Suport Curs Manager Proiect

Iarba Verde de ACAS POSDRU/104/5.
1/G/75946
Curs Manager de Proiect

Perfecionare
sc 3art.srl
tel. mobil: 0740-142-888, tel./ fax: 0362-800-401, e-mail: office3art@yahoo.com SUPORT CURS MANAGER PROIECT
OBIECTIVELE CURSULUI DE INSTRUIRE Capacitatea de a realiza i organiza proiecte i dezvoltarea unei expertize solide Furnizarea informaiilor de baz privind stabilirea cerinelor de management integrat a proiectului
METODE DE INSTRUIRE Sesiuni de tip atelier de lucru participare Discuii n cadrul unor mese rotunde Exerciii practice gndite pentru a aduce n discuie sau a sublinia elementele-cheie nvate Studii de caz din alte proiecte Materiale de referin pentru utilizare n viitor
REGULILE CASEI Venii la timp i stai pn la final Suntem cu toii egali Nu ezitai s ntrebai ceea ce v intereseaz Participai la exerciii pentru a nva mai mult i pentru a-i nelege mai bine pe ceilali Folosii informaia pe care ai acumulat-o FR telefoane mobile
sc 3art.srl
Sesiunea 1
Stabilirea scopului proiectului

PRINCIPALELE ELEMENTE NECESARE Nevoi i oportuniti Incadrare strategic Obiective Plan detaliat i fezabil Integrarea temelor orizontale Finanare Realizri / rezultate Capacitate de implementare
NEVOI I OPORTUNITI Cercetarea amnunit a pieei / sectorului int Cunoaterea celorlalte proiecte relevante planificate asigurarea complementaritii i eliminarea suprapunerilor Consultarea cu potenialele pri interesate Crearea parteneriatului Demonstrarea nevoii i oportunitii
NCADRAREA STRATEGIC Dezvoltarea socio-economic Examinarea strategiilor de dezvoltare la nivel local i regional Formularea strategiei acolo unde este cazul Studierea cu atenie a Programului Operaional Documentului Cadru de Implementare Aplicarea numai n cadrul unui domeniu major de intervenie / msur Demonstrarea valorii adugate
OBIECTIVELE SMART Specific Msurabil (Pot fi) Atinse Realiste Timp

3
sc 3art.srl
Ex: Crearea, pn n 2010, a 100 de noi locuri de munc n sectorul de turism, n zona Maramure, prin oferirea de servicii de calitate superioar.
PLANUL DETALIAT AL PROIECTULUI Descrierea activitilor proiectului Planificarea activitilor Rolurile diverilor parteneri Analiza riscului potenial cum s evii/ gestionezi riscul Planul de achiziii publice Planul de publicitate/ promovare
N.B. Consultai-v n permanen cu partenerii/ prile interesate.
INTEGRAREA TEMATICILOR ORIZONTALE Promovarea pro-activ a: Modelelor de bune practici legate de mediu Materiale de construcie/ procese care nu duneaz mediului nconjurtor Elemente demonstrative anse egale/ incluziune social Consultarea grupurilor dezavantajate (care au legatur cu rezultatele) Promovarea politicilor de anse egale Elemente demonstrative
FINANAREA Asigurarea co-finanrii Fluxul de numerar N.B. Principiul rambursrii! mprumuturi punte Este nevoie de pre-finanare? Genereaz proiectul venituri? Bugetul detaliat Categorii de cheltuieli Surse i ani
sc 3art.srl
REALIZRI/ REZULTATE Realizri = ceea ce cumperi Rezultate = efectul intermediar observabil Trebuie s rspund indicatorilor cu privire la realizri/ rezultate din PO / DCI Trebuie s fie realiste Trebuie s fie msurabile Efecte multiplicatoare
CAPACITATEA DE IMPLEMENTARE Echipa de proiect alocat activitii de implementare - aptitudini (relevante) n: management de proiect managementul relaiei cu contractorii management financiar/ contabilitate managementul parteneriatului publicitate/ promovare aspectele legale Organizarea intern Legturi operaionale cu organizaiile partenere
DOCUMENTAIA SUPORT Cercetare de marketing Proiect tehnic Studii de fezabilitate Analiza cost-beneficiu Planurile de recrutare i instruire
sc 3art.srl
Sesiunea 2
Stabilirea cerinelor de management integrat al proiectului

INVITAIA LA DEPUNERI DE CERERI DE FINANARE Este lansat de ctre Autoritatea de Management sau Organismul Intermediar licitaii deschise pentru cereri de finanare cu depunere continu sau cu termen limit consultri ntre autoritile relevante (ex: pentru proiecte mari de infrastructur) Toate licitaiile sunt anunate n pres i pe Internet CAPITOLELE CERERII DE FINANARE Informaii cu privire la solicitant (categorie, statut legal, date de contact etc.) Descrierea proiectului Coerena cu politicile UE i legislaia naional Buget i surse de finanare Documente suport
DESCRIEREA PROIECTULUI Titlu - localizare Domeniul major de intervenie (Programul Operaional, Ax Prioritar) Context operaional, inclusiv analiza nevoii / cererii Indicatorii cu privire la realizari i rezultate Activiti (inclusiv planificarea acestora) i resursele necesare Beneficiarii finali poteniali / grupul int Parteneri (implicai n finanare i implementare) Legturi cu alte PO / strategii / proiecte relevante (naionale / regionale) Durabilitatea proiectului Informarea i publicitatea
COERENA CU POLITICILE UE I LEGISLAIA NAIONAL Integrarea tematicilor orizontale Durabilitatea legat de mediul nconjurtor anse egale / incluziune social Conformitatea cu legislaia n vigoare Mediu (avize, EIA etc.) Politica de anse egale
6
sc 3art.srl
Ajutorul de stat Achiziiile publice
BUGET I SURSE DE FINANARE Detalierea financiar pe categorii i surse de finanare (finanare nerambursabil, contribuia proprie), pe tipul de contribuie (public, privat) i forma acesteia (numerar, n natur, mprumut etc.). Trebuie prezentate dovezi legate de asigurarea n totalitate a co-finanrii. DOCUMENTE SUPORT (N FUNCIE DE CERINE) Statutul legal al aplicantului Documentele de confirmare a co-finanrii Detaliile legate de toate contribuiile n natur Decizia oficial din partea autoritilor naionale/locale de aprobare a cheltuielilor Studiu de fezabilitate i proiect tehnic Avizele de mediu / Evaluarea impactului Autorizaia de construcie sau alte avize / aprobri cerute prin lege Analiza cost-beneficiu CV-urile persoanelor implicate n implementarea proiectului Alte studii i evaluri Previzionarea fluxului de numerar
LOGICA AUTOEVALURII PROIECTELOR
PROIECTUL ELABORAT Studii i analize Structura logic i indicatorii Planul de Aciune i planificarea resurselor (umane i materiale) Planul de Investiii / Afaceri
7
sc 3art.srl
PRINCIPALELE ASPECTE NC NEABORDATE Legtura cu documentele de programare i integrarea proiectului cu alte proiecte Tematici orizontale protecia mediului egalitate de anse Procedurile de achiziie Asigurarea fluxului de numerar
ETAPE N FINANAREA PROIECTULUI 1. Schia de proiect i analiza de fezabilitate Autorul proiectului va redacta schia i analiza de fezabilitate a proiectului (n general, cea tehnicoadministrativ i de fezabilitate financiar). 2. Angajarea mprumutului Banca comercial va furniza clienilor beneficiarii finali ai subveniilor un angajament de mprumut (punte sau de investiii) ce va fi utilizat pentru a demonstra fezabilitatea financiar a proiectului, n etapa de naintare a cererii de finanare pentru proiect. 3. Solicitarea ajutorului financiar UE, aprobarea proiectului Autorii proiectului prezint o cerere de finanare pentru a benefica de asisten n cadrul unui program operaional. Autoritile ce administreaz programul vor selecta proiectele. 4. Semnarea contractului de mprumut Proiectul aprobat i d dreptul autorului proiectului s contracteze mprumutul de la instituia de finanare. SEMNAREA CERERII DE FINANARE Angajeaz oficial organizaia solicitantului Semntura trebuie s corespund din punct de vedere al poziiei (ordonator de credite n cazul APL) Falsul n declaraii se pedepsete conform legii
PROCESUL DE SELECIE
sc 3art.srl
ELIGIBILITATEA I CONFORMITATEA criterii administrative criterii de coninut: coerena cu logica interveniei
CRITERII ADMINISTRATIVE Termene (depunerea proiectelor) Utilizarea unor standarde: formulare i numr de copii documentaie suport semnturi
CRITERII DE CONINUT Eligibilitatea solicitantului Relevana pentru programul operaional ncadrarea n strategiile sectoriale i locale i concordana cu legislaia n vigoare Co-finanare (plafoane i finanarea anterioar din fonduri publice) i eligibilitatea cheltuielilor Eligibilitatea activitilor Termene (durat, termene legate de cheltuirea fondurilor) Capacitatea instituional a solicitantului
CRITERII DE EVALUARE TEHNIC I FINANCIAR Principalele criterii de evaluare a calitii proiectelor: Dovezile privind existena nevoii sau a cererii Valoarea dat banilor (costuri raportate la rezultatele preconizate); Viabilitatea tehnic i financiar Sustenabilitatea proiectului (asigurarea resurselor necesare operrii, ntreinerii i reparaiilor) Calitatea parteneriatului pe care se bazeaz proiectului i implicarea activ a acestuia n implementare Gradul de integrare a proiectului la nivel local i regional (integrarea cu strategia programului i strategiile locale) Msura n care sunt promovate n mod activ politicile UE de protecie a mediului i de anse egale Diferitele domenii de intervenie pot introduce criterii de evaluare a calitii specifice
sc 3art.srl
EVALUAREA PROGRAMULUI
PROCESUL DE SELECIE N CADRUL PO Principii: Parteneriat Transparen Simplitate Evitarea duplicrii sarcinilor Flexibilitate Durat minim Etape: 1. Verificarea conformitii administrative a CF 2. Verificarea eligibilitii CF 3. Evaluarea tehnic i financiar 4. Evaluarea strategic 5. Etapa precontractual i decizia de finanare
VERIFICAREA CONFORMITII ADMINISTRATIVE Solicitantul depune CF la registratura OI, atribuindu-se numrul unic de nregistrare OI verific conformitatea administrativ OI poate solicita clarificri / completri CF neconforme sunt respinse, iar solicitantul este informat asupra respingerii i a motivelor de respingere
10
sc 3art.srl
CF conforme sunt acceptate pentru verificarea eligibilitii, iar solicitantul este informat asupra acceptrii CF
VERIFICAREA ELIGIBILITII OI verific eligibilitatea CF (a solicitantului, a activitilor i a cheltuielilor) pe baza criteriilor specifice fiecrui domeniu de intervenie OI poate solicita clarificri la CF CF neeligibile sunt respinse iar solicitantul este informat asupra respingerii i a motivelor de respingere CF eligibile sunt acceptate pentru evaluarea tehnic i financiar iar solicitantul este informat asupra acceptrii CF
EVALUAREA TEHNIC I FINANCIAR Este realizat de ctre evaluatori independeni contractai de ctre AM i remunerai din fondurile alocate AT Evaluarea tehnic i financiar vizeaz n principal: capacitatea operaional i financiar a solicitantului, necesitatea i utilitatea proiectului, fezabilitatea tehnic i financiar, precum i sustenabilitatea financiar a proiectului CF vor fi punctate, conform grilei de evaluare tehnic i financiar CF cu punctaje minime sunt acceptate ca proiecte viabile, urmnd a fi evaluate din punct de vedere strategic. Solicitantul este informat asupra acceptrii CF. CF cu punctaje sub limita minim sunt respinse, iar solicitantul este informat asupra respingerii i a motivelor de respingere.
ETAPA PRECONTRACTUAL I DECIZIA DE FINANARE a. Pentru proiecte care includ execuia de lucrri 1. Solicitantul este informat asupra termenului limit n care trebuie s depun Proiectul tehnic 2. Evaluatorii independeni analizeaz proiectele tehnice, urmrind concordana acestora cu informaiile cuprinse n CF (Studiul de fezabilitate). n cazul n care proiectele tehnice nu sunt complete, se va cere solicitanilor completarea/modificarea acestora 3. Apoi se parcurg etapele precizate la pct. b b. Pentru proiecte care nu includ execuia de lucrri 1. OI efectueaz vizite la faa locului, verificnd existena documentelor de eligibilitate, a autorizaiei de construire etc. 2. AM ia decizia de finanare 3. OI ntocmete i semneaz cu solicitantul contractul de finanare
11
sc 3art.srl
PROCESUL DE SELECIE N CADRUL POR
ORGANISMELE INTERMEDIARE Verific conformitatea administrativ i eligibilitatea cererilor de finanare primite n acord cu setul de criterii stabilite de AM Organizeaz sesiunile de evaluare tehnic i financiar a cererilor de finanare conforme, cu sprijin din partea unor evaluatori independeni Organizeaz sesiunile de evaluare strategic Informeaz solicitanii asupra stadiului procesrii cererilor lor de finanare ncheie contractele de finanare cu beneficiarii, n urma deciziei AM de a finana proiectele
COMITETELE REGIONALE DE EVALUARE STRATEGIC I CORELARE (CRESC) Sunt formate din reprezentani ai autoritilor locale (n mod egal pentru toate judeele regiunii), precum i reprezentani ai instituiilor academice, societii civile i mediului de afaceri cu relevan la nivel regional. Vor evalua din punct de vedere strategic cererile de finanare ce au ntrunit punctajul necesar n cadrul evalurii tehnice i financiare. ntocmesc liste cu proiectele recomandate pentru finanare, precum i cu cele ce n-au fost recomandate, incluznd justificri riguroase pentru fiecare proiect.
CRITERIILE DE EVALUARE STRATEGIC Contribuia proiectului la realizarea obiectivului general i a obiectivelor specifice
12
sc 3art.srl
Contribuia proiectului la realizarea strategiei de dezvoltare a Regiunii Complementaritatea cu alte proiecte realizate la nivel regional din fonduri publice.
13
sc 3art.srl
Politica de coeziune economic i social

