Sunteți pe pagina 1din 9

Limbajul scrisorilor de afaceri

Scrisorile de afaceri sunt documente redactate conform cerinelor stilului oficialadministrativ. Acest stil constituie o varietate funcional stilistic a limbii romne, fiind condiionat de factori extralingvistici i conturat de surse ale limbii, selectate i organizate n raport cu cerinele de baz ale acestei varieti funcionale. Stilul oficial-administrativ deservete o realitate polivalent. i de aceea are o structur neomogen. n ultimul timp, capt amploare delimitarea acestui stil, printre celelalte stiluri funcionale ale limbii romne, ca un stil al comunicrii n sfera economic, juridic i diplomatic, precum i n sfera relaiilor oficiale ntre diveri parteneri de afaceri i diverse organizaii. Dup cum se menioneaz n literatura de specialitate [Capitole de stilistic, p. 375-381], n cadrul stilului oficial-administrativ se disting trei substiluri n funcie de cele trei sfere de activitate: juridic, diplomatic i administrativ. Se vor deosebi, respectiv, trei substiluri n cadrul stilului oficial-administrativ: substilul juridic, substilul diplomatic i substilul cancelresc sau administrativ. La rndul lor, aceste substiluri i organizeaz textul dup genuri i specii. Acestea se deosebesc printr-un specific de organizare compoziional a materialului de limb, printr-un principiu constructiv unic. Datorit acestui fapt, unele genuri capt o compoziie i o exprimare standardizat, ceea ce permite ca ele s circule pe formulare, pe blanchete speciale. Majoritatea documentelor ce in de stilul oficial-administrativ au pri compoziionale comune. Pentru documentele diplomatice, de exemplu, sunt specifice urmtoarele pri componente: formule protocolare introductive i de ncheiere, mesajul propriu-zis, care conine partea argumentativ i expunerea faptelor. Aceste componente nu sunt specifice numai documentelor diplomatice. Dup acelai principiu sunt alctuite i scrisorile de afaceri, i diferite documente administrative. n genere, e de notat c aproape toate documentele oficialadministrative sunt scrise dup un anumit tipar, plan. Acest lucru nlesnete mult constituirea lor. Cerinele de baz ale stilului oficial-administrativ, impuse tuturor tipurilor de documente, sunt urmtoarele: exactitatea i accesibilitatea mesajelor, caracterul impersonal, logic i laconic al exprimrii. Scrisorile de afaceri in de substilul administrativ care deservete relaiile administrative i comerciale. Sfera de comunicare a acestui substil sunt afacerile. Principalele documente

redactate conform cerinelor acestui substil sunt: scrisorile comerciale, de afaceri, cererile, certificatele, demersul, nota explicativ, invitaia, procesul-verbal, raportul de activitate, documentele necesare pentru angajarea n cmpul muncii, cum ar fi curriculum vitae, scrisoarea de intenie etc. n cele ce urmeaz, vom ncerca s descriem particularitile limbajului scrisorilor de afaceri. Articolul se bazeaz, n mare parte, pe materia predat la cursul Corespondena economic i comunicarea de afaceri studenilor de la Facultatea de tiine Economice. Scrisorile de afaceri sunt nite documente care au un scop funcional distinct i o valoare economic i juridic aparte. Exist cteva tipuri de scrisori comerciale conforme cu situaiile reale care apar n procesul de comunicare ntre agenii economici. Se cunosc urmtoarele tipuri de scrisori de afaceri: cererea de ofert, oferta, comanda, confirmarea de comand caracteristice pentru etapa precontractual i reclamaia i remedierea rspuns la reclamaie, scrisori de revenire caracteristice pentru etapa postcontractual. ntr-o scrisoare de afaceri, selectarea i organizarea mijloacelor de limb sunt conforme cu scopul comunicativ al fiecrui tip de scrisoare n parte, dar pot fi relevate i particulariti comune limbajului corespondenial. Printre acestea se numr: utilizarea lexicului comun, neutru; prevalarea substantivelor deverbale, folosirea unor mbinri de cuvinte specifice; terminologie adecvat, lipsa arhaismelor, regionalismelor i a cuvintelor dialectale, folosirea pe scar larg a cuvintelor mprumutate din alte limbi, lipsa conotaiei, folosirea unor formule standardizate etc. Astfel, corespondena de afaceri se deosebete de cea obinuit n sensul c se supune unor reguli mai stricte. Ea poate servi o prob sau dovad n justiie, ceea ce nu se face n cazul unor simple scrisori sau convorbiri telefonice. Din cauza aceasta, copiile scrisorilor de afaceri trebuie pstrate timp de 10 ani n arhiva organizaiei. Limba n care un om de afaceri discut cu partenerul su este instrumentul principal folosit n derularea afacerilor. Limbajul afacerilor este foarte complex i stpnirea lui are efect pozitiv asupra interlocutorului. Fr a vorbi corect limba riscm s nu fim nelei n diferite chestiuni eseniale att n comunicarea fa n fa, ct i n cea prin intermediul corespondenei. Stilul corespondenei de afaceri se caracterizeaz prin anumite caliti. Prima calitate, sau mai bine zis, cerin este ca scrisoarea elaborat s dovedeasc prin ea nsi profesionalism n domeniul n care se ncadreaz afacerea respectiv.

