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Manual de simplific acin ad ministra y agiliza tiva cin de t rmites de la Jun ta de An daluca

Manual de simplificacin administrativa y agilizacin de trmites de la Junta de Andaluca

Edita

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NDICE

Parte I: Introduccin

El punto de partida

1. Polticas Pblicas de simplificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 2. La simplificacin: un firme compromiso del Gobierno Andaluz . . . . . . . . . . . . . . .10 3. Principios inspiradores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 4. Finalidad del manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Esto es importante!!!!

Parte II: El proceso de simplificacin administrativa


Gua Rpida del proceso de simplificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17

1. Descripcin de la situacin actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18


1.1. Anlisis de la normativa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 1.2. Clasificacin de requisitos y obligaciones de informacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 1.3. Descripcin de la tramitacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 1.4. Clasificacin de la documentacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26 1.5. Descripcin del soporte informtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.6. Identificacin de datos de gestin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

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2. Diagnstico y mejora del procedimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31


2.1. Reduccin de requisitos, de obligaciones de informacin y de la documentacin a aportar . . . . . . . . . .32 2.2. Agilizacin de la secuencia de la tramitacin administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 2.3. Gestin electrnica del procedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 2.4. Incorporacin de medios de participacin, transparencia e informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

3. Implantacin y mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52


3.1. Adecuacin normativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.2. Desarrollo tecnolgico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.3. Evaluacin y mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Parte III: Anexos


Anexo I: definiciones bsicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
I.1. Procedimiento y servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 I.2. Trmite o fase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 I.3. Familias de procedimientos administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 I.4. Cargas Administrativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 I.5. Carga de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Anexo II: Contexto normativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67


II.1. Normativa comunitaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 II.2. Normativa nacional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 II.3. Normativa autonmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

Para completar la informacin

Parte I: Introduccin
1. Polticas Pblicas de simplificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 2. La simplificacin: un firme compromiso del Gobierno Andaluz . . . . . . . . . . . . . . .10 3. Principios inspiradores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 4. Finalidad del manual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

El punto de partida

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1. Polticas Pblicas de Simplificacin


La simplificacin administrativa puede definirse como el conjunto de acciones encaminadas a analizar, identificar, clasificar y realizar propuestas que mejoren los procedimientos administrativos, tanto en la reduccin de cargas1 para la ciudadana, empresas y organismos como en la agilizacin de los trmites internos propios de la Administracin Pblica. La necesidad de abordar los procesos de simplificacin como orientacin de las iniciativas de mejora y transformacin de las Administraciones Pblicas est presente en el ordenamiento jurdico espaol desde la aprobacin de la Ley 30/1992, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Dicha norma contiene ya aspectos bsicos de simplificacin, como el derecho a no presentar documentacin que ya obre en poder de la Administracin, o la orientacin de considerar el establecimiento del silencio positivo como regla general en los procedimientos iniciados a solicitud del interesado. Sin embargo, durante la dcada de los noventa, por el propio desarrollo y la extensin masiva del uso de las tecnologas de la informacin y las comunicaciones, la mejora y transformacin de las Administraciones Pblicas se orient a la aplicacin de medios tcnicos a la gestin administrativa, con la idea de que podran por s solos agilizar y reducir las cargas que genera la actividad administrativa en la relacin con la ciudadana. Se ha demostrado que la aplicacin de medios tecnolgicos y de tramitacin electrnica de los procedimientos administrativos es idnea para aportar mejoras a la gestin de los procedimientos administrativos, pero que dicha aplicacin no debe ser el origen y el final de la simplificacin administrativa. Las polticas pblicas de simplificacin administrativa se estn desarrollando en Europa, vinculadas a la Estrategia Renovada de Lisboa, impulsadas por la Comisin, con el ao 2010 como horizonte. Una de las prioridades de esta Estrategia de Lisboa es el principio de better regulation (legislar mejor), cuya finalidad es establecer una poltica de simplificacin del entorno regulatorio, promoviendo una normativa proporcionada a su objetivo, transparente y accesible a la ciudadana.

1. Para ms informacin sobre cargas administrativas, consultar Anexo I: Definiciones bsicas.

Introduccin

En este marco general, adems, surge la Directiva de Servicios2, de obligada transposicin a nuestro ordenamiento jurdico, que tiene como objetivo facilitar la libertad de establecimiento y prestacin de servicios entre los Estados Miembros a travs de la eliminacin de barreras legales y administrativas que actualmente la limitan. Se presenta como una oportunidad para reducir las cargas de trabajo injustificadas y desproporcionadas, contribuyendo as a la simplificacin administrativa y al incremento de la transparencia. El Consejo de Bruselas, en marzo del 2007, impuls definitivamente las polticas de simplificacin y mejora de la regulacin, al convertirlas en una de las lneas de accin prioritarias en la poltica econmica europea. En concreto se acord: la reduccin de las cargas administrativas derivadas de la legislacin europea en un 25% para el ao 2012; el Programa de Accin de la Comisin Europea para la reduccin de las Cargas Administrativas; y el compromiso de establecer en 2008 medidas equivalentes para la legislacin nacional en cada Estado Miembro. En esta lnea, el Gobierno de Espaa ha aprobado el Plan de Reduccin de Cargas Administrativas. Finalmente, cabe destacar la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, que seala entre sus fines simplificar los procedimientos administrativos y proporcionar oportunidades de participacin y mayor transparencia a la actuacin pblica.

2. La simplificacin: un firme compromiso del Gobierno Andaluz


El Estatuto de Autonoma y la Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca, elevan el principio de Buena Administracin a categora de derecho, configurando todo un nuevo paradigma de Administracin Pblica adaptada a los tiempos, y con el que se debe perseguir:

* * * *

Dotar de visibilidad y buena imagen la labor pblica. Comunicar eficazmente los servicios que se prestan. Innovar en los modos de relacin. Articular mecanismos que incorporen las necesidades y demandas de la ciudadana.

2. Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior.

Introduccin

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El Gobierno Andaluz ha puesto en marcha estrategias como el Plan Director de Organizacin y Calidad de los Servicios con resultados como el Decreto 183/2003, de 24 junio, por el que se regula la informacin y atencin al ciudadano y la tramitacin de procedimientos administrativo por medios electrnicos (Internet), el cual iniciaba el camino de la administracin electrnica en la Junta de Andaluca. Tambin, como fruto de esa voluntad, y en el marco de la ejecucin de la Estrategia de Modernizacin de los Servicios Pblicos de la Junta de Andaluca 2006 / 2010, destaca el Plan de Medidas de Simplificacin de Procedimientos Administrativos y Agilizacin de los trmites, aprobado por el Consejo de Gobierno el 27 de enero de 2009. Dicho plan pone en marcha ms de doscientas iniciativas de simplificacin administrativa en la Administracin andaluza durante los aos 2009 y 2010 agrupadas en medidas especficas dirigidas al fomento del empleo y desarrollo empresarial, la mejora de la relacin con las asociaciones y el entorno local, la mejora ambiental y el desarrollo cultural y deportivo, y la mejora de la cobertura de las necesidades bsicas. La puesta en marcha de las actuaciones de simplificacin y agilizacin de los trmites obedece a una poltica pblica de largo recorrido cuyo objetivo final es avanzar en la mejora continua de la organizacin, la profesionalizacin y la modernizacin de la Administracin de la Junta de Andaluca.

3. Principios Inspiradores
Los principios que deben inspirar el proceso de simplificacin administrativa son:

PRINCIPIO

DESCRIPCIN Desde la perspectiva del anlisis de la actuacin administrativa, se puede plantear la eficacia como la exigencia a los rganos administrativos del cumplimiento de los objetivos en los trminos y plazos previstos del procedimiento. La Ley 30/1992 establece la eficacia como uno de los principios generales de actuacin de las AAPP, ligando su aplicacin a un adecuado funcionamiento de la cooperacin entre rganos y entre administraciones que prime el resultado frente al formalismo.

Eficacia

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Introduccin

Se entiende como eficiente la actuacin administrativa que consume el menor nmero de recursos posibles en su cumplimiento. Eficiencia La Ley 30/1992, en el captulo referido a la ordenacin del procedimiento, establece no slo que su impulso se produce de oficio, sino que adems se insta a la celeridad en la tramitacin y la economa procesal, estableciendo la posibilidad de que se acuerden en un solo acto todos los trmites que, por su naturaleza, admitan un impulso simultneo y no sea obligado su cumplimiento sucesivo. Se entiende como la adecuacin de los requisitos y obligaciones a los objetivos que persigue la regulacin. Proporcionalidad La Ley 11/2007 establece que slo se requerirn a la ciudadana aquellos datos que sean estrictamente necesarios en atencin a la finalidad para la que se soliciten. La tradicin administrativa, basada en un control previo, debe dar paso a procesos que potencien el principio de buena fe de la ciudadana en su relacin con la Administracin. La Directiva de Servicios establece la sustitucin de autorizaciones por comunicaciones o declaraciones responsables, a cambio de una mayor exigencia de compromiso y veracidad de las declaraciones de la persona interesada. Se debe valorar la utilidad de requisitos y obligaciones de informacin, as como la obligatoriedad de aportar la documentacin que los acredita, considerando la existencia de medios alternativos de comprobacin de los requerimientos de informacin. La Ley 30/1992, la Ley 11/2007 y la Ley 9/2007 recogen el derecho a no presentar documentos que ya se encuentren en poder de la Administracin. Las actuaciones administrativas deben asumir la necesidad de dar cumplimiento a las obligaciones de la Administracin con respecto a aquellos derechos de la ciudadana que son reconocidos por el ordenamiento jurdico. La Ley 11/2007 establece el rgimen jurdico de la administracin electrnica, de forma que se pueda garantizar el derecho de acceso electrnico de la ciudadana a los Servicios Pblicos con todas las garantas de legalidad.

