UNIVERSITATEA LUCIAN BLAGASIBIU FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE SPECIALIZAREA ADMINSTRAREA AFACERIILOR INTERNATIONALE

Managementul proiectului in cadul firmei S.C. Conta S.R.L.

Introducerea unui sistem de contabilitate

Masterand: Indrumatori: Prof.dr.ing. Dan Dumitracu

1

Cuprins
1. Tema proiectului 2. Obiectivul general al proiectului si misiunea 3. Obiectivele specifice ale proiectului 4. Deintorii de interese 5. Grupuri int 6. Motivaii ale necesitii proiectului 7. Structura fragmentar a activitiilor 8. Descrierea activitiilor 10. Organigrama firmei beneficiara, Organigrama 11. Graficul de implementare Gantt 12. Rezultatele principale ale proiectului 13. Bugetul proiectului 14. Matricea cadru logic

proiectului, Fia postului

STRUCTURA PROIECTULUI
1. Tema proiectului
Proiect de modernizare prin schimbarea vechiului sistem de operare in contabilitate de la S.C.Conta S.R.L. din Sibiu cu alt sistem mult mai performant conform standardelor europene.

2. Obiectivul general al proiectului si misiunea acestuia

Cu ajutorul firmei clienti economisesc timp pretios pe care il pot investi in dezvoltarea afacerii lor. Firma este reprezentata de o echipa tanara de specialisti in domeniul financiar contabil si al domeniilor conexe, pregatiti sa rezolve orice problema financiar-contabila, dorind sa devina un partener de incredere in afaceri. Obiectivul firmei este oferirea de servicii la cel mai bun raport calitate-pret, personalizate pentru fiecare client in parte, care sa contribuie la succesul afacerilor lor. Implementarea unui nou sistem de contabilitate in firma va facilita o mai buna transmitere a informatiei, precum si o administrare mai eficienta a resurselor financiare, umane si materiale in vederea urmaririi evolutiilor si calitatii obiectivelor asumate de aceasta companie.

3. Obiectivele specifice
- Cresterea numarului de clienti cu 20% in primul an
3

- Reducerea costurilor cu 15% - Cresterea standardelor de calitate in munca a angajatiilor firmei in termen de 6 luni cu 30 %. - Diminuarea costurilor de intretinere

4. Detinatorii de interese (stakeholders)

- Initiatorul proiectului SC Conta SRL care mai este i sponsor i client al acestui proiect. - Beneficiarul proiectului: Victor Popescu - Managerul de proiect: Victor Popescu - Angajatii firmei S.C Conta S.R.L - Actionarii firmei - Furnizorul de echipamente tehnologice: Techniland Srl, Bucuresti - Furnizorul de sistem de contabilitate: S.C. Bitomic Software S.R.L., Bucuresti - Forta de munca atat din interiorul organizatiei cat si din afara ei

5. Grupul tinta
Grupul tinta este constituit cu preponderenta din intreprinderile mici si mijlocii (IMM-uri) cu diferite obiecte de activitate: comert, prestari servicii, productie si constructii, precum si din organizatiile non-profit (asociatii, fundatii) care isi doresc ajutorul profesionist si promt al expertii contabili care ofera consultanta pentru orice problema contabila sau financiara.

6. Motivatii ale necesitatii proiectului

-Sistemul pe care il utilizeaza firma in prezent prezint unele deficiene (depire moral, insecuritate n funcionare, invechire) care se pot repara cu costuri mari n timp i bani, de acea firma prefera achiziionarea unui sistem de contabilitate nou. -Noul sistem va oferi servicii armonizate cu standardele internationale de contabilitate (IAS-uri) si de contabilitate simplificata pentru microntreprinderi. - Noul program de contabilitate va fi performant, actualizat permanent la legislatia in vigoare, un program complex ce poate fi adaptat oricarui tip de gestiune prin inglobarea a mai multor module: modulul de contabilitate, gestiunea stocurilor, gestiunea salariilor, gestiunea imobilizarilor, toate acestea functionand integrat. - Prin implementarea noului sistem de contabilitate se vine in ajutorul angajatului facandu-i o munca mai usoara la birou si economisind timp.

