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Module 2 :
Lorganisateur et la conduite du changement
Conduite du Changement
Objectifs pdagogiques
Connatre les diffrentes dimensions danalyse et daction de la conduite du changement. Assurer un pilotage dans le temps des actions en cohrence avec le programme de transformation et son avancement.
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Conduite du changement
Sommaire
Jour 1 : Nos expriences Fondements, principes, convictions Conduite du changement et programme de transformation tude de cas : 1er temps de travail Mthode et dmarche Jour 2 : tude de cas : 2eme temps de travail puis partage Mthode et dmarche (suite) Le moteur du dispositif : lanalyse dimpacts Jour 3 : tude de cas : 3eme temps de travail puis prsentation des travaux Conclusion de la formation
Exemple 1 : Projet dEntreprise Exemple 2 : Intgration Post-Fusion Exemple 3 : Grand Projet Systme dInformation
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Conduite du changement
Conduite du changement
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Conduire le changement ?
Il faut cesser de croire que parce quune ide est bonne, elle passera naturellement dans les faits : le changement ne se dcrte pas
(Michel Crozier)
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Conduite du changement
Refus Colre
Tristesse
Les ractions par rapport labandon du systme actuel
Mais pourquoi ? Et pourquoi moi ? Pas question Dommage, cela ne sera plus pareil !
Acceptation Engagement
Les ractions par rapport lacceptation du systme futur
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
Peur
On ny arrivera jamais
Ngociation
Jai compris quil fallait y aller, ventuellement, certaines conditions!
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Conduite du changement
Impacts perus
Perceptions et attentes des acteurs directement concerns par le changement
Impacts rels
Consquences relles du changement sur lenvironnement de travail, le fonctionnement, lexercice du mtier
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Conduite du changement
Importance de lcart "peru / rel" Identification des facteurs causaux Clarification de la cible et du primtre Traduction en terme de besoins : Dinformation - communication Daccompagnement (coaching) De formation .
Lexprience montre que les personnes sont souvent attaches des lments non formaliss qui constituent le pacte implicite de toute organisation. Celui-ci existe quasiment toujours entre une organisation et ses membres. Jamais formalis, il conditionne souvent les attitudes et sert de cadre de rfrence de nombreuses dcisions. Seules les personnes disposant dune certaine anciennet dans lentreprise lapprhendent.
Le pacte implicite rend possible ou impossible certaines volutions. Dans un projet de changement, cest une des premires choses quil faut avoir identifie.
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
RESISTANCES AU CHANGEMENT
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A
B
Assurer lautonomie du client et la prennit du projet par un transfert de comptences tout au long du projet
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
Une des possibilits de diminuer le risque de rejet lors de cette traverse de dsert , est quelle soit reconnue ouvertement par la ligne managriale
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Les principes sociologiques de dmultiplication par le leadership peuvent se caricaturer par le schma de la tche dhuile
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Conduite du changement
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Conduite du changement
Sintresser spcifiquement chaque population impacte Utilisateurs directs (commerciaux, ordonnateurs, comptables, ) Utilisateurs indirects Hirarchie Responsables informatiques locaux Pour chaque population Prendre en compte les changements dorganisation et de comptences au del des changements doutils informatiques Imaginer le nouvel quilibre du poste de travail
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Conduite du changement
Donner un sens concret aux rformes engages, Faire adhrer les personnes, Mobiliser les nergies individuelles
Une dmarche de conduite du changement doit permettre, tant que le fonctionnement attendu nest pas stabilis, de :
Anticiper et grer les ractions individuelles et collectives Scanning terrain rgulier des interrogations, des craintes, et des rsistances Associer et mobiliser Participation active des utilisateurs tout au long du projet Informer Communication cible Former Apprentissage adapt
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Conduite du changement
Convictions Aborder le changement selon une approche mtier (et non outil) Implication dexperts mtier dans le projet Structuration des outils autour des processus mtier Ne jamais oublier les enjeux organisationnels Adopter une dmarche participative et progressive Une capacit fonctionner en quipes mixtes apport mthodologique + porteurs internes et mobiliser les acteurs de terrain en matrisant dlais et qualit
Un transfert de comptence pendant le projet pour assurer lautonomie du client et la prennit du projet
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
Changement de niveau 1 : Comment changer sans changer On est dans une situation donne, on a conscience de devoir changer, on accepte lide de changement Mais on la met en uvre dans lancien cadre de la situation : on fait plus de la mme chose Les efforts mis en uvre pour changer peuvent alors : tre efficaces (rarement), tre sans effets (plus souvent) Renforcer les difficults actuelles (encore plus souvent !) Changement de niveau 2 : Comment devenir diffrent On prend du recul par rapport la situation ; on regarde autrement le systme qui est en jeu. Ce nouveau regard nous conduit adopter de nouvelles rfrences. Le changement prend place dans un nouveau cadre. 2 personnes peuvent vivre un mme vnement comme un changement de type 1 ou comme un changement de type 2
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Conduite du changement
et programme de transformation
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Les douleurs , le dclic Tant quun travail de recherche approfondi avec le commanditaire (sponsor,) nest pas fait sur le diagnostic rel des causes aboutissant lobligation de changement, il sera quasi impossible de donner le sens indispensable aux acteurs pour quils se mettent en mouvement.
