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Microsoft Access es un sistema de administracin de bases de datos que forma parte de la suite Microsoft Office y es ampliamente utilizada alrededor del mundo como repositorio de informacin de muchas aplicaciones. Los usuarios de Access pueden crear tablas, consultas (queries), formularios e informes que permiten almacenar y presentar la informacin contenida dentro de la base de datos. Aunque Access tiene cierta compatibilidad con el lenguaje SQL no es indispensable tener un conocimiento previo de l ya que la herramienta provee de una interface grfica que nos permitir consular fcilmente los datos almacenados. Es importante que toda persona que se dedica al anlisis de datos tenga un conocimiento de esta herramienta, ya que dado su amplio uso, seguramente se encontrarn en la necesidad de consultar o extraer informacin almacenada en una base de datos Access. A continuacin encontrars una serie de artculos que presentan los conceptos bsicos de Access y que te ayudarn a familiarizarte con la herramienta. 1. Bases de datos en Access 2. Crear una base de datos en Access 3. Crear una tabla en Access 4. Crear una tabla en la vista Diseo de Access 5. Agregar registros en Access 6. Importar datos de Excel a Access 7. Crear una consulta en Access 8. Crear una consulta con criterios en Access 9. Crear un formulario en Access 10. Crear informes en Access 11. La Vista Presentacin de un informa de Access 12. Respaldar una base de datos Access
Debido al desarrollo de los sistemas computacionales la mayora de las bases de datos se han ido migrando a un formato electrnico ya que se obtienen diversas ventajas como son la rapidez en las bsquedas y consultas de informacin. Los programas que nos permiten interactuar con las bases de datos electrnicas son conocidos como sistemas gestores de bases de datos o DBMS por sus siglas en ingls. Microsoft Access es uno de esos sistemas gestores de bases de datos porque nos permite crear una base de datos as como insertar informacin y realizar actualizaciones a la misma.
Podemos pensar que una tabla de Access es similar a una hoja de Excel en donde solamente se almacena informacin relacionada a un tema especfico.
La informacin de una tabla se almacena en registros que no son ms que las filas de la tabla y donde cada registro contiene una pieza de informacin especfica. De esta manera podemos concluir que una base de datos en Access est siempre formada por tablas y las cuales a su vez se componen de campos y deregistros.
Anteriormente las bases de datos Access tenan las extensin de archivo .mdb la cual fue utilizada de manera predeterminada hasta la versin 2003. Pero no te preocupes, si necesitas abrir una base de datos Access en formato .mdb lo puedes hacer aunque tengas Access 2007 o Access 2010 ya que ambas versiones soportan la lectura de dichos archivos.
Por el contrario, si estas utilizando Access 2010 y necesitas compartir la base de datos con alguien que tiene Access 2003 debes asegurar de guardarla en formato .mdb o de lo contrario la otra persona no podr abrir el archivo.
Al elegir crear una base de datos a travs de una plantilla se incluirn las tablas, formularios y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a partir de dichos elementos.
Sugiero utilizar este mtodo solamente cuando has revisado previamente dichas plantillas de bases de datos y ests totalmente seguro de que se ajustan a tus necesidades. Las bases de datos creadas de esta manera tienen una estructura de datos bien definida y puede llegar a
ser muy laborioso tratar adaptarla para importar datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.
Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botn Base de datos en blanco se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.
Una vez creada la base de datos podrs encontrar el archivo .accdb en la ruta especificada. Por ltimo debo mencionar que Access insertar una tabla vaca llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creacin de nuestro diseo.
Observars en pantalla del lado izquierdo el panel de navegacin enlistando la nueva tabla y del lado derecho una pestaa con el mismo nombre de la tabla y una cuadrcula donde podremos crear los campos de la tabla.
El campo primario de esta tabla ser el campo IDEmpleado el cual contendr un texto de 5 caracteres que identificar de manera nica a cada empleado.
Antes de crear este campo debemos observar que Access ya ha creado el primer campo de la tabla y le ha puesto el nombre Id. As que el primer paso ser modificar el nombre de ese campo para que concuerde con la definicin de la tabla. Para iniciar con este cambio debemos hacer clic derecho sobre el encabezado del campo para mostrar el men emergente.
Selecciona la opcin Cambiar nombre de campo y podrs cambiar el nombre del campo directamente en el encabezado.