Nu doar limbajul n cuvinte i expresii de specialitate, ci i forma grafic a scrisorii spune partenerului pe cine se poate baza n afaceri. Hrtia pe care se scrie (tiprit sau scris de mn) o scrisoare de afaceri trebuie s fie de o calitate bun, de obicei, de culoare alb. Formatul hrtiei A4 sau A5. O scrisoare de afaceri se scrie numai pe hrtie cu antetul companiei. Fr antet scrisoarea d o impresie de ceva personal, ceea ce se poate interpreta diferit. O scrisoare de afaceri trebuie s fie scurt i la subiect, simpl, fr repetri. Referirile personale se admit doar uneori n primele 2-3 rnduri i la sfritul scrisorii. Trsturile unei scrisori de afaceri in de stilul acesteia. Stilul corespondenei oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor. Deci, stilul este felul n care ne exprimm gndurile, modul n care sunt folosite resursele limbii n diverse domenii ale activitii sociale. Fiecare domeniu de activitate are o terminologie special i un limbaj de specialitate. Astfel, alturi de celelalte stiluri ale limbii, exist i un stil al corespondenei oficiale ce se caracterizeaz prin folosirea de expresii stabile, renunnd la nuane emotive i la folosirea cuvintelor cu sens figurat. Principalele trsturi ale stilului corespondenei oficiale sunt: Claritatea. Aceast trstur a stilului se refer la faptul c exprimarea ideilor nu trebuie s dea natere la interpretri eronate. Claritatea presupune folosirea cuvintelor cu sensul lor propriu, folosirea expresiilor celor mai potrivite pentru redarea ideii respective. Trebuie cunoscute foarte bine mijloacele sinonimice, paronimice, omonimice pentru a redacta corect coninutul scrisorii i a evita echivocul. Prezentarea logic a ideilor este o alt cerin a claritii. Frazele prea lungi, fr elemente de coeziune a textului nucesc uneori cititorul. Scrisoarea de afaceri nu trebuie s conin nici o ambiguitate. Nu trebuie folosite expresii vagi sau prea pompoase, precum, Pereii i podeaua vor beneficia de un tratament special. Trebuie s fie precizate materialele folosite la zugrvirea pereilor sau la vopsirea duumelei. De asemenea dac vom scrie: Reprezentantul nostru va veni ct de curnd, partenerul nu va ti cnd s l atepte. Trebuie indicat data i ora exact. O exprimare imprecis devine o surs de reclamaii ulterioare, pentru discuii, care l vor pune pe expeditor n situaia de a veni cu precizri , cu corectri a propriei scrisori, ceea ce i va rpi mult timp i va prejudicia bunul mers al afacerilor. Folosirea unor cuvinte strine neasimilate nc de majoritatea funcionarilor duneaz claritii stilului, inducnd n eroare i cauznd interpretri uneori total greite. Totui, se pot folosi expresii de care circul n limbajul corespondenial internaional, cum ar fi: a plti cash, en gros i en detail etc. [Vivien, Arne, p.12]

