PASOS PARA COMENZAR UNA PEQUEA EMPRESA

UNA GUIA FINANCIERA PROVISTA POR:

Small Business Development Center of South Carolina & Wachovia

PASOS PARA COMENZAR UNA PEQUEA EMPRESA

Introduccin
Cada ao millones de personas identifican una oportunidad y tratan de convertirla en un negocio rentable. Ms de un milln de empresas nuevas se forman cada ao. El crecimiento de las pequeas empresas es una respuesta a cambios en las grandes empresas. Las grandes empresas se estn convirtiendo en ms pequeas y estn limitando los pruductos y servicios que ellas ofrecen. Las pequeas empresas estn siendo formadas para llenar esas necesidades. Corrientemente los pequeos negocios crean ms trabajos anualmente que las grandes empresas. Aunque ser dueo y operar una pequea empresa puede parecer una idea maravillosa, observemos las cifras. De acuerdo a The Small Business Administration SBA_ (Administracin de Pequeas Empresas) ms de la mitad de todos los nuevos negocios fracasan dentro de los primeros cinco aos. Si usted posee y opera una pequea empresa, trabajar ms de cuarenta horas a la semana. Probablemente no tendr un plan de retiro. No tendr a alguien que le ayude a pagar las primas de su seguro de salud. Y usted probablemente no tomar ningunas vacaciones durante largo tiempo. Un futuro propietario de una pequea empresa debe observar cuidadosamente las caractersticas de propietarios de pequeas empresas (empresarios) exitosos. Las caractersticas del xito son : -Un deseo de responsabilidad -Una preferencia por el riesgo moderado -Confianza en su habilidad de triunfar -Deseo por una inmediata retroalimentacin -Un alto nivel de energa -Una necesidad de alcanzar metas -Fuertes capacidades para organizar -Una necesidad por sentimientos de logro y realizacin -Un alto grado de compromiso -Una tolerancia a lo incierto -La habilidad de ser flexible -Un deseo de trabajar duro -Total dedicacin a los negocios -Una fuerte demanda en el mercado por el producto o servicios ofrecidos. -Suerte Coincide usted con esas caractersticas comunes? Tienen usted y su negocio los elementos del xito?

EL PLAN DE LA EMPRESA
Cada negocio empieza con una idea y un plan de la empresa es necesario para guiar la investigacin y el desarrollo de esta idea. Si usted estuviera planeando unas vacaciones con su familia en un rea que nunca ha visitado, hara preguntas acerca de los lugares para quedarse, cosas para hacer, lugares para comer, clima, etc. Si el rea suena atractiva, entonces usted planea cmo llegar all. Si decide manejar, ahora es el tiempo para estudiar el mapa de carreteras y planear su viaje. Un plan del negocio es el mapa de carreteras para el xito de su empresa. Al escribir un plan del negocio, usted considerar todas las partes de su empresa en detalle. Usted observar cuidadosamente su empresa, la industria, su competencia, sus clientes, y su habilidad para triunfar. Para una informacin ms detallada sobre el plan del negocio, por favor acuda a la Gua para Preparar un Plan del Negocio, disponible en el Centro para el Desarrollo de Microempresas. ESCOGER LA FORMA LEGAL DE LA EMPRESA La decisin de la forma legal del negocio ser hecha para la mejor conveniencia a sus necesidades, estilo personal de direccin, y requerimientos de financiacin. La forma original que escoja puede ser solamente temporal. Una vez la empresa crezca y se expanda, usted puede encontrar la necesidad de cambiar la forma legal. Esta es una decisin muy importante con serias implicaciones tributarias y legales. Si usted est inseguro de esta decisin debe consultar un abogado y /o un contador. Las formas ms comunes de propiedad son soleproprietorship (de un nico propietario), general partnership (sociedad general), limited partnership (sociedad limitada),corporation (corporacin) (ambas regular y S), y statutory close corporation (corporacin estatutaria cerrada). Otra forma de organizacin, la limited liability company (compaa de responsabilidad limitada) fue aprobada por el Legislador de Carolina del Sur en Junio de 1994. 1. Soleproprietorship (Empresa de propietario nico) Una empresa de propietario nico est limitada a un nico propietario (o propietario y su cnyuge), que tiene el control total y la responsabilidad del negocio. Adems, el propietario nico debe contribuir o prestar todo el capital ncesario para comenzar el negocio. Cualquier fuente externa de fondos debe ser en forma de prstamos. El propietario nico es la forma ms simple de organizar un negocio y es la menos regulada. La ganancia o prdida del negocio es gravada como ingreso personal y est includa en la declaracin personal de impuestos. El propietario nico tiene completa responsabilidad legal por las deudas y reclamos en contra de la empresa. VENTAJAS 1. Fcil de organizar y flexible 2. El propietario tiene control y responsabilidad.