BUN VENIT N UNIUNEA EUROPEAN
DIFERENE DE BUNSTARE LA NIVEL NAIONAL UE25 PIB per capita (pps) - 18.500 RO PIB per capita (pps) - 5.600
14
sc 3art.srl
FORA DE MUNC ANGAJAT N UE
OCUPAREA N DOMENIUL TEHNOLOGIEI DE VRF
15
sc 3art.srl
DE CE ARE NEVOIE UE DE POLITICA DE COEZIUNE REGIONAL? pentru a redresa disparitile regionale pentru a mbunti funcionarea pieei unice europene pentru a promova dezvoltarea durabil i stabil a UE
POLITICA DE COEZIUNE O dezvoltare armonioas, echilibrat i durabil a activitilor economice n cadrul Uniunii. (Articolul 2 din Tratatul Uniunii Europene) Coeziunea economic i social s fie urmrit cu scopul de a reduce disparitile dintre nivelurile de dezvoltare ale diverselor regiuni i nivelul sczut al regiunilor sau al zonelor defavorizate, inclusiv al zonelor rurale. (Articolul 158 din Tratatul Uniunii Europene)
CUM FUNCIONEAZ POLITICA DE COEZIUNE REGIONAL A UNIUNII EUROPENE? Prin direcionarea unor fonduri suplimentare ctre zonele cu cele mai mari necesiti Prin finanarea programelor multi-anuale de dezvoltare Prin dezvoltarea unor parteneriate ntre actorii socio-economici
INSTRUMENTE STRUCTURALE ALE UE Fondul European de Dezvoltare Regional (FEDR) Fondul Social European (FSE) Fondul de Coeziune (FC)
16
sc 3art.srl
Fondul European pentru Agricultur i Dezvoltare Rural (FEADR) Fondul European pentru Pescuit (FEP)
CATEGORII DE FONDURILE
CHELTUIELI DIN STRUCTURALE
ABORDAREA PROGRAMULUI program pe o perioad de 7 ani programe elaborate n statele membre accent puternic pe intele strategice integrarea politicilor orizontale
PARTENERIAT Stabilirea unui consens asupra strategiilor programului Participarea pe scar larg n cadrul Comitetelor de Monitorizare a programului Asigurarea eficacitii msurilor finanate Sporirea transparenei
Articolul 10 din Regulamentul General:

Cooperare strns ntre: autoritile publice regionale, locale, urbane i alte autoriti publice competente; partenerii economici i sociali; orice alt instituie relevant. Desemnarea partenerilor reprezentativi INTERACIUNI CU ALTE POLITICI ALE COMUNITII EUROPENE Dezvoltare durabil
17
sc 3art.srl
Competitivitate economic Protecia mediului anse egale COMPETITIVITATE ECONOMIC Ocuparea forei de munc Cheltuieli n domeniul cercetrii-dezvoltrii Reele Trans-Europene Politica n domeniul concurenei Ajutor de stat Achiziii publice
PROTECIA MEDIULUI Evaluarea strategic a mediului Investiii de mediu pe scar larg Promovarea unor practici pozitive de mediu
EGALITATEA DE ANSE Oportuniti egale Egalitatea sexelor Rromii Persoanele cu deficiene Alte grupuri dezavantajate
REZULTATE OBINUTE PN N PREZENT Cele mai bune rezultate au fost obinute n zonele cele mai srace Peste 2 milioane de noi locuri de munc Parteneriatul exploatez mai bine potenialul regional Reducerea disparitilor socio-economice ntre regiuni (dei disparitile sunt nc semnificative)
CRETEREA PIB N RILE CARE AU PRIMIT SPRIJIN N CADRUL FONDULUI DE COEZIUNE
18
sc 3art.srl
IMPACTUL EXTINDERII Disparitile n Uniunea extins vor crete: Populaia Uniunii crete de la 380 la 485 milioane (UE27) Noile state memebre vor aduce o cretere economic mai dinamic (4% pe an fa de 2,5% n UE15) PIB per capita scade (cu 12,5% n UE25 i cu 18% n UE27) PROPUNERI DE REFORM De a consolida prioritile dezvoltrii durabile ale Uniunii (conform agendelor de la Lisabona i Gteborg), deoarece extinderea a sporit necesitatea politicii de coeziune (15 din 27 state membre vor fi beneficiari majori), ntruct politica de coeziune va fi de interes pentru toate statele, regiunile i oraele i datorit consolidrii bugetului.
OBIECTIVELE POLITICII DE COEZIUNE UE 2007-2013 Convergen Competitivitate regional i ocuparea forei de munc Cooperare Teritorial European
NOILE REGULAMENTE PENTRU 2007-2013 Regulamentul general 1083/2006 Regulamentul FEDR 1080/2006 Regulamentul FSE 1081/2006 Regulamentul FC 1084/2006 Regulamentul Grupurilor Europene pentru Cooperare Teritorial 1082/2006 Regulamentul de implementare 1828/2006 mpreun cu anexele
PROGRAME OPERAIONALE DIN ROMNIA 2007-2013
19
sc 3art.srl
PROGRAME CTE DIN ROMNIA 2007-2013
MANAGEMENTUL PO
20
sc 3art.srl
PLANUL DE LUCRU ACTUAL Finalizarea programelor operaionale Stabilirea Comitetelor de Monitorizare Mecanisme de coordonare naionale / regionale Sisteme de management (inclusiv convenii ntre organizaii) Proiecte n ateptare
Pe scurt:
O abordare mai strategic Mai multe resurse O mai bun coordonare i un parteneriat mai strns
21
sc 3art.srl
22
sc 3art.srl
Trebuie s facei un plan. Pentru a face un plan, trebuie s i definii caracteristicile, cum ar fi: Locaia Terenul respectiv pentru construcie Numrul de camere Suprafeele Calitatea materialelor Buget.
23
sc 3art.srl
24
sc 3art.srl
25
sc 3art.srl
26
sc 3art.srl
Ca s va transformai dorina n realitate, adic s mergei de la B la C, e nevoie de timp i e nevoie s se ntmple mai multe lucruri unele dintre ele msurabile, i indicnd aspiraiile pentru succes cum ar fi: - Dragoste; - Fertilitate; - Sntate; - Cariere de Succes; - Noroc. (Multe condiii)
27
sc 3art.srl
Beneficiarii, prin contractul semnat, sunt responsabili: S implementeze a1 a2 a3 a4 a5 a6 S livreze B i S fac tot posibilul c s ating C
28
sc 3art.srl
Sesiunea 3
Planificarea activitilor proiectului

MANAGEMENTUL ACTIVITILOR
Schemele Gantt (SG) scurt istoric

Karol Adamiecki (1866-1933) economist, inginer polonez - public primele lucrri despre management n 1898 - fondatorul managementului tiinific n Polonia - fondator n 1925 al Institutului Polonez de Management tiinific - creator al harmonogramei/ harmonografului (publicat n 1931) form preliminar a diagramei Gantt - precursor al Managementului tiinific (F.W. Taylor public abia n 1911 Principiile managementului tiinific)
Creator al LEGII ARMONIEI n management 1. Armonia alegerii: mijloace de producie compatibile ntre ele (mai ales n privina vitezei de producie) 2. Armonia aciunii: importana coordonrii n timp, a programelor i orarelor 3. Armonia spiritului: importana crerii unei echipe bune Henry Lawrence Gantt 18611919, american, inginer mecanic i consultant n domeniul managementului considerat un printe al Managementului de Proiect colaborator/ coleg al lui F.W. Taylor prima cartogram 1910 (The Engineering Magazine, N.Y) utilizat n managementul unor mari proiecte de infrastructur: barajul Hoover, autostrzi inter-statale etc.) lucrri de referin: Munc, salarii, profituri (1916) i Organizarea muncii (1919) Prima diagram (o balan zilnic) indica: a. nregistrarea activitilor umane (ce trebuie fcut i ce s-a fcut) b. Cantitatea de munc necesar pentru o activitate (ct ar fi nevoie i ct a fost nevoie efectiv) Diagrama este de fapt un tabel cu rnduri i coloane. Balana zilnic: metod de programare i nregistrare a muncii/ activitii Contribuie la asigurarea coordonrii i evitarea interferenelor dar,
CHIAR I CELE MAI ELEGANTE DIAGRAME PRODUSE, SUNT INUTILE, DACA SUNT IGNORATE (H.L.GANTT)
29
sc 3art.srl
Numai prin impunerea de metode standardizate, prin impunerea adaptrii celor mai bune mijloace i condiii de lucru i prin impunerea cooperrii se poate asigura aceast rapiditate a muncii. i datoria impunerii unei adaptri a standardelor i a cooperrii aparine exclusiv managementului. F. W. Taylor - Principiile Managementului tiinific PLANIFICARE I PROGRAMARE CU AJUTORUL SG Transferarea activitilor ntr-un instrument de lucru Tehnic de reprezentare a fazelor i activitilor unui proiect
MONITORIZAREA ACTIVITILOR CU AJUTORUL SG Utilizarea SG ca instrument de lucru n etapa de implementare Cele 3 constrngeri: Timp Costuri Obiective MODELE DE SG CLASIC
30
sc 3art.srl
CONSTRUIREA/ REALIZAREA UNEI SG