7. Structura fragmentata a activitatilor

1. Crearea cadrului organizational de proiect
1.1 Formarea echipei 1.2 Crearea structurii organizationale 1.3 Amenajarea biroului de proiect

2. Investigarea sistemului
2.1 Identificarea problemei 2.2 Elaborarea unui studiu de fezabilitate

3. Alegerea sistemului
3.1 Pregatirea caietului de sarcini si a documentatie de achizitie 3.2 Cautare furnizori de programe de contabilitate 3.3 Evaluarea ofertelor

3.4 Alegerea furnizorului 3.5 Semnarea contractului cu furnizorul

4. Livrari de echipamente si licente

4.1 Livrari de echipamente 4.2 Livrari licente

5. Implementarea sistemului si intretinerea lui

5.1 Instalarea si implementarea lor 5.2 Testarea sistemului 5.3 Realizarea eventualelor modificari in program 5.4 Testele de acceptare finala

6. Instruirea personalului
6.1 Realizarea materialelor 6.2 Organizarea cursurilor

7. Raportare
7.1 Evaluari de audit 7.2 Prezentarea rezultatelor evaluarii proiectului

8. Descrierea activitatilor
1. Crearea cadrului organizational de proiect Formarea echipei

Pentru ca in firma nu exista un manager de proiect el va fi recrutat prin intermediul unei agentii de plasare a fortei de munca. Perioada in care se va realiza recrutarea va fi de 3 sapatamani si se va aloca un buget de 1 000 lei. Dupa ce s-a incheiat contractul cu managerul, el va recruta persoanele care vor alcatui echipa lui. Recrutarea se face atat din interior, cat si din exterior. Durata acestui proces este de 1 saptamana si are un cost de 500 lei. Crearea structurii organizationale In aceasta etapa se proiecteaz schema organizaional de proiect i se concep fiele posturilor din cadrul schemei organizaionale de catre managerul de proiect la sediul firmei. Timpul si costul alocat este saptamana si respectriv de 100 lei. Amenajarea biroului de proiect Managerului de proiect si echipei sale li se va aloca unui birou din cadrul firmei sau daca acesta nu exista se va amenaja unul. Apoi se va dota biroului cu echipamentele necesare proiectului. Aceste echipamente sunt calculatoare 2 buc. in valoare de 2500 lei/buc, 1 imprimanta 1000 lei/ buc, materiale consumabile necesare intregului proiect 500 lei. Se vor lua in calcul si telefonul, internetul, curentul consumat care insumeaza 500lei. Costul total al astei etape este de 7000 lei si durata este de 2 saptamani. 2. Investigarea sistemului Identificarea necesitatii proiectului Echipei de proiect i se va prezenta situatia actuala a firmei si necesitatile introducerii unui nou sistem de contabilitate. Ei vor analiza aceasta situatie timp de saptamana folosind echipamentele din dotare. Elaborarea unui studiu de fezabilitate Studiul de fetzabilitae este un studiu preliminar care investigheaz necesarul de informaii i determin necesarul de resurse, costuri, avantaje precum i fezabilitatea proiectului propus. Se poate face de catre asistentul manager care este o persoana capabila , i se aloca suma de 1200 lei pentru studiul de fezabilitate si un timp de 3 saptamani 3. Alegerea sistemului Pregatirea caietului de sarcini si a documentelor de achizitie, dureaza o saptamana si necestita un buget de 100 lei Cautare furnizori programe de contabilitate

Responsabilul de logistica va cuta furnizori: pe internet sau la sediul firmei furnizorului. Dureaz 1 saptamana i costul alocat este n valoare de 100 lei, incluznd transportul pn la furnizor (benzina) si folosirea telefonului si un calculator conectat la internet din dotare. Evaluare ofertelor, alegerea furnizorului si semnarea contractului Managerul de proiect impreuna cu contabilul vor analiza ofertele furnizorilor gasiti si il vor alege pe cel care comercializeaza programul cel mai potrivit pentru firma din punct de vedere al continutului, al gradului de dificultate in utilizare si al pretului, apoi se va inchei un contract cu acesta. Subactivitatile respective dureaza saptamani fiecare si necesita un buget de 100 lei. 4. Livrari de echipamente si licente Atat Livrarile de echipamente cat si Livrarile de licente, dureaza fiecare cate o saptamana conform contractului semnat cu furnizorii. Nu necesita buget, acesta fiind suportat de furnizor. 5. Implementarea sistemului Instalarea si implementarea sistemului Aceasta subactivitate este in sarcina sefului de achizitii si a inginerului IT care coordoneaza activitatea personalului firmei contractate. Nu necesita bani pentru ca,conform contractului furnizorii au obligatia sa instaleze echipamentele si serviciile si dureaza 1 saptamana. Testarea sistemului Aceasta subactivitate se face de catre inginerul IT si contabilul care testeaza calculatoarele, testeaza si modifica ( daca e cazul) programele si serviciile. Aceste activitati necesita un timp de 2saptamani ca sa se certifice ca totul e in regula si mai necesita curent, internet, consumabile din dotare. Realizarea eventualelor modificari in program In cazul in care contabilul si seful IT nu sunt multumiti de anumite componente ale sistemului ei vor lua legatura cu furnizorii care vor efectua in maxim o saptamana schimbarile. Testele de acceptare finala Dupa ce au fost efectuate ultimile modificari ale programului se realizeaza testarea finala a sistemului dupa care se instaleaza acest sistem pe toate calculatoarele firmei. Aceasta subactivitate dureaza sapatamana.
8

