Sunteți pe pagina 1din 14

Managementul proiectelor Managementul proiectului const n organizarea activitiilor implicate n proiecte anterior definite, pentru atingerea obiectivelor proiectelor,

i anume satisfacerea finanatorului, transformarea ideilor n noi realizri, care s ofere garania aducerii de profit dup ce serviciul nou implementat prin proiect va fi diseminat publicului int al companiei finanatoare i al partenerilor acesteia. Acest lucru implic gestionarea resurselor ntr-o form planificat, organizat i controlat i gsirea echilibrului ntre cost, timp i performan, definit prin calitate. (Constantin Opran) Astfel tinand cont de faptul ca un proiect reprezinta mai multe activitati care au un scop comun si ca pentru realizarea acestuia este nevoie de un necesar important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente informatii documentare si timp) am ales sa vorbesc despre organizarea unui eveniment, ca studiu de caz pentru a evidentia importanta managementului proiectelor.

Multiplele ipostaze ale unui eveniment. Managementul unui eveniment. Fiecare eveniment care aparine sferei publice necesit o anumit organizare i respectarea unor reguli de protocol. Chiar i pentru pregtirea unui eveniment din viaa privat este nevoie de foarte mult munc, de organizare i coordonare, de respectarea unor norme de comportament. ns cnd vorbim despre un eveniment public resursele umane necesare i regulile care trebuiesc respectate sunt mult mai multe dect n cazul unui eveniment ce are loc ntr-un cadru privat. Putem spune c organizarea unui eveniment presupune participarea unor colectiviti de personae care lucreaz n acelai domeniu de activitate, dar din organizaii diferite, chiar concurente. Scopul lor, n general, este acela al sincronizrii activitii practice cu ideile i conceptele teoretice noi, din domeniul n care fiineaz..1 n lumea afacerilor i mai cu seam n viaa unei ntreprinderi un eveniment mbrac mai multe forme: de la simpozion, congres, conferin, sesiune, cologviu, seminar, mas rotund. Toate aceste forme de eveniment au la baz comunicarea. Se deosebesc prin scop, proporiile participrii i tipul de relaiile ntre participani. Scopul unui eveniment Primul pas este formularea n cel mai simplu mod a mesajului principal al evenimentrului ct i stabilirea scopului organizrii acestuia. Acestea pot avea obiective diferite: de la lansarea unui anumit produs la celebrarea aniversar a companiei, sau de la informare la schimb de experiene, de mulumire i multe altele. n funcie de scopul acesteia se dorete sau nu obinerea unui profit.
1

Maria, Pariza, Curs de secretariat i asisten managerial, Editura C.H. Beck, Bucureti, p 142

Dac scopul conferinei este acela de a obine un beneficiu material, atunci aceasta va avea loc doar dup ce calcule vor demonstra c ea va aduce un profit. Pentru a arta acest lucru este nevoie de realizarea unui studiu de pia. Este foarte important pentru organizator s verifice dac subiectul/tema aleas este de actualitate, dac strnete interesul publicului. De asemenea la fel de esenial este s-i cunoasc concurena, s analizele rezultatele pe care aceasta le-a obinut i mai ales s stabileasc ce poate aduce el nou fa de concuren i s evidenieze acest lucru. Totodat nu trebuie neglijat faptul c prin organizarea unui eveniement organitatorul i face publicitate, iar n zilele nostre acesta nu este nici pe departe un lucru neglijabil. La realizarea unui eveniment se ia foarte n serios contextual extern, care reprezint tot ceea ce se petrece n exteriorul companiei i o poate influena pe aceasta. Actualitatea, contextul sociocultural, contextul economic, contextul politic i nu n ultimul rnd concurena sunt factori reprezentativi care influeneaz modul de desfurarea al activitii unei companii i implicit toate proiectele ntreprinse de aceasta. Etapele organizrii unui eveniment Indiferent de proporiile unui eveniment, planificarea presupune parcurgerea unor etape bine stabilite, care se succed ntr-o desfurare logic, evitndu-se astfel risipa de resurse, timp i bani. n consecin de recomand nu doar o bun organizare ci mai ales flexibilitate, adaptabilitate i capacitatea de a improviza. ntodeauna greelile anterioare trebuie luate n calcul nc de la demararea proiectului i totodat se vor identifica sursele posibile de erori. Doar prin cunoaterea detaliat a surselor erorilor se pot evita noi probleme. 1.Planificarea Planificarea este un fel de art de a organiza viitorul, Ea reprezint capacitatea de a determina orientarea propriei organizaii, de a calcula timpul, bugetul i activitile necesare urmtoarelor sptmni, luni sau chiar ani. Astfel putem defini planificarea ca o form elaborat de control asupra unui ansamblu de elemente. A planifica nseamn: decizia de a prevedera; analiza situaiei n vederea cunoaterii a ceea ce este util de tiut; luarea deciziilor n funcie de obiectivele de ndeplinit; organizarea aciunilor n vederea atingerii acelor obiective. Operaiunea de planificare are ca principal problem pstrarea prioritilor. n ciuda urgenelor care apar, a costrngerilor care se impun i a factorilor perturbatori este necesar pastrare prioritilor. Fr o list a acestor prioriti, dar mai ales fr planificare va exista tendina de a face totul n acelai timp, iar acest comportament va duce la dezorganizare i ineficien n lucru. 2

