TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Carmen Diaconescu: Sistemul informatic

Sistemul informatic i fluxul informaional. Cazul Bibliotecii Centrale Universitare Mihai Eminescu
Carmen DIACONESCU
comunica rea este [.. .] trec er ea unui semnal de la o surs la un receptor, prin intermediul unui emitor i al unui canal Um berto Eco -Tratat..

Abstract: One of the main functions of a computerized integrated system in a library is to improve the information flow inside as well as outside the organization. Its what they have done in the Central University Library Mihai Eminescu from Iai. (informatizarea bibliotecilor; flux informaional; managementul calitii; marketing)

Introducere Informatizarea Bibliotecii Centrale Universitare din Iai, conceput nu ca un scop n sine, ci pentru creterea parametrilor de realizare a fluxului informaional att pe componenta intern, ct i pe componenta extern poate fi descris ca rezultatul unei strategii deschise. n orice moment al evoluiei acestui fenomen s-a putut remarca i s-a putut folosi caracterul su deschis, modular, adaptabil. Plecnd de la o mini reea i ajungnd la o reea de LAN-uri, construit pe trasee de fibr optic i cu o multitudine de elemente de conectic activ, informatizarea Bibliotecii Centrale Universitare a fost permanenta punere n practic a unei viziuni de dezvoltare ce prevedea evoluia pe toate fronturile. Unul dintre scopurile majore pentru care s-a trecut la informatizarea Bibliotecii Centrale Universitare Iai a fost acela de a nbunti condiiile de realizare a fluxului informaional. Dac nelegem prin flux informaional totalitatea informaiilor vehiculate ntre diveri emitori i destinatari, ntr-un sistem dat, atunci putem lua n discuie anumite caracteristici ale fluxului informaional specific sistemului numit BCU Iai. Aceste caracteristici vechimea informaiei, durata de via, suportul fizic de transmitere a informaiei, apoi, concentraia de cunotine, caracterul informaiilor, domeniul i subiectul de interes i, n fine, originea informaiilor - vorbesc despre nevoia evident de a face s circule informaia la timp i n mod optim ntr-o instituie cu o structur bogat ramificat i cu un public exigent.

BIBLOS 13 p.15

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Carmen Diaconescu: Sistemul informatic