3. Restricciones legales mnimas 4. Ingreso gravado como ingreso personal 5. Mnimos costos de organizacin DESVENTAJAS 1. El propietario es personalmente responsable por las deudas y reclamos 2. El negocio termina con el propietario 3. Habilidad limitada para aumentar el capital 1. Partnership (Sociedad) Una sociedad es una asociacin voluntaria de dos o ms personas actuando como copropietarios de un negocio. Esta forma de empresa combina activos y talentos de los socios para conducir las operaciones del negocio. Cada socio puede actuar como un agente para el socio compaero a travs de las operaciones del negocio, adquiriendo deudas, etc. Los activos personales del socio estn en riesgo para todas las reclamaciones y deudas de la sociedad. Aunque una sociedad es relativamente fcil de establecer, un Partnership Agreement (contrato de sociedad) debe ser preparado por un abogado para establecer los derechos y obligaciones de cada uno de los socios. Ya que una sociedad generalmente termina cuando uno de los socios muere o se retira o cuando un nuevo socio es admitido, el contrato de sociedad tambin debe describir cmo ser manejada su terminacin. VENTAJAS 1. 2. 3. 4. Simple de organizar Combina fondos y talentos de los socios Flexibilidad en el compartir la ganancia o prdida Declaracin tributaria como un ingreso personal.

DESVENTAJAS 1. Responsabilidad legal ilimitada para todos las deudas y reclamaciones de la sociedad 2. La sociedad termina con la muerte, retiro, o entrada de un socio. 3. Los socios individualmente actan como agentes de la sociedad Una limited partnership (sociedad limitada) es una forma especial que no es usualmente usada para pequeas empresas. Una sociedad limitada es propiedad de un nmero limitado de socios y al menos un socio general. La responsabilidad de los socios limitados para reclamos y deudas en contra de la sociedad est limitada a la suma que ellos han invertido en la sociedad. Los activos personales de los socios limitados no estn en riesgo. En consecuencia, los socios limitados pueden no tener que contribuir en las

operaciones del da a da del negocio. Porque una sociedad limitada es regulada por leyes de seguridad, la formacin puede ser complicada y requiere un abogado y un contador. 3. Corporation (Corporacin) Una corporacin (sociedad annima) es un ente legal separado que es formado llenando los Articles of Incorporation (Clusulas de Constitucin de la Corporacin) con la Secretara de Estado en Columbia, Carolina del Sur. Los propietarios de una corporacin son llamados stockholders (accionistas). Cada propietario invierte dinero u otros activos en el nuevo negocio en retorno por las acciones a un determinado precio. Los accionistas estn en riesgo solamente por la suma del dinero que ellos han invertido en el stock (capital legal de la compaa), Los activos personales de los accionistas no estn en riesgo. Ya que las corporaciones son consideradas entes legales (o personas artificiales), la corporacin declara impuestos al ingreso (income tax return) y paga impuestos. La corporacin puede tambin demandar y ser demandada. Bajo la ley de Carolina del Sur, un abogado es requerido para firmar y presentar los Articles of Incorporation (Clusulas de Constitucin de la Corporacin). Usualmente el abogado es asistido por un contador en la organizacin de la corporacin. Por ello, la constitucin de una corporacin puede ser costosa y complicada. Un Subchapter S (or S) Corporation (una Corporacin Subcapitulo S o Corporacin S) es una forma especial de una corporacin normal. Esta es constituda como una corporacin normal o C, pero requiere permiso especial del Internal Revenue Service (Servicio Interno de Rentas) para ser gravada como una sociedad. En otras palabras, una corporacin C y una corporacin S son lo mismo legalmente ellas son organizadas en la misma forma y tienen las mismas caractersticas legales. Pero una corporacin S no paga impuestos al ingreso. Esta simplemente presenta una information return (declaracinretorno- de informacin) y el ingreso o prdida pasa a los accionistas donde ste es gravado como ingreso personal. VENTAJAS 1. 2. 3. 4. Responsabilidad limitada para los administradores y accionistas La propiedad es transferible La Corporacin no termina con los cambios en la propiedad Puede escoger un final del ao fiscal diferente al 31 de diciembre (corporacin C solamente) 5. El ingreso o prdida de una corporacin S es pasado a travs de los accionistas y gravado a nivel individual. DESVENTAJAS 1. Costosa y complicada de establecer 2. Doble gravamen de impuesto para corporaciones regulares 3. Un extenso registro en libros de contabilidad es necesario

