Objetivos.

Ahorrar tiempo y esfuerzos en la realizacin de labores encomendadas al personal. Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa para establecer responsabilidades Facilitar el reclutamiento y la seleccin de personal. (R.R. H.H.)

Agilizar el estudio de la organizacin. Presentar un conjunto de Procedimientos que van de la mano con cada sector de la Empresa con el fin de realizar al pie de la letra su respectiva actividad.

Agilizar el buen desempeo de nuestra empresa

ESQUEMA DE LA PLANEACIN DE LA EMPRESA.

Qu accin es necesari a? OBJETIVO Aplicar la creatividad en los productos de una manera moderada.
Control en los estndares del diseo en las tarjetas y calidad

Por qu?
Para mantener a los clientes fieles y atraer aun ms.

Cundo ?
En el tiempo de la decoraci n de la tarjeta

Quin debe hacerla?

Los colaborad ores de Producci n y de Calidad

Cmo debe hacerla ?

En una forma detallada y muy precisa

Recurso s

Materia Prima de excelente calidad.

Posible Obstcul os
El incumplimi ento de las metas propuestas .

Accione s Conting enciales

Una buena organizac in para evitar posibles problema s a futuro.

Observa ciones

Un poco mas de seriedad en el trabajo.

Caractersticas de la planeacin. Concepto

Unidad

Descripcin
Todos los planes se realizan simultneamente en una empresa a pesar de tener cada uno de ellos sus propios objetivos.

Aplicacin
Cada departamento tiene su planes pero al final se deben ejecutar con un objetivo en comn.

Continuida d

La actividad de planeacin es Un administrador una actividad de planea todo lo que va administradores que nunca a ejecutar termina.
6

Precisin

Los cursos de acciona seguir deben ser bien definidos reduciendo en lo posible la imprecisin y haciendo nfasis en la elaboracin de planes detallados. Los planes elaborados deben contener un lenguaje sencillo y preciso de fcil comprensin y que no tienda a crear resistencia y descontento. La planeacin no es una funcin exclusiva de los niveles jerrquicos superiores, mas bien la actividad de formular planes es obligatoria para todo ejecutivo.

A la hora de la planeacin se deben tomar en cuenta los posibles problemas que se puedan presentar a futuro. La manera en que se debe elaborar los planes debe ser de una manera comprensible para los dems. La planeacin debe ser en conjunto con todos los elementos de la empresa para que sean ms entendibles para todos.

Sencillez

Penetrabili dad.

EVALUACION DE VISION
VISION CRITERIO DEBE SER POLITICA ATRACTIVA, PLANTEADORA DEBE SER INPIRADORA DEBE PROMOBER EL SENTIDO DE IDENTIFICACION Y COMPROMISO DE TODOS LOS MIENBROS DE LA EMPRESA. DEBE ESTAR ALINEADA Y SER COHERENTE CON LOS VALORES PRINCIPIOS Y LA CULTRA DE LA EMPRESA DEBE SER CLARA YCOMPRENSIBLE PARA TODOS, DEBE SER ENTENDIBLEY FACIL DE SEGUIR NO DEBE SER FACIL DE ALCANZAR PERO TAMPOCO IMPOSIBLE SI NO OBSERVACION

Llegar a ser una empresa reconoci da a nivel nacional, en la elaboraci n de tarjetas de papel vegetal.

DEBE SER RETADORA

DEBE SER AMBICIOSA PERO FACTIBLE

DEBER SER RELISTA DEBE SER UNA ASPIRACION PODSIBLE TENIENDO LOS RECRSOS DE LA EMPRESA Y SS POSIBILIDADES

Misin

Caractersticas

Si

No

Que los clientes se sienten satisfech a de la forma como estn elaborad as las tarjetas de papel vegetal

Debe ser clara y DE MISIN EVALUACION comprensible para todos los miembros de la empresa
No debe ser my limitada que llegue a limitar el accionar de los miembros de la empresa, pero tampoco debe ser muy amplia que llegue a provocar confusiones sobre lo que hace la empresa

Debe distinguir a la empresa de otras similares

Cuadro de tipos de planes.

Tipos
Propsito o misiones.