Analyse stratgique
Projet B
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
Programme de transformation
Programme de transformation
Conduite du changement
Projet D
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Conduite du changement
Projet A
Projet B
Projet C
Conduite du changement
Le cas dtude
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Le pitch Une grande ville franaise a dcid de lancer une vaste opration de location de vlos dans toute la ville (prs de 1000 stations / plusieurs milliers de vlos) afin de convertir un maximum de ses habitants ce moyen de transport, par analogie tous les projets similaires existants dj en France. Elle a conscience du changement de comportement que cela implique de la part dun grand nombre dacteurs. Elle demande donc une assistance en conduite du changement un cabinet de conseil afin de prsenter un plan daction aux lus. On notera par ailleurs que le maire souhaite se reprsenter aux prochaines chances lectorales.
Vous devrez in fine proposer aux lus locaux un plan de conduite du changement.
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Recherche des douleurs lorigine de ce projet. Reformulation du programme de transformation global et proposition des projets parallles .
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Conduite du changement
Identification de lensemble des cibles concernes par le projet. Regroupement par similitudes appropries en fonction de lattitude par rapport au changement . Classement par application des 2 critres
Simulation dun atelier danalyse dimpact :
Pour vos familles de cibles respectives, identifier les impacts (qui, pourquoi, quand, etc.) Tout au long du projet ; Au passage en exploitation
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
En exploitation.
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Conduite du changement
Les impacts
laborer une proposition de plan dactions de conduite du changement qui sera soutenue devant les lus.
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Conduite du changement
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Conduite du changement
Le Rugby Ball , modle du groupe Atos
Le groupe Atos utilise pour les projets de management du changement un modle : le Rugby Ball , dont la structure permet de couvrir exhaustivement, toutes les problmatiques souleves par des programmes de transformation.
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Conduite du changement
Comment ?
Les actions
Pourquoi ?
La stratgie, le sens
Qui ?
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Lhumain
Conduite du changement
Pourquoi ?
La stratgie, le sens
Donner du sens aux rformes engages : un sens concret pour chacun, Susciter ladhsion des personnes impactes directement ou indirectement, Sassurer de la cohrence et de la compatibilit entre les cibles organisationnelles, techniques et les dimensions managriales et sociales de lentreprise
Jai compris > les enjeux Jy crois > le sens Je peux et jy vais > les leviers dactions
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Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
Avec qui : les managers soutenus ventuellement par des leaders du changement Pour qui : cartographie des acteurs, plans dactions adapts En lien par le plan de communication et de mobilisation
Qui ?
Lhumain
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Conduite du changement
Principe de dmultiplication
Comment ?
Les actions
Communication
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Conduite du changement
Documentation
Ampleur de limpact
Soutien au dmarrage
Formation
Niveau managers :
Pourquoi ? valeurs et culture commune Qui ? Avec quelles quipes ? Comment ? Lcole dapplication
A construire collectivement et individuellement
Pourquoi ? Construire le sens pour tous Qui ? Avec qui ? Comment ? Chantiers oprationnels
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1.
2. 3. 4.
Notre dmarche consiste explorer les diffrentes thmatiques souleves dans le Rugby Ball chacune de ces tapes :
60% 1) INGENIERIE GENERALE DU 40% CHANGEMENT 10% 40% 4) 3) 40% EVALUATION ACCOMPAGNEMENT DU 40% DU CHANGEMENT CHANGEMENT 20% 50%
33%
CHANGEMENT 33%
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Conduite du changement
2) PREPARATION 33% DU
Nous privilgions de travailler sur des cycles courts itratifs pour pouvoir dfinir des cibles concrtes, rapidement atteignables dans le temps et qui contribuent maintenir la dynamique autour des projets du programme.
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Conduite du changement
De plus, cette dclinaison permet daffronter lenjeu actuel de lvolution des organisations : en perptuel changement afin de sadapter constamment lenvironnement .
60% 1) INGENIERIE GENERALE DU CHANGEMENT 2) PREPARATION DU CHANGEMENT 3) ACCOMPAGNEMENT DU CHANGEMENT 4) EVALUATION DU CHANGEMENT
40%
Cadrer les Cadrer les enjeux du projet enjeux du projet Analyser le Analyser le contexte et contexte et lexistant lexistant Dfinir la Dfinir la cible cible Analyse dimpact V.1 = il sagit dun premier niveau danalyse qui pourra tre approfondie par la suite en allant plus loin s dan la granularit.