6. Instruirea personalului Cuprinde realizarea materialelor si organizarea de cursuri Personalul implicat in acest proiect trebuie impartit in doua grupe: personalul ce asigura administrarea, mentenanta intregului sistem informatic si personalul ce va interactiona cu aplicatiile continute de sistem. Personalul ce asigura buna functionare a echipamentelor si sistemului il estimam in a fi 1 administrator de sistem, ce va efectua cursuri in administrarea sistemelor ce urmeaza a fi instalate. De asemenea trebuie realizate cursuri de utilizare a personalului ce va lucra cu aplicatiile si sistemul de contabilitate, celor ce vor introduce date in sistem si vor incheia situatile contabile. Furnizorul trebuie sa asigure cursuri de instruire. Documentatia completa de utilizare si administrare a sistemului va fi livrata cu produsul. Managerul de proiect impreuna cu inginerul It si asistent managerul vor intocmi un manual in care sa fie prezentat detaliat sistemul de operare . Realizarea materialelor dureaza o saptamana, iar cursurile 3 saptamani. 7. Raportare Evaluari de audit Se executa de catre specialisti de audit din cadrul firmei si se aloca suma de 2000 lei. Timp de 1 saptamana. Prezentarea rezultatelor evaluarii proiectului Aceasta activitate reprezinta intocmirea rapoartelor cu rezultatele evalurii proiectului de catre managerul de proiect i multiplicare acestora n mai multe exemplare. Se consuma consumabile din dotare iar timpul este de 1saptamana.

9. Managementul si echipa de proiect

Organigrama proiectului

Manager proiect

Asistent de proiect

Inginer IT

Reponsabil logistica

Contabil

Responsabilitile membrilor echipei de proiect Managerul de proiect: 1. Este responsabil pentru planificarea si controlul proiectului; evalueaza permanent rezultatele implementarii conform graficului de activitati aprobat si asigura derularea

continua si fara probleme a desfasurarii activitatilor; 2. Colaboreaza si se consulta in permanenta cu managerul de proiect al firmei de consultanta selectate pentru asistenta in implementare; supervizeaza activitatea firmei de consultanta selectate si face evaluarea performantelor pe baza evaluarilor lunare primite; 3. Raporteaza finantatorului eventualele probleme si intarzieri in implementare si aplica solutiile oferite de acesta sau solicita amendamente la conditiile contractuale; 4. Gestioneaza activitatile proiectului pentru a asigura alinierea rezultatelor proiectului la obiectivele stabilite initial in propunerea de finantare; 5. Asigura planificarea si controlul proiectului in conformitate cu standardele metodologiei de proiect stabilite la inceputul proiectului pentru a asigura finalizarea proiectului fara deviatii de timp, calitate si buget ; 6. Gestioneaza costurile proiectului, timpul si resursele asigurand alocarea si implicarea resurselor conform planului agreat; 7. Implementeaza proceduri pentru managementul incidentelor, managementul comunicarii, managementul riscurilor, managementul calitatii;

