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Manual de Microsoft Excel

MICROSOFT EXCEL
MS Excel es un programa que contiene hojas electrnicas de trabajo para crear documentos que requieran operaciones matemticas, como plantillas de pago, registros contables, cuadros de notas etc. Adems permite la creacin de grficos para un mejor reporte del trabajo realizado. Excel trabaja en base a ventanas de aplicacin dentro del programa Windows en el cual se abren libros que contiene varias hojas (Mnimo 3) y cada una de las hojas esta conformada por 256 columnas y 65,536 filas.

PASOS PARA ENTRAR A EXCEL:

1. 2. 3. 4.

Seleccione Inicio Seleccione Todos los Programas (Programas) Seleccione Microsoft Office (Solo Versin 2003) Seleccione Microsoft Excel

CONCEPTOS BSICOS DE EXCEL

Fila: Estn enumeradas desde la 1 hasta la 65,536. Columna: Estn enumeradas alfabticamente desde la A hasta la IV, en
total son 256 Columnas.

Celda: Es la interseccin de una Fila y una Columna. Eje: Celda H25. Donde H
es la Columna y 25 el nmero de Fila.

Rango: Es la seleccin de varias celdas al mismo tiempo. Libro: Es el documento de trabajo de Excel, este esta compuesto por hojas
electrnicas de trabajo mas conocidas como Hojas de Clculo. Hola de Clculo: Es el rea o espacio de trabajo de cada libro de Excel, este esta compuesto por Filas y Columnas las cuales formas las celdas de trabajo.

Introduccin a Excel

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BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR

Nuevo: Crea un libro nuevo Abrir: Recupera un libro grabado Guardar: Graba el libro en uso Imprimir: Imprime el archivo o libro en uso Vista Preliminar: Muestra la apariencia del archivo al imprimirlo Ortografa y Gramtica: Comprueba la ortografa del archivo Cortar: Permite cortar un bloque de celdas en la ubicacin del cursor Copiar: Copia un bloque de celdas en la ubicacin del cursor Pegar: Inserta un bloque de celdas cortadas o copiadas en la ubicacin del cursor Copiar Formato: Copia el formato de las celdas seleccionadas a otra celda Deshacer: cancela la ltima orden ejecutada Rehacer: Repite la ultima orden cancelada Insertar Funcin: Muestra una lista de las funciones y sus formatos Autosuma: Suma automticamente un conjunto de celdas continas Orden Ascendente: Ordena los datos seleccionados en forma ascendente Orden Descendente: Ordena los datos en forma descendente Asistente para Grfico: Indica los pasos necesarios para insertar un grafico Zoom: Reduce o aumenta la presentacin del libro en uso

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BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO

Fuente: cambia el tipo de letra del texto y los nmeros. Tamao de Fuente: Cambia el tamao de la letra del texto. Negrita: Resalta el color del texto y los nmeros. Cursiva: Inclina el texto y los nmeros. Subrayado: Subraya el texto y los nmeros. Alinear a la Izquierda: Alinea el contenido de las celdas a la izquierda. Centrar: Centra el contenido de las celdas. Alinear a la Derecha: Alinea el contenido de las celdas a la derecha. Combinar y Centrar: Combina dos o ms celdas seleccionadas. Estilo Moneda: Aplica el estilo de moneda a las celdas seleccionadas. Estilo Porcentual: Aplica el smbolo de porcentaje a las celdas seleccionadas. * Estilo Millares: Aplica el estilo millares de celdas. Euro: Aplica el smbolo de Euro a las celdas seleccionadas. Aumentar Decimales: Aumenta el numero de dgitos decimales. Disminuir Decimales: Disminuye el numero de dgitos decimales. Reducir Sangra: permite retroceder el contenido dentro de una celda. Aumentar Sangra: permite avanzar el contenido dentro de una celda Bordes: Agrega un borde a las celdas o rangos seleccionados Color de Relleno: Aplica el color de relleno escogido a las celdas seleccionadas. Color de Fuente: Cambia el color escogido al texto y nmeros seleccionados. Introduccin a Excel Pg. 3