n cadrul procesului de planificare trebuiesc stabilite urmtoarele: determinarea tipului de manifestare i a temei; cercul participanilor i statutul; momentul manifestrii; durata manifestrii; locul desfurrii; mijloacele tehnice auxiliare (accesorii necesare desfurrii); stabilirea limitelor bugetare. Dup clarificarea acestor aspecte, urmeaz: schiarea programului manifestrii; alctuirea unei liste cu operaiuni; delegarea responsabilitilor (persoanelor responsabile cu executarea fiecrei aciuni, precum i a celor impicate cu bugetul). n continuare se va ntocmi calendarul manifestrii care trebuie s evideniere clar i timpul necesar pentru pregtire, termenele limit (deadline) analiznd toate activitile care concur la realizarea evenimentului n cauz: timpul necesar pentru pregtirea spaiilor i asigurarea cazrilor, imprimarea materialelor, pentru contactarea referenilor i expedierea invitaiilor, etc. Calendarul trebuie s fie felxibil, de asemenea trebuie luai n calcul i factorii care pot genera ntrzieri pe parcursul derulrii pregtirilor. Acesta poate fi reprezentat grafic pentru a fi mai uor de urmrit. Un alt instrument indispensabil n organizarea unui eveiment este lista de control. Pentru stabilirea unei liste de control se vor numerota cu cifre n ordine cronologic sarcinile de ndeplinit, durata de executare, stabilind i nite timpi tampon. Odat lista ntocmit se va urmri derularea etapelor.2 Execuia problemelor planificate Dup ce s-a stabilit tipul evenimentului pe care organizaia dorete s l organizeze se stabilete tema. Subiectul unui eveniment trebuie sa fie de actualitate i s strneasc interes n rndul unui numr ct mai mare de indivizi. Foarte important pentru alegerea temei i creionarea subiectelor care se vor discuta la eveniment este realizarea unui studiu de pia. Dac rezultatul acestui studiu este unul satisfctor i dac arat c subiectul pe care organizatorii doresc s l abordeze strnete interes atunci se pot demara celelalte actiuni. Foarte important este realizarea unei atente documentri cu privire la activitatea concurenei. S-au mai fcut evenimente pe aceai tem? Cine le-a organizat? Ce invitai de onoare au avut? Care a fost taxa de participare? Care au fost rezultatele? Alegerea datei i a locului pentru evenimentul organizat trebuie fcut cu atenie. Altfel spus cnd stabilim ora i data evenimentului trebuie s lum n considerare mai multe criterii printre care:
2

Niculina, Vrgolici, De la secretar la asistent: evoluia unei profesiuni,p.100.

