Guide pratique sur la ngociation dans les MAPA

Les enjeux de la ngociation dans les marchs publics. Le cadre rglementaire. Les techniques de ngociation. Mission Rgionale Achat Secrtariat gnral pour les Affaires rgionales 191, Rue de bourgogne 45042 Orlans Cedex 02.38.81.43.76 02.38.81.43.48
Jennifer LAUDEL Stagiaire (18/04/2011 au 13/07/2011) Master II Droit et Gestion des affaires internationales et europennes Acadmie Orlans - Tours

Sommaire
Introduction
Quest-ce que la ngociation ? Quels sont les enjeux de la ngociation ?

I/ Le respect du cadre rglementaire du code des marchs publics

Les Marchs ngocis (marchs dans le cadre de procdure formalise) Ngociation dans les MAPA (Marchs procdure adapte) Quels sont les principes respecter en matire de ngociation ? Qui peut ngocier ? Quest ce qui peut tre ngoci ? Le cas des offres non conformes La slection des candidats admis ngocier La rgle du jeu du recours la ngociation doit tre claire

II/ La phase de prparation

Une bonne analyse du march concern Une bonne dfinition de ses besoins Le choix et la pondration des critres de slection des offres Prparation de la ngociation

III/ La phase de ngociation

La notation des offres Lentretien de ngociation

La ngociation dans les MAPA

Introduction
Le 18 mai 2011, la direction des affaires juridiques de Bercy a publi la contribution franaise au livre vert sur la modernisation de la politique de lUnion europenne en matire de marchs publics. Il en ressort clairement que la France souhaite faire de la ngociation une procdure de droit commun . Gnraliser le recours la ngociation permettrait de renforcer lefficacit de lachat public et de lutter contre les comportements anticoncurrentiels. Le droit communautaire cherche en effet, responsabiliser lacheteur public lors de la passation de ses marchs. La dmarche Calypso1 en rgion Centre a prconis la systmatisation du recours la ngociation lors de la passation de marchs procdure adapte. Le gain potentiel dachat a t estim 15% pour une assiette de 23 millions deuros pouvant ainsi dgager en anne pleine une conomie de 3,5 millions deuros. La ngociation lors de la passation de marchs de travaux dans le cadre de procdure adapte est un levier dconomie. Ce guide se veut tre une aide la pratique de la ngociation dans les MAPA. Il doit permettre aux acheteurs dapprhender les enjeux de la ngociation, de connatre le cadre rglementaire, de prparer et de mesurer en toute scurit et avec une efficacit maximale la ngociation.

Quest-ce que la ngociation ?

La ngociation est un ensemble de discussions entre lacheteur et des entreprises candidates dans le but dobtenir la meilleure adquation possible entre loffre et les besoins exprims. La finalit de la ngociation consiste raliser lachat au meilleur rapport qualit prix que le march peut offrir. La ngociation doit tre conduite dans une approche Gagnant / Gagnant avec pour objectif damliorer et de prserver des relations commerciales constructives sur le long terme. La ngociation doit sapprcier au regard des enjeux, du contexte et de la nature des achats.

Programme didentification dopportunits dconomie dans les achats sur le segment de limmobilier de lEtat en rgion.

 Quels sont les enjeux de la ngociation ?

La ngociation permet dune part, de sassurer que les besoins de loprateur public sont bien compris et assimils par les candidats. Elle doit permettre galement damliorer loffre techniquement et financirement, mais aussi de prvenir tous alas dans lexcution future du march.

I / Le respect du cadre rglementaire du code des marchs publics

Les Marchs ngocis (marchs dans le cadre des procdures formalises).

Les seuils

Pour lEtat, les marchs de fourniture ou de service dun montant suprieur 115 000 euros HT et les marchs de travaux dun montant suprieur 4 765 000 euros HT doivent tre passs selon les procdures formalises dfinies par la directive n2008/18 CE.

Article 27-III du CMP Les petits lots

Lorsqu'un achat peut tre ralis par lots spars, est prise en compte la valeur globale estime de la totalit de ces lots. Le pouvoir adjudicateur peut dcider de mettre en uvre soit une procdure commune de mise en concurrence pour l'ensemble des lots, soit une procdure de mise en concurrence propre chaque lot. Quelle que soit l'option retenue, lorsque la valeur cumule des lots est gale ou suprieure aux seuils prvus au paragraphe II de l'article 26, la ou les procdures mettre en uvre sont les procdures formalises mentionnes au paragraphe I du mme article. Toutefois, mme si la valeur totale des lots est gale ou suprieure aux seuils des marchs formaliss, il est possible de recourir une procdure adapte : 1 Pour les lots infrieurs 80 000 Euros HT dans le cas de marchs de fournitures et de services ;
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2 Pour les lots infrieurs 1 000 000 Euros HT dans le cas des marchs de travaux, la condition que le montant cumul de ces lots n'excde pas 20 % de la valeur de la totalit des lots. Dans le cas o un minimum et un maximum sont fixs, les 20 % s'appliquent au montant minimum du march.