Simplitatea care se refer la expunerea ideilor ntr-o form simpl, fr expresii greoaie, ntortocheate, dar trebuie s avem grij s nu exagerm nici n sens invers, adic s folosim forme ablonarde, seci. Concizia se refer la faptul ca scrisoarea s conin ct mai multe idei exprimate n ct mai puine cuvinte. n acest sens se utilizeaz termenii de specialitate si expresii uzuale care s exprime ideile fr s duneze claritii scrisorii. Concizia este o lege suprem a corespondenei oficiale ntruct acest tip de scrisori sunt destinate unor oameni de afaceri care de regul sunt foarte grbii i iau unele decizii din mers. De aceea o scrisoare de afaceri trebuie s fie scurt. Exactitatea. O scrisoare de afaceri trebuie s fie exact. Inexactitatea, minciuna pot duce la pierderea ncrederii clientelei. Dac anunai c o marf livrat este de calitate superioar, n timp ce aceasta este de o alt calitate, fie ea i apropiat de cea superioar, riscai s pierdei clientela. De aceea este contraindicat enunul: Ca rspuns la ultima dvs. scrisoare, ci trebuie indicat precis numrul i data scrisorii la care rspundei. Aceasta pentru c s-ar putea ca din cauza ntrzierilor de la pot clientul respectiv s nu fi primit nc scrisoarea la care se face referirea. De asemenea, nu trebuie formulat o idee important astfel: Condiiile noastre sunt aceleai ca i pentru precedentele comenzi, referitoare la acelai articol. Spunnd aa, partenerul este pus n situaia s caute i s reciteasc scrisorile anterioare, ceea ce l agaseaz, mai ales dac nu poate gsi repede documentul respectiv. Trebuie s fie repetate condiiile, pentru a nu-l pune pe partener n situaia s caut e n arhiv scrisoarea precedent. [Vivien, Arne, p.13] Deferena se refer la modul de exprimare, la tonul folosit care trebuie s fie ct mai politicos i binevoitor, ct mai amiabil. Chiar dac atitudinea partenerului de afaceri las mult de dorit, trebuie s ne comportm cu bun-cuviin. Nu trebuie trimis imediat o scrisoare, dac suntem nc sub efectul nemulumirii. Iat un exemplu, citat de Dale Carnegie: George Rona a fost mult vreme avocat la Viena, dar (...) s-a refugiat n Suedia. Era fr bani i avea mare nevoie de un loc de munc. Putnd s vorbeasc i s scrie n mai multe limbi, a sperat s gseasc un rost de corespondent pentru o firm de export sau import. Cele mai multe firme i-au rspuns c nu aveau nevoie de asemenea servicii, dar i vor pstra oferta...i aa mai departe. Totui, una din scrisori primite de George Rona a fost puin diferit. Scria acolo: Ceea ce i imaginezi tu despre afacerea mea nu este adevrat. Te neli i eti prost. Nu am nevoie de nici un corespondent. i chiar dac a avea, nu te-a angaja pe tine, pentru c nu eti n stare s scrii corect nici mcar n suedez. Scrisoarea ta e plin de greeli. Cnd George Rona a citit aceast scrisoare, s-a nfuriat ca Donald Roiul. Ce zicea suedezul acesta c nu scrie corect! Pi scrisoarea suedezului era plin de greeli. Aa c Rona a scris o scrisoare menit s-l fac praf pe omul acela. Apoi s-a oprit i i-a spus: Stai o clip. De unde

