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Faculdade de Tecnologia da Baixada Santista Prof Luis Hiromitsu Sasaki Disciplina: Gesto da Qualidade Data: 31/03/07

Uso das Ferramentas de Qualidade

Trabalho apresentado por:

Joo Diego da Rocha Lima Victor de Souza Couto

ndice

Resumo_______________________________________________________________________________3 1. Introduo___________________________________________________________________________4 3. O Significado dos 5S___________________________________________________________________6 4. Aplicao dos 5S______________________________________________________________________8 Tabela - Ciclo PDCA__________________________________________________________9 ______________________________________________________________________________________9 1 - Identificao do Problema_____________________________________________________________9 2 - Observao_________________________________________________________________________9 3 - Anlise_____________________________________________________________________________9 4 - Plano de Ao_______________________________________________________________________9 5 - Ao_______________________________________________________________________________9 6 - Verificao__________________________________________________________________________9 7 - Padronizao________________________________________________________________________9 8 Concluso__________________________________________________________________________9 5. Estudo de Caso______________________________________________________________________10 Tabela - Fase de Implantao____________________________________________________11 6. Concluso__________________________________________________________________________17 7. Referncia Bibliogrfica______________________________________________________________18

Resumo
Neste trabalho ser apresentada a relevncia da utilizao de uma ferramenta da qualidade, os 5S (cinco sensos), explicando passo a passo desde o significado at o resultado da aplicao da metodologia em alguns exemplos comerciais. Citaremos um exemplo de uma empresa onde seria vivel a utilizao da ferramenta e demonstraremos as possveis melhorias obtidas com a implementao da mesma.

1. Introduo
A qualidade do produto algo obrigatrio e indispensvel no mercado. Conquistar tal qualidade pode ser algo trabalhoso e complicado. A utilizao de uma ou mais ferramentas da qualidade essencial para a excelncia do nosso produto final. Os 5S (cinco sensos) uma metodologia em cima das prticas cotidianas, que possibilitar desde servios manuais simples organizados at qualidade na autodisciplina da equipe, algo extremamente cultural e delicado para se conquistar. Os objetivos dos 5S esto ligados no s as qualidades do produto ou servios prestados, mas tambm com a qualidade de vida da equipe de colaboradores. Pode-se delimitar alguns benefcios bsicos que a metodologia destaca: Eliminao de desperdcio; Otimizao do espao; Criao de um ambiente de trabalho agradvel; Preveno de quebras e acidentes; Redues/eliminaes de situaes inseguras; Mudana de comportamentos e hbitos; Melhoria nas relaes humanas; Desenvolvimento do esprito em equipe; Desenvolvimento da autodisciplina; Padronizao do processo; Gesto do servio de forma flexvel; Aumento da confiabilidade dos dados de controle; Administrao participativa; Descentralizao do conhecimento.

O uso das ferramentas da qualidade tem por finalidade a melhoria de determinado processo, servio ou produto. Os 5S uma das opes para atingir a qualidade no trabalho, importante citar tambm, que extremamente vlido a fuso de inmeras ferramentas, o que facilitar a conquista de um certificado ISO.

2. O que so os 5S?
uma prtica propagada no Japo que ensina bons hbitos, eliminao de desperdcios e perdas, so capazes de modificar o humor, harmonizar o ambiente de trabalho e a maneira da conduo das atividades de todos. Essa prtica teve incio logo aps a Segunda Guerra Mundial para combater as sujeiras das fbricas e ensinado como princpio educacional para a formao de indivduos. O 5S composto de cinco conceitos simples que, em japons comeam com a letra s: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Como em portugus no existe o significado dessas palavras comeando com a letra S, acrescentou-se ento a palavra senso sua respectiva traduo: Senso de Utilizao Senso de Organizao Senso de Limpeza Senso de Asseio Senso de Disciplina