Solo nos resta cambiar el tipo de dato de este campo que de acuerdo a mi diseo debe ser de tipo Texto y una longitud de 5. Para hacer el cambio debes ir a la Ficha Campos, que se encuentra dentro de Herramientas de tabla, y dentro del grupo Formato encontrars una lista con los tipos de datos disponibles y de donde seleccionar la opcin Texto.
Finalmente debo especificar la longitud del campo dentro cuadro de texto llamado como Tamao del campo que tambin se encuentra dentro de la Ficha Campos.
Los pasos que hemos seguido hasta ahora fueron para modificar un campo que Access ya haba colocado y lo hemos modificado. A continuacin debemos crear nuevos campos el cual ser un procedimiento diferente.
Una vez seleccionado el tipo de dato para nuestro campo Access nos permitir capturar el nombre del campo en el encabezado.
Para los campos de texto podrs modificar la longitud de la misma manera que lo hicimos con el campo primario, es decir, al seleccionar el campo podrs observar el cuadro de texto Tamao del campo dentro del grupo Propiedades de la Ficha Campos.
De esta manera hemos terminado de crear la estructura nuestra primera tabla en Access pero an hace falta el paso final! Nunca olvides presionar el botn Guardar (en la barra de acceso rpido) de manera que se guarden los cambios. Access mostrar un cuadro de dilogo para salvar la nueva tabla.
Es en ese momento que tenemos la oportunidad para dar un nombre descriptivo a la tabla de manera que siempre sepamos el tipo de informacin que guarda. Al pulsar el botn Aceptar vers reflejado el nuevo nombre de la tabla.
Una vez que se muestra la cuadrcula en el panel derecho el procedimiento ser el mismo para todos los campos.
En la columna Nombre del campo colocaremos los nombres de los campos de la tabla y en la columna Tipo de datos elegiremos el tipo de dato para cada campo de la tabla. De esta manera podemos crear todos los campos de nuestro ejemplo:
Como regla general siempre colocamos primero el campo clave. Para establecer el campo clave debemos seleccionar el campo correspondiente y pulsar el botn Clave principal que se encuentra en la ficha Diseo.
Podrs diferencia el campo de la clave principal por un pequeo icono que se mostrar a la izquierda del nombre.
En la imagen superior puedes observar que he modificado el tamao del campo Nombre de acuerdo al diseo que se realiz de la tabla. De esta manera puedes seleccionar cualquier campo de la tabla y modificar sus propiedades.
Finalmente debemos pulsar el botn Guardar que nos permitir asignar un nombre a la tabla y guardar las modificaciones que hemos realizado.
Una vez que hemos creado la estructura de la base de datos, ya sea en la vista Diseo o en la vista Hoja de datos, el siguiente paso es agregar registros en Access. Un registro es una fila de datos la cual tendr un valor para cada campo de la tabla.
Una vez abierta la tabla de nuestra base de datos podremos observar una cuadrcula con los ttulos de los campos de la tabla en la parte superior.
De inmediato observars un pequeo icono al lado izquierdo de la fila que indicar que has iniciado con al captura de los datos de ese registro. Para capturar la informacin de otro campo tenemos dos opciones: pulsar la tecla Tabulador lo cual nos llevar a la siguiente columna o simplemente hacer clic sobre el campo que deseamos capturar.
Al pulsar sobre este icono se mostrar un calendario de donde podrs seleccionar la fecha adecuada.
Si no deseas utilizar este calendario simplemente introduce la fecha directamente en el campo con el formato adecuado que es utilizando una diagonal / como separador del da, mes y ao. Por ejemplo, la siguiente fecha sera un dato vlido en Access: 23/02/12.
Una vez que sea capturado este dato Access presentar la informacin adecuadamente es decir, agregar el smbolo $ y tambin colocar los separadores de miles correspondientes.
Para capturar la informacin de un nuevo registro solamente debes hacer clic en el inicio de la nueva fila y capturar la informacin para cada uno de los campos.
Finalmente debemos pulsar el botn Guardar para asegurarnos que los datos ingresados sean permanentes en la tabla.
En un prximo artculo revisaremos el mtodo de Formularios como una alternativa para agregar registros en Access.
La otra opcin es crear una tabla anticipadamente de manera que la importacin se haga directamente a ella. De esta manera podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato adecuado para recibir la informacin proveniente de Excel.
