A importncia do sistema de informao gerencial para tomada de decises

Cristiane Bazzotti, (UNIOESTE), E-mail: crisbazzotti@yahoo.com.br. Endereo: Rua Tiradentes, 2345 - CEP 85813-200 Cascavel Paran. Fone: (045) 3225 2112. Elias Garcia, (UNIOESTE), E-mail: egarcia@unioeste.br. Endereo: Rua Rio de Janeiro, 1405 - Cascavel Paran. Fone: (045) 3220-3144.

RESUMO: O presente artigo avalia a importncia do Sistema de Informao Gerencial (SIG) na gesto empresarial para tomada de decises. Em funo do processo de mudanas aceleradas, principalmente no que diz respeito aos avanos da tecnologia atrelada a era da informao, o bom sistema de informao ser fator preponderante na tomada de deciso. Um desenvolvimento gerencial eficaz e eficiente pressupe, em qualquer organizao, a existncia de infra-estrutura informacional para tomada de deciso, de forma gil e segura. O sistema de informao gerencial fortalece o plano de atuao das empresas, a gerao de informaes rpidas, precisas e principalmente teis, garante uma estruturao de gesto diferenciada. Alm disso, melhora o processo de tomada de decises pelos gestores. Palavras chaves: Tecnologia de Informao -Tomada de Decises - Sistema de Informao - Gesto Empresarial. INTRODUO Na atualidade o mundo vive na era da informao, exigindo das organizaes uma gesto estratgica eficiente, a qual pode ser facilitada pela utilizao de recursos inteligentes oferecidos pela tecnologia de informao e sistemas de informao. A tecnologia de informao oferece recursos tecnolgicos e computacionais para a gerao de informaes, e os sistemas de informao esto cada vez mais sofisticados, propondo mudanas nos processos, estrutura e estratgia de negcios. No se admite hoje uma empresa que queira competir com vantagem, sem a utilizao dessas ferramentas. Estes fatos abrem lacunas para que os novos gestores, com novas vises busquem o aperfeioamento contnuo para suas empresas. O desenvolvimento e a crescente evoluo das organizaes fruto da evoluo do conhecimento e da informao. As transformaes decorrentes do desenvolvimento tecnolgico nas reas de informao e comunicao afetaram significativamente a sociedade. Para acompanhar essas transformaes, tanto as pessoas quanto as organizaes tm procurado formas mais rpidas para se inserir nesse modelo atual de mercado. Esse modelo chamado Era da informao, a qual necessrio ter em mente a tecnologia de informao e os sistemas de informao como grandes precursores e responsveis pelo valor adicional s tomadas de decises. Nesse sentido, o presente artigo tem por objetivo avaliar a importncia do sistema de informao gerencial na gesto empresarial para a tomada de decises. 1. Dados, Informao e Conhecimento. Inicialmente, torna-se necessrio conceituar os elementos que conduzem as empresas nos seus negcios. Segundo BATISTA (2004, p. 20), do ponto de vista da administrao de

