Ciclos de transacciones

Las auditorias se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o componentes ms pequeos. Esta divisin permite que la auditoria sea ms manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditoria. La mayora de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes. Se audita cada segmento en forma separada pero no por completo independiente uno de otro. Por ejemplo al auditar los activos fijos quiz se detecte un efecto por pagar no registrado. Los resultados se combinan una vez que se termina la auditora de cada segmento incluyendo las interrelaciones con otros segmentos.

Auditoria por ciclos de transacciones

Ciclo: enfatiza al auditor que la actividad de negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones. Transacciones: hecho econmico que produce un efecto potencial sobre los estados financieros. La auditora por ciclos de transacciones: Se basa en verificar los pasos para procesar una transaccin que culmina en un efecto sobre E.F., por adquisicin, gastos o servicios, recepcin de prstamos, adquisicin de una obligacin etc. Su objetivo es analizar grficamente la suficiencia de controles internos para garantizar la integridad de las cifras resultantes.

PRINCIPALES TIPOS DE CICLOS DE TRANSACCIONES

CICLO DE TESORERA Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisin de obligaciones de deuda y acciones de capital)

Sus funciones: Comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo. Incluye la distribucin de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolucin a inversionistas y acreedores. Funciones Tpicas:
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- Funcin de Ejecucin - Inversiones - Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores. - Financiamiento - Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones. - Funcin de Registro - Inversiones - Contabilizar las transacciones y pase al mayor - Actualizar el mayor auxiliar de inversiones - Financiamiento - Contabilizar las transacciones en diarios y mayor - Actualizacin de los mayores auxiliares - Funcin de Custodia - Inversiones - Proteccin de valores - Mantener correctos los saldos de las inversiones -Financiamiento - Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social

Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorera. Formas y Documentos Vitales: Certificados o ttulos de acciones, Documentos por pagar, Emisin de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversin, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, segregacin de Funciones, procedimientos de documentacin.
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- Informacin Financiera Confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos. - Adecuada Custodia de los Activos CICLO DE EGRESOS Compras: - Llamado tambin de adquisicin y pago, clasifica la adquisicin de recursos entre cuentas de activo y gasto. - Tambin afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo. Funciones Tpicas

Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra, Solicitud de Cotizacin, Seleccin del mejor cotizante, Preparacin de la solicitud de compra, Autorizacin para adquisicin de: - bienes/servicios, Funcin especfica de compra, Recepcin de mercancas y suministros, Control de calidad de la adquisicin, Verificacin y aprobacin de los pagos. Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribucin de compras y cuentas apropiadas, Actualizacin de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, Mantener registros correctos de inventarios. Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribucin de cuentas y pagos anticipados. Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, rdenes de compra, documentos de recepcin, facturas de proveedores, notas de dbito y crdito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa:
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Autorizacin, segregacin de funciones, procedimientos de documentacin.

- Informacin Financiera confiable y Oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos, verificacin interna independiente.

- Custodia de los Activos Errores Potenciales: - Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente. - Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en perodo indebido, pagos no autorizados.

Nomina: - Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados - Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin, participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (p.e., seguro mdico)

Funciones Tpicas:

Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal, Capacitacin y evaluacin de personal, Preparacin de informes de asistencia, Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas, Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.

Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.

Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, Proteccin de registros de nmina, Mantener correccin de cuentas bancarias. Asientos comunes: Nminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nmina, pagos anticipados.
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Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, seleccin preliminar, exmenes fsicos, contratos de trabajo, aviso de promocin, aviso de aumento salarial, despidode personal, liquidacin al personal Objetivos del Control Interno: - Eficiencia operativa: Autorizacin, segregacin de funciones, controles fsicos y verificacin interna independiente. - Informacin financiera razonable y oportuna: Segregacin de funciones, registros contables y procedimientos y verificacin interna independiente. Errores Potenciales: - Planillas infladas con personal no existente - Pagos por trabajo no realizado - Apropiacin de salarios no reclamados - Indemnizaciones pagadas no contabilizadas - Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales - Errores en clculos o sumas

CICLO DE CONVERSIN - Maneja agrupaciones de recursos, como Inventarios, Propiedades y Equipos Depreciables, Recursos Naturales existentes, Seguros Pagados por Adelantado y otros activos no monetarios - En un negocio de Manufactura, Montaje o Proceso lo ms importante es la produccin de un artculo terminado por el uso de recursos adquiridos - Incluye proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con Inventario hasta almacenar los productos terminados - Es ms extenso en las industrias de manufactura - En entidades de servicios, pueden no existir funciones de este Ciclo que sean perceptibles Funciones Tpicas:
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Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin, Requisicin de materias primas, Procesamiento de materias primas, Transferencia de productos terminados para almacenamiento, Depreciacin y amortizacin de activos.

Funciones de Registro: Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), Aplicacin de costo de mano de obra, Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin, Depreciacin y amortizacin de activos fijos, Determinacin de variaciones en precios y calidad.

