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Qu es la validacin de datos?............................................................................................................. 24 Cundo es til la validacin de datos? ................................................................................................ 26 Mensajes de validacin de datos ........................................................................................................... 27 Sugerencias para trabajar con la validacin de datos .......................................................................... 28
Agregar validacin de datos a una celda o rango........................................................................................ 30 Lista personalizada .......................................................................................................................................... 46 Aplicar formato condicional ............................................................................................................................ 49 Frmulas y constantes matriciales .................................................................................................................. 51 Utilizar constantes en frmulas............................................................................................................. 53 Utilizar operadores de clculo en frmulas .......................................................................................... 54 Utilizar funciones y funciones anidadas en frmulas .......................................................................... 57
Introduccin
Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir informacin de ms formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y ms inteligentes. Las nuevas herramientas de anlisis y visualizacin le
las vistas Tabla dinmica y Grfico dinmico. Encuentre exactamente lo que busca entre un milln o ms elementos, al instante. PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulacin rpida de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integracin de datos simplificada. Adems, podr compartir sus anlisis sin esfuerzos a travs de SharePoint Server 2010.2
Trabaje con cantidades masivas de informacin (ms de 2 gigabytes) y saque el mximo partido a las
recuperacin de versiones es solo una de tantas caractersticas nuevas disponibles en la nueva vista Microsoft Office Backstage. La vista Backstage reemplaza al men Archivo tradicional en todas las aplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas de administracin de libros.
accesibles. Cree pestaas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Excel 2010, el control est en sus manos.
Los usuarios corporativos de compaas que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta
funcionalidad dentro de su firewall. Si trabaja en una compaa pequea o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita de Windows Live ID para crear libros simultneamente con otros usuarios. Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fciles de leer en un explorador web con su equipo conservando una sola versin del libro.
web cuando no est en su hogar, escuela u oficina.4 Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeos dispositivos. Mantngase actualizado al instante usando una versin mvil de Excel que se ajusta especialmente a su telfono de Windows.5
Tanto si est trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el milln de filas, Excel 2010 le permite llevar a cabo las tareas pendientes fcil y rpidamente, con ms flexibilidad y mejores resultados.
En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaa Addins. Segn parece, habr ms posibilidades de personalizacin en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera sencilla. Desplegando esta pestaa que sustituye al anterior Botn de Office se observa cmo parece que funcionar de una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor informacin disponible.
Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos grficos situados en una celda llamados Sparklines. Con Excel 2003 utilizaba una solucin ms rudimentaria pero conceptualmente idntica que os comentaba en la
Hay una variacin a la hora de trabajar con tablas dinmicas Slicer de forma que la seleccin y filtrado de datos funciona de manera diferente. Segn la pgina de Microsoft supondr un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en el filtrado.
Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicar las hojas de clculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecen opciones de pegado en el men contextual.
Guarda automticamente los documentos no guardados durante 4 das. Siempre que hayamos estado trabajando con ellos al menos 10 minutos. Esto es til para subsanar las catstrofes que se producen con los pequeos descuidos. Opcin de imprimir pantallazos lo que es til para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la opcin Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opcin. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con formas en las macros. Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Al parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrn abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es cierta, ser un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versin de Excel. De hecho me he encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba problemas no solo de compatibilidad sino tambin en cuanto a formatos y utilidades, frmulas... Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de clculo. Se puede ver quin est trabajando con la misma
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Las barras
La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar maximizar y cerrar . ,
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Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opcin y aparecer marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminar de la barra. Si no encuentras la opcin en la lista que te propone, puedes seleccionar Ms comandos....
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NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o ms frmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de anlisis Y si. Para obtener ms informacin acerca de las tablas de datos, vea el tema sobre cmo calcular varios resultados con una tabla de datos.
Ordenar y filtrar
de lista desplegable: control de un men, una barra de herramientas o un cuadro de dilogo que muestra una lista de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenacin personalizado.
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estilo de tabla predefinido o personalizado. Tambin puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de una tabla o para distinguir entre la primera o la ltima columna y otras columnas de la tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cmo dar formato a una tabla de Excel.
tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla, o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario. Tambin puede quitar rpidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas de tablas de Excel.
Para usar una frmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una
columna calculada. La columna se ampla automticamente para incluir filas adicionales de modo que la frmula se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener ms informacin sobre cmo crear una columna calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel.
mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener ms informacin sobre cmo mostrar y calcular totales de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel.
utilizar las caractersticas de validacin de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir nicamente nmeros o fechas en una columna de una tabla. Para obtener ms informacin sobre cmo garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no vlidos en una hoja de clculo.
Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras
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Para simplificar la administracin y el anlisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango: dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los datos de otras filas y columnas de la hoja de clculo (hoja de clculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de clculo se almacena siempre en un libro.).
De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que pueda filtrar u ordenar la tabla rpidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una lista que proporciona una seleccin de funciones de agregado que son tiles para trabajar con datos numricos.) a la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un controlador de tamao situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que obtenga el tamao deseado. Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de clculo. No puede crear tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los dems usuarios.). Si tiene permisos de acceso y creacin en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlo para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otros usuarios podrn ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podr sincronizar los datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Despus de exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de slo lectura: los cambios que desee realizar en los datos slo se podrn efectuar en el sitio de SharePoint.
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Crear una tabla 1. En una hoja de clculo, seleccione el rango de datos o celdas vacas que desee convertir en una tabla. 2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de verificacin La tabla tiene encabezados. Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente. NOTA Una vez creada la tabla, se mostrarn las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseo. Las
herramientas que contiene la ficha Diseo se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.
Convertir una tabla en un rango de datos 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
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SUGERENCIA Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla, elegir Tabla y, a continuacin, hacer clic en Convertir en rango. SUGERENCIA Si, inmediatamente despus de crear la tabla, hace clic en Deshacer herramientas de acceso rpido, la convertir de nuevo en un rango. en la barra de
Eliminar una tabla 1. En una hoja de clculo, seleccione una tabla. 2. Presione SUPR. SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer para eliminar una tabla que acaba de crear. Convertir una tabla de Excel en un rango de datos Puede quitar una tabla de Excel convirtindola en un rango de datos. 1. Haga clic en cualquier punto de la tabla. SUGERENCIA Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada. 2. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. en la barra de herramientas de acceso rpido
SUGERENCIA Tambin se puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla, elegir Tabla y, a continuacin, hacer clic en Convertir en rango. SUGERENCIA Tambin puede hacer clic en Deshacer para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango. en la barra de herramientas de acceso rpido
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NOTA
La fila de totales aparece como la ltima fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda
situada ms a la izquierda. 3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a continuacin, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece. 4. En la lista desplegable, seleccione la funcin que desea utilizar para calcular el total. SUGERENCIA Las frmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la lista. Puede escribir cualquier frmula que desee en cualquier celda de fila de totales. NOTAS Cuando escriba una frmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de totales se mostrar con la frmula y sin la palabra Total.
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Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualizacin para iniciar Frmula Autocompletar. Conforme escriba, aparecer una lista desplazable de elementos vlidos con la coincidencia ms cercana resaltada. Los iconos representan el tipo de entrada, como una funcin o referencia de tabla. La informacin en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opcin.
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Siga uno o varios de estos procedimientos: " (comillas de apertura) inmediatamente despus de la coma para un argumento.
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Activar o desactivar Frmula Autocompletar 1. Haga clic en el Botn Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la categora Frmulas. 2. En Trabajando con frmulas, active o desactive Frmula Autocompletar.
Qu es la validacin de datos?
La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. Tambin puede proporcionar mensajes para indicar qu tipo de entradas se esperan en una celda, as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
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Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no vlidos en la celda, como un nmero de dos o de cinco dgitos, puede mostrarles un mensaje de error especfico. En un escenario un poco ms avanzado, podra usar la validacin de datos para calcular el valor mximo permitido en una celda segn un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dlares en la celda E7, lo cual supera el lmite mximo especificado para comisiones y bonificaciones.
Si se aumentara o redujera el presupuesto de nmina, el mximo permitido en E7 tambin aumentara o se reducira automticamente. Las opciones de validacin de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.
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departamentos a Ventas, Finanzas, Investigacin y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener ms informacin, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.
especificar un lmite mnimo de deducciones de dos veces el nmero de hijos en una celda especfica.