2 empresas em concordncia com a definio de sistemas, existem dois elementos fundamentais para a tomada de decises: os canais de informao e as redes de comunicao. Atravs dos canais de informao as organizaes definem de onde sero adquiridos os dados, e as redes de comunicao definem para onde os dados sero direcionados. Para a formao dos sistemas e a conseqente obteno dos elementos fundamentais para a tomada de deciso necessrio o conhecimento dos conceitos de Dados, Informao e Conhecimento. Para DAVENPORT e PRUSAK (1999), essencial para a realizao bem-sucedida dos trabalhos ligados ao conhecimento, que as organizaes saibam definir o que so dados, informaes e conhecimento, pois o sucesso ou o fracasso organizacional muitas vezes pode depender da aplicao desses elementos para soluo de problemas e tomada de decises. Os dados apresentam-se como elementos em sua forma bruta, os quais no podem por si s sustentar a estruturao necessria para tomada de ao. Os dados precisam passar por anlise e transformaes para se tornarem teis. OLIVEIRA (2002, p.51), escreve que dado qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si s, no conduz a uma compreenso de determinado fato ou situao. Assim, para a compreenso de determinado fato ou situao em uma organizao necessrio que os dados se transformem em informao. PADOVEZE (2000, p. 43) apud NAKAGAWA, evidencia que: informao o dado que foi processado e armazenado de forma compreensvel para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decises correntes ou prospectivas. Para OLIVEIRA (1992), a informao auxilia no processo decisrio, pois quando devidamente estruturada de crucial importncia para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos. O valor atribudo pelos gestores s informaes depende dos resultados alcanados pela empresa. Os benefcios oferecidos pelas decises acertadas, baseadas em informaes valiosas representam o sucesso da empresa. O conceito de valor da informao segundo PADOVEZE (2000, p. 44), est relacionado com: a. A reduo da incerteza no processo de tomada de deciso. b. A relao do benefcio gerado pela informao versus custo de produzi-la. c. Aumento da qualidade da deciso. Para medir o valor da informao o gestor deve dispor da informao de forma que ela reduza as incertezas encontradas no decorrer do processo decisorial, e conseqentemente, aumente a qualidade da deciso. Segundo STAIR (1998, p. 5), conjunto de dados, regras, procedimentos e relaes que devem ser seguidos para se atingir o valor informacional ou resultado adequado do processo est contido na base do conhecimento. A base do conhecimento facilita reconhecer quais dados e informaes so teis para se atingir os objetivos traados pela organizao. Para LAUDON e LAUDON (1999, p. 10), conhecimento o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informao. As informaes so criadas a partir da transformao dos dados, atravs da aplicao do conhecimento humano. 2. Tecnologia de Informao O ambiente empresarial est mudando continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsvel, e cada vez mais dependente de informaes e de toda a infra-estrutura tecnolgica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. Para PEREIRA e

3 FONSECA (1997, p. 239), a tecnologia da informao surgiu da necessidade de se estabelecer estratgias e instrumentos de captao, organizao, interpretao e uso das informaes. As informaes com qualidade e apresentadas em tempo hbil tomada de deciso so de vital importncia para as empresas modernas. O uso adequado dos recursos da Tecnologia de Informao garante a qualidade e pontualidade das informaes. FOINA (2001, p. 31), conceitua Tecnologia da Informao como: ... um conjunto de mtodos e ferramentas, mecanizadas ou no, que se prope a garantir a qualidade e pontualidade das informaes dentro da malha empresarial. BATISTA (2004, p. 59), define: Tecnologia de Informao todo e qualquer dispositivo que tenha a capacidade para tratar dados e/ou informaes, tanto de forma sistmica como espordica, independentemente da maneira como aplicada. A gesto estratgica das informaes, resultante da Tecnologia da Informao parte integrante de qualquer estrutura gerencial de sucesso. 3. Componentes da Tecnologia de Informao O sucesso das empresas atualmente est totalmente vinculado velocidade em que as informaes so assimiladas e pela rapidez em que so tomadas as decises. Os componentes que fundamentam a Tecnologia de Informao so os grandes precursores desse sucesso. Segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 76), a Tecnologia de Informao est fundamentada nos seguintes componentes: Hardware e seus dispositivos e perifricos; Software e seus recursos; Sistemas de telecomunicaes; Gesto de dados e informaes. A unio desses componentes eleva a potencialidade de atuao das empresas, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informaes de forma eficiente. 4. Melhoria nos Processos Empresariais com o Uso da Tecnologia da Informao A Tecnologia da Informao inovou o mundo dos negcios. Os processos empresariais precisam ser dotados de confiabilidade, versatilidade, eficincia e eficcia. A tecnologia de informao utilizada para melhorar o desempenho das atividades da empresa, e por conseqncia, apoiar a reengenharia dos processos empresariais. OBRIAN (2002), descreve que um dos valores estratgicos da tecnologia da informao proporcionar melhorias importantes nos processos empresariais. Os processos operacionais podem se tornar mais eficientes, e os processos gerenciais da empresa mais eficazes. Com essas melhorias nos processos empresarias a empresa pode reduzir custos, melhorar a qualidade e o atendimento ao cliente e criar novos produtos e servios. Com as melhorias oferecidas pela Tecnologia de Informao, as empresas podem ter novas oportunidades comerciais, permitindo a expanso para novos mercados ou novos segmentos de mercados existentes. Ainda que isso signifique enfrentar muitas barreiras, principalmente no que tange ao custo elevado de investimento e complexidade da tecnologia de informao.