4. Una clase de acciones para la corporacin S 4. Statutory Close Corporation (Corporacin Estatutoria Cerrada) La corporacin de responsabilidad limitada es relativamente nueva para Carolina del Sur (adoptada en 1988), y es ms benfica para los negocios con 1-2 propietarios. La corporacin estatutaria cerrada es usualmente una corporacin pequea sostenida cerradamente, una corporacin professional, o una corporacin subsidiaria enteramente apropiada. El estatuto permite a la corporacin liberarse de reglamentos, consejos directivos, y reuniones anuales de accionistas, pero requiere una acuerdo de administracin de accionistas y quiz otros acuerdos operativos. Bsicamente, la corporacin estatutaria cerrada permite la eliminacin de trmites escritos que son onerosos para las pequeas empresas. Sin embargo, ya que los requerimientos son reducidos, es imperativo que todos los requerimientos restantes sealados en los Articles of Incorporation (Clusulas de Constitucin de la Corporacin)sean seguidos, para mantener la proteccin de responsabilidad proporcionada al propietario de la empresa bajo la forma corporativa. 5. Limited Liability Company LLC- (Sociedad de Responsabilidad Limitada) Un LLC es un cruce entre sociedad y corporacin. Esta provee a los inversionistas, simplemente llamados miembros, contribuir dinero u otra consideracin a la compaia. Esos miembros comparten ganancias y prdidas y pueden participar en su administracin. Generalmente, cada miembro tiene un voto, y los miembros deciden la mayora de las materias por un voto de mayora. La LLC es creada por dos documentos, articles of organization (clusulas de organizacin) y operation agreement (acuerdo de operacin). Las clusulas de organizacin son similares a las clusulas corporativas de la incorporation (constitucin de la corporacin) y deben ser preparados y firmados por los organizadores de la LLC. Las clusulas de organizacin deben ser aprobadas por y presentados a la Secretara de Estado. La LLC debe tener una oficina y un agente registrados. El agente registrado es la persona que recibe documentos legales requeridos para ser cumplidos en las LLC. El agente registrado debe ser un individuo o una corporacin. El acuerdo operativo es el intrumento de gobierno de la LLC y debe ser adoptado por todos los miembros. Este no puede contener una estipulacin inconsistente con la ley. El acuerdo operativo es similar a los reglamentos de una corporacin. Generalmente, el acuerdo operativo debe contener estipulaciones relativas a la conducta del negocio y asuntos de la LLC, incluyendo los derechos y poderes de la LLC, sus miembros, administradores, agentes, y/o empleados. Una LLC es considerada una persona separada y como tal le da derecho a tener propiedad. Como una persona, la LLC puede demandar y ser demandada.

VENTAJAS 1. Limitada responsabilidad para los miembros 2. Adquisicin de capital

3. Potencial por un estatuto de gravamen tributario singular como una partnership

4. 5. 6. 7. (sociedad) No requerimientos de membresa No limitada a una clase de miembro Ilimitado nmero de miembros Menos peso administrativo que una corporacin

DESVENTAJAS 1. Complejidad de la organizacin y operacin 2. Control e ingresos compartidos 3. Incertidumbre en asuntos legales

OBTENER FINANCIACION PARA EL NEGOCIO

Los fondos para las empresas resultan de dos fuentes primarias: Aportes o endeudamiento. El aporte es la inversin original del propietario o accionista y, como tal, representa la contribucin en efectivo del propietario al negocio. Este recurso puede ser obtenido de varias fuentes, incluyendo los amigos del dueo, familia, y en limitadas instancias, capitalistas de empresas. La financiacin con aportes son dlares que permanecen en el negocio y no tienen establecida una agenda de repago por desembolso a inversionistas. El aporte de capital es crtico para un negocio en necesidad de obtener un prstamo para fondos de iniciacion o expansin. Como una regla general los requisitos para un nuevo negocio caen en el rango de 24 a 50 por ciento del costo total proyectado para la iniciacin del negocio. Esto significa que los propietarios pueden ser requeridos para proveer la mitad de los fondos necesitados para abrir el negocio. Un prstamo o deuda es la otra fuente de recursos comn a la financiacin de negocios. Esta fuente llega a ser necesaria cuando una inversin en capital del propietario es insuficiente para financiar la iniciacin de la compaa o expandirla. Esos son fondos obtenidos de una tercera parte fuente, generalmente un banco comercial, teniendo una agenda de pago definida que estipula los requisitos de capital (esa porcin del repago de un prstamo que representa el retiro de la suma original del prstamo) e inters (la porcin del repago que representa el costo de la empresa de obtener la financiacin de un tercero). Los prstamos pueden ser sin garanta y con garanta. Los prstamos sin garanta son basados solamente en la fortaleza financiera del deudor, sin garanta de los activos (collateral = garanta); mientras prstamos con garanta, tambin basados en la fortaleza

financiera, requieren garanta en activos como prenda para el prstamo. Prstamos con garanta son los mtodos comunes usados por terceras partes financiando recursos. Los bancos comerciales ofrecen prstamos con diferentes tasas de inters y trminos de pago. Las tasas de inters estn generalmente basadas en las tasas de inters preferencial que los bancos de Nueva York dan a sus clientes con crdito mas afianzado, con un porcentage adicionado por el grado de riesgo percibido en cada situacin individual de prstamo (por ejemplo, inters ms 2%). Los trminos de repago variarn con la vida til del activo financiado. Como una regla general los prstamos para capital de trabajo (usado para financiar inventario y cuentas por recibir) varan de tres a cinco aos, prstamos para equipo de cinco a siete aos, y activos fijos (tierra y edificios) doce a quince aos. Las fuentes de financiacin de terceras partes, tales como bancos comerciales o programas de prstamo del gobierno, requerirn una variedad de informacin del negocio y del deudor. Estos incluyen tems como un exhaustivo plan del negocio, descripcin de la garanta, declaraciones de impuestos (tax return), proyecciones, hojas de vida y estados financieros personales. Informacin adicional puede ser requerida dependiendo de los requerimientos de la fuente del prstamo especfico. Hay un nmero de programas de prstamo gubernamentales disponibles para financiar una iniciacin del negocio o expansin. Hay, sin embargo, basado en el negocio un ente empresarial capaz de cumplir todos los requerimientos necesarios del fondo particular de prstamo siendo considerado. Estas fondos de prstamos representan los fondos federales, estatales y locales designados para motivar la inversin privada local y ayudar los esfuerzos de desarrollo local. Los programas de prstamo del gobierno son no solamente opciones de fuentes de financiacin . Ellos requieren la participacin de una institucin prestamista privada, tal como un banco comercial. Es imperativo que un banco comercial o alguna otra tercera parte prestamista est comprometida a financiar una parte del proyecto previamente al contacto con alguno de los programas de prstamo gubernamental. Los programas de prstamo del gobierno son de dos tipos: programas de garanta y programas de prstamo directo. Bajo los programas de garanta del prstamo, todos los prstamos son provistos al propietario del negocio por un banco commercial. El programa gubernamental provee al banco un loan loss guarantee (garanta por prdida del prstamo ) (similar a un codeudor). El deudor trata primariamente con el banco commercial, el cual establece los trminos del prstamo. El fiador asegura el banco contra prdida por el fracaso del deudor hasta cierto procentaje especificado, generalmente ochenta a noventa por ciento. Los prstamos directos son cualquier grupo especfico, tales como prstamos para fondos de discapacitados o veteranos, o estn limitados en su mbito de participacin. Este lmite es generalmente establecido en el rango de treinta y tres a cuarenta por ciento del costo total del proyecto y adems requiere un criterio de creacin de trabajo como parte de la consideracin del prstamo. La mayora de los programas de prstamo directo del