3. O Significado dos 5S
Senso de Utilizao: Ter Senso de Utilizao significa saber diferenciar coisas necessrias e desnecessrias, descartando ou dando o devido destino quilo considerado til ao exerccio das atividades. Guardar constitui instinto natural das pessoas, portanto, o Senso de Utilizao remete que alm de identificar os excessos e desperdcios, precisamos nos preocupar tambm em criar medidas preventivas que possam ser adotadas para evitar que o acmulo desses excessos voltem a ocorrer. Veja como ns vivemos fazendo isso no nosso dia a dia, basta verificar aquele espao da casa onde voc coloca tudo o que no serve, objetos quebrados ou que no usamos mais, a roupa velha que guardamos, as revistas e jornais que jamais sero lidos novamente, dentre muitos outros exemplos. Ter o Senso de Utilizao tambm abrange outros parmetros, como preservar apenas os sentimentos valiosos como amor, amizade, sinceridade, companheirismo, compreenso, descartando aqueles sentimentos negativos e criando atitudes positivas para fortalecer e ampliar a convivncia atravs de sentimentos valiosos e que tragam benefcios para voc e a quem est ao seu redor. Senso de Arrumao: o famoso ter cada coisa em seu lugar, ter Senso de Arrumao significa definir locais apropriados e critrios para estocar, guardar ou dispor do necessrio, de modo a facilitar o seu uso e manuseio, facilitar a procura e localizao de qualquer item. Na definio dos locais apropriados, adota-se como critrio a facilidade para estocagem, identificao, manuseio, reposio, retorno ao local de origem aps o uso, consumo dos itens mais velhos primeiro, dentre outros. No difcil ver momentos de desorganizao no nosso cotidiano, desde onde eu deixei meu culos at onde esto minhas chaves, que podem ser cenas facilmente evitadas com a aplicao do Senso de Arrumao. Na dimenso mais ampla, ter Senso de Arrumao distribuir adequadamente o seu tempo dedicado ao trabalho, ao lazer, famlia, aos amigos. ainda no misturar suas preferncias profissionais com as pessoais, ter postura coerente, serenidade nas suas decises, valorizar e elogiar os atos bons, incentivar as pessoas e no somente critic-las. Senso de Limpeza: Ter Senso de Limpeza significa eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armrios, o teto, gaveta, estante, piso) bem como manter dados e informaes atualizados para garantir a correta tomada de decises. O mais importante neste conceito no o ato de apenas limpar mas o ato de "no sujar",isto significa que alm de limpar preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas, de modo a podermos evitar que isto ocorra novamente.

7 No conceito amplo, ter Senso de Limpeza procurar ser honesto ao se expressar, ser transparente, sem segundas intenes com os amigos, com a famlia, com os subordinados, com os vizinhos, etc. Senso de Asseio: Ter Senso de Asseio significa criar condies favorveis sade fsica e mental, garantir ambiente no agressivo e livre de agentes poluentes, manter boas condies sanitrias nas reas comuns (lavatrios, banheiros, cozinha, restaurante, etc.), zelar pela higiene pessoal e cuidar para que as informaes e comunicados sejam claros, de fcil leitura e compreenso. Significa ainda ter comportamento tico, promover um ambiente saudvel nas relaes interpessoais, sejam sociais, familiares ou profissionais, cultivando um clima de respeito mtuo nas diversas relaes. Senso de Disciplina Ter Senso de Disciplina significa desenvolver o hbito de observar e seguir normas, regras, procedimentos. Este hbito o resultado do exerccio da fora mental, moral e fsica. Poderia ainda ser traduzido como desenvolver o "querer de fato", "ter vontade de", "se predispor a". No se trata puro e simplesmente de uma obedincia cega, submissa como pode parecer, importante que seu desenvolvimento seja resultante do exerccio da disciplina inteligente que a demonstrao de respeito a si prprio e aos outros. Ter Senso de Disciplina significa ainda desenvolver o autocontrole (contar sempre at dez), ter pacincia, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspiraes e respeitar o espao e as vontades alheias.

4. Aplicao dos 5S
Para dar incio implantao dos conceitos dos 5S necessrio envolver todas as pessoas da organizao ou da empresa, e depois dividir a empresa em reas fsicas onde, a equipe daquela rea, pretende implantar os 5 Sensos. Aps definirem as reas fsicas onde sero implantados os 5 Sensos, deve-se observar cada um dos quesitos a abaixo: Espao: Local prprio para a execuo de tarefas, trnsito de pessoas, equipamentos ou materiais, matria prima e dispositivos. Ex: Salas, oficinas, cozinha, depsitos, etc. Mobilirio: Bens utilizados para acomodar pessoas, materiais ou equipamentos, decorar e harmonizar ambientes ou ainda guardar documentos. Ex: Cadeira, mesa, arquivo, armrio, estante, escada, quadro, etc. Dispositivos: Todo equipamento mecnico, eltrico ou eletrnico utilizados na execuo de uma tarefa, de forma acessria. Ex: computador, luminrias, tomadas eltricas, extintores de incndio, calculadora, ferramentas manuais, grampeador, etc. Documentos: Toda informao ou comunicado que tenha como meio o papel ou registro eletrnico e cuja finalidade seja servir de consulta, leitura, fonte de dados ou estudo. Ex: Relatrios, grficos, folha de dados, livros, boletins, manuais, mensagens de correio eletrnico, softwares, etc. Matria-Prima: Material de consumo diverso, empregado para: desenvolver as atividades, executar as tarefas; proteger a equipe; proporcionar conforto para a equipe. Ex: Fios, cabos, peas de reposio (componentes mecnicos, eltricos e eletrnicos), material de limpeza e higiene, caneta, blocos de papel em branco, clips, borracha, impressos e formulrios virgens, EPI (Equipamentos de Proteo Individual), copos para caf, gua, etc. A aplicao dos 5S permite a prtica do Ciclo PDCA. Este ciclo aplicado nos programas de qualidade japonesa, trata-se de realizar de forma metdica e seqencial o Planejar (P= Plan), o Executar (D=Do), o Verificar (C=Check) e o Agir (A=Action). Em seguida vem o treinamento, com o intuito de apresentar aos funcionrios os benefcios que o programa pode oferecer para a empresa e para os prprios funcionrios. E por fim a identificao clara e objetiva do material desnecessrio em cada rea, para isso utilizamos a tcnica da etiqueta vermelha ou akafuda como tambm conhecida.