5. Sistema A busca pela soluo dos problemas conduz os gestores a unir as partes que compem a organizao para formar um sistema que dar condies para administrar o todo. De acordo com OLIVEIRA (2002, p.35), sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada funo. A formao de um sistema se d pela unio de diversas partes interdependentes que conjuntamente visam atingir um objetivo comum. BATISTA (2004, p. 22), define sistema como a ... disposio das partes de um todo que, de maneira coordenada, formam a estrutura organizada, com a finalidade de executar uma ou mais atividades ou, ainda, um conjunto de eventos que repetem ciclicamente na realizao de tarefas predefinidas. Segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 32), em geral os sistemas procuram atuar como: Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua intrincada abrangncia e complexidade; Instrumentos que possibilitam uma avaliao analtica e, quando necessria, sinttica das empresas; Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades e relaes; Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovao tecnolgica organizacional; Geradores de modelos de informaes para auxiliar os processos decisrios empresariais; Produtores de informaes oportunas e geradores de conhecimento; Valores agregados e complementares modernidade, perenidade, lucratividade e competitividade empresarial. As diversas formas de atuao dos sistemas permitem que as empresas conheam a si, ou seja, conheam o seu potencial interno, e estejam preparadas para atuar no meio externo e sobreviver aos incessantes ataques do mercado competitivo. 6. Classificao do Sistema Os sistemas podem ser classificados de vrias maneiras, porm para efeito desse trabalho, classificam-se os sistemas de duas maneiras principais: Sistemas Abertos e Sistemas Fechados. PADOVEZE (1997, p.36), afirma que ... os sistemas fechados no interagem com o ambiente externo, enquanto que os sistemas abertos caracterizam-se pela interao com o ambiente externo, suas entidades e variveis. Para reforar, a seguir apresentada detalhadamente a classificao de sistema. 6.1 Sistema Aberto A interao da empresa com a sociedade e o ambiente onde ela atua caracteriza essencialmente o chamado sistema aberto.

5 BIO (1985, p.19), prope que ... os sistemas abertos envolvem a idia que determinados inputs so traduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnolgicos, de cujo processamento resultam bens ou servios a serem fornecidos ao mercado. A empresa busca recursos no ambiente, processa-os com ajuda dos recursos internos e devolve ao ambiente na forma de bens ou servios. A relao de troca natural no desenvolvimento de qualquer atividade, assim como a empresa busca no fornecedor a matria-prima, precisa estar preparada internamente com recursos humanos e tecnolgicos, para transformar essa matria-prima e devolver sociedade em forma de produto acabado. 6.2 Sistema Fechado O sistema fechado independe do meio externo para o desenvolvimento das suas funes. CORNACHIONE (1998, p.25), afirma que ... os sistemas fechados so entendidos como os que no mantm relao de interdependncia com o ambiente externo. PADOVEZE (2000), cita como exemplo de sistema fechado o relgio, onde o seu mecanismo trabalha em conjunto sem precisar do meio externo para o seu funcionamento. A interao ocorre entre as partes que compem o sistema, no se tornam menos importantes, apenas no interagem com o meio externo. 7. Sistema Empresa Conhecendo as definies de sistemas, pode-se afirmar, portanto, que a empresa um sistema aberto, em razo da sua interao com o meio ambiente externo. A empresa capta no meio externo os recursos brutos, processa e devolve ao ambiente externo em forma de bens ou servios prestados, ou informaes, atendendo as necessidades da sociedade. No decorrer desse processo podem ocorrer desvios e resultados insatisfatrios, a retroalimentao permite a correo desses desvios, a fim de que se possam alcanar os objetivos satisfatoriamente. CHIAVENATO (2000, p.49), prope que ... a empresa visualizada como um sistema aberto em um dinmico relacionamento com seu ambiente, recebendo vrios insumos (entradas), transformando esses insumos de diversas maneiras (processamento ou converso) e exportando os resultados na forma de produtos ou servios (sadas). O planejamento estratgico elaborado sob condies e varireis ambientais, esse fato s possvel devido empresa ser um sistema aberto e estar em constante interao com o ambiente. 8. Sistemas de Informao Os sistemas de informao tm por objetivo gerar informaes para a tomada de decises, os dados so coletados, processados e transformados em informao. STAIR (1998, p. 11), afirma que: ... sistemas de informao uma srie de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (sada) os dados e informaes e fornecem um mecanismo de feedback. GIL (1999, p.14), define que ... os sistemas de informao compreendem um conjunto de recursos humanos, materiais, tecnolgicos e financeiros agregados segundo uma seqncia lgica para o processamento dos dados e a correspondente traduo em informaes. Na viso de PEREIRA e FONSECA (1997, p. 241), ...os sistemas de informao (management information systms) so mecanismos de apoio gesto, desenvolvidos com base