Article 35 du CMP

Peuvent tre ngocis APRES publicit pralable et mise en concurrence, notamment les marchs :

Art 35-I-1 : les marchs et accords-cadres pour lesquels, aprs appel doffres ou dialogue comptitif, il na t propos que des offres irrgulires ou inacceptables2 que le pouvoir adjudicateur est tenu de rejeter.

Peuvent tre ngocis SANS publicit pralable et SANS mise en concurrence, notamment les marchs : Art 35-II-1 : les marchs et les accords-cadres conclus pour faire face une urgence imprieuse rsultant de circonstances imprvisibles pour le pouvoir adjudicateur et ntant pas de son fait, et dont les conditions de passation ne sont pas compatibles avec les dlais exigs par les procdures dappel doffres ou de marchs ngocis avec publicit et mise en concurrence pralable, et notamment les marchs conclus pour faire face des situations durgence imprieuse lies une catastrophe technologique ou naturelle.

Art 35-II-3 : les marchs et les accords-cadres passs selon la procdure dappel doffres, pour lesquels aucune candidature ou aucune offre na t dpose ou pour lesquels seules des offres inappropries ont t dposes, pour autant que les conditions initiales du march ne soient pas substantiellement modifies.

Ici lacheteur pourra rechercher dautres candidats sans recourir aux procdures de publicit et de mise en concurrence.

Cf dfinition p12.

Article 65 et 66 du CMP

Ces articles dfinissent la procdure ngocie dans le cadre des procdures formalises Art 65 : le pouvoir adjudicateur peut dcider de limiter le nombre de candidats qui seront admis prsenter une offre. Il mentionne cette dcision dans lavis dappel public la concurrence. Il fixe dans cet avis un nombre minimum de candidats admis prsenter une offre et peut galement fixer un nombre maximum. Ce nombre minimum ne peut tre infrieur trois. Art 66 : la ngociation dans le cadre des procdures formalises seffectue par crit exclusivement.

Ngociation dans les MAPA (Marchs procdure adapte).

Article 26 du CMP (Reprenant les seuils du dcret n2009-1702 du 30 dcembre 2009, article 8) Article 28 du CMP (Procdure adapte - Recours la ngociation)

En dessous des seuils, les procdures de mises en concurrence ne sont pas formalises par la directive europenne sur les marchs publics. Les tats membres ont par consquent toute latitude pour laborer des processus de mise en concurrence dans le respect des principes du trait de lUnion europenne. Ds lors, pour la France, les marchs dun montant infrieur aux seuils europens peuvent tre ngocis en vue de leur attribution (cest une modification introduite dans le code de 2006 par le dcret n 2008/1355 du 19 dcembre 2008).

La ngociation dans les MAPA est possible selon le type dachat : Fourniture de service < 125 000 HT Travaux < 4 765 000 HT.

Quels sont les principes respecter en matire de ngociation?

Le respect des principes essentiels qui rgissent lachat public simposent tout acheteur public. Ces principes numrs dans la directive n2008/18 CE sont transposs dans le cadre des marchs publics dans son article 1.

Principe de transparence des procdures.

Ncessit dinformer les candidats ds lors que la personne publique souhaite recourir la ngociation dans la procdure dattribution du march. Ncessit dinformer de manire trs prcise sur les conditions de mise en uvre de la ngociation : forme de la ngociation (par crit, par tlphone, par messagerie, ou lors dun entretien), dure (temps consacr la ngociation), condition de mise en uvre (avec les candidats les mieux placs par exemple).

Principe de lgalit de traitement des candidats.

Information pralable identique pour chaque candidat. Prsentation des candidatures et des offres identiques, mme si modification au cours des ngociations. La ngociation est exclusivement bilatrale. Absence de discrimination explicite ou implicite entre les candidats. La ngociation ne doit pas avoir pour but damliorer loffre dun seul candidat par rapport aux offres de ses concurrents.

Principe de confidentialit des offres.

Interdiction de rvler des secrets commerciaux, industriels, des brevets ou des savoirfaire particuliers aux candidats concurrents. Ne pas donner des indications permettant aux candidats de connatre le positionnement de leurs concurrents identifis. Possibilit de ngocier en demandant aux candidats une volution technique de leur offre afin de les amener proposer un avantage comptitif comparable celui propos spontanment par un concurrent. Il est ncessaire dviter de dcrire aux candidats loriginalit de la solution propose spontanment par leur concurrent qui ne doit pas tre, par ailleurs, identifi.