05.09.2005 Task 1 Task 2 Task 3 Task 4 Task 5 Task 6 Task 7 24.03.2006 210 10.10.2006 55 200 120 120 55 45 230 380 280 0 180 0 150 28.04.2007 14.11.2007 01.06.2008 18.12.2008
Start Date
Completed
Remaining
Exemplu n Excel pas cu pas
TEAM BUILDING I COMUNICARE Un drum fr obstacole nu duce nicieri. Un optimist vede o oportunitate n orice obstacol. Un pesimist vede un obstacol n orice oportunitate.
31
sc 3art.srl
Sesiunea 4
Gestionarea costurilor i a resurselor

ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR CERINTE GENERALE VIZAND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR Sa fie deja platite Justificate cu facturi sau cu documente contabile cu valoare probativa echivalenta cu a facturilor, pentru a putea fi auditabile si identificabile Angajate conform principiului eficientei Sa fie direct legate de obiectivele proiectului Sa respecte legislatia nationala si comunitara CERINTE GENERALE VIZAND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR Sa nu fie finantate din alte instrumente de asistenta financiara nerambursabila (EU sau RO). Sa fie platite dupa semnarea acordului de finantare si nu mai tarziu de 31 decembrie 2015. Cheltuielile angajate in operatiuni supuse regulilor privind ajutorul de stat (in sensul Artt. 87 din Tratat) supuse plafoanelor aferente stabilite in regulamentul aplicabil. Derogare Perioada de eligibilitate poate incepe inainte de semnarea contractului pentru: Cheltuieli preliminare pregatirea proiectului Cheltuieli implicate de obtinerea autorizatiilor, avizelor, acordurilor necesare Cheltuielile proiectelor in cadrul axelor de asistenta tehnica ale PO Amortizarea proprietatilor si echipamentului poate fi considerata cheltuiala eligibila daca: Activele nu sunt achizitionate din asistenta financiara nationala sau comunitara Amortizarea este calculata cf. prevederilor legale Costul se refera exclusiv la perioada de finantare a proiectului respectiv Costul de achizitie nu este declarat ca si cheltuiala eligibila Cheltuielile indirecte ale beneficiarului sunt eligibile daca: Reprezinta costuri reale legate de implementarea proiectului Sunt alocate proportional (pro-rata) proiectului Nu depasesc 10% (20% in cazul proiectelor finantate din FSE) ale valorii eligibile totale a proiectului Amortizarea proprietatilor si echipamentului poate fi considerata cheltuiala eligibila daca: Activele nu sunt achizitionate din asistenta financiara nationala sau comunitara Amortizarea este calculata cf. prevederilor legale Costul se refera exclusiv la perioada de finantare a proiectului respectiv Costul de achizitie nu este declarat ca si cheltuiala eligibila Cheltuielile indirecte ale beneficiarului sunt eligibile daca: Reprezinta costuri reale legate de implementarea proiectului Sunt alocate proportional (pro-rata) proiectului Nu depasesc 10% (20% in cazul proiectelor finantate din FSE) ale valorii eligibile totale a proiectului Costul achizitionarii de teren fara constructie este eligibil daca: Proiectul nu este finantat din FSE; In limita a 10% din totalul cheltuielii eligibile a proiectului
32
sc 3art.srl
Pretul de cumparare este certificat de un expert evaluator independent, confirmare ca pretul nu depaseste pretul pietei Costul achizitionarii de proprietati imobiliare cladiri construite si terenul aferent este eligibil daca: Proiectul nu este finantat din FSE; Cladirea nu a facut obiectul asistentei financiare pentru constructie / renovare in ultimii 10 ani Exista un certificat de la un expert evaluator independent sustinand ca: Pretul de cumparare nu depaseste valoarea de piata iar Cladirea este in conformitate cu reglementarile nationale relevante sau Specificand aspectele neconforme, a caror rectificare de catre beneficiar este prevazuta in cadrul proiectului Cheltuieli preliminare pentru pregatirea proiectelor: Analize cost beneficiu Studii de teren Cheltuieli de proiectare Planuri de afaceri Studii de piata Eligibile daca respecta toate cerintele de mai jos: Nu sunt deja finantate din asistenta financiara nerambursabila Cerute de AM / OI pentru evaluarea proiectului, ca anexa la cererea de finantare Sunt identifiabile si auditabile; Nu sunt definite ca procent din costul eligibil total sau din costul total al proiectului Cheltuieli cu serviciile de consultanta: Elaborarea documentelor cerute de procedurile de achizitii Managementul de proiect Eligibile daca: Nu depasesc 5% din costul total eligibil al proiectului Aprobate prin acordul de finantare Angajate conform principiului eficientei: luand in considerare tipul si dimensiunea proiectului, capacitatea beneficiarului si nivelul asistentei Nu maresc costul operatiunii fara a adauga valoare in mod proportional Daca managementul de proiect este subcontractat, contractorul va pune la dispozitia organismelor de audit si de control toate informatiile referitoare la activitatile subcontractate Plata nu este definita ca procent din costul eligibil total sau din costul total al proiectului Cheltuieli neeligibile: TVA Dobanzi Scoaterea din functiune a centralelor nucleare Achizitia de mobila, echipamente, vehicule si infrastructura in proiecte finantate din FSE Locuinte in proiecte finantate din FC si FSE Echipamente second-hand Amenzi, penalitati financiare, cheltuieli de judecata Autoritatea de management (AM)Program Operational - Axe Beneficiar eligibil Proiect eligibil: contribuie la realizarea obiectivelor prioritare ale PO
33
sc 3art.srl
, AM -> FINANTARE NERAMBURSABILA -> BENEFICIAR FINANTAREA PROIECTULUI BENEFICIARULUI (CONFORM CERERII DE FINANTARE ANEXA LA CONTRACT) BENEFICIARUL VA IMPLEMENTA PROIECTUL CU RESPECTAREA LEGISLATIEI NATIONALE SI COMUNITARE Costul total al proiectului = Costul eligibil al proiectului + Costul neeligibil al proiectului Costul eligibil al proiectului = Sprijinul public + Co-finantarea beneficiarului Sprijinul public = Cost finantat din FS + Cost finantat din bugetul national De la data aparitiei modificrilor substaniale are loc sistarea finanrii nerambursabile Sumele acordate pn n acel moment se vor recupera n conformitate cu legislaia naional. Finanarea nerambursabil acordat va fi recuperat proporional si in urmatoarele cazuri: obiectivele finanate nu sunt folosite conform scopului destinat acestea au fost vndute sau nchiriate ntr-o perioad de 5 (cinci) ani dup finalizarea Proiectului Beneficiarul - maximum de profesionalism, eficien i vigilen Beneficiarul rspundere integrala pentru prejudiciile cauzate terilor din culpa sa pe parcursul implementrii Proiectului. Autoritatea de Management - degrevat de orice responsabilitate in acest sens Toate cheltuielile proiectului sunt pre-finantate / rambursate in Lei Pre-finantare: Beneficiar (cerere de finantare) - > AM / OI AM (Plata) -> Beneficiar Toate cheltuielile proiectului sunt pre-finantate / rambursate in Lei Pre-finantare: Beneficiar (cerere de finantare) - > AM / OI AM (Plata) -> Beneficiar Beneficiarul trebuie sa puna la dispozitie / sa asigure: Orice informatie tehnica / financiara referitoare la proiect, ceruta de AM / OI / Autoritati de Audit / CE Disponibilitatea personalului implicat in implementarea proiectului si a managerului de proiect pe durata auditului Beneficiarul (in calitate de autoritate contractanta) trebuie sa respecte regulile nationale privind achizitiile publice in implementarea proiectului (O.G. 34/2006) In caz contrar, cheltuielile respective sunt neeligibile Aceeasi regula se aplica si beneficiarilor privati, care in mod normal nu sunt obligati sa respecta aceste reguli Beneficiarul trebuie sa informeze AM / OI asupra ajutorului de stat de minimis obtinut in timpul derularii proiectului in termen de 5 zile de la obtinere Beneficiarul trebuie sa informeze AM / OI asupra ajutorului de stat de minimis obtinut in timpul derularii proiectului in termen de 5 zile de la obtinere Beneficiarii trebuie sa aiba prevazute in bugetul propriu sumele necesare pentru co-finantare si pentru plata cheltuielilor neeligibile ale proiectului Valabil in special pentru beneficiarii din sectorul public Beneficiarul trebuie sa tina evidenta separata a tranzactiilor proiectului Conturi analitice (sub-conturi)
34
sc 3art.srl
Sistemul de evidenta utilizat in conformitate cu legislatia nationala Beneficiarul va pastra toate documentele contabile si justificative in original pentru a permite reconstituirea pistei de audit Sisteme de arhivare / gestionare a documentelor clare care sa permita cautarea usoara si verificarea Beneficiarul trebuie sa informeze AM asupra locului unde este pastrata arhiva Beneficiarul va permite si facilita accesul la arhivele digitale si sistemele de gestiune a datelor Toate documentele proiectului tinute la dispozitie 3 ani dupa incheierea PO. AM i Beneficiarul - confidenialitatea documentelor, materialelor, datelor i informaiilor n legtur cu Proiectul i care au fost indicate de ctre pri ca fiind confideniale. Nu pot fi confideniale documentele, materialele, datele i informaiile folosite n scop publicitar pentru informarea i promovarea utilizrii Instrumentelor Structurale Nerespectarea obligaiei de confidenialitate - > dreptul partii vatamate s pretind daune prii n culp. Dreptul de proprietate asupra bunurilor Dreptul de proprietate industrial (ex. brevetele de invenie, mrcile) Dreptul de proprietate intelectual (ex. dreptul de autor) rezultate din implementarea Proiectului, sunt drepturi exclusive ale Beneficiarului. Prezentul Acord n integralitatea sa precum i toate drepturile i obligaiile decurgnd din implementarea acestuia nu pot face obiectul cesiunii, dect cu acordul expres al Autoritii de Management. NEREGULA - orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate, precum i orice nerespectare a prevederilor Acordului de finanare i a legislaiei comunitare i naionale n domeniu, rezultat dintr-o aciune sau omisiune a Beneficiarului care, printr-o cheltuial nejustificat, are sau ar putea avea ca efect prejudicierea bugetului Uniunii Europene i / sau a bugetului de stat. La constatare, AM va dispune toate msurile necesare, inclusiv suspendarea sau rezilierea acordului. AM va solicita, n termen de 15 zile de la data confirmrii de primire a notificrii Beneficiarului, napoierea debitului constatat, inclusiv a accesoriilor acestuia (dobnzi, penaliti de ntrziere, alte penaliti, costuri bancare) In cazul constatarii dupa finalizarea Proiectului, Beneficiarul are obligaia ca, n termen de 15 zile de la data primirii notificrii din partea AM, s restituie debitul constatat, precum i accesoriile acestuia n cazul nerespectrii obligaiei de restituire a debitului, Autoritatea de Management va sesiza organismele competente n vederea declanrii executrii silite. Orice plat excedentar efectuat de AM - plat nedatorat - > Beneficiarul va restitui suma n termen de 15 zile de la primirea notificrii din partea AM (dobanzi din a 16-a zi) MONITORIZARE SI CONTROL INFORMARE SI PUBLICITATE PERSOANE DE CONTACT SI ADRESE: PENTRU BENEFICIAR: reprezentant legal, reprezentant tehnic, persoana imputernicita sa gestioneze fondurile PENTRU AM: persoana de contact (AM / OI) Modificare majora - acordul ambelor parti - act aditional - incheiat in timpul perioadei de valabilitate a contractului
35
sc 3art.srl
Beneficiar - cerere de prelungire a duratei - cel putin 60 zile inainte de incheierea valabilitatii Schimbari ce trebuiesc notificate de beneficiar cu 3 zile inainte de operare: Schimbarea adresei A sediului social A contului bancar Inlocuirea: Reprezentantului legal Reprezentantului tehnic Persoanei mputernicite s gestioneze fondurile alocate Proiectului (in acest caz se transmite numele noii persoane, datele de contact, mputernicirea, specimenul de semntur) Schimbarea contului bancar i /sau a bncii -> notificare nsoit de acordul scris al bncii creditoare dac Beneficiarul a solicitat credit bancar pentru cofinanarea Proiectului. For major: eveniment imprevizibil, insurmontabil i imposibil de nlturat independent de voina prilor intervenit dup data semnrii Acordului mpiedic executarea n tot sau n parte a Acordului exonereaz de rspundere partea care o invoca. Pot constitui cauze de for major evenimente cum ar fi: calamitile naturale (cutremure, inundaii, alunecri de teren), rzboi, revoluie, embargo etc. Partea care invoc clauza de For Major are obligaia: de a notifica celeilalte pri cazul de for major, n termen de 5 zile de la aparitie de a o dovedi n termen de 15 zile de a comunica data ncetrii cazului de for major, n termen de 5 zile Prile au obligaia de a lua orice msuri posibile n vederea limitrii consecinelor aciunii forei majore. Dac partea care invoca fora major nceperea i ncetrea cazului de fora major, n condiiile i termenele prevzute, va suporta toate daunele provocate celeilalte pri prin lipsa de notificare. n cazuri excepionale i temeinic dovedite* inclusiv cazurile de for major i caz fortuit, AM poate decide s rezilieze Acordul prin notificare scris, fr a fi solicitat restituirea finanrii nerambursabile deja pltite. n situaia n care Beneficiarul, din motive imputabile acestuia, nu a nceput implementarea Proiectului n termen de luni de la data intrrii n vigoare a Acordului, acesta devine nul. n acest sens, Autoritatea de Management va transmite o notificare Beneficiarului n termen de 10 zile lucrtoare de la constatarea nulitii. * Se va stabili de catre AM care sunt cazurile excepionale n care poate fi reziliat acordul i cum vor fi dovedite. n cazul nclcrii de ctre Beneficiar a prezentului Acord, AM poate dispune rezilierea Acordului, dup o notificare prealabil. n aceast situaie, Beneficiarul are obligaia restituirii n ntregime a sumelor deja primite n cadrul Acordului din asistena financiar nerambursabil. Anterior rezilierii Acordului, AM poate suspenda plile ca o msur de precauie, dup o notificare prealabil a Beneficiarului.
36
sc 3art.srl
AM va rezilia Acordul in caz de neconcordana ntre starea de fapt si CF, cum ar fi: proiectul face obiectul unei finanri din fonduri publice naionale sau comunitare proiectul a mai beneficiat de finanare din alte programe naionale sau comunitare. n acest caz, Beneficiarul este obligat s restituie integral sumele primite. Valoare (inclusiv TVA) Din care Denumirea capitolelor si supusa Nr. subcapitolelor de Total procedurii de crt. cheltuieli achizitie publica Lei EURO Lei EURO 1 2 3 4 5 6 PARTEA I CAPITOLUL 1 Cheltuieli pentru obtinerea si amenajarea terenului 1.1 Obtinerea terenului 1.2 Amenajarea terenului 1.3 Amenajari pentru protectia mediului CAPITOLUL 2 Cheltuieli pentru asigurarea utilitatilor necesare obiectivului CAPITOLUL 3 Cheltuieli pentru proiectare si asistenta tehnica 3.1 Studii de teren 3.2 Obtinerea de avize, acorduri si autorizatii 3.3 Proiectare si engineering 3.4 Organizarea procedurilor de achizitie publica 3.5 Consultanta 3.6 Asistenta tehnica si manageriala CAPITOLUL 4 Cheltuieli pentru investitia de baza 4.1 Constructii si instalatii 4.2 Montaj utilaj tehnologic 4.3 Utilaje, echipamente tehnologice si functionale cu montaj 4.4 Utilaje fara montaj si echipamente de transport 4.5 Dotari CAPITOLUL 5 Alte cheltuieli
37
sc 3art.srl
Organizare de santier 5.1.1. Lucrari de 5.1 constructii 5.1.2. cheltuieli conexe organizarii de santier 5.2 Comisioane, taxe, cote legale, costuri de finantare 5.2.1. comisioane taxe si cote legale 5.2.2. costul creditului 5.3 Cheltuieli diverse si neprevazute CAPITOLUL 6 Cheltuieli pentru darea in exploatare 6.1 Pregatirea personalului de exploatare 6.2 Probe tehnologice TOTAL Din care C + M PARTEA a II a Valoarea ramasa actualizata a mijloacelor fixe existente incluse in cadrul obiectivului de investitie PARTEA a III a Fondul de rulment necesar pentru primul ciclu de productie TOTAL GENERAL Din care C + M
Nr. crt.
Denumire
Valoare pe categorii, fara TVA lei EURO
I LUCRARI DE CONSTRUCTII SI INSTALATII 1 Terasamente 2 Constructii: rezistenta (fundatii, structura de rezistenta) si arhitectura (nchideri
38
sc 3art.srl
exterioare, compartimentri, finisaje) 3 4 5 6 Izolatii terasa Instalatii electrice Instalatii sanitare Instalatii de incalzire, ventilare, climatizare, PSI, radio tv, intranet 7 Instalatii de alimentare cu gaze naturale 8 Instalatii de telecomunicatii TOTAL I (fara TVA) TVA TOTAL I (cu TVA) II MONTAJ3 9 Montaj utilaje si echipamente tehnologice TOTAL II (fara TVA) TVA TOTAL II (cu TVA) III PROCURARE 10 Utilaje si echipamente tehnologice 11 Utilaje si echipamente de transport 12 Dotari TOTAL III (fara TVA) TVA TOTAL III (cu TVA) TOTAL (TOTAL I + TOTAL II + TOTAL III fara TVA) TVA (%) TOTAL DEVIZ PE OBIECT (cu TVA)
39
sc 3art.srl
Sesiunea 5 i 6
Achiziii i riscuri
SISTEMUL ACHIZIIILOR PUBLICE Supravegherea sistemului achiziiilor publice este asigurat de: Autoritatea pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice (A.N.R.M.A.P.);
- Ministerul Economiei i Finanelor (M.E.F.) U.C.V.A.P. Agenia pentru Serviciile Societii Informaionale Operatorul sistemului electronic de achiziii publice (S.E.A.P.); Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor (C.N.S.C.);
PRINCIPII
Nediscriminarea Tratamentul egal Recunoaterea reciproc Transparena Proporionalitatea Eficienta utilizrii fondurilor publice Asumarea rspunderii
Exemple: 1. La procedura de achiziie de cartofi au dreptul de a depune oferte att operatori economici persoane juridice (societi comerciale), ct i productori autorizai (persoane fizice). n acest fel se asigur respectarea principiului nediscriminrii ntre persoanele fizice i cele juridice.
40
sc 3art.srl