Dterminer les typologies et Dterminer les typologies et un premier niveau de un premier niveau de granularit du changement granularit du changement =>tude dimpacts V.1* =>tude dimpacts V.1* Dgager les principes Dgager les principes directeurs de la Cdc directeurs de la Cdc Btir les principes Btir les principes de fonctionnement de fonctionnement de lquipe projet de lquipe projet Construire le Construire le dispositif de dispositif de pilotage et les pilotage et les tableaux de bord tableaux de bord
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Conduite du changement
Mettre en uvre les principes Mettre en uvre les principes de fonctionnement de lquipe de fonctionnement de lquipe projet (CAC*) :: structurer son projet (CAC*) structurer son rle et ses travaux rle et ses travaux Btir le plan de conduite du Btir le plan de conduite du changement ** changement ** Mettre en place les modalits Mettre en place les modalits de suivi (calendrier, tableau de de suivi (calendrier, tableau de bord) bord) Faire un transfert de Faire un transfert de comptences progressif comptences progressif lquipe projet lquipe projet
* CAC, cellule daccompagnement au changement ** Plan de conduite du changement en 6 leviers : formation, comm accompagnement et soutien des gestionnaires/agents
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, Conduite du changement
Agents du changement
Haut
Lingnierie gnrale est dcline, pour chacun des leviers, en plan dactions oprationnel : Le plan de communication est dfini et dclin ds cette phase Les actions de soutien au management sont dfinies et mises en uvre La gestion des volutions est initialise et dcline dans un jalonnement des actions entreprendre Le plan de formation est dfini La structure de la documentation ncessaire est dfinie.
Opposants
x x
Avocats
Comprhension du projet
Indiffrents
Contreurs
Bas Contre Pour
Suiveurs
Formation
Ampleur de limpact
Documentation
Communication
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Conduite du changement
ACCOMPAGNEMENT
DU CHANGEMENT
Former les agents du Former les agents du changement (RAC) changement (RAC) ou formateurs ou formateurs Exprimenter le Exprimenter le dispositif de cdc sur un dispositif de cdc sur un site pilote ** site pilote
Gnraliser les kits Gnraliser les kits dploiement (formation, dploiement (formation, communication) via le communication) via le RAC** RAC** Continuer le transfert Continuer le transfert de comptences de comptences lquipe projet lquipe projet
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Conduite du changement
transformation transformation
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
Rinjecter le bilan Rinjecter le bilan dans le projet de dans le projet de transformation global transformation global de la structure de la structure
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Conduite du changement
Conduite du changement
Le moteur du dispositif : Lanalyse dimpacts
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Macro typologie des cibles de population par rapport au changement : - Regroupement par lanalyse des dimensions : bien-fond du changement, impacts positifs-ngatifs, rels-perus,.. - Application de 2 critres : - importance du changement, - poids sur le changement Repres de dimensionnement : - mergence dune vingtaine de types de populations - Focalisation sur cinq familles majeures
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
Principes dessaimage : - Arroser les autres par les actons gnralises - Toujours penser au management intermdiaire
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Les ateliers permettent dtablir par type de population les fiches de synthse suivantes. Les ateliers peuvent tre complts par des entretiens individuels. Les premiers
Analyse dimpacts perus et rels
Nombre
123
Nat. Changement degr Impact rel ou peru leviers message perte d'autonomie fort
F
83,2 %
support
16,8 %
TP
48,8 %
Perception et attentes
11,7 ans
2010-2015 : 48
Impacts rels
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Conduite du changement
Dparts la retraite
2001-2010 :11
Critres dadhsion
Lanalyse dcarts peru / rel permet de classer les population sur le diagramme Perceptions / Impacts
Jugement sur le bien-fond des rformes
Non remise en cause sur le bien-fond de la rforme
20 % de convaincus
Population 1
Population 3
Impact ngatif
Population 2
20 % dopposants
Impact positif
Population 5 Population 4
60 % dhsitants
Impacts anticips sur les situations personnelles : conditions de travail, autonomie, polyvalence, responsabilits,
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Rforme conteste sur le fond
Structuration du plan daction La stratgie d'acclration du changement doit sadapter selon le positionnement des populations dans le diagramme Perceptions / Impacts
Jugement sur le bien-fond des rformes
Non remise en cause sur le bien-fond de la rforme
Population 1 Rassurer, Associer, Population 2 Population 3 Encourager Anticiper, Traiter les situations
Population 5
Impact positif
Impacts anticips sur les situations personnelles : conditions de travail, autonomie, polyvalence, responsabilits,
44 /130 Conduite du changement
La stratgie de conduite du changement est mise en uvre par nature dimpact via des actions adaptes son ampleur :
Type dactions selon lampleur de limpact
Formation
Documentation
Communication
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Population 3
Population 2
Population 1
Population 5 Population 4
Cible attendue
Ampleur de limpact
Documentation
Communication
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Conduite du changement
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Conduite du changement
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Conduite du changement
DECIDER VITE
Mettre en place des GROUPES DE COMPETENCE pour laborer ensemble Elaborer une vraie stratgie : lisible durable
VOIR LOIN
AGIR PRS
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Conduite du changement
SINCRIT
dans la stratgie
QUAND
COMMENT
OU
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Conduite du changement
moi !
