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a. Circuit Lmetteur : la comptabilit Le service de gestion : contrle des imputations analytiques Le service travaux : accord pour paiement La direction du projet: accord pour paiement
b. classement Mission des services Contrler et viser dans les plus brefs dlais les documents Retourner la facture et autorisation de paiement au service comptabilit
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611 : Achats revendus de marchandises 612 : Achats consomms de matires et fournitures 613 / 614 : Autres charges externes
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Procdure de base
Examiner les rapprochements bancaires de lentreprise afin de vrifier le dlai dencaissement et de dcaissement Vrifier la sparation des exercices en examinant le journal des achats; les bons de rception; les factures de fournisseurs sur des priodes prcdant immdiatement et suivant immdiatement les dates de cltures et vrifier que les oprations ont t comptabilises sur le bon exercice Effectuer une recherche des passifs non enregistrs la date de linventaire physique ou celle de clture; les factures fournisseurs reues et non enregistres et les bons de rception mis avant la clture et non rapprochs des factures Procder une confirmation directe des soldes fournisseurs et effets payer
Procdures gnrales
Comparer les natures des produits achets avec les intituls des comptes Pointer le solde du compte fournisseurs et comptes rattachs avec le grand livre et les comptes annuels Pointer le solde des comptes fournisseurs et effets payer avec la balance fournisseurs ou
dengagement dachats avec des prix excdents leurs valeurs probable de ralisatio
4. Rcapitulatif :
On peut dire que le travail de lauditeur porte essentiellement sur :
Lexhaustivit des enregistrements : Pour tester lexhaustivit des enregistrements, lauditeur met
gnralement une circularisation des fournisseurs.
Coupure des enregistrements : Pour apprcier le rattachement des charges la bonne priode,
lauditeur met en uvre les sondages suivants : o Sondages sur les derniers achats de lexercice afin de sassurer que les achats se rapportent tous lexercice clos ; o Sondages sur les premiers achats de lexercice suivant afin de sassurer que la comptabilisation de certaines charges na pas t diffre sur lexercice suivant ; o Contrle de cohrence par comparaison avec lexercice prcdent, des principales catgories de charges faisant lobjet de factures non parvenues en fin dexercice.
Existence des soldes fournisseurs : lauditeur peut examiner la justification de comptes fournisseurs
en procdant aux travaux suivants : o Examen du rapprochement entre la balance auxiliaire fournisseurs et la balance gnrale, puis vrification de la justification des carts pouvant exister. o Ralisation de sondages sur des comptes fournisseurs pour sassurer que chaque composante des soldes slectionns est justifie et concerne bien lentreprise.
Evaluation des soldes fournisseurs : Lauditeur recense les dettes en devises et vrifie quelles ont
fait lobjet dune rvaluation correcte la clture.
Prsentation : Lauditeur sassure quil ny a pas de compensation entre les soldes dbiteurs et les
soldes crditeurs.
Bien quapparemment simple vu de lextrieur, le cycle achats est, en ralit, particulirement complexe compte tenu du fait quil existe diffrents types de transactions dachats avec diffrents types de fournisseurs.
Le processus achats comprend lachat de biens ou de services par lentreprise, depuis la passation de la commande jusquau paiement de la facture, en passant par la rception du bien ou de la prestation, la rception de la facture et sa comptabilisation. Ce cycle prsente des risques importants de dtournement, car il concentre lessentiel des mouvements de sortie de fonds de lentit.
1. LA FALSIFICATION DE LA FACTURATION
Le principe commun dans les schmas de falsification de la facturation est de faire en sorte que lentreprise victime reoive une facture fictive ou survalue, quelle accepte de la rgler, et que le fraudeur puisse encaisser largent son compte.
