1 Universitatea din Pitesti Facultatea de Stiinte economice Specializarea Economia comertului, turismului si serviciilor

SISTEMUL INFORMATIONAL PRIVIND GESTIUNEA STOCURILOR LA SC. TELCO IMPORT-EXPORT.SRL

P. IULIANA IOANA MANAGEMENTUL RELATIILOR CU FURNIZORII

2 1.STOCURILE Stocurile reprezint cantiti fizice de materiale, de produse sau de mrfuri necesare fiecrei faze a ciclului de exploatare (aprovizionare, producie, desfacere), pentru a asigura desfurarea continu i ritmic a activitii de exploatare. Caracterului continuu al produciei (sau al desfacerilor) i se opune, din motive economice, caracterul discontinuu al aprovizionrilor. Managementul stocurilor se impune datorit existenei contradictorii a acestora. Pe de-o parte ele sunt folositoare ntruct protejeaz fluxurile de producie contra avariilor i genereaz economii la cheltuielile de comandare a reaprovizionrilor, iar pe de alt parte imobilizeaz capitaluri importante, implic cheltuieli de depozitare i conservare, pot fi expuse la uzura moral i altele. Stocurile deinute de o firma pot fi grupate n trei categorii: (1) materii prime; (2) producie neterminat; i (3) produse finite (sau marfa de vndut pentru sectorul de comer cu amnuntul). Cantitatea de stocuri de materie prim este determinat de ceea ce se anticipeaz cu privire la volumul produciei, sezonalitatea produciei, posibilitatea de a apela n orice moment la sursele de aprovizionare cu materie prim, i eficiena cu care se organizeaz aprovizionarea i producia. Nivelul stocurilor de producie neterminat este influenat, n mare msur, de perioada de timp necesar procesului complet de producie - aceasta se definete ca timpul scurs ntre momentul introducerii materiei prime n procesul de producie i momentul finalizrii produsului finit. Rata de rotaie a produciei neterminat poate fi mrit dac se micoreaz perioada de producie. Unul dintre mijloacele de a realiza aceasta este mbuntirea tehnicilor inginereti astfel nct procesul de producie s devin mai rapid. Nivelul stocurilor de produse finite este influenat de volumul produciei i de vnzri. Cantitatea de stocuri depinde de cifra de vnzri, dar, n acelai timp trebuie achiziionat nainte ca aceste vnzri sa aib loc. Necesitatea de a dispune de o previziune corect a cifrei de vnzri, pentru a previziona necesarul de stocuri, face din managementul stocurilor o sarcin dificil. Totui managementul stocurilor este deopotriv dificil i important, deoarece greeli n stabilirea necesarului de stocuri pot duce la pierderi de vnzri i profituri, sau la costuri excesive. Managementul stocurilor este un domeniu n

3 care se dovedete foarte important coordonarea dintre sectorul financiar, de producie i de vnzri. n unele societi comerciale s-au pus n practic sisteme informaionale, pentru a oferi distribuitorilor autorizai, ce dein spaii comerciale, informaii despre clieni i despre tendinele recente de cumprare, dar cel mai complex sistem pus la dispoziia tuturor societilor comerciale este Anuarul Statistic editat de Institutul de Statistic i Studii Economice. Aceste informaii sunt de folos n luarea deciziilor privind att stocuri de produse ct i informaia privind tendinele recente de cumprare putndu-se astfel pune n practic programe de urmrire a creterii cifrei de vnzri pentru anumite produse. Orice procedeu care permite unei firme s ating un anumit volumul de vnzri cu o investiie mai mic n stocuri, va determina, creterea ratei de rentabilitate a investiiei i deci, creterea valorii de pia a firmei. Totui, msurile luate n vederea reducerii investiiei n stocuri poate s duc i la creterea gradului de risc, deoarece exist o probabilitate mai mare de pierdere a vnzrilor sau de blocaj al procesului de producie, din lips de stocuri. Managerii trebuie s menin un nivel optim al stocurilor, innd seama i de beneficiile unei investiii sczute n stocuri i de eventualele stocuri generate de aceste stocuri minime. Pentru a obine acest punct optim, managerii trebuie s stabileasc trei obiective cantitative, i acestea trebuie s rezulte din rspunsurile la aceste ntrebri: 1. Care ar trebui s fie nivelul stocurilor? 2. Care este cantitatea de stocuri ce trebuie comandat sau produs la un anumit moment? 3. Care este momentul de a programa sau de a produce noile stocuri ? 2. Factori determinani ai mrimii stocurilor Principalii factori determinani ai necesarului de investiii n stocuri sunt urmtorii: Nivelul previzionat al vnzrilor; Durata procesului de producie, determinat n urma analizei caracteristicilor Durabilitatea comparativ cu perisabilitatea produselor finite;

tehnice ale acestuia;