Descripcin
Toda clase de operaciones colectivas tiene algunos propsitos o misiones en todo sistema social las empresas tienen un propsito en general. Cobran relevancia en la administracin en cuanto constituyen el origen de la accin administrativa dentro de una empresa. Tomar en cuanta los factores fuera de control de la persona responsable de conseguirlos La unidad de los esfuerzos y la identificacin de los objetivos se cumplirn dentro de una empresa cuando el gran objetivo este adecuadamente expresado en los diferentes niveles jerrquicos. Si se fijan demasiados objetivos a una persona esta puede confundirse y hasta frustrase porque no podr alcanzarlos. El normal desempeo de labores y efectividad en la obtencin de objetivos estar supeditado a la forma en que estos se dan a conocer. Estn sujetos a variaciones en su importancia por alcanzarlos, sufren adiciones u omisiones que vienen a generar sus modificaciones mismas.

Aplicacin
Todo plan tiene un objetivo que se desea alcanzar.

Objetivos

El empuje que dan a la empresa para logar alcanzarlos.

Diseo Contener las metas parciales dentro de la empresa Establecer para cada miembro un nmero limitado de objetivos. Enunciar en forma concisa y clara. Revisin de los objetivos.

Adelantarse a posibles circunstancias que se puedan dar en el futuro

Debe existir un objetivo en comn antes que los individuales.

No sobrecargarse de objetivos ya que esto puede traernos muchos problemas si no alcanzamos todo lo que nos proponemos.

Dara conocerlos de manera clara y concisa.

A veces se deben modificar los objetivos para que verdaderamente se puedan cumplir.

10

Esquema de polticas.

Polticas

Gua o lineamiento dentro del cual se puede tomar decisiones.

Orientadas al rea donde deben tomarse decisiones.

Limites dentro de los cuales el ejecutivo puede decidir.

General mente suelen confundirse las polticas con los objetivos.

Los objetivos fijan las metas

Las Polticas ayudan al cumplimiento de esas metas Contribuyen a canalizar las actividades administrativas encomendadas a los gerentes.

11

Manual de polticas de la empresa.

DRACONIAN S.A DE C.V

Redactado Rec. Humanos Firma: Responsable de calidad Firma:

Revisado Gerencia

Aprobado Gerencia

Revisin Fecha: 28/01/2013

Firma:

Firma:

Firma:

11

ndice

Contenido PAG.

Introduccin... . 13

Objetivos... .... 14

Alcances.. ... 15

Como usar el manual..... . 16

Revisiones y actualizaciones. . 17

Organigrama General.... 18

Declaraciones de las Polticas.. 19

12

Introduccin
Cuando nos referimos manual de polticas de la empresa nos referimos a las normas y disposiciones que rigen a una empresa. En este documento trataremos de dejar claras estas disposiciones dentro de la empresa para que pueda existir una mejor organizacin en todos los departamentos de la empresa que haya un mejor ambiente laboral ya que una buena estructuracin de la empresa conllevara a que todos los departamentos sean ms productivos y por ende nuestra empresa sea ms productiva y as poder crear una empresa con un xito seguro dentro del ambiente laboral.

13

Objetivos
Facilitar las polticas necesarias para que los colaboradores puedan apoyarse de el para un mejor desempeo laboral.

Determinar las responsabilidades de cada de cada unidad y puesto en relacin con el resto de la organizacin y as orientar de una mejor manera al personal para que tengan un mejor desempeo en la empresa.

Establecer los lineamientos bajo los cuales los trabajadores deben regirse para una buena organizacin dentro de la empresa.

14

Alcance
Este manual es aplicable en todas las areas de la empresa ya que cada una de ellas se complementan entre si por ello es que estas polticas deben ser aplicables dentro de la empresa para una mejor organizacin y un mejor clima organizacional.

15

Como usar el manual

Esta manual esta diseado para utilizarse de forma que los empleados se les facilite el cumplimiento de las polticas establecidas por la empresa por ello se debe utilizar para que en la empresa exista una buena organizacin y siempre con el cumplimiento de las respectivas polticas establecidas en este manual ara esto es necesario que los empleados sepan aplicar de una buena manera estas recomendaciones en su rea laboral.

16

Revisiones y actualizaciones.
Para cualquier recomendacin o correccin se debe hacer del conocimiento de recursos humanos para que posteriormente se pueda estudiar las respectivas correcciones en reunin con gerencia general.