Funciones de Custodia: Proteger productos en preceso y terminados, Guardar adecuadamente registros de manufactura Asientos Comunes: Depreciacin y amortizacin de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferecia de inventarios, gastos de fabricacin. Formas y Documentos Vitales: rden de produccin, requisicin de materiales, boletas de ruta, informes de produccin, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin, tarjetas de tiempo (mano de obra) Objetivos de Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, Segregacin de Funciones, Procedimientos de Documentacin. - Informacin Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregacin de Funciones, Registros Contables y Procedimientos. - Custodia de Inventarios Errores Potenciales: - Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente. - Produccin: Transferencias interdepartamentales incorrectas. - Produccin en Proceso: Mano de obra o gastos indirectos incorrectos, Gastos clasificados incorrectamente, Produccin terminada, NO descargada. CICLO DE INGRESOS

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- Abarca las transacciones que se requieren para cambiar por efectivo los productos o servicios - Incluye tomar pedidos, embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir efectivo - La funcin contable de determinar el costo de ventas se hace aqu Funciones Tpicas:

Funciones de Ejecucin: - Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho del pedido, prestacin del servicio, facturacin. - Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables. Funciones de Registro:

- Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, Contabilizar garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de ventas. - Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase al Mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).

Funciones de Custodia: -Ventas: Proteger el Mayor Auxiliar de Clientes, Mantener actualizados los saldos, Ingresos de Efectivo, Llevar el control correcto de los saldos de efectivo, Llevar un control apropiado de los saldos de los clientes. Asientos Comunes: Las ventas, costo de ventas, ingresos de Caja, devoluciones y rebajas en ventas, provisiones para cuentas dudosas. Formas y Documentos Vitales: Ventas: Pedidos, rdenes y Conocimientos de Embarque, Facturas de Venta, Recibos Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de mquinas registradoras, depsitos bancarios
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Objetivos de Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorizacin, Procedimientos de Documentacin. - Informacin Financiera Razonable Responsabilidades para cada funcin. - Adecuada Custodia de Activos Errores Potenciales: - Ventas - Facturada, NO despachada - Despachada, NO facturada - Facturada, NO contabilizada - Importe contabilizado incorrectamente - Cobros - Cobrado, NO depositado - Cobrado, No contabilizado - Depositado, NO contabilizado Segregacin de Funciones,

Oportuna:

Asignacin

de

CICLO INFORMACIN FINANCIERA

- No procesa transacciones, obtiene informacin de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos - Analiza, evalua, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin, para informar a la Gerencia y otros - Aqu ocurre la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros Asientos Contables: - Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo) - Eliminaciones y reclasificaciones.
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Formas y Documentos Vitales: Plizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros. Funciones Tpicas: - Incluye las actividades bsicas: Originar y preparar plizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupar informacin de revelacin suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros, Conversin monetaria, Obtener informacin de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad. Objetivos de Control Interno: - Autorizacin - Clasificacin y Procesamiento de Transacciones Documentacin y Evaluacin

- Salvaguarda Fsica Tipos de Informes: - Balance de Comprobacin - Estados Financieros Bsicos - Estados y Anexos gerenciales - Declaraciones Fiscales

Errores Potenciales: - Se incluyen: - Asientos No Autorizados - Asientos e Informacin Omitidos - Asientos con Errores de Anotacin o Suma - Asientos o Plizas de Diario incorrectos - Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa - Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente Determinacin de los objetivos de la auditoria
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Los auditores realizan las auditoras de acuerdo con el mtodo de ciclo realizando pruebas de auditoras de las operaciones que constituyen los saldos finales y tambin realizando pruebas de auditora de los saldos de las cuentas. Los auditores han determinado, en general, que la forma ms eficiente de realizar auditoras es estar seguros de cada tipo de operaciones y del saldo final en la cuenta relacionada. Para cualquier tipo de operaciones, existen varios objetivos de auditora que se cumplen antes de que el auditor llegue a una conclusin que el total se presenta con imparcialidad.

Estudio y evaluacin de la estructura del control interno El control interno: comprende el plan de organizacin, mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y correccin de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesin a polticas administrativas.
Las auditoras se realizan dividiendo los estados financieros en segmentos o

componentes ms pequeos. Esta divisin permite que la auditoria sea ms manejable y ayuda a la asignacin de tareas a los diferentes miembros del equipo de auditora. La mayora de los auditores, por ejemplo, tratan los activos fijos y lo efectos por pagar como dos segmentos diferentes.

Esquema a observar para el estudio de cada ciclo Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa). Que las transacciones estn debidamente registradas (obtencin de informacin financiera razonable y oportuna). Custodia de los activos (proteccin a los activos).

