MACROPROCESO DE EVALUACION PROCESO CONTROL INTERNO SUPROCESO: AUDITORIAS INTERNAS

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1.

OBJETO

Establecer la metodologa para planear, realizar las auditoras internas y hacer seguimiento a los hallazgos y observaciones, con el fin de conocer la capacidad del Sistema Integrado de Gestin para cumplir con los requisitos, evaluar sus fortalezas, debilidades y detectar oportunidades para la mejora continua de los procesos. 2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para las etapas de planificacin y ejecucin de las auditoras internas, preparacin y entrega del informe y seguimiento a los compromisos establecidos en las auditoras internas de los procesos identificados en el Sistema Integrado de Gestin MECI Calidad. La auditora interna debe tener alcance en tres aspectos bsicos de evaluacin: Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales, reglamentarias y de autorregulacin que le son aplicables. Estratgico: hace referencia al proceso mediante el cual se evala y monitorea el desempeo de los sistemas gerenciales de la entidad, evalundose el logro de los objetivos misionales de la Gobernacin de Norte de Santander.

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Gestin y Resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestin de la entidad, con el fin de determinar el grado de economa, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los mtodos de medicin e informacin sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadana o partes interesadas.

3. DEFINICIONES

Auditoria: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditora. Auditor: persona con la competencia para llevar a cabo una auditora. La persona asignada para realizar la auditora interna, no debe tener responsabilidad directa sobre el proceso a auditar, para asegurar la objetividad de los resultados.

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Los auditores en la Gobernacin de Norte de Santander deben ser profesionales titulados con una formacin terica en Sistemas de Calidad bajo la NTC ISO 9001:2000, GP 1000:2004 y MECI as como un curso de Auditores Internos, estos con una duracin mnima de 24 horas adems de las certificaciones correspondientes. Los auditores no pueden auditar su propio trabajo. El auditor tiene la responsabilidad de realizar las auditoras en las fechas y unidades programadas, desarrollar las auditoras con objetividad siguiendo las directrices impartidas por el auditor lder, cumplir con las tcnicas establecidas, elaborar los informes de auditora y entregarlos oportunamente. Auditado: proceso o dependencia que es auditada. Para efectos de este procedimiento, es la direccin, secretaria, departamento administrativo o direccin administrativa, al cual se le realiza una auditora. La(s) persona(s) auditada(s) en dichos procesos o dependencias deben colaborar en todas las acciones y actividades necesarias para llevar a cabo la auditora, proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones correctivas y preventivas resultantes de las no conformidades identificadas en la auditora, definir fechas lmites para la implantacin de estas acciones y verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas

Equipo auditor: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditora. Programa de auditora: conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. Incluye todas las actividades necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorias. Plan de auditora: descripcin de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

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Ciclo de auditora: periodo de tiempo en el cual se desarrolla un programa de auditora. Competencia: atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades mejorando continuamente los procesos del SIG. Conclusiones de la auditoria: resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. Se debe realizar todo el esfuerzo para resolver opiniones divergentes y se registrarn las diferencias de opinin auditado-auditor. Si hay recomendaciones se har nfasis en que estas no obligan el proceso. Criterios de auditoria: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos que se usan como referente frente al cual se compara la evidencia de la auditoria. Estos criterios incluyen los requisitos reglamentarios. Evidencia de auditora: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora. La evidencia de la auditoria puede ser cuantitativa o cualitativa. Experto tcnico: persona que aporta experiencia y conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya a auditar, al equipo auditor. Hallazgos de auditora: resultados de evaluar la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditora. El hallazgo de auditora puede dar lugar a una conformidad o una no conformidad de acuerdo con los criterios del plan de auditora, pueden adems identificar oportunidades de mejora.

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No conformidad: incumplimiento de un requisito Observacin: deficiencia encontrada, que no puede ser registrada como no conformidad, debido a que no incumple con lo estipulado en los documentos, sin embargo hay evidencia de que algo anda mal. Es una oportunidad de mejora.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Reunin de apertura: momento inicial de la ejecucin de la auditora de campo en la cual participan los auditados y los auditores, la cual se realiza para presentar los participantes, recordar el objeto y alcance de la auditora, confirmar el plan que se va a iniciar, determinar la forma de desarrollar la auditora, confirmar la asignacin de recursos y acordar la reunin de cierre. Reunin de cierre: reunin en la que participan los auditados y los auditores una vez realizada la auditora en campo, en esta actividad se presenta el informe preliminar de la auditora donde se relacionan las observaciones y no conformidades encontradas para que el responsable del rea o proceso auditado defina las acciones correctivas a implementar. El resumen que se presenta debe contener adems del registro del formato que se tiene para tal fin, las conclusiones favorables y desfavorables. Trazabilidad: capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.

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Acciones correctivas: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. Es decir la accin correctiva acta sobre las causas de no conformidades que han ocurrido. Se toma para prevenir que vuelva a producirse. Acciones preventivas: conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin indeseable.

4. MARCO LEGAL Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento de la administracin pblica. Ley 872 de 2003 por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto 1826 de 1994 por el cual se reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993. Decreto 4110 de 2004 por el cual se adopta la norma tcnica de calidad para el Estado Colombiano NTC GP 1000 de 2004 y su respectivo anexo. Decreto 1599 de 2005 por el cual se adopta el modelo de control estndar para el Estado Colombiano. NORMA ISO 19011 gua tcnica para auditorias de sistemas de gestin de calidad. Normas de auditora generalmente aceptadas e instrumentos tcnicos emitidos por el DAFP.