 Principe de traabilit des procdures.

Mise en uvre dune traabilit de la ngociation permettant de suivre lensemble de la procdure de ngociation avec les candidats. Suivi crit des tapes de la ngociation dans un PV de ngociation . Rappel des changes avec les candidats, les informations qui leur ont t donnes, la dure de la ngociation et les propositions des candidats.

Document de synthse permettant la traabilit de la procdure.

Principe dintangibilit des offres

Possibilit dvolution relative du projet initial, sans bouleversement des caractristiques essentielles des propositions. Mutabilit encadre des offres dans les marchs publics afin de respecter lgalit de traitement entre les candidats (risque de favoritisme).

Conseils pratiques : - Eviter de cadrer en dfinissant des moyens dans le cahier des charges, car aprs la mise en concurrence, les caractristiques principales du march ne peuvent tre remises en cause pendant la ngociation. Il est prfrable de sen tenir une dfinition des besoins en laissant libre les candidats de proposer des solutions innovantes. - Dterminer lavance la dure ncessaire la ngociation pour chaque candidat (1h, 1h30, 2h).

Qui peut ngocier ?

Acheteur : toute personne habilite par le pouvoir adjudicateur peut avoir la charge de mener ou raliser la ngociation.

Larticle 28 du code des marchs publics laisse le pouvoir adjudicateur libre de fixer les modalits de la dsignation des personnes charges de mettre en uvre les procdures de march, en labsence de rgles particulires imposes par les textes organiques ou statuaires rgissant, le cas chant, son organisation interne. La conduite dune ngociation ne rend pas ncessaire la prise de dcision son issue. Ds lors, la personne qui les mne na pas besoin de bnficier dune habilitation spcifique. La ngociation peut lvidence tre mene par plusieurs personnes.

Quest ce qui peut tre ngoci ?

La ngociation est une technique dachat qui facilite ladquation de loffre du vendeur aux besoins de lacheteur. Elle permet un accord optimum sur le prix et par la qualit du produit et du service. Tous les lments constitutifs de loffre et de la demande sont ngociables.

La ngociation du prix
Le prix est llment essentiel, il est le rsultat de toutes les composantes de loffre du vendeur. Il focalise lattention de lacheteur et tout naturellement il fera lobjet de discussion. Cependant, une ngociation du prix avec un vendeur qui estime avoir propos le prix le plus comptitif est voue lchec. Il est ncessaire de ngocier toutes les composantes de loffre qui ont amen la formation du prix en amont. Cette dmarche consiste faire prendre conscience au vendeur que ses positions ne sont pas figes et quil a la possibilit de diminuer ses cots marginaux en modifiant par exemple une caractristique de son offre. Les prix unitaires et toutes leurs composantes sont alors ngociables. Il peut sagir du cot dacquisition, du cot de stockage ou de mise en uvre, du cot des accessoires, du cot des options, des pices de rechange ou du cot de transformation.

 La ngociation de la quantit
La ngociation de la quantit permettra au vendeur de proposer lacheteur un volume en adquation avec son processus de production. Le cot dune unit supplmentaire peut tre prohibitif si cela ncessite la mise en uvre dune nouvelle unit de production. Il sera peut tre ncessaire de ngocier alors la frquence des commandes.

La ngociation de la qualit
La ngociation sur les composantes de loffre pourra amener une redfinition de la qualit. Bien souvent, lacheteur souhaite obtenir ce quil se fait de mieux sur le march et le traduit dans son cahier des charges. Le vendeur rpond aux exigences de lacheteur en lui facturant le prix de linnovation qualitative. La courbe du prix marginal de la qualit est toujours exponentielle. La discussion avec le vendeur des lments qualitatifs de loffre permettra lacheteur de se rendre compte de lincidence de ses exigences sur le prix final.

La ngociation des dlais

Dans le mme ordre dide, la ngociation des dlais peut tre un levier important sur le niveau final de loffre. Lacheteur pourra ngocier dautant plus librement quil aura programm ses oprations le plus tt possible. Cette liste nest pas exhaustive.

Sur ces diffrents lments ngociables, le Ministre de lconomie, de lindustrie et de lemploi a apport quelques prcisions, en rponse une question pose lassemble nationale 3:

Porte de la ngociation

La ngociation peut porter, au choix du pouvoir adjudicateur, sur tous les lments de l'offre ou sur certains de ces lments, voire un seul.

Question crite n75854 rponse lassemble nationale publie au JO le 29 juin 2010.

Le cas des offres non conformes

Aujourdhui le CMP de 2006 naborde plus la notion doffre non conforme en tant que telle, puisquil ne sintresse quaux offres irrgulires, inacceptables et inappropries.