tiu eu c omul nu are dreptate? Am studiat eu suedeza, dar nu e limba mea matern, aa c poate fac greeli de care nu sunt contient. i dac aa e situaia, cu siguran trebuie s studiez mai mult, dac vreau s capt o slujb. Poate c omul mi-a fcut un serviciu, chiar dac nu asta i-a fost intenia. Simplul fapt c s-a exprimat n termeni dezagreabili, nu nseamn c i sunt dator. Aadar, am s-i scriu i am s-i mulumesc pentru ceea ce a fcut. Prin urmare, Rona a rupt scrisoarea nfierbntat pe care o redactase deja i a scris alta, n care spunea: Ai fost foarte amabil s v deranjai s-mi scriei, mai ales c nu avei nevoie de un corespondent. mi pare ru c m-am nelat n privina firmei dvs. Motivul pentru care v-am scris a fost urmtorul: m-am interesat de firmele care se ocup de import sau export i numele dvs. mi-a fost dat ca fiind unul dintre liderii n domeniu. Nu am tiut de greelile gramaticale din scrisoarea mea. mi pare ru i mi este ruine. M voi dedica mai struitor studiului limbii suedeze i voi ncerca s mi corectez greelile. Vreau s v mulumesc pentru c m-ai ajutat s pornesc pe drumul autoperfecionrii. Peste cteva zile Rona a primit o scrisoare de la acel om, prin care l ruga s vin s l vad. Rona s-a dus i a obinut o slujb. Rona a descoperit de unul singur c un rspuns blnd alung furia. [Dale Carnegie] Promptitudinea reprezint, de asemenea un act de politee fa de parteneri. Rspunsul fr ntrzieri contribuie la evitarea aglomerrii de coresponden nerezolvat, ceea ce uureaz munca i disciplineaz lucrtorii serviciului respectiv. Concizia se refer la formularea ct succint a ideii exprimate pentru a nu abuza de timpul partenerului de afaceri. n lucrrile de specialitate s-a menionat c O cerere scurt, redus numai la ideile eseniale, dar clar redactat, este, de multe ori, mai eficient dect un memoriu pe pagini ntregi, orict ar fi de documentat. Corectitudinea se refer la respectarea regulilor gramaticale la redactarea textului, la efectuarea corect a acordului i folosirea corect a formelor gramaticale. De asemenea, corectitudinea se refer i la evitarea greelilor lexicale, cunoscute sub numele de tautologie, pleonasm, echivoc, calchiere, paronimie. [Boia, p.8] S trecem n revist aceste tipuri de greeli spre a le identifica i evita. Tautologia este o greeal de stil care const n utilizarea alturat a dou cuvinte care au aceeai rdcin: scrisoare scris, conductor care conduce, debutantul debuteaz etc. Pleonasmul este o greeal de stil care const n utilizarea alturat a dou cuvinte cu acelai sens: avansai nainte, grania hotarului, cobori n jos. Echivocul const n nelegerea ambigu a unui enun: cizme pentru femei de culoare neagr, mnui pentru brbai de ln, ambalaj de fructe i legume, confecionm mnui din pielea clientului etc.

Calchierea const n traducerea mot--mot a unei expresii dintr-o limb n alta: Nici ntr-un caz Pn ce Numai ce Am ajuns la compromis A realiza marfa A msura hainele Careva msuri n nici un caz Deocamdat Tocmai acum, chiar acum, acum o clip Am fcut un compromis A vinde marfa A proba hainele Anumite /unele msuri