1.1.2 Le paiement de la facture Le paiement des factures ncessite, dune part, que celles-ci soient approuves par une personne habilite et, dautre part, que le service payeur ne dcle rien danormal dans la procdure et les documents. Si le fraudeur a une position hirarchique lautorisant valider les factures, la fausse facture permettra juste au service payeur dtre confort dans labsence danomalie. Si le fraudeur a besoin de soumettre validation ses factures, la fausse facture devra, non seulement apparatre totalement relle, mais galement avoir un libell qui soit crdible vis vis de lautorit signataire.
Une fois que le bon payer est obtenu, le rglement sera rgulirement effectu et le fraudeur pourra rcuprer le chque ladresse du fournisseur fictif ou, si le paiement est effectu par virement, largent arrivera directement sur son compte, puisquil aura prcdemment enregistr ses coordonnes bancaires dans le fichier des fournisseurs.
Ainsi, le fraudeur aura pu dtourner des fonds sans dsquilibrer les comptes de lentreprise. La seule trace de cette manipulation sera une charge fictive dans les comptes, mais qui disparatra lors du changement dexercice et de la remise zro des comptes de charges. Si cette procdure frauduleuse est bien effectue, lemploy pourra la ritrer plusieurs fois, dautant plus que la rptition de factures manant dun fournisseur fictif peut donner une apparence de rgularit et donc de normalit.
1.2 La surfacturation Cette deuxime mthode de dtournement par falsification de la facturation ncessite lentente avec un fournisseur afin de majorer le prix de certains achats et de faire payer lexcdent lentreprise victime. Le fournisseur complice partage ensuite les gains du surcot avec lemploy fraudeur, soit par rtrocession
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La dtection de cette catgorie de fraude est trs difficile, car tous les documents sont rels et la facture correspond la rception qui elle-mme satisfait la commande. Seul un spcialiste des achats peut alors sapercevoir que le prix dachat est anormalement lev.
Pour limiter ce genre de manipulation, il convient dinstaurer des rgles claires et crites de slection des fournisseurs, de systmatisez les appels d'offres pour comparer les prix et de dresser des statistiques de concentration des prestataires car travailler toujours avec les mmes prestataires multiplie les risques de fraude.
Dans ce schma, le fraudeur doit en premier lieu avoir accs aux chquiers. Donc, soit la prparation des chques rentre dans ses attributions et il profite de cette facult (comptable fournisseurs, trsorier, directeur financier), soit il est extrieur au circuit des paiements et doit alors drober un ou plusieurs chques de lentreprise. Ensuite, en imitant la signature dune personne habilite, il peut dtourner son profit directement ou indirectement (via une socit quil contrle ou via un complice) les sommes souhaites. ce risque peut rsulter dune mise la disposition dun employ, en qui on a particulirement confiance, de chques signs en blanc afin quil paie un fournisseur.
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2.1.2 Les virements frauduleux Le rglement des factures par virement nexclut pas la possibilit de dtournement. Ce type de fraude ncessite de rcuprer les coordonnes bancaires et les modles de signatures autorises ; le mieux tant encore de rcuprer une matrice dun ordre de virement. Par ailleurs, il convient de prendre connaissance des procdures de validation des virements mises en place par la socit (signature simple ou conjointe, confirmation crite ou orale, comptes dbiter par nature dopration, ).
Avec ces lments, le fraudeur, agissant seul ou en quipe organise, peut confectionner de faux documents et envoyer le faux ordre de virement la banque de lentreprise victime. Si le fraudeur a respect les procdures de validation tablies avec la banque, celle-ci procdera au transfert des fonds sur le compte du fraudeur.
Pour intercepter les chques, les employs les mieux placs sont ceux qui manipulent ou distribuent les chques. Cela concerne principalement les personnes du service comptable, du secrtariat et du service courrier. Mais, dans les socits peu structures en termes de contrle interne, les chques sont souvent facilement accessibles.
Une fois le chque intercept, le fraudeur a deux possibilits : - Il peut falsifier le nom du bnficiaire du chque et inscrire son nom la place. Ainsi il naura aucun souci encaisser le chque.