Restringir las fechas que se encuentren fuera de un perodo de tiempo especfico Por ejemplo, puede especificar un perodo de tiempo entre la fecha actual y los 3 das siguientes.
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especificar un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas despus.
caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), ms 10 caracteres.
establecer un lmite mximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dlares, segn el valor de nmina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de ms de 3.600 dlares en la celda, aparecer un mensaje de validacin.
Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda. Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que slo aparecer cuando el usuario escriba datos no vlidos.
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Advertencia
Informacin
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios vern un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error slo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:
El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una frmula en la celda calcula un resultado que no es vlido. Una macro (macro: accin o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no vlidos en la celda.
Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de clculo o un libro para impedir que los usuarios puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o de los libros especificados.) la hoja de clculo o el libro, hgalo despus de haber terminado de configurar la validacin. Asegrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de clculo. De lo contrario, los usuarios no podrn escribir en las celdas.
Si tiene previsto compartir el libro, hgalo nicamente despus de haber acabado de configurar la validacin y la proteccin de datos. Despus de compartir un libro, no podr cambiar la configuracin de validacin a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuar validando las celdas que haya designado mientras el libro est compartido.
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Puede aplicar la validacin de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificar automticamente que las celdas existentes contienen datos no vlidos. En este escenario, puede resaltar los datos no vlidos indicando a Excel que los marque con un crculo en la hoja de clculo. Una vez que haya identificado los datos no vlidos, puede ocultar los crculos nuevamente. Si corrige una entrada no vlida, el crculo desaparecer automticamente.
Para quitar rpidamente la validacin de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuacin, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuracin, haga clic en Borrar todos.
Para buscar las celdas de la hoja de clculo que tienen validacin de datos, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuacin, en Validacin de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validacin de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuracin de validacin.
Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Frmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Despus de crear la lista en otra hoja de clculo, puede ocultar la hoja de clculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. Si la validacin de datos no funciona, asegrese de que: Los usuarios no estn copiando datos ni rellenando celdas. La validacin de datos est diseada para mostrar mensajes y evitar entradas no vlidas slo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operacin de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de dilogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas) y, a continuacin, proteja la hoja de clculo. La actualizacin manual est desactivada. Si la actualizacin manual est activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualizacin manual, en la ficha Frmulas, en el grupo Clculo, haga clic en Opciones para el clculo y, a continuacin, haga clic en Automtico. Las frmulas no contienen errores. Asegrese de que las frmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasar por alto la validacin de datos hasta que se corrija el error.
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Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites Restringir la entrada de datos a un nmero decimal dentro de lmites Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un perodo de tiempo Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un perodo de tiempo Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda Usar una frmula para calcular qu se permite
Problema: el comando Validacin de datos no est disponible. Es posible que una tabla de Excel est vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.
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Para limitar la entrada a una pregunta, como "Tiene hijos?", a dos opciones, escriba S, No. Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta. Tambin puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicacin del libro. Para obtener ms informacin, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas. NOTA El ancho de la lista desplegable est determinado por el ancho de la celda que tiene la validacin de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas vlidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
6. Asegrese de que est activada la casilla Celda con lista desplegable. 7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la seleccin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la seleccin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est activada. 3. Rellene el ttulo y el texto del mensaje. 1. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos. Especificar una respuesta para los datos no vlidos
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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, el ttulo usar la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el mensaje ser (de forma predeterminada): "El valor escrito no es vlido. Los valores que el usuario puede escribir en esta celda estn restringidos". 2. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin en la ficha Configuracin. Restringir la entrada de datos a un nmero entero dentro de lmites 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.
Problema: el comando Validacin de datos no est disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.
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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin.
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Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin en la ficha Configuracin. Restringir la entrada de datos a un nmero decimal dentro de lmites 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.
Problema: el comando Validacin de datos no est disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de la validacin de datos si la hoja de clculo est compartida o protegida. Para saber cmo dejar de compartir o de proteger una hoja de clculo, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin. 3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
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7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la activacin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. Mostrar un mensaje de entrada 1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada. 2. Asegrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda est activada. 3. Rellene el ttulo y el texto del mensaje. 9. Especifique cmo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no vlidos. Especificar una respuesta para los datos no vlidos 1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que est activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no vlidos. 2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
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Problema: el comando Validacin de datos no est disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de la validacin de datos si la hoja de clculo est compartida o protegida. Para saber cmo dejar de compartir o de proteger una hoja de clculo, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin. 3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un da determinado, seleccione mayor que.
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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
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Problema: el comando Validacin de datos no est disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de la validacin de datos si la hoja de clculo est compartida o protegida. Para saber cmo dejar de compartir o de proteger una hoja de clculo, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin. 3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del da, seleccione menor que. 6. Escriba la hora de inicio, de finalizacin o la hora especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que devuelva una hora. Por ejemplo, para definir un perodo de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas despus de que se abra el restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mnimo y, a continuacin, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Mximo.
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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
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Problema: el comando Validacin de datos no est disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de clculo podra estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuracin de la validacin de datos si la hoja de clculo est compartida o protegida. Para saber cmo dejar de compartir o de proteger una hoja de clculo, consulte los vnculos en la seccin Vea tambin. 3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos, haga clic en la pestaa Configuracin. 4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto. 5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restriccin que desee. Por ejemplo, para permitir un nmero mximo de caracteres, seleccione menor que o igual a. 6. Escriba la duracin del texto mnima, mxima o especfica que desee permitir. Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de nmero. Por ejemplo, para definir que la longitud especfica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo. 7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos. NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace referencia est en blanco, la activacin de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. 8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda". 1. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin en la ficha Configuracin. Calcular qu se permite segn el contenido de otra celda 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.
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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda". 2. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin en la ficha Configuracin. Usar una frmula para calcular qu se permite 1. Seleccione las celdas que desea validar. 2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validacin de datos.
Problema: el comando Validacin de datos no est disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validacin de datos a una tabla de Excel que est vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validacin de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente est escribiendo datos. El comando Validacin de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.
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=ESTEXTO(B2)
=Y(E1<=800;E2<=97000)
=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1 Debe escribir la frmula en la validacin de datos para la celda A1 y, a continuacin, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validacin de datos para cada celda del rango tenga una frmula similar, pero el segundo argumento para la funcin CONTAR.SI coincidir con la celda actual. =Y(IZQUIERDA(B5; ";LARGO(B5) > 9) 3) ="ID-
La celda que contiene un nombre de cdigo de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estndar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud.
6. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.
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Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Informacin. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificacin de datos no vlidos, seleccione Detener.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres). NOTA Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores en esta celda". 9. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los mensajes estn apareciendo como espera. Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de dilogo Validacin de datos y, a continuacin, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuracin en la ficha Configuracin.
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NOTA No es posible modificar ni eliminar una lista integrada. Sin embargo, se puede crear una lista personalizada propia y usarla para ordenar o rellenar. Por ejemplo, si desea ordenar o rellenar mediante las siguientes listas, tiene que crear una lista personalizada, porque no existe orden natural. LISTAS PERSONALIZADAS Alto, Medio, Bajo Grande, Mediano y Pequeo Norte, Sur, Este y Oeste Jefe de ventas general, Jefe de ventas regional, Jefe de ventas del departamento y Representante de ventas
Puede basar la lista personalizada en un rango de celdas o especificarla en el cuadro de dilogo Listas personalizadas.
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2. Seleccione el rango que acaba de escribir. En el ejemplo anterior, seleccionara las celdas A1:A3. 3. Haga clic en el botn de Archivo, en Opciones de Excel, en la categora Popular y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas. 4. En el cuadro de dilogo Listas personalizadas, compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos que ha seleccionado aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuacin, haga clic en Importar. Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas. 5. Haga clic dos veces en Aceptar. NOTA Slo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, nmero y fecha u hora). No es
posible crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono).
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Este grfico muestra datos de temperatura con un formato condicional que usa una escala de colores para diferenciar valores altos, medios y bajos. El siguiente procedimiento usa esos datos. El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda. Suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condicin, para resaltar las celdas segn el valor contenido en ella, etc.
Nos aparece un cuadro de dilogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.
