TablasDinamicasPatricia Acosta PDF

MS Excel Dinmicas
2010
Avanzado
Tablas
Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que pueden utilizarse para analizar, compartir y administrar los datos con facilidad. A travs del formato condicional podr comentar visualmente los datos con fines analticos y de presentacin los mismos que le permitirn encontrar fcilmente excepciones y reconocer tendencias importantes en los datos. Ms Excel a travs de las funciones, filtros y tablas dinmicas le brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs de los informes de grfico dinmico podr ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias.
Ing. Patricia Acosta Vargas, MSc. ISBN EN TRMITE E-mail: acostanp@gmail.com Web Site: http://.saccec.com/educacion/ Blog: http://www.aulaexcelavanzado.blogspot.com
MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Contenido
INTRODUCCIN A MS Excel 2010 ...........................................................................................................7 INICIAR EXCEL ...........................................................................................................................................7 Definiciones importantes .......................................................................................................................8 ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL ...................................................................................................9 FICHAS, GRUPOS y COMANDOS ...........................................................................................................11 TECLAS Y FUNCIONES QUE REALIZAN ...................................................................................................13 CREAR UN NUEVO LIBRO ......................................................................................................................14 GUARDAR UN LIBRO .............................................................................................................................15 TRABAJAR CON HOJAS .........................................................................................................................16 ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO ......................................................................................................18 AUTORELLENO......................................................................................................................................19 TIPOS DE DATOS ...................................................................................................................................21 FRMULAS..............................................................................................................................................21 Formatos ..............................................................................................................................................21 Formato de celdas ................................................................................................................................21 Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel ....................................................................21 Cdigos bsicos de formato de nmero ...............................................................................................22 Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros ............................................................23 FORMATO DE CELDAS ..........................................................................................................................24 FORMATO NMERO .............................................................................................................................27 ESTILOS RPIDOS ........................................................................................................................30 DESCARGAR UNA BASE DE DATOS DESDE LA WEB .................................................................................34 FORMATO CONDICIONAL .......................................................................................................................40
Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 2

Borrar el formato condicional .................................................................................................................46 Destacar grficamente el valor de cada celda ........................................................................................47 FILTRAR DATOS ....................................................................................................................................47 FILTRO AUTOMTICO ...........................................................................................................................48 AUTOFILTRO PERSONALIZADO .............................................................................................................53 Cmo utilizar el carcter comodn........................................................................................................57 Exportacin de datos............................................................................................................................58 Exportar de Excel a .txt .........................................................................................................................58 Importar un archivo .txt a Excel...........................................................................................................60 Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente .......................................................62 .xls a web (.html) ..................................................................................................................................65 DEFINICIN DE NOMBRES ....................................................................................................................65 Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo ...................................65 Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo ..........................................66 Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo ........................................................66 Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres.................................67 Cambiar un nombre ................................................................................................................................67 Eliminar uno o ms nombres ..................................................................................................................68 USO DE LOS HIPERVNCULOS ...............................................................................................................70 Definicin y funcionamiento de una direccin URL ............................................................................70 Crear un hipervnculo a un archivo nuevo ..............................................................................................71 Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente ..................................................................72 Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro .................................................................72
Ing. Patricia Acosta, MSc.
acostanp@gmail.com

Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico .................................................................73 Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web ...........................74 Eliminar un hipervnculo .........................................................................................................................74 VALIDACIN DE DATOS ........................................................................................................................75 CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS? ....................................................................................75 HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS ..........................................................................................76 MENSAJES DE ENTRADA .......................................................................................................................82 MENSAJES DE ERROR ...........................................................................................................................84 VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES .............................................................................88 COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS .................................................................................................93 VALIDAR LISTAS ..................................................................................................................................102 BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN ....................................................................................................107 BORRAR VALIDACIN DE DATOS ........................................................................................................108 GRFICOS ...........................................................................................................................................109 MOVER UN GRFICO A UNA NUEVA HOJA.........................................................................................111 APLICAR UN ESTILO AL GRFICO ........................................................................................................113 CAMBIAR TIPO DE GRFICO ...............................................................................................................116 AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS ........................................................................................................118 FORMATOS DE ETIQUETAS .................................................................................................................119 FUNCIONES ........................................................................................................................................122 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMA ................................................................125 FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMAR.SI ..........................................................128 FUNCIONES MATEMTICAS Y TROGONOMTRICAS: SUBTOTALES ....................................................131
acostanp@gmail.com

QUITAR SUBTOTALES .........................................................................................................................134 MS FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS ....................................................................134 ESQUEMAS .........................................................................................................................................138 Creacin automtica de esquemas .......................................................................................................138 FUNCIONES ESTADSTICAS: MXIMO .................................................................................................141 FUNCIONES ESTADSTICAS: MIN.........................................................................................................144 FUNCIONES ESTADSTICAS: PROMEDIO .............................................................................................147 FUNCIONES ESTADSTICAS: CONTAR ..................................................................................................149 FUNCIN MODA .................................................................................................................................153 FUNCIN MEDIANA............................................................................................................................154 MS FUNCIONES ESTADSTICAS .........................................................................................................155 FUNCIONES DE TEXTO: FUNCION CONCATENAR ................................................................................161 FUNCION MAYUS ...............................................................................................................................164 FUNCION MINUSC ..............................................................................................................................165 FUNCION ESPACIOS ............................................................................................................................165 FUNCION LOGICA SI............................................................................................................................167 MS FUNCIONES LGICAS .................................................................................................................170 FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA: CONSULTAV ...................................................................171 FUNCIONES DE INFORMACIN: ESERROR ..........................................................................................176 FUNCIONES ANIDADAS.......................................................................................................................178 PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES .......................185 Prctica: .............................................................................................................................................185 TABLAS DINMICAS............................................................................................................................189
acostanp@gmail.com

QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?....................................................................................189 SUGERENCIAS PARA CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA .......................................................191 CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ........................................................................................192 CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA CLSICA ......................................................196 HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA ...............................................................................................199 RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO ...................................................................................200 OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO ...........................................................................206 ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA ...............................................................................210 CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINMICA ................................................215 AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA ...............................................................220 FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA ...........................................................................223 CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR ............................................................................................227 GRFICOS DINMICOS .......................................................................................................................229 CREAR UN GRFICO DINMICO .........................................................................................................229 OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO ..................................................................................234 AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO ..........................................................235 BIBLIOGRAFA .....................................................................................................................................241
acostanp@gmail.com

INTRODUCCIN A MS Excel 2010
La versin 2010 presenta una interfaz de usuario en la que las herramientas se encuentran mucho ms fcilmente gracias a la Cinta de opciones y a la Barra de herramientas de acceso rpido, ofrece adems nuevas utilidades que permiten analizar, compartir y administrar la informacin de manera sencilla y segura. Una de las aplicaciones informticas ms utilizadas en las empresas son las hojas de clculo, que permiten al usuario manipular cualquier dato o informacin. El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno simple y uniforme para generar tablas de nmeros y a partir de ellos obtener mediante frmulas nuevos valores. Las hojas de clculo permiten a los usuarios manipular grandes cantidades de informacin de forma rpida y fcil que permiten ver los efectos de distintas suposiciones. El rea de aplicacin ms importante ha sido hasta ahora el anlisis profesional y ha servido para desarrollar modelos de gestin, entre los que se puede citar la planificacin de proyectos y el anlisis financiero, el anlisis contable, el control de balances, la gestin de personal, etc. En cualquier caso, los lmites de este tipo de aplicaciones dependen de la utopa del usuario. Permite desarrollar modelos personalizados que se pueden adaptar a las necesidades particulares de cada usuario. El interesado puede decidir lo que desea hacer y escribir su propio programa aprovechando la flexibilidad y la versatilidad de la hoja de clculo, con lo que se convierte en una herramienta de investigacin aplicada, de especial inters para economistas, investigadores, financieros, directivos, ingenieros o incluso para el hogar.
INICIAR EXCEL
Excel se puede iniciar de las maneras siguientes: 1. Se hace un doble clic sobre el acceso directo del Escritorio.
Ilustracin 1: Acceso a MS Excel 2010
2. Ir al men de Inicio Programas Microsoft Office Seleccionar Microsoft Office Excel 2010.
acostanp@gmail.com

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2010
Definicin Es un sistema que se utiliza para organizar, dar formato y analizar datos. Tiene una interfaz fcil de usar que ayuda a administrar con facilidad los datos. Consta de una cinta de opciones que contiene todos los comandos disponibles en Excel 2007. Los comandos se organizan en grupos, en las siete fichas que tiene la cinta de opciones.
Definiciones importantes
Celdas Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la interseccin de una columna con una fila. Su funcin es almacenar informacin que puede constituir un texto, un nmero o por una frmula. Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica, porque aparece con un borde sombreado, como se puede apreciar en el grfico anterior. Hoja de trabajo Una hoja de trabajo est formada de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuracin y caractersticas distintas y son tratadas como elementos diferentes del libro que las contiene. Generalmente se identifican como Hoja1 , Hoja2, Hoja3, etc. Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre. Libro Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada como si se tratase de un documento diferente. En la mayora de los casos, solamente se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de crear diez libros para controlar

las actividades financieras de una Empresa, se creen diez hojas dentro de un libro.
Extensin de un archivo o libro de Excel 2010

Un libro de Excel 2010 tiene la extensin: .xlsx Un libro de Excel 2010 para trabajar con macros tiene la extensin: .xlsm
ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

Descripcin El rea de trabajo de Excel 2010 mantiene una estructura intuitiva en la cual se observan elementos distribuidos y organizados de manera clara.
Elementos que forman parte del rea de trabajo en Excel 2010
acostanp@gmail.com
1. Ficha File o archivo. 2. Barra de ttulo. 3. Fichas de men. 4. Barra de frmulas. 5. Grupo del Portapapeles. 6. Grupo de Fuente. 7. Grupo de Alineacin. 8. Grupo de Formato de Nmero. 9. Grupo de Estilos. 10. Grupo de Celdas. 11. Grupo de Edicin. 12. Barra de Herramientas de acceso rpido. 13. Barras de desplazamiento. 14. Zoom. 15. Botones de presentacin. 16. Hojas del libro. 17. Barra de estado. 18. Celda activa. 19. Botn Minimizar. 20. Botn Restaurar. 21. Botn Cerrar. 22. Filas. 23. Columnas. 24. Cuadro de nombres. 25. Celdas. La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1. Celda activa: es aquella sobre la que tiene efecto las rdenes y funciones de celda que se puedan activar posteriormente. Un Rango de celdas, es un bloque de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son importantes en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
acostanp@gmail.com
10

La versin de Excel 2010 cuenta con hojas de trabajo formadas de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Etiquetas de pginas Se encuentran en la barra de divisin de etiquetas, que aparece en la parte inferior de la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y estn identificadas como Hoja1, Hoja2, estos nombres pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario. Se sugiere dar un nombre de acuerdo con contenido de la hoja. Por ejemplo, si la informacin que se maneja en la hoja se refiere a presupuestos del ao 2010; el nombre sugerido para esa hoja sera presupuesto 2010. Barra de frmulas La funcin de la barra de frmulas es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edicin del contenido de la misma (Presionando la tecla F2). Barra de estado Su funcin es presentar mensajes de orientacin o advertencia sobre los procesos que estn siendo ejecutados, as como el estado de algunas teclas, por ejemplo, si la tecla Bloq Num est activada o desactivada, etc.
FICHAS, GRUPOS y COMANDOS

Descripcin La cinta de opciones se ha diseado para ayudarte a encontrar fcilmente los comandos necesarios para completar una tarea.
acostanp@gmail.com
11
Elementos Fichas, Grupos y Comandos en Excel 2010
1. Ficha 2. Grupo 3. Comandos Los comandos se organizan en grupos lgicos, que se renen en fichas. Cada ficha est relacionada con un tipo de actividad (como escribir o disear una pgina).
Elementos Fichas
Por ejemplo, la ficha Herramientas de imagen slo se muestra cuando se selecciona una imagen. Es necesario que se tenga claro los tres elementos de la cinta de opciones en Excel 2010. Algunos grupos en la cinta de opciones se los puede activar partiendo de:
acostanp@gmail.com
12

Grupo Portapapeles Inicio Fuente Nmero Insertar Diseo de pgina Datos Grficos Configurar pgina Ajustar rea de impresin Opciones de hoja Esquema
Ficha
Otra forma de activar los cuadros de dilogo es seleccionando el objeto y haciendo clic derecho en el mouse para seleccionar los comandos deseados.
TECLAS Y FUNCIONES QUE REALIZAN

Para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el mouse o, simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, segn se detalla en el siguiente cuadro: TECLA FUNCIN Flecha a la derecha Flecha a la izquierda Flecha arriba Desplaza una celda hacia abajo CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la izquierda CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la derecha CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba RePag AvPAg ALT+RePag ALT+AvPag
QUE REALIZA Desplaza una celda a la derecha Desplaza una celda a la izquierda Desplaza una celda arriba Flecha abajo Ultima columna de la lnea actual Primera columna de la lnea actual Ultima lnea de la columna actual Primera lnea de la columna actual Desplaza una ventana hacia abajo Desplaza una ventana hacia arriba Desplaza una ventana hacia la izquierda Desplaza una ventana hacia la derecha
13
acostanp@gmail.com

CTRL+Retroceso CTRL+Inicio F5 Desplaza a la celda actual Ir a la celda A1 Activa el cuadro de dilogo. Ir a..
CREAR UN NUEVO LIBRO

Al ingresar a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el nombre de Libro1, sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de Excel est en blanco y es necesario crear un libro. Para esto, basta con dar clic en el Icono del Office y seleccionar Nuevo, o simplemente, dar clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas de acceso rpido.
acostanp@gmail.com
14

