor bilunare de misiuni ale echipelor mobile; (b) efectuarea unei analize a activitii echipelor mobile pe linia aplicrii sanciunilor contravenionale i, funcie de rezultatele acesteia, se va analiza oportunitatea implementrii unor criterii care s asigure aplicarea unitar a prevederilor legale n acest domeniu; (c) eficientizarea controlului intern exercitat la nivelul serviciilor de specialitate, n vederea eliminrii deficienelor constatate privind ntocmirea i modificarea planurilor bilunare de misiuni, ntocmirea rapoartelor privind ndeplinirea aciunilor i ntocmirea
110
ordinelor de misiune, precum i n scopul sesizrii operative a disfuncionalitilor care pot genera un impact negativ asupra ndeplinirii obiectivelor de combatere i sancionare a fraudelor de natur vamal i asigurarea respectrii reglementrilor prevzute de legile speciale cu privire la domeniul supravegherii mrfurilor accizabile la nivel regional; (d) reverificarea modului de calcul i de stingere a obligaiilor suplimentare i accesoriilor (dobnzi, majorri i penaliti) aferente acestora n interiorul termenului de prescripie i adoptarea msurilor necesare recuperrii acestora de la operatorii economici sau persoanele considerate responsabile; (e) analizarea situaiei diferenelor de obligaii vamale stabilite prin Decizii de regularizare emise n afara termenului de prescripie, stabilirea accesoriilor aferente pn la data stingerii acestora i recuperarea debitelor de la persoanele responsabile. (f) formularea de propuneri de modificare i actualizare a ROF-ului, avnd n vedere pe de o parte modificrile legislative, iar pe de alt parte existena corelaiilor ntre atribuiile generale i cele specifice fiecrui serviciu auditat, precum i modificarea i actualizarea fielor postului din cadrul serviciilor auditate, astfel nct s se asigure preluarea tuturor atribuiilor cuprinse n R.O.F., precum i completarea tuturor datelor solicitate de formularul respectiv; (g) stabilirea unor indicatori de performan pentru urmtoarea perioad evaluat i cuprinderea acestora n Rapoartele de evaluare a performanelor profesionale individuale ale funcionarilor publici. 2.2.8.2. Misiuni de audit intern derulate n entitile publice locale avnd ca tematic funciile specifice Misiunile de audit intern au fost concentrate n special pe auditarea modului de administrare a impozitelor i taxelor locale, fiind realizate astfel de misiuni n cadrul a 103 entiti publice, ceea ce reprezint 20% din totalul misiunilor realizate la nivel local pe funciile specifice. Planificarea i realizarea acestor misiuni de audit intern a fost facilitat de elaborarea, de ctre UCAAPI, a ghidului practic, privind misiunea de audit intern Administrarea impozitelor i taxelor locale. n cadrul acestor misiuni de audit intern principalele obiective de audit intern urmrite au fost: asigurarea cadrului organizatoric adecvat desfurrii activitii de administrare a impozitelor i taxelor locale; organizarea i desfurarea activitii de asisten a contribuabilului; organizarea evidenei pltitorilor de impozite i taxe locale; stabilirea impozitelor i taxelor locale; verificarea legalitii i conformitii declaraiilor fiscale i a ndeplinirii obligaiilor de ctre contribuabili; colectarea impozitelor i taxelor locale; stingerea prin executare silit a creanelor fiscale aferente impozitelor i taxelor locale; realitatea evidenelor contabile i a situaiilor financiare ale entitii, privind veniturile din impozite i taxe locale i fiabilitatea sistemului informatic privind administrarea impozitelor i taxelor locale. Riscurile poteniale semnificative identificate au fost urmtoarele: lipsa strategiei n domeniul colectrii impozitelor i taxele locale, organizarea defectuoas a structurilor de specialitate, absena metodelor i procedurilor de lucru, obligaiile de plat s nu fie cunoscute de contribuabili, facilitile legale s nu fie cunoscute sau s nu fie acordate contribuabililor, erori sau omisiuni n administrarea dosarelor fiscale, scutiri nejustificate la plata impozitului i taxelor locale, prescrierea debitelor, anumite funcii sau atribuii specifice procedurilor de executare silit s nu fie realizate. Cele mai frecvente disfuncii ntlnite n cadrul administraiei publice locale de ctre auditorii interni au fost: (a) lipsa comunicrii dintre entitate i contribuabilii pltitori de impozite i taxe locale;
111
(b) lipsa procedurilor operaionale sau elaborarea n mod necorespunztor a acestora cu privire la activitile desfurate de compartimentele implicate n administrarea impozitelor i taxelor locale; (c) existena unor dosare fiscale incomplete; (d) declararea necorespunztoare de ctre contribuabili a veniturilor, a proprietilor mobile i imobile n vederea impunerii; (e) nenregistrarea n Registrul de eviden fiscal a declaraiilor de impunere existente la dosarul fiscal al contribuabilului; (g) planul anual de control, de la nivelul compartimentului de gestionare a impozitelor i taxelor locale, nu cuprinde aciuni de control ce urmeaz a fi realizate i contribuabilii ce urmeaz a fi supui controlului, pentru fiecare tip de impozit sau tax; (h) la selectarea aciunilor de control nu s-au avut n vedere termenele de prescripie a debitelor datorate bugetului local; (i) existena unor evidene incomplete privind contribuabilii pltitori de impozite i taxe; (j) calculul diferitelor tipuri de impozite i taxe pltite de ctre contribuabil nu este realizat pe date complete, corecte i verificate, respectiv calculul impozitului din nchirierea unor suprafee de teren ctre persoane fizice nu este n concordan cu prevederile Codului fiscal; (k) declararea cu ntrziere a cldirilor nou construite n vederea impozitrii; (l) nencasarea debitelor restante n termenul legal, riscnd prescrierea acestora; (m) inexistena evidenelor analitice privind debitele declarate de contribuabili; (n) existena unor aplicaii informatice cu privire la administrarea impozitelor i taxelor locale care nu corespund cerinelor. De asemenea, pe parcursul derulrii misiunilor de audit intern au fost identificate i unele iregulariti referitoare la: (a) nenregistrarea la masa impozabil a tuturor contribuabililor persoane juridice care nu au depus declaraii de impunere n vederea calculrii i nregistrrii n evidena fiscal a taxei hoteliere datorate bugetului local (Primria municipiului Trgovite - judeul Dmbovia); (b) neimpunerea contribuabililor care nu au depus declaraii de impunere n termen de 30 zile de la data la care construciile au fost finalizate (Primria comunei Voineti judeul Dmbovia), precum i neluarea n eviden a tuturor contribuabililor care dein afiaj n scop de publicitate n vederea impozitrii. Cauzele principale care au condus la apariia acestor disfuncii au fost: control intern deficitar, insuficiena personalului de specialitate angajat n activitatea de administrare a impozitelor i taxelor locale, nivelul sczut de instruire profesional, precum i limitarea veniturilor contribuabililor, ceea ce a condus la nregistrarea de debite restante. Principalele recomandri formulate au privit elaborarea procedurilor operaionale, stabilirea unor obiective cuantificabile cu privire la colectarea impozitelor i taxelor locale, stabilirea unei strategii de comunicare i elaborarea de programe de asisten a contribuabililor, identificarea contribuabililor crora le-au fost eliberate autorizaii de construire i urmrirea dac acetia pltesc corect impozitul pe cldiri, completarea dosarelor fiscale, declanarea n termen a procedurilor de executare silit pentru debitele neachitate la scaden, aplicarea cotelor de impozitare pentru activitatea de afiaj, elaborarea programelor de control astfel nct s conduc la identificarea contribuabililor care nu au declarat n mod corect bazele de impozitare, crearea unor sisteme integrate de eviden a datelor, informaiilor i contribuabililor, inclusiv a impozitelor i taxelor datorate.
112
De asemenea, s-a mai recomandat aplicarea n termen i pentru toate debitele restante a etapelor de executare silit i de recuperare a debitelor restante, o analiz a dosarelor contribuabililor i urmrirea modului de stabilire a bazei de impozitare i a cotelor de impozitare aplicate, precum i includerea n programe de perfecionare profesional a personalului care activeaz n domeniul impozitelor i taxelor locale. Recomandrile formulate n urma misiunilor de audit intern au fost implementate sau sunt n curs de implementare. Gradul de implementare, la finele anului 2011, a fost diferit de la o entitate la alta, 40% la Primria municipiului Aiud judeul Alba, 82-85% MADR, 90 % la ANSVSA, n funcie de termenele stabilite i volumul aciunilor necesare a fi implementate. 2.2.9. Misiuni de consiliere n anul 2011, la nivelul administraiei publice centrale au fost realizate 14 misiuni de consiliere formalizate i 41 de misiuni informale i pentru situaii excepionale, n timp ce la nivelul administraiei publice locale au fost realizate 54 de misiuni de consiliere formalizate i 165 de misiuni informale i pentru situaii excepionale. Comparativ cu perioada precedent s-a observat o cretere a numrului misiunilor de consiliere, aspect pozitiv care evideniaz aportul auditului intern la procesul de luare a deciziilor manageriale, prin furnizarea de informaii care stau la baza fundamentrii acestora. n cadrul misiunilor de consiliere cu caracter informal, n special misiunea de evaluare a stadiului implementrii standardelor de control intern/managerial, auditul intern a participat n calitate de consultant n cadrul comisiilor i grupurilor de lucru nou constituite pentru implementarea standardelor de control, ceea ce a contribuit la mbuntirea comunicrii cu responsabilii structurilor din cadrul entitii i cu personalul implicat n acest proces, precum i la consolidarea relaiilor de colaborare, crend n acest mod premisele pentru derularea n condiii bune a misiunilor de audit viitoare. 2.2.9.1. Misiuni de consiliere formalizate Planificarea i realizarea acestor misiuni au avut ca teme generale urmtoarele: A. Evaluarea sistemului de control intern/managerial. n cadrul acestor misiuni principalele obiective au fost cu privire la organizarea i funcionarea structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic asupra sistemului de control intern/ managerial al instituiei, evaluarea modului de gestionare a riscurilor i a activitilor de control intern, modul de stabilire a criteriilor de evaluare a standardelor de control intern/managerial i modul de realizare a autoevalurii sistemului de control intern/managerial. Constatrile principale efectuate au fost urmtoarele: (a) procedurile operaionale pentru unele activiti nu au fost actualizate, iar pentru altele nu au fost elaborate (CJ Dmbovia); (b) nu au fost identificate riscurile (IP judeului Braov) i nu a fost elaborat registrul riscurilor ( Primria municipiului Satu Mare); (c) nu s-a realizat transpunerea obiectivului general al instituiei n obiective specifice compartimentului, n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i comunicarea acestora personalului (CRPCIS i ANDR-MECMA, Primria municipiului Satu Mare); (d) nu s-a instituit un sistem de monitorizare i raportare a performanelor, pe baz de indicatori de performan asociai obiectivelor (CRPCIS i ANDR-MECMA); (e) nu au fost elaborate strategii de control adecvate (CRPCIS i ANDR - MECMA);