Presuncin de buena fe de la ciudadana

Necesidad

Legalidad

Introduccin

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Entendido como que la actuacin administrativa no podr discriminar a la ciudadana ni vulnerar los derechos y libertades fundamentales. Igualdad La Ley 11/2007 establece que en ningn caso el uso de medios electrnicos pueda implicar la existencia de restricciones o discriminaciones para la ciudadana que se relacione con las Administraciones Pblicas por medios no electrnicos, aunque hay que destacar que establece la posibilidad de plantear la realizacin obligatoria de trmites electrnicos para algunos sectores especficos. Desde la perspectiva de una adecuada informacin sobre la actuacin administrativa estimula la participacin de la ciudadana en la actividad pblica en el marco de la gobernanza de sociedades modernas. Transparencia La Ley 30/1992 consagra el derecho de la ciudadana a obtener informacin de carcter general sobre los procedimientos administrativos o bien informacin de carcter particular asociada a los expedientes concretos en los que tengan la condicin de persona interesada. Se entiende como la capacidad de acceder a la Administracin en condiciones de igualdad incorporando las caractersticas necesarias para garantizar el acceso de aquellos colectivos que lo requieran, y con independencia de las barreras que suponen el tiempo y el espacio. La Ley 11/2007 establece la sede electrnica y los puntos de acceso electrnico a la Administracin, as como los entornos a travs de los cuales se puede tener acceso a la informacin administrativa y a la propia tramitacin. Desde la perspectiva de que la mejor Administracin es la que acta de oficio y de forma proactiva, liberando as a la ciudadana y a las empresas de las cargas administrativas. Proactividad La Ley 30/1992 determina que el procedimiento se impulsar de oficio en todos sus trmites, as como que los actos de instruccin para determinar, conocer y comprobar los datos en virtud de los cuales deba pronunciarse la resolucin, se realizarn de oficio por el rgano que tramite el procedimiento. Las propuestas que se generen deben de ser viables de implantar. Ello implica que el proceso ha de ser impulsado y asumido por cada uno de los centros directivos implicados. La memoria justificativa y econmica necesaria al iniciar el procedimiento de elaboracin de normativa persigue asegurar la viabilidad del proyecto.

Accesibilidad

Viabilidad

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Introduccin

4. Finalidad del Manual


La finalidad de este documento es proporcionar a las personas profesionales al servicio de la Administracin de la Junta de Andaluca una herramienta que les facilite abordar el proceso de simplificacin administrativa. En este proceso de simplificacin deben tenerse en cuenta ciertos aspectos:

* *

El proceso de simplificacin administrativa que describe este documento debe entenderse como una gua de orientaciones para la mejora del procedimiento. Se han identificado tres fases. Para cada una de ellas se definen su objetivo principal y las acciones que es posible realizar, para concluir con unas preguntas para la reflexin acerca de las recomendaciones propuestas.

Definicin de la situacin actual

Diagnstico y mejora del procedimiento B

Implantacin y mejora continua

Importante
Para acometer la simplificacin de un procedimiento administrativo es recomendable la creacin de un grupo de trabajo multidisciplinar, del que formen parte tanto los responsables funcionales de la gestin del procedimiento en cuestin como personas de los servicios de legislacin, informtica y archivo.

* * *

No todas las acciones sern viables para todos los procedimientos, ya que cada uno tendr sus condicionantes que nos permitirn mayor o menor margen de actuacin. La simplificacin siempre se realizar con carcter previo a la aplicacin de medios electrnicos a la gestin de los procedimientos, procesos y servicios. Un factor determinante para el xito del proceso de simplificacin ser la implicacin del rgano gestor del procedimiento, como mejor conocedor del mismo.

Introduccin

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Parte II: El proceso de simplificacin administrativa


Gua Rpida del proceso de simplificacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 1. Descripcin de la situacin actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
1.1. Anlisis de la normativa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20 1.2. Clasificacin de requisitos y obligaciones de informacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 1.3. Descripcin de la tramitacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 1.4. Clasificacin de la documentacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26 1.5. Descripcin del soporte informtico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 1.6. Identificacin de datos de gestin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

2. Diagnstico y mejora del procedimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31


2.1. Reduccin de requisitos, obligaciones de informacin y de la documentacin a aportar . . . . . . . . . .32 2.2. Agilizacin de la secuencia de la tramitacin administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .38 2.3. Gestin electrnica del procedimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 2.4. Incorporacin de medios de participacin, transparencia e informacin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49

3. Implantacin y mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52


3.1. Adecuacin normativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 3.2. Desarrollo tecnolgico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 3.3. Evaluacin y mejora continua . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

El Proceso de Simplificacin

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Gua rpida del proceso de simplificacin


FASE OBJETIVO ACTUACIONES - Anlisis de la normativa - Clasificacin de requisitos y obligaciones de informacin Descripcin de la situacin actual Conocer y documentar el procedimiento sobre el que se va a actuar - Descripcin de la tramitacin - Clasificacin de la documentacin - Descripcin del soporte informtico - Identificacin de datos de gestin Disear el nuevo modelo de gestin a partir del diagnstico, aplicando de forma sistemtica los criterios de simplificacin y la definicin de mejoras viables - Reduccin de requisitos, de obligaciones de informacin y de la documentacin a aportar - Agilizacin de la secuencia de tramitacin administrativa - Gestin electrnica del procedimiento - Incorporacin de medios de participacin, transparencia e informacin RESULTADOS Documento de descripcin del procedimiento con toda la informacin recopilada, incluyendo el diagrama de flujo del procedimiento Completar la informacin del Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andaluca Informe motivado de las mejoras identificadas y de la viabilidad de su implantacin Gua de tramitacin del procedimiento, incluyendo las mejoras identificadas Normativa nueva publicada Actualizar el Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andaluca

Diagnstico y mejora del procedimiento

Implantacin y mejora continua

Implantar las mejoras identificadas - Adecuacin normativa teniendo en cuenta las - Desarrollo tecnolgico distintas perspectivas: normativa, tecnolgica - Evaluacin y mejora continua y mejora continua

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Gua Rpida del Proceso de Simplificacin

1. Descripcin de la situacin actual


En la fase de Descripcin de la situacin actual el objetivo es conocer y documentar el procedimiento sobre el que se va a acometer el proceso de simplificacin. En primer lugar y antes de comenzar a realizar las actividades de esta fase es necesario plantearse si las singularidades que ofrece el procedimiento estn realmente justificadas porque responden a necesidades especficas del mismo o si, por el contrario, podra simplificarse con el esquema del procedimiento genrico de su familia. Para ello es necesario analizar la normativa, clasificar los requisitos y obligaciones de informacin, describir la tramitacin y soporte informtico, clasificar la documentacin e identificar los datos de gestin disponibles. Clasificacin de requisitos y obligaciones de informacin 2

Anlisis de la normativa 1

Descripcin de la tramitacin 3

Clasificacin de la documentacin 4

Descripcin del soporte informtico 5

Identificacin de datos de gestin 6

Como punto de partida se pueden utilizar los datos disponibles en el Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andaluca, en el que como mnimo se incluir la siguiente informacin del procedimiento:

* *

Informacin bsica: denominacin, objeto, orientacin, Consejera o Agencia competente, familia/subfamilia de pertenencia y nivel de telematizacin del procedimiento. Informacin sobre la tramitacin: - Inicio. Clase de iniciacin, estacionalidad y, en su caso, tributos establecidos. - Tramitacin. rgano competente para tramitar y tipo de tramitacin.

Descripcin de la situacin actual

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- Resolucin. rgano competente para resolver, plazo para resolver y notificar, sentido del silencio, recursos administrativos que cabe interponer, y rganos que los resuelven.

* * *

Normativa reguladora del procedimiento y normativa asociada al mismo. Requisitos y obligaciones de informacin. Documentacin a aportar por las personas interesadas.

Una vez realizadas las actividades anteriores, se obtendr como resultado un documento con la descripcin del procedimiento estudiado. Asimismo, se deber completar la informacin recopilada en el Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andaluca.

El Registro de Procedimientos Administrativos es un repositorio centralizado de datos e informacin de todos los procedimientos administrativos de la Junta de Andaluca.

Importante

El mantenimiento y actualizacin de los contenidos es responsabilidad de los Centros Directivos de las Consejeras, con el apoyo y coordinacin de la Consejera competente en materia de organizacin de la Administracin de la Junta de Andaluca y procedimiento.

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Descripcin de la situacin actual

1.1. Anlisis de la Normativa Anlisis de la normativa 1 2 3 4 5 6

A. Identificacin de la normativa En primer lugar se debe identificar la normativa asociada con el procedimiento para tener un conocimiento exhaustivo del ordenamiento jurdico relacionado con el mismo. La identificacin de la normativa facilita el desarrollo de las fases posteriores de la simplificacin porque nos ayuda a visualizar el alcance que tendrn las posibles mejoras que se propongan. B. Clasificacin de la normativa Posteriormente, se puede clasificar dicha normativa en funcin de varios criterios. A continuacin se exponen algunas de las clasificaciones ms usuales: En funcin del contenido:

Sustancial: Regula los derechos de la ciudadana, la actividad o el servicio prestado por la Administracin, y las obligaciones de la ciudadana, para cuya satisfaccin o realizacin se instruye un procedimiento.

Por ejemplo, la Ley 1/1996, de 10 de enero, de Comercio Interior de Andaluca, pues su objetivo es la regulacin de la actividad comercial en todo el territorio andaluz.

Procedimental: Desarrolla aspectos formales asociados a cmo se produce la formacin de la voluntad de la Administracin.

Por ejemplo, el Decreto 53/2007, de 20 de febrero, por el que se regulan los criterios y el procedimiento de admisin del alumnado en los centros docentes pblicos y privados concertados, a excepcin de los universitarios.

Descripcin de la situacin actual

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Competencial: Son normas que atribuyen competencias a rganos concretos, en relacin con el procedimiento.

Por ejemplo, el Decreto 167/2009, de 19 de mayo, por el que se establece la estructura orgnica de la Consejera de Justicia y Administracin Pblica.
En funcin de su carcter:

* *

General: Son normas reguladoras de aspectos generales de un procedimiento, por ejemplo las normas relativas a la organizacin, funcionamiento, rgimen jurdico, etctera. Podemos destacar la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn. Especial: Son normas que regulan de forma especfica el procedimiento en cuestin.

En funcin de la Administracin que tiene competencia en la materia objeto del procedimiento (europea, estatal, autonmica o local), a fin de identificar la responsabilidad asociada a su elaboracin y/o modificacin. C. Afectacin por cambios normativos La necesidad de transformar la gestin puede venir impulsada o ser consecuencia de la necesidad de adecuar la tramitacin a nuevas normas de obligado cumplimiento, tales como:

* * *

Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos. Decreto 68/2008, de 26 de febrero, por el que se suprime la aportacin de la fotocopia de los documentos identificativos oficiales y del certificado de empadronamiento en los procedimientos administrativos de la Administracin de la Junta de Andaluca y se establece la sede electrnica para la prctica de la notificacin electrnica. Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior.

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Descripcin de la situacin actual

NORMATIVA

sustancial procedimental competencial

TE PUEDE AYUDAR

Boletn

Rango

Fecha

Ttulo

Contenido Carcter Administracin

europea estatal autonmica local

Ley Decreto Orden ...

general especial

1.2 Clasificacin de requisitos y obligaciones de informacin 1 Clasificacin de requisitos y obligaciones de informacin 2 3 4 5 6

La clasificacin de los requisitos y obligaciones de informacin se realiza tanto a partir de la normativa que regula el procedimiento como de la situacin real derivada de la prctica administrativa.