4 Uurina aprovizionrii sau rapiditatea nlocuirii stocurilor; Consecinele care apar atunci cnd nu se dispune la timp de un anumit tip de stoc. Deoarece aceti factori variaz de la o ramur economic la alta, pot exista, de asemenea, variaii n ratele valoare stocuri/valoare vnzri sau valoare stocuri/valoare active. De exemplu stocuri n industria tutunului au valori ridicate datorit procesului lung de prelucrare. n industria prelucrtoare de vnzri, stocurile au de asemenea, valori mari, deoarece procesul de producie este laborios i lung. Valorile stocurilor sunt mici n industria minier, petrolier i de extracie a gazului metan, pentru c nu se folosesc materii prime, iar producia neterminat este nesemnificativ n raport cu cifra vnzrilor. Datorit naturii sezoniere a materiilor prime n industria conservelor exist stocuri cu valori medii mari. n ceea ce privete durabilitatea i perisabilitatea, putem gsi valori mari ale stocurilor n industria metalelor preioase sau n aceea de hardware, unde produsele sunt foarte durabile, iar probabilitatea uzurii morale este mic. n industria de panificaie, valoarea stocurilor este mic datorit gradului mare de perisabilitate a produsului finit. n limitele determinate de raiunile economice ale ramurii n care opereaz firma, exista posibiliti de mbuntire a controlului stocurilor prin utilizarea computerelor. 3. Efectele inflaiei asupra managementului stocurilor O rat moderat a inflaiei - de exemplu, 3% pe an - poate s nu fie luat n consideraie n managementul stocurilor, dar rate mai mari ale inflaiei trebuie considerate. Dac rata inflaiei pentru tipurile de bunuri pe care le stocheaz firma tinde s fie relativ constant, se poate lucra cu aceasta relativ uor; pur i simplu se scade rata anual estimat a inflaiei din costurile de deinere exprimate n procente. Motivul pentru care se face aceast deducere este acela c inflaia duce la creterea valorii stocului, acionnd invers amortizrii i altor factori cuprini n costurile de deinere. ns, cu ct rata inflaiei este mai mare, cu att ratele dobnzilor vor fi mai mari, iar aceasta va duce la creterea costului de deinere i, prin urmare, la scderea stocului mediu. n consecin, nu exist dovezi clare ale efectului inflaiei asupra nivelului optim al stocurilor unei firme n general - nu se poate ti cu precizie dac determin creterea sau scderea acestui nivel.

5 Totui, efectul inflaiei trebuie s fie analizat, deoarece va duce la creterea nivelului optim al stocurilor, dac tipul de stocuri specifice companiei respective sufer de o rat a inflaiei mai mare dect cea medie (iar n acest caz, efectul inflaiei este mai puternic dect efectul inflaiei asupra ratelor dobnzilor); i viceversa. 4. Formele de aprovizionare material i cu echipamente tehnice

n funcie de locul pe care l ocup n sistemul pieei produselor, unitile economice pot aciona sau nu cu eficien, n calitate de consumatori sau de productori furnizori. Pentru rezolvarea unei asemene cerine, anticipat aciunii de organizare i concretizare a relaiilor de vnzare-cumprare, unitatea economic consumatoare poate alege pentru aplicarea celei mai eficiente forme de aprovizionare. La alegerea formei de aprovizionare, se va avea n vedere ca opiunea s asigure: acces uor la servire; satisfacerea prompt n condiiile economice avantajoase, a ntregii structuri de cumprarea i aducerea resurselor materiale la destinaie la preuri de prevenirea suprastocrii, a formrii de stocuri cu micare lent sau fr micare, evitarea stocrii de resurse materiale pe perioade prea lungi de timp, prin

produse necesare i la momentele dorite; aprovizionare ct mai mici; ca i a lipsei de stoc; nlesnirea asigurrii la intervale mici i accelerarea, astfel a vitezei de rotaie a fondurilor de care dispune sau i le asigur o societate comercial consumatoare; afectarea unor spaii de depozitare mai reduse pentru stocarea resurselor Formele de aprovizionare care pot fi folosite de unitile consumatoare de resurse materiale sunt: - aprovizionare direct de la productori - furnizori; - aprovizionare prin unitile specializate n comercializarea de materiale i produse n sistem en-gros (prin intermediari comerciali), care mbrac trei variante: aprovizionate n cantiti mici, la intervale mai scurte de timp.

