Capitulo 6

Balance general, estado de situacin financiera o estado de posicin financiera

Definiciones y conceptos Balance general, estado de situacin financiera o estado de posicin financiera. Es el documento contable que muestra la situacin financiera de la entidad a una fecha determinada. La NIF A-3 (Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros) define al balance general en los siguientes trminos: Balance general, estado de situacin financiera o estado de posicin financiera. Muestra informacin relativa a una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones financieras de la entidad; por consiguiente, los activos en orden de su disponibilidad, revelando sus restricciones; los pasivos atendiendo a su exigibilidad, revelando sus riesgos financieros; as como, el capital contable o patrimonio contable a dicha fecha. La situacin de una entidad se advierte por medio de la relacin que haya entre los recursos que integran su activo y las obligaciones que constituyen su pasivo. En El Progreso se percibe que la situacin financiera es favorable, ya que tan slo el valor del activo circulante garantiza ampliamente tanto el importe del pasivo circulante como el de otros pasivos, mientras que en La Quebrada se advierte que la situacin financiera es desfavorable debido a que el valor del activo circulante no alcanza ni para cubrir el pasivo a corto plazo, por lo que se tendran que realizar los otros activos, a veces a menos del costo, para poder liquidar ambos pasivos, y quiz no totalmente. El balance general nicamente muestra la situacin financiera de la entidad a una fecha determinada, porque si se hiciera un nuevo balance al da siguiente, no mostrara exactamente la misma situacin, debido a que los saldos de las cuentas seran distintos, aun cuando la empresa no hubiera operado ese da, pues hay infinidad de partidas que se realizan por el transcurso del tiempo, como las depreciaciones, las amortizaciones, las estimaciones para cuentas de dudoso cobro, etc.; o por eventos econmicos relativos a la moneda, por ejemplo la inflacin, la devaluacin y la reevaluacin, slo por citar algunas partidas y eventos que modifican la situacin financiera de la entidad.

El balance general muestra la situacin financiera de la entidad, porque presenta el valor razonable atribuible a sus activos y pasivos y, por ende, al de su capital contable. La NTF A-6 (Reconocimiento y valuacin) define el valor razonable en los siguientes trminos: Valor razonable. Representa el monto de efectivo o equivalentes que participantes en el mercado estaran dispuestos a intercambiar para la compra o venta de un activo, o para asumir o liquidar un pasivo, en una operacin entre partes interesadas, dispuestas e informadas, en un mercado de libre competencia. El valor razonable, por consiguiente, es el valor de intercambio de una operacin o una estimacin de ste.

Presentacin y revelacin en los estados financieros La NIF A-l (Estructura de las normas de informacin financiera) establece que: La presentacin de informacin financiera se refiere al modo de mostrar adecuadamente en los estados financieros y sus notas, los efectos derivados de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos, que afecten econmicamente a una entidad. Implica un proceso de anlisis, interpretacin, simplificacin, abstraccin y agrupacin de informacin en los estados financieros, para que stos sean tiles en la toma de decisiones del usuario general. La revelacin es la accin de divulgar en estados financieros y sus notas, toda aquella informacin que ample el 8 origen y significacin de los elementos que se presentan en dichos estados, proporcionando informacin acerca de las polticas contables, as como del entorno en el que se desenvuelve la entidad". Tiempo en que se presentan los estados financieros La NIF A-7 (Presentacin y revelacin), en su prrafo 26, establece que: Los estados financieros deben presentarse, por lo menos, anualmente o al trmino del ciclo normal de operaciones de la entidad, cuando ste sea mayor a un ao. Esto no impide que se emitan estados financieros en fechas intermedias. El ciclo normal de operaciones de una entidad es el tiempo comprendido entre la adquisicin de activos para su procesamiento y la realizacin de los mismos derivada de su enajenacin. La informacin financiera que muestra el balance general para que sea razonablemente correcta debe incluir absolutamente todo el activo y todo el pasivo valuados a su valor razonable, pues cualquier alteracin, tanto de ms como de

menos, se reflejara directamente en el capital contable o patrimonio contable, segn sea el caso. Con la finalidad de que el balance general se interprete mejor, es preciso que el activo y el pasivo que lo integran aparezcan debidamente clasificados en orden a su disponibilidad o exigibilidad, segn corresponda. Las partes que integran el balance general son: Encabezado Cuerpo Pie del balance general A continuacin se presentan los elementos que integran cada una de las partes del balance general.