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FORMULAS COMUNES
Suma de celdas continas:
Formato: =SUMA(Celda Inicial..Celda Final) Ejemplo:

=SUMA(N3..Q3)

Suma de Celdas no Continuas:

Formato: =(celda+celda+celda) Ejemplo:

=(B5+C8+D4)

Resta
Formato: =(celda-celda) Ejemplo:

=(C5-D5)

Multiplicacin
Formato: =(celda*celda) Ejemplo:

=(D6*G6)

Divisin
Formato: =(Celda/Celda) Ejemplo:

=(F56/H65)
Ejemplo:

Promedio
Formato: =PROMEDIO(C Inicial..C Final)

=PROMEDIO(A5..H5)

Formula de condicin
Formato: =SI(condicin o prueba lgica, valor si es verdadero, valor si es falso) Ejemplo: =SI(A3>600, 21, A3*3.5%) =SI(C4>=60, APROBADO,REPROBADO)

Nota: Si la formula de condicin genera algn error, sustituya las , por ;

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Opciones de Men
Men de Archivo
NUEVO: Abre un libro de trabajo en blanco.
1. Seleccione Archivo 2. Seleccione Nuevo 3. Seleccione Libro en Blanco CTRL + U

ABRIR: Permite abrir o recuperar un libro grabado.

1. Seleccione Archivo CTRL + A 2. Seleccione Abrir 3. En el Indicador Buscar en: Indique la unidad o carpeta donde se encuentra

su libro. 4. Seleccione el nombre del archivo a recuperar 5. Seleccione Abrir

GUARDAR: Guarda el archivo en uso abierto.

1. Seleccione Archivo CTRL + G 2. Seleccione Guardar 3. En el Indicador Guardar en:, seleccione la unidad o la carpeta donde

desea salvar su Libro. 4. En el indicador Nombre de Archivo:, escriba el nombre con el que desea grabar su Libro. 5. Seleccione Guardar

GUARDAR COMO: Graba el documento en uso y permite cambiar caractersticas

de archivo como la unidad donde se graba el nombre del archivo y opciones de contrasea.

GUARDAR REA

DE

TRABAJO: Guarda el rea de trabajo de varios libros abiertos

en un solo archivo para recuperarlos todos de una sola vez. 1. Seleccione Archivo 2. Seleccione Guardar rea de Trabajo 3. En el indicador Guardar en:, seleccione la unidad o carpeta donde desea grabar su rea de trabajo. 4. Escriba un nombre para el archivo 5. Seleccione Guardar
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CONFIGURAR PAGINA: Cambia la configuracin de la pagina permitiendo ajustar

mrgenes, tamao de papel y orientacin de la hoja. 1. seleccione Archivo 2. seleccione Configurar Pagina 3. Seleccione la pestaa PGINA 4. Realice los ajustes de: Orientacin de la Hoja (Vertical u Horizontal), Ajuste de Escala (Tamao de la informacin en Papel) y Tamao de Papel (Carta, Oficio, Legal, etc.) 5. Seleccione la pestaa MRGENES 6. Ajuste los Mrgenes de la Hoja (Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho) y especifique como desea Centrar La Pgina (Horizontalmente o Verticalmente). 7. Seleccione Aceptar

IMPRIMIR
1. 2. 3. 4.

5.

6. 7.

Imprime todas las hojas seleccionadas del libro en uso. Seleccione Archivo CTRL + P Seleccione Imprimir En el indicador Impresora - Nombre: seleccione la marca de la impresora a usar. En Intervalo de Pginas puede seleccionar: Todo Imprime todas las Pginas del libro. Paginas Imprime solo las Pginas indicadas. En Imprimir seleccione: Seleccin Imprime solamente el Rango de celdas seleccionadas. Hojas Activas Imprime solo las hojas marcadas del Libro. Todo el Libro Imprime todo el libro incluyendo todas sus hojas. En el indicador Nmero de Copias, escriba el nmero de copias a imprimir. seleccione Aceptar

SALIR: Sale del programa. Antes de salir asegrese de grabar el archivo.