- Il peut crer une socit avec une dnomination sociale similaire celle du fournisseur ls et encaisser le chque sur le compte de cette nouvelle socit.
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La dissimulation du dlit est un lment cl dans le schma de fraude. Elle implique non seulement de masquer lidentit du fraudeur mais galement de faire en sorte que lorganisation victime ne se rende pas compte du dtournement.
Avec les schmas de falsification des moyens de paiement tel que lmission de chques falsifis ou le virement frauduleux, des carts au niveau de la trsorerie vont tre gnrs entre le solde en banque et le solde en comptabilit, car le chque ou le virement frauduleux va apparatre sur le relev de banque mais pas en comptabilit. Cette somme frauduleusement dtourne va donc figurer sur le rapprochement bancaire.
Si le fraudeur a accs aux comptes, il peut maquiller sa fraude en enregistrant une criture comptable qui viendra crditer le compte de banque dun montant gal la fraude par le dbit dun compte judicieusement choisi. Notamment, il doit comprendre beaucoup de mouvements et avoir un solde lev afin dtre difficile auditer. Avec cet enregistrement comptable, les sommes dtournes napparatront plus en rapprochement bancaire.
Ces schmas de fraude mettent en exergue limportance de la sparation des fonctions entre lmetteur du rglement, le signataire et la personne qui effectue les rapprochements bancaires. Egalement, la rconciliation des soldes entre les relevs de banque et les soldes en comptabilit constitue un point de contrle cl qui ncessite une ralisation trs rgulire (mensuellement), avec une analyse dtaille (contrle arithmtique, contrle des priodes dencaissement, contrle des sommes anciennes, analyse des chques annuls, ) ainsi quune supervision troite.
Toutefois, les procdures de contrle interne et notamment les contrles informatiss permettent dans bien des cas de prvenir ce schma de fraude, car soit il est rendu impossible deffectuer lannulation dune transaction, soit une trace de chaque annulation est conserve et peut tre vrifie.
Pour ce faire, le fraudeur fait une copie fidle de la facture originale. Quelques temps aprs avoir pay la facture initiale. Dans ce cas, un deuxime rglement est adress au fournisseur. Pour rcuprer le chque, le fraudeur rclame le paiement erron au fournisseur en invoquant une erreur. Celui-ci constate juste titre le double rglement et renvoie un chque la socit que le fraudeur se chargera dintercepter.
Si la facture concerne des biens ou des marchandises, cette manoeuvre frauduleuse va engendrer un cart dinventaire ; en revanche, si elle concerne des prestations de service, la seule trace sera la survaluation dun poste de charge.
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Comme pour les fausses factures, ce genre de malversation est facilit dans les entreprises peu vigilantes sur le processus dautorisation des dpenses, et notamment sur leur documentation et justification. Egalement, elle sera facilement ralisable par les personnes habilites valider les factures si aucune procdure nest mise en place pour viter que ces personnes puissent approuver leurs propres achats. En effet, comme lun des critres dclenchant la fraude est lopportunit, un employ sans supervision est davantage incit frauder que quelquun qui sait que son entreprise a dploy des moyens permettant de dtecter les dtournements.