Dfinition du Code de commerce (Article 35 du CMP) : Offre irrgulire : une offre qui, tout en apportant une rponse au besoin du pouvoir adjudicateur, est incomplte ou ne respecte pas les exigences formules dans lavis dappel public la concurrence ou dans les documents de la consultation. Offre inacceptable : une offre est inacceptable si les conditions qui sont prvues pour son excution mconnaissent la lgislation en vigueur, ou si les crdits budgtaires allous au march aprs valuation du besoin satisfaire ne permettent pas au pouvoir adjudicateur de la financer. Offre inapproprie : est inapproprie une offre qui apporte une rponse sans rapport avec le besoin du pouvoir adjudicateur et qui peut en consquence tre assimile une absence doffre.

Est-il possible de ngocier avec un candidat prsentant une offre irrgulire ou inacceptable?
Ce point a fait lobjet dune question crite de M. Bernard Piras l'attention de Madame la Ministre de l'conomie4. Il en ressort quil est possible de ngocier une offre irrgulire ou inacceptable. La ngociation peut avoir comme effet de rendre cette offre rgulire ou acceptable, cependant le cas dune offre inapproprie ne permet pas le recours la ngociation puisque ce cas est assimil une absence doffre. De mme, une question parlementaire5 pose le 2 fvrier 2010 par le dput M. Daniel Fidelin Madame la Ministre de lconomie sinscrivait dans le cadre de la pratique de la procdure adapte prvue larticle 28 du CMP: dans le cadre de la ngociation en procdure adapte, le pouvoir adjudicateur peut demander un candidat ayant remis une offre irrgulire de rgulariser cette dernire, mme postrieurement la date de remise des offres.
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Question crite n 25408 de M. Bernard Piras (Drme - SOC) Rponse publie dans le JO Snat du 04/01/2007 - page 28
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Question crite n 70215 de M .Daniel Fidelin du 2 fvrier 2010

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Deux limites issues du principe dgalit des candidats simposent alors :

Cette demande de rgularisation doit permettre lensemble des candidats de bnficier dun dlai comparable pour modifier ventuellement leur offre.

Le pouvoir adjudicateur a galement la possibilit dcarter de la ngociation les offres inacceptables ou irrgulires, pourvu que cette possibilit figure dans les documents de la consultation.

La slection des candidats admis ngocier

Sur la libert de prslection des candidats admis ngocier

Le pouvoir adjudicateur peut dcider de nengager des ngociations quavec les candidats dont les offres, lissue de louverture des plis, apparaissent les plus intressantes. Il est prcis que doivent tre mentionns dans les documents de la consultation :

Le nombre des oprateurs admis la ngociation peut tre limit, toutefois il est conseill de ne pas se fixer une telle contrainte mais plutt dutiliser la formulation suivante : La ngociation sera engage avec les candidats dont les offres louverture des plis sont susceptibles de rpondre au mieux aux besoins de lacheteur public . Une telle formulation est propice un climat dincertitude favorisant la concurrence. Afin desprer tre slectionns pour participer la ngociation, les candidats seront incits tablir des offres comptitives ds le stade de louverture des plis. Labsence de dtermination a priori du nombre de candidat admis la ngociation est une mesure dans lintrt des candidats et de lacheteur qui vite dalourdir inutilement les procdures. Sans cette mesure, des entreprises nayant aucune chance dtre attributaires pourraient tre amenes ngocier ds lors que leur classement initial leur permettrait dintgrer le quota des candidats admis la ngociation.

Les critres de la prslection des offres doivent tre indiqus. Il est prfrable que ces critres de prslection soient les mmes que ceux qui seront retenus pour le choix final.
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La rgle du jeu du recours la ngociation doit tre claire.

Le recours la ngociation doit tre indiqu
Dcision du Tribunal Administratif de Lille6 : Le TA de Lille a confirm le 5 avril 2011 que le recours la ngociation dans le cadre dune procdure adapte doit tre expressment indiqu dans les documents de consultation du march. A dfaut, aucune ngociation ne pourra avoir lieu. En effet, larticle 28 CMP permet le recours la ngociation, mais cest au pouvoir adjudicateur de lindiquer clairement si telle est son intention. Ce thme avait dj fait dbat lors dune question parlementaire7. La possibilit de recourir la ngociation peut tre indique comme une simple ventualit en toute lgalit afin que cela ne constitue pas une contrainte pour lacheteur. La ngociation tant un processus complexe mettre en uvre il est effectivement prfrable de se donner la possibilit de ne pas y recourir si lacheteur juge que les offres louverture des plis rpondent parfaitement ses besoins ds ce stade

Il nest pas possible dabandonner un critre en cours de procdure

Dcision du Conseil dEtat du 27 avril 2011, Socit Bio Paris Ouest8 : Le pouvoir adjudicateur qui ngocie avec les candidats ayant prsent une offre doit prendre en compte lensemble des critres retenus dans le cadre de la mise en concurrence. ATTENTION : les critres de slection doivent tre indiqus dans le rglement de consultation, et sil y a recours des sous critres, ces derniers doivent tre prciss galement, dans le respect du principe de transparence de la procdure.

