TEORA Y GESTIN DE LAS ORGANIZACIONES (Unidad 4) 1 Ao Polimodal

LA INFORMACIN Concepto: En sentido general, la informacin es un conjunto organizado de datos que procesados, constituye un mensaje. Para las organizaciones, disponer de informacin til en el momento adecuado, consiste en uno de sus recursos ms importantes. El proceso comienza con la captacin de datos de la realidad en la que se desenvuelven, contina con el procesamiento y finaliza con la obtencin de informes que les permiten tomar decisiones con menor riesgo de equivocarse.

Captacin de datos

Procesamiento de los datos

Obtencin de Informacin

Los datos: Un dato es un antecedente que permite conocer con exactitud un asunto o suceso, de forma tal de poder deducir las consecuencias del mismo. Tambin pueden referirse a personas, organizaciones o cosas. Ejemplos: Una venta, los clientes, los proveedores, una empresa o las mercaderas que esta posee LA INFORMACIN EN LAS EMPRESAS En el desarrollo de la actividad de una empresa se producen distintos acontecimientos que deben ser registrados o anotados. Para cada acontecimiento se prepara un comprobante, que tiene todos los datos de la operacin efectuada. Ejemplo: En una factura de venta de mercaderas, contiene todos los datos relacionados con el vendedor y el comprador, el detalle de las mercaderas vendidas y la forma en que se efectu la operacin, adems de otros datos exigidos por la AFIP. (Administracin Federal de Ingresos Pblicos). Todos estos datos, as ledos no tienen ningn significado aparente. Pero, reunidos en una factura, estn informando acerca de odas las caractersticas con que se hizo una determinada operacin. En este caso la operacin fue una VENTA de mercaderas. Si reunimos un conjunto de datos que tengan relacin entre s y permitan hacer una interpretacin de los mismos, para tomar una decisin, estamos en presencia de informacin. Para transformar los datos en informacin, realizamos el procesamiento de los mismos. Por ejemplo: La tarea de una cajera en un supermercado.

Entrada de datos

Procesamiento de datos

Salida de informacin

Lectura del Cdigo de Barras

-Buscar el precio de cada artculo -Multiplicar el precio por unidades -Descargar del stock de mercaderas -Operacin realizada

Emisin de un ticket con el detalle de los artculos vendidos con precio unitario y total y los datos del sup0ermercado

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ORDENAMIENTO DE LOS DATOS. El ordenamiento se hace sobre la base de la informacin que se desea obtener, segn el criterio que elige la persona interesada. Los criterios de ordenamiento pueden ser: De acuerdo a su origen: internos de la empresa o externos a la empresa. Segn su clase: datos sobre compras, ventas, devoluciones. En orden cronolgico: por fecha, por nmero

CODIFICACIN DE LOS DATOS La utilizacin de cdigos est difundida en todos los mbitos. Ejemplos: Pago de impuestos..segn nmero de CUIT Precios en un supermercado..segn cdigo de barras.

A su vez la codificacin puede dividirse en: a. Forma Numrica: Ejemplo: Cdigos 001 al 200.Cuentas de Activo Cdigos 201 al 400.Cuentas de Pasivo. b. Forma Alfanumrica: Ejemplo: Patente del auto: ALT 138 c. El Cdigo de barras: Ejemplo: en un supermercado, el sensor toma los datos de los Productos. LOS REGISTROS: Un registro es un conjunto ordenado de datos relacionados con personas, cosas o hechos. El ordenamiento se produce conforme a un criterio definido. Ejemplo: Registro de asistencia de alumnos Las empresas ordenan los datos de sus clientes y proveedores en registros. A su vez estos registros son ordenados en archivos. Los archivos: Un archivo es un conjunto de registros, ordenados de una determinada forma. Ejemplo: Archivo de clientes Archivo de proveedores Archivo de mercaderas.

La organizacin de los archivos Los archivos pueden organizarse de diferentes maneras: a. En forma secuencial, uno detrs del otro: Archivo 1 Archivo 2 Archivo 3 Archivo 4

b. En forma aleatoria, sin orden alguno

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Archivo 3

Archivo 2

Archivo 1

Archivo 4

BASE DE DATOS La base de datos consiste en informacin almacenada en archivos de datos, que estn interrelacionados y que permiten proveer informacin organizada diferentes usuarios que pueden acceder a ella con facilidad. El elemento principal de una base de datos es la tabla en la cual se acumulan los datos vinculados entre si. Para relacionar las distintas tablas, se elige un dato que pueda identificar a los registros y se lo repite en cada tabla. Archivo 1 TABLA DE PEDIDOS
Pedido N Cliente Artculo Cantidad

Archivo 2 TABLA DE PRODUCTOS 3 2 4 2 Artculo 110 111 112 113 Producto Televisor Sanyo Televisor Audinac Televisor Philips Televisor Sony Precio $ 2.900 $ 2.400 $ 2.500 $ 2.100

201 202 203 204

Prez Martn Lpez Juan Luna Hctor Moro Ral

110 111 112 113

En este ejemplo: el cdigo del artculo sirve de nexo entre las dos tablas. Cuando haya que facturar al cliente Prez las mercaderas solicitadas, se tomarn datos de ambas tablas para hacerlo.

Cliente N201: Prez Martn Pedido: 3 unidades del Artculo N 110 (Televisores Sanyo) Valor de cada unidad: $ 2.900.Importe de la venta: $ 2.900 x 3 = $ 8.700.-