17

Organigrama de la empresa.

Promocin del producto Departamento de ventas. Negociaciones con clientes Control de las finanzas Departamento de finanzas. Asignacin de fondos a cada rea de la empresa. Fabricacin del producto

Direccin general

Departamento de produccin.

Control de calidad Cotizacin de materias primas. Departamento de compras. Buena administracin de los recursos Contratacin de personal Departamento de recursos humanos. Cumplimiento de las normas dentro de la empresa

18

Declaraciones de las polticas.

I.

Los pagos de los clientes se realizaran solamente en efectivo.

II.

Se aceptara devolucin del producto si se encuentra en el una falla al momento de su entrega, no despus.

III.

La empresa solo aceptara pagos completos del producto no por crdito.

IV.

El precio del producto vara de acuerdo a su diseo y tamao.

V.

El pago del producto puede aceptarse anticipadamente.

VI.

El rea Finanzas ser responsable de revisar que la Documentacin presentada para autorizacin de presupuestos est firmada y autorizada por Gerencia.

VII.

Todo requerimiento de Pago o Autorizacin de Cotizaciones, deber hacerse mediante cheques, con la firma del Gerente General y de Finanzas.

VIII.

El rea de Finanzas deber mantener un seguimiento constante de los fondos de la empresa para gastos de Materia Prima y otros

IX.

El rea de Finanzas es responsable de llevar inventarios de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

X.

El encargado/a de Compras enviar anticipadamente a Finanzas la cotizacin para la compra de Materia Prima.

19

XI.

El documento de gastos por comprobar deber de realizarse a travs de facturas entregadas del establecimiento donde se hicieron las compras. El Departamento de Compras es el responsable de las negociaciones con proveedores y del seguimiento a todo el proceso de compra.

XII.

XIII.

El Departamento de Compras es el responsable de determinar la calidad o el tipo de materiales solicitados

XIV.

Es responsabilidad del Departamento de Compras documentar todas las operaciones de compra para presentar el reporte a Gerencia.

XV.

Es responsabilidad de Compras decidir la mejor alternativa respecto a los proveedores y sus tipos de ofertas que ellos establezcan.

XVI.

Negociar descuentos y condiciones de pago.

XVII.

La persona que se contrate debe cumplir con los requisitos establecidos para el perfil de trabajo.

XVIII.

En la empresa debern existir das establecidos para la solicitud y pruebas respectivas para aspirantes a nuevos elementos de la empresa.

XIX.

La evaluacin de personal se realizara cada mes para determinar las fallas que existen y as buscar una solucin a estas

20

XX.

Se prohbe cualquier tipo de relacin amorosa dentro de las instalaciones de la empresa o rea de trabajo.

XXI.

Las vacaciones se aplicaran de manera anual se aplicaran 15 das de vacaciones en el ultimo mes del ao.

XXII.

Es responsabilidad bsica del departamento de produccin establecer los estndares necesarios para respetar las especificaciones requeridas en cuanto a calidad, lotes de produccin, stocks (mnimos y mximos de materiales en almacn), mermas, etc.

XXIII.

Todos los procesos productivos son confidenciales y estn sujetos a lo que establece el contrato de confidencialidad.

XXIV.

El Departamento de Operaciones es responsable por el buen manejo de las materias primas y los insumos para la produccin de inventarios para la venta.

XXV.

Las personas encargadas de la elaboracin de producto, debern estar debidamente aseadas y protegidas antes de la elaboracin de cualquier producto.

XXVI.

El gerente de produccin ser el responsable de la custodia de las materias primas que se utilizan para realizar el producto.

21

SIMBOLOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO.

Smbolo

Nombre
Terminal

Accin.
Representa el inicio o el final del diagrama de flujo. Representa comparaciones de dos o mas valores, tiene dos salidas de informacin falso o verdadero Representa los datos de entrada y salida Indican el sentido de la informacin obtenida y s so posterior en algn proceso subsiguiente Este smbolo permite identificar la continuacin de la informacin si el diagrama es my extenso Indica todas las acciones o clculos que se ejecutan con los datos de entrada otros obtenidos

Decisin

Entrada y salida

Lneas de flujo de informacin

Conector

Proceso

22

Inspeccionar

Documentos

Este smbolo permite revisar si se cumplieron los pasos anteriores Es para cuando se produce un documento.