De manera personal prefiero utilizar el primer mtodo y dejar que Access cree una nueva tabla y posteriormente realizar las adecuaciones pertinentes, pero puedes elegir cualquiera de estos dos mtodos. En este artculo seguiremos la opcin de crear una nueva tabla.
Este botn mostrar la primera pantalla del Asistente la cual nos permitir especificar el archivo de Excel que contiene la informacin. Solamente debemos pulsar el botn Examinar para localizar el libro de Excel adecuado.
Adicionalmente debemos especificar el lugar donde se almacenarn los datos. La primera opcin crear una nueva tabla que contendr los datos importados. Si por el contrario deseas importar los datos a una tabla ya existente debes elegir la segunda opcin la cual mostrar una lista de las tablas existentes de manera que puedas elegir.
Elegir la opcin de crear una nieva tabla y pulsar el botn Aceptar para avanzar al segundo paso del Asistente.
Solamente debemos asegurarnos de elegir la hoja adecuada antes de avanzar. Adicionalmente podrs observar una muestra de los datos contenidos en la hoja seleccionada. Cuando ests listo pulsa el botn Siguiente.
Encabezados de columna
El tercer paso es muy simple ya que solamente nos pregunta si los datos de la hoja de Excel tienen un encabezado de columna.
En caso de que as sea solamente marca la caja de seleccin que indica que la Primera fila contiene encabezados de columna. Pulsa el botn Siguiente para continuar con el Asistente de importacin.
Si haces clic sobre cada columna podrs especificar el tipo de dato adecuado dentro de la lista de opciones.
La opcin Indexado nos permite indexar una columna. Una columna indexada permite que la base de datos responda de una manera ms rpida. Los ndices son un tema avanzado que trataremos ms adelante pero este paso del Asistente nos permite indicar si un campo ser indexado o no al momento de importarlo. La otra opcin que tenemos en esta ventana es No importar el campo y en caso de seleccionarlo se omitir dicha columna de la importacin. Una vez que hayas revisado los campos de la hoja debes pulsar el botn Siguiente.
Si por el contrario, nuestra hoja de Excel ya contiene una clave principal definida, podemos seleccionar la opcin Elegir clave principal para entonces seleccionar la columna que contiene dicha clave.
La ltima opcin nos deja avanzar sin especificar una clave principal en la nueva tabla. Haz clic en Siguiente para ir al paso final.
Para terminar con el proceso debes especificar el nombre de la tabla y hacer clic en el botn Finalizar. Finalmente Access preguntar si deseas guardar los pasos de la importacin que acabamos de realizar, lo cual es recomendable si repetirs continuamente la exportacin.
Al cerrar el Asistente podrs ver la nueva tabla creada en Access con los datos importados desde Excel.
Se mostrar el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crear una consulta sencilla.
En el segundo paso del proceso podremos elegir la tabla que contiene la informacin que necesitamos. Adems podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente ser necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.
El ltimo paso del Asistente para consultas nos permite asignar un ttulo a la consulta.
Por ahora dejar seleccionada la opcin Abrir la consulta para ver informacin y pulsar el botn Finalizar. Esto cerrar el Asistente para consultas y mostrar el resultado de la consulta:
En el panel izquierdo podrs observar la lista de consultas que hayas creado. Si no ves la lista de Consultas es probable que ests observando algn otro tipo de objeto de Access, solamente haz clic sobre el ttulo del panel izquierdo y selecciona la opcin Consultas.
Ahora estoy interesado en obtener la informacin solo de aquellos empleados que pertenecen al departamento de Finanzas. Para mostrar esos registros en pantalla agregar un criterio a la consulta de manera que solamente se muestre la informacin de dicho departamento.
Editar la consulta
El primer paso es hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta y seleccionar la opcin Vista Diseo.
En la parte inferior de la ventana encontrars una cuadrcula que contendr una columna para cada campo devuelto por la consulta y un rengln con el ttulo Criterios.