Figura 5. Crear nuevo libro o archivo de Ms Excel
Tambin funciona al presionar la combinacin de teclas Ctrl+U.
GUARDAR UN LIBRO
Para grabar o guardar un libro de Excel, activar el Men de Office , opcin Guardar, o tambin, presionar el icono Guardar Como o de la barra de herramientas de acceso rpido, hacer clic en el cono del disquete.
Figura 6. Guardar libro de Ms Excel
O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+G.
acostanp@gmail.com
15
Guardar libro
Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el que debe especificar la Carpeta o directorio, en la que desea guardar el libro. En el recuadro Nombre del archivo, escribir el nombre que quieras dar a tu libro. Finalmente, haz clic en el botn Guardar. Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opcin guardar, el sistema slo guarda la nueva versin del libro sin volver a solicitar el nombre.
TRABAJAR CON HOJAS

Cambiar a otra hoja en un libro. Haga clic en la etiqueta de la otra hoja
acostanp@gmail.com
16
Cambiar a otra hoja
Para seleccionar Una sola hoja
Realiza esto Haz clic en la etiqueta de la hoja. Haz clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga Dos o ms hojas adyacentes presionada la tecla MAYS y haz clic en la etiqueta de la ltima hoja. Haz clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuacin, mantenga Dos o ms hojas NO presionada la tecla CONTROL y haz adyacentes clic en las etiquetas de las dems hojas. Haz clic con el botn secundario del mouse a continuacin, elije Todas las hojas de un libro. Seleccionar todas las hojas en el men contextual. Mostrar un nmero mayor o menor de etiquetas
Seleccione la barra de divisin de etiquetas.
Barra de divisin de etiquetas
Puntero de divisin
acostanp@gmail.com
17

Cuando el puntero cambie al puntero de divisin, arrastre la barra de divisin de etiquetas hacia la derecha o hacia la izquierda. Para ver el nmero predeterminado de etiquetas de hoja, haga doble clic en la barra de divisin de etiquetas.
ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO

Cambiar nombre a las hojas de clculo Haz clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una ficha de la hoja de clculo en la parte inferior izquierda de la ventana y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre y, a continuacin, presiona ENTER. Agregar color a las fichas de las hojas Haz clic con el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja de clculo situada en la parte inferior izquierda de la ventana, elija Color de etiqueta y, a continuacin, selecciona el color que deseas. Insertar una hoja de clculo Haz clic con el botn secundario del mouse en una ficha de la hoja de clculo. Haz clic en Insertar hoja de clculo de la opcin Insertar hoja de clculo (a la derecha de las fichas de la hoja). Eliminar una hoja de clculo Haz clic en el botn secundario del mouse en la ficha de la hoja que desea eliminar. Haz clic en Eliminar. Insertar columnas Selecciona una columna, haz clic derecho, da clic en Insertar.
acostanp@gmail.com
18

Otra forma, en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haz clic en la flecha situada al lado de Insertar y, luego, en Insertar columnas de hoja. Eliminar columnas Selecciona la columna a eliminar, haz clic derecho, da clic en Eliminar. Otra forma, en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haz clic en la flecha situada al lado de Eliminar. A continuacin, haz clic en Eliminar columnas de hoja. Insertar filas Selecciona una fila, haz clic derecho, da clic en Insertar. Otra forma, haz clic en una celda situada inmediatamente debajo del lugar donde desea insertar la nueva fila. Despus, en la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haz clic en la flecha situada al lado de Insertar. A continuacin, haz clic en Insertar filas de hoja. Eliminar filas Selecciona la columna a eliminar, haz clic derecho, da clic en Eliminar. Otra forma, haz clic en una celda de la fila. En la ficha Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada al lado de Eliminar. A continuacin, haga clic en Eliminar filas de hoja. RECUERDA QUE: Para insertar o eliminar otra fila o columna despus de haber insertado o eliminado una, presione F4.
AUTORELLENO
Al usar el Controlador de relleno, permite ingresar datos de manera automtica. Permite continuar series, por ejemplo, dos celdas contiguas con el valor 1 y 2, podramos continuarlo con 3,4,5,6, Sin tener que escribirlo de forma manual.
acostanp@gmail.com
19

Se puede llenar contenidos de celdas sin ingresar texto de acuerdo a un patrn dado en la celda que se vaya a extender.
La figura muestra las celdas antes de arrastrar el controlador de relleno hacia el derecho y/o hacia abajo. Seguidamente se muestran resultados de haber usado el controlador de relleno. As por ejemplo, en la siguiente figura se muestra los valores 1 y 2 numricos en las Celdas A1 y B1. Seleccionando las dos celdas y usando el controlador de relleno arrastrndolo hacia la derecha se observa la generacin automtica de los valores 3 y 4 en las celdas C1 y D1.
Controlador de relleno
Aplicando el controlador de relleno
acostanp@gmail.com
20

Se pueden generar series con nmeros, fechas, horas, meses, das de semana, ordinales, etc. No obstante, el usuario puede generar y personalizar otras listas.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS
Es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.
Formatos Formato de celdas

Veremos las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto y forma de visualizar nmeros en la celda.
Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel

Para ver Smbolos de moneda Haga clic en Estilo de moneda
Nmeros como porcentajes Pocos dgitos detrs del separador Ms dgitos detrs del separador
Estilo porcentual Reducir decimales
Aumentar decimales
Tabla 1: Formato de nmero Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 21

Cdigos bsicos de formato de nmero
# Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor. 0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato. ? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero de dgitos variable. Para ver 1234,59 como 1234,6 8,9 como 8,900 ,631 como 0,6 12 como 12,0 y 1234,568 como 1234,57 Use este cdigo de formato ####,# #.000 0,# #,0#
44,398, 102,65 y 2,8 con decimales ???,??? alineados 5,25 como 5 1/4 y 5,3 como 5 3/10, con los # ???/??? smbolos de divisin alineados
Tabla 2: Cdigos bsicos de formato de nmero
Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero. Para ver 12000 como 12.000 12000 como 12 12200000 como 12,2 Use este cdigo de formato #,### #, 0.0,,
Tabla 3: Visualizacin de cdigos bsicos
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
[NEGRO] [AGUAMARINA] [MAGENTA] [BLANCO] [AZUL] [VERDE] [ROJO] [AMARILLO]
Tabla 4: Colores de formatos personalizados Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 22

Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los nmeros
1. 2. 3. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. Haga clic en el botn derecho Formato de celdas Para seleccionar un formato elija el Grupo de Formato de Nmero
Ilustracin 2: Formato de celdas
4.
Se visualiza:
Ilustracin 3: Formato personalizado Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 23

5. Seleccione la pestaa Nmero 6. En Categora seleccione: Personalizada. 7. Para esto escriba un valor en la celda, por ejemplo, si desea verlo en color azul escriba entre corchetes. Ejemplo: [Azul]
Ilustracin 4: Editar formato personalizado
8. Observe que los valores ingresados en las celdas se visualizarn en color azul. 9. Si adems desea ingresar una condicin, por ejemplo, que se visualicen en color azul todos nmeros con 2 decimales cuyos valores mayores o iguales a 10, caso contrario que se visualicen en color rojo. Las condiciones se escribirn as:
[Azul][>=10]#,00;[Rojo] #,00.
Para separar una condicin de otra se usa el separador de listas que se sugiere sea el punto y coma.
FORMATO DE CELDAS
Descripcin
acostanp@gmail.com
24

Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien, para que las hojas de clculo sean ms fciles de leer y que tengan una apariencia ms atractiva. Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de clculo antes o despus de ingresar los datos. Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las celdas y en las lneas de divisin de la hoja. Para hacer que la informacin importante destaque, se puede modificar la apariencia de los nmeros y del texto dndoles formato con negrita y cursiva, o aadiendo signos de moneda y comas.
Asignacin y Eliminacin de Formatos

El grupo Celdas del men de Inicio controla la mayora de los formatos que se aplican a las celdas de las hojas de clculo. Formatear es fcil: Basta con seleccionar la celda o el rango y elegir las rdenes apropiadas del men Formato. Por ejemplo, para aplicar un formato numrico a las celdas A4:D10, se deben seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas A4:D10. Desde el men Inicio, seleccionar Formato.
acostanp@gmail.com
25
Formato de celdas.
Luego elige Formato de Celdas. En el men elige la ficha Nmero, si no est activa. Desde el cuadro de lista Categora, selecciona Moneda Digita el nmero de decimales para el ejemplo coloca 2 en el recuadro Posiciones decimales. Pulsar Aceptar. Otra forma: Selecciona la celda a dar formato. Haz clic derecho sobre la celda. Selecciona Formato de celdas...
acostanp@gmail.com
26
Aplicar Formato de celdas.
FORMATO NMERO
Descripcin El formato General es el formato de nmero predeterminado que Excel aplica al escribir un nmero. La mayor parte de los nmeros a los que se les aplica formato mediante la

opcin General se muestran tal y como se escriben. Sin embargo, si la celda no es lo suficientemente ancha como para mostrar todo el nmero, el formato General redondea los nmeros con decimales. El formato de nmero General tambin utiliza la notacin cientfica (exponencial) para los nmeros grandes (12 o ms dgitos).
Como puedes observar el ejemplo sin formato luce as:
En este caso daremos el formato de Moneda con dos decimales al rango de B5 a G11. Para aplicar este formato realiza lo siguiente: Selecciona el rango de celdas a dar formato. Haz clic derecho, selecciona la opcin Formato de celdas...
acostanp@gmail.com
28

En el cuadro de dilogo Formato de celdas, selecciona la pestaa Nmero. En Categora selecciona Moneda. En Posiciones decimales selecciona el nmero 2. Selecciona el smbolo de moneda. Haz clic en Aceptar.
El resultado final queda as:
acostanp@gmail.com
29
ESTILOS RPIDOS
Descripcin El dar un formato para presentar los datos a veces nos toma mucho tiempo. Para solucionar esto Excel ha incorporado los estilos rpidos. Como puedes observar el ejemplo sin formato luce as:
acostanp@gmail.com
30
Sin formato
A este ejemplo aplicaras un estilo rpido. Para lograr esto realiza lo siguiente: Selecciona los datos a dar formato. Haz clic en Inicio. Selecciona Dar formato como tabla. Selecciona un estilo.
acostanp@gmail.com
31
Seleccionando un estilo rpido
Se visualiza el cuadro de dilogo Dar formato como tabla. Coloca un visto en la opcin La tabla tiene encabezados. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
32
Dar formato como tabla
Finalmente, observa cmo queda el resultado final.
Resultado final
acostanp@gmail.com
33

DESCARGAR UNA BASE DE DATOS DESDE LA WEB
Accesa a la direccin en donde se encuentre la base de datos a descargar, por ejemplo: http://www.superban.gov.ec/practg/p_index
Se Visualiza:
acostanp@gmail.com
34

Antes de descargar la base es importante identificar los separadores de decimales y miles que tiene la base de datos. Para el ejemplo tenemos: 6,200,404,304.24 El separador de decimales es el punto y el de miles es la coma. Por lo tanto se sugiere configura Excel con los separadores que est configurada la base de datos de la web. Para esto realiza lo siguiente:
Haz clic en Archivo Opciones Se visualiza:
acostanp@gmail.com
35
En opciones de Excel Selecciona Avanzadas Luego en:
acostanp@gmail.com
36
Desactivar (Quitar) el visto de la opcin Usar separadores del sistema. Verificar que coincida con los separadores de la base de datos a obtener de la web. Haz clic en Archivo Opcin Abrir
acostanp@gmail.com
37
En la opcin Nombre de archivo, pegar la direccin URL de la base. Por ejemplo: http://www.superban.gov.ec/practg/pk_cons_bdd.p_bal_entdd_finnc?vp_cod_tip_instt=3&vp_cod_ instt=1029&vp_anio=2011&vp_mes=05&vp_cod_tip_catlg=7
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
38
La base se visualiza:
acostanp@gmail.com
39

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite modificar el aspecto de determinadas celdas, de acuerdo al cumplimiento o no de reglas lgicas. Soporta hasta 64 condiciones. Por ejemplo: Dar el color de relleno rojo para los valores menores a 50000000. Para los valores entre 50000000 y 80000000 relleno amarillo y para los mayores a 80000000 relleno verde. Para resolver este ejercicio, primero selecciona los datos a aplicar el formato condicional.
Selecciona la pestaa Archivo. En el grupo Estilos. Haz clic en Formato Condicional Se visualiza:
acostanp@gmail.com
40
Como se aplicar ms de una regla, selecciona Administrar reglas
Para agregar una nueva regla haz clic en Nueva regla Se visualiza:
acostanp@gmail.com
41
Luego selecciona Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan En Dar formato nicamente a las celdas con, se configura: Valor de la celda con la opcin menor que, luego digita el valor, para el ejemplo 50000000, luego haz clic en el botn Formato
En la pestaa Relleno selecciona el color de relleno solicitado, por ejemplo el rojo.


Luego haz clic en Aceptar. Se visualiza:
Haz clic en Aceptar. Se visualiza:
De forma similar se ingresan las dems reglas. Para esto nuevamente haz clic en Nueva regla Se elige Aplicar formato nicamente a las celdas que contengan. Se configura la regla solicitada
Luego haz clic en formato, seleccionas el relleno solicitado
Haz clic en Aceptar. De forma similar se pueden ingresar hasta 64 reglas.
acostanp@gmail.com
44
En el ejemplo se configuraron tres reglas. Se visualiza:
Para aplicar todas las reglas a los datos seleccionados. Haz clic en Aceptar.