6 aprovizionare prin tranzit organizat; aprovizionare prin tranzit achitat; aprovizionare de la depozitul angrosistului. Direct Formele de aprovizionare material i cu echipamente tehnice Organizat Prin tranzit Prin intermediarii comerciali De la depozitele acestor uniti Direct

SC.Telco Import-Export. SRL 1. Prezentarea general a firmei Telco Import-Export SRL a luat fiin n anul 2000, avnd la baz capital privat, avnd ca obiectiv comercializarea de componente, periferice i accesorii pentru sisteme de climatizare. Firma dispune de o mare putere de cumprare, fapt care conduce la preuri de achiziie sczute i de aici la preuri de vnzare mai mici. Societatea dispune de un personal calificat, cu experien n domeniu, bun cunosctor al produselor i tehnologiilor de ultim or utilizate n domeniu. Relevana calitii serviciilor oferite de ctre personal este susinut de atestate obinute n urma unui trening de specialitate. Echipa Telco Import-Export SRL este format din: tehnicieni telecomunicaii; tehnicieni software, hardware, tehnic de calcul;

7 compune din: parcul auto autoturisme pregtite n permanen pentru a interveni laborator de service dotat cu aparatur de msur i control, instalaii de testare de ultim generaie. echipe operative de montaj tehnicieni service.

n ceea ce privete dotarea tehnic a Telco Import-Export SRL, aceasta se

2.Organigrama

Director general

Contabilitate Telecomunicaii

Service Montaj

Vnzri

Magazin 1

Magazin 2

3. Studiul sistemului informaional Pentru a nelege mai bine cum trebuie s se desfoare activitatea n cadrul firmei, vom prezenta n cteva linii schema funcional, dup cum urmeaz: se recepioneaz marfa - NIR se introduce factura i NIR-ul n program se verific NIR-ul cu factura se stabilete adaosul comercial pe produs se introduce adaosul comercial pe produs n program

8 se factureaz produsele se livreaz produsele se verific situaia vnzrilor se raporteaz vnzri, descrcri (costul vnzrilor) se verific situaia stocurilor se raporteaz situaia stocurilor se ntocmete planul de reaprovizionare Documentele din cadrul unei firme de comer sunt: documentele de intrare documentele de ieire

3.1.Documente de intrare Principalul document de intrare al mrfurilor este factura fiscal, document oficial de nregistrare n jurnalele contabile. Un alt document de intrare este avizul de nsoire marf, care nu este document oficial nregistrat n jurnalele contabile dar care face dovada micrii mrfurilor de la furnizor la client. Ulterior marfa de pe aviz trebuie s fie facturat pe factur fiscal (avizul face dovada numai a mrfurilor din punct de vedere cantitativ). Dup intrarea mrfurilor n gestiune se ntocmete nota de intrare recepie (NIR) i de asemenea fia de magazie pentru fiecare articol de produs. 3.2. Documente de ieire Documentele de ieire sunt facturile fiscale i de asemenea avizele de nsoire a mrfii. La ieirea mrfurilor din gestiune, dup facturare se are n vedere descrcarea fiei de magazie cu cantitatea mrfurilor facturate pe factura fiscal (aviz de nsoire marf) i actualizarea soldurilor la data respectiv.

4.

Monografie

contabil

privind

circulaia

mrfurilor

Telco

Import-Export SRL n trimestrul IV anul 2004 1. n luna octombrie 2004 societatea achiziioneaz marf de la furnizori conform Anexa 1. Documentul de intrare este factura fiscal.

9 % 371 4426 = 401 401 401 1.079.304.927 906.978.931 172.325.996

2. n luna octombrie 2004 societatea returneaz marfa la furnizori conform Anexa 1. Documentul de ieire este factura fiscal. % 371 4426 = 401 401 401 -6.564.769 -5.516.613 -1.048.156

3. n luna octombrie 2004 societatea livreaz marfa la clieni conform Anexa 2. Documentul de livrate este factura fiscal. 411 % 1.877.624.512 707 1.577.835.724 4427 299.788.788 4. n luna octombrie 2004 societatea returneaz marf de la clieni conform = % -2.787.801 707 -2.342.690 4427 -445.111 =

Anexa 2. Documentul de livrate este factura fiscal. 411

5. n luna octombrie 2004 se pltesc prin banc mrfurile achiziionate de la furnizori conform ordinelor de plata n sum de 650.000.000 lei. 401 = 5121 650.000.000