Importante
Es importante identificar si existen requisitos u obligaciones de informacin que se exijan en la prctica, pero que realmente no vengan establecidos por ninguna norma. En la fase de diagnstico se valorar la posibilidad de suprimir el requisito, o bien incorporarlo a la normativa reguladora del procedimiento.

Requisito es todo aquel aspecto que debe cumplir la ciudadana para obtener una autorizacin o prestacin. La exigencia de requisitos especficos tiene especial sentido cuando est asociada a procedimientos de concurrencia competitiva.

Por ejemplo, la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones impone ciertos requisitos para obtener la condicin de beneficiario, entre los cuales se encuentra el de no haber sido sancionado mediante resolucin firme con la prdida de la posibilidad de obtener subvenciones segn dicha ley o la Ley General Tributaria.

Descripcin de la situacin actual

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Las obligaciones de informacin se definen como el deber establecido por la normativa consistente en facilitar informacin al sector pblico.

Importante
El nmero y el tipo de requisitos, obligaciones de informacin y documentacin asociados a un procedimiento es determinante para la valoracin de las cargas administrativas.

Por ejemplo, la obligacin de comunicar cualquier cambio en los datos relativos a la inscripcin en un registro o la obligacin impuesta a los beneficiarios de subvenciones de comunicar que posteriormente han obtenido subvencin de otra Administracin.
Los requisitos y las obligaciones de informacin se debern clasificar, identificando en su caso si se requiere la aportacin de documentacin para su acreditacin.

REQUISITOS Y OBLIGACIONES DE INFORMACIN

Previo/Posterior

TE PUEDE AYUDAR

Tipo

Fase

Descripcin

Es necesario aportar documentacin? Especificar qu documento

Norma que lo establece

Especificar qu documento

Inscripcin en Registro Residencia Edad requerida ...

23

Descripcin de la situacin actual

1.3. Descripcin de la tramitacin Descripcin de la tramitacin

A. Identificar y documentar todos los trmites. A partir de la normativa que afecta al procedimiento y apoyndose en reuniones con los gestores del procedimiento, se debe describir:

* * * * * *

Secuencia de la tramitacin. Objeto o finalidad de la misma. Puesto de trabajo (o competencia profesional) que la realiza. Plazo para realizar cada trmite. Documentos de soporte.

Es interesante analizar los siguientes aspectos: Identificar la existencia de alternativas al procedimiento ordinario, recopilando todas las variables procedimentales que puedan producirse segn la regulacin.

Por ejemplo, la secuencia de trmites en un procedimiento de inspeccin mantendr diferencias segn sea consecuencia de una denuncia de un tercero o bien de las campaas de inspeccin programadas.

* *

Identificar si la gestin se realiza de forma homognea en rganos desconcentrados.

Por ejemplo, en las Delegaciones Provinciales.


Identificar si se realizan trmites no preceptivos que no se recogen en las normas de aplicacin.

Descripcin de la situacin actual

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B. Generar un diagrama de flujo del procedimiento3. La representacin grfica del flujo del procedimiento permite documentar los trmites de los que se compone el procedimiento, las tareas contenidas en cada una de ellas, las transiciones existentes entre las mismas, as como los perfiles de usuarios que participan en el procedimiento.

PROCEDIMIENTO DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS

Notificacin de la comunicacin de inicio

Estudio Recurso

Resolucin de inadmisin

Tramitacin

Ejemplo parcial de diagrama de flujo del procedimiento de recursos administrativos.

3. Para la diagramacin del flujo del procedimiento se puede utilizar la herramienta model@ disponible en el portal web de Soporte de Administracin Electrnica: www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/ae

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Descripcin de la situacin actual

TRAMITACIN

TE PUEDE AYUDAR

FAS E

Nombre del procedimiento: Nombre de la fase Descripcin Condicin de inicio Condicin de finalizacin Documentacin entrada

Documentacin salida

Trmites Informacin a persona interesada

Responsables

Informacin para la direccin

1.4 Clasificacin de la documentacin Clasificacin de la documentacin

La clasificacin de los documentos asociados al expediente permite abordar procesos de homogeneizacin y racionalizacin posterior encaminados a agilizar la tramitacin. La orientacin general a seguir en esta actividad es la siguiente: A. Clasificar los formularios, modelos y documentos a partir de su funcin en el procedimiento. Se recomienda utilizar una clasificacin como la siguiente:

Documentos de decisin. Son los que establecen acuerdos o resoluciones especficas.

Descripcin de la situacin actual

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* * * *

Documentos de transmisin. Son los que se utilizan para realizar comunicaciones, notificaciones, y publicaciones. Documentos de constancia, tales como actas y certificaciones. Documentos de juicio. Estn constituidos por los informes. Documentos de la ciudadana. Son los formularios y modelos que puede utilizar la ciudadana, tales como solicitudes, denuncias, alegaciones, recursos. Tambin se incluye en este punto la documentacin genrica acreditativa de las circunstancias alegadas por la ciudadana.

B. Identificar aquellos documentos que siguen plantillas y modelos normalizados, en especial los formularios de solicitud, y determinar si existe soporte papel y/o electrnico. C. Atribuir una codificacin y un nombre especfico a cada documento. D. Asociar los documentos a las fases del procedimiento estableciendo si tienen carcter de documentos de entrada o salida en cada caso.

TE PUEDE AYUDAR
MODELO DOCUMENTAL

iniciacin instruccin resolucin

decisin transmisin constancia juicio Descripcin Aportar por la ciudadana s no Normalizado s no

papel y/o electrnico

Cdigo Nombre

Fase

Tipo

Soporte

entrada salida

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Descripcin de la situacin actual

1.5 Descripcin del soporte informtico 1 2 3 4 Descripcin del soporte informtico 5 6

Para orientar las mejoras relacionadas con los medios tcnicos que dan soporte al procedimiento y su adaptacin a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos, se deber estructurar la informacin bsica sobre las aplicaciones informticas de gestin. La orientacin general de esta actividad es la siguiente: A. Identificar las aplicaciones informticas de gestin que dan soporte a la tramitacin actual, determinando su funcionalidad bsica y su arquitectura tcnica, incluyendo las aplicaciones externas con las que estn interconectadas y las que permiten el intercambio de datos con otras Administraciones. B. Describir el nivel de telematizacin del procedimiento.

* * * * *

Informacin. Los puntos de acceso electrnico deben informar acerca de la naturaleza, objeto y requisitos del trmite. Descarga de formulario. Los formularios de iniciacin estn disponibles para su descarga y posterior presentacin en un punto de acceso electrnico o sede electrnica. Inicio telemtico del procedimiento. Los formularios para la iniciacin del procedimiento estn disponibles en la sede electrnica para su firma electrnica y presentacin telemtica. Tramitacin automatizada y consulta telemtica del procedimiento. Es posible la tramitacin completa por medios telemticos, sin requerir acciones a las personas interesadas por otros medios y se permite conocer el estado de tramitacin de los expedientes. Proactividad. Se aprovecha el conocimiento que la Administracin tiene de la persona interesada mediante propuestas de borradores, campaas, etc.

Tambin se deber identificar si se utiliza el pago telemtico y la notificacin electrnica. C. Identificar las sedes electrnicas y los puntos de acceso electrnico a informacin o a servicios telemticos asociados al procedimiento.

Descripcin de la situacin actual

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SOPORTE INFORMTICO

TE PUEDE AYUDAR

Aplicaciones informticas de gestin Fecha implantacin Aplicacin Descripcin

Aplicaciones corporativas de Administracin Electrnica Descripcin Fecha implantacin Aplicacin AE

Ej.:@firma, @ries, notific@

Servicios de interoperabilidad AAPP Datos recabados Aplicacin Descripcin

Sedes electrnicas y puntos de acceso Informacin Presentacin telemtica Consulta de estado 1.6 Identificacin de datos de gestin Identificacin de datos de gestin

A fin de construir indicadores de gestin que permitan evaluar la calidad de los servicios y las mejoras en la tramitacin, se debern recopilar datos asociados a la gestin administrativa, tales como:

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Descripcin de la situacin actual

* * * *

Volumetra. Volumen de expedientes tramitados, de poblacin y de empresas afectados por el procedimiento. Tiempos asociados a la tramitacin y resolucin. El tiempo de resolucin es el que transcurre desde el inicio de un procedimiento hasta su resolucin y notificacin a la persona interesada. Nmero de documentos requeridos a la ciudadana para acreditar un requisito o una circunstancia a valorar en el procedimiento. Nmero mnimo de visitas requeridas a la Administracin para la resolucin del procedimiento.

DATOS DE GESTIN

TE PUEDE AYUDAR

Indicador

Periodicidad

Valor

Fecha

anual trimestral mensual ...

Descripcin de la situacin actual

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2. Diagnstico y mejora del procedimiento


En la fase Diagnstico y mejora del procedimiento se disear el nuevo modelo de gestin a partir del diagnstico, aplicando de forma sistemtica los criterios de simplificacin, definiendo las mejoras viables de implantar. Para ello es necesario estudiar si es posible reducir los requisitos, obligaciones de informacin o documentacin a aportar, agilizar la secuencia de la tramitacin administrativa, implantar la gestin electrnica del procedimiento e incorporar mecanismos de participacin, transparencia e informacin. Agilizacin de la secuencia de la tramitacin administrativa 2

Reduccin de requisitos, obligaciones de informacin y de la documentacin a aportar 1

Gestin electrnica del procedimiento 3

Incorporacin de medios de participacin, transparencia e informacin 4

Una vez realizadas las actividades anteriores, se obtendr como resultado un informe motivado de todas las mejoras identificadas, as como de la viabilidad de su implantacin. Para finalizar se crear o revisar la Gua de Tramitacin del Procedimiento con la informacin recopilada durante el diagnstico del mismo, incluyendo las mejoras a implantar. Dicha gua podra ser la base para la norma que regule el procedimiento y oriente a los gestores en la prctica administrativa.

