AUDITORIA

Fundamentos das Auditorias Interna e Independente 1 2 3 4 5 6 7 7.1 7.2 7.3 7.4 8 9 9.1 9.2 9.3 9.3.1 9.4 9.5 9.6 10 10.1 10.2 10.3 10.3.1 10.3.2 10.3.3 10.3.4 10.3.5 10.3.6 10.4 10.5 10.6 Introduo Origem da auditoria Auditoria interna Auditoria externa ou independente Comparao entre auditoria interna e externa O que leva uma empresa a contratar uma auditoria rgos relacionados com os auditores
CVM IBRACON CFC e CRC OIO

Controle interno Execuo dos trabalhos de auditoria Reviso do controle interno Avaliao do controle interno Levantamento do sistema de controle interno Questionrio de controle interno Responsabilidade do controle interno Papis de Trabalho Tipos de Parecer Case: Reorganizao da empresa e controle interno Entrevista Objetivo do servio Execuo do servio Implantao de um novo sistema de trabalho relacionado segregao de funes Comunicar e estimular o cumprimento das polticas, normas e procedimentos administrativos adotados Proteo dos ativos Controle fsico sobre os ativos / Controle de estoque Fluxo de caixa Sistemas de conferncia, aprovao e autorizao Empecilhos encontrados na organizao da empresa Sugestes Servios no executados

02 03 04 04 05 06 06 06 06 07 07 07 08 08 08 09 10 11 11 22 23 23 24 25 25 27 27 29 29 30 31 32 32

AUDITORIA 1. INTRODUO Examinando o material didtico encontrado atualmente nas livrarias, a impresso que se d que a auditoria interna, na prtica, uma funo ou atividade desenvolvida apenas por contadores, e que somente atravs deles, a empresa poder se balizar para tomar uma deciso correta para seus negcios. Grandes corporaes vem utilizando equipes mistas e interdisciplinares de profissionais nos trabalhos de auditoria interna, uma vez que os diagnsticos empresariais necessitam ser providos de anlises tcnicas e de enfoques diferenciados. As organizaes esto reavaliando o perfil dos auditores internos passando a exigir informaes agregadas de profissionais nas diversas cincias sociais para que os trabalhos sejam mais consistentes, mais abrangentes e com foco concentrado a real necessidade requisitada pelo empresrio.

2. ORIGEM DA AUDITORIA EXTERNA Como parte da evoluo do sistema capitalista, surgiu a auditoria. Com a expanso do mercado e o acirramento da concorrncia, as empresas que eram fechadas e pertenciam a grupos de familiares tiveram que se reestruturar, ampliado

AUDITORIA suas instalaes, investindo no desenvolvimento tecnolgico e aprimorando os controles e procedimentos internos em geral. Para processar todas essas mudanas as empresas tiveram que captar recursos junto a terceiros, principalmente mediante a emprstimos bancrios a longo prazo, e abrindo seu capital social para novos acionistas j que era impossvel obter certo volume de recursos por meio das operaes lucrativas da empresa ou do patrimnio de seus proprietrios. Para avaliar a segurana, a liquidez e a rentabilidade de seu futuro investimento, o investidor precisava conhecer a posio patrimonial e financeira da empresa, assim como, a capacidade de gerar lucros e como estava sendo efetuada a administrao financeira dos recursos na empresa. A melhor forma de o investidor obter essas informaes era por meio das demonstraes contbeis da empresa, que passaram a ter importncia muito grande para os futuros aplicadores de recursos. Como medida de segurana contra a possibilidade de manipulao de informaes, os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstraes fossem examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida capacidade tcnica, surgindo, assim, o auditor externo ou auditor independente.

Texto extrado do livro: Auditoria / Marcelo Cavalcanti Almeida (1996, p. 21)

3. AUDITORIA INTERNA A auditoria interna uma atividade de avaliao, independente dentro da organizao, para a reviso da contabilidade, finanas e outras operaes, como base para servir administrao. um controle administrativo, que mede e avalia a eficincia de outros controles. Examina o grau de confiabilidade das informaes e o desempenho das tarefas delegadas. Os principais objetivos so:

AUDITORIA verificar a existncia, a suficincia e a aplicao dos controles internos, bem como contribuir para o seu aprimoramento; verificar se as normas internas esto sendo seguidas; verificar a necessidade de melhoramento das normas internas vigentes; avaliar a necessidade de novas normas internas. Seu trabalho apresenta como caracterstica um maior volume de testes em funo da maior disponibilidade de tempo na empresa para executar os servios de auditoria. 4. AUDITORIA EXTERNA OU INDEPENDENTE A auditoria um conjunto de procedimentos tcnicos e legais que visam propiciar a emisso de um parecer ou opinio sobre as demonstraes contbeis, no sentido de verificar se estas refletem adequadamente a posio patrimonial ou financeira, o resultado das operaes e as origens e aplicaes de recursos da empresa examinada. Demonstraes financeiras utilizadas para a emisso do parecer: balano patrimonial; demonstrao do resultado do exerccio; demonstrao de lucros ou prejuzos acumulados ou demonstrao das mutaes do patrimnio lquido; demonstraes das origens e aplicaes de recursos; notas explicativas. A auditoria verifica, tambm, se as demonstraes seguem os princpios contbeis e se esses princpios foram aplicados com uniformidade em relao ao exerccio anterior.

5. COMPARAO ENTRE AUDITORIA INTERNA E EXTERNA ITENS 1. OBJETIVO AUDITORIA EXTERNA Opinar sobre as demonstraes financeiras. Independente com responsabilidade civil e contratao por perodo prdeterminado. Obrigatria em determinadas empresas. Empresa, rgos governamentais, credores e investidores em geral. AUDITORIA INTERNA Assessorar a administrao da empresa no efetivo desempenho de sua funo. H relao de dependncia com responsabilidades trabalhistas entre as partes. Facultativa. Empresa.

2. PROFISSIONAL

3. EXISTNCIA 4. A QUEM INTERESSA

AUDITORIA 5. PRODUTO FINAL Parecer sobre demonstraes financeiras. Relatrio de recomendaes/sugestes administrao.