Se visualiza:
Borrar el formato condicional

1. Seleccione las celdas que contienen el formato condicional. 2. Ir al grupo Estilo haga clic en Formato condicional.
Eliminar reglas de formato condicional
3. Borrar reglas 4. Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
acostanp@gmail.com
46

Destacar grficamente el valor de cada celda
Seleccione un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional seleccione la opcin Barras de Datos y dentro de ella el color que quiere utilizar. Tambin puedes aplicar Escalas de color, para esto dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin Escalas de color y dentro de ella el rango de colores que deseas. En el formato condicional tambin puedes aplicar Conjunto de Iconos, para selecciona un rango de celdas, y dentro del men desplegable del botn Formato Condicional selecciona la opcin Conjunto de Iconos y dentro de ella el rango de iconos que desees utilizar
FILTRAR DATOS
Entre las herramientas de Excel estn la de filtrar datos que se usa para elaborar reportes que permitan tomar decisiones oportunas. Los filtros, te permiten disear de forma oportuna una serie de reportes que te ayudan a alertar a la empresa a tomar decisiones.
Los datos filtrados muestran las filas que cumplen los criterios que se han especificado y ocultan las filas que no cumplen. Al filtrar los datos, se pueden copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir sin tener que volver a organizarlo ni moverlo. Al aplicar Autofiltro, puedes crear tres tipos de filtros: Por una lista de valores. Por un formato. Por criterios. La herramienta para aplicar filtros est localizada en: La pestaa Datos. En el grupo de herramientas Ordenar y filtrar. En la opcin Filtro.
acostanp@gmail.com
47
FILTRO AUTOMTICO
Filtrar datos te permite aplicar criterios a una base de datos de forma que se obtenga resmenes de datos de forma rpida y oportuna. Por ejemplo: Filtrar los nombres de la lista de datos que pertenezcan a la ciudad de Ambato que pertenezcan al departamento de Marketing. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la pestaa Datos. Haz clic en Filtro.
acostanp@gmail.com
48
Observa que en la base automticamente junto al nombre de cada ttulo de la columna se coloca una lista desplegable En este caso se dice que la base est lista para filtrar. Para filtrar con respecto a un campo, haz clic en el campo a filtrar. En este caso haz clic en la lista de Ciudad. Desactiva el visto de la opcin (Seleccionar todo).
acostanp@gmail.com
49
Activa con un visto en el campo solicitado que cumpla el criterio. En este caso selecciona Ambato. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
50
Observa que la columna filtrada presenta el icono
acostanp@gmail.com
51
Luego de aplicar filtros el resultado final se visualiza:
acostanp@gmail.com
52

AUTOFILTRO PERSONALIZADO
Para esto se aplica el ejercicio: Filtrar los empleados de la ciudad de Quito con edades mayores a 30 y sueldos entre 2000 y 2500 La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la pestaa Datos. Haz clic en Filtro. En la columna Ciudad, selecciona la lista desplegable, y activa la opcin Quito. Haz clic en Aceptar.
En la columna Edad selecciona la lista desplegable.


Haz clic en Filtros de nmero. Selecciona Mayor que...
Se visualiza el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. En es mayor que digita 30. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
54
Para configurar los sueldos entre 2000 y 2500: Selecciona la columna Sueldo. Haz clic en la lista desplegable. Selecciona Filtros de nmero. Haz clic en Entre...
acostanp@gmail.com
55
Se visualiza el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado. En es mayor o igual a digita 2000. En es menor o igual a digita 2500. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
56
Visualiza el resultado del ejercicio propuesto.
Cmo utilizar el carcter comodn

Los caracteres comodn se pueden utilizar como criterios de comparacin para filtros de texto.
acostanp@gmail.com
57

Para buscar un texto con un nico carcter utiliza ? (signo de interrogacin. Por ejemplo: Buscar las palabras que inicien en Gr y que el tercer carcter tenga cualquier letra, del patrn a utilizar es: Gr? Si en la lista a buscar existen Grecia y Gracia; al buscar devolver: "Gracia" y "Grecia". Para buscar un texto con cualquier nmero de *(asterisco). caracteres utiliza
Exportacin de datos
Obtener datos desde Excel a formatos como .txt, .csv, y .html
Exportar de Excel a .txt

Abrir la base de Excel
Ir al botn Archivo en el caso de Excel 2010, hacer clic en Guardar como.
acostanp@gmail.com
58
Guardar como tipo: texto(delimitado por tabulaciones)(*.txt)
Clic en Guardar
Dar clic en Si Cerrar Excel

Clic en NO
Importar un archivo .txt a Excel

Abrir Excel Localizar el archivo a importar Se visualiza
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos
acostanp@gmail.com
60
Clic en abrir Se visualiza
acostanp@gmail.com
61

Clic en siguiente
Chequear que el separador sea el tabulador Clic en siguiente Clic en finalizar
Como recuperar en Excel un archivo con un separador diferente

Abrir Excel Localizar el archivo a importar Se visualiza
acostanp@gmail.com
62
Pero no observa los archivos de tipo texto, cambie tipo de archivo a todos los archivos
acostanp@gmail.com
63

Clic en abrir Se visualiza
El separador es en este caso / Clic en siguiente
acostanp@gmail.com
64

En separadores marcar con un visto la opcin OTRO y digitar el separador. Clic en siguiente Clic en finalizar
.xls a web (.html)

Es una de las exportaciones de datos ms Utilizadas por ser independiente del tipo de plataforma o sistema operativo. Debe guardar con el tipo de pgina web
DEFINICIN DE NOMBRES
Definir un nombre para una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo
1. Seleccione la celda, el rango de celdas o las selecciones no adyacentes a los que desee poner un nombre. 2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de frmulas.
acostanp@gmail.com
65

Cuadro Nombre 3. Escriba el nombre que desea utilizar para referirse a su seleccin. Los nombres pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. 4. Presione ENTRAR. Definir un nombre mediante una seleccin de celdas de la hoja de clculo Puede convertir rtulos existentes de filas y columnas en nombres. 1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rtulos de las filas y columnas. 2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Crear desde la seleccin.
3. En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, designe la ubicacin que contiene los rtulos al activar la casilla Fila superior, Columna izquierda, Fila inferior o Columna derecha. Definir un nombre mediante el cuadro de dilogo Nombre nuevo 1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Definir nombre.
2. En el cuadro de dilogo Nombre nuevo, en el cuadro Nombre, escriba el nombre que desea utilizar para su referencia. 3. Para especificar el mbito del nombre, en la lista desplegable mbito, seleccione Libro o el nombre de una hoja de clculo del libro. 4. De forma opcional escriba un comentario descriptivo de hasta 255 caracteres en el cuadro Comentario.

5. En el cuadro Se refiere a, siga uno de estos procedimientos: Para especificar una referencia de celda, escriba la referencia de celda.
Administrar nombres mediante el cuadro de dilogo Administrador de nombres Use el cuadro de dilogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos o determinar el mbito. Tambin puede ordenar y filtrar la lista de nombres y agregar, cambiar o eliminar nombres de una ubicacin con facilidad. Para abrir el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres.
Cambiar un nombre Si cambia un nombre definido o un nombre de tabla, tambin se cambian todos los usos de ese nombre en el libro. 1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desea cambiar y, a continuacin, en Modificar. Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el nombre. 3. En el cuadro de dilogo Editar nombre, en el cuadro Nombre, escriba el nuevo nombre de la referencia. 4. En el cuadro Se refiere a, cambie la referencia y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
67

5. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, en el cuadro Se refiere a, cambie la celda, la frmula o la constante representada por el nombre. Para cancelar los cambios no deseados o accidentales, haga clic en Cancelar o presione ESC. Para guardar los cambios, haga clic en Ejecutar o presione ENTRAR.
Eliminar uno o ms nombres

1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Frmulas, haga clic en Administrador de nombres.
2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar. 3. Seleccione uno o ms nombres mediante uno de los siguientes procedimientos: Para seleccionar un nombre, haga clic en l. Para seleccionar ms de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres, o bien presione Mays y haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo. Para seleccionar ms de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y haga clic con el botn del mouse en cada nombre del grupo. 4. Haga clic en Eliminar. Tambin puede presionar SUPR. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminacin.
Crear el nombre ciudad. Seleccionar los datos. Seleccionar la ficha frmulas. Haz clic en Administrador de nombres. Se visualiza:
acostanp@gmail.com
68
Haz clic en Nuevo.
En nombre digita un nombre para el rango de ciudades. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
69
Haz clic en Cerrar.
USO DE LOS HIPERVNCULOS

Los hipervnculos se pueden utilizar para realizar una de las siguientes acciones:
Ir a un archivo o una pgina web en una red o Internet. Ir a un archivo o una pgina web que tiene previsto crear en el futuro. Enviar un mensaje de correo electrnico. Iniciar la transferencia de un archivo, como una descarga o un proceso de FTP.
Cuando apunta a un texto o una imagen que contiene un hipervnculo, el puntero se convierte en una mano , indicando que puede hacer clic en el texto o la imagen.
Definicin y funcionamiento de una direccin URL

Cuando crea un hipervnculo, su destino se codifica como una direccin URL (Localizador uniforme de recursos); por ejemplo: http://ejemplo.microsoft.com/noticias.htm En la siguiente ilustracin se definen las partes de la direccin URL:
acostanp@gmail.com
70
Protocolo usado (http, ftp, file) Ubicacin de red o del servidor web Ruta de acceso Nombre de archivo
Crear un hipervnculo a un archivo nuevo

1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
Sugerencia Tambin puede seleccionar un objeto, como una imagen o un elemento de un grfico, que desee usar para representar el hipervnculo.
2. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
3. 4.
En Vincular ha, haga clic en Crear nuevo documento. Escriba el nombre del nuevo archivo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
5. En Cundo modificar, haga clic en Modificar documento nuevo ms adelante o en Modificar documento nuevo ahora para especificar cundo desea abrir el archivo nuevo para modificarlo. 6. En el cuadro Texto para mostrar, escriba el texto que desea usar para representar el hipervnculo. 7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. 8. Haga clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
71

Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente
1. 2. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
Sugerencia Asimismo, puede hacer clic con el botn secundario del mouse en la celda o el objeto y despus elegir Hipervnculo en el men contextual, o bien, presionar CTRL+ALT+K.
3. 4. En Vincular a, haga clic en Archivo o pgina Web existente. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para seleccionar un archivo, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin, haga clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo. 6. Si desea crear un hipervnculo a una ubicacin especfica del archivo o la pgina Web, haga clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desea utilizar. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo. 7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga clic en Aceptar.
Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de un libro

Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual o de otro libro, puede elegir entre definir un nombre para las celdas de destino o utilizar una referencia de celda.
1. 2. Seleccione la celda, el rango de celdas o a los que desee asignar un nombre. Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas .
Cuadro Nombre
3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de las celdas y a continuacin, presione ENTRAR.
acostanp@gmail.com 72

2. En una hoja de clculo del libro de origen, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo. 3. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
4.
En Vincular a, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para establecer un vnculo a una ubicacin del libro actual, haga clic en Lugar de este documento. Para establecer un vnculo a una ubicacin de otro libro, haga clic en Archivo o pgina Web existente, busque y seleccione el libro con el que desea crear el vnculo y, a continuacin, haga clic en Marcador. 1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
En el cuadro o seleccione un lugar de este documento, en Referencia de la celda, haga clic en la hoja de clculo con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin, escriba la referencia de la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda y haga clic en Aceptar. En la lista que aparece bajo Nombres definidos, haga clic en el nombre que representa las celdas con las que desea establecer el vnculo y haga clic en Aceptar. 2. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo. 3. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. Haga clic en Aceptar.
Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico

Cuando se hace clic en un hipervnculo a una direccin de correo electrnico, el programa de correo electrnico se inicia automticamente y crea un mensaje con la direccin correcta en el cuadro Para, siempre que haya instalado un programa de correo electrnico.
1. 2. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo. En el grupo Vnculos de la ficha Insertar, haga clic en Hipervnculo.
acostanp@gmail.com
73
3.
4. 5.
En Vincular a, haga clic en Direccin de correo electrnico.

En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin que desee. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico.
6. En el cuadro Texto, escriba el texto que desea utilizar para representar el hipervnculo. 7. Para mostrar informacin til cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin en pantalla. 8. Haz clic en Aceptar.
Crear un vnculo de referencia externa a los datos de una hoja de clculo en la Web
1. 2. Abra el libro de origen y seleccione la celda o el intervalo de celdas que desee copiar. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.
3. Cambie a la hoja de clculo donde desee colocar la informacin y, a continuacin, haga clic en la celda donde desee que aparezca la informacin. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegado especial. 5. Haga clic en Pegar vnculo.
Excel crea un vnculo de referencia externa para la celda o cada celda en el rango de celdas.
Eliminar un hipervnculo
Para eliminar un hipervnculo, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para eliminar un hipervnculo y el texto que lo representa, con el botn secundario del mouse, haga clic en la celda que contiene el hipervnculo y elija Borrar contenido en el men contextual.
acostanp@gmail.com
74

Para eliminar un hipervnculo y el grfico que lo representa, mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en el grfico y, despus, presione la tecla SUPR. Para desactivar un nico hipervnculo, haga clic en l con el botn secundario del mouse y elija Quitar hipervnculo en el men contextual.
VALIDACIN DE DATOS
Validacin de datos es sumamente til cuando deseas compartir un libro con otros miembros de la organizacin y deseas que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes. Por ejemplo, es posible que desees restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros positivos. En este libro aprenderemos cmo funciona la Validacin de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes tcnicas de validacin de datos disponibles
CUNDO ES TIL LA VALIDACIN DE DATOS?

La validacin de datos es sumamente til cuando deseas compartir un libro o archivo de Ms Excel con otros miembros de la organizacin y deseas que los datos que se escriban en l sean exactos y coherentes. Puedes aplicar la validacin de datos para los siguientes casos: Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista.
Restringir datos predefinidos en una lista
Restringir los nmeros que se encuentren fuera de un intervalo especfico.


Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico. Restringir las horas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico. Limitar la cantidad de caracteres de texto. Validar datos segn frmulas o valores de otras celdas.
HERRAMIENTA DE VALIDACIN DE DATOS

La herramienta de Validacin de datos se encuentra en la ficha Datos en el grupo de Herramientas de datos.
Figura 2. Ficha Datos
El grupo Herramientas de datos contiene:
Figura 3. Herramienta de Datos
Al dar clic en Validacin de datos se visualiza el cuadro de dilogo Validacin de datos que contiene tres pestaas: 1.Configuracin.
acostanp@gmail.com
76

2. Mensaje de entrada. 3. Mensaje de error.
En la pestaa de Configuracin se configura el criterio de validacin en la opcin Permitir. En la pestaa Mensaje de entrada se configura el mensaje de entrada que alertar al usuario sobre el tipo de datos que puede ingresar. La pestaa Mensaje de error permite que el usuario personalice el mensaje de error en el caso de que el usuario haya ingresado datos fuera del criterio de validacin.
CELDAS CON LONGITUD DE TEXTO

La validacin de datos permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. En este caso aprenderemos a validar una celda con una determinada longitud de texto. Prctica: En la proforma que solicita el RUC del cliente, puedes configurar una celda para que permita nicamente el ingreso del nmero de RUC (Registro nico del Contribuyente; para el caso de Ecuador) con una longitud de texto de mximo 13 (trece) caracteres. Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al configurar un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata de ingresar un texto mayor a los 13 caracteres, puedes configurar para que Excel emita un mensaje de error. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: 1. Selecciona la celda C5 haz un clic sobre el botn derecho. 2. Selecciona Formato de celda
acostanp@gmail.com
77
Dar formato de celdas
En el cuadro de dilogo Formato de celdas, 3. Haz clic en la pestaa Nmero 4. Selecciona Texto, pues ests configurando para que la celda reciba trece caracteres. Se visualiza:
acostanp@gmail.com
78
Configurar celda en formato texto
5. Haz clic en Aceptar. Con este proceso haz configurado la celda en formato texto. Para validar la celda con longitud de texto igual a 13 caracteres realiza lo siguiente: Selecciona la celda C5 1. Selecciona la pestaa Datos
acostanp@gmail.com
79
Validacin de celdas
2. En el grupo de Herramientas de datos, selecciona Validacin de datos. 3. Haz clic en la opcin Validacin de datos... Presenta el siguiente cuadro de dilogo Validacin de datos: 4. Selecciona la primera pestaa en este caso Configuracin. 5. En Permitir, selecciona de la lista desplegable la opcin Longitud del texto. 6. En la opcin Datos, selecciona igual a. 7. En Longitud de texto digita el nmero 13. 8. Para finalizar haz clic en el botn Aceptar.
acostanp@gmail.com
80
Configurar con longitud del texto
Probemos como funciona: Digita en la celda C5 el siguiente nmero de RUC: 1802452944001 Si el ingreso es correcto el dato ingresar sin problema, como se visualiza en la figura.
Ingreso de un dato que cumple la validacin
acostanp@gmail.com
81

Ahora para el caso en que el nmero de RUC sobrepasa el nmero de caracteres configurados. Observa que Excel emitir un mensaje de error. Ingresa el nmero: 18024529440012345
Ingreso de un dato que NO cumple la validacin
MENSAJES DE ENTRADA
Los usuarios observarn que al escribir datos no vlidos en una celda depende de cmo se haya configurado la validacin de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda.
Celda con mensaje de entrada
Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo deseas, este mensaje puede moverse y dejar visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC. No obstante, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una

determinada celda. Para configurar un mensaje de entrada realiza lo siguiente: Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5 Haz clic en la pestaa Datos. En el grupo de Herramientas de datos Selecciona Validacin de datos. En el cuadro de dilogo Validacin de datos. Haz clic en la pestaa Mensaje de entrada. Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de entrada, por ejemplo RUC. En Mensaje de entrada, digita el texto para el mensaje de entrada, por ejemplo; Ingresa un nmero de RUC que debe contener 13 caracteres.
Para finalizar, haz clic en el botn Aceptar. Probemos como se visualiza.

Configurando el mensaje de entrada
acostanp@gmail.com
83

Coloca el cursor en la celda que configuraste, para tu caso en la celda C5. Como observas junto a la celda se muestra el mensaje que configuraste en la pestaa Mensaje de entrada.
Se visualiza el mensaje de entrada
MENSAJES DE ERROR
Este tipo de mensaje aparece cuando el usuario escribe datos no vlidos. El mensaje que aparece antes de cualquier personalizacin que realices es el siguiente:
acostanp@gmail.com
84
Mensaje error
Para ingresar de nuevo los datos debes hacer clic en Reintentar, o para salir de este cuadro de dilogo da clic en Cancelar. Tambin puedes personalizar el mensaje de error.
Figura 15. Configura el mensaje de error
acostanp@gmail.com
85

Para configurar un mensaje de error realiza lo siguiente: Selecciona la celda a configurar en tu caso la celda C5 Haz clic en la pestaa Datos. En el grupo de Herramientas de datos. Selecciona Validacin de datos. En el cuadro de dilogo Validacin de datos. Haz clic en la pestaa Mensaje de error. Activa con un visto la casilla de verificacin Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos. En la opcin Ttulo, digita el ttulo para el mensaje de error, por ejemplo: RUC. En Mensaje de error, digita el texto para el mensaje de error, por ejemplo; El nmero de RUC slo pude contener 13 caracteres.
Visualiza el mensaje de error
En cuanto a los estilos de error existen de tres tipos:
acostanp@gmail.com
86

1. Estilo Detener: Este tipo de error permite detener el ingreso de datos. Evita que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones Reintentar o Cancelar.
2. Estilo Advertencia: Advierte a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en S para aceptar la entrada no vlida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
Estilo Detener
Estilo Advertencia
3. Estilo Informacin: Informa a los usuarios que los datos que han escrito no son vlidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el ms flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Informacin, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no vlido o en Cancelar para rechazarlo.
Estilo Informacin
acostanp@gmail.com
87

Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos: El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido. Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas) especifica datos no vlidos en la celda.
VALIDAR NMEROS ENTEROS DENTRO DE LMITES

La validacin de datos permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. En este caso aprenderemos a validar un rango de celdas con nmeros enteros dentro de lmites permitidos. Prctica: Validar el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20. De tal forma que bloquee el ingreso de datos no permitidos.
Validar nmeros enteros entre lmites
acostanp@gmail.com
88

En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20. Para llegar a la solucin realizamos lo siguiente: Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso selecciona el rango de D10 a D19. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Validacin de datos. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la pestaa Configuracin. En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero. En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que deseas. Por ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, selecciona entre. Escribe el valor mnimo, mximo o especfico que deseas permitir.
Figura 21. Configurar validacin
acostanp@gmail.com
89

Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco (nulos), activa o desactiva la casilla Omitir blancos. Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada. Para esto realiza lo siguiente: Selecciona la pestaa Mensaje de entrada. Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda. Digita un Ttulo para tu mensaje de entrada. Digita un texto para tu Mensaje de entrada. Finalmente, haz clic en Aceptar.
Configurar mensaje de entrada
acostanp@gmail.com
90

Puedes observar que al seleccionar un celda, se visualiza el mensaje que configuraste en la pestaa mensaje de entrada.
Visualizar mensaje de entrada
Ahora para configurar el mensaje de error realiza lo siguiente: Selecciona la pestaa Mensaje de error. Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos. Selecciona el Estilo de error. Digita el Ttulo que se visualizar en la ventana de error. Digita un texto para el Mensaje de error. Finalmente, da clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
91
Configurar mensaje de error
Puedes observar, que al ingresar un dato no permitido, Excel te enva el cuadro de dilogo que configuraste en el mensaje de error.
acostanp@gmail.com
92
Visualizar mensaje de error
COMPROBAR ENTRADAS NO VLIDAS

Al recibir hojas de clculo de usuarios que pueden haber introducido datos no vlidos, Excel permite configurar de modo que muestre crculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios de validacin. De tal forma que agilitan la bsqueda de errores en las hojas de clculo. Para esto utilizaremos los botones Rodear con un crculo datos no vlidos y Borrar crculos de validacin en la barra de herramientas Auditora.
acostanp@gmail.com
93

Prctica: Valida el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20. De tal forma que permita el ingreso de otros valores bajo previa confirmacin. Aplica el estilo de Advertencia.
Validar con estilo de advertencia
En esta prctica aprenderemos a validar el rango de D10 a D19 con nmeros enteros entre 1 y 20. De tal forma que permita el ingreso de otros valores bajo previa confirmacin. Aplicaremos el estilo de Advertencia. Para dar solucin al problema planteado realizaremos lo siguiente:

Selecciona las celdas que deseas validar. En este caso el rango de D10 a D19. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Validacin de datos. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la pestaa Configuracin. En el cuadro Permitir, selecciona Nmero entero. En el cuadro Datos, selecciona el tipo de restriccin que deseas. Por ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, selecciona entre. Escribe el valor mnimo, mximo o especfico que deseas permitir.
Configurar validacin
Para especificar cmo deseas administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. Ahora te invito a que configures la pestaa de mensaje de entrada. Para esto realiza lo siguiente: Selecciona la pestaa Mensaje de entrada. Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda.

Digita un Ttulo para tu mensaje de entrada (mximo 225 caracteres). Digita un texto para tu Mensaje de entrada (mximo 225 caracteres). Finalmente, haz clic en Aceptar.
Configurar mensaje de entrada
Puedes observar que al seleccionar con el mouse las celdas o una de las celdas despliega el mensaje de entrada, que configuraste anteriormente.
acostanp@gmail.com
96
Visualizar mensaje de entrada
Para configurar el mensaje de error, de tal forma que permita el ingreso de otros valores bajo previa confirmacin realizamos lo siguiente: Selecciona la pestaa Mensaje de error. Haz clic en la casilla de Mostrar mensaje de error si se introducen datos no vlidos. Selecciona el Estilo de error. En este caso seleccionaremos el estilo Advertencia. Digita el Ttulo que se visualizar en la ventana de advertencia. Digita un texto para el Mensaje de advertencia. Finalmente, da clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
97
Configurar mensaje de error
Para probar ingresa un dato no permito en una de las celdas configuradas anteriormente. Se puede observar que despliega el mensaje de error configurado en el mensaje de error.
acostanp@gmail.com
98
Visualizar mensaje de error
En este mismo ejercicio ingresa datos permitidos y no permitidos. De tal forma que comprobaremos que entradas no son vlidas.
Ingresar datos no permitidos
Para determinar qu valores no cumplen la regla de validacin, realiza lo siguiente:


Selecciona la ficha Datos. En el grupo de Herramientas de datos. Haz clic en Validacin de datos.
Herramientas de datos
Haz clic en la lista desplegable de Validacin de datos y selecciona Rodear con un crculo datos no vlidos.
Rodear con un crculo datos no vlidos
Luego de aplicar la accin anterior se visualiza:
acostanp@gmail.com
100
Visualizar datos no vlidos
Los valores de las celdas estn rodeados con un crculo porque no cumple una regla de validacin. Este crculo es de utilidad para mostrar de forma temporal y visual los datos que contiene una hoja de clculo que no cumplen las reglas de validacin. El crculo desaparecer cuando corrija los datos de las celdas. Al guardar el archivo deja de mostrar los crculos rojos. Para borrar los crculos de validacin, selecciona la opcin Borrar crculos de validacin.
Borrar crculos de validacin
acostanp@gmail.com
101

VALIDAR LISTAS
Esta herramienta permite que Excel supervise el ingreso de informacin en una hoja de clculo sobre la base de un conjunto de criterios previamente establecidos. Puedes crear una lista de entradas que se aceptarn en una celda de la hoja de clculo y a continuacin, restringir la celda para que acepte nicamente las entradas de la lista mediante el comando del men Datos opcin Validacin. El usuario que introduzca los datos puede hacer una seleccin en la lista. Prctica: Validar la celda C5, con una lista de datos desde I6 a I15 localizada en la misma hoja. Al validar te permitir seleccionar el nmero de RUC (Registro nico del Contribuyente) de la lista desplegable. Adems cuando el usuario seleccione la celda puedes alertarlo al configurar un mensaje de entrada. De igual forma, si el usuario trata de ingresar un RUC no permitido, puedes configurar para que Excel emita un mensaje de error, en este caso aplica el estilo grave. Para resolver el ejercicio planteado realiza lo siguiente: Selecciona la celda que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Validacin de datos. En el cuadro de dilogo Validacin de datos. Haz clic en la ficha Configuracin. En el cuadro Permitir. Selecciona Lista. En Origen, selecciona el rango de datos que ser parte de la lista desplegable de la celda C5. Finalmente, haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
102
Validacin de listas
Luego de validar se visualiza el contenido de la lista desplegable.
Lista desplegable
acostanp@gmail.com
103

Si desea utilizar otra hoja de clculo, escriba la lista en dicha hoja de clculo y, a continuacin, define un nombre. Por ejemplo, valide la celda F6 con las ciudades localizadas en la hoja ciudades. Para solucionar este caso hay que definir un nombre. Cmo definir un nombre Selecciona el rango de celdas que deseas asignar un nombre. En este caso seleccionamos el rango de A1 a A5 de la hoja ciudades. Haz clic en el cuadro de Nombres localizado en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, ciudades. Presione ENTER.
Validacin de listas con definicin de nombres
Selecciona la celda donde deseas crear la lista desplegable. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Validacin de datos. Se muestra el cuadro de dilogo Validacin de datos. Haz clic en la ficha Configuracin. En el cuadro Permitir, haz clic en Lista.
acostanp@gmail.com
104

Para especificar la ubicacin de la lista de entradas vlidas, siga uno de los procedimientos siguientes: Si la lista est en la hoja de clculo actual, escriba una referencia a la lista en el cuadro Origen. Si la lista est en otra hoja de clculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen. En ambos caso, asegrese de que la referencia o el nombre est precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =ciudades. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.
Configuracin con nombres
Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificacin Omitir blancos.

Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
Lista con definicin de nombres
Notas El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que tiene la validacin de datos. El nmero mximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767. Si la lista de validacin est en otra hoja de clculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de clculo.
acostanp@gmail.com
106

BUSCAR CELDAS CON VALIDACIN
Para buscar todas las celdas con validacin de datos realiza lo siguiente:
Buscar celdas con validacin
En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haz clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Ir a especial.
acostanp@gmail.com
107
Celdas con validacin de datos
Haz clic en Validacin de datos y, a continuacin, haz clic en Todas. Si se encuentran celdas que contienen validacin de datos, estas celdas se sealan; en caso contrario, se mostrar el mensaje "No se encontraron celdas".
BORRAR VALIDACIN DE DATOS

Para borrar o quitar la validacin de datos, realiza lo siguiente: Selecciona las celdas donde ya no desea validar datos. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haz clic en Validacin de datos. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haz clic en la ficha Configuracin y, a continuacin, haz clic en Borrar todo.
Borrar validacin de datos
GRFICOS
Al trabajar con grficos es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que sean parte del grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente.
Prctica En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de ventas realizadas en el mes de Junio en cada una de las ciudades. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona los datos a graficar. Haz clic en la ficha Insertar. En el grupo Grficos selecciona Columna. Elige un diseo.
acostanp@gmail.com
109
Visualiza el resultado de tu grfico.
acostanp@gmail.com
110
MOVER UN GRFICO A UNA NUEVA HOJA

Al trabajar con grficos para mejorar su visualizacin y presentacin es conveniente mover el grfico a una nueva hoja. Prctica Mueve a una nueva hoja al grfico generado en la prctica anterior. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona el grfico a mover. Haz doble clic sobre el grfico. Selecciona la ficha Diseo. En el grupo Ubicacin haz clic en Mover grfico.
acostanp@gmail.com
111
En el cuadro de dilogo Mover grfico. Selecciona Hoja nueva. Haz clic en Aceptar.
Visualiza el grfico en la nueva hoja.

APLICAR UN ESTILO AL GRFICO

Al trabajar con grficos para mejorar su apariencia puedes aplicar los estilos que vienen predefinidos en Ms Excel. Prctica Aplicar un estilo al grfico generado en la prctica anterior. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Haz doble clic sobre el grfico. Selecciona la ficha Diseo. Haz clic en la lista desplegable.
acostanp@gmail.com
113
Selecciona un estilo.
acostanp@gmail.com
114
Visualiza el grfico luego de aplicar el estilo.
acostanp@gmail.com
115

CAMBIAR TIPO DE GRFICO
Una vez generado un tipo de grfico, por ejemplo, el de columnas, lo puedes cambiar al tipo de grfico circular. Prctica Cambiar el grfico de columnas a un grfico circular. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Haz clic derecho sobre el grfico. Selecciona Cambiar tipo de grfico...
Se visualiza el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grfico. Haz clic en Circular. Selecciona un tipo de grfico que desees. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
116
Visualiza el grfico con el tipo de grfico circular.
acostanp@gmail.com
117

AGREGAR ETIQUETAS DE DATOS
Una vez generado un tipo de grfico, puedes agregar etiquetas que muestren en valor o porcentaje. Prctica Agregar etiquetas al grfico circular. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona el grfico. Haz clic derecho sobre el grfico. Selecciona Agregar etiquetas de datos.
Visualiza el resultado. Como puedes observar se visualiza el valor del las ventas que le corresponde a cada ciudad.
acostanp@gmail.com
118
FORMATOS DE ETIQUETAS
En tu grfico puedes aplicar un formato a las etiquetas de datos. Prctica En el grfico circular, visualiza el porcentaje de ventas de cada ciudad. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona el grfico. Haz clic derecho sobre el grfico. Selecciona Formato de etiquetas de datos...
acostanp@gmail.com
119
Se visualiza el cuadro de dilogo Formato de etiquetas de datos. Selecciona Opciones de etiqueta. Si deseas visualizar en tu grfico los datos expresados en porcentaje, activa la casilla Porcentaje. Haz clic en Cerrar.
acostanp@gmail.com
120
Visualiza en resultado con los porcentajes de ventas en cada ciudad.
acostanp@gmail.com
121
FUNCIONES
Entra las herramientas con la que cuenta Ms Excel son las funciones. Estas permiten realizar operaciones complejas y de forma sencilla, empleando valores numricos, o de texto. Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2010 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas.
SINTAXIS DE UNA FUNCIN

Las funciones tienen una estructura similar, se describe a continuacin: El nombre de la funcin est antecedido del signo igual = despus estn los argumentos de la funcin, estos se colocan entre parntesis y estn separados por comas (,) punto y comas (;) o dos puntos ( : ); depende de cmo est configurado el separador de listas en Ms Windows.
acostanp@gmail.com
122
Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin.
Hacer clic en la pestaa Frmulas. Elegir la opcin Insertar funcin. O bien, hacer clic sobre el botn Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:
Excel 2010 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin requerida en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que nos mostrar en el cuadro de lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora; esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas.
acostanp@gmail.com
124

FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMA
Las Funciones Matemticas y Trigonomtricas son utilizadas para hacer operaciones numricas simples o complejas. El total de funciones de la categora Matemticas y Trigonomtricas de 60. En este tema estudiaremos las funciones ms utilizadas.
FUNCIN SUMA
La funcin SUMA permite sumar todos los nmeros de un rango. Sintaxis SUMA (nmero1; nmero2; ...) Nmero1;nmero2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Prctica Sumar el total de empleados de cada departamento. Aplicar la funcin SUMA. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en la que aplicars la funcin. Haz clic en fx. En categora selecciona Matemticas y trigonomtricas. Selecciona la funcin SUMA. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
125
Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de la funcin. Selecciona el rango que ser parte del argumento de la funcin SUMA. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
126
Luego de aplicar la funcin SUMA se obtiene el resultado final.
Otra forma a aplicar la SUMA es la siguiente:

Selecciona la celda en la que aplicars la funcin. Haz clic en . El rango de datos a sumar se selecciona automticamente. Presiona ENTER.
FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS: SUMAR.SI

Permite sumar los valores en un rango, que cumple los criterios que se especifican. Sintaxis SUMAR.SI(Rango;Criterio;Rango_suma) Rango: Es el rango de celdas que se deseas evaluar segn los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser nmeros, o bien nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterios: El criterio en forma de nmero, expresin o texto, que determina las celdas que se van a sumar.
acostanp@gmail.com
128

Rango_suma: Las celdas reales para agregar, si deseas agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Prctica Sumar las ventas de todos los alimentos de tipo"Frutas". La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en la que aplicars la funcin. Haz clic en fx. Selecciona Matemticas y trigonomtricas. Selecciona la funcin SUMAR.SI. Haz clic en Aceptar.
En Rango, selecciona los rangos de las celdas que deseas evaluar. En tu caso selecciona el rango de A2:A10.

En Criterio, ingresa la condicin que determina que celdas se deben sumar. Para el ejemplo selecciona A4 que contiene "Frutas". En Rango_suma, selecciona las celdas que se van a sumar. Para este caso el rango de C2:C10. Haz clic en Aceptar.
Visualiza los argumentos de la funcin. Revisa el resultado obtenido.
acostanp@gmail.com
130
FUNCIONES SUBTOTALES
MATEMTICAS
TROGONOMTRICAS:
Permite calcular el subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la frmula SUBTOTALES. Prctica Encontrar el total de empleados, sueldos y bonos de cada departamento. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Ordena tu base de datos de acuerdo con el criterio solicitado para aplicar subtotales. En este caso deberas ordenar por departamento, pues te solicita el total de empleados, sueldos y bonos de cada departamento.
o o o
Recuerda que para ordenar, el cursor del mouse dentro del rea de datos a ordenar. Selecciona la ficha Datos. Haz clic en Ordenar.
acostanp@gmail.com 131

o o o o o
Despliega el cuadro de dilogo Ordenar. En Ordenar por selecciona Departamento. En Ordenar segn selecciona Valores. En Criterio de ordenacin selecciona A a Z. Finalmente, haz clic en Aceptar.
Coloca el cursor del mouse dentro del rea de datos a aplicar subtotales. Selecciona la ficha Datos. Haz clic en Subtotal. Se visualiza el cuadro de dilogo Subtotales. En Para cada cambio en: selecciona DEPARTAMENTO. En Usar funcin: selecciona Suma. En Agregar subtotal a: activa con un visto EMPLEADOS, SUELDO y BONO. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
132
Se visualiza una vista que presenta tres botones. Por ejemplo, esta es la vista al hacer clic en el botn 2.
acostanp@gmail.com
133

QUITAR SUBTOTALES
Para quitar los Subtotales realiza lo siguiente: Coloca el cursor del mouse dentro del rea de datos a quitar los subtotales. Selecciona la ficha Datos. Haz clic en Subtotal. Se visualiza el cuadro de dilogo Subtotales. Haz clic en Quitar todos.
MS FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS

Entre las funciones matemticas y trigonomtricas estn: Funcin ABS ACOS ACOSH Descripcin Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve el arco coseno de un nmero Devuelve el coseno hiperblico inverso de un nmero
acostanp@gmail.com
134

ASENO ASENOH ATAN ATAN2 ATANH MULTIPLO.SUPERIOR Devuelve el arco seno de un nmero Devuelve el seno hiperblico inverso de un nmero Devuelve la arco tangente de un nmero Devuelve la arco tangente de las coordenadas "x" e "y" Devuelve la tangente hiperblica inversa de un nmero Redondea un nmero al entero ms prximo o al mltiplo significativo ms cercano Devuelve el nmero de determinado de objetos combinaciones para un nmero
COMBINAT COS COSH GRADOS REDONDEA.PAR EXP FACT FACT.DOBLE
Devuelve el coseno de un nmero Devuelve el coseno hiperblico de un nmero Convierte radianes en grados Redondea un nmero hasta el entero par ms prximo Devuelve e elevado a la potencia de un nmero dado Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el factorial doble de un nmero
MULTIPLO.INFERIOR Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero M.C.D ENTERO M.C.M LN LOG Devuelve el mximo comn divisor Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo Devuelve el mnimo comn mltiplo Devuelve el logaritmo natural (neperiano) de un nmero Devuelve el logaritmo de un nmero en una base especificada
acostanp@gmail.com
135

LOG10 MDETERM MINVERSA MMULT RESIDUO REDOND.MULT MULTINOMIAL REDONDEA.IMPAR PI POTENCIA PRODUCTO COCIENTE RADIANES ALEATORIO ALEATORIO.ENTRE NUMERO.ROMANO REDONDEAR Devuelve el logaritmo en base 10 de un nmero Devuelve la determinante matricial de una matriz Devuelve la matriz inversa de una matriz Devuelve el producto de matriz de dos matrices Devuelve el resto de la divisin Devuelve un nmero redondeado al mltiplo deseado Devuelve el polinomio de un conjunto de nmeros Redondea un nmero hacia arriba hasta el entero impar ms prximo Devuelve el valor de pi Devuelve el resultado de elevar un nmero a una potencia Multiplica sus argumentos Devuelve la parte entera de una divisin Convierte grados en radianes Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1 Devuelve un nmero aleatorio entre los nmeros que especifique Convierte un nmero arbigo en nmero romano, con formato de texto Redondea un nmero al nmero de decimales especificado
REDONDEAR.MENOS Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero REDONDEAR.MAS SUMA.SERIES Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero Devuelve la suma una serie de potencias en funcin de la frmula
acostanp@gmail.com
136

SIGNO SENO SENOH RAIZ RAIZ2PI SUBTOTALES SUMA SUMAR.SI Devuelve el signo de un nmero Devuelve el seno de un ngulo determinado Devuelve el seno hiperblico de un nmero Devuelve la raz cuadrada positiva de un nmero Devuelve la raz cuadrada de un nmero multiplicado por PI (nmero * pi) Devuelve un subtotal en una lista o base de datos Suma sus argumentos Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados
SUMAR.SI.CONJUNTO Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios SUMAPRODUCTO SUMA.CUADRADOS SUMAX2MENOSY2 Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes de matriz Devuelve la suma de los cuadrados de los argumentos Devuelve la suma de la diferencia de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices Devuelve la suma de la suma de los cuadrados de los valores correspondientes de dos matrices Devuelve la suma de los cuadrados de las diferencias de los valores correspondientes de dos matrices Devuelve la tangente de un nmero Devuelve la tangente hiperblica de un nmero Trunca un nmero a un entero
SUMAX2MASY2
SUMAXMENOSY2 TAN TANH TRUNCAR
acostanp@gmail.com
137

ESQUEMAS
Un esquema puede ser un ndice de un libro, donde vemos todos los puntos tratados en el libro, el mismo que est estructurado por niveles de profundizacin sobre un tema en concreto. Sugerencias: Asegurar de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos apropiados para crear un esquema puede tener una jerarqua o disponer de una estructura por niveles, por ejemplo si tenemos datos sobre las ventas realizadas a lo largo del ao en Algunas provincias de Ecuador, estos datos son buenos candidatos a formar un esquema. En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja. Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado.
Creacin automtica de esquemas

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que hacindolo manualmente. Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados. Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados. En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:
acostanp@gmail.com
138
Puedes observar que existen subtotales en las celdas B6, C6, D6, B11, C11, D11, B17, C17, D17 y la columna E est llena de subtotales correspondientes a las filas donde se encuentran. En las celdas B18, C18, D18 y E18 son los totales de los subtotales. En este ejemplo puedes hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se ha organizado los subtotales de cada comunidad autnoma (filas) y se ha calculado los subtotales de cada trimestre (columnas). Por tanto, como ya tienes los datos vas a realizar el esquema. Para ello te sugiero situar sobre una celda cualquiera y seleccionar la opcin Autoesquema del men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.
Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuacin:
acostanp@gmail.com
139
En la imagen anterior puedes observar que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla. Adems, observa en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos niveles tiene el esquema. Por columnas podemos ver que existen dos niveles: La tabla desplegada por completo y la tabla con los datos trimestrales. Por filas tenemos tres niveles: La tabla desplegada completamente. Por provincias. y solo por Ecuador.
acostanp@gmail.com
140
FUNCIONES ESTADSTICAS: MXIMO

Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(nmero1;nmero2; ...) Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mximo. Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0. Prctica Encontrar el valor mximo de la columna nota1. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin MAX. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas. En Selecciona una funcin, haz clic en MAX. Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
141
Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. Selecciona el rango de datos. Finalmente, haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
142
Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin MAX.
acostanp@gmail.com
143

FUNCIONES ESTADSTICAS: MIN
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN (nmero1;nmero2; ...) Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor mnimo. Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Si el argumento no contiene nmeros, MIN devuelve 0. Prctica Encontrar el valor mnimo de la columna nota1. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin MIN. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas. En Selecciona una funcin, haz clic en MIN. Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
144
acostanp@gmail.com
145
Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin MIN.
acostanp@gmail.com
146
FUNCIONES ESTADSTICAS: PROMEDIO

Calcula el promedio o media aritmtica de los valores en una lista de datos. Sintaxis PROMEDIO(nmero1;nmero2; ...) Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar el valor PROMEDIO. Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o referencias de celda que contengan nmeros. Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluirn las celdas con el valor cero. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan errores. Si deseas incluir valores lgicos y representaciones textuales de nmeros en una referencia como parte del clculo, utilice la funcin PROMEDIOA. Si deseas calcular el promedio de slo los valores que cumplen ciertos criterios, use la funcin PROMEDIO.SI o la funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

Prctica Encontrar el valor promedio entre la nota1 y nota2. Aplique la frmula toda la columna Promedio. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin PROMEDIO. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas. En Selecciona una funcin, haz clic en PROMEDIO. Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
148
Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin PROMEDIO.
FUNCIONES ESTADSTICAS: CONTAR

La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Sintaxis

CONTAR (valor1; [valor2],...) La funcin CONTAR tiene los siguientes argumentos: valor1 Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que deseas contar nmeros. valor2, ... Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar nmeros. La funcin CONTAR slo cuenta nmeros. Cuenta argumentos que son nmeros, fechas. No se cuentan los argumentos que sean valores de error, texto o celdas vacas. Para contar valores lgicos, texto o valores de error, usa la funcin CONTARA. Si deseas contar slo nmeros que cumplan con determinados criterios, usa la funcin CONTARA.SI o la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO. Prctica Contar las notas de la columna nota1. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONTAR. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas. En Selecciona una funcin, haz clic en CONTAR. Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
150
Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin CONTAR.

Prctica Contar los apellidos de la columna Apellido. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONTARA. Pues contars datos de tipo texto. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas. En Selecciona una funcin, haz clic en CONTARA. Luego haz clic en Aceptar. Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin.
Selecciona el rango de datos. Finalmente, haz clic en Aceptar. Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin CONTARA.

Prctica Contar las notas mayores a 7 de la columna nota1. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONTAR.SI. Pues contars un rango con la condicin de que las notas sean mayores a 7. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Estadsticas. En Selecciona una funcin, haz clic en CONTAR.SI. Luego haz clic en Aceptar. Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. Selecciona el rango de datos. En Criterio digita el criterio; para este caso digita >7. Finalmente, haz clic en Aceptar. Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin CONTAR.SI.
FUNCIN MODA
Encuentra el valor que se repite con ms frecuencia
acostanp@gmail.com
153

FUNCIN MEDIANA
Se consideran los casos: IMPARES: Devuelve el valor central PARES: Devuelve el promedio de los valores centrales VALORES PARES:
PARA IMPARES DEVUELVE EL VALOR CENTRAL:
acostanp@gmail.com
154

MS FUNCIONES ESTADSTICAS
Entre las funciones estadsticas estn: Funcin COEF.DE.CORREL Descripcin Devuelve el coeficiente de correlacin entre dos conjuntos de datos Devuelve la asimetra de una distribucin Devuelve el cuadrado del coeficiente de momento de correlacin de producto Pearson Cuenta cuntos nmeros hay en la lista de argumentos Cuenta el nmero de celdas en blanco de un rango Cuenta el nmero de celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios Cuenta cuntos valores hay en la lista de argumentos Devuelve la covarianza, que es el promedio de los productos de las desviaciones para cada pareja de puntos de datos Devuelve la covarianza de ejemplo, que es el promedio de los productos de las desviaciones para cada pareja de puntos de datos en dos conjuntos de datos Devuelve valores en una tendencia exponencial Devuelve el cuartil del conjunto de datos, basado en los valores percentiles de 0..1, exclusivo Devuelve el cuartil de un conjunto de datos Devuelve la curtosis de un conjunto de datos Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra
COEFICIENTE.ASIMETRIA COEFICIENTE.R2
CONTAR CONTAR.BLANCO CONTAR.SI.CONJUNTO
CONTARA COVARIANCE.P
COVARIANZA.M
CRECIMIENTO CUARTIL.EXC
CUARTIL.INC CURTOSIS DESVEST.M
acostanp@gmail.com
155

DESVEST.P Calcula la desviacin estndar en funcin de toda la poblacin Calcula la desviacin estndar a partir de una muestra, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Calcula la desviacin estndar en funcin de toda la poblacin, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Devuelve la suma de los cuadrados de las desviaciones Devuelve el promedio de las desviaciones absolutas de la media de los puntos de datos Devuelve la funcin de distribucin beta acumulativa Devuelve la funcin inversa de la funcin de distribucin acumulativa de una distribucin beta especificada Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria discreta siguiendo una distribucin binomial Devuelve la funcin de densidad de probabilidad beta acumulativa Devuelve la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribucin chi cuadrado de una sola cola Devuelve la distribucin exponencial Devuelve la distribucin de probabilidad F Devuelve la distribucin de probabilidad F Devuelve la distribucin gamma Devuelve la distribucin hipergeomtrica Devuelve la distribucin logartmico-normal acumulativa
DESVESTA
DESVESTPA
DESVIA2 DESVPROM
DISTR.BETA DISTR.BETA.INV.N
DISTR.BINOM
DISTR.CHICUAD
DISTR.CHICUAD.CD
DISTR.EXP.N DISTR.F DISTR.F.CD DISTR.GAMMA DISTR.HIPERGEOM.N DISTR.LOGNORM
acostanp@gmail.com
156

DISTR.NORM DISTR.NORM.ESTAND DISTR.POISSON DISTR.T Devuelve la distribucin normal acumulativa Devuelve la distribucin normal estndar acumulativa Devuelve la distribucin de Poisson Devuelve los puntos porcentuales (probabilidad) de la distribucin t de Student Devuelve los puntos porcentuales (probabilidad) de la distribucin t de Student Devuelve la distribucin de t de Student Devuelve la distribucin de Weibull Devuelve el error estndar del valor de "y" previsto para cada "x" de la regresin Devuelve los parmetros de una tendencia lineal Devuelve los parmetros de una tendencia exponencial Devuelve la transformacin Fisher Devuelve una distribucin de frecuencia como una matriz vertical Devuelve el logaritmo natural de la funcin gamma, (x) Devuelve el logaritmo natural de la funcin gamma, (x) Devuelve la interseccin de la lnea de regresin lineal
DISTR.T.2C
DISTR.T.CD DISTR.WEIBULL ERROR.TIPICO.XY
ESTIMACION.LINEAL ESTIMACION.LOGARITMICA FISHER FRECUENCIA
GAMMA.LN GAMMA.LN.EXACTO INTERSECCION.EJE
INTERVALO.CONFIANZA.NORM Devuelve el intervalo de confianza de la media de una poblacin INTERVALO.CONFIANZA.T Devuelve el intervalo de confianza para la media de una poblacin, usando una distribucin t de Student Devuelve el menor valor cuya distribucin binomial
INV.BINOM
acostanp@gmail.com
157

acumulativa es menor o igual a un valor de criterio INV.CHICUAD Devuelve la funcin de densidad de probabilidad beta acumulativa Devuelve la funcin inversa de la probabilidad de una variable aleatoria continua siguiendo una distribucin chi cuadrado de una sola cola Devuelve la funcin inversa de la distribucin de probabilidad F Devuelve la funcin inversa de la distribucin de probabilidad F Devuelve la funcin inversa de la distribucin gamma acumulativa Devuelve la funcin inversa de la distribucin logartmiconormal acumulativa Devuelve la funcin inversa de la distribucin normal acumulativa Devuelve la funcin inversa de la distribucin normal estndar acumulativa Devuelve el valor t de la distribucin t de Student en funcin de la probabilidad y los grados de libertad Devuelve la funcin inversa de la distribucin de t de Student Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de nmeros Devuelve la jerarqua de un nmero en una lista de nmeros Devuelve el k-simo mayor valor de un conjunto de datos
INV.CHICUAD.CD
INV.F
INV.F.CD
INV.GAMMA
INV.LOGNORM
INV.NORM
INV.NORM.ESTAND
INV.T
INV.T.2C
JERARQUIA.EQV
JERARQUIA.MEDIA
K.ESIMO.MAYOR
acostanp@gmail.com
158

K.ESIMO.MENOR MAX MAXA Devuelve el k-simo menor valor de un conjunto de datos Devuelve el mayor valor de una lista de argumentos Devuelve el valor mximo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Devuelve la media del interior de un conjunto de datos Devuelve la media armnica Devuelve la media geomtrica Devuelve la mediana de los nmeros dados Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos Devuelve el valor mnimo de una lista de argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Devuelve el valor ms comn de un conjunto de datos Devuelve una matriz vertical de los valores que se repiten con ms frecuencia en una matriz o rango de datos Devuelve la distribucin binomial negativa Devuelve un valor normalizado Devuelve el coeficiente de momento de correlacin de producto Pearson Devuelve la pendiente de la lnea de regresin lineal Devuelve el k-simo percentil de los valores de un rango, donde k est en el rango 0..1, exclusivo Devuelve el k-simo percentil de los valores de un rango Devuelve el nmero de permutaciones de un nmero determinado de objetos
MEDIA.ACOTADA MEDIA.ARMO MEDIA.GEOM MEDIANA MIN MINA
MODA.UNO MODA.VARIOS
NEGBINOM.DIST NORMALIZACION PEARSON
PENDIENTE PERCENTIL.EXC
PERCENTIL.INC PERMUTACIONES
acostanp@gmail.com
159

PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos lmites Devuelve el promedio de sus argumentos Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados Devuelve el promedio (media aritmtica) de todas las celdas que cumplen mltiples criterios Devuelve el promedio de sus argumentos, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Devuelve un valor en una tendencia lineal Devuelve la prueba de independencia Devuelve el resultado de una prueba F Devuelve la funcin inversa de la transformacin Fisher Devuelve la probabilidad asociada a una prueba t de Student Devuelve el valor de una probabilidad de una cola de una prueba z Devuelve el rango de un valor en un conjunto de datos como un porcentaje (0..1, exclusivo) del conjunto de datos Devuelve el rango porcentual de un valor de un conjunto de datos Cuenta el nmero de celdas, dentro del rango, que cumplen el criterio especificado. Devuelve valores en una tendencia lineal
PROMEDIO PROMEDIO.SI
PROMEDIO.SI.CONJUNTO
PROMEDIOA
PRONOSTICO PRUEBA.CHICUAD PRUEBA.F PRUEBA.FISHER.INV PRUEBA.T
PRUEBA.Z
RANGO.PERCENTIL.EXC
RANGO.PERCENTIL.INC
SUMAR.SI
TENDENCIA
acostanp@gmail.com
160

VAR.P VAR.S VARA Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin Calcula la varianza de una muestra Calcula la varianza a partir de una muestra, incluidos nmeros, texto y valores lgicos Calcula la varianza en funcin de toda la poblacin, incluidos nmeros, texto y valores lgicos
VARPA
FUNCIONES DE TEXTO: FUNCION CONCATENAR

Une varios elementos de textos en uno solo.
acostanp@gmail.com
161
Para ordenar sin ampliar la seleccin lo hacemos con un pegado especial:
Para separa los datos:
acostanp@gmail.com
162
He separado los datos:
acostanp@gmail.com
163
FUNCION MAYUS
Cambia de minsculas a maysculas. Selecciona MAYUSC
Selecciona el texto a cambiar de minsculas a maysculas.
acostanp@gmail.com
164
FUNCION MINUSC
Permite cambiar de maysculas a minsculas. Selecciona MINUSC
Selecciona el texto a cambiar a minsculas.
FUNCION ESPACIOS
Permite eliminar los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras. Ubicar el cursor en la celda que deseas obtener el resultado.
acostanp@gmail.com
165
Selecciona la funcin ESPACIOS Selecciona el texto a quitar los espacios.
Este es el resultado.
acostanp@gmail.com
166
FUNCION LOGICA SI
La funcin SI devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Sintaxis SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica: Es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_si_verdadero: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Valor_si_falso: Es el prueba_lgica es FALSO. Prctica En la columna observacin visualice el texto APROBADO si el promedio es mayor o igual a 7, caso contrario visualice REPROBADO. Primero plantea el ejercicio e identifica los argumentos de funcin lgica SI Una vez identificados los argumentos de la funcin; la solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin SI.
valor
que
se
devuelve
si
el
argumento

Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Lgicas. En Selecciona una funcin, haz clic en SI. Luego haz clic en Aceptar.
Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. En Prueba_lgica digita la condicin que identificaste anteriormente en el problema; en este caso F2>=7. Pues en la celda F2 tienes el valor del promedio. Recuerda que la condicin del ejercicio solicita los promedios mayores o iguales a 7. En Valor_si verdadero; ingresa la condicin a devolver si la prueba lgica es verdadera. En este caso digita APROBADO. En Valor_si_falso indica lo que devolver si la prueba lgica es falsa. En este caso digita REPROBADO. Finalmente, haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
168
Observa el resultado final obtenido al aplicar la funcin SI. Para finalizar, arrastra la frmula.
acostanp@gmail.com
169
La estructura de la funcin SI queda de la siguiente forma:
MS FUNCIONES LGICAS
Funcin FALSO NO O Descripcin Devuelve el valor lgico FALSO Invierte el valor lgico del argumento Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
acostanp@gmail.com
170