113
(f) nu a fost instituit o funcie de evaluare a controlului intern /managerial i elaborate politici, planuri i programe de derulare a acestor aciuni (CRPCIS i ANDR MECMA). Cauzele principale care au condus la apariia acestor disfuncii au fost: nensuirea standardelor procedurale primite de la entitatea ierarhic superioar, absenei raportrilor sistematice a modului de realizarea a activitilor ctre conducerea entitilor, neorganizarea comisiilor cu atribuii n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic cu privire la sistemele de control managerial sau neimplementarea msurilor din programul de elaborare i dezvoltare a sistemului de control intern/managerial. Principalele recomandri formulate s-au referit la: ntocmirea procedurilor operaionale pentru toate activitile derulate, elaborarea i conducerea registrului riscurilor la nivelul fiecrui compartiment, constituirea comisiilor cu atribuii n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic cu privire la sistemele de control managerial i stabilirea responsabilitilor acestora, elaborarea chestionarelor de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control intern/ managerial la nivelul fiecrui compartiment din cadrul organizaiei, revizuirea obiectivelor, instituirea unui sistem de monitorizare i raportare a performanelor, elaborarea de strategii de control adecvate, verificarea i validarea instrumentelor de control pentru activitile desfurate. n general, aceste misiuni de consiliere au oferit rspunsuri la solicitrile managementului cu privire la sistemul de control intern/managerial i au constituit un real sprijin pentru management n procesele de evaluare a instrumentelor de control intern, respectiv de elaborare a programelor de implementare a sistemului de control intern/managerial. B. Analiza msurilor organizatorice i tehnice pentru asigurarea securitii datelor cu caracter personal (IP judeul Alba). n cadrul acestei misiuni auditorii interni au analizat organizarea activitii de prelucrare a datelor cu caracter personal, prelucrarea i dezvluirea datelor cu caracter personal i raportarea activitii de prelucrare a datelor cu caracter personal. Principalele constatrile formulate au fcut referire la faptul c: (a) formularul tipizat pentru documentele solicitate pentru apostilare nu d posibilitatea marcrii n conformitate cu prevederile actelor normative n materie, respectiv menionarea, n cadrul documentului, a numrului atribuit notificrii de ctre Autoritatea naional de supraveghere i inserarea, n subsolul fiecrei pagini, cu excepia documentelor clasificate, a textului: Document care conine date cu caracter personal protejate de prevederile Legii nr. 677/200117. (b) nu au fost completate cereri cu datele de identificare a solicitanilor, adresate operatorilor pentru comunicarea datelor cu caracter personal; (c) nu exist o procedur de lucru privind accesul la datele cu caracter personal. Cauzele principale care au condus la apariia acestor disfuncii au fost: necunoaterea atribuiilor personalului implicat n aceste activiti, nerespectarea prevederilor Legii nr. 677/200118, lipsa procedurilor de lucru formalizate cu privire la activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal. Recomandrile formulate au constat n completarea fielor posturilor utilizatorilor cu atribuiile privind activitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal, ntocmirea procedurii de lucru privind accesul la datele cu caracter personal, revizuirea tabelului
Legea nr. 677/2001 pentru protecia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal i libera circulaie a acestor date, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 790 din 12 decembrie 2001 18 Ibidem 14
17
114
nominal cu personalul desemnat pentru desfurarea unor activiti ce implic prelucrarea datelor cu caracter personal i revizuirea procedurii privind msurile de protecie a persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, prin completarea listei nominale de difuzare a procedurii. C. Exercitarea controlului de legalitate asupra actelor administrative, adoptate de autoritile deliberative n temeiul legii finanelor publice (IP judeul Gorj). n cadrul acestei misiuni auditorii interni au urmrit eficacitatea activitii de verificare a actelor administrative, identificarea altor forme de control ce se exercit asupra actelor administrative adoptate de autoritile locale, n domeniul finanelor publice, eficacitatea acestor controale, precum i modalitatea de conlucrare n vederea asigurrii complementaritii funciei de control. Principalele constatri formulate de auditorii interni au vizat: (a) anexele la hotrrile consiliilor locale de aprobare a bugetelor unitilor administrativ teritoriale nu respect forma, coninutul i structura formularelor stabilite prin Scrisoarea Cadru emis de Ministerul Finanelor Publice; (b) poziia alte cheltuieli de investiii nu a fost detaliat n anex distinct la hotrrea de consiliul local de aprobare a bugetelor locale; (c) actele administrative prin care sunt adoptate bugetele locale nu cuprind n anex distinct numrul de personal, permanent i temporar, precum i fondul salariilor de baz; (d) nu exist un schimb permanent de informaii ntre cele dou forme de control, respectiv controlul de tutel administrativ, exercitat de structura de specialitate din cadrul instituiei prefectului i controlul specializat exercitat de structuri din cadrul aparatului fiscal judeean, pentru a se asigura complementaritatea funciei de control asupra actelor administrative de aprobare a bugetelor locale. Cauzele principale care au determinat aceste disfuncii au fost: neutilizarea formularelor standard elaborate de MFP i prezentate n Scrisoarea Cadru, ca anexe la hotrrea de consiliul local de aprobare a bugetelor locale, bugetele sunt aprobate pe capitole i titluri de cheltuieli i nu pe capitole, subcapitole titluri i alineate aa cum imperativ prevede legea. Pentru a mbunti aceast activitate, auditorii interni au recomandat includerea personalului responsabil cu controlul de tutel administrativ, n forme de perfecionare profesional, instituirea prin consultarea cu DGFP judeene a unor forme suplimentare de control asupra actelor administrative de aprobare a bugetelor locale, perfecionarea profesional a secretarilor unitilor administrativ teritoriale cu privire la elaborarea anexelor la hotrrile de consiliul local de aprobare a bugetelor locale. D. Analiza activitii comisiei de casare (AFDJ RA Galai MTI). n cadrul acestei misiuni auditorii interni au urmrit evaluarea sistemului de control intern specific activitii de casare, analiza modului de desfurare a operaiunilor specifice de casare, verificarea documentele justificative ntocmite cu ocazia desfurrii activitilor de casare. Principalele constatri formulate de auditorii interni au fost: (a) nu este realizat o separare a sarcinilor, n sensul c directorul economic exercit controlul ierarhic asupra tuturor activitilor din subordine, inclusiv cea de casare i este i membru n comisia de casare; (b) prin ROF nu sunt stabilite atribuii cu privire la planificarea, raportarea i organizarea activitilor de casare; (c) personalul care exercit activiti n comisia de casare nu are responsabiliti stabilite n acest sens prin fia postului; (d) nu este elaborat o procedur operaional cu privire la activitatea de casare.
115
Principala cauz a acestor disfuncii o reprezint faptul c instrumentele de control implementate la nivelul activitii de casare, nu confer un grad rezonabil de prevenire i eliminare a riscurilor asociate operaiunilor specifice acestei activiti. Recomandrile formulate au constat n revizuirea componenei comisiei de casare, revizuirea atribuiilor din ROF, elaborarea proceduri operaionale cu privire la casarea bunurilor i stabilirea unui program al operaiunilor de casare. Alte misiuni de consiliere formalizate au avut ca obiective: emiterea Declaraiei de asigurare pentru lichidarea conturilor (APIA MADR), justificarea cheltuielilor cu deplasarea, diurna i cazarea (DGFP Clrai), gestionarea riscurilor specifice IT (DGFP Bistria-Nsud), evaluarea economicitii utilizrii resurselor financiare (Centrul Bugetar Slnic Moldova judeul Bacu), corectitudinea nregistrrilor n evidena contabil (Primria municipiului Brila - Serviciul de Utilitate Public Seroplant), analiza cauzelor care au determinat nefinalizarea lucrrii Reactualizarea PUG municipiul Tecuci (Primria municipiului Tecuci judeul Galai), analiza modului de fundamentare a preului de furnizare ap curent i urmrirea dac ncasrile din prestrile de servicii acoper costurile (Primria comunei Baloteti judeul Ilfov). n urma derulrii acestor misiunii au fost furnizate conducerii entitii informaii suficiente i adecvate pentru a asigura o fundamentare corespunztoare a deciziilor cu privire la problemele ridicate. 2.2.9.2. Misiuni de consiliere cu caracter informal n cursul anului 2011 au fost realizate o serie de misiuni de consiliere cu caracter informal, n cadrul crora au fost analizate probleme diverse solicitate de management i oferite soluii, care au ajutat la luarea deciziilor manageriale. n acest sens exemplificm: (a) APDRP MADR n cadrul acestor misiuni, activitatea de consiliere a constat n formularea unor observaii la diverse rapoarte, regulamente sau raportri, acordarea de sprijin n evaluarea procedurilor de lucru aferente sub-msurii 431.2 i msurii 4.1., n gestionarea riscurilor i a Sistemului de Management al Securitii Informaiei, analiza i formularea unor puncte de vedere cu privire la modificarea i completarea Regulamentului de Organizare i Funcionare i la necesitatea modificrii OUG nr. 74/200919. (b) Ministerul Public consilierea a fost oferit pe probleme de natur economic, financiar, administrativ i de gestiune a resurselor umane Parchetului de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie i Parchetelor de pe lng Curile de apel i tribunale. (c) SGG consilierea a fost oferit att managementului din cadrul aparatului propriu, ct i entitilor aflate n subordonare/n coordonare/sub autoritate, cu privire la diferite aspecte de metodologie, de reglementare, de aplicare n practic a unor soluii sau pentru implementarea standardelor de control intern/managerial. (d) ONPCSB consilierea a fost oferit de auditorii interni cu privire la implementarea legii salarizrii unice a personalului pltit din fonduri publice, stabilirea criteriilor de evaluare a posturilor i indicatorilor de performan specifici obiectivelor stabilite pe posturi, elaborarea actului adiional la contractul individual de munc, stabilirea condiiilor de promovare ale salariailor, precum i la implementarea controlului intern/managerial.
