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Muchos de quienes hemos estado en contacto con los aspectos internos de la vida
organizacional lo hemos experimentado: existe un desajuste entre la manera en que la
mayoría de las organizaciones se desarrollan durante el curso normal de su evolución, y
la manera óptima en que deberían repensarse y replantearse para lograr una estructura
que funcione con solidez y flexibilidad, garantizando la permanencia y sostenibilidad
perdurable en el ambiente competitivo.
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5. Pero todo eso tiene que funcionar – hay que crear los mecanismos para
lograr lo planteado: Llegó el momento de empezar a subir la montaña con el pico
en la mano y las botas en los pies… Hay que crear los procesos. Sí, escribí c-r-e-a-r,
o sea, idear, concebir, diseñar, probar e implementar. Las organizaciones hacen lo
que hacen sola y simplemente a través de la ejecución de procesos. Todo lo demás
existe para que éstos funcionen. La verdadera estructura de una organización no es
el organigrama o el manual de procedimientos, sino la red de procesos que se
mueven de forma horizontal, desde suplidores, a través de las diversas áreas del
negocio, hasta el ambiente externo y el cliente final. Sólo a través de los procesos
las instituciones llevan a cabo lo más fundamental de su razón de ser: crear valor
(más valor que lo que nos cuesta crearlo). Si no desarrollamos los procesos y las
relaciones entre ellos de manera organizada y planificada, estamos echando a un
lado lo más crítico de una organización: su funcionamiento. Diseñe su flujo, su
capacidad, sus mediciones de desempeño, sus diferentes versiones, y hasta el
proceso de cambiar los procesos…
6. Para facilitar los procesos, organice y estandarice: Esta es la verdadera razón
de ser de los esquemas de políticas, procedimientos, normas y estándares – facilitar
el funcionamiento del negocio, permitir que, con flexibilidad e inteligencia
organizacional, la institución pueda crecer y cambiar sobre bases sólidas que
permitan que los procesos se desempeñen sin la necesidad perenne de
intervenciones continuas. No permita que este esquema de formalización se
convierta en una camisa de fuerza para la organización; establezca claramente que
todos estos aspectos formales existen para que la administración, el funcionamiento,
el crecimiento y el cambio sean continuos y sean parte del desempeño natural de la
organización.
7. Para que todo quede claro, para que se informe y fluya, formalice su
estructura organizacional: Con base en los procesos, y desde los planteamientos
estratégicos y culturales fundamentales, desarrolle un esquema organizacional que
permita el aprendizaje y desarrollo continuo de toda la organización en todos sus
aspectos y dimensiones – personal, competitividad, flujo de información, desarrollo
de mercados, etc. Si quiere, dibuje un organigrama, pero recuerde que ésta es
simplemente una forma de representar algunos aspectos de su organización; el
organigrama no es ni será nunca la empresa, sino una representación muy limitada
de ella. Bien utilizado, puede ser una gran herramienta; adorado bajo un
culto fanático a la estructura, puede ser mortal.
8. Por último (sí, por último), obtenga e implemente las herramientas necesarias:
Obtenga, desarrolle e implemente las tecnologías e infraestructuras que más
convengan para lograr los objetivos de todo el esquema organizacional ya descrito
antes. No la última tecnología, sino la más adecuada; no el edificio más grande ni
más impresionante, no el más económico y parco… simplemente, el que mejor se
ajuste. No compre por comprar ni por impresionar… sencillamente, sea
competitivo, dé un excelente servicio, vea el futuro, y obtenga beneficios. No
tenga mucho más de lo que necesita para desarrollarse y crecer competitivamente;
tampoco tenga menos de lo que requiere con esos fines… Tenga lo adecuado, en la
cantidad adecuada en el momento adecuado… ¡y tenga éxito!
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real y viable es el sistema de procesos integrados que la componen, los cuales deben
estar alineados sobre la estrategia de la organización (son los procesos los que permiten
hacer real y operativa a la estrategia). Estos procesos requieren de una estructura y una
normativa para facilitar su funcionamiento, el cual se ayuda, indefectiblemente, de la
tecnología. Como marco de todo lo anterior, la cultura debe ser ajustada, diseñada,
planificada y producida, de forma que consiga apoyar todo el sistema antes mencionado.
Hay que partir de una estrategia como base fundamental, hay que replantear la
organización para que ésta se fundamente sobre una visión de procesos integrados
como sistema vivo, como realidad ejecutoria… y hay que utilizar todos estos medios
como elementos vitales para que el personal, desarrollado y en continuo desarrollo,
como centro activo y actuante de la organización, lleve a la vida las más altas
aspiraciones de ésta.
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