Importante
La Gua de Tramitacin de un Procedimiento articula la informacin especfica del procedimiento, incluyendo el esquema de tramitacin del procedimiento, la relacin de mejoras detectadas, los datos de tramitacin, los modelos de documentos y la informacin a la ciudadana y a la direccin. Para la elaboracin de dicha gua se puede usar como base la Gua de Tramitacin de Familia4 correspondiente.
4. Para ms informacin sobre las Guas de Tramitacin de Familias, consultar el Anexo I: Definiciones bsicas

31

Diagnstico y mejora del procedimiento

2.1 Reduccin de requisitos, de obligaciones de informacin y de la documentacin a aportar Reduccin de requisitos, de obligaciones de informacin y de la documentacin a aportar 1 2 3 4

El objetivo es simplificar y reducir las cargas administrativas relacionadas con el esfuerzo que supone a las personas interesadas y empresas la acreditacin de requisitos y el cumplimiento de obligaciones de informacin. Para ello, se tendrn en cuenta los siguientes criterios:

A B C D

Sustitucin de autorizaciones por comunicaciones previas de la persona interesada con control posterior Revisin o supresin de requisitos y obligaciones de informacin Reduccin de la exigencia de datos y documentos Normalizacin de formularios

A. Sustitucin de autorizaciones por comunicaciones previas de la persona interesada con control posterior. Se trata de un criterio a aplicar con carcter obligatorio para las autorizaciones relacionadas con el acceso de las empresas a las actividades de servicios afectadas por la Directiva de Servicios en el mercado interior. Del mismo modo, se puede asumir como un criterio general para los procedimientos de la familia de autorizaciones. La aplicacin del criterio debe seguir las siguientes orientaciones:

* * *

Transformar los procesos de fiscalizacin previa vinculados a una autorizacin por procesos de control posterior, basado en verificaciones sistemticas o por muestreo. Revisar la obligatoriedad de los procesos de inscripciones en registros, para transformarlos en voluntarios. Considerar las obligaciones de informacin que la Directiva de Servicios impone relacionadas con las actividades de servicios. En este caso las empresas deben informar a la ciudadana sobre

Diagnstico y mejora del procedimiento

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las caractersticas de los servicios prestados y poner a su disposicin los medios previstos de reclamacin. Por ello, los procesos de fiscalizacin y control posterior de la Administracin se deben orientar a verificar el cumplimiento de estas obligaciones de informacin y a establecer las sanciones oportunas en el caso de que no se cumplan. B. Revisin o supresin de requisitos y obligaciones de informacin. La eliminacin de un requisito o de una obligacin de informacin supone que ya no debe justificarse documentalmente. A continuacin se enumeran algunos criterios de actuacin:

Requisitos prohibidos. Se deber verificar si alguno de los requisitos se vinculan a requerimientos discriminatorios, de forma que no se recojan requisitos restrictivos prohibidos por el ordenamiento jurdico.

Por ejemplo, en el caso de las autorizaciones asociadas al acceso a actividades de servicios, la revisin de los requisitos debe contemplar las orientaciones definidas en la Directiva de Servicios.

* * *

Adecuacin. Se entiende como tal evaluar la posibilidad de introducir umbrales para las obligaciones de informacin, procurando reducir en la medida de lo posible las exigencias impuestas a las pequeas y medianas empresas, o recurrir a mtodos de muestreo para verificar el cumplimiento de determinados aspectos. Reduccin de la frecuencia de las declaraciones obligatorias a los niveles mnimos necesarios para alcanzar los objetivos fundamentales del acto en cuestin y, de ser posible, armonizar la frecuencia de las declaraciones que se exigen en diferentes actos administrativos relacionados entre s. Evitar redundancias. Supone verificar que la misma obligacin de informacin no se impone varias veces por canales diferentes y eliminar los casos de solapamiento.

C. Reduccin de la exigencia de datos y documentos. La aplicacin del criterio puede seguir las siguientes orientaciones:

Importante
La declaracin responsable adquiere gran importancia en el proceso de simplificacin documental puesto que permite la posibilidad de diferir la presentacin de la documentacin a fases posteriores de la tramitacin o incluso su sustitucin total.

Declaraciones responsables sobre la concurrencia de los requisitos exigidos en el procedimiento, en sustitucin de la presentacin de los documentos correspondientes.

33

Diagnstico y mejora del procedimiento

Dicha declaracin conllevar el compromiso de aportar los justificantes y documentacin acreditativa cuando sean requeridos por la Administracin. La comprobacin posterior puede realizarse mediante tcnicas de muestreo o exhaustivamente por parte de la Administracin para verificar la conformidad de los datos de la declaracin. En el caso de detectarse aportaciones de datos falsos se iniciarn los correspondientes procedimientos sancionadores que se especifiquen para este tipo de infracciones.

Valoracin del momento procedimental de la aportacin de documentos. Atendiendo al principio de buena fe de la ciudadana la aportacin de la documentacin podra trasladarse a un momento posterior en la tramitacin. La aplicacin de este criterio es muy til en procedimientos de concurrencia competitiva, ya que permitira reducir el volumen de la documentacin que se gestiona a aquella vinculada slo a los expedientes de los beneficiarios.

La eliminacin de la aportacin de documentacin en el inicio del procedimiento facilita la tramitacin electrnica del mismo.

Importante

Por ejemplo, en las oposiciones de acceso libre a la Administracin de la Junta de Andaluca se traslada la presentacin de la documentacin acreditativa de mritos a la fase de concurso, una vez que se han superado los exmenes propios de la fase de oposicin.

Intercambio de datos e informacin. La orientacin en este caso es plantear la previsin de mecanismos de intercambio de datos e informacin entre distintos rganos y/o entre Administraciones, de manera que las diferentes Administraciones compartan entre ellas certificados y/o datos que con anterioridad se solicitaban a la ciudadana.

El Decreto 68/2008 suprime la obligacin de aportar la fotocopia de los documentos identificativos oficiales y del certificado de empadronamiento.

No olvidar que, a menos que est previsto en una norImportante ma con rango de ley, es obligatorio el consentimiento expreso de la persona interesada para la consulta de estos datos ya que la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de Proteccin de Datos de Carcter Personal obliga a que se recabe dicho consentimiento en el caso de que los ficheros de datos personales se utilicen con una finalidad distinta para la cual fueron creados.

Diagnstico y mejora del procedimiento

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Manual de simplific acin ad ministra y agiliza tiva cin de tr mites de la Jun ta de An daluca
D. Normalizacin de formularios. La finalidad en este caso es facilitar la cumplimentacin de formularios por parte de la ciudadana. Se debern orientar las mejoras del modo siguiente:

Requerimiento del menor nmero posible de datos. Los modelos de formularios se orientarn a requerir el menor nmero de datos posible de la persona interesada y, en su caso, de la persona representante. En cualquier caso, slo se exigirn aquellos datos que sean estrictamente necesarios en funcin del objetivo del procedimiento, siguiendo el principio de proporcionalidad. Entre los aspectos que deber recoger el formulario figurarn los siguientes:

Ttulo Persona solicitante

Debe expresar claramente la finalidad del formulario Datos necesarios para la identificacin de la persona solicitante o representante Medio preferente de comunicacin y notificacin

Datos solicitud Requisitos y obligaciones de informacin Autorizaciones

Motivo y datos necesarios para la solicitud Lugar , fecha y firma Destinatario de la solicitud Justificacin o aportacin de documentacin acreditativa de los requisitos legales o, en su caso, declaracin responsable de su cumplimiento

Consentimiento expreso para la consulta de datos que obren en poder de la Administracin

Referencia expresa a la adopcin de medidas para asegurar el tratamiento confidencial de los datos de carcter Proteccin de datos personal, rgano gestor del tratamiento de los datos y posibilidad de ejercitar los derechos de acceso, oposicin, rectificacin y cancelacin

Precumplimentacin de datos. En el caso de formularios electrnicos, y con el consentimiento de la persona interesada, se podrn ofrecer campos cumplimentados con los datos que ya son conocidos por la Administracin.

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Diagnstico y mejora del procedimiento

Preguntas para la reflexin

Sustitucin de autorizaciones por comunicaciones previas

Cmo

prev abordar la sustitucin de las autorizaciones por comunicaciones previas? verificaciones sistemticas o por muestreo?

Se ha definido un proceso de fiscalizacin posterior basado en En qu consisten las verificaciones que se van a realizar? Por qu es obligatoria la inscripcin en un registro? Cmo se ha evaluado la proporcionalidad de los requisitos y/o
obligaciones de informacin?

Se ha analizado su necesidad? De qu forma se ha hecho?

Supresin de requisitos y obligaciones de informacin

Se puede eliminar algn requisito?

Los requisitos pueden considerarse discriminatorios? En el caso de procedimientos afectados por la Directiva de
obligaciones de informacin?

Servicios, se han evaluado los requisitos segn los criterios establecidos en el articulado?

Se ha evaluado la posibilidad de introducir umbrales para las Se va a reducir la frecuencia de aportacin de informacin? Se ha pensado en la eliminacin de obligaciones de informacin
similares que se exigen en procedimientos relacionados?

Diagnstico y mejora del procedimiento

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Preguntas para la reflexin

Se sigue exigiendo la aportacin de fotocopias del D.N.I. y del

Reduccin de exigencia de datos y documentos

certificado de empadronamiento? Se ha evaluado sustituir la aportacin de documentos por declaraciones responsables? Por qu no? posterior al inicio del procedimiento? Por qu no? datos y documentos de otra Administracin?

Se est planteando la acreditacin documental en una fase Se ha planificado la necesidad de generar medios de acceso a En el caso de ttulos, registros y emisin de certificados, se ha
planteado la generacin de un servicio que permita el acceso a los datos propios por parte de otras Administraciones?

Se han normalizado los formularios y documentos del


procedimiento? normalizacin?

?
Normalizacin de formularios

Se ha enviado el formulario al rgano competente para su Se incluye la posibilidad de realizar las declaraciones
responsables previstas? Se propone un modelo tipo de declaracin responsable? los datos de la persona interesada que obran ya en poder de la Administracin? la notificacin?

El formulario incluye el consentimiento expreso para el acceso a Se contempla que se determine la forma y lugar de Se contempla la posibilidad de precumplimentacin de datos?

37

Diagnstico y mejora del procedimiento

2.2. Agilizacin de la secuencia de la tramitacin administrativa 1 Agilizacin de la secuencia de la tramitacin administrativa 2 3 4

El objetivo es agilizar la tramitacin, a fin de reducir los plazos y tiempos de respuesta. El diagnstico se realizar a partir del flujo de tramitacin teniendo en cuenta los siguientes criterios:
A B C D E F G H I J K Establecer plazos de resolucin Sentido positivo del silencio administrativo Diagnstico de tiempos Actuacin de oficio Unificacin y eliminacin de procedimientos Eliminacin de trmites y/o tareas Organizacin y racionalizacin de las cargas de trabajo Reduccin y telematizacin de comunicaciones interiores Adecuacin a patrones de tramitacin Normalizacin del modelo documental Creacin de Servicios de Respuesta Inmediata (SERI)

A. Establecer plazos de resolucin. En el caso de que no existan en la normativa, se debern establecer plazos de resolucin lo ms breves posibles. Los plazos de resolucin se interpretarn siempre como tiempos mximos. B. Sentido positivo del silencio administrativo. En los procedimientos iniciados a instancia de parte, el artculo 43 de la Ley 30/1992 seala como regla general el silencio administrativo positivo o estimatorio. As, el silencio tendr efecto desestimatorio slo con carcter excepcional cuando as lo establezca una norma con rango de Ley o norma de Derecho Comunitario Europeo, y en los dems casos indicados en el art.43.2 de dicha Ley.