OUG nr. 74/2009 privind gestionarea fondurilor comunitare nerambursabile provenite din Fondul european de garantare agricol, Fondul european agricol de dezvoltare rural i Fondul european pentru pescuit i a fondurilor alocate de la bugetul de stat, privind gestionarea fondurilor nerambursabile alocate de la Comunitatea European i a fondurilor alocate de la bugetul de stat aferente programului de colectare i gestionare a datelor necesare desfurrii politicii comune n domeniul pescuitului i a programului de control, inspecie i supraveghere n domeniul pescuitului i pentru modificarea art. 10 din Legea nr. 218/2005 privind stimularea absorbiei fondurilor SAPARD, Fondul european agricol pentru dezvoltare rurala, Fondul european pentru pescuit, Fondul european de garantare agricola, prin preluarea riscului de creditare de ctre fondurile de garantare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 434 din 25 iunie 2009
19
116
(e) CCJ misiunile de consiliere au privit aspecte cu privire la aplicarea reglementrilor n domeniul salarizrii personalului, aplicarea reglementrilor Codului Muncii i asistenei sociale, elaborarea documentaiilor pentru realizarea obiectivelor de investiii planificate, soluionarea unor probleme n execuia bugetului de venituri i cheltuieli. (f) CES au fost elaborate puncte de vedere care au avut ca scop mbuntirea imaginii instituiei, precum i a creterii calitii serviciilor Secretariatului Tehnic. Referitor la implementarea sistemului de control intern/managerial, auditorii interni au oferit consiliere pe probleme privind elaborarea programelor de control intern/ managerial, constituirea grupurilor de lucru cu atribuii n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic privind implementarea sistemului de control intern/managerial, cunoaterea instrumentelor specifice de implementare a controlului intern/managerial i modul de utilizare al acestora, stabilirea responsabilitilor n elaborarea procedurilor operaionale de lucru i actualizarea acestora, prezentarea standardelor de control intern/managerial. Problemele cele mai frecvente identificate n urma efecturii misiunilor de consiliere cu privire la implementarea controlului intern/managerial au fost urmtoarele: - conducerea entitilor nu a asigurat organizarea i funcionarea unei structuri/comisii cu responsabiliti n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic n vederea implementrii controlului intern/managerial; - nu exist o corelare a informaiilor prezentate n documentele formale de organizare, respectiv: ROF-ul nu este corelat cu Organigrama i Fiele posturilor, ROF ul nu este aprobat de conducerea entitii i nu exist dovada c este cunoscut de salariai; - controlul managerial implementat la nivelul entitilor nu a fost organizat n conformitate cu prevederile OMFP nr. 946/200520; - Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial elaborat la nivelul entitilor nu acoper toate aspectele privind activitile care se desfoar n cadrul acestora; - nu au fost elaborate proceduri de sistem i operaionale pentru toate activitile care se deruleaz n cadrul entitilor publice .a. Recomandrile formulate pentru disfunciile constatate s-au referit, n general, la constituirea prin decizie intern a conductorului entitii, a structurii cu atribuii i responsabiliti n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a implementrii sistemului de control intern/managerial, identificarea tuturor activitilor derulate la nivelul entitii i elaborarea procedurilor operaionale de lucru, elaborarea programelor de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial, organizarea controlului intern n conformitate cu standardele de control intern/managerial, implementarea unui sistem de management al riscurilor la nivelul entitii Alte misiuni de consiliere au avut ca obiective: analiza ncadrrii n prevederile bugetare (Colegiile Naionale A.T. Laurian i Mihai Eminescu judetul Botoani), activitatea comisiilor de inventariere i de casare (Primria oraului Zrneti judeul Braov), gestionarea resurselor financiare (Primria municipiului Reia judeul CaraSeverin), arhivarea documentelor, conducerea Registrului agricol, serviciul public de salubrizare (Primria municipiului Oltenia judeul Clrai), analiza i evaluarea activitilor financiar-contabile (Primria comunei Miroslava judeul Iai), stabilirea, urmrirea i ncasarea creanelor locale (Primria comunei Ciorteti judeul Iai),
20
117
asigurarea integritii patrimoniale (Primria oraului Zimnicea, Primriile comunelor Lisa, Bogdana, Dobroteti, Ttrti de Sus, Vedea, Sceni, Seaca i Crngu - judeul Teleorman), acordarea venitului minim garantat (Primriile comunelor Fntnele, igneti, Suhaia i Putineiu judeul Teleorman), precum i misiuni de consiliere cu privire la nchiderea execuiei bugetare (Primriile comunelor Mahmudia i Murighiol judeul Tulcea). Misiunile de consiliere informale au oferit managementului i altor persoane din cadrul entitii rspunsuri cu privire la problemele examinate i au stat la baza deciziilor manageriale, contribuind n acest mod la mbuntirea actului de conducere, creterea gradului de implementare a sistemului de control intern/managerial la nivelul entitii, asigurarea unei gestiuni corespunztoare a riscurilor, creterea calitii n realizarea activitilor, precum i la implementarea unor instrumente de control adecvate n vederea asigurrii integritii patrimoniului. 2.2.9.3. Misiuni de consiliere pentru situaii excepionale n cursul anului 2011 au fost realizate la nivelul unor entiti publice misiuni de consiliere urmare unor situaii de for major sau alte evenimente excepionale, care au necesitat evaluri i analize mult mai complexe n raport cu misiunile de consiliere informale. n acest sens exemplificm: A. Evaluarea activitii reelei sanitare a Ministerului Transporturilor i Infrastructurii. Misiunea a avut ca obiective evaluarea situaiei actuale n care se gsesc spitalele din reeaua ministerului i analiza oportunitilor de dezvoltare i de cretere a performanelor acestora. Constatrile principale formulate de auditorii interni au fost: (a) nu se asigur un cadru organizatoric adecvat, fiind identificate neconcordane ntre ROF i Organigramele aprobate, sincope n procesul de aprobare a noilor organigrame, actualizarea incomplet i inadecvat a ROF-ului; (b) asigurarea conducerii spitalelor pe baz de interimat, avnd drept consecin inexistena contractelor de management i a indicatorilor de performan, situaie ce face imposibil de realizat o evaluare obiectiv a realizrilor i rezultatelor aferente actului de management; (c) sumele aprobate pentru realizarea lucrrilor de investiii sunt reduse n raport cu necesitile existente la nivelul fiecrei uniti n parte, existnd spitale care nu au avut deloc surse previzionate pentru finalizarea investiiilor; (d) veniturile realizate n anul 2010 nu au atins nivelul celor programate; (e) scderea de la an la an a valorii sumelor contractate de ctre spitalele din reeaua sanitar a MTI, pentru furnizarea de servicii medicale, cu CASMTI, dei capacitatea de tratament este aceeai iar cererea din partea populaiei este n cretere; (f) creterea gradului de uzur fizic i moral a aparaturii existente, n lipsa unui asigurrii unui service corespunztor, ceea ce conduce la situaia n care anumite prestaii medicale s nu poat fi exercitate. Principalele cauze care au condus la apariia acestor probleme au fost: previzionarea nerealist fr a avea la baz criterii clare, lipsa dotrilor cu aparatur medical pentru efectuarea consultaiilor, interesului sczut pentru valorificarea spaiilor destinate nchirierii, lipsa unei strategii de marketing n ceea ce privete asigurarea serviciilor medicale, resimirea n continuare a efectelor liberalizrii pieei n ceea ce privete prestaiile serviciilor de sigurana circulaiei, resursele financiare proprii insuficiente, costul ridicat al reparaiilor i pieselor de schimb pentru aparatura din dotare.
118
Pentru soluionarea acestor probleme, auditorii interni au formulat urmtoarele recomandri: (a) elaborarea i aprobarea documentelor organizatorice, prin elaborarea procedurilor operaionale, actualizarea n mod corespunztor a ROF-ului instituiei, contientizarea necesitii managementului riscurilor i asigurarea unei gestiuni corespunztoare a riscurilor, mbuntirea comunicrii instituionale, specializarea personalului care are atribuii cu privire la gestionarea resurselor umane; (b) definitivarea pe funcie a managerilor, prin organizarea concursurilor de ocupare a posturilor de manager, n conformitate cu prevederile legale n vigoare, eliminndu-se astfel eventualele incertitudini, nerealizri ale actului decizional i discontinuiti ale actului managerial. (c) finanarea spitalelor, prin stabilirea prioritilor n lista comun de obiective de investiii n cadrul Strategiei de dezvoltare a reelei sanitare proprii MTI, coroborat cu identificarea posibilitilor viabile de finanare a acestora, asigurarea analizei i cercetrii adecvate a activitilor desfurate n cadrul spitalelor, dar i a factorilor externi care influeneaz aceste activiti nainte de a demara procesul de previzionare a veniturilor i cheltuielilor, analiza atent a pieei, a cererii i ofertei de servicii medicale n zona n care fiecare spital acioneaz i adaptarea gamei de servicii medicale oferite la cerinele i posibilitile financiare ale potenialilor pacieni; (d) dotarea cu echipamente medicale, prin achiziia de echipamente medicale, respectiv inventarierea aparaturii medicale existente, stabilirea gradului n care aceasta corespunde cantitativ i calitativ nevoilor, astfel nct s asigure realizarea la parametri competitivi a actului medical, stabilirea nevoilor de achiziii i demararea procedurilor n acest sens, avndu-se n vedere i identificarea surselor de finanare. B. Evaluarea modului de depunere a cererilor de plat SAPS n anul 2011 i gestionarea acestora de APIA - MADR. Misiunea de consiliere s-a derulat n 5 centre judeene APIA i a avut ca obiectiv evaluarea modului de depunere a cererilor de plat SAPS i gestionarea acestora pentru campania 2011. Principalele constatri formulate de auditorii interni au fost: (a) realizarea de instruiri corespunztoare ale personalului APIA n ceea ce privete procedura de depunere a cererilor pentru campania 2011 i pentru utilizarea aplicaiei IPAOnline (de primire a cererilor); (b) nedepunerea cererilor conform programrii, cu toate c au fost efectuate campanii de informare/promovare pentru depunerea cererilor de ajutor prin afie, n presa scris i vorbit; (c) slab colaborare cu alte instituii n procesul de depunere a cererilor; (d) distribuirea necorespunztoare a dosarelor pe funcionari, existnd variaii mari a numrului de fermieri repartizai pentru fiecare funcionar APIA la centrele locale (minim 250, maxim 1.488); (e) nerealizarea n condiii de funcionare normal a accesului n reeaua VPN n cazul centrelor locale unde numrul de utilizatori este mai mare de 10. Cauzele principale care au determinat aceste disfuncii au fost: neprezentarea fermierilor la centrele APIA, conform programrii, neorganizarea corespunztoare a activitii n ceea ce privete asigurarea bazei materiale i colaborarea cu alte instituii implicate, nerevizuirea tehnicii de calcul. Principalele recomandri formulate de auditorii interni au vizat: (a) asigurarea unui control mai adecvat la depunerea cererilor de sprijin pentru completarea corect a acestora;