Polticas y prcticas de personal Influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de la entidad La calidad del ambiente de control es una clara indicacin de la importancia que la administracin de la entidad le da a los controles establecidos. Sistema Contable El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica. Pgina 10

Para que su sistema contable sea til y contable, debe contar con mtodos y registros que: Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los criterios establecidos por la administracin. Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificacin. Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. Registren las transacciones en el periodo correspondiente. Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros. Procedimientos de controles procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable, que establece la administracin para proporcin a una seguridad razonable de lograr los objetivos especficos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. El hecho de que existan formalmente polticas o procedimientos de control, no necesariamente significa que stos estn operando efectivamente. El auditor debe determinar la manera en que la entidad ha aplicado las polticas y procedimientos, su uniformidad de aplicacin y qu persona las ha llevado a cabo, para concluir que efectivamente est operando. Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organizacin y del procesamiento de las transacciones. Tambin pueden estar integrados por componentes especficos del ambiente de control y del sistema contable Los procedimientos de carcter preventivo son establecidos para' evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de control de carcter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos. Los procedimientos de control estn dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos: Debida autorizacin de transacciones y actividades. Adecuada segregacin de funciones y responsabilidades.

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Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos.

Verificaciones independientes de la actuacin de otros y adecuada evaluacin de las operaciones registradas.

ENLACES DE CICLOS DE TRANSACCION Un enlace puede definirse como el eslabn donde una transaccin sale de un ciclo y entra en otro. Cada uno de los ciclos es autnomo, sin embargo, en cierto grado, estn relacionados entre s. Estas relaciones se llaman enlaces. Un ejemplo sencillo de un enlace es un asiento de diario para anotar los cobros de efectivo recibido de clientes. El asiento de diario registra el hecho final en el ciclo de ingresos (el cliente paga por los productos o servicios de la compaa dbito o cargo a efectivo, con crdito o abono a cuentas por cobrar). Una vez el efectivo es recibido, ste pasa a la funcin de manejo de efectivo que es en el ciclo de tesorera. (9:9) La Gua de Auditora Interna No. 3 del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores y el libro titulado Recopilacin de Auditora por Ciclos de la Licenciada Esperanza Roldn de Morales muestran los diferentes componentes de los ciclos contables, los cuales se describen a continuacin en forma resumida. Ciclo de Tesorera Enlaces del Ciclo de Tesorera Ciclo de adquisicin y pago: desembolsos de efectivo. Ciclo de Ingresos: Ingresos de efectivo. Ciclo de Informacin Financiera: Asientos de diario que reflejan las transacciones. Ciclo de Egresos-Compras Enlaces del Ciclo de Egresos Ciclo de Tesorera: Con desembolsos de efectivo.
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Ciclo de Conversin: Recepcin de bienes y mercancas. Ciclo de Informacin: Asientos de diario que reflejan las transacciones. Ciclo de Egresos- Nmina. Enlaces del Ciclo de Egresos Ciclo de Tesorera: Con desembolsos de efectivo. Ciclo de Conversin: Recepcin de servicios de mano de obra Ciclo de Informacin: Asientos de diario que reflejan las transacciones. Ciclo de Conversin Enlaces del Ciclo de Conversin. Ciclo de Adquisicin y pago: Entradas de material y mano de obra. Ciclo de Ingresos: Embarques de productos. Ciclo de Informacin: Asientos de diario que reflejan las transacciones. Ciclo de Ingresos Enlaces del Ciclo de Ingresos. Ciclo de Tesorera: Ingresos Caja. Ciclo de Conversin: Embarque de productos. Ciclo de Informacin: Asientos de diario que reflejan las transacciones. Ciclo de Informacin Financiera. Este ciclo no procesa transacciones, obtiene informacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Evala, analiza, resume, concilia, ajusta y reclasifica para ser utilizada por la administracin por medio de los estados financieros.

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PRINCIPALES CICLOS DE TRANSACCIONES

Ciclo de Ciclo de Conversin Ingreso s

Ciclo de Informaci n Financiera.

Ciclo de Tesorera

Ciclo de Egresos (Adquisicin y pago)

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Flujos de los ciclos de transacciones Es el recorrido repetitivo de los diferentes movimientos y transacciones

contables que se realizan en una empresa determinada, con el fin de garantizar la eficiencia y eficacia en la informacin financiera a lo hora que se requiera. En este flujo de los ciclos de transacciones se ve representado por: El ciclo de tesorera, los dos ciclos de egresos, el ciclo de conversin, el ciclo de ingresos y el ciclo de informacin financiera. A continuacin se presenta el flujo de los ciclos de transacciones de determinada empresa: El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin. El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos. El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas. Todos los Ciclos envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros. FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES 1. CICLO DE TESORERA Funciones Tpicas: Funcin de Ejecucin Inversin: Compra de valores, recibir ingresos peridicos y venta de valores financiamiento: Emisin de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y readquisicin de acciones

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Funcin de Registro: Inversiones : Contabilizar las transacciones y pase al mayor, actualizar el mayor auxiliar de inversiones Financiamiento: Contabilizar las transacciones en diarios y mayor Actualizacin de los mayores auxiliares

Funcin de Custodia Inversiones: Proteccin Mantener Financiamiento: Asegurarse de la correccin de los saldo de los pasivos y del capital social. correctos los de saldos de las valores inversiones

2. CICLO DE EGRESOS COMPRAS Funciones Funciones de Ejecucin: Solicitud de compra, solicitud de cotizacin, seleccin del mejor cotizante, preparacin de la solicitud de compra, autorizacin para adquisicin de bienes/servicios, funcin especfica de compra, recepcin de mercancas y suministros, control de calidad de la adquisicin, verificacin y aprobacin de los pagos. Tpicas:

Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados,

distribucin de compras y cuentas apropiadas, actualizacin de registros de inventario y costos, actualizar submayores de caja, inventarios, etc.