Bandera

Se usa para entrada en ordenadores antiguos.

Archivar

Por lo general indica el almacenamiento de materias primas.

Conector de pginas

Muestra la continuacin de un proceso en otra pgina.

23

EJEMPLO DE FLUJOGRAMA (HACER UN CAF)

INICIO

Hervir el agua

Inspeccion ar el agua

NO
Esperar que el agua este hervida

SI

Echar el agua al caf

Endulzar el caf

24

Si esta bien de

Echar ms

NO

SI

Tomar caf

FIN

25

ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

CONCEPTO

DESCRIPCION
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en realizacin de las funciones de una unidad administrativa o de dos o ms de ellas. Relacin de los captulos y de las pginas correspondientes que forman parte del documento. Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, rea de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. Exploracin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. Esfera de accin que cubre los procedimientos dentro de la administracin publica general los procedimientos han sido clasificados atendiendo al mbito de aplicacin ya su alcance. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en el procedimiento en cualquiera de sus casos. En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias.

Introduccin

ndice o contenido Prlogo y/o administracin Objetivo de los procedimientos. rea de aplicacin y /o alcance de las metas.

Responsables.

Polticas o normas de operacin.

26

Conceptos

Palabra o trmino tcnico que se emplea en el procedimiento, los cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o aplicacin de su significado. Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consiste. Formas impresas que se utilizan en un procedimiento los cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apndices. Permite asociarlas en forma concreta representacin grafica de sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas.

Procedimientos.

Formulario de impresos.

Diagramas de flujo.

27

EMPRESA DRACONIAN S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS.

FECHA: 23 DE ENERO DE 2013

27

INDICE
INTRODUCCION PG 29

OBJETIVO PG. 30

ALCANCE DE PROCEDIMIENTOS. PG. 30

RESPONSABLE .. PG. 30

POLITICAS PG. 30

CUADRO DE DESCRIPCION DE PRODEDIMIENTOS. . PG.31

DIAGRAMA DE FLUJO. PG. 32

28

INTRODUCCIN En este manual se pretende hacer del conocimiento en general de cmo se deben realizar los procedimientos dentro de la empresa. En este documento debe dejarse claro los procedimientos que realiza el rea de recursos humanos los criterios que se utilizan para realizar contrataciones como se estructura la planeacin para el reclutamiento de nuevo personal y las distintas actividades de las que se encarga recursos humanos tales como la planeacin de celebraciones y en general todo lo que est relacionado con el bienestar y buen funcionamiento del personal.

29

OBJETIVO Dar a conocer la forma de trabajo en el rea de recursos humanos como se realizan los procedimientos para el desempeo de los trabajos y las actividades que se planifican.

ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Este manual se utilizara para realizar de manera eficiente las actividades planificadas en el rea de recursos humanos y la facilitacin de estas con el establecimiento del proceso a segur para cumplir con cada una de ellas.

REPONSABLE La gerencia de recursos humanos ser la encargada de velar porque todos los requerimientos establecidos en este manual sean cumplidos.

POLITICAS Las decisiones dentro del rea de recursos humanos nicamente sern revisadas por la gerencia para su aprobacin y posterior aplicacin.

Las solicitudes de reclutamiento de nuevo personal nicamente debern ser solicitadas por el rea en el que se necesita personal y
30

posteriormente deber revisarlo gerencia para que recursos humanos pueda ejecutar las acciones correspondientes para la contratacin de nuevo personal.

Los puestos de trabajo debern asignarse a la persona idnea de acuerdo a los requerimientos del trabajo a desempear.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

31

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN DE PERSONAL N 1 2 3 4 5 6 7 8 ACTIVIDAD Requisicin de solicitudes de empleo. INICIO Revisin de solicitudes de empleo.
Solicitud de Realizacin de una pre-entrevista.

DOCUMENTO

Currculos

Evaluar los datos recolectados en la preentrevista. Convocar a los aspirantes a pruebas psicolgicas y de inteligencia. Anuncio de plazas en el Llamar a losperidico que superaron las aspirantes pruebas. Realizar entrevista a cada uno de ellos. Requisicin de solicitudes Elegir al mejor candidato empleo del que cumpla con el perfil que requiere el trabajo. Firma de contrato.

contratacin de nuevo personal

Aprobaci n de Mejores gerencia resultados.