119
(b) desfurarea permanent a campaniei de informare la nivelul UAT-urilor unde exist ntrzieri, pentru ca fermierii s se prezinte n termenele stabilite la centrele APIA, n vederea depunerii cererilor de sprijin; (c) intensificarea colaborrii cu primriile, n principal n procesul de informare a fermierilor, urmrindu-se n acest sens ca adeverinele eliberate s conin i numerele blocurilor fizice, acest fapt putnd duce la mrirea numrului celor care depun cereri, la reducerea cazurilor de identificare greit i de supradeclarare; (d) reanalizarea distribuirii dosarelor pe funcionari, astfel nct s se asigure o ncrctur ct mai echitabil; (e) organizarea din timp a operrii cererilor n baza de date IACS pentru evitarea ntrzierilor n efectuarea controalelor administrative; (f) asigurarea reviziei periodice a tehnicii de calcul i dotarea cu UPS-uri cel puin a serverelor i a echipamentele de comunicaie. C Consiliere n vederea elaborrii procedurilor operaionale (ANPA MADR). Principalele obiective urmrite au fost de facilitare a nelegerii, la nivelul personalului de execuie, a noiunilor de procedur de sistem/operaional i a procesului privind gestionarea riscurilor. Cauza principal identificat a fost lipsa de comunicare, att la nivel managerial cat i la nivel de execuie privind necesitatea i obligativitatea implementrii prevederilor OMFP nr. 946/200521. Misiunea de consiliere s-a finalizat cu elaborarea unui proiect de procedur de sistem privind managementul riscurilor i identificarea unui set de riscuri la nivel managerial. Alte misiuni de consiliere au avut ca obiective: facilitarea nelegerii circuitului documentelor cu specific financiar-contabil i administrativ (Av Pop), analiza i mbuntirea componentelor procesuale i structurale ale organizrii (AFDJ RA Galai). 2.3. ACTIVITATEA DESFURAT DE UNITATEA ARMONIZARE PENTRU AUDITUL PUBLIC INTERN CENTRAL DE
n anul 2011, activitatea UCAAPI a fost orientat n vederea realizrii obiectivelor generale stabilite prin Strategia dezvoltrii CFPI pentru perioada 2010-2013 i a obiectivelor specifice stabilite prin Planul de activitate pe anul 2011, respectiv: (a) dezvoltarea i implementarea unei strategii unitare n domeniul auditului public intern; (b) dezvoltarea cadrului normativ i metodologic privind desfurarea activitii de audit intern din sectorul public; (c) mbuntirea gradului de implementare a auditului intern n sectorul public; (d) coordonarea misiunilor de audit intern cu caracter intersectorial pe teme de interes naional; (e) coordonarea sistemului de formare profesional continu a auditorilor interni din sectorul public; (f) coordonarea procesului de cooperare pentru asigurarea funciei de audit intern. Pe lng activitile care au condus la realizarea acestor obiective, UCAAPI a efectuat i alte activiti referitoare la realizarea responsabilitilor n domeniul auditului intern a Programului de finanare nerambursabil, furnizat prin Mecanismul Financiar SEE, pentru care UCAAPI este desemnat autoritate de audit.
21
120
2.3.1. Dezvoltarea i implementarea unei strategii unitare n domeniul auditului public intern n cursul anului 2011, UCAAPI a urmrit s-i realizeze responsabilitile ce-i revin cu privire la ndeplinirea obiectivelor precizate n cadrul Strategiei dezvoltrii CFPI pentru perioada 2010-2013, respectiv: (a) consolidarea bazei juridice de reglementare n domeniul controlului financiar public intern; (b) dezvoltarea de instrumente i proceduri pentru controlul financiar public intern, n vederea alinierii acestora la standardele europene i buna practic internaional n domeniu; (c) efectuarea periodic de evaluri cu privire la modul de desfurare i a stadiului implementrii standardelor de management i control intern n entitile publice; (d) creterea gradului de implementare a auditului intern prin evaluarea activitii de audit intern n entitile publice centrale i locale; (e) elaborarea de programe de perfecionare profesional pentru personalul care activeaz n domeniul auditului public intern. Prin ndeplinirea obiectivelor prevzute n Strategia dezvoltrii CFPI se va asigura consolidarea funciei de audit intern n entitile publice, ceea ce va contribui la buna gestionare a fondurilor publice, inclusiv a celor comunitare. 2.3.2. Dezvoltarea cadrului normativ i metodologic privind desfurarea activitii de audit public intern n anul 2011 a continuat procesul de actualizare a Legii nr. 672/200222. Astfel, n primul trimestru al anului proiectul de lege a fost dezbtut i a primit avizul n Comisia de administraie public, organizarea teritoriului i protecia mediului, Comisia juridic i Comisia pentru buget-finane, activitate bancar i piaa de capital, din cadrul Senatului Romniei, fiind aprobat n plenul acestei camere. n trimestrul II al anului 2011, proiectul de lege a fost dezbtut i avizat n Comisia pentru munc i protecie social i Comisia pentru buget, finane i bnci din Camera Deputailor, dup care, n octombrie 2011, a fost aprobat n plenul acestei camere. Prin decret prezidenial, preedintele Romniei a promulgat legea n luna noiembrie 2011, prin Legea nr. 191/2011 pentru modificarea i completarea Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern. Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern a fost republicat n luna decembrie 2011, prin includerea n coninutul acesteia a modificrilor i completrilor aduse prin Legea nr. 191/2011, precum i prin includerea unor dispoziii din unele acte normative anterioare. Dup republicare, n luna decembrie 2011, la nivelul UCAAPI a fost demarat procesul de elaborare a cadrului metodologic privind implementarea noilor modificri aduse n domeniul auditului public intern, respectiv proiectele de acte normative referitoare la: - actualizarea Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern; - elaborarea Normelor privind sistemul de cooperare pentru asigurarea funciei de audit public intern; - elaborarea Normelor privind atestarea naional i pregtirea profesional continu a auditorilor interni din sectorul public i a persoanelor fizice;
22
121
- elaborarea Normelor privind nfiinarea comitetelor de audit intern. Procesul de elaborare a acestor proiecte de acte normative va continua n anul 2012, prin respectarea procedurii operaionale a UCAAPI privind identificarea sistematic, documentarea i analizarea elementelor de dezvoltare a cadrului normativ n domeniul auditului public intern i a procedurii de sistem a MFP privind promovarea proiectelor de documente de politici publice i de acte normative. 2.3.3. mbuntirea gradului de implementare a auditului intern n sectorul public n anul 2011 au fost create i dezvoltate instrumente i metodologii n domeniul auditului intern, n conformitate cu Standardele internaionale de audit intern, care au fost concretizate n elaborarea de ghiduri practice referitoare la: (a) auditul performanei, n domeniile achiziiilor publice, utilizrii fondurilor publice pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea i detaarea personalului, evalurii performanelor profesionale individuale i pregtirii profesionale a personalului. Aceste ghiduri prezint modul de realizare a unei misiuni de audit de performan, prin utilizarea unor tehnici i metode de colectare, analiz i interpretare specifice auditului performanei. (b) evaluarea activitii de audit public intern, care conine un set de Liste de verificare, structurate pe obiectivele i subobiectivele de audit, cu scopul de a asigura un grad mai ridicat de obiectivitate n realizarea acestor tipuri de misiuni. Ghidul se constituie ntr-o metodologie de lucru, care prezint ntr-o abordare sistematic procedurile i documentele ce trebuie aplicate i elaborate n cadrul unei misiuni de evaluare. Acest ghid a fost elaborat n conformitate cu cadrul de reglementare i cu buna practic internaional n domeniu, astfel: - obiectivele misiunii de evaluare sunt stabilite pe structura Normelor generale privind exercitarea auditului public intern i a Standardelor internaionale de audit intern; - stabilirea unui sistem unitar de evaluare a gradului de conformitate cu cerinele normative n vigoare, prin care se permite compararea calitii activitii de audit intern pe diferite nivele de performan; - introducerea criteriilor de evaluare a performanei activitii de audit intern; - analiza legturilor de interdependen ntre evaluarea activitii de audit intern i actualizarea Programului de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit intern, din cadrul entitii. O alt activitate important realizat de UCAAPI o reprezint evaluarea activitii de audit intern desfurat la nivelul entitilor publice centrale. n anul 2011 au fost realizate un numr de 13 misiuni de evaluare. Obiectivele principale stabilite n cadrul acestor misiuni de evaluare au vizat: modul de organizare a structurii de audit intern, managementul activitii de audit intern, planificarea activitii de audit intern, respectarea metodologiei i a procedurilor n derularea misiunilor de audit intern, precum i a Codului privind conduita etic a auditorului intern, calitatea rapoartelor de audit intern, modul de urmrire a implementrii recomandrilor formulate prin rapoartele de audit intern, organizarea sistemului de raportare a activitii de audit intern, precum i evaluarea contribuiei structurii de audit intern la derularea programelor/proiectelor finanate din fonduri externe. n urma derulrii misiunilor de audit au fost formulate recomandri care contribuie la mbuntirea activitii de audit intern desfurat n cadrul entitilor publice.
122