moi face : linconnu, au changement !
Et moi ?
Et moi : quel sera mon poste ? quelle sera mon implantation ?
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Conduite du changement
OU ?, QUAND?
Mais surtout :
et
UNE QUESTION Oprationnelle : COMMENT ?
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
POURQUOI ?
POURQUOI ? VOUS et NOUS ? pourquoi
et
POURQUOI FAIRE ?
pour quel projet !
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
et Cest LA RENCONTRE
DE VOS ATOUTS DE NOS DFIS
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
et
LA RENCONTRE
DE VOS ATOUTS SPCIFIQUES DE NOS DFIS COMMUNS
Vos savoir-faire
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Leffet de taille
Conduite du changement
et
Pourquoi ?
VOS ATOUTS
Votre fonds de commerce
310 000 clients 246 points de vente 120 000 de Cion /agent 1,7 contrats / client
Vos implantations
Est PACA Sud-Est
Vos savoir-faire
Technicit Spcificit : - Call-center - Inspection - Actuariat
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Conduite du changement
et
Pourquoi ?
LEFFET TAILLE
Conduite du changement
et
Pourquoi ?
et
ont t tour tour confronts
la difficult de pouvoir crer
UN EFFET RESEAU
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et
Pourquoi ?
LEFFET RESEAU
A la recherche du triangle dor
TRE CONNU
La notorit
TRE AIM
Limage
TRE CHOISI
Le trafic
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et
Pourquoi ?
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Conduite du changement
et
Pourquoi faire?
2 Priorits
UNE AMBITION
SE DVELOPPER VENDRE plus FAIRE plus
UN OBJECTIF
TRE COMPTITIF SERVIR mieux
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
DEPENSER moins
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Conduite du changement
et
Pourquoi faire?
VENDRE
plus
FAIRE
plus plus de services
Offres bancaires Gestion patrimoniale
plus de multicanal
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
+ 50 %
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et
Pourquoi faire?
SERVIR
mieux 100% des agences et en espace Master dici fin 2002 !
DPENSER
moins
Une seule marque Une informatique partage Des filiales communes
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
= + de comptitivit
Conduite du changement
LE RAPPROCHEMENT
et
DES QUESTIONS lgitimes : O? COMMENT? UNE QUESTION cl : POURQUOI? UNE QUESTION oprationnelle : COMMENT?
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
et
Comment ?
UNE VOLONT : Ensemble UN PRINCIPE : Le parler franc UN IMPRATIF : Lurgence UNE MTHODE : La preuve par 9
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
et
Comment ?
changer
se connatre sexpliquer se rapprocher
couter
analyser comprendre proposer
Partager
nos atouts nos faiblesses nos complmentarits
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
et
Comment ?
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Conduite du changement
et
Comment ?
UN IMPRATIF : lurgence
UNE URGENCE
impose
par le calendrier
oblige
par le business Le client nattend pas
souhaite
par tous O ? Quand ? donner rapidement les rponses lgitimes
Conduite du changement
actions terrains
le closing
oprations commerciales
et
Comment ?
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Conduite du changement
Communication CoPil
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Conduite du changement
Jalons
Lancement des travaux tous chantiers du 21 au 23.01 CHANTIERS 1 : Relations Agents Compagnie 2 : Comptences 3 : Marketing et produits Grand Public 4 : Distribution Courtage Vie et Agent 5 : Distribution Courtage et Produits dEntreprise 6 : Oprations clientle 7 : Finances, comptabilit et FIN DE juridique LA 8 : Gestion des sinistres PERIODE 9 : Systme dinformations DES 9 1er dbriefing tous chantiers le 25.01
tat des lieux chantier 5 le 06.02 tat des lieux du chantier 9 le 08.02 Rgles du maillage cible du chantier 4, Df. objectifs de dv.t du chantier 5, tat des lieux chantier 7 le 15.02
S1
S2 S3 S4 S5 S6
SEMAINES
Proposition de solution pour les agences doublons du chantier 1 Fion des "sessions studio" du chantier 2 tat des lieux du chantier 3 Dfinition cible + organisation priode transitoire du chantier 6, Dfinition dun modle dorganisation du chantier 8 Expression des besoins SI tous chantiers le 22.02
S9
S8
S7
Conduite du changement
Dfinition cible organisationnelle des chantiers 1, 4 et 5 Cible et analyse dimpact du chantier 7, Dfinition et choix du scnario cible SI du chantier 9 le 01.03
La rgle
Toute action vis vis des salaris passe obligatoirement par la validation du chantier Comptences
Toute action vis vis du rseaux dagents passe obligatoirement par la validation du chantier Agents
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Conduite du changement
Respecter les modalits de traitement des sinistres (agents et courtiers). Coordonner rapidement les relations avec les courtiers partenaires (march sensible). Matriser et alimenter la communication avec les agents et les courtiers Vie.