1. Seleccione Archivo 2. Seleccione Salir

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Men de Edicin
DESHACER Cancela el ltimo proceso u orden ejecutada en el programa.
1. Seleccione Edicin 2. Seleccione Deshacer CTRL + Z

REHACER: Repite la ltima orden cancelada con Deshacer.

1. Seleccione Edicin 2. Seleccione Rehacer CTRL + Y

CORTAR: Corta un rango de datos seleccionado para moverlo.

1. 2. 3. 4. 5. 6. Marque el rango a mover Seleccione Edicin CTRL + X Seleccione Cortar Ubique el cursor donde desea mover el rango Seleccione Edicin CTRL + V Seleccione Pegar

COPIAR: Copia un rango de datos seleccionado.

1. Marque el rango a copiar 2. Seleccione Edicin CTRL + C 3. Seleccione Copiar 4. Ubique el cursor donde desea la copia 5. Seleccione Edicin CTRL + V 6. Seleccione Pegar

RELLENAR: Permite rellenar o copiar el contenido de una o varias celdas con el

dato o formula actual. 1. Ubique el cursor en la celda a copiar 2. Marque las celdas a rellenar o copiar 3. Seleccione Edicin 4. Seleccione Rellenar 5. Seleccione hacia donde desea rellenar o copiar datos: Hacia Abajo Hacia Arriba Series Hacia la Derecha Hacia la Izquierda Justificar Nota:
Las Opciones Hacia Abajo, Hacia La Derecha, Hacia Arriba, Hacia La Izquierda rellenan las celdas seleccionadas con el mismo dato. La opcin Series rellena los datos especificando sus caractersticas (Recomendada) Introduccin a Excel Pg. 7

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BORRAR: Permite borrar datos marcados de la hoja en uso.

1. Marque el bloque de datos a borrar 2. Seleccione Edicin 3. Seleccione Borrar 4. Seleccione que desea borrar: Todo Formato Contenido Comentarios

ELIMINAR HOJA

DE

CLCULO: Permite eliminar o borrar por completo una hoja

de clculo seleccionada. Hay que estar completamente seguro antes de eliminar una hoja de clculo ya que los datos se perdern permanentemente. 1. Ubquese en la hoja a eliminar 2. Seleccione Edicin 3. Seleccione Eliminar Hoja 4. Confirme que desea eliminar la hoja

BUSCAR: Permite buscar palabras dentro de la hoja.

1. Ubique el cursor al inicio de la hoja 2. Seleccione Edicin CTRL + B 3. Seleccione Buscar 4. En el indicador BUSCAR: escriba la palabra que desea buscar 5. Seleccione Buscar siguiente 6. Seleccione Cerrar

REEMPLAZAR: Busca palabras para reemplazarlas por otras.

1. Ubique el cursor al inicio de la hoja CTRL + L 2. Seleccione Edicin 3. Seleccione Reemplazar 4. En el indicador BUSCAR: escriba la palabra a buscar 5. En REEMPLAZAR CON: escriba la palabra con la que desea hacer el reemplazo. 6. Seleccione Buscar Siguiente 7. Seleccione Reemplazar (Para Reemplazar la palabra seleccionada). Nota: Si desea reemplazar todas las palabras de la hoja seleccione la opcin Reemplazar Todas

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IR A: Permite saltar en forma automtica hacia la celda indicada.