2.3.4. Coordonarea misiunilor de audit intern de interes naional cu implicaii multisectoriale n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/200223, n cursul anului 2011 s-a planificat i realizat o misiune de audit de interes naional cu implicaii multisectoriale cu privire la evaluarea stadiului de implementare a sistemului de control intern/managerial n entitile publice centrale. Obiectivul general al misiunii l-a reprezentat identificarea posibilitilor privind creterea gradului de contientizare i a responsabilitii ordonatorilor principali de credite n implementarea standardelor de control intern i a fost realizat la un numr de 47 entiti publice centrale finanate din bugetul de stat. Principalele constatri rezultate n urma efecturii misiunii de audit intersectoriale au fost urmtoarele: (a) constituirea cu ntrziere a structurilor cu responsabiliti n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial sau neconstituirea acestor structuri; (b) componena structurilor cu responsabiliti n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial nu are o reprezentare corespunztoare la nivel de management; (c) Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial nu a fost elaborat la nivelul tuturor entitilor publice, n special la nivelul unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea altei entiti publice; (d) obiectivele, aciunile, responsabilitile i termenele cuprinse n Programele de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial nu ofer o perspectiv clar de implementare a standardelor de control intern; (e) stadiul implementrii Programului de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial prezint decalaje ntre aparatul central i unitile subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate; (f) informaiile raportate cu privire la stadiul realizrii obiectivelor cuprinse n Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial nu reflect n mod fidel situaia real din entitile publice; (g) formalism i preocupare insuficient din partea managementului pentru implementarea standardelor de control intern; (h) nivelul de pregtire i de experien deinut de persoanele responsabile i de cele implicate n procesul de implementare a standardelor de control intern nu a fost adecvat, n raport cu complexitatea activitilor desfurate pentru implementarea acestui proces; (i) raportrile trimestriale privind stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial nu reflect ntotdeauna realitatea, exist necorelaii ntre gradul de implementare a standardelor de control intern/managerial i situaiile raportate pe baza chestionarelor de autoevaluare. Recomandrile formulate s-au referit, n general, la realizarea de aciuni cu privire la: constituirea comisiei cu responsabiliti n monitorizarea, coordonarea i ndrumarea metodologic a implementrii i dezvoltrii sistemului de control intern/managerial; consemnarea n procese verbale a deciziilor comisiei; elaborarea i/sau actualizarea programelor de control intern/managerial; includerea activitilor de pregtire profesional n cadrul programelor de control intern/managerial; ntreprinderea de aciuni concertate, n
23
123
fiecare entitate public, n vederea asigurrii veridicitii i pertinenei operaiunilor de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial; modificarea OMFP nr. 946/200524, n vederea mbuntirii definirii cerinelor generale ale standardelor de control intern/managerial. 2.3.5. Coordonarea sistemului de formare profesional continu a auditorilor publici interni n cursul anului 2011 UCAAPI a derulat aciuni de pregtire profesional a auditorilor interni din administraia public, organiznd i susinnd cu personalul propriu un numr de 7 seminarii de perfecionare, la care au participat cca. 165 auditori interni din cadrul MAI, MApN, MAE i ANSVSA. n organizarea acestor seminarii, UCAAPI a luat n considerare nevoile auditorilor interni i a orientat instruirile, n special, ctre aspecte practice, axate pe studii de caz. 2.3.6. Realizarea de misiuni de audit intern n baza Memorandumului de nelegere pentru Mecanismul Financiar SEE 2004-2009 n conformitate cu angajamentele asumate prin Memorandumul de nelegere pentru Mecanismul Financiar SEE 2004-2009 ntre Guvernele: Islandei, Principatului de Liechtenstein, Regatului Norvegiei (Statele AELS) i Guvernul Romniei, UCAAPI din cadrul MFP exercit n contextul acestui Mecanism funciile organismului administrativ central pentru auditul public intern. n vederea ndeplinirii acestei funcii, n anul 2011, UCAAPI a efectuat la nivelul Mecanismului Financiar SEE urmtoarele: (a) misiunea de audit follow-up, privind urmrirea implementrii recomandrilor formulate n anul 2010, la misiunea de evaluare a conformitii cu reglementrile europene aplicabile, a sistemelor de management i control instituite la nivelul structurilor/entitilor implicate n gestionarea asistenei financiare acordat Romniei prin Mecanismul Financiar SEE. Aceast misiune a fost realizat la entitile cu responsabiliti n implementarea mecanismului, respectiv ACIS, ACP, OPCP i la un numr de 9 promotori de proiecte. Din evaluarea efectuat s-a constatat c 28 de recomandri au fost implementate n totalitate, 18 recomandri au fost implementate parial i 4 recomandri au fost neimplementate. Referitor la noul cadru financiar 2009-2014 s-a constatat c un numr de 6 recomandri erau n curs de implementare, termenul de implementare fiind ulterior perioadei de realizare a misiunii de audit. Pe baza rezultatelor verificrii modului de implementare a recomandrilor au fost reevaluate cerinele cheie ale sistemului de management i control, definite la nivelul entitilor, cu responsabiliti n absorbia fondurilor finanate prin Mecanismul Financiar SEE. (b) misiuni de audit operaional pentru un numr de 26 proiecte n valoare de 38.602.542 euro, reprezentnd 73,84% din valoarea proiectelor finanate prin Mecanismul Financiar SEE 2004/2009. Obiectivul general al misiunilor de audit operaional a fost de a da asigurri rezonabile dac PIR-urile transmise de ctre ACP, ctre FMO sunt corecte, iar tranzaciile care au stat la baza acestora respect regulile de eligibilitate i sunt nregistrate n contabilitate. Rezultatele misiunilor de audit operaional efectuate au condus la concluzia c, n cea mai mare parte, cheltuielile verificate i raportate prin PIR-uri precum i tranzaciile
24
124
derulate respect regulile de eligibilitate i sunt nregistrate n contabilitate, conferind un grad de asigurare rezonabil. Totui, n cadrul unor proiecte au fost identificate i unele nereguli cu privire la operaiunile implementate, care au condus la declararea ca neeligibile a unui procent de 0,14% din totalul cheltuielilor verificate, astfel: - Proiect RO0032 Restoration of the Gabroveni Inn pentru suma de 2.157 euro nu au existat documente justificative corespunztoare din care s rezulte serviciile executate, iar pentru suma de 562 euro, achitat sub form de salarii i contribuii aferente unei persoane pentru a furniza servicii de audit intern, nu a existat nici un raport de audit intern sau alt document specific auditului intern; - Proiect RO0046 Towards positive healthy parenting in Romanian families suma de 1.965,92 euro reprezentnd cheltuieli de cazare, mas i transport a fost nregistrat pentru un numr de 4 persoane care au participat la cursul de formare Triple P Positive Parenting Program, cheltuieli neeligibile deoarece cele patru persoane nu fceau parte din echipele de specialiti care i desfurau activitatea n cele 5 centre de consiliere i parenting create n cadrul proiectului; - Proiect RO0062 Comprehensive approaches in HIV/AIDS prevention in Romnia pentru suma de 3.516 euro reprezentnd cheltuieli administrative pentru lunile iunie, iulie i august 2010 nu au existat documente justificative corespunztoare, iar suma de 7.000 euro, reprezentnd plata contravalorii serviciilor ctre expertul pentru relaii cu publicul, privind organizarea a 7 evenimente tip conferin de pres a fost considerat neeligibil, deoarece persoana fizic atestat nu a prestat efectiv serviciile respective. De asemenea, au existat i cazuri n care auditorii interni au solicitat OPCP-ului verificarea unor proceduri de achiziie public n derularea crora existau anumite rezerve n ceea ce privete respectarea n totalitate a reglementrilor legale naionale aplicabile. (c) misiunea ad-hoc, efectuat la OPCP unde au fost verificate 42 de proiecte aprobate, finanate prin Mecanismul Financiar SEE, n sum total de 52.280.800 euro. Obiectivele urmrite au avut n vedere ndeplinirea cerinelor privind asigurarea conformitii cu reglementrile europene aplicabile sistemului de management i control, instituit la nivelul OPCP, n vederea implementrii Mecanismului Financiar SEE, examinarea modului de ncheiere i monitorizare a derulrii contractelor, a cererilor de plat, precum i efectuarea plilor ctre promotorii de proiecte i monitorizarea neregulilor. Principalele probleme identificate din analiza documentelor, n cazul celor 42 proiecte, au fost urmtoarele: (a) referitor la responsabilitatea OPCP de pregtire i ncheiere a contractelor cu promotorii de proiect, perioada mare de timp ntre data de ncepere a eligibilitii cheltuielilor i data ncheierii contractelor cu promotorii de proiecte a fcut dificil stabilirea caracterului deductibil al unor categorii de cheltuieli efectuate de promotorii de proiecte, cheltuieli care din punct de vedere al legislaiei romneti erau nedeductibile, iar din punct de vedere al regulilor europene cuprinse n contractele de finanare erau considerate deductibile. (b) referitor la atribuia OPCP de verificare a cheltuielilor efectuate n cadrul proiectelor, pe parcursul implementrii proiectelor, mecanismul de verificare al documentelor justificative s-a modificat, prin transferarea rspunderii de la OPCP ctre auditorii externi, caz n care, principalele probleme au fost urmtoarele: - procesarea rapoartelor de implementare a depit frecvent perioada de prelucrare de 40 zile lucrtoare, prevzut n contractele de implementare; - autorizarea la plat, n urma procesrii rapoartelor de implementare a unor cheltuieli care ulterior au fost declarate neeligibile;
125