2. La procedura de achiziie de manuale colare pentru nvarea limbii engleze au dreptul s participe cu oferte, att editurile romne, ct i edituri strine. Astfel se asigur respectarea principiului nediscriminrii operatorilor economici indiferent de naionalitate. 3. La procedura de achiziie de carnete de munc au dreptul s participe cu oferte att imprimeriile proprietate de stat (Imprimeria Naional, Imprimeria BNR) ct i cele proprietate privat. Astfel se asigur respectarea principiului nediscriminrii operatorilor economici indiferent de forma de proprietate. 4.Prin DA s-a prevzut c ofertanii trebuie s fac dovada c nu au obligaii de plat a impozitelor la data de 31.03.2010. Pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare are obligaia de a-i descalifica pe toi acei ofertani care nu ndeplinesc aceast condiie, chiar dac din punct de vedere economic oferta acestora este mai avantajoas. 5. Prin caietul de sarcini s-a cerut ca produsul oferit s aib o memorie RAM de cel puin 1 GB. Pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare nu are dreptul de a accepta ofertele care nu ndeplinesc aceast cerin chiar dac, din punct de vedere economic, oferta acestora este mai avantajoas. Prin DA s-a prevzut c operatorii economici trebuie s fac dovada c sunt certificai ISO 9001/2001. Pentru a respecta principiul tratamentului egal, comisia de evaluare nu are dreptul de a considera c nu ndeplinesc cerina operatorii economici care au certificare echivalent. Exemple: 1. Pentru a asigura transparena procedurii, autoritatea contractant are obligaia de a publica anunurile/ invitaiile de participare n SEAP. 2. Pentru a asigura transparena procedurii, autoritatea contractant are obligaia de a transmite un exemplar al procesului verbal al sedinei de deschidere tuturor ofertanilor, indiferent dac au fost prezeni sau nu la edin. 3. Pentru a respecta principiul transparenei, autoritatea contractant are obligaia de a comunica tuturor participanilor la procedur rspunsul la o solicitare de clarificri invocat de un alt operator economic interesat de atribuirea contractului. 4. n cazul aplicarii criteriului oferta cea mai avantajoas economic, n scopul respectrii principiului transparenei se vor preciza, n anunul de participare i n documentaia de atribuire, factorii de evaluare i ponderile ce urmeaz a fi aplicate la evaluarea ofertelor
Contracte publice Acorduri, pe diferite perioade de timp, intervenite, de regula, intre o persoana de drept public si una de drept privat Contractul de furnizare: Presupune:
41
sc 3art.srl
furnizarea unuia sau mai multor produse: prin cumparare, cumparare in rate, inchiriere cu sau fara optiune de cumparare. leasing, cu sau fara optiune de cumparare. Contractul ce are ca obiect principal furnizarea de produse i, cu titlu accesoriu, operaiuni/lucrri de instalare i punere n funciune. Contractul de servicii : Presupune: prestarea unuia sau mai multor servicii. Serviciile sunt impartite in doua categorii: Categoria A se aplica legea in litera si spirit Categoria B se aplica numai spiritul legii De retinut! Nu trebuie combinate servicii din categoria A si B in scopul evitarii aplicarii legii
Procesul de achiziie public succesiune de etape, ce trebuie parcurse pentru a se obine produsul sau dreptul de utilizare al acestuia, serviciul sau lucrarea, n urma atribuirii unui contract de achiziie public 1. ntocmirea planului achiziiilor publice 2. Elaborarea documentaiei de atribuire 3. Chemarea la competiie 4. Derularea procedurii de atribuire 5. Atribuirea contractului de achiziie public/acordului-cadru 6. ncheierea dosarului de achiziie public
Cum estimam valoarea contractelor? Se identific i Se nsumeaz toate costurile posibil a aparea pe parcursul derulrii contractului, astfel ncat acesta s se finalizeze la termenul stabilit.
42
sc 3art.srl
se vor lua n considerare i costurile date de: modalitatea de achiziie: on-line sau off-line durata contractului suplimentri ale obiectului contractului eventuale majorri ale preului contractului, costuri accidentale. Cand se stabileste Ve? nainte de iniierea procedurii Not! S aib valabilitate n momentul transmiterii spre publicare a anunului de participare sau a invitaiei de participare.
Estimare - riscuri - evaluare superficial a valorii contractului fr a fi luate n calcul toate costurile care pot interveni - supraevaluare n ideea favorizrii unui anumit contractant - utilizarea unui model de calcul care s conduc la o valoare care s nu presupun aplicarea unei proceduri competitive De retinut!!! Daca mai multe produse/servicii/lucrri sunt destinate aceluiai obiectiv sau proiect specific, valoarea acestora trebuie luat n considerare n calculul valorii estimate a contractului. Lotul este grupul de produse/servicii/lucrri identice sau asemanatoare achiziionate simultan sau succesiv. Produsele similare reprezint produse cu acelai uz sau cu uz similar care sunt grupate sub acelai cod CPV, cum ar fi uniforme pentru brbai i uniforme pentru femei. n aceast situaie procedura se alege n funcie de valoarea estimat cumulat. Exemple de produse similare care au acelai uz sau uz similar: alimente, mobilier de birou, consumabile pentru birotic, consumabile pentru tehnica de calcul. Dac lucrrile au acelai cod CPV, dar urmeaz s fie executate pe amplasamente diferite i pentru care au fost elaborate studii de fezabilitate diferite, atunci valoarea estimat se calculeaz pentru fiecare lucrare n parte. Serviciile de consultan financiar nu pot fi considerate servicii similare cu cele de consultan tehnic. n consecin, procedura de atribuire se alege n funcie de valoarea estimat pentru fiecare contract n parte.
43
sc 3art.srl
Documentaia de atribuire Reprezint acele documente care conin: cerinele formale, cerine tehnice cerine financiare, Permite descrierea obiectiv a obiectului contractului St la baza elaborrii ofertei. Documentaia de atribuire trebuie s fie: clar, complet, far echivoc, finalizat nainte de transmiterea n SEAP: anunului de participare, a invitaiei de participare
Documentaia de atribuire conine: Fia de date a achiziiei Caietul de sarcini sau documentaia descriptiv Clauzele contractuale obligatorii Formulare i modele Proiectul tehnic dup caz
Documentaia de atribuire Cine o ntocmete? Compartimentul intern specializat sau Consultanii angajai ai beneficiarului de proiect
44
sc 3art.srl
Ordinea de elaborare a documentaiei
2. stabilire
3. stabilire
clauze contractuale sta bili re spe cifi cat docum ii tehnice
cerine minime de calificare
4. stabilire criterii de selectar e 5. stabilire criteriu de
entai e
gata garanie Pasul 1 - stabilire specificaii tehnice sau documentaia descriptiv de de de date a
Specificaiile
atribuir e tehnice formeaz achiziiei
8. dedefinitiv atribuare docume ire- ntaie
7. completarea Fiei
stabilire e solicitar e
6. atribuir
Caietul de sarcini sau documentaia descriptiv are
particip
Specificaiile tehnice sunt, n general, acele: cerine, prescripii, caracteristici tehnice cu ajutorul crora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrarile . Specificaiile tehnice se definesc prin : referire la standarde naionale care adopt standarde europene sau omologri tehnice; - precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale, care pot include caracteristici de mediu; - precizarea performanelor i/sau cerinelor funcionale, susinute prin standarde, omologri tehnice i specificaii tehnice comune; - combinare, pentru anumite caracteristici se precizeaz performae i/sau cerine funcionale i pentru alte caracteristici, standarde sau omologri tehnice.
45
sc 3art.srl
Stabilire specificatii tehnice - riscuri ajustarea specificaiilor de aa manier ncat s corespund unui singur operator economic - ajustarea specificaiilor la cererea nejustificat a unui factor decizional de la nivelul autoritii contractante - stabilirea de specificaii vagi sau care nu sunt n concordan cu nivelul dorit al performanelor - ntlniri frecvente i fr motiv cu ofertantul preferat n vederea consultrii n legtur cu cerinele tehnice
Pasul 2 - stabilire clauze contractuale Clauzele contractuale obligatorii sunt acele prevederi contractuale pe care orice contract trebuie s le conin. Clauzele contractuale obligatorii sunt: obiectul principal al contractului; preul contractului i modaliti de plat; durata contractului; sanciuni pentru neexecutarea culpabil a obligaiilor; documentele contractului; obligaiile principale ale prilor. De reinut! Contractul este format din clauze obligatorii i alte clauze pe care autoritatea le considera necesare i la care nu dorete s renune. Atunci cnd se stabilesc clauzele contractuale trebuie specificat: care clauze sunt imperative care clauze pot fi ajustate n funcie de specificul contractului
46
sc 3art.srl
Clauzele contractuale imperative nu se vor confunda cu cele obligatorii pe care orice contract trebuie s le conin.
Stabilire clauze contractuale riscuri - stabilirea unor clauze cu caracter general care nu au legatur specific cu nevoia autoritii contractante i cu obiectul contractului impunerea unor penaliti excesive
Pasul 3 - stabilire cerine minime de calificare/selecie Cerinele de calificare i criteriile de selecie se refer numai la: situaia personal; capacitatea de exercitare a activitii profesionale; situaia economic i financiar; capacitatea tehnic i/sau profesional; standarde de asigurare a calitii; standarde de protecie a mediului, dac este cazul; standarde de protecie a muncii, dac este cazul; asigurarea riscului profesional, dac este cazul.
3A - Situaia personal obligatorie Situaia personal a operatorului economic se dovedete prin prezentarea: unui cazier judiciar sau declaraie pe proprie raspundere prin care arat c nu se ncadrareaz n situaia de a fi fost condamnat n ultimii 5 ani printr-o hotrre judectoreasca definitiv pentru: - participare la activiti ale unei organizaii criminale, - corupie, - fraud, - splare de bani.
47
sc 3art.srl
3B- Situaia personal opional Demonstrarea situaiei personale se face prin prezentarea unei declaraii prin care arat c : nu este n stare de faliment, lichidare, afacerile nu i sunt administrate de un administrator judiciar, sau activitile sale comerciale nu sunt suspendate sau nu fac obiectul unui aranjament cu creditorii; i-a ndeplinit obligaiile de plat a impozitelor, taxelor i contribuiilor de asigurri sociale ctre buget; nu a fost condamnat, n ultimii 3 ani, prin hot.def. pentru o fapt care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greeli n materie profesional; nu prezint informaii false sau nu prezint informaiile solicitate de ctre autoritatea contractant.
3C- Capacitatea de exercitare a activitii profesionale Pentru a-i demonstra capacitatea de exercitare a activitii profesionale, operatorul economic va prezenta documente edificatoare prin care s dovedeasc: forma de nregistrare ca persoan fizic sau juridic i, dac este cazul, atestarea ori apartenena din punct de vedere profesional.
3D- Situaia economic i financiar La cerere, situaia economic i financiar se demonstreaz prin documente edificatoare: declaraii bancare corespunzatoare sau dovezi privind asigurarea riscului profesional; bilanul contabil sau extrase de bilan, dac este posibil; declaraii privind cifra de afaceri global sau, privind CA n domeniu pentru ultimii 3 ani; auditul financiar emis de persoane autorizate . De reinut ! Este interzis a se solicita ndeplinirea unor cerine minime referitoare la situaia economic i financiar care ar conduce la restricionarea participrii la procedura de atribuire.
48
sc 3art.srl
Dac se impun cerine minime de calificare referitoare la situaia economic i financiar atunci autoritatea contractant trebuie s justifice aceast cerin printr-o not justificativ ataat la dosarul achizitiei. 3E- Capacitatea tehnic i/sau profesional Capacitatea tehnic i/sau profesional se apreciaz n funcie de: experien, aptitudini, eficiena i eficacitatea operatorului economic. Atenie! Solicitarea oricrei informaii se face n funcie de complexitatea obiectului contractului i numai n msura n care aceste informaii sunt relevante pentru ndeplinirea contractului. 3F - Standarde de asigurare a calitii Dac se solicitat prezentarea de certificate, prin care se atest respectarea anumitor standarde de asigurare a calitii, atunci aceast solicitare trebuie s se raporteze la sistemele de asigurare a calitii bazate pe seriile de standarde Europene relevante certificate de organisme conforme cu seriile de standarde Europene privind certificarea. 3G- Standarde de protecie a mediului Se poat solicita certificate, prin care se atest respectarea anumitor standarde de protectie a mediului, atunci acestea trebuie s se raporteze: fie la Sistemul Comunitar de Management Ecologic i Audit (EMAS); fie la standarde de gestiune ecologica bazate pe seriile de standarde Europene sau internationale n domeniu, certificate de organisme conforme cu legislaia comunitar /internaional privind certificarea.
Pasul 4 - Stabilirea criteriului de atribuire Criteriul de atribuire se alege dintre: oferta cea mai avantajoasa dpv economic fie n mod exclusiv, preul cel mai sczut. Criteriul de atribuire: se precizeaza n mod obligatoriu: n anunul de participare i n documentaia de atribuire. conine factori care au legtura numai cu oferta
49
sc 3art.srl
odat stabilit nu poate fi schimbat pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.
Pasul 5 Stabilire garanii Se poate solicita garanie de participare ( de maxim 2%, din valoarea contractului fr T.V.A. i se poate constitui prin virament bancar sau printr-un instrument de garantare emis n condiiile legii de o societate bancar ori de o societate de asigurri, care se prezint n original, n cuantumul i pentru perioada prevzut n documentaia de atribuire. Garania trebuie s fie irevocabil. ) Trebuie solicitat garanie de buna execuie a contractului ( de maxim 10%, din valoarea contractului fr T.V.A. i se poate constitui fie prin scrisoare de garanie bancar de bun execuie, emis de o banc sau de o societate de asigurri , sau prin reineri succesive din facturi) Cnd se solicit prezentarea de garanii trebuie s se in cont de: - costurile suplimentare pe care le implic i - un potenial comportament necorespunztor al operatorilor
Pasul 6 - Completarea Fiei de date a achiziiei Se completeaz formatul standard al fiei de date cu cerinele i informaiile stabilite anterior. Pasul 7 - Stabilire formulare i modele Se adaug la formatul standard al fiei de date toate formularele i modele considerate necesare i utile. Pasul 8 - Definitivare documentaie de atribuire Se definitiveaz prin: punerea la un loc a tuturor celor stabilite anterior, verificarea claritii informaiilor totul, prin grija compartimentului specializat n atribuirea contractelor. Not: n cazul n care documentaia de atribuire este elaborat de o firm de consultan, compartimentul intern trebuie s coordoneze i s supervizeze activitatea respectiv. (atentie semnaturi) Punerea la dispoziie a documentaiei de atribuire La cerere - Se nmaneaz direct - Se transmite prin pot - Pe site-ul instituiei sau n SEAP
50
sc 3art.srl
Dac se solicit clarificri, atunci se transmit raspunsurile ( prin postarea lor n SEAP, lund msuri pentru a nu dezvlui identitatea celui care a solicitat clarificrile respective) la toti cei interesati sa participe. Solicitarea de clarificri Orice operator economic interesat are dreptul de a solicita clarificari privind documentaia de atribuire n cel mult 3 zile lucratoare de la primirea unei solicitari de clarificari autoritatea contractant are obligaia de a raspunde n mod clar, complet i fr ambiguiti Rspunsul la clarificri Rspunsurile nsoite de ntrebrile aferente se transmit ctre toi operatorii economici care au obinut DA Identitatea celui care a solicitat clarificarile nu se dezvluie. Raspunsul la clarificri se transmite nu mai trziu de 6 zile nainte de data limit de depunere a ofertelor. Dac documentaia este disponibila n SEAP, clarificarile sau modificarile acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou fisier electronic la care se va asigura accesul direct i nerestricionat.
Cine poate participa? Orice operator economic are dreptul de a participa, la procedura de atribuire. individual sau ntr-un grup de operatori. Participarea operatorilor economici ntr-un grup de operatori se poate realiza ca: asociat sau subcontractant Probleme .... Cum se rezolv situaia n care la deschiderea ofertelor un membru din comisie descoper c se afl ntr-o situatie de incompatibilitate?
51
sc 3art.srl
- Dac la o procedura, X particip n calitate de ofertant n nume propriu i totodata participa i n calitate de ofertant asociat. Ce decizie luai? - Dac la o procedura, X particip n calitate de ofertant n nume propriu i totodata particip i n calitate de subcontractant. Ce decizie luai? Proceduri de atribuire licitaia deschis LD licitaia restrns LR dialogul competitiv DC Negocierea N cererea de oferte CO concurs de soluii CS
Cumprarea direct de produse, servicii sau lucrri dac valoarea estimat nu depete echivalentul n lei a 15.000 euro; achiziia se realizeaz pe baza de document justificativ - factura/comanda (care n acest caz se consider a fi contract de achiziie public ). ncheierea dosarului de achiziie public Ce conine? a) not privind determinarea valorii estimate; b) anunul de intenie i dovada transmiterii acestuia spre publicare, dac este cazul; c) anunul de participare i dovada transmiterii acestuia spre publicare i/sau, dupa caz, invitaia de participare; d) documentaia de atribuire; e) nota justificativ privind alegerea procedurii de atribuire,n cazul n care procedura aplicat a fost alta dect licitaia deschis sau licitaia restrns; f) not justificativ privind accelerarea procedurii de atribuire, daca este cazul; g) procesul-verbal al edinei de deschidere a ofertelor; h) formularele de oferta depuse n cadrul procedurii de atribuire; i) solicitrile de clarificri precum i clarificrile transmise/primite de autoritatea contractant; j) raportul procedurii de atribuire; k) dovada comunicrilor privind rezultatul procedurii; l) contractul de achiziie public/acordul-cadru, semnate; m) anunul de atribuire i dovada transmiterii acestuia spre publicare. n) contestaiile formulate n cadrul procedurii de atribuire, dac este cazul; o) avizul consultativ emis n conformitate cu prevederile legale, referitor la funcia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziie public, dac este cazul; p) documentul constatator care conine informaii referitoare la ndeplinirea obligaiilor contractuale de ctre contractant.
52
sc 3art.srl
Sesiunea 7 i 8
Team building i comunicare