dac la aceeai or i dat are loc vreun alt eveniment de acelai tip; dac este vreo srbtoare care se ntinde pe mai multe zile la data planificat a evenimentului; dac are loc vreo srbtoare naional sau religioas la aceeai dat; ce condiii meteo sunt prognozate pentru data respectiv; dac eveniemntul este organizat n timpul sau la sfritul sptmnii,etc. Alegerea zilei de luni pentru realizarea unui eveniment nu este cea mai bun opiune pentru c acesta este prima zi imediat dup weekend, imediat dup zilele de odihn. De obicei aceast zi este rezervat n mare parte rezolvrii diverselor situaii rmase din sptmna anterioar. De asemenea dac dorim s organizm un eveniment care va avea o durat de trei zile, cel mai indicat este ca acesta sa inceap mari. Nici zilele de miercuri i joi nu sunt o alegere mai puin bun, dar vinerea nu este o alegerea prea reuit mai ales n zilele de var cnd numeroase instituii i desfoar activitatea n baza unui program redus. Stabilirea locului n care va avea loc evenimentul este o etap foarte important n organizarea unui eveniment. La alegerea locului trebuie s se in cont de anumite criterii cum ar fi capacitatea locului respectiv (cte persoane poate adposti) i mai ales care sunt serviciile auxiliare pe care le poate oferi. Serviciile auxiliare reprezint: serviciul de translatori, de hostess, de catering, ct i cei care se ocup cu alegerea i amplasarea ornamentelor, a mobilierului, a amenajrii spaiilor interioare, de echipamentul tehinic (dac ncperea este dotat cu videoproiectoar, retroproiector, cu aparate de aer condiionat sau de nclzire), de parcare, prestigiul locaiei, de calitatea restaurantului, de mprejurimi, etc. Din punct de vedere al locaiei evenimentele pot avea loc n spaii nchise (n cldiri) sau n aer liber. La fel de important n alegerea locaiei este tipul evenimentului. n cazul congreselor, conferinelor, seminariilor tiinifice sau culturale este necesar un spaiu ncptor, linitit i dotat n mod corespunztor. ntlnirile care au un character de firm pot avea loc ntr-un restaurant elegant sau pe un vas de croazier. Centrele de conferin sunt spaii foarte bine dotate, care pot fi personalizate, fiind destul de accesibile i oferind n mod direct servicii hoteliere i de personal specializat. Un castel sau un hotel de lux reprezint un loc clasic de desfurare a evenimentelor, pentru c asigur totoodat un restaurant, cazare, aparatur tehinic, panoram, mijloace de agrement (terenuri de tennis, golf, de not), posibilitile de transport (de la gar sau aeroport) i personal foarte bine pregtit. Costurile, capacitatea i diverse alte utiliti sunt foarte importante n alegerea locaiei. Cnd se alege localul pentru desfurarea conferinei, este important s fie luate n calcul urmtoarele detalii: accesibiitatea (dac se afl n centru, lng gar, staie de autobuz, posibiliti de parcare); ambian fizic (zgomot, nclzire, aerisire, lumin); 4

numr de locuri i posibiliti de aezare a scaunelor; mobilierul (trebuie s fie adecvat pentru luarea notielor); msuri de siguran; echipamente existente sau posibiliti de amplasare i funcionare (sonorizare, echipamente audio-vizuale, calculatoare, retroproiectoare, copiatoare, etc. servicii existente (garderob, infirmerie, bar telefoane, fax). Hotelurile specializate n domeniul manifestrilor, prezint, de obicei, o list cu serviciile oferite n acest sens, pentru amenajarea slii. Este indicat s se stabileasc ntlniri periodice cu colaboratorii, pentru a se discuta probelemele aprute pe parcurs. Deoarece de cele mai multe ori, se distribuie documentaie participanilor, iar acetia trebuie s scrie, este indicat ca sala n care va avea loc evenimentul s aib suficiente mese. n cazul grupurilor mai mici, cele mai potrivite sunt mesele rotunde sau msuele aranjate n forme poligonale; n felul acesta participanii se pot vedea i pot discuta unii cu alii. n cazul unui numr mai mare de participani este recomandat aranjarea meselor n form de U, T sau chiar pe iruri de scaune (ca la teatru); de pe mese nu trebuie s lipseasc: apa, hrtie i pix. De asemenea se amenajeaz i un loc special pentru vorbitori. 3 Imediat dup alegerea temei i a tipului de eveniment organizatori trebuie sa realizeze o list a participanilor la eveniment. Participanii la eveniment se mpart n patru categorii principale: moderatorii, speackerii, participanii i nu n ultimul rnd presa. n funcie de tipul evenimentului ntlnim i categorii precum: VIP (persoane foarte importante), concureni (dac este vorba despre o competiie), expozani (n cadrul unei expoziii sau a unui trg de specialitate) sau invitai. Moderatorii i speakerii la un eveniment sunt foarte importani, iar alegerea lor trebuie fcut cu foarte mult atenie i rigurozitate, pentru c acetia vor forma panelul i vor transmite mesajul evenimentului. O mare parte dintre participanii la evenimente confirm participarea n funcie de moderatorii evenimentului. Dac respectivii sunt persoane carismatice i mai ales dac au obinut anumite distincii n domeniu sau sunt renumii specialiti n domeniul cu siguran vor fi foarte multe persoane interesate s participe la eveniment. Dac lista moderatorilor a fost stabilit este momentul ntocmirii unei liste a participanilor. O companie are de obicei o baz de date a participanilor la evenimentele pe care le-a organizat, care se poate folosi la nevoie. Dac este vorba de un eveniment de mare amploare atunci atragerea publicului se poate realiza i cu ajutorul unei reele de organizatori, cu ajutorul organizaiilor de public, al ageniilor de turism sau al asocierii cu alte sisteme i organizaii de valorificare. n funcie de grandoarea evenimentului sunt folosite urmtoarele modaliti de recrutare a publicului: prin coresponden (e-mail sau scrisoare), printr-un anun dat la televizor sau la radio sau prin mica publicitate i prin mprirea de pliante i fluturai.
3

Niculina, Vrgolici, Op. cit.. 101.

