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Ce document vous propose d'identifier des outils dont l'utilisation demeure confidentielle mais qui peuvent devenir essentiels pour amliorer votre productivit. Si la qute d'un outil de gestion de tches s'tait toujours rvle infructueuse jusqu' prsent, des outils efficaces commencent enfin merger. Ils sont encore simples mais extrmement prometteurs. Trois outils que TheCodingMachine vous recommande :

TheCodingMachine vous explique mme pourquoi !

Les tches quotidienne sont ventiles, selon leur nature, dans deux univers : 1. La gestion de sa ToDo list : toutes les tches que l'on doit effectuer. La plupart de ces tches sont indpendantes (elles n'ont pas de rapport les unes par rapport aux autres). 2. La gestion d'un projet ou d'un plan d'action : les tches sont alors dpendantes les unes des autres. Ces tches sont souvent regroupes souvent par phase ou par tape. Une mme tche peut aussi concerner plusieurs personnes. Lorsque l'on envisage le problme de cette manire, on pense immdiatement qu'il sera facile de trouver un outil aussi gnial qu'indispensable permettant de grer la fois tout plein de projets mais aussi de voir les tches dont on est responsable (toutes celles qui vous sont affectes sur chacun des projets). En fait, non, on a beau chercher, on ne trouve pas. Pire, la plupart des outils que l'on trouve sont peu ergonomiques. Au final, on revient toujours au bon vieux cahier pour grer sa to-do list et l'indtrnable fichier Excel pour grer ses plans d'actions. Les outils que nous avons choisi de vous prsenter ne sont pas "universels". Leur fonctionnalit se restreint certains usages mais pas tous. Par exemple, aucun d'eux ne gre de planning ou de processus mme simples (excution/validation d'une tche). Note : Nous n'avons pas voqu la gestion des projets avec de multiples intervenants et de trs nombreuses tches. Les projets complexes. Dans ce cas, les outils de gestion de tickets sont indispensables, type Redmine ou Mantis. Mais ces outils n'ont rien de rvolutionnaire ... et sont inexploitables pour grer une simple to-do ou un plan d'actions.

Cet outil permet de crer une liste d'actions trs facilement : l'interface est simple, la touche entre permet d'aller la ligne et la touche tab permet d'indenter la liste (ordonner les bullets-points). L'utilisation de hashtag (#), comme par exemple #urgent, permet de classer les items de la liste et l'utilisation de arobase (@) permet de renvoyer une tche vers un collaborateur. Le truc magique : le menu contextuel attach chaque tche (un clic sur le point devant la tche). Il permet d'ajouter un commentaire, de partager la tche ou bien encore de noter qu'elle est ralise.

Contrairement ce que son nom indique (un workflow est normalement un ensemble de tches qui s'enchanent avec diffrents intervenants), cet outil est rserv la gestion de sa

to-do list. Impossible d'oublier une tche, l'application vous renvoie tous les matins un e-mail qui vous indique les changements de la veille (je ne vais pas vous cacher que parfois c'est agaant). Ne nous mentons pas non plus, c'est un outil de geek. C'est trs sobre et le mcanisme d'indentation ou d'arborescence des tches est directement inspir de la programmation. Ce n'est pas un hasard si David Ngrier (notre directeur technique) utilise intensivement cet outil !

Je suis pas encore totalement adepte de Workflowy. J'aimerais pouvoir utiliser cet outil en permanence mais je ne peux pas. J'ai toujours besoin de mon cahier en runion pour prendre des notes car la version iPad de Workflowy n'est pas encore utilisable.

Cette application permet de grer des sortes de tableaux (nomms boards). Dans chaque board, on gre des listes qui supportent diffrentes tches (cards). On peut laisser les tches telles quelles ou bien les enrichir avec des commentaires, des "due dates", des documents ou bien encore affecter les tches des membres de l'quipe (les invitations sont trs simples grer). Le truc bien fichu : la relle interactivit entre les participants. Les informations sont trs vite mises jour. On voit les lments bouger rapidement. Le fil d'activits permet aussi de suivre en temps rel ce qui est mis jour. Les notifications sont efficaces. Il prsente aussi de trs

gros avantages par rapport aux outils classiques de type Excel ou Google Spreadsheet : on voit tous les lments d'un coup d'il, les tches sont classes, on attache facilement des documents, on n'a pas besoin de formater le document... De vrais progrs !

Si l'on voit les boards comme un plan d'actions et les listes comme des tapes (par exemple : faire, en cours, fait), l'outil est trs efficace : on dplace les tches d'un card un autre en drag-and-drop, on ajoute des commentaires, des documents etc. En revanche, cet outil ne peut pas tre utilis sur des projets de taille importante. Il n'est pas adapt lorsqu'il y a de trop nombreux intervenants ou lorsque les lments bougent trop vite.

Trello remplace les plans d'actions que je grais sur Excel. Je l'utilise pour tous les projets qui ncessitent d'tre suivis rgulirement mais pas de manire intense. Par exemple, pour le suivi du plan marketing oprationnel de TheCodingMachine.

Wunderkit gre la fois des tches et des notes. Il prsente trois interfaces : un dashboard qui prsente les diffrents statuts des participants et les vnements lis au projet, la liste des tches et les notes associes au projet.

Wunderkit aide manipuler des projets peu structurs. Des projets o il est ncessaire d'agiter des ides, de dfinir des axes de travail, se tromper et recommencer. Le truc pas mal : l'organisation des tches sous forme "sociale". L'application se dveloppe sous la forme d'un "wall" : les intervenants peuvent publier un statut, ragir une tche ou une note (aimer en particulier) et commenter.

Si vous avez besoin de brainstormer, de partager des projets, pourquoi ne pas utiliser cet outil ? Il peut aussi servir comme outil de veille sur un sujet... Il est moins contraignant qu'un wiki, plus convivial et ergonomique qu'un blog.

Les trois outils sont assez peu concurrents puisqu'ils ont des usages bien marqus. Le plus convaincant est Trello que nous mettons en uvre sur nos projets les plus simples. Le plus gros manque : aucun de ces outils ne gre de processus proprement parler puisque une tche est seulement faire ou faite. Les utilisateurs ne peuvent pas paramtrer diffrents statuts sur ces tches (comme on pourrait le faire sur un bug : demande d'information complmentaire, en cours de correction, corrig ...). Impossible non plus de grer les dpendances entre les tches. N'hsitez pas nous dire si vous avez utilis ces outils (ou d'autres) et ce que vous en pensez !

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