- autorizarea la plat a unor cheltuieli, care la data verificrii de ctre OPCP nu se putea demonstra c sunt eligibile, deoarece documentele anexate la dosar nu erau suficiente sau nu ndeplineau condiiile prevzute de legislaie; - auditorii externi nu s-au pronunat, n toate cazurile, asupra eligibilitii cheltuielilor efectuate de promotorii de proiecte, ceea ce a necesitat clarificri ulterioare, depindu-se astfel, perioada de 15 zile lucrtoare pentru procesarea documentelor n vederea autorizrii la plat a cheltuielilor; - auditorii externi nu au examinat i nu s-au pronunat, prin rapoartele de audit extern, asupra modului de respectare a procedurilor de atribuire a contractelor de achiziie de bunuri, servicii i lucrri necesare implementrii proiectelor; - neefectuarea de inspecii la faa locului pentru verificarea eligibilitii cheltuielilor finanate n cadrul proiectelor, mai ales n condiiile n care autorizarea plilor de ctre OPCP se realiza n baza rapoartelor de audit intern, iar semnalele privind calitatea sczut a acestora erau cunoscute. (c) referitor la responsabilitatea OPCP de a monitoriza proiectele finanate prin Mecanismul Financiar SEE prin vizite la faa locului, n majoritatea cazurilor achiziiile publice efectuate de promotori nu au fost verificate, n rapoarte s-a efectuat meniunea c aceast sarcin a fost sau urma s fie realizat de auditorul extern. Recomandrile formulate au fost concretizate n efectuarea inspeciilor la faa locului cu privire la plile declarate de promotorii de proiecte, revizuirea procedurii privind examinarea rapoartelor de audit extern i mbuntirea listei de verificare a acestor rapoarte la nivelul OPCP, precum i recuperarea eventualelor cheltuieli autorizate la plat i care ulterior sunt declarate ca neeligibile. 2.3.7. Coordonarea procesului de cooperare pentru asigurarea funciei de audit intern n cursul anului 2011, UCAAPI a desfurat activiti cu privire la dezvoltarea i implementarea sistemului de cooperare n vederea realizrii activitii de audit intern la nivelul entitilor publice de la nivel local. n cadrul acestui proces, accentul a fost pus att pe aspectele procedurale cu privire la derularea misiunilor, ct i pe aspectele administrative care asigur buna funcionalitate a centrelor asociative. UCAAPI este interesat ca funcia de audit intern, n cadrul administraiei publice locale prin sistemul de cooperare, s aib un nivel de reprezentare ridicat i, n acest sens, are responsabilitatea de a urmri modul de funcionare a activitii de audit din centrele asociative, de a cunoate progresele nregistrate, problemele ntmpinate i de a extinde sistemul asociativ la nivelul ntregii ri. Ca urmare a gradului sczut de organizare a auditului intern n administraia local, n anul 2011 UCAAPI a continuat procesul de contientizare n vedere cooperrii pentru asigurarea funciei de audit intern, precum i asupra avantajelor acestui sistem de asociere, pentru fiecare entitate public. Procesul de cooperare n vederea asigurrii funciei de audit intern se desfoar sub urmtoarele forme: - asocierea entitilor publice locale, din care una va avea rol de entitate organizatoare; - asocierea entitilor publice locale n cadrul filialelor ACoR, care au rol de organizator; - asocierea entitilor publice locale n cadrul ADI, care au rol de organizator.
126
Pn la sfritul anului 2011, UCAAPI a contribuit la organizarea i asigurarea funcionrii la nivelul administraiei publice locale a unui numr de 18 structuri asociative, care au fost organizate astfel: (a) la nivelul filialelor ACoR au fost nfiinate 12 structuri asociative, n judeele: Alba, Arge, Botoani, Clrai, Cluj, Dmbovia, Galai, Maramure, Olt, Prahova, Slaj i Tulcea; (b) la nivelul ADI au fost nfiinate 6 structuri asociative, n judeele: Arge, Harghita, Mure, Slaj, Satu Mare i Suceava. n cadrul structurilor asociative nfiinate i desfoar activitatea 112 auditori interni, care asigur funcia de audit intern pentru 427 entiti publice locale. Numrul de entiti publice care fac parte dintr-un parteneriat difer de la o structur asociativ la alta, n funcie de volumul activitilor auditabile i capacitatea compartimentului de audit intern, organizat la nivelul acestora, de a asigura misiuni de audit intern pentru toate aceste entiti. Spre exemplu, structura asociativ nfiinat n cadrul ACoR Maramure era constituit din 11 primrii comunale, n timp ce structura asociativ nfiinat n cadrul ACoR Arge era constituit din 36 primrii comunale. n prezent, problema principal pentru garantarea funcionalitii acestor structuri asociative o constituie asigurarea resurselor financiare pentru susinerea activitii compartimentului de audit intern, avnd n vedere c foarte multe entitii achit cu ntrziere contravaloare prestaiilor efectuate. 2.3.8. Alte activiti desfurate de Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern Elaborarea i conducerea Registrului riscurilor la nivelul direciei, prin organizarea i desfurarea de edine de lucru lunare, n urma crora au fost implementate aciuni de control pentru tratarea i meninerea n limite acceptabile a riscurilor semnalate. n cadrul edinelor s-a desfurat o analiz continu cu privire la evaluarea riscurilor poteniale aferente activitilor desfurate. Activitile derulate ulterior i msurile implementate au condus la eliminarea sau diminuarea unora dintre riscuri, iar n cazul altora, acestea s-au meninut n tratare i n anul 2012. Analiza i urmrirea realizrii Programului de dezvoltare managerial.Trimestrial, respectiv anual a fost evaluat stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial i au fost elaborate situaiile centralizatoare. La nivelul direciei sunt monitorizate informaii referitoare la activitile derulate, procedurile elaborate, funciile sensibile, indicatorii asociai activitilor, precum i modul de gestionare a riscurilor identificate i asociate activitilor. Avizarea normelor metodologice specifice desfurrii activitii de audit intern pentru diferite entiti de nivel central. n anul 2011, au fost avizate normele pentru exercitarea activitii de audit intern la 5 entiti publice centrale, respectiv CSSPP, FRC, ICR, AVAS i AR. Avizarea numirii/destituirii efilor compartimentelor de audit intern, din cadrul entitilor publice de nivel central. n cursul anului au fost organizate 11 edine de avizare pentru numirea efilor compartimentelor de audit intern pentru 10 entiti publice centrale, respectiv: MDRT, SR, AEP, MApN, MJ (2 persoane), MADR, MMFPS, ARACIS, CNAS i MECMA. Interpretarea unitar a reglementrilor legale prin elaborarea de rspunsuri la petiii, sesizri i adrese. Astfel, n 2011 au fost primite circa 250 scrisori, adrese sau petiii, care au fost analizate i pentru care au fost formulate rspunsuri, urmrindu-se
127
interpretarea i aplicarea unitar a reglementarilor legale. Acestea s-au referit n principal la: avizarea numirii efilor de compartimente de audit public intern; organizarea structurilor de audit public intern; ocuparea posturilor de auditori interni; acordarea sporului de complexitatea muncii; sesizri cu privire la organizarea i desfurarea activitii de audit intern n entitile publice; puncte de vedere la diverse proiecte de acte normative .a. 2.4. ACTIVITATEA DESFURAT DE COMITETUL PENTRU AUDIT PUBLIC INTERN Comitetul pentru Audit Public Intern reprezint un organism cu caracter consultativ care funcioneaz pe lng UCAAPI, n scopul definirii strategiei i mbuntirii activitii de audit intern n sectorul public. CAPI este constituit din 11 membri, numii de ministrul finanelor publice, la propunerea ministerelor i altor instituii de profil. Membrii CAPI sunt profesori universitari cu specialitate n domeniul auditului intern, specialiti n domeniul auditului intern i experi din alte domenii de activitate, respectiv: contabilitate, juridic i sisteme informatice. De asemenea, din CAPI fac parte preedintele CAFR i directorul general al UCAAPI. n prezent, din numrul total al membrilor CAPI sunt activi 9 membri, ceilali s-au retras din motive diferite, situaie n care UCAAPI n perioada urmtoare va iniia procesul de completare a membrilor. Atribuiile i responsabilitile principale ale CAPI fac referire la: (a) dezbate planurile strategice de dezvoltare n domeniul auditului public intern i emite o opinie asupra direciilor de dezvoltare a auditului intern; (b) dezbate i emite o opinie asupra actelor normative elaborate de UCAAPI n domeniul auditului public intern; (c) dezbate i avizeaz raportul anual privind activitatea de audit public intern i l prezint Guvernului; (d) avizeaz planul misiunilor de audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale i emite o opinie asupra rapoartelor de audit public intern elaborate n urma realizrii acestor misiunii; (f) analizeaz importana recomandrilor formulate de auditorii interni n cazul divergenelor de opinii dintre conductorul entitii publice i auditorii interni, emind o opinie asupra consecinelor neimplementrii recomandrilor formulate de acetia; (g) analizeaz acordurile de cooperare ntre auditul intern i cel extern referitor la definirea conceptelor i la utilizarea standardelor n domeniu, schimbul de rezultate din activitatea propriu-zis de audit, precum i pregtirea profesional comun a auditorilor; (h) avizeaz numirea i revocarea directorului general al UCAAPI. n cursul anului 2011, CAPI s-a ntrunit n 5 edine de lucru, n care i-a exprimat opinia profesional cu privire la: (a) analiza Raportului privind modul de urmrire a implementrii recomandrilor formulate la misiunea de audit intern Evaluarea conformitii cu reglementrile europene aplicabile, a sistemelor de management i control instituite la nivelul structurilor/entitilor implicate n gestionarea asistenei acordate Romniei prin Mecanismul financiar SEE. Prezentarea n CAPI a raportului a avut scopul de a obine o opinie profesional asupra modului de analiz i urmrire a stadiului de implementare a recomandrilor formulate n urma efecturii misiunii de audit intern. Membrii Comitetului au formulat observaii i propuneri punctuale, menite s mbunteasc forma i coninutul raportului i au emis o opinie favorabil asupra calitii generale a acestuia.
128
(b) analiza i dezbaterea proiectului de Ghidului de evaluare a activitii de audit public intern, care reprezint o metodologie de lucru, elaborat n concordan cu cadrul naional de reglementare n domeniu; (c) analiza i dezbaterea proiectelor de ghiduri practice privind misiunile de audit al performanei mbuntirea activitii de formare profesional, respectiv mbuntirea procesului de utilizare a fondurilor pentru finanarea cheltuielilor cu delegarea, detaarea i transferul personalului n interes de serviciu, care reprezint metodologii noi, elaborate n concordan cu cadrul naional de reglementare n domeniu. Membrii CAPI au analizat n cadrul mai multor edine, ghidurile practice privind auditul performanei i au formulat observaii i propuneri de simplificare a dimensiunii acestor ghiduri. Comitetul pentru Audit Public Intern a realizat n mod profesional i alte activiti curente precum: analiza Raportului privind activitatea de audit public intern pe anul 2010 i transmiterea acestuia pentru informare i analiz la Guvern i la CE; avizarea candidatului, care a promovat concursul de ocupare a unei funcii publice de conducere, n vederea numirii de ctre ministrul finanelor publice n funcia de director general la UCAAPI; analiza i avizarea Planului de audit intern pentru anul 2012. De asemenea CAPI a luat n dezbatere i a avizat favorabil, actualizrile propuse a fi aduse la Planul de activitate al UCAAPI pentru anul 2011. Menionm c UCAAPI a luat n considerare observaiile i recomandrile formulate de membrii CAPI, asigurnd modificrile i coreciile necesare materialelor analizate.
129
CAPITOLUL III DIRECII DE ACIUNE PENTRU CONSOLIDAREA AUDITULUI INTERN N SECTORUL PUBLIC