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En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato nicamente a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente. En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qu forma se marcar. De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo. Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar. Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicar ningn formato especial. Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarn los cambios efectuados en el formato condicional.
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Partes de una frmula Funciones: la funcin PI() devuelve el valor de pi: 3,142... Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2. Constantes: nmeros o valores de texto escritos directamente en una frmula, por ejemplo, 2. Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
Utilizar constantes en frmulas Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el nmero 210 y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresin, o un valor obtenido como resultado de una expresin,
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Utilizar operadores de clculo en frmulas Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero puede cambiar este orden utilizando parntesis. Tipos de operadores Existen cuatro tipos de operadores de clculo: aritmtico, comparacin, concatenacin de texto y referencia. Operadores aritmticos Para ejecutar las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin, combinar nmeros y generar resultados numricos, utilice los siguientes operadores aritmticos. Operador aritmtico + (signo ms) (signo menos) * (asterisco) / (barra oblicua) % (signo de porcentaje) ^ (acento circunflejo) Operadores de comparacin Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lgico: VERDADERO o FALSO. Operador de comparacin = (signo igual) > (signo mayor que) < (signo menor que) Significado Igual a Mayor que Menor que Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 Significado Suma Resta Negacin Multiplicacin Divisin Porcentaje Exponenciacin Ejemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20% 3^2
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Significado Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo
Ejemplo "Viento"&"norte"
Operadores de referencia Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes operadores. Operador referencia : (dos puntos) ; (punto y coma) (espacio) de
Significado Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas. Operador de unin, que combina varias referencias en una sola Operador de interseccin, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias
Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las frmulas En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el clculo puede afectar al valor devuelto de la frmula. Por tanto, es importante comprender cmo se determina el orden y cmo puede cambiar el orden para obtener los resultados deseados. Orden de clculo Las frmulas calculan los valores en un orden especfico. Las frmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una frmula. Detrs del signo
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Utilizar funciones y funciones anidadas en frmulas Las funciones son frmulas predefinidas que ejecutan clculos utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
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La funcin PROMEDIO y la funcin SUMA estn anidadas dentro de la funcin SI. Resultados vlidos Cuando se utiliza una funcin anidada como argumento, deber devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO, la funcin anidada deber devolver VERDADERO o FALSO. Si ste no es el caso, Microsoft Excel mostrar el valor de error #VALOR!. Lmites del nivel de anidamiento Una frmula puede contener como mximo siete niveles de funciones anidadas. Si la Funcin B se utiliza como argumento de la Funcin A, la Funcin B es una funcin de segundo nivel. Por ejemplo, la funcin PROMEDIO y la funcin SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque son argumentos de la funcin SI. Una funcin anidada dentro de la funcin PROMEDIO sera una funcin de tercer nivel, etc.
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PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de clculo denominada Marketing del
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Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una frmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicacin especfica. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas frmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.
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Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.
Estilo de referencia 3D
Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de clculo Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de clculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de clculo. Excel utilizar las hojas de clculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de clculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas. Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear frmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA. No pueden utilizarse referencias 3D en frmulas de matriz (frmula matricial: frmula que lleva a cabo varios clculos en uno o ms conjuntos de valores y devuelve un nico resultado o varios resultados. Las frmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYS+ENTRAR.). No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se debe llevar a cabo en una expresin. Hay operadores matemticos, comparativos,
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F[-1] F
Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botn Autosuma para insertar una frmula que suma un rango de celdas, Excel registra la frmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1. Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 configurando o desactivando la casilla de verificacin Estilo de referencia F1C1 en Trabajando con frmulas en la categora Frmulas de la Configuracin de Excel en el men Archivo.
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celda absoluta: en una frmula, direccin exacta de una celda, independientemente de la posicin de la celda que contiene la frmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Puede especificar un nombre con cualquiera de estos mtodos: Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una frmula.
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como siete
Escribe los nombres de otras hojas entre comillas simples Incluye la ruta de acceso a los libros externos Escribe nmeros formato los sin
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SUGERENCIA Tambin puede hacer doble clic en el borde a la derecha del encabezado de columna. Reducir el contenido para ajustarlo a la columna 3. Seleccione la columna. 4. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, en Celdas y, a continuacin, en la ficha Alineacin.
5. Active la casilla de verificacin Reducir hasta ajustar. Aplicar un formato de nmero diferente
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Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Microsoft Office Excel deben ser valores positivos.
Si se restan fechas y horas, asegrese de que se genera la frmula correctamente. Si la frmula es correcta, pero el resultado sigue siendo un valor negativo, se puede mostrar el valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, Celdas y luego en la ficha Nmero.
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los operandos pueden ser valores, referencias de celda, nombres, rtulos y funciones.) es una celda en blanco, Microsoft Office Excel interpreta el blanco como cero.
Cambie la referencia de celda a otra celda. Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor. Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiar el resultado de la frmula a #N/A en lugar de #DIV/0! para indicar que el valor del divisor no est disponible.
Evite que se muestre el valor de error utilizando la funcin de hoja de clculo SI. Por ejemplo, si la frmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0;"";A5/B5). Las dos comillas representan una cadena de texto vaca. Se ha ejecutado una macro que utiliza una funcin o una frmula que devuelve #DIV/0! Compruebe que el divisor en la funcin o en la frmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco.
hagan referencia a esas celdas devolvern #N/A en lugar de intentar calcular un valor. Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la hoja de clculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV.
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Se ha utilizado un nombre que no existe Asegrese de que el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, frmula o valor constante. Utilice nombres fciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas!C20:C30.) existe. En la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres y, a continuacin, observe si el nombre est en la lista. Si no aparece en la lista, agrguelo haciendo clic en Definir nombre. Error al escribir el nombre Compruebe la ortografa. Seleccione el nombre en la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) F3, haga clic en el nombre que desea utilizar y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Error al escribir el nombre de una funcin Corrija el error ortogrfico. Inserte el nombre de funcin correcto en la frmula haciendo clic en Asistente para funciones del grupo Biblioteca de funciones en la ficha Frmulas. Se ha escrito texto en una frmula sin poner el texto entre comillas Excel tratar de interpretar la entrada como un nombre, aunque su intencin fuese utilizarla como texto. Escriba el texto de la frmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente frmula integra la porcin de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50: ="El importe total es "&B50 Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango Asegrese de que en todas las referencias del rango de celdas de la frmula se utilizan dos puntos (:); por ejemplo, SUMA(A1:C10). , presione
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y,
Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la ltima celda. Por ejemplo, SUMA(A1:A10) hace referencia al rango desde la celda A1 a la celda A10 inclusive.
Para hacer referencia a dos reas que no se intersecan, utilice el operador de unin, el punto y coma (;). Por ejemplo, si la frmula suma dos rangos, asegrese de que el punto y coma separa los dos rangos (SUMA(A1:A10;C1:C10)). Los rangos no se intersecan Cambie la referencia para que se intersequen. Al especificar o modificar una frmula , las referencias de celda y los bordes alrededor de las celdas correspondientes estn codificados por color.
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La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con esquinas cuadradas. La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con esquinas cuadradas.
Si no hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, se trata de una referencia a un rango con nombre .
Si hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, no se trata de una referencia a un rango con nombre. Siga uno de los procedimientos siguientes: Cambiar las referencias que no sean a un rango especificado
5. Haga doble clic en la celda que contiene la frmula que desee cambiar. Microsoft Office Excel resaltar cada celda o cada rango de celdas con un color diferente. 6. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango, arrastre el borde codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva ubicacin.
Para incluir ms o menos celdas en una referencia, arrastre una esquina del borde. En la frmula, seleccione la referencia y escriba una nueva.
7. Presione ENTRAR. Cambiar las referencias que no sean a un rango con nombre
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Seleccione el rango de celdas que contenga las frmulas en las que desee reemplazar referencias por nombres.
Seleccione una nica celda para cambiar las referencias por nombres en todas las frmulas de la hoja de clculo.
9. En la ficha Frmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en la flecha situada junto a Nombre definido y, a continuacin, haga clic en Aplicar nombres. 10. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o en varios.
y,
Utilice otro valor inicial para la funcin de la hoja de clculo. Cambie el nmero de veces que Microsoft Office Excel recorre en iteracin las frmulas. 1. Haga clic en el Botn Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la categora Frmulas. 2. En la seccin Opciones de clculo, active la casilla de verificacin Habilitar clculo iterativo.
