CIDOC

Comit internacional para la documentacin, Consejo internacional de museos

El hecho de asegurarse de que todos los objetos aceptados de forma temporal o permanente por el museo poseen una documentacin adecuada y detallada para facilitar su procedencia, identificacin, estado y tratamiento constituye una responsabilidad profesional importante. (Cdigo de deontologa profesional del ICOM, 1986, Artculo 6.2. Custodia de las colecciones, p. 31, 1997) Las fichas tcnicas del CIDOC pretenden difundir, de una forma simple y concisa, una serie de prcticas de documentacin musestica comnmente reconocidas. La presente ficha describe, paso a paso, en ocho etapas, el proceso de registro y catalogacin de un objeto desde el momento en que entra en el museo. Estas recomendaciones se pueden aplicar tanto a un sistema manual como a otro informatizado. En ellas se explica de un modo simple, y por tanto simplificado, el proceso de catalogacin. Cada museo puede, segn sus criterios o normas nacionales, aadir informacin ms detallada a esos datos bsicos. Al final de la ficha se incluye una bibliografa especializada. Los pasos 4 a 8 pueden igualmente servir para la catalogacin de fondos atrasados o colecciones no inventariadas.

Ficha tcnica n 1 del CIDOC Llegada de un objeto al museo: etapas del proceso de registro y catalogacin
Paso 1
En el momento de la llegada de un objeto, el museo debe extender un recibo incluyendo los siguientes datos: breve descripcin del objeto fecha y motivo del ingreso nombre y firma de la persona receptora del objeto nombre, direccin y firma de la persona portadora del objeto. El original de este documento es remitido a la persona portadora. El museo por su parte conservar una copia del recibo que utilizar en el paso 2. En el caso de que el portador del objeto sea un empleado del propio museo, el paso 1 puede generalmente omitirse.

Paso 2
El objeto es inscrito en el registro del museo. Dicho registro es un volumen con hojas numeradas y columnas para poder incluir la siguiente informacin: nmero provisional fecha de entrada nombre y direccin del propietario del objeto o de la persona portadora (si sta no es miembro del personal del museo) motivo del ingreso emplazamiento provisional nombre del empleado del museo receptor y/o portador del objeto. El objeto por su lado es etiquetado o marcado con un nmero de inventario provisional.

Paso 3
Pueden darse tres situaciones distintas con respecto al objeto: que el objeto sea rechazado (A) que el objeto sea aceptado como prstamo (B) que el objeto sea aceptado de forma definitiva (C) N.B. En caso de aceptacin definitiva o adquisicin, en la mayora de los pases es necesario un documento legal que certifique el estatus del objeto. A- El museo rechaza el objeto. En el registro del museo se han de constatar los siguientes datos: fecha de salida motivo de la salida nombre y direccin de la persona a la que se le devuelve el objeto nombre de la persona que registra esta informacin. En el caso de un objeto rechazado, el proceso de registro acaba aqu. B- El museo acepta el objeto como prstamo (o depsito) En el caso de objetos prestados por un periodo corto (por ejemplo para una exposicin), al terminar el periodo de prstamo, se seguir el procedimiento descrito en el prrafo A. En caso de prstamos a largo plazo, los objetos reciben un nmero propio que se inscribe en el registro de inventario. En este caso el proceso de registro contina segn se indica en el paso 4. C- El objeto es aceptado o adquirido definitivamente por el museo y se le asigna un nmero de inventario. Este nmero se inscribe en el registro de inventario y se marca en el propio objeto (o sobre una etiqueta). El proceso de registro contina como se describe en el paso 4.

Paso 4
Aqu empieza el proceso de catalogacin propiamente dicho. Los datos concernientes al objeto se inscriben en una ficha de inventario que debe estar bien estructurada para poder incluir al menos los siguientes datos: nombre de la institucin nmero de inventario denominacin breve descripcin y/o ttulo modo de adquisicin fuente de adquisicin (ltimo propietario, persona/institucin) fecha de adquisicin localizacin o emplazamiento definitivo. Se recomienda a cada institucin adaptar estas recomendaciones a la medida de sus necesidades y completar la ficha incluyendo en ella campos como materia y tcnica, dimensiones, emplazamiento temporal, estado de conservacin, referencias culturales y/o histricas, referencias de historia natural, procedencia, lugar de produccin (artista/fecha), precio de adquisicin, reproducciones fotogrficas (nmero de negativo), tratamiento especfico, restauracin/conservacin, notas, etc. En cuanto a la introduccin de datos, se recomienda para la mayora de los campos, el uso de normas preestablecidas de sintaxis as como el uso de un vocabulario controlado. Campos como descripcin breve y/o ttulo, notas, etc., pueden cumplimentarse normalmente con texto libre.

Paso 5
Se recomienda fotografiar y/o dibujar el objeto como parte del proceso de catalogacin y registro. El nmero de negativo o dibujo se anotar en la ficha de inventario.

Paso 6
El proceso de catalogacin y registro propiamente dicho ha terminado y el objeto puede ya pasar a ocupar su emplazamiento definitivo o temporal. En la ficha de inventario debe constar al menos su emplazamiento definitivo.

Paso 7
Por razones de seguridad se recomienda conservar un duplicado de las fichas de inventario en un sitio seguro, preferentemente fuera del edificio del museo. Por razones jurdicas el museo debe estar en posesin de un documento que certifique el estatus de cada una de las piezas que componen sus colecciones. Para cumplir con este requisito, el museo puede hacer uso del registro de inventario, o incluso de (foto)copias de las fichas de inventario, o de listados realizados en forma informtica que contienen esta informacin, debidamente encuadernados, con las pginas numeradas y firmadas.

Paso 8
Los 7 pasos precedentes aseguran que la informacin mnima concerniente a un determinado objeto queda registrada. Para facilitar el acceso a esta informacin y por tanto a los objetos, se recomienda la elaboracin de ndices. En los sistemas informatizados la creacin de ndices se hace automticamente; en un sistema manual ser necesario crear fichas ndice de referencia. N.B. Este mtodo paso a paso es particularmente til para aquellas instituciones que gestionan pocos prstamos de corta duracin combinando (paso 2 y paso 3) el registro de inventario con el inventario de los objetos propiamente dicho. Si los prstamos de corta duracin son frecuentes, es preferible utilizar un sistema de recibos para los objetos que entran y salen del museo (vase paso 1). Los duplicados o copias de estos recibos, numerados consecutivamente, se conservan en el museo como registro de dichos objetos. El procedimiento de catalogacin mnima (a partir del paso 4) es el mismo para ambos casos.

Bibliografa complementaria
Stuart H. Holmes, Facts & artefacts. How to document a museum collection, [Cambridge], 1991. ISBN 09 0596 379 2. D.H. Dudley, I.B. Wilkinson, Museum RegistrationMethods, Washington, D.C., 1979 (3rd ed.)

Ficha tcnica n 1 del CIDOC Produccin: Grupo de trabajo CIDOC Services (1994) Texto: Jeanne Hogenboom, Fransje Kuyvenhoven, Yolande Morel-Deckers Traduccin: Margarita Snchez Llorente Realizacin: Bureau IMC, Rotterdam Esta ficha se edita en varios idiomas (ingls, francs, alemn) ICOM, CIDOC, 1994