6 na tecnologia de informao e com suporte da informtica para atuar como condutores das informaes que visam facilitar, agilizar e otimizar o processo decisrio nas organizaes. A gesto empresarial precisa cada dia mais do apoio de sistemas, pois estes do segurana, agilidade e versatilidade para a empresa no momento em que se processam as decises. 8.1 Finalidades dos Sistemas de Informao As empresas precisam estar preparadas para lidar com os problemas internos e externos do ambiente em que esto inseridas, para tanto buscam no desenvolvimento de sistemas de informaes suporte para a resoluo desses problemas. LAUDON e LAUDON (1999, p. 26), afirmam que a razo mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, ento, para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudana no ambiente. Os sistemas de informao objetivam a resoluo de problemas organizacionais internos, e a conseqente preparao para enfrentar as tendncias da crescente competitividade de mercado. Para PEREIRA e FONSECA (1997, p. 241), os sistemas de informao tm por finalidade ... a captura e/ou a recuperao de dados e sua anlise em funo de um processo de deciso. Envolvem, de modo geral, o decisor, o contexto, o objetivo da deciso e a estrutura de apresentao das informaes. De forma estruturada, os sistemas de informao do condies para que as empresas reajam s mutaes do mercado e se sintam aliceradas por um processo decisrio forte o suficiente para garantir a resoluo dos problemas. 8.2 Por que utilizar Sistemas de Informao? A necessidade do Sistema de Informao (SI) nas empresas surgiu devido ao grande e crescente volume de informaes que a organizao possui. Com o Sistema de Informao estruturado a apresentao das informaes necessrias e tambm j propiciando uma viso das decises, a empresa garante um grande diferencial em relao aos concorrentes, e os gestores podem tomar decises mais rpidas e de fontes seguras. A exigncia do mercado, competitivo, dinmico e principalmente globalizado motiva as empresas a operarem com um sistema de informao eficiente, garantindo nveis mais elevados de produtividade e eficcia. Segundo BATISTA (2004, p. 39), ... o objetivo de usar os sistemas de informao a criao de um ambiente empresarial em que as informaes sejam confiveis e possam fluir na estrutura organizacional. Na era da informao, o diferencial das empresas e dos profissionais est diretamente ligado valorizao da informao e do conhecimento, proporcionando solues e satisfao no desenvolvimento das atividades. Para serem efetivos, os sistemas de informao precisam, segundo PEREIRA e FONSECA (1997, p. 242), corresponder s seguintes expectativas: Atender as reais necessidades dos usurios; Estar centrados no usurio (cliente) e no no profissional que o criou; Atender ao usurio com presteza; Apresentar custos compatveis; Adaptar-se constantemente s novas tecnologias de informao; Estar alinhados com as estratgias de negcios da empresa. Ao visualizar um sistema que atenda os requisitos acima, a empresa se sente confiante no momento de utiliz-lo no processo decisrio de seus negcios.