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Funcin de Custodia: Proteccin del inventario, mantener registros correctos de inventarios.

3. NMINA

Funciones Tpicas:

Funciones de Ejecucin: Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal,

capacitacin y evaluacin de personal, preparacin de informes de asistencia, preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas, autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.

Funciones de registro: Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor, actualizar

registro de empleados, determinar costo de mano de obra.

Funciones de custodia: Proteccin de fondos de nmina, proteccin de registros de nmina,

mantener

correccin

de

cuentas

bancarias.

4. CICLO DE CONVERSIN

Funciones Tpicas:

Funciones de ejecucin: Expedicin de rdenes de produccin, requisicin de materias primas,

procesamiento de materias primas, transferencia de productos terminados para almacenamiento, depreciacin y amortizacin de activos.

Funciones de Registro:

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Transferencia de Inventarios (en proceso a producto terminado), aplicacin de costo de mano de obra, aplicacin de cuota de gastos de fabricacin, depreciacin y amortizacin de activos fijos, determinacin de variaciones en precios y calidad.

Funciones de Custodia:

Proteger productos en proceso y terminados, guardar adecuadamente registros de manufactura

5. CICLO DE INGRESOS Funciones Tpicas: Funciones de Ejecucin: Ventas: Toma de pedidos, evaluacin y aprobacin de crdito, despacho Del pedido, prestacin del servicio, facturacin. Ingresos de Efectivo: recibir remesas de efectivo por correo, recibir dinero de ventas al mostrador, sumar total de entradas de efectivo, depositar en el Banco, determinacin de cuentas incobrables.

Funciones de Registro: Ventas: Contabilizar la factura, contabilizar comisiones, contabilizar

garantas otorgadas por ventas, emitir notas de crdito y ajustes de clientes, determinar el costo de venta.

Ingresos de Efectivo: Contabilizar en el diario las entradas de efectivo y efectuar pase al mayor, contabilizar transacciones de ajustes a ventas, actualizacin de mayores auxiliares de clientes (anotar rebajas). Funciones de Custodia: Ventas: Proteger el mayor auxiliar de clientes, mantener actualizados los saldos, ingresos de efectivo, llevar el control correcto de los saldos de efectivo, llevar un control apropiado de los saldos de los clientes. 6. CICLO INFORMACIN FINANCIERA Funciones Tpicas:

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Incluye las actividades bsicas:

Originar y preparar plizas de diario, Registrar operaciones en el diario, mayorizar operaciones, agrupa informacin de revelacin suplementaria, originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y estados financieros, conversin monetaria, obtener informacin de otros ciclos, custodia de formularios y libros de contabilidad. PRESENTACION GRAFICA TRANSACCIONES La presentacin grfica de sistemas es una forma ampliamente utilizada como herramienta de anlisis, ya que permite identificar aspectos relevantes de una manera rpida y simple. Una esfera donde esta tcnica puede ser utilizada con xito es en la elaboracin del Manual de Normas y Procedimientos, ya sea para la asistencia al proceso de direccin o para la comprobacin del adecuado cumplimiento de los Principios de Control Interno en las entidades subordinadas. Una de las vertientes del Control Interno se encuentra en la direccin que, desde el punto de vista sistmico, tiene como elementos bsicos las funciones de planificacin, organizacin, mando y control, todas las cuales tienen como elemento comn, al margen del estilo utilizado en la entidad: el proceso de toma de decisiones, donde rapidez y calidad en la decisin compiten, por lo cual el empleo de adecuadas representaciones grficas de las situaciones bajo anlisis, constituye una herramienta ventajosa para el rgano de direccin. Otra vertiente del Control Interno se encuentra en la Auditora, donde el empleo de diagramas de referencia en los Manuales de Normas y Procedimientos facilita el proceso de establecer la correspondencia de las secuencias de operaciones y flujos de diversos tipos con los procedimientos aprobados para el funcionamiento de las entidades auditadas y con ello verificar el cumplimiento en la prctica, del Control Interno implantado. A lo anterior debe aadirse que, la gran difusin de los sistemas de cmputo sustentada en las facilidades de su empleo, ponen en manos de personal no especializado en las tcnicas digitales Tipos de Diagramas
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DE LA RELACION DE LOS CICLOS DE