gobierno requieren la creacin de un trabajo permanente de tiempo completo por cada $10,000-$20,000 de los fondos del prstamo perseguido bajo ese programa. Los prstamos directos tambin generalmente tienen una suma mnima en dlares que el fondo de prstamos considerar, la cual usualmente oscila de $50,000 a $100,000. As, usando el cuarenta por ciento de la suma mxima de participacin; la suma mnima del prstamo de $50,000; y el criterio de creacin de trabajo de un trabajo por cada $10,000 prestados; el costo mnimo del proyecto generalmente estara en el rango de $125,000 con la creacin de un mnimo de 5 trabajos permanentes de tiempo completo. Para una ms detallada discusin de programas de financiacin y prstamos, por favor llame a su oficina local del Centro para el Desarrollo de Microempresas.

SELECCIONAR UN LUGAR
La escogencia del lugar es importante para el xito de su negocio y debe ser determinado temprano en el proceso de planeacin. Los requerimientos del lugar variarn dependiendo del tipo de mercancas y bienes ofrecidos por el negocio. Usted debe considerar el negocio teniendo en cuenta clientes, proveedores, empleados y regulaciones del gobierno. Usted debe hacer un esquema de las necesidades del negocio y seleccionar un lugar que mejor cumpla esos requerimientos. Adicionalmente, usted debe evaluar las opciones de comprar o rentar el sitio del negocio. Si renta el local usted debe determinar: Cmo es calculada la renta? Es la renta razonable para el rea? Quin es responsable de las mejoras? Quin ser el propietario de esas mejoras? Hay opciones de expansin? Hay algunas restricciones en el uso de la propiedad? Cules son las condiciones de renovacin? Un agente licenciado en inmuebles comerciales podr responder esas preguntas y guiarlo a usted a travs del proceso de renta.

REGISTRO Y LICENCIA
Varios tipos de licencias son requeridos para conducir un negocio. Las leyes federales establecen ciertas directrices. Las leyes estatales establecen pautas en materias ocupacionales y licencias al detal. Las leyes locales determinan las pautas de ocupacin del negocio. Sin embargo, no todos los negocios requieren las mismas licencias. Estos son los principales tipos de licencias y registros que pueden concernir a su negocio: Local: El primer requerimiento es una licencia del negocio. Las licencias del negocio son emitidas por la ciudad o el condado en el cual la empresa est localizada, y para empresas conduciendo negocios dentro de los lmites de la ciudad o condado. Esas licencias pueden ser obtenidas a travs del city/county hall (alcalda/condado). Los honorarios por una

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licencia de negocio estan basados en las ventas proyectadas y la categora del negocio. Una licencia del negocio debe ser conseguida para la ciudad donde su negocio esta fsicamente localizado y para cada ciudad en la cual usted conduzca negocios. Una licencia adicional que puede ser requerida es un certificate of occupancy (certificado de habitacin). Los gobiernos de la ciudad y el condado emiten esta licencia. El propsito de esta licencia es habilitar al gobierno de la ciudad o el condado para hacer cumplir las leyes de zonificacin y estar seguro de que la construccin cumple todos los cdigos de construccin. Usted necesitar contactar su gobierno local de la ciudad o el condado para determinar si un occupancy certificate (certificado de habitacin) es requerido. Estatal: Su empresa debe estar registrada con el South Carolina Department of Revenue and Taxation (Departamento de Ingresos y Rentas de Carolina del Sur). La forma SCTC-111, disponible en el SCDR&T, es usada para registrar su empresa. Este formato es usado tambin para obtener una retail license (license al detal) y un withholding number (nmero de retencin) (si usted tendr empleados). Una licencia al detal debe ser obtenida para cualquier negocio que vender un producto al usuario final. Usualmente las firmas de servicios no son requeridas para obtener una licencia al detal a menos que tambin vendan productos. Federal: Su empresa debe tener un nmero de identificacin federal (federal tax number). Si su negocio ser de propietario nico y usted no tendr empleados, puede usar su nmero de Seguro Social (Social Security Number) para este propsito. La forma SS-4, disponible en el IRS, es usada para obtener este nmero. Puede tambin llamar al IRS al (404) 4552360 para obtener el nmero por telfono. Asuntos Ambientales Ser consciente de las cuestiones ambientales es extremadamente importante en la operacin de su negocio. Pautas ambientales locales, estatales y federales pueden tener un efecto en las operaciones de su negocio. Desechos slidos, desechos peligrosos y control de calidad del aire, son algunas de las reas con las que los propietarios de negocios necesitan estar familiarizados. En la medida en que usted desarrolla su negocio usted debe implementar prevencin de la polucin y minimizacin de los desechos en el proceso de planeacin de su negocio. Preguntas para ser consideradas podrian incluir -Cul es la historia del ambiente de su empresa? -Qu tipo de desechos su negocio genera? -Cmo dispone usted de los desechos?