8.3 Classificao de Sistema de Informao Os sistemas, do ponto de vista empresarial, podem ser classificados de acordo com a sua forma de utilizao e o tipo de retorno dado ao processo de tomada de decises. Os sistemas podem ser de contexto operacional ou gerencial, ou seja, Sistemas de Apoio s Operaes e Sistema de Apoio Gerencial. Na seqncia, esto apresentados os principais sistemas de informao dando, porm, maior nfase ao sistema de informao gerencial, estudo desse trabalho. 8.3.1 Sistema de Apoio s Operaes Os sistemas de Apoio s Operaes de uma empresa tm por principais metas processar transaes, controlar processos industriais e atualizar banco de dados, fornecendo informaes de mbito interno e externo. Apesar da sua importncia para o desenvolvimento normal das atividades da empresa, no consegue desenvolver informaes especficas, necessitando do apoio do sistema de informao gerencial. Faz parte do Sistema de Apoio s Operaes: 8.3.1.1 Sistema de Processamento de Transaes (SPT) Os sistemas de processamento de transaes so utilizados no nvel operacional da empresa, afirmam LAUDON e LAUDON (2001, p. 31), que ... um sistema de processamento de transaes um sistema computadorizado que executa e registra as transaes rotineiras dirias necessrias para a conduo dos negcios. A automatizao dos trabalhos repetitivos e rotineiros comuns aos negcios da empresa agiliza e facilita a realizao dos trabalhos. Alm de oferecer uma gama maior de informaes. Como exemplo, pode-se citar a transao das rotinas da folha de pagamento, a computadorizao, alm de produzir os cheques para pagamento dos colaboradores, pode fornecer relatrios exigidos pelos rgos federais e estaduais. So tambm exemplos de SPT, a emisso de notas fiscais e o controle de estoque. 8.3.1.2 Sistemas de Trabalho do Conhecimento e de Automao de Escritrio (STC e SAE) A necessidade do nvel de conhecimento da empresa suprida pelos sistemas de trabalho do conhecimento e de automao de escritrio. Segundo BATISTA (2004, p. 24), a definio que se aplica ao STC e SAE descrita da seguinte forma: ... toda e qualquer tecnologia de informao que possui como objetivo principal aumentar a produtividade pessoal dos trabalhadores que manipulam as informaes de escritrio. LAUDON e LAUDON (2001, p. 33) tambm definem: os sistemas de automao de escritrio (SAE) so aplicaes de informtica projetadas para aumentar a produtividade dos trabalhadores de dados, dando suporte coordenao e s atividades de comunicao de um escritrio tpico. Os aplicativos dos escritrios so projetados com base na necessidade de manipulao e gerenciamento de documentos, aumentando assim a produtividade dos

8 envolvidos com a atividade, por exemplo, a editorao eletrnica, arquivamento digital, planilhas de clculo e outros, favorecem a qualidade e agilidade das tarefas. Os sistemas de trabalho do conhecimento exigem uma viso ampla das pessoas, pois alm de saber usar os aplicativos dos escritrios, essas pessoas precisam saber utilizar o que o aplicativo oferece para criar informaes novas. 8.3.2 Sistema de Apoio Gerencial Quando se fala em fornecer informaes para a tomada de deciso, toda a empresa deve estar envolvida nesse processo. A complexa relao entre os diversos gerentes de uma organizao deve ser facilitada pelos sistemas de apoio gerencial. OBRIEN (2002, p.29), afirma que quando os sistemas de informao se concentram em fornecer informao e apoio tomada de deciso eficaz pelos gerentes, eles so chamados sistemas de apoio gerencial. Entre os vrios tipos de sistemas de apoio gerencial, pode-se citar: Sistema de Suporte da Deciso (SSD), Sistema de Suporte Executivo (SSE) e Sistema de Informao Gerencial (SIG). 8.3.2.1 Sistema de Suporte da deciso (SSD) Os sistemas de suporte da deciso so munidos de grande quantidade de dados e ferramentas de modelagem, permitindo uma flexibilidade, adaptabilidade e capacidade de resposta rpida ao nvel gerencial da organizao. Nessa contextualizao, BATISTA (2004, p. 25), considera como SSD ... os sistemas que possuem interatividade com as aes do usurio, oferecendo dados e modelos para a soluo de problemas semi-estruturados e focando a tomada de deciso. Os sistemas de suporte a deciso oferecem recursos cruciais que viabilizam o suporte s decises de nvel gerencial. 8.3.2.2 Sistema de Suporte Executivo (SSE) Os sistemas de suporte executivo do suporte ao nvel estratgico da empresa e ajudam a definir os objetivos a serem estabelecidos, utilizando-se de tecnologia avanada para a elaborao de grficos e relatrios. Os usurios desse sistema so os executivos seniores. Os sistemas de suporte executivo no so projetados para resolver problemas especficos, em vez disso, fornecem uma capacidade de computao e telecomunicaes que pode mudar a estrutura dos problemas. 8.3.2.3 Sistema de Informao Gerencial (SIG) O sistema de informao gerencial d suporte s funes de planejamento, controle e organizao de uma empresa, fornecendo informaes seguras e em tempo hbil para tomada de deciso. OLIVEIRA (2002, p. 59), define que, o sistema de informao gerencial representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada e capaz de gerar informaes necessrias ao processo decisrio. GARCIA e GARCIA (2003, p. 29) apud POLLONI, definem que sistema de informao gerencial: qualquer sistema que produza posies atualizadas no mbito corporativo, resultado da integrao de vrios grupos de sistemas de informao que utilizam recursos de consolidao e interligao de entidades dentro de uma organizao.

