Management dune administration - VILLE DE GRANBOIS La ville de Granbois, limitrophe de Petitbois, regroupe 7500 habitants.

Ces deux communes sont de bords politiques diffrents et elles saffrontent depuis toujours aux plans conomique et culturel, bien que participant la communaut de communes du pays de Bois du bourg. Les dpenses annuelles de la commune slvent plus de 4 millions deuros et elles sont couvertes principalement par les taxes locales et les redistributions dont elle bnficie. Les grandes lignes budgtaires de lanne en cours sont prsentes en annexe 1. Madame Leprince a t lue maire de Granbois six mois auparavant sur un programme visant dvelopper sa ville aprs plus de quinze ans dun relatif immobilisme. Elle compte attirer 10% de nouveaux administrs dici cinq ans en dveloppant les projets dcrits en annexe 2, dont les consquences budgtaires sont prcises en annexe 3. Lannexe 4 dcrit le fonctionnement de la municipalit et lannexe 5 prcise un projet dvolution des services offerts par la mairie dans le cadre dune cole de Granbois.

1 En quoi les propositions de Madame Leprince sont-elles stratgiques ? Quels modes dautorit correspondent la situation prsente ? 2 Analyser la stratgie propose par Madame Leprince en la rapprochant des thories du management. Quels mcanismes sa ralisation met-elle en jeu ou doit-elle affronter ? 3 Etablir une analyse SWOT de Granbois. En dduire les avantages et les inconvnients de la stratgie de Madame Leprince. 4 Analyser la problmatique de la cantine et de la garderie. Quels arguments Madame Leprince pourra telle mettre en avant ? 5 Quelles actions devront accompagner la proposition de Madame Leprince. Comment doit-elle conduire la prochaine runion du conseil municipal ? Quels sont les modes de dcision de ce conseil ? 6 Dans un tableau, vous exposerez les avantages et les contraintes de mise en uvre des thories du management dans une entit administrative.

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ANNEXE 1 Budget de Granbois pour lanne en cours

Anne 0 Dpenses Personnel (65 employs) Voirie Ecole, crche, garderie Ramassage, traitement dchets Subvention cinma Festival annuel des 8 puits Programme de rnovation du centre ville Etude architecte (espace culturel) Rceptions Divers Rfection du clocher Remboursements dette Total dpenses Recettes Taxes locales particuliers Reversements tat, autres Loyers logements communaux Taxes verses par les entreprises Total recettes 2386800 1550000 135000 277000 35000 25000 200000 (reconductible) 35000 12000 36000 145000 32000 (reconductible) 4868800

1671429 2625000 60000 540000 4896429

ANNEXE 2 Projets de la nouvelle municipalit P1 - Cration dun espace culturel Ce projet, envisag de longue date par lancien maire, a commenc se concrtiser par une rcente tude darchitecture. Il doit renforcer lattrait de Granbois car aucun quipement de ce genre nexiste dans un rayon de 50 kilomtres. La cration de quatre nouveaux emplois associs permettrait, accessoirement, une volution de carrire pour certains employs qui ont les comptences ncessaires. P2 - Augmentation de la capacit daccueil de la crche Lextension de la crche (40 places en plus) doit rpondre un besoin non satisfait du fait de lexigit des locaux et permettre de faire face un accroissement de la population dans les cinq ans venir. Cette extension ncessite lembauche demploys qualifis. P3 - Cration dune zone industrielle La zone, cre sur un terrain communal, compltera loffre de Petitbois actuellement insuffisante (cette ville envisage toutefois une extension de sa propre zone). Elle doit contribuer attirer de nouvelles familles sur la commune. A terme, la zone doit apporter de 120 000 240 000 de recettes Granbois (loyers et taxes). Une premire tude montre que ces trois projets permettront ensemble dattirer 250 nouveaux foyers (soit 700 800 personnes) dici cinq ans. La croissance de la population provoquera une augmentation proportionnelle des rentres de taxes pour des charges dadministration CRCF Jacques Sornet Validation Pierre Lecocq Page : 2