Paronimele sunt cuvinte apropiate sub aspect fonetic: se deosebesc printr-o liter: familiar / familiar; interesant / interesat, original / originar, oral / orar etc. La redactarea corespondenei de afaceri este nevoie de mult pruden. Nu trebuie dezvluite secrete care ar putea pricinui daune afacerii. Nu trebuie s divulgai preul real, ci numai pe cel care ar iniia discuia. Aceasta nu nseamn lips de sinceritate, ci o problem de tactic. Scrisoarea trebuie s fie conform cu spiritul i politica general a firmei. Cel care redacteaz scrisoarea i va lua toate precauiile necesare pentru a nu da natere unor procese nedorite. Astfel, el nu va anuna c se oblig s plteasc la o dat stabilit dac nu este sigur c i va putea ine angajamentul; nu va promite c va livra un produs la o dat stabilit atunci cnd acest produs este nc n proces de fabricaie etc. [Vivien, Anre, p 12-14]. Alegerea formulei de adresare este deosebit de important. Titulatura este aleas n funcie de dou elemente: destinatarul scrisorii i ct de formal este relaia cu el. Exist cteva reguli de care e bine s se in cont. 1. Este ntotdeauna corect i preferabil unei greeli adresarea Stimate domn sau Stimat doamn. 2. Cnd o persoan are mai multe titluri, alegei-l pe cel mai important: Domnule director, Domnule Preedinte. 3. Cnd nu se cunoate funcia persoanei, scrisoarea va ncepe cu apelativul Domnule, Doamn, Domnioar urmat de numele persoanei respective. Un brbat care scrie altui brbat se va adresa cu Stimate domn sau Drag domnule, dac l cunoate mai bine. Un brbat care scrie unei femei va spune doar Stimat doamn. Nu se folosesc adresri de tipul :Dragul meu domn, drag domnule Ionescu, nici Drag doamn sau Drag doamn Ionescu. O mare importan pentru scrisorile de afaceri o au formulele de redactare. Exist nite formule de redactare folosite pe larg n coresponden. Aceste formule sunt grupate dup poziia pe care o ocup n corpul scrisorii. Astfel se delimiteaz formule de introducere, formule de ncheiere i formule folosite n corpul scrisorii. Formulele de introducere se deosebesc dup tipul de scrisori. Astfel:

La scrisorile de iniiativ, din oficiu cea mai frecvent formul de introducere este Prin prezenta v facem cunoscut (comunicm, informm, confirmm, aducem la cunotin, delegm etc.) O alt formul larg folosit la acest tip de scrisori este V rugm a aproba( a dispune, a trimite, a ne comunica, a ne livra, a ne expedia). Tot verbul a ruga, ns n construcie cu conjunctivul este folosit n formula urmtoare V rugm s luai not de, s confirmai, s verificai etc. O formul politicoas de introducere este: Avem onoarea a v comunica ( a v a v face cunoscut, a v informa). Tot din aceast categorie face parte i formula Ne permitem a v informa ( a v ruga, a v solicita). Se folosete i o formul neutr cum este aceasta V trimitem (transmitem, remitem, restituim) alturat ...; V-am informat n scrisoarea noastr nr. / din... La scrisorile de rspuns cea mai rspndit formul de redactare este Ca rspuns (rspunznd) la scrisoarea( cererea, adresa) dvs. nr.----/ din---, pentru care v mulumim... Sau cteva asemntoare: La scrisoarea dvs. nr.---/ din--- v comunicm urmtoarele; Am primit scrisoarea dvs. nr.---/ din---, prin care ne anunai c...; n posesia scrisorii dvs. nr. ---/ din--Confirmm primirea scrisorii (comenzii, ofertei, facturii, contractului, mrfurilor) dvs. nr. / din---; Am consultat catalogul dvs. i v rugm s ne trimitei o ofert detailat pentru ...; Circumstane independente de voina noastr nu ne-au permis de a v rspunde mai curnd. La scrisorile de revenire i reclamaie se folosesc urmtoarele formule: Ca urmare la scrisoarea noastr nr. / din; Ca urmare la convorbirea noastr telefonic avut n ziua de...; Revenim asupra scrisorii noastre (celor comunicate n scrisoarea noastr) nr. / din referitoare la...; Pentru precizarea celor comunicate prin scrisoarea nr. / din...; n completarea scrisorii noastre nr. / din; ntruct pn astzi n-am primit rspuns la comanda(contractul, oferta etc.) v rugm... Formule folosite n corpul scrisorii: Considerm necesar de a v prezenta (informa, anuna, semnala, transmite...); Considerm de datoria noastr de a...;Avnd n vedere importana problemei, vom face tot posibilul pentru rezolvarea ei ct mai urgent; Vom proceda la reexaminarea acestei probleme; Problema se afl n curs de rezolvare (studiu, examinare, cercetare);V asigurm c vom depune toate eforturile (vom face tot posibilul, vom ine seama de propunerile, sugestiile dvs.);Fa de aceast situaie, v rugm (suntem obligai etc.); V-am rmne ndatorai dac ne-ai indica...; V trimitem alturat un cont bancar nr. De 1000 de lei i v-am rmne ndatorai dac ne-ai confirma primirea lui.