Grfica de las partes que integran el balance general

Encabezado

1. Nombre, razn o denominacin social de la entidad Encabezado 4 2. Mencin de ser balance general 3. Fecha del balance

Balance general

Cuerpo

1. Nombre de las cuentas que constituyen el activo, correctamente valuadas y clasificadas. 2. Nombre de las cuentas que forman el pasivo, correctamente valuadas y clasificadas. 3. Nombre de las cuentas que constituyen el capital contable, con su respectivo valor y correctamente clasificadas.

Pie

1. Firma del propietario o funcionario autorizado (gerente, director o administrador). 2. Firma del contador que lo elabor o del auditor que lo revis y autoriz

Formas de presentar el balance general El balance general se puede presentar mediante estructuras diferentes, las ms usuales son dos: Con forma de reporte Con forma de cuenta Balance general con forma de reporte Consiste en anotar clasificadamente el activo y el pasivo, en una sola pgina, de tal manera que a la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable o patrimonio contable. De acuerdo con lo anterior se puede apreciar que el balance general con forma de reporte se basa en la frmula: Activo Pasivo = Capital Que expresada por medio de literales queda: A-P = C La frmula anterior, se conoce con el nombre de frmula del capital. Aspecto legal. Anteriormente, el Cdigo de Comercio obligaba a pasar el balance general a un libro llamado libro de inventarios y balances; actualmente, dicho Cdigo no obliga a hacerlo, no obstante, el balance general debido a su importancia se debe elaborar y pasar a un libro u hojas con un rallado distribuido de la siguiente manera: un espacio amplio destinado para indicar el nombre de las cuentas, y cuatro columnas iguales con subdivisin para pesos y centavos, en las cuales se anotan los valores o importes de las cuentas, de los totales de los grupos as como del activo, pasivo y capital contable. Para que el balance general tenga buena presentacin se deben observar las siguientes indicaciones: 1. El nombre de la entidad se debe anotar en el centro de la hoja, en la primera lnea. 2. La mencin de ser balance general y la fecha de presentacin se deben anotar en el centro de la hoja o dejando un espacio (sangra) al principio de la segunda lnea. 3. La tercera lnea se debe transformar en doble, con el fin de separar el encabezado del cuerpo del balance general. 4. Los nombres activo, pasivo y capital contable se deben anotar en el centro del espacio destinado para anotar el nombre de las cuentas.

5. El nombre de cada uno de los grupos que constituyen el activo y el pasivo se debe anotar dejando una pequea sangra. 6. El nombre de cada una de las cuentas se debe anotar al margen de la hoja, con el objeto de que no se confundan con los nombres de los grupos. 7. nicamente el signo de pesos ($) debe preceder a la primera cantidad de cada columna, a los totales y a las cantidades que se escriben despus de un corte*. 8. Los cortes deben abarcar toda la columna. 9. nicamente el resultado final (importe del capital contable) se corta con dos lneas horizontales. 10. No se deben dejar renglones en blanco, pues la ley lo prohbe. Anotacin de los valores o importes. La anotacin de los valores o importes es muy importante, se debe hacer de tal manera que para determinar el capital contable al total activo se le pueda restar verticalmente el total del pasivo.

A continuacin se indica en qu columna se deben anotar los valores o importes de las cuentas, de los grupos y de los totales del activo, pasivo y capital contable. Primera columna. Ms adelante se explicar cundo se emplea. Segunda columna. En esta columna se debe anotar el valor o importe de cada cuenta. Tercera columna. En esta columna se debe anotar el importe total de cada grupo. Cuarta columna. En esta columna se deben anotar los importes totales del activo, pasivo y capital contable. Balance general con forma de cuenta En esta forma se emplean dos pginas; en la de la izquierda, se anotan clasificadamente las cuentas que constituyen el activo, y en la de la derecha, las del pasivo y el capital contable. Como puede observarse, el total del activo es igual al total del pasivo ms el capital contable, razn por la cual el balance general con forma de cuenta se basa en la formula: Activo = Pasivo + Capital

que expresada por medio de literales queda: A=P + C La frmula anterior se conoce con el nombre de frmula del balance general. Anotacin de los valores o importes. En la estructura del balance general con forma de cuenta nicamente se utilizan la tercera y cuarta columnas. A continuacin se indica en qu columna se deben anotar los valores o importes de las cuentas, de los grupos y de los totales del activo, pasivo y capital contable. Primera y segunda columnas. Ms adelante se explicar cundo se emplean. Tercera columna. En esta columna se debe anotar el valor o importe de cada cuenta. Cuarta columna. En esta columna se debe anotar el importe total de cada grupo, as como el importe total del activo, pasivo y capital contable. El total del pasivo ms el capital contable se debe anotar a la misma altura del total activo. Los renglones que queden en blanco del capital contable al total del pasivo ms el capital, se deben inutilizar por medio de una lnea quebrada que se conoce con el nombre de zeta.