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Arrt du Tribunal administratif de Lille du 5 avril 2011. Question crite n07293 (Snat) Rponse publie le 7 mai 2009. 8 Arrt Conseil dEtat, 27 avril 2011, Socit Bio Paris Ouest, n 344244

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II / La phase de prparation
Tout dabord, il est ncessaire de choisir un modle de ngociation selon son pouvoir de ngociation. Lorsque le pouvoir de ngociation est fort9, il faut exercer son avantage en prenant soin de ne pas abuser de sa situation. Lacheteur doit viter de pousser ses futurs partenaires dans des situations qui pourraient tre intenables sur la dure du march. Lorsque le pouvoir de ngociation est faible10, il faut trouver, linverse, des moyens de crer lavantage en rduisant la complexit de la ngociation, en tenant au maximum les entreprises dans une situation dincertitude sur lissue de leur candidature. Cette dmarche consiste dfinir sa stratgie dachat. Pour bien dfinir sa stratgie dachat, il faut tout dabord raliser une bonne analyse du march sur lequel lachat seffectue, mais aussi, une bonne tude de ses besoins.

Monopsone : march o une multitude doffreurs doivent sadresser un seul acheteur, plaant ainsi ce dernier en position de force. 10 A linverse, lacheteur est en position de faiblesse lorsquil est face un seul offreur.

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Une bonne analyse du march concern

Pour une ngociation russie, la connaissance du march est indispensable : liste des fournisseurs prsents, tat de la concurrence entre ces fournisseurs, nouveaux entrants, volution de la demande, technicit de loffre,

Voici les lments prendre en compte afin dacqurir une bonne connaissance du march :

Elments connatre
Connaissance des diffrents fournisseurs prsents sur le march.

Ici il sagit donc dvaluer la concentration du march, la complexit ou non du produit, la prsence de brevets ou de savoir-faire particulier, la prsence dune bonne concurrence ou non entre fournisseurs, la prsence dune marque reconnue se distinguant des autres ou non, Il faut acqurir une vision globale du march, connatre ses points forts et ses faiblesses afin de pouvoir adapter la stratgie dachat en fonction du march. Prsence ou non de nouveaux entrants sur le march

March concern

Ici, il sagit de dtecter la prsence de barrire lentre du march (juridique habilitation pralable des fournisseurs, conomique investissement de dpart important). Cela permet de savoir si de nouvelles offres concurrentes sont susceptibles dapparatre dans un futur proche ou non. Connaissance des diffrents acheteurs du march

Ici, il sagit de connatre ltat de la demande et de prvoir lvolution de celle-ci, lide tant de programmer son achat une priode atypique pour tre en position de force par rapport au vendeur si lorganisation achat est forte, et si lactivit de sous-traitance est bonne.

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Une bonne dfinition de ses besoins

Aprs une bonne vision densemble et une bonne connaissance du march, lanalyse de ses besoins reste une tape indispensable afin de dfinir sa stratgie dachat. Une bonne analyse des besoins permet aussi une rdaction claire du cahier des charges. En effet, bien identifier ses besoins permet de mieux les exprimer dans le cahier des charges ce qui favorise ladquation de loffre avec la demande. La phase de choix des offres sera facilite et beaucoup plus rapide. Lanalyse des besoins permettra un choix optimum des critres de slection des offres. Il est conseill dviter de recourir des exigences qualitatives trop souvent inutiles par rapport aux besoins (de manire schmatique, 20% de qualit supplmentaire engendre une majoration du prix de 80%). Il faut viter que le cahier des charges soit lexpression dun catalogue dun fournisseur, en prenant soin de ne pas citer de marque, de spcifications techniques, de procds spcifiques dune entreprise. Plutt que de dcrire des moyens susceptibles de rpondre aux besoins, il est prfrable de se contenter dnoncer ses seuls besoins. Une fois cette dfinition des besoins effectue, il est ncessaire dtablir une rgle du jeu la plus claire et la plus transparente possible afin de susciter le maximum dintrt chez les offreurs. Cette dmarche permettra lacheteur dtre assur dobtenir la proposition la plus avantageuse du moment que le march peut offrir.