Diagnstico y mejora del procedimiento

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Manual de simplific acin ad ministra y agiliza tiva cin de tr mites de la Jun ta de An daluca
C. Diagnstico de tiempos. A partir de los datos asociados a la tramitacin recopilados en la fase anterior se deber proceder al diagnstico de la situacin. A continuacin se presenta una tabla que resume la orientacin del anlisis a seguir:

Indicador

Definicin Es el tiempo medio que transcurre entre el momento inicial y el de finalizacin y notificacin del procedimiento. Tambin se refiere a los tiempos medios de tramitacin parciales del procedimiento. Se entiende como el tiempo medio en el que un expediente est en espera de ser tramitado en cualquiera de sus trmites especficos, por cualquiera de los rganos que intervienen. Se entiende como el tiempo medio en que la tramitacin est interrumpida o suspendida por alguna causa especfica.

Diagnstico El diagnstico deber establecer si existen desviaciones entre los tiempos expresados en la normativa y los reales, as como las causas que dan lugar a las desviaciones con respecto al plazo de resolucin, a fin de proponer las mejoras especficas que se deban producir. En este caso se deber evaluar las causas de las esperas y si se deben a que los rganos administrativos no pueden asumir la carga de trabajo derivada de la tramitacin. El anlisis debe dirigirse en este caso a evaluar los tiempos que se producen en el traslado de documentos entre rganos administrativos, as como los de resolucin y notificacin a las personas interesadas, a fin de minimizarlos.

Tiempo medio de resolucin (TMR)

Tiempo medio de espera (TME)

Tiempo medio de inactividad (TMI)

Tiempo medio efectivo de resolucin (TMER)

La evaluacin de este dato asociado a los Es el resultado de restar al tiempo medio de resolucin los tiempos medios anteriores permite establecer el margen de mejora general que se puede derivar del de espera e inactividad. proceso de simplificacin, determinando TMER=TMR-TME-TMI dnde y en qu aspectos se debe incidir.

39

Diagnstico y mejora del procedimiento

Importante
La generacin de indicadores de gestin y su medicin permite evaluar las mejoras efectivas que se produzcan en el futuro y establecer compromisos de calidad en la prestacin de servicios.
D. Actuacin de oficio. Cuando un procedimiento afecte a un derecho, y siempre que sea posible, se orientar la gestin administrativa para evitar la generacin de procedimientos a instancia de parte. De esta forma, siendo la Administracin la que inicia el procedimiento, se acta de manera proactiva. E. Unificacin y eliminacin de procedimientos. La unificacin o eliminacin de procedimientos especficos se podr impulsar a travs de la creacin de procedimientos comunes asociados a un entorno de gestin administrativa.

Por ejemplo, la creacin de un procedimiento unificado para un conjunto de ayudas, mediante la creacin de bases reguladoras comunes, independientemente del objeto especfico de las ayudas.
F. Eliminacin de trmites y/o tareas. Este criterio deber aplicarse para analizar la necesidad o no de los trmites en relacin con los objetivos que se persiguen y la posibilidad de que el resultado sea el mismo sin realizar las tareas previstas. Para ello se analizar la tramitacin desde tres puntos de vista:

Identificacin y eliminacin de trmites no preceptivos. Por ejemplo, puede ocurrir que, antes de remitir el expediente para su resolucin definitiva, e independientemente de la existencia de informes tcnicos y jurdicos preceptivos, se generen informes complementarios, a fin de apoyar la propuesta de resolucin que se realiza desde el rgano instructor. Este tipo de trmites no preceptivos, si no aportan valor o suponen duplicacin de tareas, podrn suprimirse, a fin de lograr la agilidad del procedimiento.

Diagnstico y mejora del procedimiento

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Identificacin y eliminacin de tareas carentes de valor aadido, que se realizan asociadas a un acto de trmite.

Por ejemplo, la realizacin de copias completas de un expediente para la remisin a un tercero al que slo le interesa un aspecto especfico.

Identificacin de trmites preceptivos prescindibles o sustituibles. La reduccin de los plazos de tramitacin se puede lograr mediante la sustitucin de trmites preceptivos por otras formas de informacin o revisin del procedimiento.

Por ejemplo, los informes preceptivos se pueden sustituir por declaraciones de conformidad siguiendo modelos tipo.
G. Organizacin y racionalizacin de las cargas de trabajo. El objetivo es evaluar la redistribucin de la carga de trabajo y la mejora de los procesos de comunicacin interna, a fin de disminuir los tiempos de espera en la tramitacin de un expediente administrativo. Este anlisis se deber orientar teniendo en cuenta tanto el rgano encargado de cada trmite como el momento en que se realiza. En particular, se evaluarn los siguientes aspectos:

* * * * *

Estacionalidad de un procedimiento administrativo. Para evitar la sobrecarga asociada a la estacionalidad se puede estudiar la posibilidad de realizar convocatorias abiertas durante todo el ao. Anlisis de la demanda. La carga de trabajo depende en muchos casos de la demanda de la poblacin potencialmente interesada. De este modo, en la actuacin administrativa desconcentrada, la carga de trabajo en los distintos rganos provinciales puede ser muy diferente. Evaluacin de la secuencia de los trmites. A fin de evitar el traslado del expediente, se podr cambiar la secuencia de la tramitacin concentrando o reduciendo, en la medida de lo posible, las intervenciones de distintos rganos administrativos. Especializacin. Se considerar la posibilidad de distribuir la carga de trabajo generando rganos o funciones especializadas. Redistribucin de cargas de trabajo entre rganos. La Ley 30/1992 recoge diversas figuras jurdicas que se pueden aplicar para generar cambios en la asignacin de competencias y as redistribuir la carga de trabajo entre rganos administrativos. Algunas de estas figuras son:

41

Diagnstico y mejora del procedimiento

La desconcentracin, que supone atribuir el ejercicio y la titularidad de una competencia a otro rgano jerrquicamente dependiente. La delegacin de competencias, que supone la cesin de su ejercicio (no de su titularidad) a otros rganos de la misma Administracin, aunque no sean jerrquicamente dependientes, con las limitaciones establecidas en el artculo 13 de dicha Ley 30/1992. La delegacin de firma de resoluciones y actos de trmite, de los titulares de rganos administrativos, en materias de su competencia, en los titulares de rganos o unidades administrativos que de ellos dependan. La encomienda de gestin. La realizacin de actividades de carcter material, tcnico o de servicios podr ser encomendada a otros rganos o Entidades de la misma o de distinta Administracin, por razones de eficacia o cuando no se posean los medios tcnicos idneos para su desempeo. H. Reduccin y telematizacin de comunicaciones interiores.

Importante
Las Guas de Tramitacin de Familias de la Junta de Andaluca facilitan la identificacin y diagramacin de trmites comunes al estar ya referenciados y definidos, ayudando tambin a la evaluacin posterior de las diferencias entre el patrn de tramitacin de la gua y la tramitacin tal y como se realiza por parte de los rganos gestores del procedimiento.

Se debe reducir el traslado interno de expedientes, as como fomentar los medios electrnicos para este tipo de comunicaciones. El empleo de medios electrnicos para el traslado de los expedientes permite disminuir notablemente los tiempos de inactividad en la tramitacin. I. Adecuacin a patrones de tramitacin. Se considerar la adecuacin de los procedimientos a las Guas de Tramitacin de la Familia a la que stos pertenezcan, siempre teniendo en cuenta las peculiaridades que cada procedimiento puede tener.

Diagnstico y mejora del procedimiento

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J. Normalizacin del modelo documental Su finalidad es mejorar y automatizar la generacin y archivo de documentos (en papel o en formato electrnico) que constituyen el expediente. Se han de tener en cuenta las siguientes orientaciones:

Normalizar por grupos. La normalizacin puede abordarse por grupos de documentos similares o de un mismo tipo, as como para todos los procedimientos de una misma familia. El objetivo es que la documentacin que se va generando a lo largo del expediente tenga una lgica interna comn, de manera que puedan ser fcilmente reconocidos, tratados y archivados por todos los implicados en la gestin del expediente. Modelos homogneos. Especialmente importante es desarrollar modelos homogneos para adoptar actos administrativos de carcter general, tales como subsanaciones, audiencias, propuestas de resolucin, etc. Creacin de textos normalizados, asociados a cada modelo para las distintas partes de un documento. Mejorar el lenguaje y las formas de expresin de las comunicaciones administrativas, de forma que puedan ser ms comprensibles para la ciudadana.

* * *

K. Creacin de Servicios de Respuesta Inmediata (SERI). Los servicios de respuesta inmediata son procedimientos y servicios en los que se resuelven las demandas o pretensiones de las personas interesadas en un nico contacto con la Administracin o en un tiempo muy breve.

Por ejemplo, las certificaciones o las inscripciones en registros.

43

Diagnstico y mejora del procedimiento

Preguntas para la reflexin

Plazos de resolucin y sentido del silencio administrativo

Cul es el plazo de resolucin establecido en la normativa? La reduccin de los plazos es una de las mejoras establecidas? Por qu no se pueden mejorar los plazos de resolucin? Hay alguna razn de inters general o de terceros que justifique
el sentido negativo del silencio?

Diagnstico de tiempos

Se resuelven en plazo la totalidad de los expedientes? Existen desviaciones habituales? Cules son las razones de estas
desviaciones?

Qu mejoras se han planteado para reducir las desviaciones? Se han propuesto soluciones para evitar tiempos de espera o de
inactividad? Cules son? habitual?

Eliminacin de trmites y tareas

Cuntos trmites no preceptivos se han detectado en la gestin Si no se han eliminado, qu razones justifican estos trmites? Qu tareas se han considerado superfluas y se han eliminado? Se ha valorado la eliminacin de trmites preceptivos? Cules seran las propuestas de desconcentracin? Es necesaria la intervencin de todos los rganos que participan
en la tramitacin?

Organizacin y racionalizacin de cargas de trabajo

Las tareas deben ser realizadas por las mismas personas? Se ha considerado evitar la estacionalidad de las convocatorias? Por qu no se ha decidido aplicar la delegacin de competencias
y/o de firma?