6. n luna octombrie 2004 se ncaseaz prin banc mrfuri livrate ctre clieni conform ordinelor de ncasare n sum de 1.100.425.450 lei i 375.249.650 lei cash conform chitanelor fiscale de ncasare. 5121 i 5311 = 411 375.149.650 = 411 1.100.425.450

7. La 31.10.2004 se descarc gestiunea cu mrfurile vndute 607 = 371 712.155.231

10 8. La 31.10.2004 se constituie provizioane pentru marfa vndut 6812 = 151 31.509.861

9. La 31.10.2004 se nchide contul de profit i pierdere 707 i 121 Evaluarea ieirilor din stoc. Spre exemplificare am luat stocul mrfii Compresoare Bosch i l-am trecut prin cele trei metode de determinare a costului: CMP, FIFO, LIFO. Societatea folosete ca metod de calcul FIFO. La data de 1.10.2004, stocul de compresoare Bosch era evaluat la 88.800.000 lei (12 buc x 7.400.000 lei/buc). n luna octombrie au avut loc urmtoarele operaii care afecteaz stocul mrfii Compresoare Bosch. Data 3-10-2003 10-10-2003 16-10-2003 24-10-2003 30-10-2003 Intrri 5 4 8 9 7,650,000 61,200,000 Ieiri 7 Cost unitar 7,400,000 7,450,000 Cost total 37,250,000 = 607 712.155.231 = 121 1.575.493.034

CMP calculat la 10.09.2004. CMP= [(12-7)7.400.000]+(57.450.000) 37.000.000+37.250.000 = = (12-7)+5 10 74.250.000 = =7.425.000 lei 10

CMP calculat la 24.10.2004 CMP= [(12-7+5-4)7.425.000]+(87.650.000) 44.550.000+61.200.000 = = (12-7+5-4)+8 14 105.750.000 = =7.553.571 lei 14

11 Conform uneia dintre cele trei convenii, fia stocului va fi urmtoarea: Convenia Data CMP Intrri Cost Cost total Q unitar Ieiri Cost Cost total unitar Stoc Cost Cost total unitar 7.400.000 88.800.000 7.400.000 37.000.000 7.425.000 74.250.000 7.425.000 44.250.000 7.553.571 105.750.000 7.553.571 37.767.855

01/10 03/10 7 10/10 5 7.450.000 37.250.000 16/10 4 24/10 8 7.650.000 61.200.000 30/10 9

12 7.400.000 51.800.000 5 10 7.425.000 29.700.000 6 14 7.553.571 67.982.139 5

Activitatea principal a societii se desfoar n cele 6 puncte de lucru deschise in Bucureti. Activitatea desfurat de societate: Comer cu amnuntul in magazine specializate al altor produse n.c.a., codul CAEN 5248. Situaiile financiare au fost ntocmite n LEI (ROL) iar diversele poziii din bilan, contul de profit i pierdere i din notele explicative sunt exprimate n MII LEI. Propuneri La nivelul echipei manageriale stilul de munc trebuie s fie cooperant, activitatea s se desfoare prin delegarea sarcinilor privind organizarea, comanda i controlul activitii pe vertical precum i coordonarea pe orizontal ntre departamente, inclusiv stabilirea limitelor de competen. Departamentul financiar contabil ar trebui s efectueze trimestrial analiza indicatorilor de lichiditate, solvabilitate, durata de rotaie a activelor. Datorit dezvoltrii pieei care este n plin ascensiune, se recomand apelarea la obinerea unui credit pentru dezvoltarea extensiv i intensiv, cu rambursare la scaden, deoarece n momentul de fa dezvoltarea s-a fcut numai cu mijloacele de lichiditate obinute de firm din vnzrile curente. Este oportun o mai intens reclam i publicitate n mass-media pentru a face cunoscut firma att pe plan local ct i n provincie unde piaa este abia la nceput. Managementul stocurilor trebuie s aib ca obiectiv principal punerea la dispoziie de stocuri necesare pentru atingerea cotelor de producie la costuri minime.