Conceptualmente, los diagramas tienen como objetivo fundamental garantizar la modelacin, tanto lgica (representacin del sistema basado en la funcin que realiza, en lo que hace), como fsica (representacin del sistema en una forma real: departamentos, soportes, etc) del objeto de estudio y de acuerdo a sus caractersticas pueden clasificarse en: rboles de decisin, organigramas, diagramas de flujo y otros. De manera resumida, los rboles de decisin consisten en una herramienta grfica donde se recogen las condiciones y las acciones relacionadas con el desarrollo de una actividad; en tanto los diagramas de flujo constituyen la representacin de un sistema, que lo define en trminos de sus componentes y de las relaciones entre stos. Documentos, as como del rbol de decisin de las operaciones asociadas a la operacin de las cajas de lnea, cuyo anlisis se realiza de forma independiente a continuacin. Aplicaciones de los diagramas en Auditora Como parte del proceso de renovacin del rgano de Auditora, iniciado en el segundo semestre de 1999, se practicaron dos auditoras a dos complejos que abarcan 11 unidades con carcter exploratorio para el anlisis de la informacin, no slo desde el punto de vista del registro y comunicacin de operaciones, sino tambin como componente integradora de la organizacin y durante la cual se elaboraron diversos diagramas, cuya confeccin se realiz en dos etapas: la investigacin previa con los funcionarios y empleados al comienzo de la auditora y el estudio real de las operaciones de manera de comprobar si se corresponden con la versin inicial y con el diagrama predeterminado, elaborado por los auditores a partir de las indicaciones relacionadas en el Manual de Normas y Procedimientos. A continuacin se relacionan los aspectos relevantes obtenidos en cada caso de forma independiente. Diagrama de flujo de insumo-producto

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El control de los recursos materiales disponibles en una entidad es fundamental para garantizar la sostenida operatividad de la misma, que en el caso del Comercio Minorista, se relaciona con los insumos y los productos destinados a la venta. Tomando en consideracin su importancia, en las auditoras practicadas se elabor el diagrama de flujo combinado de los insumos y productos, el cual se muestra en la figura 1 conjuntamente con las operaciones asociadas al movimiento de stos. USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO A travs de este trabajo, desarrollaremos una visin general sobre las Tcnicas y Procedimientos de Auditoria, as como de Papeles de Trabajo, observaremos los objetivos y alcances de los Papeles de Trabajo dentro de la Auditoria en las empresas. Por medio de dicha visin crearemos las bases para un anlisis y estudio de la Auditora como herramienta administrativa y financiera para encontrar errores y fraudes en las empresas y diferentes entes econmicos donde en un futuro laboremos como Contadores Pblicos y Auditores. 1. Son los mtodos prcticos de investigacin y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, segn las circunstancias. Es un mtodo o detalle de procedimiento, esencial en la prctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las tcnicas son mtodos accesibles para obtener material de evidencia. 2. DEFINICIN DE TCNICA DE AUDITORIA Los procedimientos de auditora son: el conjunto de tcnicas de investigacin aplicables a una partida o a un grupo de hechos o circunstancias relativas a los estados financieros. 3. DEFINICIN DE PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Las tcnicas son las herramientas de trabajo del Contador Pblico y los procedimientos la combinacin que se hace de esas herramientas para un estudio particular.
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Las tcnicas y los procedimientos estn estrechamente relacionados. Si las tcnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzar las normas aceptadas de ejecucin. 4. DIFERENCIA ENTRE TECNICA Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA La naturaleza se refiere al tipo de procedimiento que se va a llevar acabo, el alcance es la amplitud que se da a los procedimientos, es decir, la intensidad y profundidad con que se aplican prcticamente. Y lo referente a lo que es la oportunidad es la poca en que deben aplicarse los procedimientos al estudio de partidas especficas. La informacin para su construccin la obtiene el auditor a travs de entrevistas con los directivos de la entidad auditada. La estructura de la herramienta TASCOI es la siguiente: Transformacin: Se refiere a las actividades que la organizacin hace en el da a da para producir sus bienes y/o servicios. Actores: Son las personas o funcionarios de la organizacin que hacen la transformacin. Suministradores o Proveedores: son las personas que proporcionan los recursos, informacin e insumos para hacer la transformacin. Clientes o Usuarios: Son todas aquellas personas a quienes van dirigidos los productos, bienes o servicios que transforma la organizacin. Owners o Dueos: Son quienes pueden decidir cambios en la transformacin de la organizacin, por ejemplo el gerente, el director, las juntas o consejos directivos. Intervinientes: Son aquellas instituciones del entorno que regulan a las organizaciones que transforman o agregan valor. 1. PROCEDIMIENTO ASIENTOS DE AJUSTE Los asientos que se hagan de tiempo en tiempo durante el transcurso de la auditoria, deben tener explicaciones suficientemente extensas y detalladas para que cualquier persona que no est familiarizada con las transacciones a que se refieren, pueda comprenderlos. Por ejemplo, no debe hacerse un asiento que diga: "Para ajustar cargo de Los tres, S.A.", sino ms bien: "Para corregir cargo por un ventilador elctrico, segn factura a Los tres, S.A. del 10 de agosto del 2004, comprobante 861". Esto har posible que si el cliente pide el comprobante clasificado equvocamente pueda encontrrsele con facilidad, ya sea que se haya archivado por orden alfabtico o numrico.