75 /130 Conduite du changement
Qualifier lensemble des comptences pour les intgrer dans la rflexion sur la future organisation Sattacher viter le syndrome winner / loser" Minimiser les impacts sociaux
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
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Conduite du changement
Enjeux de dveloppement
( 1/2 )
A court terme (priode de transition) : Maintenir lactivit commerciale des rseaux en place, Veiller limiter lrosion ventuelle de portefeuille. Se mettre en situation de toujours pouvoir rpondre aux demandes/sollicitations de la clientle Accrotre le dveloppement et la productivit commerciale (au del de la runion des rseaux) par : La mise en uvre dun maillage optimal et animation sur le terrain, La mise disposition dune offre enrichie, La formalisation dun PAC commun : produits, moyens marketing et commerciaux, actions de communication.
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
Optimiser lorganisation des nouvelles Agences pour accrotre leur potentiel de dveloppement
79 /130 Conduite du changement
Enjeux de dveloppement
( 2/2 )
Etre plus fort ensemble dans le positionnement vis--vis des courtiers.
Mettre en uvre une organisation axe sur le service aux rseaux (agents et courtiers) : Qualit du service. Rapidit de traitement et de rponses commerciales. coute des attentes des rseaux.
Faire de la gestion des sinistres un levier de dveloppement : Matrise de la structure de cot (Rpercuter sur les tarifs IARD la matrise des cots et des charges de gestion des sinistres). Qualit client.
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
Enjeux de comptitivit
Matriser les cots de lorganisation cible :
Matriser voire rduire les frais de gestion (taille critique / organisation plus efficiente / benchmark des processus) :
Focaliser lorganisation et les processus sur la rapidit de traitement, la qualit de service, et la rduction des cots, Mettre en place une organisation volutive permettant dintgrer les diffrents portefeuilles dans une gestion unifie selon les principes de la dlgation.
Matriser voire rduire la charge sinistres (ngociations prestataires, ..). Matriser les cots de gestion de sinistres (rapprocher les organisations, fluidifier les circuits de gestion, mettre en place des process industriels, benchmark des process).
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Conduite du changement
Disposer rapidement doutils de pilotage performants. Optimiser les investissements informatiques. Concrtiser les synergies potentielles identifies par les tous les chantiers pour amliorer le niveau de rentabilit global. Mettre en ligne les ressources avec les besoins identifis.
des quipes :
Recueillir en amont et analyser les attentes des salaris ("trouver ou proposer une solution pour chacun"), Mettre en vidence et concrtiser la complmentarit des comptences, Faire converger et adhrer les collaborateurs internes sur le modle dorganisation retenu et le projet en dcoulant.
82 /130 Conduite du changement
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Conduite du changement
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Plan
Avancement Bilan intermdiaire Reste faire Restitution
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Conduite du changement
Avancement
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Conduite du changement
Bilan intermdiaire
Livrables "Bulles" Consolidation CI Consolidation / processus Proposition d'indicateurs Qualitatif Engagement et rsistance
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Conduite du changement
- Dossier DR 1 2 /
valuer leur inscription dans le plan de charge de chaque entit
- PDR
DR1 / DR2 *
* Design Review 1 dans le cas de l itration Grosse Maille * Design Review 2 dans le cas de l itration E valuation dtaille
Contractualiser l engagement
Autres contributeurs :
- Urbanisation - MOA (client) - Packaging
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Conduite du changement
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Conduite du changement
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Conduite du changement
Indicateurs
Vote 3
Commentaire
Facilit 2
Vote : Chaque votant dispose d'un bulletin de poids 3 et de 2 bulletins de poids 1 pour chaque processus. Le vote est indiqu par le nombre de points allous.