9 STAIR (1998, p.278), assim define, o propsito bsico de um SIG ajudar a empresa a alcanar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operaes regulares da organizao, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficincia. Os executivos devem buscar projetar os sistemas de informao gerencial inserindo dados de origem interna e externa, existindo portando, uma interao entre os meios, resultando na concretizao dos objetivos preestabelecidos pela empresa. As fontes externas advm do relacionamento com fornecedores, acionistas, clientes e concorrentes, facilitadas nas atuais circunstncias pela evoluo tecnolgica. As fontes internas esto relacionadas aos bancos de dados mantidos pela organizao. Os bancos de dados so atualizados pela captura e armazenamento dos dados resultantes da integrao dos diversos sistemas que compem a organizao, entre eles, sistemas de finanas, sistemas de contabilidade, sistemas de recursos humanos, sistemas de venda e marketing. OLIVEIRA (1992, p. 39), afirma que: Sistema de Informao Gerencial (SIG) o processo de transformao de dados em informaes que so utilizadas na estrutura decisria da empresa, proporcionando, ainda, a sustentao administrativa para otimizar os resultados esperados. Os sistemas de informao gerencial mudam constantemente para atender o dinamismo dos negcios, o que vai de encontro necessidade de qualquer organizao para sobreviver no mercado. Para BATISTA (2004, p. 22), sistema de informao gerencial:
o conjunto de tecnologias que disponibilizam os meios necessrios operao do processamento dos dados disponveis. um sistema voltado para a coleta, armazenagem, recuperao e processamento de informaes usadas ou desejadas por um ou mais executivos no desempenho de suas atividades. o processo de transformao de dados em informaes que so utilizadas na estrutura decisria da empresa proporcionam a sustentao administrativa para otimizar os resultados esperados.

A estrutura decisria da empresa, no contexto de processos gerenciais, classifica os sistemas de acordo com o problema organizacional que ajuda a resolver. BATISTA (2004), escreve que os sistemas so classificados em: sistema de nvel estratgico, de conhecimento, ttico e operacional. As informaes geradas pelos sistemas de nvel estratgico so utilizadas na definio do planejamento estratgico da organizao, ou seja, tomada de deciso. Os sistemas de nvel ttico so usados no controle dos planejamentos operacionais, define as tticas ou metas a serem cumpridas. Os sistemas de conhecimento envolvem a transmisso de conhecimento e informao entre os departamentos. Os sistemas de nvel operacional so utilizados para o desenvolvimento das tarefas dirias da empresa, como exemplo: sistema de compra/venda. 9. Importncia dos Sistemas de Informao Gerencial para as Empresas Tem-se dificuldade em avaliar quantitativamente os benefcios oferecidos por um sistema de informao gerencial, porm OLIVEIRA (2002, p.54) afirma que o sistema de informao gerencial pode, sob determinadas condies, trazer os seguintes benefcios para as empresas: Reduo dos custos das operaes; Melhoria no acesso s informaes, proporcionando relatrios mais precisos e rpidos, com menor esforo; Melhoria na produtividade; 9

10 Melhoria nos servios realizados e oferecidos; Melhoria na tomada de decises, por meio do fornecimento de informaes mais rpidas e precisas; Estmulo de maior interao dos tomadores de deciso; Fornecimento de melhores projees dos efeitos das decises; Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informaes; Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas; Reduo do grau de centralizao de decises na empresa;e Melhoria na adaptao da empresa para enfrentar os acontecimentos no previstos. Essas premissas permitem que as empresas definam possveis fortalecimentos do processo de gesto, garantindo o diferencial de atuao e por conseqncia, vantagem competitiva. Os sistemas de informao gerencial segundo STAIR (1998), resulta em vantagem competitiva para a empresa, pois um SIG deve ser desenvolvido de forma a dar apoio s metas da organizao. Por exemplo, os executivos de nvel superior usam relatrios do SIG no desenvolvimento de estratgias para o sucesso dos negcios, os gestores de nvel mdio usam os relatrios de SIG para comparar as metas estabelecidas da empresa com os resultados reais. Dessa forma, a empresa justifica o cumprimento de suas metas com a ajuda dos sistemas de informao gerencial. 10. Aspectos que Fortalecem os Sistema de Informao Gerencial nas Empresas Os sistemas de informao gerenciais so instrumentos para o processo decisrio. Por conseqncia, para que a empresa possa usufruir as vantagens bsicas dos Sistemas de Informao Gerenciais, necessrio, segundo REZENDE e ABREU (2000, p. 121), que alguns aspectos sejam observados. Entre estes podem ser citados: O envolvimento da alta e mdia gesto; A competncia por parte das pessoas envolvidas com o SIG; O uso de um plano mestre ou planejamento global; A ateno especfica ao fator humano da empresa; A habilidade dos executivos para tomar decises com base em informaes O apoio global dos vrios planejamentos da empresa; O apoio organizacional de adequada estrutura organizacional e das normas e procedimentos inerentes ao sistema; O conhecimento e confiana no SIG; Existncia de e/ou informaes relevantes e atualizadas; A adequao custo-benefcio. As mudanas nos processos empresariais so inevitveis quando se opta por investir em inovao, principalmente com relao tecnologia. 11. Relatrios do Sistema de Informao Gerencial Os relatrios do sistema de informao gerencial podem ajudar os administradores no que tange os aspectos de desenvolvimento de planos para melhorar a administrao, assim como obter melhor controle sobre as operaes da empresa, e tomar decises acertadas.