Un pas esenial n panificarea i organizarea unui eveniment l reprezint stabilirea bugetului. Este neaprat necesar s se cunoasc, cu aproximaie, sumele disponibile pentru a fi investite n organizarea evenimentului, nainte de a se ncepe realizarea acestuia. Aceast informaie va permite organizatorilor stabilirea ntr-un mod ct mai corect a anvergurii evenimentului. Un buget nu este niciodat elastic, iar o organizaiile dein mai multe metode prin care pot stabili bugetul unui eveniment: resurse disponibile (sume pe care le poate cheltui), sponsorizri, vnzare de bilete (dac este cazul unui trg cu intrare), tax de participare, etc. Bugetele trebuie sa fie realiste, iar orice cheltuial este contabilizat. Este foarte bine s se stabileasc de la nceput o marj de eroare. Pentru realizarea unui buget ct mai echilibrat este necesar cunoaterea aproximativ a fiecrei operaiuni, iar pentru aceasta trebuie tratat direct cu furnizorii n ideea obinerii unui deviz ferm n ceea ce privete costurile activitilor de producie. Spre exemplu o conferin de pres inut n chiar sediul organizaiei nu va costa nimic. Dac se alege un hotel, atunci se adaug la cheltuieli costul slii, al cafelei servite i costul tuturor serviciilor de birotic i de comunicaii (fotocopiator, fax, telefon). Toate aceste calcule sunt necesare n vedera elaborrii cererilor de ofert de pre adresate n prealabil furnizorilor pe fiecare segment de servicii necesar, n vederea stabilirii taxei de participare i a listei de cheltuieli. De aceea este recomandat realizarea a dou sau chair trei variante de buget dup cum urmeaz: prima variant de buget, cu nivelul cel mai mare de cheltuieli, conine un program bogat, mijloace de promovare numeroase i diversificate, servicii de baz i suplimentare (vizuale, ambientale, tehnic modern etc.), programe socio culturale generoase. Cea de-a doua, respectiv a treia variant conin se asemenea serviciile de baz ns programele complementare sunt de regul, de elaborare mai modest, iar dintre mijloacele de promovare sunt alese cele care ofer cel mai bun raport ntre cost i impactul pe care l au. Atunci cnd un eveniment percepe tax de participare elementele de buget care pot fi incluse n aceast tax sunt: cheltuieli legate de taxele de inchiriere, datorate furnizorilor; cheltuile legate de evenimentele asociate la care particip toi participanii; cheltuieli referitoare la ntnirile cu reprezentanii mass-media; cheltuieli de catering; cheltuieli de salarizare i de personal; cheltuieli de echipare a biroului de nregistrare; cheltuieli tipografice; cheltuieli legate de decorearea locaiei; cheltuieli de deplasare i de transport; alte cheltuieli, respectiv cheltuieli neprevzute, aproximativ 10-15% din suma tuturor cheltuielilor.