6. O QUE LEVA UMA EMPRESA A CONTRATAR UMA AUDITORIA Geralmente, o servio de auditoria contratado pelas empresas em virtude de obrigao legal, deliberao interna ou solicitao de outras empresas que visam casos especficos, como: Medida de controle interno Imposio de bancos para concesso de crditos; Imposio de fornecedores para financiar as compras; Atendimento das exigncias do prprio estatuto ou do contrato social da empresa Para efeito de compra da empresa, incorporao, fuso ou ciso da empresa 7. RGOS RELACIONADOS COM OS AUDITORES Os principais rgos relacionados com os auditores so:
7.11 CVM COMISSO DE VALORES MOBILIRIOS

A CVM uma entidade autrquica vinculada ao Ministrio da Fazenda. Funciona como rgo fiscalizador do mercado de capitais do Brasil. Para se exercer atividades de auditoria no mercado de valores mobilirios (companhias abertas e instituies, sociedades ou empresas) o auditor est sujeito a prvio registro na CVM. 5

AUDITORIA

Para obter o registro na CVM, segundo Instruo n 04/78 da CVM, o auditor deve comprovar cumulativamente: estar registrado no CRC; haver exercido atividade de auditoria por um perodo no inferior a cinco anos, contados a partir da data de registro no CRC; estar exercendo atividade de auditoria, mantendo escritrio profissional legalizado, em nome prprio, com instalaes compatveis com o exerccio de auditoria independente. www.cvm.com.br
7.2. IBRACON INSTITUTO BRASILEIRO DE CONTADORES

O IBRACON uma pessoa jurdica de direito privado, sem lucrativos. Tem como objetivo fixar princpios de contabilidade e elaborar normas e procedimentos relacionados com auditoria (externa e interna) e percias contbeis. www.ibracon.com.br
7.3. CFC CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE E CRC CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE

Os conselhos representam as entidades de classe dos contadores. A finalidade principal desses conselhos o registro e a fiscalizao do exerccio da profisso de contabilista. www.cfc.org.br e www.crcmg.org.br
7.4. OIO INSTITUTO DOS AUDITORES INTERNOS DO BRASIL

A OIO uma sociedade civil de direito privado, sem fins lucrativos. O principal objetivo promover o desenvolvimento da auditoria interna, mediante o intercmbio de idias, reunies, conferncias, intercmbio com outras instituies, congressos, publicaes de livros e revistas e divulgao da importncia da auditoria interna junto a terceiros. 8. CONTROLE INTERNO O controle interno representa o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com o objetivo de proteger os ativos de uma organizao, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. So exemplos de controles contbeis: sistemas de conferncia, aprovao e autorizao;

AUDITORIA segregao de funes (pessoas que tm aceso aos registros contbeis no podem custodiar ativos da empresa); controles fsicos sobre ativos; auditoria interna. So exemplos de controles administrativos: anlises estatsticas de lucratividade por linha de produtos; controle de qualidade; treinamento de pessoal; anlise das variaes entre os valores orados e incorridos.

9. EXECUO DOS TRABALHOS DE AUDITORIA

9.1. REVISO DO CONTROLE INTERNO

A reviso do controle interno tem a finalidade de determinar qual a confiabilidade dos mecanismos existentes, para que possam definir quais e quando os procedimentos de auditoria sero utilizados e em qual extenso.
9.2. AVALIAO DO CONTROLE INTERNO

Essa avaliao realizada mediante a aplicao de questionrios que auxiliam na avaliao global do processo em estudo revelando o nvel de controle interno. Passos para avaliao do controle interno: levantar o sistema de controle interno; verificar se o sistema levantado o que est sendo seguido na prtica; avaliar a possibilidade de o sistema revelar de imediato erro e irregularidades; determinar tipo, data e volume dos procedimentos de auditoria.
9.2.1. AMPLITUDE DOS TESTES

Em primeiro lugar, o auditor externo deve se preocupar com erros que, individualmente ou cumulativamente, possam levar os leitores das demonstraes contbeis a terem uma interpretao errnea sobre elas. Portanto, o valor desses erros teria de ser significativo em relao s demonstraes contbeis. Em segundo lugar, normalmente, a empresa j tem um conjunto de procedimentos internos com o objetivo de evitar a ocorrncia de erros. O risco da ocorrncia de um erro, em uma empresa com um bom sistema de controle interno, muito menor que em uma empresa com um sistema de controle

AUDITORIA interno ruim. O auditor externo utiliza o sistema de controle interno da empresa para determinar a amplitude dos testes de auditoria. Quando o controle interno bom, o auditor externo faz um menor volume de testes; caso contrrio, o auditor externo faz um maior volume de testes. Caso a organizao possua um excelente controle interno (nota mxima), mesmo assim, o auditor externo tem de fazer o volume mnimo de testes devido o sistema de controle interno ter suas limitaes (conluio, incompetncia e negligncia).

9.2.1. AVALIAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO E VOLUME DE TESTES

Legenda Controle interno nota: 7 Controle interno nota: 2 Teste de 30% dos lanamentos contbeis Teste de 80% dos lanamentos contbeis

9.3. LEVANTAMENTO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

As informaes sobre o sistema de controle interno so obtidas das seguintes formas: leitura dos manuais internos de organizao e procedimentos; conversa com funcionrios da empresa; inspeo fsica desde o incio da operao (compra, venda, pagamentos, etc) at o registro no razo geral. Normalmente, as empresas de auditoria preparam questionrios padres de controle interno para serem preenchidos pelos auditores. Esses questionrios funcionam

AUDITORIA como um guia, no sentido de evitar que o auditor omita a avaliao de uma parte importante das operaes da empresa.