Tabela - Ciclo PDCA

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2
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3
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A P C D

u ec Ex 5

1 - Identificao do Problema 2 - Observao 3 - Anlise 4 - Plano de Ao 5 - Ao 6 - Verificao 7 - Padronizao 8 Concluso

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5. Estudo de Caso
Como estudo de caso cita-se a empresa Smart Center. O Smart Center um escritrio virtual e seu produto principal so os aluguis de auditrios e salas executivas e diversas prestaes de servios para escritrio (ramais, escriturrio, impresses, coffee breaks, entre outros). Para a administrao da empresa, so realizados inmeros processos, como servios financeiros (pagamentos, cobranas), suporte ao networking (viabilizar a rede de contatos entre seus prprios clientes), servios de atendimento ao cliente, servios gerais(limpezas, organizao de salas para eventos), entre demais processos necessrios. A empresa Smart Center d suporte a diversos clientes, alguns mensais, outros momentneos; que alugam salas e auditrios por algumas horas; em sua maioria todos executivos. Faz-se necessrio uma estratgia para gesto da empresa e um cuidado constante com o suporte aos clientes, j que o fluxo desses clientes variam pelos seus contratos mensais ou avulsos. Fora a concorrncia de mercado, est sendo necessrio melhorar alguns processos, para ganho de desempenho, para uma melhor organizao, flexibilidade para adotar novos planos estratgicos, maior conhecimento da equipe para um suporte com maior qualidade com seus clientes, entre demais funcionalidades que por falta de ateno necessria acaba por gastar tempo e dinheiro da empresa, sendo direta ou indiretamente. Pela prpria cultura da empresa e pela demanda do mercado, com o tempo os servios acabaram se tornando tumultuados e algumas vezes fracassados, causando desconforto ao cliente, algo inaceitvel para a empresa que possui hoje um fluxo grande de clientes. Algumas situaes so encontradas no Smart Center, como: Dificuldade para encontrar algum material fsico ou virtual; Desperdcio de espao, tempo e trabalho; Falta de padronizao nos processos, causando suportes diferenciados aos clientes; Falta de motivao da equipe; Conflitos em execues.

Diante de tais acontecimentos regredindo o desenvolvimento da empresa e degradando a qualidade de seus servios, surge a possibilidade da utilizao do programa de qualidade 5S. Hoje o foco da empresa melhorar alguns conceitos e processos funcionais, possivelmente em prximas etapas pode ser conveniente fundir ao programa outras prticas em prol da qualidade, definindo um novo objetivo, alcanar o certificado ISO. Para auxlio, eis uma tabela descrevendo as etapas da implantao, a seguir com a disciplina:

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Tabela - Fase de Implantao

LAPA, Barros e Alves. Praticando os 5 Sensos, Rio de Janeiro: Qualitymark, Rio de Janeiro, 1996.