n cazul n care evenimentul presupune plata unei taxe de participare se vor ncheia contractele necesare i se va deschide un cont bancar n care vor fi depui banii sau daca nu direct la departamentul finaciar al organizatorilor. Tot acum se nchie i contractele cu furnizorii, ct i contractele de sponsorizare, acestea i toate facturile sau actele doveditoare se vor pune ntr-un dosar. Fiind stabilite tema, locul i data la care va avea loc evenimentul se trimit ntiinri prealabile participanilor avui n vedere pentru a confirma sau infirma participarea. Se procedeaz astfel n special cu invitaii din strintate, cu personaliti sau refereni. Se specific un termen limit pentru confirmri i o persoan de contact. Pentru rezolvarea acestei operaiuni este indicat utilizarea potei electronice. Odat cu primele confirmri se trece la evaluarea acestora i la ntocmirea unei liste a confirmrilor de participare, aceasta se poate face n mod tradiional sau mai profesional cu ajutorul calculatorului. n cazul liste moderatorilor i speakerilor este indicat ntocmirea unei liste de rezerv, pentru a se evita poteniale situaiile neplcute cauzate de absena unuia dintre acetia. O astfel de situaia neprevzut ar duce la decalarea programului i automat la crearea unui discomfort ntre participani. De asemenea ntre vorbitori trebuie pstrat un anumit echilibru din punctul de gandire al acestora, dac vor fi apropiaia ca gndire, lucrurile vor decurge plcut i eficient, n schimb dac acetia au percepii diferite, pot aprea ostiliti, iar scopul comunicrii nu i va atinge inta. Este important de discutat cu referenii, dac se pune problema unui onorariu, de ce aparatur este nevoie pentru prelegeri i ce alte costuri vor mai fi preluate de organizatori. n continuare se poate trece la redactarea pliantelor, a siglei evenimentului, a mapei, a banerelor, publicitatea on-line, etc. Toate aceste mijloace de informare sunt i o modalitate de publicitate. Mesajul este fcut pentru a seduce, a persuada, a convinge. El nu este neutru. Dac ofer o anumit informaie, atunci o face pentru a populariza produsul, serviciul sau cauza social pentru a provoca o schimbare de atitudine sau comportament. Un mesaj trebuei s conving, i nu s descrie.4 Indiferent de natura sa, scris, sonor, vizual sau tridimensional, un mesaj are la baz un text: ideile trebuie traduse n cuvinte. Pentru orice nregistrare sonor, textul este scris i apoi citit. Pentru audiovizual, indiferent c este vorba de un documentar sau de o reclam, primul lucru care este pregtit este un sinopsis, un script. n general, aceste diferite forme de texte sunt ncredinate spre redactare unui specialist. Un pliant nu este redactat la fel ca un discurs, deoarece primul va fi citit de receptor, iar cel de-al doilea va fi ascultat. Titlul anun sensul textului, acesta se gsete pe coperta mapei, a pliantului , a brourii, pe prima pagin a unui discurs, n invitaie i n agend. Dintr-un anumit punct de vedere titlul este vitrina textului. Titlul red, instantaneu, sensul textului, orientnd
4

Bernard, Dagenais Campania de relaii publice,. p. 296.

percepia receptorului i punnd accentual pe cea mai pertinent informaie a coninutului, n general este scris cu caractere mai mari dect restul textului. Redactarea lui trebuie fcut corespunztor pentru ca emitorul s fie sigur c mesajul transmis va fi perceput de la primul contact vizual. Un rol aparte l are tonalitatea n redactarea unui mesaj. Dac se dorete nvluirea organizaiei ntr-o imagine de seriozitate i competen trebuiesc evitate jocurile de cuvinte i calambururile. Dac, din potriv, se dorete crearea unei imagini de familiaritate se va utiliza un limbaj popular i tutuirea publicului. n aceli timp este recomandat evitarea mesajelor moralizatoare. Odat ce mesajul a fost redactat acesta trebuie s vad lumina tiparului. Acesta este momentul n care mesajul se transform din punct de vedere tehnic n pliant, nregistrare sonor sau material video. La imprimarea mesajului pe hrtie sunt importante anumite aspecte precum: textul i personalitatea literelor, alegerea celor mai potrivite caractere, ncadrarea n pagin a imaginilor. Pentru un mesaj radiofonic trebuie gsit o voce bun care s l citeasc, precum i fondul sonor care o va acompania. De asemenea pentru televiziune trebuiesc alese locul de filmare, imaginile i persoanele care vor fi prezentate, dar i muzica de fond. Toate materialele de la un eveniment trebuie s respecte acelai background, iar odat ce a fost creat sigla evenimentului i textul de prezentare se poate trece la redactara invitaiei i a agendei. Invitaia trebuie s conin o succint prezentare a contextului n care are loc acest eveniment, ce i propun organizatorii sau altfel spus de ce ar trebui s participle invitatul la eveniment, organizatorii i partenerii, locaia, data i ora, durata evenimentului, tema exact i ordinea de zi, numele participanilor (dac este posibil), toate indicaiile tehnice (mijloace de transport, parcare, numr de telefon sau fax de la locul evenimentului), indicarea documentelor ce trebuie aduse, taxe de participare (dac este cazul), alte costuri previzionate, manifestri auxiliare, inuta, acceptarea persoanelor nsoitoare, schia drumurilor de acces rugmintea de a confirma participarea pn la o anumit dat indicarea duratei alocate lurii cuvntului (mpreun cu invitaia se trimite i un cupon pretiprit, pentru confirmarea din partea invitatului). Invitaia trebuie s fie nsoit de agend, care conine programul detaliat pentru fiecare zi, fiecare sesiune cu ceea ce se va discuta, moderatorii i speakerii. De multe ori, naintea trimiterii invitaiilor, participani primesc ntiinri despre eveniment, astfel nct acetia i vor organiza din timp programul. De ndat ce sosesc primele confimri la invitaiile trimise, acestea trebuiesc luate n eviden i evaluate; se iau n consideraie doleanele speciale ale participanilor (dac exist). Pe msur ce ziua evenimentului se apropie trebuie finisate ultimele retuuri, acum se comand ecunoanele, mapele, clreii i alte materiale necesare. Mapa trebuie s conin agenda, un pliant al evenimentului, coli de scris, un pix, cartea de vizit a oranizatorului (opional), materiale promoionale de la sponsori i un chestionar de evaluare a evenimentului. 8