SI SI.ERROR Especifica una prueba lgica que realizar Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la frmula
VERDADERO Devuelve el valor lgico VERDADERO Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO
FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA: CONSULTAV

La funcin CONSULTAV, busca un valor especfico en la primera columna de una matriz y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz. La V de CONSULTAV significa vertical. Utiliza CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de comparacin se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que deseas buscar.
Sintaxis
CONSULTAV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas ;ordenado) Valor_buscado: Es el valor que se va a buscar en una matriz. El mismo que debe estar en la primera columna de una matriz. Matriz_buscar_en: Es la matriz en la que se buscar el Valor_buscado. Indicador_columnas: Es el nmero de la columna desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento Indicador_columnas es igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna. Si el argumento Indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna y as sucesivamente. Ordenado: Es un valor lgico que especifica si CONSULTAVva a buscar una coincidencia exacta o aproximada. Cero (0) o FALSO, se devolver una coincidencia exacta o Uno (1) o VERDADERO devuelve una coincidencia aproximada. CONSULTAV devuelve #N/A si el dato a buscar no se encuentra en la Matriz_buscar_en.
Prctica
Al digitar el nmero de RUC, visualizar, el nombre del cliente, la direccin y el telfono. Los datos se obtendrn de la base CLIENTES.
Recuerda que para aplicar CONSULTAV el dato a buscar debe estar en la primera columna de la matriz de bsqueda. En este caso observa que el nmero de RUC est localizado en la primera columna de la matriz CLIENTES. Caso contrario no se podra aplicar. Se debera buscar la forma de re-estructurar la matriz.
La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin CONSULTAV.En nuestro caso C4. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Bsqueda y referencia. En Selecciona una funcin, haz clic en CONSULTAV. Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
172
Se visualiza el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. En Valor_buscado selecciona el valor a buscar. En este caso selecciona la celda que contiene el nmero de RUC. Es decir la celda C5. En Matriz_buscar_en selecciona la base de datos CLIENTES. Observa la figura para seleccionar toda la hoja:
acostanp@gmail.com
173
En Indicador_columnas digita el nmero de columna en la que se encuentra el nombre del cliente. Para este caso digita 2. Pues en la columna 2 est el nombre del cliente. En la nmero 3 est la direccin y en el 4 el telfono. En Ordenado digita el 0 para que CONSULTAV te devuelva el nombre exacto del cliente al que corresponda ese nmero de RUC. Finalmente, haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
174
Observa el resultado luego de aplicar la funcin CONSULTAV.
acostanp@gmail.com
175
FUNCIONES DE INFORMACIN: ESERROR

La funcin ESERROR, comprueba si un valor es un error (#N/A,#VALOR!,#REF!,#DIV!,#NUM!,#NOMBRE? O #NULO!) y devuelve VERDADERO si encuentra un error o FALSO si no encuentra un error. Sintaxis ESERROR(valor) Valor: Es el valor que deseas probar. El argumento de valor puede ser una celda vaca (en blanco), un error, un valor lgico, texto, un nmero o un valor de referencia, o un nombre que haga referencia a alguno de los anteriores. Prctica Aplicar la funcin ESERROR para la operacin de Valor 1/Valor 2. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente:

Selecciona la celda en donde aplicars la funcin ESERROR. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Informacin. En Selecciona una funcin, haz clic en ESERROR. Luego haz clic en Aceptar.
En Valor selecciona el valor a comprobar. Para este caso C2. Finalmente, haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
177
FUNCIONES ANIDADAS
En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra funcin. Argumentos Valores que utiliza una funcin para llevar a cabo operaciones o clculos. El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son nmeros, texto, referencias de celda y nombres. Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Lmites del nivel de anidamiento Ms Excel 2010 soporta hasta sesenta y cuatro niveles anidados de funciones. Prctica Validar utilizando la funcin SI. Es decir, si existe error en la divisin de Valor 1/Valor 2 que devuelva la celda en blanco. Caso contrario que devuelva el resultado de la divisin. Primero plantea el ejercicio e identifica los argumentos de funcin lgica
acostanp@gmail.com
178

SI:
Como puedes observar como parte de la prueba lgica tienes a la funcin ESERROR. Una vez identificados los argumentos de la funcin; la solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la celda en donde aplicars la funcin SI. Haz clic en fx. Se visualiza el cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora selecciona Lgicas. En Selecciona una funcin, haz clic en SI. Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
179
Para anidar la funcin ESERROR dentro de la funcin SI. En Prueba_lgica ubica el cursor en la casilla. Haz clic en la lista desplegable.
Selecciona Mas funciones...

Se visualiza un nuevo cuadro de dilogo Insertar funcin. En O seleccionar una categora: selecciona Informacin. En Seleccionar una funcin selecciona ESERROR. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
181
Se visualiza un nuevo cuadro de dilogo Argumentos de la funcin. En Valor, selecciona el valor a realizar al divisin en este caso A2.
acostanp@gmail.com
182
Digita el operador de divisin / y selecciona B2. Haz clic en SI en la parte superior de la barra de frmulas. Al hacer clic en SI despliega el cuadro de dilogo Argumentos de la funcin. En este caso de la funcin SI. De tal forma que en Prueba_logica visualizas la funcin ESERROR(A2/B2). Es decir est dentro de la funcin SI. De ah el nombre de anidada. En Valor_si_verdadero; digita " " (las comillas espacio comillas en Excel representan una celda en blanco). En Valor_si_falso realiza la operacin A2/B2. Para que devuelva el resultado de la divisin. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
183
Finalmente, selecciona la celda que contiene la frmula y arrstrala. Observa el resulta al aplicar la funcin anidada SI(ESERROR).
La estructura de este ejercicio se visualiza as:
acostanp@gmail.com
184
PROTECCIN DE UNA HOJA DE CLCULO QUE CONTIENE FRMULAS O FUNCIONES
Prctica:
Todas las celdas en color amarillo quedarn libres para el ingreso de datos. Para proteger las celdas que contiene las frmulas realice lo siguiente: Seleccionar toda la hoja.
acostanp@gmail.com
185

Haz clic aqu
Sobre la hoja seleccionada da un clic derecho opcin formato de celdas.
Se visualiza:
acostanp@gmail.com
186
Clic en Proteger Activar con un visto Bloqueada y oculta
Clic en el botn Aceptar. Una vez bloqueadas (no permite el ingreso de datos) Oculta (no muestra las frmulas) Para poder ingresar o seleccionar informacin en las que estn en color amarillo se realiza lo siguiente: Debes desbloquear y des ocultar a las celdas en color amarillo. Para esto seleccionar celdas en color amarillo. Marcar la primera celda amarilla, mantener presionada la tecla control hasta seleccionar todas las celdas en color amarillo. Soltar control. Dar un clic derecho sobre las celdas seleccionadas (amarillas). Se visualiza:
acostanp@gmail.com
187
Quitar los vistos de las casillas Bloqueada y Oculta. Ahora debes proteger a la hoja. Ir a Revisar. Opcin Proteger hoja.
Ingresar una contrasea. Clic en Aceptar.


Volver a reingresar la contrasea.
Clic en Aceptar. Guardar el archivo.
TABLAS DINMICAS
Microsoft Office Excel 2010 es una herramienta eficaz que permite analizar datos en el rea ejecutiva y empresarial. Las tablas dinmicas te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. A travs de los informes de grfico dinmico podrs ver los datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinmica para realizar comparaciones, patrones y tendencias, a travs de los cuales podrs optimizar tus tareas repetitivas. Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Utiliza un informe de tabla dinmica para analizar datos numricos en profundidad y para responder preguntas no anticipadas sobre los datos.
QU ES UN INFORME DE TABLA DINMICA?

Un informe de tabla dinmica es una forma interactiva de resumir rpidamente grandes volmenes de datos. Los informes de tabla dinmica permiten analizar datos numricos en profundidad y responder preguntas no anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinmica permite organizar la informacin cuando deseas comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista varios datos para sumar y deseas realizar comparaciones distintas con los datos obtenidos.

En el informe de tabla dinmica que se muestra a continuacin, se puede visualizar fcilmente cmo se comparan las ventas de los equipos de computacin en el tercer y cuarto trimestre, con las ventas de cualquier otro equipo, trimestre, o con las ventas totales.
En los informes de tabla dinmica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinmica que resume varias filas de informacin. En el ejemplo anterior, la columna Equipos se convierte en el campo Equipos y cada registro de Computador se resume en un solo elemento Computador. Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. El informe anterior contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Equipos contiene Computador y la columna Trimestres contiene cada uno de los trimestres.
acostanp@gmail.com
190

SUGERENCIAS DINMICA PARA CREAR UN INFORME DE TABLA
Requisitos sugeridos para generar una tabla dinmica. Se sugiere que todas las columnas estn rotuladas. Pues los ttulos se convertirn en los campos de la tabla dinmica. Si no contiene un nombre una columna el momento de generar la tabla dinmica generar el siguiente mensaje de error: El nombre de campo de tabla dinmica no es vlido. Para crear un informe de tabla dinmica debe usar datos organizados en forma de lista con columnas rotuladas. Si desea cambiar el nombre del campo de la tabla, debe escribir un nombre nuevo para el campo.
Observa que no tiene rotulada la columna que contiene los nombres.
acostanp@gmail.com
191
No deben existir columnas vacas. Se sugiere que el archivo est en su formato plano ms sencillo. Los nombres de las columnas deben estar relacionados con la informacin que contiene cada columna. Caractersticas de un informe dinmico Una de las principales caractersticas de un informe dinmico es que permite la actualizacin automtica de datos. Maneja filtros avanzados. Permite generar diversos tipos de informe para resumir los datos.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINMICA

Un informe de tabla dinmica te permite: Consultar grandes cantidades de datos. Calcular el subtotal, agregar datos numricos y resumir datos.

Expandir y contraer niveles de datos para destacar los resultados de inters. Desplazar filas a columnas y columnas a filas para obtener resmenes diferentes de los datos de origen. Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato a los subconjuntos de datos para poder obtener la informacin de inters.
Prctica En la empresa te han solicitado con urgencia un informe de tabla dinmica por fechas, departamentos e ingresos. Que permita analizar el total de ingresos por cada departamento de la empresa. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica. Haz clic en la opcin Tabla dinmica.
acostanp@gmail.com
193

Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. En tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Si no estn marcados, seleccinalos. Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo. Luego haz clic en Aceptar.
En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin 2010. El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo seleccionado anteriormente. Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos de la tabla dinmica.
acostanp@gmail.com
194
Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van ubicando en la tabla dinmica.
acostanp@gmail.com
195

Arrastrar los campos de tabla dinmica Tambin funciona si arrastras los campos entre las reas de la lista de campo de tabla dinmica. Por ejemplo, arrastra el campo fecha a la seccin de Filtro de informe. El informe lucir as:
CAMBIAR EL DISEO DEL INFORME DINMICO A VISTA CLSICA

Puedes redisear tu informe, por ejemplo, para cambiar a la vista clsica, realiza lo siguiente: Haz clic derecho sobre la tabla dinmica. Selecciona Opciones de tabla dinmica.
Se visualiza el cuadro de dilogo Opciones de tabla dinmica. Activa con un visto la opcin Diseo de tabla dinmica clsica (permite arrastrar campos en la cuadrcula). Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
197
Visualiza el diseo de la tabla dinmica clsica:
acostanp@gmail.com
198

HERRAMIENTAS DE TABLA DINMICA
Al seleccionar una tabla dinmica se activan las herramientas de tabla dinmica. Entre las herramientas estn las fichas de: 1. Opciones. 2. Diseo. En la ficha de Opciones, estn los grupos: Mostrar u ocultar, te permite listar los campos, visualizar los botones y encabezados de los campos de la tabla dinmica. En el grupo Herramientas se encuentran las herramientas para generar grficos dinmicos, crear frmulas y administrar herramientas OLAP. En el grupo Acciones se encuentran las opciones para borrar, seleccionar o mover un reporte dinmico. En el grupo Datos tienes las opciones para cambiar y actualizar el origen de una tabla dinmica. En Ordenar encuentras las herramientas para organizar la informacin en orden ascendente o descendente. Agrupar te permite agrupar o desagrupar los campos de una tabla dinmica. La opcin de Campo activo, te permite expandir, contraer y configurar un campo de la tabla dinmica. La opcin Tabla dinmica, te permite manejar el diseo, formatos, totales, filtros, formas de visualizar la tabla dinmica e impresiones.
En la ficha de Diseo estn los grupos:


Estilos de tabla dinmica te permite aplicar estilos rpidos a una tabla dinmica. El grupo Opciones de estilos de tabla dinmica, permite activar o desactivar encabezados de filas y columnas de un informe dinmico. El grupo Diseo te permite aplicar diseos de informe, totales y subtotales.
RESUMIR DATOS DE UN INFORME DINMICO

Al trabajar con informes dinmicos, una de las opciones muy utilizadas es la de resumir los datos. Prctica En un concesionario te han solicitado con urgencia un informe dinmico que resuma el total de las ventas de autos por modelos e indique la semana en la que fue vendido, el valor y el nmero de autos vendidos. Luego te han solicitado un reporte con el promedio de ventas de cada tipo de vehculo. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Ubica el cursor del mouse en el rea de datos de tu base de origen. Selecciona la ficha Insertar. En el grupo Tablas selecciona Tabla dinmica. Haz clic en la opcin Tabla dinmica.
Se visualiza el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. En Tabla o rango observa que se marcan los datos de la base de origen. Si no estn marcados, seleccinalos. Selecciona la opcin Nueva hoja de clculo. Luego haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
201
En la figura se visualiza la estructura de la tabla dinmica para la versin 2010. El informe dinmico se crea en una nueva hoja, de acuerdo con lo seleccionado anteriormente. Observa que los rtulos de las columnas se han transformado en campos de la tabla dinmica.
acostanp@gmail.com
202
Como puedes observar, a medida que seleccionas los campos se van ubicando en la tabla dinmica. Arrastra el campo SEMANA y Tipo Vehculo a Rtulos de Fila. Al campo Valores arrastra los campos VALOR y CHASIS.
acostanp@gmail.com
203
Como puedes observar para conocer el nmero de autos vendidos se coloca el campo CHASIS, este campo contiene informacin de tipo texto de tal forma que automticamente se aplica la funcin Cuenta. Ahora para calcular el promedio de ventas de cada tipo de vehculo realizaremos lo siguiente: Haz clic derecho en el campo a resumir, en este caso en VALOR. Haz clic en Resumir por. Selecciona Promedio.
acostanp@gmail.com
204
En Valores se visualiza en campo resumido en este caso Promedio de VALOR.
Ahora intenta resumir las ventas por el valor mnimo.