Cteva operaii sunt necesare pentru determinarea fluxului corect al informaiilor. Acestea ar fi definirea destinatarilor diferitelor pachete de informaie, evaluarea necesitilor specifice privind fluxul de informaii. Pentru susinerea fluxului informaional, politica cea mai potrivit era aceea de creare a unei infrastructuri informatice. O reea de calculatoare este legtura dintre dou sau mai multe calculatoare care pot schimba informaii. Informaiile sunt stocate n general pe medii nevolatile dar extrem de uor modificabile (dac se permite acest lucru). Cu ct vor exista mai multe calculatoare legate ntre ele (Internet de exemplu) i cu ct vor exista mai multe servicii on-line, tendina de a schimba informaii va crete i cantitativ i calitativ, ajungnd ca lumea real s se confunde cu cea informatic. Aceea viziune a lui Luis Borges, din nuvela Biblioteca din Babilon, a unei biblioteci universale, cu rafturi infinite, cu un numr mare de galerii hexagonale n care toate crile sunt pstrate pentru totdeauna ntr-un labirint imens, se va concretiza prin Internet. De fapt tot el a gsit cea mai reuit metafor pentru Internet: o sfer a crei circumferin este inaccesibil. Reele de calculatoare ntr-o reea sunt calculatoare care folosesc n comun diferite resurse (cum ar fi imprimante, modem-uri, scanere sau puterea de calcul a unui calculator), pentru o mai mare eficien i pentru un schimb mai fluid de informaii. Aici exist ns i o arhitectur ierarhic, fiecare utilizator sau calculator beneficiind de anumite drepturi. Dei o reea este format din diferite tipuri de calculatoare legate ntre ele, cu moduri diferite de a procesa i stoca informaia, nelegerea dintre aceste resurse este obligatorie. Din aceast cauz, n toat aceast diversitate, exist cteva elemente care nu pot lipsi dintr-o reea. Sistemul de operare n reea ( Unix, Windows NT etc.) este cel care se ocup cu gestionarea resurselor reelei, gestionarea traficului pe reea i asigurarea unui sistem de securitate i arbitraj al lucrului n reea. Server-ul este un calculator care permite accesul din reea la unele din resursele sale, documente, imprimante, etc. i prin aceasta satisface cererile care i se fac n legtur cu resursele pe care le ofer. Exist mai multe tipuri de servere, de la simple calculatoare care ofer fiiere, spre consultare, celor din reea, pn la servere dedicate, care ndeplinesc servicii speciale pentru utilizatorii din reea (gestioneaz accesul la bazele de date, de exemplu). ntr-o reea Windows NT, de exemplu, exist unul primary domain controller care gestioneaz ntregul trafic n reea i backup domain controller care este copia de siguran a sistemului. Staiile utilizatorilor sunt calculatoare individuale care au diferite pri specializate n comunicarea prin reea i acces la resursele reelei. Aceste proceduri depind de tipul reelei n care funcioneaz i de protocolul folosit pentru comunicare. Windows folosete n general protocolul NetBEUI, UNIX folosete protocolul TCP/IP. Reelele de calculatoare pot fi simple interconectri de calculatoare ntr-un singur birou (caz n care se numesc LAN-uri) sau pot s se ntind pe mai multe continente caz n care le numim WAN-uri (cazul reelei Internet). ntre aceste extreme paleta este foarte larg. Necesitile sunt diverse, deci tipurile de reele sunt diverse . De un anumit tip sunt cerinele unei reele ce se ntinde de-a lungul unei camere i altele sunt cerinele unei reele care se ntinde de-a lungul unui continent. Din punct de vedere tehnic, LAN-urile i WAN-urile difer n primul rnd prin modul de conectare. Pentru construirea unui WAN se folosesc pe lng cabluri UTP i segmente de reea de fibr optic, cabluri telefonice, satelii.

BIBLOS 13 p.16

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Carmen Diaconescu: Sistemul informatic

Reeaua din Biblioteca Central Universitar Iai Pornind de la premisa descris mai sus, BCU a construit o strategie de informatizare care a ajuns la o infrastructur modular, deschis evoluiilor ulterioare i care ar putea fi descris prin simpla enumerare a elementelor sale: - cablare structurat - topologie ierarhic - stea - standard ETHERNET 10 BASE T (cablu UTP, categoria5) element central SuperStack Switch 3 COM - cablare exterioar - fibr optic Reeaua este compus din: - 8 servere - Digital Unix - Linux - Solaris Firewall - Primary Domain Controller - Backup Domain Controller - Vubis - Solaris - Nowell Netware - 150 staii de lucru - un swich - 25 hub-uri Din punct de vedere al soft-ului , n reeaua de LAN-uri a BCU se utilizeaz platformele UNIX, Linux, Windows i Novell, precum i sistemele de aplicaie Vubis ( n curs de eliminare) i Aleph. Configurate separat, cele dou LAN-uri - una funcionnd n cldirea unitii centrale i cealalt fiind o parte din LAN-ul Universitii AL. I. Cuza comunic pe structura RoEduNet, utiliznd un segment de fibr optic ntre unitatea central a BCU i Centrul de Comunicaii Digitale din Universitate, un alt segment tot de fibr optic ntre Biblioteca de Litere i Centrul de Comunicaii Digitale i o pereche de linii telefonice nchiriate ntre Biblioteca de Filosofie i Centrul de Comunicaii Digitale. Exploatarea reelei din Biblioteca Central Universitar Iai n cladirea central, LAN-ul funcioneaz i ca Intranet, segmentat n grupuri de lucru, ce corespund diverselor departamente (catalogare, indexare, achiziii, etc). Aceast manier de administrare a reelei, pe baza platformei Windows, permite partajarea resurselor, precum i realizarea n parametrii optimi a fluxului informaional. Iat, pe scurt, cum funcioneaz un Intranet conceput i gestionat n maniera aplicat n BCU. Cablarea structurat pe cablu UTP i cu elemente de conectic activ (hub-uri) acoper, practic, ntraga suprafa de lucru din bibliotec; utiliznd un server PDC, se definesc drepturile de utilizare a resurselor din reea (directoare, fiiere, imprimante, etc); aceste resurse sunt distribuite, practic, pe departamente, optimiznd accesul la ele; pe baza platformei Linux, serverul de pot electronic artemis@bcu-iasi.ro, ofer tuturor salariailor acest tip de serviciu Intranet, care se utilizeaz la circularea informaiilor de interes. De exemplu, grupul infogrup@bcu-iasi.ro transmite n circuit nchis (membrii Departamentului Informatizare) informaii de interes pentru cei din acest grup, dar care nu ar avea nici un interes pentru colegii din celelalte departamente; pe de alt parte, grupul bcugrup@bcu-iasi.ro i conine pe toi
BIBLOS 13 p.17