Dac este cazul se pregresc eventualele distincii, cadouri, diplome destinate invitailor. De obicei ecusoanele se distribuie la locul desfurrii evenimentului, pe baza unei liste cu numele participanilor. Ecusoanele cu numele participanilor oficiali se pot introduce n mape, sau se vor aeza pe mas pentru a indica i locul n sal. Dac participanii nu se cunosc ntre ei sunt foarte utile ecusoanele la purttor. n acest caz trebuie s se in cont de urmtoarele aspecte: imprimarea numelor se face cu caractere ct mai mari; se prefer scriere prenumelor, naintea numelor, fr titlurile de politee, domnul/doamna; pot fi i marcate special prin culori, conform funciei invitailor n cadrul manifestrii; ecusoanele pentru doamne vor fi prevzute cu sistem de prindere cu lanuri. Dac numrul participanilor este prea mare, n afar de ecusoane se va mai expune ntr-un loc cu vizibilitate bun (ua de la intrare), un plan cu ordinea de aezare a scaunelor, pentru ca toi participanii s-i poat verifica locurile, nc nainte de a intra n sal. Dac este vorba de foarte muli participani, aezai la mese individuale (eventual numerotate), se mai recomand i afiarea unei liste alfabetice, cu fiecare nume i cu numrul corespunztor mesei.5 Cu cteva zile nainte are loc amenajarea slii, n funcie de locul de desfurare i de dotrile sli, respective, n propriul local sau ntr-unul nchiriat, care poate avea o astfel de destinaie. Este recomandat pregtirea unui spaiu care s poat servi ca secretariat al evenimentului, pentru nregistrarea participanilor, pentru ntocmirea documentelor manifestrii i pentru furnizarea informaiilor legate de aceasta. Se poate stabili un colectiv care prin rotaie s se afle permanent n birou pe ntreaga durat a evenimentului. Pentru eventualele doleane ale participanilor biroul mai poate fi dotat cu:ziare cotidiene, calendarul manifestrilor culturale locale, planul oraului, mersul trenurilor i al autobuzelor, al zborurilor (dac nu exist accesul la internet), ustensile de cusut, foarfece, band adeziv agent de curare, minifarmacie. Exist o serie de aciuni ce pot fi realizate cu ajutoare: preluarea invitailor de la punctele de sosire (aeroport, gar); asigurarea nsoitorilor pentru aducerea oaspeilor la locul desfurrii evenimentului; punerea la dispoziie a oferilor; asigurarea persoanelor care se vor ocupa de invitai la locul desfurrii manifestrii: asigurarea persoanelor care se vor ocupa de pres; stabilirea persoanelor care se vor ocupa de autoriti, personaliti, refereni; rezervarea primelor rnduri din sal, pentru aceti invitai;
5

Maria, Pariza, Op. Cit. p. 151.