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1. Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que emite al suscribir su informe. 2. DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO 3. OBJETIVO E IMPORTANCIA El objetivo general de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a garantizar en forma adecuada que una auditoria se hizo de acuerdo a las normas de auditora generalmente aceptadas. Los papeles de trabajo, dado que corresponden a la auditoria del ao actual son una base para planificar la auditoria, un registro de las evidencias acumuladas y los resultados de las pruebas, datos para determinar el tipo adecuado de informe de auditora, y una base de anlisis para los supervisores y socios. Los objetivos fundamentales de los papeles de trabajo son:

Facilitar la preparacin del informe. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar informacin para la preparacin de declaraciones tributarias e informe para los organismos de control y vigilancia del estado. Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de auditora aplicados. Servir de gua en revisiones subsecuentes. Cumplir con las disposiciones legales.

Para realizar el trabajo de acuerdo con las normas profesionales, el contador pblico debe conceder importancia a la preparacin de los papeles de trabajo. Para cumplir con esta finalidad, debe en primer trmino, efectuar un trabajo completo y libre de informacin superflua y organizar los papeles de trabajo en forma tal que facilite la rpida localizacin y entendimiento fcil por parte de otras personas. Los papeles de trabajo, se consideran completos cuando reflejan en forma clara los datos significativos contenidos en los registros, los mtodos de comprobacin utilizados y la evidencia adicional necesaria para la formacin de una opinin y preparacin del informe. Adems, deben identificar claramente las expresiones informativas y los elementos de juicio o criterio.

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Cualquier informacin o cifras contenidas en el informe del contador pblico debern estar respaldadas en los papeles de trabajo. A medida que el profesional avanza en su trabajo debe considerar los problemas que pueden presentarse en la preparacin de su informe y anticiparse a incluir en los papeles de trabajo, los comentarios y explicaciones pertinentes. Se deben hacer amplios comentarios explicativos a cualquier planilla o anlisis preparado durante el trabajo. Los papeles de trabajo no estn limitados a informacin cuantitativa, por consiguiente, se deben incluir en ellos notas y explicaciones que registren en forma completa el trabajo efectuado por el contador pblico, las razones que le asistieron para seguir ciertos procedimientos y omitir otros y su opinin respecto a la calidad de la informacin examinada, lo razonable de los controles internos en vigor y la competencia de las personas responsables de las operaciones o registros sujetos a revisin. Estos tambin deben ser revisados por los supervisores para determinar lo adecuado y eficiente del trabajo del auxiliar sujeto a supervisin. En tales revisiones, los papeles de trabajo debern hablar por s mismos; estar completos, legibles y organizados sistemticamente, de tal manera que no sean necesarias informaciones suplementarias e interpretaciones por parte de quien los prepar. Debe tenerse presente que muchas veces, el informe no es preparado por la persona que efectu el examen sino por un supervisor, quien debe estar en condiciones de cumplir con su cometido sin la necesidad de interrogar continuamente al auxiliar responsable de la elaboracin de los papeles de trabajo. PREPARACION DE PAPELES DE TRABAJO PREPARACION, CONTENIDO Y ESTRUCTURA GENERAL

cliente y ejercicio a revisar fecha nombre y apellidos del sujeto objeto de los mismos cuando el auditor utilice marca o smbolo tiene que explicar su significado

CONTENIDO MNIMO DE LOS PAPELES

Evidencia que los estados contables y dems informacin, sobre los que va a opinar el trabajador, estn de acuerdo con los registros de la empresa.

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Relacin de los pasivos y activos, demostrando de cmo tiene el auditor evidencia de su existencia fsica y valoracin. Anlisis de las cifras de ingresos y gastos que componen la cuenta de resultados. Prueba de que el trabajo fue bien ejecutado, supervisado, revisado. Forma el sistema de control interno que ha llevado el auditor y el grado de confianza de ese sistema y cul es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. Detalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno y conclusiones a las que llega. Detalle de las contrariedades en el trabajo y soluciones a las mismas.

NO DEBEN CONTENER:

no ser copia de la contabilidad de la empresa no ser copia de los estados financieros no ser copia de la auditoria del ao pasado.