Diagnstico y mejora del procedimiento

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Preguntas para la reflexin

?
de las

Reduccin y telematizacin de comunicaciones interiores

Cmo se pueden eliminar comunicaciones internas? Se han habilitados medios electrnicos para el envo
comunicaciones interiores?

Existen modelos para la aportacin de documentos durante la

Normalizacin del modelo documental

tramitacin por parte de la ciudadana?

Existe modelo normalizado de declaracin responsable? Se han normalizado las notificaciones y comunicaciones
ciudadana? para otros procedimientos similares?

a la

Se ha optado por seguir patrones de documentos ya desarrollados Se han generado textos normalizados?

Servicios de respuesta inmediata

Qu anlisis se ha realizado relacionado con la transformacin


en SERI?

45

Diagnstico y mejora del procedimiento

2.3. Gestin electrnica del procedimiento Gestin electrnica del procedimiento

En este apartado se indican una serie de aspectos que deben ser tenidos en consideracin en la gestin electrnica del procedimiento, y que se pueden clasificar en obligatorios y complementarios. El anlisis deber definir las mejoras necesarias para cumplir con la adaptacin a la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos. A. Aspectos de carcter obligatorio.

* * *

Informacin general sobre el procedimiento. Los contenidos de informacin sobre el procedimiento que se presenten a travs de la sede electrnica tienen carcter oficial y generan responsabilidad jurdica. Acceso electrnico a los formularios de todos los procedimientos. Para su posterior cumplimentacin y presentacin presencial. Iniciacin del procedimiento. Supone la iniciacin electrnica del procedimiento con total validez jurdica, con las mismas garantas que los iniciados presencialmente. Esta caracterstica de servicio implica: Presentacin telemtica de la solicitud, acompaada de la identificacin y firma de la persona interesada por va electrnica. Presentacin de copias de documentos electrnicos adjuntos a la solicitud. Acuse de recibo por medios electrnicos que acredite la fecha de presentacin (sellado de tiempo). Posibilidad de incorporar documentacin a travs de canales electrnicos a un expediente ya iniciado.

El pago electrnico, en aquellos procedimientos administrativos que contemplen la liquidacin o autoliquidacin de una tasa o precio pblico.

Diagnstico y mejora del procedimiento

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Notificaciones y comunicaciones electrnicas. Se requerir el consentimiento expreso de la persona interesada. La ciudadana puede elegir el medio por el cual se le han de practicar las comunicaciones y notificaciones. De esta manera, si la persona interesada solicita ser notificada por medios electrnicos, la notificacin electrnica sera una obliNo debemos olvidar incorporar gacin para la Administracin. los apartados de consentimiento Consulta telemtica del estado del expediente. La ciudadana tiene derecho a conocer por medios electrnicos el estado de tramitacin de los procedimientos en los que se tenga la condicin de persona interesada.

expreso y de tratamiento de datos de carcter personal en los formularios electrnicos que se pongan a disposicin de las personas interesadas.

B. Aspectos de carcter complementario. El anlisis podr avanzar en otros aspectos relacionados con la gestin electrnica del procedimiento, tales como:

Importante

* * *

Implantar la gestin electrnica del procedimiento en todas sus fases. Proactividad. Se aprovecha el conocimiento que la Administracin tiene de la ciudadana para anticiparse a sus necesidades, mediante propuestas de borradores, campaas, avisos, etc. Por ejemplo, el envo del borrador de declaracin de la renta por parte de la AEAT. Actuacin administrativa automatizada. Se entiende como la actuacin administrativa producida por un sistema de informacin, sin necesidad de intervencin de una persona fsica. Incluye la produccin de actos de trmite o resolutorios de procedimiento, as como de meros actos de comunicacin. La existencia de actuacin administrativa automatizada obliga a generar procedimientos de auditora y a la definicin del rgano responsable a efectos de impugnacin. Por ejemplo, este tipo de actuacin es aplicable a las certificaciones de inscripciones en registro. Informacin de gestin. Se recomienda que los sistemas de informacin que se desarrollen para dar soporte a la gestin administrativa permitan el control de tiempos, a fin de automatizar la generacin de indicadores de gestin.

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Diagnstico y mejora del procedimiento

* *

Publicacin electrnica en el tabln de anuncios. La Ley 11/2007 contempla la posibilidad de sustituir la publicacin de determinados actos y comunicaciones en tabln de anuncios, por su publicacin en la sede electrnica. Creacin de servicios de acceso electrnico a datos5. En el anlisis de procedimientos de inscripcin en registros y de emisin de ttulos y certificaciones, se deber tener en cuenta no slo agilizar la obtencin del certificado o del ttulo por parte de la ciudadana, sino tambin generar servicios de acceso electrnico a datos que permitan la consulta de otros rganos administrativos.

Aspectos de carcter obligatorio

? ?

Preguntas para la reflexin


fecha prevista?

Est el procedimiento adaptado a la Ley 11/2007? Cul es la Qu acciones se van a llevar a cabo para alcanzarlo? Se ha implementado la gestin electrnica de toda la
tramitacin?

Se ha analizado la posibilidad de incluir acciones de


proactividad?Cules?

Se han incluido indicadores de gestin automatizados en las


Aspectos de carcter complementario
aplicaciones informticas? Cules? procedimiento?

Es posible automatizar alguna actuacin administrativa del Est integrado con otros servicios informticos para acceso a
datos? Y con otras Administraciones Pblicas? Cules? en Soporte Papel (SCSP)? Qu datos se consultan?

Se ha integrado con la plataforma de Supresin de Certificados

5. La plataforma de Supresin de Certificados en Soporte Papel (SCSP) permite la interoperabilidad entre las Administraciones. Para ms informacin consultar el portal web de Soporte de Administracin Electrnica: www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/ae

Diagnstico y mejora del procedimiento

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2.4. Incorporacin de medios de participacin, transparencia e informacin Incorporacin de medios electrnicos de participacin, transparencia e informacin

Principalmente, el objetivo es evaluar la capacidad de ofrecer a la ciudadana una buena informacin sobre sus derechos y obligaciones, y sobre los trmites administrativos que permiten actuar y acceder a los servicios que presta la Administracin. Para ello, podran seguirse las siguientes actuaciones: A. Definir la informacin de carcter general. La generacin de este tipo de informacin podr seguir la siguiente orientacin:

Contenidos mnimos. Vendrn identificados en el Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andaluca, de forma que se mantenga una homogeneidad en los datos. El acceso de la ciudadana a esta informacin podr realizarse a travs de la Plataforma de Relacin con la Ciudadana Andaluza (CLARA)6. Multicanalidad y homogeneidad. Para que la informacin sea efectiva debe ser la misma en todos los datos que la ciudadana pueda consultar, cualquiera que sea el medio o el canal por el que se ofrezca a la ciudadana: presencial, telfono, correo electrnico, Internet, etc. Responsabilidad jurdica. En el caso de que la informacin que se genere se publique en sede electrnica, deber asumirse la responsabilidad jurdica asociada a dichos contenidos. Actualizacin de la informacin por el centro directivo responsable de la resolucin del procedimiento. La generacin de los contenidos de informacin general debe ser paralela a la elaboracin de la normativa procedimental asociada y se revisar cada vez que se modifique dicha normativa. Guas de orientacin a la ciudadana. En el caso de procedimientos especialmente complejos, es importante la elaboracin de guas de orientacin dirigidas a la ciudadana que recojan las instrucciones especficas para la tramitacin de dichos procedimientos.

* * * *

6. La direccin de la plataforma de Relacin con la Ciudadana Andaluza (CLARA) es: www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/clara

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Diagnstico y mejora del procedimiento

Cartas de servicios. Si bien son documentos para informar a la ciudadana de los compromisos de calidad que se asumen en la prestacin de los servicios que gestionan las Administraciones Pblicas, se convierten en instrumentos de calidad al integrar un conjunto de acciones necesarias para mejorar la calidad de los servicios pblicos. B. Definir la informacin particular.

Importante La Ley 11/2007 establece

que los hitos de informacin debern estar asociados a los actos de trmite en el caso de que la gestin sea totalmente electrnica, o a las fases del procedimiento en el caso contrario.

Se entiende por informacin particular aquella asociada a expedientes concretos en los que se tenga la condicin de persona interesada, segn la definicin establecida en el artculo 31 de la Ley 30/1992. CLARA facilita el acceso a la informacin particular de forma centralizada para todos los expedientes, siempre que la aplicacin informtica que gestiona los procedimientos est integrada con esta plataforma.

C. Prever instrumentos de participacin7. Aparte de los instrumentos de participacin ya previstos obligatoriamente por la normativa (trmite de audiencia, informacin pblica, alegaciones,...), pueden plantearse otros instrumentos de intervencin por parte de la ciudadana, tales como:

* *

Reclamaciones, quejas y/o sugerencias que permitan conocer las opiniones de la ciudadana con respecto a la actuacin administrativa en general y a la calidad de los servicios. Cuestionarios de satisfaccin para preguntar a la ciudadana sobre diferentes aspectos relacionados con una intervencin pblica, permitiendo as detectar tanto los puntos fuertes como posibles puntos de mejora.

7. Para ms informacin consultar el Portal de Mejora de los Servicios Pblicos www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/omsp/msp

Diagnstico y mejora del procedimiento

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Preguntas para la reflexin

Se ha determinado la informacin general que se ofrecer a la


ciudadana sobre el procedimiento?

Informacin de carcter general

Es la misma independientemente del canal que se utilice para obtener la informacin? Se ha consultado la informacin de CLARA? facilitar a travs de la sede electrnica? con el procedimiento?

Se han determinado los contenidos de informacin que se van a Se ha definido cmo actualizar la informacin general relacionada Se han creado guas de orientacin a la ciudadana?

Informacin particular

Qu informacin se va a facilitar sobre el estado del expediente


a los interesados? tramitacin?

Se puede consultar informacin particular sobre el estado de Se ha integrado con la Trayectoria Digital de la Ciudadana (TDC)? Existe
un medio para presentar reclamaciones, quejas y/o sugerencias relativas a la actuacin administrativa y a la calidad de los servicios prestados?

Instrumentos de participacin

Existe un protocolo para responder y atender a las sugerencias? Cul es el plazo medio de respuesta de las sugerencias y consultas asociadas a este procedimiento? los procedimientos?