10

8. Asigura sprijin membrilor echipei de proiect si mentine o comunicare regulata cu toate persoanele implicate in proiect si cu finantatorul; 9. Gestioneaza comunicarea intre utilizatori si implementator; 10. Participa la intocmirea si avizarea documentatiei de proiect: rapoarte de progres, dosare de rambursare, rapoarte de acceptanta etc. 11. Conduce sedintele cu echipa de proiect pe parcursul desfasurarii proiectului; 12. Monitorizeaza regulat proiectul in toate fazele acestuia: urmareste desfasurarea in bune conditii a activitatilor de audit si aplica masuri de corectie pentru eventualele neconformitati gasite, participa la livrarile de echipamente si la testarile de accept, avizeaza lista personalului care va participa la instruire, monitorizeaza desfasurarea in bune conditii a activitatii si evalueaza rezultatele obtinute de participanti; 13. Asista si ajuta la rezolvarea problemelor zilnice legate de desfasurarea proiectului; 14. Verifica si semneaza toata documentatia proiectului; urmareste respectarea legislatiei in efectuarea cheltuielilor in proiect si aproba toate cheltuielile proiectului; Asistentul de proiect 1. Asigura premizele de desfasurare eficienta a activitatilor aprobate prin proiect: planifica si raspunde de organizarea eficienta a acestora; 2. Solutioneaza problemele administrative neprevazute si comunica managerului de proiect despre acele problemele care depasesc nivelul sau decizional; 3. Supravegheaza permanent modul de implementare a proiectului conform graficului de activitati aprobat si semneleaza in timp util managerului de proiect deviatiile constatate; 4. Asigura suportul logistic pentru organizarea intalnirilor echipei de proiect, stabileste impreuna cu managerul de proiect agenda acestor intalniri si intocmeste minutele intalnirilor pe care ulterior le transmite tuturor factorilor interesati; 5. Organizeaza activitatea de instruire: asigura pregatirea sali in care se vor desfasura cursurile, intocmeste agenda de curs in functie de programul participantilor, participa la redactarea documentatiei de instruire, acorda suportul necesar cursantilor si instructorilor pentru desfasurarea in bune conditii a activitatii de instruire; 6. Propune modalitati de imbunatatire a activitatii administrative si asigura aplicarea schimbarilor aprobate de managerul de proiect.
11

7. Participa la toate intalnirile de proiect, ofera suportul total in elaborarea documentatiei proiectului pe care ulterior o verifica impreuna cu managerul de proiect; 8. Asigura urmarirea executiei si monitorizarea campaniei de informare si publicitate; 9. Participa activ la toate fazele proiectului: urmareste executiei si monitorizarea campaniei de informare si publicitate, ofera sprijin pentru accesul la toate informatiile necesare desfasurarii in bune conditii a activitatilor de audit, participa la toate livrarile de echipamente, la instalarea acestora si la testarile de acceptanta, intocmeste impreuna cu reprezentantii institutiilor implicate o lista cu personalul care va participa la cursuri si o trimite managerului de proiect pentru aprobare, intocmeste rapoartele evaluarilor primite de cursanti Inginer IT 1. Asigura asistenta tehnica utilizatorilor, echipei de proiect dar si managerului de proiect in rezolvarea problemelor tehnice care nu tin de competenta acestuia; 2. Face parte din comisia de receptie a echipamentelor si participa la toate testarile de acceptanta care se vor desfasura; 3.Avizeaza documentatia de curs si participa la intocmirea listei cu persoanele care vor fi instruite; 4. Participa activ alaturi de echipa de implementare in desfasurarea activitatilor din proiect, semneleaza managerului de proiect eventualele probleme de ordin tehnic aparute si propune solutii de rezolvare; 5. Coordonarea activitatilor post-implementare: operatiuni de intretinere si monitorizare hardware, operatiuni de intreinere si monitorizare software, operatiuni de intretinere si monitorizare echipamente de retea, operatiuni de monitorizare loguri echipamente, activitati de management al utilizatorilor la nivel de infrastructura, activitati de management al patch-urilor de securitate, activitati de depanare hardware si software, activitati de configurare hardware si software; Responsabil logistica 1. Asigurarea derularii in bune conditii a parti logistice a procesului de achizitii necesare in cadrul proiectului; 2. Asigurarea suportului si consilierii tuturor entitatilor implicate in proiect pentru toate problemele legate de logistica: asigurarea transportului in caz de necesitate, asigurarea livrari in timp util si in conditii de confidentialitate si siguranta a documentelor confidentiale legate de proiect; 3. Participarea activa in organizarea conferintelor de promovare prin achizitionarea consumabilelor necesare si a tuturor echipamentelor specifice unui astfel de eveniment: inchiriere videoproiector, microfoane etc.
12