Formule de ncheiere sunt aceleai la toate tipurile de scrisori. Cele mai frecvente sunt:

V rugm s primii mulumirile noastre; V mulumim anticipat pentru...; Cu mulumiri anticipate; Mulumim i ateptm cu interes rspunsul dvs.; Ateptm ct mai urgent rspunsul dvs.; Mulumindu-v pentru ncrederea artat, v asigurm...; n ateptarea rspunsului (confirmrii...) v mulumim anticipat; n sperana c vei gsi oferta noastr convenabil, v mulumim anticipat; n sperana c soluia propus de noi va fi acceptat; n sperana c vei rezolva aceast chestiune n mod satisfctor, v mulumim anticipat; Rugndu-v s primii scuzele noastre pentru..., v asigurm c... etc. [Boia, p. 11-13] Pe lng formulele citate mai sus, orice scrisoare se ncheie cu formule de politee. Se obinuiete s se reia exact titlul persoanei respective n formula de politee. Aceast regul nu este respectat n circularele publicitare. Dintre cele mai curente formule de politee merit s fie reinute urmtoarele: Cu stim, formul utilizat pentru persoane necunoscute; Cu cele mai bune sentimente, formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar; Cu sentimente alese, de la furnizor la client, de la funcionar la patron; Cu respect, de la cel mai tnr la cel mai n vrst; Cu cea mai nalt consideraie, rezervat scrisorilor solemne, pentru un funcionar nalt, un ministru etc. Sunt binevenite i fraze scurte, precum: Sincer, al dumneavoastr, Cu salutri, n scrisori impersonale cum sunt comenzile. E bine s se rein i cteva formule protocolare, folosite n situaii de protocol: Pentru preedintele rii Domnule Preedinte, V rog s primii omagiul celui mai profund respect. Pentru ambasador Domnule Ambasador, Excelena voastr, V rog s primii asigurarea ntregii noastre stime. Pentru un ministru V rog s primii, Domnule Ministru, expresia ntregii noastre stime. Pentru procuror V rog s primii, Domnule Procuror, cele mai respectuoase sentimente. Pentru un senator sau deputat V rog s primii, Domnule Senator, expresia profundei noastre consideraii. [Vivien, Arne, p.11; Ghidul, p.70-72] n concluzie, e de remarcat c redactarea scrisorilor de afaceri va fi mereu actual, deoarece, dup cum se menioneaz n lucrrile de specialitate, orice convorbire telefonic sau telegrafic, care trateaz o problem serioas de afaceri, trebuie confirmat n scris. Astfel nct, limbajul corespondenei de afaceri are o mare pondere n activitatea oricrei uniti economice.

BIBLIOGRAFIE

1. Boia Aurel, Coresponden i stenodactilografie, Bucureti, 1996. 2. Borcoman Raisa, Corespondena comercial, Chiinu, 1998. 2. Borcoman Raisa, Coresponden i uzane de protocol, Chiinu, 2003. 3. Bossico Mary, Scrisori de afaceri, Bucureti, 1992. 4. Capitole de stilistic, Chiinu, 1990 5. Chiriacescu Adriana, Murean Laura, Barghiel Virginia, Hollinger Alexander. Corespondena de afaceri n limbile romn i englez, Bucureti, 2003. 6. Ghidul funcionarului. Corespondena i tehnica secretariatului, Chiinu, 2001. 7. Moldovanu Gh, Corespondena n limba francez, Chiinu, 1993. 8. Palii Alexei, Cultura comunicrii, Chiinu, 2002. 9. oa Elizaveta, Scrierea corect. Reguli. Modele. Exerciii, Bucureti, 1997. 10. Vivien Georges, Arne Veronique, Secretara perfect, Bucureti, 1995. 11. Vldu Zoica-Elena, Teme Ana, Corespondena comercial. Bucureti, 1997.