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Carmen Diaconescu: Sistemul informatic

salariaii bibliotecii i este folosit la transmiterea acelor informaii care sunt de interes pentru toat lumea din bibliotec. Desigur, tehnologia rmne deschis i nu e nevoie dect de solicitri punctuale. Dac la un moment dat, dou departamente vor considera c au de discutat permanent chestiuni de interes comun, vor putea cere s se instituie o nou adres de tip alias, ceea ce va constitui un grup de discuii pe Intranet. Un alt tip de informaie circulat pe LAN o constituie diferitele aplicaii. Acestea sunt, n general, stocate pe unul din servere (UNIX, Novell, Linux, Sun Solaris) i sunt transferate, la nevoie, pe oricare staie de lucru din reea. Aa se ntmpl cu clientul de Aleph, aa se ntmpl cu diverse soft-uri servind ca driver pentru un anumit tip de periferic (imprimant, scanner etc), aa se ntmpl cu kit-urile de instalare ale produselor precum browser-ul de Internet, editoare de texte/imagini i altele. Se elimin astfel transferul pe baz de diskete sau CD-ROM-uri, crescnd eficiena operaiei i diminund riscurile de infectare cu virui sau pe cele provocate de deteriorarea, chiar i parial, a acestor suporturi externe de informaie. La nivelul fluxului informaional care vizeaz publicul bibliotecii, elementele implicate sunt mai numeroase i mai complex interrelaionate. Plecnd de la construirea catalogului on-line i ajungnd la pagina web, foarte multe forme i metode sunt utilizate n realizarea dialogului cu publicul. Catalogul on-line este o creaie comun a mai multor departamente cu dreptul i obligaia de a alimenta baza de date bibliografice gestionat de sistemul integrat de bibliotec Aleph: catalogare, indexare, periodice, bibliografic, plus catalogatorii din filiale. Construit sub Oracle 8 i rulnd pe un server Digital Unix, sistemul Aleph are module specializate pentru diversele operaii distincte din bibliotec: achiziii, catalogare, controlul serialelor, circulaie. Construirea i ntreinerea bazei de date bibliografice este forma fundamental prin care biblioteca i informeaz publicul despre ce a mai achiziionat. Oferta ctre public este fcut prin intermediul modulului web OPAC, accesibil de oriunde din lume, prin intermediul paginii bibliotecii (www.bcu-iasi.ro), urmnd traseul servicii oferitecatalog on-line. Pagina de web, o construcie complex de tip hipertext, acoper o multitudine de nevoi de transfer de informaie ctre public. n afar de faptul c d acces la catalogul on-line, pagina funcioneaz i ca totalitate de discurs de marketing (mai ales pe componenta mix promoional) i ca verig de legtur pentru bibliotecarii i specialitii din alte domenii interesai de progresul biblioteconomiei romneti (la rubrica Club se asigur informaii despre lista de discuii biblos). Gazduit pe Sun i gestionat sub o versiune de unix Sun Solaris, pagina ofer o gam variat de informaii i servicii, dintre care a aminti accesul la nou nfiinatul serviciu ntrebai un bibliotecar. Este vorba despre posibilitatea oferit tuturor vizitatorilor paginii de a se sftui cu un bibliotecar n vederea cercetrii pe care o au n vedere. Nu este de neglijat nici serviciul webmaster, prin care publicul poate da sugestii de dezvoltare a acestei interfee. Sistemului Aleph are activate toate modulele i este exploatat n reea, n toate punctele de lucru n bibliotec, pe baza protocolului Internet TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) care controleaz integritatea informaiilor transmise la plecare i sosire i asigur o bun transmitere a datelor. Att cele mai simple calculatoare, ct i cele mai evoluate sunt capabile s comunice ntre ele datorit acestui protocol. Mai mult, cu protocolul Z39.50 integrat i folosind formatul UNIMARC, sistemul permite schimbul de informaii bibliografice cu bibliotecarii din ar si strintate. Acest mod de a asigura fluxul informaional, pe un palier strict profesional, creaz premisele partajrii resurselor, deziderat adesea exprimat n lumea bibliotecarilor. Pe de alt parte, ntreinerea sistemului se face online, n urma solicitrilor exprimate i dezbtute n cadrul unei pagini de service, de ctre firma productoare. Utiliznd o parol de acces pe server-ul Unix, se acioneaz de la distan pentru a ndrepta unele erori. Iat, aadar, o alt form de flux informaional extern asigurat prin utilizarea sistemului informatic exploatat n BCU Iasi, ca s nu mai vorbim despre accesul
BIBLOS 13 p.18