9.3.1. QUESTIONRIO DE CONTROLE INTERNO

A seguir, seguem dois modelos resumidos de questionrio de controle interno:

9.3.1.1. Questionrio Geral

A) As atribuies e responsabilidades dos funcionrios, sees, divises, departamentos e gerncia esto claramente definidas nos manuais internos da organizao? B) Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa (vendas, recebimentos, compras, pagamentos, salrios, registros contbeis, etc.) esto definidos nos manuais internos da organizao? C) A empresa utiliza um manual de contabilidade (estrutura das contas, quando cada conta deve ser debitada e creditada, modelos padronizados das demonstraes contbeis e relatrios gerenciais internos e as prticas contbeis utilizadas) a fim de permitir o registro ordenado e consistente de suas transaes? D) A empresa usa um sistema oramentrio (receitas, despesas, compras de matrias-primas e bens do imobilizado, etc.)? E) Os valores incorridos so comparados com os orados, sendo analisadas as variaes anormais e/ou significativas? F) As transaes e os controles esto sujeitos a uma verificao peridica por parte de um setor de auditoria interna?
9.3.1.2. Questionrio Vendas

A) feito um estudo para concesso do crdito ao cliente antes de ser processada a venda a prazo (a fim de minimizar as perdas de contas a receber com clientes duvidosos)? B) As informaes nas notas fiscais (quantidade, preos, clculos, impostos, nome e endereo do cliente, etc.) so conferidas de forma a reduzir a possibilidade de ocorrncia de erros? C) Existem controles que assegurem que todas as vendas sejam imediatamente contabilizadas? Considere: C1) as notas fiscais so numeradas seqencialmente?

AUDITORIA C2) as notas fiscais so emitidas por ocasio da venda? C3) os guardas no porto da fbrica impedem que saiam mercadorias sem as correspondentes notas fiscais? C4) uma cpia das notas fiscais enviada para a contabilidade? C5) a contabilidade confere a seqncia numrica das notas fiscais, verificando se todas foram recebidas e devidamente contabilizadas?
9.4. RESPONSABILIDADE DO CONTROLE INTERNO

A administrao da empresa responsvel pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificao de se est sendo seguido pelos funcionrios, e por sua modificao, no sentido de adapta-lo s novas circunstncias.
9.4.1. Manuais Internos

As atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos da organizao. As razes para se definirem as atribuies so: Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; Detectar erros ou irregularidades; Apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa.
9.5. PAPIS DE TRABALHO

Uma das normas da auditoria estabelece que o auditor deve colher elementos comprobatrios suficientes a fim de apoiar seu parecer sobre as demonstraes financeiras examinadas. Para atender esta norma, os auditores estabelecem papis de trabalho para registrar as evidncias obtidas durante a execuo do servio de auditoria.
9.5.1. Programa de Auditoria

Normalmente, as firmas de auditoria preparam programas-padres, a serem preenchidos pelos auditores, so os papis de trabalho, utilizados para auxiliar o auditor no planejamento, execuo, superviso e reviso. Os papis de trabalho registram evidncias para o parecer. Identificam as reas estudas e os processos analisados. Organizam o fluxo de trabalho da auditoria interna ou Independente.
9.5.1.1. Codificao dos papis de trabalho

Os papis de trabalho devem ser codificados de forma a possibilitar que as informaes sejam facilmente encontradas. A codificao pode ser feita por sistema numrico ou alfabtico, ou a combinao dos dois.
9.5.1.2. Tiques mais comuns utilizados nos programas de auditoria

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AUDITORIA

Os tique ou smbolos so apostos ao lado do nmero auditado e explicados na parte inferior do papel de trabalho, evidenciando dessa forma o servio executado. Alguns exemplos de tiques: Soma conferida; Conferimos com o razo geral; Conferimos com nossos papis de trabalho; Soma conferida; Conferimos com o somatrio dos registros analticos; Conferimos com documento suporte; Totalizado;

9.5.2. Outros Papis de Trabalho

Os outros papis de trabalho compreendem, entre outros: Cartas de confirmao de terceiros: Contas correntes bancrias; Aplicaes financeiras; Contas a receber; Fornecedores a pagar; Advogados. Cpias de documentos importantes: Estatuto social ou contrato social; Contratos; Manuais de procedimentos internos; Atas de reunies de acionistas, conselhos de administrao e fiscal e diretoria.

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AUDITORIA

9.5.3. Modelos de Papis de Trabalho

Caixa e Bancos
REF. A Navegao Martima 31/12/2002 Balano Patrimonial Ativo Caixa e Bancos A100 R$ 338.911,00 Aplicaes financeiras R$ 2.303,00 Contas a receber B100 R$ 450,00 TOTAL R$ 341.664,00
T

15/01/2003

REF. A-100 Navegao Martima 31/12/2002 Disponvel Saldo em Nome da conta 31/12/02 Referncias Caixa R$ 210.124,82 A-110 Bancos R$ 128.786,18 A-130 TOTAL R$ 338.911,00 A T 15/01/2003

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AUDITORIA

= Soma Conferida = Conferimos com o razo geral para a data indicada.

REF. A-110 Navegao Martima 31/12/2002 15/01/2003

CONTAGEM DE CAIXA REALIZADA EM 15/01/03 Dinheiro em notas R$196.096,00 Dinheiro em moedas R$ 3.522,82 Adiantamentos a empregados (viagens) R$ 10.506,00 TOTAL A-100 R$ 210.124,82

ADIANTAMENTOS PARA VIAGENS Data Empregado 20/12/02 Mrcio da Silva R$ 6.723,00 14/12/02 Roberto Carlos Morais R$ 3.783,00 TOTAL R$ 10.506,00

Declarao: Esse caixa foi contado na minha presena por um representante da auditoria e a mim devolvido intacto. _______________________________ Assinatura do responsvel pelo Setor financeiro = Inspecionamos recibos de adiantamento de viagens e faturas de servios prestados.

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AUDITORIA = Classificados indevidamente no disponvel. Deveriam ser contabilizados no grupamento de crditos. = Classificado erroneamente no disponvel. Deveria ser registrado em despesa (o empregado prestou contas em 31/12/2002).

REF. A-120 Navegao Martima 31/12/2002 15/01/2003 "CUTOFF" DE CHEQUES ltimos cheques utilizados Data Nmero Valor 20/12/02 331 R$ 10.100,00 12/12/02 10101 R$ 21.000,00 25/12/02 4108 R$ 17.000,00 18/12/02 15 R$ 33.000,00 Ch. em branco numerao De At 332 400 10102 10120 4109 4130 16 40

Bancos Bradesco Banespa Brasil Ita

= Verificamos que no existia cheque de numerao posterior do cutoff no extrato e no razo de dezembro de 2002. Verificamos tambm que no existia cheque de numerao anterior do cutoff no extrato e no razo de janeiro de 2003, e que no estivesse tambm pendente na conciliao bancria. NOTA: As informaes de ltimo cheque utilizado e de cheques em branco foram obtidas por ns por meio dos talonrios de cheques.