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III- Lorganigramme
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Systme achats/fournisseurs
Il sagit de la description du circuit achat/fournisseurs qui recouvre lorganisation du groupe dans ses relations avec les fournisseurs de biens et de services. Il consiste dcrire les diffrentes tapes que doivent suivre les documents servant de base aux oprations relatives aux achats et aux dettes dexploitation. Ainsi on distingue quatre tapes principales : la commande, la rception, la comptabilisation et le rglement. Moyens : la description sest faite laide dentretiens raliss auprs du personnel concern de la socit, savoir : responsable des achats comptables magasinier
Etape n 1 : La commande Cette tape concerne le processus de dtermination des besoins et dautorisation dachat, de recherche et de slection des fournisseurs, de classement et de suivi de la commande. Au niveau de la dtermination des besoins, il y a lieu de relever une procdure toute particulire pour les produits dentretiens et de fournitures dont les besoins sont dtermins annuellement par les grants des diffrents exploitations et leur consommation suivant les stades, un tat mensuel est envoy au responsable pour suivre lvolution de lutilisation de certains produits, les besoins, les stocks et les quantits commander pour le mois suivant. Pour obtenir les meilleurs conditions dachats combinant les facteurs tels que : le prix, la qualit le dlai de livraison et les conditions de rglement, le responsable dachats dispose dune liste dtaille de ses principaux fournisseurs par type dachat.
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Etape n 2 : La rception Cette tape concerne le processus de rception des biens partir de la livraison fournisseur. Ds la livraison du bien ou de service, le magasinier vrifie que la livraison correspond correctement (rfrences, quantits, qualits) la commande pass, et rceptionne les biens reus en crant un bon de rception B.R qui reprend les lments effectivement livrs. Les B.R sont tablis en quatre exemplaires prnumrots dont : un exemplaire est conserv par le gardien un exemplaire est conserv par le magasinier un exemplaire est envoy la direction un exemplaire est adress au service comptabilit
La rception des factures : ds la rception du courrier, la secrtaire procde son ouverture et lenregistrement des factures dans un registre tout en donnant un numro dordre interne avant quelles ne soient transmises aux autres services. Ceci afin dviter une perte dinformations. Le service comptable procde un double classement (chronologique et par type de fournisseur) : classement dans un dossier fournisseur classement dans un classeur fournisseur
Etape n 3 : La comptabilisation Cette phase concerne le processus de vrification et de comptabilisation de la facture fournisseur en vue de son rglement. Lopration effectue par la comptabilit fournisseur consiste vrifier les lments de la facture (rfrence de produits ou services, quantits, prix, conditions de rglement) avec les documents qui lui ont t transmis : bon de commande bon de livraison bon de rception
Une fois ce rapprochement ralis, on procde la comptabilisation de la facture dans les temps appropris. Le temps comptabilis est port sur la facture pour viter un double enregistrement.
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De mme, les achats sont convenablement imputs aux comptes stocks et fournisseurs afin de permettre une prparation seine des tats financiers dans les dlais raisonnables. Moyens : test dacheminement (ou de conformit) afin de sassurer que les descriptions du systme achats fournisseurs sont exactes, programme de rvision, test de permanence qui a pour objectif de sassurer que la procdure dcrite est effectivement applique et conclusion.
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suivantes : 1-4 Test de permanence : Il consiste slectionner un certain nombre de transactions ou doprations et vrifier que le point de contrle prvu a bien t appliqu. La technique la plus utilise est celle du sondage. A ce niveau, on a procd la slection de 15 bons de rception et aux vrifications suivantes :
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1-5 Conclusion : A lissu du contrle du circuit achat/fournisseurs , il apparat que les diffrentes phases de cette procdure sont minutieusement contrles par la direction. Ce qui constitue une force de ce systme. Ainsi, titre dexemple, les bons de rception prnumrots permettent au service comptabilit : De sassurer davoir enregistr toutes les rceptions en charges payer. Dtendre le contrle sur les factures reues le dbut dexercice et les bons de rception correspondants. De lister en fin danne les numros de bon de rception non encore facturs. Par contre, il y a lieu de citer les faiblesses suivantes : Les achats sont trop importants par rapport aux besoins normaux, ce qui occasionne des frais financiers, des cots de stockage ainsi que des pertes dues la dtrioration des produits Labsence des fiches techniques permettant de dterminer le prix de chaque bien.
Donc, il est particulirement utile de mettre en place des procdures permettant de dtecter sans retard certains lments des stocks, savoir : Les stocks rotation lente ;
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