Se tienen en cuenta las sugerencias recibidas para la mejora de

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Diagnstico y mejora del procedimiento

3. Implantacin y mejora continua


En la ltima fase del proceso de simplificacin administrativa habr que tener en cuenta la adecuacin de la normativa al nuevo procedimiento, modificando o adecuando para ello la normativa al mismo; el desarrollo de entornos tecnolgicos que permita implantar telemticamente las mejoras sealadas en el proceso de simplificacin; y por ltimo, es necesario la evaluacin y mejora continua para acometer con xito la simplificacin administrativa. Existen una serie de instrumentos que permiten a la Administracin medir y evaluar las actuaciones implementadas, as como identificar las reas sobre las que debe trabajar para mejorar la prestacin del servicio. La mejora continua permite adaptar la capacidad de respuesta de la Administracin a las nuevas necesidades de la sociedad. Evaluacin y mejora continua 3

Adecuacin Normativa

Desarrollo Tecnolgico

La puesta en funcionamiento de un nuevo procedimiento generalmente implica cambios en la forma de trabajar, lo que en algunas ocasiones podra constituir un obstculo para la aceptacin de la mejora. Por ello, es muy importante definir elementos facilitadores de la gestin del cambio, tales como: dar la informacin y formacin adecuadas a los gestores del procedimiento y al personal de atencin a la ciudadana; y proporcionar la asistencia tcnica necesaria. El proceso de simplificacin administrativa y agilizacin de trmites finalizar con la publicacin de la nueva normativa que recoja todas las mejoras implantadas, y con la actualizacin de los datos del Registro de Procedimientos Administrativos de la Junta de Andaluca.

Implantacin y mejora continua

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3.1. Adecuacin normativa Adecuacin normativa 1 2 3

Las mejoras identificadas en el proceso de simplificacin pueden requerir la modificacin de la normativa que regula el procedimiento estudiado. Para elaborar tal normativa hay que tener en cuenta la normativa andaluza que regula el procedimiento de elaboracin de disposiciones de carcter general, destacando el artculo 45 de la Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autnoma de Andaluca. Tanto en el caso de que las mejoras definidas requieran cambios en la norma que regula el procedimiento, como cuando no lo requieran, y en este segundo caso en mayor medida, sera recomendable la elaboracin de una circular especfica que permita orientar a los gestores en la prctica administrativa derivada del proceso de simplificacin, en la interpretacin adecuada de la norma existente y en su homognea aplicacin. La calidad normativa est asociada al concepto de better regulation (legislar mejor) lanzado por la Unin Europea, cuya finalidad es establecer una poltica de simplificacin del entorno regulatorio, promoviendo una normativa proporcionada a su objetivo, transparente y accesible a la ciudadana. En el Informe sobre la Mejora de la Regulacin8 se establecieron los siguientes principios para obtener una normativa de mayor calidad:

Coherencia. La nueva normativa ha de tener en cuenta a la normativa existente, a fin de que permita su adecuada interpretacin por parte de la ciudadana.

8. Informe sobre la Mejora de la Regulacin, conocido como Informe Mandelkern, fue presentado al Consejo Europeo de Laeken el 13 de Noviembre de 2001, ec.europa.eu/governance/better_regulation/documents/mandelkern_report.pdf. Para ms informacin consultar el portal web de la Comisin Europea: Better Regulation ec.europa.eu/governance/better_regulation/index_en.htm

53

Implantacin y mejora continua

* * * *

Reduccin de normas, mediante tcnicas que permitan producir normativa general de aplicacin a diversos procedimientos. Restriccin de disposiciones que modifiquen otras normas. Siguiendo criterios de tcnica normativa9 es preferible la aprobacin de una nueva disposicin que la coexistencia de la norma originaria y sus posteriores modificaciones, por lo que las disposiciones orientadas a modificar una norma deben utilizarse con carcter restrictivo. Revisar contenidos sin finalidad. Algunos aspectos de la normativa en vigor pueden que hayan perdido su eficacia para cumplir los objetivos propuestos, por lo que la nueva normativa debe prestar especial atencin a si esos aspectos deben cambiarse. Clusulas derogatorias. Es necesario no olvidar incluir disposiciones derogatorias de la normativa que es sustituida por la nueva regulacin.

Una de las herramientas para la mejora de la regulacin es la Evaluacin del Impacto Normativo (EIN)10 cuya finalidad es obtener una regulacin clara, comprensible y sencilla para la proteccin del bienestar de la ciudadana. Podemos definir la EIN como un proceso para identificar, prevenir e interpretar los impactos econmicos, sociales y medioambientales que producir una norma en su mbito territorial en caso de ser aprobada.

9. Acuerdo del Consejo de Ministros, de 22 de julio de 2005, por el que se aprueban las Directrices de Tcnica Normativa, (Resolucin de 28 de julio de 2005). 10. Para ms informacin consultar el portal web de la Comisin Europea: Impact Assessment ec.europa.eu/governance/impact/index_en.htm

Implantacin y mejora continua

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3.2. Desarrollo tecnolgico 1 Desarrollo tecnolgico 2 3

Para implantar telemticamente las mejoras sealadas en el proceso de simplificacin, se requerir la adaptacin de las TIC (Tecnologas de la Informacin y Comunicacin). Los criterios que deben orientar esta tarea son los siguientes: A. Utilizar las plataformas habilitantes de administracin electrnica de la Junta de Andaluca11, tales como:

* * * * * *

@firma: plataforma corporativa de autenticacin y firma electrnica. @ries: registro de entrada y salida unificado para toda la Junta de Andaluca. not@rio: plataforma de fechado digital con sellos de tiempo y acuses de recibo electrnicos. notific@: envo y gestin de notificaciones telemticas fehacientes, con generacin de evidencias comprobables de entrega y recepcin. Pago telemtico: plataforma telemtica de pago y presentacin de tributos y otros ingresos. @rchivA: gestin de archivos adscritos a la Administracin de la Junta de Andaluca y a los archivos judiciales.

As como un conjunto de herramientas informticas que facilitan la implantacin de la gestin electrnica de los procedimientos: model@, trew@, plataforma de tramitacin, Trayectoria Digital de la Ciudadana (TDC), port@firmas, compuls@, solicit@, Supresin de Certificados en Soporte Papel (SCSP), etc.

11. Para ms informacin consultar el portal web de Soporte de Administracin Electrnica www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/ae

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Implantacin y mejora continua

B. Desarrollar escenarios de creciente complejidad. En ocasiones no se pueden acometer todos los desarrollos de forma simultnea, por lo que se debe planificar el proceso mediante escenarios sucesivos de carcter estable. C. Interoperabilidad. En un entorno de creciente interoperabilidad entre las Administraciones Pblicas, los desarrollos deben asumirse desde una visin integradora. De este modo, han de abordarse siguiendo estndares abiertos y debern plantear desde el principio las necesidades de integracin con otros sistemas. Con el fin de garantizar un adecuado nivel de interoperabilidad tcnica, semntica y organizativa y evitar la discriminacin a la ciudadana por razn de su eleccin tecnolgica, sera necesario adecuarse a:

* *

El Esquema Nacional de Interoperabilidad: conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservacin y normalizacin de la informacin, de los formatos y de las aplicaciones. El Esquema Nacional de Seguridad: establece la poltica de seguridad en la utilizacin de medios electrnicos en el mbito de la Ley 11/2007, e incluye los principios bsicos y requisitos mnimos que permiten una proteccin adecuada de la informacin.

D. Cooperacin entre Administraciones Pblicas. La implantacin de servicios de administracin electrnica ha permitido desarrollar buenas prcticas por parte de las Administraciones Pblicas en general, que pueden ser asumidas como referentes en la solucin de problemas especficos.

Implantacin y mejora continua

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3.3. Evaluacin y mejora continua Evaluacin y mejora continua

Un proceso de simplificacin debe ser asumido como parte del proceso general de modernizacin y mejora continua de las organizaciones pblicas, cuyo objetivo es conseguir una administracin cada vez ms capacitada para prestar eficazmente los servicios que son de su responsabilidad. El proceso de mejora exige una actitud proactiva por parte de todos los rganos y unidades responsables, pues implica una continuidad en el tiempo y una permanente retroalimentacin de informacin para la mejora. A continuacin se enumeran algunas herramientas que ayudan a mejorar la calidad de los servicios12:

Indicadores de gestin. Desde la perspectiva de la calidad de los servicios es necesario establecer indicadores que permitan el control de calidad en la actividad administrativa. Se trata de evaluar la capacidad de la organizacin de ejecutar la poltica prevista. Los indicadores pueden orientarse, tanto a generar informacin sobre los compromisos de calidad asociados a la elaboracin de cartas de servicios, como a informar sobre los procesos de simplificacin y mejora de la gestin. La formulacin de indicadores de gestin se vincula al establecimiento de objetivos especficos.

Autoevaluaciones EFQM. El autodiagnstico del organismo, a travs de cuestionarios segn el modelo EFQM adaptado por la Administracin de la Junta de Andaluca, permite identificar tanto los puntos fuertes como las reas de mejora. La autoevaluacin implica la existencia de un sistema de indicadores que nos permite visualizar cmo est actuando la organizacin y qu resultados est consiguiendo; y facilita la definicin de acciones y actividades de mejora para actuar sobre los criterios facilitadores, que son la causa de esos resultados.

12. Para ms informacin consultar el Observatorio para la Mejora de los Servicios Pblicos www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/omsp

57

Implantacin y mejora continua

Planes de Mejora. Su objetivo es implementar las reas de mejora detectadas en el desarrollo de proyectos de calidad, desplegando acciones concretas y asociando responsables y plazos de ejecucin.

Implantacin y mejora continua

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Parte III: Anexos


Anexo I: definiciones bsicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
I.1. Procedimiento y servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 I.2. Trmite o fase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 I.3. Familias de procedimientos administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 I.4. Cargas Administrativas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .63 I.5. Carga de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66

Anexo II: Contexto normativo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .67


II.1. Normativa comunitaria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 II.2. Normativa nacional. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 II.3. Normativa autonmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Notas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .69

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Anexo I: Definiciones bsicas


I.1. Procedimiento y servicio El Ministerio de Administraciones Pblicas define un procedimiento administrativo como un proceso mediante el cual un rgano administrativo adopta decisiones sobre las pretensiones formuladas por la ciudadana o sobre las prestaciones y servicios cuya satisfaccin o tutela tiene encomendadas. Tambin se define como la secuencia ordenada de las actuaciones que se siguen para la formacin de la voluntad de la Administracin expresada en decisiones (actos administrativos) sobre materias de su competencia. A diferencia de los servicios en general, los servicios pblicos se pueden definir como cualquier actividad realizada por la Administracin Pblica (o bajo un cierto control, por una organizacin especializada o no) dirigida a la ciudadana para satisfacer sus necesidades, derechos u obligaciones. Un servicio puede estar asociado con uno o varios procedimientos administrativos o, por el contrario, no tener relacin alguna. I.2. Trmite o fase El Ministerio de Administraciones Pblicas define el trmite13 como la actividad o grupo de actividades relacionadas entre s que tienen por objeto cumplir una misma funcin concreta dentro de cada una de las fases del procedimiento. El trmite est constituido por un conjunto de actuaciones dentro de un procedimiento, con sustantividad propia, por lo que genera efectos jurdico-procesales. Un trmite debe adems contener un hito en el curso del procedimiento (aspecto formal, que finaliza una etapa) y aportar al procedimiento elementos para la formacin o perfeccionamiento de la voluntad administrativa (aspecto material).