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5.
No

REALIZACIN
DOCUMENTO REGISTRO ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA RESPOSABLE

Elaborar la programacin de auditoras para el SIG, a partir Todos los del anlisis de los procesos, considerando su estado e procesos importancia. Se debe realiza debe Legislacin tener en cuenta los resultados de vigente las auditorias previas y se deben auditar todos los procesos r por lo menos un ciclo de auditora al ao. Esta programacin quedar registrada en el formato programa de auditoras internas de calidad y Equipo auditor. Designacin del equipo auditor para el desarrollo de la Auditoria mediante memorando del jefe de la oficina asesora de control interno.

Programa de auditoria

Equipo Interno

Control MV- CI-AI-01

Memorando

Jefe Asesora Interno.

Oficina Control

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3 Documentacin existente del Proceso a evaluar

Revisar y analizar la documentacin existente y aprobada, obtenida de la base de datos de los procesos, de acuerdo al tema definido en el programa de auditoras y elaborar lista de verificacin que los Documentos suministrados son vigentes, y se audita el ciclo de gestin del proceso en el formato denominado lista de verificacin. Elaborar el plan de auditora, teniendo en: Representante legal, Auditor Lder, Objetivo, Alcance, Marco legal, metodologa, tiempo de ejecucin, Fecha de inicio, Fecha de cierre, fecha de comunicacin a Dependencia Auditada.

Equipo Auditor Anlisis de la documentacin existente

MV- CI AI- 02

4 Programa de Auditora

Plan de Auditora

Jefe oficina Control MV-CI-AI-03 Equipo auditor

5 Plan de Auditora

Comunicar a la dependencia a auditar, el proceso que se va a evaluar, el cronograma de la auditoria y el equipo o funcionario que realizar la auditoria.

Oficio

Jefe Oficina Control Interno

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6 Equipo Auditor Dependencia Auditada

Proceso a evaluar

Realizar reunin de apertura con las personas a auditar; ilustrar al auditado de manera clara y detallada acerca del objetivo, alcance e Itinerario de la auditoria. Adicionalmente resolver cualquier inquietud que en tal sentido tenga el auditado Ejecutar la auditoria al proceso programado (actividad de campo), para obtener pruebas tangibles de la implementacin y el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin y registrar los hallazgos. Los resultados quedan consignados en el formato lista de verificacin Realizar la reunin del equipo auditor para definir en consenso las conclusiones de la auditoria, consolidando Los informes la parciales de cada uno de los

Acta de reunin Jefe oficina Control Interno MV-CI-AI-04 Equipo Auditor

Conclusiones de la Auditora

Equipo Auditor MV CI-AI-02

Informe Parcial

Jefe Oficina Control Interno MV-CI-AI-05

Conclusiones

de

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Auditora

auditores, como insumo para el informe final en la reunin de cierre. Ver formato Informe de Auditora Interna. Realizar la reunin de cierre para analizar y socializar los de resultados de la auditoria, presentar las conclusiones del equipo auditor a los auditados, la cual debe ser, mximo tres das despus de la actividad anterior.

Equipo Auditor

9 Informe parcial Auditora

Conclusiones y observaciones

MV-CI-AI-05 Jefe Oficina Control Interno Equipo Auditor

10 Conclusiones observaciones

11

y hallazgos /no conformidades detectadas durante la auditora, efectuar las respectivas recomendaciones. Socializacin del informe de Auditora con Jefe y Informe de Auditora funcionarios de la Dependencia Auditada, para su anlisis y

Elaborar informe de auditora teniendo en cuenta los

Informe de Auditora

Jefe Oficina MV-CI-AI-05 Control Interno Equipo Auditor

toma de acciones mejoramiento.

12 Informe de Auditora

de

Acciones correctivas y/o preventivas adoptadas. Plan de Mejoramiento

Elaboracin plan de mejoramiento por parte de la dependencia auditada conforme a formato

Jefe Oficina Control Interno Equipo Auditor Dependencia Evaluada Jefe Oficina Auditada MV- CI-PM -01

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Planes de Mejoramiento

Nota : Remitirse al supproceso elaboracin y seguimiento planes de mejoramiento. 6. ANEXOS

DOCUMENTOS RELACIONADOS CDIGO MV-CI-EI NOMBRE Sup-proceso evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno

REGISTROS RELACIONADOS CDIGO MV-CI-AI-01 MV-CI-AI-02 MV-CI-AI-03 MV-CI-AI-04 MV-CI-AI-05 NOMBRE Programa de Auditora Lista de verificacin Plan de Auditora Acta de apertura y cierre de la Auditora Informe de Auditora

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Plan de Auditoria

FLUJOGRAMA

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Inicio

1 Elaborar la programacin de auditoras

5 Comunicar a la dependencia a auditar, el proceso que se va a evaluar

9 Realizar la reunin de cierre para analizar los resultados de la auditoria

FIN

2 Designacin auditor del equipo

6 Realizar reunin de apertura con las personas a auditar

10 Elaborar informe de auditora teniendo en cuenta los hallazgos /no conformidades detectadas durante la auditora 11 Socializacin del Informe de Auditora con Jefe y funcionarios de la Dependencia Auditada

3 Revisar y analizar la documentacin existente y aprobada

7 Ejecutar la auditoria al proceso programado (actividad de campo),

4 Elaborar el plan de auditora

8 Realizar la reunin del equipo auditor para definir en consenso las conclusiones de la auditoria

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Elaboracin plan de mejoramiento