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-Necesita usted algn permiso ambiental? -Est usted desarrollando un sistema que promueve el uso eficiente de materiales, reutilizacin y reciclaje? -Tiene usted informacin acerca de los programas de intercambio de desechos, compra de materiales reciclados, asistencia tcnica disponible, o tecnologas ambientales que estn disponibles para usted en la minimizacin de polucin y basura? Identifique los canales de evacuacin de desechos de su compaa. El centro para el Desarrollo de Microempresas en su rea puede proveerlo con algunos recursos y asistencia en planeacin ambiental. Puede haber otras licencias que afectan su negocio en particular (Occupational Safety & Health Administration, Health Department, Alcoholic Beverage Control, Department of Agriculture, Department of Health &Environmental Control, tambin como professional licensing boards) (Salud Ocupacional & Administracin de Salud, Departamento de Salud, Control de Bebidas Alcohlicas, Departamento de Agricultura, Departamento de Salud y Control Ambiental, tambin como consejos de licencias professionales). Usted debe constatar con su asociacin industrial para determinar si otras licencias aplican a su negocio. Para nombres, direcciones y nmeros telefnicos de varias agencias del gobierno, vea las pginas azules del directorio telefnico.

PROMOCIONAR LA EMPRESA
La mayora de los propietarios de pequeas empresas ven la promocin y publicidad como un lujo que no pueden sostener. Desafortunadamente,esto usualmente resulta en promocin no efectiva y pobres resultados. Usted debe evaluar sus potencionales clientes y competencia y los productos y servicios del negocio para determinar una estrategia de promocin. Usted puede entonces desarrollar un presupuesto para determinar el mtodo de promocin ms efectivo en costo. Muchas empresas pequeas promocionan efectivamente a travs de los medios locales tales como el peridico diario o semanal, guas de compras, folletos, radio y correspondencia directa. Empresas ms especializadas pueden publicitar en magazines de comercio, directorios de negocios, guas de viaje, y publicaciones tursticas. Un negocio pequeo puede tambin ganar reconocimiento unindose a la cmara local de comercio y puede tambin donar bienes y servicios a eventos de caridad. Promocionar el negocio no tiene que ser costoso. Pero usted debe desarrollar un presupuesto y un plan para alcanzar efectivamente su mercado objetivo.

DIRIGIR LA EMPRESA
Dirigir la empresa es una habilidad que solamente puede ser ganada a travs de la experiencia. El nuevo propietario debe ofrecer direccin y control al negocio. Los

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administradores de microempresas son usualmente muy hbiles en su oficio y frecuentemente involucran mucho de ellos mismos en las operaciones del da a da en lugar de la administracin global del negocio. Ellos se las arreglan de crisis en crisis o de evento en evento sin intentar conducir las operaciones con un plan estratgico. Pero es muy importante para un propietario de un negocio pequeo ver el gran cuadro. Las habilidades tcnicas ciertamente son importantes. Sin embargo, muchos negocios pequeos fracasan porque las funciones de la compaa no estan coordinadas con un propsito comn. Para maximizar la eficiencia, usted debe constantemente monitorear y evaluar las actividades para determinar el mejor uso del dinero, materials y mano de obra. Usted debe establecer objetivos medibles tales como el volumen especfico de ventas en dolares o la limitacin de tiempo para un trabajo particular. El plan del negocio debe frecuentemente revisar y actualizar la ejecucin del negocio de acuerdo a las metas expresadas. Finalmente, usted debe aprender a delegar ciertas obligaciones de manera que pueda concentrarse en las operaciones de conjunto y la direccin de la empresa.