UNELE ASPECTE TEORETICE Crearea unei echipe pai Cultura organizaional Echipa eficient Rolul managerului Procesul de decizie Comunicare Exerciiu Concluzii
De ce echipa e important? Ce sunt proiectele n sistemul FS al UE? Ce organizaii? Un club = organizaie cu multe echipe Concurs, competiie Concuren
53
sc 3art.srl
Organizaii: Instituii publice: APC i APL ONG-uri (asociaii, fundaii) Instituii de interes public (au legi specifice de nfiinare) Ageni economici
Caracteristici diferite: ierarhii, flexibilitatea organigramei, relaiile interne, suport logistic Echipa de proiect grup de persoane cu program complet sau parial, desemnat s produc rezultatele necesare pentru realizarea obiectivelor proiectului Membrii EP rspund de: - nelegerea lucrrilor care trebuie efectuate - planificarea activitilor repartizate (1A 1R) - efectuarea sarcinilor n limitele bugetului alocat - informarea managerului de proiect - comunicare proactiv Echipa de proiect poate proveni dintr-o organizaie, sau din mai multe organizaii MANAGEMENT MATRICIAL Problemele cheie: TIMP COSTURI CALITATE Echipa super-performant: Toi membrii neleg ce se ateapt de la ei Toi se simt rspunztori GRUP sau ECHIP Diferene: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Leader sau leadership Misiune i obiective Rezultate Responsabiliti Mod de lucru Roluri Recompense
Echip relaii, legturi, liant
Grup alturare, juxtapunere