Facilit : vous notez de 1 (difficile mettre en uvre) 5 (facile mettre en uvre, voire existe dj) la facilit (en charge, cot, dlai) de la mise en uvre ventuelle de chaque indicateur propos
Tests
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Conduite du changement
Indicateur Nb problmes cumuls dcouverts en exploitation mensuellement Nombre de modifications du planning du packaging (en particulier d'utilisation des ressources) ; ventilation dans une typologie fonde sur l'impact. Nb dincidents plateforme (modif plan de packaging / projet ? planning Packaging ) Suivi en charge et en dlai des ressources du packaging (par phases) Ressources (n'appartenant pas au packaging) consommes vs prvues au Plan de Projet. Nombre de mises en production passes par le packaging ou non. (PF packaging, prc packaging ?) Nombre total de tests, nb de tests ayant donn un rsultat immdiatement positif, nombre de test ayant finalement t positifs (nb et pourcentage par rapport aux plans de tests).
Vote Qualit
Commentaire
Facilit
Reste faire
Validation de la consolidation des centres d'ingnierie s3 Consolidation par processus s3 - s4 Validation des consolidation par processus s4 Diffusion s4+ Slection d'indicateurs s3 Mise en uvre des indicateurs retenus Fvrier (dpend des indicateurs retenus)
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
Restitution
Prsentation de chaque processus par son propritaire en 1 heure (vendredi midi) - Amphithtre - "Accs libre"
Prsentation des processus connexes une entit organisationnelle - Invitation et organisation avec le manager Tout support la diffusion par les managers des processus et de leur esprit leurs quipes unions R Support d'actions pilotes Support au pilotage (indicateurs des processus)
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Conduite du changement
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Conduite du changement
15 mai 2004
Sommaire
Notice dutilisation du kit Prsentations destination des agents du poste Prsentation destination des ordonnateurs p.59
p.4 p.7 et 42
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Conduite du changement
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Conduite du changement
Jalon Lancement
Jalon Bascule
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Conduite du changement
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Conduite du changement
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Conduite du changement
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Sommaire
1. Point sur les dploiements Hlios dj raliss 2. Le cycle de dploiement dHlios dans notre poste 3. L'organisation pour raliser les travaux Dans notre poste Le rseau de soutien et d'accompagnement 4. Le pilotage de lopration Suivi du dploiement Dispositifs de soutien
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Conduite du changement
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Le dploiement dHlios
Le dploiement dHlios est planifi sur une dure de 30 mois
Jul
Oct
Jul
Oct
Jul
3000 postes
Dploiementindustrialisdes postes
La construction du plan de dploiement sest effectue en concertation avec les pilotes dpartementaux (t 2003) Le plan a ensuite t optimis (automne 2003) Pour rguler la charge des DI cibles Pour lisser le dploiement DFT puis valid par les dpartements et publi sur Magellan Une information pour les ordonnateurs est disponible sur le site Minefi colloc
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
Nous allons voquer : Lavancement du dploiement dHlios par rapport au plan initial Lexprience des postes qui ont bascul avant nous, et les enseignements en tirer pour notre prparation Lactualit la plus rcente du dploiement
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Conduite du changement
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Notre date de bascule Les dates de nos rptitions Le cycle que nous allons suivre :
Mois-6 Mois-5 Mois-4 Mois-3 Mois-2 Mois-1 Mois de bascule Mois+1
INITIALISATION
QUALIFICATION
POST-BASCULE
PREPARATION PREPARATION
REPETITION REPETITION N1 N1
REPETITION REPETITION N2 N2
Conduite du changement
LANCEMENT LANCEMENT
BASCULE BASCULE
Mois M-6
Mois M-5
Mois M-4
Mois M-3
Mois M-2
Mois M-1
Mois M Mois M
Mois M+1
Mois M+2
Mois M+3
L A N C E M E N T
P R E P A R A T I O N
Q U A L I F I C A T I O N
Applications actuelles
108 /130 Conduite du changement
I N I T I A L I S A T I O N
R E P E T I T I O N 1
R E P E T I T I O N 2
B A S BC A U S L CE U L E
P O S T B A S C U L E
B I L A N
Il comporte 11 procdures Pour prparer la migration PASSEPORT de dploiement Pour grer les interactions avec les acteurs du rseau et les ordonnateurs Il est rythm par de grandes tapes : les jalons Ces tapes nous permettent de nous assurer que nous runissons bien toutes les conditions pour poursuivre Ce sera notre instrument de travail pendant les mois venir Il prcise les travaux accomplir et les acteurs en charge de ces travaux Le contrat de service le complte Il matrialise notre engagement dans le dploiement, au travers des fiches de suivi renseignes a cours de lavancement de notre prparation la bascule Ainsi que celui du dispositif de soutien qui est mis en place pour nous accompagner
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
PASSEPORT de dploiement
Procdure Procdure formation Procdure formation Procdure formation Procdure formation Procdure formation Procdure formation de suivi Procdure de migration
Procdure formation
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Conduite du changement
P06 - Prparation
P07 - Qualification P08 - Initialisation P09 - Rptition de bascule
P10 - Bascule
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Conduite du changement
Des fiches de suivi constituent le contrat de service gestion du suivi du dploiement dans un poste Des fiches modles proposition de modle de document utiliser pour appliquer la procdure, Des fiches mthodes description prcise de la faon d'effectuer une action consigne dans la procdure
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Conduite du changement
Mois M
basculer oui !