1. Seleccione Edicin CTRL + I 2. Seleccione Ir a

3. Escriba el numero de la celda hacia donde desea ir 4. Seleccione Aceptar

Men de Ver
BARRA DE HERRAMIENTAS
Permite activar y desactivar las barras de herramientas seleccionadas por el usuario. 1. Seleccione Ver 2. Seleccione Barras de Herramientas 3. Seleccione la Barra de Herramientas deseada

BARRA DE FRMULAS: Activa y desactiva la barra de formulas en pantalla.

1. Seleccione Ver 2. Seleccione Barra de Frmulas

ENCABEZADO Y PIE DE PGINA:

Permite agregar ver o modificar los encabezados y pie de pgina de la hoja. 1. Seleccione Ver 2. Seleccione Encabezado y Pie de Pagina 3. Seleccione Personalizar Encabezado Para Ajustar su encabezado 4. Ajuste Su Encabezado usando las opciones disponibles

5. Una Vez hechos los ajustes seleccione Aceptar Introduccin a Excel Pg. 9

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6. Seleccione Personalizar Pie de Pgina Para Ajustar su Pie de Pgina.

7. Ajuste su Pie de Pgina usando las opciones

8. Cuando haya hecho los ajustes seleccione Aceptar 9. Cuando Finalice Seleccione Aceptar

Men de Insertar
CELDAS: Permite insertar una o varias celdas en la ubicacin del apuntador.
Ubique el Cursor donde desea insertar la celda Seleccione Insertar Seleccione Celdas Seleccione hacia donde desea insertar la celda Desplazar Celdas Hacia la Derecha Desplazar Celdas Hacia Abajo Insertar Toda una Fila Insertar Toda una Columna 5. Seleccione Aceptar
1. 2. 3. 4.

FILAS: Permite insertar una o varias filas en la ubicacin del Cursor.

1. Marque una o las filas a insertar 2. Seleccione Insertar 3. Seleccione Filas

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COLUMNAS: Permite insertar una o varias columnas en la ubicacin del Cursor.

1. Marque una o las columnas a insertar 2. Seleccione Insertar 3. Seleccione Columnas

HOJA DE CLCULO: Permite insertar una nueva hoja de clculo en el libro en uso.
1. Seleccione Insertar 2. Seleccione Hoja de Clculo

SALTO DE PGINA: Permite insertar un salto de pgina o corte de pgina en la

ubicacin del cursor. 1. Ubique el cursor donde desea insertar el salto de pgina 2. Seleccione Insertar 3. Seleccione Salto de Pgina Nota: Si desea quitar el salto de pgina, ubique el cursor donde hizo el salto de pgina, seleccione Insertar y luego seleccione Quitar Salto de Pgina.

NOMBRE: Permite nombrar un bloque de celdas marcadas o seleccionadas.

1. Marque las celdas o rango a nombrar 2. Seleccione Insertar 3. Seleccione Nombre 4. Seleccione Definir 5. Escriba una palabra como nombre para el rango o celda seleccionada 6. Seleccione Aceptar

COMENTARIOS: Permite ingresar un comentario en la ubicacin del cursor.

1. Ubique el apuntador donde desea ingresar el comentario 2. Seleccione Insertar 3. Seleccione Comentario 4. Ingrese el comentario 5. Para Finalizar de clic sobre cualquier parte de la hoja. Para Modificar un comentario, de clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el comentario, seleccin Modificar Comentario y ajstelo. Para Eliminar un Comentario, de clic con el botn derecho sobre la celda que contiene el comentario que desea eliminar, Seleccione Eliminar Comentario.

IMAGEN: Inserta figuras o imgenes prediseadas en la hoja.

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1. Ubique el cursor donde desea insertar la imagen 2. Seleccione Insertar 3. Seleccione Imagen 4. Seleccione Imgenes Prediseadas 5. En el indicador Buscar:, Escriba una palabra relacionada con la imagen que desea insertar. 6. Seleccione Buscar y espere se muestren los resultados 7. Seleccione la Imagen a Insertar 8. Ajuste la imagen.