Activitatea de audit intern din sectorul public s-a caracterizat, n anul 2011, prin continuarea procesului de consolidare a funciei de audit i de mbuntire a cadrului legislativ i procedural. Consolidarea funciei de audit intern a nregistrat progrese, n general, n ceea ce privete calitatea planificrii i derulrii misiunilor de audit intern, prin creterea numrului misiunilor axate pe funciile specifice entitilor publice, n condiiile n care majoritatea compartimentelor de audit intern au fost subdimensionate n raport cu volumul i complexitatea activitilor auditabile. Prghia principal cu ajutorul creia activitatea de audit intern n sectorul public s-a mbuntit i consolidat a reprezentat-o dezvoltarea sistemului de control intern/managerial la nivelul entitilor publice centrale i al unitilor subordonate, aflate n coordonarea sau sub autoritatea acestora. Acesta s-a realizat att, ca urmare a efecturii misiunii de audit privind evaluarea stadiului implementrii sistemului de control intern/managerial la nivelul administraiei publice centrale, ct i ca urmare a aciunilor de contientizare promovate de Ministerul Finanelor Publice prin Unitatea Central de Armonizare pentru Auditul Public Intern. Totui, avnd n vedere eforturile realizate n dezvoltarea capacitii de audit intern i creterea expertizei n domeniu se impune, n continuare, creterea gradului de implementare a funciei de audit intern, n special n administraia public local, precum i a contribuiei acesteia la realizarea obiectivelor i mbuntirea performanei entitilor publice. n acest sens, principalele direcii de aciune privesc urmtoarele: (1) Dezvoltarea cadrului normativ privind auditul public intern pentru a asigura creterea gradului de implementare a auditului intern i consolidarea funciei la nivelul entitii publice, prin ntrirea bazei juridice de reglementare stabilit prin Legea nr. 191/2011 pentru modificarea i completarea Legii nr. 672/200225, prin: (a) monitorizarea i implementarea cadrului metodologic general al activitii de audit intern, asigurat de OMFP nr. 38/200326, care se va concretiza n elaborarea normelor proprii pentru exercitarea auditului intern de ctre entitile din administraia public; (b) implementarea Normelor metodologice privind sistemul de cooperare pentru asigurarea funciei de audit intern la entitile publice locale; (c) implementarea Normelor privind coordonarea i desfurarea proceselor de atestare naional i de pregtire profesional continu a auditorilor interni din sectorul public i a persoanelor fizice; (d) implementarea Normelor privind nfiinarea comitetelor de audit intern i organizarea acestora la nivelul entitilor publice.
25
Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile ulterioare, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr. 856 din 05 decembrie 2011 26 OMFP nr. 38/2003 pentru aprobarea Normelor generale privind exercitarea auditului public intern, publicat n Monitorul Oficial al Romniei nr.130 i nr.130bis/2003
130
(2) Dezvoltarea de instrumente metodologice i ghiduri practice pentru a asigura creterea eficienei i eficacitii activitii de audit intern, prin: (a) elaborarea de manuale i ghiduri practice pentru derularea misiunilor de audit intern pentru funciile suport ale entitilor publice, precum i pentru realizarea misiunilor de audit al performanei; (b) stabilirea i implementarea n practic a unor criterii pentru dimensionarea compartimentelor de audit intern; (c) elaborarea de instrumente metodologice pentru planificarea activitii de audit intern. (3) Creterea gradului de implementare a funciei de audit intern n administraia public local, pentru a sigura evaluarea modului de utilizare a banului public, prin: (a) dezvoltarea sistemului de cooperare pentru asigurarea activitii de audit intern. Conform estimrilor efectuate de UCAAPI, n circa 65% din entitile publice locale nu a fost instituit un cadru organizaional i funcional cu privire la activitatea de audit intern. Aceast problem privind insuficiena funciei de audit intern exist la nivelul entitilor publice locale mici, organizate la nivel de comun i se datoreaz insuficienei resurselor financiare i umane i problematicii reduse a activitilor auditabile. n acest sens, introducerea sistemului de cooperare pentru asigurarea funciei de audit intern, sistem care n prezent funcioneaz n 16 judee, va permite entitilor publice cu bugete restrnse s-i dezvolte funcia de audit intern; (b) organizarea la nivelul DGFP-urilor judeene a dezbaterilor cu scopul de a contientiza managementul de la nivelul entitilor publice locale cu privire la rolul auditului intern; (c) elaborarea de metodologii specifice auditrii activitilor, proceselor i sistemelor din cadrul administraiei publice locale, pentru a asigura obinerea unor rapoarte de audit cu o valoare calitativ mai ridicat. (4) Asigurarea independenei auditului intern n cadrul entitilor publice, prin: (a) nfiinarea comitetelor de audit intern la nivelul entitilor publice, care decurge din necesitatea implementrii n sistemul romnesc a bunei practici europene n domeniu. Comitetele de audit intern vor avea un rol important n asigurarea bunei funcionri a auditului intern i a sistemelor de control intern i vor funciona ca o interfa ntre managementul entitii publice i auditul intern, fiind garantul independenei i obiectivitii profesionale a auditorilor interni; (b) aciuni de contientizare a managementului cu privire la rolul i aria de competen a auditului intern. n prezent, la nivelul multor entiti publice conductorii acestora neleg insuficient necesitatea meninerii compartimentelor de audit intern funcionale i modul cum auditul i poate ajuta, prin exprimarea unei asigurri cu privire la funcionalitatea proceselor de management al riscurilor, de control i de guvernan. (5) Dezvoltarea sistemului de atestare profesional a auditorilor interni din sectorul public. La nivelul administraiei publice aportul activitii de audit intern la buna gestionare a banului public nu se situeaz la nivelul ateptrilor factorilor cu responsabiliti n domeniul auditului intern, cauza principal fiind existena unui corp profesional al auditorilor interni care nu asigur toate competenele care sunt necesare pentru a asigura realizarea activitii de audit n condiii de eficien i eficacitate. Atestarea auditorilor interni reprezint cea mai important cale de asigurare a creterii nivelului profesional de pregtire a personalului care lucreaz n domeniul auditului intern. Realizarea procesului de atestare a auditorilor interni va contribui la mbuntirea
131
sistemului de recrutare i la crearea posibilitii de asigurare a unui sistem omogen de pregtire profesional a auditorilor interni. (6) Dezvoltarea sistemului de pregtire profesional a auditorilor interni din sectorul public, care reprezint o direcie importan de activitate, avnd n vedere c printr-o pregtire profesional continu se asigur creterea calitii activitii de audit intern. Programul de pregtire profesional a auditorilor interni la nivel centralizat va fi elaborat de UCAAPI, prin luarea n considerare a cerinelor din Standardul ocupaional i Cadrul de competene al auditorului intern din sectorul public i va urmri asigurarea unei pregtiri unitare i la standarde de calitate. Principalele modaliti de realizare a pregtirii profesionale a auditorilor interni sunt urmtoarele: (a) organizarea de cursuri i seminarii care abordeaz problematica realizrii misiunilor de audit, n special de tipul auditului de performan; (b) realizarea unei pagini web pentru a asigura un forum de dezbatere cu auditorii din entitile publice; (c) promovarea bunelor practici de audit intern, prin elaborarea de studii de caz pe problematici din domeniile auditabile; (d) elaborarea planului de pregtire profesional a auditorilor interni din sistemul public; (e) organizarea de ntlniri de lucru periodice cu auditorii interni din cadrul administraiei publice locale pe teme specifice activitilor derulate n cadrul acestor entiti; (f) participarea la reuniuni, schimburi de informaii i experien a auditorilor interni din entitile publice locale i reprezentani ai entitilor publice centrale, intermediate de UCAAPI; (g) organizarea de workshop-uri pe teme specifice activitilor derulate n cadrul entitilor publice locale i centrale. Paralel cu pregtirea profesional realizat sau coordonat de UCAAPI va continua i pregtirea profesional de la nivelul instituiilor publice, centralizat sau individual, care va fi focalizat pe cunoaterea activitilor specifice ale entitilor publice. (7) Creterea contribuiei auditului la buna gestionare a resurselor financiare publice prin identificarea problemelor din sistemul public, cu impact la nivel macroeconomic, planificarea i derularea de misiuni de interes naional cu implicaii intersectoriale, n cadrul crora vor fi implicate att entitii publice centrale, ct i entiti publice locale. (8) Asigurarea funciei de Autoritate de audit n cadrul mecanismul financiar SEE 2004-2009, prin: (a) realizarea de misiuni de audit operaional la beneficiarii de proiecte finanate prin mecanismul financiar SEE 2004-2009; (b) evaluarea conformitii cu reglementrile europene a sistemului de management i control instituit la nivelul structurilor entitilor implicate n gestionarea asistenei financiare acordat Romniei prin mecanismul financiar SEE. (9) Dezvoltarea activitii de evaluare a funciei de audit intern, la nivelul entitilor publice reprezint instrumentul principal n asigurarea monitorizrii activitii de audit intern i se va realiza prin: (a) actualizarea i implementarea ghidului privind evaluarea activitii de audit intern i elaborarea unor astfel de instrumente i la nivelul entitilor publice;
132
(b) extinderea cadrului de obiective ale misiunilor de evaluare, astfel nct s se poat asigura msurarea performanei activitii de audit intern la nivelul entitilor publice; (c) creterea ariei de exercitare a evalurii activitii de audit intern de la nivelul ordonatorilor principali de credite i n profil transversal, la entitile publice subordonate, aflate n coordonare sau sub autoritate; (d) dezvoltarea unui sistem de raportare a activitii de audit intern, care s asigure o mai bun comunicare a rezultatelor activitii de audit intern i a problemelor survenite n desfurarea acestei activiti. Prin implementarea direciilor de aciune vor fi nregistrate efecte economice semnificative, att la nivel de entitate, ct i la nivel naional, care se vor concretiza, n principal, n mbuntirea managementului riscurilor, controlului i a proceselor de guvernan, n creterea calitii activitii de audit public intern i profesionalizarea auditorilor interni. n acest context, UCAAPI i revine un rol major n continuarea procesului de consolidare a implementrii funciei de audit intern n administraia public central i local, precum i n implementarea sistemului de cooperare pentru asigurarea funciei de audit intern, a sistemului de atestare a auditorilor interni din sectorul public i n nfiinarea comitetelor de audit intern n entitile publice centrale. n concluzie, procesul de consolidare a funciei de audit intern n administraia publice va contribui la mbuntirea transparenei i utilizrii fondurilor publice, la administrarea patrimoniului public i, n acelai timp, va reprezenta o dovad elocvent c Romnia va continua s-i ndeplinesc angajamentele i responsabilitile asumate prin Documentul de poziie cu privire la Controlul Financiar Public Intern.
Marcel GHI Director general
133

