CURSO VIRTUAL ADMON DOCUMENTAL EUNICE SOTELO GUEVARA ACTIVIDAD 2 -SEMANA 1

1. A PARTIR DE LA INVESTIGACIN CREA UN DOCUMENTO DE WORD DONDE RESPONDA A LOS SIGUIENTES PUNTOS: a. Establece los objetivos que debe perseguir la Administracin Documental. Segn lo investigado dichos objetivos que debe perseguir la Administracin Documental son: Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, lo que implica recuperar los documentos verdicos y fiables entre las mltiples copias y versiones que pueden existir. Garantizar el mantenimiento de los criterios de organizacin de los mismos. Salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades, conocimientos y transacciones de la empresa. Establecer una poltica racional de conservacin y destruccin de documentos en funcin de las necesidades informativas de la empresa. Establecer procedimientos para ejecutar rpidamente, trmites de documentos que se encuentran en proceso. Proporcionar informacin veras y rpida de los documentos que tramitan. Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan. Encontrar medios de recuperacin de la informacin cuando se es necesaria. Almacenar la documentacin de tal manera que esta perdure, y se pueda encontrar oportunamente. Eliminar la informacin o documentacin no necesaria para la empresa, teniendo en cuanta el medio ambiente. Establecer los procedimientos para ejecutar rpidamente los trmites de los documentos que se procesan. Proporcionar informacin cierta y rpida de los documentos que tramitan. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan. Recepcin y Orientacin. Registro y Distribucin. Archivo.

Agregando un tanto mas, tambin se puede decir que dentro de los beneficios Archivsticos se encuentran los siguientes: 1. Descongestionan los archivos de una masa documental que no tiene valor secundario o histrico o cuya informacin se encuentra repetida en otros tipos documentales. 2. Permiten el manejo integral de los documentos. 3. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de archivo total. 4. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental.

5. Identifican y reflejan las funciones institucionales. 6. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. 7. Permite flujos giles de la informacin y facilita las transferencias de documentos de un archivo a otro. 8. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin. b. Identifica las caractersticas sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras. Como deca, laboro como Docente de Catedra en una Institucin Educativa Superior y segn mi observacin las caractersticas del papel del Admn Documental sern: Realizar los procesos necesarios que conduzcan a garantizar una adecuada conservacin y preservacin de la informacin y proporcionar calidad en el servicio de consultas de informacin y documentacin, respondiendo a las necesidades del usuario tanto a nivel interno como externo. Recibir la informacin de los diferentes departamentos para conservar. Revisar y controlar la documentacin recibida de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en el CAD, y normas archivsticas vigentes expedidas por la Ley General de Archivos. Clasificar y asignar a cada serie documental el cdigo correspondiente. Consignar en la Remisin de documentos el cdigo y la ubicacin fsica que se asigna a cada expediente. Ingresar en el sistema digital de consulta, los datos correspondientes a cada serie. Preparar y organizar legajos. Almacenar fsicamente la documentacin en el Archivo Central. Colaborar en la implementacin y aplicacin de las Tablas de Retencin Documental. Atender consultas de clientes internos y externos. Verificar y controlar la informacin que se ha prestado. Realizar control de la informacin que no se est remisionando al CAD por parte de las dependencias. Revisar peridicamente los archivos de gestin para determinar las nuevas series documentales que se estn generando y asignar nuevos cdigos. Elaborar informes peridicos de actividades realizadas. Las dems funciones asignadas por el jefe o por autoridad competente. Todas y cada una de esas funciones se debern realizar en la dependencia de tesorera en la institucin en donde con frecuencia observo a la CPT, a las tres auxiliares contables y a 3-4 aprendices SENA y observo adems que realizan esta serie de actividades de manera coordinada para llegar finalmente al cumplimiento de los objetivos con respecto a una excelente Admn Documental en la Institucin.