GRFICO: Permite Insertar un grfico en la hoja en uso.

Marque el rango de datos que desea graficar Seleccione Insertar Seleccione Grfico Seleccione el Tipo de Grfico que desea(Barras, Columnas, Circular, etc.) y Subtipo de Grfico deseado. 5. Seleccione Siguiente> 6. Defina si los datos del grafico se tomaran en filas o columnas 7. Seleccione Siguiente> 8. Ajuste las Opciones del Grfico (Ttulos del Grfico, Leyenda, Rtulos de Datos, Etc.) 9. Seleccione Siguiente> 10. Seleccione donde desea ubicar el grfico En una Hoja Nueva: Grfico
1. 2. 3. 4.

Como Objeto en: 11. Seleccione Finalizar

Hoja1

Men de Formato
CELDAS: Permite cambiar el formato de las celdas seleccionadas.
Marque las celdas con los datos a cambiar Seleccione Formato Seleccione Celdas Seleccione la opcin a utilizar Nmero, Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas, Proteger 5. Ajuste las caractersticas. 6. Seleccione Aceptar FILAS: Permite cambiar el formato de las filas Seleccionadas. En este caso el alto.
1. 2. 3. 4. Introduccin a Excel Pg. 12

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Seleccione la o las Filas que desea modificar. Seleccione Formato Seleccione Fila Seleccione Alto En el Indicador Alto de Fila:, Ingrese el alto que desea para la fila Seleccione Aceptar

COLUMNAS: Permite cambiar el formato de las columnas seleccionadas. En este

caso el ancho. 1. Seleccione la o las columnas a modificar. 2. Seleccione Formato 3. Seleccione Columnas 4. Seleccione Ancho 5. En el indicador Ancho de Columna:, Ingrese el ancho que desea para la Columna. 6. seleccione Aceptar

AUTOFORMATO: Cambia el formato de presentacin de las Celdas marcadas.

1. 2. 3. 4. 5.

Marque las celdas o rango que desea ajustar Seleccione Formato Seleccione Autoformato Seleccione el Formado deseado de la lista disponible Seleccione Aceptar

HOJA: Permite cambiar el formato de la hoja como el nombre.

1. seleccione Formato 2. seleccione Hoja 3. Seleccione Cambiar Nombre

4. Ingrese el nuevo nombre de la hoja 5. Pulse Enter ( )

Men de Herramientas
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ORTOGRAFA: Permite realizar revisiones ortogrficas del documento en uso.

1. Ubique el Cursor al inicio de la Hoja 2. Seleccione Herramientas F7 3. Seleccione Ortografa y Gramtica 4. Corrija la ortografa y la gramtica siguiendo las sugerencias que Microsoft Excel le da. 5. Al finalizar seleccione Aceptar.

PROTEGER: Permite proteger una hoja o libro por medio de una contrasea. Para Proteger una Hoja
1. Ubquese sobre la hoja que desea proteger 2. Seleccione Herramientas 3. Seleccione Proteger 4. Seleccione Proteger Hoja 5. Seleccione que desea proteger de la hoja y que no desea proteger. 6. Ingrese una contrasea para proteger la hoja 7. Seleccione Aceptar 8. Confirme la Contrasea 9. Seleccione Aceptar Para Desproteger la Hoja: Seleccione Herramientas, Desproteger Hoja, Ingrese la contrasea, Aceptar. Proteger,

Para Proteger un Libro

1. 2. 3. 4.

5. 6.

7.
8.

Seleccione Herramientas Seleccione Proteger Seleccione Proteger Libro Seleccione que desea Proteger Estructura Ventanas Ingrese una Contrasea para su libro Seleccione Aceptar Confirme la contrasea Seleccione Aceptar Proteger,

Para Desproteger El Libro: Seleccione Herramientas, Desproteger Libro, Ingrese la Contrasea, Aceptar.

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