Raport Audit

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Raport Audit

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MINISTERUL FINANELOR PUBLICE

Direcii de aciune pentru consolidarea auditului intern n sectorul 130 public

APROBAT VICEPRIM MINISTRU MINISTRUL FINANELOR PUBLICE

CAPITOLUL I EVALUAREA MODULUI DE ORGANIZARE I FUNCIONARE A STRUCTURILOR DE AUDIT PUBLIC INTERN

Referitor la forma de organizare a structurilor de audit intern din cadrul

Referitor la nivelul de exercitare a auditului intern

Referitor la structura i dinamica posturilor de auditori interni din administraia

1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0

Ministere, autorit i i alte institu ii publice centrale

Unit i subordonate, af late n coordonare sau sub autoritate

2500 2000 1500 1000 500 0

2431 1982 2065 1700 1965 1588

Posturi prevzute Posturi ocupate

Referitor la organizarea activitii de audit intern n administraia public local

Botoani Clrai Cluj Dmbovia Galai Harghita

1/9 1/7 1/11 1/4 1/2 6/46

Mure Olt Prahova Slaj Satu Mare Suceava Tulcea Total

Referitor la exercitarea activitii de audit intern n administraia public local

Referitor la structura i dinamica posturilor din administraia public local

2009 2010 2011

3.226 3.225 3.221

1.103 940 911

792 600 612

Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categorii de ncadrare

Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categoria pregtire

17,39% 29,57% 13,91%

7,83% 2,61% 6,96% 6,09% 15,65%

Alte autoriti i instituii publice Societi private

Referitor la structura i dinamica auditorilor interni pe categoria de pregtire

15,50% 1,85% 2,95% 16,97%

Cu privire la contribuia auditului la dezvoltarea sistemului de control intern

CAPITOLUL II EVALUAREA ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN

MODUL DE DESFURARE A ACTIVITII DE AUDIT PUBLIC INTERN

Referitor la posibilele prejudicii

2.2. CONTRIBUIA ACTIVITII DE AUDIT OBIECTIVELOR ENTITILOR PUBLICE

Consiliere 5% Funcii specif ice 25%

Procesul bugetar 17%

Marcel GHI Director general

S-ar putea să vă placă și