Qu es una base de datos?

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemticamente para su posterior uso. Access es una base de datos que recopila informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Tablas Las tablas sirven para recopilar la informacin que tu quieres guardar en la base de datos. Las tablas estn compuestas por campos y registros. Por ejemplo: en una base de datos en la que quieres almacenar tus canciones, cada cancin sera el registro y su nombre, ao de lanzamiento y dems seran los campos. registro campos

Las tablas pueden modificarse si pulsas el botn derecho teniendo seleccionada la tabla y eligiendo la opcin Vista Diseo. Esto sirve para quitar o aadir campos o especificar unas determinadas caractersticas para un campo. Aadir o quitar campos

Especificar las caractersticas de cada campo

Adems, en las tablas se pueden insertar imgenes u otro tipo de objetos simplemente dando clic derecho en el espacio donde quieras poner el objeto y eligiendo la opcin insertar objeto. Por ejemplo, si queremos insertar una imagen que tenemos en nuestro ordenador, daramos clic derecho en el espacio donde queremos poner la imagen, haramos clic en insertar objeto y dentro de este elegir la opcin de crear desde archivo. Consultas Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Gracias a las consultas podemos elegir los registros y campos que queremos buscar y ver de una base de datos que puede tener miles de registros. Por ejemplo, tenemos una base de datos con todas las comunidades de Espaa y queremos ver solo las que empiezan por C. para ello creamos una consulta.

Elegimos los campos que queremos ver en la consulta

Este tic sirve para que el campo sea visible o no

En criterios le decimos que solo seleccione las comunidades que empiecen por C, que en lenguaje de Access sera: Como C*.El asterisco se pone para que Access entienda que despus de la C hay algo ms. Adems los registros se pueden ordenar segn sus campos. Por ejemplo, en este caso las comunidades autnomas estn ordenadas segn su densidad y de forma ascendente. Por otra parte, hay diferentes tipos de consultas. Esta consulta es de seleccin pero tambin se pueden crear, por ejemplo, consultas de actualizacin. Este tipo de consultas sirve para modificar uno de los campos o varios, para que acto seguido se modifique la tabla entera conforme a los campos que has cambiado.

Esta sera la consulta de actualizacin

Seleccionamos los campos que queramos actualizar

Una vez seleccionados los campos, escribimos que es lo que queremos actualizar de cada campo en Actualizar a.

Una vez que tenemos la consulta hecha, solo tenemos que abrirla para que esta automticamente actualice toda la tabla.

Formularios Un formulario no es ms que un formato de pantalla que se utiliza para mejorar la imagen de las tablas. Los distintos registros salen con sus distintos campos con un formato ms vistoso que el de las tablas. Adems, puedes elegir que campos aparecern o si quieres que solo aparezcan los registros que cumplen una determinada condicin.

Este sera el formulario

Este es uno de los registros que componen el formulario

Flechas para ir al primero y ltimo registro

Flechas para cambiar de registro

Esto indica el nmero de registros que tiene el formulario y en cul estas actualmente. Para ver nicamente unos registros que cumplan unas determinadas condiciones utilizamos los filtros. Los filtros, como indica su nombre, sirven para filtrar los datos de los formularios de forma que muestre los registros de la tabla o consulta que cumpla las condiciones establecidas en l.

Para crear un filtro elegimos los campos que queremos que cumplan una condicin, ponemos cul es la condicin y lo guardamos.

Para aplicar despus el filtro seleccionamos el botn que pone Sin filtrado en la parte de debajo de la pantalla. Una vez que lo pulsan en la pantalla solo aparecen los registros que cumplen las condiciones que les hayas puesto y el botn de abajo pasa a poner Filtrado.

Podemos elegir los campos que queremos que aparezcan, en qu posicin y dems modificaciones dando clic derecho en el formulario y eligiendo la opcin Vista Diseo.

Aqu seleccionamos los campos Desde aqu puedes modificar la posicin y dems caractersticas de los distintos campos

Informes Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. La diferencia bsica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe slo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes se puede agrupar ms fcilmente la informacin y sacar totales por grupos.

Para crear el informe utilizamos el asistente para informes aunque tambin podemos crearlo nosotros dando clic en diseo de informe

As nos quedara el informe despus de haberlo creado con el asistente para informes

Adems, una vez creado, podemos modificar el informe para ponerlo a nuestro gusto.