Especificar un criterio
Para mostrar solamente los registros del departamento de Finanzas colocar el valor Finanzas en el recuadro correspondiente para el campo Departamento de la siguiente manera:
Pulsa el botn Ejecutar que se encuentra dentro de la ficha Diseo y tendremos el resultado esperado:
Mltiples criterios
Podemos especificar criterios para diferentes campos al mismo tiempo. Por ejemplo, podemos indicar que necesitamos los registros del departamento de Finanzas y que adems sean registros con una fecha de ingreso posterior al 10 de Febrero del 2012. Para ello podemos colocar un criterio adicional para el campo FechaIngreso:
El uso de criterios en nuestras consultas de Access facilitar mucho el trabajo con la informacin en nuestra base de datos.
Una razn para crear un formulario en Access es porque deseamos ver todos los campos de un registro en una sola pantalla.
En la parte inferior del formulario podrs observar un grupo de controles que nos permitirn desplazarnos entre todos los registros de la tabla.
Guardar el formulario
Finalmente debemos pulsar el botn Guardar para asignar un nombre a nuestro nuevo formulario y guardarlo como parte de nuestra base de datos Access.
Podrs acceder al formulario desde el panel izquierdo que despliega los objetos de Access.
Recuerda que debes seleccionar primero la tabla que servir como base para el informe o de lo contrario el botn Informe estar deshabilitado. Access crear un informe bsico que tendr por columnas los campos de la tabla seleccionada.
Puedes observar que el informe tiene como ttulo el mismo nombre de la tabla. Access coloca este ttulo predeterminado, pero lo puedes cambiar fcilmente son tan slo hacer doble clic sobre l para especificar el nuevo ttulo.
Para guardar el informe haz clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido. Se mostrar el cuadro de dialogo Guardar como y debers indicar un nombre para el nuevo informe.
Algunas de las cosas que podemos hacer en la Vista Presentacin son cambiar el ttulo del informe, remover columnas, modificar los encabezados de columna e inclusive cambiar el ancho de las columnas del reporte.
Para entrar a la Vista Presentacin debemos hacer clic derecho sobre el informe dentro del panel de navegacin y seleccionar la opcin Vista Presentacin.
Para cambiar el ttulo del informe comenzamos por hacer un clic sobre el ttulo para seleccionarlo y un segundo clic para crear un punto de insercin. Al hacer el segundo clic podrs observar el cursor que te permitir editar el ttulo.
Puedes utilizar las flechas del teclado para moverte entre los caracteres del ttulo y hacer la modificacin que necesites.
y posteriormente ir a lasHerramientas de presentacin de informe y en la ficha Organizar pulsar el botn Seleccionar columna.
Una vez que la columna ha sido seleccionada podemos pulsar la tecla Suprimir y dicha columna desaparecer del informe.
Si deseas eliminar varias columnas del informe al mismo tiempo, puedes comenzar por seleccionar los encabezados de columna mientras oprimes la tecla CTRL. Una vez que hayas seleccionado los encabezados de las columnas que deseas borrar debes pulsar el botn Seleccionar columna y finalmente la tecla Suprimir.
Una vez que observes el cursor dentro del recuadro del encabezado de columna podrs editar el texto.
Si despus de cambiar el encabezado de una columna el nuevo texto no se muestra completo, entonces puedes aumentar el ancho de la columna. Para ello posiciona el cursor justo entre la lnea divisoria de los encabezados de columna hasta que el cursor se convierta en una flecha de dos puntas y arrastra el ancho de columna hasta que se muestre todo el texto.
Dentro del men seleccionamos la opcin Suma y Access insertar una suma al final de la columna. Como puedes observar, no solamente podemos insertar la suma sino tambin el promedio o la desviacin estndar.
La Vista Presentacin nos permitir trabajar con nuestros informes para darles la apariencia que necesitamos y la informacin pueda ser comprensible al momento de imprimirla.
La mejor prctica que podemos tener para facilitar la recuperacin de cualquier base de datos es hacer continuamente copias o respaldos de cada una de nuestras bases de datos. Si ocurre cualquier problema solo ser necesario restaurar la ltima copia de seguridad (respaldo) para recuperar la ltima versin estable de nuestra base de datos.
Al pulsar el botn Guardar como se mostrar un cuadro de dilogo sugiriendo un nombre para el respaldo que contendr la fecha actual.
Finalmente pulsa el botn Guardar para respaldar la base da datos. Access crear una copia de seguridad en la ubicacin elegida de manera que est disponible. Para restaurar una base de datos que est daada ser suficiente con sobrescribir el archivo actual con el ltimo respaldo guardado.