10

11 O processo de transformao de dados resulta em informaes teis, as quais podem ser observadas nos relatrios. STAIR (1998), escreve que os relatrios advindos do sistema de informao gerencial incluem relatrios programados, relatrio indicador de pontos crticos, relatrios sob solicitao e relatrios de exceo. Os relatrios programados so aqueles produzidos periodicamente, por exemplo, em uma fbrica a produo de um determinado produto pode ser monitorado diariamente. O relatrio de pontos crticos um tipo especial de relatrio programado emitido no comeo de cada dia, resumindo as atividades do dia anterior. Os administradores obtm informaes sobre as atividades crticas da empresa possibilitando aes corretivas. Os relatrios sob solicitao so produzidos somente quando o administrador quer saber sobre um item especfico, por exemplo, total da venda de um determinado produto. Os relatrios de exceo so parametrizados para informar automaticamente critrios preestabelecidos pela empresa, por exemplo, para se ter um efetivo controle de estoque os administradores parametrizam o sistema para avisar quando determinado produto est com estoque abaixo do mnimo ideal. Diante deste contexto, conclui-se que os relatrios produzidos pelo sistema de informao gerencial deveriam ser fornecidos de acordo com a necessidade dos gerentes. Eles podem ser dirios, semanais, mensais e apresentar informaes de cunho financeiro, administrativo, e contbil. 12. Condies de Tomada de Deciso As decises so tomadas sob diversas condies, sob condies de certeza, condies de incerteza e condies de risco. As decises programadas normalmente oferecem um grau de risco menor do que as decises no-programadas. Em se tratando das decises tomadas sob certeza, o decisor tem conhecimento das conseqncias ou resultados de todas as alternativas, sendo assim, pode escolher a melhor dentre as alternativas propostas. STEPHEN e COULTER (1996, p. 126), enfatizam que a situao ideal para a tomada de decises a de certeza, ou seja, o administrador pode tomar decises precisas, pois o resultado de cada alternativa conhecido. Com relao s decises tomadas sob condies de incertezas, os resultados so desconhecidos e gerados sob probabilidades, onde o decisor tem pouco ou nenhum conhecimento das informaes que formam as alternativas. Na tomada de deciso com risco, todas a alternativas tm um resultado especfico e so projetadas sob probabilidades conhecidas. O tomador de deciso conhece todas as alternativas e sabe que o risco inevitvel. Diante do exposto, observa-se que a tomada de deciso est diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informao da empresa, e este dever ser o mais til possvel na gerao da melhor informao no auxilio ao gestor. CONSIDERAES FINAIS Nos cenrios da era da informao de vital importncia compreender as melhores prticas e aplicaes das reas de sistemas de informao e tecnologia da informao nas empresas. O propsito bsico da informao o de habilitar a empresa a alcanar seus objetivos pelo uso eficiente dos recursos disponveis, portanto, as informaes podem decidir o futuro da organizao. Na corrida para atender s demandas do mercado, as empresas buscam solues que as diferenciem aumentando a sua competitividade. Decises rpidas e corretas so fundamentais para a empresa alcanar bons resultados. Faz-se necessrio otimizar o