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Cambie el rango para que solamente tenga un valor. Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la frmula. Se ha utilizado una matriz no vlida en una de las funciones matriciales de la hoja de clculo Asegrese de que las dimensiones de la matriz (matriz: matriz rectangular de valores o un rango de celdas combinado con otras matrices o rangos para generar varias sumas o productos. Excel dispone de funciones matriciales predefinidas que pueden realizar las sumas o productos) son correctas para los argumentos de la misma. Se ha ejecutado una macro que especifica una funcin que devuelve #VALOR! Asegrese de que la funcin no utiliza ningn argumento incorrecto.
En ocasiones, comprobar si las frmulas son precisas o buscar el origen de un error puede resultar difcil si la frmula utiliza celdas precedentes o dependientes: Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante una frmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =B5, la celda B5 es precedente con respecto a la celda D10. Las celdas dependientes contienen frmulas que hacen referencia a otras frmulas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =B5, la celda D10 es dependiente de la celda B5. Para recibir ayuda a la hora de comprobar las frmulas, puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para mostrar grficamente o para rastrear las relaciones entre las celdas y las frmulas con flechas de rastreo .
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Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de clculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrar una flecha de color negro que seala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de clculo rastrear estas dependencias. 3. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos a la celda activa, haga clic otra vez en Rastrear precedentes 4. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez, empezando por la celda precedente que est ms distante de la celda activa, en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y, a continuacin, en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botn. . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda
Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes) 5. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes. 6. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea dependiente de la celda activa, en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Rastrear dependientes.
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8. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez, empezando por la celda dependiente que est ms distante de la celda activa, en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y, a continuacin, en Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botn.
Ver todas las relaciones en una hoja de clculo 9. En una celda vaca, escriba = (signo igual). 10. Haga clic en el botn Seleccionar todo.
11. Seleccione la celda y, en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Rastrear precedentes dos veces. o en Rastrear precedentes ,
significa que Excel ha buscado en todos los niveles de la frmula o que est tratando de rastrear un elemento que no puede rastrearse. Los siguientes elementos de la hoja de clculo, a los que pueden hacer referencia las frmulas, no pueden rastrearse mediante las herramientas de auditora:
Las referencias a cuadros de texto, grficos incrustados o imgenes en hojas de clculo. Informes de tabla dinmica Las referencias a constantes con nombre
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Las frmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro est cerrado. Para quitar todas las flechas de rastreo de la hoja de clculo, en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Quitar flechas .
NOTAS Para ver las precedentes codificadas por colores de los argumentos de una frmula, seleccione una celda y presione F2. Para seleccionar la celda situada en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si la celda est en otra hoja de clculo o en otro libro, haga doble clic en la flecha negra para que se muestre el cuadro de dilogo Ir a y, a continuacin, haga doble clic en la referencia deseada en la lista Ir a. Si se cambia la frmula a la que sealan las flechas, se insertan o se eliminan columnas o filas, o si se eliminan o mueven celdas, desaparecern todas las flechas de rastreo. Para restaurar las flechas de rastreo despus de hacer cualquiera de estos cambios, deber utilizar otra vez los comandos de auditora en la hoja de clculo. Para hacer un seguimiento de las flechas de rastreo originales, antes de realizar los cambios, imprima la hoja de clculo con las flechas de rastreo presentes.
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Administracin de conexiones
En el cuadro de dilogo Conexiones del libro, puede administrar fcilmente estas conexiones, incluida su creacin, modificacin y eliminacin. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Conexiones). Puede usar este cuadro de dilogo para hacer lo siguiente: Crear, editar, actualizar y eliminar las conexiones utilizadas en el libro. Comprobar el origen de datos externos. Es posible que desee realizar esto si la conexin fue definida por otro usuario. Mostrar dnde se utiliza cada conexin en el libro actual. Diagnosticar un mensaje de error sobre las conexiones a datos externos. Redirigir una conexin a un servidor u origen de datos distinto, o reemplazar el archivo de conexin por una conexin existente. Simplificar la creacin y el uso compartido de archivos de conexin con otros usuarios.
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Para definir un origen de datos, en Windows Vista, haga clic en el botn Inicio y, a continuacin, en Panel de control. Haga clic en Sistema y mantenimiento y, a continuacin, haga clic en Herramientas administrativas. En Windows XP y en Windows Server, haga clic en Inicio y, a continuacin, haga clic en Panel de control. Haga clic en Rendimiento y mantenimiento, haga clic en Herramientas administrativas y, a continuacin, haga clic en Orgenes de datos (ODBC). Para obtener ms informacin sobre las diferentes opciones, haga clic en el botn Ayuda en cada cuadro de dilogo.
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Para obtener ms informacin sobre cmo trabajar con formularios e informes de Access, vea el sistema de Ayuda de Access. Establecer un vnculo a datos de Excel desde Access Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla. Use este sistema si tiene previsto mantener el rango de datos en Excel, pero desea tambin que los datos estn disponibles en Access. Este tipo de vnculo se crea desde la base de datos de Access, no desde Excel. Cuando se establece un vnculo a una hoja de clculo o un rango con nombre de Excel, Access crea una nueva tabla que est vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que se realicen en las celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, modificar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de Excel de origen. A continuacin, se incluyen algunos escenarios comunes de vinculacin a una hoja de clculo de Excel desde Access: Desea seguir manteniendo los datos en hojas de clculo de Excel, pero desea poder usar las eficaces caractersticas de consulta y generacin de informes de Access. Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero los datos de orgenes externos con los que trabaja estn en hojas de clculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder trabajar con ellos en Access. Importar datos de Excel a Access Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos en Access de ahora en adelante, puede importar los datos a Access. Cuando se importan datos, Access los almacena en una tabla nueva o existente sin modificarlos. Solo puede importar una hoja de clculo cada vez durante una operacin de importacin. Para importar datos de varias hojas de clculo, repita la operacin de importacin para cada hoja de clculo. A continuacin, se incluyen algunos escenarios comunes de importacin de datos de Excel en Access:
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* Pgina 3: Guardar archivo de datos y conexin Use esta pgina para especificar y describir el archivo de conexin y las frases de bsqueda para localizar el archivo. Importacin de datos desde Microsoft SQL Server Analysis Services Analysis Services (un componente de Microsoft SQL Server) que admite la inteligencia empresarial y es una base de los sistemas de anlisis de procesamiento analtico en lnea (OLAP) (OLAP: tecnologa de base de datos que se ha optimizado para la elaboracin de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerrquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.), cuadros de mandos de indicador clave de rendimiento (KPI), extraccin de datos y sistemas de informes de panel. En Excel, puede conectarse fcilmente a una base de datos OLAP de Analysis Services mediante un proveedor OLAP. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orgenes y, a continuacin, en Desde Analysis Services. Un proveedor OLAP es un conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software cliente que sea necesario para conectarse a una base de datos. Para conectarse a un proveedor OLAP, debe usar una tabla dinmica (informe de tabla dinmica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orgenes, incluidos los que son externos a Excel.). Tambin puede tener acceso a datos OLAP cuando est desconectado del origen de datos OLAP. Un archivo de cubo sin conexin (archivo de cubo sin conexin: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinmica o de grfico dinmico. Los archivos de cubo sin conexin permiten continuar trabajando cuando no se est conectado al servidor OLAP.) es un archivo con la extensin .cub que almacena una porcin de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinmica.) de una base de datos de servidor OLAP. Use un archivo de cubo sin conexin para continuar realizando cambios en informes de tabla dinmica y de grfico dinmico (informe de grfico dinmico: grfico que proporciona anlisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinmica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseo del grfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.) cuando el servidor no est disponible o se interrumpe la conexin con la red. Al conectarse a Analysis Services, el Asistente para la conexin de datos muestra tres pginas: * Pgina 1: Conectar con el servidor de base de datos de iniciar sesin en el servidor de base de datos. Use esta pgina para especificar el servidor y la forma
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* Pgina 3: Guardar archivo de datos y conexin Use esta pgina para especificar y describir el archivo de conexin y las frases de bsqueda para localizar el archivo.