ASEGURAR LA EMPRESA
Antes de abrir el negocio usted debe consultar con un agente de seguro y desarrollar un plan comprensivo de seguros. Un paquete bsico puede incluir los siguientes tipos de proteccin: Fire Insurance (Seguro de Incendio): Cubre dao a los locales, equipo, e inventario causado por incendio, explosin, viento, amotinamiento, o humo. Liability Insurance (Seguro de Responsabilidad): Salvaguarda el negocio de prdidas financieras debido a algn reclamo por dao en el cuerpo o propiedad conectado con el negocio. Crime Coverage (Cubrimiento por Crimen): Reembolso por pdidas resultante de hurto, deshonestidad del empleado, y vandalismo. Workers Compensation Insurance (Seguro de Compensacin del Trabajador): Cubre lesiones del empleado y prdidas de pago relacionadas con accidentes de trabajo. Carolina del Sur requiere que todos los empleadores que emplean cuatro o ms personas de tiempo completo o medio tiempo obtengan este cubrimiento. (Ciertas excepciones aplican) Fidelity Bonds (Bonos de Fidelidad): Puesto en empleados con acceso a efectivo y otros activos para garantizar contra prdidas financieras por desfalco. Business Interruption Insurance (Seguro de Interrupcin del Negocio): Compensacin por prdida de ingresos perdidos durante interrupciones de las actividades de la empresa debido a incendio, hurto o enfermedad.

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Automovil Insurance (Seguro de Automvil): Cubre daos fsicos y responsabilidad causada por los vehculos propiedad de la compaa. Employee Health and Life Insurance (Seguro de Salud y Vida del Empleado): Suministra beneficios fiancieros a trabajadores y y dependientes en caso de enfermedad y muerte. Key Person Insurance (Seguro de la Persona Clave): Compensa el negocio si los propietarios o personas claves o directivos esenciales llegan a quedar inhabilitados o mueren. Product Liability (Responsabilidad en el Producto): Protege el negocio contra reclamos concernientes con defectos en la mercanca. Usted debe determinar cules tipos de seguro son necesitados por su negocio y hacer averiguaciones para determnar el cubrimiento disponible y las tasas aplicables. TENEDURIA DE LIBROS Los rcords financieros documentan las operaciones de un negocio. Los rcords financieros son una herramienta extremamente importante para manejar las entradas y salidas de una actividad empresarial. Hay ciertos rcords requeridos que deben ser mantenidos para satisfacer el Internal Revenue Service (Servicio de Rentas Internas) por reporte de impuesto al ingreso (Income Tax Reporting). Sin embargo, la necesidad de buenos rcords va ms all del IRS. La informacin que es especfica para su negocio debe ser documentada en una manera organizada para habilitarlo a usted para manejar eficiente y efectivamente su negocio. Si rcords adecuados son llevados, mximos y mnimos en ventas son fcilmente determinados; las necesidades de efectivo para nmina o cuentas pendientes son fcilmente contadas; y los inventarios pueden ser controlados por mantener rcords. La simplicidad o complejidad de llevar un sistema de rcords depende de su preferencia personal y las necesidades del negocio. Por ejemplo, un sistema de contabilidad puede ser tan simple como un cuaderno de tres anillos con una libreta o ser tan complejo como un completo sistema computarizado. El Centro para el Desarrollo de Pequeas Empresas est equipado con softwares para pequeas empresas incluyendo Microsoft Office and Quicbooks. Los propietarios de pequeas empresas estn invitados a venir al SBDC para asistencia en aprender cmo usar los diversos paquetes de software para microempresas. Tambin el IRS provee una publicacin titulada, The Small Business Tax Kit (Informacin Tributaria para Pequeas Empresas), que ilustra los rcords que deben ser llevados para prpositos tributarios. Hay diversos paquetes baratos de contabilidad computarizada disponibles que son relativamente fciles de personalizar y usar. Dos series de rcords financieros nunca son lo mismo. Sin embargo, el formato bsico incluye un diario de pagos en efectivo (registro de chequera), un diario de recibos en efectivo (libro de recibos), un diario de ventas, un diario de cuentas por recibir, un diario

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de cuentas por pagar, y un diario general. Los estados financieros estndar incluyen un balance general, un estado de ingresos, un estado de participacin del propietario, y un estado de flujos de Caja. El vocabulario de contabilidad puede ser abrumador a veces. Un diario no es otra cosa que un diario o libro de registros. El propsito del diario es mantener la huella de items de tipos similares de transacciones en un libro separado. Por ejemlo en el Diario de Ventas, usted guarda el rastro de todas sus ventas en el mismo diario el cual esta separado de su registro de cheques llamado el libro de desembolso de efectivo. Tipos de Libros y Cmo son ellos usados CASH DISBURSEMENTS CHECKBOOK (Libro de desembolsos en efectivo) Registro del dinero gastado CASH RECEIPTS JOURNAL (Diario de recibos en efectivo) Rcord de dinero recibido. SALES JOURNAL (Diario de ventas) Rcord de facturas cuando las ventas son finales-no dependientes del dinero recibido. ACCOUNTS RECEIVABLE (Cuentas por recibir) Lista detallada de clientes a quienes usted les vendi mercanca a crdito. ACCOUNTS PAYABLE (Cuentas por pagar) Lista detallada de vendedores a quienes usted les compr mercanca a crdito. JOURNAL MASTER FILE (Diario mayor) Rcords de todas las entradas individuales y transacciones. Balance General El balance general muestra la posicion financiera de una compaa en un momento particular en el tiempo. Esto es como tomar una fotografa de los rcords de la compaa en el ltimo da del ao. Los activos son bsicamente cosas de las que usted es propietario, Ellos representan reclamaciones de acreedores externos en sus activos. Participacin del propietario es el valor de los activos de los que usted actualmente es propietario el valor neto de los activos despus de pagar deudas. La ecuacin bsica en la contabilidad de partida doble es que la suma de los activos iguala la suma de las deudas (pasivo) y capital. La columna de la izquierda (activos) debe ser igual a la columna de la derecha (pasivos y capital).