54
sc 3art.srl
Proprietatea principal a unui sistem este c el posed caracteristici care nu aparin elementelor componente, el neputnd fi redus la componentele sale, nici explicat ca o rezultant a simplei juxtapuneri i /sau nsumri a acestora. TGS Ludwig von Bertalanffy GRUPUL = dou sau mai multe persoane care interacioneaz i se influeneaz direct, au roluri specifice, valori i norme comune, urmresc atingerea unor scopuri care le satisfac anumite nevoi. Din dorina de afiliere, oamenii caut similitudinile existente ntre membrii grupului. n cadrul oricrui grup se manifest presiuni ctre uniformitate, Scopul comunicrii e de a reduce divergenele care apar la un moment dat. Dou elemente determin apariia uniformitii ntr-un grup: 1. Nevoia de autoevaluare, care conduce la compararea cu o alt persoan din cadrul grupului (grupul e cadru de referin pentru membrii si). 2. Uniformitatea este necesar pentru atingerea elurilor. ECHIPA = un grup de persoane care: au viziune clar i comun pentru toi membrii si o direcie clar i comun pentru toi membrii; obiective clare i comune pentru toi membrii; exist o unitate ntre membrii echipei, exist sentimentul c toi se ndreapt n aceeai direcie; exist un angajament al membrilor fa de echip i fa de realizarea obiectivelor; membrii echipei lucreaz mpreun, liantul lor este SPIRITUL DE ECHIP, spre deosebire de membrii grupului lucreaz individual. GRUPUL 1. Este desemnat un lider formal 2. Grupurile adopt misiunea organizaiei ca pe obiectivul lor n sine. 3. Rezultatul provine din acumularea i coordonarea rezultatelor fiecrei activiti individuale. 4. Membrii grupului i asum o responsabilitate strict individual fa de rezultatele particulare obinute. 5. Reuniunile sunt de scurt durat, conduse de liderul formal; ele reprezint locul de discutare, decizie i mprire a sarcinilor. 6. Grupurile de lucru le acord membrilor si roluri corespunztoare calificrii lor. 7. Contribuiile individuale i de grup sunt recompensate. ECHIPA 1. Funcia de leadership i responsabilitile aferente se mpart i se repartizeaz ntre membri. 2. Echipele i precizeaz obiectivele specifice care le confer identitate, constituind surs de mobilizare 3. Amestecarea lucrurilor individuale i colective duce la dezvoltarea unui rezultat comun. 4. Membrii echipei nu se ndeprteaz de la aceast responsabilitate, dar exercit n plus o RESPONSABILITATE COMUN sau mprit a rezultatului final. 5. Reuniunile sunt locul unde membrii discut i decid, dar mai ales LUCREAZ n comun.
55
sc 3art.srl
6. Echipele i ncurajeaz membrii s-i asume ROLURI MULTIPLE I DIVERSIFICATE (complementare...). 7. Contribuiile individuale i de grup sunt recompensate. n plus, echipele celebreaz, mai mult i mai frecvent SUCCESELE COLECTIVE cu toi membrii si.
1. UNELE ASPECTE TEORETICE Cultura organizaional/ unele definiii set de reguli, norme i valori mprtite de ctre angajai i are drept finalitate definirea profilului cultural specific organizaiei cultura organizaional este personalitatea organizaiei; cultura organizaional este un ansamblu de tradiii, valori, proceduri, concepii i atitudini care creeaz contextul a tot ceea ce facem i gndim n cadrul organizaiei reprezint o adaptare la mediul extern i la nevoia de a rezolva anumite probleme, printr-un ansamblu de comportamente, atitudini, reacii etc. (dup E. Schein) o programare mental colectiv, care deosebete membrii unei organizaii de membrii altei organizaii (G. Hofstede) Elementele CO = soluii nvate ale problemelor (E. Schein) a. rezolvarea pozitiv a problemei b. evitarea anxietii un rspuns deja nvat este repetat pentru c se tie c rezolv situaia, evitnd starea de anxietate
CICLUL DE VIA AL ORGANIZAIILOR (dup Schein):
A. natere i dezvoltare iniial sau timpurie B. vrsta/ perioada de mijloc C. maturitatea organizaional - urmat de: transformare sau destrmare Cultura organizaional (principale tipuri i caracteristici) - BAZAT PE SUCCES - BAZAT PE SPRIJIN - BAZAT PE PUTERE - BAZAT PE ROLURI
56
sc 3art.srl
Cultura organizaional (principale tipuri i caracteristici)
57
sc 3art.srl
2. Rolul managerului Stiluri de management a. Orientat pe sarcini /responsabiliti b. Orientat pe relaii Cele 4 subtipuri
TEAM BUILDIND I COMUNICARE
Directiv accent pe sarcini/ relaiile sunt secundare De sprijin accent pe sarcini i pe relaii De facilitare sarcinile secundare/ accent pe relaii De delegare accent sczut att pe sarcini ct i pe relaii
Stiluri de management Dac ceva nu merge, de ce nu merge? - Delegare vs. control - Lips cunotine/ abiliti - Lips regulamente/ proceduri/ fie de post - Lips resurse - Lips motivare - Comunicare deficitar - Mediu nefavorabil/ nemotivant - Structur inadecvat/ politici inadecvate (sau lips) - Lips termene clare! Munca managerului Obinerea rezultatelor specifice cerute de activitatea respectiv, prin aciuni specifice meninnd sau fiind consecvent n acelai timp, cu politicile i procedurile mediului organizaional. Richard Boyatzis
58
sc 3art.srl
3. Procesul de decizie Pai necesari: a. Procesul raional b. Decizia eficient c. Luarea deciziei (individual/ n grup) Decizia raional 1. Identificare (corect a problemei) 2. Analiz 3. Soluii alternative 4. Analiza consecinelor 5. Luarea deciziei Decizie eficient 1. Este adecvat scopului? 2. Este corespunztoare resurselor? 3. Are un timp necesar /planificat de aplicare? 4. Este acceptat de cei care implementeaz /care suport consecinele Grupul de decizie (n general): prin non-rspuns (lisp de reacie) prin autorizare formal sau auto-autorizare de ctre o minoritate de ctre o majoritate (prin vot)
59
sc 3art.srl
prin consens uanimitate riscul gndirii de grup Ce abordare e optim n cazul echipelor de implementare a unui proiect finanat din FS/ FEDR! Rolul TEAM LEADERULUI decisiv n procesul decizional Ce este un grup de coordonare (steering team)? un grup intern sau mixt (intern-extern) de persoane interesate de implementarea i rezultatele proiectului asigur corelarea activitilor cu obiectivele proiectului observ modul cum decurge procesul de implementare i propune corecii necesit un cadru clar: ToR, program, raportare etc. Nu ine locul liderului de proiect! Crearea echipei pai Motivare de ce? Misiune pentru ce? Viziune ctre ce?/ ncotro? Sarcini ce trebuie fcut! Alte aspecte: recrutare, indicatori de performan etc. Planificarea strategic lucrul n echip /TGN Rolul facilitatorului Echipa eficient Responsibiliti /roluri (liderul) Atitudini Competene Comunicare Coordonare Flexibilitate etc. ECHIPA EFICIENT Membrii echipei lucreaz pentru ndeplinirea unor obiective comune, cunoscute, nelese i acceptate de toi, care slujesc echipa, dar i interesul individual Rolurile i responsabilitile sunt clare i bine cunoscute de toi membrii echipei Atmosfera de lucru este informal, confortabil, dinamic Echipa are un nalt statut moral Productivitatea este ridicat: membrii echipei muncesc mult, utiliznd-i optim abilitile. Liderul este mndru de echipa sa, este interesat de realizrile fiecrui membru al echipei Fiecare membru al echipei este mndru de realizrile sale i accept feedback-ul colegilor Membrii echipei au ncredere i se bazeaz unii pe ceilali Echipa nu se simte ameninat de schimbare, fiecare fiind interesat s ncerce abordri creative Canalele de comunicare sunt deschise pentru idei, sentimente i ascultare activ
60
sc 3art.srl
Discuiile de munc sunt numeroase i n legtur cu sarcinile Conducerea nu reprezint o problem de control, ci o discuie privind cel mai bun mod de a ndeplini sarcinile. STRUCTURI, ROLURI Sponsor rspunde de costuri i rezultate Grup de coordonare/ Structur suport structur intermediar, de legtur Manager de program responsabil de un program (ansamblu de proiecte, direcionate ctre un scop i legate de o politic) Manager de proiect responsabil de realizarea i preformanele unui anumit proiect Adjunct de MP Responsabil financiar Back-stopper Responsbiliti tehnice
Team Leader/ Manager de proiect Rol inter-personal reprezint i conduce echipa asigur legtura /coeziunea Rol informaional monitorizeaz mediul intern /extern disemineaz informaii vorbete n numele echipei /purttor de cuvnt Rol decizional aloc resurse, perfecioneaz, inoveaz rezolv conflicte /negociaz Comunicare Relaii publice! Rolul facilitatorului! Comunicare intern despre: informare, cooperare, coordonare Stabilirea de reguli de lucru Stabilirea de ntlniri Metode de lucru Comunicare extern Identificarea potenialilor factori interesai tehnici de identificare (diagrame VENN) Comunicarea cu media (metode, strategii)
61
Intern Extern
sc 3art.srl
Communicarea cu factorii responsabili (OI i AM) - obligaii/ responsabiliti ale prilor implicate
Comunicare extern/ Media Mijloace specifice: Conferin de pres Briefing Telefoane de pres Materiale pentru pres Comunicate de pres Interviuri Conferin de pres: durat mare, ntrebri i rspunsuri Briefing: informare scurt, cadru restrns, atmosfer destins Telefoane de pres: informare rapid, mesaj clar, semi-protocolar (de pstrat evidena telefoanelor i mesajelor) Materiale pentru pres: informaii de anvergur /publicitate Comunicate de pres: material standard (cine, unde, cnd, ce, de ce i cum) /preferabil s nu aib mai mult de o pagin) Interviuri: bine pregtit n funcie de teme, audien, participare, transmisie direct/ nregistrat etc.
62
sc 3art.srl
Chestiuni/ ntrebri-cheie - Dac exist un GC are atribuii clar definite? - Dac rolul MP i al membrilor sunt clare? - MP are poziie corespunztoare atribuiilor / rolului? - MP are calitile, timpul necesare rolului? - Exist o instruire adecvat pentru membrii echipei? - Exist continuitate n cadrul echipei (de la fazele de concepie la implementare)? CONCLUZII Comentarii, aspecte relevante O echip de proiect trebuie s beneficieze de: - oameni potrivii - autonomie (n cadrul organizaiei) - loc potrivit de lucru (amplasare) - sprijin logistic (din partea organizaiei) separare a sarcinilor i timpului alocat (proiect/ treburi curente) - statut clar al TL
63
sc 3art.srl
Sesiunea 9
Managementul calitii proiectului