B A S C U L E
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Conduite du changement
La fentre de tir
La bascule s'inscrit au niveau national dans une "fentre de tir" de 1 mois Pour basculer 80 PNC par mois (en rgime de croisire) sur chaque DI d exploitation, cela implique : d engager 80 bascules pendant les 2 premires semaines de chaque mois de terminer les bascules dans un dlai de 3 semaines la 4eme semaine du mois permet d'arriver au bout des bascules en difficult Si un poste n a pas ralis sa bascule dans la fentre de tir les donnes sont perdues, la bascule doit tre recommence.
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Conduite du changement
La complexit des oprations de bascule impose de rpter ces oprations dans des conditions aussi proche que possible de celles de la bascule finale pour la scuriser Deux campagnes d'entranement la bascule sont prvues par PNC La 1re Rptition est un "tir de rglage" qui permet la mise au point des oprations. La 2me Rptition est un "tir en vraie grandeur" qui valide le scnario de la bascule. La Bascule est droule selon le mme scnario que celui de la 2me rptition.
Mois M-2
Mois M-1
Mois M
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Conduite du changement
R E P E T I T I O N
R E P E T I T I O N
B A S C U L E
Il faut s'entrane r
Un exercice de scurisation
Pendant les rptitions la dure des contrles et vrifications peut tre allonge
EXTRACTION
VERIFICATION
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Avant toute rptition il faut "initialiser" des paramtres "locaux" au PNC dans Hlios Une partie de ces paramtres est reprise de de l'existant
reprise par une "mini" opration de migration : il s'agit des donnes du rfrentiel "collectivit-budgets" (tape fonctionnelle 0) aprs migration ces donnes sont compltes par saisie Hlios. contrainte : si ces donnes voluent il faut les complter dans Hlios.
Mois M-3
Mois M-2
Mois M-1
Mois M
I N I T I A L I S A T I O N
R E P E T I T I O N 1
R E P E T I T I O N 2
B A S C U L E
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Conduite du changement
La prparation
La prparation s'appuie sur un bilan des actions qui devaient tre effectues en pr-requis du cycle de dploiement.
Mois M-6 Mois M-5 Mois M-4 Mois M-3 Mois M-2 Mois M-1 Mois M
L A N C E M E N T
P R E P A R A T I O N
Q U A L I F I C A T I O N
I N I T I A L I S A T I O N
1 Un plan d'actions de prparation est mis enRuvre afin de permettre un suivi exhaustif R E des actions E raliser pour terminer la P P prparation. B
E E A T T 2 La prparation vise galement engager les S I I plans dtaills oprationnels des phases C T T U "d'initialisation", de rptition et de bascule en I I L s'appuyant sur le planning hebdomadaire de O O E N N dploiement. 1 2 PASSEPORT
Pr-requis
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
Pr-requis
Pr-requis...
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Conduite du changement
Le plan daction
Etat: E=En cours, A!=Alerte, C=Close, Etat Nom Rsultats / acteur(s) Commentaires
10 11 12 13 20 21 22 23 30 31 32 33 JP
Campagne de vrification n1 Vademecum CLARA Vademecum RCT Vademecum HTR Campagne de vrification n2 Vademecum CLARA Vademecum RCT Vademecum HTR Campagne de vrification n3 Vademecum CLARA Vademecum RCT Vademecum HTR Jalon prparation termine
25/03/05 25/03/05 25/03/05 25/03/05 29/04/05 29/04/05 29/04/05 29/04/05 27/05/05 27/05/05 27/05/05 27/05/05 27/05/05
C C C C E E E E
PME PME PME PME PME PME PME PME 10/17 fiches ok 10/14 fiches ok 10/13 fiches ok
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Conduite du changement
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Nous avons ralis la transposition du cycle de dploiement pour notre poste, et disposons aujourdhui de notre planning hebdomadaire de dploiement Ce planning sera affich de faon permettre chacun de pouvoir suivre la progression des travaux
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Conduite du changement
Pour cette priode, nous avons besoin de nous organiser de manire prcise pour accomplir en temps voulu : La prparation de la migration prparation de nos donnes Rattrapage de ce qui na pas encore t fait pour lapplication complte des notes de service La prparation de notre poste formation Volet technique Laccompagnement des ordonnateurs
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Conduite du changement
M-6
M-4
M-2
C u rsu s O P C
C hefs de poste, adjoints, coordinateurs...