asigurarea controlului la ua de la intrare; menionarea eventualelor schimbri intervenite n program; pregtire unor afie nschipionate Nu deranjai!, pe ua slilor de susinere a comunicrilor; luarea unor msuri de siguran pentru oficialiti; organizarea echipei de curieri; pregtirea unui avizier pentru comunicarea mesajelor participanilor; pregtirea filelor pentru evaluarea evenimentului. Dac va exista o mas festiv vor fi fcute urmtoarele pregtiri: primirea invitailor conform normelor de protocol; servirea cocktail-urilor ntr-o anticamer; se va discuta meniul, buturile i aranjamentele florale cu personalul locului; se va aranja tiprirea meniului; se va schia un plan al mesei, cu aranjarea invitailor; n cazul eveniemntelor care dureaz mai multe zile se ofer, de cele mai multe ori programe suplimentare pentru timpul liber al participanilor. n acest sens trebuiesc programate din timp persoanele nsoitoare. Printre aceste programe se pot numra:o coazier cu vaporaul, degustare de vin cu sau fr demonstraie culinar, spectacol de teatru, concert, balet, vizite la muzee, sau diverse programe cu tematic sportiv (paintball, petanque, bowling, billiard, fitness, jacuzzi, piscin, hidrobliciclete, golf, tenis, tir sportiv, sporturi de iarn, curse de cai, jocuri de noroc, etc.) i clasicele cumprturi de suveniruri. Reprezentanii mass-media au un rol aparte n cadrul unui eveniment deoarece ei aduc la cunotin publicului larg i nflueneaz cu privire la evenimentele la care asist. Reuita unui eveniment depinde n mare msur i de aprecierea sa pozitiv sau negativ de ctre mass-media. Relaiile cu presa se refer dup cum o arat i numele, la toate legturile pe care o organizaie le poate stabili cu mass-media; aceste relaii au drept scop promovarea n rndurile publicurilor int, prin diverse canale mediatice, a activitii organizaiei, a punctelor sale de vedere i a personalitii sale.6 Este vorba despre toate modalitile prin care ncearc s atrag atenia presei, dintre aceste aciuni cele mai importante sunt comunicatele de pres, conferinele de pres, ntlnirile i briefing-urile. Fiecare dintre acestea este mai mult sau mai puin complex, deoarece este important s se cunoasc modalitatea corect de prezentare a unui comunicat de pres, pentru ca el s fie preluat de ctre mass-media, sau cum se organizeaz o conferin de pres, unde, cnd sau care vor fi temele abordate n cadrul acesteia. Comunicatul de pres permite instituiilor de pres s afle o tire fr ca angajaii lor s prseasc radaciile. Exist mai multe tipuri de communicate, cum ar fi
6

Bernard, Dagenais, Op.cit. p.260.

10

comunicatul invitaie adresat presei, care e chemat s asiste la o manifestare anume, sau comunicatul tire, trimis cu cteva sptmni nainte de eveniment, pentru a favoriza apariia de tiri n presa scris i la televizor sau radio despre respectivul subiect. n timp ce conferina de pres constituie un eveniment n sine. Ea posed mai mult for dect un comunicat, deoarece permite jurnalitilor s pun ntrebri celor care susin conferina i s realizeze o documentare mai amnunit asupra subiectului. ns ea ii oblig pe jusnaliti s se deplaseze. Tebuie deci ca tirea furnizat cu acest prilej s justifice deplasarea, altfel, jurnaliti nu vor prezenta sau, dac o vor face, va exista riscul prezentrii negative a acesteia.7 Avnd n vedere faptul c mass-media poate ajuta foarte mult la reuita unui eveniment, n msura n care l poate transforma i ntr-un dezastru, organizatorii trebuie s stabileasc care sunt canalele mediatice cele mai potrivite pentru informarea publicului, pe care trebuie s le foloseasc. n acest sens, Bernard Dagenais, a realizat o clasificare a mediilor, evideniind avantajele i dezavantajele fiecruia. Pentru a stabili avantajele presei scrise acesta a ales s vorbeasc separate despre, ziare i reviste. Printre avantajele ziarelor se numra: flexibilitatea temporal (acestea sunt accesibile n 24 de ore, 7 zile din 7); flexibilitate spaial (publicaiile nu sunt limitate din punctul de vedere al spaiului, ziarele putndu-i mri numrul de pagini); flexibilitate din punctul de vedere al costurilor (se poate construi un anun pentru o singur apariie n ziar, spre deosebire de televiziune unde exist constrangerea difuzrii repetate); flexibilitate geografic; public atent (cotidianul solicit toat atenia din partea citittorului captivndu-l complet. Spre deosebire de audiovizual presa srcis rmne la dispoziia cititorului oricnd, n timp ce la radio sau la televizor totul st sub semnul efemeritii), efect vizual (ziarele permit prezentarea n imagini). Pe de alt parte revistele: au un public-int mai bine delimitat; prezint o calitate sporit; informaiile au profunzime (redactarea lor se poate face ntr-o lun, iar timpul pentru documentare este mai mutl fa de ziare); durata de via mai lung; public cu o educaie superioar (cititorii revistelor sunt n medie mai tineri i au o educaie superioar fa de media indivizilor). Radioul este omniprezent i constituie o surs de informare utilizat de toate categoriile de ceteni. Radioul nsoete peste tot ceteanul, este deci un canal mediatic
7