Le choix et la pondration des critres de slection des offres

Cadre rglementaire
Article 53 CMP. Nous donne les principales caractristiques des critres, il dresse aussi une liste des critres possibles, et inclut le critre social et environnemental. Dcision du Conseil dEtat du 18 juin 2010 sur les sous critres11. Si le pouvoir adjudicateur dcide de faire usage de sous critre pondrs ou hirarchiss, il doit le faire savoir aux candidats.

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Arrt du Conseil dEtat du 18 juin 2010, commune de Saint Pal de Mons c/ Socit Moulin

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Tout dabord, les critres retenus doivent tre objectifs, non discriminatoires et lis lobjet du march. Ils doivent tre indiqus ds le stade de la publicit initiale du march, au moment o les candidats sont invits laborer leurs offres. Les critres retenus peuvent tre par exemple, le prix, la valeur technique, la qualit, le dlai, le SAV, la maintenance, lassistance technique,

Choix des critres: Sil y a un seul critre, cest obligatoirement celui du prix : Le critre unique du prix : Cest le cas de produits et de services norms ou lorsque le cahier des charge dfinit prcisment les caractristiques techniques du produit dsir. Sil y a plusieurs critres, le prix nest pas ncessairement un des critres retenus. La slection de plusieurs critres : Cest la seule approche qui permet lacheteur danalyser une offre dans toute sa globalit.

Une pondration des critres obligatoire : La pondration des critres est obligatoire, et si cela nest pas possible il faut le justifier et dans ce cas la seule hirarchisation est acceptable. Il sagit de savoir quelle importance on veut donner chaque critre afin que les candidats puissent laborer leur offre en parfaite connaissance des rgles de slection. Les critres ainsi que leur pondration ou leur hirarchisation sont indiqus dans lavis dappel public la concurrence ou/et dans les documents de la consultation. Le poids de chaque critre peut tre exprim par une simple fourchette dont lcart maximal est appropri. La pondration permet une meilleure prise en compte de lensemble des critres choisis, mis en balance, les uns avec les autres. Chacun des critres tant affect dun coefficient de pondration chiffr, loffre conomiquement la plus avantageuse est value globalement, au regard de lensemble des critres qui la constituent. Lanalyse des offres sen trouve de fait affine, favorisant le choix de loffre rpondant le mieux aux besoins du pouvoir adjudicateur.

Comment tablir une pondration ? Une pondration identique pour chaque critre est possible (ainsi pour 3 critres la pondration de chacun deux pourra tre gale 33,33%).

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Il existe plusieurs mthodes de pondrations des critres. Toutes ont des avantages et des inconvnients, certaines sont plus simples que dautres. Cependant, la mthode empirique des points est la mthode la plus intressante.

La mthode des points Cette mthode se droule en trois tapes : Tout dabord, il faut former un groupe de personnes lgitimes et reprsentatives pour juger de limportance de chaque critre. La note de chaque personne par critre est recueillie et la somme des notes est faite.

La pondration dun critre sera le rsultat du nombre de point obtenu divis par la somme des notes dlivres.

Par exemple : Echelle de notation : 0 = peu important ; 1 = important ; 2 = trs important Critres Service Rfrent Marchs Publics Commande publique Prix 1 1 Service aprs- 2 0 vente (SAV) Qualit 0 1 Prescripteurs / Utilisateurs 2 0 2 Total

4 2 3 9

Dans ce cas : La pondration du critre du prix : 4/9 = 45% La pondration du critre du SAV : 2/9 = 13% La pondration du critre de la qualit : 3/9 = 33%

CONSEIL : Toujours bien faire apparatre le choix des critres et sous-critres, leur pondration ou dfaut leur hirarchisation.

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Prparation de la ngociation

La prparation de la ngociation est aussi importante que la ngociation elle-mme.

Fixer les objectifs de la ngociation et la stratgie de la ngociation

La dfinition des objectifs de la ngociation conditionne la russite de la ngociation ellemme. Elle permet didentifier les points critiques qui pourraient survenir lors de la ngociation et dlaborer des stratgies de contournement de ces difficults. Les objectifs sont dtermins en fonction des besoins du prescripteur12 et de lanalyse des offres mieux disantes lissue de louverture des plis initiale. Plus lcart entre les besoins et les offres mieux disantes sera important et plus il sera ncessaire de dfinir prcisment les objectifs de la ngociation en les classant par ordre dimportance. Cette dmarche permet didentifier les points devant faire lobjet dune ngociation en dterminant lavance les lments sur lesquels le ou les candidats seront questionner afin dexaminer avec eux ltendue des propositions quils peuvent faire. Cela permet danticiper le droulement de la ngociation. La stratgie de ngociation est ainsi labore et les ngociateurs devront constamment se rfrer cette liste dobjectifs afin de sassurer que tous les points identifis pralablement la ngociation auront fait lobjet dune discussion.