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BALANCE GENERAL A 31/12/xx ACTIVOS EFECTIVO INVENTARIO TIERRA EQUIPO EDIFICIOS TOTAL ACTIVOS PASIVOS CUENTAS POR PAGAR PRESTAMO POR PAGAR CAPITAL TOTAL PASIVOS Y CAPITAL

Estado de Ingresos El estado de ingresos mide la rentabilidad de un negocio en un perodo de tiempo. Este perodo debe ser un mes o un ao. Esto es similar a tomar una pelcula de video de la compaia sobre el ao. Los ingresos representan entradas de activos por ejecutar alguna actividad, tales como vender un producto o prestar un servicio. Los ingresos no necesariamente significan efectivo recibido. Los gastos representan costos incurridos para producir ingresos. El ingreso neto representa el exceso de ingresos sobre gastos por un perodo dado. El ingreso neto es sumado al balance de capital relacionado en el balance general.
ESTADO DE INGRESOS PARA EL ANO TERMINADO EL 31/12/XX INGRESOS VENTAS INGRESOS POR INTERESES INGRESO TOTAL GASTOS GASTOS DE OPERACION GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS DE VENTAS GASTO TOTAL NET INCOME

Estado de Capital: El estado de capital muestra los cambios en la cuenta de capital del propietario en un perodo de tiempo. Es similar al estado de ingresos en el que es como tomar una pelcula de video de la compaa en un ao. El Ingreso Neto aumenta el capital del propietario. Los retiros de efectivo por el propietario disminuyen el balance. El balance final del capital es relacionado en el balance general.

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ESTADO DE CAPITAL PARA EL AO QUE TERMINA EL 31/12/XX BALANCE INICIAL INGRESO NETO RETIROS BALANCE FINAL

Estado de Flujos de Caja El estado de flujos de caja muestra los movimientos actuales de efectivo durante el ao. Es usado para ilustrar las entradas y salidas de efectivo en la compaa. Este estado es muy importante para las instituciones prestamistas. Este estado mostrar si la compaa tiene el efectivo disponible y puede pagar sin fallar el dinero prestado.
ESTADO DE FLUJOS DE CAJA PARA EL AO QUE TERMINA EL 31/12/XX EFECTIVO AL COMIENZO DEL AO FLUJO DE EFECTIVO DE OPERACIONES FLUJO DE EFECTIVO DE INVERSION FLUJO DE EFECTIVO DE FINANCIACION FLUJOS DE EFECTIVO NETO

OTRAS FUENTES DE AYUDA E INFORMACION

Hay muchas fuentes de informacin disponible para el pequeo microempresario, y mucha de ellas son gratis. Encrguese de aprender quin y qu son ellas. Estas son unas cuantas: Cmara de Comercio: su Cmara local puede proveerle una rica ayuda relacionada con la empresa, incluyendo contactos con otros propietarios de negocios, seminarios en variedad de temas de negocios, ms datos en una variedad de negocios dentro de su comunidad. Consulte su directorio telefnico local para localizacin y nmero telefnico. Librera Pblica: Su librera local contiene una amplia variedad de libros, panfletos, folletos, y datos estadsticos en negocios al nivel federal, estatal y local. Chequee su directorio telefnico para localizacin y nmero telefnico. Small Business Administration (Administracin de Pequeas Empresas): El SBA es una agencia federal establecida en 1953 para asistir microempresas. El SBA provee una variedad de servicios a propietarios o posibles propietarios de pequeas empresas, incluyendo: asesora en administracin, ayuda financiera (primariamente a travs de prestamistas locales), y ayuda para procurar contratos con el gobierno. El SBA tiene una oficina en Columbia, Carolina del Sur (803) 765-5376. Adicionalmente, el SBA patrocina o copatrocina : SBDC: Los Centros para el Desarrollo de Pequeas Empresas (Small Business Development Centers) son patrocinados por el SBA en cooperacin con el estado de 17