REF. A-130 Navegao Martima 31/12/2002 15/01/2003 Resumo de dinheiro em bancos

Banco Referncia Data do confirmao Extrato bancrio bancria 31/12/02 01/01/03 02/01/03 03/01/03 D-100 D-200 D-300 D-400 Saldo pelo extrato bancrio R$ 12.878,62 R$ 21.893,65 R$ 43.787,30 R$ 50.226,61 Somar Depsitos Despesas no banc. no Deduzir Crditos banc. no Cheques Saldo pelo razo Pendentes 0 0 0 0 R$ R$ R$ R$ 31/12/02 12.878,62 21.893,65 43.787,30 50.226,61

apresentados registradas registrados 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Bradesco Banespa Brasil Ita

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TOTAL 0 0 0 0 R$ 128.786,18 T A100

= Soma conferida com extrato de 31/12/2002

REF. A-140 Navegao Martima 31/12/2002 15/01/2003 Bancos Circularizao Bancos N da conta Saldo em Carta de Respondidas No 31/12/02 confirmao Respondidas referncia Bradesco 31306 R$ 12.878,62 C-100 R$ 12.878,62 Banespa 69520 R$ 21.893,65 C-200 R$ 21.893,65 Brasil 52526 R$ 43.787,30 C-300 R$ 43.787,30 Ita 74258 R$ 50.226,61 C-400 R$ 50.226,61 TOTAL R$ 128.786,18 R$ 84.998,88 R$ 43.787,30
T T T

A130

A100

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MODELO DA CARTA DE CONFIRMAO POSITIVA C-100 Juiz de Fora, 15 de janeiro de 2003. Ao Banco Bradesco. Para fins de simples conferncia, favor confirmar diretamente com os nossos auditores (Machado Auditores Independentes) o saldo da conta n 31306 que mantemos com esta agncia, em 31 de dezembro de 2002. Adicionalmente, caso haja alguma ressalva, solicitamos indicar na coluna de OBSERVAES. Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos, Atenciosamente _______________________________ Assinatura do responsvel pelo Setor financeiro

Confirmamos o saldo da conta n 31306 a empresa Navegao Martima Ltda, abaixo discriminado em 31 de dezembro de 2002. BANCO/CONTA Bradesco n 31306 SALDO EM 31/12/2002 OBSERVAES

________________,_____ de _____________de ______.

___________________________ Assinatura e Carimbo.

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Contas a receber
REF. B100 Navegao Martima 31/12/2002 15/01/2003

Contas a Receber Clientes Mercedes Benz R$ 25.000,00 Belgo Mineira R$ 31.360,00 Becton Dickson R$ 18.200,00 Fresenius Medial Care R$ 11.400,00 Baxter Hospitalar Ltda R$ 6.340,00 Paraibuna de Metais R$ 17.700,00 Bandeirantes Ltda R$ 38.400,00 Dermunas S.A R$ 55.000,00 Aimors Ltda R$ 61.600,00 Eldorado Cia Ltda R$ 65.000,00 Madereira Teka Ltda R$ 35.000,00 Ind. Palmeiras Ltda R$ 85.000,00 R$ 450.000,00 TOTAL T A

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REF. B110 Navegao Martima 31/12/2002 15/01/2003

Duplicatas a Receber por Idade de Vencimento

Discriminao N da Clientes Aimors Ltda Bandeirantes Ltda Baxter Hospitalar Ltda Becton Dickson Belgo Mineira Derminas S.A Eldorado Cia Ltda Fresenius Medial Care Ind. Palmeiras Ltda Ind. Palmeiras Ltda Madereira Teka Ltda Mercedes Benz Paraibuna de Metais TOTAL duplicata 35470 35473 35480 35487 35490 35451 35456 35483 35458 35467 35465 35485 35494 Data do vencimento 20/12/02 23/12/02 19/01/03 07/02/03 13/02/03 05/10/02 17/10/02 20/01/03 20/10/02 25/11/02 19/11/03 03/02/03 15/02/03 R$ 25.000,00 R$ 17.700,00 R$ 25.000,00 R$ 35.000,00 R$ 6.340,00 R$ 18.200,00 R$ 31.360,00 No Vencidas Vencidas 1 a 30 dias R$ 61.600,00 R$ 38.400,00 Vencidas 31 a 60 dias Vencidas 61 a 90 dias Total R$ 61.600,00 R$ 38.400,00 R$ R$ R$ R$ 55.000,00 R$ R$ 65.000,00 R$ 6.340,00 18.200,00 31.360,00 55.000,00 65.000,00

R$ 11.400,00

R$ 11.400,00 R$ 60.000,00 R$ 60.000,00 R$ 25.000,00 R$ 35.000,00 R$ 25.000,00

R$ 17.700,00 R$ 450.000,00 R$ 110.000,00 R$100.000,00 R$ 60.000,00 R$180.000,00 T B100

= Soma Conferida = Conferimos com o razo geral para a data indicada

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REF. B 120 Navegao Martima 31/12/2002 15/01/2003

Clientes Mercedes Benz Belgo Mineira Becton Dickson Fresenius Medial Care Baxter Hospitalar Ltda Paraibuna de Metais Bandeirantes Ltda Derminas S.A Aimors Ltda Eldorado Cia Ltda Madereira Teka Ltda Ind. Palmeiras Ltda Ind. Palmeiras Ltda TOTAL

Contas a Receber de Clientes - Circularizao Carta de Duplicatas Saldo em confirmao Respondidas No 31/12/02 referncia respondidas 35485 R$ 25.000,00 35490 R$ 31.360,00 35487 R$ 18.200,00 35483 R$ 11.400,00 35480 R$ 6.340,00 35494 R$ 17.700,00 35473 R$ 38.400,00 D-100 R$ 38.400,00 35451 R$ 55.000,00 D-200 R$ 55.000,00 35470 R$ 61.600,00 D-300 R$ 61.600,00 35456 R$ 65.000,00 D-400 R$ 65.000,00 35465 R$ 35.000,00 35458 R$ 25.000,00 D-500 R$ 25.000,00 35467 R$ 60.000,00 R$ 450.000,00
T