TENDINE NOI N BIBLIOTECONOMIE Carmen Diaconescu: Sistemul informatic

la diversele i multiplele resurse Internet la care salariaii Bibliotecii Centrale Universitare au acces i pe care le utilizeaz n scop profesional, fie pentru creterea bagajului propriu de cunotine profesionale, fie pentru a le constitui n informaie pentru beneficiarii bibliotecii.

Lista Infogrup

Lista bcugrup

Chat Persoana Lista Biblo.fr

Lista biblos

Schema fluxului informaional la care poate avea acces un salariat al bibliotecii. Aici ar mai fi de amintit i accesul pe care biblioteca l mijlocete la baza de date (online i/sau pe CD-ROM), din ar sau din strintate: EBSCO, LEGIS. Fr lucru n reea i fr o gestionare a reelei care s asigure partajarea resurselor n-ar putea fi inute la ndemna publicului asemenea oferte. Pota electronic este o modalitate la ndemna tuturor salariailor BCU Iai de a ntreine contacte cu oricine din lumea larg, de a se informa, de a transmite informaii despre ce fac ei, aici, n Iai, de a participa la acele liste de discuii tematice. ntr-un cuvnt, de a comunica. Sunt dintre noi care s-au nscris ca membri ai mai multor liste i astfel ajung s poat compara informaiile provenind de la surse diferite. Sunt care au stabilit corespondene susinute cu specialiti din alte coluri ale lumii, n vederea confruntrilor pe teme profesionale. Colegii de la Schimb folosesc aceast facilitate pentru a stabili contacte i pentru a face s intre n bibliotec informaie valoroas (cri, reviste) pentru beneficiarii notri.Toate acestea la un pre extrem de redus i cu o vitez mai mare. Concluzii Este evident aportul informatizrii n eficientizarea fluxului informaional intern i extern al bibliotecii. Ceea ce trebuie evideniat este o viziune strategic i anume o dezvoltare simultan, pe toate planurile, avansnd mereu i lsnd mereu ci deschise spre noi evoluii, deoarece vorbim despre un domeniu cu o dinamic ieit din comun -informatica - i despre o nevoie niciodat stins - nevoia de comunicare. Altfel spus, cu referire la BCU Iai, vorbim despre informatizare i flux informaional sau, mai bine spus, despre informatizarea pentru fluxul informaional.

BIBLOS 13 p.19