Convocatoria para una preentrevista

Revisin de la informacin DIAGRAMA DE obtenida

FLUJO

32

Convocatoria para las respectivas pruebas para aplicar al puesto de trabajo. Enviar reporte a gerencia

Revisin de los datos obtenidos en las pruebas realizadas.

Seleccin de los candidatos que renen el perfil del puesto.

Realizar la contrata cin.

33

FIN

34

EMPRESA DRACONIAN S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FINANZAS.

FECHA: 23 DE ENERO DE 2013

35

INDICE

INTRODUCCIN. PG. 36 OBJETIVO... PG. 36 ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS..... PG. 36 RESPONSABLE PG. 36 POLTICAS..... PG. 36 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.. PG. 37 DIAGRAMA DE FLUJO. PG. 38

36

INTRODUCCIN. El departamento de Finanzas tiene como funcin principal recibir y otorgar los fondos de la empresa, con el fin de cubrir los gastos necesarios que esta produce; as como las ganancias que recibe, por medio de un proceso ordenado, conciso y seguro. OBJETIVO Fundamentar el buen procedimiento que el rea de finanzas tiene, a tal grado que los colaboradores de dicha rea, estn sumamente seguro de sus acciones.

ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Este manual se utilizara para otorgar presupuestos, as como facturar las ganancias y gastos que la empresa produce con la ms alta responsabilidad que

RESPONSABLE La Gerencia de Finanzas ser la responsable de que se cumpla al pie de la letra este manual con el fin de evitar irregularidades financieras

POLITICAS Los cheques que sean entregados para la compra de materiales, deber ir firmado por la Gerente General y el Gerente Financiero de la Empresa.

37

Cualquier irregularidad con el dinero, tendr que ser reportado inmediatamente al encargado de rea. Los colaboradores que apliquen para esta rea financiera, tendrn que pasar el examen psicolgico y del polgrafo.

PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR PRESUPUESTOS N

1 2 3 4 5 6 7

ACTIVIDAD
Recibir cotizaciones para la compra del material Revisar cotizacin Evaluando la cotizacin Enviar reporte de presupuesto a Gerencia Recibir permiso de Gerencia para otorgar el presupuesto Otorgar Presupuesto para la compra de materia prima Firmar cheque

DOCUMENTO
Cotizacin

Reporte

Cheque

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO,

38

DIAGRAMA DE FLUJO

Cotizacin

Inicio

Chequeo general del la cotizacin presupuesto para de las otorgarse a la compras cotizacin Revisando y Evaluando la cotizacin Enviar report ea Geren cia

Recibiendo

Fondos disponi bles

NOEvaluar pagos
pendientes de los clientes

39

SI
Entregar cheque para iniciar la compra

EMPRESA DRACONIAN S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS.

FECHA: 23 DE ENERO DE 2013

40

INDICE

INTRODUCCIN . Pg. 41 OBJETIVO Pg. 41 ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS....................... Pg. 41 RESPONSABLE . Pg. 41 POLTICAS .. Pg. 41 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.. Pg. 42 PROCESO DE FLUJO . Pg. 43

41

INTRODUCCIN. El departamento de compras tiene como funcin principal atender las necesidades de la comunidad consumidora, por medio de un proceso competitivo, justo y completo. OBJETIVO Fundamentar el procedimiento para que los colaboradores puedan realizar las compras de manera eficiente.

ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Este manual se utilizara para realizar las compras de materia prima y se tendrn que realizar los lineamientos requeridos

RESPONSABLE La gerencia de compras ser la responsable de velar porque se cumplan los procedimientos establecidos en est manual.

POLITICAS

42

Las compras las realizara solo la persona que se halla delegado por la gerencia de compras.