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Paso 1 Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro. Paso 2 Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o listas XML. Paso 3 Importar un archivo de datos XML (.xml) y enlazar los elementos XML con celdas de asignacin. Paso 4 Especificar datos, mover celdas de asignacin y aprovechar la funcionalidad de Excel sin perder la estructura y las definiciones XML. Paso 5 Exportar datos revisados desde celdas de asignacin a un archivo de datos XML. Uso de datos XML Cuando importa el contenido de un archivo de datos XML a una asignacin XML existente en el libro, los datos del archivo se enlazan con una asignacin XML almacenada en el libro. Eso significa que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento correspondiente en el esquema XML que se ha asignado desde un archivo de esquema XML o un esquema deducido. Cada asignacin XML solo puede tener un enlace de datos XML, y un enlace de datos XML est enlazado con todas las asignaciones creadas desde una nica asignacin XML. Puede abrir el cuadro de dilogo Propiedades de la asignacin XML, (en el grupo XML de la ficha Programador, haga clic en Propiedades de la asignacin), donde encontrar tres opciones (todas activadas de manera predeterminada) que puede establecer o desactivar para controlar el comportamiento de un enlace de datos XML: Validar datos con el esquema para importar y exportar Especifica si Excel valida datos en la asignacin XML al importar datos. Establezca esta opcin si desea asegurarse de que los datos XML que importe se ajusten al esquema XML. Sobrescribir los datos existentes con los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al importar datos. Establezca esta opcin si desea sustituir los datos actuales por datos nuevos, por ejemplo, si hay datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML. Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes Especifica si el contenido del origen de datos se anexa a los datos existentes en la hoja de clculo. Establezca esta opcin, por ejemplo, si est consolidando datos de varios archivos de datos XML parecidos en una lista XML o si no desea sobrescribir el contenido de una celda que contiene una funcin.
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Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros. Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede utilizar Autosuma de subtotales automticos. en lugar
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Columna cuyos subtotales se desea calcular 1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. 2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en una celda de la columna Deporte, columna B. 3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente. 4. En el men Datos, haga clic en Subtotales. 5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, hara clic en la columna Deporte. 6. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. 7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionara la columna Ventas. 8. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. 9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. 10. Haga clic en Aceptar. Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales. Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los smbolos de esquema que aparecen junto a los nmeros de fila. Utilice los smbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.
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1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango. 2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, despus por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenara el rango primero por la columna Regin y despus por la columna Deporte.
Cmo?
Para obtener resultados ptimos, el rango que se ordene deber tener rtulos de columna. 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en el rango que desee ordenar. En el men Datos, haga clic en Ordenar. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar. Seleccione otras opciones de ordenacin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Inserte los subtotales exteriores.
Cmo?
1. En el men Datos, haga clic en Subtotales. 2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, hara clic en Regin. 3. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales. 4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificacin correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sera Ventas. 5. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina entre grupos. 6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los datos. 7. Inserte los subtotales anidados.
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Insertar una fila total en una lista 1. Asegrese de que est activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista. 2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.
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Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma automtica en las celdas de una hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver los diferentes resultados.
Por ejemplo, suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro malo. Puede usar el Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la misma hoja de clculo y, a continuacin, cambiar entre ellos. Para cada escenario, debe especificar las celdas que cambiar y los valores que va a
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Si varias personas tienen informacin especfica en libros independientes que desea usar en escenarios, puede recopilar los libros y combinar los escenarios. Despus de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen del escenario que incluya la informacin de estos escenarios. Un informe de escenario muestra toda la informacin del escenario en una tabla en una nueva hoja de clculo. Informe Resumen de escenario
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NOTA La Bsqueda de objetivo funciona con un solo valor de entrada de variable. Si desea determinar ms de un valor de entrada, por ejemplo, la cantidad del prstamo y el importe de pago mensual del prstamo, deber usar el complemento Solver.
Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados Si desea preparar previsiones, puede usar Excel para generar automticamente futuros valores que se basan en datos existentes, o para generar automticamente valores extrapolados con tendencia lineal o con clculos de tendencias de crecimiento. Puede completar una serie de valores que coinciden con una tendencia lineal simple o con una tendencia geomtrica exponencial mediante el controlador de relleno o el comando Series. Para ampliar los datos complejos y no lineales, puede usar las funciones de la hoja de clculo o la herramienta de anlisis de regresin en el complemento Analysis ToolPak. Aunque la Bsqueda de objetivo puede alojar slo una variable, puede proyectar hacia atrs para obtener ms variables usando el complemento Solver. Con Solver, puede encontrar un valor ptimo para la frmula en una celda, llamada celda de destino, en una hoja de clculo. Solver usa un grupo de celdas que estn relacionadas con la celda de destino. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes especificadas, denominadas celdas ajustables, para obtener el resultado especificado en la frmula de la celda de destino. Puede aplicar restricciones para limitar los valores que podr usar Solver en el modelo; asimismo, las restricciones pueden estar referidas a otras celdas que modifican la frmula de la celda de destino.
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Por ejemplo, si los valores de inicio seleccionados de las celdas C1:E1 son 3, 5 y 8, arrastre el Proyectar valores con una funcin de hoja de clculo Uso de la funcin PRONOSTICO Esta funcin calcula o prev un valor futuro utilizando los valores existentes. El valor previsto es un valor del eje Y para un valor del eje X dado. Los valores conocidos son valores de x e y existentes, y el nuevo valor se calcula utilizando una regresin lineal. Esta funcin se puede utilizar para prever las ventas futuras, las necesidades de inventario y las tendencias de los consumidores. Uso de las funciones TENDENCIA y CRECIMIENTO Estas funciones pueden extrapolar valores futuros de y que extiendan una lnea recta o curva exponencial que describa mejor los datos existentes. Pueden devolver tambin slo valores de y a partir de los valores de x conocidos para la lnea o curva de ajuste perfecto. Para trazar una lnea o una curva que describa los datos existentes, utilice los valores existentes de x e ydevueltos por la funcin TENDENCIA o CRECIMIENTO. Uso de la funcin ESTIMACION.LINEAL y ESTIMACION.LOGARITMICA Puede utilizar estas funciones para calcular una lnea recta o una curva exponencial a partir de los datos existentes. Las funciones ESTIMACION.LINEAL y ESTIMACION.LOGARITMICA devuelven varias estadsticas de regresin, incluidas la pendiente y la interseccin de la lnea de ajuste perfecto. Funcin PRONOSTICO TENDENCIA CRECIMIENTO ESTIMACION.LINEAL ESTIMACION.LOGARITMICA Descripcin Proyectar valores Proyectar valores que se ajustan a una lnea de tendencia recta Proyectar valores que se ajustan a una curva exponencial Calcular una lnea recta a partir de datos existentes Calcular una curva exponencial a partir de datos existentes
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Curso Avanzado de Ms Excel Realizar anlisis de regresin con el complemento Herramientas para anlisis
Cuando tenga que realizar anlisis de regresin ms complicados, incluidos calcular y trazar residuos, puede utilizar la herramienta de anlisis de regresin del complemento Herramientas de anlisis. 1. En el men Complementos, en el grupo Comandos de men, haga clic enAnlisis de datos. Si la ficha Complementos o el comando Anlisis de datos no estn disponibles, cargue Herramientas para anlisis. Cmo cargar Herramientas para anlisis 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office , haga clic enOpciones de Excel y, a continuacin, haga clic en la categoraComplementos. 2. En la lista Administrar, seleccione Complementos de Excel y, a continuacin, haga clic en Ir. 3. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadroHerramientas para anlisis y, a continuacin, haga clic enAceptar. 4. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalacin. 2. En el cuadro de dilogo Anlisis de datos, seleccione el nombre de la herramienta de anlisis que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. En el cuadro de dilogo de la herramienta que haya seleccionado, elija las opciones de anlisis que desee. Puede hacer clic en el botn Ayuda en el cuadro de dilogo para obtener ms informacin sobre estas opciones. 1. dor de escenarios. 2. Haga clic en Combinar. 3. En el cuadro de dilogo Combinar escenarios, haga clic en la flecha junto a Libro y seleccione un libro que contenga los escenarios que desea combinar en los resultados. 4. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de la hoja de clculo que contiene los escenarios que desea combinar. 5. Haga clic en Aceptar para combinar los escenarios de la hoja de clculo seleccionada en la hoja de clculo actual. El cuadro de dilogo Combinar escenarios se cierra y los escenarios que ha combinado aparecen en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios. 6. Repita los cuatro pasos anteriores segn sea necesario hasta que se hayan combinado todos los escenarios que desee. Cuando termine, todos los escenarios que haya combinado sern parte de la hoja de clculo actual. Cierre el cuadro de dilogo Administrador de escenarios o djelo abierto para continuar con el anlisis.