4. Participarea activa in organizarea activitatii de instruire prin achizitionarea consumabilelor necesare si prin aranjarea salilor de curs in functie de necesitatile pe care le presupune procesul de instruire. Responsabilitatile membrilor echipei, norma de timp si cheltuielile salariale individuale pentru fiecare post (tabel 1)

Tabel 1 Nr.crt Nume prenume 1 2 3 4 5 Popescu Victor Muntean Alexandru Tatu Ion Radu Adrian Popa Marius

Functia proiect

in Norma Luni de Cheltuieli (ore/zi) angajare salariale ale (nr.luni) organizaiei (lei) Manager proiect 8 6 4000 Asistent proiect Inginer IT Responsabil logistica Contabil 8 8 8 4 6 6 6 6 2000 2500 1800 1000

13

14.Matricea cadru-logic
Descrierea proiectului Obiectiv general Logica interventiei
Implementarea unui sistem de contabilitate la Sc Conta Srl

Indicatori de realizare verificabili in mod obiectiv

Sistem nou performante

Surse si mijloace de verificare

-Hardware , software si servicii achizitionate

Ipoteze

14

Cresterea standardelor de

Obiectiv specific

calitate in munca

-Prospectarea pietei. -Organizarea traingurilor

-Alegerea locatiilor adecvate -Munca prestata de angajati e mai usoara economisind timp -Birouri special amenajate pe asemenea utilitati.

-Nedisponiblitatea locatiei alese. -Numar redus de persoane nespecializate -Timp pierdut pe activitati nesimnificative -Expirarea licentelor software -Uzarea calculatoarelor

Imbunatatire sistemului

Obiectiv specific
Diminuarea costurilor de

-Gasirea locatiilor pentru amplasarea calculatoarelor noi si performante. -Achizitionarea de licente . -Servicii imbunatatite -Costuri mici de intretinere

Obiectiv Specific

intretinere

-Cheltuieli reduse la curent, reparatia calculatoarelor

-Imposibilitatea de a achita facturile mari -Imposibilitatea de a face fata intretinerii sistemului

Rezultate

-Atragerea unui numar -Numarul mare de persoane mare de persoane interesate specializate. de serviciile firmei -Numarul de contracte incheiate. - Incheierea de cat mai multe contracte. 1. Crearea cadrului Personal: organizational de proiect -manager proiect 1.1 Formarea echipei -asistent manager 1.2 Crearea structurii -responsabil logistica organizationale -contabil
1.3 Amenajarea biroului de proiect 2. Investigarea sistemului 2.1 Identificarea problemei 2.2 Elaborarea unui studiu de fezabilitate

-Numarul total angajati multumiti prin acest proiect. -Cheltuielile reduse de realizare si intretinere. Costuri cu: -resurse umane -resurse materiale -echipamente -alte costuri Rapoarte de verifica a rezultatelor proiectului prezentate de catre managerul de proiect

Politicile de resurse umane la nivelul companiei sunt bine dezvoltate

Potential material necesar realizarii proiectului: - 2 calculatoare - o imprimanta 15

Activitati

3. Alegerea sistemului 3.1 Pregatirea caietului de sarcini si a documentatie de achizitie 3.2 Cautare furnizori de programe de contabilitate 3.3 Evaluarea ofertelor 3.4 Alegerea furnizorului 3.5 Semnarea contractului cu furnizorul 4. Livrari de echipamente si licente 4.1 Livrari de echipamente 4.2 Livrari licente 5. Implementarea sistemului si intretinerea lui 5.1 Instalarea si implementarea lor 5.2 Testarea sistemului 5.3 Realizarea eventualelor modificari in program

- consumabile(hartie,pixuri,tus,etc.)

6. Instruirea personalului 6.1 Realizarea materialelor 6.2 Organizarea cursurilor 7. Raportare 7.1 Evaluari de audit 7.2 Prezentarea rezultatelor evaluarii proiectul

16

Cresterea costurilor de intretinere Nemultumirea personalului Defectari frecvente Incetarea activitatii personalului

Durata ridicata in utilizarea softurilor programer

Intretinerea greoaie a sistemelor

Caderea frecventa a retelei

Sistem informatic invechit

Dezvoltarea Sistemului informatic

Aparitia noilor softuri si sisteme de operare

Avansarea tehnologiei

Calculatoare invechite

Aparitia noilor software si hardware mai performante

Retea depasita ca infrastuctura

Licente software si sisteme de operare expirate

17