12 Descreve-se a abaixo o desenvolvimento da implantao dos 5S, todas as necessidades e seqncias as serem seguidas para a aplicao da metodologia: Envolvimento com a aplicao: essencial o envolvimento de todo o grupo da empresa, para efetivao da metodologia com eficcia. Diviso organizacional: necessrio dividir os espaos onde sero implantadas as prticas da qualidade, com isso possvel dividir em setores. Exemplo: rea administrativa, rea de relao com o cliente, Setor de servios gerais, etc. Checagem dos espaos fsicos: Com as definies dos espaos fsicos onde sero efetivadas as prticas, faz-se necessrio observar todos os requisitos: Espao: Local onde h o trnsito de pessoas, matrias primas, equipamentos da empresa entre outros objetos. Exemplos: cozinha, estoque, escritrio, etc. Mobilirio: Todos os bens utilizados para acomodar pessoas, guardar materiais ou que concluam decorao do estabelecimento. Exemplos: cadeiras, mesas, vasos, etc. Dispositivos: So todos os materiais eltricos ou eletrnicos envolvidos em processos ou produto da empresa. Exemplos: computadores, luminrias, aparelhos de dvd, televises, etc. Documentao: Toda informao da empresa, impressa ou eletrnica, com finalidade de instrues, estudos, fonte dados. Exemplos: relatrios, grficos, e-mails corporativos, livros de ponto, etc. Matria-prima: Material para consumo diverso da empresa para executar tarefas, proporcionar conforto a equipe, limpeza e higiene da empresa. Exemplos: produtos de limpeza, copos descartveis, equipamento de proteo, papel, caneta, etc.

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5.1) Implantao do Senso de Utilizao

Espao Preparao: Verificar onde cada tarefa est sedo executado e gerncia-l, cuidando para que a tarefa seja executada com maestria no devido espao delimitado, para que no comprometa limites de outro espao. O acompanhamento de todo o grupo desse espao essencial. Implantao: Definir a disposio do mobilirio para que seja funcional, seguro e eficaz. Esta preocupao deve-se para eliminar a perda de tempo ao organizar arquivos e diminua obstculos na transio de pessoas. Manuteno: Preparar uma ilustrao com dimenses e disposio dos mveis, para eventual mudanas futuras. Mobilirio Preparao: Distinguir todo o mobilirio necessrio e mant-lo em uma relao, de preferncia organizada por um ndice. Avaliar a real necessidade do mobilirio, manter apenas o necessrio, justificando a presena do mesmo em um relatrio. Implantao: Separar os excessos para outros setores. Talvez o desnecessrio para um pode ser o necessrio para outro. Caso no tenha destino, verificar como sucatear ou vender tais peas. Providenciar peas que faltam, comprando as mesmas ou verificando se outro setor tem algo para troca. Manuteno: Orientar a equipe e introduzi-los a um procedimento de incluso/excluso de qualquer mobilirio. Interessante a prtica dessa rotina mensalmente. Dispositivos Preparao: Relacionar todos os dispositivos em uso e verificar a viabilidade de mant-lo em funcionamento. Analisa-se a existncia do mesmo, a freqncia de uso, quantas pessoas usam, etc. Implantao: Disponibilizar os excessos a outros setores e aproveitar o recproco para as necessidades do setor. O que for impossvel repassar, enviar para sucateamento ou possvel venda. Manuteno: Orientar a equipe e introduzi-los a um procedimento de incluso/excluso de qualquer dispositivo. Interessante a prtica dessa rotina mensalmente. Documentao Preparao: Relacionar todos os documentos e precisar a necessidade do mesmo. Verificar quem o usa e a freqncia do uso do mesmo. Evita-se improvisaes que comprometam o relacionamento do trabalho, tomar muito cuidado com descartes.

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Implementao: Descarte a multiplicidade desses documentos, arquivos antigos que com certeza intil a equipe. O descarte inevitvel, mas feito com muito cuidado.Definir o destino dos documentos, para onde sero guardados, e deixar explcito equipe o novo redirecionamento. Manuteno: Desenvolver um procedimento para excluso redirecionamento, a manter sempre explcito o destino dos mesmos. Matria-prima Preparao: Relacionar toda matria-prima utilizada na rea, analisar sua utilizao e sua necessidade de manter em estoque. Implantao: Prepara o estoque s necessidades do setor, acompanhar seu custo e consumo tentando reduzi-lo gradativamente. Manuteno: Gerar um plano de reposio do estoque e definir a quantidade mnima e mxima de cada item. de arquivos,