12 Primul pas const n identificarea tuturor costurilor implicate n achiziionarea i deinerea stocurilor. De asemenea, trebuie avut n vedere faptul c unele costuri cresc o dat cu creterea stocurilor, n timp ce alte costuri descresc o dat cu creterea stocurilor, i deci se va urmri stabilirea unei cantiti optime a comenzii de stocuri, care s duc la minimalizarea costurilor totale ale stocurilor. Valoarea investiiei n stocuri depinde de frecvena comenzilor. Dac firma comand cantiti mici n fiecare zi, stocul mediu va fi mult mai mic dect dac firma face o singur comand pentru un interval mai mare. Apoi, unele dintre costurile suportate de firm cresc o dat cu creterea stocurilor. Comenzi pentru cantiti importante nseamn stocuri medii mai mari, dobnzi pentru fondurile blocate n investiii n stocuri, costuri cu asigurrile sau cele pentru uzura moral - toate acestea variaz direct proporional cu creterea stocurilor. n acelai timp costurile de comand descresc o dat cu creterea stocurilor, care nseamn comenzi mai puin frecvente i deinerea unei cantiti mai mari de stocuri -deoarece costurile de trimitere a comenzii, de organizare a produciei, de manipulare i de transport variaz invers proporional cu numrul de comenzi de stocuri efectuate. La alegerea formei de aprovizionare, se va avea n vedere respectarea urmtoarelor criterii: acces uor la servire; satisfacerea prompt n condiiile economice avantajoase, a ntregii structuri de cumprarea i aducerea resurselor materiale la destinaie la preuri de prevenirea suprastocrii, a formrii de stocuri cu micare lent sau fr micare, evitarea stocrii de resurse materiale pe perioade prea lungi de timp, prin

produse necesare i la momentele dorite; aprovizionare ct mai mici; ca i a lipsei de stoc; nlesnirea asigurrii la intervale mici i accelerarea, astfel a vitezei de rotaie a fondurilor de care dispune sau i le asigur societatea comercial consumatoare; afectarea unor spaii de depozitare mai reduse pentru stocarea resurselor aprovizionate n cantiti mici, la intervale mai scurte de timp.

13 Utilizarea unor forme de aprovizionare ct mai eficiente care s necesite fonduri ct mai mici, prin analiza metodelor i alegerea metodei celei mai eficiente, n funcie de tipul i cantitatea de produse necesare. Astfel: aprovizionare direct de la productori - furnizori; aprovizionare prin unitile specializate n comercializarea de materiale i produse aprovizionare prin tranzit organizat, ceea ce asigur nlesnirea de ctre un intermediar comercial a activitii de organizare i concretizare a relaiilor dintre consumatori i productori - furnizori, urmnd ca livrarea produselor i decontarea facturilor aferente s se realizeze direct ntre ultimii factori; aprovizionare prin tranzit achitat - presupune ca att contactarea ct i achitarea contravalorii produselor s se asigure prin intermediarul comercial, iar livrarea acestora s se realizeze direct ntre productor i consumator; aprovizionare de la depozitul angrosistului. Livrarea produselor de la astfel de depozite se realizeaz la preuri care includ anumite cote de adaos comercial, stabilite difereniat n funcie de natura materialelor i produselor, ct i de volumul desfacerilor. Aceast form de aprovizionare integreaz intermediarul comercial n activitatea de comercializare a produselor, devenind n unele situaii factorul determinant n nlesnirea activitilor de desfacere i de aprovizionare. De asemenea, o form avantajoas de aprovizionare este aprovizionarea garantat, care const n preluarea de ctre o unitate specializat n comercializare a procesului de aprovizionare a structurii integrale sau pariale de materiale necesare unei ntreprinderi consumatoare ntr-o perioad de gestiune. Aceast form de aprovizionare prezint urmtoarele avantaje: reducerea cheltuielilor de transport; diminuarea stocurilor de materiale la consumatori, fiind posibil servirea lor la disponibilizarea astfel a unor importante spaii de depozitare la consumatori, cu angajarea la cumprarea i stocarea de resurse materiale la un moment dat a unor

n sistem en-gros (prin intermediari comerciali), care mbrac trei variante:

intervale scurte de timp, chiar zilnic, de la depozitul angrosistului; posibilitatea folosirii mai eficiente a acestora; fonduri financiare mai mici;

14 degrevarea factorilor de conducere ai unitilor consumatoare de activitatea de accelerarea vitezei de rotaie a capitalului circulant (aferent materiilor prime i

aprovizionare i concentrarea acestora n msur mai mare asupra celei de producie; materialelor) al consumatorilor i sporirea eficienei economice n folosirea acestuia. Ca urmare, desfurarea acestuia cu operativitate i eficien, n concordan cu cerinele de consum din unitatea economic, necesit un sistem informaional simplu, cuprinztor, aezat pe baze informatice. Este necesar astfel, implementarea unui program de gestiune i eviden a stocurilor care s fac fa dezvoltrii din punct de vedere extensiv (actualul program neoferind o imagine fidel i elocvent a stocurilor n momentul efecturii unei operaiuni de vnzare).

15

ANEXA

16