ESTRUCTURA GENERAL DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben contener los requisitos mnimos siguientes:

El nombre de la compaa sujeta a examen rea que se va a revisar Fecha de auditoria La firma o inicial de la persona que prepar la cdula y las de quienes lleven a cabo la supervisin en sus diferentes niveles. Fecha en que la cdula fue preparada Un adecuado sistema de referencias dentro del conjunto de papeles de trabajo Cruce de la informacin indicando las hojas donde proceden y las hojas a donde pasan Marcas de auditora y sus respectivas explicaciones Fuente de obtencin de la informacin Los saldos ajustados en los papeles de trabajo de cada cdula analtica debe concordar con las sumarias y estas con el balance de comprobacin. 1. USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo son diseados y organizados para cumplir con las circunstancias y las necesidades del auditor para cada auditoria en particular. El uso de papeles de trabajo

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estandarizados (por ejemplo, listas de control, cartas machote, organizacin estndar de papeles de trabajo) puede mejorar la eficiencia con que son preparados y revisados dichos papeles de trabajo. Facilitan la delegacin de trabajo a la vez que proporcionan un medio para controlar su calidad. 2. NATURALEZA De la misma manera que los libros, registros y documentos de la contabilidad respaldan y comprueban los balances y losestados financieros de las empresas, as tambin los papeles de trabajo constituyen la base del dictamen que el contador pblico rinde con relacin a esos mismos balances y estados financieros. Cuando una empresa da a conocer el resultado de sus operaciones, siempre lo hace a travs de los estados financieros que ha preparado, y no mediante los libros y registros contables o procedimientos administrativos. El dictamen del auditor debe ser suficiente para los efectos de informar, por lo tanto no revelar ninguna informacin confidencial que haya obtenido en el curso de una auditoria profesional excepto con el consentimiento del cliente. Si el dictamen del auditor fuera objetado o refutado el profesional puede recurrir -y en algunos casos se ve obligado-, a presentar sus papeles de trabajo, tanto como prueba de su buena fe, como de la correccin tcnica de sus procedimientos para llegar a su dictamen. 3. CONFIDENCIALIDAD 4. PROPIEDAD Los papeles de trabajo son propiedad del auditor, l los prepar y son la prueba material del trabajo efectuado; pero, esta propiedad no es irrestricta ya que por contener datos que puedan considerarse confidenciales, est obligado a mantener absoluta discrecin respecto a la informacin que contienen. Es decir, los papeles de trabajo son del auditor, pero queda obligado al secreto profesional que estipula no revelar por ningn motivo los hechos, datos o circunstancias de que tengan conocimiento en el ejercicio de su profesin (a menos que lo autorice l o los interesados y salvo los informes que obligatoriamente establezcan las leyes respectivas).
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CLASES DE PAPELES DE TRABAJO Se les acostumbra clasificar desde dos puntos de vista: Por su uso

Papeles de uso continuo. Papeles de uso temporal.

Por su contenido

Hoja de trabajo. Cdulas sumarias o de Resumen. Cdulas de detalle o descriptivas. Cdulas analticas o de comprobacin.

Los papeles de trabajo pueden contener informacin til para varios ejercicios (acta constitutiva, contratos a plazos mayores a un ao o indefinidos, cuadros de organizacin, catlogos de cuentas, manuales de procedimientos, etc.). Por su utilidad ms o menos permanente a este tipo de papeles se les acostumbra conservar en un expediente especial, particularmente cuando los servicios del auditor son requeridos por varios ejercicios contables. De la misma manera los papeles de trabajo pueden contener informacin til solo para un ejercicio determinado (confirmaciones de saldos a una fecha dada, contratos a plazo fijo menor de un ao, conciliaciones bancarias, etc.); en este caso, tales papeles se agrupan para integrar el expediente de la auditoria del ejercicio a que se refieran. 1. POR SU USO: 2. POR SU CONTENIDO: Aunque en diseo y contenido los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginacin, existe en la secuela del trabajo de auditora papeles clave cuyo contenido est ms o menos definido. Se clasificarn de acuerdo a la fase de la auditoria, ya sea de planificacin o ejecucin del trabajo. Entre estos estn:

Planificacin de auditoria Hojas de trabajo Cdulas sumarias o de resumen Cdulas de detalle Cdulas narrativas

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Cdulas de hallazgos Cdulas de notas Cdulas de marcas

Papeles de trabajo preparados y/o proporcionados por el rea auditada. Entre los que figuran:

Estados financieros Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas Planes de trabajo Programacin de actividades

INFORMES DE LABORES Papeles de trabajo obtenidos de otras fuentes. Son los documentos preparados u obtenidos de fuentes independientes al rea auditada. Algunos de estos son:

Confirmaciones de saldos Interpretaciones autnticas y normativa publicada Decretos de creacin de unidades Opiniones Jurdicas Opiniones Tcnicas

Las cdulas de auditora se pueden considerar de dos tipos:

Tradicionales. Eventuales.

Las tradicionales, tambin denominadas bsicas, son aquellas cuya nomenclatura es estndar y su uso es muy comn y ampliamente conocido; dentro de estas se encuentran las:

Cedulas sumarias.- Que son resmenes o cuadros sinpticos de conceptos y/o cifras homogneas de una cuenta, rubro, rea u operacin. Cedulas analticas.- En ellas se coloca el detalle de los conceptos que conforman una cdula sumaria.