B100

PROCEDIMENTOS ALTERNATIVOS: Para as cartas no-respondidas ou recebidas, aplicamos os seguintes procedimentos-alternativos de auditoria: inspecionamos pedidos de compra, nota fiscal e duplicata; verificamos recebimento subseqente, por meio da inspeo de avisos bancrios e recibos de depsitos autenticados. = Confirmamos com o razo analtico de clientes = Conferimos a soma da listagem individual de saldo de clientes e verificamos que o total concorda com o saldo da respectiva conta do razo geral. NOTA: Foi utilizado o sistema de confirmao positiva A primeira solicitao foi enviada em 15/01/03 e a segunda em 06/02/03. 19

AUDITORIA

MODELO DA CARTA DE CONFIRMAO POSITIVA D-100 Juiz de Fora, 15 de janeiro de 2003. A Bandeirantes Ltda. Para fins de simples conferncia, favor confirmar diretamente com os nossos auditores (Machado Auditores Independentes) o saldo que mantemos com a Bandeirantes Ltda, conforme abaixo discriminado, em 31 de dezembro de 2002. Adicionalmente, caso haja alguma divergncia com os registros desta empresa, solicitamos indicar na coluna de OBSERVAES na natureza dessa divergncia. Antecipadamente gratos, subscrevemo-nos, Atenciosamente

_______________________________ Assinatura do responsvel pelo Setor financeiro

Confirmamos o saldo a pagar a empresa Navegao Martima Ltda, abaixo discriminado em 31 de dezembro de 2002. N DA DUPLICATA VALOR OBSERVAES

________________,_____ de _____________de ______.

___________________________ Assinatura e Carimbo.

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9.6. TIPOS DE PARECER

Existem basicamente quatro tipos de pareceres do auditor: Parecer sem ressalva ou padro; Parecer com ressalva; Parecer adverso; Negativa de parecer.
9.6.1. Parecer sem ressalva ou padro:

O auditor emite um parecer sem ressalva nas seguintes circunstncias: Exame efetuado de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas; Demonstraes financeiras elaboradas de acordo com os princpios fundamentais de contabilidade; Princpios contbeis adotados com uniformidade; Demonstraes financeiras contm todas as exposies informativas necessrias.

9.6.2. Parecer com ressalvas:

No caso da emisso de um parecer com ressalvas, o pargrafo-padro da opinio deve ser alterado de forma a deixar claro a natureza da ressalva e seu efeito sobre a situao patrimonial e financeira, o resultado das operaes, as mutaes do patrimnio lquido e as origens e aplicaes de recursos, se esse efeito puder ser razoavelmente determinado. Outra maneira de esclarecer a natureza da ressalva seria fazer referncia, no pargrafo da opinio, a uma nota explicativa ou a outro pargrafo do parecer, que descreva as circunstncias. Na hiptese de a ressalva ser to relevante que impea ao auditor expressar uma opinio sobre a adequacidade das demonstraes contbeis, tomadas em conjunto, h a necessidade da negativa de opinio ou opinio adversa.
9.6.3. Parecer adverso:

O parecer adverso emitido quando o auditor possui informaes suficientes para formar a opinio de que as demonstraes financeiras no representam adequadamente a posio patrimonial e financeira, o resultado das operaes, as mutaes do patrimnio lquido e as origens e aplicaes de recursos, de acordo com os princpios fundamentais de contabilidade. Esse fato ocorre quando o auditor constata que a transao to importante que no justifica a simples emisso de um parecer com ressalva.
9.6.4. Negativa de Parecer:

O auditor deve dar negativa de parecer quando ele no obtm elementos comprobatrios suficientes para formar sua opinio sobre as demonstraes financeiras tomadas em conjunto. Esse fato ocorre, normalmente em funo de limite no escopo do exame ou incertezas que possam ter efeito bastante relevante sobre a situao patrimonial e financeira, o resultado das operaes, as mutaes do patrimnio lquido, ou as origens e aplicaes de recursos.

10. Case: Reorganizao da Empresa e Controle Interno Necessidade do cliente: A cliente procurou a empresa com o seguinte argumento A minha empresa vende muito, mas eu no vejo o dinheiro. Preciso saber o que est acontecendo.

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AUDITORIA Diagnstico do servio: Reorganizao da Empresa e Controle Interno.

10.1. ENTREVISTA:

Atividade: revenda de materiais da construo civil; Atua h 11 anos no mercado; Empresa de pequeno porte (EPP); Localidade: Minas Gerais / Brasil; Funcionrios: 7 (sete); No existe segregao de funes; As atribuies e responsabilidades dos funcionrios no constam em um manual interno; Os procedimentos sobre as principais atividades da empresa no constam em um manual interno.
Patrimnio:

Veculos: 01 carro ; 01 caminho. Imveis: 01 galpo.

Custos Fixos:

Aluguel da loja; Aluguel da loja que serve como estoque; Salrio dos funcionrios; Obrigaes trabalhistas; Honorrio do contador; Seguro do carro; Plano de sade.
Custos Variveis:

Impostos atuais: Simples e ICMS / Micro Gerais Fornecedores Celular; Conta telefnica da empresa; gua; Luz; Gasolina.
Forma de Pagamento / Fornecedores:

vista Prazos: 30, 60, 90 120 dias 22

AUDITORIA Prazos: 7, 14, 21 ,28, 35, 42 dias

Forma de Recebimento / Clientes:

vista A prazo (sem limite para crdito) Caixa Econmica Federal Banco do Brasil Credicard Construcard Visa Losango
Cobrana:

Telefone Nota Promissria

10.2. Objetivo do Servio:

O principal objetivo do servio prestado consisti no controle interno da empresa de revenda de materiais de construo atravs da considerao dos seguintes itens: Segregao de funes; Comunicar e estimular o cumprimento das polticas, normas e procedimentos administrativos adotados; Proteo dos ativos; Controles fsicos sobre os ativos (controle de estoque); Fluxo de caixa; Sistemas de conferncia, aprovao e autorizao; Anlise de lucratividade por linha de produo; Anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos.