Si se es obligado a realizar otro procedimiento que no este establecido en este manual, la persona tendr el derecho de rechazar dicha ordeno mandato.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

43

PROCEDIMIENTO DE LAS COMPRAS N 1 2 3 4 5 6 7 ACTIVIDAD Requisicin de materia prima Cotizacin de materia prima Evaluar cotizaciones Envi de cotizaciones a gerencia Reporte de la aceptacin de la cotizacin Revisin de materia prima antes de comprarla Realizar compra de materia prima Enviar reporte a gerencia , finanzas y produccin (inventario) Guardar factura Guardar copia del reporte y archivar Guardar copias DOCUMENTO

DIAGRAMA DE FLUJO INICIO 44

Requisicin de materia prima

Cotizacin de materia prima

Cotizaci ones

Evaluar cotizaciones

Envi de la cotizacin a gerencia

Reporte de la aceptacin de la materia prima

Revisar la materia prima antes de comprarla.

Enviar reporte a Realizar compra de finanzas, gerencia materia prima y produccin FIN

G. G. factura

Reporte

45

46

EMPRESA DRACONIAN S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE PRODUCCIN.

FECHA: 23 DE ENERO DE 2013

47

INDICE

INTRODUCCIN PG. 47 OBJETIVO. PG. 47 ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.......... PG. 47 RESPONSABLE.. PG. 47 POLTICAS.. PG. 47 DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO. PG. 48 DIAGRAMA DE FLUJO. PG.49

48

INTRODUCCIN En este manual de procedimiento podremos encontrar las formas de trabajo en el rea de Produccin, en donde se encuentran los procedimientos y lineamientos de la elaboracin del producto.

OBJETIVO Fundamentar el manual de procedimiento para que los colaboradores sepan como es la elaboracin del producto y los lineamientos de dicho manual.

ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Este manual se utilizara para realizar los procedimientos y se tendrn que realizar con los lineamientos requeridos

RESPONSABLE El gerente de produccin ser el responsable de velar porque se cumplan los procedimientos establecidos en est manual.

POLITICAS La elaboracin del producto se realizara solo por personal capacitado por la gerencia de produccin

Si se es obligado a realizar otro procedimiento que no este establecido en este manual, la persona tendr el derecho de rechazar dicha ordeno mandato.

Todo colaborador de esta empresa esta obligado a laborar bajo los lineamientos de seguridad establecidas por la gerencia

49

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIN N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 ACTIVIDAD Chequeo de materia prima Preparacin de materia prima Cortar los materiales Imprimir imagen para tarjeta Elaborar el dibujo dela tarjeta Elaborar el repujado de la tarjeta Pegar pagina de color a la tarjeta Imprimir texto de la tarjeta Chequear la calidad del producto Despacho del producto Reporte Reporte DOCUMENTO Reporte

50

DIAGRAMA DE FLUJO INICIO

Recibimiento de materia prima

Chequeo de materia prima

Elaboracin de Producto

Chequeo de la calidad del producto

Producto rechazado avera si se encentran

Despacho del producto hacia ventas

FIN

51

EMPRESA DRACONIAN S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE VENTAS.

FECHA: 23 DE ENERO DE 2013

52

NDICE
INTRODUCCIN . PG. 52 OBJETIVO ... PG. 52 ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS. . PG. 52 RESPONSABLE . PG. 52 POLTICAS .. PG. 52 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO.. PG. 53 DIAGRAMA DEL FLUJO.. .. PG. 54

53

INTRODUCCIN En este manual de procedimiento podremos encontrar las formas de trabajo en el rea de ventas ya que se encuentran los procedimientos de una venta y sus polticas.

OBJETIVO Fundamentar el procedimiento para que los colaboradores sepan como tratar a los clientes y a los proveedores.

ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS Este manual se utilizara para realizar las ventas y se tendrn que realizar los lineamientos requeridos

REPONSABLE La gerencia de ventas ser la responsable de velar porque se cumplan los procedimientos establecidos en est manual.

POLITICAS Las ventas se realizaran solo el personal capacitado por la gerencia de ventas Si se es obligado a realizar otro procedimiento que no este establecido en este manual, la persona tendr el derecho de rechazar dicha ordeno mandato.

54

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

55

PROCEDIMIENTO DE VENTAS N 1 2 3 4 5 6 7 ACTIVIDAD Estrategias de ventas Presentar el producto al cliente El cliente revisa el producto Explicar las formas de pago El cliente decide si compra el producto o no lo compra. El cliente compra el producto Facturar las ventas. Guardar factura DOCUMENTO Catalogo

Contabilizar los productos restantes Hacer el reporte de ventas para el gerente general Enviar el reporte de ventas para el gerente general para archivar

10

DIAGRAMA DE FLUJO INICIO

56

Estrategias de ventas

Presentar los productos al cliente

El cliente revisa el producto

Explicar las formas de pago Compra el producto? al cliente

No Se le ofrecen otras variedades de producto.