Elemente de principiu privind managementul calitii n cadrul sistemului de management al unei organizatii, o deosebit importan este acordat sistemului de management al calitii, care conine structurile organizatorice, procedurile, procesele i resursele necesare pentru managementul calitii. Organizaiile de succes fiind structurate pe proiecte, sistemul de management al calitii se aplic n mod necesar i implicit proiectelor. Principial, o abordare a problemei calitii sub forma unui proces, poate fi descris n cadrul unei structuri de management al calitii, sub forma unor succesiuni de etape: 1. Cunoaterea i identificarea necesitilor n domeniu; 2. Dezvoltarea proceselor pe baza metodei valorii adugate; 3. nregistrarea de rezultate performante n cadrul unui proces eficient; 4. Fundamentarea strategiei unui management de calitate pe baza mbuntirii continue a proceselor. Importanta stabilirii politicii si obiectivelor n domeniul calitatii Un aspect deosebit de important n desemnarea politicilor de calitate ale unei organizaii l constituie cuantificarea n mod direct a obiectivelor propuse. Aceast concretizare efectiv a obiectivelor, prezint un puternic impact asupra calitii produsului, eficacitii operaionale i performanelor financiare. mbuntirea managementului unei companii, respectiv mbuntirea managementului calitii companiei respective se face ca urmare a mbuntirii managementului proiectelor companiei, respectiv managementul calitii proiectelor respective. Astfel, interfaa dintre funciile, departamentele i compartimentele companiei devine flexibil i, n acelai timp, mai solid cu adaptabilitate la cerinele pieii. Se pun n eviden dou aspecte la managementul calitii unui proiect: calitatea proceselor proiectului (subproiecte, activiti etc.) i calitatea produsului proiectului. Falimentul oricrui aspect menionat are implicaii majore negative asupra produsului proiectului, organizrii proiectului i a partenerilor consoriului proiectului. Realizarea calitii proiectului este responsabilitatea managementului proiectului, impunndu-se implementarea calitii la toate nivelele consoriului i partanerilor proiectului, fiecare asumndu-i responsabiliti pentru procesele i produsele n care sunt implicai. Crearea i meninerea calitii proceselor i produselor unui proiect impun o supraveghere sistematic. Aceast supraveghere are drept scop asigurarea c cerinele clientului i a pietei poteniale a proiectului sunt luate n considerare i c politica de calitate a companiilor implicate n proiect este luat n considerare pentru implementarea n managementul proiectului.
64
sc 3art.srl
Elemente de principiu Managementul calitii proiectului include procesele necesare pentru asigurarea c proiectul va satisface cerinele pentru care a fost lansat. Managementul calitii proiectului include toate funciile de management care determin politica de calitate, obiectivele i responsabilitile aferente proiectului i se realizeaz prin planificarea calitii, asigurarea calitii, controlul calitii, creterea calitii, cuprinse n sistemul calitii. Managementul calitatii proiectului, prezint trei componente disticte, fiecare dintre acestea fiind structurate pe: date de intrare, instrumente i tehnici de realizare a etapei calitative respective precum i pe rezultatele finale ce sunt prezentate sub forma unor date de ieire. Fiecare dintre aceste etape prezint urmatoarea structur: 1. Planificarea calitii proiectului identific standardele de calitate relevante (de referin) pentru proiect si determin modalitile de satisfacere a acestora i cuprinde: A. Intrri 1. Politica de calitate 2 Obiectivele stabilite 3 Descrierea produsului 4 Standarde si reglementari 5 Ieirile altor procese B. Instrumente i tehnici 1 Analize beneficiu / cost 2. Analiza comparativ i adaptiv a pieei 3. Diagrame de flux 4. Simulri 5. Costul calitii C. Ieiri 1. Planul de management al calitii 2. Definirea specificaiilor de calitate 3. Liste de control 4. Intrri pentru alte procese 2. Asigurarea calitii proiectului evalueaz performanele generale ale proiectului pentru asigurarea c acesta va satisface condiiile standardelor de referin i cuprinde: A. Intrri 1 Planul de management al calitii 2 Rezultatele controlului calitii 3 Definirea specificaiilor de calitate B. Instrumente i tehnici 1 Instrumente i tehnici de planificare a calitii 2 Audituri ale calitii C. Ieiri 1 Creterea calitii
65
sc 3art.srl
3. Controlul calitii proiectului monitorizeaz rezultatele specifice ale proiectului pentru asigurarea c acesta va satisface condiiile standardelor de referin. A. Intrri 1.Rezultatele activitilor 2.Planul de management al calitii 3.Definirea specificaiilor de calitate 4.Liste de control B. Instrumente i tehnici 1.Inspecii 2.Diagrame de control 3.Diagrame Pareto 4.Eantionare statistic 5.Diagrame de flux 6.Analize privind politica de vitor C. Ieiri 1.Creterea calitii 2.Elaborarea deciziilor 3.Corecii 4.Completarea listelor de control 5.Procese de ajustare Aceste trei procese interactioneaz att ntre ele, ct si cu celelalte procese ale managementului proiectului. Fiecare proces impune eforturi din partea unuia sau a mai multor membri ai echipei, sau a altor structuri organizaionale, n funcie de necesitile proiectului. Fiecare proces se regsete cel puin o dat n fiecare faz (etap) a proiectului. Dei procesele sunt prezentate ca elemente distincte, cu interfee clar definite, n practic ele pot interaciona unele cu altele. Structura de baza a managementului calitii proiectului este astfel realizat, nct asigur compatibilitatea cu seria de standarde internationale ISO 9000 si ISO 10000, cu recomandrile iniiatorilor proceselor de management al calitii (Deming, Juran, Crosby i altii) precum si cu dezvoltarile ulterioare (TQM managementul calitii totale, creterea continu a calitii). Managementul calitii proiectului se adreseaz att managementului proiectului propriu-zis, ct i produsului / serviciului rezultat din proiect. Termenul de produs este generic utilizat n literatura referitoare la calitate, el referindu-se att la produse, ct i la servicii. Absena cerinelor de calitate n fiecare faz a proiectului poate avea consecine negative asupra partenerilor implicai n proiect. De exemplu: Modificrile cerinelor clientului / utilizatorului proiectului, prezentate pe parcursul execuiei proiectului, n reuniunile (edintele) de faz, pot avea consecine negative n sensul creterii sarcinilor echipei de proiect. Devansarea inspeciilor de calitate planificate, stabilite n cadrul reuniunilor de modificare a duratelor de realizare a obiectivelor intermediare, poate avea consecine negative prin apariia unor erori neprevzute.
66
sc 3art.srl
Planificarea calitii proiectului Planificarea calitii presupune identificarea standardelor de calitate, relevante pentru proiect. i determinarea modalitilor de satisfacere a acestora. Este una dintre cheile proceselor ajuttoare planificrilor proiectului. Poate fi realizat n mod regulat sau n paralel cu alte procese de planificare. De exemplu, schimbrile cerute asupra produsului necesit stabilirea standardelor de calitate aferente i poate necesita ajustri de costuri pe parcursul fazelor proiectului sau calitatea dorit a produsului poate necesita o analiz de risc pentru identificarea problemelor ce pot aprea la realizarea proiectului. Realizarea activitilor care dezvolt cu prioritate seria de standarde ISO 9000 sunt detaliate n procesul de asigurare a calitii. Tehnicile de planificare a calitii sunt, n cea mai mare parte, cele utilizate n planificarea proiectului. Echipa de proiect trebuie sa respecte una din axiomele fundamentale ale managementului modern al calitii calitatea se planific, nu se controleaz.
A. Intrri ale procesului de planificare a calitii 1. Politica de calitate. Reprezint inteniile i direciile generale ale organizaiei n ceea ce privete calitatea, exprimate de conducerea acesteia. 2. Obiectivele stabilite. Stabilirea obiectivelor reprezint cheia intrrilor n procesul de planificare a calitii. Obiectivele stabilite nc de la iniierea proiectului trebuie s serveasc definirii necesitilor partenerilor implicai. 3. Descrierea produsului. Descrierea produsului conine detalii i caracteristici tehnice care ajut la stabilirea obiectivelor i care pot afecta planificarea calitii. 4. Standarde i reglementri. Echipa de proiect trebuie s ia n considerare standardele i reglementrile relevante pentru proiect pentru c acestea pot afecta calitatea acestuia. 5. Ieirile altor procese. Alturi de obiectivele proiectului i de descrierea produsului i ieirile altor procese pot fi integrate n planificarea calitii. De exmplu, planificarea aprovizionrii poate identifica cerinele de calitate impuse furnizorului, cerine ce sunt reflectate n planificarea calitii. B. Instrumente si tehnici ale procesului de planificare a calitatii 1. Analize beneficiu/cost. Analizele beneficiu/cost presupun estimrile costurilor i beneficiilor tangibile i intangibile ale diferitelor variante de proiect, utiliznd instrumente financiare cum ar fi: durata de recuperare a investiiei, valoarea net actualizat a investiiei, rata intern de rentabilitate. Aceste analize sunt utile pentru evaluarea proiectului i identificarea alternativelor. Cel mai important beneficiu al stabilirii cerinelor de calitate l reprezint efortul corectiv mai mic, productivitate mai mare, costuri de realizare a proiectului mai mici, satisfacie din partea partenerilor. Cel mai important cost se refer la cheltuielile asociate activitilor de management al calitii. 2. Analiza comparativ i adaptiv a pieei. Este o metod de management care presupune compararea proiectului actual cu practicile similare din alte genuri de proiecte, din organizaie sau din afara ei, avnd ca scop gsirea de soluii i stabilirea standardelor de msur a performanelor.
67
sc 3art.srl
3. Diagrame de flux. Diagrama de flux prezint grafic cum variaz n timp sistemul de resurse analizat. Tehnicile utilizate n managementul calitii pentru reprezentarea grafica a fluxurilor includ: Diagrama cauz-efect, numit si diagrama Ishikawa. Aceasta tehnic permite identificarea cauzelor succesive ale apariiei unei probleme. Diagramele de fluxuri ajut echipa de proiect pentru a prevedea ce i unde pot aprea probleme de calitate n evoluia proiectului i ajut la gsirea de soluii pentru anularea lor. 4. Simulri. Simularea este o metoda statistic care ajut la identificarea factorilor care pot influena variabilele specifice ale proiectului. Tehnica este aplicat cel mai mult asupra produsului proiectului. 5. Costul calitii. Costul calitii se refer la costul total al eforturilor pentru realizarea calitii produsului i include toate activitile care asigur att conformitatea, ct i neconformitatea produsului. Costul calitii cuprinde trei tipuri de costuri: costuri de prevenire, costuri de evaluare, costuri datorate omisiunilor. C. Iesiri ale procesului de planificare a calitatii 1. Planul de management al calitii. Echipa de proiect trebuie s prezinte, prin planul de management al calitii, modalitile de implementare a politicii de calitate. Sistemul calitii proiectului, conform ISO 9000, cuprinde: structura organizatoric, responsabiliti, proceduri, procese i resurse necesare pentru implementarea managementului calitii. Planul de management al calitii are ca intrri rezultatele (ieirile) tuturor proceselor de planificare i este orientat spre controlul calitii, asigurarea calitii i cresterea calitii proiectului. Planul de management al calitii poate fi formal sau informal, detaliat sau doar schematic, n funcie de cerinele proiectului. 2. Definirea specificaiilor de calitate. Specificaiile de calitate descriu, n termeni specifici, domeniile i limitele procesului de control al calitii. De exemplu, planificarea duratei unei activiti nu este suficient din punct de vedere al managementului calitii. Echipa de proiect trebuie s indice data de nceput i de sfrsit a acesteia, dac activitatea va fi masurat sau doar anumite rezultate ale ei i care anume. 3. Liste de control. Lista de control este un instrument utilizat la verificarea i controlul realizrii activitilor. Poate fi simpl sau complex, n funcie de specificul proiectului. Ea realizeaz legtura dintre rezultatele trecute i rezultatele viitoare, este un mijloc de apreciere i corectie a performanelor proiectului. 4. Intrri pentru alte procese. Procesul de management al calitii poate identifica necesitile pentru realizarea altor activiti cuprinse n celelalte procese de management. Asigurarea calitii proiectului Asigurarea calitii cuprinde evaluarea i demonstrarea c toate activitile planificate i realizate n sistemul calitii satisfac standardele i reglementrile de calitate ale proiectului. Toate activitile incluse n planul de management al calitii fac parte integrant din sistemul de asigurare a calitii. Asigurarea calitii este deseori realizat de un compartiment specializat al
68
sc 3art.srl
organizatiei, dar nu este obligatoriu. Poate fi realizat de echipa de proiect n interiorul organizaiei din care face parte (asigurare intern a calitii) sau de ctre clieni sau colaboratori neimplicai n proiect (asigurare extern a calitii). A. Intrri ale procesului de asigurare a calitii 1 Planul de management al calitii. 2. Rezultatele controlului calitii. 3. Definirea specificaiilor de calitate. B. Instrumente i tehnici pentru asigurarea calitii 1. Instrumente i tehnici de planificare a calitii. Instrumentele i tehnicile de planificare a calitii descrise anterior pot fi utilizate i pentru asigurarea calitii. 2. Audituri ale calitii. Auditul calitii este o evaluare fcut asupra activitilor de management al calitii realizate (fie n acelai proiect fie n altele) n vederea mbunttirii performanelor proiectului actual. Poate fi planificat sau realizat ori de cte ori este necesar. Poate fi realizat de auditori interni sau externi ai organizaiei. C. Ieiri ale procesului de asigurare a calitii 1. Creterea calitii. Creterea sau mbunatirea continu a calitii include aciuni de cretere a eficacitii i eficienei proiectului n vederea obinerii de beneficii pentru parteneri i satisfacie pentru utilizator. Implementarea creterii calitii necesit aciuni preventive i corective, conform procedurilor de control stabilite n planul de execuie a proiectului. Controlul calitii proiectului Controlul calitii implic monitorizarea rezultatelor specifice ale proiectului n vederea msurrii conformitii lor cu standardele i reglementarile de calitate de referin i identificarea cilor de eliminare a cauzelor de neconformitate. Controlul calitii se realizez pe ntreg parcursul execuiei proiectului. Rezultatele monitorizate se refer att la performanele produsului, ct i la rezultatele managementului proiectului. Poate fi coordonat de un compartiment specializat al organizaiei din care face parte echipa de proiect sau chiar de aceasta. Echipa de proiect trebuie s posede cunotinte de control statistic al calitii. A. Intrri ale controlului calittii 1. Rezultatele activitilor. Rezultatele activitilor incluse n planul de execuie a proiectului cuprind att performanele produsului, ct i rezultatele proceselor de management a proiectului. Rezultatele planificate trebuie s fie disponibile pe tot parcursul execuiei proiectului pentru compararea cu rezultatele obinute sau n curs de realizare. 2. Planul de management al calitii 3. Definirea specificaiilor de calitate. 4. Liste de control
69
sc 3art.srl
B. Instrumente i tehnici pentru controlul calitii 1. Inspectii. Inspeciile includ activiti precum msurarea, examinarea i testarea n vederea stabilirii conformitii rezultatelor proiectului cu cerinele acestuia. Inspeciile pot fi realizate la orice nivel (rezultatele unei singure activiti sau rezultatele produsului final). 2. Diagrame de control. Diagramele de control reprezint vizualizarea grafic, n timp, a rezultatelor produsului sau proceselor. Sunt utilizate pentru stabilirea momentului n care procesul este n control (apar erori previzionate sau aleatorii). Atunci cnd procesul este n control el nu trebuie adaptat. El poate fi schimbat n vederea mbunatirii calitii lui, dar nu trebuie adaptat n timpul procesului de control. Diagramele de control pot fi utilizate pentru monitorizarea diferitelor variabile de ieire. Cel mai frecvent sunt utilizate pentru activitati repetitive, costuri sau variante de termene, erori n documentaii. 3. Diagrame Pareto. Principiul acestei tehnici consta n izolarea a 20% din parametrii unei activitati care explica 80% din problemele acesteia. Este o metoda de decizie i control care permite utilizarea prioritilor dup diferite criterii, folosind statistici descriptive si analizarea lor. Ea ajut la conducerea interveniilor n mod metodic abordnd succesiv punctele cele mai importante. 4. Eantionare statistica. Eantionarea statistic presupune alegerea unor categorii de activiti sau procese reprezentative din lista complet pentru inspecie. Acest tip de selecie reduce costurile controlului calitii. 5. Diagrame de flux. n cadrul acestui proces ajut la analizarea cauzelor apariiei disfunctionalitilor. 6. Analize privind politica de viitor. Folosesc tehnici matematice i vizeaz evolutiile strict cantitative ale rezultatelor. Ele se bazeaza pe o extrapolare a datelor din trecut spre viitor. Sunt utilizate pentru monitorizarea: Performantelor tehnice cte erori sau defecte au fost identificate si cte au ramas necorectate. Costului i programrii activitilor cte dintre activitile dintr-o anumit perioad au fost realizate cu abateri semnificative. C. Ieiri ale controlului calitii 1. Creterea calitii. 2. Elaborarea deciziilor. Componentele neconforme ale activitilor sau proceselor, identificate n timpul inspeciilor pot fi acceptate sau eliminate. Componentele eliminate presupun aplicarea de activiti corective. 3. Corecii. Coreciile sunt aciuni de eliminare a neconformitilor. Ele intr n categoria activitilor neprevzute i reprezint una din cauzele cele mai frecvente de nerespectare a termenilor proiectului. Echipa de proiect trebuie s depun eforturi pentru minimizarea acestor tipuri de activiti. 4. Completarea listelor de control. Listele de control odat completate devin baza de nregistrari i de informaii pentru proiect. 5. Procese de ajustare. Procesele de ajustare presupun aciuni preventive i corective imediate, ca urmare a rezultatelor controlului calitii. n unele cazuri, aceste procese se desfoar odat cu procesele de control integrat al proiectului.
70
sc 3art.srl