La connaissance pralable des entreprises admises ngocier

Une bonne ngociation suppose de bien connaitre lensemble des fournisseurs admis ngocier. Une consultation pralable internet permettra bien souvent de cibler les interlocuteurs et de rcolter des informations sur leur pouvoir de march ce qui permettra dorienter la stratgie de la ngociation venir.

La composition de lquipe de ngociation

Quel que soit le mode de ngociation retenu, par crit, par tlphone ou lors dun entretien, la ngociation doit se faire toujours en quipe et ne peut tre confie une personne seule. Ds lors, il nest pas envisageable quil puisse y avoir des contradictions ou des dsaccords entre les membres de lquipe. Chaque personne doit connatre son rle avant le dbut de la ngociation. Une quipe de ngociation doit comporter idalement 4 personnes. Lquipe de ngociation sera pilote par un leader ; ce rle sera normalement dvolu lacheteur. Celui-ci aura pour

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Service utilisateur du produit ou bnficiaire de la prestation.

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but de conduire les ngociations et de mettre en scne les autres membres de lquipe. Son objectif est darriver une optimisation conomique et technique de loffre. Le matre duvre devra participer aux ngociations, cette mission doit tre indique dans le march qui le lie la maitrise douvrage. La prsence du matre duvre a pour objectif lamlioration et loptimisation technique de loffre. Il apporte une scurit lquipe en garantissant que les propositions techniques de lentreprise restent conformes lobjet du march et rpondent au mieux aux besoins de la personne publique. Le prescripteur, futur utilisateur du produit ou du service, doit aussi participer la ngociation, il sassurera que ses besoins ont t bien compris des entreprises et pourra le cas chant les reformuler. A ct de ce trio incontournable et afin de complter lquipe hauteur dau moins de 4 personnes il pourra tre fait appel une personne du service juridique, ou un conomiste de la construction dont le mtier est prcisment dapporter une aide lacheteur sur lvaluation financire des offres des entreprises et identifier des gains dachats potentiels. Lobjectif est de constituer une quipe solide, qui est compose des bonnes personnes devant absolument assister la ngociation. Chaque personne a un rle bien dfini de par sa fonction. Une coordination type entre les intervenants doit tre mise en place au pralable afin de renforcer le pouvoir de ngociation de lquipe.

La coordination type : Toute ngociation a une dimension humaine et fait appel des comportements assimilables au jeu des acteurs. Lorsque la ngociation est conduite au cours dun entretien il est conseill dattribuer au pralable un rle chaque membre qui devra le jouer tout au long de la ngociation. Le leader : il aura la charge de conduire la ngociation par rapports aux objectifs pralablement dfinis, il est prfrable de confier ce rle de leader lacheteur. Le bienveillant : Il fait preuve de compassion et de sympathie lgard des interlocuteurs, il amne un climat de scurit et de confiance dans le but dobtenir un maximum dinformation de la part de lentreprise. Naturellement, ce rle sera confi au matre duvre dont la mission le conduit tre linterlocuteur direct des entreprises tout au long du march. Lintraitable : linverse, ce rle a pour but de dstabiliser linterlocuteur et de critiquer les arguments de lentreprise, en lui faisant prendre conscience de la fragilit de sa position et de lintrt quelle aurait satisfaire pleinement les besoins de la personne publique. Ce rle est tenu par le prescripteur. Lobservateur : ce dernier est l pour relever les incohrences ventuelles dans les propositions de lentreprise. Il reste en retrait afin de bien observer le comportement de lentreprise et analyser les propositions. Ce rle peut tre tenu par la personne du service juridique ou par lconomiste de la construction.
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III / La phase de ngociation

La notation des offres

Pralablement lengagement de la ngociation, un classement des offres sera effectu afin didentifier les candidats susceptibles de rpondre au mieux aux besoins de lacheteur. Comme dans toutes les tapes de la procdure dachat, lanalyse des offres doit respecter les principes fondamentaux de la commande publique13.

Le critre du prix
Lattribution dune note une offre par rapport une autre sera dautant plus facile que ces offres pourront tre dpartages objectivement. Seule la notation sur le critre du prix prsente lavantage de pouvoir reflter une stricte proportionnalit. Dans ce cas, on utilisera le procd de notation linaire. La formule appliquer pour la notation du critre prix est la suivante :

Formule Cette formule est utiliser pour une notation du critre prix de 0 10. Loffre minimale se voit attribuer une note de 10. Toutes les offres suprieures ou gales au double de loffre minimale se voient attribuer une note de 0. Pour les offres intermdiaires la note est attribue aprs application de la formule suivante:

Avantages : la linarit veut que les carts de prix se traduisent par des carts de notes quivalents. Le fait dattribuer une note de 0 toute offre suprieure ou gale au double de loffre minimum traduit la volont de lacheteur de maitriser son budget consacr lopration.