Si

El cliente compra el producto

57

Facturar el producto

Hacer reporte de ventas al gerente general

Enviar el reporte al gerente general

FIN

58

Redactado Gerente Financiero Firma: Responsable de calidad Firma:

Revisado Gerencia

Aprobado Gerencia

Revisin Fecha: 23/01/2013

Firma:

Firma:

Firma:

INDICE
INTRODUCCIN . PG. 58
59

OBJETIVOS ... PG. 58 ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.. PG. 58 RESPONSABLE ... PG. 58 POLTICAS .... PG. 58 DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL PG. 59 DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL... PG. 61

60

INTRODUCCIN.
Nacimos en el 2012, surgi principalmente como un proyecto institucional de Docentes Tcnicos, despus el grupo de estudiantes que inicio este proyecto decidi seguir con este para darlo a conocer al pblico, tratando de posicionar as a DRACONIAN como una empresa reconocida a nivel nacional con sus creativos diseos en nuestro producto.

OBJETIVOS.
El manual de procedimientos le permitir al empleado comprender y analizar las polticas de servicio al cliente, optimizando los niveles de venta sobre los servicios que DRACONIAN S.A. de C.V. ofrece

El manual de procedimientos servir como gua para que el empleado aprenda a tratar con clientes, as tratando de conocer sus necesidades.

ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS.

La finalidad de este manual es de poder realizar una buena distribucin de procesos en las diferentes reas de la empresa, con el propsito de establecer una buena organizacin laboral y productiva.

RESPONSABLE.
TODAS LAS AREAS ADMINISTRATIVAS ESTARN A CARGO DE ESTE MANUAL CON EL FIN DE QUE SE CUMPLA AL PIE DE LA LETRA Y CON EL MAYOR SENTIDO DE RESPONSABILIDAD EMPRESARIAL.

POLTICAS.
El colaborador debe tener el suficiente conocimiento de cada proceso de la empresa con el fin de realizar sus labores segn se lo deleguen. 61

Los deberes que se les deleguen a los colaboradores deben realizarse lo ms pronto posible.

Cada tarea o actividad realizada debe notificarse despus de haberse completado.

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO GENERAL.

RECURSOS HUMANOS PRODUCCIN VENTAS

FINANZAS

COMPRAS

62

PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIN DE PERSONAL

N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8

ACTIVIDAD
Requisicin de solicitudes de empleo. Revisin de solicitudes de empleo. Realizacin de una pre-entrevista. Evaluar los datos recolectados en la pre-entrevista. Convocar a los aspirantes a pruebas psicolgicas y de inteligencia. Llamar a los aspirantes que superaron las pruebas. Realizar entrevista a cada uno de ellos. Elegir al mejor candidato que cumpla con el perfil que requiere el trabajo. Recibir cotizaciones para la compra del material Revisar cotizacin Evaluando la cotizacin Enviar reporte de presupuesto a Gerencia Recibir permiso de Gerencia para otorgar el presupuesto Otorgar Presupuesto para la compra de materia prima Firmar cheque

DOCUMENT O
Solicitudes Currculos

Pruebas Contrato. Cotizacin

Reporte

Cheque

Requisicin de materia prima Recibir cotizacin de materia prima Evaluar cotizaciones

Lista de materiales

63

N
1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6 3 7 3 8 3 9 4

ACTIVIDAD
Envi de cotizaciones a gerencia Reporte de la aceptacin de la cotizacin Revisin de materia prima antes de comprarla Realizar compra de materia prima Enviar reporte a gerencia , finanzas y produccin (inventario) Chequeo de materia prima Preparacin de materia prima Cortar los materiales Imprimir imagen para tarjeta Elaborar el dibujo de la tarjeta Elaborar el repujado de la tarjeta Pegar pagina de color a la tarjeta Imprimir texto de la tarjeta Chequear la calidad del producto Despacho del producto Estrategias de ventas Presentar el producto al cliente El cliente revisa el producto Explicar las formas de pago El cliente decide si compra el producto o no lo compra. El cliente compra el producto Facturar las ventas.