Carolina del Sur y Universidades Estatales. Ellos proveen asistencia de calidad gratis, consulta, y entrenamiento para posibles y existentes propietarios de negocios. SCORE: The Service Corp. of Retired Executives (La Corporacin de Servicios de Ejecutivos Retirados), es un grupo voluntario de principalmente hombres y mujeres retirados que proven consulta en administracin persona a persona gratis y confidencialmente a propietarios de microempresas y managers y esos que estn considerando comenzar un negocio. Revise su directorio telefnico local para ubicacin y nmero telefnico. SBI; Small Business Institutes ( Institutos de Pequeas Empresas) son programas universitarios que utilizan estudiantes de clases de administracin de microempresas para asistir a los pequeos empresarios en la solucin de problemas. Los propietarios reciben la asistencia que ellos necesitan y los estudiantes ganan valiosa experiencia prctica. Contacte su oficina local del SBDC para ms informacin. Technical Colleges (Colegios Tcnicos): Su colegio tcnico local ofrece una variedad de cursos de administracin tiles. Consulte su directorio telefnico local para ubicacin y nmero. Internal Revenue Service (Servicio de Rentas Internas): El IRS ofrece una variedad de programas de asistencia en administracin al microempresario. Las oficinas locales del IRS patrocinan seminarios en intervalos normales para informar a los propietarios de negocios de las obligaciones tributarias. Para preguntas tributarias, llame (800) 829-1040. Para los formatos de impuestos y publicaciones, llame (800) 829-3676. State Departament of Revenue and Taxation (Departamento Estatal de Ingresos e Impuestos): El SCDR&T tambie ofrece una variedad de informacin a los pequeos empresarios. Para preguntas tributarias, llame al (803) 737-5000, o consulte su directorio telefnico por una oficina local. Asistencia Profesional: Escoja sabiamente la asistencia professional. Algunos de los profesionales ms comnmente utilizados son: Contador: Un contador puede establecer un patrn de libros de contabilidad que es fcil para usted llevarlo diariamente y fcil para el contador trabajar con l en la poca tributaria. Banqueros y abogados frecuentemente conocen contadores que estn especializados en microempresas. Los honorarios son frecuentemente basados en valor por hora y vara con la complejidad y la extensin del servicio. Abogado: Un abogado puede ayudar en escoger la forma de la empresa; redactar un acuerdo de sociedad y establecimiento de una corporacin. El South Carolina Bar (Colegio de Abogados de Carolina del Sur) provee una linea gratuita de referencia legal 1-800-868-2284, al que usted puede llamar para la referencia de un abogado en su rea.

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Banquero: Un banquero puede ayudarle a establecer la cuenta corriente de su negocio, proveer orientacin en prstamos y otros asuntos financieros, y ayudarlo con los servicios mercantiles de tarjeta de crdito. Es importante establecer una continua relacin con un banquero y mantenerlo a l informado del progreso de su empresa. Agente de Seguros: Un Agente de Seguros puede evaluar sus necesidades de seguro, comparar el cubrimiento y costos del seguro que ellos ofrecen, y seleccionar el programa ms apropiado para las necesidades de su empresa.

CONCLUSION:
Ser propietario de una empresa es el sueo de muchos americanos y administrar uno su propio negocio puede ser una experiencia personal y financiera recompensable. En el serio y complicado proceso de comenzar una empresa, hay ciertas preguntas que deben ser preguntadas y respondidas. As que ciertos pasos deben ser tomados. Esta gua en conjunto con las otras publicaciones relacionadas a travs de esta gua le asistirn a usted en convertir su sueo en una realidad. Si usted tiene preguntas adicionales contacte su oficina local del SBDC.

NUMEROS TELEFONICOS DE INTERES

Para obtener una copia de su reporte de crdito: Equifax Credit Information Service (800) 685-1111 Trans Union Credit Information Co (313) 524-2222 TRW Information Services (800) 682-7654 Impuestos Internal Revenue Service- Small Business Tax Kit (800)829-1040 Business Tax Guide for South Carolina (803) 737-5080 State Sales Tax (803) 737-4788 Federal Withholding and Unemployment (800) 829-1040 State Withholding (803) 737-3075 State Unemployment (803) 737-3075 Preguntas Ambientales: Federal EPA Small Business Ombudsman (800) 368-5888 State SC Departmento of Health and Environmental Control (803) 734-5300 Patentes, Marcas, Derechos de Autor: Patentes US Department of Commerce - (703) 557-3080 Marcas Secretary of State - (803) 734-2158 Derechos de Autor: Library of Congress - (202) 479-0700

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Workers Compensation - (803) 737-5700 OSHA - (803) 734-9600 Census Data SC State Data Center - (803) 734-3780 SC Department of Commerce - (800) 922-6684 SC Chamber of Commerce - (803) 799-4601 10 Tcticas para Triunfar 1. Aprenda tanto como pueda sobre el negocio que se propone. Pregunte. Unase a asociaciones de esa industria. Hay una necesidad por el producto o servicio que va a ofrecer? 2. Acepte el hecho de que comenzar un negocio siempre requiere ms dinero del que usted piensa. 3. Estudie cuidadosamente los exitosos de la competencia. 4. No entre en el negocio con el nico objetivo de hacer mucho dinero. Opciones hay de que usted no lo har. Pero, si usted pone servicio, cualidad, y satisfaccin del cliente primero el dinero vendr. 5. Sea capaz de trabajar ms duro y ms tiempo de lo que usted ha trabajado antes. Olvdese de las ocho horas diarias y las cuarenta semanales. 6. Mantenga rcords completos y exactos para propsitos tributarios, para sus necesidades bancarias, y ms importante, para su propia orientacin. 7. Contrate empleados Buenos y con experiencia. 8. Encuentre un abogado, contador, banquero, y agente de seguros y consultelos en lo que necesite. Ahora es el momento de desarrollar esas relaciones. 9. Manjelo usted mismo. Cudese de ser un propietario ausente. Nadie cuidar de su dinero, su propiedad, y su negocio como usted lo har. 10. Este preparado para la desilusin y frustracin. Sea persistente y vuelva an ms resuelto a triunfar. Informacin obtenida de http://www.sbdcweb.sc.edu

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