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Voir partie quels sont les principes respecter en matire de ngociation ? p.6

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 Le critre de la qualit
Concernant la qualit, lacheteur devra utiliser une mthode de montarisation de la valeur technique de loffre. Cette partie de la notation est la plus dlicate, car lacheteur devra traduire les carts techniques des offres, estims avec le concours du matre duvre14, en cart chiffr. Le critre de la qualit se dcompose en lments dont certains qui peuvent tre plus facilement mesurables que dautres. En effet, tout ce qui peut ressortir par rapport aux dlais de ralisation, la composition dune quipe, sera plus facilement mesurable que la qualit des produits utiliss ou de la prestation elle-mme. Seule la pratique rpte de cet exercice permettra au ngociateur dacqurir une exprience qui lui permettra de juger de manire la plus objective possible le critre de la qualit. La notation des offres selon les diffrents critres fait lobjet dune pondration telle quelle a t expose dans le rglement de consultation. A lissue de cet exercice, la slection des candidats admis ngocier a t faite.

Lentretien de ngociation
Pour russir cette phase de lentretien, il faut savoir maitriser les techniques classiques de conduite de runion et les mthodes de rsolution de problmes en groupe.

Une communication efficace

Une bonne communication doit sinstaurer entre la personne publique et lentreprise. Le leader doit crer une atmosphre positive tout en exposant les enjeux de la discussion pour les deux parties. Pendant les changes, le leader doit garder le contrle en rcapitulant les avances obtenues et en ayant recours un support crit permettant dafficher les points daccords ou de compromis. Une coute active et ncessaire afin de saisir lintgralit du champ des solutions proposes par lentreprise. Le leader ne doit pas hsiter faire rpter son interlocuteur ou de lui demander des prcisions complmentaires. Ses interventions doivent tre concises ; il doit reformuler et rsumer les solutions proposes.

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Voir partie composition de lquipe de ngociation p.20

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Pendant lentretien le leader doit considrer son interlocuteur non pas comme un adversaire mais comme son contractant potentiel. Le comportement emphatique envers linterlocuteur doit tre concili avec une certaine fermet de ngociation dans la poursuite des objectifs.

Les tapes de la ngociation

La prise de contact : aprs cadrage de lentretien dans le temps et la prsentation de lquipe de ngociation, le leader rsume les points essentiels de loffre de lentreprise et met en lumire les lments sur lesquels les attentes de lacheteur sont les plus forts. Ds le dbut lentreprise doit connaitre les attentes de la personne publique afin de mettre profit le temps quil lui est octroy pour laborer une rponse susceptible dtre la mieux disante.

La ngociation elle-mme : la discussion porte sur lensemble des points de ngociation qui doivent rester ouverts toute la dure de lentretien. Elle est mise en uvre conformment aux recommandations permettant de pratiquer une communication efficace dans le respect des principes essentiels de la commande publique.

Quelques conseils : Ne rien signer ou concder linterlocuteur qui serait une modification aux besoins exprims initialement dans les documents contractuels. Ne jamais rvler votre budget votre interlocuteur. Maintenir linterlocuteur dans une certaine incertitude au regard du nombre potentiel de ses concurrents.

La conclusion : lissue de la ngociation il faut pouvoir distinguer les avances consenties par lentreprise par rapport son offre initiale. Un procs-verbal de ngociation est rdig et rend compte de lorganisation des changes avec lensemble des candidats. Les diffrentes propositions des entreprises sont synthtises dans ce document. A lissue de lentretien de ngociation les candidats seront invits confirmer par crit les volutions de leur offre initiale (de prfrence par messagerie ou directement par une annotation du procs-verbal de ngociation avec les mentions utiles pour justifier dune date certaine et pour authentifier ces propositions). Les entreprises ne seront cependant pas invites signer le procs-verbal. En effet, seuls les membres de lquipe de ngociation ont qualit pour signer ce document. Une fois toutes les confirmations de lvolution des offres recueillies, ces nouvelles offres sont ensuite classes par lanalyse multicritre, selon la mthode qui a t utilise pour la prslection des candidats.

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Rappelons que pralablement la notification du march toutes les pices ncessaires doivent tre recueillies (confirmation crite, engagement de lentreprise sur ses nouvelles propositions). Ces lments sont annexs lacte dengagement initial de lentreprise et sont de fait contractualiss. Enfin, un bilan de la ngociation est effectu par lquipe de ngociation ; le droulement de la ngociation est analys et les enseignements utiles en sont tirs pour arrter la stratgie lors des ngociations futures.

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