DOCUMENT O

Guardar factura Guardar copia del reporte y archivar Reporte

Reporte

Catlogo

64

Guardar

DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL.

Inici o

Solicitud de contratac in de nuevo personal

Aprobac in de gerenci a

Revisin de los datos obtenidos en las pruebas realizadas.

Enviar report ea geren cia

Anuncio de plazas en el peridico

Requisicin de solicitudes del empleo

Seleccin de los candidatos que renen el perfil del puesto.

Convocat oria para una preentrevista

Realizar la contratacin

Firma del Contra to

Recibir cotizaciones para la compra de materia prima y comenzar con la produccin

65

Revisando y Evaluando la cotizacin

Revisin de la informaci n obtenida

Cotizacin

Convocatoria para las respectivas pruebas para aplicar al puesto de trabajo.

Chequeo general del presupuesto para otorgarse a la cotizacin Recibimiento de materia prima en produccin
Evaluar pagos NO pendientes de los clientes 66

Fondos disponi bles

SI

Chequeo de materia prima

Entregar cheque para iniciar la compra

Elaboracin de Producto

Realizacin de las compras de la materia prima

Producto rechazado si se encuentran averas

Chequeo de la calidad del producto

Evaluando precios

Despacho del producto hacia ventas

Precios fuera del presupue sto

SI

Visitar otro proveedor

Estrategias para las ventas del producto

NO
Realizar compra de materia prima Enviar reporte a Finanzas, Gerencia y Produccin Factura
G. Reporte

Presentar los productos al cliente

67

El cliente revisa el producto

Explicar las formas de pago Compra el al cliente producto

Se le ofrecen otras variedades de producto.

NO

SI

El cliente compra el producto

Facturar el producto

Factura

Hacer reporte de ventas al gerente general

Enviar el reporte al gerente general

Reporte

68

69

* Dividir en etapas, las operaciones. *Determinar las relaciones existe ntes Entre cada una de las etapas, el orden a seguir. * Decidir quien ser el responsable de la realizacin de cada etapa. *

PROGRAMAS

PROCESO PARA LA

Determinar los recursos necesarios

70

La administracin se relaciona con los recursos

ELABORACIN DE

para cada * Calcular en

etapa.
Involucrados y la secuencia de las acciones UN PROGRAMA necesarias para alcanzar los objetivos forma estimada el tiempo previstos, fijando el tiempo requerido

requerido para cada etapa.

* Sealar fechas precisas para cada parte Fecha de Inicio. - Fecha de Terminacin.

71

En el eje horizontal. Ejemplo.

Un calendario o escala de -hora

SISTEMA DE
-da

tiempo definido en trminos

CONCORDANCIA
-semana

de la unidad ms adecuada al Trabajo que se va a ejecutar.

mes.

DIAGRAMA DE GANTT
actividad se hace Es una distribucin conforme corresponder una lnea A un calendario de manera tal Horizontal cuya longitud es Que se pudiese visualizar el proporcional. Periodo de duracin de cada respectivos.

En el eje vertical.

A cada

las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar.

* Lista de actividades y sus tiempos

72

Actividad. eje vertical.

* Dibujar ejes horizontal y vertical. * Escribir el nombre de las tareas sobre el

Pasos para elaborar

correspondientes a las tareas que no

En primer lugar se dibujan los bloques

El diagrama
izquierdo de los bloques coincida con el

tienen predecesoras.

Se sitan de manera que el lado

Instante cero del proyecto.

Ejemplo de Grfico de Gantt.

73

Tareas
Investigacin de mercados complementaria Constitucin de la empresa Ejecucin de inversiones Construccin de la infraestructura Montaje de maquinas y muebles Reclutamiento y seleccin de personal Induccin y capacitacin de personal Preparacin de campaa de lanzamiento Organizacin administrativa Inicio de operaciones.

Plazo
2 Semanas 3 Semanas 4 Semanas 6 Semanas 2 Semanas 3 Semanas 2 Semanas 2 Semanas 4 Semanas 1 Semana

Semanas
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 11 12 13 14 0

74