Ibidem

11

personal, intim. Emite 24 de ore din 24, ceea ce nseamn c poate atinge audiene diferite, ziua i noaptea. Televiziunea asociaz textul, imaginea, suntetul, micarea i muzica. Este cunoscut drept un mediu cu larg acoperire, constituind principalul mijloc de informare a majoritii oamenilor. Este un excelent mijloc de mobilizare i atragere a popularitii. Afiul poate fi gratuit, dac sunt instalate personal sau contra cost dac se apeleaz la serviciile de achiziionare de spaii n amplasamentele special rezervate acestui scop. Dup televiziune afiul constituie un excelent mijloc de acoperire masiv a publicului i de stimulare deoarece efectul su vizual atrage privirea. Canalul mediatic, va fi ales, in concluzie, n funcie de trei parametrii: msura n care atinge publicul int ntr-o manier mai potrivit dect altele; msura n care respectivul canal mediatic este adaptat pentru ndepliniera sarcinii de relaii publice care i este ncredinat; msura n care alegerea respect cadrul bugetar impus i calendarul de activiti stabilit.8 2. Desfurarea evenimentului n ziua evenimentului secretara trebuie s ajung prima la locul evenimentului i s fac o ultim verificare, asigurndu-se c totul este n regul. nainte de nceperea evenimentului se verific nc o dat sala, dac toate indicatoarele au fost bine plasate, dac sunt prezeni cei de la catering, se va supraveghea operaiunea de nregistrare a participanilor sosii, eliberarea mapelor, a ecusoanelor i satisfacerea altor necesiti. Organizatorul trebuie s fie n sal pentru a nota pentru conducere detalii n legtur cu anumite decizii i pentru a ntocmi procesul verbal. De asemenea trebuie s aib permanent n vedere ncadrarea n program, un eventual decalaj ar putea crea neplceri. Odat ce evenimentul s-a terminat munca organizatorului continua, acesta trebuie s i roage pe participanii ale cror expuneri nu au fost foarte clare, s fac precizrile de rigoare pentru a nu exista erori n raportul evenimentului, de asemenea poate solicita prezentrile n format electronic (dac este cazul). Se strng materialele documentare rmase pe mese (dup prsirea mesei de ctre participani), se returneaz echipamentul mprumutat sau nchiriat i se predau cheile personalului administrativ. 3.Evaluarea evenimentului n zilele urmtoare se ntocmete un raport (pe baza stenogramelor, a nregistrrilor sau a notielor personale) asupra evenimentului, pentru participani i pres, se completeaz lista de control cu noi proceduri i idei, rezultate n urma evenimentului, se ndosariaz toate documentele folosite, se discut dificultile ntmpinate, pentru a fi evitate pe viitor, dac s-au completat chestioanare de evaluare de
8

Maria, Pariza, Op. cit.p. 285.

12

ctre participani, se analizeaz i se trag concluziile corespunztoare, se vor trimite participanilor nregistrri, fotografii i alte documente rezultate n urma evenimentului i foarte important se vor expedia scrisori de mulumire participanilor de onoare, presei, precum i sponsorilor. Aceast ultim etapa din viaa unui eveniment este foarte important pentru organizatori, pentru c o analiz corect i obiectiv a evenimentului arat nu numai dac evenimentul i-a atins obiectivele, dar i dac logistica a fost bine conceput (dac mesajele au fost transmise la timp i n mod corect ctre invitai, dac aciunile planificate s-au suprapus cu situaii reale, dac s-au obinut efectele scontate i care au fost reaciile adversative, etc.). Tot n aceast etap se face bilanul notelor de plat i se compar cu bugetul iniial, se vor urmri mesajele transmise de mass-media i impactul pe care l-a avut evenimentul (se vor aduna, decupa i ndosaria toate articolele i fotografiile publicate), dup care se claseaz dosarul.

In concluzie se poate observa cu usurinta dupa expunerea acestui studiu de caz cat de mare este importanta cunosterii si aplicarii managementului proiectelor. Obtinerea succesului este strans legata de alegerea obiectivului, de planificarea proiectului, organizarea si desfasurarea proiectului si nu in ultimul rand de evaluarea acestuia. Doar punand in practica aceste cunostinte si respectand etapele pe care le-am dezvoltat in acest proiect se poate obtine reusita.

13

Bibliografie: DAGENAIS, BERNARD, Campania de relaii publice, Editura Polirom, Iai, 2003; VRGOLICI, NICULINA, De la secretar la asistent: evoluia unei profesiuni, Editura Ars Docendi, Bucureti, 2009; PARIZA, MARIA, Curs de secretariat i asisten managerial, Editura C.H.Beck, Bucureti, 2008; HERNIAUX, GRARD, Conducerea proiectelor de organizare; Editura Tehnic, Bucureti, 1995;

14