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1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Anlisis Y si y, a continuacin, en Administrador de escenarios. 2. Haga clic en Resumen. 3. Haga clic en Resumen del escenario o en Informe de tabla dinmica de escenario. 4. En el cuadro Celdas de resultado, indique las referencias para las celdas que hacen referencia a las celdas cuyos valores han sido cambiados por los escenarios. Separe varias referencias mediante comas. NOTAS
Los informes de escenario no se vuelven a calcular automticamente. Si cambia los valores de un escenario, esos cambios no aparecern en ningn informe de resumen existente sino que aparecern al crear un nuevo informe de resumen. Las celdas de resultado no son necesarias para generar un informe resumen de escenario pero s lo son para un informe de tabla dinmica de escenario.
Usar Buscar objetivo para encontrar el resultado deseado mediante el ajuste de un valor de entrada Si sabe qu resultado desea obtener de una frmula, pero no est seguro de qu valor de entrada necesita la frmula para obtener ese resultado, use la caracterstica Buscar objetivo. Por ejemplo, imagine que debe pedir prestado dinero. Sabe cunto dinero desea, cunto tiempo va a tardar en saldar el prstamo y cunto puede pagar cada mes. Puede usar Buscar objetivo para determinar qu tipo de inters deber conseguir para cumplir con el objetivo del prstamo. NOTA La caracterstica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable. Si desea aceptar ms de un valor de entrada; por ejemplo, el importe del prstamo y el importe del pago mensual del prstamo, use el complemento Solver. Para obtener ms informacin acerca del complemento Solver, siga los vnculos de la seccin Vea tambin. Ejemplo paso a paso Veamos el ejemplo anterior, paso a paso. Puesto que desea calcular el tipo de inters del prstamo necesario para alcanzar su objetivo, usar la funcin PAGO. La funcin PAGO calcula un importe de un pago mensual. En este ejemplo, el importe del pago mensual es el objetivo. Preparar la hoja de clculo 1. Abra una nueva hoja de clculo en blanco. 2. Primero agregue algunos rtulos en la primera columna para que sea ms fcil leer la hoja de clculo. 1. En la celda A1, escriba Importe del prstamo. 2. En la celda A2, escriba Perodo en meses.
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Realizar anlisis estadstico y tcnico con las Herramientas para anlisis Si tiene que desarrollar anlisis estadsticos o tcnicos complejos, puede ahorrar pasos y tiempo si utiliza las Herramientas para anlisis. Cuando utilice una de estas herramientas, deber proporcionar los datos y parmetros para cada anlisis y la herramienta utilizar las funciones de macros estadsticas o tcnicas correspondientes para realizar los clculos y mostrar los resultados en una tabla de resultados. Algunas herramientas generan grficos adems de tablas de resultados. Las Herramientas para anlisis incluyen las herramientas que se describen a continuacin. Para tener acceso a estas herramientas, haga clic en Anlisis de datosen el grupo Anlisis de la ficha Datos. Si el comando Anlisis de datos no est disponible, deber cargar el programa de complemento Herramientas para anlisis. Varianza Correlacin Covarianza Estadstica descriptiva Suavizacin exponencial Prueba t para varianzas de dos muestras Anlisis de Fourier Histograma Media mvil Generacin de nmeros aleatorios Jerarqua y percentil Regresin Muestreo Prueba t Prueba z
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NOTAS
Las funciones de anlisis de datos slo pueden utilizarse en una nica hoja de clculo a la vez. Cuando se analizan los datos de hojas agrupadas, los resultados aparecern en la primera hoja, y en las hojas restantes aparecern tablas con formato vacas. Para analizar los datos del resto de las hojas, actualice la herramienta de anlisis para cada una de ellas. Para obtener una lista de libros que proporcionen ms informacin sobre los algoritmos o mtodos estadsticos que se han utilizado para crear las funciones y herramientas estadsticas de Microsoft Excel, vea Bibliografa sobre mtodos y algoritmos estadsticos.
En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al nmero de unidades vendidas, determinando indirectamente el importe de los ingresos por ventas, los gastos asociados y los beneficios. Solver puede modificar los presupuestos trimestrales de publicidad (celdas B5:C5), con una restriccin total mxima de 20.000 $ (celda F5), hasta que el valor total de beneficios alcance el importe mximo posible. Los valores en las celdas ajustables se utilizan para calcular los beneficios de cada trimestre, por tanto estn relacionados con la frmula en la celda objetivo F7, =SUMA(Q1 Beneficios:Q2 Beneficios).
Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:
La herramienta Microsoft Excel Solver utiliza el cdigo de optimizacin no lineal (GRG2) desarrollado por la Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la Universidad Allan Waren (Cleveland ). Los problemas lineales y enteros utilizan el mtodo ms simple con lmites en las variables y el mtodo de ramificacin y lmite, implantado por John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. Para obtener ms informacin sobre el proceso de solucin interno que utiliza Solver, pngase en contacto con: Frontline Systems, Inc. P.O. Box 4288 Incline Village, NV 89450-4288 (775) 831-0300 Pgina Web: http://www.frontsys.com Correo electrnico: info@frontsys.com
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La celda objetivo representa el objetivo como, por ejemplo, aumentar las ganancias mensuales. Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de clculo que podemos cambiar o ajustar para optimizar la celda objetivo como, por ejemplo, la cantidad de cada producto fabricada durante un mes.
Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las celdas cambiantes como, por ejemplo, no usar ms recursos que los disponibles y no producir ms cantidad de un producto que la que pueda venderse.
Qu es la optimizacin
Cmo puede una gran empresa farmacutica determinar la mezcla de productos mensuales en su planta de Indianpolis necesaria para aumentar la rentabilidad empresarial?
Si Microsoft produce consolas Xbox en tres ubicaciones, cmo puede reducir el costo necesario para satisfacer la demanda de consolas Xbox?
Qu precio deben tener las consolas y los juegos Xbox para aumentar las ganancias de las ventas de Xbox? Microsoft deseara poner en marcha 20 iniciativas estratgicas que compaginen dinero y programadores con experiencia para los prximos cinco aos. No dispone de recursos suficientes para realizar los 20 proyectos. Qu proyectos debera realizar?
Cmo pueden los corredores de apuestas encontrar el mejor grupo de "clasificaciones" de los equipos de la Liga Nacional de Ftbol para establecer puntuaciones exactas?
Cmo debo repartir mi cartera de acciones entre valores tecnolgicos, acciones infravaloradas, bonos, efectivo y participaciones en oro? En todas estas situaciones, queremos encontrar el mejor modo de hacer algo. O dicho de un modo ms formal: queremos encontrar los valores de determinadas celdas de una hoja de clculo que optimicen (aumenten o disminuyan) un determinado objetivo. La herramienta Solver de Excel le ayudar a resolver los problemas de optimizacin.
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Modelo Mezcla de productos de una empresa farmacutica Envo de Xbox Precio de Xbox Iniciativas Microsoft de
Celda objetivo Ganancias mensuales Costos de distribucin Ganancias de las consolas y juegos Xbox Valor neto actual de los proyectos seleccionados Diferencia entre los resultados previstos y los resultados reales de los partidos Riesgo de la cartera
Tenga en cuenta que en algunas situaciones es posible que haya varias celdas objetivo. Por ejemplo, Microsoft podra tener un objetivo secundario para aumentar la cuota de mercado de Xbox. Celdas cambiantes Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de clculo que podemos cambiar o ajustar para optimizar la celda objetivo. En el ejemplo de la empresa farmacutica, el director de la planta puede ajustar la cantidad producida de cada producto durante un mes. Las celdas en las que se registran estas cantidades son las celdas cambiantes de este modelo. En la tabla siguiente se muestran las definiciones de las celdas cambiantes adecuadas para los modelos descritos al principio del artculo. Modelo Mezcla de productos de una empresa farmacutica Celdas cambiantes Cantidad de cada producto fabricada durante un mes
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Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent y Bin en las restricciones en celdas ajustables. Si se activa la casilla de verificacin Adoptar modelo lineal en el cuadro de dilogo Opciones de Solver, no habr lmite en el nmero de restricciones. En problemas no lineales, cada celda ajustable puede tener hasta 100 restricciones, adems de lmites y restricciones enteras en las variables.
Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones En lapestaa Datos, haga clic en Solver. 1. Haga clic en Opciones. 2. En el cuadro de dilogo Opciones de Solver, defina una o ms de las siguientes opciones:
Tiempo de solucin e iteraciones 1. En el cuadro Tiempo, escriba el nmero de segundos que desea permitir como tiempo de solucin. 2. En el cuadro Iteraciones, escriba el nmero mximo de iteraciones que desea permitir.
Nota Si el proceso de solucin alcanza el tiempo mximo o el nmero mximo de iteraciones permitidas antes de que Solver encuentre una solucin, Solver mostrar el cuadro de dilogo Mostrar solucin tentativa.
Grado de precisin En el cuadro Precisin, escriba el grado de precisin que desee; cuanto menor sea el nmero, mayor ser la precisin. Tolerancia de enteros En el cuadro Tolerancia, introduzca el porcentaje de error que desea permitir en la solucin. Grado de convergencia En el cuadro Convergencia, escriba la cantidad de cambio relativo que desea permitir en las ltimas cinco iteraciones antes de que se detenga Solver con una solucin; cuanto menor sea el nmero, menor ser el cambio relativo que se permite.
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Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mximo posible, haga clic en Mx. Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mnimo posible, haga clic en Mn. Para que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor y, a continuacin, introduzca el valor en el cuadro. En el cuadro Cambiando la celda, introduzca un nombre o referencia para cada celda ajustable, separando con comas las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como mximo. Si desea que Solver proponga automticamente las celdas ajustables basadas en la celda objetivo, haga clic en Autorredistribuir. En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones, introduzca todas
las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de destino u otras celdas que estn directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino.) que desee aplicar.
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cuadro Restriccinaparecer "binario". 3. En el cuadro Restriccin, escriba un nmero, una referencia de celda, un nombre o una frmula (frmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).). 4. Siga uno de estos procedimientos: Para aceptar una restriccin y agregar otra, haga clic en Agregar. Para aceptar la restriccin y regresar al cuadro de dilogo Parmetros de Solver, haga clic en Aceptar. Notas Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent yBin en las restricciones en celdas ajustables. Si se activa la casilla de verificacin Adoptar modelo lineal en el cuadro de dilogo Opciones de Solver, no habr lmite en el nmero de restricciones. En problemas
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Para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo, haga clic en Conservar la solucin de Solver en el cuadro de dilogo Resultados de Solver.
Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.
En la mezcla de productos no se pueden utilizan ms recursos que los disponibles Hay una demanda limitada para cada producto. No podemos producir ms cantidad de un producto durante un mes que la demandada porque el excedente de produccin se desecha (como en el caso de los frmacos perecederos, por ejemplo). Resolvamos ahora el siguiente ejemplo del problema de mezcla de productos. Encontrar la solucin a este problema en el archivo prodmix.xls (que se incluye en la descarga de archivos de ejemplo), mostrado en la Figura 1.
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La fila 4 de la Figura 1 contiene las horas de mano de obra necesarias para producir una libra (454 gramos) de cada producto, y la fila 5 indica las libras de materia prima necesarias para producir una libra de cada producto. Por ejemplo, para producir una libra del producto 1 se requieren seis horas de mano de obra y 3,2 libras (1.453 gramos) de materia prima.
Para cada frmaco, el precio por libra se indica en la fila 6, el coste unitario por libra se indica en la fila 7 y las ganancias por libra se indican en la fila 9. Por ejemplo, el producto 2 se vende a 11 dlares la libra, el coste unitario es de 5,7 dlares por libra y las ganancias son 5,3 dlares por libra.
La demanda de este mes de cada frmaco se indica en la fila 8. Por ejemplo, la demanda del producto 3 es de 1.041 libras (472,6 kilos). Para este mes hay 4.500 horas de mano de obra y 1.600 libras (726,4 kilos) de materia prima disponibles. Cmo puede esta empresa aumentar sus ganancias mensuales? Si no supiramos nada sobre Solver, podramos resolver este problema creando una hoja de clculo en la que pudiramos realizar un seguimiento de las ganancias y el uso de recursos asociados a cada mezcla de productos. A continuacin, utilizaramos pruebas de ensayo y error para variar la mezcla de productos con el fin de optimizar las ganancias sin utilizar ms mano de obra o materia prima que la disponible, y sin producir ms cantidad de un determinado frmaco que la demandada. En este proceso slo utilizamos Solver en la etapa de ensayo y error. Bsicamente, Solver es un motor de optimizacin que realiza eficazmente la bsqueda por ensayo y error. Un elemento clave para solucionar el problema de la mezcla de productos es calcular eficazmente el uso de recursos y las ganancias asociadas a cada mezcla de productos. Una herramienta importante que podemos utilizar para realizar este clculo es la funcin SUMAPRODUCTO. La funcin SUMAPRODUCTO multiplica los valores correspondientes en los rangos de celdas y devuelve la suma de esos valores. Todos los rangos de celdas utilizados en una evaluacin de SUMAPRODUCTO deben tener las mismas dimensiones, lo que implica que se puede utilizar SUMAPRODUCTO con dos filas o dos columnas, pero no con una columna y una fila. Para ejemplificar el uso de la funcin SUMAPRODUCTO en nuestro ejemplo de mezcla de productos, tratemos de calcular nuestro uso de recursos. Para ello, necesitamos realizar el siguiente clculo: (Mano de obra utilizada por libra del frmaco 1) *
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Restricciones No utilizar ms mano de obra y materia prima que la disponible. Es decir, los valores de las celdas D14:D15 (los recursos utilizados) deben ser menores o iguales que los valores de las celdas F14:F15 (los recursos disponibles). No producir ms cantidad de un frmaco que la demandada. Es decir, los valores de las celdas D2:I2 (las libras producidas de cada frmaco) deben ser menores o iguales que la demanda de cada frmaco (indicada en las celdas D8:I8). No podemos producir una cantidad negativa de ningn frmaco.
Cmo puedo especificar este modelo en Solver? Ahora explicaremos cmo especificar la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones en Solver. Despus, no tendr ms que hacer clic en el botn Resolver y Solver encontrar una mezcla de productos que suponga un aumento de las ganancias. 1. Para empezar, seleccione Solver Aparecer el cuadro de dilogo Parmetros de Solver.
2. Para especificar la celda objetivo, haga clic en el cuadro Definir celda objetivo y, a continuacin, seleccione nuestra celda de ganancias (la celda D12). Para especificar nuestras celdas cambiantes, haga clic en el cuadro Cambiando las celdas y, despus, elija el rango D2:I2, que contiene las libras producidas de cada frmaco. El cuadro de dilogo debe ser similar al que se muestra en la figura siguiente.
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3. Ahora podemos agregar restricciones al modelo. Haga clic en el botn Agregar. Aparecer el cuadro de dilogo Agregar restriccin.
4. Para agregar las restricciones de uso de recursos, haga clic en el cuadro Referencia de celda y, despus, seleccione el rango D14:D15. Elija <= de la lista en el centro del cuadro de dilogo. Haga clic en el cuadro Restriccin y, a continuacin, seleccione el rango de celdas F14:F15.
Ahora nos hemos asegurado de que cuando Solver pruebe distintos valores para las celdas cambiantes, slo considerar las combinaciones que satisfagan D14 <= F14 (la mano de obra utilizada es menor o igual que la mano de obra disponible) y D15 <= F15 (la materia prima utilizada es menor o igual que la materia prima disponible). 5. Ahora haga clic en Agregar en el cuadro de dilogo Agregar restriccin para especificar las restricciones de demanda. Slo tiene que rellenar el cuadro de dilogo Agregar restriccin tal como se muestra en la siguiente figura.