OPCIONES DE DISEO DE UN INFORME DINMICO
Las opciones de diseo de la herramienta de tablas dinmicas permiten mejorar la presentacin de un informe dinmico. Para esto realiza lo siguiente: Selecciona el informe dinmico al que deseas aplicar un nuevo estilo. Haz clic en la ficha Diseo. Elige el estilo que deseas.
Visualiza el resultado obtenido.
acostanp@gmail.com
206
Tambin puedes aplicar diseo de informes, para esto realiza lo siguiente: Selecciona la ficha Diseo. Haz clic en Diseo de informe. Elige Mostrar en forma de esquema.
acostanp@gmail.com
207
Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar el Diseo de informe.
En el diseo de tablas dinmicas puedes visualizar los subtotales de los campos del informe dinmico, para esto realiza lo siguiente:

Selecciona la ficha Diseo. Haz clic en Subtotales. Elige Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo.
Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar Subtotales.
acostanp@gmail.com
209
ACTUALIZAR UN INFORME DE TABLA DINMICA

La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede actualizar los datos de forma automtica. Prctica A la empleada Beln Salvador le han subido el sueldo bsico de 400 a 1000 dlares en el mes de Enero. Necesitamos que el informe dinmico se actualice automticamente con el nuevo dato registrado en la base. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona el reporte dinmico a actualizar. Presta atencin al dato a actualizar.
acostanp@gmail.com
210
Ingresa a la base de datos y observa el dato a actualizar para la empleada Beln Salvador en el mes de Enero. Observa que su sueldo bsico es de 400 dlares.
acostanp@gmail.com
211
En la base de datos digita el nuevo sueldo bsico, en este caso ingresa 1000. Observa que automticamente los ingresos suben a 1132 dlares.
acostanp@gmail.com
212
Si observas el reporte dinmico, te dars cuenta que an no se ha actualizado el dato. Para realizar la actualizacin automtica realiza lo siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Haz un clic derecho. Selecciona Actualizar.
acostanp@gmail.com
213
Con la accin anterior, puedes observar que el dato de ingresos para Beln salvador en el mes de Enero ha sido actualizado a 1132.
acostanp@gmail.com
214
CAMBIAR EL ORIGEN DE DATOS UN INFORME DE TABLA DINMICA

La caracterstica ms importante de una tabla dinmica es que se puede actualizar los datos de forma automtica. Pero Qu sucede cuando en tu base de datos se ha ingresado nuevos registros? A pesar de que actualices tu informe dinmico no se visualizan los nuevos registros ingresados en la base. Cmo solucionamos este caso? Prctica En la base de roles se han ingresado diez registros. Te solicitan realizar la actualizacin del informe dinmico. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Visualiza en la base los nuevos registros ingresados.
acostanp@gmail.com
215
Ahora trata de actualizar tu informe dinmico. Para esto selecciona la tabla dinmica, haz clic derecho y selecciona Actualizar.
acostanp@gmail.com
216

Como puedes observar no se han actualizado los nuevos registros ingresados. Ahora lo resolveremos, para esto realiza los siguiente: Selecciona el reporte dinmico a actualizar. Haz clic en Opciones. Selecciona Cambiar origen de datos. Haz clic en Cambiar origen de datos...
Se visualiza el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica. Como observas, nicamente estn seleccionados los registros anteriores, ms no los actuales.
acostanp@gmail.com
217
En el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica, selecciona el nuevo rango, que incluir los nuevos registros.
Para actualizar la tabla dinmica con los nuevos registros realiza lo siguiente: Selecciona la tabla dinmica.

Haz un clic derecho sobre la tabla dinmica. Selecciona la opcin Actualizar.
Ahora en el filtro de Mes selecciona Todas.
Como puedes observar el informe dinmico se ha actualizado con los nuevos registros.
acostanp@gmail.com
219
AGRUPAR CAMPOS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA

Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin por aos, trimestres, meses, fechas. Excel 2010, te lo permite con slo conocer una fecha, puedes agrupar por los campos indicados anteriormente. Prctica En la base de ventas de autos. Te solicitan realizar un informe dinmico que permita resumir la informacin por trimestres y meses. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Selecciona la fecha. Haz clic derecho. Selecciona Agrupar.
acostanp@gmail.com
220
Visualiza el cuadro de dilogo Agrupar. Selecciona los campos por los que deseas agrupar. En este caso selecciona meses y trimestres. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
221
Visualiza el resultado obtenido
acostanp@gmail.com
222
Para desagrupar el campo fecha realiza lo siguiente: Selecciona el campo trim1, haz clic derecho opcin Desagrupar.
FRMULAS EN UN INFORME DE TABLA DINMICA

Los informes dinmicos te permiten generar frmulas, y reutilizar los campos calculados. Prctica En el informe dinmico de roles te han solicitado que calcules el 10% de los ingresos. Y el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el 10% de los ingresos calculados anteriormente. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Haz clic en Opciones. Selecciona Clculos. Selecciona Campos, elementos y conjuntos. Haz clic en Campo calculado...
Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo 10% ingresos. En Campos selecciona el campo a insertar, por ejemplo Ingresos. Haz clic en Insertar campo. En Frmula digita la operacin a realizar con el campo. Haz clic en Aceptar.
Visualiza el resultado luego de aplicar la frmula.
acostanp@gmail.com
224
Ahora para calcular el total de los ingresos, que es igual a los ingresos ms el 10% de los ingresos calculados anteriormente. Realiza lo siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Haz clic en Opciones. Selecciona Clculos. Selecciona Campos, elementos y conjuntos. Haz clic en Campo calculado... Visualiza el cuadro de dilogo Insertar campo calculado. En Nombre digita un nombre, por ejemplo Total ingresos. En Campos selecciona el campo a insertar, en este caso primero insertar el campo Ingresos. Digita el operador para este caso el signo +. Luego inserta el campo calculado anteriormente, para este caso 10% Ingresos.
acostanp@gmail.com
225
Visualiza la frmula. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
226

Visualiza el resultado obtenido luego de aplicar la frmula.
CONFIGURACIN DE CAMPO DE VALOR

Es muy posible que requieras contar con informes que resuman la informacin con respecto al porcentaje total de una columna. Prctica Calcular el porcentaje de total de produccin en cada pas para el ao 2008 La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica. Selecciona el campo Suma de 2008. Haz clic derecho. Selecciona Configuracin de campo de valor.
acostanp@gmail.com
227
Visualiza el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor. Selecciona Mostrar valores como. Selecciona % de la columna. Haz clic en Aceptar.
Visualiza el resultado.
acostanp@gmail.com
228
GRFICOS DINMICOS
Los grficos dinmicos te brindarn la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos de forma visual. Un informe de grfico dinmico representa grficamente los datos de un informe de tabla dinmica, que en este caso se denomina el informe de tabla dinmica asociado.
CREAR UN GRFICO DINMICO

Un grfico dinmico permite resumir de forma visual los datos de un informe dinmico. Prctica En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los ingresos mensuales de cada uno de los departamentos. La solucin al ejercicio planteado es la siguiente: Selecciona la tabla dinmica.

Haz clic en Opciones. Selecciona Grfico dinmico.
En el cuadro de dilogo Insertar grfico. Selecciona el tipo de grfico Columna. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
230
Visualiza el grfico obtenido.
acostanp@gmail.com
231

Para ubicar el grfico en otra hoja realiza lo siguiente: Selecciona el grfico. Haz clic en Mover grfico.
En el cuadro de dilogo Mover grfico. Selecciona Hoja nueva. Haz clic en Aceptar.
acostanp@gmail.com
232
Visualiza el grfico obtenido.
acostanp@gmail.com
233

OPCIONES DE DISEO DE GRFICO DINMICO
Excel incorpora herramientas que permiten mejorar la apariencia de un grfico dinmico. Para lograr aplicar un nuevo estilo a tu grfico dinmico realiza lo siguiente: Selecciona el grfico. Haz clic en Diseo. Selecciona un estilo.
Luego de aplicar un estilo tu grfico lucir as:
acostanp@gmail.com
234
AGREGAR LNEAS DE TENDENCIA EN UN GRFICO DINMICO

Las lneas de tendencia son representaciones grficas de las tendencias de los datos que puede usar para analizar problemas de prediccin. Dicho anlisis tambin se denomina anlisis de regresin. Mediante el anlisis de regresin, puede ampliar el significado de una lnea de tendencia de un grfico ms all de los datos reales para predecir valores futuros. Permite mostrar hacia donde tienden sus datos. Por ejemplo, en este caso se puede calcular la tendencia de los ingresos. Una lnea de tendencia es ms fiable cuando su valor R al cuadrado es 1 o

est cerca de 1. Cuando ajusta una lnea de tendencia a sus datos, Excel calcula automticamente su valor R al cuadrado basado en una frmula. Si lo desea, puede mostrar ese valor en su grfico. Una lnea de tendencia se puede aplicar en determinados grficos. Cuando esta opcin est desactiva en el grfico, indica que no es posible aplicar en ese tipo de grfico. Prctica En la empresa te han solicitado con urgencia un informe grfico de los ingresos mensuales de cada uno de los departamentos. Adems quieren conocer cul es la tendencia de los ingresos. Para resolver este problema realiza lo siguiente: Selecciona la serie de datos a la cual aplicars la lnea de tendencia, para el ejemplo a la serie de Ingresos. Da un clic derecho sobre la serie. Selecciona Agregar lnea de tendencia...
acostanp@gmail.com
236
Se visualiza el cuadro de dilogo Formato de lnea de tendencia. Selecciona la lnea de tendencia que deseas, para el ejemplo selecciona Polinmica. En Ordenacin selecciona 6.
acostanp@gmail.com
237
En Opciones de lnea de tendencia. Activa la casilla Presentar el valor R cuadrado en el grfico.
acostanp@gmail.com
238

Selecciona Color de lnea. Activa Lnea slida. En Color selecciona un color.
Selecciona Estilo de lnea. En Ancho selecciona el grosor de la lnea. Selecciona Sombra. En Color selecciona el color que deseas para la sombra. Finalmente, haz clic en Cerrar.
acostanp@gmail.com
239
Visualiza el resultado final.
acostanp@gmail.com
240

BIBLIOGRAFA
1. Ayuda de Microsoft Excel 2010 2. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos relacionados con la Validacin de datos en Excel. 3. http://office.microsoft.com/es-hn/excel/HA010346573082.aspx En este sitio encontrars ejemplos sencillos acerca de la validacin de datos en Excel. 5. http://office.microsoft.com/es-hn/infopath/CH011097053082.aspx Es un sitio oficial de Microsoft que presenta varios enlaces a artculos Relacionados con funciones en Excel. 5. http://www.uv.mx/iip/enrique/sistemasII/apuntesexcel.pdf Es un sitio del Instituto Tecnolgico Autnomo de Mxico en donde encontrars generalidades de Excel y reglas para el uso de las bibliotecas de funciones. 6. http://www.mat21.etsii.upm.es\ayudainf\aprendainf\Excel2000\Excel2000.pdf Es un sitio de la Universidad Politcnica de Madrid, que contiene un archivo .pdf que permite aprender Excel desde lo bsico e introduce a la utilizacin de frmulas y funciones en Excel. 7. http://www.eumed.net/libros/finanzas.htm En este sitio encontraras libros gratuitos con funciones financieras. 8. http://office.microsoft.com/ Este es un sitio en lnea de Microsoft para el rea de Excel en el que podrs consultar informacin ms detallada sobre cualquier tpico de MS Excel. 9. http://office.microsoft.com/es-es/excel/HP052047113082.aspx?pid=CH062528393082 Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel 10. http://support.microsoft.com/kb/213740/es Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel 11. http://ciberconta.unizar.es/leccion/cursointermedioexcel/01_macro/macro03.htm Contiene informacin relaciona con las Macros en Excel
acostanp@gmail.com
241

TablasDinamicasPatricia Acosta PDF

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

TablasDinamicasPatricia Acosta PDF

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MS Excel Dinmicas

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ilustracin 1: Acceso a MS Excel 2010

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Extensin de un archivo o libro de Excel 2010

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL

Elementos que forman parte del rea de trabajo en Excel 2010

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

FICHAS, GRUPOS y COMANDOS

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Elementos Fichas, Grupos y Comandos en Excel 2010

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

TECLAS Y FUNCIONES QUE REALIZAN

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

CREAR UN NUEVO LIBRO

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Tambin funciona al presionar la combinacin de teclas Ctrl+U.

Figura 6. Guardar libro de Ms Excel

O bien, presionar la combinacin de teclas Ctrl+G.

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

TRABAJAR CON HOJAS

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Cambiar a otra hoja

Para seleccionar Una sola hoja

Seleccione la barra de divisin de etiquetas.

Barra de divisin de etiquetas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

ADMINISTRAR HOJAS DE CLCULO

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Aplicando el controlador de relleno

Ing. Patricia Acosta, MSc.

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Formatos Formato de celdas

Personalizar los formatos de las celdas en Microsoft Excel

Estilo porcentual Reducir decimales

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Tabla 4: Colores de formatos personalizados Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 22

MS Excel 2010 Avanzado y Tablas Dinmicas

Ilustracin 2: Formato de celdas

Ilustracin 3: Formato personalizado Ing. Patricia Acosta, MSc. acostanp@gmail.com 23