2,5 j
3,5 j
1 8
3 4 5 12 7 2 3 4 5 6 7
4j
9 11
Si la personne est spcialise sur ces mtiers et est amene Conduite du changement l'excuter avec Hlios
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
10
Les ordonnateurs ont t tenus compltement informs depuis le dbut du programme Hlios Sur les avantages dHlios, le dploiement, les oprations mener sur leur systme informatique Ils disposent dune large palette de modes dinformation : Les prsentations ralises dans les postes par la direction de programme Le site colloc.minefi o se trouve un dossier complet Des plaquettes dinformation spcialement dites leur intention Des vnements nationaux auxquels Hlios est reprsent (salon des maires, ) Les accompagner dans leur adaptation Hlios fait partie de notre travail de prparation la bascule Pour les aider comprendre les volutions ncessaires de leur SI Pour prparer le gel des flux autour de la bascule
Catherine PALLIER AFOPE - Dcembre 2009
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Conduite du changement
DI Hlios
Proximit
Pilote National
Formateurs tuteurs Planification / Intranet
Contacts
Contacts
Expertises
Extraction Hlios
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Praticiens Formateurs
Tuteurs
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Conduite du changement
Accompagnateur du dploiement et de la migration : Accompagne le chef de poste lors des tapes oprationnelles, Garant de la bonne excution du processus de dploiement dans les postes sous sa responsabilit Formateur : Forme les praticiens-formateurs et les acteurs du dploiement dans les postes aux connaissances et la pratique acquises Supervise la dtermination des besoins de formation des postes de sa responsabilit Chef de projet : Prend en charge en parallle un ensemble de postes dont il doit permettre la bascule dans les dlais, Garant du respect du planning de dploiement du poste Apporte son assistance l'application des procdures Conduite du changement au sein des postes et en contrle l'application
Spcialiste de la migration : Sait effectuer les oprations mener dans un poste concernant la migration des donnes, quel que soit le systme existant Correspondant local du chef de poste, il : Reporte au pilote dpartemental sur les travaux mens, le respect des procdures et du calendrier, de l'avancement du poste et des rsultats obtenus Alerte prventivement sur toute difficult majeure pouvant entraver la russite dun dploiement Demande de l'assistance pour toute action quil ne peut mener lui-mme au niveau dun poste Se tient inform rgulirement via le site intranet Hlios et informe sur l'tat d'esprit du terrain
4. Le pilotage de lopration
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Pilote National
Formateurs tuteurs Planification / Intranet
Contacts
Extraction Hlios
Contacts
Expertises
Pilote Dpartemental
Pilote Dpartemental
Conseiller Dpartemental Formation
Praticiens Formateurs
Tuteurs
Comptences
Le passeport de dploiement est constitu de onze procdures
Procdure Procdure formation Procdure formation Procdure formation Procdure formation Procdure formation Procdure formation Technique Procdure Prparation
Autonomie
Contrat de service de dploiement du poste : Base de suivi du dploiement consolid au niveau dpartemental, inter-rgional puis national.
CAH, SAU
Elles dcrivent lensemble des actions dcliner sur le poste pendant la priode de dploiement
Procdure formation
Conduite du changement
PASSEPORT de dploiement
Le suivi du dploiement
Un suivi local a lieu tout au long du cycle de dploiement entre le chef de poste et le tuteur, tous les 15 jours environ du dmarrage la fin du cycle de dploiement Ce suivi sera effectu localement grce laffiche du dploiement prsente dans notre poste et renseigne au fur et mesure de lavancement de nos travaux de prparation
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Conduite du changement
Le dispositif de soutien
Le soutien au dploiement s'effectue sous deux formes : L'intervention du tuteur soit dans le cadre pr-dfini au travers des procdures de manire exceptionnelle, sur sollicitation du poste L'intervention du centre d'appels Hlios ou du SAU
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Conduite du changement
Le dispositif
Dans le cas d'un problme d'accs Hlios, le chef de poste contacte le SAU. Dans le cas d'un problme fonctionnel dans Hlios, le chef de poste peut contacter directement le Centre dAppel Hlios. En cas dincident, le chef de poste renseigne un tableau de suivi qui lui permet, ainsi qu'au tuteur, de mesurer le nombre et la gravit des incidents, ainsi que leur statut (en cours, rsolu, etc.).
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Conduite du changement
Le flash hebdomadaire dploiement : nous serons abonns ds notre entre dans le cycle LIntranet, surtout pour les questions/ rponses (FAQ) La lettre dHlios mensuelle laquelle chacun peut sabonner directement par courriel
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Conduite du changement