13. Para mayor informacin consultar el Dominio Semntico en el portal web de Soporte de Administracin Electrnica www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/ae

61

Anexos

As pues, el desarrollo y condicionalidad de un trmite, los documentos que genera o aporta, la competencia para evaluarlos, y los efectos que produce, estn regulados, por lo que debe diferenciarse de las tareas o actividades que lo constituyen. En el dominio semntico del proyecto w@nda, se denomina fase al trmite y metafases a las fases habituales del procedimiento. Los trmites son de carcter recurrente, es decir, ocurren de forma sistemtica en los distintos procedimientos. Adems, implican relacin con la ciudadana, por lo que pueden ser considerados como servicios de forma individual. I.3. Familias de procedimientos administrativos Una familia puede definirse como la agrupacin no arbitraria de procedimientos bajo el criterio de similitud en el esquema bsico de tramitacin, documentacin de entrada y salida e informacin. Por tanto, se dejan al margen otros criterios de semejanza como son la materia objeto del procedimiento o el rgano competente. La Junta de Andaluca ha definido hasta 19 familias de procedimientos:

* * * * * * * *

Familia 1: Comunicaciones previas, autorizaciones, acreditaciones e inscripciones registrales. Familia 2: Subvenciones, ayudas, becas y premios. Familia 3: Evaluacin y certificacin. Familia 4: Expropiacin y revisin. Familia 5: Contratacin pblica. Familia 6: Sancionadores. Familia 7: Conciliacin, mediacin y arbitraje. Familia 8: Sugerencias, quejas y reclamaciones.

Anexos

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* * * * * * * * * * *

Familia 9: Elaboracin de disposiciones. Familia 10: Seleccin, contratacin de personal y provisin de puestos. Familia 11: Prestaciones sociales y sanitarias. Familia 12: Responsabilidad patrimonial. Familia 13: Revisin de actuacin administrativa y reclamaciones previas. Familia 14: Convenios. Familia 15: Tesorera y deuda. Familia 16: Tributarios y de otros ingresos de derecho pblico. Familia 17: Recursos Humanos. Familia 18: Operaciones con bienes. Familia 19: Proteccin de menores.

Las Guas de Tramitacin de Familias (GTF)14 de la Junta de Andaluca contienen un esquema simplificado de los procedimientos administrativos, incluyendo su tramitacin, documentacin de entrada y de salida, informacin bsica para la tramitacin e informacin a proporcionar a la ciudadana. Adems, permiten normalizar elementos comunes de los procedimientos y sirven de base para las Guas de Tramitacin de Procedimientos. I.4. Cargas administrativas La regulacin pblica, en cuanto impone a las empresas obligaciones de proporcionar informacin sobre su actividad a las Administraciones pblicas, incrementa los costes administrativos de la actividad econmica. La imposicin de estas cargas administrativas, que se aaden a las que las empresas tendran

14. Para mayor informacin consultar las guas de tramitacin de familias en el portal web de Soporte de Administracin Electrnica www.juntadeandalucia.es/justiciayadministracionpublica/ae

63

Anexos

que asumir en ausencia de regulacin, debe ser objeto de un cuidadoso anlisis por parte de la Administracin, de forma que se garantice su proporcionalidad con el objetivo que la regulacin persigue. De otro modo, dichas cargas pueden repercutir negativamente sobre la productividad de las empresas y sobre la competitividad de nuestra economa, y obstaculizar el desarrollo econmico que debe conducirnos a alcanzar mayores niveles de bienestar y calidad de vida. Se entiende por costes administrativos los costes habidos por las empresas, el sector asociativo, los poderes pblicos y la ciudadana para cumplir las obligaciones legales de facilitar informacin sobre sus actividades o su produccin, ya sea a las autoridades pblicas o a entidades privadas.

Costes administrativos generales

Costes de administracin de empresas

Costes administrativos derivados de la normativa

Actividades administrativas que las empresas continuaran realizando si se derogase la normativa

Actividades administrativas que realizan las empresas nicamente porque as lo exige la normativa.

cargas administrativas

Anexos

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Dentro de los costes administrativos se encuentran los derivados de las obligaciones de informacin exigidas a las empresas por la legislacin vigente. Habra que distinguir entre: la informacin que las empresas recopilaran aun cuando no lo exigiera la legislacin; y la informacin que slo se recoge porque as lo exige la normativa. Los costes asociados a esta ltima se conocen como cargas administrativas.

Cargas administrativas ms frecuentes Solicitud y renovacin de autorizaciones, licencias y permisos Comunicacin de datos y presentacin de documentos Conservacin de documentos Inscripcin, baja o modificacin en un registro Llevanza de libros, elaboracin de documentos, cuentas, declaracin, manuales, productos, planes Auditoras, inspeccin y controles Acreditacin de avales, garantas y otros fondos Informacin a terceros u obtencin de consentimientos de terceros Formalizacin de hechos o documentos

No todas las cargas administrativas pueden ser eliminadas. Algunas de ellas son necesarias para alcanzar los objetivos subyacentes de la legislacin, como por ejemplo para garantizar la transparencia de los mercados. En la actualidad, el modelo ms utilizado para medir los costes administrativos es el Modelo de Costes Estndar15. Se basa en el anlisis de las actividades realizadas por las empresas para cumplir con las obligaciones de informacin que se les imponen.

15. Para ms informacin acerca del Modelo de Costes Estndar (Standard Cost Model) consultar la pgina web de la Agencia de Evaluacin y Calidad: www.aeval.es.

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Anexos

El coste de la actividad administrativa sera el resultado de la combinacin de los siguientes factores:

* * * *

El precio, que es el resultado de la suma de los costes salariales y los costes generales de la empresa asociados al cumplimiento de la actividad administrativa. La cantidad de tiempo dedicado a completar la actividad. El nmero de empresas afectadas (poblacin). La frecuencia de la obligacin de informacin.

De este modo, el coste de la actividad administrativa ser igual al precio por el tiempo por la cantidad (poblacin x frecuencia).

precio x tiempo x poblacin x frecuencia


I.5. Carga de trabajo Si la carga administrativa se refiere al esfuerzo que realizan empresas y ciudadana en su relacin con la Administracin, la carga de trabajo se refiere al esfuerzo que realiza la propia Administracin en prestar los servicios o resolver los trmites administrativos. De este modo, la carga de trabajo se puede definir como el volumen de actividades que se deben realizar para garantizar la prestacin de los servicios pblicos. Por ello, la carga de trabajo asociada a la instruccin de un procedimiento administrativo ser el resultado de la suma de los tiempos dedicados por el personal a la resolucin de cada trmite asociados a un expediente. Del mismo modo, la carga de trabajo asociada a una tarea ser el resultado de multiplicar el tiempo utilizado en su resolucin, la frecuencia de dicha tarea y el nmero de personas que la realizan. Del cmputo de los tiempos se debern eliminar tanto los tiempos de espera como los de inactividad en la tramitacin.

Anexos

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Anexo II: Contexto normativo


II.1. Normativa comunitaria

Directiva 2006/123/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de diciembre de 2006, relativa a los servicios en el mercado interior. (DOUE L 376 de 27 de diciembre 2006).

II.2. Normativa nacional

* * * *

Ley Orgnica 2/2007, de 19 de marzo, de Reforma del Estatuto de Autonoma para Andaluca (BOE nm.068, de 20 de marzo 2007). Especficamente el Captulo VII del Ttulo IV. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos (BOE nm.150, de 23 de junio 2007). Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn (BOE nm.285, de 27 de noviembre 1992). Acuerdo del Consejo de Ministros de 4 de mayo de 2007, sobre el impulso del programa de mejora de la reglamentacin y reduccin de cargas administrativas, publicado por Resolucin de 23 de mayo de 2007 de la Secretara General para la Administracin Pblica (BOE nm. 140, de 12 de junio 2007).

II.3. Normativa autonmica

* * *

Decreto-Ley 1/2009, de 24 de febrero, por el que se adoptan medidas urgentes de carcter administrativo (BOJA nm.40, de 27 de febrero 2009). Ley 1/2008, de 27 de noviembre, de medidas tributarias y financieras de impulso a la actividad econmica de Andaluca y de agilizacin de procedimientos administrativos (BOJA nm.245, de 11 de diciembre 2008). Ley 9/2007, de 22 de octubre, de la Administracin de la Junta de Andaluca (BOJA nm.215, de 31 de octubre 2007).

67

Anexos

* * * * * * *

Ley 6/2006, de 24 de octubre, del Gobierno de la Comunidad Autnoma de Andaluca (BOJA nm.215, de 7 de noviembre 2006). Decreto 68/2008, de 26 de febrero, por el que se suprime la aportacin de la fotocopia de los documentos identificativos oficiales y del certificado de empadronamiento en los procedimientos administrativos de la Administracin de la Junta de Andaluca y se establece la sede electrnica para la prctica de la notificacin electrnica (BOJA nm. 43, de 3 de marzo 2008). Decreto 317/2003, de 18 de noviembre, por el que se regulan las Cartas de Servicios, el sistema de evaluacin de la calidad de los servicios y se establecen los Premios a la Calidad de los servicios pblicos (BOJA nm.225, de 21 de noviembre 2003). Decreto 183/2003, de 24 de junio, por el que se regula la informacin y atencin al ciudadano y la tramitacin de procedimientos administrativos por medios electrnicos (Internet) (BOJA nm.134, de 15 de julio 2003). Decreto 260/1988, de 2 de agosto, por el que se desarrollan atribuciones para la racionalizacin administrativa de la Junta de Andaluca (BOJA nm.73, de 17 de septiembre 1988). Acuerdo de 27 de enero de 2009, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba el Plan de Medidas de Simplificacin de Procedimientos Administrativos y Agilizacin de Trmites. Acuerdo de 20 de junio de 2006, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la Estrategia de Modernizacin de los Servicios Pblicos de la Junta de Andaluca 2006-2010 (BOJA nm.127,de 4 de julio 2006).

xo I: Definiciones bsicas

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