5.2) Implantao do Senso de Organizao

Dispositivos Preparao: Padronizar nome dos dispositivos e agrup-los por alguma definio comum. A escolha fica a favor do grupo que estar envolvido com os dispositivos. Implantao: Passar a prtica a organizao definida pelo grupo. Manter todos os envolvidos informados da mudana e ordenar os dispositivos por tamanho e ordem seqencial. Manuteno: Definir os responsveis a criar e acompanhar uma folha de verificao, para manter a organizao permanente e controlada. Assim possvel fazer reajustes a partir das anotaes. Matria-prima Preparao: Agrupar os itens por tipos e separ-los por caractersticas. Manter uma forma de dispor esse itens para a equipe; dispondo por necessidade, tamanho, facilidades, etc. Implantao: Organizar o estoque com os agrupamentos definidos, seguindo todas as necessidades de segurana de cada item. Educar todos os envolvidos a manter a organizao seguindo as normas adotadas. Manuteno: Definir os responsveis a criar e acompanhar uma folha de verificao, para manter a organizao permanente e controlada. Assim possvel fazer reajustes a

15 partir das anotaes. Preparar a equipe para tomadas de deciso em urgncia, onde o estoque no pode falhar. Documentao Preparao: Padronizar a nomenclatura dos documentos e onde encontr-los, definindo opes de agrupamento. Implantao: Praticar o modelos de padronizao e agrupamento estabelecidos. Educar os envolvidos a utilizarem todo o modelo estipulado. Manuteno: Definir os responsveis a criar e acompanhar uma folha de verificao, para manter a organizao permanente e controlada. Assim possvel fazer reajustes a partir das anotaes. Preparar a equipe para rotinas de backup constantes. Todos os dados e documentos so de extrema importncia, atravs deles so extradas as tomadas de deciso.

5.3) Implantao do Senso de Limpeza

Espao, Mobilirio e Dispositivos Preparao: Identificar as sujeiras e sua fonte. Limpar e se organizar para evitar esses tipos de sujeira, eliminando a fonte. Implantao: Gerenciar a efetividade do planejamento contra as fontes de sujeira. Manuteno: Criar novos procedimentos para a realizao da limpeza com maior eficcia. Manter todos os envolvidos informados e cientes a seguir o procedimento.

5.4) Implantao do Senso de Asseio

Espao, Mobilirio, Dispositivos, Documentos e Matria-Prima Preparao: Examinar todos fatores de riscos no ambiente de trabalho, possveis efeitos nocvos as pessoas, eliminar todas as caractersticas de riscos. Implantao: Adotar medidas para eliminar todas as fontes de risco elaborando procedimentos para ao de emergncias. Elaborar mapeamento de riscos do setor de trabalho. Manuteno: Certifique-se que todo o procedimento est sendo acompanhado. Simule situaes de emergncia.

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5.5) Implantao do Senso de Disciplina

Preparao: Criar folhas de verificao para controle dos 4 sensos anteriores, estabelecendo freqncias de avaliaes dos setores submetidos ao senso de disciplina. Implantao: Acompanhar os critrios de do programa de avaliao. Utilize de ferramentas grficas para avaliar e tomar decises em cima dos dados. Manuteno: Modificar os procedimentos e prticas tomadas no momento imediato que foi focado o problema. Promover o treinamento de toda a equipe envolvida no projeto. Sempre analisar novas possibilidades de inovao.

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6. Concluso
A implementao dos 5S como metodologia para a conquista da qualidade com os processos comprovada com exemplos simples. So conquistadas melhorias de desempenho, organizao, know how da equipe, entre outros qusitos fundamentais para a execuo de um trabalho harmnico. Com tais metas realizadas possvel tomadas de decises precisas, evitando desgastes e frustaes em implementaes de novas estratgias. Os materiais organizados e ordenados eliminam a perda de tempo e aumenta o desempenho da equipe durante o trabalho, tornando o servio mais eficaz. Se desfazer do desnecessrio evita o acmulo de lixo e um melhor aproveitamento do espao fsico. Uma equipe organizada pode se tornar mais flexvel e se torna imprecindvel a descentralizao do conhecimento. Uma equipe bem preparada e flexvel capaz de fazer um suporte completo ao cliente. Um cliente bem amparado se torna fiel ao empreendimento e retornar satisfeito mais vezes, alm de disseminar a boa aparncia de sua empresa ou de seu produto. O uso dos 5S so os primeiros passos para uma certificao ISO, onde a prtica de outras metodologias podem enriquecer o processo e torn-lo ainda mais vantajoso. Viver 5S reaprender a conviver com novas tecnologias, de modo que sejam aplicadas para a melhoria do jeito de ser e de agir.

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7. Referncia Bibliogrfica
Monografia de Srgio Ricardo Arndiga Mendes para obteno do Certificado de Especializao pelo Curso de Ps-Graduao de MBA em Gerncia Empresarial na Universidade de Taubat, em 2000. http://www.unitau.br/prppg/cursos/ppga/mba/2000/mendes_sergio_ricardo_arandiga.pdf