Suport Curs Manager Proiect

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Suport Curs Manager Proiect

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Iarba Verde de ACAS POSDRU/104/5.

Curs Manager de Proiect

Stabilirea scopului proiectului

OBIECTIVELE SMART Specific Msurabil (Pot fi) Atinse Realiste Timp

N.B. Consultai-v n permanen cu partenerii/ prile interesate.

Stabilirea cerinelor de management integrat al proiectului

Ajutorul de stat Achiziiile publice

LOGICA AUTOEVALURII PROIECTELOR

ELIGIBILITATEA I CONFORMITATEA criterii administrative criterii de coninut: coerena cu logica interveniei

PROCESUL DE SELECIE N CADRUL POR

Politica de coeziune economic i social

FORA DE MUNC ANGAJAT N UE

OCUPAREA N DOMENIUL TEHNOLOGIEI DE VRF

CHELTUIELI DIN STRUCTURALE

Articolul 10 din Regulamentul General:

CRETEREA PIB N RILE CARE AU PRIMIT SPRIJIN N CADRUL FONDULUI DE COEZIUNE

PROGRAME OPERAIONALE DIN ROMNIA 2007-2013

PROGRAME CTE DIN ROMNIA 2007-2013

Planificarea activitilor proiectului

Schemele Gantt (SG) scurt istoric

CONSTRUIREA/ REALIZAREA UNEI SG

Exemplu n Excel pas cu pas

Gestionarea costurilor i a resurselor

Valoare pe categorii, fara TVA lei EURO

Ordinea de elaborare a documentaiei

clauze contractuale sta bili re spe cifi cat docum ii tehnice

cerine minime de calificare

4. stabilire criterii de selectar e 5. stabilire criteriu de

8. dedefinitiv atribuare docume ire- ntaie

Caietul de sarcini sau documentaia descriptiv are

odat stabilit nu poate fi schimbat pe toata durata de aplicare a procedurii de atribuire.

Team building i comunicare

Echip relaii, legturi, liant

Grup alturare, juxtapunere

Cultura organizaional (principale tipuri i caracteristici)

Managementul calitii proiectului

S-ar putea să vă placă și