pouvant tre considres comme constantes. Dautres avantages, comme la contribution au dynamisme de la commune ou lactivit commerciale du centre ville, nont pas t chiffrs. La mise en uvre des projets ncessitera une lgre augmentation des taxes locales ds la premire anne, mais permettra de limiter ensuite leur progression, ce qui sera un avantage dans un contexte o la charge des communes tend augmenter rgulirement. ANNEXE 3 Simulation budgtaire
Annes Base reconductible Recettes courantes Dcaissements Dpart 3 employs Architecte (anne 0) Clocher (anne 0) Dcaissement rel Excdent courant P1 - Espace culturel Voirie Btiments Documents Entretien Personnel (4) Recettes P2 - Crche Construction Entretien, gestion des dchets Employs Recettes P3 - Zone industrielle Amnagements Communicatio n Services Recettes (loyers) Synthse Solde Emprunt sur 5 ans (3%) Annuits Apport en taxes Trsorerie finale 1141211 1141211 9349 101629 128909 153909 153909 153909 153909 489642 9 486880 0 4896429 4868800 110160 35000 145000 4578640 317789 489642 9 486880 0 489642 9 486880 0 489642 9 486880 0 489642 9 486880 0 489642 9 486880 0 489642 9 4896429 486880 0 4868800 0 1 2 3 4 5 6 7 8

486880 0 27629

457864 0 317789

457864 0 317789

457864 0 317789

457864 0 317789

457864 0 317789

457864 0 4578640 317789 317789

105000 690000 55000 12500 140000 5000 12500 140000 10000 12500 140000 10000 12500 140000 10000 12500 140000 10000 12500 140000 10000 12500 140000 10000

145000 5500 73440 8000 5500 110160 12000 5500 131880 16000 5500 131880 16000 5500 131880 16000 5500 131880 16000 5500 131880 16000

389000 75000 75000 45000 30000

50000 80000

55000 130000

60000 160000

60000 160000

60000 160000

60000 160000

27629

249189 249189 249189 249189 249189 18000 36000 54000 72000 90000 90000 27629 -194212 -305772 -372052 -395332 -400612 -156704

90000 87205

Les donnes des projets P1 P3 reprsentent une diffrence par rapport la situation courante, extrapole de lanne en cours. Les dficits de trsorerie seront couverts par des emprunts trs court terme et pour partie par une augmentation des taxes locales.

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ANNEXE 4 Fonctionnement de la municipalit Madame Leprince a conduit sa liste avec succs aux dernires lections (elle a obtenu 55% des suffrages) mais elle a t candidate aprs de longues ngociations au terme desquelles le fils de lancien maire a d renoncer se prsenter. La prochaine chance lectorale est prvue dans le courant de l anne 6 . Plusieurs membres du conseil prsents dans la prcdente quipe, bien quinscrits sur la liste de Madame Leprince, sont rservs face aux actions du nouveau maire et ils ont des relations privilgies avec les employs municipaux quils connaissent depuis longtemps. Les employs communaux assurent ladministration courante, certains travaux techniques comme lentretien des btiments et des espaces verts et ils interviennent dans les coles, notamment pour la prparation des repas et lassistance aux professeurs. Leur rmunration est encadre par des grilles nationales et leur recrutement se fait en grande majorit par concours. Trois employs de lquipe technique doivent prendre leur retraite dans les six mois et, bien que la charge de travail semble pouvoir tre coule sans quils ne soient remplacs, leurs collgues exercent une forte pression pour des embauches de remplacement. Une journe de grve a mme eu lieu le mois dernier, sous le regard bienveillant des anciens du conseil municipal. ANNEXE 5 Le service de cantine et de garderie de lcole Jean Bambois Plusieurs plaintes venant des parents dlves ont t dernirement enregistres concernant la qualit des repas, le service de cantine et laccueil en garderie dune cole de la ville. Certains ont manifest le souhait dinscrire leurs enfants dans une cole voisine sur Petitbois si la situation ne sarrangeait pas. La municipalit emploie deux personnes dans la cuisine de cette cole (un cuisinier et son aide, qui participe parfois au service des repas). Une employe y assure le gros du service et la garderie. Cette dernire a parfois du mal occuper tous les enfants et elle sest plusieurs reprises absente pour maladie, ce qui conduit son remplacement par une secrtaire administrative. Dans la configuration actuelle, la garderie ne peut fonctionner au-del de 17h45. Madame Leprince a prsent le projet suivant au dernier conseil municipal : - achat de repas frais prpars par la socit Food-Ec, installe Petitbois, qui pourrait profiter de la cration dune zone industrielle Granbois pour sagrandir. Cette opration serait un test en vue dune possible gnralisation aux autres coles, o quelques difficults apparaissent aussi ; - conservation dun poste de cuisinier pour la rception, la prsentation des repas (chauffage, rpartition dans les plats ) et, parfois, la prparation de desserts maison ; - laide cuisinire, jeune et souhaitant voluer, serait affecte temps plein au service en salle et la garderie, qui pourrait ainsi tre ouverte plus tardivement. Lopration serait neutre au plan financier. Certains membres du conseil se sont vivement opposs ce projet, invoquant une ptition en leur possession pour le maintien dune cuisine traditionnelle, signe par douze familles dlves. Ils ont galement voqu la position du syndicat majoritaire auquel appartient le personnel des cuisines, lexception de la jeune cuisinire. Ils demandent lembauche dun nouvel employ pour la garderie. CRCF Jacques Sornet Validation Pierre Lecocq Page : 4