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Al agregar estas restricciones nos aseguramos de que cuando Solver pruebe distintas combinaciones para los valores de las celdas cambiantes, slo considerar las combinaciones que satisfagan las siguientes condiciones:
D2 <= D8 (la cantidad del frmaco 1 es menor o igual que la demanda del frmaco 1) E2 <= E8 (la cantidad del frmaco 2 es menor o igual que la demanda del frmaco 2) F2 <= F8 (la cantidad del frmaco 3 es menor o igual que la demanda del frmaco 3) G2 <= G8 (la cantidad del frmaco 4 es menor o igual que la demanda del frmaco 4) H2 <= H8 (la cantidad del frmaco 5 es menor o igual que la demanda del frmaco 5) I2 <= I8 (la cantidad del frmaco 6 es menor o igual que la demanda del frmaco 6)
6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Agregar restriccin. El cuadro de dilogo Parmetros de Solver debe ser similar al que se muestra en la figura siguiente.
7. Especificamos la restriccin de que ninguna de las celdas cambiantes sea negativa en el cuadro de dilogo Opciones de Solver, que se abre haciendo clic en el botn Opciones del cuadro de dilogo Parmetros de Solver.
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Seleccione las opciones Adoptar modelo lineal y Adoptar no-negativo y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Por qu seleccionamos estas opciones? Al seleccionar la opcin Adoptar no-negativo nos aseguramos de que Solver slo considere las combinaciones de celdas cambiantes en las que cada celda cambiante adopte un valor no negativo. Hemos seleccionado Adoptar modelo lineal porque el problema de mezcla de productos es un tipo especial de problema de Solver denominado modelo lineal . Bsicamente, un modelo de Solver es lineal si se cumplen las siguientes condiciones:
La celda objetivo se calcula sumando trminos de la forma (celda cambiante)*(constante). Cada restriccin satisface los requisitos del modelo lineal. Esto significa que cada restriccin se evala sumando trminos de la forma (celda cambiante)*(constante) y comparando estas sumas con una constante. Por qu es lineal este problema de Solver? Nuestra celda objetivo (ganancias) se calcula del modo siguiente: (Ganancias del frmaco 1 por libra)* (Libras del frmaco 1 producidas) + (Ganancias del frmaco 2 por libra)* (Libras del frmaco 2 producidas) + ...
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comparando
estas
sumas
con
una
constante.
Tanto la restriccin de mano de obra como la restriccin de materia prima satisfacen los requisitos del
Si un modelo de Solver es lineal y seleccionamos Adoptar modelo lineal, nos aseguramos de que Solver busque la solucin ptima al modelo de Solver. Si no es lineal, puede que Solver encuentre o no la solucin ptima.
Si un modelo de Solver es lineal y seleccionamos Adoptar modelo lineal, Solver utiliza un algoritmo muy eficaz (el mtodo ms simple) para encontrar la solucin ptima del modelo. Si el modelo de
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Despus de hacer clic en Aceptar en el cuadro Opciones de Solver, volvemos al cuadro de dilogo Solver principal. Cuando hagamos clic en Resolver, Solver calcular una solucin ptima (si existe) para nuestro modelo de mezcla de productos. Una solucin ptima al modelo de mezcla de productos sera un conjunto de valores de celdas cambiantes (libras producidas de cada frmaco) que aumentara las ganancias entre el conjunto de todas las soluciones viables. Como ya hemos explicado, unasolucin viable es un conjunto de valores de celdas cambiantes que satisfacen todas las restricciones. Los valores de las celdas cambiantes mostrados en la Figura 2 son una solucin viable, ya que ninguno de los niveles de produccin es negativo, ninguno de ellos excede la demanda y el uso de recursos no es mayor que los recursos disponibles.
Figura 2: Una solucin viable al problema de mezcla de productos satisface las restricciones. Los valores de las celdas cambiantes mostrados en la Figura 2 representan unasolucin inviable por los siguientes motivos:
Producimos ms cantidad del frmaco 5 que la demandada. Utilizamos ms mano de obra que la disponible. Utilizamos ms materia prima que la disponible.
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Figura 3: Una solucin inviable al problema de mezcla de productos no satisface las restricciones que hemos definido. Despus de hacer clic en Resolver, Solver encuentra rpidamente la solucin ptima mostrada en la Figura 4. Debe seleccionar Conservar la solucin de Solver para conservar los valores de la solucin ptima en la hoja de clculo.
Figura 4: La solucin ptima al problema de mezcla de productos. Nuestra empresa farmacutica puede aumentar sus ganancias mensuales a un nivel de 6.625,20 dlares produciendo 596,67 libras (270,8 kilos) del frmaco 4, 1.084 libras (492,1 kilos) del frmaco 5 y ninguno de los dems frmacos. No podemos determinar si somos capaces de obtener el beneficio mximo de 6.625,20 dlares de otras maneras. De lo nico de lo que estamos seguros es de que con nuestra demanda y nuestros recursos limitados no hay forma de ganar este mes ms de 6.625,20 dlares.
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3. En el cuadro del centro, elija >= y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Con esto nos aseguramos de que Solver slo considere los valores de las celdas cambiantes que satisfacen todas las demandas. Al hacer clic en Resolver, aparecer el mensaje Solver no ha podido encontrar una solucin factible. Este mensaje significa que con nuestros recursos limitados no podemos satisfacer la demanda de todos los productos. No hemos cometido ningn error en nuestro modelo. Solver nos indica simplemente que si queremos satisfacer la demanda de cada producto, debemos agregar ms mano de obra, ms materia prima o ambas cosas.
Qu ocurre si los valores definidos no convergen? Veamos qu sucede si permitimos una demanda ilimitada para cada producto y permitimos tambin que se produzcan cantidades negativas de cada frmaco. Para encontrar la solucin ptima para esta situacin: 1. Abra Solver. 2. Haga clic en el botn Opciones y, a continuacin, desactive la casilla de verificacin Adoptar nonegativo. 3. En el cuadro de dilogo Parmetros de Solver, haga clic en la restriccin de demanda D2:I2 <= D8:I8 y luego en Eliminar para quitar la restriccin.
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MACROS EN MS EXCELL
Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una macro es una accin o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Despus de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento. Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento contable. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y en negrita. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rpidamente estos cambios de formato en las celdas seleccionadas.
Cmo?
Antes de grabar una macro Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que la ficha Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaa Archivo, elija Opciones y, a continuacin, haga clic en la categora Personalizar cinta de opciones. 2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en Programador y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
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2. Realice algunas acciones en la hoja de clculo como escribir algn texto, seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos. 3. En el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Detener grabacin.
Examine la macro y prubela. Al modificar la macro que ha grabado, puede aprender un poco acerca del lenguaje de programacin Visual Basic. Para editar una macro, en el grupo Cdigo en la pestaa Programador, haga clic en Macros, seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar. Esta accin har que se inicie el Editor de Visual Basic. Observe el cdigo y vea de qu manera las acciones que ha grabado aparecen como cdigo. Es probable que entienda bien algo del cdigo y que otra parte le resulte un poco misteriosa. Experimente con el cdigo, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro nuevamente. Esta vez observe si sucede algo distinto. Sugerencia Office.com se actualiza continuamente con contenido nuevo, como artculos de procedimientos, vdeos y cursos de aprendizaje. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexin y est conectado a Internet, haga clic en Sin conexin y, a continuacin, elija Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la pgina de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office.com.
Objetos, propiedades y mtodos. A la hora de trabajar con macros en excel, deben tenerse claros ciertos conceptos de lo que se llama programacin orientada a objetos (OOP). No nos extenderemos demasiado sobre la OOP, pero si definiremos a continuacin los conceptos de Objeto, Propiedades y Mtodos. Objeto. Cuando en el mundo real nos referimos a objeto significa que hablamos de algo ms o menos abstracto que puede ser cualquier cosa. Si decidimos concretar un poco ms podemos referirnos a objetos coche, objetos silla, objetos casa, etc. En OOP, la generalizacin (o definicin) de un objeto se llama Clase, as la clase coche seria como la representante de todos los coches del mundo, mientras que un objeto coche seria un coche en concreto. De momento, no definiremos ni estudiaremos las clases sino que nos concentraremos en los objetos, tenga en cuenta pero que cualquier objeto est definido por una clase.
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