11

12 planejamento e execuo das atividades, sincronizar a cadeia de suprimentos e reduzir os custos operacionais para aumentar a satisfao dos seus clientes e a lucratividade do negcio. A utilizao de tecnologias de ltima gerao e a melhor prtica em software possibilita a construo e aplicaes superiores em prazos bastante agressivos, capazes de atender desde pequenos a grandes volumes de utilizao. O sucesso garantido pela velocidade em que as informaes so assimiladas e pela rapidez em que so tomadas as decises. Neste contexto, as empresas tm como grande aliado os sistemas de informao gerencial, os quais proporcionam benefcios significativos na gesto da empresa viabilizando a gerao de relatrios de apoio ao processo decisrio. Quando a empresa tem uma estrutura organizacional slida, um futuro traado, e sabe utilizar os recursos oferecidos pela Tecnologia de Informao e sistemas de informao, o sistema de informao gerencial s tem a agregar benefcios gesto empresarial na tomada de decises. O sistema de informao gerencial possibilita fazer um acompanhamento das rotinas econmico-financeiras, proporcionando um panorama seguro da organizao e uma melhor alocao de investimentos, constituindo um grande diferencial para a empresa. Garantindo, tambm, o gerenciamento das informaes para gerao de relatrios rpidos e precisos, agilizando o processo de tomada de decises. Os sistemas de informao gerenciais fortalecem o plano de atuao das empresas. A gerao de informaes rpidas, precisas e principalmente teis para o processo de tomada de deciso garante uma estruturao de gesto diferenciada, resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS BATISTA, Emerson de Oliveira. Sistema de Informao: o uso consciente da tecnologia para o gerenciamento. So Paulo: Saraiva, 2004. BIO, Srgio Rodrigues. Sistemas de informao: um enfoque empresarial. So Paulo: Atlas, 1985. CORNACHIONE Jr., Edgard B. Informtica aplicada s reas de contabilidade, administrao e economia. 2. ed. So Paulo: Atlas, 1998. CHIAVENATO, Idalberto. Administrao: Teoria, Processo e Prtica. 3. ed. So Paulo: Pearson Education do Brasil, 2000. DAVENPORT, Thomas H; PRUSAK, Laurence. Conhecimento empresarial. Traduo de Lenke Peres. Rio de Janeiro: Campus; So Paulo: Publifolha, 1999. FOINA, Paulo Srgio. Tecnologia de Informao: planejamento e gesto. So Paulo: Atlas, 2001. GARCIA, Elias; GARCIA, Osmarina Pedro Garcia. A importncia do sistema de informao gerencial para a gesto empresarial. Revista Cincias Sociais em Perspectiva, do Centro de Cincias Sociais Aplicadas de Cascavel, Cascavel, v.2 , n.1, p. 21-32, 1 sem. 2003. GIL, Antnio de Loureiro. Sistema de Informaes Contbil/Financeiros. 3. ed. So Paulo: Atlas, 1999.

12

13 LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Sistemas de informao. 4. ed. LTC: Rio de Janeiro,1999. LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane Price. Gerenciamento de sistemas de informao. 3. ed. LTC: Rio de Janeiro,2001. OBRIEN, James A. Sistemas de informao e as decises gerenciais na era da internet. Traduo de Cid Knipel Moreira. So Paulo: Saraiva, 2002. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas de informao gerenciais: estratgias, tticas, operacionais. 8. ed., So Paulo: Atlas,1992. ________. Sistemas, organizaes e mtodos: uma abordagem gerencial. 13. ed. So Paulo, 2002. PADOVEZE, Clvis Lus. Contabilidade gerencial: um enfoque e sistemas de informao contbil. So Paulo: Atlas, 1997. __________. Sistemas de Informaes Contbeis: fundamentos e anlise. 2. ed.,So Paulo:Atlas,2000. PEREIRA, Maria Jos Lara de Brets; FONSECA, Joo Gabriel Marques. Faces da Deciso: as mudanas de paradigmas e o poder da deciso. So Paulo: Makron Books, 1997. REZENDE, Denis Alcides; ABREU, Aline Frana de. Tecnologia da informao aplicada a sistemas de informao empresariais: o papel estratgico da informao e dos sistemas de informao nas empresas. So Paulo: Atlas, 2000. STAIR, Ralph M. Princpios de sistemas de informao.Rio de Janeiro: LTC, 1998. STEPHEN P. Robbies.; Interamericana, 1996. COULTER, Mary. Administrao. 5.ed. Prentice. Hall

13