Elments de corrig 1 En quoi les propositions de Madame Leprince sont-elles stratgiques ? Quels modes dautorit correspondent la situation prsente ? Les propositions sont stratgiques car elles engagent lourdement la municipalit long terme (rentabilit compter de la 8me anne). Les projets dpassent lhorizon du mandat (lection lanne 6, o le dficit est le plus important) et correspondent un vritable engagement de la ville. Elles rpondent aux pressions dun environnement politiquement concurrentiel. Les modes dautorit sont les suivants : - charismatique (aspect lectoral, qualits pour convaincre ou sduire, notamment lors de llection) ; - mais principalement lgal une fois llection passe (statut du maire et du conseil entranant une forme dautorit, rgles rgissant les rapports dans le conseil et entre les employs des services, dfinition de fonctions : adjoints au maire, responsables des services administratifs), cadre syndical 2 Analyser la stratgie propose par Madame Leprince en la rapprochant des thories du management. Quels mcanismes sa ralisation met-elle en jeu ou doit-elle affronter ? Stratgie de croissance (dveloppement) : augmentation du nombre dadministrs et des budgets. Diversification (ZI, espace culturel). On peut discuter de la forme de cette diversification : - espace culturel plutt li, car exploitant la mme filire pseudo commerciale au moins en partie (administrs de Granbois, communication municipale, utilisation de ladministration courante) ; - ZI conglomrale (recherche davantage ou de dimension financire favorable, cest le projet qui permet de financer les autres). Mais aussi lie concernant le traitement des dchets et autres services (le poste de dpenses principal, bien que cet aspect soit en principe pris en charge par un syndicat intercommunal). Diffrenciation (offre de services non disponibles chez le concurrent , espace culturel). Cot terme (modration des taxes, il nest pas vident que cela constitue un avantage concurrentiel significatif). Autres lments discernables : - concurrence du secteur (Porter), Petitbois ; - partenariat (Food-Ec) ; - RSE (cration demplois). Les mcanismes affronts sont : - des jeux dacteurs (Crozier), des normes de groupes, des cultures professionnelles (employs municipaux, partis et groupes de conseillers, anciens conseillers, syndicats) ; - de la rsistance au changement.

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3 Etablir une analyse SWOT de Granbois. En dduire les avantages et les inconvnients de la stratgie de Madame Leprince. Interne Forces Soutien lectoral de la population (lection rcente sur un projet) Structure administrative fonctionnant (65 employs) Finances saines (faible endettement, quilibre) Dparts (apport possible de nouvelles comptences), personnel capable dvoluer (pour certains) Opportunits Offre concurrente insuffisante (espace culturel, ZI) Besoin en nouveaux services confirm par les rsultats de llection Besoin des entreprises (voir Food-Ec) Partenariats possibles (FoodEc) Faiblesses Organisation non optimale (efficience, par exemple aux cuisines de lcole, pour le service) Culture et normes sources de rsistances Une forme dimmobilisme ou dirralisme (syndicat) Remise en cause priodique (lections) ou frquente (jeu politique) Menaces Raction possible de Petitbois (ZI) Ecole voisine concurrente Evolution de la charge des communes (croissante) Groupes de pression (politique, syndical)