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AUDITORIA
10.3. Execuo do Servio: 10.3.1. Implantao de um novo sistema de trabalho relacionado segregao de funes: TRABALHO:

O dever de cada funcionrio dever ser claramente definido e desta forma respeitado. Cada um deve ser responsvel e saber prestar contas de seu cargo.
OBRIGAES DE VENDAS:

- Quantidade de funcionrios: 2 O atendimento no balco tem que ser eficiente tanto para o cliente quanto para a loja. Os funcionrios destinados venda devero fazer o controle desta, atravs da anotao de suas vendas dirias em um talonrio, sendo este armazenado durante todo o dia e arquivado para posterior controle. No caso da entrega ser de responsabilidade da loja, dever ser obrigao dos funcionrios da rea de vedas a emisso uma nota que comprove o recebimento de mercadorias por parte dos clientes no momento em que ocorrer a liberao do despacho para o entregador da mesma. Os vendedores devero estar cientes quanto s formas de recebimentos utilizadas pela loja (Caixa Econmica Federal, Banco do Brasil, Credicard, Construcard, Visa, Losango), assim como o valor mnimo estipulado para efeitos creditcios. O preenchimento da ficha de cadastro dos clientes deve ser obrigatrio, sendo a ficha completada por inteiro (nome completo, endereo completo, telefone, CPF, CI, consulta ao SPC, etc.), mesmo que este cliente seja parente ou amigo de funcionrio ou proprietria da loja. Os vendedores devero solicitar a pessoa responsvel pelo caixa da empresa, sempre que necessrio, as consultas a serem efetuadas perante o SPC, Cerasa, etc. e a verificao da ficha do cliente referente a existncia de dbitos anteriores no quitados. O cliente devedor s poder efetuar nova compra mediante pagamento de dbitos anteriores. O recebimento do dinheiro dever ser destinado somente ao caixa.
OBRIGAES DO CAIXA:

- Quantidade de funcionrios: 1 A pessoa responsvel pelo caixa dever ser incumbida tanto pela abertura como pelo fechamento deste, sendo responsvel pela prestao de contas na ocorrncia de faltas de caixa. Dever ser responsvel o valor mnimo para abertura de credirio. O credirio s poder ser concedido mediante a quitao de dbitos anteriores relativos s compras realizadas na loja ou em qualquer outro empreendimento. Os pagamentos das prestaes s devem ser aceitos pela pessoa responsvel do caixa, devendo esta dar baixa na ficha do cliente. As fichas dos clientes devero estar arquivadas de A a Z para facilitar a localizao da mesma na hora da venda. 24

AUDITORIA
OBRIGAES DAS COMPRAS / ESTOQUE:

- Quantidade de funcionrios: 1 O estoque responsabilidade da pessoa ligada as compras. O pedido ao fornecedor s poder ser realizado com a aprovao do responsvel pelas compras e estoques, depois de verificada a real necessidade da falta da mercadoria. Para a efetivao das compras dever ser levado em considerao a quantidade de mercadorias a ser solicitada mediante observncia do giro das vendas, o prazo do fornecedor para entrega da mesma e as possibilidades de pagamento do fornecedor. A pessoa incumbida das compras dever adotar mtodos de cotao para averiguar o melhor preo dentre os fornecedores. As notas de entrada e de sada de mercadorias devero ser repassadas para a pessoa responsvel pelas compras / estoques para que se tenha um total controle sob as vendas e os pedidos (giro de estoque, necessidade de mercadoria/pedidos).
OBRIGAES DA ENTREGA DE MERCADORIAS / CAMINHO:

- Quantidade de funcionrios: 2 O responsvel pela entrega dever conferir o total de mercadorias constantes na nota de pedidos com as mercadorias a serem despachadas. Na efetivao da entrega dever solicitar ao cliente a assinatura na nota emitida pelo pessoal de vendas que comprova o recebimento da totalidade de mercadorias. obrigatrio, no retorno do responsvel pela entrega, devoluo da nota que comprove o recebimento da mesma devidamente assinada pelo cliente. O entregador, sendo ele o motorista do caminho, dever estar ciente que a gasolina utilizada e qualquer conserto ou manuteno que porventura seja necessrio, dever primeiro ser levado ao conhecimento da proprietria da loja. Somente aps a liberao do pedido estar autorizado a efetuar os devidos servios especializados e/ou compras, devendo entregar ao responsvel pelo caixa as notas fiscais e recibos provenientes da operao realizada.
OBRIGAES DAS COBRANAS / PAGAMENTOS:

- Quantidade de funcionrios: 1 Visando facilitar o controle de recebimentos de prestaes e das cobranas dos clientes inadimplentes dever ser elaborado um caderno numerado de 01 a 30 ou 31 de todos os meses do ano. Neste caderno dever ser anotada, diariamente, toda a venda obtida atravs do credirio, pois desta forma ser mais fcil visualizar e cobrar dos clientes os pagamentos atrasados. Os pagamentos das obrigaes da loja devero ser quitados atendendo as datas de vencimentos correspondentes, sempre que possvel. O responsvel pelos pagamentos dever ter um controle geral das sadas de numerrios para as obrigaes contradas e vencidas no ms corrente, devendo manter-se atualizado sob os recursos disponveis provenientes do caixa, bancos e outros. O caderno que vem sendo utilizado para anotaes do cheques pr-datados e outros vencimentos referentes s obrigaes contradas da loja devero ser mantidos para que haja um controle sobre a situao dos numerrios disponveis no(s) banco(s) e no caixa da empresa. 25

AUDITORIA Qualquer pagamento para produzir efeito dever ter de contrapartida um recibo ou outro documento que comprove a quitao do dbito, assim sendo, s poder ser liberado para pagamento os servios ou materiais de consumo que atenderem a este requisito. O funcionrio deste setor fica responsvel pelos pagamentos, em geral.
10.3.2. Comunicar e estimular o cumprimento das polticas, normas e procedimentos administrativos adotados:

Todo o trabalho desenvolvido foi baseado em tcnicas contbil e administrativa e sempre levando em considerao a natureza do negcio. As orientaes foram fornecidas a proprietria atravs de relatrios e explicaes, sendo posteriormente repassados para os funcionrios da empresa a orientao necessria para uma perfeita execuo do trabalho proposto.
10.3.3. Proteo dos Ativos:

Aps o levantamento do patrimnio da empresa foi constatado que os veculos (carro, caminho) que foram comprados para atender as necessidades da empresa, no estavam devidamente regularizados. Atravs da referida constatao foi solicitado proprietria da empresa que providenciasse a regularizao dos mesmos atravs do registro dos bens no nome da empresa, levando em considerao que foram adquiridos para fins de utilizao da loja. Verificamos que na empresa ocorre uma incessante busca de emprstimos Foi solicitado que para qualquer aquisio de emprstimo deveria ser comunicado a consultoria contratada para que fosse realizado a anlise das taxas e as condies de pagamento, para que desta forma a empresa conseguisse arcar com as despesas oriundas dos emprstimos contrados e no caso da obteno do recurso a proprietria da empresa receberia uma orientao da melhor forma de canalizar o mesmo.
10.3.3.1. Empecilhos Encontrados na Organizao da Empresa:

Foram estabelecidos os critrios citados no item 14.3.2.2 visando um maior controle e proteo para os bens da empresa, contudo, estas orientaes no foram consideradas. Os bens da empresa (carro e caminho) no foram regularizados. Foram efetuados vrios emprstimos junto a instituies financeiras e a pessoas fsicas, inclusive pelos prprios funcionrios na ausncia da proprietria, sem consultar a empresa contratada de consultoria.

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AUDITORIA

10.3.3.2. Anlise Vertical da Empresa:

Foi realizada a anlise vertical da empresa, segundo semestre de 1999 e primeiro semestre de 2000, atravs do balano patrimonial. Contudo, aps analisarmos, constatamos que no seria vivel o fornecimento dos resultados obtidos, tendo em vista que o mesmo no retratava a realidade da empresa pelos seguintes fatores:
A empresa no obedece ao princpio da entidade. Princpio da Entidade: O Patrimnio, conjunto de bens, direitos e obrigaes, pertence entidade. Os atos e fatos que ocorrem diariamente na entidade, objetos de escriturao, referem-se vida da entidade, sem se confundirem com os interesses particulares dos scios ou proprietrios. A legislao tributria reconhece a validade desse principio, ao exigir anualmente, para efeito do imposto de renda, uma declarao de renda da pessoa jurdica (empresa) e uma declarao de renda da pessoa fsica de cada um dos scios ou do proprietrio. O balano patrimonial da empresa no demonstra:

Emprstimos Contrados A empresa utiliza recursos de terceiros mas os mesmos no esto representados no balano patrimonial. Os emprstimos, quando realizados, tm grande representatividade no balano patrimonial de uma empresa, pois retratam a falta de capacidade da mesma para arcar com seus compromissos, uma vez que esses emprstimos so utilizados apenas para pagamentos de dvidas (pagamento de funcionrios, impostos, despesas da empresa, etc.) e no para investimos na prpria empresa. Ativo Permanente Verificamos que o ativo permanente (galpo, caminho, carro, computador, xerox, entre outros) no estavam representados nas demonstraes contbeis, embora eles estejam presentes no dia a dia da empresa. Constatamos que a empresa, mais uma vez, est contrariando o princpio da entidade.
Valores Imprecisos:

As demonstraes contbeis apresentam valores que no condizem com a realidade da empresa, como o caso das contas: Caixa Os valores da conta Caixa no so reais, tendo em vista que os financiamentos realizados atravs da Caixa Econmica Federal eram conduzidos da seguinte forma: Parte do dinheiro do financiamento eram sacados da conta Bancos Conta Movimento e transferidos para o Caixa, que por sua vez, eram repassados aos clientes em vez da totalidade de entrega das mercadorias constantes na Nota Fiscal (venda). Mercadorias Os valores da conta Mercadorias so irreais, levando em considerao as 27

AUDITORIA negociaes efetuadas atravs da Caixa Econmica Federal, na qual as mercadorias eram baixadas na contabilidade mediante a emisso da nota fiscal, porm, no ocorria real sada de mercadoria devido ao repasse, total ou parcial, de dinheiro ao cliente. A empresa no possui ferramentas apropriadas para uma anlise real de seus ativos e passivos, levando-se em considerao que no existem um controle sobre os mesmos.
10.3.3.3. Orientao:

Quanto mais racionais forem os controles das diversas operaes da empresa, e quanto mais rapidamente os dados puderem chegar contabilidade, tanto melhor sero os demonstrativos contveis. Descarte definitivamente s prticas irregulares referentes ao convnio celebrado junto a Caixa Econmica Federal. Foi sugerido que a empresria estabelecesse um dilogo com o contador da empresa a fim de solicitar a contabilizao dos emprstimos contrados e do ativo permanente, a fim de proporcionar a empresa possibilidade de apurar o equilbrio e crescimento estrutural e patrimonial da mesma, sua situao financeira, etc.
10.3.4. Controles Fsicos sobre os Ativos (Controle de Estoque):

A contagem de estoque foi realizada, embora o contrato estabelecia apenas o controle do mesmo, ou seja, os funcionrios da empresa efetuariam a contagem das mercadorias e a consultoria contratada faria uma conferncia sob os itens levantados para verificar a veracidade das informaes. Houve a necessidade de se relevar o contrato e efetuar a contagem de mercadorias, sem a circularizao das mesmas, tendo em vista a necessidade de uma ordenao na empresa (prateleiras, balco, etc.) visto que o layout e organizao da loja eram precrios. Aps a contagem fsica das mercadorias foi solicitado que, a partir do dia seguinte da contagem, o funcionrio responsvel pelo estoque faria o seu controle diariamente atravs das notas fiscais emitidas e recebidas, referentes s vendas ocorridas e as compras adquiridas, respectivamente.
10.3.4.1. Empecilhos Encontrados na Organizao da Empresa:

A contratante no atendeu a solicitao relativa ao controle de sada e entrada de mercadorias, apesar da empresa de consultoria contratada ter esclarecido e orientado a proprietria e seus funcionrios para a necessidade da execuo do servio.
10.3.5. Fluxo de Caixa:

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AUDITORIA Verificamos que a empresa contrai vrios clientes atravs do convnio firmado com a Caixa Econmica Federal, contudo, a empresa no se beneficia desse convnio devido procedimentos irregulares que esto presentes na conduo dos negcios da empresa. Observamos que a empresa no tinha critrio para vendas prazo, ou seja, qualquer valor poderia ser adicionado a conta Duplicatas a Receber. Aps o levantamento das fichas de clientes constatamos que muitas dessas fichas estavam vencidas e que as mesmas no eram cobradas. Qualquer funcionrio tinha acesso ao caixa (no havia controle). O cliente no tinha contato com o caixa, o que permitia o pagamento da mercadoria atravs dos vendedores. Qualquer funcionrio comprava mercadorias dos fornecedores e muitas das vezes no havia nem a necessidade da compra.
10.3.5.1. Orientao:

Solicitamos a proprietria o descarte as prticas irregulares referentes ao convnio celebrado junto a Caixa Econmica Federal. Conforme segregao de funes foi estabelecido como obrigaes do caixa: Abertura, fechamento do caixa e a responsabilidade na prestao de contas; Respeitar o valor mnimo para efetuar compras a prazo; Vendas a prazo s podem ser efetuadas aps a realizao das consultas na ficha do cliente; Cliente com dbito na empresa ou em outro empreendimento no podero abrir credirio mediante quitao de dbitos anteriores. Para atender a necessidade de contato do cliente com o caixa sugerimos a alterao do layout da loja (o caixa ficava na parte de trs da loja, s os vendedores tinham contato com o caixa). Solicitamos a realizao de cobranas de recebimentos dos clientes inadimplentes, conforme segregao de funes atribudas ao responsvel pela cobrana / pagamentos e controle de cobrana via telefone. Sugerimos uma promoo com as mercadorias de baixa sada no estoque, visando a gerao de caixa e o giro do estoque. Estabelecemos que o pedido ao fornecedor s poderia ser realizado com a aprovao do responsvel pelas compras / estoque, depois de verificada a real necessidade da falta da mercadoria, conforme segregao de funes atribudas ao responsvel.
10.3.6. Sistemas de Conferncia, Aprovao e Autorizao:

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AUDITORIA

Foram estabelecidos, conforme segregao procedimentos de conferncia para serem adotados:

de

funes,

os

seguintes

Conferncia do estoque pelo funcionrio responsvel; Conferncia do caixa juntamente com a proprietria da empresa no final do dia e sempre que se fizesse necessrio; A autorizao pra sada de dinheiro do caixa da empresa seria de competncia da proprietria / administradora; Conferncia das entradas e sadas de mercadorias seria de responsabilidade do funcionrio responsvel pelas compras / estoques; Assinatura do cliente comprovando o recebimento de mercadorias constantes na nota fiscal; O responsvel pelas compras dever fazer no mnimo 3 (trs) cotaes para averiguar o melhor preo dentre os fornecedores. Cobrana de recebimento dos clientes inadimplentes, conforme segregao de funes atribudas ao responsvel pela cobrana / pagamentos e controle de cobrana via telefone; Incentivo para baixa de mercadorias do estoque atravs de promoes das mercadorias que tm pouca procura, visando a gerao de caixa e giro no estoque.
10.4. Empecilhos Encontrados na Organizao da Empresa:

As cobranas solicitadas para clientes inadimplentes estavam sendo feitas, porm, tiveram que ser canceladas devido o impedimento dos funcionrios ligados rea de vendas. Em algumas cobranas foram verificadas que os clientes no receberam a totalidade de mercadorias que apresentavam na ficha de pedido, ocasionando constrangimento do funcionrio responsvel pela cobrana. Foi constatado que o total das mercadorias constantes na ficha de pedidos do cliente no correspondem, em alguns casos, a totalidade de mercadorias entregue e anteriormente solicitadas pelos mesmos. Atravs desta prtica podemos visualizar que os funcionrios da rea de vendas esto trabalhado de forma incorreta, despachando mercadorias alm do que esto sendo vendido, com destino incerto. O volume de compras no est condizente com as vendas efetivadas e nem com o estoque constatado atravs das notas de entrada e sada, desta forma, podemos observar eu esto ocorrendo sadas de mercadorias de forma ilcita. As compras de mercadorias destinadas venda, esto sendo solicitadas sem a observao dos critrios pr-estabelecidos, onde deveriam ser efetuadas somente pela pessoa responsvel pelo estoque. A consultoria contratada aps ter efetuado a contagem fsica do estoque e a segregao das funes com as respectivas obrigaes atribudas a cada funcionrio e a prpria responsvel pela empresa, representado pela proprietria, no se responsabilizar pelo prosseguimento destes trabalhos pela falta de conscientizao dos mesmos.

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AUDITORIA

10.5. Sugestes:

Os bens da empresa devero ser liquidados, incluindo veculos, xerox, com o intuito de gerar recursos que devem ser direcionados ao pagamento das obrigaes anteriormente contradas; Oferecer descontos especiais para promover vendas; Incentivar seus clientes a pagarem as duplicatas antes dos vencimentos, concedendolhes vantagens (pode ser atravs de uma mala direta); Liquidar mercadorias inativas; Cortar custos oriundos de mau funcionamento, verificando a utilidade dos mesmos; Contratar um estagirio do curso de administrao de empresas para dar continuidade e prosseguimento na organizao da empresa.
10.6. Servios no executados:

Os itens 10.6.1 e 10.6.2 no foram concretizados pela consultoria contratada devido ao adiamento da contratante no repasse do preo de compra a contratada e, posteriormente, devido inadimplncia por parte da contratante das clusulas estabelecidas no contrato de prestao de servios.
10.6.1. Anlise de lucratividade por linha de produo:

Servio proposto neste tpico consiste na anlise de custo de cada produto comercializado na empresa e, posteriormente, a comparao dos custos incorridos a cada produto com o referido preo de venda, visando apurao da margem lquida por linha.
10.6.2. Anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos:

Aps a apurao da margem lquida de cada linha de produto, o servio aqui proposto seria a anlise do faturamento da empresa (gasto / lucro) atravs do levantamento dos produtos mais vendidos e a melhor margem para comercializao.

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