Por ejemplo: La cedula sumaria de cuentas por cobrar a clientes informar, por grupos homogneos, los tipos de clientela que tiene la entidad sujeta a auditoria: clientas mayoreo, clientes gobierno, as como el saldo total de cada
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grupo. Las cdulas analticas se harn una por cada tipo de clientela, sealando en ellas como est conformado el saldo de cada grupo. Las eventuales no obedecen a ningn tipo de patrn estndar de nomenclatura y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser cdulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones, cartas de salvaguarda, cdulas de recomendaciones, control de tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos ms tipos de cedulas que pudieran presentarse. MARCAS DE AUDITORIA E INDICES DE REFERENCIAS Marcas de auditoria Los procedimientos de auditora efectuados se indican mediante smbolos de auditora. Dichos smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo. Aunque no exista un sistema de marcas estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarizacin de smbolos para una lnea de auditora o para grupos especficos de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cdulas determinadas. Esta es una tcnica que ahorra tiempo, elimina la necesidad de explicar los procedimientos de auditora que son similares ms de una vez, y elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrs y para adelante los papeles de trabajo para encontrar la leyenda estndar. Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicacin en el cuerpo de un papel de trabajo compuesto de anotaciones y cifras escritas en lpiz. Se debe Evitar los smbolos superpuestos complejos o similares; los nmeros o letras simplemente rodeadas por un crculo proporcionan un orden secuencial y fcil de seguir. Algunos requisitos y caractersticas de las marcas son los siguientes: La explicacin de las marcas debe ser especfica y clara.

- Los procedimientos de auditora efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis, etc.
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Las marcas de auditora son smbolos utilizados por el auditor para sealar en sus papeles de trabajo el tipo de revisin y prueba efectuadas los cuales reportan los siguientes beneficios. - Facilita el trabajo y aprovecha el espacio al anotar, en una sola ocasin, el trabajo realizado en varias partidas. - facilita su supervisin al poderse comprender en forma inmediata el trabajo realizado. Son seales o tildes utilizadas para indicar brevemente el trabajo realizado sobre importes, partidas, saldos y/o datos sujetos a revisin. Es importante sealar que estas marcas no tienen significado por s mismas y por ende, siempre que se utilicen deben ser explicadas. En cualquier caso, es conveniente llegar a establecer una convencin de signos que permitan su normalizacin, lo que es ventajoso desde el punto de vista en el cual todos los usuarios interpretarn de manera idntica e inequvoca el significado de un determinado smbolo. Objetivo: Las marcas e ndices de auditora se utilizan para explicar en forma sucinta, la aplicacin de una determinada tarea o tcnica de auditora, inherente al trabajo mismo o las tareas de revisin del trabajo. Reglas: Al emplear las marcas de auditora deben tenerse presente las siguientes reglas: Es conveniente escribir las marcas en color diferente al utilizado en el resto del papel. Deben ser escritas al margen derecho o izquierdo del dato que ha sido revisado. Para referenciar un conjunto de cifras y evitar la repeticin de la marca en cada una de ellas, es conveniente utilizar signos de agrupacin que los engloben. El significado de la marca debe ser anotada en forma clara y concisa en la parte inferior de los papeles de trabajo o hacer referencia al papel de trabajo donde se explica la misma.

No se debe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes. Debe evitarse recargar el papel con el uso excesivo de marcas, ya que ello crea confusin y dificulta la supervisin.
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Ventajas: Entre las ventajas del uso de marcas pueden citarse las siguientes: - Se pueden escribir rpidamente, lo cual implica ahorro de tiempo - Eliminan la necesidad de aclaraciones extensas - Evitan repetir explicaciones similares y detalladas en diferentes papeles de trabajo - Facilitan la rpida y eficiente supervisin de los papeles de trabajo.

CONCLUSION

Se concluye que la auditoria por ciclo de transacciones es una visin de la auditoria en un enfoque transversal que se introduce en el ser de la auditoria y revela desde ese punto el enlace que las cuentas tienen entres si, y que en realidad se afecta si se cambia alguna transaccin no solo afecta a la propia cuenta sino que afectara directa o indirectamente a otras que podemos analizar.
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BIBLIOGRAFA Rogel Marcus, Walter Stuardo. Auditora del Ciclo de Tesorera de una Empresa Comercial que posee distintas unidades operativas.

Universidad de San Carlos de Guatemala. Noviembre 2,002. Roldan de Morales, Licda. Zoila Esperanza. Recopilacin de Auditora por Ciclos. Segunda reimpresin. Universidad de San Carlos de Guatemala. Agosto 2,001. Roldan de Morales, Licda. Zoila Esperanza. Auditora de una Empresa Comercial, Tomos I, II y III. Segunda reimpresin de la Primera Edicin. Departamento de Publicaciones. Universidad de San Carlos de Guatemala. Julio 2,002.

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