Externe

La stratgie de Madame Leprince a lavantage de prparer lavenir (cf. taxes), au-del de son mandat. Mais elle peut tre remise en cause par des ractions court terme ou lors de la prochaine lection, avant de porter ses fruits. 4 Analyser la problmatique de la cantine et de la garderie. Quels arguments Madame Leprince pourra telle mettre en avant ? Deux problmatiques de management : - GRH (moyens insuffisants ou mal cibls, volution des structures et des comptences, dfinition des postes) ; - en consquence le service offert est insuffisant ; - externalisation (Food-Ec), voire leffet des cots de transaction et dun partenariat (volution cot constant laissant supposer des conditions avantageuses). Argumentation rationnelle : - service accru (horaires de garderie, service en salle) ; - prservation des emplois et de leur intrt (le cuisinier prpare des desserts apprcis des lves) ; - pas de consquence sur les autres emplois ( montrer en cas de gnralisation) ; - volution de carrire favorise (aide cuisinire) ; CRCF Jacques Sornet Validation Pierre Lecocq Page : 6

- repas de qualit (frais, proximit de Food-Ec) ; - engagement lectoral respect. Mais face aux prjugs (opposition public priv, perte de service pour le profit) et aux craintes (emplois en cas de gnralisation) largumentation rationnelle peut ne pas suffire. La communication doit donc tre adapte. 5 Quelles actions devront accompagner la proposition de Madame Leprince. Comment doitelle conduire la prochaine runion du conseil municipal ? Quels sont les modes de dcision de ce conseil ? La communication est essentielle pour montrer la ralit du projet et rduire les craintes. Ses cibles seront par ordre : - le conseil municipal ; - les agents de la commune ; - les administrs et particulirement les parents dlves. On peut rappeler lobjectif de changement et les trois phases de Lewin (dgivrage, laboration, ancrage). Il semble donc ncessaire dannoncer clairement les projets, sans ambigit. Le premier conseil se droulera ainsi, dans lordre : - prsentation des projets avec objectif pdagogique (conduite directive et stratgique) ; - recueil des ractions, coute, intgration des observations compatibles (conduite cooprative). La dcision au conseil se fait par vote (majoritaire), mais le vote peut se faire sur un consensus (solution prfrable dans ce cas, car les dcisions engageront plusieurs mandatures). La majorit emportera au final la dcision qui doit toutefois tre accepte et accompagne par les responsables. Il est hors de question de dcider la premire runion (approche autoritaire, ne laissant pas assez despace la participation sur des projets complexes). Madame Leprince devra : - fixer lchance (ventuellement en mode participatif), dcision dans deux ou trois mois ; - planifier plusieurs runions de travail ; - dsigner des responsables par projet (4 responsables ou groupes dtude) qui alimenteront les dbats et introduiront la participation du groupe (le choix des membres composant les groupes est important). Etudier les limites acceptables damendement des projets. Suivre lvolution, se prparer une ventuelle crise et ne pas laisser alors la situation saggraver (communication). La dynamique de groupe (Lewin) peut faciliter ladhsion au projet des plus rticents. 6 Dans un tableau, vous exposerez les avantages et les contraintes de mise en uvre des thories du management dans une entit administrative.

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Avantages Les mthodes de management visent la performance (efficacit et efficience), ce qui est bon aussi pour une administration Mthodes prouves plutt que conduites empiriques Impulsion dun changement de culture, de plus de flexibilit

Contraintes Prendre en compte des objectifs autres que le profit (service public), intgration obligatoire de la notion de parties prenantes Pas de client ni de chiffre daffaires mettant en vidence les erreurs et permettant une raction rapide (climat, lections lointaines la place) Rigidit des statuts (emploi) Dcisions collectives (conseil municipal) Application des nombreuses procdures lgales en cours (risque de recours).

Marge de manuvre infrieure celle dune entreprise.

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