Sunteți pe pagina 1din 3

REGISTRELE I FORMELE DE CONTABILITATE 9.1.

Caracteristica registrelor contabile i clasificarea lor Registrele contabile reprezint nite foi volante sau fie, care au destinaia de a acumula datele curente din documentele primare n scopul generalizrii acestora i determinarea indicatorilor respectivi. Teoria i practica contabil au generat o diversitate de forme privind coninutul registrelor. Astfel, n raport cu forma pe care o pot avea registrele contabile pot fi: 1. Registre sub form de cri, numerotate, semnate i parafate, pe a cror ultim pagin se menioneaz destinaia, numrul de file i se aplic semntura persoanelor n drept. Prezint avantajul c lucrrile nregistrate n aceste registre sunt n siguran, dar sunt din ce n ce mai puin utilizate, pentru c ngreuneaz diviziunea muncii, fiind nlocuite odat cu introducerea evidenei contabile pe calculator; 2. Registre sub form de fie (foi volante, situaii), nltur dezavantajele celor sub form de cri, ntlnite de regul sub forma fielor volante, ce se pstreaz pe parcursul utilizrii n cartoteci sau bibliorafturi sub forma foilor volante cu liniatur i rubricatur adecvat necesitilor de utilizare pentru nregistrarea prin transcopiere sau computerizat; Dup criteriul modului de nregistrare n conturi; Registre de contabilitate pentru nregistrri cronologice, care servesc la nregistrarea operaiilor economice n ordinea succesiunii lor n timp. Ele servesc ca documente obligatorii de nregistrare cronologic a micrilor patrimoniale, precum i ca mijloace de prob n relaiile cu organele fiscale sau n litigii. 1. Registre de contabilitate pentru nregistrri sistematice servesc la nregistrarea operaiilor economice, grupate dup coninutul i natura economic, respectnd ordinea succesiunii n timp Dup sfera de cuprindere a datelor contabile registrele contabile pot fi; a) Registre de eviden sintetic, care servesc la nregistrarea, centralizarea i generalizarea datelor contabile, privind ntreaga activitate a unitii patrimoniale, necesare ntocmirii i prezentrii rapoartelor financiare. De exemplu, registrul jurnal-order (modelul se prezint n tabelul 9.1), este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz sub forma de articole contabile toate operaiile patrimoniale, fie n ordinea cronologic a ntocmirii documentelor contabile, fie n ordinea intrrii n ntreprindere (n cazul documentelor contabile provenite de la teri). nregistrrile operaiilor patrimoniale n Registrul Jurnal-Order cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ, sumele pariale i toate operaiile i conturile debitoare i creditoare corespunztoare operaiilor efectuate. Ca exemplu de registru sintetic servete i registrul cartea-mare al crui model se prezint n tabel, este un registru sistematic contabil obligatoriu, utilizat pentru nscrierea lunar, direct sau prin gruparea pe conturi corespondente, a nregistrrilor efectuate n jurnal-ordere, stabilindu-se astfel, situaia fiecrui element patrimonial la un moment dat, respectiv soldul iniial, rulajele debitoare i creditoare i soldul final. Registru cartea-mare deine un rol important n sistematizarea i structurarea rulajelor fiecrui cont utilizat, pe conturi corespondente. Este totodat, un instrument de verificare a nregistrrilor contabile efectuate i de asemenea, o surs pentru furnizarea datelor necesare analizei bilanului contabil. Registrul cartea-mare se utilizeaz de asemenea pentru ntocmirea balanei de verificare lunar. Se arhiveaz la unitatea patrimonial, alturi de celelalte documente contabile. b) Registre de contabilitate analitic, care servesc la nregistrarea i urmrirea detaliat a diferitelor elemente patrimoniale, n etalon natural i n etalon valoric. 9.2. Formele de contabilitate Forma de contabilitate exprim modul de organizare a ciclului contabil de prelucrare a datelor n scopul obinerii fondului de informaii care s caracterizeze n expresia valoric, starea i micarea patrimoniului. Ciclul contabil de prelucrare a datelor constituie totalitatea etapelor de prelucrare a datelor n contabilitate. n scopul obinerii de informaii privind situaia patrimoniului i rezultatele perioadei de gestiune ciclul contabil se
1

realizeaz prin implementarea unei forme de contabilitate. Instrumentele de lucru ale formei de contabilitate sunt: documentele contabile (documente primare i registre contabile); listele de inventariere; balanele de verificare; bilanul contabil. Avnd n vedere coninutul formei de contabilitate i instrumentele de lucru ale acesteia, forma de contabilitate poate fi definit drept un sistem de documente corelate ntre ele ce servesc la nregistrarea i prelucrarea, dup anumite reguli, a strii i micrii elementelor patrimoniale, ca urmare a operaiilor economice. Legea contabilitii prevede c orice ntreprindere are obligativitatea de ai organiza i conduce contabilitatea proprie asigurnd: ntocmirea documentelor justificative n care s se consemneze la locul i momentul producerii lor toate operaiile care afecteaz patrimoniul; Prelucrarea i nregistrarea operaiilor economico-financiare n sistemul de conturi; Inventarierea anual a patrimoniului unitii; ntocmirea rapoartelor financiare anuale compuse din bilanul contabil, raportul privind rezultatele financiare i anexele la rapoartele financiare; Controlul asupra operaiilor patrimoniale efectuate; Furnizarea, publicitatea i pstrarea informaiilor cu privire la situaia patrimonial. Un alt element, ce determin forma de contabilitate este cel al structurii nregistrrii contabile. n acest sens se pot folosi dou variante: a) prin dezvoltarea pe conturi corespondente a debitului i creditului fiecrui cont; b) prin dezvoltarea pe conturi corespondente numai a creditului fiecrui cont. Formele de contabilitate folosite de ntreprinderi sunt urmtoarele: memorial-order; jurnal-order; automatizat; Forma memorial-order prevede urmtoarele registre i procedee n reflectarea operaiilor economice din perioada de gestiune. n baza documentelor primare se ntocmesc documente centralizatoare, n care datele snt grupate i totalizate dup anumite criterii de grupare. De exemplu dup cile de intrare sau de ieire. Conform datelor totalizate n aceste documente centralizatoare, se ntocmete un memorial-order. Acest memorial-order se ntocmesc pe formulare tipizate, pentru fiecare grup omogen de operaii, De ex. Pentru operaiile de cas se ntocmete memorialul-order Nr. 1, pentru operaiile de decontare memorialul-order Nr.2 etc. Evidena analitic se ine n diferite fie sau registre. Acestea snt completate n baza documentelor centralizatoare, sfritul lunii, n scopul verificrii datelor analitice i sintetice. n baza registrului memorial-order se fac nregistrri n Cartea Mare. Aici se calculeaz soldurile la sfritul lunii. Dup verificarea datelor prin intermediul balanei de verificare a conturilor analitice, i a balanei de verificare a conturilor sintetice, n baza datelor din Cartea Mare se ntocmete bilanul contabil. Forma de contabilitate jurnal-order se caracterizeaz prin nregistrarea succesiv a informaiilor contabile, mai nti cronologic n documente primare i apoi sistematic n registrele contabile. Trstura esenial a acestei forme de contabilitate este cea a dezvoltrii creditului fiecrui cont n coresponden cu conturile debitoare respective. Formularele principale sunt jurnalele-ordere. Acestea se deschid lunar pentru creditul conturilor i oglindesc toate operaiile din cursul lunii n creditul unui sau mai multor conturi, n coresponden cu conturile debitoare, respective. Debitul fiecrui cont desfurat pe conturi corespondente creditoare se obine ntr-o form centralizat la sfritul fiecrei luni prin gruparea datelor din jurnale. n acest scop se ntocmete cartea-mare, n cadrul creia se stabilesc lunar rulajele debitoare desfurate pe conturi corespondente creditoare, rulajul creditor ca total valoric i soldul fiecrui cont, pentru unele conturi se ntocmesc situaii speciale privind debitul n coresponden cu conturile creditoare. Formularele proprii acestei forme de contabilitate sunt: documentele justificative; jurnalele-ordere pentru creditul conturilor; cartea-mare, pentru debitul i creditul conturilor; fie sau situaii pentru evidena analitic; balana de verificare; listele de inventariere; bilanul contabil i anexa la bilan; nregistrrile n jurnal, situaii i fie se fac cronologic i sistematic direct din documentele justificative, contate anterior. La sfritul lunii prin centralizarea i gruparea datelor din jurnalele-order se realizeaz
2

nregistrarea n cartea-mare ca instrument pentru evidena sintetic sistematic. La sfritul lunii se ntocmesc balane de verificare a conturilor sintetice i analitice. Forma automatizat de contabilitate a adaptat formele de contabilitate la utilizarea tehnicii de calcul electronic. Ciclul de prelucrare a datelor are la intrare n calculator formula contabil. Pe baza ei, se cldete ntregul sistem de stocare i prelucrare a datelor. Pe baza datelor introduse n calculator se editeaz obligatoriu registrele contabile. n mod obligatoriu sunt editate, lunar, balanele de verificare ale conturilor. Forma de contabilitate automatizat este n form de program. La rndul su ea cuprinde mai multe compartimente sau sub programe: contabilitatea materialelor; contabilitatea mijloacelor bneti; contabilitatea consumurilor i cheltuielilor; contabilitatea decontrilor. Informaia din documentele primare n conformitate cu programa dinainte ntocmit este nserat n memoria calculatorului. Aceast nserare se face sub form de dialog a operatorului contabil cu calculatorul. Dup programul respectiv operatorul d comand de a evalua datele, de a le grupa i respectiv se ntocmesc registrele contabilitii. n rezultatul acestor operaii se obin registre de eviden sintetic i analitic n form de mainograme. Operatorul poate obine aceste mainograme n diferite forme n funcie de necesitile sale. n baza acestor mainograme se ntocmete Cartea Mare. Dac n program este prevzut registrul Cartea Mare atunci acestea la fel se elaboreaz n mod automat. n baza Crii Mari se ntocmete bilanul contabil.